Project Charter Template

Acta de Constitucin del Proyecto

Su Vajilla S.A.

Proyecto Cristalera

Acta de Constitucin del Proyecto

Preparado por:

Juan Prez

Firma:Fecha: 14/04/09

Versin: 1.0

Cliente/Usuario Final:

Personal y Gerencia de Su VajillaContacto en el cliente: Juan PrezFirma:

Tipo de Proyecto(S/M/L):

Unidad de Negocio: Operativa Tctica - Gerencial

Project Manager: Emilio BorrFirma:

Project Sponsor: Juan PrezFirma:

Tabla de Contenidos

1Seccin 1 Visin general del proyecto

11.1Declaracin del problema

11.2Descripcin del proyecto

11.3Justificacin del Proyecto

11.4Metas y objetivos

21.5Alcance del proyecto

31.5Factores crticos de xito

31.6Supuestos

41.7Restricciones

41.8Hitos principales del proyecto

5Seccin 2 Organizacin del proyecto

52.1Estructura del Proyecto

52.2Autoridad de supervisin del proyecto

52.3Interesados principales

62.4Instalaciones y Recursos del Proyecto

7Seccin 3 Historial de las revisiones

Seccin 1 Visin general del proyecto

1.1 Declaracin del problema

La empresa Su Vajilla actualmente administra el alquiler de vajilla y la relacin con los proveedores y clientes de forma manual. Debido al crecimiento alcanzado en los ltimos tiempos el volumen de informacin a manejar se elev dando como resultado una ralentizacin en los procesos operativos diarios.

1.2 Descripcin del proyecto

El propsito principal del proyecto consistir en informatizar la gestin tanto operativa como gerencial de la empresa, en virtud de esto se realizar un software de gestin de alquiler de vajilla y relaciones con clientes y proveedores de acuerdo a las reglas de negocio vigentes y los requerimientos expresamente solicitados.

1.3 Justificacin del Proyecto

Como en todo proyecto, lo que motiva este emprendimiento, es el cambio. El mismo se ve impulsado por la evolucin de la empresa, la creciente necesidad de formalizacin de la administracin y un mejor control del accionar diario. Se decide por tales motivos, realizar un software que informatizar los procesos existentes en la organizacin, brindando apoyo tanto al sector operativo como gerencial, a la vez esto traer una disminucin de horas hombre y costo de administracin de la informacin, as como tambin una mejora en los tiempos de atencin a clientes y proveedores.

1.4 Metas y objetivos

El Proyecto tendr como meta el construir un producto para automatizar los procesos de administracin de alquiler de vajilla y relaciones con proveedores y clientes. Sern objetivos a alcanzar:

Reduccin de los tiempos de operacin en un 50% respecto a los tiempos actuales.

Reduccin de horas/hombre de trabajo.

Procesamiento de la informacin con fines estadsticos y de reportes para los distintos niveles de la organizacin.

Articulacin de las reservas desde el modulo local y la pgina web de Su Vajilla.Gestin de proveedores y registro histrico de pedidos realizados

Mejora del manejo de artculos en stock.Control sobre las piezas rotas y solicitudes que no pudieron ser satisfechas.

1.5Alcance del proyecto

El proyecto incluye

Mdulo de Reservas. (escritorio y web)

Mdulo de reposicin de vajilla.

Mdulo de Alquileres.

Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada.

Mdulo de cobranzas a clientes

Gestin de la devolucin del seguro por piezas rotas.

Mdulo de informes y estadsticas.

Mdulo de ayuda y configuracin.

Mdulo de Gestin de Clientes

Mdulo de Gestin de Proveedores

Mdulo de Gestin de Stock

El proyecto no incluye

Manejo de personal y registro de sus horas.

Entrenamiento y capacitacin de los usuarios finales.

Logstica de traslado y entrega.

EntregableCriterio/s de aceptacin

Mdulo de Reservas. (escritorio y web)Deber recolectar las peticiones de reserva realizadas va web. Tambin deber ser capaz de registrar dichos pedidos junto con los recibidos por mostrador. Este trabajo implicar el impacto en el stock de artculos disponibles. Se prev que tambin pueda informar las reservas vigentes y el historial de reservas.

Mdulo de reposicin de vajillaSe deber poder emitir pedidos de reposicin en funcin a un stock determinado y un lmite mnimo que podr ser establecido.

Mdulo de alquileresEste mdulo deber poder registrar e informar todos los alquileres junto a su informacin asociada.

Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializadaRegistro e informacin sobre las piezas solicitadas que no existen en stock o no se comercializan. Cantidad de solicitudes por tem.

Mdulo de cobranzas a clientesRegistro e informacin sobre los pagos hechos y deudas a cobrar con la devolucin de los artculos alquilados.

Gestin de la devolucin del seguro por piezas rotas.Administracin de la devolucin o no, en funcin de las roturas ocasionadas a las piezas. Registro de las piezas rotas y del cliente involucrado. Informacin actual e histrica sobre las roturas ocasionadas.

Mdulo de informes y estadsticasIndicadores Predefinidos:

Indicador de cantidad de solicitudes de alquiler. Indicador de cantidad de prdidas de vajilla. Indicador de tiempos de respuesta promedio en mostrador. Indicador de clientes ms fieles. Indicador de productos ms alquilados.Indicador de solicitudes de alquiler que no pudieron ser satisfechas.

Indicador de retenciones de seguro.

Indicador de stock.

Comparativas entre diferentes perodos de tiempo para todos los indicadores.Indicadores giles:

Se deber poder contar con toda la informacin recopilada en el negocio y herramientas para combinar dicha informacin de manera de obtener informes e indicadores adicionales basados en los temas seleccionados.

Mdulo de ayuda y configuracinMdulo de ayuda conteniendo informacin necesaria para la correcta utilizacin del sistema.

Informacin de customizacin de ambiente para correcto funcionamiento del sistema (hardware, software, etc.).

Mdulo de Gestin de ClientesDeber encargarse de administrar la informacin referente a los clientes y ser capaz de registrar con que frecuencia realizan alquileres.

Mdulo de Gestin de ProveedoresDeber registrar e informar los datos de los proveedores e informar el historial de pedidos realizados a los proveedores.

Mdulo de Gestin de StockDeber mantener registro de la cantidad de piezas en stock, adems deber informar el stock de piezas rotas.

Dependencias y Links con otros proyectos

El mdulo de reservas del nuevo sistema estar en estrecha relacin con la web de Su Vajilla. Dado que podr accederse va web a realizar las reservas y estas reservas debern ser tomadas por el mdulo para el consecuente tratamiento de la misma.

1.5 Factores crticos de xito

Mejorar tiempos de respuesta en la administracin comercial.

Reduccin de costos de administracin.

Automatizacin de los procesos operativos y gerenciales.

Correcto funcionamiento de la pgina web de Su Vajilla en conjunto con el mdulo de reservas.

1.6 Supuestos

La pgina web de Su Vajilla cuenta con una interfaz de comunicacin con el modulo de reservas a incorporar. Representacin de Su Vajilla para asesoramiento adicional respecto a know how de negocio y clarificacin de requerimientos.Todos los mdulos que formarn parte del software entregado debern respetar las estructuras de formularios actuales, en lo que hace a nuevas funcionalidades las estructuras propuestas sern validadas en tiempo y forma por Su Vajilla.

1.7Restricciones

De Costos

Se cuenta con un presupuesto de $100.000 (pesos cien mil)

De Tiempos

El proyecto no debe extenderse ms de seis meses.

De Calidad

Su vajilla no trabaja actualmente bajo normas ISO-IRAM, ni posee certificaciones de calidad o procesos que haya que respetar.

Otras

No Aplica.1.8Hitos principales del proyecto

HitoFecha

Entrega del Acta de Constitucin de Proyecto14/04/09

Entrega de la WBS21/04/09

Entrega del diccionario WBS21/04/09

Entrega del Documento de Alcance21/04/09

Seccin 2 Organizacin del proyecto

2.1 Estructura del Proyecto

2.2Autoridad de supervisin del proyecto

Project Manager: Emilio Borr.

El PM cuenta con la mxima autoridad y responsabilidad en este proyecto, la misma se encuentra en estrecha relacin con la estructura organizacional adoptada, la misma es de tipo proyectizada.

2.3Interesados principales

NombrePuesto/RolPrincipal Inters en el ProyectoOtras Responsabilidades

Juan PerezEncargado del rea OperativaMejora de las operaciones diarias en cuanto a tiempos y calidad de atencin. -

Gustavo SzulcSocio GerenteMejora en la calidad de atencin. Maximizacin de las ganancias.-

Carlos GarcaSocio GerenteMejora de la operativa diaria. Administracin central y estadstica de los datos de la empresa.-

2.4Instalaciones y Recursos del Proyecto

Recursos requeridosResponsabilidades

Ambiente de desarrollo: 5 Equipos con windows xp y entorno de desarrollo Eclipse. Base de datos Oracle 10g en servidor de desarrollo dedicado.Gerencia: Aprobacin de presupuesto. Contratacin de proveedores de hardware y software.

Lugar fsico de trabajo:

5 Puestos de trabajo con cercana fsica.Gerencia: Acondicionamiento del lugar de trabajo. Contratacin de la mano de obra dedicada a tal fin.

Repositorio centralizado de artefactos y cdigo fuente. (tipo SVN o CVS)Equipo de Trabajo de desarrollo: Instalacin y configuracin del repositorio.

Seccin 3 Historial de las revisiones

VersinFechaRevisado porDescripcin/Estado

EMBED Visio.Drawing.11

_1300986730.vsdCargo del equipo

Nombre de compaa

Nombre de compaaNombre de departamento

SPONSORJuan Perez

PROJECT MANAGEREmilio Borr

TEAM MEMBERMatias Cestoni

TEAM MEMBERIvan Muzzupappa

TEAM MEMBEREsteban Socas

TEAM MEMBERMartin Camizzaro

TEAM MEMBERGuillermo Mantegna

STAKEHOLDERCarlos Garca

STAKEHOLDERGustavo Szulc

_1301152183.vsdCargo del equipo

Nombre de compaa

Nombre de compaaNombre de departamento

SPONSORJuan Perez

PROJECT MANAGEREmilio Borr

TEAM MEMBERMatias Cestoni

TEAM MEMBERIvan Muzzupappa

TEAM MEMBEREsteban Socas

TEAM MEMBERMartin Camizzaro

TEAM MEMBERGuillermo Mantegna

STAKEHOLDERCarlos Garca

STAKEHOLDERGustavo Szulc