PLANIFICACION DEL TRABAJO PLANIFICACION DEL TRABAJO DIARIODIARIO

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Planificación del Trabajo DiarioPlanificación del Trabajo Diario

1. Conlleva una evaluación continua.

2. Es la clave del éxito para el asistente administrativo

3. El profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realización de las tareas, así economiza esfuerzo y logra mayor productividad.

4. Conocer el trabajo

5. Adquirir buenos hábitos de trabajo

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Continuación… Planificación del TrabajoPlanificación del Trabajo

El Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un día en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que puedan surgir. Algunos hábitos que ayudan en la realización del plan diario de trabajo son:

Puntualidad

Comenzar a tiempo

Clasificar las tareas y establecer prioridades

Hacer un Plan diario de trabajo

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El área de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades.

Mantener la superficie del escritorio ordenada.

Mantener el teléfono en el lado del escritorio que le resulte más cómodo para facilitar la toma de mensajes.

Organización del Area del TrabajoOrganización del Area del Trabajo

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Continuación…

Mantener los organizadores verticales, en buenas

condiciones.

Mantener en orden los documentos dentro de los

cajones.

Colocar la computadora en una esquina del

escritorio para dejar la superficie del mismo lo más

libre possible.

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Puntualidad – Se debe

llegar al trabajo a tiempo. Así hará

uso correcto del tiempo y

completará las tareas asignadas.

Puntos a ConsiderarPuntos a Considerar

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Continuación… PUNTOS A CONSIDERARPUNTOS A CONSIDERAR

Comenzar a tiempo – Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar.

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Continuación…

Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas entre:

lo que es urgentelo que es para hoylo que puede esperar

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Continuación… PUNTOS A CONSIDERARPUNTOS A CONSIDERAR

. Lo que es urgente – es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefónica, enviar un fax, atender un visitante, etc.

Lo que es para hoy – puede hacerse durante la mañana o la tarde del día. (Facturación, Revisión de Documentación)

Lo que puede esperar – puede hacerse cualquier otro día de la semana (archivo)

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Continuación… Clasificar las Tareas

También se pueden clasificar como:

•Tarea de rutina – toman menos tiempo, pues se realizan con más frecuencia.

•Tarea asignada – son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones específicas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento.

•Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.

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Continuación… Establecer PrioridadesEstablecer Prioridades

Establecer prioridades permite realizar las tareas más importantes.

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Continuación… Hacer un Plan de TrabajoHacer un Plan de Trabajo

Se realiza en los últimos minutos de la tarde anterior o en el día de trabajo en los primeros minutos.

Cada hoja se identifica con la fecha del día y se escriben los asuntos en orden de prioridad.

También se pueden clasificar las tareas pendientes.

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Para hacer hoy

Hora Actividad

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

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Hacer la tarea cuando hay tiempo y cuando es necesario hacerla, no aplazarla hasta que no haya otra alternativa.

Una buena imagen profesional es un activo para el logro de cualquier meta.

Y POR ÚLTIMOY POR ÚLTIMO