planificación de eventos desde una perspectiva gerencial

Lic. Walter L. Feijoo Rios

Noviembre, 2009

La planificación de eventos desde una perspectiva gerencial

Eventos: Las diversas caras

¿Qué significa termino evento?Proviene del latin eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española (RAE), tiene tres grandes usos:

Suceso de importancia que se encuentra programado.- Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo; así por ejemplo escuchamos decir:

“El evento de esta noche enfrentará a los dos mejores equipos”, “El próximo mes tengo tres eventos en mi universidad”, “El Creamfield, va a ser el mejor evento del año”… (a propósito: ¿van a ir?)

Algo imprevisto.- Que puede suceder aunque no existe seguridad sobre eso. Básicamente una eventualidad que no estaba en los planes .

Acaecimiento.- Engloba los conceptos anteriores. El evento puede ser planificado ó aparecer de manera imprevista.

Otros significados

Para la ciencia.- Un evento es un fenómeno, un hecho observable en un momento dado. Por lo tanto puede especificarse como un punto en el espacio – tiempo.

Para las matemáticas.-Se conoce como evento estadístico al subconjunto de un espacio muestral. Se trata de los posibles resultados que pueden obtenerse de un experimento aleatorio

¿Dónde se sitúan los eventos?RR.PP

FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS

InvestigaciónGestión de las Relaciones y las

Comunicaciones de las organizaciones

Planificación estratégica

Asesoramiento

Ejecución

Evaluación

Proyección de la imagen

Organización de eventos

Organización del protocolo y del ceremonial

Relación con los medios

La enseñanza universitaria

Eventos - RR.PP - Funciones especificas

Organización de eventos.-

El relacionista planifica la organización de certámenes conducentes a la integración social de los públicos. Se preocupa por el antes, durante y después del evento.

Importante:

El establecimiento de las normas de protocolo y la organización del ceremonial de organizaciones públicas y privadas requiere de especialización por parte del relacionista debido en los temas de precedencia, heráldica, etiqueta, solemnidad, etc.

Importante:

El establecimiento de las normas de protocolo y la organización del ceremonial de organizaciones públicas y privadas requiere de especialización por parte del relacionista debido en los temas de precedencia, heráldica, etiqueta, solemnidad, etc.

La realización de un evento

Constituye un espacio para establecer una comunicación más directa y efectiva tanto con el público interno como el externo de una empresa, institución u organización, siempre sobre la base de un objetivo a alcanzar.

Actúa mediante un ciclo administrativo y se conforma por las siguientes funciones directivas:

Planificación, Organización (divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y jerarquía) + IMPORTANTE

Mando (activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo)

Control (determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).

La planificación como función - ¿En qué consiste?

En determinar con anticipación los objetivos tendentes a satisfacer definidas necesidades, así como señalar las actividades o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieren para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo también determinado.

Planificar es establecer las metas correctas y después elegir los medios correctos para lograr dichas metas.

Razones del por qué la planificación del evento:

Concentrar la atención en los objetivos. Reducir la incertidumbre y el cambio. Posibilitar la operación económica. Ayudar a los directivos a controlar.

La planificación reduce la incertidumbre, es decir minimiza la falta de información. La existencia de un plan previamente pensado ayuda a dar respuestas ante situaciones que se presenten, estén fuera de control y puedan atentar contra el cumplimiento exitoso del tipo de evento que se planificó. Mantener un plan de contingencia.

Por ultimo la planificación establece objetivos estándares que facilitan el control. Si no estamos seguros de lo que tratamos de lograr, no podemos determinar si lo hemos logrado.

Importante:

Se debe crear un Comité Organizador. Personas con Amplio carácter social, Actitud

creativa y pro-activa y hábiles para negociar.

Importante:

Se debe crear un Comité Organizador. Personas con Amplio carácter social, Actitud

creativa y pro-activa y hábiles para negociar.

La planificación como función - ¿En qué consiste?

“El plan (….) debe ser una cosa muy pensada, donde se ponga todo el entusiasmo

revolucionario para producir lo más que se pueda, pero al mismo tiempo, toda la conciencia

revolucionaria para no anunciar la producción de lo que no se puede anunciar.”

Ernesto Che Guevara

Los tipos de planes

Los planes estratégicos.-

Se aplican a toda la organización, establecen los objetivos generales a largo y mediano plazo y buscan posicionar la organización, por lo que su delimitación es bien general y de un modo simple. Son diseñados por la gerencias y la administración de mandos medios.

Los planes operacionales.-

Son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboración es más específica y detallada (plan de trabajo). Son aplicados por los demás miembros ejecutivos de la organización.

Plan estratégico vs. Plan operativo

El proceso de planificación

Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final.

Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su elaboración, pero también resulta posible identificar algunos pasos comunes que aparecen en cualquier proceso de planificación:

Establecimiento de objetivos y políticas Organización del proceso de confección del plan Captación, clasificación y selección de informaciones Proyección del plan( primer modelo) Evaluación de la proyección del plan Elaboración del plan modelo definitivo

Establecimiento de objetivos y políticas

Definir la dirección hacia la cual debe ir el plan, cuestionando: ¿qué queremos lograr con la realización de este evento? ¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o quién debe destacarse? ¿Cuáles son los temas a tratar?

Escoger y alinear las estrategias de marketing a los objetivos planteados.

El primer paso del proceso de planificación seguirá siendo clave para el éxito del mismo.

Organización del proceso de confección del plan

Contenidos Consulta a diferentes proveedores Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas Confección del proyecto

Técnicas Convenciones Promociones Seminarios Desayunos Reuniones Fiestas Viajes Workshops, etc.


Recursos

Acreditación Agencia de viajes Carpas Baños químicos Catering Cotillón Decoración y escenografía Disc jockey Efectos especiales Entretenimientos Escenarios Estacionamiento

Emergencias médicas Fotografía y filmación Gráfica, señalización y

audio Iluminación Invitaciones Locutores y animadores Presentaciones Proyecciones Seguridad Traducción simultánea Transporte, Vestuario, etc.


Presupuesto Consulta a diferentes proveedores Recepción y análisis de todas las propuestas presentadas Confección del proyecto

Logística Selección de recursos Departamento creativo Evaluación y diseño de las actividades Diseño de los elementos a utilizar Evaluación de los tiempos de armado y desarme Recursos humanos necesarios

Proyección del plan (primer modelo)No es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representación de las primeras consideraciones a las cuales se ha llegado

Evaluación de la proyección del planEl primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su análisis y evaluación y a las autoridades (la totalidad del comité organizador) que deben decidir sobre la continuación del trabajo hacia la confección del plan definitivo

Elaboración del plan modelo definitivoUna vez revisado cuantitativa y cualitativamente, la aprobación debe ser autorizada por la persona autorizada, dada a conocer a todos los ejecutores y proceder a iniciar la ejecución (durante el evento) y control (después del evento)


Pre - evento

Reuniones de organización Diseño del timing, story board Logística de armado y desarme Preparación de elementos Diseño y preparación de las actividades Capacitación de los recursos humanos necesarios Contacto con medios de comunicación Supervisión

Durante el evento

Armado Recepción de los elementos Supervisión del armado Puesta en escena

Desarrollo Control de la gestión de cada proveedor Dirección general del evento Atención y solución de imprevistos

Desarme Supervisión

Evaluación

¿Qué pasó? ¿Cómo pasó? ¿Se cumplieron los objetivos?

Casuística

Montalvo Group3er Urban Fashion Spa 2008Fecha: 16 de julio de 2008

Lugar: Puericultorio Pérez Aranibar.

Temática: Desfile de modas.

Producción General: Montalvo Group

Coordinación: Lic. Walter L. Feijoo Rios

Montalvo GroupSeminario: La excelencia en el mundo de la belleza

Fecha: 17 de julio de 2008

Lugar: Centro de convenciones del hotel Maria Angola

Temática: Seminario

Producción General: Montalvo Group


Procapitales

ProcapitalesV convención de Finanzas y Mercado de Capitales 2009

Fecha: 3 y 4 de noviembre de 2009

Lugar: Swissôtel

Temática: Convención

Producción General: Procapitales



Desarrollo de piezas Graficas

CD MULTIMEDIA CREDENCIAL CERTIFICADO



CARPETAAVISOS DE PRENSA



TRIPTICO Y FICHA DE INSCRIPCIÓN

Conclusiones El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la organización para

obtener buenos resultados.

El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles dentro de las políticas establecidas.

Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro de pérdida que se producirán por hechos inesperados.

Los eventos son necesarios para las organizaciones ya que por medio de esta herramienta podemos gerenciar una correcta armonía entre nuestros públicos y posicionarnos ante los mismos.

Si la razón de producir eventos es lucrativa para la organización, esta tiene que manejarse con un juicio ético y responsable sin afectar al target al que nos dirigimos y/o a los demás involucrados directa e indirectamente.

Contar con un especialista en comunicación y/o realización de eventos ya que esta actividad proyectará la imagen de la empresa. Recordemos que perder un punto de imagen, significa retroceder en el trabajo ganado y por ende en la credibilidad dentro de la opinión publica.

Y como dijo Cerati…

¡GRACIAS TOTALES!

Walter L. Feijoo RiosLic. Comunicaciones, especialista en RR.PP / USMPMóvil: (+511) 99166-7877Correo-e: [email protected] / [email protected]

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