pgc-04controldeladocumentaci

8/6/2019 PGC-04Controldeladocumentaci

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RED ISO DE DISTRIBUIDORES COMERCIALES Y

FILIALES DE REPSOL COMERCIAL

PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD

REVISION 5 Pg. 1 de 9PGC-04:

CONTROL DE LA DOCUMENTACION.

INDICE

1. OBJETO.

2. ALCANCE.

3. REFERENCIAS.

4. RESPONSABILIDADES.

5. DESCRIPCION.

6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION.

Copia: CONTROLADA NO CONTROLADACdigo de la Empresa _____________

ASIGNADA A: ____________________________________

5 Apartados 4,5.1, 5.3 y 5.5

4 Apartados 4, 5 y 6.

3 Apartados 3, 4.c y 5.1.


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1. OBJETO.

Definir el procedimiento a seguir para la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y control de losdocumentos y de los datos que definen el Sistema de Calidad con el fin de asegurar su disponibilidad yadecuacin, convenientemente actualizados, all donde se necesitan.

2. ALCANCE.

Todos los documentos que forman parte del Sistema de la Calidad.

No estn sujetos a este procedimiento, en cuanto a los requisitos definidos en el apartado 5.1, los Manuales deProductos y las Especificaciones Tcnicas elaborados por REPSOL, que tienen su propia identificacin.

Los documentos que forman parte del Sistema de la Calidad son los siguientes:

Manual de Calidad.

Procedimientos Generales de Calidad.

Procedimientos Operativos de Calidad.

Documentacin General de Calidad.

Manual de Funciones.

Especificaciones Tcnicas.

Instrucciones de Trabajo. Documentacin Externa.

3 REFERENCIAS


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4. RESPONSABILIDADES.

a. Presidencia.

Aprobar el Manual de Calidad, los procedimientos operativos y generales de calidad, las instrucciones tcnicasas como todas las modificaciones derivadas de las revisiones efectuadas a los mismos. La aprobacin efectuadapor el Presidente, implica a su vez, que ha efectuado su comprobacin.

Corresponde al Presidente definir la fecha de entrada en vigor del manual de calidad y de los procedimientos.

b. Secretario del Comit de Calidad.

Elaborar y revisar el Manual de Calidad, los Procedimientos Generales y Operativos de Calidad (PGC yPOC).

Archivar los originales del Manual de Calidad, Procedimientos (PGC y POC) y la documentacin generada enperfecto estado.

Revisar las Instrucciones Tcnicas de Trabajo y mantener copia de cada una de ellas.

Eliminar la documentacin que hubiera quedado obsoleta, guardando una copia como histrico.

Distribuir copias de la documentacin a todas las empresas, controlando que se encuentran actualizadas ensu revisin.

Mantener actualizados los ndices de PGC y POC, y distribuirlos a todas las empresas.

Mantener actualizados los documentos del Sistema de la Calidad, con indicacin, para cadadocumento relacionado, del n y fecha de su ltima revisin en vigor.

c. Calidad.

El responsable de esta funcin en la empresa tiene las siguientes misiones:


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Obtener y controlar aquella documentacin legal de carcter externo en el mbito autonmico, provincial olocal.

5. DESCRIPCION.

5.1. Identificacin de los documentos.

Toda la documentacin de Calidad incluye los siguientes datos:

N de revisin.

N de pginas de las que consta el documento.

Fecha y firma de las personas responsables de su aprobacin, revisin y elaboracin.

Nombre del documento.

Cdigo del documento.

El cdigo de los procedimientos y las instrucciones est estructurado de la siguiente forma:

Procedimientos Generales de Calidad: PGC- XX, cuyo significado es:

PGC: Procedimiento General de Calidad.

XX : N de dos cifras secuencial.

Procedimientos Operativos de Calidad: POC- XX, cuyo significado es:

POC: Procedimiento Operativo de Calidad.

XX : N de dos cifras secuencial.

Instrucciones de Trabajo : IT-YYYYY, n XXX, cuyo significado es:

IT : Instruccin de Trabajo.

YYYYY: Cdigo de la empresa


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Las copias de trabajo que los usuarios de documentos en red necesiten imprimir no estarn sujetas acontrol. El usuario de la copia en papel impresa debe saber que tendr que comprobar, antes de su

utilizacin, el estado de vigencia de la misma.5.2. Edicin y archivo de los documentos.

De cada uno de los documentos existir un original nico que estar firmado por las personas responsables desu elaboracin y aprobacin, y del cual se efectuarn tantas copias como sean necesarias para su distribucin.

5.3. Distribucin de los documentos.

Para un adecuado control de la distribucin de las copias que se efectan de los documentos de Calidad, cadauno de stos llevar asociado un listado de distribucin que incluir las copias controladas (formato Mod. 40).Presidencia utilizar como medio de distribucin el Portal de la Red.

Nombre y cdigo del documento.

N de la revisin.

N de cdigo de empresa.

Nombre del Destinatario y/o Departamento

5.4. Modificacin y anulacin de los documentos.

a. Las modificaciones generadas en los documentos de Calidad, pueden venir motivadas por:

Revisiones del Sistema de Calidad efectuadas por el Comit de Calidad.

Auditoras del Sistema de Calidad (internas o externas).

Acciones correctivas o preventivas derivadas de las anteriores.

b. Cuando se efecta una modificacin en algn documento se le asigna a ste un nuevo n de revisin,dejando constancia de ello en la portada del documento (cuando sea posible) anulando el documento queh bi d d b l t


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f. Las modificaciones se realizarn en negrita, quedando siempre constancia de ello en la de la ltimamodificacin

g. Para los documentos elaborados en la empresa, Calidad actualizar el listado del estado de revisin, formatoMod. 40.

h. La actualizacin de las especificaciones tcnicas de los productos es responsabilidad de REPSOL.

i. La documentacin anulada se comunicar por el Secretario del Comit de Calidad a las empresas y Calidad atodos los receptores del documento controlado, guardando solo una copia, como histrico, que estidentificada adecuadamente. Para tener constancia de la no utilizacin de documentacin obsoleta, ser

necesario que Calidad haga el registro positivo de recepcin de la copia obsoleta al distribuir la copia en vigor(Mod. 40).

j. Los datos del Sistema de Calidad sern controlados por el Responsable de Calidad de la empresa.

5.5. Documentacin Externa.

Se considera documentacin externa a todos aquellos documentos procedentes del exterior como: Legislacin,

Normas, Manuales, B.O.E., Reglamentos, etc, de utilidad para el Sistema de Gestin de Calidad. El control y ladistribucin de la normativa de nivel nacional se har desde Presidencia, que emitir una Lista de DocumentacinExterna. Aquella normativa de carcter autonmico, provincial o local que afecte al Sistema de Calidad sercontrolada individualmente por cada miembro de la Red ISO.

Calidad emitir un listado con los documentos externos que le indique el Comit ms aquellos que le seanaplicables utilizando para ello el formato Mod.40 y si fuera necesaria su distribucin se indicar utilizando elmismo formato.

5.6. Formatos.

Las referencias de los formatos utilizados son:

Formato Mod. 05: Formato Instruccin de Trabajo.

Formato Mod 40: Lista de Revisin y Distribucin de los documentos del Sistema de Calidad


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6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION.

Nombre delDocumento

Tipo deDocumento

Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo deArchivo

M.C., PGC y POC(originales vigentes yobsoletos)

Documento N revisin Presidencia REPSOL --

M.C., PGC y POC(vigente)

Documento N revisin Calidad Departamento deCalidad

Vigencia

Instruccin Trabajo(vigentes y obsoletas)

Documento N revisin Calidad Departamento deCalidad

--

Lista de revisin ydistribucin. Mod. 40

Documento/Registro

--- Calidad Departamento deCalidad

--


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Empresa:

Base:Elaborado Calidad:INSTRUCCION DE TRABAJO IT: _______N__

DENOMINACION:Aprobado Presidente:

Rev. : ____

Fecha: _____/_______/____

Pg. ____de _____


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REVISIN Y DISTRIBUCIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE CALIDAD

Empresa:

Base:

N de pag:

Documentacin RevEn vigorSI / NO

RetiradasCopiasObsoletasSI / NO

UbicacinOriginal

Copia 1Destinatario/Departamento

Copia 1Fecha/Firma

Copia 2Destinatario/Departamento

Copia 2Fecha/Firma

Copia 3

Destinatario/Departamento

Copia 3Fecha/Firma

Mod.40

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