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OTI: Oficina de
Tecnologías de la
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Decenio de la Igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres
Año del Bicentenario del Perú: 200 años de independencia
INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE N° 093-2021-OEFA/OTI
1. NOMBRE DEL ÁREA Oficina de Tecnologías de Información.
2. NOMBRE Y CARGO DE LOS RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN
Zico Alexis Yacila Espinoza Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información Luis Hemerson Ostos Rojas Administrador de Redes
3. FECHA 22 de febrero del 2021
4. ANTECEDENTES
● Ley Nº 28612 Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la
administración pública. ● Directiva N° 004-2016-OSCE/CD sobre lineamientos para la contratación en la que se hace
referencia a determinada marca o tipo particular. 5. JUSTIFICACIÓN
El Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental (en adelante OEFA), a través de la Oficina de Tecnologías de la Información (en adelante OTI) tiene entre una de sus funciones la de brindar el servicio de mensajería electrónica, el cual incluye correo electrónico y almacenamiento para gestionar la información. Por otro lado, el servicio de mensajería electrónica debe contar con herramientas colaborativas en la nube como calendario, chat de voz y video, ofimática, búsqueda avanzada de documento y correos, respaldo de información de cuentas de correo y documentos. Es vital e imprescindible contar con estos servicios para garantizar la funcionalidad y operatividad de los procesos internos del OEFA y los servicios que brinda al ciudadano. El servicio de mensajería electrónica es un servicio cuyo alcance se extiende a todos los colaboradores a nivel nacional. En los últimos siete años, el OEFA, viene contando con el software de mensajería electrónica de acuerdo con el siguiente detalle:
AÑO CONTRATO OBJETO DE LA CONTRATACIÓN FABRICANTE DENOMINACIÓN COMERCIAL
DEL PRODUCTO
2014 N° 010-2014
Contratación del servicio de provisión de una
solución de mensajería electrónica (correo
electrónico y colaboración)
Google Google Apps for Business
2015 N° 071-2015
Servicio de renovación y suscripción de una
solución de mensajería electrónica y
almacenamiento en la nube para el OEFA
Google Google Apps for Work
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2016 N° 062-2016
Renovación y suscripción del servicio de una
solución de mensajería google apps for work y
renovación del servicio de almacenamiento en
la nube google drive
Google Google Apps for Work
2017 N° 047-2017 Renovación y suscripción del servicio de una
solución de mensajería g suite Google
Google G Suite
(Basic)
2018 N° 046-2018 Servicio de solución de mensajería para el
OEFA Google
Google G Suite
(Business)
2019
N° 046-2018
(complementario)
Servicio de solución de mensajería para el
OEFA Google
Google G Suite
(Business)
2020 N° 009-2020 Servicio de suscripción del software de
mensajería electrónica google g suite Business Google
Google G Suite
(Business)
En necesario precisar, que de la revisión realizada a la página web del fabricante1 del software de mensajería electrónica Google G Suite, la denominación comercial del producto ha cambiado a «Google Workspace». Cabe precisar, que además de tener las mismas características/funcionalidades del Google G Suite, también incluye otras características/funcionalidades que son parte de la necesidad de la institución y complementarias a las características/funcionalidades preexistentes. Asimismo, durante estos últimos siete (7) años la entidad mediante el software de mensajería electrónica ha generado datos propios (información almacenada) del software de mensajería electrónica teniendo las siguientes capacidades aproximadas: - Almacenamiento utilizado para correo electrónico aproximado 41Tb - Almacenamiento utilizado en archivos y documentos aproximado 58Tb - Almacenamiento utilizado para fotos aproximado 100Gb Con respecto al correo institucional, la entidad recibe un promedio de 45000 correos al día, y envía un promedio de 7500 correos enviados. Con respecto a sesiones de videoconferencia y reuniones, la entidad por día genera aproximado 500 reuniones virtuales. El presente informe previo de evaluación de software se elabora en atención de lo antes mencionado y en cumplimiento de la Ley Nº 28612 Ley que norma el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública.
6. ALTERNATIVAS
De la indagación realizada por el área técnica OTI, se ha encontrado la existencia de dos (02) competidores directos en el mercado que tienen representación autorizada en el Perú y que ofrecen soluciones de mensajería electrónica, la cual incluya herramientas colaborativas en la nube como calendario, chat de voz y video, ofimática, búsqueda avanzada, almacenamiento ilimitado en correo y documentos en general, respaldo de información de cuentas de correo y documentos en general:
1 https://workspace.google.com/intl/es-419_ar/ - (ver G Suite es ahora aún mejor: presentamos Google Workspace)
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CUADRO N° 1: PRODUCTOS DE SOLUCION DE MENSAJERÍA ELECTRÓNICA
FABRICANTE PRODUCTO
GOOGLE INC. Google Workspace Enterprise Standard2
MICROSOFT INC. Microsoft 365 E33
7. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO
a) Propósito de la Evaluación
Producto Final:
Comparar el producto con otros productos competitivos
Valorar tanto el aspecto positivo, como el negativo y cuando está en uso.
b) Tipo de Producto Software de mensajería electrónica (correo electrónico, herramienta de colaboración ofimática, almacenamiento de archivos en general, chat de voz y video, ofimática).
c) Modelo de Calidad
Se aplica el modelo establecido en la Guía Técnica sobre Evaluación de Software para la Administración Pública (R.M. N° 139-2004-PCM)
d) Selección de Métricas La selección de métricas se obtuvo a partir de los atributos especificados en el Modelo de Calidad.
e) Niveles/Escalas para las Métricas Considerando que la suma de los puntajes máximos es de 100 para la evaluación de alternativas, se considera la siguiente tabla de aceptación de alternativas, para el software de mensajería electrónica (correo electrónico, herramienta de colaboración ofimática, almacenamiento de archivos en general, chat de voy y video, ofimática).
CUADRO N° 2: RANGO DE ACEPTACIÓN
Descripción Rango de Puntaje
Altamente Recomendable Cumple totalmente con los requerimientos y expectativas
[ 90 – 100 ]
Poco Recomendable Cumple con los requerimientos mínimos
[ 75 – 89 ]
2 https://workspace.google.com/intl/es-419/pricing.html - (Google Workspace) 3 https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans?market=pe - (Microsoft 365 E3)
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Riesgoso Cumple parcialmente con los requerimientos, pero no se garantiza su adaptación a las necesidades
[ 50 – 74 ]
No recomendable No cumple con los requerimientos solicitados
[ 0 – 49 ]
Para cuantificar cada uno de los requisitos o requerimientos se ha asignado un valor de acuerdo al siguiente cuadro:
CUADRO N° 3: VALORES DE EVALUACIÓN
Detalle Valores de evaluación
Cumple con todos los requisitos a nivel alto 10 9
Cumple con todos los requisitos a nivel medio 8 7 6 5
Cumple con todos los requisitos a nivel bajo 4 3 2 1
Inaceptable 0
f) Criterios de valoración
Los Atributos Internos son especificados por la OTI mientras que los Atributos Externos y la Calidad en Uso son especificados por el área solicitante (usuarios del OEFA)
g) Toma de medidas
Para la medición, las métricas seleccionadas se aplican al producto de software. Los resultados son valores expresados en las escalas de las métricas ya definidos.
h) Comparación de criterios
Los software de mensajería electrónica propuestas en el presente informe, MICROSOFT 365 E3 y Google Workspace Enterprise Standard, son nubes públicas de tipo SaaS (permite a los usuarios conectarse a aplicaciones basadas en la nube a través de Internet y usarlas). A continuación, se presenta el cuadro comparativo técnico:
CUADRO N° 4: COMPARATIVO TÉCNICO
ANALISIS DESCRIPCIÓN PUNTAJE MÁXIMO
MICROSOFT 356 E3
GOOGLE WORKSPACE
Enterprise Standard
Atributos Internos
Funcionalidad característica del Software Sistemas Operativos
Proporciona la funcionalidad de utilizar el software en diferentes Sistemas Operativos
5 5 5
Funcionalidad característica del Software Seguridad Información
Seguridad capacidad del software para la protección y defensa de los datos almacenados en la nube frente a un programa malicioso, Prevención de pérdida de datos (DLP) correo y archivos
10 9 9
Funcionalidad característica del Software Correo electrónico
Proporciona la funcionalidad de manejo de cuentas de correo electrónico.
10 9 10
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Funcionalidad Adecuación del Software Chat y voz
Proporciona la funcionalidad de comunicación en tiempo real mediante chat de voz, texto, video.
5 4 5
Funcionalidad Adecuación del Software Herramienta de colaboración
Proporciona la funcionalidad de interactuar de forma colaborativa con herramienta de ofimática web y calendario.
5 5 5
Funcionalidad Adecuación del Software Dispositivos móviles
Proporciona la funcionalidad de gestionar los dispositivos móviles con diferentes sistemas operativos.
5 5 5
Funcionalidad Adecuación del Software Almacenamiento
Proporciona la funcionalidad de brindar espacio ilimitado para almacenar archivos en general en cada cuenta.
5 44 5
Funcionalidad Adecuación del Software Búsqueda avanzada
Proporciona la funcionalidad de buscar información en toda la organización
5 4 5
Funcionalidad Adecuación del Software Respaldo Información
Proporciona la funcionalidad de realizar respaldos de información en la nube para cada cuenta.
10 10 10
Adaptabilidad Consola Administrativa
Proporciona una medida del grado de gestión, Consola de administración intuitivo e interactivo.
5 4 5
Atributos Externos
Facilidad de Instalación Proporciona el grado de factibilidad para la Instalación y configuración.
5 5 5
Fiabilidad Madurez del Software Actualización de la Solución
Proporciona mayor grado de actualización de versiones nuevas del producto.
5 4 5
Usabilidad Entendimiento del software Aprendizaje de la solución
Proporciona una medida del grado de facilidad de aprendizaje de la Solución mensajería electrónica.
10 8 10
Atributos de Uso
Satisfacción Interacción con la solución Satisfacción de la solución
Proporciona la satisfacción del usuario a la interacción con la solución y uso del mismo.
5 5 5
Productividad Disponibilidad de Soporte Técnico
Mide el grado de disponibilidad de la respuesta del Soporte Técnico ante problemas frecuentes.
5 3 5
Productividad Disponibilidad de Documentación
Manuales de usuario e información online 5 4 4
TOTALES 100 88 98
De acuerdo con el cuadro N° 4 Comparativo Técnico se obtiene la siguiente información:
El software de mensajería electrónica Microsoft 365 E3, obtuvo una calificación de 88 puntos esta solución es poco recomendable (cumple con los requerimientos mínimos).
Para la sección de atributos internos para la funcionalidad de Almacenamiento ilimitado, la solución con respecto al OneDrive (espacio lógico en los servidores del proveedor de almacenamiento de datos en general) para la suscripción Microsoft 365E3 de cinco o más usuarios. Microsoft proporcionará 5 TB iniciales de almacenamiento de OneDrive por usuario. Los clientes que quieran almacenamiento de OneDrive adicional
4 Para la Suscripciones E3 o E5 de cinco o más usuarios. Microsoft proporcionara 5TB iniciales de almacenamiento OneDrive por
usuario. Los clientes que quieran almacenamiento de OneDrive adicionales pueden solicitarlo si es necesario poniéndose en contacto con el soporte técnico de Microsoft. Enlace de referencial https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans?market=pe
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pueden solicitarlo si es necesario poniéndose en contacto con el soporte técnico de Microsoft. Asimismo, para el correo electrónico crea carpetas (buzones) de datos de forma automática para cada cuenta de correo electrónico, esto con el fin de gestionar la información menos consultada. Esto implica que en cada cuenta de correo electrónico de los usuarios se genere varias carpetas, y no disponer de una carpeta centralizada con todos los datos. Asimismo, para la funcionalidad búsqueda avanzada, de atributos internos. Al tener diferentes carpetas la búsqueda avanzada de un dato (archivo, chat, e-mail, calendario, reuniones) sería más compleja poder ubicarla en el menor tiempo posible ya que conllevaría buscar en diferentes carpetas para obtener los datos requeridos.
Para el atributo interno, gestión de dispositivos móviles, la solución Microsoft
365E3 dispone de un portal alterno Microsoft Intune5 para la gestión de los dispositivos, lo cual conlleva a tener una administración de la solución descentralizada (consolas administrativas descentralizadas). Cabe indicar que la entidad cuenta con trescientos (300) equipos móviles instituciones asignados a usuario del OEFA, lo cual ayuda a tener un control de seguridad con la información que se almacenan en dicho dispositivo y frente alguna perdida del mismo poder eliminarla remotamente sin que la información llegue en personas no autorizada.
La solución Google Workspace Enterprise Standard obtiene el mayor puntaje, con una calificación de 98 puntos, esta solución es Altamente Recomendable (cumple totalmente con los requerimientos y expectativas) según el cuadro N° 2 de rango de aceptación. Cabe indicar que la solución de acuerdo a los atributos internos, tiene todas las funcionalidades centralizadas en una única consola administrativa. Para el almacenamiento ilimitado no es necesario realizar alguna configuración y/o comunicación son soporte técnico de la marca para obtener este almacenamiento ilimitado. Asimismo, con respecto a la búsqueda avanzada, la solución de mensajería electrónica Google Workspace realiza una búsqueda avanzada centralizada de todos los datos desde que se creó la cuenta de correo electrónica.
8. ANÁLISIS COMPARATIVO COSTO
Se ha ejecutado el presente análisis basado en la información pública obtenida de la página web de cada fabricante: Del cuadro siguiente, se ha trasladado los costos unitarios por cada producto de manera a poder comparar sus características y determinar el análisis de costos, bajo condiciones de funcionalidades.
CUADRO N° 5 – COSTOS DE SOFTWARE
PRODUCTOS USUARIOS P. UNITARIO MESES COSTO TOTAL
Microsoft 365 E3 1 $. 32.006 24 $. 768.00
Google Workspace Enterprise Standard 1 $. 18.007 24 $. 432.00
5 “Microsoft Intune”, brinda la característica de gestión de dispositivos móviles asimismo se administra en un portal diferente a la
solución Microsoft 365E3. Enlace de referencia https://partner.microsoft.com/es-pe/solutions/microsoft-intune 6 https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans?market=pe, ANEXO 01 7 Información referencial según carta remitida por la empresa XERTICA LABS SAC ANEXO 02
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Nota: el costo aproximado para el producto Microsoft 365 E3 es referencial obtenido de las páginas web del producto y publicaciones en Internet.
Del cuadro N° 5 podemos concluir que, la opción de Google Workspace Enterprise Standard es la opción más económica.
9. CONCLUSIONES
El software de mensajería electrónica Google Workspace Enterprise Standard obtuvo un puntaje promedio de 98 sobre 100, habiendo obtenido un puntaje aprobatorio en todas las métricas, asimismo cumple altamente con las necesidades de la institución. Cabe indicar que, de la evaluación técnica se puede evidenciar que, de los atributos internos, tiene todas las funcionalidades centralizadas en una única consola administrativa. Con respecto a la búsqueda avanzada, la solución de mensajería electrónica Google Workspace realiza una búsqueda avanzada centralizada de todos los datos desde que se creó la cuenta de correo electrónica. Con respecto al software de mensajería electrónica Microsoft 365E3, obtuvo un puntaje promedio de 88 sobre 100 habiendo obtenido puntaje aprobatorio y cumple con las necesidades mínimas de la Institución. Asimismo, de la evaluación técnica se puede evidenciar que los atributos internos para la funcionalidad de almacenamiento ilimitado, la solución para correo electrónico crea carpetas (buzones) de datos de forma automática para cada cuenta de correo electrónico, esto con el fin de gestionar la información menos consultada. Esto implica que en cada cuenta de correo electrónico de los usuarios se genere varias carpetas, y no disponer de una carpeta centralizada con todos los datos. Asimismo, para la funcionalidad búsqueda avanzada, de atributos internos. Al tener diferentes carpetas la búsqueda avanzada de un dato (archivo, chat, e-mail, calendario, reuniones) sería más compleja poder ubicarla en el menor tiempo posible ya que conllevaría buscar en diferentes carpetas para obtener los datos requeridos. Para el almacenamiento ilimitado de archivos en OneDrive, Microsoft 365E3 proporcionará 5 TB iniciales de almacenamiento de OneDrive por usuario. Los clientes que quieran almacenamiento de OneDrive adicional pueden solicitarlo si es necesario poniéndose en contacto con el soporte técnico de Microsoft.
10. Firmas
[LOSTOS]
[ZYACILA]
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ANEXO 01: Precio del Producto Microsoft 365 E3
ANEXO 02: Precio del Producto Google Workspace Enterprise Standard
01768190
"Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico archivado por el OEFA, aplicando los dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. Nª 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas a través de lasiguiente dirección web: https://sistemas.oefa.gob.pe/verifica e ingresando la siguiente clave: 01768190"