organizacion y sistemas contables

7/31/2019 Organizacion y Sistemas Contables

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UNAN.

FAREMCarazo.

Dora Mara Sandino Salinas.

Milagro Celeste Lpez Tenorio

Turno Nocturno, Seccin A-2

Jinotepe, Carazo


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INTRODUCCION


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INTRODUCCION

El sistema de contabilidad en una empresa debe basarse en la experiencia y

practica de empresas similares. Puede decirse que no hay sistema decontabilidades exactamente iguales, ya que difieren en cuanto a las caractersticasdel giro principal del negocio o empresas, es decir a lo que esta se dedica, perohay que destacar que poco son los problemas o deficiencia en un sistema decontabilidad que no se haya podido superar ya que con los conocimientosadquiridos y con la experiencia en la prctica podemos resolver dichos problemas.

Todo sistema de contabilidad debe basarse en un estudio y anlisis profundo de laempresa en cuestin, uno de los puntos ms importantes que debemos de tomaren cuenta es la naturaleza de la misma, tipos de transacciones, poltica, sistema

organizacional entre otros puntos que nos darn la pauta para llegar al fondo delproblema o situacin que se est presentando en dicha entidad.

Un sistema contable que cumpla con el control interno, principios de contabilidadgeneralmente aceptados y normas internacionales de informacin financiera se

vuelven indispensable para una empresa, ya que sus estados financieros estarnexpresados razonablemente. En un sistema contable debe comprenderse por lomenos: catlogos de cuentas con sus cdigos almismo tiempo su manualinstructivo, formatos para llevar rdenes y registrar de manera adecuada todas lastransacciones, procedimientos detallados que se deben seguir en todas las fases

importantes tales como; ventas, compras, cobros y pagos, manual de funciones,instructivos de compras de bienes y servicios entre otros, controles internos y susmanuales instructivos y en la empresa La Espiga no llevan a cabo laimplementacin de un sistema contable, por ello la presente investigacin ser elmontaje del sistema contable en dicha entidad en las cuales se elaborara controlesinternos, es decir, todo lo relacionado al sistema contable; catlogos de cuenta,instructivos de caja (caja chica), manual de funciones, formatos para efectuarregistro de transacciones (comprobantes de diarios de pagos, solicitudes deemisin de cheques, chequeras etc.), libros ( diario, mayor, banco, registro de

accionista, actas, etc.). Una vez realizado todo esto se proceder a darrecomendaciones y tratar de superar las debilidades ya que no existe un sistemacontable en la empresa.


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ANTECEDENTES

YJUSTIFICACION


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ANTECEDENTES

La empresa La Espiga se constituy en diciembre del 2011, nace de una ideafamiliar, cuenta con un capital propio de $9,000.00 dlares, se dedica a la compra

y venta de productos tales como harina y abarrotes.

Los registros se llevan de manera informal, se presentan muchas debilidades yaque no poseen un sistema contable.

JUSTIFICACION

Toda entidad pblica o privada debe estar consciente de la importancia que tienenlos sistemas contables en la planificacin y desarrollo de funciones.

Mediante el presente estudio pretendemos que La Espiga adopte un sistema decontabilidad que le permita procesar de manera adecuada y razonable lainformacin financiera es decir que cumpla con principios de contabilidadgeneralmente aceptados y normas internacionales de informacin financiera.

El sistema contable se implementara para saber los costos exactos de los

productos, saber la rentabilidad que esta teniendo el negocio, ver las gananciasbrutas y comenzar a comercializar con cifras exactas, mejor organizacin en laempresa desde darle a quien le corresponda su funciones correspondientes, ytrabajar con controles internos que ayuden a la mejor administracin del negocio.


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MISIONY

VISION

DE LA EMPRESA


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VISION DE LA EMPRESA.

Ser una empresa lder en el mercado de la distribucin de harinas y abarrotes conun crecimiento a largo plazo para extendernos a lo largo del departamento deCarazo.

MISION DE LA EMPRESA

Lograr abastecer la necesidad de la ciudadana caracea gestionando y asegurando

la calidad de los productos ofertados para lograr as la satisfaccin del cliente.


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OBJETIVOS

GENERALES.

ESPECIFICOS.


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OBJETIVOS GENERALES

Estructurar un sistema contable para la empresa la espiga que permita un control y

registro adecuado de las transacciones el cual sea sencillo y gil para que aseguremayor eficiencia en la ejecucin de sus actividades comerciales modernizando ymejorando su nivel de competitividad en la calidad de sus productos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Disear un catlogo de cuentas con su respectivo instructivo. Elaborar modelos de formatos que se utiliza para el registro de las

transacciones. Disear un manual de funciones para estructurar cargos con sus respectivas

tareas y responsabilidades. Elaborar el control interno con su respectivo instructivo. Resguardar los activos basndose en la custodia de estos.

Asegurar registros contables correctos y exactos en cuanto a la recepcin yprocesamiento.

Diversificar y ampliar la gama de los productos. Promover el cumplimiento de las polticas de la empresa.


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PROBLEMA DE LA INVESTIGACION.

La ausencia de la implementacin de un sistema contable con lleva a una perdidafinanciera, as mismo afecta la toma de decisiones, la competitividad, rotacin de

ventas, y a la falta de aplicacin de estrategias de precios, productos, mercado,promocin y distribucin.

FORMULACIN DEL PROBLEMA

Pregunta general:

En que influye el no implementar un sistema contable en un negocio?

SISTEMATIZACION ESPECFICA

La ausencia de un sistema de informacin incide en el proceso de toma dedecisiones en el negocio?

Afecta en un negocio la competencia?

De que modo afecta la rotacin de las ventas si no hay un sistema contableen el negocio?

Cuales son los resultados de las estrategias de mercado, precio, producto,promocin y distribucin si no se a implementado un sistema contable?

OBJETIVO DE LA EMPRESA.

Ser una empresa lder en el mercado

Apertura de nuevas sucursales en el departamento y al nivel nacional.


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ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL


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ESTRUCTURA ORGANICA

PROPIETARIO

YADER SANTIAGO MOJICA

ADMINISTRADOR

YADER SANTIAGO MOJICA

VENTAS

YAMIR ACUA LUNA

CAJA

ISAMARA ARRIATA LOPEZ

SEGURIDAD

TOMAS AGUADO.

1) ATENCION AL CLIENTE

2) DESPACHO DEL PRODUCTO

3) BODEGA

4) MANEJO DE PEDIDO

1) ARQUEO DIARIO DE CAJA

2) PAGOS A PROVEEDORES

3) RECIBOS OFICIALES DE CAJA

4) ENTERA ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA

1) VELAR POR LA SEGURIDAD DEL

NEGOCIO

2) RESPONSABLE DEL RESGUARDO

DEL INMUEBLE.


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FLUJO GRAMA

Proceso De Venta

re Recepcin y registrode venta y dinero

INICIO

Entrega y recepcin

del producto

Calculo de precios

del producto.

Clasificacin y

exhibicin del

producto.

Atencin

personalizada al

cliente

Facturacin si el

cliente lo desea

Entrega del

producto

Fin.


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Acta Constitutiva.

Sociedad en comandita simple.

En la ciudad de Carazo, etc. Ante mi Leonel Arguello, abogado y notario publico,vecino de Managua y testigo de mi conocimiento que dominare, etc. A quienesdoy fe de conocer y de que tienen la capacidad civil necesaria y dicen: que por lapresente escritura constituyen una sociedad en comandita simple sujeta a lasclausulas que a continuacin se expresa: PRIMERA La sociedad se dedicara alaventa y compra al por mayor y al detalle de todo clase de abarrotes, y utensiliospara panadera y repostera. SEGUNDA- La razn social de la compaa ser lade LA ESPIGA y CIA LTDA, en Comandita. TERCERA el capital social ser el dediez mil dlares, que aporta el seor____________________________________quien ser el socio gestor; y elseor_____________________________________ que nada aporta, ser elsocio comanditario, y este corresponde directamente la administracin delnegocio al que se dedicara exclusivamente, con todas las facultades de unapoderado general y las especiales siguientes: confesar en escritos y absolverposiciones, lo mismo que de pedirlas en sentido asertivo, comprometer en arbitro

o arbitrador; novar, transigir, desistir y aceptar desistimientos, recibir cantidadesde dinero especies, recusar; girar letras, libranzas pagares y dems documentosde esta clase y sustituir el poder en todo o en parte, revocar sustituciones,nombrar nuevos sustitutos y asumir el poder cuando lo creyere conveniente, auncuando al sustituir no se hubiere reservado especialmente esta facultad; pero sefija, que como el socio seor___________________________________, quedaautorizado para usar de la firma social, toda clase de obligaciones quesuscribiere, debern llevar para su validez, la firma del socio gestor. CUARTA- elplazo de la sociedad ser el de dos aos a contar de esta fecha, pudiendo

prorrogase indefinitivamente por acuerdo de los otorgantes; pero podrextinguirse y liquidarse, por voluntad de cualquiera de los socios, manifestar porrescrito ante el seor juez civil de este Distrito, a fin de que se notifiquejudicialmente al otro socio, por lo menos con diez das antes de la expiracin decualquiera de los plazos establecidos. Tambin podr proceder a la extincin yliquidacin por el simple consentimiento de ambos socios, en cualquier tiempo opor el hecho de que las perdidas del negocio, llegaren al vencimiento por cientodel valor de la suma aportada por el seor_________. QUINTA- al fin de cada aoo en la fecha acostumbrada por los comerciantes, se proceder al inventario parafijar los balances, a efecto a distribuir entre ambos socios, las ganancias que se

hubieren obtenido. SEXTA- la contabilidad del negocio se llevara por partida


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doble, por medio de un contador designado por el gestor y socio comanditario, nopodr enterarse del estado de la sociedad, sino al vencimiento de cada semestre.SEPTIMA- en el caso de muerte de cualquiera de los socios, la sociedadcontinuara con los herederos del fallecido. OCTAVA- toda desavenencia quellegare a ocurrir entre los socios ser redimida en la forma que establece elarticulo 330 y cuarto del cdigo del comercio vigente, debindose proceder anombramiento de los arbitradores, dentro de diez das de ocurrida taldesavenencia. As se expresaron los otorgantes a quienes explique el objeto quetienen las clausulas generales que aseguran la validez de este instrumento, el delas especiales que contienen, las renuncias implcitas y explicitas que hacen, laobligacin de inscribir este contrato y la de dar los avisos al publico. Le toda estaescritura y a los mismos comparecientes, en presencia de los testigos tale s ycuales (generales) manifestaron su conformidad y firman.


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CATALOGO

DECUENTA


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10101. Caja

10102. Fondo fijo de caja

10103. Bancos

10104. Inversiones

10105. Clientes

10106. Deudores diversos

10107. Inventarios (de mercancas)

.01 Vainilla blanca

.02 Vainilla oscura

.03 Mantequilla

.04 Canela

.05Naranja

.06 Chocolate

.07 Confitura

.08 Canela en polvo

.09 Mantequilla lavada

.010Arroz

.011Dulce

.012Cartones

.013Empaque de pastel

.014Empaque de 3 leche

.015Sartenes de panadera

.016Punideria

.017Huevos

.018Moldes

.019Baker hojaldre

.020Bandejas celestes

.021Nutripan

.022Premezela


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.023Sarten para pizza

.024Harina estrella de oro

.025Harina rendidora

.026Harina bollo fino

.027Harina can

.028Fleisman

.029Nevada

.030Mauripan

.031Royal

.032Azcar

.033Leche condensada

.034Max pan

.035Margarina

.036Baker clsica

.037Numar

.038Cremy

.039Jalea de guayaba

.040Jalea de pia

.041Manteca corona

.042Manteca Clover

08. Inventario (de materias primas)

09. Almacn

10. IVA acreditable

11. Documentos por cobrar

12. Anticipos a proveedores

13. Mercancas en trnsito

11. Inversiones Temporales

12. Anticipos a Proveedores

13. Otras cuentas por cobrar

10201 Terrenos

10202. Edificios


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10203. Depreciacin acumulada de edificios

10204. Maquinaria y equipo

10205. Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo

10206. Equipo de transporte (o equipo de reparto)

10207. Depreciacin acumulada de equipo de transporte

10208. Mobiliario y equipo de oficina

10209. Depreciacin acumulada de mobiliario y equipo de oficina

10210. Equipo electrnico de cmputo

10211. Depreciacin acumulada de equipo electrnico de cmputo

10301. Gastos de instalacin

10302. Amortizacin acumulada de gastos de instalacin

10303. Gastos de organizacin

10304. Amortizacin acumulada de gastos de organizacin

10305. Rentas pagadas por anticipado

10306. Primas de seguros pagadas por anticipado

10307. Papelera y tiles de escritorio

10308. Propaganda y publicidad

10309. Intereses pagados por anticipado

20100 Pasivo circulante

20101. Proveedores

20102. Impuestos por pagar

20103. Crditos Bancarios

20104. Sueldos por pagar

20105. Documentos por pagar (a corto plazo)

20106. Acreedores diversos

20107. IVA trasladado

20108. Cuentas por pagar

20109. Acreedores hipotecarios20110. Documentos por pagar (a largo plazo)


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20111. Sueldos por pagar

20112. Retenciones laborales por pagar

30100 Capital social fijo

30101. Inversionistas nacionales

30102. Inversionistas extranjeros

30103 Reserva legal

30104 Resultado del ejercicio

30105 Supervit por revaluacin


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FORMATOSPRINCIPALES

PARA

REGISTROS DE

LAS

OPERACIONES


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LA ESPIGADEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE.

JINOTEPE - CARAZO.

No. TELEFONO:RUC. No. 0423105840002B

COMPROBANTE DE DIARIO

Fecha:

Numero:

CONCEPTO:

cta. Subcuentas

Sub-subcuenta

Descripcin dela cuenta

parcial debe haber

Sumas iguales:

Observacin:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________ _______________ _______________

Elaborado: revisado: autorizado:


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LA ESPIGADEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE.

JINOTEPE - CARAZO.No. TELEFONO:

RUC. No. 0423105840002BSOLICITUD DE CHEQUE

No._________

CHEQUE No.___________CANTIDAD c$.___________

PAGUESE A:__________________________________________________LA SUMA DE:_________________________________________________EN CONCEPTO DE:______________________________________________FECHA:____________________________________________________

________________Firmas libradoras

CUENTA No:__________________________________________________BANCO:______________________________________________________

COMPROBANTE DE PAGO No. _______________ RECIB CONFORME: ________________

PARA USO DE CONTABILIDAD

CUENTA No. SUB CUENTA DETALLE DEBE HABER

TOTALES:C$ C$

_______________ _______________ _______________

SOLICITADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

EN CONCEPTO DE :


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LA ESPIGADEL PALI 2 CUADRAS AL ESTE


RUC. No. 0423105840002B

SOLICITUD DE EMISIN DE CHEQUE

POR ESTE MEDIO SOLICITO LA EMISION DE CHEQUE A NOMBRE

DE:_____________________________________________________________________________________________________________________

POR LA CANTIDAD DE: ______________________________________________________________________________________________________

EN CONCEPTODE:__________________________________________________________

____________________________________________________________

FECHA DE SOLICITUD:___________________________________________

____________________________________________________________

_______________________________

SOLICITADO POR:


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RUC. No. 0423105840002B

RECIBO OFICIAL DE CAJA

No.________________

RECIBI DE: ______________________________ POR c$ :________________

POR CUENTA DE:________________________________________________

LA CANTIDAD DE:________________________________________________

EN CONCEPTO DE:____________________________________________________________________________________________________________

FORMA DE PAGO: EFECTIVO: CHEQUE No.:_______ BANCO:_____________ CUENTA No._______

_______________________ ________________________

ENTREGUE CONFORME RECIBI CPONFORME:


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LA ESPIGA

DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTEJINOTEPE - CARAZO.

No. TELEFONO:

RUC. No. 0423105840002B

FACTURANo._____________

Crdito contado

CLIENTE:________________________________________________________________

DIRECCIN:______________________________________________________________

FECHA:__________________________________________________________________

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO P. TOTAL

________________ ________________RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

SUB TOTAL

DESCUENTOS

REBAJAS

TOTAL$:

Fpls/imprenta Lasalle RUC. 0423105840002B IMP/012/05/01/2011/OT.1438-11-

11/2011-20000(2)-77.501-97.500


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ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:



RUC. No. 0423105840002B

VALE

POR c$:_____________

No._____________________

FECHA: __________________

RECIB DE: ______________________________________

_______________________________________________

EN CONCEPTO: ___________________________________

_______________________________________________

_______________ _______________ _______________



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LA ESPIGADEL PALI 2 CUADRAS AL ESTEJINOTEPE - CARAZO.


ORDEN DE COMPRA

No.______________

POR ESTE MEDIO LE SOLICITAMOS LA VENTA DE LOS SIG PRODUCTOS:__________________________________________________________________________________________

FECHA:__________________________________________________________________

PROVEEDOR:______________________________________________________________

DIRECCION:_______________________________________________________________

TELEFONO:_______________________________________________________________

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

________________ ________________RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

SUB. TOTALI.V.A. 15 %OTROSTOTAL c$


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LA ESPIGA

DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTEJINOTEPE - CARAZO.No. TELEFONO:

RUC. No. 0423105840002B

NOTA DE DEBITO

No._______________

SEORES: ___________________________ FECHA: ___________

DIRECCION: ___________________________________________

HEMOS DEBITADO A SU CUENTA LA SUMA DE: _________________

____________________________________________________

CODIGO EN CONCEPTO IMPORTE c$

_______________ _______________ _______________



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RUC. No. 0423105840002B

NOTA DE CREDITO

No._______________

SEORES: ___________________________ FECHA: ___________

DIRECCION: ___________________________________________

SPASE HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LA SUMA DE:____________________________________________________

____________________________________________________

CODIGO EN CONCEPTO IMPORTE c$

_______________ _______________ _______________



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RUC. No. 0423105840002B

ORDEN DE PAGO

No.:_____________Fecha: ___________

CUENTA No.: ________________________PGUESE A FAVOR DE:

__________________________________________________________________________________________________________________________________

POR LA CANTIDAD DE:__________________________________________________________________________________________________________________________________EN CONCEPTO DE:

________________________________________________________________________________________________________

______________________ ____________________

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

_____________________ ___________________

ELABORADO POR: REVISADO POR:

PARA USO DE CONTABILIDADCODIGO DECUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA BEDE HABER


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RUC. No. 0423105840002B

PAGARE

DEBO Y PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DELSR__________________________________ EN ESTE LUGAR O EN CUALQUIER OTRO QUEME SEA REQUERIDO DE PAGO EL DIA ________________ DE ________________, LACANTIDAD DE ____________________________( ), VALORRECIBIDO A MIENTERA SATIFACCION , EN ________________, EN EL ENTENDIDO QUE DENO PAGAR EN LA FECHA DE SU VENCIMIENTO, LA CANTIDAD ADEUDADA CAUSARA UNINTERES MORATORIO A RAZON DEL _________%, PAGADERO JUNTAMENTE CON ELPRINCIPAL.

NOMBRE DEL DEUDOR_______________________________________DOMOCILIO_______________________________________________

TEL__________________LUGAR Y FECHA DE LA EXPEDICION_________________________________________________________________________________________

________________FIRMA


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RUC. No. 0423105840002B

CONSTANCIA DE RETENCION

NOMBRE DEL RETENIDO__________________ RUC________________________CANTIDAD RETENIDA C$______________________________________________

EN CONCEPTO DE ____________________________________________________________________________________________________________________VALOR DE LA COMPRA SIN INCLUIR I.V.A C$_________________________________________________________________________________________________

FECHA:_________________

_____________________ ___________________FIRMA AUTORIZADA RECIBI CONFORME


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JINOTEPE - CARAZO.


NOTA DE PEDIDO AL ALMACEN

Nm: _______

FECHA: ________

CARGUESE A LA CUENTA NMERO: ___________________________

SIRVANSE PROPORCIONAR AL PORTADOR LO SIGUIENTE.

CANTIDAD ARTICULOS PRECIO UNIT IMPORTE C$

________________ _________________

AUTORIZADO DESPACHADO


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LA ESPIGA

DEL PALI 2 CUADRAS AL ESTEJINOTEPE - CARAZO.

No. TELEFONO:

RUC. No. 0423105840002B

TARJETA AUXILIAR DE ALMACEN

CUENTA No: _________________________ CODIGO: ______________________

ARTICULO: _________________________________________________________

FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTOUNIT

COSTOPROMDPOND.

VALORESENTRD SALE EXIST DEBE HABER SALDO

_______________ _______________

ELABORADO AUTORIZADO


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RUC. No. 0423105840002B

RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

No. _____________

Por este medio hacemos constar que de conformidad al decreto No. 31-90 del 25 de julio del 90 y

de acuerdo Ministerial No. 18-93 del 22 de septiembre del 93.

Fecha: _____________

Nombre delretenido_______________________________________________________

RUC delretenido_________________________________________________________

Valor de lacompra________________________________________________________

Factura No____________ Cheque No______________ Tasa retenida_______________

________________ _________________Firma de la retenedoraFirma del retenido


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RUC. No. 0423105840002B

TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR COBRAR

CUENTA: _______________________ CODIGO: ______________________

CLIENTE: _________________________________________________________

FECHA DESCRIPCION MOVIMIENTOS

DEBE HABER SALDO


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RUC. No. 0423105840002B

TARJETAS AUXILIARES CUNETAS POR PAGAR

CUENTA: _________________________ CODIGO:_______________________

PROVEEDOR:

________________________________________________________

FECHA DESCRIPCION MOVIMIENTOS

DEBE HABER SALDO


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RUC. No. 0423105840002B

TERJETA AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS

NOMB DEL ACTIVO_______________ CUENTA No_______________________SUB CUENT No __________________ VIDA UTIL________________________

VALOR DEL ACTIVO_______________ METODO DE DEP__________________

MESES COSTO DEL ACTIVO DEPRECIACIONMENSUAL

DEPRECIACIONACUMULADA

VALOR EN LIBROS


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RUC. No. 0423105840002B

ARQUEO DE CAJANo._____________

(Monedas)CANTIDAD DENOMINACION VALOR TOTAL

TOTAL MONEDAS c$_____________(Billetes)

CANTIDAD DENOMINACION VALOR TOTAL

TOTAL BILLETES c$_____________

TOTAL EFECTIVO ENCONTRADO C$ _______________

(+) REEMBOLSO EN TRAMITE c$(+) COMPRA DE CAJA CHICA PAGADO(+) VALES PROVISIONALES(+) VIATICOS DE TRANSPORTE

(+) VIATICOS DE ALIMENTACION(=) MONTO TOTAL ENCONTRADO(-) MONTO DE APERTURA(=) DIFERENCIA

__________________ ____________________

REVISADO AUTORIZADO

FECHA: _____________ RESPONSABLE DE CAJA CHICA: _______________


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Instructivo

de formatosde Control

Interno


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COMPROBANTE DE DIARIO (INGRESOS)Concepto: Documento escrito que justifica una transaccin. Comprueba la ejecucin deservicios o la compra de bienes.

Utilidad: Sintetizar en comprobantes de Diario las operaciones financieras de la Entidad.

Importancia: Por medio de ellos se organizan, las operaciones para ser registradas demanera ordenada en la Contabilidad.

Tipo de documento: Primario

COMPROBANTE DE PAGO

Concepto: Documento escrito que justifica los pagos de las Entidades.

Utilidad: Para teipeo de los cheques, pagados a los proveedores y clientes.

Importancia: Sirve de soporten la Contabilidad y registros de los sistemas donde seprocesa la informacin.


COMPROBANTE DE PAGO (SOPORTE)

Concepto: Documento que da la notificacin oficial de la cancelacin.

Utilidad: Que el comprobante de pago que de mas bien soportado en cuento en losgastos.

Importancia: Esta dada en la formalidad al realizar los desembolsos por cualquier gasto.

Tipo de documento: Secundario


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CONSTANCIA DE RETENCIN DE IR

Conceptos: Es un documento mediante el cual se registran los pagos de los clientes ode los proveedores.

Utilidad: Sirve para saber cuento se le va a declarar ante el fisco bajo este concepto

Importancia: Es importante para revisin de auxiliares.


NOTA DE CREDITO

Concepto: Sirve para hacer la reversin de los montos mal aplicados.

Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones.

Importancia: Es un documento bsico para depurar las cuentas


NOTA DE DEBITO

Concepto: Sirve para hacer la reversin de los montos mal aplicados.

Utilidad: Para realizar ajustes en las operaciones.

Importancia: Es un documento bsico para depurar las cuentas


PAGARE A LA ORDEN

Concepto: Es un documento mediante el cual formalizan compromisos o recuperacinde pagos

Utilidad: Es til para la ejecucin o recuperacin de crditos o carteras morosas.


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Importancia: Es importante como soporte en la legalizacin de deudas.



Concepto: Escrito firmando que se declara haber recibido efectivo.

Utilidad: Controlar todos los ingresos que recibe la Entidad, sea cual sea su origen.

Importancia: Radica en controlar los pagos de cada uno de los cliente, para que eldepartamento de contabilidad se encar5gue de contabilizar a cada uno de los abonos delos clientes.


RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA

Concepto: Documento donde se registran los gastos menores.

Utilidad: Sirve para controlar los gastos menores.

Importancia: Soporte de cada pago menor, correspondiente a cualquier rea, estedocumento debe ir debidamente autorizado

Tipo de documento: Primario y pre numerado

TARJETA DE COBRO

Concepto: Tarjeta donde se registran los abonos de manera consecutivas a como losdan los clientes

Objetivo: Conocer el orden de los abonos.

Funcin: Sirve de auxiliar al momento de cotejar los abonos de los clientes.

NOTA:Este documento es de dos caras. Tipo de documento: Secundario.


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TARJETA KARDEX

Objetivo: Controlar las existencias y Costos de los producto en bodega de maneraindividua.

Funcin: Cotejar con el rea de Contabilidad tanto las existencias como los Costos.

Importancia: llevar un control contable de las existencias en el almacn



Concepto: Documento escrito que justifica una transaccin comprueba la ejecucin deservicios o de la compra de bienes.

Utilidad: Sintetizar en comprobantes de diario las operaciones financieras de la Entidad.

Importancia: Por Medio de ellos se realizan las operaciones para ser registradas demanera ordenada en la contabilidad.


VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA

Concepto: Es un documento temporal por que no puede permanecer mucho tiempo encaja chica

Utilidad: Entregas de efectivos a terceros queden siempre soportadas.

Importancia: queda de soporte mientras se hace un registro formal correspondiente


REQUIZAS DE ENTRADAS

Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos

Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacn de tal manera que se puedanregistrar sus costos a mayor de talle


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Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad comosoporte de control interno


REQUIZAS DE SALIDAS

Concepto: Es el documento mediante el cual se registran las entradas de productos

Utilidad: Control exhaustivo por productos al almacn de tal manera que se puedanregistrar sus costos a mayor de talle

Importancia: Es un documento que auxilia al departamento de contabilidad como

soporte de control internoTipo de documento: Secundario

NOTA DE DEVOLUCION

Concepto: Es un documento en el que se registran la devolucin de los productosdaados

Utilidad: Nos permite llevar un control y registro de los materiales devueltos

Importancia: Es un documento importante por que nos permite que los productos losdescarguemos con su precio de costo.


FORMATOS DE HORAS EXTRAS

Concepto: Control de tallado de las personas que laboran fuera de su horario de trabajo

Utilidad: Para determina r cuantitativamente los costos de las horas extras.

Importancia: Sirve de detalle al pago cargado a cada departamento



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FACTURAS DE VENTAS

Uso del formato.

Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas de parte de los clientes

Quien lo elabora.

Direccin de Administracin y lo complementan el cliente con sus datos personales y laCaja con los datos del pago.

Periodicidad. Cuando se efectu una venta.

Llenado del formato:

1. Se especifica si es una venta al crdito o al contado2. Fecha3. Nombre del cliente4. Direccin del cliente5. Telfono del cliente6. Nombre del vendedor7. Fecha de envo8. Forma de envo9. No. De pedido10. Condiciones11. Cantidad de artculos vendidos12. Descripcin del articulo13. Precio por unidad14. Cantidades totales15. Se coloca el monto por descuento16. Monto por fletes17. Monto del IVA correspondiente18. Firma de la persona que lo elabora19. Firma de la persona que lo recibe20. Firma de la persona que lo autoriza

Distribucin.

Original , cliente Copia a caja o admn.

Todo ingreso a caja, sin excepcin, lo deber recibir nicamente el cajero general, quiendespus de verificar su cuanta dar por cancelada la factura de contado o emitirrecibo oficial de caja por la cancelacin o abono a crditos de clientes; pre numerado,por el valor recibido en nmeros y letras, a nombre del que abona, fecha de recepcin,justificando el ingreso, tal como la Facturas de crdito de los clientes por Comprasrealizadas etc., en original y dos copias. El original del recibo oficial de caja debidamentesellado y firmado por el cajero, ser entregado al abonante, la primera copia se remitir alrea de contabilidad, al finalizar el da, junto a la(s) minuta(s) de depsito

correspondiente, la segunda copia se adjuntar a los expedientes de clientes en caso deabonos a crditos.


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Uso del formato

Se emplea como comprobante de los ingresos obtenidos.

Quien lo elabora

Secretara Administrativa de la Unidad, rea de Ingresos (Cajero).

Periodicidad

Cada vez que se perciba un ingreso.

Llenado del formato.

1) fecha de emisin2) nombre de la persona que efecta el deposito3) monto del depsito en letras4) monto del depsito en nmeros5) concepto del deposito6) referencia:7) numero de factura8) total de monto depositado9) numero de recibo10) firma del cajero

Distribucin del formato.

Original: Quien efecta el pago. 1 copia: Quien efecta el pago. 2 copia: rea de Ingresos.

1. Los recibos oficiales sern expedidos nicamente por la DireccinFinanciera.

2. La solicitud para la expedicin de comprobantes oficiales deberelaborarse de acuerdo a lo dispuesto por la Direccin Financiera, a saber:

a) Registrar debidamente el formato de solicitud de recibo oficial de ingreso.b) En caso de que se requiera el comprobante oficial para la liberacin de recursos

por parte del solicitante, se deber complementar el formato en el recuadro deresponsiva.

c) Slo podr ser responsable de comprobar los recibos oficiales trabajadoresuniversitarios activos.


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NOTA DE DEBITO

Uso del formato.

Se utiliza para efectuar un cargo a la cuenta de clientes

Quien lo elabora.

Secretara Administrativa, rea de Ingresos


1. fecha de emisin2. nombre del cliente3. concepto del hecho4. referencia5. No. De factura6. Total del monto

7. No. De nota de Debito8. Firma de la persona que lo elabora9. Firma de la persona que lo revisa10. Firma de la persona que lo autoriza


Original a caja o a admn. Copia al cliente

La nota de debito soporta el hecho de cualquier compra al crdito efectuada por elcliente, los datos deben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato.

El responsable encargado de emitir la nota de debito debe verificar el correcto llenado delformato, con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente, paraevitar anomalas en el orden contable.


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NOTA DE CREDITO

Uso del formato.

Se utiliza para efectuar un crdito a la cuenta de clientes

Quien lo elabora.


Llenado del formato

1. fecha de emisin2. nombre del cliente3. concepto del hecho4. referencia

5. No. De factura6. Total del monto7. No. De nota de crdito8. Firma de la persona que lo elabora9. Firma de la persona que lo revisa10. Firma de la persona que lo autoriza


Original a caja o admn. Copia al cliente

La nota de crdito soporta el hecho de cualquier abono efectuado por el cliente, los datosdeben de presentarse correctamente al momento de llenar el formato.

El responsable encargado de emitir la nota crdito debe verificar el correcto llenado delformato, con el monto correspondiente y los datos correctos por parte del cliente, paraevitar anomalas en el orden contable.


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VALES PROVICIONALES

Uso del formato.

Es un documento provisional que representa un monto determinado, por el cual seefecta una rendicin de cuentas en caja chica se dan en caso de urgencia y necesidadde la empresa (gastos menores)

Quien lo elabora.



1. Fecha de emisin2. Nombre de la persona que recibe el reembolso3. Se escribe la cantidad a pagar4. Concepto de el reembolso

Distribucin:

Original al que realiza la gestin Copia, a caja o admn.

Los vales provisionales debern ser cancelados a ms tardar dos (2) das despus de

haber sido recibidos, por cualquier motivo que sea.El encargado de caja chica no podr emitir reembolsos fondos, concedidosanteriormente, con vales que contengan manchones, borrones, correcciones oenmendaduras .Los gastos efectuados por personal de Sucursales o Agencias sernautorizados por los Directores y/o Coordinadores y los gastos de Directores y/oCoordinadores sern autorizados por la Direccin Ejecutiva. En caso de ausencia, podrnser autorizados por los responsables de las diferentes reas.

De igual forma se proceder con vales provisionales de gastos o (comprobanteprovisional de gastos)


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COMPROBANTE DE PAGO

Uso del formato.

Se emplea para recibir pagos por concepto de ventas efectuadas

Quien lo elabora.

Direccin de Administracin y lo complementan el cliente con sus datos personales, y laCaja con los datos del pago.

Periodicidad.

Cuando se efecte una venta


1. Fecha2. No. De ck3. Nombre de la persona a la que se emite el ck4. Cantidad del monto5. Concepto de pago6. Numero de cuanta de catalogo7. Nombre de la cuenta8. Parcial9. Cargo por el monto10. Abono por el monto11. Firma del contador general12. Firma del gerente financiero

13. Firma del gerente general


Original: caja o admn. 1 copia: cliente

Todo comprobante debe tener tres firmas.

a) del solicitante, b) del encargado de caja chica y c), la firma que autoriza el gasto. Paracumplir este requisito las facturas deben llevar impreso el SELLO CANCELADO, con las

firmas antes descritas y facultadas.

En caso de anularse un comprobante de pago , el Encargado de la Caja General lepondr un sello de "ANULADO", tanto al original como a las copias y remitir el juegocompleto, al final del da, a contabilidad, para su archivo y control de la secuencianumrica, en conjunto con los dems recibos oficiales de caja.

El responsable de emitir el comprobante de pago debe asegurarse de comprobar que elformato contenga los datos correspondientes para evitar anomalas


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Uso del formato.

Se emplea para el control de las operaciones realizadas por la entidad

Quien lo elabora.

Direccin de Administracin y lo complementa el responsable con los datos de lastransacciones realizadas

Periodicidad.

Cuando se efecte una venta


1. fecha2. No. De comprobante3. Descripcin de la operacin realizada4. Parcial, monto de la subcuenta5. Cargo con el monto6. Crdito con el monto7. Firma del responsable8. Firma del autorizador


Original: Contabilidad

El comprobante de diario debe de ser llenado con orden cronolgico segn lasactividades comerciales realizadas en el da, la persona encargada de llenar el formatodebe de registrar de forma clara y precisa el monto real, con el fin de que este concuerdecon los documentos soportes adjuntados al comprobante.

En caso de que faltara algn dato o documento se deber reportar la falta al superior,donde se deber revisar cada uno de los documentos archivados e identificar el faltante.


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NOMINA DE PAGO

Uso del formato.

Se emplea para calcular los montos de salarios, incentivos y deducciones de losempleados segn los cargos que desempeen en la empresa.

Quien lo elabora.

Contador

Periodicidad.

Mensual o quincenal (segn la poltica de la empresa)


1. Cdigo de catalogo2. Apellidos3. nombres4. Salario bsico5. Salario por da6. No. De horas7. Horas extras8. Subsidios9. Otros10. Total de devengado11. INSS12. IR

13. otras deducciones14. total deducciones15. neto a recibir16. firma del empleado

La nomina de pagos controla todos los salarios de los trabajadores de la empresa. Elcontador deber conocer la asistencia del empleado, fecha de contratacin.

Con la elaboracin de la nomina queda en evidencia mediante la firma del trabajador querecibi su salario.

Al momento del pago, el trabajador debe identificarse, revisar si el ck est de acuerdo conel valor en la nomina, al recibir el pago debe firmar.


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REQUISA DE ENTRADA

Objetivo.

Consiste en controlar las entradas de bodega a fin de poder clasificar u costearadecuadamente su contabilizacin

Frecuencia.

Variable

Distribucin.

Original: contabilidad donde se costearan la requisicin u anotara las entradas demateriales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares

Instructivo.

1. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega.2. Se anotara el nombre del responsable de bodega.3. Se anotara la oficina , seccin o gerencia en que se utilizara el material4. Se anotara la cantidad de materiales a recibirse5. Se anotara el cdigo de control de los materiales6. Se anotara el nombre especifico del material7. Se anotara el costo unitario del material8. Se anotara el costo total del material9. Se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara10. Se anotara la firma de la persona que recibe el material11. Se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud

Con la requisa de entrada, el bodeguero tiene la responsabilidad de registrarcorrectamente las entradas de productos o materiales, y realizar un conteo fsico paraverificar si la cantidad esta correcta, clasificarlos y ordenarlos de acuerdo al tipo depoltica que tenga la empresa. Con esto , queda en evidencia la cantidad de productos omateriales que ingresaron a bodega,.

En caso de prdida, el superior deber repetir el conteo fsico para verificar el problema,revisar los registros de bodega y los documentos soportes de ingreso, con el fin decalcular el monto de la prdida y al responsable de sta.


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REQUISA DE SALIDA

Objetivo.

Consiste en controlar las salidas de bodega a fin de poder clasificar u costearadecuadamente su contabilizacin.

Frecuencia.

Variable

Distribucin.

Original: contabilidad donde se costearan la requisicin u anotara las salidas demateriales en unidades y costos del material en las respectivas tarjetas auxiliares.

Instructivo.

1. Se anotara la fecha en que se solicita el material de bodega2. se anotara el nombre del responsable de bodega3. se anotara la oficina , seccin o gerencia en que se utilizara el material4. se anotara la cantidad de materiales a utilizarse5. se anotara el cdigo de control de los materiales6. se anotara el nombre especifico del material7. se anotara el costo unitario del material8. se anotara el costo total del material9. se anotara la firma del encargado de la oficina que los utilizara10. se anotara la firma de la persona que recibe el material11. se anotara la firma de la persona que apruebe la solicitud

Con la requisa de salida, el bodeguero tiene la responsabilidad de registrarcorrectamente las salida de productos o materiales ye informar al superior las existenciasque quedaron en bodega, Con esto, queda en evidencia la cantidad de productos omateriales que salen de bodega.


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Llenado de los formatosConstancia de Retencin en la fuente.

1. Nombre del Retenido: Persona natural o jurdica a quien se le anotara dicharetencin.

2. Concepto: Descripcin del por que se le anota la retencin.3. Fecha: Da, mes y ao en que se realiza la retencin.4. Valor neto en C$: Cantidad por la que se le emite en Crdobas.5. Valor IVA en C$: Impuesto por el valor agregado en Crdobas.6. Valor Total en C$: Total de la suma del neto, mas el IVA En Crdobas.7. Porcentaje Retenido: Porcentaje a cobrrsele.8. Efectivo: Si el retenido se presenta y paga en Efectivo.9. Cheque #: Si el retenido se presenta con Cheque.10. Recibido: Firma de la Persona que recibe en su poder este pago.11. Contabilidad: Firma del Encargado (a) del rea de Contabilidad.

Nota de Crdito.

1. Numero de Factura.2. Sr. (es) Persona a la que se le otorga el crdito.3. Referencia: Concepto de lo que se le otorga en prstamo a la persona.4. Parcial: Descripcin del prstamo (Dinero, Vehculo, Mueble, etc).5. Total: Cantidad en dinero.6. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento.7. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento.8. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este crdito.

Nota de Debito:

1. Numero de Factura.2. Sr. (es) Persona a la que se le otorga este debito.3. Referencia: Concepto de lo que se le otorga a la persona.4. Parcial: Descripcin del tipo de debito (Dinero, Vehculo, Mueble, etc).5. Total: Cantidad en dinero.6. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento.7. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento.8. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este debito.

Pagare a la Orden:

1. Pagare por: Cantidad a cobrar.2. Vencimiento: Fecha de vencimiento de este pagare.3. Persona quien se compromete con la institucin.4. Edad del solicitante.5. Institucin a la cual adeudara y deber pagar.6. Lugar de residencia del adeudado.7. Estipulacin del contrato.8. Cuota de pago.

9. Fin de los meses de pago.10. Inters mensual.


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11. Inters en caso de mora.12. Fecha de elaboracin del Pagar.13. Firma del solicitante.14. Firma del Acreedor o quien emite el pagar.

Recibo Oficial de Caja.1. Numero de Factura.2. Fecha de emisin del recibo.3. Recibimos de: Persona o institucin del cual se recibe el dinero.4. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras.5. En concepto de: Detalle del por que del dinero.6. Recib Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido.7. Entregue Conforme: Firma del cajero.

Recibo Oficial de Caja Chica.

1. Numero de Factura.2. Fecha de emisin del recibo.3. Recibimos de: Persona o institucin de la cual se recibe el dinero.4. La suma de: Cantidad de dinero recibido descrita en letras.5. En concepto de: Detalle del por que del dinero.6. Autorizado por: Persona que autoriza la salida de dinero.7. Recib Conforme: Firma aceptando estar conforme con el dinero recibido.8. Entregue Conforme: Firma del cajero.

Comprobante de diario.

1. Fecha de realizacin de las operaciones diarias.2. Numero del comprobante de diario.3. Cdigo de las Cuentas.4. Concepto y cuenta.5. Parcial: Monto o cantidad.6. Debe: Cargo de los ingresos.7. Haber: Abono de alguna cuenta.8. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento.9. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento.10. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento.

Anexos a los Estados Financieros.

1. Fecha de realizacin de este documento.2. Descripcin detallada.3. Parcial: Cantidad o desembolso.4. Debe: Cargo a las cuentas.5. Haber: Abono de las cuentas.6. Elaborado: Firma de la Persona que elabora este documento.7. Revisado: Firma de la persona que revisa este documento.

8. Autorizado: Firma del encargado de autorizar este documento.


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Vale Provisional de Caja.

1. Fecha de realizacin de este documento.2. Permiso otorgado por la Entidad o empresa sobre mercadera, dinero, algn bien

con fin de pago.

3. Dinero por el cual se emite el Vale (en algunos casos mercadera, algn bien)4. Concepto o descripcin por la cual se otorga este vale.5. Firma de la persona a quien se le otorga este documento o vale.

Requisas de Salidas.

1. Fecha de realizacin de este documento.2. Miembro por quien se transfiere este documento.3. Entidad o institucin donante de algn Activo.4. Referencia del Articulo o bien a donar.5. Unidad de medida en la que se otorgara la donacin.

6. Cantidad de la donacin a entregar.7. Observacin, o instrucciones del buen uso de la donacin. Por ejemplo(Frgil)8. Firma de la persona que entrega.9. Firma de la persona encargada de autorizar la donacin.10. Firma de la persona que recibe la donacin.

Nota de Devolucin.

1. Fecha de emisin de este documento.2. Cliente o proveedor.3. Numero de la factura.

4. Cdigo del activo.5. Descripcin del Activo.6. Cantidad a devolver.7. Precio o valor de cada Activo a devolver.8. Total en dinero.9. Descuento. (si lo hay)10. Impuestos (si los hay)11. Firma de quien devuelve el Activo.


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CONTROLINTERNO


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CONTROL INTERNO.

Constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiablidad de un sistemacontable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que lasoperaciones reflejadas en los estados financieros sean confiables. No se limita nicamentea la confiabilidad en la manifestacin de las cifras reflejadas en los estados financieros,sino tambin evaluar el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. Estorientado a prevenir o detectar irregularidades.

CONTROL INTERNOADMINISTRATIVO.

Son mtodos, medidas y procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con laeficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativasimpuestas por la gerencia.

CONTROL INTERNO CONTABLE.

Son mtodos, medidas y procedimientos que tiene que ver principalmente con la

proteccin de los activos y la confiabilidad delos datos de contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:

Activos: ejemplo de; caja general, caja chica, bancos, clientes, cuentas por cobrar etc. Ingresos: ejemplo de; ventas etc.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO.

Organizacin: de tal manera que se pueda diferenciar la autoridad y laresponsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorizacin y registro operacional: de manera que sea de la atribucin deldepartamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y demantener el control de las operaciones sobre los activos, pasivos, ingresos, gastos ycapital mediante su registro.

Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuandomenos tres personas para evitar un fraude.


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MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA CADA CUENTA.

CONTROL INTERNO EFECTIVO EN CAJA GENERAL.

La persona encargada de la recepcin del dinero ser independiente a la de registrocontable y del responsable del fondo fijo.

La custodia del fondo debe estar amparada por plizas de seguro o fianzas. Por cada ingreso se debe emitir el correspondiente recibo de caja pre numerado,

soportado en lo posible con los documentos que generaron el ingreso. Es obligacin del cajero indicar en los recibos oficiales de caja el concepto que recibe

el dinero, si es en efectivo, en dlares y/o en crdobas y/o nmeros de cheques y elnombre del banco que dio el giro, estos cheques debe estar endosados mediante selloque indique para deposito nicamente en la cuenta bancaria del negocio.

Todo recibo oficial de caja que sea anulado debe de llevar el sello de anulado tanto eloriginal como las copias, remitindolas el juego completo a contabilidad en elcorrespondiente orden.

Los ingresos deben depositarse ntegramente al banco a ms tardar al da siguiente desu recepcin, se establece una hora de corte en caja para preparar el depsito del da.

El efectivo y valores pendientes de depsito deben guardarse en la caja fuerte de laempresa.

Se realizaran arqueos peridicos y sorpresivos al fondo los cuales sern realizados porpersonal asignado dejando evidencia de la actividad. Es frecuente que existan

faltantes o sobrantes en caja al realizar el arqueo, en este caso se proceder si fuerasobrante si abonaran a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara laaclaracin respectiva de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio,se cargara a cuentas por cobrar del custodia de fondo.

Se llevara un libro auxiliar de caja general, donde se anotaran las fechas, nm. derecibos, concepto y monto por el cual se recibi el ingreso.

Diariamente se elaborara informe de caja y banco por triplicado, entregndose eloriginal a la gerencia, primera copia a contabilidad, y segunda copia para el archivoconsecutivo de caja.

CONTROL INTERNO DEL FONDO FIJO CAJA CHICA.

Se asignara un fondo fijo adecuado, y estipulado por el gerente general y/o propietariodel negocio.

La persona encargada del fondo fijo ser independiente del registro contable y larecepcin del efectivo del negocio.

La custodia del fondo debe de estar amparada por plizas de seguro y/o fianzas. Todo pago debe ser respaldarse con un comprobante de caja chica pre numerado,

registrando en el los montos en nmeros y letras as como tambin el concepto del

pago y fecha del mismo, obteniendo identificacin del beneficiario.


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El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados por el funcionariocompetente.

Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formarparte del fondo fijo y tendr una validez de setenta y dos horas avils a la fecha de suentrega.

Peridicamente el cajero debe de rendir cuneta preparando un listado de loscomprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes serevisaran por funcionarios asignados para esta labor.

Los comprobantes se inutilizaran con un sello fechador pagado y se archivaran. Se realizaran arqueos peridicos y sorpresivos al fondo, los cuales sern realizados por

personal asignado, dejando evidencia de la actividad. Es frecuente que exista faltanteso sobrantes en caja al realizar el arqueo en este caso se proceder si fuere sobrantes seabonara a otros ingresos y en caso de ser faltante se solicitara la aclaracin respectiva,de no haberse subsanan estas diferencias al cierre del ejercicio, se cargara a cuentas

por cobra del custodia a fondo.

CONTROL INTERNO EN BANCO.

La apertura de las cuentas corrientes en el Banco y autorizacin de firmas liberadorasde cheque deben de ser autorizadas.

Todo trmite de cheque debe hacerse mediante solicitud de emisin de chequedebidamente autorizada, deben de estar respaldado por comprobante original como:facturas, recibos y otros documentos comprobatorios del egreso, deben cancelarse y/oinvalidarse con un sello indicando fecha y nmero de cheque. Las facturas secomparan con una copia de la orden de compra y de la solicitud de compra paraasegurar que la empresa est pagando solo por la mercadera que solicito.

Debe cuidarse la secuencia numrica de los cheques tanto en su libramiento como ensu registro y archivo, los cheques anulados deben ser sellados de anulados, remitiendolos originales a contabilidad para archivarlos en el legajo de egreso en ordennumrico.

No se debe firmar cheques en blancos ni al portador, ni cheques pos datado. Los fondos en moneda extranjera deben evaluarse al tipo de cambio vigente a la fecha

de los estados financieros.

Mensualmente se realizaran conciliaciones bancarias a los fondos de la cuenta de laempresa con el objetivo de comparar de los registros de las operaciones del bancoexistentes en los libros con los movimientos registrados por el banco los cuales sonmostrados en los estados de cuentas mensuales que emiten dichas instituciones, paraproceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros del negocio. Estosse realizan ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuentas de los bancos,no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

1. Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiaros de los mismos2. Depsitos de ltima hora que el negocio realizo y que el banco no registro por haber

cerrado.


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3. Errores numricos u omisiones en los libros del negocio.4. Cheques ajenos que el banco carga por equivocacin.5. Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa6. Cargos que el banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc...7. Abonos hechos al negocio por el banco, por concepto de intereses, cobros realizados

en su nombre o en cualquier otro concepto.8. Errores u omisiones por parte de los bancos.

CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO

se deben realizar compras de mercadera revisando el inventario para que no hayainexistencia del mismo.

Se llevara un listado aparte de las mercaderas existentes, presentadas a precio decosto.

Mensualmente se actualizara inventario de mercanca existente. Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que eviten

robos. Realizar entrega de mercancas nicamente cuando estas estn autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. El personal del almacn no pueden tener acceso a los registros contables, ni a los sub

mayores de control de inventarios.

Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y estos verificarsesistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes, de estosbienes los expedientes correspondientes contabilizndose correctamente yaplicndose la responsabilidad material.

Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales, se elaboraran losexpedientes correspondientes y se contabilizaran inmediatamente, tramitndose yaprobndose dentro de los trminos establecidos.

El personal de los almacenes tiene que tener firmadas actas de responsabilidadmaterial por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o perdidasaplicrseles dichas responsabilidad.

El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con accesoal mismo y de los nombres. Cargos y firmas del personal autorizado a solicitar uordenar la entrega de productos.

CONTROL INTERNO DE LAS INVERSIONES.

Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o elbanco.

El registro debe estar al da cotejado peridicamente con los certificados de acciones. Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto.


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Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el propietario. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin de cuando

menos dos funcionarios.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

El total de las cuentas individuales debe ser conciliado peridicamente con la cuentacontrol en el mayor general.

La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un empleado. Los estados de cuenta deben ser enviados con regularidad a todos los deudores. Se debe contar con la aprobacin especficas de funcionarios para:1. Otorgar descuentos especiales.2. Pagar saldos acreedores. Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independientes de:

1. Todas las funciones de efectivo.2. Verificacin de facturas y notas de crdito.3. Pases y/o actualizaciones a las cuentas de control.4. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

CONTROL INTERNO DE DOUMENTOS POR COBRAR.

Estos Documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes deaceptarlos, variarlos, renovarlos, o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta del mayor general. Registrar el descuento de documento. Realizar peridicamente los pagos vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de

funciones, de manera que los diferentes departamentos son o individuos sonresponsables por:

1. Control de los pedidos de los clientes.2. La aprobacin del crdito.3. La entrega de mercanca.

4. La funcin de facturacin.5. La verificacin de la factura.6. El manejo de las cuentas de control.7. La aprobacin de las devoluciones y rebajas en ventas.8. La autorizacin de castigos en cuentas incobrables.

CONTROL INTERNO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales. Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.

Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta.


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Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento decontabilidad.

Verificar si los equipos de reciente adquisicin sustituyen activos existentes. Asignar al encargado de cada rea el activo con que cuenta. Verificar peridicamente la depreciacin de los equipos. Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos para

detectar recibos de ventas de activos.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR

PAGAR.

Deben segregarse las funciones de recepcin de la mercanca de las de autorizacin depagos y emisin de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago para cada proveedor, los documentosrelativos a cada operacin:

1. El original de las facturas (que deben cancelarse con la debida firma y copia deidentificacin del pago al efectuarse su liquidacin)

2. Una copia del informe de recepcin.3. El cheque pagado o referencia a su fecha, numero e importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por susministradores


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ManualDe

Funciones


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DESCRIPCION DE FUNCIONES

I. NOMBRE DEL PUESTO:

Gerente General

II. MISION Y/U OBJETIVO GENERAL.

Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades delos cargos subordinados, as mismo asegurar funcionamiento eficaz,eficiente y econmico de la empresa, de igual manera alcanzar lasmetas propuestas por la junta directiva.

III. FUNCIONES Realizacin de funciones administrativas.Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la junta

directiva. Mantener informada a la junta directiva lo que acontece dentro de

la empresa. Solicitar la elaboracin de programas, presupuestos e informes de

las diversas actividades. Orientar y aprobar los planes de trabajo que presentan cada uno de

las reas subordinadas. Cumplir y hacer las disposiciones de las leyes, las normas, polticas,

procedimientos d la empresa y resoluciones dictadas por la juntadirectiva.

Garantizar el mantenimiento eficiente de los equipos de la empresa.Velar por la seguridad del personal de la instalaciones, vehculos y

equipos. Definir los planes generales y estratgicos de la empresa. Establecer los objetivos especficos para las diferentes unidadesorganizativas. Asegurar el cumplimiento de los mandatos que elaboran la juntadirectiva. Presentar a la junta directiva las proyecciones del plan financieropara cada periodo y el presupuesto general de la empresa.

Aprobar los estados financieros mensuales y anuales y lasdeclaraciones de impuesto.


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Profesional graduado en mercadeo y administracin de empresas Dominio de los programas de computacin. Liderazgo, responsabilidad, inteligencia, auto control,creatividad, amabilidad, disciplina.

Haberse desempeado durante por lo menos tres aos en cargossimilares.


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DESCRIPCION DE FUNCIONES.

I. NOMBRE DEL PUESTO:Gerente Administrativo.

II. MISIN Y/ U OBJETIVO GENERAL:Administrar de forma eficiente al servicio que se presta a los clientes conla calidad requerida de acuerdo a las normas y procedimientosestablecidos.

III. FUNCIONES.Revisar el funcionamiento de las tcnicas implementadas dentro

de la empresa con el propsito de verificar si se encuentranfuncionando de forma eficiente.

Garantizar el apoyo logstica a las diferentes reas de trabajo.Garantizar el cumplimiento de las disposiciones, normas y

procedimientos de los puestos de trabajo.Elaborar informes de los servicios prestados y gastos incurridos.Evaluar cualitativamente el desempeo en los puestos de trabajo.Garantizar la afiliacin del personal en el INSS, de manera

oportuna para evitar multas innecesarias.Revisar las nminas salariales del personal.Formalizar las contrataciones del personal y elaborar un

expediente por cada trabajador.Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por su

responsable inmediato.

IV. REQUISITOS DEL PUESTO.

Licenciado en administracin de empresa. Experiencia de cuatro aos en cargos a fines. Mayor de 25 aos. Con capacidad de trabajar en equipo y bajo presin, liderazgo, trato

afable.


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Supervisor general

II. MISION U OBJETIVO GENERAL:

Garantizar que todos los procedimientos adaptados por laempresa estn funcionando de manera eficiente y eficaz.

III. FUNCIONES.

Supervisar el trabajo del laborador para garantizar lacalidad del trabajo.

Orientar y hacer cumplir las normativas de la empresa. Garantizar una adecuada disciplina laboral y ambiente de

trabajo adecuado. Supervisar la limpieza del local y el trato a los clientes. elaborar informes mensuales de la evaluacin del trabajo

de la cajera, CPF, y despachador.

sugerir algunos cambios en los procedimientos del trabajotanto al gerente general como el gerente administrativo.

Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por suresponsable inmediato.

IV. REQUISITOS DEL PUESTO:bachiller o tcnico medio en administracin de empresa. Dominio de programas de computacin.

Capacidad de trabajo en equipo, liderazgo,responsabilidad, disciplina, inteligencia, autocontrol.


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CONTADOR.

II. MISION U OBJETIVO GENERALRevisar, ordenar, clasificar y registrar las operaciones financieras

velando que se cumplan con las normas internacionales decontabilidad, principios d contabilidad generalmente aceptados,control interno, polticas y procedimientos adoptados por laempresa as como la normativas tributarias, vigentes y dems

leyes laborales.

III. FUNCIONES DIARIAS: Codificar, contabilizar y registrar la informacin contable

recibida. Organizar la documentacin de los comprobantes de

ingresos y revisar que cada comprobante este debidamentesoportado.

Recibir documentos sobre los ingresos de los serviciosprestados de las sucursales y agencias.

Controlar y recibir secuencia numrica de documentos prenumerado en concepto de pagos, cheques rebotados,reposicin de facturas etc.

Elaborar y revisar informes de caja y banco. Revisar y verificar minutas de depsitos. Perforar, archivar y rotular documentos contables.

Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por sujefe inmediato.

Realizar arqueos d caja general. Elaborar estados financieros mensuales. Realizar estados de cuentas bancarias y elaborar la

correspondiente conciliacin bancaria con sus ajustes si esefuese el caso.

Elaboracin de declaraciones de impuestos fiscales y

municipales. Registro de libros legales (diario y mayor).


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Presentar estados financieros. Realizar declaraciones anuales de impuesto. Levantar inventarios. preparar estados de cuentas y documentos para su anlisis.

Participar en reuniones de trabajos e informativas.

IV. REQUISITOS BASICOS: Licenciado en contabilidad pblica. Experiencia en cargos similares.


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CAJERO.

II. MISION U OBJETIVOS GENERALES:Recibir, recaudar y custodiar el efectivo y valores pagados por losclientes en concepto del servicio ofrecido.

III. FUNCIONES Recibir, aplicar tarifa y cobrar los productos ofrecidos al

cliente. Preparar minutas de depsito y entregarlas con el efectivo

al supervisor. Elaborar y entregar documentos, aceptacin del prstamo

al cliente. Elaborar y entregar recibos por pagos de abonos.,

intereses, mora, y declaracin jurada. Realizar reportes de ingresos en conceptos de servicios

prestados. Llevar el control de caja chica. Efectuar arqueos de caja general.

IV. ACTIVIDADES EVENTUALES.

Orientar al usuario sobre reclamo su consulta relacionada alos consumos que se presta.

Realizar cualquier tarea a fin a su cargo orientado por suresponsable inmediato.

V. REQUISITOS BASICOS: Bachiller o tcnico en contabilidad. Curso de cajero. Experiencia mnima de dos aos en cargos similares. Buena presencia, excelentes relaciones interpersonales,

trato afable y educada.


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GUARDA DE SEGURIDAD.

II. MISION U OBJETIVO GENERAL:Garantizar el orden y la seguridad dentro de las instalaciones dela empresa

III. FUNCIONES: Estar pendiente del orden dentro de la empresa.

Velar por la seguridad tanto del personal como de losclientes.

Acatar cualquier orden de su responsable inmediato. Garantizar la adecuada limpieza y aseo del local durante

todas las tardes. Presentarse a sus labores con el uniforme asignado, revisar

el buen funcionamiento de las armas asignadas paradesarrollar sus funciones.

Atender al pblico que ingrese a las instalaciones de laempresa y preguntarle acerca de la gestin que quiereefectuar.

Garantizar la seguridad del local que ocupa lasinstalaciones de la empresa.

Informar a su jefe inmediato cualquier irregularidaddetectada.

Estar atento a la fecha d vencimiento de la tarjeta de

portacin de arma que utiliza para desempear su trabajo. Elaborar cualquier tarea que su jefe le designe.

IV. REQUISITOS DEL TRABAJO. Mayor de 25 aos. Bachiller. Conocimiento de manejo en armas de fuego. Experiencia mnima de tres aos en trabajos similares.


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CONCERJE.

II. MISION U OMISION GENERAL.Mantener limpio y ordenado las instalaciones de la empresa,realizar los depsitos del da y cualquier diligencia encomendada.

III. FUNCIONES. Mantener limpias las instalaciones de la empresa.

Efectuar los depsitos del da en caso necesario.Atender al personal y visitantes con caf o refrigerios. Efectuar compras menores que le oriente su jefe inmediato. Realizar cualquier actividad orientada por su responsable

inmediato.

IV. REQUISITOS DEL PUESTO. Mayor de edad.

Responsable, disciplinado. Excelentes relaciones humanas. Con capacidad de trabajar en equipo.


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POLITICAS DE LA

EMPRESA.


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POLITICAS ECONOMICAS:

a. El negocio mejorara continuamente su rentabilidad paraasegurar su permanencia y aumentar la satisfaccin del

propietario, y la motivacin de sus empleados.b. El negocio cumplir con los requisitos convenidos con los

clientes.c. Gestionar y asegurara la calidad de los productos ofertados,

para lograr la satisfaccin al cliente.d. Todos los trabajadores velaran por el mejoramiento continuo

dl negocio aplicando las siguientes directrices: Consideraran siempre la calidad en cada proceso

especfico y en las actividades involucradas. Efectuaran su trabajo en forma planificada y controlada,

para as mejorar los niveles de eficiencia operacional. Cumplirn los requisitos indicados en las normas de

control establecidas en el negocio.

POLITICAS DE CALIDAD DE PRODUCTO:a. Disminuir los reclamos y queja de los clientes.

b. Minimizar los atrasos en el rechazo de los productos conproveedores y clientes.

POLITICAS DE COMPRA VENTA:a. Las ventas se efectuaran de forma directa, ya sea de nivel

nacional o al extranjero, procediendo a realizar contratos deCompra Venta, cuando se adquiera crdito.

b. Ofertar productos con precios accesibles para obtener nuevos

clientes.

POLITICAS PARA ATRACCION DE CLIENTES:a. El producto ofertado a los clientes ser de excelente calidad.

b. Se ofrecern recios y condiciones econmicas favorables.

POLITICAS DE PUBLICIDAD:Publicidad por radio, televisin, carteles y peridico, la cual ser de

ayuda e importancia para efectuar ventas y percibir nuevos y msclientes.


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POLITICAS DE TRABAJO PARA EL EMPLEADO:a. Obtener personal capacitado en el trabajo a desempear.

b. Brindar medidas de seguridad en la empresa.c. Brindar las condiciones laborales adecuadas a cada cargo.

POLITICAS DE CREDITO:a)La empresa debe tener especificados los vencimientos

mximos en los que cobrara una factura: 30, 60 90 dasfecha factura, que son los diferimientos ms habituales.

b)Deben establecerse unas normas claras sobre el grado desolvencia o capacidad financiera mnima de la empresa cliente.

Si la empresa no llega a dicho nivel exigido, no se leproporcionar el crdito solicitado. As mismo, debeestablecerse un lmite mximo de crdito a cada cliente, quenunca debe ser rebasado.

POLITICAS DE COBRANZA:a)Hay que tener claros los procedimientos a seguir en caso de

impagos, tantos los pasos internos (que lleve la empresa

personalmente) como los externalizados a empresas derecobro especializadas (en caso de contratarse o sernecesarias).

b)Una buena forma de acelerar el ciclo de cobro es ofrecer a losclientes descuentos por pronto pago o por pago al contado.Obviamente, este descuento debe estar consensuado y estudiadopara que no suponga una merma importante del margen de la

venta.


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ANEXOS

organizacion y sistemas contables

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