monografia area de facturacion
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PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL ÁREA DE FACTURACIÓN DE LA ESE
CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2009
OLGA PATRICIA DE LA OSSA ROMERO
ENALYS MARGOTH JIMENEZ VEGA
MAYRA ALEJANDRA VARGAS ARCIA
UNIVERSIDAD DE CORDOBA
OFICINA DE EDUCACIÓN SUPERIOR A DISTANCIA – ODESAD
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD
SAHAGÚN – CÓRDOBA
2008
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL ÁREA DE FACTURACIÓN DE LA ESE
CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2009
OLGA PATRICIA DE LA OSSA ROMERO
ENALYS MARGOTH JIMENEZ VEGA
MAYRA ALEJANDRA VARGAS ARCIA
Asesora
MARTHA MONTOYA
UNIVERSIDAD DE CORDOBA
OFICINA DE EDUCACIÓN SUPERIOR A DISTANCIA – ODESAD
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD
SAHAGÚN – CÓRDOBA
2008
NOTA DE ACEPTACIÓN
__________________________
__________________________
__________________________
___________________________
Presidente del Jurado
___________________________
Jurado
___________________________
Jurado
AGRADECIMIENTOS
Hace cinco años empecé a recorrer el camino que me
llevaría a cumplir mis sueños de ser una profesional, hoy
que encuentro a puertas de cumplirlo le doy gracias a Dios
fuente de mi inspiración y sabiduría, por haberme
permitido llegar a este momento de infinita felicidad y
satisfacción.
Agradezco a mis padres por su apoyo incondicional en
aquellos momentos que me sentía desfallecer y el
cansancio se convirtió en mi peor enemigo truncando mis
sueños.
Agradezco a mi familia y amigos por siempre me dieron
palabras de aliento en aquellos momentos difíciles y me
tendieron la mano desinteresadamente.
Y a la Universidad de Córdoba por contribuir con mis
sueños y permitirme hacer parte de ella.
Gracias…
Olga de la Ossa
Doy gracias a Dios porque cada día me da la fortaleza y
valentía para cumplir mis metas profesionales y
personales.
Señor coloco en tus manos el futuro de mi vida, gracias
por la vida; Dios hoy comienza otra etapa de mi vida, otros
caminos; siento que algo me impulsa a vivir este sueño y
ahora brota un capullo de alegría porque he logrado mis
objetivos.
Doy gracias a mis padres por sus grandes consejos, su
amor por mi.
A mi esposo por su apoyo incondicional, por haber
confiado en mi, a mis hijos Iván Andrés y Wilton David,
que son la razón de mi alegría.
A mis hermanos y familiares y a todas aquellas personas
que me aconsejaron durante mi carrera.
A la Universidad de Córdoba por abrirme sus puertas y
hacer parte de ella.
A mis maestros por enseñarme que la humildad y
perseverancia son la clave del éxito.
Gracias…
Enalys Jiménez
Gracias Dios por haberme dado bendiciones y el
conocimiento suficiente para lograr el objetivo de
realizarme como profesional.
Gracias a mis padres por darme la iniciativa de seguir con
los estudios superiores, por remplazar mi papel de madre
para con mi hijo.
Gracias a mi esposo Willington Vega, por ser aquella
persona incondicional que en todo momento e instante
estuvo presente para brindarme su apoyo y por haber
soportado esos momentos de mi ausencia,
comprendiendo el gran esfuerzo realizado por superarme.
Gracias a mi hijo Samuel Alfonso, por ser esa bendición
que Dios me regaló durante esta etapa de mi vida, por ser
esa personita capaz de fortalecerme y aumentar las ganas
de seguir adelante y que dentro de su inocencia
comprendió siempre que a pesar de todo mi amor por él
es incondicional.
Gracias a mi familia por creer en mí y apoyarme cada día.
Gracias a todos mis amigos y compañeros por darnos la
mano para lograr este éxito y a la Universidad de Córdoba,
por brindarme el privilegio de pertenecer a ella.
Gracias…
Maira Vargas
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN Pag.
2. OBJETIVOS
2. 1. OBJETIVO GENERAL
2. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3. CAPITULO I
3. 1. ENFOQUES TEORICOS
3. 1. 1. MARCO TEÓRICO
3. 1. 2. MARCO LEGAL
3. 1. 3. MARCO CONCEPTUAL
3. 1. 4. MARCO REFERENCIAL
4. CAPITULO II
4. 1. SITUACIÓN ENCONTRADA EN EL AREA DE FACTURACION
DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DEL MUNICIPIO DE SAHAGUN
5. CAPITULO III
5. 1. ANÁLISIS CRÍTICO
6. CONCLUCIONES
7. RECOMENDACIONES
8. BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
LISTA DE TABLAS
Pag.
TABLA No. 1
CUADRO DE DIAGNOSTICO Y PRIORIZACIÒN DE NECESIDADES
TABLA No. 2
MATRIZ DE EVALUACIÒN DE FACTOR INTERNO
TABLA No. 3
MATRIZ DE EVALUACIÒN DE FACTOR EXTERNO
TABLA No. 4
MATRIZ DOFA ESE CAMU SAN RAFAEL ÁREA DE FACTURACIÓN
TABLA No. 5
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN
EL ÁREA DE FACTURACIÓN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL
DE SAHAGÚN, EN EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2009
INTRODUCCIÓN
El Sistema General de Seguridad Social en Salud fundamentado en la Ley 100 de
1993, es un servicio público esencial y obligatorio cuyo objetivo es garantizar el
acceso de todos los colombianos al desarrollo, cuidado y atención de su salud.
El entorno actual de seguridad social obliga a la creación de nuevos procesos en
las instituciones prestadoras de salud en todo el país, que son la facturación de
servicios asistenciales, presentación de RIPS y la Auditoria Médica de Cuentas
por parte de las IPS, con lo cual se pretende generar los recursos necesarios para
brindar una atención optima a los usuarios y darle a conocer a la población usuaria
del servicio los beneficios cuantificados de la atención recibida, con lo que se
espera que aumente el aprecio a la institución.
El proceso de facturación por venta de servicios de salud requiere una integración
de los procesos asistenciales y administrativos de las entidades de salud,
posesionándose como el proceso de mayor importancia en la vida financiera de
las instituciones del sector.
Para la puesta en marcha de un adecuado proceso de facturación, la contratación
es la entrada básica al proceso, es el punto inicial donde se conocen cada uno e
los responsables del pago.
Un contrato o convenio establece un objeto contractual y unas tarifas, en las
cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios
prestados a un paciente.
Una vez conocido el contrato, en el proceso de facturación se llevan a cabo una
serie de etapas fundamentales, hasta llegar a la principal salida del proceso que
es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados, la cual
debe cumplir estrictamente los requisitos que exige el contratante.
Por lo tanto, el contenido de este trabajo estará dedicado a la elaboración de una
propuesta para el mejoramiento de la calidad en el área de facturación en la ESE
Camu San Rafael de Sahagún, atendiendo los requerimientos expuestos dentro del
Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad.
2. OBJETIVOS
2. 1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta para el mejoramiento de la calidad en el área de facturación de la ESE Camu San
Rafael de Sahagún, , con el fin de optimizar el desempeño laboral y el desarrollo de las actividades al interior
de esta.
2. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir las etapas fundamentales que se deben tener en cuenta para el funcionamiento de un
adecuado proceso de facturación.
Identificar las principales falencias que afectan el proceso de facturación en la ESE Camu San Rafael
de Sahagún.
Elaborar las acciones correctivas necesarias para que se de un adecuado proceso de facturación en
la ESE Camu San Rafael de Sahagún.
3. CAPITULO I
3. 1. ENFOQUES TEORICOS
3. 1. 1. MARCO TEÓRICO
La Seguridad Social en la Constitución Política de Colombia de 1991, manifiesta
que la atención de la salud es un servicio público de carácter obligatorio que se
prestará bajo la dirección y control del Estado1. Los Servicios de Salud se
organizarán en forma descentralizada, por niveles de atención y con participación
de la comunidad. Se basará en principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.
El principio de eficiencia busca que los beneficios y servicios sean prestados en
forma adecuada, oportuna y eficiente, para lo cual las Instituciones Prestadoras de
Salud se ven avocadas a competir con entes del sector público y privado
reorganizando y modernizando sus esquemas administrativos2.
Parte fundamental del esquema administrativo de la ESE es la facturación, conocida como el conjunto de
actividades que nos permiten liquidar la prestación de servicios de salud que
conlleva la atención al usuario. La misión del área de facturación es realizar en
forma ágil, oportuna, completa, clara y correcta la liquidación de las cuentas de
cada uno de los usuarios que asisten a la institución con el fin de cobrar y
recaudar el valor de los servicios prestados y de esta forma garantizar los ingresos
que le permitan la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la entidad.
Es indispensable para la puesta en funcionamiento de un adecuado proceso de
facturación, como primero, tener pleno conocimiento de toda la contratación
realizada en la ESE.
Una vez conocida la contratación el proceso de facturación consta de los
siguientes pasos:
1DConstitución Política de Colombia, 1991, Articulo 482Facturación y cartera, pagina 9.
Admisión del usuario: al ingresar el usuario a la institución se inicia la atención
con la recepción por el servicio de admisiones que es el responsable de la
identificación, verificación de derechos y clasificación, como paso primordial para
el inicio del proceso financiero <<es el momento en el que identificamos ¿Quién es
el responsable de la cuenta?>>, posteriormente se continua con la solicitud de
documentos soportes para cobro de la cuenta en cada uno de los casos a la
entidad responsable de la atención del paciente (EPS, ARP, Aseguradora, el
Fosyga, etc.)
Recolección de documentos: recolectar toda la información, concerniente al proceso de
facturación, que se produce dentro de las instituciones. Es el mecanismo mediante el cual se recopila toda la
información de las actividades, procedimientos y consumos registrada en los formatos (registros, cargos,
consumos, etc.) por paciente, que se produce en cada uno de los servicios, departamentos o centros de
costo.
Clasificación y digitación: una vez recolectada la información, se debe clasificar en grupos de acuerdo a
cada unidad funcional, entidades responsables de pago, tipo de riesgo, etc., se digita en el sistema de
facturación en forma diaria evitando con esto el represamiento de registros por paciente.
Liquidación y elaboración de la factura: una vez digitada la cuenta queda codificada y liquidada de acuerdo
al manual requerido, pudiendo así analizar y valorizar la liquidación final, para lo cual es necesario tener
presente los manuales de tarifas – Manual Tarifarío, Manual de Tarifas ISS y los diferentes manuales según
los convenios celebrados.
Arreglo y envío de la cuenta: en este paso se recibe la facturación realizada durante el periodo determinado,
se le realiza la auditoria previa con el fin de detectar los posibles errores y la corrección de los mismos; se le
da el visto bueno y se arma cada cuenta por ente responsable y por periodo, se envía a cartera para que
realice la radicación y gestione el cobro con el Ente o persona responsable del pago.
Producción de informes: para entregar a otras áreas de la institución: estos informes se deben enviar
periódicamente a las Directivas, Tesorería, Contabilidad y demás áreas que intervienen directa o
indirectamente en el proceso, para ello es básico la clasificación del archivo o manejo de bases de datos.
Para áreas externas a la institución, como a las entidades contratantes, entidades de control y todas las
demás entidades o personas externas a la institución que requieran la información producto el proceso.
Por último la principal salida del proceso de facturación es la factura individual por paciente por concepto de
servicios prestados. Esta debe cumplir estrictamente con los requisitos que exige el contratante en cuanto a
soportes, fechas, liquidación, formatos, etc3.
Como parte integral de la factura de venta de servicios de salud, el Registro Indivi-
dual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS); es el conjunto de datos mínimos
y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los
procesos de dirección, regulación y control, y como soporte de la venta de servi-
cio. Los datos de este registro se refieren a la identificación del prestador del servi-
cio de salud, del usuario que lo recibe, de la prestación del servicio propiamente
dicho y del motivo que originó su prestación: diagnóstico y causa externa4.
El Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS- esta
conformado por tres clases de datos:
De identificación
Del servicio de salud propiamente dicho
Del motivo que originó su prestación
Los datos de identificación son los de la entidad administradora del plan de
beneficios, los del prestador del servicio y los de la transacción, reportados en
una factura de venta de servicios.
Los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS -,
son los relacionados con las consultas los procedimientos, el servicio de
urgencia, de hospitalización y de medicamentos, las características de dichos
datos y los valores para cada uno de ellos.
3Facturación y cartera, paginas 23, 24, 25.4Resolución 3374, 2000, Capitulo 1, articulo 1
Los datos de consulta son aplicables a todo tipo de consulta, programada o de
urgencia, médica general y especializada, odontológica general y especializada
y las realizadas por otros profesionales de la salud.
Los datos de procedimientos son aplicables a todos ellos, trátese de
procedimientos diagnósticos o terapéuticos, de detección temprana o de
protección específica.
Los datos de hospitalización son los generados cuando haya lugar a ella,
cualquiera sea el motivo que la origine, e incluye las consultas, procedimientos
y estancias. La transferencia de dichos datos se hará en archivos separados.
Los datos correspondientes a la prestación individual de servicios de salud de
urgencia, incluye las consultas, procedimientos y estancia en observación. La
transferencia de dichos datos se hará en archivos separados.
Los datos de recién nacidos corresponden individualmente a los de las
condiciones y características al nacer de uno o más niños o niñas.
Los datos de medicamentos están relacionados con la denominación y forma
farmacológica de éstos5.
Además el RIPS sirve para que los prestadores de servicios de salud puedan:
Soportar el valor cobrado por las actividades de salud prestadas a las personas
ante la entidad pagadora de los servicios de salud
Informar sobre actividades de salud prestadas en las modalidades de contrata-
ción por paquete, per cápita o servicios integrales.
Conocer las causas que generan la demanda de servicios de salud.
El recurso humano encargado de facturar en cualquier entidad de salud y en este caso de la ESE Camu San
Rafael de Sahagún, tienen como su principal objetivo, facturar las actividades y procedimientos realizados a
cada paciente, tomando en cuenta los suministros y medicamentos utilizados en cada uno de los servicios, y
también informar los ingresos con los cuales se financiará la institución y enviar la información necesaria para
las diferentes áreas de la misma. Además debe saber: ¿A quién atender?, ¿Cuándo
atender?, ¿A que tarifas?, ¿Bajo cual modalidad?, Cuales son los soportes
contemplados?, ¿Quién es el responsable del pago?, ¿Cuándo y como presentar
las cuentas?, ¿Cuándo pagan la cuenta?, simples preguntas que se plantearía
cualquier persona al vender un servicio de salud6.
3. 1. 2. MARCO LEGAL
Ley 10 /1990, Atención obligatoria en Urgencias.
Constitución Política de Colombia de 1991, Art. 49, atenciones en salud.
Resolución 13049, Octubre 23 de 1991. Formulario único de reclamación y el
formato de cuenta de cobro para accidentes de tránsito.
Resolución 4746, Noviembre 29 de 1995. Adopción de formato para
certificado de atención médica para víctimas de accidentes de tránsito.
Resolución 4444/95 Manejo contable de la Facturación.
5Resolución 3374, 2000, Capitulo 1, articulo 1
Decreto 1001/96 Ministerio de Hacienda, establece los requisitos de la factura
y establece el documento equivalente a la factura de venta.
Decreto1283. Capitulo V, Julio 23 de 1996 Funcionamiento del Fondo de
Solidaridad y garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Acuerdo 53 CNSSS, Febrero 13 de 1997.Por el cual se adopta el Manual de
Medicamentos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Decreto 723 /97, Reglamenta los plazos de presentación y pago de Cuentas
médicas.
Decreto 806 /98. Reglamenta SGSSS, Afiliación, derechos, Coberturas POS –
POS-s.
Resolución 03374 de 2000, por la cual se reglamentan los datos básicos que
deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades
administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.
Ley 715 / 2000, competencia del Dpto.
Acuerdo 72 - 74 CNSSS, Definición del Plan de Beneficios del régimen
subsidiado (modifica y subroga 49 y 62), Adiciones al plan de beneficios del
régimen subsidiado de las actividades, intervenciones y procedimientos de
medicina física y rehabilitación.
Decreto 047 /2000 SGSSS, disposiciones varias de cobertura.
6Facturación y cartera, paginas 23.
Decreto 2423, Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los
procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del manual tarifario y se
dictan otras disposiciones.
Acuerdo 312 /2004.- Manual de tarifas de la EPS ISS
Ley 100 de 1993. Reforma el sistema General de Seguridad Social en Salud,
por el cual se establece la prestación de los servicios de salud con calidad así:
Art. 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las normas
científicas que regulan la calidad de las servicios, de obligatorio
cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los
Prestadores de Servicio de Salud del Sistema General de Seguridad Social
en Salud y las Directrices Seccionales, Distritales y Locales de Salud.
Art. 185, parágrafo, toda Institución Prestadora de Servicios de Salud
contará con un sistema contable que permita registrar los costos de los
servicios ofrecidos.
Art. 225, Las Entidades Promotoras de Salud, cualquiera que sea su
naturaleza, deberán establecer sistemas de costos, facturación y
publicidad. Los sistemas de facturación deberán permitir conocer al usuario,
para que este conserve una factura que incorpore los servicios y los
correspondientes costos, discriminando la cuantía subsidiada por el
SGSSS.
Ley 1122 de 2006, reforma la Ley 100 de 1993.
Decreto 1011 de 2006, por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía
de la Calidad de la Atención en Salud del SGSSS.
Resolución 1043 de 2006, por la cual se establecen las condiciones que deben
cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar sus servicios e
implementar el componente de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de
la Atención.
3. 1. 3. MARCO CONCEPTUAL
Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable. No confundir con corrección: acción tomada
para eliminar una no conformidad detectada, pero sin la eliminación de su causa.
Auditoría de Calidad. La auditoría de la calidad de la atención en salud, es
definida como “la evaluación sistemática de la atención en salud, con el objetivo
fundamental de mejorar la calidad de los servicios”. Significa la comparación entre
la calidad observada y la calidad deseada de acuerdo con las normas técnicas -
científicas y administrativas previamente estipuladas para la atención en salud. Se
define también como un examen sistemático de las actuaciones y decisiones de
las personas con respecto a la calidad, con el objeto de verificar o evaluar de
manera independiente e informar el cumplimiento de los requisitos operativos del
programa de calidad o de la especificación o de los requisitos del contrato del
producto o servicio.
Calidad. La calidad de la atención en salud se define como el logro de los
mayores beneficios con los menores riesgos posibles para el paciente, dados
ciertos recursos. Al hablar de calidad en un sistema de salud o un territorio, se
define calidad como: la provisión de servicios accesibles y equitativos, con un nivel
profesional óptimo, que tiene en cuenta los recursos disponibles y logra la
adhesión y satisfacción del usuario.
Calidad en el ambiente de trabajo. Método para aplicar los principios y
conceptos de la calidad a la mejora de los lugares de trabajo, mediante el
desarrollo de comportamientos y hábitos nuevos de clasificar, ordenar, limpiar,
aseo interior y autodisciplina
Competitividad. Capacidad de mantenerse con éxito en un entorno cambiante y
competido. Capacidad de sobrevivir en el largo plazo.
Cliente. Cualquier individuo, familia, grupo y/o comunidad (interno o externo a la
organización) que recibe cuidados y tratamientos o servicios de la organización.
Desempeño. Resultados obtenidos de procesos y de productos que permiten ser
evaluados y comparados en relación con las metas, los estándares, los resultados
históricos y otros procesos y productos. Más comúnmente los resultados expresan
satisfacción, insatisfacción, eficiencia, y eficacia y pueden ser presentados en
términos financieros o no.
E.S.E., Empresa Social del Estado, son instituciones de carácter público con
autonomía y patrimonio financiero, que está dedicado a prestar y producir
servicios de buena calidad en todos los niveles de atención a toda la comunidad y
a todos los regimenes de salud.
Eficacia. Indicadores y respectivos resultados, que miden el grado en que los
requisitos de los clientes están siendo atendidos por los procesos.
Eficiencia. Indicadores y resultados que miden el nivel de recursos empleados en
un proceso para atender los requisitos de los clientes. Relación entre los
resultados (resultados de la asistencia) y los recursos utilizados para prestar la
asistencia al paciente.
Evaluación. Emisión de un juicio al comparar lo que debería ser con lo que es a
través de la medición de indicadores y estándares.
Facturación, Es el registro, valoración y liquidación de los procedimientos,
actividades y consumos prestados a un paciente hospitalario o ambulatorio, para
efectos de cobro.
Facturación Centralizada, es aquella en que la información se recolecta de
todos los servicios por los facturadores o los patinadores, se lleva a una oficina
central y allí se digita, liquida y emite la factura.
Facturación Descentralizada, es aquel proceso sistemático con adecuada
infraestructura de hardware, software y redes, puntos de captura distribuidos en
cada una las unidades funcionales de la ESE, cada facturador genera la factura en
cada unidad funcional en donde recopila y archiva la información generada en
esta, se ingresa información y se factura en tiempo real, es decir desde diferentes
puntos al mismo tiempo, es un proceso oportuno, organizado, controlable y
eficiente.
Garantía de Calidad. Todo aquello que realizan los individuos para mejorar
continuamente la calidad.
Gestión de la Calidad. Conjunto de acciones sistematizadas y continuas dirigidas
a prevenir y/o resolver oportunamente problemas o situaciones que impidan
otorgar el mayor beneficio posible o que incrementan los riesgos a los pacientes a
través de monitoría evaluación, diseño, desarrollo y cambio organizacional.
Mejoramiento Continuo de Procesos. Se refiere a actividades dirigidas a elevar
los actuales estándares, significa pequeños mejoramientos como resultado de
esfuerzos continuos.
Procesos. Serie de acciones, sucesos, mecanismos, o pasos interrelacionados y
orientados hacia un objetivo.
Procedimientos. Son cada uno de los pasos consecutivos que conforman un
proceso.
RIPS. Registro Individual de la Prestación de Servicios de Salud, es el conjunto de
datos que identifica una a una las actividades de salud que se les practican a las
personas y que hacen parte integral de la factura de venta de servicios de salud.
3. 1. 4. MARCO REFERENCIAL
Para la elaboración de esta monografía se tomaron como referencia los siguientes
trabajos de investigación realizados en el área de facturación.
Facturación por venta de servicios y manejo de RIPS en la ESE Hospital
San Rafael del municipio de Facatativa; por Carlos Méndez, 2005
Análisis del proceso de facturación en la Clínica San Pedro Claver de
Cartagena; por Adriana Ospina, 2007
Proceso de facturación en la clínica San Antonio de Leticia; por Walter
Hoyos, 2006
4. CAPITULO II
4. 1. SITUACIÓN ENCONTRADA EN EL AREA DE FACTURACION DE LA ESE
CAMU SAN RAFAEL DEL MUNICIPIO DE SAHAGUN
El CAMU SAN RAFAEL se inicia como un puesto de salud hasta el año 1995,
cuando se comienza el proceso de descentralización de la salud mediante
acuerdo No.035 de agosto de 1995; acto por el cual se le otorgan facultades al
alcalde de la época para adelantar dicho proceso.
En 1996 se le transfiere al municipio los funcionarios del Hospital San Juan de
Sahagún que venían prestando los servicios del primer nivel de atención en salud,
asumiéndolos el Camu San Rafael.
El 20 de febrero de 1997 El Concejo Municipal mediante acuerdo No.002 decide
transformar la entidad en una Empresa Social del Estado, los estatutos son
aprobados por el acuerdo de la Junta Directiva No.007 del 9 de abril de 1999.
En la actualidad la empresa presta los servicios de consulta externa, odontología,
urgencias, fisioterapia, hospitalización, laboratorio clínico y servicio farmacéutico,
la demanda de pacientes se ha incrementado considerablemente, pero tenemos
un problema de espacio físico el cual, es uno de los agravantes que más nos
preocupa, porque con los requisitos esenciales hay muchas áreas que no cumplen
para ser certificadas.
Teniendo en cuenta que para la prestación de cada uno de los servicios antes
mencionados se requiere de determinadas áreas de trabajo todas encaminadas al
buen funcionamiento de la Institución para este caso particular la ESE Camu San
Rafael de Sahagún, se hace referencia al área de facturación, de vital
importancia en una entidad de salud, ya que ésta se encarga de los registros,
valoraciones y liquidaciones de los procedimientos, actividades y consumos
prestados a un paciente hospitalario o ambulatorio, para efectos de cobro.
Por medio de un estudio realizado en dicha área se encontró que:
El espacio locativo de facturación es muy reducido.
No hay señalización que permita ubicar el área de facturación.
Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados.
No existen responsabilidades establecidas.
Carencia de auditoria previa de cuentas.
La facturación es centralizada.
Hay falencia de conocimientos básicos de la facturación.
El ambiente de trabajo no es el más adecuado.
En el área de facturación laboran tres personas, las cuales no son suficientes
para desarrollar las actividades.
En el área utilizan un software integral y actualizado. (SIOS)
Los RIPS son diligenciados por el personal medico de la ESE, en algunos casos
la escritura es poco entendible; ocasionando retrasos en la sistematización.
De las áreas asistenciales los RIPS son enviados al área de facturación sin
ningún contratiempo, al igual que el área de facturación entrega informes
periódicamente a las demás áreas de la ESE que intervienen directa o
indirectamente con el proceso.
En la zona rural se hace el diligenciamiento de los RIPS por parte del personal
medico, y se traen a la ESE diariamente para su respectiva sistematización.
En el área de facturación no cuenta con una buena gestión de insumos a pesar
de solicitar a las directivas el suministro de insumos que le permiten realizar
labores eficientemente, éstas hacen caso omiso a los requerimientos de esta
dependencia, impidiendo que la realización del trabajo no sean en 100%
eficiente y se presenten fallas.
5. CAPITULO III
5. 1. ANALISIS CRÍTICO
Después de haber realizado varias visitas al área de facturación de la ESE Camu
San Rafael, observamos una serie de falencias, que de no ser corregidas traerían
como consecuencias, desorden en la ejecución de los procesos y procedimientos
requeridos por esta área, presentándose así mala atención al público, flujo lento
de caja y baja rentabilidad; como también la mala escritura en los RIPS ocasionan
retraso en el proceso de sistematización de la información.
Caso importante dentro de las debilidades encontradas es el ambiente laboral, que
por no ser el mejor ocasiona problemas en el flujo de la información; se dificulta la
comunicación, originando desmotivación en el personal y mucho más grave se
pierde el sentido de pertenencia por la institución.
Es importante también que el recurso humano encargado del proceso de
facturación tenga pleno conocimiento de su guía de trabajo; como también que el
lugar de trabajo sea lo más confortable posible, de fácil acceso para los usuarios
facilitando el desarrollo de las actividades; buscando que el trabajo se torne más
ágil y con mayor efectividad.
Por lo tanto para contrarrestar las dificultades es necesario implementar unas
estrategias que le permitan a la ESE mejorar el desarrollo de sus actividades,
buscando así la mayor satisfacción posible en el usuario.
Sugerimos que para solucionar todos estos problemas que aquejan dicha área, es
necesario desarrollar una propuesta para el mejoramiento de la calidad en el área de facturación
de la ESE Camu San Rafael de Sahagún, con el fin de optimizar el desempeño laboral y el desarrollo de las
actividades.
TABLA No. 1
CUADRO DE DIAGNOSTICO Y PRIORIZACIÒN DE NECESIDADES
ESTANDAR SITUACION ENCONTRADA IMPLICACION GRAVEDAD URGENCIA TOTALORDEN DE PRIORIDAD
RECURSO HUMANO
EL recurso humano del área está confor-mado por:
1. EL jefe de facturación, el cual se en-cuentra debidamente capacitado.
2. Dos auxiliares, que por ser cambiados con frecuencia, no recibe la debida ca-pacitación y ocasiona retraso en el pro-ceso.
3 4 5 12 12
INFRAESTRUCTURA, INSTALACIONES
FISICAS, MANTENIMIENTO
El área de facturación no cuenta con el espacio adecuado para las personas que laboran en ella, ya que es muy reducido y no les permite un buen desenvolvimiento dentro del área que implica en que esta se mantenga en desorden.
1 2 1 4 8
DOTACION Y MANTENIMIENTO
EL área cuenta con la siguiente dotación:
1. Cuatro computadores modernos, con software actualizado.
2. Dos muebles en madera, que no son los adecuados, donde se encuentran ubi-cados los computadores.
3. Un archivador de metal en muy mal es-tado, por lo que la documentación se en-cuentra tirada el piso o en cajas de car-tón.
4. Tres sillas giratorias en muy mal esta-
2 3 3 8 7
do.
GESTION DE INSUMOS
En el área de facturación no cuenta con una buena gestión de insumos a pesar de solicitar a las directivas el suministro de insumos que le permiten realizar labores eficientemente, éstas hacen caso omiso a los requerimientos de esta dependencia que la realización del trabajo no sean en 100% eficiente y se presenten fallas.
1 2 2 5 5
PROCESOS PRIORITARIOS
La priorización de los procesos se realiza por medio de la contratación que tiene la ESE; de acuerdo al orden en las fechas de entrega de facturas acordadas con las EPS.
0 0 0 0 4
REGISTROS QUE SOPORTAN LOS
PROCESOS
En el área de facturación los registros que soportan los procesos son todos aquellos por medio de los cuales ingresan información al sistema, en este caso se hace a través de los RIPS que soportan cada uno de los procedimientos que le realizan al usuario y que se debe facturar, lo cual indica que la información sea mas confiable, además de que estos son ingresados a diario.
0 0 0 0 0
INTERDEPENDECIA DE SERVICIOS
En lo relacionado con la interdependencia de servicios si se cumple con el estándar puesto que para facturar se necesita de la colaboración de todos los servicios que se prestan en la institución que son: odontología, consulta externa, laboratorio clínico, urgencias, actividades de P y P, vacunación, obstetricia además de los distintos puestos de salud que tienen a su
0 0 0 0 0
cargo en las veredas que conciernen al municipio de Sahagún y estas cumplen con la entrega de la información a diario lo que ayuda a mantener un buen ritmo de trabajo.
REFERENCIA Y CONTRAREFERENC
IA DE DOCUMENTOS Y
SOPORTES
De las áreas asistenciales los RIPS son enviados al área de facturación sin ningún contratiempo, al igual que el área de facturación entrega informes periódicamente a las demás áreas de la ESE que intervienen directa o indirectamente con el proceso.
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SEGUIMIENTO A RIESGOS
En el área de facturación el riesgo que se presenta es el glose de las cuentas por lo tanto el seguimiento que se les hace es por medio de una verificación exhaustiva de la información ingresada al sistema para corregir las fallas y posteriormente evitar que glosen las cuentas por mala digitación o errores en el sistema.
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COMUNICACIÒN Y TRABAJO EN
EQUIPO
En el área de facturación la comunicación entre el personal se da de forma formal e informal.
El trabajo en equipo se ve afectado por la falta de compromiso con la institución, lo que contribuye al atraso en la entrega de la información, en términos generales el clima laboral es desfavorable.
1 3 3 7 0
ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN
ÁREA DE FACTURACIÓN
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS
1. Infraestructura propia.
2. Autonomía técnica y administrativa.
3. Puestos de salud ubicados en la zona rural.
4. Recurso humano capacitado.
5. Software adecuado en el área de facturación.
DEBILIDADES
1. El espacio locativo de facturación es muy reducido.
2. No hay señalización que permita ubicar el área de facturación.
3. Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados.
4. No existen responsabilidades establecidas.
5. Carencia de auditoria previa de cuentas.
6. Facturación centralizada.
7. Falencia de conocimientos básicos de la facturación.
8. El ambiente de trabajo no es el más adecuado.
9. En el área de facturación laboran tres personas, las cuales no son
suficientes para desarrollar las actividades.
ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN – CÓRDOBA
ÁREA DE FACTURACIÓN
MATRIZ DE EVALUACIÒN DE FACTOR INTERNO (EFI)
FACTOR INTERNO CLAVE PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO PONDERADO1. Infraestructura propia. 0,15 4 0,602. Autonomía técnica y administrativa 0,12 4 0,483. Software adecuado en el área de facturación 0,17 4 0,684. Recurso humano capacitado. 0,12 3 0,365. El espacio locativo de facturación es muy reducido.
0,10 1 0,10
6. No hay señalización que permita ubicar el área de facturación.
0,13 1 0,13
7. Facturación centralizada 0,11 1 0,118. Carencia de auditoria previa de cuentas. 0,10 2 0,20
TOTAL 1,00 2,66
Como se puede observar el resultado nos indica un promedio de las debilidades sobre las fortalezas, lo cual amerita
la implementación de un plan estratégico que permita a la ESE superar esas dificultades para el normal desarrollo
institucional.
ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN
ÁREA DE FACTURACIÓN
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
1. Amplia cobertura para prestación de sus servicios (zona rural y urbana).
2. Tecnología adecuada y actualizada.
3. Se les brinda capacitaciones al personal administrativo.
4. Las contrataciones que se dan con otras entidades de salud.
5. Los convenios que se realizan con universidades.
6. Conocimiento de la normatividad vigente.
AMENAZAS
1. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enferme-
ras, genera atraso de los pagos.
2. Mucha influencia política a la hora de contratar al personal.
3. La competencia (IPS privadas).
4. Demora en los pagos por parte de las EPS contratantes.
TABLA No. 1
ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN – CÓRDOBA
ÁREA DE FACTURACIÓN
MATRIZ DE EVALUACIÒN DE FACTOR EXTERNO
FACTOR EXTERNO CLAVE PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO PONDERADO1. Tecnología adecuada y actualizada. 0,14 4 0,562. Las contrataciones que se dan con otras entidades de salud.
0,09 3 0,27
3. Amplia cobertura para prestación de sus servicios (zona rural y urbana).
0,12 4 0,48
4. Conocimiento de la normatividad vigente. 0,11 3 0,335. Se les brinda capacitaciones al personal administrativo
0,12 4 0,48
6. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enfermeras, genera atraso de los pagos.
0,18 1 0,18
7. Mucha influencia política a la hora de contratar al personal.
0,14 1 0,14
8. Demora en los pagos por parte de las EPS contratantes.
0,10 2 0,20
TOTAL 1,00 2.64
El resultado ponderado de 2.64 nos indica que la ESE se encuentra en una posición media, debido a que son abundantes sus oportunidades; para contrarrestar las amenazas existentes hay que implementar nuevas estrategias que le ayuden a la empresa a ser más competitiva y mejorar la calidad de los servicios que ofrece.
TABLA No.4
MATRIZ DOFA
ESE CAMU SAN RAFAEL
SAHAGÚN – CÓRDOBA
ÁREA DE FACTURACIÓN
FORTALEZAS
1. Infraestructura propia.2. Autonomía técnica y administrativa.3. Puestos de salud ubicados en la zona rural.4. Recurso humano capacitado.5. Software adecuado en el área de facturación.
DEBILIDADES
1. El espacio locativo de facturación es muy reducido.
2. No hay señalización que permita ubicar el área de facturación.
3. Los muebles para uso del personal de trabajo se encuentran deteriorados.
4. No existen responsabilidades establecidas.5. Carencia de auditoria previa de cuentas.6. Facturación centralizada.7. Falencia de conocimientos básicos de la
facturación.8. El ambiente de trabajo no es el más
adecuado.9. En el área de facturación laboran tres
personas, las cuales no son suficientes para desarrollar las actividades.
OPORTUNIDADES
1. Amplia cobertura para prestación de sus ser-vicios (zona rural y urbana).
2. Tecnología adecuada y actualizada.3. Única ESE de primer nivel en el municipio.4. Se les brinda capacitaciones al personal ad-
ministrativo. 5. Las contrataciones que se dan con otras enti-
dades de salud.6. Los convenios que se realizan con universida-
des.7. Conocimiento de la normatividad vigente.
ESTRATEGIAS F. O.
Garantizar la inducción al 100% de los funcionarios de la ESE, en especial los del área de facturación aprovechando las capacitaciones hechas al perso-nal administrativo. (F4, O4)
Mantener actualizado el software que utilizan en el área de facturación, teniendo en cuenta la tecnolo-gía y además las contrataciones hechas con otras entidades la cual fortalecen a la institución (F5 – O2 – O5)
ESTRATEGIAS D. O.
Reubicar y/o remodelar el área de facturación, ya que se cuenta con la tecnología adecuada para el desarrollo de los procesos y sobre todo sabiendo que ésta es un área muy importante para la ESE. (D1, D2, O2)
Capacitar al personal encargado de facturación dándoles a conocer la importancia de los procesos que allí se realizan y que ayudan a mantener las contrataciones a través del buen diligenciamiento y prestación de los servicios. (D4, O5)
Elaborar un manual de procesos y actividades reali-zadas en el área de facturación aprovechando la tecnología con que se cuenta para que la factura-ción se dé de una forma descentralizada (D7, O2)
AMENAZAS
1. El mal diligenciamiento de los RIPS por parte del cuerpo medico y enfermeras, genera atra-so de los pagos.
2. Mucha influencia política a la hora de contra-tar al personal.
3. La competencia (IPS privadas).4. Demora en los pagos por parte de las EPS
contratantes.
ESTRATEGIAS F. A.
Aprovechar el recurso humano con que se cuenta para concientizar al cuerpo medico y enfermeras del debido diligenciamiento que se le debe dar a los RIPS para evitar atrasos en los pagos. (F4, A1).
Evaluar el desempeño de los empleados para evitar las influencias políticas y así mejorar la calidad de los servicios prestados por la ESE. (F4, A2)
ESTRATEGIAS D. A.
Realizar auditoria previa de cuentas con el fin de evitar errores y demoras en los pagos por parte de las EPS con quien se contrata. (D5, A4)
TABLA No. 5
PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EN EL ÁREA DE FACTURACIÓN DE LA ESE CAMU SAN RAFAEL DE SAHAGÚN, EN EL
PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2009
ESTÁNDAR SITUACIÓN ACTUALPLAN DE ACCIÓN
QUE QUIEN CUANDO VERIFICACIÓN
RECURSO HUMANO
EL recurso humano del área está confor-mado por:
1. EL jefe de factura-ción, el cual se en-cuentra debidamente capacitado.
2. Dos auxiliares, que por ser cambiados con frecuencia, no recibe la debida ca-pacitación y ocasio-na retraso en el pro-ceso.
Diseñar y ejecutar un programa de desarrollo del talento humano que incluya la capacitación a funciona-rios que requieren cualificar sus co-nocimientos en una institución, así como la ejecución de programas de educación continua para los funcio-narios, que responda a las necesi-dades detectadas en esta área.
Solicitar hoja de vida con todos sus soportes.
El gerente o director
Solicitar hojas de vida con constancia de asistencia a eventos, certificados o títulos obtenidos, para el desempeño en el tipo de trabajo que requiere el área.
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
10. El espacio loca-tivo de facturación es muy reducido.
11. EL área no cuenta con la debida señalización, para que el usuario pueda fijar su ubicación.
12. Reubicar o remodelar el área de facturación.
13. Señalización que permita identificar el área. El gerente o
director
Por medio de una inspección a las instalaciones evalúe las condiciones en las que se encuentra el área.
DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO
EL área cuenta con la siguiente dotación:
5.Cuatro computadores modernos, con so-ftware actualizado.
6.Dos muebles en ma-
Debe contar con:
1. Muebles exclusivos para cada computador.
2. Los archivadores necesarios para mantener en buen estado y organi-zado los documentos que en el
El gerente o director
Realizar control y mantenimiento a los muebles y equipos que se encuentren en el área.
dera, donde se en-cuentran ubicados los computadores.
7.Un archivador de ma-dera en buen estado, por lo que la docu-mentación se encuen-tra tirada el piso o en cajas de cartón.
8.Cuatro sillas giratorias en muy mal estado.
área se manejan.
3. Con sillas giratorias en buen esta-do.
INTERDEPENDENCIA DE SERVICIOS
Dada la importancia del proceso de facturación esta área establece relación directa con todas las dependencias asistenciales y administrativas involucradas en el proceso de atención al usuario.
Implementar registros que permitan organizar el proceso de información con las demás áreas que hacen parte de este proceso.
Implementar la auditoria interna y co-rrectiva.
El gerente o director
Control interno
Hacer seguimiento al personal de las diferentes dependencias sobre el debido proceso de facturación.
SEGUIMIENTO A RIESGOS
No se realiza auditoria previa de cuentas.
Implementar la auditoria previa de cuentas. Auditor
Evaluar continuamente el proceso de facturación.
PROCESOS PRIORITARIOS
Existe dificultad en la preparación y divulgación de procesos y procedimientos.
Preparar y divulgar los procesos y procedimientos en el área. Auditor
Jefe de área
Realizar monitoreo a todos los procesos y procedimientos en todas las dependencias y en especial en esta área.
6. CONCLUSIONES
Este trabajo se convierte en un agente importante y completo, en la estructuración
y ejecución de los procesos y actividades desarrolladas en el área de facturación,
teniendo en cuenta las normas para el mejoramiento de la calidad del servicio.
Además contribuye con el desempeño laboral y facilita a la ESE posibles
soluciones a problemas que se están presentando en el área de facturación,
convirtiéndose en un instrumento practico para mejorar la calidad del servicio.
La facturación es un proceso único e importante para la subsistencia financiera de
las ESE, que involucra tarifas, contratos, auditorias, glosas, objeciones, cuentas,
pagos, deudas, etc.
Y por ultimo nos ayuda a enriquecer más nuestros conocimientos, a través de la
experiencia o puesta en práctica de los estudios realizados durante el curso de
pregrado.
8. RECOMENDACIONES
Para mejorar el proceso de facturación en la ESE Camu San Rafael se
recomienda lo siguiente:
Aplicar o tener en cuenta las sugerencias expuestas en el contenido de este traba-
jo como herramienta técnica para el mejoramiento de la calidad del área de factu-
ración.
Establecer mecanismos de control que permitan vigilar, monitorear y controlar los
procesos realizados en el área de facturación.
Realizar auditoria previa de cuentas con el fin de evitar errores y demoras en los
pagos por parte de las EPS con quien se contrata.
Capacitar al personal encargado de facturación dándoles a conocer la importancia
de los procesos que allí se realizan y que contribuyen con el sostenimiento de la
ESE.
8. BIBLIOGRAFIA
LEURO MARTINEZ, Mauricio, Facturación y Cartera por venta de servicios.
GUIA PARA EL MEJORAMIENTO DE UN ÁREA DE FACTURACIÓN No. 5.
MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL, Resolución 1043, 3 de Abril, 2006.
RESOLUCIÓN 3374 de 2000.
MISIÓN
“Somos una Empresa Social del Estado de primer nivel de complejidad, cuyo
objetivo es la prestación de servicios de salud mediante acciones de promoción,
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación del paciente, haciendo uso de
sus recursos tecnológicos de punta y el talento humano para mejorar las
condiciones de vida de los usuarios del área de influencia y de quienes lo
requieran.
Nuestro compromiso es prestar servicios de salud con óptima calidad científica,
humana y tecnológica aplicando los principios éticos y la equidad social.
VISIÓN
Proyectarnos como Empresa líder en el departamento de Córdoba en la
prestación de servicios de salud del primer nivel, ofreciendo excelente calidad
humana, científica tecnológica que mejoren y garanticen el bienestar de los
usuarios, protegiendo el derecho fundamental de la salud.
ORGANIGRAMA ESE CAMU SAN RAFAEL
DIRECCIÓN
COMITÉ TÉCNICO BIENESTAR SOCIAL
COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL
COMITÉ DE ALIANZA DE USUARIO
ÁREA ATENCIÓN EN SALUD
ÁREA ADMINISTRATIVA
ÁREA ATENCIÓN AL AMBIENTE
GRUPO DE P Y P
GR. DIAGNOSTICO TRAT. Y REAB.
GR. ATENCIÓN CONS. EXTE.
GR. INFORMACIÓN
GRUPO FINANCIERO
GR. RECURSO HUMANO
GR. SUMINISTRO, SERVICIOS, GENERALES Y MANTENIMIENTO
GRUPO FACTORES DE RIESGOS DEL AMBIENTE
GR. DE FACTORES DE RIESGOS DE CONSUMO
JUNTA DIRECTIVA
PANORAMICA DE LA ESE CAMU SAN RAFAEÁREA DE FACTURACIÓN DE
LA ESE CAMU SAN RAFAEL