modelo de informe de pasantias unellez

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”

VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES

SUB-PROGRAMA PRÁCTICAS PROFESIONALES

INFOME DE PASANTIAS

NOTARIA PUBLICA SEGUNDA BARINAS ESTADO BARINAS

Barinas, Enero 2008

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”

VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES

SUB-PROGRAMA PRÁCTICAS PROFESIONALES

INFOME DE PASANTIAS

NOTARIA PUBLICA SEGUNDA BARINAS ESTADO BARINAS

Pasante: Charly Ezequiel Rangel Moreno

C.I: 16.127.908

Carrera: Lic. En Contaduría

Tutor Institucional o Empresarial: Lic. Omar Tovar

Tutor Académico: Ana Iris Peña

Jefe sub.Programa Prácticas Profesionales: Econ. Edgar Arévalo

Barinas, Enero 2008

ÍNDICE.

Pág.

INTRODUCCIÒN-------------------------------------------------------------------------------I

AGRADECIMIENTO--------------------------------------------------------------------------- III

OBJETIVOS DEL PASANTE--------------------------------------------------------------- IV

CAPITULO I: DESCRIPCIÒN DE LA INSTITUCION

Nombre de la Institución o Razón de la Empresa-----------------------------5

Reseña histórica-----------------------------------------------------------------------5

Misión y Visión ------------------------------------------------------------------------5

Estructura Organizacional (Organigrama Funcional)------------------------6

Actividad Económica o Social de la Empresa----------------------------------6

CAPITULO II: DESCRIPCIÒN DEL DEPARTAMENTO DONDE REALIZÒ LA

PASANTÌA

Organigrama----------------------------------------------------------------------------8

Funciones-------------------------------------------------------------------------------9

CAPITULO III: ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÌAS

Plan de Trabajo------------------------------------------------------------------------10

Cronograma de Actividades ------------------------------------------------------- 12

Descripción Detallada de las Actividades---------------------------------------18

CONCLUSIONES------------------------------------------------------------------------------20

PROPUESTA -----------------------------------------------------------------------------------22

RECOMENDACIONES-----------------------------------------------------------------------24

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ----------------------------------------------------25

ANEXOS------------------------------------------------------------------------------------------26

INTRODUCCIÓN

El motivo por el cual se realiza este informe será para desarrollar las

habilidades y destrezas, preparación y consecución de actividades realizadas en

el campo laboral en materia de la rama de la contaduría y administración entre si,

la cual se realiza especificando el departamento de Administración, en búsqueda

de la obtención de nuevas nociones. A través de este informe se busca

complementar la formación académica mediante el contacto directo con el campo

laboral con ayuda de los recursos humanos, recursos físicos, entre otros,

utilizados para tal objetivo y a su vez estimular la capacidad de precisar las

dificultades que puede surgir en la gestión laboral siempre y cuando se respeten y

se cumplan las políticas, normas y reglamentos internos que rigen a este

organismo.

Este informe se realizará para la capacitación y preparación y la obtención

del titulo de Licenciatura en Contaduría mostrando paso a paso las labores

realizadas dentro de las seis semanas que duraran dicha preparación, como

ultimo eslabón de la carrera contenida en el pensum de estudio. La Universidad

Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ)

como ente promotor de profesionales de la carrera de Licenciatura en Contaduría

Pública, exige un requisito de carácter académico gestionado a través del

Programa de Ciencias Sociales Sub.-Programa Practicas Profesionales, que

consiste en realizar este proceso de Pasantías, todo ello para optar al título de la

carrera antes mencionada.

Por otro lado en el siguiente informe que se presenta se hará estructurado

de la siguiente manera permitiendo así un mejor desarrollo y complementación del

mismo.

La Notaria Segunda del Estado Barinas ha sido seleccionada por la

variedad de funciones que a criterio ha llenado de interés conocer acerca de este

ente gubernamental el cual será de utilidad para poner en práctica los

conocimientos teóricos obtenidos en la universidad.

I

El alcance que se tiene de seleccionar la realización de las pasantías en

la Notaria Pública Segunda es debido a que todo se puede obtener dentro del

Estado ya que es independiente y se obtiene información dentro del mismo sin

necesidad de acudir a otro lugar fuera del Estado o a nivel central como en otros

organismos.

Las limitaciones presentadas han sido la poca información estructural y

funcional de la Notaria debido a que en si no se lleva un manual de

procedimientos contables ni administrativo que den precisión de sus actividades y

funciones que se cumplen en cada departamento.

La metodología utilizada para la elaboración de dicho informe ha sido la

documental y la de campo a través de actas e investigaciones orales y

presénciales.

El informe se estructura de la siguiente manera:

El capítulo I abarca los aspectos generales de Notaria Segunda así

como también los objetivos, misión, visión, estructura organizativa y actividad.

En el Capítulo II se menciona la descripción del departamento donde

se desarrolla las pasantías donde se destacan los objetivos, funciones,

actividades que se realizan y su estructura organizacional.

En el capitulo III y III indica las actividades realizadas durante las

pasantías en donde se señala las tareas ejecutadas en el lapso establecido para

el desarrollo de las mismas, es decir una descripción detallada de las labores

realizadas.

AGRADECIMIENTOII

Agradezco primeramente a dios quien es el autor de este sueño tan

anhelado en mi vida por darme valor, fuerza, sabiduría y constancia. A el sea la

gloria.

A mis padres EFREN RANGEL y VIOLETA de RANGEL por darme el

apoyo incondicional, ejemplo de optimismo e incentivarme a seguir adelante; a mi

hermano FRANCO también me apoyo en todo momento y sirvieron de impulso

para lograr esta meta.

A mi novia ESTHER SANCHEZ por darme animo en momentos difíciles y

nunca desistiera a este logro tan anhelado.

A todos los profesores (as) de la máxima casa de estudio de la

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora Barinas por

instruir y capacitar al estudiante en el transcurso de la carrera.

A todo el personal de la Notaria Pública Segunda de Barinas que de una u

otra forma facilitaron y brindaron su apoyo incondicional en las actividades

realizadas en particular al Abg. Cecilia Izaguirre Bermúdez, lic. Omar Tovar.

III

OBJETIVOS DEL PASANTE

1.- Objetivo General.

Diseñar de manera clara y precisa un manual de Procedimientos

Administrativo para el conocimiento y desarrollando de actividades realizadas en

cada departamento permitiendo así la eficiencia y eficacia, esto se logrará a través

de conocimientos adquiridos en la Universidad.

2.- Objetivos Específicos.

Desarrollar la labor que cumple cada departamento a través de

documentación que permitan conocer la función de dichos departamentos.

Explicar la importancia que tiene un manual de procedimientos

administrativos y la función que cumplen para desarrollo adecuado de las

actividades.

Describir la manera en que se pueda mejorar el desarrollo laboral de

cada departamento mediante la elaboración de dicho manual.

Establecer un sistema organizacional en donde todos los trabajadores

se sientan identificados con la labor que cumplen y a la vez ser más eficientes y

eficaces en la ejecución de las actividades que en la Notaria Pública Segunda se

realizan.

IV

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN O RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA.

Notaria Publica Segunda Barinas Estado Barinas, ubicada en la Calle

Bolívar cruce con Avenida Medina Jiménez.

RESEÑA HISTÓRICA.

El 1 de febrero en el año mil novecientos noventa y seis, (Ver anexo 1)

nuestros abogados y profesionales son expertos en utilizar sus habilidades para

prevenir problemas y, en su caso, encontrar las soluciones más viables de

acuerdo con los intereses de nuestros clientes. Nuestras áreas de servicio forman

una red integral que asegura una asesoría legal y de negocios uniforme y de gran

calidad

Con esa visión, se procuró la creación de este organismo haciendo acopio

de colaboradores con la suficiente experiencia en el desempeño profesional.

MISIÓN:

“Brindamos seguridad jurídica de confianza, oportuna, con soluciones

integrales, innovadoras, de calidad, actualizadas, personalizadas, con una

comunicación permanente, con responsabilidad social y profesionalismo”.

VISIÓN:

Ser la notaría líder a nivel nacional, ofreciendo a nuestros usuarios

plena satisfacción en el servicio prestado.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA).

5

Actividad Social de la Empresa.

Comunicar al secretario del ejecutivo del estado, las irregularidades y

violaciones de la ley, que advierta en el ejercicio de la función notarial;

Vigilar el funcionamiento general de las notarías a través de los

visitadores a su mando.

Inutilizar los sellos de los notarios cuando proceda conforme a la ley y

conservar aquellos que deban depositarse;

Llevar el registro de expedición de patentes de aspirantes; de sellos y

firmas de estos últimos y de las suplencias. en estos registros se asentarán la

fecha de los nombramientos, aquellas que se hayan dejado de actuar por virtud de

licencia, permiso o suspensión del notario y su reanudación;

NOTARIO

RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRACION

ARCHIVISTAESCRIBIENTESCAJEROS OBREROS

DIRECC. GNRAL. DE NOTARIAS

6

Llevar un registro de los testamentos que autoricen los notarios, de los

cuales haya recibido aviso en cumplimiento de lo dispuesto por la presente ley y

rendir los informes que le soliciten;

Rendir los informes y la cooperación técnica que le sea requerida por

otras dependencias del gobierno del estado;

Expedir, cuando proceda legalmente previo pago de los derechos, a los

otorgantes o sus causahabientes, los testimonios que pidieren de las escrituras o

actos notariales registrados en los protocolos, cuyo depósito y conservación le

encomiende la presente ley; sujetándose en la expedición de dichos testimonios a

las reglas establecidas en este ordenamiento;

Llevar los índices generales, según las reglas que acuerde el ejecutivo;

Autorizar definitivamente los instrumentos notariales en los términos del

artículo 34 cuando el notario ha cesado en sus funciones, en los casos previstos

por esta ley;

Llevar el control de las actas que se levanten con motivo de las visitas

que practique por sí o a través de los visitadores de las dependencias a su cargo;

7

OGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA

NOTARIA PÚBLICA SEGUNDA

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA

NOTARIA PÚBLICA SEGUNDA

FUNCIONES QUE CUMPLE EL ADMINISTRADOR:

El Administrador de la Notaria Pública Segunda Cumple las siguientes

funciones:

Tener firma conjunta con la Notaria quien es la encargada y jefe de la

Notaria Segunda de Barinas.

Autoriza compras de materiales y artículos de oficina así como

mobiliarios y equipos.

Seleccionar a los comerciantes o vendedores que tengan el mejor

precio en el mercado para la obtención d los recursos necesarios para la oficina.

Dirigir el departamento en post a llevar una buena organización y

planificación que permita a la Notaria Publica Segunda a contar con los

instrumentos y recursos necesarios para la ejecución de actividades realizadas en

ADMINISTRADOR

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

8

dicha institución con la finalidad de cumplir con los objetivos, misión y visión

estipulados.

Realizar nómina de pago y depositarla en el banco.

Lleva a cabalidad los ingresos y gastos a la notaria de manera

equilibrada.

FUNCIONES QUE CUMPLE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

La Asistente Administrativa Cumple las siguientes funciones:

Entregar cheques a proveedores.

Llenar hojas de pagos y comprobantes de pagos

Es custodio de caja chica, la cual es la responsable de que dicho

fondo no sobrepase el monto estipulado y que los gastos sean adecuados.

Llevar la contabilidad y los libros de contabilidad. Libro mayor, libro

diario y libro de inventario.

FUNCIONES QUE CUMPLE LA SECRETARIA:

La Secretaria Cumple las siguientes funciones:

Elabora los Cheques de pago

Realiza oficios, memorandos, recepción de teléfono

Lleva el control de las facturas y se las pasa a la asistente

administrativa.

9

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES

Periodo a Reportar Desd

e 03/12/200

7Hasta 07/12/200

7HORAS EFECTIVAS TRABAJADAS

Días Resumen de actividades realizadas Horas

Lunes Adiestramiento con relación a las actividades que realizan en la Notaria pública Segunda

y conocimiento de la visión, Misión, y procedimientos por los cuales se rigen.

8

Martes Comprobar y conocer con mayor certeza las funciones del personal que conforman los

distintos departamentos que conforman la Notaria Publica Segunda

8

Miércoles Relación de Nomina de pagos a Realizar a el personal de la Notaria pública Segunda 8

Jueves Relación de Pagos con caja chica y ordenamiento de facturas 8

viernes Relación de Gastos semanales e ingresos 8

Total de Horas Trabajadas 40

Charly Rangel Lic. Omar Tovar

C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367

NOMBRES APELLIDOS CEDULA ZONA

Charly Ezequiel Rangel Moreno 16.127.908 Barinas

Pasante Tutor Empresarial



e 10/12/200

7Hasta 14/12/200



Lunes Preparación del libro de compras, realizar asientos diarios 8

Martes Llenar planilla de retensión IVA y orden de pago 8

Miércoles Pasar asientos del diario al programa Excel 8

Jueves Llenar el libro de compras, realizar retensiones 8

Viernes Realizar asientos de compras a crédito 8



12



C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367


13



e 17/12/200

7Hasta 21/12/200



Lunes Realizar voucher con sus respectivos depósitos y su respectiva identificación para el cual

se utilizara

8

Martes Realizar asientos diarios libro banco, libro diario 8

Miércoles Realizar asientos de nomina 8

Jueves Realizar los egresos e ingresos diarios 8

viernes Llenar el libro diario reflejando los procesos contables del día 8



C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367






e 24/12/200

7Hasta 28/12/200



Lunes Día feriado

Martes Día feriado

Miércoles Realizar los asientos diarios de compra 8

Jueves Realizar los asientos de egresos e ingresos 8

viernes Pasar los asientos al programa Excel 8



14NOMBRES APELLIDOS CEDULA ZONA


C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367




e 31/12/200

7Hasta 04/01/200



Lunes Día feriado

Martes Día feriado

Miércoles Realizar nomina de pago 8

Jueves Cuadre de caja chica 8

viernes Cuadre de ingreso diario y sus respectivas planillas de pago 8


15




C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367




e 07/01/200

8Hasta 11/01/200



Lunes Realizar asientos diarios de egresos e ingreso 8

Martes Realizar las retenciones de esta quincena 8

Miércoles Cuadre de los ingresos diarios y sus respectivos asientos 8

Jueves Pasar los asientos al programa Excel 8

viernes Pasar libro banco diario y mayor 8


16




C.I. 16.514.459 C.I. 7.366.367


17

Descripción detallada de las actividades efectuadas en el

departamento de administración:

1° semana: del 03/12/2007 al 07/12/2007.

Proceso de inducción y manejo de manuales leyes y normas por las cuales se rigen la organización y en específico el departamento de administración, esto en busca de compenetrarme con la cultura organizacional de la institución, para lograr este objetivo se hizo lectura de los siguientes documentos:

Ley orgánica de la administración financiera del sector publico.Normas de control interno de la institución.

2° semana: del 10/12/2007 al 14/12/2007.

Se revisaron carpetas de ejercicios fiscales de años anteriores, en las que se revisaron las órdenes de compras con sus respectivas facturas o soportes así como también las órdenes de pago para llevar los libros contables. (Ver anexo 2- 6-7)

Se llevaron los libros banco y diario, (Ver anexo3-4)Se lleva los ingresos diarios que entran por la autentificación de

documentos. (Ver anexo 10)

3° y 4ª semana: del 17/12/2007 al 28/12/2007.

Se realizo un inventario de los bienes muebles de la institución, también se realizo los respectivos depósitos con su respectiva identificación para el cual se utilizara, se lleva el control financiero de efectivo de las compras realizadas y los servicios recibidos por parte de los proveedores para que al realizar la justificación mensual de los gastos sirvan de soporte en la rendición de cuentas. (Ver anexo 9-)

Rendición de cuenta del mes, se realiza con la finalidad de presentar la situación financiera de gasto de la institución al notario y a los funcionarios por medio de los siguientes formatos:

Relación de gastos: es donde se refleja las partidas, fecha y nombre de la factura, concepto y monto, esta debe ir firmada y sellada por el administrador y el notario.

Registro de banco: es donde se plasma el serial de los cheques, fecha, monto y beneficiario luego se le resta las entradas a las salidas y esto nos dará el

saldo que será trasladado al mes anterior, este debe ir firmado por el administrador y la notario. Conciliación bancaria: se elabora comparando el estado de cuenta del banco con la relación de gasto para verificar si todos los cheques fueron cobrados o si alguno se encuentra en transito.

Una vez que se llenen todos formatos y todos los gastos con su número de partida y monto se trasladan al libro banco para llevar a cabo la ejecución financiera de los gastos. (Ver anexo 3)

5° y 6° semana: 31/12/2007 al 11/01/2008.

Elaboración de registro para la ejecución financiera de gasto (arancel y fotocopiado) es un formato que se elabora para cada una de las cuentas y así visualizar el movimiento de loas montos presupuestados, estos montos se toman de libro banco. (Ver anexo 7-8)

Retención de impuesto sobre la renta se elabora un sistema confidencial en la cual se agregan todos los datos del proveedor y este procede automáticamente a realizar la retención la cual es del 75 % del IVA luego ese monto retenido se paga al banco.

CONCLUSIONES

Para el ejercicio de toda profesión se requiere un cierto grado de

experiencia y este ha sido precisamente el objeto de incorporar el sub.- proyecto

Pasantías en el Pensúm de Estudio de la Carrera Licenciatura de Contaduría

Publica, otorgan al estudiante la oportunidad de familiarizarse con el campo

laboral antes de salir a competir como profesional. Así mismo ofrece la ventaja de

adquirir conocimientos y destrezas como lo permitió La Notaria Publica del Estado

Barinas. Al permitir desarrollar dicho sub.- proyecto (pasantías).

Por esto merece gran reconocimiento dicha institución, por permitir al

fututo profesional, formar parte por un tiempo determinado de su grupo de trabajo

y poder cumplir con los objetivos específico como son:

La de examinar la labor que cumple cada depart6amento a través de

documentación que permita conocer la función de dicho departamento.

Explicar la importancia que tiene un manual de procedimientos

administrativos y la función que cumple para el desarrollo adecuado de las

actividades.

Describir las maneras en que se puede mejorar el desarrollo laborar de

cada departamento mediante la elaboración de dicho manual.

Establecer un sistema organizacional en donde todos los trabajadores se

sientan identificados con la labor que cumplen y a las vez más eficientes y

eficaces en la ejecución de actividades que en la Notaria Publica Segunda de

Barinas se realizan.

Al haber desarrollado los objetivos especifico llegue a lograr el objetivo

general como es la de Diseñar de manera clara y precisa un manual de

procedimientos administrativos para el conocimiento y desarrollo de actividades

realizadas en cada departamento permitiendo así la eficiencia y eficacia

de adquirir conocimientos y destrezas proporcionados a través de la disciplina,

conocimientos y habilidades trasmitidas por los miembros de la institución y de

alguna manera contribuir al éxito de la misma como retribución a la colaboración

prestada . 20

PROPUESTA

Evaluar e implementar cambios que permita darle solución adecuada a

conflictos relacionados con la delegación de funciones y ejercicio de liderazgo

representado por los jefes de departamento y de la Notaria como tal, dentro de la

Notaria Publica Segunda.

Cronograma de Actividades

Semanas

Actividades 1 2

1.- Proceso de inducción y manejo de los conflictos organizacionales dentro del plano laboral. 14-01-082.- Identificar las funciones principales y los procesos del área del departamento de administración para la capacitación de acuerdo a las normas y requisitos establecidos en el departamento de administración.

21-01-08

RECURSOS UTILIZADOS:

RECURSOS FISICO:

El recurso físico utilizado fue el departamento de administración de la

Notaria Publica Segunda.

RECURSOS HUMANOS:

El recurso humano que colaboro en la orientación de las actividades para

una mejor comprensión de lo que se realizo en el departamento de administración

de la Notaria Publica Segunda de Barinas fue el mismo personal de este

departamento como fueron el lic. Omar Tovar y la asistente Ubilza Martinez.

22

RECURSOS FINANCIEROS:

Los recursos financieros utilizados para la realización de la propuesta

fueron de la misma institución, para poder llevar a cabo los objetivos planteados

se utilizaron los siguientes recursos:

Humanos: lic. Omar Tovar; asistente Ubilza Martinez

Expedientes de los problemas planteados en el departamento de

administración.

Elaboración de formatos para las actividades a cumplir en el

departamento.

Descripción detallada de las semanas.

1 era semana: del 14-01-08 al 18-01-08

Proceso de inducción por las cuales se rige la institución en especifico el

departamento de administración para lograr este objetivo fue necesario hacer

lectura de las siguientes instrumentos:

Manual del Dpto. de administración

Normas de control interno

Instructivo para la realización de formatos para las actividades a cumplir.

2da semana. Del 21-01-08 al 25-01 08

Los conocimientos técnicos y teóricos se llevo a cabo con una

planificación que cubría todos los recursos asignados en el periodo determinado y

así ejecutar lo establecido por el departamento de administración para cumplir

cada una de las metas y fortalecer las necesidades del departamento de

administración.

23

RECOMENDACIONES

Dentro del punto de vista estructural de la Notaria Pública Segunda del

Estado Barinas se recomienda las siguientes estrategias

Estimular el proceso de aprendizaje en los grupos de trabajo para

darle solución a los conflictos laborales dentro de la Notaria Publica Segunda de

Barinas.

Proporcionar nuevos conocimientos técnicos y teóricos para fortalecer

el desarrollo y establecer metas y darlas a conocer para el desarrollo de la

institución.

Incentivar a los empleados a cumplir los objetivos planteados por la

institución para que el trabajo sea eficiente y eficaz.

24

BIBLIOGRAFIA

Entrevista no estructurada Abg. Cecilia Izaguirre Bermudez fecha 04-12-07

Entrevista no estructurada Lic. Omar Tovar fecha 04-12-07

Entrevista no estructurada Lic. Ana Iris Pena fecha 19-12-07

Manual del departamento administrativo

Normas del control interno

25

ANEXO I

26

ANEXO 2

ORDEN DE PAGO

27

ANEXO 3

LIBRO BANCO

28

ANEXO 4

LIBRO DIARIO

29

ANEXO 5

FACTURAS

30

ANEXO 6

FACTURAS

31

ANEXO 7

GASTOS DE ARANCELES

32

ANEXO 8

GASTOS FOTOCOPIADO

33

ANEXO 9

VAUCHER

34

ANEXO PLANILLA DE INGRESO

35

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