informe de pasantías (hernaily andrade-unellez)
DESCRIPTION
Modelo de Informe de Pasantías presentado ante la UNELLEZ, en la Carrera de Contaduría Pública.TRANSCRIPT
1
INTRODUCCIÓN
Para la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales
“Ezequiel Zamora” (UNELLEZ), las Pasantías Profesionales más que tener
un carácter obligatorio dentro de las exigencias protagónicas del pensum de
estudio, es, sin lugar a dudas, el contacto con la realidad laboral donde los
retos y desafíos son encontrados, brindando así al aspirante a Licenciado en
Contaduría Pública, la oportunidad de demostrar capacidad de análisis crítico
para el diseño, planificación y ejecución de estrategias contables,
comprender el comportamiento de la ejecución o desarrollo de los procesos
administrativos de las empresas e instituciones o intervenir socialmente en
las comunidades.
Al respecto, concibe un conjunto de relaciones ínter y extra-
universitarias de carácter institucional en un plano horizontal de intercambio
de experiencias significativas y de apoyo a un objetivo común, el desarrollo
organizacional o comunitario, lo que lleva a evaluar y reorientar las
estructuras de la organización, en cuanto a funcionalidad y toma de
decisiones, así como las relaciones interinstitucionales.
Desde su origen, la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales “Ezequiel Zamora” sirve al país como una institución orientada
a la búsqueda de la verdad y al afianzamiento de los valores trascendentales
2
del hombre, ejerciendo una función rectora en la educación, la cultura y la
ciencia, mediante actividades de docencia, investigación y extensión. Esta
universidad cuenta con una única y fundamental misión basada en la
búsqueda, generación, aplicación y difusión del conocimiento y el
afianzamiento de los valores trascendentales del hombre y la sociedad.
La UNELLEZ contempla el cumplimiento de Pasantías Profesionales
que le permitan al aspirante a Licenciado en Contaduría Pública, adquirir los
conocimientos necesarios para desenvolverse en el competitivo mercado
laboral. El Art. Nº 45 del Reglamento de Régimen de Estudios las define
como "…una técnica de aprendizaje de naturaleza inter-disciplinaria
destinada a vincular los procesos de aprendizaje con las necesidades
prácticas del trabajo, de acuerdo con el perfil profesional de la carrera".
En este sentido, se conciben como:
El conjunto de actividades previamente planificadas que deberán cumplir los estudiantes como parte de su formación en la carrera y mención que cursan, con el propósito de vincularlos de manera directa y activa al sistema productivo nacional, regional y local, y de estimular en ellos, una actitud crítica–constructiva para abordar casos concretos relacionados con su futuro campo laboral.
Así, las Pasantías Profesionales pretenden lograr la integración del
estudiante al sistema productivo para que, a través de la realización de un
conjunto de actividades vivenciales a desarrollar en una específica
organización, aplique a casos concretos, de manera integrada y selectiva, los
3
conocimientos teóricos–prácticos, las habilidades, las actividades y los
valores adquiridos a lo largo de su proceso formativo.
De igual forma, contribuir a que el estudiante durante la realización de
la pasantía, logre nuevos aprendizajes, percibiendo a la organización
productiva o comunitaria, como un ambiente de aprendizaje, y a la pasantía
como una actividad que satisface necesidades sentidas por las tres
entidades involucradas: la universidad, el estudiante y la organización
productiva.
Por otro lado, estipula reforzar en el estudiante actitudes positivas en el
campo de las interrelaciones personales–laborales; la motivación al logro; la
responsabilidad y el compromiso consigo mismo, con las personas que
forman parte del entorno laboral y con la organización productiva o
comunitaria, así como también hacia la investigación y el aporte de ideas
para el mejoramiento de la productividad en las áreas de trabajo
correspondientes a la especialidad que cursa en la institución.
En este particular, contribuye a que el estudiante valore positivamente y
en su justa dimensión el trabajo, considerándolo como vía para la obtención
de una mejor calidad de vida, de sí y de sus semejantes, así como para
coadyuvar al desarrollo del país, al fomentar el establecimiento de vínculos
permanentes entre la UNELLEZ y las organizaciones o comunidades.
4
El presente informe refleja las actividades realizadas en el período de
pasantías, requisito indispensable para culminar la carrera de Licenciado en
Contaduría Pública. Más allá de ser un requisito, es una forma de poner en
práctica los conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se
cursaron en la carrera, sirviendo así, para comparar o confrontar la teoría con
la realidad del día a día.
El diseño del cronograma de actividades, fue elaborado con una visión
integral de la realidad organizativa, con tendencia holística, a los fines de
cuidar esos detalles infinitos que permiten hacer reflexiones sobre el
cumplimiento fiel de las normativas legales existentes y de las características
que deben aplicarse al momento que existiese algún tipo de desviación o
incumplimiento de las leyes.
La metodología empleada para abordar este trabajo, llevó a
estructurarlo de tal forma, que constituya el ejercicio que desarrolla el
estudiante con el propósito de contribuir, desde sus competencias
profesionales, a la solución de problemas de una organización o institución
en particular. Complementariamente, esta pasantía pretende fortalecer la
formación integral del estudiante al permitirle su contacto directo con las
distintas realidades de las organizaciones de base. En este sentido, se ha
estructurado de la siguiente manera:
5
Capítulo I. Abarca los aspectos generales del Escritorio Contable
Moreno, Moreno & Asociados, así como también, la misión, visión, estructura
organizativa y actividades de la organización.
Capítulo II. Se menciona la descripción del Escritorio Contable donde se
destacan las funciones que se realizan en el mismo.
Capítulo III. Se indican las actividades realizadas durante las pasantías
en donde se señalan las tareas ejecutadas en el lapso establecido para el
desarrollo de las mismas, es decir, una descripción detallada de las labores
realizadas.
Capítulo IV. Se plantea la propuesta en base a las debilidades o
fortalezas presentadas por la institución.
6
OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS
Objetivo General
Identificar los aspectos generales de la organización Mercado de
Alimentos, C.A. (MERCAL), ubicada en San Carlos, municipio Ezequiel
Zamora, estado Cojedes.
Objetivos Específicos
Estudiar las diferentes políticas de trabajo establecidas en los
manuales de contabilidad y finanzas.
Registrar los movimientos diarios de ingresos y notas de débitos
mediante el sistema SIGA, así como también los ingresos efectuados por la
cesta ticket de alimentación.
Recopilar, clasificar y analizar la información relativa a los ingresos,
con la documentación original.
Mantener actualizado y ordenado el archivo del Área de Control de
Ingreso.
Realizar las conciliaciones de cuentas de ventas vs ingresos.
7
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre de la Organización o Razón Social de la Empresa
Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), es una empresa ubicada
dentro del sector alimentario, creada por el Gobierno Venezolano,
caracterizada por construir, dotar almacenes con alimentos y otros
productos de primera necesidad, para su distribución subsidiada a bajos
precios. Forma parte de un mercado de competencia, considerando que está
rodeada de distintas empresas con actividades semejantes.
Ubicación
Calle Manrique, Edificio FUNDAESCUELA, Piso 2, Oficina 02, San
Carlos, municipio Ezequiel Zamora, estado Cojedes.
8
Reseña Histórica
La Misión MERCAL tiene su génesis en acontecimientos ocurridos entre
diciembre del año 2002 y enero de 2003. En esos meses, Venezuela vivió
las horas más angustiosas a consecuencia del nefasto sabotaje cometido
contra el pueblo venezolano: la paralización de su principal industria,
PDVSA. Esa paralización generó un grave problema con la alimentación del
pueblo; las principales industrias de producción y comercialización de
alimentos se sumaron al vil sabotaje y por esta razón, el Estado asume la
responsabilidad de garantizar la seguridad alimentaria con la creación del
Plan Especial de Seguridad Alimentaria (PESA), donde se conjugó el
esfuerzo de empresas como CASA y PROAL, ambas, apoyadas en el
hombro inquebrantable la Fuerza Armada Nacional.
Aquel esfuerzo mancomunado pronto se vio organizado con la iniciativa
del Comandante Hugo Chávez, al proponer la creación de un sistema
logístico, basado en la planificación de jornadas de ventas de alimentos
realizadas al aire libre en las comunidades más desasistidas, a objeto de
ofrecer alimentos bajo un esquema de precios accesibles; de este modo, se
prevenía cualquier otro intento de vulnerar el derecho de los venezolanos y
venezolanas de alimentarse y es por ello que nace Mercados de Alimentos,
CA. (MERCAL).
9
El 22 de abril de 2003, MERCAL inicia sus actividades con la
inauguración de un Mercal Tipo I realizada en el Sector Ruiz Pineda de la
Parroquia Caricuao. Este fue el primer establecimiento en aperturarse y fue
comandado por el ciudadano Presidente de la República Bolivariana de
Venezuela, Hugo Chávez Frías, quien con orgullo y su acostumbrado furor
indicó que se daba inicio a la primera etapa de MERCAL. “Triunfar, triunfar y
triunfar, ese es el destino de nuestro pueblo”, así lo hizo saber el
Comandante Presidente, dando paso a MERCAL que se constituyó en uno
de los programas sociales que impulsó el Gobierno Bolivariano para
garantizar la cesta alimentaría a los más desposeídos.
En sus inicios, MERCAL beneficiaba a 55.632 personas y contaba con
cinco (5) establecimientos: tres (3) Mercales Tipo I y dos (2) Centros de
Acopio; sin embargo, la revolución activó sus mecanismos para la ampliación
de los puntos de venta y al cierre del 2003, la red contaba con 1.625
establecimientos, pero la tarea no concluyó allí, se han realizado importantes
esfuerzos para que el pueblo pueda acceder a los alimentos y es por ello que
al cierre del 2009, MERCAL ha experimentado un gigantesco incremento de
beneficiarios elevando la cifra a más de 10 millones de personas.
En el 2010, contaba con más de dieciséis mil ochocientos puntos de
venta distribuidos en: 210 Mercales Tipo I, 991 Mercales Tipo II, 36
10
Supermercales de víveres, 114 centros de acopio, 4 centros frigoríficos, 3
Supermercales de hortalizas, frutas y verduras, 346 Mercalitos móviles,
1.695 Mercalitos comunales y 13.417 Mercalitos.
A través del tiempo, se ha logrado una conexión entre el pueblo y el
Estado, pues esta Misión trabaja de la mano de los Comités de Alimentación
de los Consejos Comunales (anteriormente gabinetes de alimentación), para
fortalecer la Soberanía y Seguridad Alimentaria de todo el país, siempre
basados en la premisa de que un pueblo libre y organizado, debe velar junto
al Estado para que la población disfrute, goce, y ejerza su derecho a recibir
una alimentación sana, de calidad y a precios justos.
En el transcurrir de los años, MERCAL ha reacondicionado sus
infraestructuras para elevar la cantidad de toneladas de alimentos según las
necesidades del pueblo. También ha celebrado convenios estratégicos con
productores locales para arrimar sus productos hasta los puntos de venta
más convenientes para los habitantes de las zonas beneficiadas, todo esto,
ha incidido significativamente en la creación de empleos directos e indirectos,
lo cual se traduce en una mejora del sector productivo regional y en
consecuencia, la reactivación de la economía nacional.
La implementación de las jornadas de alimentación, tales como
operativos, mercados a cielo abierto, hallacazos socialistas, operativos
especiales de azúcar, entre otros, ha logrado canalizar y atender la
11
necesidad de los venezolanos y venezolanas que durante muchos años se
vieron olvidados por los gobiernos capitalistas. Otra idea que tiene raíces
puramente socialistas, es la creación de la fórmula llamada Mercalitos
Comunales, cuya estructura busca fortalecer la organización de las
comunidades para garantizar la transferencia de poder al pueblo.
Hasta el 2010, MERCAL había expendido más de 8.4 millones de
toneladas y ha garantizado el acceso a una cesta alimentaría balanceada
para los sectores de menores recursos, evolucionando con numerosos
beneficiarios desde la creación de esta misión, garantizando no sólo el
soberano derecho a la alimentación al pueblo venezolano, sino que también
se ha transformado en una importante empresa donde laboran de forma
directa más de 8 mil trabajadores y de forma indirecta más de 40 mil
personas a nivel nacional. Todo esto, ha sido el resultado de un exhaustivo
trabajo cargado de compromiso y lealtad por parte de su talento humano.
Misión
Efectuar el mercadeo y comercialización, permanente, al mayor y
detal de productos alimenticios y otros productos de primera necesidad,
manteniendo la calidad, bajos precios y fácil acceso, para mantener
abastecida a la población venezolana y muy especialmente la de escasos
recursos económicos, incorporando al grupo familiar, a las pequeñas
12
empresas y a las cooperativas organizadas, mediante puntos de comercio
fijos y móviles.
Visión
Ser una empresa de comercialización y mercadeo en forma directa
y permanente de productos de primera necesidad, manteniendo la calidad
de los mismos, a precios solidarios, alto compromiso social participativo,
sentido corporativo y presencia en el ámbito nacional.
Objetivos
Comercialización y el mercadeo de productos alimenticios y de otros
rubros de primera necesidad para ser colocados al mayor y al detal, en
centros de venta fijos o móviles, previa captación de unidades de comercio
individuales, colectivas o familiares. Por efectos del mismo, es necesario
complementarlo con los siguientes:
a. Contribuir con el abastecimiento alimentario y de otros productos de
primera necesidad de la población venezolana: urbana, rural e indígena.
b. Contribuir a la satisfacción de los requerimientos nutricionales de la
población objetivo.
13
c. Incorporar al grupo familiar, a las pequeñas empresas y a las
cooperativas organizadas a los programas de Mercal C. A.
d. Desarrollar y consolidar una "Red de Almacenamiento,
Distribución y Venta (mayor y detal) de alimentos y otros productos de
primera necesidad, acorde a los requerimientos de la población objetivo.
e. Garantizar el abastecimiento de alimentos en los diferentes puntos
de la Red Mercal.
f. Garantizar el acceso económico a la población objetivo, de los
productos Mercal (minorista colocando los productos a precios accesibles.
g. Apoyar e incentivar la producción primaria nacional y la de productos
procesados.
14
Estructura Organizativa y Organigrama de la Empresa
15
CAPÍTULO II
DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZARON LAS PASANTÍAS
El Mercal C.A, maneja un organigrama o esquema de organización, con
materiales conexos como la descripción de puestos. La Coordinación
Regional Mercal C.A no posee un organigrama que esté definido claramente
en lo tocante a líneas de responsabilidad y autoridad. 136 Se establecen en
un nivel bastante alto referentes a las políticas Internas y se cumplen
debidamente dichas políticas y procedimientos.
Las funciones del personal están definidas en los manuales de normas
y procedimientos administrativos y contables. En el manual son definidos los
pasos necesarios para ejecutar cualquier actividad o proceso para cumplir
con las obligaciones financieras y operativas, estos manuales está a
disposición de los empleados en la base de datos Intramercal. La
Coordinación Mercal C.A, tiene un departamento de auditoría interna que
opera en forma autónoma, y le rinde los informes al comité de auditoría
general que se encuentra en la sede principal Caracas Distrito capital.
16
Los cajeros, almacenistas y demás empleados en puesto de confianza,
toman con regularidad sus vacaciones y sus deberes son asumidos por otros
empleados. Cuando es necesario utiliza la empresa métodos idóneos de
contratación de personal, entre ellos la investigación de antecedentes
educativos. Se capacita debidamente a los empleados para que cumplan con
sus obligaciones en el trabajo. Existe una misión definida en los estatutos de
la organización y es conocida por los empleados de la Coordinación Mercal
C, A. Cojedes. La Coordinación Mercal C, A. Cojedes está orientada por los
lineamientos del Mercal C, A. (Mercado de Alimentos), en función de la
misión de dicha empresa.
La Coordinación Estadal Cojedes tiene como funciones la gestión de
planificación y presupuesto, mediante la formulación, seguimiento,
evaluación y control de la ejecución de los planes estratégicos de MERCAL
C.A, de las etapas del proceso presupuestario y de la generación de
indicadores de gestión y estadísticas de la institución, así como contribuir a
garantizar la legalidad, veracidad y exactitud de los procesos y operaciones y
evaluar la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de la gestión
institucional, conforme a las disposiciones legales y técnicas que regulan los
procesos y sistemas del sector Público Nacional.
La formulación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los
planes estratégicos que lleve a cabo MERCAL C.A, en armonía con el Plan
17
Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación, siguiendo las
disposiciones legales y resoluciones e instructivos establecidos por el
Ministerio de Planificación y Desarrollo. Así como coordinar con las
diferentes instancias institucionales el ejercicio de la gestión de control,
conforme a las regulaciones legales y técnicas que rigen el sistema de
control interno de los órganos y entes el sector público.
Funcionamiento de la Unidad de Contabilidad Regional Cojedes
La Unidad de Contabilidad Regional Cojedes, es aquella que se
encarga de analizar, controlar y registrar, todo lo que respecta a los
diferentes ingresos que adjunto a la unidad de finanzas deben garantizar la
gestión financiera estadal de la percepción de los ingresos en efectivo y con
ticket alimentación, mediante la ejecución, evaluación y control de los
procesos administrativos; por ende, se encuentra sujeta a los siguientes
objetivos:
a. Respaldar el patrimonio Institucional.
b. Analizar los comprobantes que fundamentan los ingresos en
efectivo y por concepto de ticket alimentación.
c. Controlar los depósitos bancarios de los recursos percibidos en
efectivo y por concepto de ticket alimentación.
d. Realizar las conciliaciones de cuentas de ventas vs ingresos y otros.
18
e. Notificar las diferencias detectadas en cuanto al control de ingreso en
efectivo y por ticket alimentación.
f. Realiza arqueo de caja y cheques, con la finalidad de detectar
irregularidades y/o pérdida de cheques.
Finalidades de las Unidades Involucradas en el Proceso de Planificación y Presupuesto de MERCAL C.A
Respaldar a las autoridades de MERCAL C.A, en el cumplimiento de
su Misión, así como el resguardo del patrimonio Institucional.
Respaldar el cumplimiento de las normativas internas y externas que
regulan las operaciones de la institución, con el fin de salvaguardar su
patrimonio.
Dirigir, coordinar y supervisar la formulación del Plan Operativo Anual,
siguiendo los lineamientos del Plan de Desarrollo Económico y Social de la
Nación, a fin de definir los programas y proyectos estratégicos que ejecutará
MERCAL C.A.
Proveer a las máximas autoridades jerárquicas de MERCAL C.A
Información, criterios, fundamentos legales, análisis y procedimientos
generales, para el soporte de la estructuración de los planes y programas
estratégicos que lleve a cabo la institución.
Apoyar, coordinar y supervisar el seguimiento, evaluación y control de
la ejecución de los planes a corto, mediano y largo plazo que ejecute
19
MERCAL C.A, determinando el cumplimiento de los objetivos y metas
previstas, a los fines de informar los resultados obtenidos y proponer los
ajustes o modificaciones que se consideren necesarios.
Dirigir y controlar la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual,
de manera que exprese los ingresos, gastos y financiamientos para el logro
de los objetivos y metas de la organización, con el fin de responder a los
requerimientos previstos en las disposiciones legales que regulan el sistema
presupuestario.
Dirigir, supervisar y controlar las etapas de programación, ejecución y
evaluación del proceso presupuestario, con el fin de garantizar la aplicación y
cumplimiento de las normas legales y técnicas que rigen el sistema
presupuestario del sector público nacional.
Dirigir, coordinar y supervisar el ejercicio del control de gestión
institucional, implementando normas, procedimientos, indicadores de gestión,
índices de rendimiento y demás instrumentos aplicables, a los fines de
evaluar la gestión institucional y definir la eficacia y eficiencia organizacional.
Planificar y ejecutar la realización de estudios de planificación a nivel
sectorial, regional y nacional, definiendo los objetivos, metas y variables a
analizar, así como las normas y metodología aplicable a los estudios, a fin de
formular los lineamientos de los planes y programas que formule MERCAL
C.A.
Programar y coordinar con las instancias correspondientes la
formulación del Plan Operativo Anual de MERCAL C.A, de manera que
20
responda a los lineamientos generales del Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación, a fin de definir los programas y proyectos estratégicos
que ejecutará la institución.
Programar, ejecutar y controlar el seguimiento a la trayectoria, a la
evaluación de resultados y al impacto de ejecución de los planes a corto,
mediano y largo plazo, aplicando instrumentos de medición, métodos y
procedimientos previstos, a fin de comprobar el cumplimiento de los objetivos
y metas y de recomendar los correctivos o modificaciones que se consideren
necesarios.
21
CAPÍTULO III
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS
22
PLAN DE TRABAJO
PERIODO DE PASANTÍAS: DEL 06/10/2014 AL 06/01/2015
Actividades Semanas1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Conocimiento de la empresa, asesoramiento del área, compañeros, normas, centros de Acopio y puntos Mercales.Estudio de los Diferentes Manuales descriptivos de las operaciones que se ejecutan en el Departamento.Análisis de los comprobantes que fundamentan los ingresos en efectivo y por concepto de cesta ticket de alimentación.
Vicerrectorado de Infraestructuray Procesos Industriales
Programa Ciencias SocialesCarrera: Lic. en Contaduría Pública
Subprograma: Práctica Profesional II
Universidad Nacional Experimentalde los Llanos Occidentales
«EZEQUIEL ZAMORA»
23
Control de los depósitos bancarios de los recursos percibidos ingresos en efectivo y por concepto de cesta ticket de alimentación.Conciliaciones de Cuentas de Ventas VS Ingresos e informar de los Resultados Obtenidos.Registro de Recepciones.Realizar Arqueos de Caja.Exigir pagos de los faltantes causados por los billetes falsos, y faltantes según valija con respecto a lo depositado.
24
Descripción detallada de las Actividades Realizadas
El desarrollo de la pasantía, conforme a las políticas de la Universidad
Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora”
(UNELLEZ) y políticas propias de la empresa, consistió en la implementación
de un plan de trabajo coherente con la formación de estudios realizados.
A tal efecto, dicho plan se orientó al área de los ingresos tanto en efectivo
como en cesta ticket de alimentación, que enmarca una serie de actividades
desarrolladas en el ejercicio del Contador Público.
El plan de trabajo comenzó con el asesoramiento del lugar de trabajo,
sistema, normas, políticas, manuales, compañeros de trabajo y superiores.
Seguidamente, la asignación del cronograma de actividades a ejecutar
visionadas al logro del objetivo establecido “implementar el control de los
ingresos percibidos por la empresa, aplicados según depósitos bancarios en
efectivo y los diferentes cata portes de cesta ticket de alimentación.”, las
cuales se desarrollaron durante las 16 semanas de pasantía establecidas
por la UNELLEZ.
Las semanas 1 y 2 constituyeron el comienzo del plan de trabajo para
el desarrollo de la pasantía, el cual consistió en la alimentación de
información necesaria para conocer el círculo de trabajo, el cual incluye
aspectos a mencionar:
25
Jefe Estadal
Coordinadores de departamentos
Compañeros de trabajo
Normativas laborales
Sistemas utilizados
Manuales de trabajo
Formatos de uso constantes
Proveedores
La semana 3, dio inicio a la práctica, la cual consistió en el registro de
las operaciones diarias de ingresos, mediante el sistema SIGA, en sus
respectivos módulos de tesorería y contabilidad, así como también, los
ingresos efectuados por la cesta ticket de alimentación, según cata portes.
De la misma manera, se recibieron las instrucciones necesarias para la
realización de las conciliaciones de cuentas de ventas vs ingresos y las
conciliaciones bancarias, utilizando como herramienta estratégica el
programa de Microsoft Office Excel 2007.
En esta misma semana, adicionalmente, inició el desarrollo práctico
de las conciliaciones tanto bancarias como de cuentas, tales como las de
venta vs ingresos. De la misma manera, recopilar, clasificar y analizar la
información relativa a los ingresos, con la documentación original. Es decir,
facturas y cata portes.
26
La semana 4, aparte de ejecutar las actividades mencionadas
anteriormente, fue necesario mantener actualizado y ordenado el archivo
del Área de Control de Ingreso, para lograr que la gestión realizada en la
empresa donde se ejecutó la pasantía, fuera eficaz y eficiente.
Con respecto a las 12 semanas restantes, continuó el desarrollo
práctico y teórico; sin embargo, se realizó cuando fue necesario aparte de
las diferentes actividades mencionadas en las semanas 1, 2, 3 y 4, nuevas
tareas o variables que se presentaron a lo largo de la pasantía, que
complementarían el éxito de la gestión realizada, dentro de las cuales se
mencionan a continuación:
1. Cargar al sistema SIGA por su mando de tesorería, ventas
regionales, así también las diferentes cobranzas de los distintos centros de
acopio y mercales.
2. Cargar al sistema SIGA por su mando de contabilidad en apoyo
al departamento que lleva el mismo nombre (Contabilidad), las diferentes
recepciones o notas de entrega, de acuerdo a tipo de mercancía, bien sea
Nacional o Regional.
3. Introducir los datos necesarios en el sistema para obtener los
diferentes comprobantes que sustentan los asientos de diarios realizados.
4. Analizar la relación entre los cheques generados para el pago de las
facturas con el monto establecido en las mismas, como medida de control
interno para verificar o descartar la existencia de alguna diferencia.
27
5. Realización en 4 oportunidades (1 vez por mes), la visita a uno de
los establecimientos de la Red Mercal, específicamente Mercal Limoncito,
con la finalidad de inspeccionar el proceso de control de ingresos tales
como: instalaciones de puntos de venta, condiciones de la bóveda de
seguridad y cumplimiento de las rutas establecidas del transporte de valores.
28
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
El desarrollo de las actividades propuestas al inicio de la pasantía se
cumplió a cabalidad, arrojando como resultado el eficiente control de los
ingresos ya sean en efectivo a través de depósitos bancarios y en cesta
ticket de alimentación, a través de sus cata portes, la cual era el objetivo
principal de dicha pasantía, así como también la ejecución de las diferentes
conciliaciones realizadas de manera mensual.
Es necesario destacar la importante participación al analizar los
diferentes depósitos bancarios con las facturas reales, encontrando de
esta manera, valiosas diferencias que de una u otra manera, hubieran
afectado las finanzas de la empresa a futuro mediato, logrando atender cada
una de las situaciones a tiempo y seguir salvaguardando el patrimonio de
la entidad. No se puede dejar de mencionar, que todas estas actividades
fueron posibles mediante una gestión organizada basada en:
Conocer la importancia de llevar un buen control en sus ingresos y
finanzas, en vista que de ello, depende el futuro económico y financiero de
la empresa.
29
Tener conocimiento completo del plan de cuentas utilizado por la
empresa en vista de la variedad de bancos que reciben los depósitos
bancarios, ya que los distintos mercales y centros de acopio acoplados a la
Coordinación Regional de Cojedes, se encuentran ubicados en diferentes
partes del estado.
Entender los mecanismos estratégicos al momento de realizar las
conciliaciones entre diferentes cuentas o bien sea entre los movimientos de
los libros y los estados de cuenta de los bancos.
Manejar el Sistema Administrativo SIGA.
Las mencionadas previamente, se ejecutaron en forma de sistema, que
arrojó como resultado, la gratificación que el plan de trabajo pautado
inicialmente se cumplió a cabalidad. Es relevante mencionar, que en el
intervalo de las 16 semanas pautadas para el desarrollo de la pasantía, se
efectuaron ciertas desviaciones o variaciones que dieron apoyo y sustento al
trabajo de la unidad:
La primera, fue el registro contable en los libros diarios mediante el
sistema SIGA, de los depósitos bancarios por concepto de las cobranzas de
los de diferentes puntos mercales a nivel del estado Cojedes, donde se
detalla información específica entre la cual se menciona lo siguiente:
Número de cuenta bancaria
30
Número de cuenta contable
Nombre del centro de acopio
Fecha del depósito
Monto correspondiente
Número de referencia
Esta variable se debe de realizar, ya que es la base fundamental para
poder gestionar la conciliación entre los depósitos bancarios y el estado de
cuenta emitido por el Banco. La misma, se elabora comparando el TXT de
tesorería, es decir, movimientos según libro y el listado de depósitos
facilitados por la entidad bancaria; esta comparación se efectúa con la ayuda
de la herramienta de Office Excel.
La segunda, se trató del control de los papeles de las llamadas
recepciones, así como también sus registros contables, donde se especifica:
El centro de acopio donde se recibió la mercancía
El nombre del proveedor, si es Nacional o Regional.
Fecha de recepción.
Producto y cantidad.
Las cuentas contables necesarias para el registro.
Esta actividad se realiza, con la finalidad de llevar los inventarios a sus
saldos reales tanto en número de unidades como en cantidades monetarias.
31
De esta manera, la empresa siempre puede contar con el valor real en
bolívares de sus inventarios, en estos registros se hace necesario detallar
de cualquier anomalía, como lo es una devolución o una entrega incompleta
de la mercancía solicitada.
Una vez finalizado el periodo de pasantía y analizadas todas las
actividades desarrolladas estipuladas en el plan de trabajo, y sumado a éstas
las variables que se presentaron, se puede expresar que fueron de
apreciación en su totalidad, y una estimulación satisfactoria en cada uno
de los pasos que se realizaron durante el transcurso de las 16 semanas,
en vista de que cada trabajo me dio un soporte en conocimiento y un
crecimiento en nociones que se encuentran sustancialmente unidas al ámbito
profesional del Contador Público, la cual, me ayudarán a desenvolverme en
cualquier unidad contable.
Las actividades realizadas me sirvieron de complemento para entender
y comprender la importancia del buen manejo de los ingresos de una
empresa, en vista de que en su mayoría de ello depende el futuro
económico y financiero de la misma.
32
Recomendaciones
A la Universidad
Añadir en alguno de los 8 semestres que dura la carrera de contaduría
pública una cátedra que trate sobre los diferentes sistemas operativos
utilizados por las empresas, debido que se ingresa a la entidad sin tal
conocimiento.
Adaptar la biblioteca a la realidad, actualizando sus bibliografías
con textos recientes, debido a que el control de los ingresos es un tema
delicado dentro de una entidad; la universidad debería dictar foros y talleres
al respecto.
Implementar una materia con el tema en discusión, con personal
especializado.
A la Empresa
Establecer estrategia tácticas que agilicen el procesamiento de los
comprobantes de ingresos por medios de las cobranzas. Bien sea en efectivo
o por concepto de cesta ticket de alimentación.
Implementar como obligación legal el pago por parte de los Jefes de
Mercales de los faltantes encontrados al comparar las valijas de las ventas
con lo depositado en el banco.
33
Asignar un medio de trasporte que recorra los diferentes Mercales y
Centros de Acopio para la búsqueda de la información solicitadas, valijas,
consolidados, reportes, informes, depósitos bancarios entre otros, en virtud
que en muchos casos no llega a tiempo lo solicitado.
A los pasantes
Aprovechar cada oportunidad que le dé la empresa de asistir a cursos,
talleres o reuniones.
Mantener la misma motivación desde el principio hasta el final, y
realizar todas las actividades establecidas en el plan de trabajo elaborado.
Asistir puntualmente a su horario establecido.
Buscar información adicional a la ofrecida por la empresa acerca del
tema establecido.
34
CAPÍTULO IV
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS GERENCIALES PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD REGIONAL DE LA
EMPRESA MERCADO DE ALIMENTOS, C.A. (MERCAL), COORDINACIÓN ESTADAL COJEDES
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Diseñar estrategias gerenciales para optimizar los procesos de la
Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A.
(MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Objetivos Específicos
• Elaborar normas administrativas y contables para el manejo y control
de las funciones contables.
• Diseñar estrategias para mejorar la gestión de los procesos contables.
• Proponer controles internos para optimizar la gestión de los recursos
financieros.
35
Factibilidad de la Propuesta
Factibilidad Institucional: Existe disponibilidad y aceptación de la
propuesta por parte de la gerencia de la Unidad de Contabilidad Regional de
la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal
Cojedes, así como la disposición del personal a aceptar los lineamientos. Por
lo tanto, desde el punto de vista institucional la propuesta es factible.
Factibilidad Técnica: La institución cuenta con los recursos
tecnológicos, técnicos, financieros y económicos para llevar a cabo la
propuesta, por ello, es factible desde el punto de vista técnico.
Factibilidad Operativa: desde el punto de vista operativo, se considera
que la propuesta es factible, ya que la empresa cuenta con la infraestructura
adecuada para llevarla a cabo, así como el personal necesario para
desarrollar los lineamientos propuestos.
36
37
PLAN DE ACCIÓN
Objetivo General: Diseñar estrategias gerenciales para optimizar los procesos de la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Objetivos Específicos
Tema Contenido Actividades Recursos Responsables Lapso de Ejecución
Proporcionar herramientas gerenciales enmarcadas en la teoría de la planificación estratégica, dirigidas al personal que labora en la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Planificación estratégica:
-Métodos, procesos y etapas.-Contexto Situacional.-Diseño de objetivos y estrategias.-Organización y administración.-Importancia.-Principios.-División del Trabajo.-Autoridad-Responsabilidad.-Unidad de Mando.-Sistemas de Control y Gestión.-Finanzas Públicas.
Planificación Exposición por parte del facilitador sobre:
- Esquema estructural del proceso de planificación.-Difusión de las causas y efectos del proceso de planificación.- Ponencia: Racionalidad y Toma de Decisiones.- Taller: Sistemas de Control y Gestión.- Video conferencia: Ética y Gerencia Pública.- Taller: Finanzas Públicas.
Humanos:
Facilitadores, investigador, personal de la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes, Directores.
Materiales:
Papel, lápices, diapositivas, video beam, carpetas, material impreso, referencias bibliográficas, marcadores.
Facilitadores, autoras de la investigación, tutora.
Ocho (8) horas diarias.
38
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 7. Cronograma de Actividades
Acciones Actividad Contenido TiempoPresentación del Plan estratégico gerencial para optimizar los procesos de la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Disertación sobre los elementos que conforman los principios rectores de la gerencia.
Fortalecimiento del desarrollo profesional, gerencial y humano del personal adscrito a la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Plan de seguimiento y control.
Apertura de la Jornada y control de asistencia de los participantes.
Reflexiones y realización de talleres que afiancen los conocimientos teóricos y prácticos de la gerencia.
Taller que coadyuve al desarrollo humano como potencial de la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de Alimentos,
-Planificación estratégica, normativa.-Métodos, procesos y etapas de la planificación.-Contexto Situacional.-Diseño de objetivos y estrategias.-Hechos, actores y decisiones.-Organización y administración.-Importancia.-Principios.-División del Trabajo.-Sistemas de Control y Gestión-Ética
-Liderazgo-Comunicación-Motivación-Conclusiones-Recomendaciones
Día 1: 8 horas diarias teórico-prácticas.
Día 2: 8 horas diarias teórico-prácticas.
39
C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
-Evaluación por sesiones-Tabulación de resultados.
40
Líneas Estratégicas Gerenciales
• Implantar lineamientos estratégicos para optimizar los procesos
administrativos y financieros en la Unidad de Contabilidad Regional de la
empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal
Cojedes.
• Sistematizar los procesos administrativos.
• Diseñar un manual de procesos administrativos
• Elaborar análisis y descripciones de cargos, división de tareas y
responsabilidades, evaluación de los lugares de trabajo, así como la
estructura organizacional en el Departamento de Administración.
• Identificar, prevenir, reducir y eliminar los factores que impiden llevar a
cabo un buen servicio al usuario de acuerdo a las necesidades masivas e
individuales.
• Rediseñar la estructura organizacional más acorde con la
funcionalidad de la institución, determinando los niveles jerárquicos,
delegando funciones y responsabilidades bien definidas que ayuden a
descongestionar al departamento administrativo para que de ese modo
pueda hacerlo más eficiente y eficaz.
• Implementar un control eficiente sobre la planificación previa de
actividades proyectadas por la institución, a través de revisiones periódicas
con el objeto de detectar fallas en los distintos procesos administrativos y
41
plantear los correctivos a tiempo, en aquellas labores que se desvían de lo
planeado, de manera que se mantengan los procesos acorde con los
requerimientos que vayan surgiendo con el transcurrir del tiempo.
• Crear talleres de capacitación, autoestima, sensibilización y
adiestramiento para el personal que allí labora.
• Organizar reuniones con lluvias de ideas para diseñar la visión y
misión de la Unidad de Contabilidad Regional de la empresa Mercado de
Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal Cojedes.
Estudio Financiero
El estudio financiero demostró los costos necesarios para la
implementación de la propuesta desde una perspectiva de inversión y
financiamiento que requiere el desarrollo del proyecto; de allí, se hace un
estimado de costo para el pago de los recursos materiales, alquiler de
equipos técnicos y los honorarios profesionales del especialista, incluyendo
la logística para (02) días de talleres. A continuación, se explicará todo lo
referente al financiamiento.
Financiamiento Interno
Tomando en cuenta las características de la propuesta, para su
ejecución se costeará con un 100% de la inversión proveniente de la
42
empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal
Cojedes, previo conocimiento de la gerencia para que realicen el aporte
correspondiente, a fin de lograr el pleno desarrollo de las actividades
planificadas.
Instalaciones
La implementación de la propuesta tiene su macrolocalización en el
municipio Ezequiel Zamora del estado Cojedes y como microlocalización, se
ejecutará en las instalaciones de la Unidad de Contabilidad Regional de la
empresa Mercado de Alimentos, C.A. (MERCAL), Coordinación Estadal
Cojedes.
43
Análisis de Costo Operativo para la Ejecución de la Propuesta
Recursos MaterialesDescripción Cantidad Costo Unitario Total
Material fotocopiado
640 0,40 256,00
Carpetas 60 9,00 540,00Hojas blancas 1 resma 565,00 565,00Lapiceros 60 10,00 600,00Papel bond 20 15,00 300,00Refrigerio 3 250,00 750,00
Subtotal 3.011,00EquiposComputadora (alquiler)
1 600,00 600,00
Video Beam 1 800,00 800,00CD 60 20,00 1200,00
Subtotal 2.600,00Recursos HumanosFacilitador 1 01 2.500,00 2.500,00Facilitador 2 01 2.500,00 2.500,00
Subtotal 5.000,00TOTAL 10.611,00
Conclusión del Estudio Financiero
A través del análisis financiero realizado, se puede concluir que la
propuesta es perfectamente factible, si ello se compara con los beneficios
que obtendrán los sujetos a capacitar en planificación estratégica, lo cual
puede traducirse en alta gerencia al servicio social.
44
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MERCAL, 2009. Manual de normas y procedimientos de contabilidad. Junta Directiva de Mercado de Alimentos. Sesión ordinaria Nº 141 del 17 julio de 2009. Caracas: autor.
MERCAL, 2010. Manual de normas y procedimientos para el control de ingresos por concepto de efectivo y puntos de venta electrónicos en los mercales, Súper-Mercales y centros de acopio. Junta Directiva de Mercado de Alimentos. Sesión extraordinaria Nº 26 Resolución Nº 2, del 4 de enero de 2010. Caracas: autor.
MERCAL, 2010. Manual de normas y procedimientos para el control de ingresos por concepto de ticket y tarjetas de alimentación en mercales y súper mercales. Junta Directiva de Mercado de Alimentos. Sesión extraordinaria Nº 26. Resolución Nº 3, del 4 de enero de 2010. Caracas: autor.
Norma Internacional de Contabilidad Nº 18. Ingresos Ordinarios. 31 de marzo de 2004.
45
ANEXOS
46
Anexo 1
Relación de Comprobantes de Servicio
47
Anexo 2
Cata Porte Cesta Ticket de Alimentación
48
Anexo 3
Relación de Depósitos Ingresos vs Ventas
49
Anexo 4
Sistema SIGA
Cargar Depósitos de Ventas Nacionales y Regionales
50
51
Anexo 5
Comprobante de Asiento Contable
52
Anexo 6
Arqueo de Caja
53
Anexo 7
Acta de Faltantes
54
Anexo 8
Memoria Fotográfica
55