manual de contratacion on€¦ · libro ii de la ley 100 de 1993 y sus modificaciones contenidas en...

MANUAL DE CONTRATACIOacuteN

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Fecha de aprobacioacuten

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ldquoESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA SUBRED SUR OCCIDENTE ESE SU IMPRESIOacuteN SE CONSIDERARA UNA COPIA NO CONTROLADA DEL MISMO NO SE AUTORIZA SU REPRODUCCION

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MANUAL DE CONTRATACION

ON

Octubre de 2016


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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 JUSTIFICACIOgraveN

4 MARCO CONCEPTUAL

5 DEFINICIONES

6 DESARROLLO DEL MANUAL

7 BIBLIOGRAFIacuteA

8 ANEXOS

9 SEGUIMIENTO Y EVALUACIOacuteN DEL MANUAL


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1 OBJETIVO Establecer los procedimientos internos que se desarrollaran en las diferentes etapas del proceso de contratacioacuten para la adquisicioacuten de los bienes y servicios que requiera la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E S E para el cumplimiento de sus funciones metas y objetivos institucionales Asiacute mismo fijar las pautas criterios y responsabilidades para el ejercicio de la supervisioacuten contractual y el traacutemite de los procesos sancionatorios contra contratistas en eventos de incumplimiento contractual 11 OBJETIVOS ESPECIFICOS 111 Obtener bienes y servicios de manera oportuna para que el servicio de salud a cargo de la Subred

se preste de manera continua e ininterrumpida 112 Obtener bienes y servicios con una relacioacuten costo ndash beneficio favorable a la Subred

113 Facilitar a los interesados en contratar con la Subred la libre y sana competencia

114 Estandarizar procedimientos y establecer procesos contractuales uniformes acordes con las

normas legales vigentes al interior de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE

2 ALCANCE El presente Manual incluye los propoacutesitos objetivos y normatividad legal bajo la cual deben llevarse a cabo el procedimiento de contratacioacuten de bienes y servicios en sus diferentes fases (Precontractual Contractual y Post-contractual) y que tiene como fin dar cumplimiento de los objetivos institucionales y la continua y eficiente prestacioacuten de los servicios de salud en la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE siendo una herramienta de trabajo para los colaboradores de las diferentes aacutereas que participan en las diferentes etapas 3 JUSTIFICACIOgraveN El numeral 6ordm del artiacuteculo 195 de la Ley 100 de 1993 establece que las Empresas Sociales del Estado se someteraacuten al reacutegimen contractual del derecho privado pero discrecionalmente pueden utilizar las claacuteusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratacioacuten Puacuteblica De acuerdo a los cambios en la normatividad y a la evolucioacuten en materia contractual se hace necesario modificar y actualizar el manual y los procedimientos para la contratacioacuten plasmaacutendolos en un documento que sirva de guiacutea para todos los actores internos y externos de la Sur Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE que tengan relacioacuten con esta actividad


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4 MARCO CONCEPTUAL Las Empresas Sociales del Estado constituyen una categoriacutea especial de entidad puacuteblica descentralizada con personeriacutea juriacutedica patrimonio propio y autonomiacutea administrativa creadas por la ley o por las Asambleas o Concejos seguacuten el caso sometidas al reacutegimen juriacutedico previsto en el Capiacutetulo III Tiacutetulo II del Libro II de la Ley 100 de 1993 y sus modificaciones contenidas en las Leyes 1122 de 2007 y 1438 de 2011 Conforme al numeral 6 del artiacuteculo 195 de la Ley 100 de 1993 por el cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral en concordancia con el artiacuteculo 16 del Decreto 1876 de 1994 en virtud del cual se reglamentoacute la Ley 100 de 1993 y se determinoacute que las Empresas Sociales del Estado se rigen en materia de contratacioacuten por el derecho privado sujetaacutendose a la jurisdiccioacuten ordinaria conforme a las normas sobre la materia pudiendo discrecionalmente utilizar las claacuteusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica El artiacuteculo 13 de la Ley 1150 de 2007 por la cual se Introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos consagroacute que las entidades estatales que por disposicioacuten legal cuenten con un reacutegimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica aplicaran en desarrollo de su actividad contractual acorde con su reacutegimen legal especial los principios de la funcioacuten administrativa y de la gestioacuten fiscal de que tratan los artiacuteculos 209 y 267 de la Constitucioacuten Poliacutetica respectivamente seguacuten sea el caso y estaraacuten sometidas al reacutegimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratacioacuten estatal La Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en su artiacuteculo 209 establece que la funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado El Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo adoptado por la Ley 1437 de 2011 define en su artiacuteculo 3o el alcance de tales principios Adicionalmente y en relacioacuten con la moralidad el artiacuteculo 3o del Decreto-ley nuacutemero 019 de 2012 determina que ldquola actuacioacuten administrativa debe centildeirse a los postulados de la eacutetica y cump lirse con absoluta transparencia en intereacutes comuacuten En tal virtud todas las personas y los servidores puacuteblicos estaacuten obligados a actuar con rectitud lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas Por su parte el artiacuteculo 5o del mencionado Decreto-ley preceptuacutea que ldquo(hellip) los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos las autoridades administrativas (hellip) no deben exigir maacutes documentos y copias de los estrictamente necesarios ni autenticaciones ni notas de presentacioacuten personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa o trataacutendose de poderes especiales En tal virtud las autoridades deberaacuten proceder con


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austeridad y eficiencia y optimizar el uso del tiempo y de los demaacutes recursos procurando el maacutes alto nivel de calidad de sus actuaciones y la proteccioacuten de los derechos de las personas El artiacuteculo 76 de la Ley 1438 de 2011 establecioacute que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado deberaacuten adoptar un estatuto de contratacioacuten de acuerdo con los lineamientos que defina el Ministerio de la Proteccioacuten Social hoy de Salud y Proteccioacuten Social De conformidad con la Ley 1474 de 2011 ldquoPor la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblicardquo la actividad contractual de la Empresa Social del Estado debe contemplar lo contenido en el capiacutetulo VII Disposiciones para prevenir y combatir la corrupcioacuten en la contratacioacuten puacuteblica La Resolucioacuten 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Proteccioacuten Social fijoacute los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratacioacuten que regiraacute su actividad contractual y el articulo 16 definioacute como termino para adopcioacuten de estos lineamientos dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la Resolucioacuten El acuerdo Nordm 641 de 2016 del Consejo de Bogotaacute D C ldquoPor el cual se efectuacutea la reorganizacioacuten del sector salud de Bogotaacute Distrito Capital se modifica el acuerdo 257 del 2006 y se expiden otras disposicionesrdquo determinan en el artiacuteculo segundo la fusioacuten de las Empresas Sociales del Estado en cuatro Sub Redes entre ellas la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE Que por Acuerdos 003 de mayo 03 005 del 27 de mayo y 15 del 22 de septiembre de 2016 la Junta Directiva de la Sub Red Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente ESE adopto el Estatuto de Contratacioacuten donde se determinan las normas procedimientos y tramites que garantizan racionalidad en los recursos eficiencia en la atencioacuten de sus responsabilidades y trasparencia en sus actuaciones 5 DEFINICIONES

ACTA - Documento en el que se deja constancia de lo tratado en una reunioacuten o visita anotando los compromisos pactados indicando el responsable y el plazo para cumplirlos Constancia de un acto contractual de mutuo acuerdo o unilateral

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL - Documento en el que consta la entrega de los bienes obras o servicios contratados y recibo a satisfaccioacuten Se determinan en ella la cantidad calidad de lo recibido de acuerdo al objeto contratado

ACTA DE INICIO - Documento que suscriben el Supervisor yo Interventor y el Contratista en el cual consta tanto la fecha de ejecucioacuten del contrato como la fecha uacuteltima de entrega de lo contratado


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ACTA DE LIQUIDACION - Documento suscrito por el Contratista y el Ordenador del Gasto en el que constan todos los aspectos juriacutedicos y financieros necesarios para que las partes se declaren a paz y salvo Deben incluirse el valor inicial el valor final ejecutado los acuerdos conciliaciones transacciones plazos proacuterrogas adiciones actas tramitadas poacutelizas o garantiacuteas suscritas por los mismos

ACTA DE REINICIO - Documento firmado por el Supervisor el Contratista y el Ordenador del Gasto por medio del cual se legaliza la determinacioacuten del parte de dar por terminada la suspensioacuten del contrato y reiniciar la ejecucioacuten previa modificacioacuten de la vigencia de las poacutelizas a cargo del Contratista

ACTA DE SEGUIMIENTO DEL CONTRATO - Documento suscrito por el Supervisor yo Interventor el Contratista y los demaacutes participantes en las reuniones del contrato las evaluaciones o visitas de verificacioacuten a la ejecucioacuten del contrato dejando constancia de los compromisos acordados y el responsable de darles cumplimiento

ACTA DE SUSPENSION - Documento firmado por el Supervisor el Contratista y el Ordenador del Gasto por el cual se legaliza el acuerdo de suspender el plazo y vigencia de la ejecucioacuten del contrato por circunstancias que deberaacuten quedar expresamente plasmadas

ADENDA Es el instrumento mediante el cual se modifican aclarar o se da respuesta a un aspecto referido en los Teacuterminos de Condiciones o solicitud de oferta dentro de un proceso contractual

ADICIOacuteN Documento mediante el cual se adiciona el valor de un contrato

ADJUDICAR Es el acto administrativo motivado por medio del cual una vez agotada la etapa de evaluacioacuten observacioacuten de las evaluaciones o comiteacute de compras o el que haga sus veces o de culminacioacuten de la audiencia de subasta inversa la entidad manifiesta que el contrato producto del proceso de seleccioacuten se suscribiraacute con el proponente que haya obtenido la oferta maacutes favorable para la ESE

ANTICIPO Son los recursos puacuteblicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecucioacuten del objeto del contrato bajo la vigilancia del supervisor El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato AMPLIACIOacuteN Implica la prolongacioacuten en el tiempo del plazo establecido para la ejecucioacuten de un contrato AUTONOMIacuteA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL Es la capacidad o facultad que tiene una entidad o una persona juriacutedica o natural para adquirir obligaciones y esa autonomiacutea es derivada de la ley

AMORTIZACION DEL ANTICIPO - Porcentaje que se descuenta de cada Factura cuenta de cobro o documento equivalente presentado por el Contratista que tiene como finalidad devolver a la Entidad el valor que le ha sido cancelado por concepto de anticipo


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ARRENDAMIENTO - Contrato suscrito entre dos partes en la que una concede el uso o goce temporal de una cosa y la otra paga por ese uso o goce un precio cierto

BIENES INMUEBLES - Tienen esta consideracioacuten todos aquellos bienes que son imposibles de trasladar sin ocasionar dantildeos a los mismos como casas o fincas porque forman parte de un terreno o estaacuten anclados a eacutel

BIENES MUEBLES - Por oposicioacuten a los bienes inmuebles son todos aquellos bienes personales depositados en estancias que son transportables pero que uno no suele llevar consigo y los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro ya se muevan por siacute mismos o por efecto de una fuerza exterior

CADUCIDAD - Claacuteusula Exorbitante que el Estado interpone ante el incumplimiento de las obligaciones del contratista Se entiende como un castigo de la entidad estatal al contratista por dicho incumplimiento

CAPACIDAD RESIDUAL La capacidad residual se obtendraacute de sustraer de la capacidad de contratacioacuten el saldo del valor de los contratos en ejecucioacuten La capacidad de contratacioacuten se deberaacute calcular mediante la evaluacioacuten de los siguientes factores Experiencia (E) Capacidad Financiera (CF) Capacidad Teacutecnica (CT) y Capacidad de Organizacioacuten (CO) Para losmiddot efectos de la evaluacioacuten de los factores mencionados en el inciso anterior por ninguacuten motivo ni bajo ninguna circunstancia se podraacuten tener en cuenta la rentabilidad y las utilidades CESIOacuteN DEL CONTRATO Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o juriacutedica la obligacioacuten de continuar con la ejecucioacuten de un contrato perfeccionado y legalizado dicho acto solo procederaacute con previa autorizacioacuten expresa y escrita de la entidad

CERTIFICADO DE DISPONSIBILIDAD PRESUPUESTAL- El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestioacuten financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacioacuten disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de un compromiso de ello deviene del valor que la ley le ha otorgado al sentildealar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberaacute contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacioacuten de esa obligacioacuten generaraacute responsabilidad disciplinaria fiscal y penal

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - Todos los compromisos adquiridos por la ESE deberaacuten contar con registro presupuestal para que los recursos con eacutel financiados no sean desviados a ninguacuten otro fin En este registro se deberaacute indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar Esta operacioacuten es un requisito de perfeccionamiento de los contratos


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CLAacuteUSULA Estipulacioacuten contractual que hace referencia a los compromisos y acuerdos a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del contrato celebrado CLAacuteUSULAS EXCEPCIONALES Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares

En todos los casos estas claacuteusulas buscan evitar la paralizacioacuten o la afectacioacuten grave de los servicios puacuteblicos que se esperan proveer con la ejecucioacuten de un contrato por lo cual el Estado tiene el derecho de actuar unilateralmente Esta es la condicioacuten esencial para que la ESE pueda interponerlas

CONTRATANTE - Seraacute la ESE cuando actuacutea como pagador del bien o servicio contratado con cargo a recursos puacuteblicos

CONTRATISTA - Es la persona natural o juriacutedica que es contratada por la ESE para la prestacioacuten de un servicio o entrega de un bien

CONTRATO - Acuerdo de voluntades mediante el cual las partes convienes unas prestaciones permitidas por la ley y contraen unas obligaciones mutuas de obligatorio cumplimiento pues este acto es una Ley para las partes Son elementos integrantes del mismo la fijacioacuten del objeto del contrato las condiciones de ejecucioacuten del mismo valores cantidades calidades derechos y obligaciones de las partes teacutermino de duracioacuten plazo de ejecucioacuten liquidacioacuten etc Cuando una de las partes es una persona de derecho privado o puacuteblico estaremos frente a un contrato si las partes son todas personas juriacutedicas de derecho puacuteblico tendremos un contrato iacutenter-administrativo

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION - Aquel en el que la persona contratada realiza actividades predominantemente materiales y no calificadas a fin de atender las necesidades propias de la ESE COMODATO Contrato a traveacutes del cual una parte llamada comodante da en preacutestamo un bien mueble o inmueble no consumible a otra parte llamada comodatario con el fin de ser usado y posteriormente restituido a quien facilito su utilizacioacuten Se caracteriza por ser eminentemente gratuito

DANtildeO - Detrimento perjuicio o menoscabo que una persona natural o juriacutedica sufre a consecuencia de la accioacuten u omisioacuten de otra y que afecta a sus bienes derechos o intereses

DANtildeO ANTIJURIDICO - Es aquella lesioacuten patrimonial o extra patrimonial causada en forma liacutecita o iliacutecita y que el perjudicado no estaacute en el deber juriacutedico de soportar


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DANtildeO PATRIMONIAL- Lesioacuten del patrimonio puacuteblico representada en el menoscabo disminucioacuten perjuicio detrimento peacuterdida uso indebido o deterioro de los bienes o recursos puacuteblicos o a los intereses patrimoniales del Estado producida por una gestioacuten fiscal antieconoacutemica ineficaz ineficiente inequitativa e inoportuna que en teacuterminos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado particularizados por el objetivo funcional y organizacional programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contraloriacuteas Dicho dantildeo podraacute ocasionarse por accioacuten u omisioacuten de los servidores puacuteblicos o por la persona natural o juriacutedica de derecho privado que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio puacuteblico DECLARACIOacuteN DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIOacuteN Circunstancia que resulta de la no adjudicacioacuten del contrato ya sea porque ninguno de los proponentes cumplioacute con los factores de escogencia y condiciones teacutecnicas miacutenimas exigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentes al proceso Dicha declaracioacuten solo procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva Se declara por adenda yo acto administrativo que exprese clara y detalladamente las razones o motivos

DEROGAR Quitar suprimir dejar sin vida una norma

ENTIDAD PUBLICA - Son entidades puacuteblicas la Nacioacuten las entidades territoriales los establecimientos puacuteblicos las empresas industriales o comerciales y las sociedades de economiacutea mixta sujetas al reacutegimen previsto para las empresas industriales del estado las empresas sociales del estado del orden nacional departamental distrital o municipal cualquiera que sea su nivel ya sea del sector central o descentralizado

FACTURA - Titulo valor originado por el Contratista que contiene la descripcioacuten del bien o servicio a pagar asiacute como los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones que por ley sean necesarios y que respalda el cobro de lo prestado y el pago por parte de la Secretariacutea yo Fondo

GARANTIA UNICA - El contratista prestaraacute el respectivo documento lega avalaraacute el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato la cual se mantendraacute vigente durante su vida y liquidacioacuten y se ajustaraacute a los liacutemites existencia y extensioacuten del riesgo amparado

Las garantiacuteas consistiraacuten en poacutelizas expedidas por compantildeiacuteas de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantiacuteas bancarias otras

INFORME DE SUPERVISION Documento a traveacutes del cual el interventor o el supervisor da cuenta al Hospital sobre las situaciones que se presenten durante la ejecucioacuten del contrato Estos estaacuten destinados a servir de medios de prueba para la imposicioacuten de sanciones al contratista en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante asiacute como a transacciones o solucioacuten de conflictos


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INTERPRETACION UNILATERAL - Claacuteusula exorbitante que el Estado (Secretariacutea yo Fondo) interpone cuando existan discrepancias en la interpretacioacuten de una disposicioacuten del contrato durante la ejecucioacuten del mismo INTERVENTORIacuteA consistiraacute en el seguimiento teacutecnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o juriacutedica contratada para tal fin por la ESE cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia o cuando la complejidad o la extensioacuten del mismo lo justifiquen MINUTA Documento contentivo de acuerdos entre las partes MULTA Sancioacuten impuesta al contratista cuando este incumple parcialmente una o maacutes claacuteusulas del contrato Para algunos tratadistas no es considerada una sancioacuten sino maacutes bien un eneacutergico llamado de atencioacuten con el fin de que el contratista cumpla cabalmente lo pactado

MODIFICACION DEL CONTRATO - Acuerdo escrito que a traveacutes de un Otrosiacute al contrato suscriben el Ordenador del Gasto y el Contratista para variar las condiciones del contrato previa solicitud yo visto bueno del Supervisor PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES La ESE deberaacute elaborar un plan anual de adquisiciones que podraacute actualizar de acuerdo a sus necesidades el cual debe contener la lista de bienes obras y servicios que pretende adquirir durante el antildeo acorde con las necesidades de la institucioacuten y los recursos presupuestales con que se cuente Este plan y sus actualizaciones deben ser publicados en la paacutegina WEB de la ESE y en el sistema electroacutenico de contratacioacuten puacuteblica SECOP o el que haga sus veces

PLAZO DE EJECUCION - Teacutermino o periodo de tiempo que se fija en el contrato para que el Contratista deacute cumplimiento al objeto contractual y las demaacutes obligaciones pactadas PROPONENTE Es toda persona natural o juriacutedica que presenta una oferta o propuesta a efecto de aspirar celebrar contratos con la ESE PRORROGA Documento mediante el cual se prolonga en el tiempo la ejecucioacuten de un contrato debiendo existir para el efecto presupuesto y necesidad del servicio o bien

PROVEEDOR - Persona Natural o Juriacutedica con capacidad legal para celebrar contratos de suministro de mercanciacuteas materiales insumos equipos y demaacutes bienes o servicios

PUBLICACION DEL CONTRATO - Requisito que garantiza la transparencia de la contratacioacuten en la ESE

REGISTRO PRESUPUESTAL Es la afectacioacuten definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalizacioacuten del mismo


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RUBRO PRESUPUESTAL Es aquella parte del presupuesto de la ESE que se afecta especiacuteficamente para el desarrollo de un proceso de seleccioacuten o un contrato dicha afectacioacuten se hace en los teacuterminos dispuesto por la Ley Orgaacutenica de Presupuesto

SECOP - Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica creado como un instrumento de apoyo a la gestioacuten contractual de las entidades estatales que permite la interaccioacuten de las entidades contratantes los contratistas la comunidad y los oacuterganos de control Tiene como objetivo dar uniformidad a la informacioacuten sobre la contratacioacuten puacuteblica SERVIDOR PUacuteBLICO - Persona Natural que presta sus servicios al Estado como empleado puacuteblico vinculado por una situacioacuten legal y reglamentaria o como trabajador oficial a traveacutes de contrato de trabajo SUPERVISION consistiraacute en el seguimiento teacutecnico administrativo financiero contable y juriacutedico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la ESE cuando no requieren conocimientos especializados y para la cual el mismo podraacute contratar personal de apoyo a traveacutes de los contratos de prestacioacuten de servicios que sean requeridos TERMINACION UNILATERAL - Claacuteusula Exorbitante que el Estado interpone para la finalizacioacuten anticipada del contrato La ley ha dispuesto que esta claacuteusula sea efectiva en los siguientes casos

Cuando las exigencias del servicio puacuteblico objeto del contrato lo requieran Cuando las circunstancias de alteracioacuten del orden puacuteblico obliguen a ello Por muerte o incapacidad fiacutesica permanente del contratista- persona natural Por disolucioacuten de la personeriacutea juriacutedica cuando el contratista tenga esta calidad Por interdiccioacuten judicial o declaracioacuten de quiebra del contratista Por cesacioacuten de pagos concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten

gravemente el cumplimiento del contrato UNION TEMPORAL - Asociacioacuten de dos o maacutes personas naturales o juriacutedicas que presentan en conjunto una misma propuesta para la seleccioacuten celebracioacuten y ejecucioacuten de un contrato Cada uno de sus integrantes responde solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato se imponen de acuerdo con la participacioacuten de cada uno de los miembros de la Unioacuten Temporal No obstante lo anterior en el documento de conformacioacuten de la Unioacuten Temporal sus integrantes designaraacuten un representante del mismo

VALOR FINAL DEL CONTRATO - Es el producto de la suma de valor inicial del contrato sus modificaciones deducciones en valor y adiciones en valor y deberaacute constar en el Acta de Liquidacioacuten Final del Contrato VEEDURIacuteAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIOacuteN Establecidas conforme la ley pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria precontractual y contractual del proceso de contratacioacuten Es obligacioacuten de las entidades estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso


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de contratacioacuten para lo cual la entidad suministraraacute toda la informacioacuten y la documentacioacuten pertinente que no aparezca publicada en la paacutegina Web de la Entidad 6 DESARROLLO DEL MANUAL

61 GENERALIDADES DE LA CONTRATACIOacuteN

611 NATURALEZA JURIDICA Y UBICACIOacuteN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E S E fue creada por el Acuerdo Distrital No 641 de 2016 del Concejo de Bogotaacute es una empresa cuya funcioacuten principal es la prestacioacuten de servicios de salud entendida como un servicio puacuteblico a cargo del Estado que integra el Sistema General de Seguridad Social en Salud De conformidad con las previsiones del artiacuteculo 195 de la Ley 100 de 1993 la Subred por tratarse de una categoriacutea especial de entidad puacuteblica descentralizada cuenta con personeriacutea juriacutedica patrimonio propio y autonomiacutea administrativa y se rige en materia contractual por las normas del derecho privado pudiendo establecer de manera discrecional la aplicacioacuten de las claacuteusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratacioacuten de la administracioacuten puacuteblica

612 FINES DE LA CONTRATACIOacuteN

Los contratos que celebre la Empresa Social del Estado estaraacuten encaminados al cumplimiento de los fines estatales a su cargo es decir a la continua y eficaz prestacioacuten del servicio puacuteblico de Salud y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecucioacuten de dichos fines

613 REacuteGIMEN JURIDICO APLICABLE

Los contratos que realice la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E S E de conformidad con lo establecido en el artiacuteculo 195 de la Ley 100 de 1993 se sujetaraacuten a las normas del derecho privado a aquellas de que trata el Estatuto de Contratacioacuten de la empresa previsto en el Acuerdo 003y 05 de 2016 y discrecionalmente podraacuten incluir las claacuteusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica contenido en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 Decreto 1082 de 2015y demaacutes normas que las modifiquen adicionen o reformen Asiacute mismo la Empresa en su gestioacuten contractual deberaacute aplicar los principios de la funcioacuten administrativa y de sostenibilidad fiscal contenidos en los artiacuteculos 209 y 267 de la Constitucioacuten Poliacutetica y el reacutegimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artiacuteculo 13 de la Ley1150 de 2007 la Resolucioacuten 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Proteccioacuten Social y demaacutes normas que las modifiquen o adicionen

614 DELEGACIOacuteN

El Gerente podraacute delegar en funcionarios del nivel Directivo la suscripcioacuten de contratos hasta la suma equivalente a ochocientos (800) salarios miacutenimos legales mensuales vigentes mediante acto administrativo debidamente motivado conservando la facultad de modificar la delegacioacuten o reasumir dicha funcioacuten en cualquier momento


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615 CONTROL SOCIAL

La Empresa en aras de posibilitar y facilitar la participacioacuten de la comunidad invitaraacute a las Veeduriacuteas Ciudadanas Grupos de Intereacutes etc para que participen en las audiencias que se realicen en desarrollo de los procesos contractuales mediante la publicacioacuten de avisos en las carteleras Institucionales y en la paacutegina Web 62 COMITEacute ASESOR DE CONTRATACIOacuteN La Empresa Social del Estado contaraacute con un Comiteacute Asesor de Contratacioacuten que seraacute una instancia conformada seguacuten lo establecido en el Estatuto de Contratacioacuten de la empresa tendraacute la responsabilidad de participar en toda la gestioacuten contractual de la empresa en especial en lo relativo a la elaboracioacuten del plan anual de adquisiciones asiacute como en el estudio evaluacioacuten y recomendacioacuten de la oferta maacutes favorable para la Empresa de acuerdo con los teacuterminos de condiciones de los procesos de convocatoria puacuteblica subasta inversa y todos aquellos procesos en los que asiacute lo requiera el Gerente atendiendo siempre el intereacutes de la entidad y contemplando los principios fundamentales de la contratacioacuten administrativa como son entre otros la eficiencia eficacia y efectividad Su funcionamiento y conformacioacuten se establece en el acto administrativo de su constitucioacuten

63 ETAPAS DE LA CONTRATACIOacuteN

631 ETAPA PRECONTRACTUAL

Comprende desde la identificacioacuten de la necesidad de adquirir un bien o servicio para la Empresa hasta la suscripcioacuten del contrato y comprende a su vez dos sub fases Planeacioacuten y seleccioacuten

6311 Fase de planeacioacuten

Comprende los estudios y documentos previos los teacuterminos de condiciones o invitaciones

63111 Plan Anual de Adquisiciones

El plan anual de adquisiciones es una herramienta que busca (i) facilitar a la empresa la identificacioacuten registro programacioacuten y divulgacioacuten de sus necesidades de bienes obras y servicios y (ii) Permitir a la empresa el disentildeo de estrategias de contratacioacuten basadas en la agregacioacuten de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratacioacuten En el plan anual de adquisiciones la empresa debe sentildealar la necesidad y el bien o servicio que satisface esa necesidad utilizando el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas adoptado por Colombia Compra Eficiente e indicar el valor estimado las cantidades aproximadas el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagaraacute el bien obra o servicio la modalidad de seleccioacuten del contratista y la fecha aproximada en la cual se iniciaraacute el proceso de contratacioacuten

63 1111 Funcionario Responsable

El (La) Subgerente Administrativo (a) es el encargado del plan anual de adquisiciones y es responsable de


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bull Organizar un cronograma para la elaboracioacuten y actualizacioacuten del plan anual de adquisiciones

bull Obtener la Informacioacuten necesaria para diligenciar el plan anual de adquisiciones por parte de los encargados de todos los procesos de la empresa

bull Diligenciar el Documento y presentarlo al Comiteacute Asesor de Contratacioacuten para su consolidacioacuten el cual estaraacute encargado de presentarlo ante la Gerencia

bull Publicar el plan anual de adquisiciones en la paacutegina web de la entidad y en el Sistema Electroacutenico de Contratacioacuten Puacuteblica- SECOP

bull Revisar y presentar las actualizaciones al Comiteacute Asesor de Contratacioacuten del plan anual de adquisiciones en los eventos en que ello sea necesario

631112 Elaboracioacuten

El plan anual de adquisiciones se elaboraraacute y actualizaraacute de acuerdo al procedimiento interno establecido dentro de la empresa a la normatividad vigente y a los lineamientos y recomendaciones de Colombia Compra Eficiente Para su elaboracioacuten se procederaacute asiacute

bull El (La) Subgerente Administrativo (a) solicitaraacute a todas las aacutereas de la Empresa la definicioacuten de los requerimientos de los bienes productos o servicios necesarios para la ejecucioacuten de los fines y objetivos institucionales que le competen

bull Una vez recibidas las solicitudes El (La) Subgerente Administrativo (a) deberaacute elaborar el proyecto del plan anual de adquisiciones el cual deberaacute ser presentado ante el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten

bull El Comiteacute Asesor de Contratacioacuten ajustaraacute el plan anual de adquisiciones al presupuesto proyectado para la vigencia

bull Una vez consolidado el plan anual de adquisiciones por el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten el presidente del Comiteacute entregaraacute a la Gerencia el documento para su aprobacioacuten

bull Aprobado el plan anual de adquisiciones por parte de la Gerencia de la empresa seraacute responsabilidad del El (La) Subgerente Administrativo (a) hacer las publicaciones previstas en el numeral anterior

bull Las actualizaciones y modificaciones deberaacuten surtir el mismo procedimiento establecido para la elaboracioacuten del plan

631113 Contenido del plan anual de adquisiciones

El plan anual de adquisiciones debe identificar los bienes compras o servicios siguiendo los paraacutemetros de Colombia Compra Eficiente

631114 Aprobacioacuten y Adopcioacuten

El plan anual de adquisiciones propuesto seraacute aprobado y adoptado por la Gerencia de la Empresa

631115 Divulgacioacuten

Una vez adoptado el plan este seraacute remitido por la El (La) Subgerente Administrativo (a) a las diferentes dependencias de la entidad


Versioacuten V1


Coacutedigo



631116 Publicacioacuten

El plan anual de adquisiciones y sus actualizaciones seraacuten publicados en el SECOP y en la paacutegina WEB de la empresa a maacutes tardar el 31 de Enero de cada vigencia Fiscal

631117 Actualizacioacuten yo modificacioacuten

El plan anual de adquisiciones debe actualizarse cuando (i) Se realicen ajustes en los cronogramas de adquisicioacuten valores o modalidad de seleccioacuten (ii) sea necesario incluir nuevas obras bienes yo servicios (iii) se requiera excluir obras bienes o servicios

6311 1 8 Ejecucioacuten evaluacioacuten y seguimiento

El Asesor de Planeacioacuten seraacute responsable de la ejecucioacuten de la contratacioacuten que fue aprobada en el plan anual de adquisiciones y deberaacute presentar informes trimestrales al Comiteacute Asesor de Contratacioacuten quien supervisaraacute su ejecucioacuten

63112 Estudios y documentos previos en el proceso de seleccioacuten del contratista

Son el soporte para tramitar los procesos de contratacioacuten de la empresa de acuerdo al formato de estudios previos los cuales deberaacuten contener los siguientes elementos ademaacutes de los especiales para cada modalidad de seleccioacuten

631121 Descripcioacuten de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratacioacuten y su justificacioacuten

Es la expresioacuten escrita y detallada de las razones que justifican el que el por queacute y el para queacute de la contratacioacuten Cada liacuteder de proyecto subdirector o director deberaacute consignar el por queacute se necesita contratar y lo esperado con la contratacioacuten con el fin de justificar y soportar la inversioacuten de los recursos

631122 Objeto a contratar con sus especificaciones las autorizaciones permisos y licencias requeridos para su ejecucioacuten y cuando el contrato lo requiera disentildeo y construccioacuten teacutecnica para el desarrollo del proyecto Para el desarrollo de este elemento se debe especificar

Definicioacuten y alcance del objeto a contratar el cual debe establecerse de manera concreta clara y detallada indicando la duracioacuten el lugar y la cantidad de bienes o el servicio a contratar y demaacutes condiciones de tiempo y modo en el que se desarrollaraacute el objeto contractual Las especificaciones teacutecnicas con claridad entre las que se deben incluir entre otras

bull Posibilidades futuras de actualizacioacuten de los bienes vida uacutetil coherencia con las herramientas antes adquiridas calidad del personal que debe prestar los servicios y las demaacutes que se requieran

bull Los compromisos declaraciones y acreditaciones que deban efectuar los proponentes en materia teacutecnica que seraacuten verificados por la entidad como requisito habilitante durante el periodo de evaluacioacuten de la propuesta


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull Los servicios conexos es decir los que se derivan del cumplimiento del contrato como las capacitaciones los mantenimientos preventivos y correctivos soportes teacutecnicos la entrega de insumos o equipos para apoyo tecnoloacutegico entrega de manuales instalacioacuten transporte etc

Si se trata de un proceso de seleccioacuten de bienes y servicios de caracteriacutesticas teacutecnicas uniformes y de comuacuten utilizacioacuten seguacuten el formato de estudios previos se debe especificar

bull Denominacioacuten del bien o servicio la clasificacioacuten de acuerdo con el clasificador de Bienes y Servicios la identificacioacuten adicional requerida la unidad de medida calidad miacutenima y los patrones de desempentildeo miacutenimos

bull Autorizaciones permisos licencias y documentos teacutecnicos Ademaacutes se deberaacute dejar constancia de los requisitos que deba reunir tanto la empresa como el proponente adjudicatario para la ejecucioacuten del contrato

Si el contrato incluye disentildeo y construccioacuten se deberaacuten adjuntar documentos teacutecnicos como caacutelculo planos entre otros

bull Codificacioacuten del objeto a contratar seguacuten el clasificador de bienes y servicios de las Naciones Unidas siguiendo la GUIacuteA PARA CODIFICACIOacuteN DE BIENES Y SERVICIOS DE ACUERDO CON EL COacuteDIGO ESTAacuteNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS sus modificaciones actualizaciones o el documento que la remplace seguacuten las indicaciones de Colombia compra eficiente

bull Relacionar el lugar de ejecucioacuten del contrato

bull Finalmente se deberaacuten establecer de forma geneacuterica las obligaciones de las partes

631123 El valor estimado del contrato y la justificacioacuten del mismo

Se deberaacute definir el costo econoacutemico que tendraacute el bien o servicio del contrato a celebrar en el que justifique con base en que paraacutemetros establecioacute el valor Asiacute mismo deberaacute describir la forma de pago el tiempo de entrega y la garantiacutea del producto o servicio ofrecido

631124 Criterios para seleccionar la oferta

En cumplimiento de la seleccioacuten objetiva del contratista el aacuterea responsable deberaacute sentildealar los requisitos teacutecnicos habilitantes y sugerir los criterios que seraacuten objeto de evaluacioacuten y clasificacioacuten los cuales podraacuten permitir escoger el ofrecimiento maacutes favorable para la empresa teniendo en cuenta los fines que esta busca con la contratacioacuten

631125 Anaacutelisis del riesgo

En los estudios previos la empresa deberaacute tipificar y estimar los riesgos que puedan afectar la ejecucioacuten del contrato a celebrar con el fin de asignarlos en los teacuterminos de condiciones y las invitaciones de manera previa al proceso de contratacioacuten y garantizar que quienes se presenten al proceso contractual conozcan anticipadamente las obligaciones y cargas a asumir durante el mismo


Versioacuten V1


Coacutedigo



631126 Otros

En los estudios previos deberaacute dejarse constancia ademaacutes de lo resentildeado en los numerales anteriores de lo siguiente

bull Indicar si el contratista es el proveedor uacutenico o tiene exclusividad en la distribucioacuten del bien

bull Sentildealar y justificar si es necesaria la contratacioacuten de un tercero que ejerza la vigilancia teacutecnica de la ejecucioacuten contractual

63113 Definicioacuten del proceso de seleccioacuten

Una vez radicados los estudios de necesidades en la Subgerencia Administrativa dicha dependencia deberaacute determinar la modalidad de seleccioacuten del contratista

63114 Teacuterminos de condiciones

En los casos de convocatoria puacuteblica y subasta inversa siempre se requeriraacute la elaboracioacuten de los teacuterminos de condiciones en los cuales se deberaacute incluir como miacutenimo la siguiente informacioacuten la cual debe corresponder a su vez a los estudios y documentos previos a La descripcioacuten teacutecnica detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato b La modalidad del proceso de seleccioacuten y su justificacioacuten c Los criterios miacutenimos habilitantes y de seleccioacuten los cuales deben ser claros y completos que no

induzcan a error a los oferentes o impidan su participacioacuten y aseguren una seleccioacuten objetiva d Las reglas aplicables a la presentacioacuten de las ofertas y su evaluacioacuten indicando los requisitos que

otorguen puntaje con la descripcioacuten de los mismos la manera como se evaluaraacuten y ponderaraacuten y las reglas de desempate asiacute como las reglas para la adjudicacioacuten del contrato

e Los criterios de desempate de las ofertas f Las causas que dan lugar a rechazar una oferta teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la

falta de documentos referentes a la futura contratacioacuten o al proponente no necesarios para la comparacioacuten de propuestas no serviraacute de tiacutetulo suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos

g El valor del contrato el plazo la forma de pago y la determinacioacuten de si debe haber lugar a la entrega de anticipo y si hubiere indicar su valor el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar

h El certificado de disponibilidad presupuestal i Los riesgos asociados al contrato la forma de mitigarlos y la asignacioacuten del riesgo entre las partes

contratantes j Las garantiacuteas exigidas en el proceso de contratacioacuten y sus condiciones las cuales podraacuten ser

bull Contrato de Seguro contenido en una poacuteliza

bull Patrimonio autoacutenomo

bull Garantiacutea Bancaria

bull Tiacutetulos Valores Los amparos que se exijan por parte de la Empresa Social del Estado deben corresponder a los siguientes


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull De Seriedad de la oferta En las ofertas cuya cuantiacutea sea igual o superior a 150 SMMLV el oferente deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver los perjuicios que se presenten en caso de que el seleccionado no se allane a la celebracioacuten del respectivo contrato Su cuantiacutea corresponderaacute a la que en cada caso se determine la cual no podraacute ser inferior al diez por ciento (10) del monto de la propuesta y tendraacute una duracioacuten iguala la del plazo maacuteximo previsto para la aceptacioacuten o suscripcioacuten del contrato y cuatro (4) meses maacutes

bull Del Cumplimiento del Contrato En los contratos cuya cuantiacutea naturaleza o complejidad asiacute lo exija el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales independiente de las multas y la claacuteusula penal que se pacte en el contrato Su cuantiacutea corresponderaacute a la que en cada caso se determine la cual no podraacute ser inferior al diez por ciento (10) del monto del contrato y una duracioacuten igual a la del plazo maacuteximo previsto al momento de la suscripcioacuten del contrato y tres (3) meses maacutes

bull De Correcto Manejo Buena Inversioacuten y Reintegro de Anticipo en el Contrato u orden En todos los contratos u oacuterdenes en que la Empresa Social del Estado pacte la entrega de anticipo el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para proteger a la Empresa Social del Estado de la apropiacioacuten o la destinacioacuten indebida de los dineros entregados al contratista como anticipo del contrato Su cuantiacutea deberaacute corresponder al cien por ciento (100) de la suma entregada a tiacutetulo de anticipo dentro del contrato y su vigencia seraacute igual a la requerida para su total amortizacioacuten Su aprobacioacuten seraacute requisito previo para el desembolso del anticipo al contratista

bull De la Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes En los contratos cuya cuya cuantiacutea naturaleza o complejidad asiacute lo exija el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver las futuras eventualidades en que uno o varios bienes de los contratados no reuacutenan las especificaciones o calidades exigidas para la contratacioacuten o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos asiacute como para precaver tambieacuten los vicios de fabricacioacuten y la calidad de los materiales o componentes Su cuantiacutea no podraacute ser inferior al diez por ciento (10) del monto del contrato y su vigencia seraacute igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses maacutes

bull De Estabilidad de la Obra En los contratos de obra puacuteblica el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver que durante el periodo acordado la obra contratada en condiciones normales de uso no sufriraacute deterioros imputables al contratista Su cuantiacutea no podraacute ser inferior al cinco por ciento (5) del monto del contrato y su vigencia seraacute de cinco (5) antildeos a partir de la aceptacioacuten o recibo final de la obra

bull De Pago de Salarios Prestaciones Sociales e Indemnizaciones En los contratos de prestacioacuten de servicios a que haya lugar el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver los eventos en que incurra en el no pago de las obligaciones laborales respecto de los trabajadores relacionados con la ejecucioacuten del respectivo contrato Su cuantiacutea no podraacute ser inferior al diez por ciento (10) del monto del contrato y su vigencia seraacute de tres (3) antildeos

bull De Responsabilidad Civil Extracontractual En los contratos a que haya lugar el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para asegurar el pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razoacuten de la ejecucioacuten del contrato Su cuantiacutea no podraacute ser inferior al veinte por ciento (20) del monto del contrato y su vigencia seraacute igual al plazo del contrato y tres (3) meses maacutes

bull Del Seguro de Manejo de Recursos Puacuteblicos para Particulares En los contratos a que haya lugar independientemente del monto el contratista deberaacute constituir esta garantiacutea para precaver la


Versioacuten V1


Coacutedigo



Empresa Social del Estado contra la comisioacuten de delitos como hurto abuso de confianza falsedad estafa de acuerdo con su definicioacuten legal cometidos por el afianzado o personal que ejecuta el contrato en perjuicio de la Empresa Social del Estado Su cuantiacutea no podraacute ser inferior al diez por ciento (10) del monto del contrato y su vigencia seraacute igual a la del plazo pactado en el contrato y cuatro (4) meses maacutes

bull De la provisioacuten de repuestos accesorios y correcto funcionamiento de equipos Para prevenir el incumplimiento de la provisioacuten de repuestos y accesorios necesarios para los equipos o bienes adquiridos su cuantiacutea no seraacute inferior al 5 del valor estimado de los repuestos o del valor del contrato y su plazo seraacute durante la ejecucioacuten del contrato o un (1) antildeo desde la entrega del repuesto o accesorio

k Los teacuterminos condiciones y minuta del contrato l Los teacuterminos de la supervisioacuten yo de la interventoriacutea del contrato m El plazo dentro del cual la Empresa Social del Estado puede expedir adendas n El cronograma el cual debe contener las fechas horas plazos para las actividades propias del

proceso de contratacioacuten los tiempos para presentar propuestas adjudicar el contrato suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecucioacuten

o Lugar fiacutesico o electroacutenico en donde se pueden consultar los teacuterminos de condiciones estudios y documentos previos

p El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas q La aplicacioacuten o no de las claacuteusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la

Administracioacuten Puacuteblica r Los demaacutes asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de seleccioacuten En los teacuterminos de condiciones en los procesos de seleccioacuten por subasta inversa se requeriraacute que ademaacutes de los requisitos previstos en el numeral anterior se establezca lo siguiente a) Fecha hora de inicio de la subasta b) Forma de efectuar los lances c) Periodicidad de los lances d) Margen de mejoramiento de la oferta PARAacuteGRAFO Los teacuterminos de condiciones deberaacuten ser publicados en la paacutegina web de la empresa asiacute como en el Sistema de Contratacioacuten Puacuteblica Para la contratacioacuten directa se estableceraacute dentro de la invitacioacuten a cotizar los siguientes

bull La descripcioacuten teacutecnica detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato

bull La modalidad del proceso de seleccioacuten y su justificacioacuten

bull Los criterios miacutenimos habilitantes los cuales deben ser claros y completos que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participacioacuten y aseguren una seleccioacuten objetiva

bull El valor del contrato el plazo y la forma de pago

bull El certificado de disponibilidad presupuestal

bull Las garantiacuteas exigidas en el proceso de contratacioacuten y sus condiciones de ser necesario


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas

bull Los demaacutes asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de seleccioacuten

6312 Fase de Seleccioacuten y Adjudicacioacuten

Esta etapa comprende desde la radicacioacuten de los estudios y documentos previos hasta la resolucioacuten de adjudicacioacuten expedida por el Gerente de la Empresa en los casos que se requiera seguacuten su naturaleza y cuantiacutea

63121 Modalidades de seleccioacuten

La empresa con base en los estudios y documentos previos determinaraacute el proceso precontractual utilizando una de las siguientes modalidades de seleccioacuten a) Convocatoria Puacuteblica b) Subasta inversa c) Contratacioacuten directa d) Otros mecanismos de seleccioacuten

bull Procesos de Negociacioacuten Conjunta

bull Bolsas de Productos

bull Contratacioacuten por medios electroacutenicos

631211 Convocatoria puacuteblica

Es el procedimiento a traveacutes del cual la Empresa invita puacuteblicamente a personas naturales o juriacutedicas para que en igualdad de oportunidades formulen ofertas acerca de las obras bienes y servicios que requiera la empresa y selecciona la oferta maacutes favorable de acuerdo a los criterios establecidos en los teacuterminos de condiciones en los cuales se sentildealaraacuten las reglas claras los plazos y criterios de evaluacioacuten a los cuales se sujetaraacute el proceso de contratacioacuten Se utilizaraacute esta forma de contratacioacuten cuando el objeto de la contratacioacuten no corresponda a ninguna de las causales de contratacioacuten directa sentildealadas en el estatuto de contratacioacuten de la empresa y cuya cuantiacutea supere el 02 y hasta por el 2 del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred en cuyo caso NO seraacute necesaria la autorizacioacuten de la Junta Directiva Cuando la cuantiacutea del objeto a contratar exceda del 2 del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred se requeriraacute de la autorizacioacuten de la Junta Directiva de la Subred con antelacioacuten al inicio del proceso


Versioacuten V1


Coacutedigo



63 1 2 1 11 Procedimiento de la convocatoria puacuteblica

Surtidos y agotados los requisitos que sentildealan en la fase de planeacioacuten contractual prevista en el Estatuto de contratacioacuten y en el presente manual la Empresa

bull iexclExpediraacute la respectiva disponibilidad presupuestal de acuerdo al valor estimado para la Convocatoria

bull Publicaraacute en la paacutegina WEB y en el SECOP de manera previa a la apertura del proceso con un teacutermino miacutenimo de tres (03) diacuteas de antelacioacuten un aviso de convocatoria en el cual se expresaraacute como miacutenimo

a Objeto a contratar b Fecha de la apertura del proceso c Personas que se pueden presentar d Forma de consultar los teacuterminos de referencia e Valor del presupuesto oficial

bull El plazo de la convocatoria entendido como el comprendido entre la apertura y el cierre de la convocatoria seraacute el que se considere necesario seguacuten la naturaleza cuantiacutea y el objeto a contratar El plazo fijado se podraacute prorrogar por la Empresa antes de su vencimiento

bull Desde la apertura del proceso de seleccioacuten y hasta antes del cierre seguacuten los teacuterminos definidos en cada convocatoria los proponentes podraacuten presentar observaciones a los teacuterminos de condiciones a los cuales se daraacute respuesta por parte de la administracioacuten En caso de que la respuesta a las observaciones modifique los teacuterminos de condiciones se expediraacute y publicaraacute la adenda respectiva En todo caso no se podraacuten expedir adendas en un teacutermino inferior a veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora de cierre de la convocatoria

bull El diacutea y hora sentildealados para el cierre del proceso de seleccioacuten en audiencia puacuteblica se abriraacuten las propuestas y se levantaraacute un acta suscrita por el (La)Subgerente Administrativo (a) o quien haga sus veces quien lo presidiraacute un integrante de la Oficina de Control Interno uno de los demaacutes integrantes del Comiteacute Asesor de Contratacioacuten y los Asistentes a la Audiencia donde conste nombre del proponente nuacutemero de folios de la propuesta y valor de la misma

bull Cerrada la convocatoria el Comiteacute de Evaluacioacuten designado por la Gerencia realizaraacute calificacioacuten desde el punto de vista juriacutedico teacutecnico financiero y econoacutemico de conformidad con los teacuterminos de condiciones El plazo de calificacioacuten seraacute el estipulado en los teacuterminos de condiciones

bull Una vez se entregue el informe de evaluacioacuten por el Comiteacute Evaluador este se publicaraacute y pondraacute a disposicioacuten de los oferentes por un teacutermino determinado en los teacuterminos de condiciones

bull El Comiteacute Evaluador daraacute respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes en caso de ser necesario modificaraacute el informe preliminar de evaluacioacuten el cual deberaacute ser publicado en los teacuterminos que se establezcan en los teacuterminos de condiciones Una vez en firme la evaluacioacuten el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten recomendaraacute al gerente de la Empresa con quien contratar de acuerdo con la calificacioacuten obtenida y con los criterios de adjudicacioacuten sentildealados en los teacuterminos de condiciones

bull Los plazos para la adjudicacioacuten y firma del contrato se sentildealaraacuten en los respectivos teacuterminos de condiciones El gerente de la Empresa podraacute prorrogar estos plazos La Empresa adjudicaraacute el contrato por medio de acto administrativo debidamente motivado


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull Adjudicado el contrato se enviaraacute la documentacioacuten del mismo a la oficina correspondiente para que se elabore y legalice el respectivo contrato

bull La empresa podraacute declarar desierto total o parcialmente la convocatoria cuando o No se presente proponente alguno a la convocatoria o En alguno de los iacutetems o grupos no exista proponente o Ninguacuten proponente cumpla los requisitos de habilitacioacuten o En alguno de los iacutetems o grupos ninguacuten proponente sea haacutebil

63 1 2 1 2 Subasta Inversa

Es el procedimiento mediante el cual la Empresa convoca puacuteblicamente a personas naturales o juriacutedicas en igualdad de condiciones para que presenten sus ofertas o propuestas en una puja dinaacutemica efectuada en forma presencial mediante la reduccioacuten sucesiva de precios Este procedimiento de seleccioacuten deI contratista podraacute ser utilizado para la adquisicioacuten de bienes y servicios de caracteriacutesticas teacutecnicas uniformes y de comuacuten utilizacioacuten sin importar la cuantiacutea de la contratacioacuten

63 1 2 1 2 1 Procedimiento de la subasta inversa

Surtidos y agotados los requisitos que sentildealan en la fase de planeacioacuten contractual prevista en el Estatuto de contratacioacuten y en el presente manual la Empresa 1 Expediraacute la respectiva disponibilidad presupuestal de acuerdo al valor estimado para la Subasta

Inversa 2 Publicaraacute de manera previa a la apertura del proceso con un teacutermino miacutenimo de tres (03) diacuteas de

antelacioacuten un aviso de convocatoria en la paacutegina WEB y en SECOP en el cual se expresaraacute como miacutenimo

a Objeto a contratar b Fecha de la apertura del proceso c Personas que se pueden presentar d Forma de consultar los teacuterminos de condiciones e Valor del presupuesto oficial

3 El gerente de la Empresa ordenaraacute la apertura de este proceso de seleccioacuten por medio de acto

administrativo motivado 4 El plazo de la subasta entendido como el comprendido entre la apertura y el cierre del proceso de

seleccioacuten seraacute el que se considere necesario seguacuten la naturaleza cuantiacutea y el objeto a contratar El plazo fijado se podraacute prorrogar por la Empresa antes de su vencimiento

5 Desde la apertura del proceso de seleccioacuten y hasta antes del cierre seguacuten los teacuterminos definidos en cada subasta inversa los proponentes podraacuten presentar observaciones a los teacuterminos de condiciones a los cuales se daraacute respuesta por parte de la administracioacuten En caso de que la respuesta a las observaciones modifique los teacuterminos de condiciones se expediraacute y publicaraacute la adenda respectiva En todo caso no se podraacuten expedir adendas en un teacutermino inferior a veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora de cierre de la subasta


Versioacuten V1


Coacutedigo



6 El diacutea y hora sentildealados para el cierre del proceso en audiencia puacuteblica se abriraacuten las propuestas las cuales deberaacuten contener dos partes la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratacioacuten y el cumplimiento de los requisitos habilitantes definidos en la ficha teacutecnica la segunda en la cual se establezca el precio inicial propuesto

7 De dicha audiencia se levantaraacute un acta suscrita por El (La)Subgerente Administrativo (a) y un integrante de la Oficina de Control Interno uno de los demaacutes integrantes del Comiteacute Asesor de Contratacioacuten y los Asistentes donde conste nombre del proponente nuacutemero de folios de la propuesta y valor de la misma

8 Cerrada la radicacioacuten de propuestas dentro del proceso de subasta inversa el Comiteacute Evaluador designado por la Gerencia realizaraacute la verificacioacuten del cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista juriacutedico teacutecnico y financiero de conformidad con los teacuterminos de condiciones El plazo de verificacioacuten seraacute el estipulado en los teacuterminos de condiciones

9 Una vez se entregue el informe de evaluacioacuten por el Comiteacute de Evaluacioacuten este se publicaraacute y pondraacute a disposicioacuten de los oferentes por un teacutermino determinado en los Teacuterminos de condiciones

10 El Comiteacute Evaluador daraacute respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes en caso de ser necesario modificaraacute el informe preliminar de evaluacioacuten el cual deberaacute ser publicado en los teacuterminos que se establezcan en los teacuterminos de condiciones Una vez en firme la evaluacioacuten se procederaacute a realizar la subasta siempre que haya miacutenimo dos (2) oferentes habilitados que cumplan con los requisitos teacutecnicos de los bienes yo servicios requeridos

11 Si solo se presenta un oferente al proceso de contratacioacuten la Empresa podraacute adjudicarle siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes y el valor de la oferta sea igual o menor al presupuesto estimado Asiacute mismo podraacute adjudicarse el contrato en los eventos en los que pese a que exista pluralidad de oferentes solo uno cumple con los requisitos habilitantes y el valor de la oferta sea igual o menor al presupuesto estimado

12 La subasta seraacute dirigida por el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten con participacioacuten del responsable del aacuterea desde la cual provino la necesidad

13 La empresa estructuraraacute la subasta inversa de manera que antes de su realizacioacuten los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que las presenta

14 La subasta debe empezar con el precio maacutes bajo indicado por los proponentes y solo se valdraacuten los lances efectuados en la subasta y que mejoren el margen miacutenimo establecido

15 Si no se presentan lances durante la subasta la Empresa adjudicaraacute a quien haya presentado el precio inicial maacutes bajo

16 El contrato podraacute ser adjudicado al proponente que haya presentado el precio inicial maacutes bajo asiacute no se hubiese presentado a la audiencia de subasta inversa

17 Al terminar la presentacioacuten de cada lance la empresa informaraacute cual es el lance maacutes bajo 18 El Comiteacute Asesor de Contratacioacuten evaluaraacute y solicitaraacute al contratista dentro de la audiencia de la

subasta inversa justificacioacuten que soporte la oferta en los casos de valores que se estimen artificialmente bajos

19 Los lances se haraacuten en sobre cerrado y seraacuten leiacutedos una vez vencido el tiempo establecido para el lance

20 La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances o propuestas adicionales durante el periacuteodo de tiempo definido para la presentacioacuten de lances La Empresa adjudicaraacute el contrato al oferente que haya presentado el lance maacutes bajo e indicaraacute en el acto de adjudicacioacuten que seraacute expedido por el


Versioacuten V1


Coacutedigo



Gerente mediante acto administrativo motivado el nombre de los oferentes y el precio del uacuteltimo lance presentado por cada uno de ellos

21 Si al teacutermino de la subasta existe empate entre dos o maacutes proponentes la Empresa adjudicaraacute al oferente que presentoacute el menor valor inicial En caso de persistir el empate la Empresa debe aplicar las reglas contenidas en los teacuterminos de condiciones

22 Una vez terminada la subasta el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten deberaacute elevar un acta en la cual se indique la mejor oferta presentada y se recomiende a la Gerencia la adjudicacioacuten la cual se haraacute mediante acto administrativo motivado

23 Adjudicado el contrato se enviaraacute la documentacioacuten del mismo a la oficina correspondiente para que se elabore y legalice el respectivo con1048675rato

24 En caso de no presentarse ninguacuten proponente al proceso de seleccioacuten o que ninguacuten proponente sea haacutebil o conveniente para la contratacioacuten el proceso de subasta se declararaacute desierto a traveacutes de acto administrativo motivado previa recomendacioacuten del Comiteacute Asesor de Contratacioacuten

25 Los plazos para la adjudicacioacuten y firma del contrato se sentildealaraacuten en los respectivos teacuterminos de condiciones El gerente de la Empresa podraacute prorrogar estos plazos

63 1 2 1 3 Contratacioacuten directa

Es el procedimiento a traveacutes de cual la Empresa hace conocer su necesidad de realizar una obra adquirir un bien o un servicio y las condiciones generales y especiacuteficas que en cada caso se establezcan con el fin de obtener sus propuestas Solo se podraacute contratar directamente en los siguientes casos

a Por la Cuantiacutea

A partir de la expedicioacuten del presente Manual la contratacioacuten de la Subred se realizaraacute en cumplimiento de las siguientes modalidades y cuantiacuteas

MODALIDAD DENOMINACION CUANTIA VALOR

CONTRATACION DIRECTA

INVITACION A COTIZAR

Cuando la contratacion directa y la cuantia no

supere el 02 del presupuesto aprobado por

el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada

de Servicios de Salud

Hasta $ 908951674

ORDENES procesos que no superen

la cuantia de los 12 SMMLV

Hasta $ 8273448

CONVOCATORIA PUBLICA

CON TERMINOS DE CONDICION SIN

AUTORIZACION DE JUNTA DIRECTIVA

Cuando la cuantia supere el 02 y hasta el 2 del presupuesto aprobado por

el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred Integrada de Servicios de

Mayor a $ 908951674 hasta $ 9089516742


Versioacuten V1


Coacutedigo



Salud

CON TERMINOS DE CONDICION CON


Cuando la cuantia supere el 2 del presupuesto

aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la respectiva Subred

Integrada de Servicios de Salud se requiere

autorizacion de Junta Directiva previamente al

inicio del proceso precontractual

Mayor a $ 9089516742

ADICIONES SEGUacuteN

ACUERDO No 015 DEL 22 DE SEPTIEMBRE

DE 2016

MODIFICA ART 924 Y EL ART 18 DEL

ACUERDO 03 DEL 3 DE MAYO DE 2016 QUE ADOPTO EL

ESTATUTO DE CONTRATACION DE

LA SUBRED INTEGRADA DE SERVICIOSD E

SALUD SUR OCCIDENTE

Ctos adquisicion de bienes y servicios cuyo

valor inicial sea inferior al 02 del presupuesto


Integrada de Servicios de Salud la GERENCIA

podra realizar adiciones hasta que alcancen dicho

porcentaje

Contratos valor inicial hasta $ 908951674 igual valor hasta

que se alcance dicho porcentaje 02

Ctos adquisicion de bienes y servicios cuyo valorsupera el 02 del

presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL

para la respectiva Subred Integrada de Servicios de

Salud la GERENCIA podra realizar adiciones hasta por el 100 de su

valor

Contratos valor inicial Superior $ 908951674 hasta

el 100 de su valor Si la necesidad del servicio lo

exige la GERENCIA podra adicionar sumas adicionales

siempre y cuando cuente con la previa autorizacion de la

Junta Directiva

CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y ASISTENCIALES



DE 2016



ESTATUTO DE

El GERENTE DE LA ESE

queda facultado para contratar SITUACIONES EXCEPCIONALES por

fuera de la Tabla de

SITUACIONES EXCEPCIONALES FUERA DE

LA TABLA DE HONORARIOS Y SERVICIOS


Versioacuten V1


Coacutedigo



CONTRATACION DE LA SUBRED

INTEGRADA DE SERVICIOSD E

SALUD SUR OCCIDENTE

Honorarios y servicios siempre que se justifiquen

los cambios realizados argumentando apertura de servicios contratos intiutio

persona Situaciones Presentadas a la Junta Directiva en la siguiente sesion ordinaria al Inicio

del aejecucion del contrato PARA su

conocimiento

Los contratos de prestacion de servicios

personales o de apoyo a la gestion podran

adicinarse cuantas veces sea necesario dentro de

la misma vigencia presupuestal siempre y

cuando el objeto del contrato y el valor

mensual de los honorariosno sean

modificados

ADICION LAS VECES NECESARIAS DENTRO DE LA

MISMA VIGENCIA PRESUPUESTAL SIEMPRE Y

CUANDO EL OBJETO DEL CONTRATO Y EL VALOR

MENSUAL DE LOS HONORARIOS NO SEA

MODIFICADO

Los compromisos que adquiera la Empresa Social del Estado cuya cuantiacutea no supere doce (12) Salarios Miacutenimos Legales Mensuales Vigentes se denominaraacuten ORDENES y deberaacuten contener como miacutenimo el objeto del contrato obligaciones del contratista el precio el plazo para lo cual estableceraacute un formato de manejo sencillo para la Empresa Social del Estado y deberaacuten llevar la firma del gerente y del contratista

Cuando se trate de contratos cuyo valor sea igual o inferior al 02 del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITA para la SUBRED cualquiera que sea su naturaleza o en los eventos en que haya sido declarada desierta la convocatoria o subasta inversa En estos casos siempre se haraacute conocer a miacutenimo tres (3) oferentes que esteacuten en las condiciones de ofertar los servicios o bienes requeridos dentro de los precios del mercado En estos casos se seguiraacute el siguiente procedimiento

bull Expediraacute la respectiva disponibilidad presupuestal de acuerdo al valor estimado para la contratacioacuten directa

bull Se daraacute a conocer por la viacutea maacutes expedita a los posibles oferentes la invitacioacuten a cotizar y se publicaraacute en la paacutegina WEB y del SECOP

bull Recibidas las ofertas las aacutereas responsables realizaraacuten la evaluacioacuten de los requisitos miacutenimos desde el punto de vista juriacutedico y teacutecnico Una vez entregadas las evaluaciones la Subgerencia Administrativa realizaraacute la comparacioacuten econoacutemica de las propuestas que hayan sido habilitadas


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull Una vez terminado el proceso de evaluacioacuten la Subgerencia Administrativa elaboraraacute un informe a la Gerencia con el resultado del proceso de seleccioacuten

b Por la Naturaleza

En los siguientes contratos sin importar la cuantiacutea para los que solo seraacute necesario dar a conocer a un (1) oferente

a) Cuando a pesar de haberse verificado la entrega a sus destinatarios de invitaciones formales a proponer despueacutes de haber solicitado las cotizaciones o apertura la convocatoria puacuteblica no se hubiere recibido cotizacioacuten u ofrecimiento alguno

b) Cuando se hubiere declarado desierta una convocatoria puacuteblica c) Cuando se trate de urgencia manifiesta d) Contratos interadministrativos o convenios e) Contratos de Comodato o apoyo tecnoloacutegico y los insumos que se requieran para su

funcionamiento f) Contratos complementarios o accesorios a los contratos de concesioacuten suscritos por la Empresa

Social del Estado g) Convenios docencia servicios h) Los contratos que se suscriban con proponentes seleccionados en negociacioacuten conjunta i) Contratos para la adquisicioacuten de bienes o servicios para el cumplimiento de fallo de tutela de

manera inmediata j) Contratos de servicios puacuteblicos o que tengan regulacioacuten de tarifas por el Estado k) Contratos para la adquisicioacuten de moleacuteculas originales previo concepto del comiteacute de farmacia l) Arrendamiento y enajenacioacuten de bienes inmuebles m) Cuando exista un proveedor exclusivo del producto

En estos casos se seguiraacute el siguiente procedimiento


bull Se daraacute a conocer por la viacutea maacutes expedita al posible oferente la invitacioacuten a contratar

bull Recibida la oferta las aacutereas responsables realizaraacuten la verificacioacuten de los requisitos miacutenimos desde el punto de vista juriacutedico teacutecnico y econoacutemico

bull Una vez terminado el proceso de evaluacioacuten el aacuterea responsable elaboraraacute un informe a la Gerencia con el resultado del proceso de seleccioacuten

63122 Adjudicacioacuten del contrato

La adjudicacioacuten del contrato se haraacute en la modalidad de seleccioacuten de convocatoria puacuteblica y de subasta inversa mediante acto administrativo motivado proferido por el Gerente de la Empresa La adjudicacioacuten es irrevocable y obliga a la Empresa y al adjudicatario Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del teacutermino que se haya sentildealado en calidad de sancioacuten quedaraacute a favor de la Empresa el valor de la garantiacutea de seriedad sin menoscabo de las acciones legales conducentes al


Versioacuten V1


Coacutedigo



reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantiacutea En este evento la E S E podraacute optar por adjudicar el contrato al proponente ubicado en el segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea favorable para la entidad o realizar contratacioacuten directa

631214 PROCESOS DE NEGOCIACIOacuteN CONJUNTA

Con el fin de imprimir celeridad a los procesos de contratacioacuten de la Empresa Social del Estado cuando se trate de la compra o suministro de bienes o servicios necesarios para el cumplimento de la misioacuten con el fin de buscar economiacuteas de escala calidad oportunidad y eficiencia en sus compras Se podraacuten adquirir estos bienes o servicios directamente a los proveedores seleccionados dentro del proceso de negociacioacuten conjunta en los cuales haya participado y que se haya adelantado en asociacioacuten con otras Empresas Sociales del Estado u otras entidades siempre que los precios ofrecidos yo la calidad de los insumos sean favorables para la Empresa Social del Estado Dichas asociaciones deben estar precedidas de estudios teacutecnicos que las justifiquen

631215 BOLSAS DE PRODUCTOS

Una vez se estandarice tipifique elabore y actualice un listado de los bienes y servicios de caracteriacutesticas teacutecnicas uniformes y de comuacuten utilizacioacuten susceptibles de adquisicioacuten por cuenta de entidades estatales la Empresa Social del Estado podraacute adquirir los bienes o servicios a traveacutes de la bolsa de productos En los casos de bolsas de productos cuyo objeto de contratacioacuten sea bienes o servicios de caracteriacutesticas teacutecnicas uniformes y de comuacuten utilizacioacuten independiente de la cuantiacutea la Empresa Social del Estado podraacute hacer uso de este mecanismo de contratacioacuten de conformidad con lo establecido en los teacuterminos de condiciones

631216 PROCESO DE CONTRATACIOacuteN POR MECANISMOS ELECTROacuteNICOS

Es aquel que se realiza mediante la utilizacioacuten de alguacuten elemento electroacutenico cuando este tiene o puede tener una incidencia real y directa sobre la presentacioacuten de la oferta la formacioacuten de la voluntad o interpretacioacuten futura del acuerdo Los contratos autorizados o suscritos por medios electroacutenicos tienen plena validez de acuerdo a las normas vigentes Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electroacutenicos se reputaraacuten auteacutenticas para todos los efectos legales

632 ETAPA CONTRACTUAL

632 1 Suscripcioacuten perfeccionamiento y legalizacioacuten del contratoorden

63211 Suscripcioacuten

Una vez adjudicado el contrato se procederaacute a su suscripcioacuten para lo cual se seguiraacute el siguiente procedimiento

bull En aquellos contratos en los que no se requieran garantiacuteas y en los que no superen los12 SMLV se procederaacute a emitir una orden de compra o servicio salvo que por la naturaleza del objeto a contratar sea necesario celebrar un contrato formal


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull En los demaacutes casos se elaboraraacute el contrato por parte de la Oficina Asesora Juriacutedica el cual requeriraacute estar suscrito por las partes

La estandarizacioacuten de las minutas y su actualizacioacuten estaraacute a cargo de la Oficina Asesora Juriacutedica

63 21 2 Perfeccionamiento y legalizacioacuten

6 32121 Oacuterdenes de compra o servicio

Agotada la etapa precontractual de acuerdo a la modalidad de seleccioacuten escogida se elaboraraacute la orden de compra o servicio de acuerdo al siguiente procedimiento

1 Se elaboraraacute orden de compra de conformidad con el formato establecido para tal fin en la cual se incluiraacuten las especificaciones de trabajo a realizar el objeto con especificaciones teacutecnicas claras y precisas tiempo de entrega forma de pago valores unitarios valor total plazo de ejecucioacuten y reversioacuten automaacutetica del presupuesto asignado una vez vencido el plazo en caso de que no se hubiese ejecutado o presente ejecucioacuten

2 El formato de orden de compra o servicio junto con la oferta seleccionada constituyen el contrato 3 Se remitiraacute la Orden de compra o servicio para la Subgerencia Administrativa para su respectiva

aprobacioacuten 4 Surtido lo anterior seraacute remitida a la Gerencia de la Empresa junto con sus respectivos Anexos

entre los que deberaacuten estar los estudios de necesidades los teacuterminos de condiciones las solicitudes de ofertas las propuestas y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal para su firma

5 Una vez firmada la orden de compra por la Gerencia el contrato se entiende perfeccionado

63 2122 Contratos formales

Agotada la etapa precontractual de acuerdo a la modalidad de seleccioacuten escogida la Oficina Juriacutedica elaboraraacute contrato formal de acuerdo al siguiente procedimiento

bull La Oficina Asesora Juriacutedica recibiraacute la documentacioacuten remitida por la Subgerencia Administrativa y verificaraacute que contenga las especificaciones miacutenimas del contrato objeto tiempo de entrega forma de pago y los respectivos valores discriminados y su valor total

bull Elaborada la minuta de contrato se someteraacute a revisioacuten previa por parte del aacuterea solicitante

bull Despueacutes de revisada la minuta contractual por parte del aacuterea solicitante el contrato pasaraacute a firmas por parte del contratista y del gerente de la Empresa

bull Se solicitaraacuten las respectivas garantiacuteas que incluyan el respectivo valor porcentual determinado en la minuta del contrato Antes de iniciar la ejecucioacuten del contrato la Oficina Asesora Juriacutedica aprobaraacute la garantiacutea mediante firma de la Poacuteliza siempre y cuando reuacutena todos los requisitos y condiciones legales y reglamentarias asiacute como su respectivo amparo valor asegurado y vigencia establecida para cada caso

63213 Remisioacuten de documentos al Supervisor y a las Dependencias Involucradas

Una vez perfeccionado el contrato o la orden de compra o suministro se remitiraacute copia del documento a la Direccioacuten Financiera quien deberaacute realizar el respectivo registro presupuestal de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin


Versioacuten V1


Coacutedigo



Surtido lo anterior se notificaraacute al supervisor de la orden o servicio o del contrato que seraacute el liacuteder de proyecto director o subdirector del aacuterea de donde surgioacute la necesidad de contratacioacuten o el funcionario de planta la persona natural yo juriacutedica que sea designada por el Gerente conforme sus competencias

6322 Interventoriacutea yo supervisioacuten de los Contratos

La Supervisioacuten atantildee al encargo que hace la Empresa a los supervisores e interventores de gestionar los aspectos teacutecnicos administrativos financieros y juriacutedicos del contrato La supervisioacuten seraacute ejercida por un servidor puacuteblico yo un colaborador de la Empresa y la interventoriacutea por persona natural o juriacutedica que se contrate para esta finalidad cuando la vigilancia del contrato exija conocimientos especializados y la Empresa no cuente dentro de su planta de personal con un perfil idoacuteneo para ejercer la supervisioacuten del contrato Por regla general seraacute supervisor del contrato el liacuteder o Responsables de proyecto o proceso del aacuterea de donde surgioacute la necesidad de contratacioacuten No podraacuten concurrir en un mismo contrato la funcioacuten de supervisioacuten e interventoriacutea Sin embargo atendiendo la naturaleza del objeto contractual la Empresa podraacute dividir la vigilancia del contrato precisando cuaacuteles seraacuten las actividades a cargo del interventor y cuales a cargo del supervisor

63 2 2 1 Fines de la supervisioacuten y la interventoriacutea

Los fines de la Supervisioacuten o interventoriacutea seraacuten los siguientes

bull Velar porque las partes intervinientes en el contrato cumplan con los requisitos de orden legal o reglamentario establecidos para iniciar la ejecucioacuten contractual

bull Asegurar que los bienes o servicios contratados cumplan con las condiciones de calidad solicitadas por la Empresa

bull Proteger la moralidad administrativa la transparencia de la actividad contractual y el patrimonio de la empresa

3 2 2 2 Funciones de la supervisioacuten y la interventoriacutea

De acuerdo con el objeto del contrato las funciones se clasifican en Funciones Teacutecnicas Tienen la finalidad de determinar si las obras bienes o servicios cumplen con las especificaciones en cantidades calidades y precios establecidos en los teacuterminos de condiciones en la oferta y en el contrato Trataacutendose del contrato de obra si el objeto contractual se ejecuta de acuerdo a los disentildeos y planos aprobados previamente Funciones Administrativas Consiste en verificar que el contratista cumpla con los traacutemites que la naturaleza del contrato le imponga ejecutar Funciones Financieras Encaminadas a controlar el buen manejo y ejecucioacuten de los recursos monetarios de acuerdo con los teacuterminos del contrato Funciones Legales Actividades de vigilancia encaminadas a verificar que la conducta delas partes durante la ejecucioacuten del contrato se ajuste a la normatividad


Versioacuten V1


Coacutedigo



a) Funciones generales

1 Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de perfeccionamiento y legalizacioacuten del contrato asiacute como los establecidos en las diferentes actas que se causen en la ejecucioacuten del contrato 2 Suscribir la respectiva acta de inicio del contrato en los casos requeridos para su ejecucioacuten 3 Vigilar el cumplimiento de los plazos y vigencia del contrato 4 Efectuar seguimiento al cronograma de actividades 5 Efectuar al contratista las observaciones o recomendaciones que considere pertinentes para la mejor ejecucioacuten del objeto contractual de las cuales deberaacute dejar constancia por escrito 6 Reportar oportunamente al gerente de la Empresa o a la Oficina Asesora Juriacutedica los retrasos o incumplimientos parciales o totales de las obligaciones contractuales asiacute como las irregularidades que se presenten durante la ejecucioacuten del contrato o convenio para que se adopten las medidas pertinentes 7 Presentar perioacutedicamente y a la finalizacioacuten del contrato informes detallados de la ejecucioacuten del contrato en los que se describa como miacutenimo el comportamiento del contratista con respecto a las obligaciones establecidas en el contrato la ejecucioacuten financiera del mismo y en el caso del informe final las obligaciones pendientes a desarrollarse en la etapa postcontractual 8 Remitir el informe de ejecucioacuten con sus respectivos soportes a la Oficina Asesora Juriacutedica demanera oportuna para efectos de la liquidacioacuten del contrato

b) Funciones Teacutecnicas

1 Corroborar la existencia de permisos y licencias antes de iniciar las obras o la prestacioacuten de los servicios 2 Verificar cuando se trate de contratos de obra puacuteblica que los planos y estudios teacutecnicos requeridos se encuentren actualizados 3 Comprobar el cumplimiento de las especificaciones teacutecnicas calidad normas teacutecnicas y garantiacuteas de bienes servicios y obras puacuteblicas pactadas 4 Corroborar la informacioacuten del contratista en lo referente a la experiencia perfil pago de honorarios y salarios de acuerdo con lo pactado 5 Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable de acuerdo a la naturaleza del objeto en los temas laboral ambiental tributario seguridad y las normas especiales acordes con la naturaleza del bien servicio u obra puacuteblica a ejecutar 6 Corroborar el cumplimiento de requerimientos fitosanitarios en los bienes importados 7 Elaborar las actas de ejecucioacuten de recibo a satisfaccioacuten y emitir concepto desde el aspecto teacutecnico de las modificaciones adiciones proacuterrogas suspensiones y demaacutes circunstancias que se presenten durante la ejecucioacuten del contrato 8 Verificar que los equipos teacutecnicos y maquinaria requeridos correspondan con los exigidos y operen con la calidad esperada 9 Informar oportunamente sobre la calidad de los bienes servicios y obras hasta el vencimiento de las garantiacuteas poscontractuales 10 Tramitar reportar y actualizar los soportes en el expediente fiacutesico y los sistemas de informacioacuten seguacuten competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa deEjecucioacuten hasta el cierre del expediente del proceso de contratacioacuten


Versioacuten V1


Coacutedigo



c) Funciones administrativas y financieras

1 Corroborar el cumplimiento de los aspectos administrativos y financieros que rigen el contrato 2 Gestionar los pagos recibos a satisfaccioacuten y verificar que los valores cobrados correspondan a los precios pactados en el contrato 3 Certificar oportunamente el cumplimiento del objeto contratado para el pago respectivo 4 Verificar la presentacioacuten de los informes perioacutedicos en los teacuterminos pactados en el contrato 5 Convocar al contratista a las reuniones pertinentes para lograr la debida ejecucioacuten del contrato y elaborar las actas que resulten de estas reuniones 6 Documentar con evidencia las irregularidades que se presenten en la ejecucioacuten del contrato 7 En el evento de ser requeridos rendir informes administrativos y financieros a los organismos de control 8 Resolver oportunamente las consultas administrativas y financieras que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente 9 Verificar la entrega del anticipo su amortizacioacuten perioacutedica y el reintegro de los rendimientos financieros cuando aplique asiacute a) Verificar la existencia del Plan de inversioacuten del anticipo por parte del contratista al iniciar el contrato b) Verificar la cuenta de cobro presentada por el contratista c) Verificar y registrar cronoloacutegicamente los pagos y deducciones del contrato d) Verificar la devolucioacuten de los rendimientos financieros de los recursos desembolsados e) Verificar la existencia de disponibilidad presupuesta f) Tramitar los pagos pactados previo recibo a satisfaccioacuten y verificacioacuten del paz y salvo con el sistema de seguridad social integral g) Verificar que los valores facturados correspondan a los precios pactados con sus respectivos impuestos y deducciones h) Verificar que los anticipos sean amortizados en cada factura de forma proporcional a lo establecido

d) Funciones Legales

1 Brindar acompantildeamiento en los procedimientos sancionatorios que se adelanten en contra del contratista 2 Verificar el cumplimiento del plazo de ejecucioacuten del contrato y la vigencia de las garantiacuteas y solicitar su proacuterroga cuando sea necesario 3 Hacer seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuacioacuten contractual 4 Hacer seguimiento al cumplimiento por parte del Contratista de sus obligaciones respecto al sistema de seguridad social integral y a los aportes parafiscales si es del caso 5 Corroborar el cumplimiento de derechos y obligaciones de las partes 6 Verificar la suficiencia de las garantiacuteas de acuerdo con las exigencias pactadas en el contrato y sus modificaciones

PROHIBICIONES AL SUPERVISOR

a) Adoptar decisiones que impliquen modificacioacuten del contrato sin el lleno de los requisitos legales

pertinentes


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Coacutedigo



b) Solicitar yo recibir directa o indirectamente para siacute o para un tercero daacutedivas favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista

c) Omitir denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en

relacioacuten con el contrato e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el

contrato f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacioacuten del contrato g) Gestionar indebidamente a tiacutetulo personal asuntos relativos con el contrato h) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato

6323 Reformas a las claacuteusulas del contrato

63231 Modificaciones a los contratos

Consiste en el cambio de condiciones estipuladas inicialmente en el contrato Solamente podraacuten ser modificadas las claacuteusulas que no alteren la esencia o naturaleza del contrato y se realizaraacuten por escrito

63 2 3 1 1 Documentos necesarios para la modificacioacuten

Para proceder a la modificacioacuten del contrato se requieren los siguientes documentos

bull Manifestacioacuten por escrito del supervisor o interventor a traveacutes de la cual conste su concepto con referencia a la modificacioacuten con los soportes respectivos

bull Si la solicitud de modificacioacuten proviene del contratista deberaacute mediar peticioacuten de su parte elevada por escrito al respecto en la que consten las razones que justifican la modificacioacuten

63232 Adicioacuten

Consiste en agregar una suma adicional de dinero al contrato con la finalidad de garantizar la existencia de recursos para cumplir con el objeto requerido Los contratos de prestacioacuten de servicios personales o de apoyo a la gestioacuten podraacuten adicionarse cuantas veces sea necesario dentro de la misma vigencia presupuestal siempre y cuando el objeto del contrato y el valor mensual de los honorarios no sean modificados En los contratos para la adquisicioacuten de bienes y servicios cuyo valor inicial sea inferior al 02 del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente la Gerencia podraacute realizar adiciones hasta que alcancen dicho porcentaje Respecto de los contratos para la adquisicioacuten de bienes y servicios cuya cuantiacutea sea superior al 02 del presupuesto aprobado por el CONFIS DISTRITAL para la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente la Gerencia podraacute adicionarlos hasta por el ciento por ciento (100) de su valor En eacuteste uacuteltimo caso si las necesidades del servicio asiacute lo exigen la Gerencia podraacute adicionar sumas adicionales siempre y cuando cuente con la previa autorizacioacuten de la Junta Directiva


Versioacuten V1


Coacutedigo



63 2 3 21 Documentos necesarios para la adicioacuten

Para la adicioacuten se requeriraacute de los siguientes documentos

bull Manifestacioacuten escrita del supervisor o interventor del contrato en donde justifica la adicioacuten

bull Certificado de Disponibilidad presupuestal que respalde la adicioacuten de recursos

bull Histoacuterico del contrato en donde se registre la informacioacuten sobre la ejecucioacuten contractual en especial en lo referido a ejecucioacuten y saldo restante del valor del mismo

63233 Reversioacuten

Consiste en reducir una suma de dinero al contrato con la finalidad de liberar parte del presupuesto asignado al contrato que se estima no se ejecutaraacute

63 2 3 31 Documentos necesarios para la reversioacuten

Para la reversioacuten se requeriraacute de los siguientes documentos

bull Manifestacioacuten escrita del supervisor o interventor del contrato en donde justifica la reversioacuten


bull Aceptacioacuten del contratista la cual deberaacute constar por escrito

6323-4 Prorroga

Consiste en la ampliacioacuten en el tiempo acordado para la ejecucioacuten del contrato

63 2 3 41 Documentos generales para la proacuterroga

Para la proacuterroga se requeriraacute de los siguientes documentos

bull Manifestacioacuten escrita del contratista a traveacutes de la cual solicite la proacuterroga y las causas sobre las cuales se sustenta esta peticioacuten de ser el caso

bull Manifestacioacuten escrita del supervisor en la cual conceptuacutea sobre la procedencia de la proacuterroga en los eventos en que esta haya sido solicitada por el contratista o justificacioacuten de la necesidad de la proacuterroga en los casos en que la necesidad provenga de la empresa

bull Los demaacutes documentos que soporten la proacuterroga

63235 Suspensioacuten

Cuando se presente alguna circunstancia que impida seguir con la ejecucioacuten temporal del objeto contratado las partes de mutuo acuerdo podraacuten suspender su ejecucioacuten La suspensioacuten del contrato se haraacute constar por las partes en un Acta con indicacioacuten de los motivos que llevaron a la misma y en ella se dejaraacute constancia de la fecha de reanudacioacuten del contrato En ninguacuten caso la suspensioacuten del contrato podraacute ser indefinida

63236 Procedimiento para las modificaciones adiciones proacuterrogas y suspensiones

Para proceder a la suscripcioacuten de cualquiera de las actas mencionadas en los numerales anteriores se realizaraacute el siguiente procedimiento


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull En el caso de modificaciones al contrato el supervisor del contrato presentaraacute el caso con sus respectivos soportes y recomendaraacute al Gerente de la Empresa la realizacioacuten de la respectiva modificacioacuten sentildealando la conveniencia de la misma

bull En los demaacutes casos el supervisor del contrato deberaacute presentar el caso con sus respectivos soportes ante la Gerencia para su aprobacioacuten

bull Una vez sea aprobada por el Gerente seraacute remitida a la Oficina Asesora Juriacutedica para la Proyeccioacuten del acta y para que se surta el traacutemite de legalizacioacuten de la misma por las partes

bull Una vez formalizada el acta de suspensioacuten del contrato el contratista deberaacute informar a la aseguradora garante del contrato de tal situacioacuten con el fin de que se realicen los ajustes necesarios a las garantiacuteas

bull En los casos de suspensioacuten del contrato en el evento en que sea necesario ampliar el plazo de la suspensioacuten el supervisor del contrato deberaacute remitir a la Oficina Asesora Juriacutedica informe en el que sentildeale la justificacioacuten y la nueva fecha de reinicio del contrato caso en el cual se proyectaraacute el acta correspondiente

63237 Cesioacuten

Los contratos no podraacuten cederse sino con expresa autorizacioacuten de la Empresa La Cesioacuten se ajustaraacute al siguiente procedimiento

bull El contratista presentaraacute la solicitud en la que exprese las razones por las cuales considera que se debe efectuar la cesioacuten

bull El supervisor o interventor del contrato presentaraacute informe detallado de la ejecucioacuten del contrato al Comiteacute Asesor de Contratacioacuten en el cual expresaraacute ademaacutes su concepto teacutecnico en relacioacuten con la viabilidad de la cesioacuten y verificaraacute que el cesionario cumpla con los mismos requisitos teacutecnicos que el contratista cedente

bull El Comiteacute Asesor de Contratacioacuten analizaraacute el caso de cesioacuten y verificaraacute que el cesionario cumpla con los requisitos juriacutedicos y financieros exigidos al contratista cedente asiacute como la conveniencia de la cesioacuten

bull Una vez realizada dicha verificacioacuten el Comiteacute Asesor de Contratacioacuten efectuaraacute recomendacioacuten al gerente de la institucioacuten sobre su procedencia la cual constaraacute en Acta

bull Si es recomendada la cesioacuten se procederaacute a suscribir la respectiva acta de cesioacuten del contrato en la cual constaraacute el estado del contrato

bull El cesionario del contrato tramitaraacute las garantiacuteas que amparen sus obligaciones cedidas en los mismos teacuterminos en los que fueron establecidas en el contrato

bull El cesionario pagaraacute los impuestos que correspondan por la ejecucioacuten del contrato cedido

bull Legalizada la cesioacuten del contrato se efectuaraacuten las mismas publicaciones previstas y realizadas en el contrato original

bull Se notificaraacute a la Direccioacuten Financiera para efectos de que se incluya la novedad en el sistema de informacioacuten contable y presupuestal

bull Se notificaraacute al supervisor o interventor del contrato de la existencia de la cesioacuten y sus obligaciones con respecto al cesionario


Versioacuten V1


Coacutedigo



6324 Claacuteusulas excepcionales

La empresa podraacute discrecionalmente establecer claacuteusulas excepcionales a la contratacioacuten previstas en el Estatuto General de Contratacioacuten Puacuteblica caso en el cual para su definicioacuten y traacutemite se aplicaraacuten las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 y demaacutes normas que la modifiquen complementen o sustituyan

6325 Solucioacuten de controversias contractuales

La empresa procuraraacute la solucioacuten de las controversias que surjan con los contratistas con ocasioacuten de la ejecucioacuten de la actividad contractual de manera aacutegil raacutepida y directa para lo cual podraacute utilizar mecanismos de solucioacuten de controversias como la conciliacioacuten amigable composicioacuten transaccioacuten y arbitraje

6326 Multas y Sanciones

Para efectos de lograr los fines de la contratacioacuten y evitar la afectacioacuten de la prestacioacuten de los servicios de salud la empresa podraacute establecer en sus contratos tres (3) modalidades de sanciones contractuales a saber

63261 Multa

Tienen la finalidad de apremiar al contratista para que cumpla de manera adecuada y oportuna las obligaciones contractuales Se aplicaran en los casos de incumplimiento parcial o mora del contratista

63262 Claacuteusula penal

Es la estipulacioacuten en virtud de la cual las partes del contrato de manera anticipada pactan el valor de la indemnizacioacuten correspondiente al incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista

63263 Caducidad

Estipulacioacuten en virtud de la cual en caso de presentarse alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento por parte del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecucioacuten del contrato y evidencie que puede conducir a la paralizacioacuten del servicio la empresa estaacute facultada para que por medio de acto administrativo de por terminado el contrato y ordene su liquidacioacuten

63264 Del debido proceso en la imposicioacuten de sanciones

Las sanciones antes mencionadas podraacuten ser impuestas por la Empresa dentro del ejercicio de sus funciones de vigilancia y control de los contratos que suscriba con la finalidad de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones y para su imposicioacuten se seguiraacute el siguiente procedimiento 1 Dentro de las actividades de vigilancia permanente del contrato el supervisor o interventor deberaacute

advertir los hechos constitutivos de incumplimiento por parte del contratista y elaborar informe detallado de los mismos el cual deberaacute presentar de manera inmediata ante la Oficina Asesora Juriacutedica

2 Con fundamento en el informe remitido por el supervisor o interventor la Oficina Asesora Juriacutedica iniciaraacute la actuacioacuten administrativa tendiente a declarar el incumplimiento del contratista para lo cual se daraacute apertura por medio de acto motivado proferido por el Gerente de la Empresa a traveacutes del cual se ordenaraacute


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull Dar apertura a la actuacioacuten administrativa tendiente a demostrar el presunto incumplimiento del contratista indicando la identificacioacuten del contrato incumplido el nombre del contratista su representante legal la compantildeiacutea aseguradora del contrato el objeto y la cuantiacutea

bull Requerir por escrito al contratista hacieacutendole entrega personal del requerimiento o remitieacutendoselo por el medio autorizado por este para recibir notificaciones indicaacutendole que tiene 2 diacuteas para rendir los respectivos descargos frente a hechos constitutivos de incumplimiento que se le imputan indicaacutendole que es la oportunidad para solicitar o aportar las pruebas que soportan sus dichos

bull Remitir copia del Anterior requerimiento a la Aseguradora en el caso en que la garantiacutea del contrato consista en poacuteliza

3 El requerimiento que se efectuacutee al contratista deberaacute contener de manera detallada los hechos que lo soportan y deberaacute estar acompantildeando del informe de interventoriacutea o de supervisioacuten en el que se sustente la actuacioacuten Se le enunciaraacuten las normas o claacuteusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podriacutean derivarse para el contratista en desarrollo de la actuacioacuten

4 En el caso en que el contratista se allane por completo a los cargos se procederaacute de inmediato a citar a audiencia en la que se declararaacute el incumplimiento y la imposicioacuten de sancioacuten Esta audiencia deberaacute tener lugar dentro de los 5diacuteas siguientes al recibo de los descargos por parte del contratista La Oficina Asesora Juriacutedica proyectaraacute el Acto administrativo respectivo

5 En el caso en el que el contratista presente descargos se deberaacuten remitir al supervisor o interventor del contrato para que sobre estos emita concepto teacutecnico en un teacutermino no superior a dos (2) diacuteas haacutebiles

6 Recibido el concepto por parte de la supervisioacuten o interventoriacutea se valoraraacute junto con las pruebas allegadas por las partes a la actuacioacuten si de la valoracioacuten en conjunto se determina que no existe incumplimiento por parte del contratista se procederaacute al archivo de las diligencias

7 Si por el contrario se encuentra meacuterito para continuar con el traacutemite se citaraacute al contratista y al garante a audiencia para la imposicioacuten de la respectiva sancioacuten

8 La Audiencia seraacute instalada por el Gerente de la Empresa y seguiraacute el siguiente orden

bull Verificacioacuten de la representacioacuten legal o capacidad de los asistentes para actuar en la diligencia

bull Se daraacute lectura del requerimiento y los descargos que presentoacute el contratista

bull En caso de no hacerse presente el contratista o su delegado se verificaraacute que la citacioacuten se hubiera realizado en debida forma de lo cual se dejaraacute constancia y se continuaraacute con la diligencia con los que concurrieron a la misma

bull Acto seguido se concederaacute el uso de la palabra a los intervinientes en la diligencia para que presenten sus alegatos si asiacute lo consideran en el siguiente orden supervisor del contrato contratista y finalmente al garante

9 El Gerente escuchadas las partes decidiraacute sobre la procedencia de la imposicioacuten o no de la sancioacuten y anunciaraacute el sentido de la decisioacuten en ese momento

10 De lo surtido en la diligencia se levantaraacute acta en la cual se consignaraacute el desarrollo de la diligencia la procedencia o no de la sancioacuten en el caso de tratarse de caducidad se indicaraacute cual es la causal que la motiva se terminaraacute la diligencia y se suscribiraacute por los intervinientes

11 En desarrollo de la audiencia el Gerente de la Empresa por razoacuten debidamente sustentada podraacute suspender la audiencia de oficio o a peticioacuten de parte Al adoptar la decisioacuten se sentildealaraacute fecha y hora para reanudar la audiencia


Versioacuten V1


Coacutedigo



12 De manera inmediata se remitiraacuten las diligencias a la Oficina Asesora Juriacutedica en donde se proyectaraacute el respectivo acto administrativo y se tramitaraacute la firma del gerente

13 El Acto administrativo que declare el incumplimiento deberaacute ser notificado al contratista y la aseguradora en los teacuterminos del artiacuteculo 66 del CPACA o de las normas que lo modifiquen o deroguen

14 Los recursos impuestos se decidiraacuten conforme a las normas del CPACA 15 Una vez ejecutoriada la decisioacuten se ordenaraacute la publicacioacuten en el SECOP se comunicaraacute a la Caacutemara

de Comercio en donde se encuentre inscrito el contratista y a la Procuraduriacutea General de la Nacioacuten En todo caso la entidad podraacute dar por terminado el procedimiento en cualquier momento si por alguacuten medio tiene conocimiento de la cesacioacuten de situacioacuten de incumplimiento

16 En todo caso para que se puedan imponer multas a los contratistas seraacute necesario que el contrato se encuentre vigente y que la Empresa no se encuentre en mora en el cumplimiento de las obligaciones a su cargo

6327 Terminacioacuten del contrato

63271 Causas Normales

Los contratos que celebre la empresa se terminaraacuten normalmente por las causas previstas dentro de los mismos

63272 Causas anormales

63 2 72 1 Terminacioacuten anticipada

Consiste en la manifestacioacuten de las partes de dar por terminado el contrato antes del vencimiento del plazo establecido en el mismo Para efectos de terminar anticipadamente el contrato se seguiraacute el siguiente procedimiento

bull Se deberaacute realizar solicitud de terminacioacuten del contrato por parte del contratista o del supervisor en la cual se sustenten las razones que hacen necesaria la aplicacioacuten de esta figura

bull En caso de que la solicitud no provenga del supervisor del contrato este deberaacute realizar un informe en el cual analice la viabilidad de la terminacioacuten y sentildeale de manera detallada el estado de ejecucioacuten del contrato

bull La solicitud de terminacioacuten del contrato se presentaraacute al Comiteacute Asesor de Contratacioacuten cuando eacuteste haya intervenido en la etapa precontractual quien analizaraacute la situacioacuten expuesta y recomendaraacute al Gerente de la Empresa lo pertinente

bull Si el Comiteacute recomienda la terminacioacuten anticipada se remitiraacute la documentacioacuten a la Oficina Asesora Juriacutedica para la elaboracioacuten de la respectiva acta de terminacioacuten

bull Proyectada el acta de terminacioacuten anticipada del contrato esta deberaacute ser suscrita por las partes y en ella se ordenaraacute a la Direccioacuten Financiera la reversioacuten del presupuesto registrado para el contrato que no haya sido ejecutado de ser el caso

633 ETAPA POSCONTRACTUAL

6331 Liquidacioacuten del contrato


Versioacuten V1


Coacutedigo



El supervisor o interventor del contrato remitiraacute informe final de supervisioacuten con sus respectivos soportes en un plazo de dos (02) meses despueacutes del vencimiento del teacutermino del contrato el informe de ejecucioacuten de pagos remitido por la Tesoreriacutea de la Subred la extensioacuten de las garantiacuteas para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincioacuten del contrato si a ello hubiere lugar la certificacioacuten de cumplimiento de los aportes parafiscales y de seguridad social de conformidad con lo sentildealado en la Ley 789 de 2002 y el proyecto de acta de liquidacioacuten a la Oficina Asesora Juriacutedica para que alliacute sea revisada y corregida La Oficina Asesora Juriacutedica verificaraacute el cumplimiento de los requisitos del informe y lo devolveraacute al supervisor o interventor si presenta deficiencias En el Acta de liquidacioacuten constaraacuten los acuerdos conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las discrepancias presentadas y declararse a Paz y Salvo Una vez proyectada el Acta de Liquidacioacuten se remitiraacute al Supervisor del contrato para su aprobacioacuten Aprobada por el supervisor se requeriraacute al contratista para su suscripcioacuten si transcurridos dos (02) meses el contratista no comparece se procederaacute a efectuar liquidacioacuten unilateral a traveacutes de acto administrativo motivado que deberaacute notificarse personalmente o por aviso al contratista en los teacuterminos del CPACA La liquidacioacuten de los contratos se realizaraacute dentro del teacutermino fijado en el teacutermino de condiciones o sus equivalentes si no se establece tal teacutermino se liquidaraacute dentro del teacutermino fijado por las partes en el contrato Si no se establecioacute tal teacutermino la liquidacioacuten bilateral deberaacute realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracioacuten del teacutermino previsto para la ejecucioacuten del contrato o la expedicioacuten del acto administrativo que ordena la terminacioacuten La liquidacioacuten en los contratos suscritos por la Subred se haraacute automaacuteticamente cuando se ejecute totalmente el valor contratado no obstante deberaacute existir informe teacutecnico administrativo y financiero del Supervisor yo Interventor del contrato con las respectivas oacuterdenes de pago que asiacute lo soporten En este orden de ideas soacutelo seraacuten objeto de liquidacioacuten los contratos que de acuerdo al informe teacutecnico administrativo y financiero del supervisor yo interventor presenten un saldo al momento de la terminacioacuten del contrato Se exceptuacutean los contratos de obra los convenios interadministrativos y aquellos que por el objeto se considere importante realizar la liquidacioacuten de los mismos Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacioacuten la misma podraacute ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) antildeos siguientes al vencimiento del teacutermino a que se refieren los incisos anteriores de mutuo acuerdo o unilateralmente sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 141 del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo

63311 Liquidacioacuten por mutuo acuerdo y Unilateral

La liquidacioacuten puede efectuarse de manera bilateral caso en el cual el contratista podraacute dejarlas observaciones o salvedades que no pudieron conciliar las partes La liquidacioacuten unilateral procederaacute solamente respecto de los aspectos que no se lograron conciliar


Versioacuten V1


Coacutedigo



En el caso en que el contratista no se presente a la liquidacioacuten previo requerimiento dentro del teacutermino previsto en el quinto inciso del presente artiacuteculo o en el evento en que las partes no logren conciliar el contenido de la liquidacioacuten la Empresa efectuaraacute liquidacioacuten unilateral del contrato

63312 Obligaciones Posteriores a la liquidacioacuten

Como obligacioacuten posterior a la liquidacioacuten se debe realizar el cierre del expediente del proceso de contratacioacuten una vez se encuentren vencidos los teacuterminos de las garantiacuteas establecidas dentro del contrato Dicha constancia se efectuaraacute diligenciando el acta de cierre del expediente

64 ADMINISTRACIOacuteN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES

Se archivara de acuerdo a la normatividad de gestioacuten documental definida por la Empresa Corresponde a la Oficina Asesora Juriacutedica dar respuesta a las inquietudes que sobre la aplicacioacuten y disposiciones del Estatuto y del presente manual surjan para todos los que intervienen dentro del proceso de contratacioacuten de la empresa 7 BIBLIOGRAFIA No aplica 8 ANEXOS No genera anexos 9 SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN DEL MANUAL

Seguimiento Responsable Mecanismos de seguimiento Periodicidad

Autocontrol Ramoacuten Segura Molina ndash Liacuteder Contratacioacuten

Revisioacuten interna adherencia manual de contratacioacuten

Seguacuten necesidades instituciones

Auditoriacutea interna Oficina de Control Interno Programa de auditoriacutea de control Interno

De acurdo a lo programado por control interno

El presente documento estaacute sujeto a verificaciones externas

Indicadores

bull

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS


Versioacuten V1


Coacutedigo



No FECHA CAMBIO

REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTO Modelos y Minutas

CAMPO DE APLICACIOgraveN

Lugar y tiempo de Archivo Seguacuten lo definido en TRD (Tabla de retencioacuten documental) Disposicioacuten final Archivo central

ELABOROgrave REVISOgrave AVAL DE CALIDAD APROBOgrave

Nombre y Apellidos

Daniel Hernando Forero Florian

Nora Patricia Jurado

Cargo yo actividad

Asesor Juriacutedico Externo Asesora Juriacutedica

Fecha 12 de octubre de 12 de octubre de 2016

Firmas

Indicaciones de diligenciamiento del formato Encabezado El encabezado se encuentra en la parte superior del documento En la casilla en blanco se coloca el tipo de documento y el Nombre del mismo Ejemplo Manual de Toma de Muestra Manual de Bioseguridad En la casilla de versioacuten colocar el nuacutemero de la versioacuten del procedimiento la versioacuten inicial del documento empieza con el nuacutemero 1 y esta cambia por cada ajuste aprobado que se le realice al mismo el orden del nuacutemero de las versiones es consecutivo (1 2 3 ) Fecha de aprobacioacuten Colocar la fecha de aprobacioacuten del documento de la siguiente manera dd-mm-aaaa Coacutedigo Colocar el coacutedigo del documento conforme a la codificacioacuten aprobada en la Subred

1 Objetivo indique el propoacutesito general del documento debe responder a la pregunta iquestPara queacute debe ser medible y coherente con el alcance del documento su redaccioacuten debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la accioacuten (ar er ir)

2 Alcance Describa de manera general los liacutemites del documento definiendo desde donde inicia su aplicacioacuten y hasta donde finaliza 3 Justificacioacuten En forma expresa indique por queacute se requiere documentar en el Manual y que beneficios al desarrollo del proceso o la organizacioacuten trae su

aplicacioacuten 4 Marco conceptual Escriba en forma concreta la sustentacioacuten teoacuterica y legal que acompantildea el desarrollo del Manual que le sirve de fundamento Incluya

revisioacuten teoacuterica antecedentes y normatividad vigente que le aplique seguacuten corresponda en esta parte incluya la introduccioacuten del tema 5 Definiciones Se deben enunciar las definiciones que permitan el entendimiento del documento o que requiere de alguna aclaracioacuten para comprender el

contexto del documento la palabra a definir se marca en negrilla y se colocan en orden alfabeacutetico 6 Desarrollo del manual en este espacio diligencie la informacioacuten que se quiere transmitir en el manual haga uso de imaacutegenes o tablas seguacuten se requiera para

dar un mejor entendimiento de la informacioacuten Si dentro de este contenido requiere referirse a otro documento tal como procedimiento manual instructivo etc por favor refiera el nombre y coacutedigo de identificacioacuten del mismo

7 Bibliografiacutea La bibliografiacutea es el listado completo de los materiales consultados por la persona que elaboro el documento para documentar su trabajo En caso de no aplicar bibliografiacutea por favor coloque en este espacio no aplica Las bibliografiacuteas se escriben seguacuten el modelo (la entrada principal seraacute el autor Se escribe primero los APELLIDOS en mayuacutesculas fijas nombre son mayuacutescula inicial Titulo ciudad de edicioacuten editorial antildeo de publicacioacuten y nuacutemero de paacuteginas) A continuacioacuten se describe la forma en que se debe mencionar la bibliografiacutea conforme al tipo de documento consultado

bull Libros APELLIDO (S) Nombre Titulo Subtitulo Nuacutemero de edicioacuten (diferente a la primera) Ciudad de publicacioacuten editorial antildeo de publicacioacuten Paginacioacuten (serie)

bull Artiacuteculo de Perioacutedico APELLIDO (S) Nombre Nombre del artiacuteculo En nombre del perioacutedico Ciudad (fecha de publicacioacuten) Pagina

bull Web APELLIDO Nombre Titulo En liacutenea Fecha Fecha de consulta Disponible enhellip


Versioacuten V1


Coacutedigo



bull Tesis APELLIDO Nombre Titulo Ciudad antildeo paacuteginas Trabajo de grado (titulo) Universidad Facultad

bull Articulo de revista APELLIDO Nombre Tiacutetulo del artiacuteculo En Nombre de la revista Vol No (mes abreviado antildeo) Paacuteg

bull En caso de tomar como referencia documentos de la Secretaria Distrital de Salud del Ministerio de la Proteccioacuten Social u otro documento indicar si el texto se ldquoadoptordquo yo se ldquoadaptordquo si aplica

8 Anexos Relacione los anexos que se requieran para conocimiento y fortalecimiento del manual de no requerirse referirse en este iacutetem la palabra ldquoNo aplicardquo 9 Seguimiento y evaluacioacuten del manual en esta parte se registra como se llevaraacute a cabo el seguimiento y la evaluacioacuten al cumplimiento del objetivo para lo cual fue construido el documento El seguimiento se realizara a nivel interno (calidad y control interno) por autocontrol (liacuteder del proceso referente de la Subred o un colaborador) y a nivel externo cualquier entidad que tenga intereacutes en el desarrollo del documento 10 Tabla de control de cambios en esta parte se describe los cambios realizados en cada versioacuten del documento lo anterior permite el control y trazabilidad del mismo para ello deberaacute colocar por cada versioacuten la fecha de aprobacioacuten de cada una formato (dd-mm-aaaa) y en la descripcioacuten detalle de manera simplificada las modificaciones realizadas 11 Registros asociados al documento relacione los registros que se generan en el desarrollo del documento identifiacutequelos con el nombre y coacutedigo 12 Campo de aplicacioacuten del documento Sentildeale claramente en queacute proceso(s) estaacute indicada la utilizacioacuten del presente manual a queacute equipo de trabajo va dirigido y la relacioacuten existente con otros documentos 13 Aprobacioacuten del documento Coloque el nombre y apellidos de las personas que elaboraron revisaron y aprobaron el documento junto con su cargo o actividad desempentildeada y las fechas en que realizaron estas actividades el aval de calidad corresponde al colaborador de la oficina de calidad de la Subred que reviso el documento


Versioacuten V1


Coacutedigo


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Versioacuten V1


Coacutedigo


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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO

2 ALCANCE


4 MARCO CONCEPTUAL

5 DEFINICIONES


7 BIBLIOGRAFIacuteA

8 ANEXOS



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614 DELEGACIOacuteN



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615 CONTROL SOCIAL












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Hasta $ 908951674



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Mayor a $ 908951674 hasta $ 9089516742


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Mayor a $ 9089516742



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63232 Adicioacuten



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6323-4 Prorroga












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63237 Cesioacuten













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63261 Multa




63263 Caducidad







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Indicadores

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Nombre y Apellidos



Cargo yo actividad



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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO

2 ALCANCE


4 MARCO CONCEPTUAL

5 DEFINICIONES


7 BIBLIOGRAFIacuteA

8 ANEXOS



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614 DELEGACIOacuteN



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615 CONTROL SOCIAL












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631126 Otros




















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Hasta $ 908951674



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Mayor a $ 908951674 hasta $ 9089516742


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63232 Adicioacuten



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6323-4 Prorroga












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63237 Cesioacuten













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63261 Multa




63263 Caducidad







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Indicadores

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Hasta $ 908951674



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Mayor a $ 908951674 hasta $ 9089516742


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b Por la Naturaleza















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63232 Adicioacuten



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6323-4 Prorroga












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63237 Cesioacuten













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Indicadores

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614 DELEGACIOacuteN



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Indicadores

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pertinentes


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63232 Adicioacuten



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63237 Cesioacuten













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63261 Multa




63263 Caducidad







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Indicadores

bull



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Nombre y Apellidos



Cargo yo actividad



Firmas













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Paacutegina 8 de 43









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614 DELEGACIOacuteN



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b Por la Naturaleza















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manual de contratacion on€¦ · libro ii de la ley 100 de 1993 y sus modificaciones contenidas en...

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