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Macroproceso: Gestión Administrativa Y Financiera Proceso: Coordinación y Gestión procesos de Administrativos y Financieros Instructivo: Depuración contable por caducidad o prescripción

Código: U.IN.12.009.038 Versión: 1.0 Página 1 de 17

INSTRUCTIVO:

DEPURACIÓN CONTABLE POR CADUCIDAD O PRESCRIPCIÓN



Subproceso Generar lineamientos en materia Financiera y Administrativa

1. Información General del Instructivo

Objetivo:

Establecer el procedimiento para la depuración de los saldos contables, que cumplen con las condiciones de caducidad o prescripción, con el fin de reflejar la situación financiera real de la Universidad, para la implementación de la Resolución 533 de 2015 e instructivo 002 de la Contaduría General de la Nación.

Alcance:

Inicia con la verificación de saldos a depurar por concepto de caducidad o prescripción y culmina con el proceso de depuración y ajuste contable de los mismos. Aplica desde el momento de la publicación del presente instructivo en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa hasta el 31 de diciembre de 2017, para el Nivel Nacional, las Sedes, Facultades, y las Unidades Especiales de la Universidad. Lo anterior con el objeto de adelantar las gestiones y actividades necesarias que conlleven a que la información contenida en los estados contables de la Universidad al cierre de la vigencia 2017 cumplan con las cualidades de razonabilidad, confiabilidad y verificabilidad y por ende que los sados iniciales del 2018 del estado de situación Financiera de apertura en cumplimiento de la normativa emitida por la Contaduría General de la Nación para la convergencia a normas internacionales de contabilidad constituyan derechos y obligaciones ciertos para la Universidad. La aplicación del presente instructivo tiene incidencia únicamente en el reconocimiento y presentación de la información financiera de la Universidad. Por lo tanto, no tiene ocurrencia en las gestiones de cobro jurídico, las cuales, pueden seguir su curso conforme a la Ley y la normativa interna. Tampoco genera consecuencias jurídicas en cuanto al reconocimiento de derechos u obligaciones a favor o en contra del tercero o de la Universidad. El presente instructivo fue aprobado por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en sesión extraordinaria realizada el día 20 de octubre del año 2016 y su plazo de aplicación fue ampliado hasta el 31 de Diciembre de 2017 en sesión ordinaria del 25 de mayo de 2017.

Definiciones:

1. Acto Administrativo: Manifestación de voluntad proferida por autoridad competente, para producir efectos jurídicos, que se dicta en ejercicio de la función pública.

2. Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y la Universidad cuyo objeto está orientado a reestructurar el pago de una obligación dineraria, a efecto de mejorar las condiciones de pago del deudor.

3. Anticipo: Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio que no ha sido prestado. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva



destinación. Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato. (cfr. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional).

4. Caducidad: La caducidad se define como la extinción del derecho a la acción por el transcurso del tiempo. (cfr. Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, 2006).

Cobro judicial: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de interponer e impulsar acciones jurídicas o demandas ante los despachos judiciales competentes del país para la recuperación de los valores adeudados, bajo las condiciones establecidas en la ley.

Cobro jurídico coactivo: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales. Este tipo de cobro se rige por la Resolución 141 de 2007 de Rectoría o las normas que la complemente, adiciones, modifiquen o subroguen. Esta modalidad de cobro no aplica para el préstamo estudiantil o préstamo beca, de acuerdo a lo establecido en la mencionada norma.

5. Cobro jurídico: Consiste la facultad que tiene la Universidad de promover y adelantar una serie de mecanismos de carácter jurídico para la recuperación de los valores que le son adeudados, una vez se han agotado las gestiones de cobro persuasivo definidas en el Reglamento Interno de Cartera y en los procedimientos, criterios y lineamientos definidos por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario para el manejo de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca. El cobro jurídico será ejercido por la Dirección Jurídica Nacional, las Oficinas Jurídicas de sede o quienes hagan sus veces en las sedes o Unidades Especiales, los abogados externos o las firmas de cobranza contratados para tales efectos, según corresponda. El cobro Jurídico puede ser:

6. Depuración contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la universidad, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

7. Depurar: Limpiar en un estado contable aquellas partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas.

8. Pagaré: Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la cual una o varias personas se obligan con su firma a pagar a la Universidad, una suma cierta de dinero en un término fijo o determinable.

9. Pago Anticipado: Parte del precio del objeto contratado que ingresa al patrimonio del contratista por constituir un abono del pago que le corresponde por los bienes, servicios u obras que adquiere la entidad con ocasión del contrato. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). Es aquella mediante



la cual se entrega al contratista el valor pactado antes de iniciar la ejecución del objeto contractual. La suma entregada mediante esta modalidad no obliga a reintegro alguno por parte del contratista que haya cumplido con sus obligaciones, ya que el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada. Esta modalidad se utilizará cuando sea estrictamente necesario dadas las condiciones del mercado o cuando las características del bien o servicio lo ameriten. (cfr. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional).

10. Plazo: Es el término dentro del cual las partes deben cumplir con el objeto y obligaciones adquiridas a través del acuerdo de voluntades. Empezará a contarse de manera general cuando se cumplan todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, o los demás que se hayan pactado para el inicio de la ejecución. En aquellas órdenes contractuales o contratos de compra en los cuales las obligaciones del vendedor no se limiten solo a la entrega de un bien a título traslaticio de dominio a favor de la Universidad, sino que además impliquen la prestación de servicios conexos tales como la instalación, puesta a punto, capacitación de personal, entre otros, deberá discriminarse un plazo de entrega.

11. Prescripción: Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

12. Saldo contable: Suma algebraica entre la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas, durante un periodo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).

13. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

Condiciones Generales:

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.

2. A NIVEL DE CAUSALES

En cumplimiento de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, la Universidad Nacional de Colombia deberá adelantar las acciones correspondientes para concretar la depuración de los saldos contables cuando, entre otras circunstancias, la información contable revele las siguientes situaciones:

Derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.



De conformidad con el numeral 10 del artículo 1625 del Código Civil, la prescripción es un modo de extinción de las obligaciones. De acuerdo con el artículo 2512 de la misma codificación, la prescripción extintiva opera cuando no se han ejercido las acciones y derechos durante cierto lapso de tiempo. Mientras que el artículo 2535 indica que la prescripción que extingue las acciones y derechos ajenos exige solamente cierto lapso de tiempo durante el cual no se hayan ejercido dichas acciones. Sobre este último artículo es necesario hacer referencia a la figura de la caducidad que se define como un fenómeno extintivo relativo a la oportunidad de ejercer la acción por medio de la cual se reclama un derecho.1 En ese sentido, la prescripción y caducidad corresponden a dos circunstancias que obligan a la Universidad a la depuración de los saldos contables. De acuerdo con la naturaleza jurídica de los derechos y de las obligaciones, la prescripción y caducidad opera en los siguientes términos:

a. SALDOS CONTABLES ORIGINADOS EN ACUERDOS DE VOLUNTADES

(Derechos y Obligaciones) i. Con facturas, o títulos derivados del acuerdo de voluntades Aplica para los saldos contables originados en acuerdos de voluntades (contratos, órdenes contractuales o convenios) donde la Universidad actúa como contratante y en los que se cuenta con factura o títulos derivados: La Ley 1437 de 2011 establece: “Artículo 164. Oportunidad Para Presentar La Demanda. Numeral 2. Literal k) Cuando se pretenda la ejecución con títulos derivados del contrato, de decisiones judiciales proferidas por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en cualquier materia y de laudos arbitrales contractuales estatales, el término para solicitar su ejecución será de cinco (5) años contados a partir de la exigibilidad de la obligación en ellos contenida”. (Subrayado fuera de texto). ii. Sin Factura o sin títulos derivados del acuerdo de voluntades

Aplica para los saldos contables originados en acuerdos de voluntades (contratos, órdenes contractuales o convenios), donde la Universidad actúa

1 Ver entre otras: Corte Suprema de Justicia. Sentencia del 19 de noviembre de 1976. (G.J No. 2393, Pp. 497)



como contratante y sin que exista factura, título derivado, ni proceso judicial en curso. Igualmente aplica para los saldos contables de los casos en los cuales se recibió el bien o servicio pero el contratista nunca cobró ni presentó factura. La ley 1437 de 2011 establece: “Artículo 164. Oportunidad para presentar la demanda literal j) Relativas a los contratos, numeral v) En los que requieran de liquidación y esta no se logre por mutuo acuerdo o no se practique por la administración unilateralmente, establece que el término para la caducidad es de dos (2) años una vez cumplido el término de dos (2) meses contados a partir del vencimiento del plazo convenido para hacerlo bilateralmente o, en su defecto, del término de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato o la expedición del acto que lo ordene o del acuerdo que la disponga.” (Subrayado fuera de texto).

b. SALDOS CONTABLES ORIGINADOS EN PAGO DE LO NO DEBIDO* -

ENRIQUECIMIENTO SIN CAUSA (Obligaciones)

Aplica a todos los saldos contables originados por pagos en exceso de terceros de los cuales no ha sido posible su ubicación para devolverlos, o que el beneficiario no ha realizado las gestiones para su reintegro, por lo tanto, constituyen una obligación para la Universidad. El decreto 410 de 1971 «Por el cual expide el código de Comercio» indica: Artículo 831. ENRIQUECIMIENTO SIN JUSTA CAUSA. “Nadie podrá enriquecerse sin justa causa a expensas de otro.” Jurisprudencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera Radicación número: 25000-23-26-000-1999-01968-01(25662), señala: “Elementos Esenciales: un aumento patrimonial a favor de una persona; una disminución patrimonial en contra de otra persona, la cual es inversamente proporcional al incremento patrimonial del primero; y la ausencia de una causa que justifique las dos primeras situaciones.” «Su reclamación por vía judicial podría realizarse a través del medio de control de reparación directa, aplicando el literal i) del Código Contencioso Administrativo Artículo164.» Fuente Memorando 437 de la Oficina Jurídica de la Sede Bogotá. La Ley 1437 de 2011 establece: “Artículo 164. Oportunidad para presentar la demanda, literal i) Cuando se pretenda la reparación directa, el término para que opere la caducidad es de dos (2) años, contados a partir del día siguiente al de la ocurrencia de la acción u omisión causante del daño, o de cuando el



demandante tuvo o debió tener conocimiento del mismo si fue en fecha posterior y siempre que pruebe la imposibilidad de haberlo conocido en la fecha de su ocurrencia.” (Subrayado fuera de texto).

c. SALDOS CONTABLES ORIGINADOS EN ACTOS ADMINISTRATIVOS (Derechos - Obligaciones)

Aplica para actos administrativos que ordenan el pago de una suma líquida de dinero y no se ha ejecutado su contenido durante el lapso de 5 años a partir de su firmeza o su ejecutoriedad. La firmeza o ejecutoriedad de los actos administrativos proferidos por la Universidad (derechos) deberá certificarse por la respectiva secretaria (General, de Sede o de Facultad). Ejemplo: Multas disciplinarias impuestas mediante resolución, cuentas por cobrar a estudiantes (por conceptos académicos u otros) decretadas mediante resolución, resoluciones por incumplimiento de comisiones de estudio docentes, etc. La firmeza o ejecutoriedad de los actos administrativos proferidos por otras entidades públicas (obligaciones) deberá establecerse a partir del último acto de notificación. En ausencia de este último, se tomará como referencia la fecha de reconocimiento contable. La Ley 1437 de 2011 establece: “Artículo 91. Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo. Salvo norma expresa en contrario, los actos administrativos en firme serán obligatorios mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Perderán obligatoriedad y, por lo tanto, no podrán ser ejecutados, cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme, la autoridad no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos.” (subrayado fuera de texto)

d. SALDOS CONTABLES ORIGINADOS EN CARTERA PROVISIONADA AL 100%

(Derechos) Aplica para las cuentas por cobrar provisionadas contablemente al 100%, por lo que se encuentran reconocidas como deudas de difícil recaudo en cumplimiento a la política de provisión de la Universidad, es decir, que han transcurrido cinco (5) años a partir de la fecha de vencimiento o exigibilidad de la deuda. Este instructivo no aplica para la cartera que se encuentra reconocida como deuda de difícil recaudo (provisionada al 100%), cuyo vencimiento o exigibilidad no es igual o superior a los cinco años.



CÓDIGO CIVIL. ARTICULO 2536. PRESCRIPCION DE LA ACCION EJECUTIVA Y ORDINARIA. Modificado por el art. 8, Ley 791 de 2002. El nuevo texto es el siguiente: La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años (…). Nota: La aplicación de esta causal está sujeta a la verificación de los numerales 2 y 3 del acápite “III. OTRAS CONDICIONES” de las Condiciones Generales del presente instructivo. Asimismo, dicha aplicación debe ser concordante con el “Alcance” de este instructivo en la medida que no afecta los trámites de cobro jurídico.

e. SALDOS CONTABLES DE CUENTAS POR COBRAR POR OTROS CONCEPTOS Para los saldos de cuentas por cobrar no contemplados en las demás causales del presente instructivo y que no cuenten con título ejecutivo, opera la causal Costo Beneficio. Por lo cual, aquellos casos en los cuales la evaluación costo – beneficio indica que resulta más oneroso para la Universidad adelantar el respectivo procedimiento de cobro que la deuda a recuperar, se dará aplicación a lo establecido en la Circular de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa No. 033 de 2014, la cual, establece como valor de referencia el monto de dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes, actualizado anualmente de acuerdo con el valor del Salario Mínimo mensual legal fijado por el Gobierno Nacional, siempre y cuando hayan pasado cinco años desde la fecha de reconocimiento de la cuenta por cobrar en los estados contables y la fecha de aplicación del presente instructivo. (Ejemplo: descuentos no autorizados por bancos, retenciones por impuestos no autorizados, etc.). Se precisa que ésta causal no aplica para los saldos de las cuentas por cobrar de devolución de Iva. PARA efecto del presente instructivo el valor de referencia para la vigencia 2016 corresponde a $1.378.908, siempre y cuando hayan pasado cinco años desde la fecha de reconocimiento de la cuenta por cobrar en los estados contables y la fecha de aplicación del presente instructivo. Ejemplo: descuentos no autorizados por bancos, retenciones por impuestos no autorizados, etc.). Se precisa que esta causal no aplica para los saldos de las cuentas por cobrar de devolución de IVA.

f. SALDOS CONTABLES DE RESPONSABILIDADES (Derechos) Aplica a todas las responsabilidades creadas por concepto de fondos o bienes y que no tengan fallo disciplinario o fiscal ejecutoriados ni decisión administrativa en firme. Asimismo, estos saldos incluyen los correspondientes a las responsabilidades registradas en el levantamiento físico de bienes del año 2008 (clasificados como bienes no ubicados).



ESTATUTO DISCIPLINARIO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, ARTÍCULO 38. Causales de extinción de la acción disciplinaria y ARTÍCULO 39. Término de prescripción de la acción disciplinaria. Son causales de extinción de la acción disciplinaria las siguientes: 1. La muerte del investigado.; y 2. La prescripción de la acción disciplinaria. “La acción disciplinaria prescribirá si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia de la falta, no se cuenta con fallo sancionatorio ejecutoriado. Este término empezará a contarse para las faltas instantáneas desde el día de su consumación, para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último hecho o acto, y para las omisivas cuando haya cesado el deber de actuar. Cuando fueren varias las conductas juzgadas en un mismo proceso la prescripción se cumple independientemente para cada una de ellas. Este término de prescripción se doblará al tratarse de conductas que vulneren el derecho internacional de los derechos humanos. PARÁGRAFO. El investigado podrá renunciar a la prescripción de la acción. En este caso la acción sólo podrá proseguirse por un término máximo de un (1) año contado a partir de la presentación personal de la solicitud, vencido el cual, sin que se hubiese proferido y ejecutoriado el respectivo fallo, no procederá decisión distinta a la de la declaración de la prescripción. ARTÍCULO 40. Término de prescripción de la sanción disciplinaria. La sanción disciplinaria prescribe en un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del fallo. Dentro de ese término debe quedar en firme la resolución que hace efectiva la sanción.” La Ley 610 de 2000, “Artículo 9. Caducidad y prescripción. La acción fiscal caducará si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal. Este término empezará a contarse para los hechos o actos instantáneos desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto sucesivo, de carácter permanente o continuado desde la del último hecho o acto. La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare. El vencimiento de los términos establecidos en el presente artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles, se pueda obtener la



reparación de la totalidad del detrimento y demás perjuicios que haya sufrido la administración, a través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser ejercida por la contraloría correspondiente o por la respectiva entidad pública.” (subrayado fuera de texto) Ley 1437 de 2011. Artículo 52. Caducidad de la facultad sancionatoria. Salvo lo dispuesto en leyes especiales, la facultad que tienen las autoridades para imponer sanciones caduca a los tres (3) años de ocurrido el hecho, la conducta u omisión que pudiere ocasionarlas, término dentro del cual el acto administrativo que impone la sanción debe haber sido expedido y notificado. Dicho acto sancionatorio es diferente de los actos que resuelven los recursos, los cuales deberán ser decididos, so pena de pérdida de competencia, en un término de un (1) año contado a partir de su debida y oportuna interposición. Si los recursos no se deciden en el término fijado en esta disposición, se entenderán fallados a favor del recurrente, sin perjuicio de la responsabilidad patrimonial y disciplinaria que tal abstención genere para el funcionario encargado de resolver. Cuando se trate de un hecho o conducta continuada, este término se contará desde el día siguiente a aquel en que cesó la infracción y/o la ejecución. La sanción decretada por acto administrativo prescribirá al cabo de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la ejecutoria.

g. A NIVEL DE DERECHOS U OBLIGACIONES – TÉRMINO DE CADUCIDAD O PRESCRIPCIÓN Y CUENTAS APLICABLES A continuación, se sintetiza el término de caducidad o prescripción y las cuentas contables aplicables por causales:

TIPO CAUSAL TÉRMINO O PLAZO CUENTAS

APLICABLES

DERECHOS

Acuerdos de voluntades con facturas o títulos derivados de un contrato.

5 años contados a partir de la exigibilidad de la obligación contenida en la factura o título. Generalmente la exigibilidad opera a partir de la fecha de vencimiento de la factura o del título derivado del contrato.

1625 - Pedidos en tránsito 1905 - Bienes y Servicios pagados por Anticipado.

Acuerdos de voluntades sin facturas ni títulos derivados del contrato.

2 años y 2 meses contados a partir de la liquidación. Si no se cuenta con liquidación, este término es de 2 años y 6 meses contados a partir de la terminación del contrato.

1625 - Pedidos en tránsito 1905 - Bienes y Servicios pagados por Anticipado.

Cartera provisionada al 100%.

5 años contados a partir de la exigibilidad o vencimiento de

1475- Deudas de difícil recaudo.



la obligación.

Saldos Contables de Cuentas Por Cobrar Por Otros Conceptos (costo beneficio).

Deudas menores o iguales a 2 salarios mínimos mensuales vigentes que no cuenten con título ejecutivo y sobre los cuales hayan transcurrido 5 años desde la fecha de exigibilidad o del reconocimiento contable.

14 – Deudores (Otros Deudores).

Responsabilidades. 5 años contados a partir del registro contable.

836101 – Responsabilidades – En proceso internas 89152101 – Responsabilidades - En proceso internas.

Actos administrativos. 5 años contados a partir de su firmeza o ejecutoriedad.

14 – Deudores.

OBLIGACIONES

Acuerdos de voluntades sin facturas ni títulos derivados del contrato.

2 años y 2 meses contados a partir de la liquidación. Si no se cuenta con liquidación, este término es de 2 años y 6 meses contados a partir de la terminación del contrato.

2401 – Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales. 2406 - Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior.

Acuerdos de voluntades con facturas o títulos derivados de un contrato.

5 años contados a partir de la exigibilidad de la obligación contenida en la factura o título. Generalmente la exigibilidad opera a partir de la fecha de vencimiento de la factura o del título derivado del contrato.

2401 – Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales 2406 - Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior.

Pago de lo no debido* -enriquecimiento sin causa.

2 años contados a partir de la fecha del pago efectuado por el tercero.

2425 – Acreedores 2905 - Recaudos a Favor de Terceros 2910 - Ingresos recibidos por anticipado.

Actos administrativos.

5 años contados a partir de su firmeza o ejecutoriedad. Si no se cuenta con información, el término se cuenta a partir de la fecha del registro contable.

2401 – Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales 2406 - Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior 2425 –



Acreedores 2905 - Recaudos a Favor de Terceros.

3. A NIVEL DE RESPONSABLES

a. Corresponde al Rector de la Universidad Nacional de Colombia emitir

resolución que ordena la depuración contable de los derechos y obligaciones que cumplan con los términos de prescripción o caducidad del presente instructivo, con base en las recomendaciones emitidas por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

b. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como órgano asesor según funciones establecidas en la Resolución de Rectoría No 1014 de 2013 recomendará al Rector la depuración contable sobre aquellos derechos y obligaciones que cumplan con los términos de prescripción o caducidad del presente instructivo. Dicha recomendación se emitirá con base en los informes provenientes de las áreas financieras y de bienestar respectivas.

c. Áreas Financieras Responsables: El informe de los derechos y obligaciones que cumplan con los términos de prescripción o caducidad del presente instructivo, diferentes a saldos generados en programas de préstamo estudiantil o préstamo beca, será diligenciado, suscrito y certificado, según formato anexo, por las siguientes Áreas Financieras Responsables, así:

Nivel Nacional: La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Nivel de Sede: Las Direcciones o Jefaturas de las Áreas Financieras o quienes hagan sus veces en cada una de las sedes.

Editorial UN, Unimedios, Unisalud y Fondo Pensional: Las Jefaturas de las Áreas Financieras o quienes hagan sus veces y el Director del Fondo Pensional.

d. Áreas de Bienestar Responsables: En el caso de derechos u obligaciones derivadas de los programas de préstamo estudiantil o préstamo beca, las Direcciones de Bienestar de las sedes y demás áreas encargadas de gestionar dichos programas, según corresponda, serán responsables de diligenciar, suscribir y certificar el informe de los derechos y obligaciones que cumplan con los términos de prescripción o caducidad del presente instructivo, según formato anexo. El informe deberá contar con el visto bueno de las Áreas Financieras Responsables. 4. OTRAS CONDICIONES

a. La aplicación del presente instructivo no exonera a los funcionarios de la

Universidad del deber de poner en conocimiento la situación ante las respectivas instancias disciplinarias y/o fiscales. Corresponde al funcionario



púbico que conozca asuntos que pueden vulnerar la norma disciplinaria o fiscal, elevar los informes a que haya lugar ante la autoridad respectiva.

b. El presente instructivo no aplica para los derechos y obligaciones que cuenten con proceso jurídico vigente y en curso. De igual manera no aplica para aquellos derechos y obligaciones en los cuales existan Acuerdos de Pago vigentes.

c. La aplicación del presente instructivo no impide adoptar aquellas alternativas que sean necesarias para la administración, manejo y venta de la cartera de acuerdo con la normatividad interna y externa, evaluando la medida que mejor resulte para los intereses de la Universidad.

d. Para la definición de los términos y plazos de prescripción o caducidad establecidos en el presente instructivo, las áreas financieras o de bienestar responsables podrán solicitar el apoyo de las áreas jurídicas respectivas.

e. En los casos de obligaciones generadas en circunstancia de pago de lo no debido o enriquecimiento sin causa, si el tercero realiza la reclamación formal para el reintegro del recurso, la Universidad analizará el caso y, en el evento de ser procedente, ordenará su devolución.

f. Los informes de depuración contable elaborados por las áreas Financieras y/o de Bienestar serán parte integral de la Resolución emitida por el Rector que ordena la depuración contable de los saldos.

g. Las dependencias de las áreas Financieras donde se origina la partida contable (tesorería, contratación, bienes, comercio exterior, entre otros) o las áreas de Bienestar conservarán la documentación que sirve de soporte para la depuración y los demás documentos que evidencien las gestiones realizadas para la recuperación de los recursos y el pago de las obligaciones.

2. Información específica del Instructivo

1. Identificar los saldos contables a depurar

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras y las áreas de Bienestar identificarán

los saldos contables que puedan cumplir con los términos de prescripción o caducidad del presente instructivo.

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras enviarán a las dependencias de las

áreas Financieras donde se origina la partida contable (tesorería, contratación, bienes, comercio exterior, entre

otros) el respectivo informe de los saldos identificados.

2. Documentar



Las dependencias de las áreas Financieras donde se origina la partida contable (tesorería, contratación, bienes,

comercio exterior, entre otros) y las áreas de Bienestar recopilarán la documentación e información suficiente

y pertinente que servirá de soporte para la depuración.

En caso de saldos que no correspondan a préstamo beca o préstamo estudiantil, dicha documentación será

enviada a las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras.

3. Verificar el cumplimiento de condiciones de prescripción o caducidad

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras y las áreas de Bienestar verificarán el

cumplimiento de los términos y plazos de prescripción o caducidad definidos en el presente instructivo.

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras efectuarán ésta actividad con base en

la documentación remitida por las dependencias donde se origina la partida contable.

4. Elaborar informe de depuración

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas Financieras elaborarán el formato Informe

“Depuración Contable Áreas Financieras” con el respectivo anexo, los cuales, serán suscritos por el jefe del

área financiera responsable y el funcionario encargado de la contabilidad de dicha área.

Ver formato Informe depuración contable áreas financieras

Ver Anexo Informe Depuración Contable - Áreas Financieras

Las áreas de Bienestar realizarán y diligenciarán el formato informe “Depuración Contable Áreas de Bienestar”

con el respectivo anexo, los cuales, serán suscritos por el Director de Bienestar de la sede y el jefe de la

dependencia encargada de gestionar los programas de préstamo estudiantil o préstamo beca.

Ver formato informe depuración contable áreas de bienestar

Ver anexo informe depuración contable - Área Bienestar

¿Los saldos a depurar corresponden a derechos u obligaciones derivadas de los programas de préstamo Estudiantil o préstamo beca? Si: Remitir informe a las áreas Financieras. Ir a la tarea No. 5. No: Remitir informes a la Secretaría Técnica del Comité de Sostenibilidad Contable. Ir a la tarea No. 7.

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.dochttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.dochttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_FINANCIERAS.xlsxhttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_FINANCIERAS.xlsx

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_FINANCIERAS.xlsxhttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_FINANCIERAS.xlsx

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_FT_verificacion_financiera_bienestar.dochttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_5_Verificacion_depuracion_Bienestar_V0__1_.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_FT_verificacion_financiera_bienestar.dochttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_5_Verificacion_depuracion_Bienestar_V0__1_.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_BIENESTAR.xlsxhttp:/gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/Anexo__Informe_depuracion_Contable_Areas_BIENESTAR.xlsx




5. Remitir informe a las áreas financieras

El formato Informe “Depuración Contable Áreas de Bienestar” con el respectivo anexo realizado, diligenciado,

suscrito y certificado por las Direcciones de Bienestar de las sedes y demás dependencias encargadas de

gestionar los programas de préstamo estudiantil o préstamo beca, según corresponda, será remitido a las

Áreas Financieras Responsables para que estas diligencien el formato Informe “Depuración Contable Áreas

Financieras” en el aparte correspondiente con el respectivo anexo.

Ir a la actividad No. 6. Verificación de las áreas financieras.



6. Verificación de las áreas financieras

Las dependencias encargadas de la contabilidad en las áreas financieras responsables revisarán que los saldos

a depurar incluidos en el formato Informe “Depuración Contable Áreas De Bienestar” con el respectivo anexo

remitido por las Direcciones de Bienestar de las sedes y demás áreas encargadas de gestionar los programas

de préstamo estudiantil o préstamo beca, se encuentren: 1) reconocidas y provisionadas al 100% en los estados

contables en caso de derechos; 2) reconocidas contablemente por el mismo valor indicado por el área de

bienestar, en caso de obligaciones.

Una vez efectuada esta verificación, las áreas financieras diligenciaran el formato Informe “Depuración

Contable Áreas Financieras” en el aparte correspondiente con el respectivo anexo, con su visto bueno en el

campo respectivo del informe. Ir a la actividad No. 7, Remitir informes a la Secretaría Técnica del Comité de

Sostenibilidad Contable.


7. Remitir informes a la Secretaría Técnica del Comité de Sostenibilidad Contable

Las Áreas Financieras Responsables remitirán el formato Informe “Depuración Contable Áreas Financieras” y el formato Informe “Depuración Contable Áreas De Bienestar” con los respectivos anexos a la División Nacional de Gestión Contable, dependencia que ejerce la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.


Ver formato informe depuración contable áreas de bienestar

8. Revisar los Formatos y documentación anexa





http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/COO_5_Informe_depuracion_contable_financieras_V0.doc

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/CON_5_Verificacion_depuracion_Bienestar_V0__1_.doc



Una vez recibido el informe de depuración, la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable podrá efectuar la revisión preliminar de estos documentos, en cuanto a sus requisitos formales.

¿El contenido de informe requiere algún tipo de aclaración, ajuste o complementación? Si. La Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable solicitará a las Áreas Financieras y/o de Bienestar Responsables, aquellos aspectos que sean objeto de aclaración, ajuste o complementación sobre el contenido del informe, ir a la actividad No. 4. No. Presentar los informes para análisis del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.. Ir a la actividad No. 9.

9. Presentar los informes para análisis del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

La Secretaría Técnica agendará y presentará los informes para análisis de los miembros del Comité Técnico

de Sostenibilidad Contable, según el cronograma establecido para tales efectos.

10. Recomendar al Rector la depuración contable de las deudas

En la sesión respectiva, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable analizará los informes de depuración

para decidir si recomienda o no al Rector la depuración de los estados contables.

¿El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable recomienda la depuración contable?

Si. La Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable dejará constancia en Acta de la

recomendación e igualmente proyectará Resolución que ordenará la depuración contable, la cual será

emitida por el Rector, ir a la actividad No. 11. Enviar resolución de depuración Contable.

No. Se dejará constancia de la decisión en el Acta. La Secretaría Técnica del Comité comunicará el sentido y

los fundamentos de la decisión a las Áreas Financieras y/o de Bienestar Responsables y les devolverá los

informes respectivos.

Fin del instructivo

11. Enviar resolución de depuración contable

Una vez suscrita, la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable enviará copia de la

Resolución del Rector a las Áreas Financieras para que se efectúen los reconocimientos contables a los que

haya lugar para la depuración (incluye el módulo de activos fijos cuando proceda) y el área de bienestar para

realizar el ajuste en la base de datos.



Fin del instructivo.

Elaboró/Modificó:

Deidy Duque Zuluaga Elizabeth Soler Castillo Emilce Luna Santibañez Luis Alberto Quintero Obando

Revisó:

Luz Mery Clavijo Ibagón María Fernanda Forero Siabato, Ingrith Paola Rivera Almanza

Aprobó: Gerardo Ernesto Mejía Alfaro

Cargo:

Profesionales y asistente administrativa - División Nacional de Gestión Contable Asesor Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

Cargo:

Jefe de la División Nacional de Gestión Contable, Asesora y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Cargo: Gerente Nacional Financiero y Administrativo

Fecha: 1 de Noviembre de 2017 Fecha: 24 de Noviembre de 2017

Fecha: 07 de Diciembre de 2017

instructivo: depuraciÓn contable por caducidad o...

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