,.i 1transparencia.senado.gob.mx/obligaciones/lgart70/frac-i/49.pdf · observación: resultado...

No. Rev.

03

04

05

06

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONESRECOMENDACIONES DE LOS GRUPOS PARLAMENTARIOS

Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

...._ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_í_A_IN_T_E_R_N_A _____ ....,.I 1 Página A

Hoja de Control de Emisión y Revisión

Motivo del cambio

Revisión y actualización de todo el documento.

Sustitución del periodo trimestral por semestral/anual del informe de seguimiento de obseNaciones y recomendaciones Se establecen de manera general Acuerdos de Órganos de Gobierno

Incorporación de puntos del Manual de Calidad

Se suprimieron los numerales 1 y 2 del artículo 113.

Se adicionó Manual de Normas y Procedimientos de carácter administrativo, Técnico y Parlamentario de la Cámara de Senadores

- Normas Generales de Apoyos Administrativos a los Grupos Parlamentarios - Normas Generales de Apoyos Administrativos a las Comisiones Legislativas - Normas Administrativas para el pago de asignaciones a Grupos Parlamentarios - Normas Administrativas para el pago de asignaciones a Comisiones Legislativas vía los Grupos Parlamentarios

"Manuales de Organización Técnica y Administrativa de la Cámara de Senadores"

"Manual de Organización y Responsabilidades de la Contraloría Interna"

Revisión del procedimiento Se incorporaron los subtítulos 5.- Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo 5.2 Descripción de actividades

Se incorporó la palabra anual en los informes que se citan en las actividades 7,8,9 y10

Punto afectado

Punto 3. referencias ,

Punto 4 definiciones Diagrama Diagrama 2,8,9 y 10

Punto 3

Punto 3

Punto 3

5.1 5.2

5.2

Actividad (es) afectada (s)

Todas las actividades

Diagrama y descripción de actividades

Punto 3.- Referencias normativas

Página (s) afectada (s)

Todo el documento

6y7

Fecha de vigencia

11 de julio 08

1 O febrero 09

Página 1 y 2 22 Septiembre 09

Referencias normativas Páginas 1 y 2 19 Febrero 201 O

Referencias normativas Página 1 y 2 19 Febrero 201 O

Diagrama de flujo Descripción de

actividades Descripción de

actividades puntos 7,8,9 y 10

Página 4 Página 6

Página 6 y 7

·,

No. Rev.

07


Código

Fecha

..._ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_T_E_R_N_A _____ ....... I 1 Página


Motivo del cambio

Fortalecer incorporan:

la Normatividad, se

Se eliminó el párrafo Artículo 113 de la

Ley General de Contabilidad Gubernamental; Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria ; Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Normas Generales de Auditoria Pública. Reglamentos del Senado de la República .

En la actividad 5 se cambia la palabra reporte por la de informe

En la actividad 8 se elimina la palabra (se) y en el cuadro inferior derecho de los puntos 8 y 9 se sustituye la palabra reporte por informe En el punto 10 en cuadro de documento de salida izquierdo se sustituye reporte por informe.

En la actividad 9 se adiciona a IASOR

Punto afectado

Punto 3

Punto 3

5.2


Referencias Normativas


Descripción de actividades 5

8,9,10

9

Página (s) afectada (s)

4

5, 6 y 7

5y7

CA-PE-03

Septiembre, 2014

B

Fecha de vigencia

10/11/11

' ' ,·


Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

~.... _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_í_A_IN_T_E_R_N_A _____ __.I 1 Página e


No. Rev.

Motivo del cambio

Integración de los Estatutos para los servicios parlamentarios, administrativos y técnicos del Senado de la República.

Se sustituyeron las siguientes normas:

Normas generales admin istrativos a Parlamentarios.

de los

apoyos Grupos

Normas generales de apoyos 08 administrativos a las comisiones

legislativas.

09

Normas admin istrativas para el pago de asignaciones a Grupos Parlamentarios. Normas administrativas para el pago de asignaciones a Comisiones Legislativas vía los Grupos Parlamentarios.

Por: Normas administrativas para el pago de asignaciones a Grupos Parlamentarios .

El nombre del Partido Convergencia cambió a Movimiento Ciudadano

Actualización del Logotipo LXII Legislatura

Se incluye Estatuto para los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República.

Se eliminó al Partido Movimiento Ciudadano por no integrarse el Grupo Parlamentario

Se sustituye la palabra Administrativo por la de Administración y Finanzas

Acuerdo del Comité de Garantía de Acceso y Transparencia de la Información por el que se establecen los cr iterios de clasificación , desclasificación y custodia de la información reservada y confidencial

Punto afectado

3

4

Punto 3

Punto 4

Punto 4

Punto 3



Acuerdos de Órganos de Gobierno

Definiciones

Punto 3.- Referencias Normativas

Punto 4.- Definiciones

Punto 4.- Definiciones

Punto 3.- Referencias Normativas

Página (s) Fecha de vigencia afectada (s)

2 24/08/12

3

Todas

3

3 15/03/13

'1 ,·

No. Rev.

10

11


Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

...._ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_T_E_R_N_A _____ __.I 1 Página f)


Motivo del cambio

Se elimina la palabra Anual



Se eliminan las siglas IASOR y la palabra año y anual.


Se elimina " .. . y revisiones preliminares ... "

Se sustituye " ... las auditorías." por " ... sus actividades."

Se adiciona "Normas de Información Financiera y Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental"

Se eliminan las palabras "Manual de .. " quedando "Normas y Procedimientos de Carácter Parlamentario. Administrativo y Técnico de la Cámara de Senadores"

Cambio de nombre de "Manuales de Organización Técnica y Administrativa de la Cámara de Senadores" por "Manual General de Organización del Senado de la República"

Se sustituye el nombre de "Manual de Organización y Responsabilidades de la Contraloría Interna" por "Manual de Organización Administrativa de la Contraloría Interna"

Al final de la definición de Responsables Administrativos se adiciona " .. . denominados de la siguiente manera:"; así también se incorpora su denominación, la cuaí se ubicaba al final del apartado 4. Definiciones.

Se elimina el nombre del Responsable Administrativo del GPPAN; incorporando el de "Director General de Administración y Tesorería"

Se agrega la palabra recomendaciones.

Se adiciona el significado de SIAGP .

Punto afectado

5.2 Descripción

de actividades

2. Alcance

3. Referencias Normativas

4. Definiciones


3

7

8

9

9

2.

2.

3.

3.

3.

3.

4.

4 .

4 .

4.


7

7

7

8

8

2

2

2

3

3

3

3

20 Enero 2014

2 septiembre 2014

No. Rev.

11


Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

..._ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_r_E_R_N_A _____ __.I 1 Página F.


Motivo del cambio

Se sustituye "Siglas utilizadas en diagrama de flujo" por "SIGLAS"

Se adicionan los Criterios que regulan el procedimiento de seguimiento de observaciones-recomendaciones de los grupos parlamentarios

Se sustituye "Se capturan ... " por "Captura de observacionesrecomendaciones de cada GP"

Se adiciona como documento de entrada la "Cédula de seguimiento de observaciones-recomendaciones"

Se cambia "Se corrobora ... " por "Corrobora el estado de las obs-rec con el CAGP"

Se sustituye "Auditoras" por "Auditores "

Se sustituye "Se elabora ... " por "Elabora oficio de solicitud/recordatorio de avance de solventación ... "

Se adiciona "Recibe oficio y emite respuesta" y se elimina "Recibe oficio y elabora"

Se cambia el nombre del documento de salida por "Avance de solventación 1 evidencia"

Se incorpora como entrada el documento "Avance de solventación/evidencia" y se elimina el documento de salida

Se adiciona como documento de entrada "Informe" y se elimina el documento de salida

Se indica y adiciona "Fin del procedimiento"

Se elimina el responsable "CGP"

Se sustituye la palabra "Auditoras" por "Auditores" en las actividades 1, 2, 3, 6 y 8. Se incorpora la "Cédula de Seguimiento de Observaciones-Recomendaciones"

Punto afectado

4. Definiciones

5. Desarrollo 5.1 Diagrama

de flujo

5.2 Descripción de actividades


4.

2

3

5

5

6

9

6

5

1' 2, 3, 6, 7, y 8

1


3

4, 5, 7

5

5, 7

5

5

5, 7

5, 7

5, 7

5, 7

6

6, 8

7

7

5, 7 ,9

2 septiembre 2014

1

1. OBJETIVO


CONTRALORÍA INTERNA

Código CA-PE-03

Fecha Septiembre, 2014

1 Página

Definir las actividades para el seguimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas a los Grupos Parlamentarios a efecto de verificar los avances y acciones preventivas y correctivas que se hayan instrumentado.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los auditores que realizan semestralmente las auditorías al Ejercicio del Gasto de los Grupos Parlamentarios, conforme al marco normativo, procurando la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus actividades.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

~ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

*- Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley General de Contabilidad Gubernamental; Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; Ley Federal de Transparencia y Acceso .a la Información Pública Gubernamental, Normas Generales de Auditoría Pública, Normas de Información Financiera y Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental.

._ Reglamento del Senado de la República.

*- Estatutos para los servicios parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República .

'*- Acuerdo del Comité de Garantía de Acceso y Transparencia de la Información por el que se establecen los criterios de clasificación, desclasificación y custodia de la información reservada y confidencial.



Acuerdos de Órganos de Gobierno.

Código

Fecha

1 Página

CA-PE-03

Septiembre, 2014

2

ll .._ Normas y Procedimientos de Carácter Parlamentario, Administrativo y Técnico de la Cámara de Senadores.

Normas Administrativas para el pago de asignaciones a Grupos Parlamentarios y a Comisiones.

~ -* Manual General de Organización del Senado de la República.

1' i Manual de Organización Administrativa de la Contraloría Interna.

• Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna.

Este procedimiento está basado en los puntos siguientes del Manual de Gestión de Calidad de la Contraloría Interna del Senado de la República: 5.2 Enfoque al destinatario; 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto o servicio; 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto o servicio ; 7.2.3 Comunicación con el destinatario y usuario; 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio; 7.5.3 Identificación y trazabilidad ; 7.5.5 Preservación del producto o servicio; 8.2.1 Satisfacción del destinatario; 8.2.3 Medición y monitoreo de procesos; 8.2.4 Medición y monitoreo del producto; 8.4 Análisis de datos.

4. DEFINICIONES

Coordinador del Grupo Parlamentario: Es el representante para todos los efectos y, en tal carácter, promoverá los entendimientos necesarios para la elección de los integrantes de la Mesa Directiva y participará con voz y voto en la Junta de Coordinación Política; asimismo, ejercerá las prerrogativas y derechos que la Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos otorga a los Grupos Parlamentarios.

Grupos Parlamentarios: Son las formas de organización que podrán adoptar los senadores con igual afiliación de partido, para realizar tareas específicas en el Senado y coadyuvar al mejor desarrollo del proceso legislativo.

Sólo podrá haber un Grupo Parlamentario por cada partido político representado en la Cámara.

Mesa Directiva: Se integra con un Presidente, tres vicepresidentes, y cuatro secretarios electos por la mayoría absoluta de los senadores presentes y en votación por cédula .

Observación: Resultado formal que se da a conocer a las áreas auditadas por el hallazgo de una desviación sobre los aspectos revisados, contiene los efectos y las recomendaciones del auditor para la atención de un determinado hecho.

1

1



Observación solventada: Atendida por el área sin pendiente.

Código CA-PE-03


1 Página

Observación en proceso: Atendida por el área, estando por concluir acción (es) para su solventación.

Observación pendiente: No registra ningún avance en la atención de la observación.

Procedimiento de auditoría: Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una operación o grupo de transacciones, mediante los cuales el auditor obtiene una evidencia suficiente, competente y pertinente para sustentar las conclusiones de su trabajo de revisión.

Recomendación: Acción a realizar formulada por el auditor para prever un posible incumplimiento o responsabilidad a la norma aplicable y corregir debilidades encontradas.

Responsable Administrativo: Es el representante a quien se le encomienda la gestión administrativa de los recursos con los que opera el Grupo Parlamentario, denominados de la siguiente manera:

PRI PAN PRO PVEM PT

Coordinador Administrativo Director General de Administración y Tesorería Secretario de Administración y Finanzas Coordinador Administrativo Coordinador Administrativo

Seguimiento de observaciones - recomendaciones: Mecanismo que permite cerciorarse que las áreas administrativas de los grupos parlamentarios han adoptado acciones para la corrección y prevención de hechos y evitar su recurrencia.

Sistema Integral de Auditoría a Grupos Parlamentarios: Base de datos de la Contraloría Interna, a través de la cual se identifica la situación de las observaciones - recomendaciones formuladas a los grupos parlamentarios.

PRI PAN PRO PVEM PT

SIGLAS:

GP SIAGP CAPE-02 SIR

Partido Revolucionario Institucional Partido Acción Nacional Partido de la Revolución Democrática Partido Verde Ecologista de México Partido del Trabajo

Grupo Parlamentario Sistema Integral de Auditoría a Grupos Parlamentarios Procedimiento de Desarrollo de Auditorías a Grupos Parlamentarios Sin respuesta

1

Código CA-PE-03 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONESRECOMENDACIONES DE LOS GRUPOS PARLAMENTARIOS


CONTRALORÍA 1 NTERNA 1 Página

Criterios que regulan el procedimiento de observaciones-recomendaciones de los grupos parlamentarios.

seguimiento

Una vez entregado el Informe de Auditoría al Grupo Parlamentario, el Auditor deberá:

4

de

1. Iniciar el llenado de la "Cédula de Seguimiento de Observaciones- Recomendaciones:· Anexo l. 2. Registrar la información proporcionada por el Grupo Parlamentario, dentro del plazo de 20 días,

establecidos en el Informe de Auditoría .* 3. Llevar a cabo el análisis de la información, dentro de los cinco días siguientes a su recepción. 4. Presentar para Visto Bueno del Coordinador de Auditoría a Grupos Parlamentarios,

debidamente requisitada la Cédula de Seguimiento de Observaciones- Recomendaciones. 5. Informar al Grupo Parlamentario del avance y/o pendiente de solventación. 6. Integrar al expediente los documentos que sustenten el seguimiento de observaciones -

recomendaciones (evidencias) . 7. Turnar la Cédula de Seguimiento de Observaciones - Recomendaciones, para la actualización

del SIAGP.

* En caso de que el Grupo no genere información de acciones para solventación, el Auditor deberá:

1. Elaborar oficio de solicitud/recordatorio al Grupo Parlamentario. 2. Emitir respuesta en caso de solicitud de prórroga, por parte del GP.

1


Código

Fecha

.__ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_T_E_R_N_A _____ __.I 1 Página

5.- Desarrollo 5.1 Diaarama de flujo

Auditor Analista técnico

l INICIO J

Captura de I'Sili'Gd observaciones- ~

Coordinador de Auditoria a Grupos

Parlamentarios

(CAGP)

recomendaciones de ..,.~1------lll CA-rE-01 cada GP , .. 11

---~~---..-------_J CC<Iu§Jade Seguumcnto di.' Obs. - Rcc

~---~----~~-----, Corrobora el estado de las obs. - rec. con el

CAGP

2

Si ¿Completa?

No

Elabora oficio de solicitud/recordatorio de

avance de solventación de observaciones

recomendaciones a cada GP

Oficio SIR

Revisa y verifica la oportunidad y

suficiencia de la información

6 ~

¿Existe una probable

responsabilidad?

No

Si

Registra la ~ información en el ~

sistema

Analiza conjuntamente con auditores y depura

información

Revisa. firma y envia el oficio de solicitud

/recordatorio

l Oficio _j S/R l Oficio 1

SIR __.J -

Turna comunicado a la

SRQD

-

Grupo Parlamentario 1 Responsable Administrativo

del GP (RAGP)

Recibe oficio y emite respuesta

5

CA-PE-03

Septiembre, 2014

Contralor Interno (CI)

o, , ·


Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

~.... ______ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_T_E_R_N_A _____ ___.I 1 Página

Auditor Analista técnico

Actualiza el Informe Semestral de

Seguimiento de Observaciones

Recomendaciones

Coordinador de Auditoría a Grupos

Parlamentarios

(CAGP)

Revisa el Informe Semestral de

Seguimiento de ObservacionesRecomendaciones

9

Si

Contralor Interno (CI)

Recibe Informe Semestral de Seguimiento de

ObservacionesRecomendaciones

Si 1

~

1

1



Código

Fecha

1 Página

CA-PE-03

Septiembre, 2014

7

5.2 Descripción de Actividades

No. Descripción Responsable

Documento de Trabajo Act. (Código)

El Analista Técnico conforme a los datos contenidos en la Cédula de Seguimiento de Observaciones - Cédula de Seguimiento de Recomendaciones proporcionados por el Auditor Observaciones -

1 responsable de la auditoría a cada Grupo Parlamentario, Auditores Recomendaciones captura en el SIAGP el registro correspondiente, Analista Técnico detallando: Sistema Integral de

- Descripción de la observación Auditoría a Grupos - Clave de auditoría Parlamentarios - Recomendación formulada

El Auditor corrobora en revisión de papeles de trabajo y de manera semestral conjuntamente con el CAGP el estado en que se encuentran las observaciones y depura información . Sistema Integral de

2 Auditores Auditoría a grupos

Verifica documentación y constata registros CAGP parlamentarios ¿Información Completa? No.- Continua a la siguiente actividad Sí.-Pasa a la actividad 6

3 Se elabora oficio de solicitud/recordatorio de avance de Auditores Oficio de solicitud/ solventación de observaciones-recomendaciones a cada CAGP

recordatorio GP. Analista Técnico

4 Revisa, firma y envía oficio de solicitud/recordatorio a cada CAGP

Oficio de solicitud GP. Oficio recordatorio

Recibe oficio y emite respuesta de observaciones- Avance de solventación 1

5 recomendaciones, anexando documentación soporte. RAGP evidencia

Revisa y verifica la oportunidad y suficiencia de la información de los G.P. ¿Existe una probable responsabilidad?

Auditores Avance de solventación 1

6 No.- Pasa a la siguiente actividad CAGP

evidencia Sí.-Se comunica al Contralor Interno y se da aviso a la Subcontraloría de Responsabilidades, Quejas y Denuncias sobre la presunta responsabilidad

Informe semestral de El Analista Técnico conforme a la información seguimiento de

7 proporcionada por los auditores, verifica y registra los Analista Técnico observaciones-avances en el SIAGP para su seguimiento. recomendaciones y

documentación soporte

Se analiza información y se actualiza informe, pasa al CAGP para revisión, el Informe debe contener; Informe semestral de

8 a) Clave de auditoría Auditores seguimiento de b) No. de observación-recomendación Analista Técnico observaciones-e) Situación, acción instrumentada -en su caso- recomendaciones d) Cuadro resumen por Grupo Parlamentario

No. Act.

9


Código

Fecha

CA-PE-03

Septiembre, 2014

CONTRALORÍA INTERNA 1 Página 8

Descripción

Revisa que el Informe semestral de seguimiento de observaciones y recomendaciones (ISSOR/No. Semestre y siglas del grupo parlamentario) está conforme a los estándares de calidad (Tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad) .

No.- Se aplica el procedimiento de control de producto no conforme

Sí .- Aprueba y libera reporte pasa a la actividad siguiente

El Contralor Interno recibe Informe Semestral de segu imiento de observaciones-recomendaciones ¿Conforme a estándares de calidad?

Responsable

CAGP

Documento de Trabajo (Código)

Informe semestral de seguimiento de observaciones

recomendaciones

Procedimiento de producto no conforme

Procedimiento de acciones correctivas y

preventivas

No.- Se aplica el procedimiento de control de producto no 10 conforme

Contralor 1 nterno

Informe semestral de seguimiento de observaciones

recomendaciones Procedimiento de

Producto No conforme

Sí.- Se archiva

Fin del procedimiento

Procedimiento de acciones correctivas y

preventivas

-(. , Jo

GRUPO PARLAtJIENTARIO:

CLAVE DE AUDITORÍA:

PERIODO AUDITADO:


Código

Fecha

...._ _____ c_o_N_T_R_A_L_o_R_íA_IN_T_E_R_N_A _____ __.I 1 Página

CONTRALORÍA INTERNA COORDINACIÓN DE AUDITORiA A GRUPOS PARLAMENTARIOS

CEDULA DE SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES· RECOMENDACIONES

CA-PE-03

Septiembre, 2014

9

Anexo 1

CLAVE Y TIPO DE · OBSERVACIÓN- OBSERVACIÓN· RECOMENDACIÓN ACCIONES REALIZADAS POR EL ANÁLISIS DE LA CAGP ESTA TUS ASPECTOS POR

RECOMENDACIÓN GRUPO PARLAMENTARIO ACLARAR

FECHA DE WRTE

ELABORÓ:

AUDITOR pag 1 de

1

REVISÓ

COORDINADOR DE AUDITORiA A GRUPOS PARLAMENTARIOS

,.i 1transparencia.senado.gob.mx/obligaciones/lgart70/frac-i/49.pdf · observación: resultado...

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