senado de la repÚblica - transparencia y acceso a la...

SENADO DE LA REPÚBLICA

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

&,.ABRIL'2017


ÍNDICE

Pág.

l. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 2

11. OBJETIVO ..................... .................................... .. ........................................ 3

111. ALCANCE .................................................................................................... 3

IV. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................... 4

V. CRITERIOS GENERALES ........................................................................... 5

VI. ELEMENTOS PARA INTEGRAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ..................................................................................... 7

1 . Carátula ... ...... .... ....... ............................................................ ............. 8 2. Índice ................. .............................. ....... ........................................... 8 3. Introducción ... .... ....... .. ............ ............................... ....... ........ .. ...... ..... 9 4. Objetivo del Manual ... ....... .... .. .......... ............. .................................... 9 5. Alcance del Manual. ........... ... .. ........ ............... .................................... 1 o 6. Referencias Normativas del Manual .................................................. 1 O 7. Glosario ......................................................... ....................... .... ......... 11 8. Procedimientos .............. ....... ............... ............................. .... ............. 11 9. Anexos ........... ...... .......... ..................... .... ....... ........ ............... ............. 26 1 O. Firmas ............ .............................. ........ .......... ....... .... ......... ... ............. 26

VIl. ELEMENTOS PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIV0 ....................................................................................... 28

VIII. FORMATO ................................................................................................... 29

1 . Formato de presentación .............................. ............ ..... .. .... .............. 29 2. Texto ............................... .............. .................. ........... ....... .. ................ 30 3. Difusión ... ............................................. ......... ......................... .. .......... 30

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CIUOIIDIJE MÉXJCú



G.-ABRIL'17

1


l. INTRODUCCIÓN

La Unidad de Modernización Administrativa (UMA) tiene como parte de sus responsabilidades, apoyar a las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas -Unidades- del Senado de la República en lo subsecuente Senado, en la elaboración y actualización de sus Disposiciones Normativas, Administrativas, Manuales de Organización y de Procedimientos, así también, brindarles el apoyo técnico y las metodologías necesarias para cumplir con esa tarea de acuerdo con lo establecido en el Manual General de Organización del Senado de la República y el Manual de Organización Especffico de la UMA.

Entre las guías que la UMA ha elaborado y puesto a disposición de las Unidades en la Normateca Institucional, se encuentra la "Guía para la elabo~ación de Procedimientos administrativos", vigente desde junio de 2013. Sin embargo, como todas las disposiciones administrativas deben ser dinámicas y flexibles para incorporar los cambios que se presenten en el Senado, o bien ser modificados a partir de la experiencia de su aplicación. Es así que a continuación se presenta la actualización de dicha Guía que ahora hemos denominado "Guia para la elaboración de Manuales de Procedimientos".

La actualización de esta Guía tiene como propósito establecer los elementos. técnicos y metodológicos que deberán contener los Procedimientos del Senado, ya sea como manuales o como Procedimientos independientes; otorgar apoyo a las Unidades del Senado en el análisis y la elaboración de sus proyectos, con la finalidad de homologar la presentación y el contenido de los Procedimientos; facilitar el acceso y comprensión de las Unidades que los consulten y finalmente, contribuir al logro de objetivos de las Unidades y más importante aún, facilitar el desarrollo de sus funciones y actividades.

Por lo que es de relevancia que éstos instrumentos administrativos sean revisados y actualizados por la Unidad de Modernización Administrativa, como una actividad cotidiana, proponer sus cambios a la Secretaría General de Servicios Administrativos para su visto bueno y posterior envío a la Mesa Directiva para su aprobación. Esto a fin de llevar a cabo las actividades de la Institución de manera de ordenada y coordinada.

En este documento se encontrarán los criterios generales, los elementos para integrar un Manual de Procedimientos, los elementos para integrar un Procedí~'-~~~~~ como el formato que deberá usarse en los mismos.

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11. OBJETIVO

Establecer y difundir la metodología y las bases técnicas que utilizarán las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas del Senado de la República en la elaboración e integración de los Manuales de Procedimientos o Procedimientos de los cuales son responsables, con la finalidad de homologar los elementos de su contenido, así como facilitar la integración de los mismos.

111. ALCANCE

El presente documento es de observancia obligatoria y general para las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas del Senado y deberá cumplirse cada uno de sus apartados en el proceso de elaboración de los Procedimientos y en la integración de los manuales.

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IV. REFERENCIAS NORMATIVAS

• Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos. Art. 110 numeral1 inciso a).

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D. O. F. del 13 de marzo de 2002.

• Reglamento del Senado de la República. Art. 300 numerales 1 y 3; 302 numeral 2.

• Estatuto para los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República. Art. 3 numeral 3; Art. 20 numeral 1 inciso f)

• Manual General de Organización del Senado de la República.

• Manual de Organización de la Secretaría General de Servicios Administrativos.

• Manual de Organización de la Unidad de Modernización Administrativa.

• Acuerdos de la Mesa Directiva .

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V. CRITERIOS GENERALES

1.- Las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas del Senado de la República observarán lo establecido en la presente Guía para la elaboración de su Manual o manuales de Procedimientos, o Procedimientos independientes.

2.- Las Unidades del Senado de la República que se encuentren certificadas de conformidad con la Norma Internacional IS0-9001 :2008, deberán apegarse, en la medida de lo posible, a la presente Guía al momento de elaborar los Procedimientos que les exige la norma. ·

3.- Las actividades de los Procedimientos deberán estar alineadas con las funciones sustantivas establecidas en el Manual General de Organización del Senado de la República y el Manual de Organización específico de la Unidad Parlamentaria, Administrativa o Técnica que le corresponda.

4.- Las políticas y las actividades establecidas en el Manual de Procedimientos o los Procedimientos aprobados serán de observancia obligatoria para el personal que labora en las Unidades y áreas respectivas de conformidad con el ámbito de aplicación que se haya determinado en cada caso.

5.- Las Unidades que requieran elaborar o actualizar algún Manual de Procedimientos o un Procedimiento deberán presentar su propuesta a la UMA, de acuerdo con lo establecido en la presente Guía y en el Procedimiento en materia de elaboración y actualización de Disposiciones Normativas, Administrativas, Manuales de Organización y de Procedimientos del Senado de la República, a efecto de proceder a su revisión y formalización.

6.- El Manual de Procedimientos o el Procedimiento, así como sus respectivas actualizaciones, deberán contar con la validación de la persona Titular de la Unidad que corresponda y la autorización de la o el Titular de la Secretaría General de Servicios Administrativos, para ser sometidos a consideración de la Mesa Directiva del Senado de la -República para su aprobación y posterior publicación y difusión.

7.- Las Unidades serán las responsables de la elaboración o actualización, la implem~~f~i~n y el seguimiento de su Manual de Procedimientos o su Prac~9.i.rp'í~rnij así como de designar a una persona como enlace para manténer:'i;á:Comunicación con la UMA para coordinar los trabajos necesarios con este'1iñ:.'

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8.- La Contraloría Interna en uso de sus facultades y competencias podrá realizar sugerencias motivadas y fundamentadas para la modificación de un Manual de Procedimientos o de un Procedimiento. En ese caso, la Unidad responsable del mismo elaborará el proyecto y lo presentará a la Unidad de Modernización Administrativa, para su correspondiente revisión como se mencionó anteriormente.

9.- En la elaboración del Manual de Procedimientos o del Procedimiento se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Eliminar las tareas y actividades innecesarias.

• Verificar que los puntos de control sean los adecuados y eliminar el exceso de filtros como firmas, registros y el llenado de formas o formatos.

• Revisar las actividades y los pasos a fin de hacer más eficientes y ágiles los Procedimientos.

• -Simplificar las operaciones sustantivas.

• Replantear y modificar las actividades para equilibrar las cargas de trabajo del personal.

• Establecer prioridades de actualización y simplificación de sus tareas.

• Se dará prioridad al uso de tecnologías de la información disponibles en el Senado de la República, por ejemplo: usar sistemas, el correo institucional y la firma electrónica o cualquier otra herramienta que propicie la eficiencia y eficacia en el uso del papel u otros recursos, así como cualquier otra opción que promueva la sustentabilidad en el Senado.

• Utilizar lenguaje claro y simple, tratar de evitar, en la medida de lo posible, tecnicismos complicados, se deberá tener en cuenta lo establecido en la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información pública, así como lo establecido en el Manual para el uso del lenguaje incluyente .

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6


VI. ELEMENTOS PARA INTEGRAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los Manuales de Procedimientos deberán integrarse por los siguientes apartados:

1 . Carátula.

2. Índice.

3. Introducción.

4. Objetivo del Manual.

5. Alcance del Manual.

6. Referencias Normativas del Manual.

7. Glosario (solo en los casos que aplique).

8. Procedimientos (elementos que conforman un Procedimiento).

Procedimiento para ...

a) Objetivo.

b) Alcance.

e) Referencias normativas.

d) Políticas.

e) Descripción de actividades.

f) Diagrama de flujo.

Procedimiento de ...

9. Anexos.

10. Firmas.

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1. Carátula

Es la primera página del Manual de Procedimientos y se compone por un encabezado que dice "Senado de la República", ellogo del Senado establecido en el Manual Básico de Identidad Gráfica aprobado por la Coordinación de Comunicación Social vigente, así como un pie de página que servirá para identificar el nombre del Manual o el Procedimiento, la o las Unidades Parlamentarias, Administrativas o Técnicas responsables del contenido de la disposición, así como el mes y año en que fue elaborado o actualizado.

Ejemplo:

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~:., P,ecr•bl:.:o

bOOttlo;:l CC"ItiUI: bt PRd tltUL\ttoS, PJttSCPttSlo \ tlS::U:US

2. Índice

SO\"'In!BIU: l Oi l

En esta sección se reflejarán los apartados que conforman el Manual de Procedimientos con numeración romana, letra mayúscula. Los subapartados que se deriven tendrán iguales características.

A0~, En la Pe~~~Wl'a de la hoja, al lado de cada apartado o subapartado, se pondrá el núm~~-_M gina, con números arábigos.

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~f.NIIDO nF.lA RErCrJJUCA CtUDADDEMU!OO



(3._ ABRIL'17

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Ejemplo:

SI ~.\00 Df·l \ HFPt'OI.IC \ 0

------------------------ -------------------L~DICE ..

P~¡.

!. INTRODUCCIÓK ---------·------!1. OBJETIVO DEL ~IA.'JUAl.______ --------·-·· ------- 3

111 REFEREi'\ClAS NORMATIVAS DEL ~L-\..'JUAL .• -·- ·---·--------.. ··--·---------.. ·--- .¡

IV. PROCEDI~Ilf:-ITOS -·----- ·-- - --···--·----· .. ·-·--·-----··--···-----···--· 5

l. PROCEDL\liENTO PARA LA--------- ------·-----·---------· )

2. PROCED~!IENTO PARA LA·------------···--------------16 \'. ~r.xos __ . -----------·--- 19 \"1. FIRMAS __ _ ---------- ·------- 29

\1\'l;l \llli·I'I<O(tDI\ IIr'\10S•J:\·\I\I JIU\·IH ... l 'IJJ).\D·J)l \IODER\IZ.\CJÓ\;.,\ 1)~!11\ISl R.\ fl\',\

3. Introducción

\IIJUI '·2111"' 1~

La redacción debe proporcionar al lector una visión general del contenido y utilidad del Manual que se presenta. En ella se explicará la razón por la que se elabora y, en el caso de existir o ser relevante, una breve reseña de los antecedentes del mismo.

La introducción debe de responder las siguientes preguntas: ¿qué contiene el documento?, ¿por qué se presenta?, ¿es nuevo o una actualización?, ¿qué alcance o importancia tiene su elaboración?, por dar unos ejemplos.

Se sugiere que la introducción no abarque más de una cuartilla.

4. Objetivo del Manual

Es el propósito que se pretende alcanzar mediante la elaboración del Manual. La redacción deb~~~iciar con un verbo en infinitivo y ser clara, breve y directa. Deber~~(t~~~~'3-~l uso de adjetivos calificativos, el subrayado y el entrecomillado de conea-P.~q~t~ll ·"'¡

\ ~t: ~-t-"- d·~ 'JI."'.i~·.~ , ...... ~ .. 1

\ 1 ... ... ,.,; .l.,._ifJ~

El objetivci~~~cónforma de dos partes importantes ¿qué se hace? y ¿para qué se hace?.E$eH?rue'r.fén.tttm~plementar con el ¿mediante o cómo se hace?

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Ejemplo:

Establecer y difundir la metodología y las bases técnicas que se utilizarán en la elaboración e integración de los Manuales de Procedimientos (¿qué se hace?) con la finalidad de homologar los elementos de su contenido, así como facilitar la integración de los mismos (¿para qué se hace?).

5. Alcance del Manual

En este apartado se menciona el nombre de las Unidades y las áreas que están directamente involucradas en la ejecución de los Procedimientos incluidos en el Manual, es decir, es la delimitación de los responsables de su cumplimiento.

Una propuesta de su redacción es la siguiente: "El presente Manual de Procedimientos es de observancia general para el personal que labora en (Nombre de la Unidad) y aquellas áreas que intervengan en los Procedimientos y que estén establecidos en los mismos".

Posteriormente se pueden enlistar las Unidades y áreas que se nombran en el Manual de Procedimientos.

6. Referencias Normativas del Manual

En éste apartado se enunciarán de manera general, las disposiciones normativas y administrativas que fundamentan los Procedimientos que integran el Manual. Se recomienda que se enlisten únicamente las disposiciones que tienen relación directa con los Procedimientos y el tema de los mismos y evitar que se haga un listado de referencias generales. Por ejemplo: no es necesario citar a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, porque es más general.

En casos excepcionales, por la naturaleza de la materia del Manual o los Procedimientos se podrán tomar como referencias normativas convenios o. tratados internacionales aplicables.

La presentación de los a.rdenamientos deberá considerar:

a. El orden jerárquico y nombre completo de los ordenamientos. Es decir: CódjgQ~·~. L~yes Federales, Leyes Estatales, Reglamentos, Estatutos, Manl(a,l~r~o~íticas, Lineamientos y Acuerdos. Se ponen en letra negrita, en m~y·~PÚ.l~~~Y.;~inúscula, con una viñeta redonda.

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b. SªN~~IY.!?r-ª.PoQ.Q!pcar el artículo, fracción e inciso que le apliquen según cor~'§~h~Ía1~i los artículos aplicables son demasiados o la normatividad le

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es aplicable en su generalidad se podrá dejar en blanco y sólo nombrar la disposición.

Por ejemplo:

• Estatuto para los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República. Arts. 3, numeral 3; 20 numeral 1, inciso f).

• Manual General de Organización del Senado de la República

7. Glosarlo

Por regla general, se debe utilizar lenguaje claro en el Manual y los Procedimientos, pero en caso de ser necesario la utilización de términos técnicos específicos se podrá integrar un glosario con el significado de dichos términos y/o de siglas utilizadas con sus respectivos nombres para la adecuada interpretación del Manual y de sus Procedimientos. En caso de usarlo, deberá colocarse después de las referencias normativas.

8. Procedimientos

A partir de esta sección se integrarán los Procedimientos. En el primer Procedimiento se colocará en la parte superior, en el centro, el Título "PROCEDIIMENTOS" en negritas.

Entre cada Procedimiento se utilizará una portada por cada uno de ellos, con el número y nombre del Procedimiento, el cual se debe escribir centrado, en mayúsculas y negritas.

Ejemplo:

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GUfA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


8-ABRIL'17

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V. I' IIOCF. DIMII::>i'fOS

l'ltOC:t:lli .\I I ~S'I'Cl I'Ait\ 1. \ t:X I'I:III('IÓ~ ll~ .. . ABRI~ '17

IINIIM UUt: .....

8.1 Elementos que conforman a los Procedimientos

Los Procedimientos se integrarán con los siguientes rubros:

a. Objetivo. Al igual que el objetivo del Manual, es el propósito que se pretende alcanzar, pero en este caso sólo para el Procedimiento que se presenta. La redacción debe iniciar cor:t un verbo en infinitivo, ser clara, breve y directa.

Debe evitarse el uso de adjetivos calificativos, el subrayado y el entrecomillado de conceptos.

El objetivo se conforma de dos partes importantes ¿qué se hace?, y ¿para qué se hace? Se puede complementar con el ¿mediante o cómo se hace?

b. Alcance. Se trata de establecer qué Unidades y áreas están directamente involucradas en la ejecución del Procedimiento, es útil para delimitar las responsabilidades y el ámbito de revisión.

Una.J#0.8tt'~.~l~ de redacción es la siguiente: "El presente Procedimiento de es .eJe~ ·obserV,ancia general para el personal que labora en (Nombre de la Unitt~ijyy~·~~éllas áreas que intervengan en los Procedimientos y que estén establecít:fos· en el mismo."

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~BRIL'17 12


Posteriormente se pueden enlistar las áreas que participan o nombran en el Procedimiento.

c. Referencias Normativas. Al igual que en el Manual, aquí se enunciarán de manera general las disposiciones normativas y administrativas que lo fundamentan, en este caso, directamente al Procedimiento que se presenta.

Nuevamente, se recomienda que se enumeren únicamente las disposiciones que tienen relación directa con el Procedimiento y no se haga un listado de referencias generales.

En el caso de que las referencias normativas sean las mismas que las del Manual se puede omitir este apartado.

d. Políticas. También conocidas como Normas o Políticas de Operación se entienden como las reglas generales que apoyan la aplicación del Procedimiento, ponen límites, establecen tiempos o tramos de control, también pueden ayudar a entender y aplicar correctamente el Procedimiento.

Las políticas tienen las siguientes características:

• Son los criterios que sirven para la toma de decisiones dentro del Procedimiento.

• Son restricciones o particularidades que establecen los límites generales dentro de los cuales deberán realizarse las actividades.

• Se definen por los responsables de los Procedimientos.

• Deben prever las posibles excepciones de las situaciones normales, procurando dar opciones de solución.

• Es recomendable que dichas políticas se formulen durante o después de la elaboración de la descripción de actividades, con la finalidad de detectar los casos y circunstancias en que sea necesario tomar una decisión ante varias opciones o delimitar la responsabilidad que tiene un área dentro del Procedimiento.

• / l,..o$ verbos de las políticas se redactarán de modo indicativo futuro, es /.;:~~:cre~ih. 'se establece una obligación futura. Por ejemplo: a) Las Unidades ,, 1 • • \

;· ~d~lQEf.~oliciten .. . deberán ... ; b) El oficio de solicitud contendrá ... ; e) Las ~ ··~ /~:~e~$ podrán hacer ... ; por nombrar algunos.

~-:~n • . Se. pFe.f~.rirá la redacción en modo positivo en lugar del negativo. Por cJUiiAf9je'fflplo: En lugar de decir "No se otorgará el servicio a quien no

presente... " se propone "El servicio se proporcionará a quien t

, presen e ....

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UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 13./

V


• Las políticas se numerarán consecutivamente a partir del número uno con interlineado sencillo.

• Las políticas pueden contener tiempos, características y excepciones al Procedimiento. En caso de que las actividades deban realizarse en · un tiempo determinado para cumplir con una disposición normativa o para cumplir con una responsabilidad se establecerán los días (hábiles o naturales) que se tendrán para el cumplimiento de las actividades. El establecimiento de los tiempos dependerá del Procedimiento que se elabore, no es obligatorio.

• Cuando existen responsabilidades compartidas, ·a un documento del Procedimiento requiere de varias firmas o antefirmas para su aprobación, se puede establecer en las políticas de operación para no diagramar el paso del documento por todas las áreas.

• Las políticas pueden contener los criterios que se tomarán en cuenta para llevar a cabo el Procedimiento y en caso de no cumplirse, podrán

ser tomadas en cuenta para no realizar las actividades. , Por lo que pueden apoyar a motivar y fundamentar la realización o no del Procedimiento.

• La Unidad de Modernización Administrativa podrá apoyar técnicamente a las Unidades en la redacción de dichas políticas.

• No existe un número definido de políticas, se pueden redactar tantas como sean necesarias para la correcta aplicación del Procedimiento.

e. Descripción de Actividades. Es la descripción de las acciones de los que participan, es la secuencia lógica del Procedimiento, se deben presentar de forma cronológica y secuencial.

El Manual de Organización de las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas según corresponda, se traduce como: ¿qué puede hacer la unidad?, por otra parte, los Procedimientos se traduce en: ¿cómo se hace? Por lo tanto, las actividades que se desarrollen en el Procedimiento deben ir alineadas con las funciones que están aprobadas en sus respectivos manuales de organización y las atribuciones del Estatuto para los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República

Pará ,la~iedacción de la descripción de actividades se utilizará un formato preVi~m$i1té-.. é,stablecido y aprobado que es el siguiente:

.. • 1 ~ • 1 • t ' ..

. \ " ;~_. . .-~· -: :' .:t.'.r, '. ·~ /l.~.~J:!~ ~ ,

r.N•\l n 'T I ·, -::. I••J.lC• Cl ':.OIH:ML-<!00



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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ÁREA

RESPONSABLE (2)

ACTIVIDAD (3)

El formato se deberá llenar de la siguiente manera:

INFORMACIÓN DE REFERENCIA O FORMATO ( 4)

(1) PASO. Se deberá colocar el número arábigo que le corresponde a la actividad, empezando por el 1. Cuando se realiza una pregunta, se enumerarán las respuestas con el decimal que le corresponda. Por ejemplo: Paso 5. Recibe la documentación y la revisa

¿Aprueba el documento? 5.1 No. Regresa la información con los cambios .. . 5.2 Sí. Da su visto bueno ...

(2) ÁREA RESPONSABLE. Se coloca el nombre de la Unidad o área que es responsable de la actividad que se va a presentar. En casos excepcionales, cuando existe un cuerpo técnico de asesores o personal que no tiene un puesto específico, se puede usar el nombre genérico de esa área. Por ejemplo: Investigadores en temas parlamentarios, el área de asesores administrativos, etcétera.

(3) ACTIVIDAD. Es la redacción de los actos o actividades que hace esa unidad, área o puesto específico.

Los elementos básicos para redactar las actividades son los siguientes:

• Escribir de forma sencilla, con lenguaje claro para evitar, en la medida de lo posible, las interpretaciones personales.

• Se inicia con un verbo en tiempo presente del indicativo, en tercera na del singular. Por ejemplo: Recibe, elabora, revisa, instruye,

nombrar algunos.

1 inicio de un Procedimiento es la recepción de documentos se V,'llX~~.-~'M.I"''U"' mencionar de qué Unidad o área se recibe. Por ejemplo:

. ibe oficio de solicitud para .. . de la Dirección General de ... ". Sf.NJ\.00 DF. IJ\ HEPUllLICA

cnn>~ oEMÉf!~ redacción del Procedimiento siempre deberá ser aquello que da inicio al mismo, es decir, la recepción de una solicitud, el



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15 '

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cumplimiento de un plazo o disposición. Es aquella actividad que da fundamento para que se inicie y se lleve a cabo el Procedimiento.

• Cuando se mencione por primera vez algún formato, se debe anotar el nombre completo del mismo y entre paréntesis indicar el número del anexo, en las actividades subsecuentes se podrá mencionar el nombre o el número de anexo al que se hace referencia. Los anexos se ordenarán en el mismo orden en que son nombrados en el Procedimiento, y se colocarán al final del documento.

• Las buenas prácticas de los Procedimientos recomiendan tener como mínimo 8 actividades y máximo 35. Así como, tener la interacción de por lo menos tres Unidades y/o áreas usando los nombres como aparecen en la estructura orgáni~a vigente.

• La responsabilidad de las actividades corresponderá a las y los servidores públicos que ocupen las Unidades o áreas que se establecen en los Procedimientos.

• La redacción de las actividades se hará teniendo en cuenta la jerarquía de los verbos propuestos en la "Guia para la elaboración y actualización de Manuales de Organización" en los anexos.

• Cuando existe un Procedimiento idéntico que utilizan diferentes áreas, se puede hacer un solo Procedimiento y en las políticas de operación hacer la diferenciación. Por ejemplo: aquellos Procedimientos que tienen que ver con dar un servicio y los pasos son los mismos y sólo el servicio que se ofrece y el área responsable es diferente, se puede establecer en las políticas que Unidades y áreas harán cada uno de ellos y se elaborará un solo cuadro de actividades y un diagrama de flujo.

• En las actividades se debe tener. en cuenta los puntos de control o filtros que se establecen para medir o dar seguimiento a las actividades, se redactan como preguntas. Preferentemente deberán serán cortas y se tratará que las respuestas posibles sean Sí o No.

En caso de que la pregunta no pueda ser resuelta de esa manera, se podrán poner las alternativas existentes de forma clara y concisa.

Las respuestas se enumeran con el mismo número de la actividad pero se agrega un decimal.

Las respuestas Sí 1 No se podrán colocar indistintamente en primer :>~:~~~1;./ci¡1c" o segundo lugar, con la finalidad de apoyar la diagramación, donde

pueden aparecer del lado derecho o izquierdo indistintamente ara evitar que las respuestas se crucen o atraviesen con otras.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 8-ABRIL'17

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• El resultado de una pregunta puede generar que se regrese a una actividad (Ejemplo 1) y se anotará la leyenda "Regresa a la actividad ... ". Cuando se avance a otra actividad (Ejemplo 2) se anotará "Continúa a la actividad ... ", y por último, si se termina el Procedimiento (Ejemplo 3), se pondrá "Termina el Procedimiento".

Si el Procedimiento termina en alguna actividad intermedia por no cumplir con alguna de las políticas en las actividades se redacta "Termina el Procedimiento" pero en el diagrama se usa el símbolo y, en su interior, se redacta "Fin''.

Cuando el Procedimiento finaliza definitivamente se deberá indicar nuevamente "Termina el procedimiento" y en el diagrama dentro del símbolo se redacta lo mismo, "Termina el procedimiento".

~!::NADO llr. U \lE\'(fl,l.lCA CIUDt\0 l)J:: M (:.XJCO



e_ABRIL'17

17


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Ejemplo 1. Respuesta SI/NO regresa)

PASO ÁREA

RESPONSABLE

Jefe de 5. Departamento

1--l A

Subdirector de 6. X

ACTIVIDAD

Elabora propuesta de respuesta

1

para la Dirección y remite para su revisión y visto bueno. Revisa la propuesta recibida. ¿Hace observaciones? 6.1 Sí. Señala los cambios que deben hacerse. Regresa a la actividad 5. 6.2 No. Aprueba la propuesta, firma y la devuelve al Jefe de

INFORMACIÓN DE REFERENCIA O

FORMATO

Propuesta de respuesta

Propuesta de respuesta

Departamento A para su ... ----~----------~

PASO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Ejemplo 2. Respuesta SI/NO avanza)

ÁREA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Jefe de Elabora el expediente ... y lo


---1 FORMATO

Propuesta de 3. Departamento A remite para su revisión.

1 Expediente

Recibe y revisa la propuesta recibida. ¿Requiere agregar algo? 4.1 No. Regresa con visto

Subdirector de 4. bueno el expediente. Continúa X

en la actividad 7. 4.2 Sí. Solicita la información que hace falta para que se anexe al expediente.

Revisa la información que hace 1~.~'S:~~~~w~ de falta y remite oficio a las áreas

t.!~~~.··.~> .. ·~~)!~rtamento A que contienen la información. \ \ ~-~~~~;:+f,~··~~~.t ( r·, '\ -~;-':'}~~~~-- -- --

~ ~·>:~ .. ·. Recibe la información faltante y Sl:.NI\Di) DElA!.L".Ul:UC.A completa el expediente. r CIUIJAD DJi MLx!C() Remite a la Dirección ... para

7. L_ que .. .



Propuesta de Expediente

Propuesta de expediente 1 nformación

extra -1

Expediente 1 1

Expediente

(d._ ABRIL'17


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Ejemplo 3. Respuesta SI/NO termina procedimiento)

ÁREA INFORMACIÓN DE

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD REFERENCIA O

FORMATO ,_ Recibe oficio de solicitud para ... 1

Oficio de 1. Dirección XXX l analiza y turna a la solicitud Subdirección ... 1 Recibe la solicitud y analiza si cumple con los criterios establecidos en la política 3. ¿Cumple los criterios?

Oficio de Subdirección 6.1 No. Remite oficio donde

solicitud 2. XXX

motiva y fundamenta la razón Oficio de por la que no se puede brindar respuesta el servicio. Termina el

procedimiento. 6.2 Sí. Instruye al Jefe de Departamento ... para que .. .

• Preferentemente se tratará de plantear preguntas que se respondan con Sí o No, pero en casos excepcionales la respuesta a la pregunta puede ser diferente y se podrá utilizar esta última posibilidad, tratando de que las respuestas sean breves, por ejemplo:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Ejemplo 4. Caso de excepción: respuesta diferente a SI/NO)

PASO ÁREA

RESPONSABLE

1 . p 1 ~:~~..t'-v ~

•• ;' ~ t . •';i· ~ \ . ··-.-:;.-_.. ·. ~~'(Jbdirección

'V ~6 .. •t 50('· . . ..,: . ... . .. ... t··. X · ... ·' .. ' ·· ~.~·.: .. ;.. ,

·' .NAI>••l 1·1.·. ; ,'i lilf.ICA C!Uil·\l" fll·. i(XIC'O

_j

ACTIVIDAD

1 Revisa el oficio de solicitud y el medio por el cual se pide respuesta. ¿Qué medio solicitó? 6.1 Medio Magnético. Integra en un CD, OVO o USB la información solicitada, la coteja con los originales. Continúa en la actividad 8. 6.2 Copias simples. Reúne la información solicitada, elabora

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS .


FORMATO

Oficio de solicitud Medios

magnéticos o copias simples

j

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 19 '

/

7.

8.


expedfeñte Coñla informaciÓn. ¡ Coteja la información del

expediente con los originales y la solicitud realizada.

Remite al área .. . vía oficio.

f-·- - --

Copias simples

Oficio de envío Medios

magnéticos o ._ __ ..__l ______ ..__l ___________ _,____copias simples

• Para elaborar un Procedimiento, la Unidad de Modernización Administrativa podrá ayudar a las Unidades a través de reuniones con los responsables de las Unidades, las áreas de trabajo o los enlaces designados para apoyarlos en la redacción del mismo.

(4) INFORMACIÓN DE REFERENCIA O FORMATO. Este espacio sirve para colocar aquello que puede servir como evidencia o que se genera de las actividades realizadas. Por ejemplo: Solicitud de oficio, minuta de reunión, registro de ... , etcétera.

f. Diagrama de Flujo. Es la representación gráfica de la descripción de las actividades, mediante el cual se representa el flujo de información. El diagrama debe tener el mismo texto como se redactó en la descripción de actividades.

Para su elaboración, se utilizarán los símbolos establecidos a continuación:

~--S-ímbo-lo

1 (..-...) Denominación

Inicio o fin

Descripción

~- ---+----

Indica el principio, el término parcial o total del diagrama de flujo. Dentro se colocarán las leyendas: "Inicio", "Fin" (cuando existe un fin anticipado) o "Termina el procedimiento" (cuando termina definitivamente). - ..__

CJ Operación, proceso o actividad

Representa las actividades del Procedimiento.

. ... ~.,, , . l · . . ' '(T! r_c;¡, Cl ·.! i'l· ~1(.\'C()



~BRIL'17 20 -

~

.-- S ímbolo

<>


_D_e_n_o_m-=i=n_a-c~i_ó_n--t--:=7-____ Descripción=- l Plantea las opciones que se pueden i seguir en caso que sea necesario tomar 1

Decisión o alternativa

caminos alternos mediante (SÍ y No).

Se redactará la pregunta dentro del rombo y sólo podrá haber dos respuestas posibles, en caso de tener más opciones se deberá abrir otra

~·--------------+-------------pregunta. Se usa para hacer una conexión o enlace de una actividad a otra parte del diagrama. o

o

Conector de actividad

Conector de páginas

Dentro de la figura se pondrá un número consecutivo que nos llevará a otra actividad. Representa una conexión o enlace con la siguiente hoja del Procedimiento.

Dentro de la figura se utiliza una letra mayúscula al final de la hoja y al inicio de

Conecta símbolos señalando la lla siguiente para ver la conexión.

Líneas de unión o secuencia en que deben realizarse las dirección de flujo l tareas. En las decisiones, salen de los

lados y entran por arriba de las siguientes actividades.

~---------------~------------~~

Elementos para elaborar el diagrama de flujo:

• El diagrama de flujo se dividirá en columnas de acuerdo con el número de Unidades y áreas responsables que intervengan en el Procedimiento. Sin embargo, se sugiere que no sean más de 5, dibujando sutilmente las líneas que las dividen.

• En la parte superior de cada columna se escribirá en mayúsculas y negritas . ~,l",.tl.Q,rnbre de las Unidades y áreas que actúan en el Procedimiento, en la

: ,~fo:¡é~ ~e lo posible redactar el nombre completo del área sin abreviaturas ·· \P~~~~~frlo más claro.

• · ."~ii~·:~~fóiera columna corresponde con la Unidad o área que inicia el .'r.Nr\l>if?r9.9.~~fi!ill~nto, sin importar la jerarquía de la misma.

CllJ1,A[) DEMt.'vro • Las siguientes columnas corresponderán a las áreas que participan en el

Procedimiento conforme se describen en las actividades. Se tratará de se ir



(3_. ABRIL'17


este orden en las siguientes hojas, a menos que intervengan más o menos áreas se podrán cambiar.

• Para homologar el diagrama de flujo los símbolos utilizados deberán tener un tamaño uniforme y se colocarán dentro de las columnas respectivas.

• El número de actividades que hayan sido descritas deberán corresponder a las representadas en el diagrama de flujo, debiendo conservar textualmente la narrativa con tipo de letra arial de 8 puntos.

• Los símbolos deberán estar conectados por líneas de unión y en ningún caso podrán aparecer aislados en el diagrama de flujo; el símbolo de inicio o fin deberá tener sólo una línea de unión, todos los demás dos (entrada y salida), salvo el símbolo de decisión o alternativa que podrá tener tres (uno de entrada y dos de salida para las alternativas).

• Las líneas de unión en todo momento estarán conectadas con algún símbolo, pero nunca en forma diagonal o cruzándolas.

• El flujo del diagrama es horizontal (de izquierda a derecha) y vertical descendente y ascendente; sin embargo, el empleo del sentido vertical ascendente deberá limitarse a los casos estrictamente necesarios.

• El diagrama de flujo comenzará en la parte superior izquierda del formato con el símbolo correspondiente dentro del cual se escribirá la palabra INICIO.

• Los símbolos de operación, se numerarán de forma externa en la parte superior derecha o izquierda, además de contener textualmente las actividades descritas en el formato de actividades.

• En el símbolo de conector de actividad se deberá indicar con un número progresivo, las actividades que se enlazan. El número de conector de entrada deberá ser el mismo que el de salida.

• El contenido del símbolo de conector de página es alfabético y progresivo, va al final de la última actividad con la letra "A", la siguiente hoja comienza con "A" y termina con "8", la siguiente hoja inicia con "B" y termina con "C" y así sucesivamente.

• El diagrama de flujo concluirá con el símbolo correspondiente, cuando el término es en medio del Procedimiento en su interior se coloca "Fin" y en la conclusión final en su interior se escribirá la palabra "Termina el

·•t-i lll\C .\, '

P~Q~d19.1~nto": ~ .. :· / · .. ~· ' ;~~; \ • - ~ .. r·~.:~::\'t;~¡· , ..... -: ,. ,· .. ··~'/;.. ,l. 1

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G-ABRIL'17

22 /

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Ejemplo general de actividades y diagrama de f lujo:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD

._ 1. Dirección ABC

2. Subdirección A

Recibe solicitud de la Unidad AF para ... , revisa y turna a la Subdirección A para su atención .

Revisa la solicitud ... y analiza si puede realizarse conforme a las políticas. ¿Es viable? 2.1 No. Remite oficio señalando por qué no puede hacerse. Termina el procedimiento.

__ . 2.2 Sí. Remite al Jefe d~Departamento A para su elaboración.

3 Jefe de · Elabora ... conforme a la solicitud realizada, se comunica con el enlace

· Departamento A designado por la Dirección ABC_para su revisión.

4 Enlace de la

. Unidad AF

· Revisa la propuesta recibida. ¿Hace observaciones? 4.1 Sí. Señala los cambios que deben hacerse. Regresa a la actividad 3.

---.....-:4_.2_N_o_. _Aprueba la propuesta, firma minuta de acuerdos. __

5 Jefe de Presenta a la Subdirección A los resultados de la propuesta y la aprobación

· Departamento A del área. Revisa la propuesta aprobada. ¿Hace observaciones? 6.1 Sí. Señala cambios u observaciones. Regresa a la actividad 3.

6. Subdirección A.

6.2 No. Remite a la Dirección ABC la confirmación de la elaboración de ... ----7. Direccj~r¿ABC Remite vía oficio respuesta a la Unidad AF de cumplimiento de su solicitud.

.. .., '·-- ·· ..... ----L • ,!'!{~.;..\.~~ Termina el procedimiento.

~;.~~:\~.·~::·: ~ . .... . ,. -

!-'.c..\AL 1 : l" ~.··· • ,.,. , ._ cr- .;::-i .:L


'\' UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA · ._¡


FORMATO

Solicitud .. .

Oficio de respuesta Remite para su trámite

Propuesta

Propuesta de respuesta Minuta de aprobación

Propuesta. Minuta firmada

Propuesta aprobada

Oficio de término .

G-..ABRIL'17

23

-

DIRECCIÓN ABC

Recibe solicitud de la Unidad AF para ... , revisa y turna a la Subdirección A para su atención.

/ ~· .... u

~,:·:~\.:,:.:.> ·~~:.·_;,.,:~,. : .... ¡

' . . ,:: :::~· -~:.--~;.

SI::X:\JX' : l • ~:. CIU!. . .L.


DIAGRAMA DE FLUJO

SUBDIRECCIÓN A

2 Revisa la solicitud... y

! • lanaliza si puede realizarse conforme a las políticas.

2.2 Remite al Jefe de Departamento A para su elaboración.

JEFE DE DEPARTAMENTO A

3 Elabora... conforme a la solicitud realizada, se comunica con el enlace designado por la Dirección ABC para su revisión.



ENLACE DE LA UNIDAD AF

Se.ñala los cambios que deben hacerse. Regresa a la actividad 3.

~BRIL'17 24


DIRECCIÓN ABC

7 Remite vía oficio respuesta

SUBDIRECCIÓN A

Señala cambios u observaciones. Regresa a la actividad 3.

a la Unidad AF de , 1 cumplimiento de su~<~l~t----'~------' solicitud .

.. :~~~:~~~ <~·:~;; ' ~ · ::,;.:.~::\::_,.}·

-·. - - ,.. -. '- ...... . , _ ... _

. :~~;_u,:--.. r . -~. -~

Cl "' ~.[;::!~":. .~~

JEFE DE DEPARTAMENTO A

S Presenta a la Subdirección A los resultados de la propuesta y la aprobación del área.



l 1 ENLACE DE LA UNIDAD AF

@...... ABRIL'17

25


9. Anexos

Son aquellos formatos, documentos, guías u otros instrumentos que apoyan el desarrollo de los Procedimientos y se establecen dentro de los mismos. El agregar los anexos dependerá del desarrollo del Procedimiento, no es obligatorio que existan.

Si los anexos se tratan de formatos será necesario colocar un ejemplo del formato en limpio colocando números entre paréntesis dentro de los espacios que se deben llenar para que posteriormente se haga su instructivo, teniendo en cuenta los números que se pusieron en el formato en blanco. Los formatos que aparecen en el Procedimiento serán evidencia y deberán actualizarse una vez que la Unidad o el área requiera cambiarlos.

Los anexos se enumerarán en los Procedimientos conforme aparezcan y conservarán el mismo orden al final del Manual de Procedimientos o del Procedimiento. Al terminar todos los Procedimientos, se agregará una portada que diga "ANEXOS" y posteriormente se colocará el titulo Anexo con el número que le corresponde y posteriormente el nombre cómo se le denominó en el Procedimiento.

10. Firmas.

Todo Manual de Procedimientos Administrativos deberá contener una hoja con la firma, nombre y cargo de los siguientes responsables:

•

•

•

•

Elaboró: Quién o quiénes participaron en la elaboración del documento, deberá tener un cargo de por lo menos Jefe de Departamento. Puede contener más de un nombre cuando varias Unidades son corresponsables o existen más de dos responsables en la elaboración del Manual de Procedimientos o el Procedimiento.

Responsable: Quien o quienes figuran como responsables en el Manual de Procedimientos o el Procedimiento y también participaron en la elaboración del documento, deberá tener un cargo de por lo menos Subdirector de Área. También puede haber más de un responsable cuando hay dos o más Unidades corresponsables.

Validó: Es la o el Titular de la Unidad Parlamentaria, Administrativa o Técnica que .. ~§ . re.sponsable del Manual de Procedimientos o del Procedimiento. En c~~P;. ~· ·;qt!. documento compartido deberán firmar las o los titulares de las l:Jh(g_a,de;~ responsables.

~. .... .. ,,, ....... ~·~ Autd.r.izo~ Es la o el Titular de la Secretaría General de Servicios f.'s!~i~i.str~tiyps. Cl' · l • '. 1:V

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS G,_ABRIL'17

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 26 ./ ~¡

V


• Coordinó: Es la persona Titular de la Unidad de Modernización Administrativa, que apoyó técnicamente en la elaboración de la disposición.

En la misma página deberá indicarse en la parte superior derecha, el lugar de elaboración (Ciudad de México) y la fecha completa de elaboración, día, mes y año .

• :'.J/1' l· · . '¡ · ..:A Cl " ~ • · · .. ~"



G,_ABRIL'17

27 /

p


VIl. ELEMENTOS PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Se contempla que puedan existir Procedimientos solos que no forman parte de un Manual. En estos casos los Procedimientos llevarán una estructura similar al de un Manual y se integrarán por lqs siguientes elementos:

1. Carátula.

2. Índice.

3. Introducción.

4. Objetivo.

5. Alcance.

6. Referencias Normativas.

7. Glosario (en caso de que sea necesario).

8. Políticas.

9. Descripción de actividades.

1 O. Diagrama de flujo.

11 . Anexos.

12. Firmas.

Para ello, se debe tener como base los elementos que se explicaron anteriormente para la elaboración del Manual de Procedimientos (ver desde la página 8). ·



a. ABRIL'17

28

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VIII. FORMATO

1. Formato de presentación

La Unidad de Modernización Administrativa establecerá el formato en que se presentarán los Manuales de Procedimientos o el Procedimiento y apoyará a las Unidades Parlamentarias, Administrativas y Técnicas para que las disposiciones que presenten lo conserven y se tenga homogeneidad en las disposiciones del Senado de la República. Algunas de las características del formato que se utilizan son las siguientes:

1. Tamaño de la hoja carta con una orientación horizontal.

2. Un encabezado con la leyenda "SENADO DE LA REPÚBLICA", en mayúsculas y negritas.

3. El logotipo del Senado de la República en la carátula del documento, que se obtendrá del Manual Básico de Identidad Gráfica del Senado de la Republica a cargo de la Coordinación de Comunicación Social que se encuentre vigente.

4. Todas las hojas contendrán un pie de página con los siguientes datos:

(1) NOMBRE DEL MANUA L DE P-ROCEDIMIENTOS Y/0 PROCEDIMIENTO.

· (2) UNIDAD O UNIDADES RESPONSABLES DE LA DISPOSICIÓN

---- (3) MESY AÑÓ-·DE ELABORACIÓN

(4) NO. DE HOJA

(1) Si se trata de un Manual de Procedimientos, en la carátula hasta que empiecen los Procedimientos, en los anexos y en la hoja de las firmas se pondrá el nombre del Manual completo. A partir del desarrollo de los Procedimientos se pondrá el número y nombre del Procedimiento que se esté desarrollando.

En el caso de un Procedimiento en todas las hojas se pondrá el nombre del mismo.

(2) Se pondrá el nombre completo de la o las Unidades Parlamentarias, Í'i;~-2-~!r~tivas y Técnicas responsables del Manual de Procedimientos o u1~.tQ"~~irniento que se presenta.

(3) \ ~J:~q~'ij .. el mes (precedido por un apóstrofe) y los dos últimos dígitos del 'a_ilQ'!':~~ ~laboración de la disposición.

:;~W·~~'~aso de carátula, el año se escribirá completo, ejemplo: ABRIL' 2016.



e_ ABRIL'17

I/


(4} Con excepción de la carátula todas las hojas se enumerarán en forma consecutiva.

Los cuatro puntos se escribirán en letra mayúscula y negrita.

La impresión final del documento para firma deberá ser a color y a una cara.

2. Texto

El texto de los Procedimientos deberá capturarse en Word y con el tipo de letra Arial tamaño 12, con mayúsculas y minúsculas, interlineado sencillo.

Los apartados o rubros que integrarán el Manual de Procedimientos o el Procedimiento, se escribirán centrados en la parte superior de la página y los subapartados hacia la izquierda, ambos con letra mayúscula y negrita. Para dar inicio a la redacción después de cada uno de ellos se deberá dejar un espacio en blanco.

Los textos dentro del diagrama de flujo será arial a 8 puntos, sólo en casos necesarios podrá reducirse a 7 puntos.

3. Difusión

El Manual de Procedimientos y/o el Procedimiento que se elabore, deberán contar con la autorización de la Mesa Directiva para que entre en vigor y pueda difundirse dentro del Senado de la República.

Las versiones electrónicas se subirán a la página de la Normateca institucional que se encuentra en la Intranet del Senado y en aquellas que se determinen conforme a la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información pública, con el apoyo de la Dirección General de Informática y Telecomunicaciones.

Una vez aprobados por la Mesa Directiva, la Unidad de Modernización Administrativa conservará la versión original con las firmas y dará conocimiento al o a los Titulares de las Unidades que corresponda la publicación en la Normateca 1 nstitucional.

La Unid~9.~·:·~:n~~~ ·,. Modernización Administrativa tendrá un expediente, preferent~~~t:i~:~~~~~trónico , por cada uno de las disposiciones que se realizan.

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G-ABRIL'17

30 /


Para efectos de asesoría o consulta, las y los usuarios podrán comunicarse a la Unidad de Modernización Administrativa.

Tel. 53 45 30 00 ext. 4874 y 3162. Hemiciclo, Nivel 2, oficina 4.

Sl:.NADO bl'l. . ' .;ü\ CIUJl¡\ 0 llU1 ~..X Il''




Ciudad de México, a 18 de abril de 2017

Elaborado por:

Lic. Sandra Isabel Espinosa Morales Jefa de Departamento de Procesos y Procedimientos

Validó

Mtra. Ruth T. Hernández Martínez~ Jefa de la Unidad de Modernización

Administrativa

Autorizó



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senado de la repÚblica - transparencia y acceso a la...

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