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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTO Y FINANZAS

MARZ0,2010

CÁMARA DE SENADORES

INTRODUCCIÓN

Con motivo de la modernización de las estructuras organizacionales de las áreas dependientes de la Secretaría General de Servicios Administrativos, plasmada en los Manuales de Organización autorizados por la Mesa Directiva en agosto del 2001 , la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas llevó a cabo la actualización de los procedimientos que aplica para la atención de los asuntos inherentes a las funciones que tiene asignadas.

Este manual presenta de manera diagramática, los procesos de inicio y término correspondientes a las diversas etapas que integran las actividades que se realizan para cada tema de procedimiento, así como la interrelación que se establece entre cada uno de los niveles operativos y con otras unidades administrativas. Se anexan a los procedimientos, los formatos e instructivos utilizados para el trámite de los asuntos o el registro de las operaciones realizadas, según sea el caso.

OBJETIVO

Establecer los procedimientos y políticas generales para el pago de los compromisos y obligaciones que requiera el proceso administrativo de la Cámara de Senadores, así como para la administración financiera de los recursos.

ALCANCE

El presente Manual está dirigido al personal operativo y administrativo de la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas a fin de conducir los procesos correspondientes a las diversas etapas que integran las actividades que llevan a cabo para el desempeño de las funciones que tienen encomendadas.

Para su actualización, este Manual deberá ser revisado por la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas y proponer a la Secretaría General Administrativa los cambios que se consideren necesarios.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS


PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 2


REFERENCIAS NORMATIVAS

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos.

• Reglamento para el Gobierno Interior del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos.

• Manual de Organización de la Secretaría General de Servicios Administrativos.

• Manual de Organización de la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas.

• Guía para la Elaboración, Autorización, Difusión y Actualización de Procedimientos Administrativos.

• Acuerdos Parlamentarios de la Cámara de Senadores.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'lO

DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 3


POLÍTICAS

El Director General de Programación, Presupuesto y Finanzas dará a conocer al personal operativo del área el presente Manual, para su estricta observancia en las actividades que llevan a cabo de acuerdo con las funciones que tienen asignadas.

El Jefe de la Unidad de Operación Financiera supervisará la aplicación de los procedimientos y el llenado preciso de los formatos conforme a los instructivos correspondientes.

Las excepciones que llegaren a ocurrir en la aplicación de las presentes reglas de operación, serán resueltas por el Jefe de la unidad de Operación Financiera, previa autorización del Director General.

El Jefe de la Unidad de Operación Financiera propondrá las reformas que estime convenientes a los procedimientos, en función de una mayor simplificación y oportunidad de los trámites.

NORMATIVIDAD

Los procedimientos contenidos en el presente manual se refieren, tanto al trámite de asuntos de pagos comunes a todas las unidades administrativas, y de otros de carácter específico para los cuales la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas dispone de la normatividad correspondiente, así como a los procedimientos financieros para el manejo de disponibilidades de liquidez temporal y los de revisión, conciliación y registro.

Los procedimientos que tienen como sustento la normatividad específica aplicable por la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas, son los siguientes:

Procedimiento

l. Gastos a comprobar y su comprobación.

2. Asignación, incremento y reposición de fondo revolvente.

3. Inversiones financieras.

4. Cancelación de cheques no cobrados y su reexpedición.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Normatividad

a. Gastos a comprobar. b. Reembolso de gastos menores de operación y

contingentes.

a. Administración del fondo operativo en materia de recursos materiales y servicios generales.

b. Administración del fondo operativo del Instituto de Investigaciones Legislativas.

c. Administración del fondo operativo en materia de comunicación social.

d. Administración del fondo operativo en materia de servicios médicos.

e. Administración del fondo operativo en materia de eventos.

f. Administración del fondo operativo del Canal del Congreso.

a) Bases operativas para inversiones financieras.

a) Cancelación de cheques no cobrados .

MARZO ' lO



PROCEDIMIENTOS 1 FORMA TOS

l. PAGO A PROVEEDORES a) Póliza-cheque.

2. EMISIÓN DE LA NÓMINA DE SENADORES a) Recibo de percepciones de Senadores. b) Recibo de gastos operativos por trabajos legislativos.

3. PAGO DE LA NÓMINA DEL PERSONAL

4. PAGO DE NÓMINA POR DISPERSIÓN ELECTRÓNICA

5. PAGO DE ANTICIPO DE SUELDO AL PERSONAL

6. MINISTRACIÓN HACENDARIA DE RECURSOS PRESUPUEST ALES

7. ASIGNACIÓN, INCREMENTO Y REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE a) Pagaré de fondo revolvente . b) Solicitud de reembolso de fondo revolvente. e) Documentación comprobatoria deLgasto. d) Finiquito de fondo revolvente.

8. GASTOS A COMPROBAR Y SU COMPROBACIÓN a) Solicitud de reembolso de gastos menores y contingentes. b) Documentación comprobatoria del gasto. e) Recibo de pasajes locales.

9. FISCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS a) Devolución de documentos.

10. INVERSIONES FINANCIERAS a) Determinación de disponibilidades. b) Determinación de la inversión. e) Cotización de pagarés. d) Rendimiento bancario de las inversiones. e) Comparativo del rendimiento de la tasa de interés ofrecida y pactada. f) Reporte operativo de la inversión para el sistema de registro diario de bancos.

11. PRODUCTOS FINANCIEROS DE LAS CUENTAS DE CHEQUES E INVERSIÓNES a) Control de intereses generados por las cuentas productivas y de inversión

12. CONCILIACIÓN BANCARIA DE CUENTAS DE CHEQUES a) Conciliación bancaria de cuentas de cheques. b) Cargos no correspondidos. e) Créditos no correspondidos. d) Relación de cheques por cobrar.

13. TRASPASOS ENTRE CUENTAS DE CHEQUES E INVERSIÓN a) Control de traspasos de inversiones.

14. CANCELACIÓN DE CHEQUES NO COBRADOS Y SU REEXPEDICIÓN

15. OTROS PRODUCTOS




16. OTROS INGRESOS a) Recibo de otros ingresos.

17. COTIZACIÓN Y COMPRA DE DIVISAS a) Operación de compra. b) Recepción de divisas. e) Tipo de cambio del dólar en diferentes instituciones; y compras efectuadas.

18. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN AL ÁREA DE CONTABILIDAD




PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO ' lO


1 /


l. PAGO A PROVEEDORES

Efectuar la revisión y certificación documental de las solicitudes de pago, elaborar los cheques y realizar el pago en ventanilla.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'IO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 9

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Actividades

Descripción

Envían a la Tesorería CxP y solicitud del pago correspondiente a la adquisición de algún bien o servicio.

Recibe y autoriza trámite y con número de folio envía a la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas CxP y documentación comprobatoria para elaboración de cheque.

La Dirección General recibe y en su caso, fonnula observaciones y envía al jefe de la Unidad quién revisa, transmite posibles observaciones o instrucciones del Director General y/o propias y turna al área de emisión y fiscalización para continuar el proceso en el sistema de finanzas.

Cuantifica importe de gasto, informa a la Subdirección de Op. Bancarias para obtener suficiencia de liquidéz y verifica que la documentación cumpla con los requisitos fiscales .

¿Tiene alguna observación? No: Continúa en la activ idad 7 En caso contrario pasa a la actividad 5.

5 !Se devuelve CxP y documentación al área solicitante para la corrección de los documentos o datos, ya sea en forma directa o en el formato establecido

6 ¡El área solicitante envía nuevamente la r;xP y documentación a Tesorería para ·ni ciar el trámite de pago

Procedimiento: O 1 Pago a Proveedores

Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas

Unidad de Operación Financiera

Subdirección de Operaciones Bancarias e Información

Subdirección de Tnimites y Liquidación de Pagos

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Tesorería

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Dirección General de Recursos Materiales y Servicios

Generales, Coordinación de Comunicación Social,

Otras Unidades Administrativas

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Actividades

No. 1 Descripción

7 1 Se captura la información para la elaboración de cheque en el sistema de pagos por tipo de gasto y en referencia al número de folio proporcionado

8 1 Se verifica que los datos capturados y la documentación soporte sean correctos, y se imprime el cheque y se valida la CxP

¿Tiene alguna observación? No: Continúa en la actividad 10 En caso contrario pasa a la actividad 9

9 !Se corrigen los datos, se cancela el cheque y se rechaza la CxP. Se reimprime el cheque con los datos correctos y se valida laCxP

10 !Firma el cheque el Jefe de la Unidad u otro funcionario autorizado.

11 IFirma cheque el Director General u otro funcionario autorizado.

12 IRecibe cheque, lo desprende de la póliz¡ cheque con la documentación comprobatoria y entrega al proveerlo quien fínna de acuse el talón del cheque

Procedimiento: O 1 Pago a Proveedores




Subdirección de Trámites y Liquidación de Pagos

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Actividades

No. Descripción

13 !Recibe cheque y firma el talón de la póliza ~orrespondiente

14 ~e arch iva copia del talón por banco y po úmero consecutivo y se lleva a cabo el control e las pólizas entregadas a la Dirección General e Contabilidad .

15 ~e envían originales de la póliza-cheque, talór el cheque, CxP y la documentaciór omprobatoria a la Dirección General d( ontabilidad

16 ~ecibe para su registro

Procedimiento: 01 Pago a Proveedores





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Bienes y Servicios Contabi lidad

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PÓLIZA-CHEQUE

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DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS

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MARZO'lO

13


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "PÓLIZA CHEQUE"

l. Fecha de elaboración.

2. Nombre o denominación social del beneficiario del cheque.

3. Importe con número.

4. Importe con letra.

5. Firma mancomunada del(los) titular( es) de la cuenta

6. Insertar leyenda "Para abono en cuenta del beneficiario" en el caso de proveedores y prestadores de servicios.

7. Concepto del pago que avala el cheque.

8. Firma de la persona que recibe el cheque.

9. Estructura de la póliza para el registro contable.




2. EMISIÓN DE LA NÓMINA DE SENADORES

Procesar la nómina de dieta de los Senadores, realizar el depósito electrónico y/o expedir los cheques y proporcionarlos a la Unidad de Pagos a Senadores; y proporcionar a las unidades administrativas, los cheques correspondientes al pago a terceros institucionales.



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Actividades

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Envía a la Dirección General de 1 Progn:UJJac ión, Presupuesto y Finanzas. in formación mensual sobre la nómina a operar

2 Recibe y analiza la info1mación

¿Hay incidencias?

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No: Continúa en la ac tividad 4 En caso contrario pasa a la actividad 3

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3 Opera las incidencias para determinar el monto neto de dietas y pagos a terceros.

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4 Elabora la nómina definitiva. los cheques y las relaciones de pago para depósito bancario clcct.rónico, seglm sea el cnso

5 Elabora archivo con "La y Out'' para el pago via electrónica

o ><: "!j z 6 Elabora los recibos de pago

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7 Rea liza depósito bancario electróni co e impri me comprob!Ul tes.

1 Envía a la Unidad de Pagos a Senadores los

8 recibos, los cheques emitidos y

~ comprobantes de pago.

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Procedimiento: 02 Emisión de la Nómina de Senadores

Dirección G~oeral de Programación. Presupu.esto y Finanzas

Unidad de Pago a Dirección General Unidad de Operación Financiera Senadores de Recw·sos

Humanos

Subdirección de Opcreciorx..5 Subdirección de Tr:mtitcs Bancarias e Información y Liquidación de Pagos

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Dirección General de Comabi lidad

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Actividades

Descripción

Recibe cheques, recibos y comprobantes de pago electrónico, y entrega cheques o comprobante del depósito en la cuenta del senador

Elabora reporte sobre el momo de los pagos a terceros y envía para su conocimiento y tramite e l pago a la DGRH

Presenta a la Tesorería solicitud y documentación anexa para el pago a terceros ya sea median te cheques o mediante SI'El's (anexando linea de captura)

Elabora cheques a favor de terceros, envía a las Unidades Administrativas y efectúa SPEI's

Reciben cheques y/o copias de SI'El 's y efectúan el pago según corresponda.

Remiten comprobamcs de pago realizados a terceros instit ucionales

Envía recibos tinmados o de' uelve los no tirmados con fichas de depósito

Recibe, \'eririca recibos, fichas de depósi to y comprobantes de pago a terceros

Procedimiento: 02 Emisión de la Nómina de Senadores



Subdirección de Operaciones Dancarias e lnfonnoción

SubdiK-eción dt' Trámites y Liquidación de P3gOS

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Unidad de Pago a Senadores

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Dirección General de Recursos

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Actividades

No. Descripc ión

Env ía de nómina resumen, repones y 17 recibos con el comprobante electrónico de

pago.

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Recibe información , registra y por sistema

18 formu la conci liaciones y constancias de percepciones y retenciones. Archiva y

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¿Requiere aclaración de ci fra;;? No: Cont inúa en la actividad 20 En caso contrario pasa a la actividad 19

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19 Elabora ajustes

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Procedimiento: 02 Emis ión de la Nómina de Senadores

Direcc ión General de Programación. Presupuesto y Fi nanzas

Unidad de Pago a Dirección General

Unidad de Operación Financiera Senadores

de Recursos Humanos

Subclirección de Operaciones Subdirección ck: Tr.jmitcs Bancarias e ln(ommcióa y -Liquidación de Pagos

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BUENO POR: $ __ [1]_

R E C I B I DE LA TESORERIA DE LA CAMARA DE SENADORES LA CANTIDAD DE

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POR CONCEPTO DE PERCEPCIONES CORRESPONDIENTES AL MES DE [3]

SEGUN EL SIGUIENTE DETALLE:

CONCEPTO PERCEPCIONES DEDUCCIONES

DIETA

SEGURO DE SEPARACION INDIVIDUALIZADO

IMPUESTO SOBRE LA RENTA [4[ [5[

APORTACION DEL SENADOR AL S.S.I.

APORTACION DE LA CAMARA AL S.S.I.

OTROS CONCEPTOS [6[

TOTAL E S: [7[ [8[

IMPORTE NETO: [9)

*INCLUYE ISR DE SSI

MEXICO D.F., [10] __ _ DE 20

RECIBI

[11]

[12]

0200TE [13]



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "RECIBO DE PERCEPCIONES DE SENADORES"

l. Importe del recibo.

2. Importe que recibe el Senador, en número y letra.

3. Mes al que corresponden las percepciones.

4. Importe de las percepciones.

5. Importe de las deducciones.

6. Especificar.

7. Total de percepciones.

8. Total de deducciones.

9. Percepción neta.

10. Fecha de elaboración del recibo.

11. Firma del Senador.

12. Nombre y Registro Federal de Causantes del Senador.

13. Número de empleado del Senador

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS

MARZO ' lO

20


3. PAGO DE LA NÓMINA DEL PERSONAL

Elaborar los cheques de la nómina del personal, distribuirlos a los pagadores habilitados y a los pagadores de la propia Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas y recopilar los recibos firmados.



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Actividades

Descripción

Envía di sco con la emisión de nóminas y en su caso solicitud de vales de acuerdo con el calendario.

Recibe y procede a cargar la emisión de nómina en el SJT para impri mir el cheque con fi rma mecánica

Imprime los li stados por nómina y número de cheque

Envía cheques, y vales en su caso, a la Dirección General de Recursos Humanos para su empate con los recibos de nómina

Envía, en las fechas estipul adas, información relativa a los casos de suspensiones y los ajustes respectivos

Recibe la nómina empatada e Imprime li stados de nómina por área de pago

Agrupa la nómina por área de pago, con separación de suspensiones y cancelaciones

Procedimiento: 03 Pago de la Nómina del Personal

Dirección General de Programación., Presupuesto y Finanzas

Unidad de Operación Financiera Dirección General de Recursos Humanos

Subdirección de Operaciones Subdirección de Tr.imites Bancarias e lnfonnación y Liquidación de Pagos

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Pagadores Dirección General Habilitados de Contabil idad

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Actividades

Descripción

Realiza la dispersión electrónica de la nómina.

Entrega las nóminas a Jos pagadores habilitados y recibos de dispersión electrónica.

Reciben, recaban firmas en recibos y devuelven a la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas los recibos firmados y los cheques y recibos no entregados

Recibe e integra por área los documentos comprobatorios. Los cheques y recibos no entregados a sus beneficiarios pennanecen en la caja de la Tesorería

Envía a la Dirección General de Contabilidad, listados de nómina, recibos firmados , y disco con la emisión correspondiente

Recibe para su registro y resguardo

Procedimiento: 03 Pago de la Nómina del Personal


Unidad de Operación Financiera Dirección General de Pagadores Recursos Humanos Habilitados

Subdirección de Operaciones Subdirección de Trámites Bancarias e Información y Liquidación de Pagos

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4. PAGO DE LA NÓMINA POR DISPERSION ELECTRONICA

Efectuar el pago mediante dispersión electrónica y entregar los recibos de pago a los pagadores habilitados y pagadores de la Dirección General de Programación Presupuesto y Finanzas, para recabar frrma del personal.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'IO


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Actividades

Descripción

Mediante oficio, listado y archivo anexo con nombre, número de cuenta e importe nominal de cada empleado dado de alta en el sistema electrónico bancario, informa sobre los movimientos de afectación de nómina y entrega comprobantes de la misma.

Verifica notificaciones de suspensión o cancelación de depósitos; en caso de existir, se notifica a la institución bancaria para que no se disperse el importe correspondiente, si es procedente en cuanto a los tiempos de cierre

Realiza la dispersión mediante sistema electrónico del banco .

La institución bancaria a través de su sistema, el día de pago, emite resultados del depósito en las cuentas .

Valida la dispersión realizada y en caso de rechazo verifica causas y expide cheque o realiza el pago vía electrónica en sustitución del depósito electrón ico rechazado.

Procedimiento: 04 Pago de Nómina por Dispersión Electrónica

Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas.


Subdirección de Operaciones Bancarias e lnfonnación


Tesorería Dirección General

de Recursos Humanos

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7 Anexa comprobantes de pago y los entrega al pagador habilitado para la recabación de las firmas correspondientes

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8 pbtiene los recibos de pago y los devuelve ~rmados.

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9 ~ecibe e integra por área los recibos firmados

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Emite listado de nómina, anexa recibos

lO eparados por área y los entrega a la Dirección peneral de Contabilidad

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Procedimiento: 04 Pago de Nómina por Dispersión Electrónica


Unidad de Operación Financiera Tesorería Pagador Habilitado

Subdirección de Operaciones Subdi rección de Tramites Bancarias e Lnformación y Liquidación de Pagos

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5. PAGO DE PRESTACIONES AL PERSONAL

Certificar la documentación comprobatoria de las solicitudes de pago, elaborar cheque, realizar el pago y recabar firma de acuse de recibo.


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Actividades

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!Presenta a la Dirección General de Recurso Humanos, solicitud de anticipo de percepciones.

Recibe solicitud, elabora cxp, registra y turna a ~esorería para trámite de pago

Envía cxp, con número de folio a la Dirección General de Programación, Presupuesto ~ Finanzas con la documentación autorizada pard la elaboración de cheque

ta dirección General recibe y en su caso

~rmula observaciones y envía al Jefe de la nidad quien revisa, transmite posible bservaciones o instrucciones del Directo eneral y/o propias y turna al área de Emisión iscalización para continuar el proceso en e istema de finanzas.

5 nticipos y la capacidad de endeudameinto de ~erifica que haya suficiencia en el fondo d~

mpleado y en su caso autorización par~ mortizar en periodo especial.


6 ¡Se devuelve la solicitud al área de Recursos Humanos

Procedimiento: 05 Pago de Anticipo de sueldo al Personal





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No.

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Actividades

Descripción

Se captura la información para la elaboració del cheque en el módulo de pagos por tipo d gasto y en referencia al número de foli proporcionado

Se imprime el cheque y se verifica que lo datos capturados sean correctos

Se recaba la firma mancomunada en el cheque.

a Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas y la Unidad de pperación Financiera reciben, firman cheque y e entrega al área de pagos.

"'¡ área de pagos recibe cheque, desprende 1 póliza y lo entrega al solicitante

~ecibe cheque; en caso de préstamo, firma d cuse el recibo en el que se especifican la ondiciones de pago

~nvía a la Dirección General de Recurso ~umanos, copia de la póliza cheque y del recib ~e préstamo para enterarla de los préstamo

utorizados

Se envía talón-recibo junto con la póliza a h !Dirección General de Contabi lidad,

f.ecibe y efectúa su registro.

Procedimiento: 05 Pago de Anticipo de sueldo al Personal


Unidad de Operación Financiera Tesorería Solicitante

Subdirección de Operaciones Subdirección de Trámites Bancariru. e lnfonnación y Liquidación de Pagos

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Humanos

1

Dirección General de

Contabilidad

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6. MINISTRACION HACENDARIA DE RECURSOS PRESUPUEST ALES

Registrar en el movimiento diario de bancos las ministraciones depositadas por la Tesoreria de la Federación en la cuenta receptora y traspasar los recursos a las cuentas de cheques de operación ordinaria.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO ' IO


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Actividades

Procedimiento: 06 Ministración Hacendaria de Recursos Presupuestales


t---r------------------t-------------------1 Dirección General de No.

2

3

4

5

Descripción

nforma por escrito de las fechas programad<U para los depósitos que realizará la SHCP para 1 ~inistración de los recursos

~ecibe escrito para conocimiento de fechas y eguimiento de los depósitos correspondientes

~n la fecha establecida para el depósito de lo ecursos, informa del movimiento realizado po aSHCP

~ecibe infonnación y verifica por medio de la ~anca electrónica, en las fechas especificadas, os montos que corresponden a la ministración, ~n base al saldo de la cuenta receptora de fninistraciones a la que se acreditan los ecursos; y archiva

~e traspasan los recursos de la cuenta recepton e las ministraciones, a la cuenta eje para 1 istribución de los fondos

6 ~e registra en el movimiento diario de bancos



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Programación y Presupuesto

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Producto

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7. ASIGNACION, INCREMENTO Y REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE

Analizar las solicitudes de asignación, incremento o reembolso de fondos revolventes, determinar montos, autorizar, elaborar los cheques correspondientes y recabar firmas en pagaré y póliza-cheque.


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No.

2

3

Actividades

Descripción

Elabora y envía a la Tesorería solicitud de asignación o reembolso de fondo revol vente. En caso de reembolso, la solicitud deberá anexar los comprobantes respectivos (facturas, notas, recibos) clasificados por concepto de gasto

Recibe solicitud, determina el monto de la asignación previamente autorizada y envía a la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas

La Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas recibe solicitud de asignación o reembolso y relaciona en su control de folios la documentación; el titular realiza una primera revisión para determinar la procedencia del pago y en su caso otorga su Vo.Bo. Lo remite al Jefe de la Unidad de Operación Financiera quien efectúa la revisión correspondiente, turna al área de pagos para fiscalización y captura en el sistema de finanzas.

¿Tiene alguna observación? No: Continúa en la actividad 5 y 6 En caso contrario pasa a la actividad 4

Procedimiento: 07 Asignación y Reposición de Fondo Revolvente



Subdirección de Operaciones Bancarias e Infonnación


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Tesorería

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Unidad Responsable del

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No.

4

5

6

7

8

9

Actividades

Descripción

En el caso de que exista observación en los comprobantes presentados para su reembolso, se devuelven al responsable del fondo al momento de entregar el cheque

Elabora cheque y pagaré por el importe de la asignación autorizada y se entrega al responsable

Elabora póliza-cheque por el reembolso correspondiente a la documentación que reúne los requisitos de fiscalización .

Se recaba la firma mancomunada del cheque

Entrega cheque a la Unidad Responsable del Fondo.

Recibe cheque de asignación o reembolso de Fondo Revolvente, el responsable firma la póliza-cheque y en su caso pagaré, y devuelve original y talón de la póliza a la Subdirección de Trámite y Liquidación de Pagos.

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Tesorería

Unidad Responsable del

Fondo

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No.

10

11

Actividades

Descripción

Recibe pagaré, lo resguarda y envía copias de póliza-cheque y pagaré, acompañados de la documentación comprobatoria, a la Dirección General de Contabilidad

Recibe y procede a su registro contable



Unidad de Operación Financiera Tesorería Dirección General

de Contabilidad


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Producto

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PAGARÉ DE FONDO REVOLVENTE

México D.F., a __ [1] __ del 200

BUENO POR: $ _[2]_

Debo y pagaré incondicionalmente. El día _[3]_ del 200_ en

México, Distrito Federal, a la orden de la Tesorería de la Cámara de

Senadores, la cantidad de: $ _[4]_

( _____ [,5] _____ 00/100 Moneda Nacional), monto

correspondiente al fondo revolvente que se recibe con esta fecha.

El techo financiero es de $ __ [6] __

_____ ,[?], ____ _ 00/1 00 Moneda Nacional) por

mes; la revolvencia corresponderá a las necesidades de liquidez del

área y se podrá realizar en parcialidades, sin que las reposiciones

acumuladas rebasen el límite establecido. El monto máximo por

reembolso será igual al importe de este pagaré.

ACEPTO

NOMBRE: _____ [8], ___ _ CARGO: [9] ___ _



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "PAGARÉ DE FONDO REVOLVENTE"

l. Fecha de elaboración del pagaré.

2. Importe del pagaré.

3. Fecha en que se deberá reintegrar el importe del fondo.

4. Cantidad en número, de lo que se reintegrará.

5. Cantidad con letra, de lo que se reintegrará.

6. Cantidad en número, del techo financiero autorizado.

7. Cantidad con letra, del techo financiero autorizado.

8. Nombre de quien firma el pagaré

9. Nombre del cargo que ocupa quien que firma el pagaré.


MARZO'lO

37


SOLICITUD DE REEMBOLSO DE FONDO REVOLVENTE

México, D. F., de [1] del200_.

LIC. GRACIELA BRASDEFER HERNÁNDEZ TESORERA

Presente

Por este conducto , solicito a usted el reembolso de la cantidad de:

[2]

[2]

Por los gastos menores efectuados en esta área durante el período:

según el siguiente detalle: c__----'-[3....::...] --'1 a

N" FECHA (Consecu- (en orden

tlvo) ascendente)

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ATENTAMENTE

[ 6] Nombre y firma del

solicitante

RAZÓN SOCIAL O PROVEEDOR

[4 J


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ALIMENTOS Y UTENSILIOS

Sub-total

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

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Sub-total

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ADICIONALES: [ 5]

SERVICIOS MENORES Y MATERIALES Y UTILES DE OFICINA

Sub-total

TOTAL


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IMPORTE $

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MARZO'lO 38


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "SOLICITUD DE REEMBOLSO DE FONDO REVOLVENTE"

l. Fecha de elaboración de la solicitud

2. Importe con número y letra el monto a que asciende la solicitud de reembolso del fondo. (Según lo autorizado).

3. Período durante el cual se efectuaron los gastos menores a reembolsar.

4. Listado por rubros de los comprobantes de gasto, indicando el número consecutivo de documentos, la fecha en orden ascendente de las facturas clasificadas por concepto, la razón social del proveedor del bien o servicio, el folio o número de factura, el concepto de la factura, el subtotal por concepto y el importe total respectivo.

5. Se anotarán los comprobantes de gasto de los servicios menores y/o materiales y útiles de oficina que haya sido necesario adquirir.

6. Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa que solicita el fondo.




DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO.

( 1)

UNIDAD RESPONSABLE : ( 2)

CONCEPTO Y/0 JUSTIFICACIÓN : ( 3)

NOMBRE Y FIRMA ( 4)

CARGO : ( 5) 1 FECHA: ( 6)

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO ' IO



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO"

l. Espacio destinado para pegar los documentos que comprueben el gasto, los cuales deberán ser rubricados por el solicitante. Se utilizará un formato para cada documento comprobatorio. Cuando se trate de artículos o útiles de oficina, se engrapará el formato a la solicitud en la que aparece el sello de "no existencia en almacén".

2. Nombre completo de la unidad administrativa solicitante del reembolso.

3. Concepto y/o justificación del gasto efectuado.

4. Nombre completo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante.

5. Cargo del titular de la unidad administrativa responsable del reembolso.

6. Fecha de solicitud de reembolso




DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION PRESUPUESTO Y FINANZAS

RECIBO DE FINIQUITO (FONDO REVOLVENTE)

[1] [1] OlA MES

RECIBI DE: ________ ,[2], _______ _

LA CANTIDAD DE: $ __ [3] ____ [3], __ 00/1 00)

POR CONCEPTO DE:

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[4]

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Cargo: [9

[1] AÑO




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "FINIQUITO DE FONDO REVOLVENTE"

l. Fecha de elaboración del finiquito.

2. Nombre y cargo de la persona o servidor público de la unidad administrativa responsable del Fondo Revolvente.

3. Cantidad con número y letra, por el cual se extiende el finiquito . Dicho importe debe corresponder al monto en efectivo y/o en documentos comprobatorios.

4. Anotar el concepto por el que se hace entrega del finiquito (devolución del importe en efectivo del fondo y/ o documentos por cierre contable o dejar de ser el responsable del fondo).

5. Lugar en que se entrega el finiquito del fondo.

6. Fecha en que se entrega el finiquito del fondo.

7. Nombre y firma de los funcionarios de la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas que reciben el finiquito del fondo.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO' lO DffiECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 43


8. GASTOS A COMPROBAR Y SU COMPROBACION

Analizar las solicitudes de recursos para gastos a comprobar, autorizar montos, elaborar cheque y recabar firma del solicitante en póliza cheque y recibo de gastos a comprobar.



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Actividades

No. Descripción

fresenta solicitud de gastos a comprobar 1 ~compañada del recibo de gastos firmado por el

olicitante.

~utoriza el trámite de solicitud de gastos a

omprobar, asigna número de folio y turna a la 2 irección General de Programación,

3

4

5

resupuesto y Finanzas para la elaboración del heque.

r--a Dirección General recibe, lo remite al Jefe ~e la Unidad de Operación Financiera quien urna al área de pagos para su captura en el istema de finanzas .

~aptura la información para la elaboración de ~heque en el módulo de pagos .

¡rmprime el cheque y verifica que los dato apturados sean correctos


Procedimiento: 08 Gastos a Comprobar y su Comprobación



Subdirección de Operaciones Bancarias e Informaci ón


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10

11

12

Actividades

Descripción

fSe cancela el cheque, se COrrigen los datos, S

·eexpide el cheque con los datos correctos y s urna para su firma mancomunada.

rse firma el cheque por las personas autorizadas

~ntrega el cheque a la Unidad Administrativa e ~ervidor Público

~ecibe cheque, firma la póliza; el funcio naric ·esponsable del gasto queda como "deudor'

11asta que presente la documentaciór omprobatoria en los términos de 1

r ormatividad

~.ntrega póliza, talón cheque y recibo de gasto

comprobar a la Dirección General d ontabi lidad

fecibe para su registro

Comprobación:

nvía a la Tesorería la comprobación de los astas efectuados.

~ecibe comprobantes de gasto y reintegro en fectivo en su caso, ya sea moneda nacional o

13 ivisa extranjera; autoriza, asigna folio y turna la Dirección General para su aplicación al

oncepto de gastos por comprobar






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No.

14

15

Actividades

Descripción

Recibe y realiza una primera revisión y lo remite al Jefe de la Unidad de Operación¡ Financiera quien efectúa la revisión correspondiente, turna al área de pagos para su fiscalización y en su caso captura en el sistema de finanzas .


Se devuelven los documentos improcedentes para su reposición o devolución de efectivo;

~e elabora oficio de comprobación que se enví la Dirección General de Contabilidad; si 1

omprobación validada es mayor al gasto, s 16 eembolsa a la Unidad Administrativa <

ervidor Público el faltante por medio d heque y se actualiza el control interno







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Tesorería

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SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS MENORES Y CONTINGENTES

México, D. F., de [1] del 200_.

LIC. GRACIELA BRASDEFER HERNÁNDEZ TESORERA

Presente

Por este conducto , solicito a usted el reembolso de la cantidad de:

[2]

Por los gastos menores efectuados en esta área durante el período:

según el siguiente detalle:

[3]

N" FECHA RAZÓN SOCIAL O (Consecu- (en orden

FACTURA CONCEPTO PROVEEDOR N' llvo) ascendente)

TRANSPORTE LOCAL

ALIMENTOS Y UTENSILIOS

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

l4 J l4 J l4 J l4 J [ 4]

ADICIONALES: [ 5]

SERVICIOS MENORES Y

[2]

a

Sub-total

Sub-total

Sub-total

SUMA

MATERIALES Y UTILES DE OFICINA

ATENTAMENTE

[ 6] Nombre y firma del

solicitante


Sub-total

TOTAL


[3]

IMPORTE $

l4 J

MARZO'lO

48


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS MENORES Y CONTINGENTES"

l. Fecha de elaboración de la solicitud

2. Importe con número y letra el monto a que asciende la solicitud de reembolso. (Según lo autorizado).

3. Período durante el cual se efectuaron los gastos menores a reembolsar.

4. Listado por rubros de los comprobantes de gasto, indicando el número consecutivo de documentos, la fecha en orden ascendente de las facturas clasificadas por concepto, la razón social del proveedor del bien o servicio, el folio o número de factura, el concepto de la factura, el subtotal por concepto y el importe total respectivo.

5. Se anotarán los comprobantes de gasto de los servicios menores y/o materiales y útiles de oficina que haya sido necesario adquirir.

6. Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa que solicita el reembolso.



DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO.

( 1)

UNIDAD RESPONSABLE: ( 2)

CONCEPTO Y/0 JUSTIFICACIÓN : ( 3)

NOMBRE Y FIRMA ( 4 )

CARGO : ( 5 ) 1 FECHA: ( 6)




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO"

l. Espacio destinado para pegar los documentos que comprueben el gasto, los cuales deberán ser rubricados por el solicitante. Se utilizará un formato para cada documento comprobatorio. Cuando se trate de artículos o útiles de oficina, se engrapará el formato a la solicitud en la que aparece el sello de "no existencia en almacén".

2. Nombre completo de la unidad administrativa solicitante del reembolso.

3. Concepto y/o justificación del gasto efectuado.

4. Nombre completo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante.

5. Cargo del titular de la unidad administrativa responsable del reembolso.

6. Fecha de solicitud de reembolso




CAMARA DE SENADORES TESORERÍA

RECIBO DE PASAJES LOCALES.

BUENOPOR: $ [1]

RE C 1 B 1 de la Tesorería de la H. Cámara de Senadores, la cantidad de:

$ -~[ 1----']"------ [ 2 ] M.N.)

POR CONCEPTO DE: Pasajes dentro del área Metropolitana, del día __ _

de ____ ; o del período del __ .al __ de _____ de 200_.

México, D. F., a_ de _____ de 200 _

Nombre: } No de empleado: R. F.C.: Nómina:

[ 3]

[ 4] Firma

AREA:

[5]

Concepto y/ o Justificación:

[ 6]




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "RECIBO DE PASAJES LOCALES"

l. Importe con número del recibo.

2. Importe con letra el importe del recibo.

3. Datos completos de la persona que utilizó los pasajes. Llenar los 4 renglones.

4. Firma de quien utilizó los pasajes.

5. Nombre de la unidad administrativa que solicita el reembolso.

6. Descripción del propósito para el cual fueron otorgados los pasajes.

PROCEDIMIENTOS OPERA TI VOS MARZO'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 53


9. FISCALIZACION DE DOCUMENTOS

Revisar la documentación comprobatoria de las solicitudes de pago para certificar su cumplimiento con los requisitos fiscales y de control interno requeridos para autorizar su liquidación.


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Actividades

Descripción

urna CxP para trámite de pago cor ocumentación anexa de comprobantes de

Fastos remitidas por las Unidade f'\dministrativas

~ecibe solicitud y verifica que los documentos umplan con los requisitos fiscales establecidos


~i las aclaraciones son susceptibles de orrección en el mismo documento, se realizan; n caso contrario se solicita sustitución del omprobante o se devuelve al área para su orrección

~e captura en el sistema, se revisa la captura y e emite el cheque

Procedimiento: 09 Fiscalización de Documentos



Subdirección de Operaciones Bancarias e lnfonnación


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Tesorería

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Producto

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SENADO DE LA REPUBLICA LIX LEGISLATURA

TESORERIA UNIDAD DE OPERACION FINANCIERA

DEVOLUCION DE DOCUMENTACION

RESPONSABLE DEL GASTO CxP [2]

CAUSAS DE DEVOLUCION DE DOCUMENT ACION

DEBE FACTURARSE A: CAMARA DE SENADORES

FALTA ORIGINAL DE LA FACTURA Y/0 RECIBO

FALTA CEDULA DE IDENTIFICACION

ERROR EN LOS CALCULOS

FALTA FECHA DE EXPEDICION

FALTA R.F.C. DEL SENADO

FALTA DESCRIPCION DEL ARTICULO O SERVICIO

FALTA EL CONCEPTO Y/0 JUSTIFICACION DEL GASTO

FALTA AUTORIZACION DEL RESPONSABLE DEL AREA

FALTA CONTRATO VIGENTE

FALTA EL NUMERO DE PLACAS DEL VEHICULO

FALTA VALE DE RESGUARDO

REQUISITOS EN EL RECIBO: NOMBRE, R. F.C., PUESTO, AREA.

OTROS REQUISITOS.

NOMBRE DOCUMENTO

[5] [6]

[3] FOLIO/DOC. 1 [4] 1

IMPORTE

[7]

FOLI0_[1]_

CAUSA No.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

CAUSA DE LA DEVOLUCION

[8]

FIRMA [10]

NOMBRE Y FIRMA [11]

MEXICO, D.F. A __ [12], __ _ c.c.p. El expediente.




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS"

l. Número de folio del formato de devolución.

2. Nombre del responsable del gasto.

3. Número de oficio con que se recibió el comprobante.

4. Número de folio de Tesorería.

5. Nombre del proveedor según comprobante.

6. Número de folio del documento.

7. Importe en número del documento.

8. Seleccionar la o las causas de la devolución.

9. Nombre de la persona que devuelve el documento.

1 O. Firma de la persona que devuelve el documento.

11. Nombre y firma de la persona que recibe el documento.

12. Fecha en que se realiza la devolución


MARZO'lO

57


10. INVERSONES FINANCIERAS

Cuantificar los recursos disponibles para invertir en instrumentos de renta fija, seleccionar la mejor tasa de interés, determinar plazo y monto de la inversión y solicitar a la institución bancaria confirmación por fax, de los términos de la operación y comprobante del movimiento realizado.



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7

Actividades

Descripción

Determina las cantidades de recursos financieros disponibles para inversión en instrumentos de renta fija, tomando en cuenta la expectativa de gasto, los ingresos futuros vía ministraciones o vencimientos de inversiones.

Establece el plazo de la inversión

Solicita a las diversas instituciones bancarias su oferta de tasas de interés de acuerdo con los montos y plazos predeterminados

Las instituciones bancarias envían por fax, correo electrónico o telefónicamente sus ofertas

Recibe, registra en el formato establecido y el Director General y/o el Jefe de la Unidad proceden al análisis de las ofertas.

Solicita vía telefónica a las instituciones bancarias, mejorar su tasa

Los bancos por la misma vía comunican su ofrecimiento de tasa máxima

Procedimiento: 10 Inversiones Financieras




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No.

Actividades

Descripción

Una vez conocida la última oferta de las instituciones bancarias, el Director General y/o el Jefe de la Unidad pactan la inversión a

8 1 la mayor tasa. En caso de empate, se opta por la cotización que se recibió primeramente o por la institución que tenga los recursos en la cuenta de cheques.

Cierra la operación telefónicamente con el banco seleccionado y se instruye su

9 1 . aplicación en caso de que los recursos se encuentren disponibles en la misma institución. Si los recursos están disponibles en otro banco, se efectúa la transferencia correspondiente hacia la institución elegida

Registra la operación de acuerdo con la 10 1 institución bancaria elegida, la tasa pactada,

el plazo, el monto y el nombre del funcionario con quien se cerró la operación

11

12

El banco envía el comprobante de la operación real izada.

Recibe y registra en los formatos establecidos, los datos correspondientes a la invers ión.

Procedimiento: 1 O Inversiones Financieras




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No.

13

14

15

Actividades

Descripción

Captura en el sistema de Finanzas los datos inherentes a la operación para afectar el movimiento diario de bancos con la nueva inversión

Remite a la Dirección General de Contabilidad, comprobantes de los movimientos realizados

Recibe y registra

Procedimiento: 1 O Inversiones Financieras


Unidad de Operación Financiera Instituciones Bancarias


cp 1

13 1

1

14 1


' 1

15 1

ccb

1'

1

j

1

Producto

("') >· s=

~ o M 1JJ M 2 > o o ~ 1JJ


TESORERIA DEL SENADO DE LA REPUBLICA DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS

INVERSIONES FINANCIERAS

FORMATO 1. DETERMINACIÓN DE DISPONIBILIDADES

11. MOVIMIENTOS DEL OlA: [5]

CONCEPTO IMPORTE

EGRESOS Por traspasos a bancos o emisión de cheques:

[61{ SANTANDER SERFIN: [7] BANORTE: [7]

BBVA-BANCOMER: [7]

Subtotal:l [8] 1 D

INGRESOS: MINISTRA ClONES: [9] VENCIMIENTOS: [10]

[11{ BBVA-BANCOMER: [12] SANTANDER SERFIN: [12]

BANORTE: [12] OTRO: [12]

Subtotal:l [13] l o

Na Consecutivo de operación

l. SALDO AL OlA:

CUENTAS: 11

CHEQUES:

ALA VISTA:

o: Subtotal:

SALDO DE LOS MOVIMIENTOS DEL OlA: ( O - O )= 0 :

[1]

[14]

TOTAL D 1 S PO N 1 B LE: ( O + O )= 0 : [15]

Elaboró:

Subdirector de O. Bancarias e Información

(Nombre y firma)


111. FUTUROS

[201{ [23]

Al [16] De _[16]_ de 200 [16]

INGRESOS PENDIENTES DE RECIBIR

CONCEPTO 11 DIA 101 IMPORTE

MINISTRACION N" [17] [18] [19] VENCIMIENTO B.B.V.A. (21] [22]

VENCIMIENTO Santander [21] [22] VENCIMIENTO Banorte (21] [22]

OTROS: [24] [25]

TOTAL DE INGRESOS FUTUROS: [26]

Responsable de la 1 nformación:

Jefe de la Unidad de Servicios Financieros

(Nombre y Firma)

MARZO'lO



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DETERMINACIÓN DE DISPONIBILIDADES"

Operación l. Fecha del reporte diario de bancos del día anterior.

2. Saldo de la cuenta eje de cheques.

3. Saldo de la cuenta eje de inversión a la vista.

4. Suma de los saldos de las cuentas eje de cheques y a la vista.

5. Fecha en la que se determinan las disponibilidades.

6. Nombre del banco al que se traspasan los recursos.

7. Importe del traspaso.

8. Suma de los traspasos.

9. Recursos depositados por la Tesorería de la Federación.

1 O. Vencimiento del capital invertido en instrumentos de renta fija.

11. Nombre de la institución bancaria.

12. Importe del capital.

13. Suma de ministraciones más el capital.

14. Ingresos menos egresos.

15. S urna del saldo de las cuentas eje de cheques y a la vista más el neto de ingresos y egresos.

16. Día, mes y año del saldo disponible.

17. Número de la ministración que será depositada por la Tesorería de la Federación.

18. Fecha programada en que se recibirá la ministración.

19. Monto de la ministración.


Reporte diario de bancos.



[2]+[3]


[ 7 ]

Cuenta receptora de las ministraciones

"Análisis de inversiones a diversos plazos y tasas de interés"



[ 9] + [ 12 ]

[13] - [8]

[ 14] + [ 4]

Programa de ministraciones



MARZO'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 63


20. Próximos vencimientos de las inversiones.

21. Fecha del vencimiento.

22. Importe del capital.

23. Otros conceptos de ingresos futuros.

24. Fecha en que se ingresarán.

25 . Monto del ingreso.

26. Suma de ingresos futuros (ministración, vencimientos y otros conceptos de ingreso)





Diversa

Diversa

Diversa

[ 19 ] + [ 23 ] + [ 26 ]

MARZO'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 64


TESORERIA DEL SENADO DE LA REPUBLICA DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS


FORMATO 2. DETERMINACIÓN DE LA INVERSION N' Consecutivo de operación

(Miles de pesos)

l. DISPONIBLE AL: [1] D:lbll =~[2]~::!J

Menos:

FONDO EN CHEQUES:

FONDO EN INVERSION A LA VISTA:

Aplicación del fondo:

i!::::==C=O=NC=:E:=P:::::TO===::::!JII 11 FECHA

[5] [6]

Otros

IIIMPORTE $11

[7]

D: _--->.:[3'-'-] __

D: ------'-[ 4'-'--] __

Suma la inversión a la vista : o: [8]

Suman los fondos ( o + O) = o: [9]

11. DISPONIBLE PARA INVERTIR : ( D - D ) = O: [1 O]

11 1. INVERSION A PLAZO:

Periodo:

Responsable de la información:

Jefe de la Unidad de Operación Financiera

(Nombre y firma)

Monto: [11]

[12] días

Autorización :

Director General de Programación, Presupuesto y Finanzas

(Nombre y firma)




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DETERMINACIÓN DE LA INVERSIÓN"

Operación l. Fecha en la que se determina la inversión.

2. Importe del saldo disponible en miles de pesos.

3. Fondo de reserva en la cuenta de cheques.

4. Importe requerido para pagar obligaciones en el futuro inmediato.

5. Rubros de gasto que serán sufragados con recursos de la cuenta de inversión a la vista.

6. Fecha en la que se cubrirán los gastos.

7. Importe de los gastos.

8. Suma de los gastos. 9. Importe de los fondos en cheques e inversión.

10. Importe del saldo disponible para inversión.

11. Capital a invertir.

12. Propuesta inicial del plazo al que se invertirá el capital.


Fuente

[16] del Formato 1

[15] del Formato 1

Requerimientos de liquidez.

[8]

Calendario de pagos.



[7]

[3] + [4]

[2] - [9]

Expectativa de necesidades de liquidez.


MARZO ' lO


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o

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTO Y FINANZAS


1 FORMATO ~ - :COTiZACIÓN DE PAGARÉS. 1 N' consecutivo-------

1 l. COTIZACIÓN: 1

Monto/Rango __ ___,.:..1 L-------- Día [2] Mes [3

..... . ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ·. ·:::::: ::: ·: · ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·: ·::::::OFERTAS:: :DE: :rASAS:: Oe : INTI'OR~:s : :·NeTAS: :Al-JüAü~$ ' :: .- : ·. · ... ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·: ·:::::: ::: :-: ·::::::: ·: ·. · .. .

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¡- Hora . 1 · 7 días . 11 f 4 días 11 21días 11 . 28 días · 11 · Hóra 11 7 díás 11 : 14 días 11 21. días 11 -28 d_ías . 1

B.B.V.A.

Santander

Banorte [3 ] [4] [4] [4] [4] [3] J4] [4] [4] [4]

Banamex

AFIRME

G.B.M.

IXE

Interacciones

Promedio ! . [5] ~ (5] ~ [: ~ t5( >> . . . . . . . . . . 1 . . . . . . . . ... 1. . . . . .. . ·- ::>[5]>> ::::::1 ::::::: :f5l ::: :::> :: ::::::J5l< . ::: ¡~j:> >> .·

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Observaciones:

Operación:

Subdir. de O. Bancarias e Información

(Nombre y fi rma)

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Revisión:


(Nombre y firma)

Autorización:

Director General de Programación,

Presupuesto y Finanzas

(Nombre y firma)

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 3 "COTIZACIÓN DE PAGARÉS"

Operación l. Monto o rango de inversión propuesta para acceder a

la tasa de interés ofrecida por los bancos.

2. Fecha en la que se obtienen las cotizaciones.

3. Hora exacta a la que comunican los bancos sus ofertas inicial y final de tasa.

4. Tasa de interés inicial y final ofrecida por los bancos para cada plazo de inversión. El plazo puede variar de acuerdo con el ofrecimiento de la institución o porque así lo determine el calendario de días inhábiles.

5. Promedio de las cotizaciones iniciales y finales.

6. Tasa de interés más alta inicial y final.

7. Tasa de interés más baja inicial y final.

8. Capital a invertir al plazo elegido.

9. Tasa de interés a la que se invertirá.

1 O. Fecha de inicio del plazo seleccionado.

11. Fecha de vencimiento del plazo seleccionado.

12. Banco en el que se depositará la inversión.

13. Funcionario del banco con qmen se cerró la operación.


Fuente

Cotizaciones remitidas vía fax , por los bancos.

Cotizaciones remitidas vía fax, por los bancos.

Comunicación telefónica y vía fax, de las cotizaciones.

Cotizaciones remitidas vía fax y telefónica, por los bancos.

Cálculos por el responsable del control de la operación fmanciera.



[11] y [12] del Formato 2

Comunicación telefónica y confirmación vía fax, de la tasa de interés.

Carta de confirmación del banco, de las características de la operación real izada.

Carta de confirmación del banco, de las características de la operación realizada.

Cmta de confirmación del banco, de las características de la operación realizada.

Comunicación telefónica y confirmación vía fax, del cierre de la operación.

MARZO'lO



SENADO DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTO Y FINANZAS


FORMATO 4. RENDIMIENTO BANCARIO DE LAS INVERSIONES

N" consecutivo de operación:-----

Monto de la Inversión: $ [1] Fecha de la cotización : ___ ..~.:2::;__ ____ _

·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. ·. · • · • · • < · • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • L • •OFERTA DE .tASAS • DE INTER S •NETAS ANUALES • • • · • ·. · ..

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:·:· fiLAtOt ··· ¡ · ·B.BVB• · ¡· · :::sA~tA~o.gR ::_.:• .. J: .. :•. B..· ~. N_ o_·.·~. !E.· ..... :: .. ·¡ :_: :BANAME·X: •:¡· ::AFIRME ::_. J: ._: > G:a~M ~ : ::¡ .. ··.::: >1xe ::: : .. •J: :_· : :SANCRECER :-: .

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8P;N(ió :: f>L$

[7] [8]

TOTAL

Fecha de la operación:

................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . } i~vERsiÓN :: tASA bE RENi:lirilii:rrto > fii:cHA D.i:

i~~R~$ :'1~ : : : $: : : V~NCJi.li~Ni:ci .......... .. . . . . . . . . . . . . . . . .

[9) [10) [11] [12)

[15]

Elaboración:

Subdir. de Operaciones Bancarias e lnf.

(nombre y firma)



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 4 "RENDIMIENTO BANCARIO DE LAS INVERSIONES"

Operación l . Capital invertido.

2. Día y mes.

3. Plazos establecidos por los bancos para cada cotización.

4. Nombre de la institución que cotiza.

5. Tasas de interés ofrecidas por los bancos, según el plazo.

6. Intereses que redituaría la inversión según banco, tasa y plazo.

7. Institución bancaria en la que se realizó la inversión.

8. Plazo al cual se invirtió el capital.

9. Monto del capital invertido.

1 O. Tasa de interés acordada con el banco.

11. Intereses netos a obtener al vencimiento.

12. Día y mes.

13. Suma del capital invertido.

14. Suma de los intereses netos a obtener al vencimiento.

15. Día y mes en que se efectuó la inversión.


Fuente

[8] del Formato 3

[2) del Formato 3

Cotizaciones remitidas vía fax , por los bancos.



Cálculos del responsable del control de la operación financiera .

Carta de confu·mación del banco, de las características de la operación realizada.


Cruta de confirmación del banco, de las características de la operación realizada.

Carta de confmnación del banco, de las características de la operación realizada.

Cruta de confirmación del banco, de las características de la operación realizada.



Ca11a de confirmación del banco, de las cru·acterísticas de la operación realizada.

[2] del Formato 3

MARZO'lO DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTO Y FINANZAS 70



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N" consecutivo de operación:

INSTITUCIÓN(ES) SELECCIONADA(S): ( 7 DÍAS)

------------~~------------

(14 DÍAS)--------------'-'~------------

(21 DÍAS) _______ ..Jo..:..o~ _____ _

(28 DÍAS) ______ '""-'-"------

Fecha de la operación: __ .~.:[2:;.] ___ Mes: ---~2~1 _____ _

Monto$: _---.J[..:::.31L....-__ Monto$: ___ .~..::[3..._] __ Monto$: ___ ¡,::;[3..._] __ Monto $: ____ [~3].___-l

asa de interés: Tasa de interés: Tasa de interés: Tasa de interés:

Ofrecida: ___ ['-'-4]...___

Pactada: -----'[~5]'---

Ofrecida: __ 1...,;[4..._] __

Pactada: __ ,~.:;[5..._] __

Ofrecida: --'-'-[4,_] __

Pactada: __ [~5..._] __

Ofrecida: ____ ['-'4].___-l

Pactada: ----'[~5].___-l

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Ofrecido : _ __,[""'7].__ __ Ofrecido : __ [¡.;..?],____

Pactado: ___ ,~.:;[8..._] __ Pactado: ___ ..::[8..._] __

.............................................. ................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..................................................... .

Ofrecido: ---"-[7.,_1 __ Ofrecido: ----'[""'71,___--1

Pactado: ---~[8..._] __ Pactado: __ ......::;[8..._] ---1

Dl'ferencl·a·.!l ·:.',': .. '·':. ·,·.,, .. :·', [·"'.l·:,·,·. ':.',':.', ':.',':. 1! D'f 1 ¡¡ ···· .·.·.· r·a]·.·.· ·.·.· ¡¡ D'f · 11· ·.·.·.·.·¡9· J.··.·.·.··¡·¡ D"f · ·11 :··· ········ r·9· , ... . ·.· .·.·.· .· .., ·. 1 erenc a: ; <:: :~ ;: :;::: 1 erenc1a: : :;:::;::: . . : ;; 1 erenc1a: 11 ;:::: <<~ ;. ;:;:::::::

Subdirector de Operaciones Bancarias e lnf.

(nombre y firma)


MARZO'lO 71


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 5 "COMPARATIVO DEL RENDIMIENTO DE LA TASA OFRECIDA Y PACTADA"

Operación l. Nombre de la institución bancaria.

2. Fecha en la que se llevó a cabo la inversión.

3. Capital invertido.

4. Tasa inicial ofrecida por los bancos.

5. Tasa final concertada con el banco designado.

6. Diferencia entre la tasa concertada y la ofrecida inicial

7. Monto de los intereses que se hubieran obtenido con la oferta inicial de tasa.

8. Monto de los intereses obtenidos con la tasa final pactada con el banco.

9. Importe de la diferencia entre los intereses que se hubieran obtenido con la oferta inicial, contra los obtenidos con la tasa pactada.


Fuente

[7] del Formato 4

[15] del Formato 4

[9] del Formato 4

[4] del Fonnato 3.

[4] del Formato 3

[5] - [4]

[6] del Formato 4

[11] del Fonnato 4

[8] - [7]

MARZO ' lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 72




)RMATO 6. REPORTE OPERATIVO DE LA INVERSIÓN PARA EL SISTEMA DE REGISTRO DIARIO DE BANCOS

¡• consecutivo de operación: ___ _

Fecha de la operación : _ ___.[...:...11..__ __ _

1 BANCO:

IMONTO:

1 PLAZO:

1 FECHA DE INICIO:

IFECHA DE VENCIMIENTO:

1 TASA DE INTERÉS:

1 RENDIMIENTO :

FIERRE DE LA OPERACIÓN POR:

poNFIRMACIÓN DE LA OPERACIÓN POR:

~VERIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN POR:

1 FECHA:

IHORA DE OPERACIÓN CON EL BANCO:

fnRAS INSTRUCCIONES:

Operador:

Subdirector de Operaciones Bancarias e inf. (nombre y firma)


1 1

1 1

1

[4]

[5]

[6]

[7]

[12]

[13]

[2]

[3]

[8]

[9]

[1 O]

[11 J

[14]

Registro en Sistema:

Jefe Departamento de Registro (nombre y firma)

MARZO ' lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 73


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO 6 "REPORTE OPERATIVO DE LA INVERSIÓN PARA EL SISTEMA

DIARIO DE BANCOS"

Operación l . Fecha en la que se llevó a cabo la inversión.

2. Institución bancaria receptora de la inversión.

3. Importe del capital invertido.

4. Plazo al cual se invirtió el capital.

5. Día y mes en que inicia el plazo.

6. Día y mes en que vence el plazo.

7. Tasa de interés contratada con el banco.

8. Intereses que generará la inversión.

9. Jefe de la Unidad de Operación Financiera.

1 O. Subdirector de Operaciones Bancarias e Información.

11. Subdirector de Operaciones Bancarias e Información.

12. Día y mes en que se llevó a cabo la inversión.

13. Hora exacta en la que se acuerda con el banco, el traspaso de recursos.

14. Información adicional sobre la inversión efectuada.


Fuente

[2] del Formato 3

[12] del Formato 3

[8] del Formato 3

[8] del Formato 3

[10] del Formato 3

[11] del Formato 3

[9] del Formato 3

[8] del Formato 5

Comunicación telefónica y confirmación vía fax, de la operación reali zada.

Comunicación telefónica y confirmación vía fax, de la operación realizada.

Carta de confumación del banco, de las características de la operación realizada.

[15] del Formato 4

Comunicación telefónica y vía fax, de la operación realizada.

MARZO'lO



11. PRODUCTOS FINANCIEROS DE CUENTAS DE CHEQUES E INVERSIÓN

Analizar los estados de cuenta de las instituciones bancarias para llevar el seguimiento de la productividad de las inversiones y cuentas de cheques, solicitar aclaración en caso de inconsistencias de la información y enviar notificación de los productos financieros, a la Dirección General de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO 'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 75

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1

4

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Procedimiento: 11 Productos Financieros de cuentas de cheques e Inversiones

Actividades

Descripción

Emiten y envían información financiera referente a rendimientos por inversiones a la

1 vista y a plazo y de las cuentas de cheques mediante estados de cuenta y otros documentos con la periodicidad requerida por la Unidad de Operación Financiera.

Recibe la información de los intereses~ 1 obtenidos, se coteja con los registros internos y

se registra en el Diario de Bancos.

Elabora cuadro resumen mensual de los 1 intereses obtenidos, que coteja con los estados de cuenta y demás documentos emitidos por el banco.

1 ¿Tiene alguna observación? No: Continúa en la actividad 6 Si: Pasa a la actividad 4

1

1 Solicita mediante oficio a la institució1 bancaria la aclaración correspondiente



Subdirección de Operaciones Bancarias e lnfomtación

o e: •

Lr; A

1

1


Tesorería

1

1

1

1


1

1


Contabilidad

1

1

Producto

Control de Intereses Ganados

1 1 &2-S::

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1 ~ > ~ N

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Procedimiento: 11 Productos Financieros de cuentas de cheques e Inversiones

No.

6

Actividades

Descripción

Recibo oficio, opera la aclaración y notifica mediante una carta confirmatoria la justificación de los cargos, o en su caso realiza la bonificación.

Registra por institución bancaria los intereses obtenidos en cada operación de inversión a la vista y a plazo y de cada cuenta productiva de cheques

Efectúa los traspasos por intereses de las 7 1 cuentas generadoras, hacia la cuenta

8

concentradora de rendimientos y otros ingresos.

Turna la información de fi nancieros a la Dirección Contabilidad

rendimientos General de




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Tesorería Instituciones

Bancarias


Contabilidad

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LX LEGISLATURA TESORERIA

DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION PRESUPUESTO Y FINANZAS INTERESES GENERADOS POR LAS CUENTAS BANCARIAS E INSTRUMENTOS DE INVERSION

DEL AL DEL20_ [1)

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ACUMULADO ENERO FEBRERO ACUMULADO

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CONTROL DE INTERESES GENERADOS POR LAS CUENTAS PRODUCTIVAS

Y DE INVERSIÓN"

l. Período al que se refiere el reporte de los intereses ganados en las distintas cuentas bancarias de la Cámara de Senadores. Generalmente corresponde a un mes.

2. Número de las cuentas de cheques e inversión a la vista.

3. Número de las cuentas de inversión en pagarés a plazo.

4. Capital invertido en cada cuenta de inversión en pagarés a plazo. No se anotan en la columna los recursos disponibles en cuentas de cheques e inversión a la vista por referirse a saldos. (Fuente: Formato 6 del procedimiento "Inversiones Financieras" y estados de cuenta mensuales de los bancos).

5. Tasa de interés neta obtenida en cada cuenta. (Fuente: estados de cuenta mensuales de los bancos).

6. Importe de los intereses netos obtenidos en cada plazo, correspondientes a las inversiones en pagarés durante el mes que se reporta. (Fuente: Formato 6 del procedimiento "Inversiones Financieras").

7. Importe mensual de los intereses ganados en cada una de las cuentas de cheques, inversión a la vista y pagarés. (Fuente: [6] y estados de cuenta mensuales de los bancos).

8. Total de los intereses obtenidos de todas las cuentas.

9. Período que abarca la estadística de los intereses ganados. [1]

10. Intereses acumulados al 2° mes anterior respecto al del reporte.

11. Intereses generados durante el mes inmediato anterior al del reporte.

12. Intereses generados en el mes al que se refiere el reporte.

13 . Suma del acumulado inicial, mes inmediato anterior y mes del reporte. [ 11 + 12+ 13 ]

14. Nombre del banco y número de la cuenta de inversión en pagarés.

15. Período que abarca la estadística de intereses ganados.

16. Saldo en la cuenta de cheques del fideicomiso

17. Intereses acumulados al2° mes anterior respecto al del reporte.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO ' lO



18. Intereses generados durante el mes inmediato anterior al del reporte.

19. Intereses generados en el mes al que se refiere el reporte.

20. Suma del acumulado inicial, mes inmediato anterior y mes del reporte. [ 17+ 18+ 19 ]

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'IO



12. CONCILIACION BANCARIA DE CUENTAS DE CHEQUES

Realizar la conciliación mensual de los estados de cuenta bancarios contra los movimientos de ingresos y egresos del Senado, cotejar la base de datos de la nómina con el diario de bancos, cuantificar el imp01te de los cheques por cobrar y determinar los saldos fmales de las cuentas.


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6

Actividades

Descripción

Emite y envía información financiera mediante estados de cuenta de inversión y cheques

Recibe la información en fonnato electrónico y la convierte a hoja de cálculo, validando que los totales de cargo y abono coincidan con los totales del estado de cuenta bancario impreso emitido por el banco, con la finalidad de tener un control de la productividad de las inversiones, en base a los reportes diarios de operación que se generan por los movimientos de ingresos y egresos en la Cámara de Senadores

Una vez procesado el archivo, se importan los datos del SITa hojas de Excel , se insertan los datos en una hoja del libro de trabajo para realizar la conciliación del mes especificando fecha, número de cheque e importe

Importados los datos se ordenan por número consecutivo de cheque

Estando ordenados los datos del estado de cuenta, se registran en nueva hoja del diario de bancos los siguientes: fecha, beneficiario, número de referencia e importe

Se coteja la base de datos de nómina con el diario de bancos emitido por el área de Contabilidad para partir de saldos iguales con el libro mayor, ordenándolos de forma consecutiva

Procedimiento: 12 Conciliación Bancaria de Cuentas de Cheques




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Tesorería Instituciones

Bancarias

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Actividades

Descripción

En una hoja de Excel se incorporan los datos de los cheques por cobrar del mes anterior, verificando que la suma de los cheques por cobrar del mes anterior más el importe del haber del diario de bancos contable, coincida con el importe total de la base de datos a conciliar

Una vez verificada la inserción de datos se procede a correr la conciliación que consiste en lo siguiente:

A la base de datos de nómina más cheques por cobrar, se le agregan los datos del estado de cuenta, obteniendo como resultado los cheques

1 que ya han sido cobrados y que aparecen en ceros, (0.00) y los cheques que no han sido cobrados aparecen con su importe por el que fueron expedidos.

1 O 1 eliminando todas las filas que contienen el Se copia el conjunto de datos de la misma hoja,l

importe (0 .00), que son los cheques pagados dando como resultado cheques por cobrar

Se corresponden manualmente los depósitos del 11 1 Operación Financiera contra los depósitos del

banco estableciendo así los saldos finales.

Procedimiento: 12 Conciliación Bancaria de Cuentas de Cheques




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Tesorería Producto

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SENADO DE LA REPUBLICA LX LEGISLATURA


BANCO CUENTA CHEQUES [1] CONCILIACION BANCARIA AL DE DE 20_ [2]

SALDO SIBANCO

MAS:

CARGOS DE OPERACIÓN FINANCIERA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO

CARGOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR OPERACIÓN FINANCIERA

MENOS:

[3]

[4]

[5]

CHEQUES POR COBRAR [6]

CREDITOS DE OPERACIÓN FINANCIERA NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO [7]

CREDITOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR OPERACIÓN FINANCIERA [8]

SALDO S/ OPERACIÓN FINANCIERA [9]

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'l O



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CONCILIACIÓN BANCARIA DE CUENTAS DE CHEQUES"

l. Nombre del banco y número de la cuenta de cheques que se concilia.

2. Período que abarcan las operaciones motivo de conciliación.

3. Saldo en la cuenta de cheques. (Fuente: estado de cuenta bancario mensual)

4. Diferencias a favor del Senado.

5. Diferencias a cargo del Senado.

6. Importe de los cheques en tránsito: no retirados de ventanilla o pendientes de cobro.

7. Diferencias de salida de operación no registradas por el banco.

8. Importe de los abonos del banco por bonificaciones, pagos por importes inferiores a los de los cheques, intereses y otros abonos no registrados en el diario de bancos.

9. Importe del saldo mensual del diario de bancos.






BANCO CUENTA CHEQUES [1] CONCILIACION BANCARIA AL_ DE DE 20_ [2]

RELACION DE CARGOS DE _[3]_ NO CORRESPONDIDOS POR _[4]_

FECHA CONCEPTO 1 REFERENCIA 1 IMPORTE

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CARGOS A LA CUENTA DE CHEQUES NO CORRESPONDIDOS POR EL

BANCO O EL DIARIO DE BANCOS.


2. Período que abarcan los cargos que se concilian.

3. Diario de Bancos o institución bancaria (nombre).

4. Institución bancaria (nombre) o Diario de Bancos.

5. Día, mes y año en el que se efectúo el cargo.

6. Operación específica que motiva el cargo.

7. Identificación de la referencia que motiva el cargo.

8. Monto de cada cargo.

9. Total de los cargos.





BANCO CUENTA CHEQUES [1] CONCILIACION BANCARIA AL_ DE DE 20_ [2]

RELACION DE CREDITOS DE _[3]_ NO CORRESPONDIDOS __ [4] __

FECHA CONCEPTO 1 REFERENCIA 1 IMPORTE

[5] [6] [7] [8]

SUMA $ __ ~[9.._] --




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CREDITOS A LA CUENTA DE CHEQUES NO CORRESPONDIDOS POR EL

BANCO O EL DIARIO DE BANCOS.


2. Período que abarcan los créditos que se concilian.

3. Diario de Bancos o institución bancaria (nombre).

4. Institución bancaria (nombre) o Diario de Bancos.

5. Día, mes y año en el que se efectúo el crédito.

6. Operación específica que motiva el crédito y beneficiario del cheque.

7. Identificación de la referencia que motiva el crédito.

8. Monto de cada crédito.

9. Total de los créditos.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO'lO DTRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 89

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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO ' tO



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CONCILIACIÓN BANCARIA.-RELACIÓN DE CHEQUES POR COBRAR"


2. Período que abarca la conciliación de cheques por cobrar.

3. Día, mes y año en que se emitió el cheque.

4. Nombre o razón social.

5. Número de cheque.

6. Importe del cheque.

7. Día, mes y año en que se cobró el cheque.


9. Importe del cheque. [6]


11. Importe del cheque. [ 6]

12. Total de los cheques.



13. TRASPASOS ENTRE CUENTAS DE CHEQUES E INVERSIÓN

Cuantificar los requerimientos de recursos para cubrir egresos previstos, determinar los montos a traspasar entre las cuentas de inversión y cheques, solicitar al ejecutivo bancario el movimiento requerido, y registrar la

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Actividades

Descripción

Emite el reporte diario de bancos correspondiente a los saldos de las cuentas de cheques e inversiones de la Cámara de Senadores

Determina los montos a traspasar, con base en el gasto diario y determina los traspasos necesarios entre sus cuentas de inversión y de cheques, tomando en cuenta los fondos mínimos establecidos

Efectúa comunicación telefónica con el ejecutivo bancario para realizar los traspasos entre cuentas de cheques e inversión y elabora el formato de "Control de Traspasos o Movimientos Bancarios"

Cuando el traspaso es entre diferentes cuentas bancarias, se realiza con cheque. Cuando el traspaso es urgente se realiza solicitando la situación de fondos por medio de un "SPEI" (cuando sea posible se podrán efectuar estos moviminetos electrónicamente)

Recibe la información con base al Control Interno de Traspasos y registra el movimiento en el diario de bancos

Procedimiento: 13 Traspasos entre Cuentas de Cheques e Inversión




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SENADO DE LA REPUBLICA

LX LEGISLATURA TESORERIA GENERAL

CONTROL DE MOVIMIENTOS BANCARIOS

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "CONTROL DE TRASPASOS DE INVERSIONES"

l . Fecha en que se efectúa el traspaso.

2. Folio consecutivo de cada banco.

3. Número de cuenta.


5. Saldo de la (s) cuenta(s) para realizar los traspasos.

6. Clave de la cuenta bancaria en el Diario de Bancos.

7. Número de cuenta y tipo (cheques o inversión)

8. Hora exacta en que se realiza la transferencia.

9. Importe del depósito según la cuenta que corresponda.

1 O. Importe del retiro según la cuenta que corresponda.

11. Nombre de la persona de la institución bancaria que realiza el traspaso.

12. Observaciones a considerar realizadas por el funcionario del senado que realizó el traspaso

13. Número de la cuenta.

14. Saldos en la cuenta después del traspaso.

15. Visto bueno del Jefe de la Unidad de Operación Financiera.


DIRECCJON GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 95


14. CANCELACIÓN DE CHEQUES NO COBRADOS Y SU REEXPEDICIÓN

Cancelar, a su plazo de 90 días. Los cheques no retirados de la Unidad de Operación Financiera y, en su caso, solicitar al banco la revocación de los cheques en tránsito no cobrados y enviar a la Dirección General de Contabilidad; reexpedir, a solicitud de los beneficiarios, los cheques revocados y enviar copia a Contabilidad para cancelación del pasivo.


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Actividades

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Procedimiento: 14 Cancelación de Cheques No Cobrados y su Reexpedición


Unidad de Operación Financiera Beneficiario Áreas Generadoras

del Gasto

Subdirección de Operaciones Subdirección de Trámites Bancarias e lnfonnación y Liquidación de Pagos

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Actividades

Descripción

Recibe copia del cheque emitido y demás documentos que procedan, registra y archiva

Cancela cheque a los 90 dias naturales de emitido, si el área así lo indica o no da respuesta al respecto.

Remite, mediante oficio, cheque cancelado a la Dirección General de Contabilidad

Recibe cheque cancelado y cancela su registro creando pasivo por el importe del cheque a favor del beneficiario

Determina la existencia de cheques entregados que no han sido cobrados en un lapso de 180 días a partir de su fecha de expedición

Remite comunicación al banco solicitando la revocación del cheque

Recibe comunicación del banco en que avisa de la revocación

Remite comunicación a la Dirección General de Contabilidad solicitando la cancelación del cheque

Recibe solicitud de cancelación y procede a cancelar cheques en sus registros, creando pasivo a favor del beneficiario por el importe del cheque



Subdirección de Operaciones Bancarias e Infonnación


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Actividades

Descripción

Solicita a la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas la entrega de cheque no recogido en lapso de 90 días, o en su caso, la reexpedición del cheque revocado

Recibe solicitud de reexpedición de cheque cancelado o revocado, antes de 180 días posteriores a creación de pasivo

Verifica la existencia del pasivo a favor del solicitante

Emite nuevo cheque y remite copia a la Dirección General de Contabilidad

Recibe copia del cheque y registra, cancelando pasivo a favor del beneficiario

Determina la existencia de pasivos con antigüedad mayor a 180 días de su fecha de creación

Cancela pasivos y lleva su importe a recuperaciones





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15. OTROS PRODUCTOS

Recibir cheque o comprobante de depósito a favor del Senado por concepto de la enajenación de bienes, indemnizaciones por primas de seguro, ventas de activo u otros conceptos de ingreso; registrar en el movimiento diario de bancos y remitir ficha original de depósito a la Dirección General de Contabilidad.


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Actividades

Descripción

La Tesorería envía, procedente de las areas que corresponda, oficio con cheque o comprobante de depósito y eventualmente efectivo, por la obtención de recursos por enajenación de bienes, indemnizaciones por primas de seguro u otros conceptos.

La Dirección General recibe la documentación; el titular realiza una primera revisión para determinar la procedencia de la operación y en su caso otorga su Vo.Bo o proporciona instrucciones. Lo remite al Jefe de la Unidad de Operación Financiera quien efectúa la revisión correspondiente, da su Vo. Bo., turna a la Subdirección de Trámites y Liquidación y se captura en el sistema de fmanzas en relación con el número de folio.

Recibe cheque, efectivo o comprobante de depósito; en caso de cheque o efectivo se deposita directamente en la cuenta que para dicho propósito se tiene asignada

El banco realiza el abono respectivo y extiende comprobante de depósito

jR.egistra la operación en el formato de ~ovimiento diario de bancos;

Mediante oficio remite la ficha original a la Dirección General de Contabilidad

Recibe y registra

Procedimiento: 15 Otros Productos (Sin expedición de Recibo)


Unidad de Operación Financiera Tesorería


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16. OTROS INGRESOS

Recibir efectivo, cheque certificado o depósito bancario por la venta de bases de licitación y activo fijo ; extender recibos foliados para el interesado, Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas, y Dirección General de Contabilidad; registrar movimiento diario de bancos y remitir originales de los comprobantes de pago a la Dirección General de Contabilidad.


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Actividades

Descripción

El interesado entrega en ventanilla, ficha de depósito. Excepcionalmente puede ser en efectivo o en cheque certificado, en cuyo caso la Subdir. De Trámite y Liq. hace el depósito bancario y se obtiene la ficha correspondiente

Recibe ficha y extiende recibos foliados originales por triplicado (interesado, finanzas , contabilidad) .

Registra la operación en el formato de movimiento diario de bancos;

El importe correspondiente, por concepto y tipo de ingreso se integra al reporte mensual.

Mediante oficio remite ficha original y recibo correspondiente, a la Dirección General de Contabilidad

Recibe y registra

Procedimiento: 16 Otros Ingresos (Ingresos Contra Recibo por la Venta de Bases, Activo Fijo)

y Otros conceptos de Ingreso.


Unidad de Operación Financiera Tesorería Interesado

Subdirección de Operaciones Subdirección de Trámites Bancarias e lnfonnación y Liquidación de Pagos

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DIRECCIÓN ENE A DE P OGRAMA

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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO"IO



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "RECIBO DE OTROS INGRESOS"

l. Nombre del interesado.

2. Monto del recibo con número.

3. Monto del recibo con letra.

4. Asunto que motiva el depósito.

5. Cruzar en caso de pago en efectivo.

6. Número del cheque.


8. Número de la cuenta del Senado.


1 O. Fecha en la que se efectúo el depósito.

11. Información adicional sobre el depósito efectuado: El recibo se expedirá al depositante al día siguiente después de las 12:00 horas si el depósito en el banco fue con cheque no certificado. Se extiende el recibo de inmediato cuando: el pago es en efectivo en ventanilla; se entrega cheque certificado a favor de la Tesorería del Senado en la ventanilla o se entregue en la ventanilla ficha de depósito que indique que se realizó con cheque certificado. No se reciben en ventanilla cheques que no sean certificados.

12. Fecha en que se recibe.

13. Originales para el Interesado, Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas, y Dirección General de Contabilidad.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS MARZO 'lO DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, PRESUPUESTO Y FINANZAS 105


17. COTIZACIÓN Y COMPRA DE DIVISAS

Recabar diariamente, información sobre el tipo de cambio del dólar en diversas instituciones bancarias y casas de cambio; efectuar la compra de divisas solicitada a la Tesorería por la Unidad de Pago a Senadores; y remitir póliza y factura a la Dirección General de Contabilidad.


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Actividades

Descripción

Determina requerimientos de divisas en USDy Euros.

Turna instrucción a la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas para la adquisición de las divisas

La Dirección General recibe y realiza una primera revisión para determinar la procedencia de la compra, en su caso otorga su Vo.Bo. Lo remite al Jefe de la Unidad de Operación Financiera quien efectúa la revisión correspondiente, da su Yo. Bo., y se captura en el sistema de finanzas en relación al número de folio

Se obtienen las cotizaciones diarias mediante llamadas telefónicas a diferentes Instituciones Bancarias y Casas de Cambio y se registra la información en el formato establecido

Se selecciona la mejor opción de compra considerando: disponibilidad, cotización, denominación y condiciones de entrega, se realiza la compra requerida via telefónica, se registra en el formato respectivo y mediante el oficio o petición de la Tesorería, se solicita el cheque para el pago de la divisa

Recibe solicitud, se imprime el cheque y se turna a firma .

Procedimiento: 17 Cotización y Compra de Divisas


Unidad de Pago a Unidad de Operación Financiera Tesorería Senadores

Subdirección de Operaciones Subdirección de Tnimites Bancarias e lnformación y Liquidación de Pagos

( Inicio )

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Instituciones Bancarias o Casas

de Cambio Producto

Fonnatos Operación de

Compra y Recepción de

Divisas

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14

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Actividades

Descripción

Recaba firma mancomunada en el cheque de la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas y la Jefatura de la Unidad de Operación Financiera.

La Subdirección recibe el cheque para el pagc a nombre de la Casa de Cambio o Instituciór Bancaria

Entrega a la secretaria particular de 1< Tesorería, cheque por el importe de las divis~ solicitadas

Recibe cheque, firma talón y formato d Recepción de Divisas, los remite a la Direcciór General de Programación, Presupuesto ) Finanzas y entrega cheque a la instituciór bancaria o casa de cambio

jE1 representante de la Institución Bancaria o ~asa de Cambio, entrega divisas y la factura en as oficinas de la Tesorería , recibe cheque y ínna de acuse en la póliza

l Recibe póliza y factura y los turna a la Unidad de Operación Financiera

Archiva, integra expediente y remite póliza y 1 comprobantes a la Dirección General de Contabilidad

~ecibe y registra 1

Procedimiento: 17 Cotización y Compra de Divisas





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Unidad de Pago a Senadores

Instituciones Bancarias o Casas

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ADQUISICIÓN DE DIVISAS

FORMATO 1. OPERACIÓN DE COMPRA No° Consecutivo 12 De Operación: ___ _

l. ORIGEN DE LA OPERACIÓN

Solicitado por: __ .J..[:..J.l] _______________________ _

Concepto: 2

Fecha de la operación: ------"'[3'""-] ____ _ Folio N° _ _J['-'-4"-] __ _

Monto: CTA. POR PAGAR 6 Moneda:

II. COTIZACIONES DEL DÍA

1 COTIZACIÓN 1 HORA 1 Ll -~O~B=S=ER~V~A~C=I=O~N=ES~-~

[8] [9] [lO] [11] [12]

ID. OPERACIÓN REALIZADA

Hora: _,[,..::.13"-"]'----- Tipo de cambio: _,[LI-'""4]'------ Banco o Casa de Cambio _j[c.:_I.:::J5]L_ _____ _

Pagado Cheque de B.B.V.A. ~llil-=1=6'---------- Importe Pesos: ___.~,[~17:.,¡_] ____ _

Cerró Operación: _,[,..::.18=...] ______________ _ Nombre y Firma

Bo.Vo. AUTORIZACIÓN

[19] [20] Nombre y Firma Nombre y Firma



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "OPERACIÓN DE COMPRA DE DIVlSAS"

l . Área que solicita las divisas.

2. Motivo de la solicitud.

3. Fecha de compra de las divisas.

4. Número de la solicitud según consecutivo de folios de la Tesorería.

5. Cantidad solicitada.

6. Cuenta por pagar con que se realizó la solicitud.

7. Denominación de la divisa.

8. Nombre del banco o casa de cambio.

9. Día de la cotización.

1 O. Pesos y centavos por divisa.

11. Hora exacta en que se obtiene la cotización.

12. Información adicional sobre las cotizaciones.

13. Hora exacta en la que se adquieren las divisas.

14. Precio unitario en pesos y centavos pagados por la divisa.

15. Nombre de la institución que efectuó la venta.

16. Número del cheque con que se pagó la adquisición de las divisas.

17. Importe del cheque en pesos.

18. Subdirector de Operaciones Bancarias e Información.

19. Jefe de la Unidad de Operación Financiera

20. Director General de Programación, Presupuesto y Finanzas.


MARZO ' lO

110



ADQUISICIÓN DE DIVISAS

FORMATO 2. RECEPCIÓN DE DIVISA

Folio de Solicitud CTA. POR PAGAR No Consecutivo de Operación [2]

[1]

Area Receptora: __ __,_[3.2.] __________________ _

Moneda: [4] - ---'--"----- ---

Imp [5]

Fecha: [6]

Hora: [7]

Recibido por:

8 Nombre y Firma

Anexo: Factura N° [9] ---'.::....!___ _____ _




INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "RECEPCIÓN DE DIVISAS"

l. Número del consecutivo. [4] del formato de Operación de Compra.

2. Cuenta por pagar con que se realizó la solicitud.

3. Nombre del área que recibe las divisas.

4. Denominación de la divisa.

5. Monto que se entrega de las divisas.

6. Fecha de entrega.

7. Hora exacta de entrega de las divisas.

8. Persona que recibe.

9. Número de la factura expedida por el banco o casa de cambio que realizó la venta.


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Mes [1]

BANCOS

FECHA [2]

DOLARES

3 4

EUROS

[3] [4]

TI PO DE CAMBIO DEL DÓLAR Y EURO EN DIFERENTES INSTITUCIONES Y COMPRAS EFECTUADAS

Año _lll,_

CASAS DE CAMBIO Pro m. Prom. ventanilla lnterban-(FINANC) cario PROMEDIO PROMEDIO

[2] CASAS DE (Banxico) BANCOS

CAMBIO

l51_ [6] 171 [8] [9]

Promedio ]16] 16

[5] [6] [7] [8] [9]

Promedio [16] Promedio [16]

COMPRA DE DIVISAS

Cantidad en Banco/C.de Tipo de

Hora dólares u Cambio cambio

otra divisa

[10] [1 1] [12] [13]

Promedio TOTA [17]

[10] [11] [12] [13]

Promedio TOTAL [17]

Importe en M. N.

]14]

[17]

[14]

[17]

FIRMA CE CONFIRMACIÓN DE LAS

COTIZAOONES Y ~O PROGRESIVO

OE oPERAOONES

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[15]

[15]

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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "TIPO DE CAMBIO DEL DÓLAR EN DIFERENTES INSTITUCIONES

Y COMPRAS EFECTUADAS"

l. Mes y año al que se refieren las cotizaciones y compras efectuadas.

2. Bancos y Casas de cambio consultadas para la cotización de divisas.

3. Día/mes

4. Precio de venta en pesos y centavos por dólar US y euro según bancos.

5. Promedio aritmético de las cotizaciones del día, de los bancos.

6. Precio de venta en pesos y centavos por dólar US y euro según casas de cambio.

7. Promedio aritmético de las cotizaciones del día, de las casas de cambio.

8. Tipo de cambio ofrecido por los bancos el día anterior, según el periódico "El Financiero".

9. Tipo de cambio de las operaciones al mayoreo entre bancos, casas de bolsa, casas de cambio, empresas y particulares del día anterior según el Banco de México, publicado en el periódico "El Financiero".

10. Nombre del banco o casa de cambio que efectuó la venta.

11. Pesos por divisa pagados por la compra.

12. Hora en la que se efectuó la compra.

13. Monto adquirido de la divisa. Se especificará cuando se trate de moneda diferente a US Dólar o Euro.

14. Importe total pagado en pesos.

15. Firma de quien ratifica el tipo de cambio y cotización de la compra efectuada, en su caso.

16. Promedio aritmético mensual.

17. Total de las compras efectuadas.



18. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN AL ÁREA DE CONTABILIDAD

Enviar las pólizas cheque y los oficios de la documentación comprobatoria a la Dirección General de Contabilidad .



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Actividades

No. Descripción

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1 Entregados los cheques a los beneficiarios, separa las pólizas por banco y por número consecutivo y emite un 1 istado por banco

~ > n ...... o ~z ~

Sella los documentos comprobatorios de 2 las pólizas cheque con la leyenda de

"Pagado"

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3 Envía las pólizas cheque y oficios de la documentación comprobatoria, a la

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Dirección General de Contabilidad, conforme a listado

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4 Recibe y verifica la relación contra las pólizas cheque y acusa de recibido

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5 Realiza el control interno de las pó lizas entregadas diariamente

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Procedimiento: 18 Envío de Documentación al Area de Contabilidad


Unidad de Operación Financiera Tesorería Dirección General de

Contabilidad

Subdirección de Operaciones Subdirección de Trámites Bancarias e Infonnación y Liquidación de Pagos

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Producto

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México, D.F. a marzo de 2010

Manual de procedimientos operativos de la Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas

as Briseño Director General d Programación,

Presupuesto y Finanzas

Elaboración

Validación

Lic. Sergio Mez .R; Asistente de Organización y

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PROCEDUMrnENTOSOPERATlVOS MARW'lO


manual de procedimientos operativos de la direcciÓn...

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