hoja de control de emisión y...

Código SEGAP-PE-02 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

ADMINISTRATIVOS DE LAS UNIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO, PARLAMENTARIO Y TÉCNICO

Fecha Enero 13

SUBCONTRALORÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA SUBCONTRALORÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PARLAMENTARIA Página 1

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

Motivo del cambio

Punto

afectado

Actividad

(es) afectada

(s)

Página (s)

afectada (s)

Fecha de vigencia

03

Cambio del logo de la LX por el de LXI Legislatura. Actualización de la norma ISO9001:2000 por la versión 2008. Se ajustó el apartado de “Referencia” por el de “Referencias Normativas”. Cambios en el diagrama y descripción de actividades para incorporar el envío de los diagnósticos antes de la reunión de confronta con el área. Se eliminó la actividad 15 y se recorrió la numeración.

3, 6.1 y 6.2 11, 12, 13, 14, 15, 16,

17 y 18. Todas 30/09/09

04 Actualizar en el Marco de Referencia el nombre del Manual de Organización de la Contraloría Interna, así como la adición del Reglamento del Senado y manuales de organización, normas y procedimientos del senado.

3 N/A 1 04/02/11

05 • Se le agregó la palabra “Anual” al Programa de Trabajo de la Contraloría Interna.

• Se modificó la redacción de las actividades 6 y 12, se adicionó la 13 y se recorrió la numeración.

• Se ajustaron las entradas y salidas en el diagrama de flujo de acuerdo a la operación actual, realizando los cambios correspondientes en la descripción de actividades.

4, 6.1 y 6.2 1, 6 y 12 a

la 18 Todas 11/11/11

06

Cambio de logo de la LXI por el de LXII. Se incorporó el Estatuto de los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República en el apartado de “Referencias Normativas”.

3 N/A Todas 21/01/13

N/A No aplica.

A

1. OBJETIVO

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

ADMINISTRATIVOS DE LAS UNIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO, PARLAMENTARIO Y TECNJCO

SUBCONTRALORÍA DE EVALUACION DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA SUBCONfRALORÍA DE EVALUACIÓN DE LAGE'STIÓN PARLAMENTARIA

Código SEGAP-PE-02

Fecha Enero 13

,------.....

1 Página

Establecer el conjunto de actividades a desarrollar para !a elaboración de los diagnósticos administrativos de las unidades de apoyo administrativo, parlamentario y técnico del Senado de la Repúbl'lca, con el propósito de realizar el análisis integral de cada una de éstas, a través del estudio de factores de tipo administrativo que en su conjunto determinan el nivel de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las atribuciones de las áreas sujetas de estudio.

2. ALCANCE

E! procedimiento aplica para las unidades de apoyo administrativo. parlamentario y técnico del Senado de la República.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Constitución Politica de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos. 3. Reglamento del Senado de la República. 4. Estauto de los Serv·¡c'Jos Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la Repliblíca. 5. Manual de Organización de la Contraloría Interna. 6. Manua! General de Organización del Senado de la República. 7. Manuales de normas y procedimientos de carácter admin·Jstrativo, técnico y parlamentario de la

Cámara de Senadores. 8. Proceso de Evaluación de la Gestión Administrativa y Parlamentaria. 9. Metodología para la Elaboración de Diagnósticos Administrativos de las Unidades de Apoyo

Administrativo, Parlamentario y Técnico. 10. Apartados de la Norma ISO 9001:2008 7.1. 721, 7.2.2, 7.2.3, 7.5 1. 7.53, 7.5.5, 8.1. 8.2 1. 8 2 3.

8.2.4, 8.3 y 8.4.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento es de observancia para el personal de las Subcontralorias de Evaluación de la Gestión Administrativa y de la Gestión Par1amentaria, que real'lzan diagnósticos administrativos que se generan de acuerdo con el Programa de Trabajo Anual de la Contraloría 1 nterna.

5. DEFINICIONES

• Diagnóstico Administrativo: Documento que presenta los resultados del análisis de los factores de estudio de tipo administrativo; como son: Alineación de categorías y elementos programáticos, p!aneación descripción funcional de los puestos; estructura orgánica; coord'1naclón y dirección de i i fortalezas y debilidades en torno a su organización administrativa. recomendaciones y sugerencias de mejora. de acuerdo con las funciones de

U c.



Fecha Enero 13


6. DESARROLLO

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Planeación

• Cédulas requisitadas.

• Metodología.• Cédulas.

• Cédulas.• Oficio o Tarjeta.

• Project.• Cartas de

Compromisos.

• Agenda semanal.

• Metodología.

• Cédulas requisitadas.• Plantillas.• Manuales.• Información específica.

• Project y/o agenda.

Inicio

• PTACI.• Cartas de

Compromisos.

La SEGA / SEGP realiza reu-nión de trabajo con la unidad

administrativa a diagnosticar . La DEA / DEP aplica las

cédulas al personal4

La DEA / DEP recibe cédulas requisitadas y la información

solicitada a la unidad administrativa respectiva5

La SEGA / SEGP asigna actividades conforme al

Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna1

La DEA / DEP establece programación semanal para la

elaboración de diagnóstico administrativo2

Elabora cédulas y, según se requiera, solicita información a

la unidad administrativa respectiva

3

A

¿Información conforme a lo

solicitado?3No

SiSEGA: Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Administrativa.SEGP: Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Parlamentaria.DEA: Dirección de Evaluación Administrativa.DEP: Dirección de Evaluación Parlamentaria.PTACI: Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna.



Fecha Enero 13


• DiagnósticoAdministrativo.

• Control de revisión.

¿Cumplecon los

estándares?

•DiagnósticoAdministrativo.

•Proyecto Tarjeta.•Control de revisión.

Si

• Metodología.• Cédulas requisitadas.• Información solicitada.

Procesa cédulas e información solicitada, analiza

y elabora documento conforme a la metodología

6

Remite a la SEGA / SEGP para revisión.

7

¿Cumple con los

estándares?

Procedimiento de Control de Producto No

Conforme

Si

• Tarjeta• Diagnóstico

Administrativo.• Control de Revisión


• Proyecto Tarjeta.• Control de revisión.

6No

La SEGA / SEGP recibe y revisa

8

Remite al Titular de la Contraloría Interna para su

revisión y aprobación.9

A

Seguimiento y Medición

B

Procedimiento de Control de Producto No

Conforme

No

• Tarjeta.• Diagnóstico

Administrativo.

¿Cumple con los

estándares?

Procedimiento de Control de

Producto no Conforme

Si

El Titular de la Contraloría recibe y revisa

10

No 8



Fecha Enero 13


• Acta de Acuerdosde Mejora


• Control de Revisión

• Acuse.

• Copia de acuse.

• Oficio / Tarjeta.• Diagnóstico

Administrativo.

• Copia de Acuse.

Fin

El Titular de la Contraloría, según lo considere pertinente,

entrega el documento a la Comisión de Admón.

15

El Titular de la Contraloría recibe acuse y turna copia a la

SEGA / SEGP16

La SEGA / SEGP recibe acuse y turna a la DEA / DEP

para que registre el estado del producto y se archive 17

Procedimiento de Consulta de

Satisfacción de los Destinatarios

y Usuarios

El Titular de la Contraloría aplica cédulas a los órganos

de gobierno y la SEGA / SEGP la aplica a las unidades

administrativas correspondientes18

B

Seguimiento y Medición


• Control de Revisión

• Oficio de envío• Diagnóstico

Administrativo

La SEGA / SEGP recibe y envía el diagnóstico a la

unidad administrativa para dar a conocer los resultados.12


Realiza ajustes al documento, en su caso, e informa al Titular de la Contraloría

14

Remite e instruye a la SEGA / SEGP para envío y llevar a

cabo la reunión de confronta con el área correspondiente

11

Se lleva a cabo reunión de confronta de resultados con la

unidad administrativa13



Fecha Enero 13


6.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. de Actividad

Descripción Responsable Documentos de Trabajo

1 Con base en el Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna y tomando en cuenta las Cartas de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos y con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna, se asignan las actividades para la elaboración de los Diagnósticos Administrativos.

Notas: Las Cartas Compromisos se firman anualmente con los destinatarios y usuarios, en donde se establecen los estándares de calidad que se compromete cumplir la Contraloría Interna en la generación de sus Productos y en la prestación de los Servicios.

El Project contiene la programación de actividades por etapas del desarrollo del proceso de los productos y es elaborado por el Subcontralor.

Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Administrativa (SEGA).

Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Parlamentaria (SEGP).

� Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna.

� Carta de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos de la Contraloría Interna.

� Carta de Compromisos de Desempeño con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna.

� Project o agenda.

2 Con base en el Project o agenda, establece programación semanal para iniciar la elaboración del Diagnóstico Administrativo.

Nota:

Se elabora una agenda semanal en un formato prediseñado, en la que se programan las actividades, los avances de cumplimiento, los responsables de su ejecución, el estado del producto y la eficiencia del desempeño. Esta última se determina con una formula establecida en el formato correspondiente.

Dirección de Evaluación Administrativa (DEA).

Dirección de Evaluación Parlamentaria (DEP).

� Carta de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos de la Contraloría Interna.

� Carta de Compromisos de Desempeño con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna.

� Project. � Agenda semanal.

3 Con base en la metodología elabora las cédulas que serán aplicadas al personal de la unidad administrativa a diagnosticar.

Adicionalmente, según se requiera, se elabora un oficio o tarjeta mediante la cual se solicita a la Secretaría General de Servicios Administrativos o a las Direcciones Generales adscritas a ésta, la información en materia de recursos humanos, materiales, financieros e informáticos del área respectiva.

Notas: Cuando el oficio de solicitud es dirigido al Secretario General de Servicios Administrativos es firmado por el Titular de la Contraloría. En el caso de las Direcciones Generales será firmado por el Subcontralor correspondiente.

DEA / DEP � Metodología.

� Cédulas.

� Oficios o Tarjetas.



Fecha Enero 13


No. de Actividad


4 Acuerda y realiza reunión de trabajo con el Titular de la unidad administrativa a diagnosticar, para explicar el motivo de la requisición de las cédulas.

Aplica al personal de la unidad administrativa a diagnosticar, en las sesiones acordadas con el titular, las cédulas respectivas de conformidad con la metodología establecida para esta materia, asesorando a este personal durante el tiempo que dure su requisición. Se recomienda la aplicación en una sola sesión en un lugar adecuado para este fin.

SEGA / SEGP

DEA / DEP

� Metodología.

� Cédulas.

� Cédulas requisitadas.

5 Recibe cédulas requisitadas del personal adscrito a la unidad administrativa a diagnosticar.

Adicionalmente, en su caso, recibe de la Secretaría General de Servicios Administrativos (SGSA), o de la Dirección General respectiva, la información solicitada.

Si: La información es acorde con lo solicitado, continua en la siguiente actividad.

No: La Información no es acorde con lo solicitado, pasa a la actividad 3.

DEA / DEP � Cédulas requisitadas.

� Plantillas,

� Manuales.

� Información específica.

6 Procesa cédulas e información solicitada, analiza y elabora el documento conforme a la metodología correspondiente.

Si: El diagnóstico administrativo cumple con los estándares de calidad (tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad), continua en la siguiente actividad.

No: El diagnóstico administrativo no cumple con todos o algún estándar de calidad (Tiempo, Forma, Suficiencia y Confiabilidad), levanta Producto No Conforme, el cual se atiende de acuerdo a lo que establece el Procedimiento de Control de Producto No Conforme e inicia nuevamente en la actividad 6.

DEA / DEP � Metodología.

� Cédulas requisitadas.

� Información solicitada.

� Control de revisión de los productos intencionados.

� Diagnóstico Administrativo.

� Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

7 Remite el Diagnóstico Administrativo a la Subcontraloría correspondiente para revisión, anexando proyecto de tarjera y el formato “Control de Revisión de los Productos Intencionados Generados en la Subcontraloría.

Notas: La tarjeta de envío del documento será del Subcontralor dirigida al Titular de la Contraloría.

El Control de revisión será para que el Subcontralor verifique el cumplimiento de los estándares de calidad (Tiempo, Forma, Suficiencia y Confiabilidad), la cual será la evidencia de que el documento cumple con los requisitos establecidos.

DEA / DEP � Diagnostico Administrativo.

� Control de Revisión de los Productos Intencionados generados en la Subcontraloría.

� Proyecto de Tarjeta.



Fecha Enero 13


No. de Actividad


8 Recibe el Diagnóstico Administrativo, revisa y verifica que cumpla con los estándares de calidad (Tiempo, Forma, Suficiencia y Confiabilidad), requisitándo el control de revisión de estándares.

Si: Cumple con los estándares de calidad, continua en la siguiente actividad.

No: No cumple con todos o algún estándar de calidad comprometidos, el Subcontralor levanta Producto No Conforme, el cual se atiende de acuerdo a lo que establece el Procedimiento de Control de Producto No Conforme y regresa a la actividad 6 para su modificación.

Nota: Los estándares de calidad están comprometidos en las Cartas de Compromisos de Desempeño con Destinatarios y Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna que anualmente se firman.

SEGA / SEGP � Diagnostico Administrativo.

� Proyecto de Tarjeta / Tarjeta.

� Control de Revisión de los Productos Intencionados generados en la Subcontraloría.


9 Remite el Diagnóstico Administrativo al Titular de la Contraloría Interna para su revisión y aprobación correspondiente.

SEGA / SEGP � Tarjeta.


10 El Titular de la Contraloría recibe el Diagnóstico Administrativo y revisa que cumpla con los estándares de calidad (Tiempo, Forma, Suficiencia y Confiabilidad), requisitando el formato de “Control Interno de Revisión de los Productos Intencionados entregados a la Alta Dirección”.

Si: Cumple con los estándares de calidad, continua en la siguiente actividad.

No: No cumple con todos o algún estándar de calidad comprometidos, el Titular de la Contraloría levanta Producto No Conforme, el cual se atiende de acuerdo a lo que establece el Procedimiento de Control de Producto No Conforme y regresa a la actividad 8 para su modificación.

Nota: Para la revisión de los estándares de calidad, el Titular de la Contraloría Interna se apoya en la Dirección Técnica.

Titular de la Contraloría.

Dirección Técnica.

� Tarjeta.


� Control Interno de Revisión de los Productos Intencionados entregados a la Alta Dirección.




Fecha Enero 13


No. de Actividad


11 Remite e instruye al titular de la Subcontraloría correspondiente, para el envío del documento al titular del área diagnosticada y llevar a cabo la reunión de confronta respectiva.



12 Recibe y envía el diagnóstico a la unidad administrativa correspondiente para dar a conocer los resultados obtenidos.

SEGA / SEGP. � Oficio de envío.


13 Se lleva a cabo la reunión de confronta de resultados con la unidad administrativa correspondiente y se elaborará una acta de trabajo en donde se establecen los acuerdos logrados.

SEGA / SEGP. � Acta de Acuerdos de Mejora.

14 De acuerdo a los resultados de la reunión, en su caso, instruye a la Dirección respectiva para realizar ajustes al documento e informa al Titular de la Contraloría.

SEGA / SEGP

DEA / DEP


15 El Titular de la Contraloría, según considere pertinente, envía el Diagnóstico Administrativo a la Comisión de Administración.


� Oficio/Tarjeta.


16 El Titular de la Contraloría recibe acuse de la Comisión de Administración y turna una copia a la Subcontraloría correspondiente.


� Acuse

17 Recibe el acuse y lo turna a la Dirección de Evaluación respectiva, quien registra el estado del producto y lo archiva.

Nota: El estado del producto se registra de acuerdo a lo establecido en el Apartado 7.5.3. Identificación y Trazabilidad del Manual de Gestión de Calidad.

SEGA / SEGP

DEA / DEP

� Copia de acuse.

18 El Titular de la Contraloría, a través de la Dirección Técnica, aplica las cédulas de satisfacción a los órganos de gobierno y las Subcontralorías aplican a las unidades administrativas correspondientes, de conformidad con el Procedimiento de Consulta de Satisfacción de los Destinatarios y Usuarios.


SEGA / SEGP.

� Procedimiento de Consulta de Satisfacción de los Destinatarios y Usuarios.

Fin del procedimiento.

hoja de control de emisión y...

Documents