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Código SEGAP-PE-03 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS UNIDADES DE APOYO

ADMINISTRATIVO, PARLAMENTARIO Y TÉCNICO Fecha Enero 13

SUBCONTRALORÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA SUBCONTRALORÍA DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PARLAMENTARIA Página 1

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No. Rev.

Motivo del cambio

Punto afectado

Actividad (es)

afectada (s)

Página (s) afectada (s)

Fecha de vigencia

03

Cambio del logo de la LX por el de LXI Legislatura. Se ajustó el apartado de “Referencias Normativas y Documentos de Apoyo” por “Referencias Normativas”. Actualización de la norma ISO9001:2000 por la versión 2008.

3 N/A Todas 30/09/09

04 Actualizar en el Marco de Referencia el nombre del Manual de Organización de la Contraloría Interna, así como la adición del Reglamento del Senado y manuales de organización, normas y procedimientos del Senado.

3 N/A 1 04/02/11

05

Incluir la Metodología de Evaluación de la Gestión de las Unidades de Apoyo Parlamentario y Técnico en Referencias Normativas, así como establecer los ajustes necesarios al procedimiento.

3 y 6 3, 4, 5, 6, 7, 8, 13, 14

y 15 1, 3, 4, 5 y 6 25/03/11

06

Incluir la Metodología de Evaluación de la Gestión de las Unidades de Apoyo Administrativo en Referencias Normativas y realización de los ajustes necesarios al procedimiento.

3 y 6 5, 8, 13, 14

y 15 1, 4 y 5 30/06/11

07

- Se sustituyó la palabra “requisitos” por “apartados” de la norma. - Se eliminó el primer párrafo del apartado de definiciones y se ajustó la redacción. - Se homologó la presentación del diagrama de flujo al igual que los demás procedimientos. - Se realizaron ajustes en los registros de entradas y salidas, realizando las modificaciones correspondientes a la descripción de las actividades. Se eliminó el POA como registro e información.

3, 4, 5, 6.1 y 6.2

Todas Todas 11/11/11

08

- Cambio de logo de la LXI por el de LXII. Se incorporó el Estatuto de los Servicios Parlamentarios, Administrativos y Técnicos del Senado de la República en el apartado de “Referencias Normativas”.

3 N/A Todas 21/01/13

N/A No aplica

A




4. RESPONSABILIDADES Las Subcontralorías de Evaluación de Gestión Administrativa y de Evaluación de la Gestión Parlamentaria revisan, analizan, validan y entregan a la Alta Dirección los informes relacionados con la evaluación de la gestión de las unidades de apoyo administrativo, parlamentario y técnico del Senado de la República, quién los autoriza para su remisión correspondiente. Las Direcciones de Evaluación Administrativa y de Evaluación Parlamentaria, son responsables de la elaboración de los informes y la prestación de los servicios inherentes a la evaluación de la gestión de las unidades de apoyo administrativo, parlamentario y técnico del Senado, de acuerdo con su marco funcional establecido en el Manual de Organización y Responsabilidades de la Contraloría Interna. 5. DEFINICIONES Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

- Sistema de Evaluación del Desempeño: Es un proceso metodológico que tiene como propósito la valoración objetiva, a través de indicadores de gestión, del funcionamiento de los programas.

- Indicadores: Deberán ser una expresión cuantitativa o cualitativa (entre dos o más datos en un periodo determinado) que proporcione un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar cambios vinculados con las metas o acciones del programa y monitorear y evaluar sus resultados.

- Eficacia: Este concepto esta ligado esencialmente al logro de los objetivos. Hace referencia a la relación existente entre los objetivos propuestos, los recursos o productos aportados y los objetivos alcanzados.

- Eficiencia: Mide y califica la relación entre fines y medios; es la proporción entre la utilización de insumos, recursos, costos, tiempo y forma en que se relacionan los fines con los medios. A mayor eficiencia más racionalidad y optimización.

- Economía: Mide el costo o los recursos aplicados para lograr los objetivos de un programa o proyecto contra los resultados obtenidos; implica racionalidad, es decir, elegir entre las opciones la que conduzca al máximo cumplimiento de los objetivos con el menor gasto presupuestal posible.

- Calidad: En la evaluación del desempeño un factor importante además de como se entrega un bien o un servicio, es la forma, la oportunidad y las propiedades del bien o servicio, elementos básicos para evaluar la calidad de los mismos. En la calidad de los servicios se deben considerar las características siguientes: la transparencia, la participación del usuario, satisfacción de los requerimientos solicitados y la accesibilidad a la información necesaria.




6. DESARROLLO

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO

• Informe de Resultados.

• Tarjeta / oficio.• Información Solicitada

• Tarjeta / oficio.• Formato de productos y servicios

Planeación

• Project o Agenda.• Cartas de Compromisos.

• Agenda semanal.

• Metodología.• Información registrada.

• Procedimiento de Auditoría.

• Project o Agenda.

Inicio

• PTACI.• Cartas de Compromisos.

La SEGA / SEGP asigna actividades conforme al

Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna1

La DEA / DEP establece programación semanal para evaluar la gestión de las unidades de apoyo

2

La DEA / DEP de acuerdo con la metodología respectiva recopila, ordena y verifica la información registrada en la Contraloría Interna y/o procedimientosde Auditoría3

A

Analiza, procesa , evalúa, integra y revisa el Informe de

Resultados5

¿Es suficiente la información?

3

No

Si

SEGA: Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Administrativa.SEGP: Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Parlamentaria.DEA: Dirección de Evaluación Administrativa.DEP: Dirección de Evaluación Parlamentaria.PTACI: Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna.

Solicita y recibe información adicional

de la unidad administrativa4

¿Cumple con los

estándares?

Si

Procedimiento de Control de Producto No Conforme

No 5




•Control de Revisión•Informe de Resultados

•Proyecto Tarjeta.•Informe de Resultados

•Control de Revisión.•Proyecto Tarjeta.•Informe de Resultados.

La DEA / DEP Remite el Informe de Resultados a la SEGA / SEGP para revisión.

La SEGA / SEGP recibe el Informe de Resultados y

revisa7

ASeguimiento y Medición

B

6

•Control de Revisión•Tarjeta.•Informe de Resultados

¿Cumple con los

estándares?

Procedimiento de Control de Producto No Conforme

Si

5No

La SEGA / SEGP remite el Informe de Resultados al Titular de la Contraloría para su visto bueno y aprobación

8

•Tarjeta.•Informe de Resultados.

El Titular de la Contraloría recibe y revisa

9

¿Cumple con los

estándares?

Procedimiento de Control de Producto no Conforme

Si

No 7

Remite a la SEGA / SEGP e instruye para su envío y reunión de confronta de

resultados10




• Acta de AcuerdosdeMejora

• Informe de Resultados.

• ControldeRevisión

• Acuse.

• Copia deacuse.

• Oficio / Tarjeta.• Informe de Resultados

• Copia deAcuse.

Fin

El Titular de la Contraloría, según lo considere pertinente, entrega el documento al órgano de gobierno

respectivo.14

El Titular de la Contraloría recibe acuse y turna copia a la

SEGA / SEGP15

La SEGA / SEGP recibe acuse y turna a la DEA / DEP para que registre el estado del

Informe y se archive 16

Procedimiento de Consulta de

Satisfacción de los Destinatarios y Usuarios

El Titular de la Contraloría aplica cédulas a los órganos de gobierno y la SEGA /

SEGP la aplica a las unidades administrativas correspondientes17

BSeguimiento y Medición

• Oficio de envío• Informe de Resultados

La SEGA / SEGP recibe y envía el Informe a la unidad administrativa para dar a conocer los resultados.11

• Informe de Resultados

Realiza ajustes al documento, en su caso, e informa al Titular de la Contraloría

13

Se lleva a cabo reunión de confronta de resultados con la

unidad administrativa12




6.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Act.

Descripción Responsable Documentos de Trabajo

1 Con base en el Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna y tomando en cuenta las Cartas de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos y con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna, se asignan las actividades para la evaluación de la gestión de las unidades.

Notas: Las Cartas Compromisos se firman anualmente con los destinatarios y usuarios, en donde se establecen los estándares de calidad que se compromete cumplir la Contraloría Interna en la generación de sus Productos y en la prestación de los Servicios.

El Project contiene la programación de actividades por etapas del desarrollo del proceso de los productos y es elaborado por el Subcontralor.

Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Administrativa (SEGA).

Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Parlamentaria (SEGP).

- Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna.

- Carta de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos de la Contraloría Interna.

- Carta de Compromisos de Desempeño con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna

- Project o agenda.

2 Con base en el Project o agenda, establece programación semanal para iniciar la elaboración de Informe de Resultados de la Evaluación de la Gestión.

Nota:

Se elabora una agenda semanal en un formato prediseñado, en la que se programan las actividades, los avances de cumplimiento, los responsables de su ejecución, el estado del producto y la eficiencia del desempeño. Esta última se determina con una formula establecida en el formato correspondiente.

Dirección de Evaluación Administrativa (DEA).

Dirección de Evaluación Parlamentaria (DEP).

- Carta de Compromisos de Desempeño con Destinatarios de Productos de la Contraloría Interna.

- Carta de Compromisos de Desempeño con Usuarios de Productos y Servicios de la Contraloría Interna.

- Project.

- Agenda semanal.

3 De acuerdo con la metodología respectiva, recopila, ordena y verifica la información registrada en la Contraloría Interna, bases de datos y/o del Procedimiento de Auditoría (SA-PE-02), según sea el caso. Si: Es suficiente pasa a la actividad 5. No: no es suficiente continua en la actividad 4.

DEA / DEP

- Metodología de Evaluación de la Gestión de las Unidades de Apoyo Parlamentario y Técnico.

- Metodología de Evaluación de la Gestión de las Unidades de Apoyo Administrativo.

- Manuales de organización y procedimientos.

- Plantilla de personal. - Informe de Seguimiento al Desarrollo de Áreas de Oportunidad.

- Diagnóstico Administrativo.




No. Act.

Descripción Responsable Documentos de

Trabajo

- Matriz de Indicadores de las unidades de apoyo.

- Procedimiento SA-PE-02. - Otros.

4 Solicita y recibe información adicional a la Unidad Administrativa que corresponda. (productos, servicios, indicadores, estándares, presupuesto y su avance anual).Continua en la actividad 3.

Nota: Dependiendo de la información, se solicita a la Secretaría General de Servicios Administrativos o a la unidad administrativa a evaluar.

DEA / DEP

- Tarjeta u oficio de solicitud de información a la unidad administrativa a evaluar.

- Información solicitada.

- Formato de productos y servicios por área funcional.

5 Se analiza, procesa, evalúa, integra y revisa el Informe de Resultados.

Si: El informe cumple con los estándares de calidad (Tiempo, Forma, Suficiencia y Confiabilidad), continuas en la siguiente actividad.

No: El Informe no cumple con todos o algún estándar de calidad, se remite al Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

DEA / DEP

- Informe de Resultados de la Evaluación de la Gestión.

- Procedimiento de Control de Producto No Conforme

6 Remite Informe de Resultados de la Evaluación de la Gestión a la Subcontraloría para su revisión y aprobación.

DEA / DEP

- Control de revisión de los productos intencionados.

- Prroyecto de tarjeta.


7 Recibe Informe de Resultados de la Evaluación de la Gestión para su revisión y aprobación.

Si: Cumple con los estándares de calidad establecidos pasa a la siguiente actividad.

No: No cumple con todos o algún estándar de calidad, se remite al Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

SEGA / SEGP

- Proyecto de tarjeta.


- Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

8 Remite el Informe de Resultados de la Evaluación de la Gestión al Titular de la Contraloría Interna para su visto bueno y aprobación correspondiente.

SEGA / SEGP

- Tarjeta. - Control de Revisión de los Productos Intencionados Generados en la Subcontraloría





No. Act.

Descripción Responsable Documentos de

Trabajo 9 Recibe Informe de Resultados de la Evaluación

de la Gestión para su revisión y aprobación.

Si: Cumple con los estándares de calidad establecidos pasa a la siguiente actividad.

No: No cumple con todos o algún estándar de calidad, se remite al Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

Titular de la Contraloría Interna

- Tarjeta.


- Procedimiento de Control de Producto No Conforme.

10 Remite e instruye al titular de la Subcontraloría correspondiente, para el envío del documento al titular del área evaluada y llevar a cabo la reunión de confronta respectiva.


- Control Interno de Revisión de los Productos Intencionados entregados.


11 Recibe y envía el Informe de Resultados de la Evaluacion de la Gestión a la Unidad Administrativa correspondiente para dar a conocer los resultados.

SEGA / SEGP

- Control Interno de Revisión de los Productos Intencionados entregados.

- Oficio.


12 Se lleva a cabo reunión de confronta de los resultados con la unidad administrativa correspondiente y se elabora un acta de trabajo en donde se establecen los acuerdo logrados.

SEGA / SEGP

- Acta de Acuerdos de Mejora.

13 En caso de proceder algún cambio a la evaluación, se realiza las modificaciones que procedan y se remite al Titular de la Contraloría Interna para aprobación.

SEGA / SEGP


14 Entrega, según lo considere pertinente, el Informe de Resultados de la Evaluacióon de la Gestión al órgano de gobierno respectivo.


- Oficio o tarjeta.


15 Recibe acuse y turna copia a la Subcontraloría correspondiente.


- Acuse.

- Copia de acuse.

16 Recibe copia de acuse y turna a la DEA / DEP para que registre el estado del Informe de Resultados y se integre al expediente respectivo.

SEGA / SEGP

- Copia de acuse.

17 El Titular de la Contraloría Interna, a través de la Dirección Técnica, aplica cédulas de satisfacción a destinatarios (órganos de gobierno) y la Subcontraloría aplica a los usuarios (unidades administrativas).

Titular de la Contraloría Interna.

Dirección Técnica.

SEGA / SEGP

- Procedimiento de Consulta de Satisfacción de los Destinatarios y Usuarios.




FIN DEL PROCEDIMIENTO

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