guia rapida & casos de uso presupuesto hospital quillota ... · 02 03 04 item presupestario:...
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GUIA RAPIDA & CASOS DE USO
Presupuesto
Hospital Quillota
PeopleSoft Finanzas 9.2
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Indice
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
2 DESCRIPCION DEL CASO DE USO ..................................................................................................... 4
2.1 INGRESO DE PRESUPUESTO ...................................................................................................... 4
2.2 REDISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO .................................................................................... 10
2.3 CONSULTA DE PRESUPUESTO ................................................................................................. 14
2.3.1 Revision Ajustes al Prespuesto Original ................................................................................ 14
2.3.2 Revisión y Devengo Ingresos ................................................................................................ 14
2.3.3 Revisión y Devengo Egresos ................................................................................................. 14
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1 INTRODUCCIÓN
El siguiente documento contiene guias de ayuda rapidas, para llevar adelante el ingreso, re distribución y consulta
Presupuestaria en el sistema ERP PeopleSoft.
En este contexto, los Casos de Uso describen diferentes escenarios posibles de operación en una actividad o tarea, mediante
una secuencia de acciones vinculadas a su ejecución.
.
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2 DESCRIPCION DEL CASO DE USO
2.1 INGRESO DE PRESUPUESTO
A principios del mes de enero de cada año, el Servicio de Salud Viña del Mar-Quillota Subdirección de Recursos Físicos y Financieros publica, publica una Resolución con el Presupuesto habilitado para el año en curso. Dicha Resolución contiene los valores habilitados a nivel Subtítulo, y en algunos casos, a nivel de Asignación.
La estructura de la Resolución incluye la siguiente información:
-Subtítulo: Agrupación de Operaciones presupuestarias de características o naturaleza homogénea, que comprende un conjunto de ítem.
-Ítem: Representa un “motivo significativo” de ingreso o gasto.
-Asignación: Corresponde a un “motivo específico” de ingreso o gasto.
De manera que, el SSVQ (Servicio de Salud Viña del Mar Quillota) envía por correo electrónico al Encargado de Presupuesto, dicha Resolución una vez que se publica para efectuar la Carga Inicial de Presupuesto.
En base a la Resolución recibida, con los montos disponibles habilitados para el Hospital, el Encargado de Presupuesto procederá a la creación de una propuesta.
Dicha Propuesta contendrá el detalle presupuestario asignado para cada ítem presupuestario, cuenta contable y centro de costo.
La Propuesta será enviada al Subdirector Administrativo con el objetivo de que sea revisada y, en caso de estar de acuerdo, aprobarla para proceder a Carga efectiva. (Se definirá Workflow de Aprobación según cada Hospital)
Se crearán dos tipos de Presupuestos:
1-PRESUPUESTO DE INGRESOS (HGFK1): contendrá la información relacionada a los Item Presupuestarios de tipo Ingresos.
2-PRESUPUESTO DE GASTOS (HGFK2): contendrá la información relacionada a los Item Presupuestarios de tipo Gastos.
El Presupuesto de Gastos limitará las transacciones, en caso de no existir presupuesto, mientras que el de Ingresos no
Nota: No se encuentra disponible la integración SIGFE-ERP hasta el momento. Una vez disponiblizada, este paso podrá ser
automatizado.
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CASOS DE USO & GUIAS
Proceso Finanzas – Presupuesto
Descripción Caso Ingreso y Contabilización de Asiento Presupuestario
Módulo ERP Presupuesto (KK).
Descripción Caso
Paso Detalle Set Datos
1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar
ID Usuario:FINANZAS Contraseña:FINANZAS
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Descripción Caso: Ingreso de Asiento Presupuestario
Paso Detalle Set Datos
4-Accedera a las opciones de menú correspondientes al usuario.
ID Usuario:FINANZAS Contraseña:FINANZAS
5-Pulse Añadir para agregar un nuevo asiento prepuestario
Unidad de Negocio :HGFC2 ID Asiento:NEXT Fecha Asiento: Fecha del dia
6-El tipo de Asiento Presupuestario por defecto “Original” 7-Ingrese un comentario sobre este asiento 8-Acceda a las líneas del asiento
Cuando ingresa un asiento, el sistema trae los valores por defecto de la unidad de negocio, como ser el Grupo Contable, el código de moneda y la clase de cambio
Tipo Entrada Presupuesto: Original Descripcion Larga: Prueba (Coloque su nombre)
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9-Seleccione el Periodo Presupuestario al que afectara el asiento 10-Seleccione el centro de costo 11-Ingrese el Item Presupuestario al cual le asignara monto 12-Ingrese el Importe
Con el botón “Lupa pude acceder a los valores disponibles. Seleccione los que considere y se ingresaran en la línea del asiento.
Periodo Presupuesto: 2020 Centro de Costo:
01
02
03
04 Item Presupestario: Cualquiera de los disponbiles
13-Pulse el botón “+”
Luego de compleatar los valores en la linea numero 1 del asiento, ingrese mediante el boton +, lineas adicionales para realizar otras imputaciones
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14- El sistema genera otra línea con los mismos valores.
Periodo Presupuesto: 2020 Centro de Costo:
01
02
03
04 Item Presupestario: Cualquiera de los disponbiles
15-Pulse el botón “Guardar” 16-El sistema asigna un Numero de asiento 17- Seleccionar la opción para Enviarlo a Aprobación. 18-Pulse el botón “Procesar”
Una vez que ingreso las lineas de asientos podra grabar el panel para generar y guardar el asiento. El sistema le brindar un ID de Asiento que es unico por unidad de negocio.
Este asiento no va a balancear ya que van a detallarse los importes que se van a asociar a cada ítem presupuestario, pero no requerirá de una cuenta de contrapartida
19 – Estado Cabecera Aprob cambia a Pendiente 20 – Presione el icono de Notificaciones
NOTA: En este caso el mismo usuario tiene el rol de aprobador, pero podemos visualizar que ademas de un mail, le llegara una Notificación dentro del sistema al usuario que apruebe o rechace el prespuesto.
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21 – Presione sobre el mensaje para aprobar
22 – Despliegue las Líneas Asiento Control Ppto. 23 – Puede añadir un comentario si lo requiere. 24 – Presione el botón “Aprobar”
Panel de Aprobación de Control de Presupuesto
24 – El Estado cambiará a Aprobado.
Una vez que el asiento es aprobado, la pantalla se grisará y no se podrán realizar más acciones
25- En el botón “Notificaciones”, sopala “Alerta” visualizara la notificación que el asiento ha sido aprobado.
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2.2 REDISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO
Durante el año se puede suceder dos situaciones específicas:
a) Distribución: esta operación se aplica para situaciones especiales en donde el SSVQ habilitar partidas presupuestarias extras, distintas al presupuesto inicial.
Un ejemplo reciente de eso, es la habilitación de presupuesto extra para el tratamiento y prevención del COVID-19.
Esta situación se lleva a delante en el sistema, con el ejemplo de Caso de Uso 1. (Ingreso de Asiento Presupuestario)
b) Redistribución: esta tarea se da cuando el Área de Abastecimiento no pueden generar Órdenes de Compra por no contar con saldo en una partida presupuestaria específica.
Como el Área de Abastecimiento ingresa órdenes de compra a través de la aplicación Mercado Público, y esta genera una validación con SIGFE en cuanto a disponibilidad de presupuesto, el comprador obtiene la alerta en el caso de no contar con saldo.
Se efectúa un formulario para la autorización de esta redistribución y en caso de autorizarlo, el sector de Presupuesto, efectuará la REDISTRIBUCIÓN mediante un ASIENTO DE TRANSFERENCIA.
Descripción Caso: Redistribución del Presupuesto
Paso Detalle Set Datos
1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar
ID Usuario:FINANZAS Contraseña:FINANZAS
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Descripción Caso: Redistribución del Presupuesto
4-Seleccione la opción “Consulta Prespuesto”
Acceda a consultar el Prespuesto original de una partida Prespuestaria
5- Pulse Buscar
Unidad de Negocio : HGFC2 Grupo Contable: HGFK1
6-Seleccione el Centro de costo 7-Ingrese el item Prespuestario 8-Seleccione el Periodo 9- Pulse Buscar 10-Seleccione Ver Detalles
Centro costo :01 Item Presupuestario:2204007 Periodo : 2020
11- Acceda al link “Ir a Registro de Actividad”
El sistema le desplegara el saldo del prespuesto y podra realizar la visualizacion del asiento original que lo conformo.
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12-Acceda al boton “Prof” 13- Pulse el link “Ver Vinculos Relacionados”
En esta consulta puede visualizar el ID de Asiento que genero ese saldo prespuestario
14-Navegue por el asiento
Unidad de Negocio: HGFC2 Asiento : 0000000675
15-Seleccione la opción “Carga Pto y Ajuste”
Ingrese un asiento de tipo Ajuste para la misma partida prespuetaria que consulto en el paso anterior
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16-Pulse la opción “Introducción Transferencia de Pto” 17- Añadir
Unidad de Negocio : HGFC2 ID Asiento:Next Fecha Asiento: Fecha del Dia
18-Tipo Entrada “Ajuste Transferencia” 19- Ingrese una Descripción que haga referencia al asiento 20-Pulse el link para visualizar que puede adjuntar Anexos si correspondiera (mails, memos, resoluciones, etc) 21-Acceda a la línea del Asiento
Grupo Contable: HGFK1 Cd Mext: CLP Clase Cambio : CRRNT
22-Ingrese los valores de donde se Descontará el saldo 23-Ingrese los valores donde se acreditará el valor. 24-Verifique que el asiento este “Cuadrado” 25-Seleccione “Contabilizar Asiento” 26-Pulse “Procesar” 27-Seleccione “SI”
Periodo Prespuestario:2020 Centro de costo:01 Item Prespuestario: 2204007 Importe : -$1000
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2.3 CONSULTA DE PRESUPUESTO
2.3.1 Revision Ajustes al Prespuesto Original
.
El area de Presupuesto, revisará a lo largo del año, las distintas variaciones que tuvo el presupuesto original.
2.3.2 Revisión y Devengo Ingresos
El DEVENGADOR revisará la PLANILLA DE RECAUDACIÓN recibida por parte de TESORERÍA y la contrastará con la información ya ingresada en el ERP por parte de RECAUDACIÓN, de manera de visualizar dichos ingresos.
El Presupuesto de Ingreso se afectará en las siguientes operaciones: Facturas emitidas por cobrar, ingresados en el módulo de Facturación, Depósitos de Pacientes o Prestadoras gestionados por el módulo de Cuentas a Cobrar, y asientos ingresados directamente, el módulo de Contabilidad, que imputen a los items presupuestarios de ingresos.
2.3.3 Revisión y Devengo Egresos
El DEVENGADOR revisará las PLANILLA DE EGRESOS recibida por parte de TESORERÍA y la contrastará con la información ya ingresada en el ERP por parte del mismo Departamento, de manera de revisarlo y proceder a su correspondiente Devengo en el ERP y posteriormente en SIGFE.
El Presupuesto de Egresos se afectará en las siguientes operaciones: Gravamen: al momento de emitir una Orden de Compra (es el movimiento “Comprometido” en SIGFE) Gastos: corresponden a los comprobantes ingresados en el módulo de Cuentas a Pagar, y también, asientos directos ingresados en el módulo de Contabilidad.
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Descripción Caso: Revisión Ajustes al presupuesto Original
Paso Detalle Set de Datos
1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar
ID Usuario:FINANZAS Contraseña:FINANZAS
4-Seleccione la opcion “Consulta Prespuesto”
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5-Pulse “Detalles de Prespuesto” 6-Seleccione la opcion “Buscar”
Los valores de la Unidad de Negocio y Grupo Contable estan definidios por defecto en las preferencias del usuario.
Unidad de Negocio: HGFC2 Grupo Contable:HGFK1
7-Ingrese el Centro de Costo 8-Seleccione el item presupuestario 9-Complete el Periodo Prespuestario 10-Pulse “Buscar” 11-Seleccione el link “Ver Detalles
Centro de Costo:01 Item Prespuestario: 2204007 Periodo Prespuestario:2020
12-Acceda a la opcion “Ir a Registro de Actividad”
El sistema le muestra a nivel Resumido el Disponible Presupuetario para la combinacion de claves contables selccionadas en el punto anterior
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13-Visualice el detalle del asiento de Ajuste
El registro de Actividad le permite visualizar los asientos que conforman el saldo presupuestario en forma on line. Los asientos de ajustes negativos, se visualizacion con el signo -
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Descripción Caso IV: Revisión Presupuesto Gastos
Paso Detalle Set de Datos
1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar
ID Usuario:FINANZAS Contraseña:FINANZAS
4-Seleccione la opcion “Consulta Prespuesto”
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5-Pulse “Detalles de Prespuesto” 6-Seleccione la opcion “Buscar”
Los valores de la Unidad de Negocio y Grupo Contable estan definidios por defecto en las preferencias del usuario.
Unidad de Negocio: HGFC2 Grupo Contable:HGFK1
7-Ingrese el Centro de Costo 8-Seleccione el item presupuestario 9-Complete el Periodo Prespuestario 10-Pulse “Buscar” 11-Seleccione el link “Ver Detalles
Centro de Costo: 0102 Item Presupuestario: 2201001001 Periodo Prespuestario : 2020
12- Pulse el icono de Profundizar para visualizar las facturas de proveedores que afectaron al presupuesto. 13-Pulse el icono “Profundizar” para visualizar las Odenes de Compras que afectaron al presupuesto.
Este panel permite visualizar la afectacion presuestaria a nivel de “Pre Gravamen” (Solicitud de Compra) – Gravamen (Orden de compra) y Gasto (Factura Proveedor)
El presupesto Disponbile (14) es el resultante del Presupuesto Original, menos los gravamenes y gastos.
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Profunización Gravamenes
MB: DAR PERMISOS PARA QUE PUEDA LLEGAR HASTA LA OC
Profundización Gastos
MB: DAR PERMISOS PARA QUE PUEDA LLEGAR HASTA LA FC
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2.4 CONTABILIDAD
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Descripción Caso IV:
Paso Detalle Set de Datos
1-Ingrese
Usuario
2-Contraseña
3-Pulse Conectar
ID Usuario:FINANZAS
Contraseña:FINANZAS
4 – Seleccione
“Contabilidad
General”
5- Apertura de
Periodos
6 – Ingrese el
Producto
PeopleSoft
7 – Ingrese
Unidad de
Negocio
8 – Ingrese
Abrir / Cerrar Períodos contables
Producto PeopleSoft:
GL
Unidad de Negocio:
HGFC2
Grupo Contable:
HGFC1
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Descripción Caso IV:
Grupo Contable
9 – Pulse el
botón “Buscar”
10- Tildar la
opción “Mostrar
Tds Tipos
Transacción”
11- Año Inicial
12- Periodo
Origen
13- Año Final
14- Periodo Final
15- Periodo en el
que se van a
contabilizar los
ajustes
16- Pulse el
botón “Guardar”
Abrir el mes en curso para permitir el ingreso de transacciones en los módulos de Inventario – Cuentas a Cobrar – Facturación – Cuentas a Pagar
1 – Seleccione
“Contabilidad
General”
2- Seleccione
“Generador de
Asientos”
3- Pulse la
pestaña “Añadir
un Valor”
4- Ingrese un ID
Control
Ejecución
5- Pulse el botón
Generador de Asientos
Consistirá en asegurarse
de que no existan
transacciones pendientes
de devengar provenientes
de los módulos de
Inventario – Cuentas a
Cobrar – Facturación –
Cuentas a Pagar –
Compras – Tesorería.
Las “Plantillas Generador
Asientos” se crearán para
diferenciar los asientos
según cada módulo y, a
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Descripción Caso IV:
“Añadir” su vez, opciones tales
como formato de
numeración, opciones de
fecha, reglas de
sumarización, etc.)
El Generador de Asientos
convertirá la información
importada de sistemas
externos y los convertirá
en asientos contables.
6- Marque la
opción “Editar”
7- Marque
Frecuencia
Proceso:
Siempre
8- Elija el ID Set
9- Elija la
Definición
Entrada Contable
10- Elija la
Unidad Negocio
Aplicación
11- Elija el Grupo
Contable
12- Defina las
Fechas Desde y
Hasta
13- Pulse el
botón “Ejecutar”
ID Set: HGF
Definición Entrada
Contable: Elija el
módulo para el cual va
a correr el Generador
de Asientos
Unidad de Negocio
Aplicación: HGFC1
Grupo Contable:
HGFC1
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Descripción Caso IV:
1 – Seleccione
“Contabilidad
General”
Ingreso de Asiento Online
2- Seleccione
“Ingreso de
Asiento On Line”
3- Pulse la
pestaña “Añadir
un Valor”
4- Elija la Unidad
Negocio
5- Elija la Fecha
Asiento
6- Pulse el botón
“Añadir”
Unidad de Negocio
Aplicación: HGFC2
Implicará ingresar, modificación o eliminar asientos contables que sean externos a los módulos (diferente a la Generación de Asientos que vienen de transacciones propias de los módulos del sistema) con el objetivo de reflejar los saldos contables y/o presupuestarios de las transacciones efectuadas.
7- Pestaña
Cabecera
8- Ingrese una
Descripción
9- Seleccione el
Grupo Contable
10- Origen: ONL
11- Pulse la
pestaña “Línea”
12- Ingresar la
información
contable e
importe
13- En Procesar
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Descripción Caso IV:
seleccionar
Contabilizar
Asiento
14- Pulse el
botón “Procesar”
15- Se genera el
N° de Asiento
16- Pulse el
botón “Guardar”
1- Seleccionar
Contabilidad
General
Visualización
Asientos
2- Seleccionar
Visualización de
Asientos
3- Pulsar
pestaña “Añadir
un Valor”
4- Ingrese un
Nombre Consulta
5- Pulse el botón
“Añadir”
6- Ingrese los
datos
obligatorios para
la búsqueda
7- Pulse el botón
“Buscar”
8- Resultados de
la búsqueda
UN: HGFC2
Contab: LOCAL
Año: 2020
Periodo Inicial: 01
A Periodo: 12
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Descripción Caso IV:
1- Seleccione la
opción
“Contabilidad
General”
Emisión Reportes Contabilidad General
2- Seleccione
“Emisión
Reportes GL”
3- Seleccione
“Balance de
Comprobación”
4- Pulse la
pestaña “Añada
un Valor”
5- Ingrese un ID
Control
Ejecución
6- Pulse el botón
“Añadir”
Podrá visualizar la pantalla Balance de Comprobación
7- Seleccione la
Unidad de
Negocio
8- Seleccione el
Año Fiscal
9- Marque
Mostrar Cpo
Numérico
Completo
10- Pulse el
botón
“Actualizar”
11- Marque las
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Descripción Caso IV:
opciones Cuenta
y Centro de
Costo
12- Pulse el
botón “Ejecutar”
13- Ingrese al
Gestor de
Informes
Podrá Visualizar el reporte generado
Resultados
1- Seleccione
“Detalles de
Asientos”
2- Pulse la
pestaña
“Añadir un
Valor”
3- Ingrese un
Detalles de Asientos
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Descripción Caso IV:
ID Control
Ejecución
4- Pulse el
botón “Añadir”
5- Elija la Unidad
de Negocio
6- Elija el Grupo
Contable
7- Marque el
campo Mostrar
Descripción en
en Informe
8- Marque el
campo Mostrar
Cpo Numérico
Completo
9- Pulse el botón
“Recuperar”
10- Marque las
opciones Centro
de Costo y
Cuenta
11- Pulse el
botón “Ejecutar”
12- Gestor de
Informes
Gestor de Informes
Podrá visualizar el reporte
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Descripción Caso IV:
1- Seleccionar
Actividad
Contabilidad
General
2- Pulse la
pestaña “Añadir
un Valor”
3- Ingrese un ID
Control
Ejecución
4- Pulse el botón
“Añadir”
5- Seleccionar
Actividad
Contabilidad
General
6- Elija la Unidad
de Negocio
7- Elija el Año
Fiscal
8- Marque el
campo Mostrar
Detalle Asiento
9- Marque el
campo Mostrar
Cpo Numérico
Completo
10- Pulse el
botón
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Descripción Caso IV:
“Actualizar”
11- Marque las
opciones Cuenta
y Centro Costo
12- Presione el
botón “Ejecutar”
13- Gestor de
Informes
Gestor de Informes
Podrá visualizar el reporte