formulación de proyectos sistémicos
DESCRIPTION
Describe el proceso de diseño de proyectos de estándares sistémicos de acuerdo a los estándares del CONEU PerúTRANSCRIPT
Dr. Ciro Espinoza Montes
1
Contenido
Estándares sistémicos
Ciclo de Deming
Formulación de proyectos sistémicos
2
8,9, 10,14, 34, 40, 45, 47, 56, 58, 67, 86, 89
8,9, 10,14, 35, 40, 45, 47, 56, 58, 67, 86, 87, 90
3
Estándares sistémicos de
ingeniería8. La Unidad Académica tiene un sistema de gestión de la calidad implementado.
9. La Unidad Académica tiene un programa implementado que contribuye a internalizar la cultura organizacional en los estudiantes, docentes y administrativos de la carrera profesional.
10. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de información y comunicación.
14. La Unidad Académica tiene programas implementados de motivación e incentivos para estudiantes, docentes y administrativos.
35. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de evaluación del aprendizaje.
40. La Unidad Académica tiene para los estudiantes programas de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantías.
45. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de seguimiento del egresado.
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Estándares sistémicos de
ingeniería47. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de evaluación de la investigación formativa y de trabajo final de la carrera profesional.
56. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de evaluación de la extensión universitaria.
58. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de evaluación de la proyección social.
67. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de tutoría.
86. La Unidad Académica tiene un programa implementado de evaluación y calibración instrumental.
87. Los estudiantes, docentes y administrativos, tienen acceso a programas implementados de atención médica primaria, psicología, pedagogía, asistencia social, deportes, actividades culturales y esparcimiento.
90. La biblioteca tiene establecido un sistema de gestión implementado.
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ESTÁNDAR SISTÉMICO (S)Es un nivel de calidad de un conjunto de actividades relacionadas entre sí para cumplir un objetivo común.
¿Qué evaluar?
Documentos que evidencien el funcionamiento del sistema o su proyecto de implementación.
¿Cómo evaluar?
Relacionar lo solicitado en el estándar con lo establecido en el criterio.
Verificar que el proyecto referido a la implementación del sistema esté aprobado oficialmente y que su contenido se ajuste al formato S1.
Verificar que la documentación que evidencia la implementación del sistema contenga lo siguiente: Descripción del sistema.- Mapa de procesos y su interacción.
Normatividad oficial sobre el sistema.
Procedimientos oficiales documentados.
Registros:○ Planificación de objetivos (S2).- Los correspondientes a cada sistema.
○ Gestión de recursos (S3).- Se declaran los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades correspondientes a cada objetivo declarado en S2.
○ Acciones correctivas (S4).- Son las que se realizarán para eliminar la causa de un No Cumplimiento de un requisito detectado u otra situación no deseable.
○ Revisión del estado del sistema (S5).
○ Perfiles de competencias de los que integran el sistema, programas de capacitación de los que integran el sistema y de sus usuarios, informe de auditoría y actas de revisión del sistema por sus responsables.
ESTÁNDAR SISTÉMICO (S)
Escoger dos a tres No Cumplimientos, que a juicio del evaluador considere necesario un mayor estudio de verificación para fundamentar la implementación o eficacia alcanzada, el que será realizado durante la visita en la evaluación externa.
Calificación
Cumple: Cuando se logra lo planificado, es decir, los objetivos del sistema (eficacia). En cuanto a la implementación, el proyecto correspondiente está aprobado oficialmente cumpliéndose lo establecido en el formato S1 y se verifica su ejecución considerando lo establecido en la documentación que sustenta el sistema.
No cumple: Cuando no se logra lo planificado, es decir, no se tiene el proyecto de implementación aprobado oficialmente y/o no cumple lo establecido en el formato S1, así como no se evidencia que se lleve a cabo la ejecución del mismo a través de la documentación presentada.
Formato S1: ESTRUCTURA DE UN PROYECTO DE
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
Estructura del proyecto
1. Título
2. Resumen ejecutivo
3. Objetivo
4. Alcance
5. Responsable
6. Actividades
7. Cronograma de actividades
8. Presupuesto
9
Formato S2: Registro de planificación de
objetivos
Formato S3: Registro gestión de recursos
Formato S4: Registro de revisión de acciones
correctivas
Formato S5: Registro de revisión por los
responsables del sistema
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A
V H
P
El Ciclo Shewhart o Ciclo Deming
Técnica para la organización, el
desarrollo y el control de proyectos de
todo tipo.
Es una técnica desarrollada por W. A.
Shewart entre 1930 y 1940.
En 1950 E. Deming la toma y la difunde
como una alternativa para encarar los
proyectos de acción o mejora sobre los
procesos propios, externos o internos
Utilización del ciclo Deming
Se utiliza cuando se prepara proyectos concretos, trabajando “en equipo”
Por ejemplo: Equipos de diseño.
Equipos para el análisis y solución de problemas.
Equipos de mantenimiento preventivo.
Equipos de Logística
Etc.
El desarrollo de Sistemas de Gestión, con la participación de todos los miembros de la organización.
Es particularmente apropiado para la planificación, la implementación, la implantación y la operación de sistemas de gestión integrados.
Cómo funciona el ciclo Deming
Consiste en aplicar 4 pasos perfectamente definidos, al desarrollar un proyecto.
Los 4 pasos, aseguran para el proyecto: la organización lógica del trabajo,
la correcta realización de las tareas necesarias y planificadas,
la comprobación de los logros obtenidos, y
la posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias adquiridas a otros casos.
Gráficamente al ciclo Shewhart o Deming se representa por las iniciales del nombre de los pasos en ingles "Ciclo PDCA":
P
PLANEAR
A través de esta fase se busca realizar un análisis que permita identificar el rumbo de cada una de las actividades, así como los problemas a los que se enfrentan la institución y determinar la importancia de éstos.
El análisis debe sustentarse con datos sólidos, para ello es importante utilizar gráficas y esquemas que faciliten su comprensión con todo el personal involucrado en cada uno de los problemas identificados.
H
P
HACER
Una vez que todos los involucrados en cada una de las tareas han entendido el rumbo de la institución, la siguiente fase consiste en ejecutar las acciones programas en el plan de trabajo, incluyendo aquellas acciones y estrategias para la solución de los problemas a los que se enfrentan.
V H
P
VERIFICAR
Resulta estratégico que constantemente se compare el resultado de las acciones y estrategias implementadas con los resultados esperados en el plan originalmente establecido.
Los anterior le permite a la organización detectar a tiempo las brechas existentes entre la planificado y lo realizado, para con ello determinar los ajustes necesarios.
A
V H
P
ACTUAR
Con base en el análisis de las brechas identificadas o, en su caso, las desviaciones ocurridas entre lo programado y lo realizado; la organización y los dueños de los procesos deben plantear las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para asegurarse de que los problemas tengan una menor probabilidad de ocurrencia.
MEJORA CONTINUA
DE LA ORGANIZACIÓN
(Mapeo de procesos)
A
V H
P
A
V H
P
A
V H
P
El ciclo Deming
ESQUEMA DEL DR. MIYAUCHI
PLANEAR HACER ACTUARVERIFICAR
Mantenerse así
ACTUAR
Acción
remedial
Seguimiento
Ideas
ACTUAR
mejora
ACTUAR
Acción
preventiva
5W1H 5M
Ciclo de mantenimiento
SI
no
Ciclo de mejoramiento
Ciclo de corrección
Para resultados
Para eliminar
causas
EL APORTE DE ISHIKAWA
Ishikawa (1994) sostiene que el control de calidad debe organizarse con base en seis dimensiones, que son los siguientes:
1. Definir metas y objetivos (P)
2. Definir método para lograr metas (P)
3. Educar y capacitar (H)
4. Realizar el trabajo (H)
5. Verificar efectos de la realización (V)
6. Tomar acción apropiada (A)
Ciclo de Deming, círculo de
control de Ishikawa
25
Pol
ítica
s, o
bjet
ivos
y m
etas
Met
odol
ogía
par
a lo
grar
met
as
Cap
acita
ción
y d
iseñ
o de
solu
ción
Cap
acita
ción
im
plem
enta
ción
de s
oluc
ión
Pro
blem
as e
n pr
oces
os
caus
as/e
fect
os
Aju
stes
y p
reve
ncio
nes
P H E APolíticas,
objetivos
y metas
Metodología
para lograr
metas
Capacitació
n y diseño
de solución
Capacitación e
implementación
de solución
Problemas en
procesos
causas y
efectos
Ajustes y
prevenciones
Mejora continua
1. Definir metas y objetivos
Formulación de políticas
cuantitativamente en términos de
reducción de los problemas.
Las metas se obtienen de las políticas.
Las metas expresan en números la
reducción del problema.
Se indican el plazo para alcanzar las
metas.
26
Políticas
Las políticas se formulan para un
proceso determinado.
Las políticas deben ser formuladas por
el dueño del proceso.
Se formulan en términos de solución de
problemas.
Debe ser cuantitativas.
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Declaración de políticas
Compromiso/
responsabilidad
¿Qué lograr?
Solución del problema
¿qué métodos?
Medio
¿Para que lograr?
Efecto
Nos
comprometemos
Reducir sistemáticamente
los residuos
reciclándolos y reutilizándolos
siempre que sea posible
Protección y conservación
del
Medio Ambiente
Nos
comprometemos
Asegurar la participación de
egresados y grupos de
interés
Representantes de Asociación
de egresados y Directivos del
Comité Consultivo en los talleres
participativos
Formulación del PEI
Nos
comprometemos
Comparar la misión de la
carrera con el campo de
acción y la misión de la
universidad
Participación de expertos Formulación de misión de la
carrera
Nos
comprometemos
Diseñar un instrumento de
evaluación
Medición de objetivos,
estrategias y proyectos
Evaluar el desarrollo del PEI
Nos
comprometemos
Diseñar programa de
difusión
Medios adecuados para
docentes, administrativos y
estudiantes.
Difundir el PEI
Nos
comprometemos
Identificar los problemas de
la formación profesional
Identificación de su causa raíz Formular políticas de
calidad de la carrera
profesional
28
Objetivos y metas
Objetivo Meta: cantidad Meta:
tiempo
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros
grupos de interés.
100% de autoridades
100% de docentes
10% de estudiantes
Directiva de egresados
Directiva de Comité
Consultivo
10
semanas
Formular la misión de la carrera profesional, coherente con su
campo de acción y la misión de la Universidad.
100% de coherencia con
campo de acción
100% de coherencia con
la misión de la universidad
1 semana
Diseñar un procedimiento e instrumento para evaluar el desarrollo
del PEI1 procedimiento
1 instrumento1 semana
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes, estudiantes
y administrativos.1 programa
1 instrumento1 semana
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la calidad en la
carrera profesional.1 política 1 semana
29
Objetivos y metas
Objetivo Método
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y
otros grupos de interés.
Formulación de Plan
Estratégico participativo
(seminario taller)
Formular la misión de la carrera profesional, coherente
con su campo de acción y la misión de la Universidad. Comparación cualitativa y
opinión de expertos.
Diseñar instrumento para evaluar el desarrollo del PEI Procedimiento documentado
de diseño de instrumentos.
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes,
estudiantes y administrativos.Procedimiento documentado
de diseño de programas.
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la
calidad en la carrera profesional.Procedimiento documentado
de formulación de políticas.
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2. Definir método para lograr
metas El método a utilizar para alcanzar las metas deben
controlar los factores causales.
Los métodos deben partir de quienes ejecutan las actividades y estandarizar la “mejor práctica”
Los métodos están definidos en procedimientos documentados que constituye la tecnología de la organización.
El método debe convertirse en norma para todos, por lo que debe ser útil y libre de dificultades.
Para obtener mejores efectos debe controlarse el proceso, también considerado como factores causales. Identificar los factores causales más importantes mediante
Pareto y Juran.
Normalizar solo los factores causales más importantes.
31
Controlar causas para tener
mejores efectos
Causa mayor Causa mayor
Causa mayorCausa mayor
Causa menorCausa menor
subcausa
subcausa
subcausa
subcausa
Causa menor
Efecto
Proceso Característica de calidad
HACER
La realización del trabajo sigue la
metodología definida en la planificación.
Tiene dos etapas: capacitación y
ejecución.
Cuando el trabajo implica diseño previo
se realiza:
Capacitación y diseño de la solución
Capacitación e implementación de la
solución.
33
3. Educar y capacitar
Los supervisores tienen la función de capacitar a sus subalternos.
Si se distribuye el reglamento a los empleados, tal no lo lean o no lo comprendan.
Es importante educar a las personas que se verán afectadas por las normas y reglamentos.
La capacitación será de manera personal y en el trabajo práctico.
Se delega autoridad y otorga liberta para hacer su trabajo al trabajador que ha sido capacitado de la manera anterior.
Los empleados se convierten en confiables mediante la educación y capacitación.
La capacitación se realiza de manera personal y durante el trabajo práctico.
Ejemplo: Capacitar para formular el PEI. Capacitar en uso del procedimiento de formulación del
PEI.
Capacitar para implantar el PEI. Capacitación en uso del procedimiento de implantación del PEI
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4. Realizar el trabajo
Las normas y reglamentos nunca estarán al día respeto a las situaciones cambiantes.
Aunque las normas se cumplan estrictamente, siempre habrá defectos y fallas.
La experiencia y la destreza son factores que compensan la imperfección de las normas o reglamentos.
Consiste en la ejecución de la tarea de acuerdo a la capacitación anterior.
Ejemplo: Formular el PEI. Seguir el procedimiento de formulación del
PEI.
Implantar el PEI. Seguir el procedimiento de implantación del PEI
35
VERIFICAR
5. Estudiar
Aplicar el principio de excepción: intervenir cuando hay variaciones o hechos inesperados, caso contrario dejar continuar.
Definir el problema.
Realizar mediciones y comparaciones (políticas, estándares, etc.)
Verificar las causas o los efectos.
Identificar excepciones y factores causales.
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Definición del problema
¿Cuáles son las variaciones del proyecto de calibración de instrumentos respecto a las exigencias del estándar 86 del CONEAU?
El proyecto de calibración de instrumentos, no tiene resolución de aprobación del proyecto, no cumple lo establecido en el formato S1, y no se evidencia que se lleve a cabo la ejecución del mismo a través de la documentación presentada
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Problemas Causas
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Deficiencias en la formulación del
proyecto
No cumple con lo establecido en
formato S1
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
No se evidencia la
implementación del proyecto
No existe procedimientos
documentados
Mapa de Procesos
Diferencia entre
proceso y
procedimiento
Proceso: “¿Qué se
hace?”
Procedimiento:
“¿Cómo se hace?”
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Proceso Subproceso Actividad Tarea
1. Evaluación
y calibración
de
instrumentos
1.1 Evaluación 1.1.1 1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.1.2 1.1.2.1
1.1.2.2
1.2 Programación 1.2.1 1.2.1.1
1.2.2 1.2.2.1
1.2.2.2
1.2.2.3
1.3 Calibración 1.3.1 1.3.1.1
1.3.1.2
Verificación de las causas Ver si todos los factores causales están bajo control.
Examinar cada proceso para ver si los factores causales se han comprendido claramente.
Si los factores causales armonizan con las normas fijadas.
Revisar los factores causales identificados en el diagrama de causa y efecto.
Verificar lo que se observa comparándolo siempre con las normas y reglamentos.
Se utilizan listas de verificación.
Los factores causales que requieren de verificación se llaman “puntos de verificación”.
La tarea de revisar los factores causales se delega a los gerentes de menor nivel.
Identificación de causas de
problemas
Verificación por medio de los
efectos Los puntos de control son empleados para verificar los procesos y
administración por medio de los efectos.
Un supervisor puede tener entre 5 y 20 puntos de control.
Un gerente puede tener entre 20 a 50 puntos de control.
Se trata de verificar por medio de los efectos y no los efectos mismos.
Los efectos varían ampliamente, aunque los factores causales sean similares.
Los efectos se registran secuencialmente en una gráfica de distribución para descubrir las excepciones.
El cuadro de control es una herramienta para verificar la distribución.
Se debe contar con registros de utilización de recursos y personal.
Para realizar análisis y controles se requiere construir una estratificación rígida en los lotes.
Se deben comunicar a todo el personal los efectos observados mediante esta verificación. Lo más pronto posible.
Se deben encontrar las razones de las excepciones y ocuparse inmediatamente de sus factores causales.
Actuar
6. Tomar la acción apropiada Es necesario encontrar los factores causales de las
excepciones y tomar la acción apropiada.
Se debe tener medidas para impedir que las excepciones vuelvan a repetirse. Ajustes. Tratar de eliminar los factores causales que han
ocasionado las excepciones.
Prevención. Tomar medidas para evitar que las excepciones se repitan.
Eliminar o reducir los factores causales con el fin de que las excepciones o variaciones no se vuelvan a repetir.
Implementar acciones preventivas para evitar excepciones.
42
Actuar (ejemplo)
Acción apropiada: Diseñar, aprobar e implementar un programa de calibración de instrumentos de acuerdo a las exigencias del CONEAU.
43
Problemas Acción apropiada
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Formular apropiadamente el proyecto
de calibración de instrumentos para
ser aprobado en Consejo de
Facultad.
No cumple con lo establecido
en formato S1
Formular el proyecto de acuerdo a lo
establecido en el formato S1 para
estándares sistémicos del CONEAU
y el ciclo Deming.
No se evidencia la
implementación del proyecto
Diseñar e implementar los
procedimientos documentados,
registros, formatos e instructivos.
Diagnóstico: Identificación de problemas en procesosDecisión: Ajuste y prevención Plan: Políticas, objetivos y metasMétodo: camino para lograr las metasDiseño: Capacitación y diseño del procesoImplementación: Capacitación e implementación del proceso
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Estudiar (verificar, diagnosticar):
Identificación del proceso
45
Proceso Cliente
Evaluación y
calibración de
instrumentos
InvestigaciónInstrumentos
calibrados
Función
Producto
Instrumentos
sin calibrar
Entrada
Identificar al dueño del proceso y su equipo
Dueño del proceso:
Persona responsable de que el proceso se realiza a satisfacción del cliente.
Tiene facultades para hacer cambios en el proceso.
Ejemplo: Coordinador de laboratorios
Equipo
Personas que dan soporte o responsables de las actividades del proceso.
Ejemplo: Responsables de cada laboratorio
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Definir los subprocesos
Definir las actividades necesarias cumplir con su función y para obtener el producto.
Evaluación de
instrumentos
Calibración de
instrumentos
Programa de
calibración de
instrumentos
47
Instrumentos
sin calibrar
Instrumentos
calibrados
Evaluación y
calibración de
instrumentos
Instrumentos
calibrados
Instrumentos
sin calibrar
Documentación
Gestión
Considerar actividades y tareas
48
Proceso Subproceso Actividad Tarea
1. Evaluación y
calibración de
instrumentos
1.1 Evaluación 1.1.1
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.2 Programación
1.2.1 1.2.1.1
1.2.2 1.2.2.1
1.2.3 1.2.3.1
1.3 Calibración
1.3.1 1.3.1.1
1.3.2 1.3.2.1
1.3.3 1.3.3.1
1.4 Documentación
1.4.1 1.4.1.1
1.4.2 1.4.2.1
1.4.3 1.4.3.1
1.5 Gestión1.5.1 1.5.1.1
1.5.2 1.5.2.1
Problemas o excepciones en el proceso.
Diferencia entre el producto o servicio
ofrecido y el esperado.
Identificar, analizar y eliminar o reducir las
excepciones o variaciones del proceso.
Ejemplo: diferencia entre la utilización de
instrumentos en los laboratorios y las
exigencias del estándar 86 de los
estándares para las carreras profesionales
de ingeniería del CONEAU
49
Autoevaluación del estándar 86
50
Dimensión: SERVICIOS DE APOYO PARA LA FORMACIÓN PROFESIONAL
Factor: 1
Infraestructura
y equipamiento
Conclusión:
EstándarCumplimiento
Justificación Fuente de verificación
SI NO
86 X
La FIM cuenta con un proyecto
de calibración de instrumentos,
sin embargo no se tiene la
resolución de aprobación del
proyecto, además no cumple lo
establecido en el formato S1, así
como no se evidencia que se
lleve a cabo la ejecución del
mismo a través de la
documentación presentada.
1. Informe de calibración
de entidades certificadas.
2. Visita a instalaciones.
3. Programa de
calibración.
4. GIII - 98 Porcentaje de
cumplimiento del
programa de calibración.
Análisis de causa efecto
51
Deficiente
sistema de
calibración
CalibraciónEvaluación
ProgramaciónDocumentaciónGestión
No hay
resolución de
aprobación
No se aplica
formato S1
No existe
documentación
Existe algunos
certificados de
calibración
Incumplimiento
del estándar 86
Problemas y causas
Problemas o excepciones Causas
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Deficiencias en la formulación del
proyecto
No cumple con lo establecido en
formato S1
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
No se evidencia la implementación
del proyecto
No existe procedimientos
documentados
Algunos instrumentos cuentan con
certificado de calibración
No se destina presupuesto para
calibración de instrumentos
52
Excepciones y sus causas
Incumplimiento del estándar 86
Excepciones: No se tiene la resolución de aprobación del proyecto
No cumple lo establecido en el formato S1
No se evidencia que se lleve a cabo la ejecución del mismo a
través de la documentación presentada.
Algunos instrumentos cuentan con certificado de calibración.
Causas de excepciones: Deficiencias en la formulación del proyecto
Desconocimiento de formulación de proyectos sistémicos
No existe procedimientos documentados
No existe presupuesto para calibración
53
Actuar
Tomar la acción apropiada.
Eliminar o reducir los factores causales
con el fin de que las excepciones o
variaciones no se vuelvan a repetir.
Implementar acciones preventivas para
evitar excepciones.
54
Problemas y causas
Causas de excepciones Acciones para eliminar causas
Deficiencias en la formulación del
proyecto
Aplicar ciclo Deming en el diseño
de actividades del programa.
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
Formular el proyecto de acuerdo al
formato S1
Aprobar el programa de
calibración.
No existe procedimientos
documentados
Identificar los procedimientos para
la evaluación, gestión,
programación y calibración.
No se destina presupuesto para
calibración de instrumentos
Incorporar programa de
calibración en el POI
55
Actuar
Acción apropiada: Formular un programa de calibración de
instrumentos pertinente y de acuerdo a las exigencias del CONEAU.
Eliminar causas de excepciones: Aplicar ciclo Deming en el diseño de actividades
del programa.
Formular el proyecto de acuerdo al formato S1
Aprobar el programa de calibración.
Identificar los procedimientos para la evaluación, gestión, programación y calibración.
Incorporar programa de calibración en el POI
56
Taller
Formule un proyecto para el estándar sistémico asignado: Identificar el proceso.
Identificar al dueño del proceso y su equipo.
Definir las actividades del proceso.
Determinar problemas o excepciones (utilizar autoevaluación y diagrama causa-efecto)
Determinar las causas de los problemas o excepciones.
Definir la acción apropiada
Eliminar causas de problemas o excepciones.
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