formulación de proyectos – primer encuentro capacitaciÓn: formulaciÓn de proyectos

Formulación de Proyectos – Primer Encuentro

CAPACITACIÓN:

FORMULACIÓN DE PROYECTOS


Objetivos del Módulo:

•Conocer los aspectos esenciales que definen una Teoría de Proyectos, reconociendo los tipos de proyectos existentes

•Adquirir un enfoque general, para entender de forma rápida y sencilla los pasos a seguir en la realización de un proyecto.


FORMULACION DE PROYECTOS

•Un proyecto vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida.

•El uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo

Implica coordinar coherente y estratégicamente los distintos aspectos que forman parte de la

implementación de una Idea innovadora.


Definiciónes: - Diccionario de la Real Academia de la Lengua: "Proyecto”

1) Geom. Representación en perspectiva.

2) M. Planta y disposición que se forma para un trabajo o para la ejecución de una cosa de importancia, y extendiendo todas las circunstancias principales que deben concurrir para su logro.

4) Designio o pensamiento de ejecutar algo.

5) Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de como ha de ser y lo que ha de constar una obra de arquitectura o de ingeniería".


Definición de Proyecto:

Entendemos como proyecto el conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y

supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio

único.

" Proyecto es la combinación de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una organización temporal para conseguir un

proposito determinado".

COMBINACION RECURSOS+ORGANIZACIÓN TEMPORAL+PROPOSITO DETERMINADO


"Un proyecto es una operación de envergadura y complejidad notables, singular, con unas fechas definidas de inicio y finalización. Es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, con un presupuesto preestablecido y una organización temporal".


Cualidades principales:

1.La persecución de uno o varios objetivos.

2.Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas.

3.Disponibilidad limitada de recursos.

4.Limitación de Tiempo.


Persecución de uno o varios objetivos

Las actividades aisladas no constituyen por sí solas un proyecto. Para que exista un

proyecto, debe existir una coordinación de actos orientados a la consecución de uno o

varios objetivos -integrados entre sí y estructurados, tanto de índole técnica como

económica.


Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas

La coordinación de actividades es condición sine-qua-non para que a las mismas, en su conjunto, se les pueda calificar de proyecto.

De hecho, un proyecto exige una vinculación entre las actividades, puesto que persiguen un objetivo común. Esa vinculación debe plasmarse en forma de planificación

(técnica, temporal y económica) cuya correcta ejecución supervisada es clave

para el éxito o fracaso del proyecto.


Disponibilidad limitada de recursos

El proceso proyectual implica la búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos, para

obtener el resultado perseguido. Si los recursos fueran ilimitados, desaparecería el concepto de eficiencia y con él la naturaleza

proyectual de las actividades.


Limitación de tiempo

Un proyecto debe estar acotado en términos de principio y fin del mismo. El final de un

proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados, o cuando se hace

evidente que dichos objetivos no pueden alcanzarse (fracaso del proyecto). Por otro lado, aunque el proyecto tenga que estar

acotado en el tiempo, no sucede lo mismo con sus resultados, que pueden perdurar con

carácter indefinido (por ejemplo, una catedral).


-Tener objetivos específicos;

-Completarse dentro de un periodo determinado; -Tener un inicio y un fin bien determinados; -Completarse dentro de las restricciones de un presupuesto;

-Ser ejecutados por un equipo; y,

- Ser únicos.


Clases de proyectos:

Criterios de proyectos (criterios de distinción):

1. Por objeto al cual hace referencia el proyecto.

2. Por actividad o alcance.

3. Por finalidad.


Por objeto al cual hace referencia el proyecto.

Proyecto clásico: El alcance comprende la identificación, evaluación, organización y valoración de las actividades para conseguir o culminar el resultado perseguido, pero en su alcance no está comprometida la realización de las mismas.

Proyecto de investigación: aportar en su conclusión un conjunto de conocimientos nuevos en una disciplina y materia concreta

Proyecto industrial: comienzan y terminan en sí mismos, dando lugar a un producto o servicio terminado (nuevo producto, ampliación de planta industrial, etc)


Por actividad o alcance:

Análisis de información: analizar la información disponible acerca de los aspectos técnicos, económicos, ambientales y sociales de un determinado problema.

Estudios de viabilidadLos estudios de viabilidad deben proporcionar la base-

técnica, económica y social para la decisión de realizar un proyecto.


Por finalidad

Proyectos de inversión privada: lograr una rentabilidad económica financiera; permitiendo recuperar la inversión de capital realizada por la empresa -a través del financiamiento propio o por endeudamiento- durante la ejecución del proyecto.

Proyectos de inversión social: generar un impacto sobre el bienestar social. Resulta importante medir la sostenibilidad futura del proyecto aún cuando acabe el período de ejecución del proyecto. Importa la rentabilidad social y no solo la economica


¿Para qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a cabo; es decir, qué objetivos persigue su

realización?Un proyecto responde básicamente a

cuatro objetivos:


a) Conseguir un resultado final.

El primer objetivo es el resultado final del proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y justificación del mismo, por lo que se puede considerar el objetivo más importante y significativo. Pero conseguir el objetivo técnico no es suficiente por sí solo, sino que además se deberá tener en cuenta los objetivos que se reflejan a continuación de este, el plazo de realización y el coste del proyecto, buscando siempre un equilibrio entre los tres elementos. (rapido, bueno y barato)


b) Buscar un coste económico equilibrado.

A la hora de planificar y ejecutar un proyecto, siempre se deberá tener en cuenta qué recursos económicos van a ser necesarios, de forma que se busque su eficacia y eficiencia.


c) Cumplir un plazo establecido.

Para la realización de un proyecto se dispone de un tiempo limitado. Por ello es importante realizar un cronograma o planificación del tiempo adecuado, además de realizar un seguimiento del tiempo durante el desarrollo del proyecto, buscando cumplir el plazo previamente establecido. El cumplimiento de plazos es un aspecto al que conviene prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo preestablecido.


d) Satisfacer las necesidades del usuario o cliente.

Este cuarto aspecto es también importante, además de los tres anteriores, ya que todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas.


Desde el punto de vista de sus propósitos y su relación con el entorno:

Mantener un estado de cosas (status quo) que se considera funcional o satisfactorio, preservando el equilibrio del sistema.

Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado, promoviendo su ajuste funcional al cambio.

Incrementar el conocimiento de una realidad poco conocida y compleja.

Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construcción de instrumentos que permitan manejar o modificar una realidad.

Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.


ESPECIFICACIONES DE UN PROYECTO

En un proyecto bien formulado debe especificarse con toda claridad:¿Qué se quiere lograr?¿Por qué y para qué se quiere?¿Dónde se va a lograr?¿Quién lo va a lograr?¿Cómo o por qué medios se va a lograr?¿Cuándo se logrará?¿Cuál es el costo total o presupuesto requerido?¿A qué fuentes de financiamiento se recurrirá?¿Qué criterios e indicadores se utilizarán para verificar o valorar el nivel de éxito enlos resultados que se alcancen?

Cuando en un proyecto no queda clara la respuesta a cada una de las preguntas anteriormente planteadas, se tropezará con problemas tanto para comprometer personal en su realización como para lograr el apoyo de recursos para su instrumentación, evaluación y control.


Diferencia entre Politica Social, programas, y proyectos.

Los programas y proyectos sociales, se enmarcan en una política, de la que constituyen su traducción operacional, vía la asignación de recursos

que permite su implementación.


Ejemplos:

•Política: Fortalecimiento de la empleabilidad de los jóvenes de bajos recursos mediante inversión en capital humano.•Programa: Programa Nacional de Capacitación Juvenil.•Proyectos * Capacitación en manipulación de alimentos para jóvenes de escasos recursos del sector rural. * Capacitación en contabilidad para egresados de Enseñanza Media de localidades vecinas.


La descripción mínima de un proyecto comprende los siguientes elementos:

1. Nombre o título del proyecto2. Origen y naturaleza del proyecto3. Objetivo general4. Justificación5. Líneas de acción, metodología y estrategias6. Monto del presupuesto total del proyecto

Por lo general, las instituciones que los financian tienden a imponer los elementos que debe contener la solicitud para la elaboración de protocolos a través de formatos previamente diseñados.

Otras veces, el contenido de un proyecto se elabora de acuerdo con los criterios del investigador o planificador que lo formula;


Ciclo de vida de un ProyectoEl ciclo de vida del proyecto define las

fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Tomando como base los principios y criterios de la teoría general de sistemas, un proyecto suele definirse en función de los elementos que lo

integran.

Estos, aun cuando se ordenan de acuerdo con cierto orden lógico, no constituyen realmente etapas cronológicas en el desarrollo del proyecto,

sino más bien tienen el carácter de fases o elementos del sistema.


Ciclo de vida de un ProyectoPara facilitar la gestión se pueden dividir los

proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la

organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del

proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para

usarlo en todossus proyectos.


Ciclo de Vida de un Proyecto para el PMBOK

Las fases del ciclo de vida de un proyecto son: Inicio

Planificación

Ejecución Cierre del proyecto


Ciclo de Vida de un Proyecto para el PMBOK


Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo X?)

• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica a cada producto entregable

• Quién está involucrado en cada fase

• Cómo controlar y aprobar cada fase.


El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto

se aproxima a su conclusión.

Coste del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto


•El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.


•El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto. Una de las principales causas de este fenómeno es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto


Interesados en el proyecto

Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.

Relación entre los interesados y el proyecto


Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto, que pueden cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida del proyecto. Su responsabilidad y autoridad varía desde la colaboración ocasional en encuestas y grupos de consumidores hasta el patrocinio total del proyecto, que incluye proporcionar respaldo financiero y político.

Ignorar esta responsabilidad puede tener un impacto perjudicial sobre los objetivos del proyecto. Del mismo modo, los directores del proyecto que ignoren a los

Ejemplo, los líderes empresariales de una comunidad que se beneficiará de un proyecto de expansión industrial pueden ser interesados de influencia positiva, ya que pronostican un beneficio económico para la comunidad con el éxito del proyecto. Por el contrario, los grupos ecologistas podrían ser interesados de influencia negativa si consideran que el proyecto perjudica al medio ambiente.

Ej. Operario fabrica


“El propietario de un proyecto de desarrollo inmobiliario puede estar concentrado

en la ejecución en plazo, la municipalidad puede desear maximizar el ingreso

impositivo, un grupo ecologista pueden desear minimizar el impacto ambiental

adverso, y los vecinos pueden desear que el proyecto se realice en otro sitio”


¿Qué es la matriz de involucrados?

La matriz de involucrados es una herramienta que sintetiza el diagnóstico de todos los grupos e instituciones o entidades, que se vinculan al proyecto. Permite organizar:

· La identificación de los grupos involucrados.· El reconocimiento de los problemas que perciben.· La visualización de sus intereses.· La identificación de las estrategias que responden a cada uno de ellos.· Los acuerdos y compromisos


1.DISEÑO (Iniciación): en esta fase se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance. Por otro lado, se analiza la información asociada a las posibles actividades y tareas a realizar, es decir, se analiza la experiencia previa que exista sobre proyectos similares.2.PLANIFICACIÓN: consiste en analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, definir las actividades y tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de seguimiento del mismo. Es una fase importante ya que si ajustamos al máximo esta actividad tenemos más garantías de éxito.


3.EJECUCIÓN: consiste en la puesta en marcha de la planificación realizada en la fase anterior. Esta fase combina la gestión y el trabajo técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.

4.SEGUIMIENTO Y CONTROL: se aplica el plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. ¿Por qué esta fase? Es difícil, que una planificación se ejecute tal cual se ha establecido, por ello es necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del presupuesto… Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se podrá actuar y arreglar los problemas.

5.EVALUACIÓN Y CIERRE: es el momento de hacer balance de los resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final y disolviendo el equipo de trabajo.

Diagrama del ciclo de vida del proyecto:

Diagrama del flujo del Proyecto (lista de control)


1. Fase de diseño del proyecto (iniciación)

Identificación de necesidad/es y/o problemas:

El punto de partida de un proyecto es la existencia de un

problema o necesidad real que se quiere resolver o cubrir. Por ello, el primer paso para la elaboración

de un proyecto será la identificación de ese problema/s o necesidad/es.

¿Qué es necesidad?

¿Qué es problema?Arbol de Problemas

Problemas abiertos y cerrados


¿Qué es necesidad?Puede definirse una necesidad como la “discrepancia entre lo que es y lo que debería ser, es decir, la diferencia entre la situación actual y la situación deseada”. También podemos considerar una necesidad aquello que es conveniente, práctico, imprescindible, como una instalación, un producto o un servicio concretos.Una necesidad también se puede definir como la carencia de un servicio o un producto en general. Pueden ser la necesidad de alimentarse, de divertirse o de transportarse, por citar algunos ejemplos.

¿Qué es problema?Un problema sería una “situación inesperada que ocurre en un momento dado y que produce cambios en los objetivos previstos o distorsiona la realidad”. Al igual que las necesidades, los problemas pueden ser de diferentes tipos, pudiéndose identificar problemas técnicos, sociales, económicos, sanitarios, educativos. Los problemas ocurren generalmente por errores humanos, errores técnicos, errores de planificación, errores gerenciales, globalización, nuevas tecnologías, etc. Para la identificación de problemas se prestará, por tanto, atención a todas estas fuentes de problemas.


No se debe confundir un problema social con la ausencia de cobertura o falta de entrega de un servicio específico. Esta podría ser una causa importante en la generación de un problema social (que se refiere a la calidad de la oferta) pero no es el problema en sí. Circunscribir el problema social a la gestión, calidad o cantidad de la oferta existente limita el campo de intervención y la posibilidad de alcanzar los objetivos perseguidos.


Los extremos polares de un proyecto social pueden ser definidos como una «situación actual» en la que aparece tal problema y una «situación deseada» en la que el mismo ha sido eliminado o ha disminuido como resultado que la intervención o proyecto representa.

Sin embargo, no debe considerarse que los proyectos tienen siempre como objetivo resolver un problema o dar respuesta a una nueva necesidad, sino que pueden estar orientados simplemente a mejorar productos o servicios ya existentes.


Para poder identificar necesidades, pueden utilizarse las siguientes fuentes de detección:

•Identificar la ausencia de algo (productos, servicios…) que se considere necesario.

•Contrastar distancias, discrepancias con niveles habituales o normales de bienestar, de servicios.

•Comparaciones con los niveles deseables de bienestar y servicios.

•Establecer previsiones sobre situaciones futuras: fenómenos sociales nuevos, reformas en la legislación, cambios económicos, cambios tecnológicos.

•Realizar un análisis crítico de la realidad para la búsqueda de hechos negativos.

•Detectar disfuncionalidades, es decir, actuaciones, planes, programas, etc. que no se ajusten a las previsiones iniciales.


PARA IDENTIFICAR PROBLEMAS SIGNOS ESPECÍFICOS

Revise las salidas contra los criterios de desempeño

Demasiados errores. Trabajo terminado lentamente. Trabajo hecho incorrectamente. Trabajo hecho en forma incompleta.

Observe el comportamiento de los empleados

Alto ausentismo. Alta insatisfacción en el trabajo. Alta rotación de personal.

Escuche retroalimentación externa de: vendedores, clientes, proveedores, etc.

Quejas. Sugerencias de mejoras. Pérdida o reducción de ventas.


Técnicas para la detección de necesidades.

Existen diversas técnicas que pueden agruparse en 3 categorías:


Técnicas cuantitativas: Cuando se habla de técnicas cuantitativas se hace referencia a la utilización de cuestionarios o encuestas que sirvan para conocer la opinión de la Sociedad respecto a productos, servicios, temas, etc. y luego identificar necesidades y/o problemas.

Indicadores: Los indicadores pueden proporcionar información que puede ser analizada y utilizada posteriormente para identificar problemas y detectar necesidades.


Técnicas cualitativas o de búsqueda de consenso:

INFORMADORES CLAVE: recoger información sobre el sector de actividad o tema concreto, entrevistando a personas que se sabe que tienen un alto grado de conocimiento sobre dicho sector de actividad o tema.

TÉCNICA DELPHI: informantes claves. Se lleva a cabo con un grupo de informantes clave a los que se les pide que lleguen a una opinión consensuada respecto a los sectores o temas que interesen para realizar la identificación de problemas y necesidades. La clave de esta técnica es que no hay contacto entre los informantes clave (ni saben quiénes están en el grupo de consulta), sino que llegan a un consenso compartiendo información y debatiendo, comunicándose a través del equipo que les propone participar en el grupo Delphi.

GRUPO NOMINAL: Es una técnica similar a la Delphi, pero en el grupo nominal sí hay contacto entre los miembros del grupo de consulta y todos saben quién forma parte del grupo.


TORMENTA DE IDEAS (BRAINSTORMING): La tormenta de ideas o lluvia de ideas es también una técnica grupal en la que las personas que forman parte del grupo de consulta generan ideas sobre un tema concreto que se les propone. La principal regla de esta técnica es la generación de ideas sin juzgarlas ni valorarlas inicialmente; en un principio toda idea es válida y por tanto ninguna debe ser rechazada. En un brainstorming se busca la cantidad sin pretensiones de calidad y se valora la originalidad. Cualquier persona del grupo puede aportar cualquier idea de cualquier índole, la cual crea conveniente para el caso tratado. Un análisis posterior valora la validez cualitativa de las ideas generadas con esta técnica.FÓRUM COMUNITARIO: Consiste en una reunión abierta en la que participan todas las personas de la comunidad u organización que quieran hacerlo. Con esta técnica se busca llegar a un consenso sobre el tema a tratar; en este caso, identificar problemas y necesidades. Por último, aunque no son en sí mismas técnicas para detectar necesidades, sí resulta útil para este fin realizar revisiones bibliográficas y buscar y analizar proyectos o experiencias anteriores en las que poder basarnos para identificar necesidades concretas.


PROBLEMAS CERRADOS Y ABIERTOS

PROBLEMAS CERRADOS (DEFINICIÓN ESPECÍFICA): SON AQUELLOS CON UNA ÚNICA Y CORRECTA RESPUESTA.

EJEMPLOS:•UNA COMPUTADORA DESCOMPUESTA•PÉRDIDA DE NEGOCIOS POR CARENCIA DE TELEFONOS

PROBLEMAS ABIERTOS (AMPLIA DEFINICIÓN):TIENEN MUCHAS RESPUESTAS POSIBLES

EJEMPLOS•BAJOS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD•MALA CALIDAD•PERSONAL DESMOTIVADO.


EL ARBOL DE PROBLEMAS: CAUSAS- EFECTOS

Es una técnica participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas para identificar el problema y organizar la información recolectada, generando un modelo de relaciones causales que lo explican.

Esta técnica facilita la identificación y organización de las causas y consecuencias de un problema. Por tanto es complementaria, y no sustituye, a la información de base.

El tronco del árbol es el problema central, las raíces son las causas y la copa los efectos.

La lógica es que cada problema es consecuencia de los que aparecen debajo de él y, a su vez, es causante de los que están encima, reflejando la interrelación entre causas y efectos.



Si los efectos detectados son importantes, el Problema Central requiere una SOLUCION, lo que exige la identificación de sus CAUSAS.



Es importante recordar que los componentes del Arbol de Problemas deben presentarse de la siguiente manera:

· Sólo un problema por bloque

· Problemas existentes (reales)

· Como una situación negativa

· Deben ser claros y comprensibles

El proyecto se debe concentrar en las raíces (causas). La idea es que si se encuentra solución para éstas, se resuelven los efectos negativos que producen.


EL ARBOL DE PROBLEMAS: MEDIOS - FINES

EL ARBOL DE OBJETIVOS: MEDIOS – FINES

El Arbol de Objetivos es la versión positiva del Arbol de Problemas. Permite determinar las áreas de intervención que plantea el proyecto.

Traducir el Problema Central del Arbol de Problemas en el Objetivo Central del proyecto. (un estado positivo al que se desea acceder).



Cambiar todas las condiciones negativas (causas y efectos) del Arbol de Problemas en estados positivos (medios y fines). Esta actividad supone analizar cada uno de los bloques y preguntarse: ¿A través de qué medios es posible alcanzar este fin?. La respuesta debe ser el antónimo de las causas identificadas.



Identificar los parámetros, que son aquellas causas del problema que no son modificables por el proyecto, ya sea porque son condiciones naturales o porque se encuentran fuera del ámbito de acción del proyecto (poder legislativo, otra dependencia administrativa).



LAS ÁREAS DE INTERVENCIÓN

Para identificar los cursos de acción, se revisa el Árbol de Objetivos y se relevan los medios a través de los que es posible intervenir para lograr el o los Objetivos de Impacto del Proyecto (el Objetivo Central y, en algunos casos, aquellos que se ubican en torno a éste, ya sea como medio o fin).

Para esto es necesario:

1.Clasificar los medios según su viabilidad y complementariedad, excluyendo los parámetros.

2.Escoger las vías de acción que ameriten una evaluación más profunda, utilizando criterios tales como:

- Recursos disponibles- Capacidad institucional


Establecimiento de Prioridades

Una vez identificadas las diversas necesidades o problemas, hay que priorizar qué necesidades o problemas se considera más urgente o importante resolver, ya que como se ha comentado anteriormente los recursos y el tiempo son limitados.

Para poder establecer las prioridades se siguen tres etapas:

1.Determinación de los criterios a seguir para la valoración de prioridades.2.Realizar una preselección de los problemas. 3.Estudio y clasificación de los problemas o necesidades.


Criterios a utilizar para asignar valor a las prioridades:

a)Importancia del problema o necesidad.

b) Diferencia entre los objetivos a alcanzar y la situación actual.

c) Número de personas que padecen el problema o tienen la necesidad.

d) Tiempo de persistencia de la necesidad o problema.

e) Tiempo requerido para su resolución.

f) Inmediatez de los efectos de la resolución de la necesidad o problema.

g) Eficacia.


Delimitar el problema o describir la necesidad a la que da respuesta el producto o servicio

Para definir los problemas o las necesidades se debe:

1| Explicar en qué consisten, describirlos.

2| Justificar por qué es necesaria la puesta en marcha de un proyecto que aborde dicho problema o necesidad.

3| Precisar el objetivo general que se persigue con el proyecto.


Una vez identificada una necesidad o problema, se deben formular preguntas muy concretas:

¿Cómo se puede responder a esta necesidad?

¿Qué puede hacerse para cambiar este estado de cosas?

¿Cómo podemos contribuir a que el problema se resuelva?

¿Qué medios, actividades y recursos se van a poner en juego?

¿Qué actividades se van a realizar?

¿Con qué metodología se va a llevar a cabo el trabajo?

¿Qué personas serían precisas para realizar el proyecto con éxito?

¿Con cuánto tiempo se cuenta?

¿Cuánto tiempo se necesita?


Identificar la legislación relacionada con los objetivo y contenidos del proyecto. Requisitos técnicos y/o Legales

Identificar regulaciones normativas del sector o ámbito de actividad en el que se va a desarrollar el mismo

Se trataría de identificar cuáles son las normas legales que pueden condicionar el proyecto, de tal modo que al realizar el diseño y planificación del mismo se tengan en cuenta, especialmente, aquellas que son de obligado cumplimiento, como las normativas técnicas o las relacionadas con la seguridad y prevención de riesgos laborales, protocolos sanitarios y/o de Servicios Sociales, autorizaciones de actividades concretas, etc.

Identificar posibles ayudas económicas o subvenciones existentes para el desarrollo del proyecto


Elegir posibles alternativas para la resolución del problema o la cobertura de la necesidad: Viabilidad Técnica y Económica del Proyecto

Aquí se introduce el concepto de viabilidad del proyecto, ya que se deberán elegir alternativas de solución al problema teniendo en cuenta la viabilidad técnica de la puesta en marcha de estas soluciones, los recursos con que contamos, el tiempo de que disponemos para la ejecución del proyecto y las limitaciones legales existentes.

• Viabilidad técnica, es importante valorar si técnicamente se podrá llegar a producir el producto/s o servicio/s que generará el proyecto en el momento de su ejecución.

• Viabilidad económica: análisis costo-beneficio y estimación de los recursos económicos y determinación de las fuentes de financiación.

•Si – no - Revisar


2.Definición del Proyecto

(Planificación)


Podemos decir que la planificación es la herramienta fundamental para la elaboración de cualquier proyecto. No debe ser improvisada, sino que debe ser elaborada cuidadosamente, considerando todos los aspectos para cumplir con todos los requermientos.

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo. La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste


Trabajar sin un plan es la esencia del planteamiento desordenado.

Tener control significa comparar donde estamos con donde deberiamos estar y poder emprender acciones en caso de desviaciones. Y Solo sabemos donde deberiamos estar en referencia a un plan.

No tenemos tiempo para palnificar por que estamos ocupados apagando incendios, pero tenemos muchos incendios por que no planificamos


Importante:

Implicar a la gente que debe ejecutar una accion dentro de lo planificado.

Algun directivo que planifique el trabajo de otra persona probablemente estime tiempos que despues no se serán posibles cumplir.

No olvidar que las personas no trabajan a tiempo completo en las actividades del proyecto


Planificar nos dará respuestas a las siguientes preguntas:

•Que hay que hacer? Se refiere a objetivos, magnitud y alcance•Como debe hacerse? Selección de estrategia•Quien debe hacerlo? Asigna papeles y responsabilidades.•Cuando hay que hacerlo? Programación•Cuanto va a costar? Presupuesto•Como tiene que ser de bueno? Determina los niveles de calidad•Que rendimiento requiere? Especificaciones del producto


Definición del Proyecto(Planificación)

Para realizar la justificación del proyecto es conveniente utilizar la información generada en la fase de diagnóstico y detección de necesidades, dado que aporta argumentos a dicha justificación.

Beneficiarios del proyecto

Como ya se ha reflejado al abordar los conceptos de problema y necesidad, estos afectan a personas, por lo cual los proyectos siempre tienen como destinatario final a personas o clientes. En este apartado del proyecto se concretará precisamente quién o quiénes serán las personas, clientes u otras empresas identificadas como beneficiarios de los resultados, del producto o servicio finales, realizando además una cuantificación del alcance respecto a personas beneficiarias.

Justificación/fundamentación. Necesidad o problema al que responde


Localización del proyecto: dónde se llevará a cabo

En función de la especialidad o disciplina desde la cual se vaya a poner en marcha el proyecto, el lugar físico y el ámbito de actuación de dicho proyecto serán diferentes.

En algunos casos, el proyecto será un proyecto interno y se desarrollará en las instalaciones de la propia empresa; en otros, como por ejemplo en los proyectos sociales o en los proyectos relacionados con instalaciones eléctricas, generalmente se actúa en un lugar fuera de las instalaciones de la propia organización que desarrolla el proyecto.

En cualquier caso, es importante especificar dónde se llevará a cabo el proyecto y, sobre todo, qué cobertura tendrá en cuanto a territorio y población afectada, ya que los recursos necesarios (tanto humanos, como materiales y financieros) dependerán en parte de esta variable.


Definición de los objetivos

Los objetivos de un proyecto son los logros que se quieren conseguir con la ejecución de una acción previamente planificada. Constituyen la referencia principal y dan coherencia al plan de acción.

Es muy importante que los objetivos sean:

Claros: deben estar enunciados en un lenguaje comprensible y preciso, de modo que sean fácilmente identificables y de este modo se puedan evitar diferentes interpretaciones.Concretos: es decir, que expresen con claridad y precisión lo que se pretende alcanzar con ellos.Realistas: que deben ser factibles de alcanzar con los recursos disponibles, con la metodología adoptada y dentro de los plazos previstos.Pertinentes: los objetivos deben tener una relación lógica con la naturaleza de los problemas que se pretenden solucionar.Evaluables: lo que equivale a decir que, cuando terminen las actividades que los desarrollan, se pueda saber si se han cumplido o no.


Normas prácticas que serán de utilidad a la hora de formular objetivos:

1| Proponer objetivos y metas realistas (viables, pertinentes y aceptables).

2| Establecer prioridades para el logro de los objetivos.

3| Definir objetivos que sean compatibles y complementarios entre sí.

4| Asignar y usar los recursos, en cantidad y tiempo oportunos, para cada fase o actividad del programa o proyecto.

5| Determinar los instrumentos y medios adecuados a los fines.

6| A la hora de formular los objetivos, es conveniente utilizar verbos activos que permitan su posterior medida. Por ejemplo, incrementar, reducir, listar, identificar, diseñar, reparar, instalar, etc., evitando otros del tipo comprender, sentir, creer, ser capaz, intentar, etc., difícilmente evaluables.

Por otro lado, los objetivos deben formularse de forma unitaria, es decir, no deben unirse o agregarse, ya que cada uno de ellos puede requerir estrategias diferentes y criterios de evaluación distintos.


Los objetivos deben incluir el criterio de éxito, es decir, cuándo consideramos que el objetivo ha sido plenamente cumplido:

Objetivos bien formulados:

a)“Aplicar planes de seguridad en la ejecución y mantenimiento de las instalaciones electrotécnicas, en el 100% de las instalaciones realizadas”.

b)“Cumplir las normas vigentes para la manipulación de alimentos, siempre que se elabore cualquier plato”.

c)“Utilizar técnicas de movilización de pacientes adecuadas al estado de cada paciente, en el 100% de las movilizaciones realizadas”.

d)“Disminuir en un 10% el número de abandonos de la enseñanza obligatoria de los jóvenes del municipio en edad escolar, en un periodo de un año”.


A la hora de formular objetivos pueden utilizarse verbos relacionados con dichos niveles:

Conocimiento: definir, identificar, recoger, examinar…

Comprensión: describir, interpretar, explicar, comparar…

Aplicación: aplicar, completar, mostrar, demostrar…

Análisis: analizar, separar, contrastar, categorizar…

Síntesis: sintetizar, crear, desarrollar, preparar, integrar…

Evaluación: evaluar, valorar, concluir, establecer…


Establecimiento de prioridades de objetivos:

Se deben establecer prioridades entre los objetivos de forma tal que se logre el mejor uso de los recursos disponibles, ya que estos son limitados. Los objetivos se ordenan de acuerdo al valor para la organización.Para clasificarlos por prioridades se recurre a dos técnicas:

•Agrupación y comparación•Matriz de clasificación


•Agrupación y comparación

Paso 1:Se agrupan los objetivos en las categorías A (muy importantes) B (Importantes) y C (menos importantes).

Lista de Objetivos:1,2,3,4,5,6,7,8

A: 1,3,5B: 2,7,8C: 4,6

Clasificación1. 52. 33. 14. 75. 26. 87. 68. 4


•Matriz de clasificación

1 2 3 4 5 6 7 8 Total de la fila Clasificación

1 0 1 0 1 0 1 1 1 5 3

2 0 0 0 1 0 1 0 1 3 5

3 1 1 0 1 0 1 1 1 6 2

4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8

5 1 1 1 1 0 1 1 1 7 1

6 0 0 0 1 0 0 0 0 1 7

7 0 1 0 1 0 1 0 1 4 4

8 0 0 0 1 0 1 0 0 2 6

Est

o es

más

impo

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sto


Establecer los objetivos de impacto

Determinar el impacto que se pretende producir , esto es, la magnitud de la modificación que el proyecto espera generar en el problema que enfrenta la población-objetivo (cualquiera sea la alternativa que se implemente).


Para plantear uno o más objetivos de impacto se debe considerar la información del diagnóstico.

Los objetivos de impacto deben ser:

* Precisos: ¿Quiénes se beneficiarán con el proyecto?¿Cuál es el impacto que se desea lograr?

* Realistas: ¿Hay recursos disponibles para lograr los objetivos?¿Es posible alcanzarlos en el horizonte del proyecto?

* Medibles: ¿Existen instrumentos que permitan medir el logro de los objetivos?


Los objetivos de producto se refieren al tipo de bienes y/o servicios que cada alternativa entrega a la población objetivo. Por lo tanto, cada una puede tener sus propios (y diferentes) objetivos de producto. Su definición es central para la programación y el monitoreo.

Los objetivos de producto deben ser:

CuantificablesPrecisosRealistasAlcanzables en el tiempo establecido


Los indicadores son el medio que permite medir el grado de logro de los objetivos. Con ellos se define el sentido y alcance del proyecto.


Fuentes de verificación


Análisis de riesgos

Todo proyecto está sujeto a una serie de riesgos que podemos definir como la posibilidad de pérdida, daño, desventaja o destrucción.

Partiendo de esta premisa, es necesario realizar un análisis de estos riesgos para poder establecer estrategias de anticipación y estar preparados para tomar medidas que permitan minimizar el impacto de estos riesgos.

Generalmente se piensa que los riesgos derivan de las dificultades técnicas del proyecto, pero hay que tener en cuenta otros factores que suponen riesgo y que por tanto no deben menospreciarse, como, por ejemplo, el daño a la imagen de la empresa, las consecuencias ambientales o de seguridad, la pérdida de clientes, las pérdidas económicas…


Existen distintos tipos de riesgo en función de la variable a la que afecten:

Riesgos del proyecto: tienen relación directa con la planificación del proyecto, así como con los recursos y los costes del mismo.

Riesgos técnicos: más relacionados con la calidad, especificación insuficiente de los pliegos de condiciones...

Riesgos del negocio: amenazan al proyecto o al producto o servicio. Los más significativos son:

-Que el producto o servicio no tenga mercado, es decir, clientes potenciales.-Que el producto o servicio no esté alineado con la estrategia comercial del negocio.-Perder al personal asignado al proyecto o la financiación.-La pérdida de interés del cliente por el proyecto y abandono del mismo.-Que el personal no esté suficientemente cualificado para abordar el proyecto.-Los riesgos propios del entorno en el que se desarrolla el proyecto (condiciones ambientales...).


Un riesgo es algo que puede suceder y que generalmente no se planifica.

El éxito del proyecto depende en gran medida de la capacidad de predecir y prevenir el riesgo y sus consecuencias.

La gestión de los riesgos consiste en identificar los riesgos, sus causas, la probabilidad de que sucedan y después analizarlos y cuantificarlos para responder con una estrategia de prevención o corrección y poder controlarlos.

El riesgo tiene como elemento diferenciador la incertidumbre de que ocurra o no. Esta incertidumbre tiene clara relación con el conocimiento o información que se tiene del mismo; cuanto mayor sea la información menor será la incertidumbre.

Los riesgos son variables a lo largo del proyecto, es decir, mientras transcurren las actividades del proyecto pueden surgir nuevos riesgos o desaparecer alguno ya identificado, por eso la gestión de éstos debe ser continua: hay que analizarlos y tenerlos en cuenta al principio, durante la ejecución y al final del proyecto.


El proceso que se debe seguir para la gestión de riesgos consta de varias etapas:

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

ESTABLECER LA PROBABILIDAD

ESTABLECER LAS ACTIVIDADES PREVENTIVAS O ESTRATEGIAS


IDENTIFICAR LOS RIESGOS

El primer es identificar aquello que no va a permitir que el proyecto se ejecute según la planificación establecida, dentro de los parámetros de coste y calidad establecidos.

Resulta de gran ayuda para establecer las acciones preventivas identificar las causas que pueden originar el riesgo.

Con el objeto de tener algo de orden en la identificación, es importante que se categoricen los riesgos a lo largo de las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto:

DiseñoPlanificaciónEjecuciónSeguimiento y controlEvaluación y cierre


ESTABLECER LA PROBABILIDAD

Una vez establecida la lista de riesgos o problemas que pudieran surgir en el proyecto, hay que definir la probabilidad de que sucedan, para poder así determinar si se van a tomar medidas para atajar el problema antes de que surja o las consecuencias del mismo no serían tan graves y podrían ser asumidas por el proyecto.


ESTABLECER ACTIVIDADES PREVENTIVAS O ESTRATEGIAS

La mejor forma de minimizar las consecuencias de un riesgo es tener planificadas acciones preventivas que nos ayuden a amortiguar el golpe o a reducir el riesgo.En la medida en que se diseñen actividades preventivas que puedan cumplir con su función, el proyecto se distorsionará menos. En el caso de que estas acciones preventivas fallen, habrá que realizar actividades correctivas o de emergencia que es interesante tener previstas con anterioridad.Es importante tener articulados o por lo menos identificados los medios de aviso, es decir, fuentes de información, personas, organismos que nos pueden dar información sobre actividades, riesgos, problemas..., para poder poner en marcha las acciones preventivas. Por ejemplo, si el proyecto consiste en la ejecución de una obra, es importante que se consulten los partes meteorológicos para identificar si hay riesgo de lluvia, porque este hecho podría modificar la planificación y hacer necesario el alquiler de un toldo para tapar la obra.


Distintos escenarios:


A continuación se muestra un ejemplo de plantilla para recoger la información sobre los riesgos con una ejemplificación.

formulación de proyectos – primer encuentro capacitaciÓn: formulaciÓn de proyectos

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