EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓNELECTRÓNICA EN LA

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

María Regla Mora Pazos

Vicegerente de Organización

E-mail: gerente2@us.es

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

RECURSOS

TIC NORMAS

PROCESOS

RRHH

ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR

LIDERAZGO POLÍTICO

CONTEXTO CONTEXTO

LIDERAZGO POLÍTICO

PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012

PROGRAMA DE GOBIERNO2008-2012

DISTRIBUCIÓNCOMPETENCIAL

ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

DIRECCIDIRECCIÓÓN DEL PROYECTON DEL PROYECTO

ÁR

EA

S D

E A

CT

UA

CIÓ

NÁ

RE

AS

DE

AC

TU

AC

IÓN

Adquisición e Implementación de la

Infraestructura Tecnológica

Adquisición e Implementación de la

Infraestructura Tecnológica

SECRETARIADO TIC

Identificación, Simplificacióny Racionalización de

Procedimientos y Servicios

Identificación, Simplificacióny Racionalización de

Procedimientos y Servicios

GERENCIA

GESTIÓNDEL

CAMBIO

ORGANIZACIORGANIZACI ÓÓN Y ESTRUCTURA DE LA N Y ESTRUCTURA DE LA DIRECCIDIRECCIÓÓN DEL PROYECTON DEL PROYECTO

EQUIPO DE DIRECCIÓNEQUIPO DE DIRECCIÓN

GERENTEGERENTE

DIRECTOR SECRETARIADO

TIC

DIRECTOR SECRETARIADO

TIC

Vicegerente OrganizaciónVicegerente Organización

Jefe Servicio Admón. ElectrónicaJefe Servicio Admón. Electrónica

Director ÁreaAplicaciones Corporativas

Director ÁreaAplicaciones Corporativas

Jefe ServicioUniversidad

Digital

Jefe ServicioUniversidad

Digital

COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

RECURSOS

AJENOSAJENOSMODELO DE FINANCIACIÓN

UU.PP. ANDALUZAS2007-2011

PROPIOSPROPIOSPRESUPUESTO

USE

CONTRATOPROGRAMA

SUBVENCIÓNFINALISTA

Sistema de Tramitación

Descripción ySimplificación deProcedimientos

Gestión delCambio

Centro deAtenciónMulticanal

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA RRHHTIC

RRHH

PROYECTOS EN DESARROLLO

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

PROCESOS

Descripción y Simplificación de Procedimientos

Sistema de Tramitación

Descripción de

Procedimientos

Gestión delCambio

Centro deAtenciónMulticanal

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

OBJETIVOS

Incorporación del Rediseño en laHerramienta “MODELA”

Simplificación y Rediseño

Análisis de la Tramitación Actual

EXIGENCIA LEGALArt. 34 Ley 11/2007

EXIGENCIA TECNOLÓGICA

SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO (Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio)

“ La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos,procesos y servicios irá siempre precedida de la rea lización de un análisisde rediseño funcional y simplificación del procedim iento, proceso o servicio en el que se considerarán los siguientes aspectos”

Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano.

Reducción de plazos y tiempos de respuestas.

Previsión de medios e instrumentos de participación, transparenciae información.

Racionalización de la distribución de las cargas de trabajo.

Programación del Proyecto

Sistema de Tramitación

Descripción de

Procedimientos

Gestión delCambio

Centro deAtenciónMulticanal

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Marco Inicialde Aplicación

Metodologíade Trabajo

Recursos

Marco Inicialde Aplicación

OBJETIVOOBJETIVO

Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejosque nos permita poner en funcionamiento la platafor ma y nos sirva

como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporaciónde nuevos procedimientos administrativos.

Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos

Nº de Servicios implicados ≤ 3Nº de trámites administrativos ≤ 10Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ.Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones.Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

Solicitud a cada Servicio de la Universidad de la selección de 3 ProcedimientosAdministrativos siguiendo los criterios acordados.

Cumplimentación de una ficha descriptiva para cada Procedimiento seleccionado

> 100 Procedimientos

Prioridaddeclarada

Impactoen

volumen

Impactoen

C. Univ.

EstrategiaUS

30 PROCEDIMIENTOS

HOMOGENEIZACIÓNDE RESULTADOS

REDUCCIÓN DECARGAS DE TRABAJO

CUMPLIMIENTO DEPLAZOS

MAYOR MOTIVACIÓNY COMPROMISO

Recursos DECISIÓN DECISIÓN

AJENOS

PROPIOS

SISTEMA MIXTO

GARANTÍAS

Recursos DECISIÓN DECISIÓN

AJENOS

PROPIOS

Recursos DECISIÓN DECISIÓN

AJENOS

PROPIOS

DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA

RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

ME

TO

DO

LOG

ÍA

DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓNDE LOS PROCEDIMIENTOS

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

* Recogida de Información.

* Taller sobre Situación Actual

* Elaboración documentación

* Validación

* Taller de Rediseño

* Elaboración documentaciónRediseño

* Validación

* Recogida de Información.

* Taller sobre Situación Actual

* Elaboración documentación

* Validación

* Taller de Rediseño

* Elaboración documentaciónRediseño

* Validación

Secuencia de Tareas

PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO

SituaciónActual

Situación Futura

Simplificación

Cambio TecnológicoNorm

alización

Normalización

DOCUMENTACIÓN

2.- Diagrama de flujo de fases

1.-Información general del procedimiento

3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.)

4.- Definición de hitos y comunicados a interesados

6.- Rediseño de formularios de solicitud5.- Definición

de indicadores de gestión

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

OBJETIVOS

Cuantificar el volumen de procedimientos

y servicios

Cuantificar el volumen de procedimientos

y servicios

Clasificar los procedimientos

en familias y subfamilias

Clasificar los procedimientos

en familias y subfamilias

Identificar los serviciosde respuesta inmediataIdentificar los serviciosde respuesta inmediata

Medir el nivel decomplejidad

Medir el nivel decomplejidad

Permitir la planificación de una implantación

telemática escalonada

Permitir la planificación de una implantación

telemática escalonada

Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere

el proyecto

Dimensionar el esfuerzoeconómico que requiere

el proyecto

Posibilitar la definición de indicadores para monit orizar el avance del proyecto

GESTIÓN DEL CAMBIO

PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE FORMACIÓN

Activar implicación, motivación y creatividadActivar implicación,

motivación y creatividad

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Crear las expectativasadecuadas

Crear las expectativasadecuadas

Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos

Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos

OBJETIVOS

Proporcionar las competenciasnecesarias

Proporcionar las competenciasnecesarias

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Facilitar la adaptación alnuevo modelo de trabajo

Facilitar la adaptación alnuevo modelo de trabajo

Mejorar el rendimiento Mejorar el rendimiento

OBJETIVOS

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓNMUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN