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METODOLOGIA DE SIMPLIFICACION DEL TRABAJO

SIMPLIFICACION DEL TRABAJO

ES REDUCIR A LA MINIMA EXPRESION TODAS LAS ACTIVIDADES DE UNA ORGANIZACIÓN , LO CUAL PERMITE EL AHORRO DE LOS RECURSOS , SEAN ESTOS MATERIALES , HUMANOS , Y ECONOMICOS ,ELIMINANDO ASI LAS TAREAS O ACTIVIDADES IMNECESARIAS QUE NO PERMITEN UN MEJOR DESEMPEÑO TANTO DE TRABAJADORES COMO DE EJECUTIVOS ,CONTRIBUYENDO AL LOGRO DE OBJETIVOS .

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el alcance,

Los resultados que se esperan, las acciones a desarrollar, el potencial humano requerido

Y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:

DEFINIR EL PROBLEMA

OBJETIVO DEL ESTUDIO

ALCANCE

PROFUNDIDADACTIVIDADES

RECURSOS

RECOLECCION DE DATOS

a) Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás unidades.

b) Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.

c. Estadísticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecución de operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.

d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.

ANÁLISIS DE LOS DATOS

Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado.

INTERROGANTES PARA UN ANALISIS

FORMULACIÓN Poner en práctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas

con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin

de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución.

Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo.

Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento.

No perder de vista el objetivo del estudio. Priorizar las recomendaciones prácticas y objetivas que se ajustan a

la realidad. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos

que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados.

Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES.

RECOMENDACIONES.

Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios, registros o informes; eliminación de tareas y movimientos inútiles, disminución de la carga de trabajo de cada puesto, eliminación de equipos obsoletos. Etc.

Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica, en la normativa o producto del aumento en la planta.

Combinación del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o procedimiento.

Simplificación de los métodos de trabajo, de las funciones, de la estructura orgánica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinación, así como el de toma de decisiones.

IMPLANTACIÓN

Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa anterior para solucionar el problema que origino el estudio.

Se deben definir las actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización, asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material, planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y documentos utilizados por trabajadores y usuarios.

IMPLANTACIÓN

Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables de la ejecución del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de organización y sistemas a través de sus técnicos, las responsables de implementar los cambios, contando con la participación de las unidades involucradas.

SEGUIMIENTO, EVALUACION Y

CONTROL.

En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las medidas de

mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de que se están

aplicando de acuerdo a los estudios realizados.

la fase de evaluación comprobar la eficacia de las mejoras introducidas y de ser

necesario sugerir medidas correctivas convenientemente.

La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y

procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los

mismos

Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de normas y procedimientos diseñados por los órganos

centrales de control.

ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

SEGUIMIENTO

El seguimiento se deberá realizar como un proceso continuo y sistemático por el cual se verifica la eficiencia y la eficacia del proceso de simplificación mediante la identificación de los logros y debilidades del proceso.

por ejemplo, como resultado de las actividades de seguimiento se pueden realizar medidas correctivas para optimizar los resultados esperados del proceso de simplificación. Por tanto, el seguimiento es una actividad indispensable para rectificar y mejorar la ejecución.

El Seguimiento y la Evaluación son herramientas interdependientes y básicas para la gestión del proceso de simplificación, por tanto, no pueden pensarse como acciones a encarar en forma separada. Ambas deben efectuarse durante todo el proceso de simplificación lo que implica una verificación constante de las actividades y el cumplimento de objetivos de cada etapa del mismo

A continuación se dan algunas pautas para realizar tanto el seguimiento como la evaluación:

Para que el seguimiento sea exitoso se requiere del diseño y ejecución de un Plan de Seguimiento en el que se detalle las actividades a realizar así como el cronograma y plazos para el desarrollo de éste.

Se recomienda que los responsables del seguimiento sean miembros del Equipo y sólo en ocasiones en que éste exija un conocimiento muy especializado sobre algún tema o la carga de trabajo sea muy grande se pedirá el soporte de algunos responsables del proceso.

Con el fin de informar sobre los resultados del seguimiento es necesario establecer mecanismos de difusión de la información; estos pueden ser reuniones de trabajo y difusión de informes en entidades pequeñas y medianas

En el caso de entidades grandes en las que se debe garantizar el flujo de la información de manera oportuna se podría establecer un sistema de información gerencial que identifique los usuarios de la información y la forma en que la información del seguimiento deberá ser presentada.

Los tipos de información que se usa para el seguimiento son de índole cualitativa y cuantitativa y pueden referirse a aspectos relacionados con:

La gestión del proceso, es decir si se están cumpliendo las actividades, los plazos, y los objetivos y metas planteados.

El avance del procedimiento administrativo rediseñado respecto de los indicadores trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico.

EVALUACIÓN

La evaluación está

orientada a mejorar la

eficacia de los

procedimientos

administrativos en

relación con sus fines,

además de promover

mayor eficiencia en el

uso de los recursos.

El Equipo deberá desarrollar un Plan de Evaluación sobre la base del Plan del Proceso

de Simplificación

La evaluación estará a cargo del líder del Equipo y de una persona externa a modo de auditoría con el

fin de garantizar la objetividad y definir adecuadamente las acciones

correctivas

Esta persona puede ser un funcionario de la entidad pero lo ideal es que no haya sido parte del proceso de simplificación.

TIPOS DE EVALUACIÓN

Evaluación ex‐ante:

Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del procedimiento administrativo a simplificar. Evaluación de medio término o continua:

Se hará mientras el proceso se va desarrollando, permitirá conocer en qué medida se vienen logrando los objetivos. Evaluación ex‐post, de resultados o de fin

del proceso de simplificación:

Se realizará cuando culmine el proceso. Se buscará indagar sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos , Se indagará sobre los aspectos positivos, negativos e inesperados. Evaluación de impacto:

en esta se identificarán las mejoras en el procedimiento administrativo y su impacto en los ciudadanos usuarios, es decir, se enfoca en conocer si la mejora ha significado cambios en el comportamiento de los usuarios

A continuación se presentan los tipos de evaluación que se pueden realizar:

Conclusiones: Se simplificarán aquellos

procedimientos y requisitos: Que no sean necesarios y sean

sólo meras formalidades. Que estén demasiado

arborizados, que constituyan “cuellos de botella” o demoras y que involucren quejas.

Cuya documentación exigida pueda ser reemplazada por la documentación sucedánea.

Cuyos documentos exigidos estén prohibidos.

Que no sean necesarios y relevantes para obtener el pronunciamiento requerido.

Recomendaciones:Las personas que realizan el trabajo son la mejor fuente de ese conocimiento. Es por ello que recomendamos su participación en los procesos de Mejoramiento. Sin embargo, el conocimiento del trabajo no es suficiente. Para obtener verdaderas mejoras es necesario abordar el trabajo desde nuevas perspectivas. Por consiguiente, se debe convinar dos ingredientes elementales: 1. Conocimiento del trabajo. 2. Nuevas perspectivas para llevar

a cabo el trabajo

Ejemplo: RESUMEN DE UN PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO DE EXPEDICION DE PASAPORTE.

ANTES 1. Se presentaba más de 08

documentos (entre ellos los certificados de antecedentes policiales, penales, domiciliario, de no padecer enfermedades contagiosas y la opinión favorable de tres vecinos sobre el solicitante)

2. Tenía que hacerse largas colas para tomarse fotos en el mismo local de la entidad.

3. El costo del pasaporte era U.S. $ 100.

4. Demoraba más de una (01) semana.

AHORA 1. Declaración Jurada, que

reemplaza a los certificados antes mencionados. Se eliminó la opinión de los vecinos, en aplicación del principio de presunción de veracidad.

  2. Las fotos pueden tomarse en

cualquier establecimiento.

  3. El costo es menor.

4. Al reducirse el papeleo y el flujo, se entrega en 24 hrs.