El Rol y la Estrategia de la Seguridad en empresas de

Logística de Valores

Enrique MalekRegional DirectorCash Logistics CompaniesLatin America & Caribbean Region

Agenda

El Mundo de los servicios de logística de valores Porque de la necesidad de cambio? La Solución Objetivos claves Estrategias de Seguridad en empresas de transporte

de valores Implementando las estrategias Causas frecuentes en la ocurrencia de robos Resumen Mejores Prácticas Resumen

El Mundo de los Servicios de Logística del Dinero

• Cinco empresas controlan cerca del 60 % del mercado global de CIT. Ellas son:

Brinks 19% G4S 15% Loomis 12% Prosegur 8% Garda 4%Pocas empresas a parte de estas cinco tienen operaciones más allá de

sus fronteras originales debido a los costos significativos para establecer una nueva empresa de CIT.

• Empresa locales y regionales ejercen control en muchos países latinoamericanos: Dunbar/Proval en Centroamérica Tevcol en Ecuador GSI en México Servicio Panamericano de Protección en Venezuela Y otros que seria largo enumerar

Porqué la necesidad de cambio?

Robos a empresas de L de V

La Solución

Expandir el rol de la división o departamento de seguridad a todas las sucursales de las empresas.

Crear una organización de seguridad con la capacidad de asumir este rol.

Establecer objetivos realistas para el éxito.

Objetivos Claves

Reducir el riesgo para nuestros empleados.

Las pérdidas por ataques o robos internos no debe exceder del 1.5 % de los ingresos totales.

Minimizar los costos de seguro.

Estrategias de Seguridad

Asegurarse de tener una estructura consistente de seguridad.

Proveer el mayor soporte posible desde la oficina principal.

Establecer estándares mínimos de seguridad de estricto cumplimiento.

Revisar, actualizar e implementar los estándares mínimos de seguridad.

Realizar auditorias de seguridad en todas las sucursales.

Seguridad debe estar involucrada en todos los proyectos.

Debe facilitar y acelerar la transferencia de las mejores prácticas.

Mejoramiento continuo del proceso de reporte de ataques y pérdidas.

Administración continua de los límites operativos.

Estrategias de Seguridad

Implementando las Estrategias - Estructura de Seguridad

La Estructura ideal de SeguridadRequerimientos Genéricos

Implementando las Estrategias - Soporte de la Oficina Principal

Soporte de la Oficina Principal- Responsabilidades primarias

Cumplimiento de Seguridad Proyectos de Seguridad

Auditorias de cumplimiento de seguridad, informes y seguimiento de casos

Aprobación de límites operativos

Participación en foros y asociaciones locales de seguridad.

Administración de proyectos estratégicos de seguridad.

Miembro de los comités de proyectos relevantes. Desarrollar los estándares mínimos de seguridad. Revisión de los reportes relacionados con ataques y darle seguimiento a las pérdidas e investigaciones. Revisión y aprobación de los diseños de nuevas sucursales y modificaciones a estas, nuevos vehículos y equipos de seguridad. Representación de la empresa en las asociaciones gremialistas de seguridad. Consolidación de los reportes mensuales de seguridad.

Identificación y transferencia de las mejores prácticas de seguridad Apoyar en las necesidades de entrenamiento de seguridad de todas las unidades de negocios

Implementando las Estrategias- Estándares Mínimos de Seguridad

Estándares Mínimos de Seguridad

Rutas de área segura hacia área segura Área segura para carga y descargaSin acceso de las tripulaciones de la carga estando en ruta.Prohibido parar dentro de la ruta.

Control de LlavesAlmacenamiento y control estricto de todas las llaves de la empresa/Sucursal

Revisiones de Seguridad Instalaciones / Vehículos / EquiposInspecciones RegularesReporte de las fallas y seguimiento hasta estar en cumplimiento.

Procedimientos OperativosDeben ser escritos por OperacionesVerificados por SeguridadTripulaciones debidamente entrenadas en estos.

Estándares Mínimos de Seguridad

Revisiones de seguridad para asegurar cumplimientoEncubiertas o abiertasInstalaciones / Vehículos/ Equipos/ TripulacionesSeguimiento de los procesos

Procedimiento anti secuestro (Tiger Kidnap)EscritoEntrenamientoPráctica

Efectivo Seguimiento de VehículosTener sistema vigente y funcionandoMonitoreo efectivo

Procedimiento de Apertura y Cierre de SucursalesMínimo de 2 empleadosMonitoreo remoto del proceso

Control de AccesoEfectivo sistema de CCTV, e interlock para detectar intentos de entrada no autorizada.

Estándares Mínimos de Seguridad

Evaluación de riesgo en los sitios de los clientesAntes de firmar el contratoEvaluaciones regularesLuego de ocurrido un evento

Investigaciones de antecedentes de empleados/candidatosAntes de ser contratadosAntes de ser transferidos desde otro departamentoRevisiones regulares

Transferencia electrónica de FondosSeguridad de la informaciónIntegridad del sistema

Relaciones con la PolicíaRelación cercana y permanenteOtras agencias

Estándares Mínimos de Seguridad

Seguridad en los vehículos blindadosLimitar la posibilidad de incidentes de secuestroAcceso limitado de la tripulación a los valoresPrevención de la unidad blindada pueda ser tomada por el conductor

Cumplimiento de los límites operativosCalculo del monto de los valores que se llevan en todo momentoRelación con Clientes/Contratos

Efectiva Administración de las Reconciliaciones del Efectivo Reconciliación de los centros de procesamiento de efectivoReconciliación de los ATM´sConfirmación de saldos con los clientes

Implementando las Estrategias - Auditorias de Seguridad

Auditorias de Seguridad

Permanente mejora de los programas de auditorias de seguridad.

Establecer programas de entrenamiento para realizar auditorias de seguridad.

Seguimiento permanente de los planes de acción de las unidades de negocios para solventar las fallas encontradas.

Todas las sucursales tienen que ser auditadas independientemente de su tamaño y volumen operativo.

Auditorias de Seguridad – Problemas recurrentes

Falta de procedimientos operativos estándar. Controles de acceso deficientes Deficiente control de llaves Interlocking de puertas inexistente o no operativo Vehículos blindados obsoletos y con bajo nivel de

especificaciones. En empresas pequeñas existe alto riesgo de colusión. Carencia de procedimientos anti-secuestro. Deficiente procedimiento en pavimento. Carencia de procedimiento de continuidad de negocios

(BCP)

Implementando las Estrategias - Límites operativos

Mantener estrecha gestión de la administración en los procesos de autorización de limites operativos

Los límites operativos deben estar integrados y reflejar los acuerdos de seguro y contratos con clientes.

Estrecho enlace entre seguridad y la Compañía de Seguros.

Límites operativos

Implementando las Estrategias- Proyectos

Proyectos

Algunos ejemplos de proyectos

Manejo integral del efectivo Procesos y equipos de protección en pavimento Automatización de rutas Soluciones integrales para minoristas Administración integral de ATM´s

Causas frecuentes en la ocurrencia de robos

Algunas de las causas frecuentes en la ocurrencia de robos

Controles defectuosos en instalaciones, vehículos y equipos de seguridad.

Falta de supervisión en las áreas de seguridad y operaciones. Procedimientos de operaciones inexistentes o deficientes. Sistema de rastreo de vehículos inexistente o deficiente. Conducta inapropiada de la tripulación y falta de seguimiento

a los procedimientos operativos y de seguridad. Fallas en el proceso de reclutamiento de tripulaciones

Algunas de las causas frecuentes en la ocurrencia de robos

Deficiente sistema de control de llaves. Fallas en la administración de incidentes. Confusión en las responsabilidades entre

Operaciones y Seguridad.

Resumen

Puntos Claves:

Se tiene que designar un recurso de alto nivel dedicado al tema de seguridad.

Equipo experimentado. Se debe tener una clara estrategia. Debe ser responsable de toda la seguridad (incluyendo

sucursales si es el caso) con la misión de darle soporte a todos.

Debe tener el soporte de la alta gerencia y el compromiso de enfrentar los problemas.

Debe tener objetivos y plazos desafiantes pero alcanzables.

Mejores Prácticas

Que son las mejores prácticas?

El principio de las mejores practicas afirma que:

“..Entre los diferentes métodos e implementos utilizados en cada elemento de cada acción, siempre hay un método y una práctica que es más rápido y mejor que cualquiera de los demás.” (Frederick Taylor, 1919)

En términos reales?

Esto es: Más que una buena idea Una buena práctica o proceso que mejora la eficiencia y -

en nuestro entorno – reduce el riesgo. En continua evolución. Requiere invención, aprendizaje e intercambio. No contiene una plantilla o forma para que todos la sigan. La transferencia de mejores prácticas es un proceso de

persona a persona.

No es: Una receta para hacer lo que se quiera. Autorización para ignorar procedimientos.

Algunos ejemplos de donde encontrarlas

1. Tecnología en los vehículos.2. Relaciones con la Policía. 3. Monitoreo y rastreo de vehículos.4. Operaciones en centros de procesamiento de dinero.5. Seguridad en centros de procesamiento de dinero. 6. Cumplimiento de las tripulaciones.7. Control de llaves. 8. Apertura y cierre remoto de sucursales.

Resumen

Existen muchos ejemplos de “mejores prácticas”.

Hay un desafío en identificarlas y compartirlas.

Todos estamos en el mismo barco.

Uno de los propósitos de Altraval es facilitar este intercambio.

Queremos escuchar sobre sus buenas ideas y prácticas.

Y por último…

Hay que mantenerse totalmente enfocado en lo que hacemos. Operaciones, Seguridad, Ventas, Precios, Costos, Finanzas…

Una equivocación puede ser fatal. No de oportunidad¡¡

Manténgase enfocado – No de oportunidad

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Enrique MalekRegional DirectorCash Logistics CompaniesLatin America & Caribbean Region