DESPACHO CONTABLE ORTIZ

HERNÁNDEZ MÉNDEZ Y ORTEGA ORTEGA.

EL PRESENTE MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DESPACHO CONTABLE ORTIZ, TIENE COMO PROPÓSITO DESCRIBIR LA ESTRUCTURA Y LOS DIFERENTES NIVELES JERÁRQUICOS QUE LA CONFORMAN. DE ESTA MANERA PERMITIRÁ IDENTIFICAR CON CLARIDAD LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA UNA DE LAS ÁREAS QUE LA INTEGRAN Y ASÍ EVITAR LA DUPLICIDAD DE

FUNCIONES.

INTRODUCCIÓN

• Este manual ayudara a alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones como también ayudara a la empresa a saber cuales son sus objetivos, como la misión y visión. Esto con el propósito de no perder de vista por la cual fue creada.

OBJETIVOS

Esto con el objetivo de proporcionar la información necesaria a las áreas que conforman la Dirección General del Despacho, con el fin de dar a conocer la forma de: Organización Objetivos Funciones Niveles de responsabilidad de

la unidad administrativa.

ANTECEDENTES HISTORICOS.

El Despacho fue creado por

María Guadalupe Ortiz Nogami.

• Quien logro abrir un espacio en

su hogar en el cual este ayudara

a llevar la contabilidad de sus

clientes.

• Era ese su sueño, crear su

propio despacho en la

comodidad de su hogar.

• María ama su carrera como a ningún otra cosa y que de esta manera conforme pasaban los años permaneciera y no muriera lo más preciado que tenía, sus clientes que la apreciaban por su excelente trabajo.

• El despacho comenzó con los clientes que ella les llevaba la contabilidad en trabajos anteriores, con el paso de los años sus clientes a recomendaban y de esta manera iba creciendo su despacho.

• Tras varios años, ella necesitaba de empleados que le ayudaran a crecer su empresa como también iba a necesitar mobiliario y equipo de oficina para poder trabajar perfectamente.

• En la búsqueda de empleados tenia que ser minuciosa, ya que el despacho se encontraba en su casa.

• Tras el trabajo arduo que con el paso del tiempo lograron ella y sus empleados, ahora tiene mas de 50 clientes que hacen que su negocio siga en marcha.

• María se siente muy orgullosa de todo lo que ha logrado después de ver sus sueños convertirse en realidad, cosa que no quiere que muera jamás.

MISIÓN

La misión del Despacho contable Ortiz, es prestar servicios profesionales de calidad, aplicados con excelencia en beneficio de nuestros clientes y éxito de nuestros colaboradores, a través de profesionistas con calidad humana. Con esta misión Despacho contable Ortiz, se compromete a contribuir con la comunidad.

VISIÓN

Ser una empresa líder

en el ámbito contable,

basándonos en la

calidad y

profesionalismo de

nuestros servicios,

brindando satisfacción a

nuestros clientes.

VALORES

• COMPROMISO

• HONESTIDAD

• RESPONSABILIDAD

• RESPETO

• TRANSPARENCIA

• PUNTUALIDAD

ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. Dirección general.

1.1 Jefe de departamento.

1.2 Auxiliar contable

1.3 Auxiliar contable

1.3.1 Secretaria ejecutiva.

ORGANIGRAMA

Paola

Sánchez.

Odette Nungaray.

Dámaris

Hernández.

Lorenzo

Ávila.

María Ortíz. Dirección general

Jefe de departamento

Auxiliar Contable

Auxiliar Contable

Secretaria Ejecutiva

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

• INSTITUCIÓN: Despacho de Contadores “Ortiz”. • DEPARTAMENTO: Contabilidad • ÁREA: Atención al cliente. • PUESTO: Jefe de departamento. • NIVEL: 2. • UBICACIÓN DEL PUESTO: 2. • REPORTA A: Director General. • SUPERVISA A: Auxiliares contables y Secretaria ejecutiva. • RELACIONES INTERNAS CON: Director general, Auxiliares contables y Secretaria

ejecutiva. • RELACIONES EXTERNAS CON: Clientes. • SALARIO: $3,000 pesos. • HORARIO: 9:00 a 4:00 pm • DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Captura gastos e ingresos y atiende clientes y llamadas. • DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: Tratar con amabilidad y gentileza con los clientes que

llegan a la empresa como en el teléfono.

II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO • CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Tener

conocimiento de contabilidad como de los programas de Contpaq, Diot, Sua, Excel.

• HABILIDADES REQUERIDAS: Saber manejar los programas de Software antes mencionados.

• ESCOLARIDAD: Lic. Contador Público (Contabilidad)

• MANEJO DE EQUIPO: Contpaq, Diot, Sua, Itse y Excel. IDIOMA: Español. EXPERIENCIA: 3 años.

• RESPONSABILIDAD:

A) En cuanto a valores monetarios: El trabajar con el dinero de los clientes. B) En cuanto a materiales: Utilizar la papelería y útiles de la empresa para realizar las actividades. C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: el escritorio, la silla. D) En cuanto a equipo: la computadora. E) En cuanto a supervisión: a los auxiliares contables. F) En cuanto a trámites: pago de declaraciones, pago de licencia de funcionamiento, pago de impuestos sobre nóminas.

• CONDICIONES DE TRABAJO: Es un lugar seco, ambiente cálido, regularmente es silencioso. RIESGOS DE TRABAJO: Si se pasa el tiempo de hacer declaraciones, la empresa tiene que pagar.

• REQUISITOS PSICOLÓGICOS: Inteligencia: Contabilidad. Personalidad: amable y responsable. Habilidades o aptitudes específicas: que sepan manejar el paquete de office. OTRAS CARACTERÍSTICAS: Edad: 24 años Sexo: Masculino Estado Civil: Soltero.

• INSTITUCIÓN: Despacho de Contadores “Ortiz”. • DEPARTAMENTO: Contabilidad • ÁREA: Atención al cliente. • PUESTO: Jefe de departamento. • NIVEL: 2. • UBICACIÓN DEL PUESTO: 2. • REPORTA A: Director General. • SUPERVISA A: Auxiliares contables y Secretaria ejecutiva. • RELACIONES INTERNAS CON: Director general, Auxiliares contables y Secretaria

ejecutiva. • RELACIONES EXTERNAS CON: Clientes. • SALARIO: $2,000 pesos. • HORARIO: 9:00 a 4:00 pm • DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Captura gastos e ingresos y atiende clientes y

llamadas. • DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: Tratar con amabilidad y gentileza con los clientes

que llegan a la empresa como en el teléfono.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

• CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Tener

conocimiento de contabilidad como de los programas

de Contpaq, Diot,Itse, Sua, Excel.

• HABILIDADES REQUERIDAS: Saber manejar los

programas de Software antes mencionados.

• ESCOLARIDAD: Lic. Contador Público

(Contabilidad)

• MANEJO DE EQUIPO: Contpaq, Diot, Sua, Excel.

• IDIOMA: Español.

• EXPERIENCIA: 3 años.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO • INSTITUCIÓN: Despacho de Contadores “Ortiz”. • DEPARTAMENTO: Administración. • ÁREA: Administrativa. • PUESTO: Secretaria Ejecutiva. • NIVEL: 5 • UBICACIÓN DEL PUESTO: 5 • REPORTA A: Jefe de departamento y auxiliares contables. • RELACIONES INTERNAS CON: Director general, Jefe de

departamento y Auxiliares contables. • SALARIO: Servicio Social. • HORARIO: 2:00 a 4:00 pm. • DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Capturar gastos e ingresos. • DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: Responsabilidad.

II. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO • CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Tener conocimiento de Administración

como de una secretaria.

• HABILIDADES REQUERIDAS: Saber manejar el paquete de Software.

• ESCOLARIDAD: Carrera Tec. Administración o Secretariado ejecutivo bilingüe.

• MANEJO DE EQUIPO: Computadora, teléfono, todo lo relacionado con lo de un administrador.

• IDIOMA: Español.

• EXPERIENCIA: no necesaria.

• RESPONSABILIDAD: a) En cuanto a materiales: Utilizar la papelería y útiles de la empresa para realizar las actividades. b) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: el escritorio, la silla. c) En cuanto a equipo: la computadora. d) En cuanto a supervisión: a nadie.

• CONDICIONES DE TRABAJO: Es un lugar seco, ambiente cálido, regularmente es silencioso.

• REQUISITOS PSICOLÓGICOS: Inteligencia: Contabilidad y administración. Personalidad: amable y responsable. Habilidades o aptitudes específicas: que sepan manejar el paquete de office.

• OTRAS CARACTERÍSTICAS: Edad: 18 años Sexo: Femenino Estado Civil: Soltera.