desarrollo etapa pre contractual dcc.pdf

8/17/2019 Desarrollo Etapa Pre Contractual DCC.pdf

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La Institución Social y Humanitaria más Grande del Paíswww.defensacivil.gov.co

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO

DESARROLLO ETAPA PRECONTRACTUAL

GAD – PD – 001

Elaboró: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa (Jefe Grupo Administrativo)

__________________________________________________Gloria Angélica Riveros Vega

Revisó: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________TC. Félix Gabriel Aponte Castro

Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________

Mayor General (r) Miguel Ernesto Pérez Guarnizo

CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción

1 09/09/2008 Creación

2 15/07/2009 Modificación del proceso en condiciones generales y formatos

3 24/05/2010 Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a esteprocedimiento

4 25/06/2010 Se incluyeron puntos de control al procedimiento

5 20/10/2011Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a esteprocedimiento.

6 30/10/2012 Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a esteprocedimiento y Plan de Eficiencia Administrativa

7 21/01/2013 Se modificó formato GAD-FT-007 y eliminó formato GAD-FT-021

8 11/03/2014

Se actualizado el procedimiento en los capítulos de Objetivo. Alcance,Condiciones Generales, Desarrollo y Documentos Relacionados, deacuerdo con el Decreto 1510 de 2013 y se eliminaron los formato GAD-FT-024, GAD-FT-025, GAD-FT-026 y GAD-FT-027. Así mismo se

incluyó el proceso para adquirir bienes en la Bolsa Mercantil.

9 10/11/2014

Se modificó el procedimiento en los Capítulos 3. CondicionesGenerales; numeral 3.11 Reglas de carácter general, numeral 4, aligual se ajustó la redacción en los puntos de control; el Capítulos 4.Desarrollo, se modificó los flujogramas “Desarrollo procesoscontractuales bajo la modalidad mínima cuantía” y “Desarrolloprocesos contractuales de adquisición de bienes y/o servicios a travésde la bolsa de productos”.


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PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPAPRECONTRACTUAL

GESTIÓN DEADQUISICIONES

GAD-PD-001Versión Página No.

República de Colombia 9 2 de 37


TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ................................................................................................. 2

2.

ALCANCE .................................................................................................. 2

3.

CONDICIONES GENERALES ................................................................... 2

4.

DESARROLLO ........................................................................................ 16

5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ......................................................... 37

1. OBJETIVO

Describir los lineamientos y mecanismos por medio del cual se ha de seleccionar losproponentes con los cuales se pretende satisfacer las necesidades de bienes, obras yservicios requeridos por la Entidad y posteriormente celebrar un contrato.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento está comprendido desde la ejecución del plan anual deadquisiciones aprobadas o los requerimientos autorizados por los ordenadores del gasto,

hasta la adjudicación del contratista, dentro de este marco, se debe encausar elestablecimiento claro, preciso y concreto de la pretensión administrativa.

3. CONDICIONES GENERALES

Se debe tener presente, el inciso 2, numeral 7.4.1 y el numeral 7.4.2 de la norma NTCGP1000:2009, El Manual de Contratación de la Entidad, la ley 80 de 1993, ley 1150 de2007, ley 1474 de 2011, decreto 019 de 2012, decreto 1510 de 2013 y demás normasque modifican, complementan y reglamentan el Estatuto General de Contratación Estatalpara realizar una evaluación y selección objetiva de los proveedores con su capacidadpara suministrar bienes, obras y servicios de conformidad con las reglas prestablecidaspor la entidad.

3.1 MODALIDADES DE SELECCIÓN

3.1.1. Licitación pública

3.1.2. Selección abreviada


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Mínima Cuantía un (1) día y solo se evaluará la oferta más económica. De igual forma la

manifestación de interés en participar de los posibles proponentes solo aplica para loscasos de Selección Abreviada menor cuantía.

En la Licitación Pública, se realizan obligatoriamente las siguientes audiencias:

Audiencia de asignación de riesgos Audiencia de Adjudicación

En caso de requerirse a solicitud de un interesado, se podrá adelantar audiencia paraprecisar el contenido y alcance del pliego de condiciones, la cual debe efectuarse en laaudiencia de asignación de riesgos.

NOTA 2: Para la realización de procesos en la modalidad de contratación directa(interadministrativos), la Entidad dará cumplimiento a lo establecido en la normatividadvigente y requerirá de Estudios y documentos previos, acto administrativo que justifiquela contratación, verificación de boletín de responsables fiscales, antecedentesdisciplinarios y documentación relacionada con nombramiento del ordenador del gasto,fotocopia cedula representante legal u ordenador de gasto, y resolución que faculta acontratar al representante legal y/o persona delegada para firmar el contrato.

3.2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Conforme a la normatividad vigente, el Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general decompras al que se refiere el artículo 74 de la ley 1474 de 2011 y el plan de compras al

que se refiere la ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractualque las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos deldecreto 1510 de 2013.

Es una herramienta de planeación y gestión en el cual se plasma la programación conanticipación de la gestión de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidadrealizara para su funcionamiento durante un periodo fiscal determinado. Debe estaracorde con la visión de la entidad y los recursos presupuestales asignados.

En el plan anual de adquisiciones, se estiman las necesidades de la entidad y se planeanactividades y recursos en cuanto a la adquisición y la asignación de bienes y serviciospreviamente cotizados y justificados.

La proyección del plan anual de adquisiciones del año inmediatamente anterior, seempieza a elaborar en el último trimestre del año inmediatamente anterior, para lo cual elGrupo Administrativo emitirá los lineamientos y directrices para su elaboración.

3.3. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboración del proyecto de


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pliego de condiciones y el contrato de manera que los proponentes pueden valorar

adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como el de la distribuciónde riesgos que esta propone, deben permanecer a disposición del público durante eldesarrollo del Proceso de Contratación y contener los elementos establecidos por elrégimen de la contratación estatal.

3.4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera ypresupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible ylibre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene el valor que la leyle ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometaapropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad

presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esaobligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

3.5. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

La entidad, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de maneramotivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación,selección abreviada y concurso de méritos. Para la contratación directa se dará aplicacióna lo señalado en el régimen de la contratación estatal:

El acto administrativo contendrá como mínimo la siguiente información:

El objeto de la contratación a realizar La modalidad de selección que corresponda a la contratación El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se

llevarán a cabo las audiencias que correspondan El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de

condiciones y los estudios y documentos previos La convocatoria para las veedurías ciudadanas El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas

orgánicas correspondientes Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las

modalidades de selección

3.6. CONTENIDO MINIMO DEL PLIEGO DE CONDICIONES:

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación,selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramentelos requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuandomenos:


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La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato,

identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible ode lo contrario con el tercer nivel del mismo La modalidad del proceso de selección y su justificación Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos

cuando a ello haya lugar Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para

la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudica-

ción del contrato Las causas que dan lugar a rechazar una oferta El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe

haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe teneren cuenta los rendimientos que este pueda generar

Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgoentre las partes contratantes

Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones

están cubiertos por un Acuerdo Comercial Los términos, condiciones y minuta del contrato Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas El Cronograma

No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo algunade las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diezpor ciento (10%) de la menor cuantía, en éste caso se realizará una Invitación Pública.

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas expedidasantes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

Se puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término parala presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las7:00 p.m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentarofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues deconformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.

Para los Procesos desarrollados bajo la modalidad de Licitación Pública, se daráaplicación a lo establecido en el artículo 89 de la ley 1474 de 2011, que dice: “Artículo 89.Expedición de adendas. El inciso 2° del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993quedará así: “Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitudde un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de suvencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso


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no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene

previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término delmismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles yhorarios laborales”.

3.7. PUBLICIDAD EN EL PORTAL DE CONTRATACION PÚBLICA

En el Portal Único de Contratación Pública, se publicaran oportunamente los documentosdel proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3)días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatariodel Proceso de Contratación.

En los procesos de contratación directa, se publica el acto administrativo que justifica la

selección del contratista, los estudios y documentos previos, el contrato y el acta deliquidación.

Para los procesos de adquisición de bines y/o servicios a través de Acuerdos Marcos, sedará cumplimiento a los lineamientos que la AGENCIA NACIONAL DE COLOMBIACOMPRA EFICIENTE, emita para tal fin.

3.8. AVISO DE CONVOCATORIA

Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada yconcurso de méritos, se publicará en el Portal Único de Contratación Pública un aviso deconvocatoria con la siguiente información:

El nombre y dirección de la Entidad Estatal La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a

los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico endonde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso deContratación

El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir La modalidad de selección del contratista El plazo estimado del contrato La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma

de presentación de la misma El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal

cuenta con la disponibilidad presupuestal Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de

Contratación Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación El Cronograma La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso


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En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mí-

nima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del avisode convocatoria en el Portal Único de Contratación Pública.

3.9. ASPECTOS IMPORTANTES DE INTERES EN EL DESARROLLO DE LAETAPA PRECONTRACTUAL

El área interesada deberá enviar las solicitudes de trámite contractual con la antelaciónque a continuación se relaciona, según corresponda:

TRAMITE TERMINO APROXIMADO

Licitación Publica 2.5 meses

Concurso de Méritos 3 mesesSelección Abreviada 2 meses

Contratación de Mínima Cuantía 10 días hábiles

Contratación Directa 10 días hábiles

3.10. BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS ATRAVÈS DE LA BOLSA DEPRODUCTO

Pasos para la Negociación

1. Verificación de la inscripción de los productos o servicios a adquirir en el SIBOL.La Defensa Civil Colombiana entregara a la Bolsa Mercantil los bienes y/o servicios decaracterísticas técnicas uniformes y de común utilización a adquirir para que se realice laverificación de creación de estos productos en el Sistema de Información de dichaEntidad.

El Departamento Técnico de la Bolsa verifica e informa si los bienes o servicios seencuentran inscritos en la Bolsa.

En caso en no encontrarse inscritos los bienes o servicios, deberá diligenciarse elFormato de Solicitud de Inscripción en SIBOL y la Ficha de Producto / Servicio

correspondiente con toda la información requerida para este efecto.La Bolsa cuenta con el Comité de Estándares, integrado por profesionales idóneos queverifican la viabilidad de la inscripción de bienes y servicios, conforme a los parámetroslegales y técnicos propios del bien o servicio, inscripción que posteriormente es aprobadapor la Junta Directiva.


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Ya inscrito el nuevo producto o servicio, se procede a surtir los pasos siguientes del

proceso.2. Diligenciamiento de la CARTA DE INTENCIÓN.

Es el documento donde se manifiesta por escrito la intención de adquirir a través de laBolsa Mercantil de Colombia S.A., bienes y/o servicios con características técnicasuniformes y de común utilización. Este documento será elaborado por el GrupoAdministrativo de la Entidad, mediante la cual se debe estipular como mínimo lassiguientes necesidades:

Objeto a contratar indicando las cantidades mínimas de bienes y/o servicios aadquirir, o el precio máximo a adquirir en caso de requerirse recibir más cantidades.

Presupuesto oficial para la adquisición de los bienes y/o servicios. Discriminar el valor, número (s) y fecha (s) de (los) Certificado (s) de Disponibilidad

(es) Presupuestal (es). Si el proceso se soporta con vigencias futuras se deberáindicar el número de la autorización de vigencias futuras, año y valor.

Precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la Bolsade Productos.

Determinar el porcentaje máximo de la comisión a pagar incluido IVA sobre el valorfinal en que se negocie la adquisición de los bienes y/o servicios.

Plazo del Contrato de Mandato o Comisión y Forma de Pago determinando lo que lecorresponde asumir.

Plazo de entrega de bienes y/o servicios y forma de pago. Requisitos Habilitantes Garantías Únicas de Cumplimiento Plazo del Contrato de Comisión

Este documento NO es de carácter contractual e incluye los datos relevantes de lanegociación que se pretende adelantar.

3. Estructuración de las FICHAS TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN Y DE PRODUCTOS OSERVICIOS, provisionales.

El Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana con base en las especificacionestécnicas entregadas por los dueños de los procesos y/o persona que requirió la compradel bien y/o servicio estructurara la Ficha de Negociación y Productos o Servicios.

Ficha técnica de negociación:

Es el documento que contiene todas las condiciones que requiere el mercado para lanegociación.

1. Claridad en el Objeto de la Negociación (lo que se pretende adquirir).2. Claridad en el Presupuesto Máximo de la Negociación (Neto).


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3. Requisitos de Participación (claros y enumerados – tipo Check List) conservando los

principios de Pluralidad y Proporcionalidad.4. Términos y forma de entrega del objeto de contratación.5. Tipo de Puja (Precio o Cantidad).

Mecanismos de puja:

a) Posturas sucesivas con disminución de precio unitario. Mediante este procedimientolas sociedades comisionistas miembros de la Bolsa efectuarán posturas de ventapujando el precio unitario a la baja.

b) Posturas sucesivas con aumento de cantidades sobre un mismo valor total de lanegociación. Mediante este procedimiento las sociedades comisionistas miembros dela Bolsa efectuarán posturas aumentando la cantidad de unidades que ofrecen enventa por un mismo valor total de la negociación.

Ficha técnica de producto / servicio:

Características técnicas detalladas del producto o servicio a adquirir, y que respalda lacalidad del mismo.

4. Verificación, aprobación y suscripción del contrato de comisión. Constitución de lasgarantías líquidas.

Selección de la Firma Comisionista

La Bolsa efectuará convocatoria pública a Comisionistas previamente inscritos, einteresados en actuar como mandatario dela Defensa Civil Colombiana en el proceso deadquisición, señalando el perfil, requisitos y publicando a través de la página web de laSecretaría de la Bolsa el proceso de selección.

Rueda de Bolsa para la Selección del Comisionista

De conformidad con el reglamento y procedimiento de la Bolsa, el Comisionistaseleccionado es aquel que oferta en rueda a través de una puja a la baja un porcentaje decomisión que se ajusta a través de la aplicación de los criterios estipulados por la EntidadEstatal (Defensa Civil Colombiana) que pueden ser la menor oferta, la media aritmética y/o geométrica y que por regla general es inferior al porcentaje calculado por la DefensaCivil Colombiana.

El proceso de selección del Comisionista se debe realizar dentro de un término nosuperior a quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en que haya finalizado laetapa de manifestación de interés, de conformidad con lo dispuesto en la Circular Únicade Rueda y Mercado de Compras Públicas.

OPERACIÓN DE MERCADO ABIERTO


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RUEDA DE NEGOCIACION: Es el procedimiento a través del cual los distintosproveedores representados por Comisionistas Vendedores mediante pujas a la baja,ofertan los distintos bienes y/o servicios debidamente codificados por la Bolsa. Comoresultado de la operación se acredita al Comisionista Vendedor mediante la expedición deuna boleta de negociación que se denomina Comprobante de Negociación Operación deMercado Abierto (papeleta).

La Bolsa Mercantil de Colombia S.A., adelantará la Rueda de Negociación para laadquisición de los Bienes y/o Servicios requeridos en la Carta de Intención, elaborando elo (los) correspondiente(s) Comprobante(s) de Negociación Operación de Mercado Abierto(Papeleta) por ítem.

Con fundamento en este Comprobante de Negociación Operación de Mercado Abierto(papeleta), la Defensa Civil Colombiana realizara los correspondientes registrosfinancieros.

La papeleta, contiene:

Fecha (DD/MM/AA): Es la fecha en que se realiza la rueda de negociación por parte de laBolsa Mercantil de Colombia S.A.

Operación No: Corresponde al número de la operación que adelantó la Bolsa Mercantilde Colombia S.A., para la adquisición de un bien y/o servicio y se empleará en el campode Número de la carpeta datos Administrativos.

Comprador: Hace referencia al Comisionista Comprador que se encuentrarepresentando a la Defensa Civil Colombiana para la adquisición de bienes y/o servicios.

Vendedor: Corresponde al Comisionista Vendedor que representa al o (los)proveedor(es) que van a suministrar los bienes y/o servicios a adquirir.

Producto: Es la descripción del bien o servicio.

Cantidad: Representa las cantidades adquiridas a través de la rueda de negociación.

Precio: Corresponde al precio unitario sin IVA de las cantidades adquiridas.

Detalle: En este campo se describen los valores resultantes de la negociación talescomo: Valor de la Negociación, IVA del Producto, costo del servicio de registro, IVA delservicio de registro, Comisión a pagar e IVA de la comisión, y el costo del servicio deAsiento en Cámara con su respectivo IVA.

TOLERANCIA DE NEGOCIACION


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El reglamento de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., contempla la posibilidad que se

adquieran hasta el 10% más de los bienes y/o servicios negociados en una operación,manteniendo el precio sin que sea necesario surtir una nueva rueda de negociación; esdecir, en caso de optar por esta posibilidad la Bolsa Mercantil de Colombia S.A. noexpedirá un nuevo Comprobante de Negociación Operación de Mercado Abierto(papeleta), por lo cual, se deberá suscribir un acta donde se relacionen los detalles de lanegociación resultante de la aceptación de la tolerancia. Dicha acta servirá de soportepara adicionar el compromiso y generar los pagos que se deriven de ella.En tal virtud, las Unidades Ejecutoras pueden solicitar esta tolerancia siempre y cuandoen la negociación realizada a través de rueda exista presupuesto disponible únicamentecon cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que el mismo en cada una deéstas cubra el valor del bien o servicio.

COSTOS DE NEGOCIACION

DISPONIBLE: Operación cuya entrega debe efectuarse dentro de los 30 días calendariosiguientes a la fecha en la que se realizó la operación.

Rubro Tarifa Disponible Aproximada Tipo de tarifa

Bolsa 0,265% + IVA Plena

Cámara 0,185% + IVA Plena

SCB Libre + IVA Plena

FORWARD: Operación cuya entrega debe realizarse después de 30 días calendariosiguientes a la fecha en la que se hizo la operación.

Rubro Tarifa ForwardAproximada Tipo de tarifa

Bolsa 0,30% + IVA Plena

Cámara 0,21% + IVAMenor a 1 año: Plena

Mayor a 1 año: AnualizadoTasa (Número de días / 360)

SCB Libre + IVA Plena

3.11. REGLAS DE CARÁCTER GENERAL

1. Teniendo en cuenta que los procesos contractuales son reglamentados en el Estatutode Contratación Pública, se dará aplicación a lo allí establecido dependiendo de lamodalidad de selección aplicada y cuantía del proceso.


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2. Así mismo, y toda vez que en el régimen de contratación, se establecen unosbeneficios que buscan promocionar y proteger la Industria Nacional, la Entidad daráaplicación y limitará sus procesos contractuales a Mipymes, de conformidad con lanormatividad antes citada.

3. El valor de tasa representativa del mercado para limitar los procesos contractuales aMipymes, se fijará por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y debe serconsultado en la página del Portal Único de Contratación Pública.

4. Para efectuar la evaluación de la protección a la industria nacional, se tomaran loslineamientos establecidos en el marco normativo vigente.

5. Los Estudios y Documentos previos, serán elaborados por el Grupo Administrativo dela entidad, basado en la Ficha Técnica y Estudio Mercado allegado por ladependencia que solicita el bien, servicio u obra.

6. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y política cero papel, seseguirán las siguientes reglas, así:

a) En los pliegos de condiciones definitivos se solicitará la presentación de ofertasutilizando el papel por ambas caras

b) Se reutilizará el papel para la impresión de correos electrónicos que sirvan deevidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa precontractual (Expediente)

c) No se imprimirá el Proyecto de Pliego de Condiciones, este deberá ser consultadoen el portal único de contratación pública y revisado en la pantalla del computador

d) Se utilizará la red interna para compartir información que evite impresionesinnecesarias

e) Hacer el uso de correo electrónico para él envió de comunicaciones entredependencias y comités evaluadores, así como también solo se debe imprimir loestrictamente necesario que sea soporte legal

7. El formato GAD-FT-016 Control Proponentes / Llamadas/ AsistenciaAudiencias/Recibo de Propuestas, se diligenciará en forma obligatoria en lossiguientes casos:

a) Audiencias Públicasb) Cierres de Procesos – Entrega de propuestas por parte de los proponentes

8. El formato GAD-FT-011 Listado de verificación documentos contractuales etapaprecontractual: Será utilizado como lista de verificación de documentos en losprocesos contractuales para todas las modalidades.


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El desarrollo de las demás causales de selección que no fueron descritas en el numeral

del presente manual de procedimientos se regirá por la normatividad vigente que regulalos aspectos contractuales.

El procedimiento para la contratación por acuerdo marco de precios, será definido porColombia compra eficiente, conforme al artículo 49 del decreto 1510 de 2013.

PUNTOS DE CONTROL ©

© Lista de Verificación de documentos contractuales: Existe una única lista deverificación de documentos la cual será utilizada como herramienta que ayuda arealizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la etapa precontractual, en el cualse puede verificar que en el expediente del proceso de contratación para adquirir

bienes, servicios u obras, se encuentran todos los documentos exigidos por lanormatividad vigente que rige la contratación estatal; en estos formatos se debenregistrar los datos relacionados con el número de proceso, objeto, contratista,cuantía, etc., así como el número de folio donde se ubica cada documento.

© Evaluación de propuestas por parte de los comités: En esta actividad la entidadevalúa con respecto al pliego de condiciones los criterios de selección del contratistaverificando que se cumplan los aspectos jurídicos, económicos y técnicos, exigidos.Estas evaluaciones antes de ser publicadas son aprobadas por el Comité deLicitaciones y Contratos, quienes recomiendan al Director General u ordenadores degasto adjudicar. (Manual de Contratación DCC-MG-002).

© Publicación de Documentos: La publicidad en los proceso de contratación se debehacer en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, cuyo sitio web seráindicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros: elproyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en quese podrán consultar los estudios y documentos previos.

Así mismo, deben publicarse las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego ypliego de condiciones definitivo que presenten los posibles oferentes y el documentoque contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

El principal objetivo de la publicación de los documentos es garantizar latransparencia, la publicidad en la selección de los contratistas particulares y realizarlos ajustes a los pliegos de condiciones que garanticen la mejor selección de bienes,

servicios u obras de acuerdo con los requerimientos de la Entidad.

© Estudio de Mercado (cotizaciones) y/o Análisis Costos Históricos (Análisis delSector): El Estudio de mercado (Cotizaciones) y el análisis de Costos Históricos(información que hace parte integral de los Estudios y Documentos Previos), seconsolidan como información fuente para establecer el presupuesto del proceso enaras de poder cuantificar económicamente su valor y evitar declaratorias de desiertopor presupuesto insuficiente.


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© Ficha Técnica: Es el documento que remiten las dependencias que crean la

necesidad para la adquisición de bienes, obras o servicios, en la que se describen lascaracterísticas técnicas en forma detallada.

© El documento de comprobante de negociación operación de mercado abierto(papeleta) para el caso de adquisiciones realizadas a través de la bolsamercantil: Debe estar debidamente diligenciado y firmado por los Comisionistas y laBolsa. Este documento es expedido por las Bolsas de Productos de acuerdo con elrégimen y reglamento aplicable para adquisiciones a través de éstas.


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4. DESARROLLO

Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de licitación pública

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, elGrupo Administrativo solicitaráa las dependencias u oficinasque solicitaron la adquisiciónde bienes, servicios u obra,alleguen la ficha técnica yestudio de mercado.

SubdirecciónAdministrativa

Plan Anual deadquisicionesFicha Técnica

Detallada.Estudio de Mercado

(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien, obra o servicio aadquirir, incluyendo la forma depago, el lugar y el plazo deentrega de los bienes, obras o

servicios requeridos, entreotros aspectos que considererelevantes.

La dependenciaque crea lanecesidad

Ficha técnicaGAD-FT-022

Se identifican los factoresobjetivos y concretos que sehan de considerar en elproceso de selección. ©

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Estudios yDocumentos previos

GAD-FT-007

Documento mediante el cual secertifica que existe apropiaciónsuficiente y libre de afectación

para atender los desembolsosde la respectiva contratación,durante la vigencia fiscalcorrespondiente.

Grupo Financiero

Certificado de

DisponibilidadPresupuestal

Inicio

Ejecución PlanAnual de

Recepción de FichaTécnica

Elaboración de Estudiosy Documentos Previos

©

Certificado de


A


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Se elabora el proyecto depliego de condiciones donde seincluyen las condicionesgenerales para adelantar elproceso de selección. Estedocumento debe ser avaladopor los integrantes de loscomités evaluadores y AsesoraJurídica.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Proyecto de pliego decondiciones

Se publica Aviso deconvocatoria, Estudios ydocumentos Previos (GAD-FT-007) y Proyecto de pliego decondiciones con el fin de darpublicidad al proceso. ©

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Publicación en elportal único de

contratación

El acto administrativo pormedio del cual se ordenaoficialmente la apertura delproceso de selección.Es importante tener en cuentasi el proceso a solicitud de losinteresados debe limitarse aMipyme.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Resolución deApertura

Con base en las observacionespresentadas en la etapa deproyecto, se efectúan lascorrecciones pertinentes alpliego de condiciones definitivo,incluyendo las condicionesgenerales de selección.Durante el periodo depublicación del pliego decondiciones y hasta tres (3)días hábiles anteriores al cierre,se podrán expedir adendas.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Pliego de condicionesdefinitivo

Proyecto de Pliegode condiciones

Publicacióndocumentos ©


B

A

Pliego deCondiciones

Definitivo


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Se publica la resolución deapertura, el pliego decondiciones definitivo,respuestas a las observacionespresentadas al proyecto depliego ©.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Publicación en elPortal Único de

Contratación Publica

Después de publicado laresolución de Apertura y Pliegode Condiciones Definitivo, serealiza audiencia para precisarel Contenido del Pliego deCondiciones Definitivo y asignarlos riesgos previsibles dentro dela ejecución del objetocontractual.

GrupoAdministrativo

Acta de audienciaGAD-FT-023

Vencido el plazo de publicación,se cierra la convocatoria a lafecha y hora establecida parapresentar propuestas. El día delcierre se elabora Acta (GAD-

FT-023) la cual debe serpublicada en el Portal Único deContratación Pública.

GrupoAdministrativo

(Líder del

proceso)

Acta de cierreGAD-FT-023

Las propuestas y copia delpliego de condiciones definitivo,se remiten a los comitésevaluadores para que realicensu evaluación y emitanconcepto, éstas son publicadas.El término de evaluación,subsanación y traslado es decinco (5) días hábiles.

En esta etapa se convoca alComité asesor de Licitaciones yContratos para analizar losinformes de los comitésevaluadores. ©

ComitésEvaluadores y

GrupoAdministrativo

EvaluacionesDocumentosSubsanables

Audiencia Pública

Cierre deConvocatoria

B

Evaluación depropuestas

presentadas ypublicación ©

Publicacióndocumentos ©

C


19/37







Se convoca al Comité Asesorde Contratación para queanalicen los informes de loscomités evaluadores yrecomienden al ordenador delgasto la adjudicación odeclaratoria de desierta delrespectivo proceso.

Comité Asesor yGrupo

Administrativo

Acta derecomendaciónGAD-FT-023

La Adjudicación del Proceso sehace en audiencia pública, enella se da lectura de laresolución de adjudicación; endicha audiencia se elabora acta(GAD-FT-023).

GrupoAdministrativo

Resolución deAdjudicación y actade audiencia (GAD-

FT-023).

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser verificada por el líder delproceso durante el desarrollode la etapa precontractual y

diligenciada en el momento dedar trámite a la etapacontractual. ©

GrupoAdministrativo

(Líder del

proceso)

Lista documentos deverificación.GAD-FT-011

Audiencia deAdjudicación oDeclaratoria de

Desierto

DiligenciamientoLista de

Documentos de

Verificación ©

C

Recomendación deAdjudicación oDeclaratoria de

Desierto

Fin


20/37






Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de selección abreviada de

menor cuantía


Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, el GrupoAdministrativo solicitará a lasdependencias u oficinas quesolicitaron la adquisición de

bienes, servicios u obra, alleguenla ficha técnica y estudio demercado.



Detallada.

Estudio de Mercado(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien, obra o servicio aadquirir, incluyendo la forma depago, el lugar y el plazo deentrega de los bienes, obras oservicios requeridos, entre otrosaspectos que considere

relevantes. ©



Se identifican los factoresobjetivos y concretos que se hande considerar en el proceso deselección. ©

GrupoAdministrativo


GAD-FT-007

Documento mediante el cual secertifica que existe apropiaciónsuficiente y libre de afectaciónpara atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscal

correspondiente.

Grupo FinancieroCertificado deDisponibilidadPresupuestal

Inicio


Adquisiciones

Elaboración fichaTécnica ©

Estudios yDocumentos Previos

©

Certificado deDisponibilidadPresupuestal

A


21/37







Se elabora el proyecto de pliegode condiciones donde se incluyenlas condiciones generales paraadelantar el proceso de selección.Este documento debe ser avaladopor los integrantes de los comitésevaluadores y Asesora Jurídica.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Proyecto de pliego decondiciones

Se publica aviso de convocatoria,Estudios y documentos Previos(GAD-FT-007) y Proyecto con elfin de dar publicidad al proceso. ©

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Publicación en elportal único de

contratación

Es el acto administrativo pormedio de cuál se ordenaoficialmente la apertura delproceso de selección. Esimportante tener en cuenta si elproceso por solicitud de losinteresados debe ser limitadoMipymes.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Resolución.

Se corrige el proyecto y seelabora el pliego de condicionesdefinitivo con las condicionesgenerales de selección. Duranteel periodo de publicación delpliego y cierre del proceso hastael día hábil antes del cierre sepueden expedir adendas.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Pliego de condicionesdefinitivo

Se publica la resolución deapertura, el pliego de condicionesdefinitivo, respuestaobservaciones entre otros paradarle publicidad al proceso.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)



Publicación dedocumentos ©

Pliego deCondiciones

Definitivo

A

B

Proyecto de Pliegode Condiciones


Publicación deDocumentos en el

Portal Único de

ContrataciónPublica ©


22/37







Recibidas las cartas de intenciónen participar y realizado el sorteo,se conforma la lista de posiblesoferentes (GAD-FT-023). – Si sellegase a presentar más de 10posibles proponentes la Entidadse reserva el derecho de realizarsorteo.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Lista de posiblesoferentes

GAD-FT-023

Vencido el plazo de publicación,se cierra la convocatoria a lafecha y hora establecida parapresentar propuestas. El día delcierre se elabora Acta (GAD-FT-023) la cual debe ser publicada enel Portal Único de ContrataciónPública.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)


Las propuestas y copia del pliegode condiciones definitivo, seremiten a los comités evaluadorespara que realicen su evaluación yemitan concepto y estas sonpublicadas. Para el caso deSelección Abreviada el tiempopara evaluar es de tres (3) días,igual término para la publicación ytiempo de subsanar por parte delos oferentes.En esta etapa se convoca alComité Asesor de Licitaciones yContratos para analizar losinformes de los comitésevaluadores. ©

ComitésEvaluadores

Evaluaciones

Vencido el término para subsanarlos comités emiten concepto finaly se convoca al Comité deLicitaciones y Contratos pararealizar el análisis de los informesde los comités evaluadores yrecomendar al ordenador delgasto la adjudicación odeclaratoria de desierta delproceso.

Comité Asesor yGrupoAdministrativo

Acta derecomendaciónGAD-FT-023

CierreConvocatoria

B

Lista de PosiblesOferentes

Evaluación de las

PropuestasPresentadas yPublicación ©

Recomendaciónde Adjudicación o

Declaratoria deDesierto

C


23/37







Con base en la recomendaciónefectuada por el Comité Asesorde Licitaciones y Contratos seprocede a elaborar acta (GAD-FT-023) y acto de adjudicación parasuscribir contrato.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Resolución deAdjudicación y actade audiencia (GAD-

FT-023).

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser verificada por la líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento de dartrámite a la etapa contractual. ©

GrupoAdministrativo

Lista documentos deverificación

GAD-FT-011

Diligenciamientolista de

documentos deVerificación ©

C

Adjudicación oDeclaratoria de

Desierto

Fin


24/37






Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de contratación directa


Con base en el Plan anual deadquisiciones aprobado, elGrupo Administrativo solicitará alas dependencias u oficinas querequirieron la adquisición debienes, servicios u obras,

alleguen la ficha técnica yestudio de mercado, cuando aello hubiere lugar.



Detallada.

Estudio de Mercado(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien, obra o servicio aadquirir, incluyendo la forma depago, el lugar y el plazo deentrega de los bienes, obras oservicios requeridos, entre otrosaspectos que considererelevantes. ©

La dependenciaque crea lanecesidad.


Se identifican los factoresobjetivos y concretos que se hande considerar en el proceso deselección.

La dependencia quecrea la necesidad del

bien o servicio yGrupo Administrativo


GAD-FT-007

Documento mediante el cual secertifica que existe apropiaciónsuficiente y libre de afectaciónpara atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscal

correspondiente.


Inicio


Adquisiciones

Elaboración FichaTécnica ©

Estudios yDocumentos Previos


A


25/37







Para todas las causales decontratación directa se elaboraacto administrativo deJustificación de contratación aexcepción de la contratacióndirecta por prestación deservicios profesionales y deapoyo a la gestión.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Acto administrativo deJustificación

Revisión de documentos paradar trámite a elaboración minutacontrato.

GrupoAdministrativo(Líder designadopara el proceso)

Varios Dependiendode la Causal deContratación.

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser revisada por el líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento dedar trámite a la etapa contractual. ©

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)


GAD-FT-011

Acto Administrativo justificación de

Contratación Directa

RevisiónDocumentos

A

Diligenciamientolista de documentos

de Verificación ©

Fin


26/37






Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad mínima cuantía


Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, el GrupoAdministrativo solicitará a lasdependencias u oficinas querequirieron la adquisición debienes, servicios u obras,

alleguen la ficha técnica y estudiode mercado.


Plan de ComprasFicha Técnica


(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien, obra o servicio aadquirir, incluyendo la forma depago, el lugar y el plazo deentrega de los bienes, obras oservicios requeridos, entre otrosaspectos que considererelevantes. ©

La dependenciaque crea lanecesidad.


Se identifican los factoresobjetivos y concretos que se hande considerar en el proceso deselección. © El Estudio deMercado (Cotizaciones y/oAnálisis son el fundamentoeconómico que justifica elpresupuesto del Proceso.

La dependenciaque crea la

necesidad del bieno servicio y Grupo

Administrativo


GAD-FT-007


para atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscalcorrespondiente.

Grupo Financiero

Certificado de


A

Inicio


Adquisiciones


Estudios yDocumentos

Previos ©

Certificado de



27/37







Se elabora una invitación pública enla cual se establecen los requisitoshabilitantes.

Grupo Administrativo(Líder del proceso) Invitación Pública

Se publican los estudios y documentosprevios (GAD-FT-007) junto con lainvitación pública con el fin de darpublicidad al proceso. En esta fase deldesarrollo del proceso los proponentespodrán observar los requisitos de lainvitación pública y la Entidad deberá dar

respuesta y publicar dicho documento enel portal de contratación pública, asímismo si dichas observaciones modificanla invitación se debe realizar adenda y/ocomunicado.

Grupo Administrativo(Líder del proceso)

Publicación en el PortalÚnico de Contratación

Publica

Vencido el plazo de publicación, se cierrala convocatoria a la fecha y horaestablecida para presentar propuestas.

Grupo Administrativo(Líder del proceso)


Se verificaran los requisitos habilitantesexclusivamente al proponente que oferte elprecio más bajo, para lo cual, se tendránen cuenta las reglas de subsanabilidadestablecidas en el parágrafo 1, artículo 5°de la ley 1150 de 2007. En caso de queéste no cumpla con los mismos, procederá

la verificación del proponente ubicado ensegundo lugar y así sucesivamente. De nolograrse la habilitación, se declararádesierto el proceso.

En caso de empate a menor precio, laentidad adjudicará a quien haya allegadoprimero la oferta entre los empatados,según el orden de entrega de las mismas.

©

De igual manera se dará estrictaaplicación a lo establecido en el artículo 27del decreto 1510 de 2013, que dice:“Artículo 27 Comité evaluador…Laverificación y la evaluación de las ofertaspara la mínima cuantía será adelantada

por quien sea designado por el ordenadordel gasto sin que se requiera un comitéplural.”, no siendo necesaria la expediciónde un acto administrativo esta evaluaciónpodrá ser realizada por integrantes delGrupo Administrativo, Asesores JurídicosExternos si existen o cualquier otroservidor público que tenga el conocimientopara efectuarla.

ComitésEvaluadores

Evaluaciones

Elaboración deInvitación Pública

A

Publicación deDocumentos en el

Portal Único de

Contratación Publica ©


Evaluación de lapropuesta

presentada con elmenor precio yPublicación ©

B


28/37







Comunicación de aceptación dela oferta o de declaratoria dedesierta. Mediante lacomunicación de aceptación de laoferta, la Entidad manifestará laaceptación expresa eincondicional de la misma, losdatos de contacto de la Entidad y

del supervisor o interventordesignado, si a ello hubiere lugar.Con la publicación de lacomunicación de aceptación en elPortal Único de ContrataciónPublica el proponenteseleccionado quedará informadode la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse laadjudicación, la entidad declararádesierto el proceso mediantecomunicación motivada que sepublicará en el Portal Único deContratación Pública. Si hubiereproponentes, el término parapresentar el recurso de reposicióncorrerá desde la notificación delacto correspondiente.

GrupoAdministrativo

(Líder del proceso)

Comunicación deaceptación de oferta,

o declaratoria dedesierta.

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser revisada por el líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento dedar trámite a la etapa contractual.

©

GrupoAdministrativo



GAD-FT-011

Comunicación deAceptación odeclaratoria

desierta de Oferta

B

DiligenciamientoLista de

Documentos deVerificación ©

Fin


29/37






Desarrollo procesos contractuales de adquisición en grandes superficies cuando

se trate de mínima cuantía


Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, el GrupoAdministrativo solicitará a lasdependencias u oficinas querequirieron la adquisición debienes alleguen la ficha técnica.




(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien, identificado con el cuartonivel de clasificador de bienes yservicios, la forma de pago, ellugar y el plazo de entrega de losbienes requeridos. ©




para atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscalcorrespondiente.

Grupo Financiero

Certificado de


Se elabora una invitación quedebe estar dirigida a por lo menosdos (2) Grandes Superficies ydebe contener: a) la descripcióntécnica, detallada y completa delbien, identificado con el cuartonivel del Clasificador de Bienes yServicios; b) la forma de pago; c)el lugar y plazo de entrega de los

bienes; d) el plazo para la entregade la cotización que debe ser deun (1) día hábil; d) la forma y ellugar de presentación de lacotización, y e) la disponibilidadpresupuestal.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Invitación Pública

A

Inicio


Adquisiciones


Certificado deDisponibilidad

Presupuestal

Elaboracióninvitación pública


30/37







Se realiza la publicación de lainvitación a cotizar. ©

GrupoAdministrativo




Vencido el plazo de publicación,se cierra el proceso, a la fecha yhora establecida para presentarcotización.

GrupoAdministrativo



Se evaluarán las cotizacionespresentadas y se seleccionará aquién con las condicionesrequeridas, ofrezca el menorprecio del mercado, se aceptarála mejor oferta.

En caso de empate a menorprecio, la entidad aceptará laoferta que haya sido presentadaprimero en el tiempo.

Comité Económicoevaluador Evaluación

Comunicación de aceptación dela oferta o de declaratoria dedesierta. Mediante lacomunicación de aceptación de laoferta, la Entidad manifestará laaceptación expresa eincondicional de la misma, losdatos de contacto de la Entidad ydel supervisor o interventordesignado, si a ello hubiere lugar.Con la publicación de lacomunicación de aceptación en elPortal Único de Contratación

Publica el proponenteseleccionado quedará informadode la aceptación de su oferta.

GrupoAdministrativo


Comunicación deaceptación de oferta,

o declaratoria dedesierta

A

Publicación deDocumentos ©


Evaluación de lapropuesta

presentada con elmenor precio y

publicación

B

Comunicación deaceptación de

oferta, odeclaratoria de

desierta


31/37







En caso de no lograrse laadjudicación, la entidad declararádesierto el proceso mediantecomunicación motivada que sepublicará en el Portal Único deContratación Pública. Si hubiereproponentes, el término parapresentar el recurso de reposición

correrá desde la notificación delacto correspondiente.

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser revisada por el líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento dedar trámite a la etapa contractual. ©

GrupoAdministrativo



GAD-FT-011

B

Diligenciamientode la lista de

documentos deverificación ©

Fin


32/37






Desarrollo procesos contractuales de adquisición de Bienes y/o Servicios a travésde la Bolsa de Productos.


Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, el GrupoAdministrativo solicitará a lasdependencias u oficinas que

requirieron la adquisición debienes alleguen la ficha técnica.




(Cotizaciones)

La dependencia que crea lanecesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien y/o servicio, identificandola forma de pago, el lugar y elplazo de entrega de los bienesrequeridos. ©



Documento mediante el cual secertifica que existe apropiación

suficiente y libre de afectaciónpara atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscalcorrespondiente.


La Defensa Civil Colombiana através del Grupo Administrativoentrega a la Bolsa Mercantil ellistado de los bienes y/o serviciosa adquirir para realizar lainscripción y verificación de loscódigos.

GrupoAdministrativo

(Líder delproceso)

Correo Electrónico

A

Inicio


Adquisiciones

Elaboración FichaTécnica


Verificación de laInscripción de

Productos


33/37







Se elabora carta de intención deadquirir los bienes y/o serviciosa través de la Bolsa Mercantilsuscrita por el ordenador delgasto.

GrupoAdministrativo

(Líder del proceso)Carta de Intención

El Grupo Administrativo de laDefensa Civil Colombiana con

base en las especificacionestécnicas formulados por ladependencia, dueño de procesoy/o persona que formula elrequerimiento elabora fichastécnicas de negociación y deproductos y/o servicios.

GrupoAdministrativo


Fichas Técnicas deNegociación yProductos y/o

Servicios

Se envía a los comitésevaluadores y estructuradoreslas Fichas Técnicas en aras deque formulen sus aportes desdeel ámbito de sus competencias y

seguidamente se toman lasrecomendaciones ©

ComitésAsesor de

Licitaciones yContratos y

Estructuradores yEvaluadores

Fichas Técnicas deNegociación yProductos y/o

Servicios

La Bolsa efectuará convocatoriapública a Comisionistaspreviamente inscritos, einteresados en actuar comomandatario de la Defensa CivilColombiana en el proceso deadquisición, señalando el perfil,requisitos y publicando a travésde la página web de la

Secretaría de la Bolsa elproceso de selección.

Bolsa Mercantil deProductos

Contrato de Comisión

A

DiligenciamientoCarta de Intención

Elaboración de

Fichas Técnicas deNegociación yproductos y/o

servicios y Estudios yDocumentos Previos

Aprobación deComités

Estructuradores yEvaluadores de las

Fichas Técnicas ©

B

Selección de lafirma comisionista

(Rueda deNegociación)


34/37







Es el procedimiento a través delcual los distintos proveedoresrepresentados por ComisionistasVendedores mediante pujas a labaja, ofertan los distintos bienesy/o servicios debidamentecodificados por la Bolsa. Comoresultado de la operación seacredita al Comisionista Vendedor

mediante la expedición de unaboleta de negociación que sedenomina Comprobante deNegociación Operación deMercado Abierto (papeleta). ©

Bolsa Mercantil deProductos

Comprobante deNegociaciónOperación de

Mercado Abierto(papeleta)

La lista de documentos deverificación (GAD-FT-011) debeser revisada por el líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento de

dar trámite a la etapa contractual. ©

GrupoAdministrativo



GAD-FT-011

B

Operación deMercado Abierto

(Rueda deNegociación) ©

Fin




35/37






Desarrollo procesos contractuales de adquisición de Bienes y/o Servicios a travésde Acuerdo Marco de Precios – Colombia Compra Eficiente


Con base en el Plan Anual deadquisiciones aprobado, el GrupoAdministrativo solicitará a lasdependencias u oficinas querequirieron la adquisición debienes alleguen la ficha técnica.




La dependencia que crea la

necesidad, elaborará una fichatécnica (GAD-FT-022) con ladescripción detallada completadel bien y/o servicio, identificandola forma de pago, el lugar y elplazo de entrega de los bienesrequeridos. ©



Documento mediante el cual secertifica que existe apropiaciónsuficiente y libre de afectaciónpara atender los desembolsos dela respectiva contratación,durante la vigencia fiscalcorrespondiente.


A través del aplicativo ColombiaCompra Coupa, con el perfil de“Comprador” se solicita lacotización del respectivo bien oservicio requerido por la entidad ydel cual exista acuerdo marco deprecios suscrito.

La dependenciaque crea la

necesidad del bieno servicio y Grupo

Administrativo

Solicitud CotizaciónGenerada por el

aplicativo

Se identifican las causales por lascuales se opta por contratar através de un acuerdo marco de

precios (decreto 1510/2013), asímismo se incluye la cotizaciónenviada por los proveedores quesuscribieron el acuerdo marco deprecios.

La dependenciaque crea lanecesidad del bieno servicio y Grupo

Administrativo


GAD-FT-007

A

Inicio


Adquisiciones

Elaboración FichaTécnica

Certificado deDisponibilidad

Presupuestal

Solicitud Cotizacióna Colombia Compra

Coupa

Elaboración

Estudios yDocumentos

Previos


36/37







Una vez realizado el estudioprevio y teniendo en cuenta lacotización más económica, seprocede a generar orden decompra con el perfil de“Comprador” para queposteriormente sea aprobadapor el Ordenador del gasto con

su respectivo perfil.Lo anterior, de conformidad conel artículo 46 y s.s. del decreto1510/2013.

GrupoAdministrativo

(Líder del procesoy Jefe del Grupo)

Orden de Compragenerada por el

aplicativo

Una vez se ha generado laorden de compra por el perfil del“comprador” ésta se remiteautomáticamente al ordenadordel gasto (Director General)para que ésta sea aprobada.

Ordenador delGasto

Orden de Compraaprobada por el

ordenador del gasto.

La lista de documentos de

verificación (GAD-FT-011) debeser revisada por el líder delproceso durante el desarrollo dela etapa precontractual ydiligenciada en el momento dedar trámite a la etapacontractual. ©

GrupoAdministrativo



GAD-FT-011

A

Generación Ordende Compra paraaprobación delOrdenador del

Gasto

Aprobación Orden deCompra por parte delOrdenador del Gasto



Fin


37/37





5. DOCUMENTOS RELACIONADOSNOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO

Constitución Política de Colombia

Código de Comercio ColombianoCódigo de Procedimiento Administrativo y de loContencioso AdministrativoLey 80 de 1993

Ley 816 de 2003

Ley 1150 de 2007

Decreto 1510 de 2013Ficha técnica GAD-FT-022Estudios y documentos Previos GAD-FT-007Control Proponentes / Llamadas/ AsistenciaAudiencias/Recibo de Propuestas GAD-FT-016

Acta reunión Gestión de Adquisiciones GAD-FT-023

Listado de verificación documentos contractuales GAD-FT-011

Pliego definitivo de condiciones (Plantilla)

Adenda (Plantilla)

Comunicado de Aceptación (Plantilla)

Proyecto de pliego de condiciones (Plantilla)Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Resolución (Plantilla)

Publicación en el portal único de contratación

Evaluaciones

desarrollo etapa pre contractual dcc.pdf

Documents