desarrollo etapa contractual dcc.pdf

8/17/2019 Desarrollo Etapa Contractual DCC.pdf

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La Institución Social y Humanitaria más Grande del Paíswww.defensacivil.gov.co

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO

ETAPA CONTRACTUAL

GAD – PD – 002

Elaboró: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

__________________________________________________Gloria Angélica Riveros Vega

Revisó: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________TC. Félix Gabriel Aponte Castro

Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________

Mayor General (r) Miguel Ernesto Pérez Guarnizo

CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción

1 09/09/2008 Creación

2 15/07/2009 Modificación del procesos en condiciones generales y formatos

3 24/05/2010 Modificación al procedimiento de acuerdo con las normas vigentes

4 25/06/2010 Se incluyeron puntos de control al procedimiento

5 24/10/2011Actualización lista de documentos relacionados e inclusión tramitecontratación mínima cuantía

6 30/10/2012Actualización de acuerdo con las normas vigentes y Plan de EficienciaAdministrativa que aplica a este procedimiento.

7 11/02/2013Se actualiza el procedimiento por reemplazar el formato acta de reciboa satisfacción por el formato certificación de recibo a satisfacción.

8 13/03/2014

Se actualiza el procedimiento incluyendo los tipos de contratos asuscribir a través de Bolsa de productos y acuerdo marco; elaboraciónde informes de ejecución del contrato; forma de pago en contratossuscritos por Bolsa Mercantil; eliminación formato GAD-FT-008Aprobación de Garantías y se realizó actualización de las normas

contractuales.

9 10/11/2014

Se modificó el procedimiento en los Capítulos 3. CondicionesGenerales; numeral 3.5 Trámite para pago, se ajustó la redacción enlos puntos de control; el Capítulo 4. Desarrollo, se modificó ajusto elflujograma en lo relacionado con la actividad recibo de documentos.


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PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

GESTION DEADQUISICIONES

GAD-PD-002Versión Página No.

República de Colombia 9 2 de 14


TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................. 2

2. ALCANCE .............................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................... 2

4. DESARROLLO .................................................................................... 11

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................... 14

1. OBJETIVO

Continuar con la ejecución del contrato producto del proceso de selección y verificar elcumplimiento de las obligaciones del contratista.

Lograr una ejecución sin inconvenientes y sólida que garantice el cumplimiento del plan decompras en procura de los intereses institucionales y el cumplimiento de los finesesenciales del Estado.

2.ALCANCE

Desde la elaboración del contrato, perfeccionamiento, ejecución y pago.

3. CONDICIONES GENERALES

La concepción general del contrato estatal señalada por el artículo 32 de la ley 80 de1993, pueden definirse como aquellos actos jurídicos fundados en acuerdos devoluntades generadores de obligaciones celebrados por la Entidades Estatales previstoen el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de laautonomía de la voluntad, encaminados al cumplimiento de los fines a que esta llamada a

cumplirla Entidad Estatal.

CONTRATOS REALIZADOS POR LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA – GRUPOADMINISTRATIVO:

COMPRA-VENTA: Toda adquisición mediante la cual se transfiera la propiedad debienes se denomina compraventa.


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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. Son los que celebran entre sí las entidades

estatales para el cumplimiento de sus objetivos. Los contratos o conveniosinteradministrativos se someterán a lo dispuesto en el estatuto general de contratación(ley 80 de 1993), ley 1150 de 2007, Decretos reglamentarios y no estarán sujetos aformalidades o requisitos distintos de los que la Ley exige para la contratación entreparticulares.

INTERMEDIACION DE SEGUROS. Contrato por medio del cual sociedadesespecializadas en esta labor asesoran a la entidad pública en el aseguramiento adecuadode sus bienes actuando como intermediario entre tomador y asegurador.

OBRA PÚBLICA. Los que celebran las entidades estatales para la construcción,mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo

material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

PRESTACION DE SERVICIOS. Son los contratos que celebran las entidades estatalespara desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de lasmismas. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichasactividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientosespecializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestacionessociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

SEGURO. Es un contrato por medio del cual una persona jurídica llamada asegurador, seobliga a cambio de una prima, a indemnizar a otra persona que recibe el nombre deasegurado, por las pérdidas o daños que ésta pueda sufrir como resultado de la

realización de ciertos riesgos personales o económicos que son asumidos por elasegurado.

SUMINISTRO. Contrato por el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestación,a cumplir en favor de otra, en forma independiente prestaciones periódicas o continuadasde cosas o servicios.

Para todos los tipos de contratos, se debe tener en cuenta el Artículo 41 de la Ley/80 de1993, el Manual de Contratación y el Manual para supervisores de la Entidad.

Verificar que el contratista cumpla en su totalidad con las obligaciones contractuales ypreservar relaciones comerciales ideales.

Para la firma del contrato, se requiere de la aceptación del contratista de las condicionesgenerales y especificas de la minuta.En la etapa contractual se plasma por escrito el acuerdo entre las partes., una vezseleccionado al contratista según el procedimiento aplicable y teniendo en cuenta losdocumentos requeridos para contratar, se procede a plasmar por escrito el acuerdo entrelas partes, para su ejecución. El proceso de elaboración del contrato se describe a


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continuación:

• Elaboración y suscripción del contrato

• Legalización y perfeccionamiento del contrato (Art. 41 ley 80/93): Aprobación degarantías, registro presupuestal y publicación.

• Ejecución contractual.

Los contratos se perfeccionaran con la firma de las partes y a su vez efectuado el registropresupuestal.

Para la ejecución del contrato se requerirá de la aprobación de las garantías en los casosque se requiera por parte de la administración para lo cual se tendrá en cuenta la fecha de

expedición de la póliza.

En los procesos de modalidad de selección de mínima cuantía de acuerdo con loestablecido en los artículo 85 y 86 del decreto 1510 de 2013; se entiende que para estamodalidad de selección el contrato es el COMUNICADO DE ACEPTACION Y LAOFERTA, al cual se le asignara el número consecutivo que le corresponda según larelación de contratos que se tengan realizados.

El COMUNICADO DE ACEPTACION, es firmado únicamente por el ordenador del gasto,este comunicado debe ser publicado en el portal de contratación pública, con estapublicación el proponente seleccionado quedara enterado de la aceptación de su oferta.

NOTA: en la eventualidad que la defensa civil colombiana deba suscribir otro tipo decontrato que no se encuentre relacionado en los usualmente realizados por la entidad, elGrupo Administrativo con asesoría de la oficina jurídica o asesor externo de contrataciónlo elaborara teniendo en cuenta LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIACONTRACTUAL QUE LO REGULE.

CONTRATO GENERADO A TRAVES DEL PROCESOS CONTRACTUALES A TRAVESDE LA BOLSA DE PRODUCTOS

CONTRATO DE MANDATO O COMISIÓN:

Es el contrato que se suscribe bajo lineamientos del Estatuto General de la ContrataciónAdministrativa utilizando como modelo el dispuesto por la Bolsa Mercantil de ColombiaS.A.

Una vez la Bolsa seleccione el Comisionista Comprador, El Grupo Administrativo – EtapaContractual elaborará el Contrato de Mandato o Comisión entre la Defensa Civil


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Colombiana y el Comisionista Comprador incluyendo la información propia de esta clase

de contratos.

Así mismo, en la rueda de negociación que realice el comisionista se generanComprobantes de Negociación de Operación de Mercado Abierto (papeleta), documentocon el que se realizan los movimientos financieros (Registro Presupuestal – Orden dePago), se notifica

CONTRATO GENERADO A TRAVES DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora(Defensa Civil Colombiana) de vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus

términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y laDefensa Civil Colombiana.

3.1 GARANTIAS

Las coberturas, amparos, condiciones vigencias y montos de las garantías que se debenconstituir, se consignaran en el pliego de condiciones y se estipulara en el respectivocontrato, de acuerdo con su naturaleza. En los contratos que no exceden el 10% de lamenor cuantía, la Entidad determinará la necesidad de exigir la garantía única prevista porla ley 80 de 1993, de acuerdo con la naturaleza.

La fecha de la aprobación de garantías será la de la de expedición de la póliza o en sudefecto la fecha de recibo del documento por parte del Grupo Administrativo de laEntidad.

Lo anterior aplica solo para los tipos de contratos que la ley Contractual vigente ordene.

De conformidad con el artículo 48 del decreto 1510 de 2013, las Entidades estatales nodeben exigir las garantías de que trata el Titulo III del citado decreto en las órdenes decompra derivadas de acuerdos marco de precios, a menos que el Acuerdo Marco dePrecios respectivo disponga lo contrario.

Así mismo como requisito para la ejecución del contrato comisionista suscrito a través dela Bolsa de Productos se requiere que el comisionista seleccionado constituya a favor dela Defensa Civil Colombiana una garantía única de cumplimiento, en relación con el valorde la comisión que la Entidad Estatal pagará al comisionista por sus servicios. Lo anteriorde conformidad con el artículo 56 del decreto 1510 de 2013.

De igual manera de conformidad con el artículo 57 del decreto 1510 de 2013, la DefensaCivil Colombiana y el comitente vendedor deben constituir a favor del organismo de


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compensación de la bolsa de productos las garantías establecidas en su reglamento, para

garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales la Defensa CivilColombiana adquiere Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes. LaDefensa Civil Colombiana puede exigir comitente vendedor garantías adicionales a lasseñaladas, siempre y cuando resulten adecuado y proporcional al objeto a contratar y suvalor.

3.2 DE LA INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE LOS CONTRATOS

Para la celebración, ejecución y liquidación de contratos quienes hayan sido designadoscomo interventores o supervisores, deberán tener en cuenta las reglas y obligacionesestablecidas en el manual de supervisores DCC-MG-003.

3.3 SITUACIONES QUE SE PUEDEN PRESENTAR EN LA EJECUCION DELCONTRATO

3.3.1 MODIFICACIONES DE CONTRATOS: La elaboración de contratos modificatorios oadicionales (prorrogas, adiciones en el valor) y otro si (modificaciones y aclaraciones quesean necesarias) deberán estar previamente soportadas y justificadas.

3.3.2 SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO: En las solicitudes que se presenten en elcurso de la ejecución del contrato, si la Defensa Civil Colombiana, no se pronuncia dentrodel término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a laspretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo. Pero elfuncionario o funcionarios competentes para dar respuesta serán responsables en lostérminos de la ley 80 de 1993.

3.3.3 CESION DE CONTRATO: La cesión es una convención por la cual una personallamada cedente transfiere voluntariamente sus derechos y obligaciones a otra que pasa aocupar su lugar y que se denomina cesionario. (En la minuta del contrato deberáincluirse una clausula sobre el tema en particular).

Teniendo en cuenta el artículo 41 de la ley 80 de 1993 “(…) Los contratos estatales son "Intuitopersonae" y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad

contratante .” (Subrayado fuera de texto), en la eventuralidad que la Entidad llegare aaprobar una cesión de contratos se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Documentos Requeridos:

1. Comunicado del contratista solicitando la autorización de cesión del contrato.

2. Informe de supervisión avalado por el contratista en el cual se manifieste el estado deejecución del objeto contratado.


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3. Certificado de Existencia y representación legal, planilla que acredite que se encuenta

al día en las obligaciones de seguridad social y parafiscales, Registro Unico Triburtario(Solo para contratos que superan los 50 SMLV), registro Unico Triburario RUT,Fotocopia Cédula Representante legal, Certificación Bancaria y Registro UnicoTributario RIT (Solo para empresas de Bogotá) del cesionario de las obligacionesasumidas en virtud del contrato.

4. Documento escrito en el cual el cesionario acepta y se compromete a comuplir conlas obligaciones del cedente.

5. Autorización de la Defensa Civil Colombiana de la cesión del Contrato.

6.Contrato de Cesión por parte del cedente y cesionario.

Pasos:

Ordenador del Gasto Autoriza cesión El Cedente y Cesionario envian contrato de cesión. Notificar a Grupo Financiero la cesión del contrato para efectos del pago.

3.3.4 TERMINACION ANTICIPADA – Articulo 14, numeral 1 y artículo 17 de la ley 80 de1993.

3.3.5 CADUCIDAD – Articulo 14 y 18 de la ley 80 de 1993

3.3.6 TERMINACION POR CUMPLIMIENTO DE PLAZO

3.4. REGISTRO PRESUPUESTAL

El Registro Presupuestal es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta enforma definitiva la apropiación, garantizando que ésta se utilizará sólo para este fin. Elvalor total del contrato estará respaldado por un registro presupuestal o la suma de varios;el contrato no podrá iniciar su ejecución sin la previa existencia de este documento.

El registro presupuestal es expedido por el Grupo Financiero. Teniendo en cuenta la

implementación del SIIF (Sistema de Información Financiera), el Grupo Administrativo dela Entidad creará el tercero (proveedor o contratista) en este aplicativo utilizando comoherramienta la CERTIFICACION BANCARIA, MINUTA DE CONTRATO O EQUIVALENTEy DOCUMENTOS DE LA OFERTA.

3.5. TRAMITE PARA PAGO


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Para el trámite de pago se requerirá de los siguientes documentos, así como el

diligenciamiento del formato GAD-FT-020, el cual detectará que no tramiten gastos quese configuren como hechos cumplidos, así:

3.5.1 Factura comercial y/o documento equivalente.3.5.2 Entrada al Almacén General – si es adquisición de bienes.3.5.3 Planilla de Pago a Sistema de Seguridad Social Integral y/o Certificación o

constancia de cumplimiento de las Obligaciones laborales en la ejecución delobjeto contractual.

3.5.4 Certificación expedida por el Supervisor del Contrato que acredita el recibo aSatisfacción del bien y/o servicio.

3.5.5 Copia del Registro Presupuestal.3.5.6 Certificación Bancaria.3.5.7 Copia del Contrato o documento equivalente.

NOTA 1: Para los contratos de adquisición de bienes se requiere del documento queacredite la Entrada del bien al Almacén General, por lo anterior se debe ingresar almodulo de SYSMAN – (contratos), la información relacionada con el contrato como lo eselemento, precio, especificaciones técnicas entre otros.

TRAMITE DE PAGO CONTRATO GENERADO A TRAVES DE PROCESOSCONTRACTUALES A TRAVES DE LA BOLSA DE PRODUCTOS

PAGO A COMISIONISTA COMPRADOR – BOLSA MERCANTIL Y CAMARA DECOMPENSACION DE LA BMC

COMISIONISTA COMPRADOR: Con fundamento en el Comprobante de NegociaciónOperación de Mercado Abierto (papeleta), y teniendo en cuenta el porcentaje de Anticipopactado en la Carta de Intención del proceso se radican dichos documentos al GrupoFinanciero quien debe realizar dicha transacción.

CAMARA DE COMPESACION DE LA BMC: A partir de la factura de servicio delComisionista Comprador, y la certificación de recibo a satisfacción por parte delSupervisor Delegado se tramitará el pago a través del Grupo Financiero.

BOLSA MERCANTIL: Teniendo en cuenta que al realizar operaciones de compra através de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., se debe asumir el costo del servicio de“Registro en Bolsa”, el cual se ve reflejado en el Comprobante de Operación de MercadoAbierto (papeleta), se entregará este documento y la carta de intención al GrupoFinanciero de la Entidad para que este efectué el respectivo pago.

En todo caso para cada trámite de pago se tendrá en cuenta lo estipulado en los contratosy/o documentos equivalentes.


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3.6 EJECUCION DEL CONTRATO

En esta actividad del proceso contractual el supervisor del contrato verifica elcumplimiento de las obligaciones del contratista, para lo cual emite informes desupervisión relatando la situación del contrato, así como también elabora la certificaciónque acredita el recibo a satisfacción de los bienes, servicios u obras contratados.

3.7 REGLAS DE CARÁCTER GENERAL

1. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y política cero papel, seseguirán las siguientes reglas, así:

Se reutilizará el papel para la impresión de correos electrónicos que sirvan deevidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa precontractual (Expediente)

Se utilizará la red interna para compartir información que evite impresionesinnecesarias (Notificaciones a Supervisores)

Hacer el uso de correo electrónico para el envió de comunicaciones entredependencias y Supervisores, así como también solo se debe imprimir loestrictamente necesario que sea soporte legal.

2. Los Supervisores de los contratos deberán elaborar un informe de supervisión final ypara ello deber utilizar el formato GAD-FT-005. Así mismo deberán remitir al GrupoAdministrativo de la Entidad informes sobre la ejecución del objeto contractual el cualdebe ser un documento escrito de comunicaciones internas o un correo electrónico,

en este aspecto se hace necesario precisar que si el contrato tienen un término inferior a un mes solo se exigirá solo la presentación del informe final de supervisión, de locontrario deberán existir por los menos tres informes.

PUNTOS DE CONTROL ©

© Lista de Verificación de documentos contractuales: El formato GAD-FT-028 esuna herramienta que ayuda a realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de laetapa contractual y postcontractual, en el cual se puede verificar que en el expedientedel proceso de contratación para adquirir bienes, servicios u obras, se encuentrentodos los documentos exigidos por la normatividad vigente que rige la contrataciónestatal; en este formato se debe registrar los datos relacionados con el contrato y

contratista, así como el número del folio donde se ubica cada documento.

© Lista de Chequeo Documentos Tramitados para Pago: El formato GAD-FT-020Control de documentos para tramite de pago, es una herramienta que ayuda harealizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la etapa contractualespecíficamente en la actividad relacionada con el Pago al Contratista, en el cual sepuede verificar el cumplimiento del lleno de requisitos para realizar el mismo,


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permitiendo así no efectuar pagos que se enmarquen en hechos cumplidos, este

documento no reposa en el expediente del contrato, el mismo se transfiere al archivodel Grupo Financiero.


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4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

Se elabora la minuta del contratoy/o documento equivalente parala revisión de las personasdesignadas para tal fin y delcontratista, previo a lasuscripción, seguidamente es

firmada por las partes; para elcaso de los contratos derivadosde procesos de Mínima Cuantíase elabora un comunicado deaceptación.

La persona designada en elGrupo Administrativo debe creartercero en aplicativo SIIF.

GrupoAdministrativa

ContratoGAD-FT-003

Está a cargo del contratista, comoobligación, legalizar el contrato;constituir pólizas, cancelar

derechos de publicación.

ContratistaAprobación de

Garantías

Se verifica el cumplimiento de lasobligaciones del contratista frentea la ejecución del contrato.

GrupoAdministrativo

Registro Presupuestal

Cumplida la ejecución del objetocontratado el Supervisor expideCertificación que acredite elrecibo a satisfacción (GAD-FT-029). Para el caso de recibo debienes se deberá contar con la

Entrada de Bienes del AlmacénGeneral.

SupervisoresCertificación de

Recibo a SatisfacciónGAD-FT-029

Inicio

Elaboración Minutade Contrato y/o

documentoequivalente

Perfeccionamiento del contrato

Legalizacióncontrato

Ejecución delcontrato ©

Certificación derecibo a

satisfacción

A


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Se recibe por parte del contratista ydel supervisor del contrato, la factura,planilla de cumplimiento aobligaciones de seguridad social yrecibo a satisfacción para proceder apago.

Para el caso de compra de bienes seefectúa trámite de ingreso en losinventarios de la Entidad deelementos adquiridos a través del

Almacén General.

Se remite documentos para trámitede pago diligenciando el formato decontrol de documentos para trámitede pago (GAD-FT-020).

Para el trámite de pago de los bienesy/o servicios adquiridos a través de laBolsa Mercantil de Colombia, una vezse celebre la (s) operación (es), laentidad girara los recursos a la BMCde acuerdo con lo establecido en laficha técnica de negociación y cartade intención, para que ésta una vez

la entidad reciba a satisfacción losbienes y/o servicios, gire al proveedorel valor correspondiente, así mismo,se pagaran las comisiones a la firmacomisionista de bolsa que representaa la entidad de acuerdo con elporcentaje acordado en la carta deintención, éste trámite debe serrealizado por el supervisor delcontrato de comisión; para el pago delos costos de bolsa y decompensación y liquidación (CyL), ellíder del proceso deberá realizar eltrámite de pago con la facturarecibida y copia de la papeleta de

operación.

Contratista ysupervisor

GrupoAdministrativo

Almacén General

Lista de documentosde verificación de

pagoGAD-FT-020

Verificada la anterior informaciónse realiza el pago.

Grupo FinancieroOrden de Pago yComprobante de

egreso

B

Recibodocumentos ©

Pago

A


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Los Supervisores de los contratosdeberán pasar informes deEjecución y supervisión finalsobre el desarrollo ycumplimiento del objetocontractual.

Supervisor delContrato

Informe deSupervisión

GAD-FT-005 y/oComunicaciones

Internas o CorreosElectrónicos

La lista de documentos de

verificación (GAD-FT-028) debeser verificada por la líder delproceso durante el desarrollo dela etapa contractual y diligenciadaen el momento de dar trámite a laetapa pos contractual.

GrupoAdministrativo

Lista documentos deverificación.GAD-FT-028

Informes deEjecución y de

Supervisión Final

DiligenciamientoLista de

Documentos deVerificación ©

B

Fin


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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO

Constitución Política de Colombia

Código de Comercio Colombiano

Código Contencioso Administrativo

Otras normas concordantes y vigentes

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Decreto 1510 de 2013Listado de verificación documentos contractuales –Etapa Contractual y Poscontractual

GAD-FT-028

Contrato GAD-FT-003

Acta de Inicio GAD-FT-012

Certificación de recibo a satisfacción GAD-FT-029

Informe de supervisión GAD-FT-005

Acta inicio contrato GAD-FT-012

Control de documentos para trámite de pago GAD-FT-020

Manual de Supervisores DCC-MG-003

Manual de Contratación DCC-MG-002

Aprobación de garantías

Pólizas

Comunicado de Aceptación (Plantilla)

Certificado de Registro Presupuestal

Orden de pago

Comprobante de egreso

Entrada de Bienes al Almacén General

desarrollo etapa contractual dcc.pdf

Documents