de · ordenes de viaje a. para tener derecho al pago o reembolso de gastos de viaje, será...

CONSEJO DE EOUCACION SUPERIOR

S i n J W . Rnrto Rico -

1986 -87 C e r t i f i c a c i ó n número 120

Que e l Conse jo d e Educac ión S u p e r i o r , en su r e u n i ó n o r d i n a r i a d e l v i e r n e s 8 d e mayo d e 1987, a p r o b ó el s i g u i e n t e :

REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE

D E L A UNIVERSIDAD DE PUERTO R I C O

1986-87 Cer t i f i cac ión número 120

Tabla de Contenidc P á q i na

Ar t ícu lo 1 - Propósi to y Aplicación

Ar t ícu lo 2 - Base Legal

Ar t ícu lo 3 - Definiciones

Ar t ícu lo 4 - Autorización de Viajes Of i c i a l e s

Ar t ícu lo 5 - Ordenes de Viaje

Ar t ícu lo 6 - Uso de Automóvil Privado en Asun tos Of i c i a l e s

Ar t ícu lo 7 - Dietas y Alojamiento en Puerto Rico

Art ículo 8 - Dietas y Alojamiento Fuera de Puerto Rico

Ar t ícu lo 9 - Dietas y Alojamiento en General

Ar t ícu lo 10 - Gastos de Transportación e Inc iden ta l e s

Ar t ícu lo 11 - Serv ic io de Teléfono, Te légrafo , Cable y Radio

Ar t ícu lo 1 2 - J u s t i f i c a n t e s de Pago

Ar t ícu lo 13 - Informes sobre Gestiones O f i c i a l e s Realizadas en Viajes fue ra de Puerto Rico

Ar t ícu lo 14 - Anticipos de Fondos

Ar t ícu lo 15 - Liquidación de Anticipos

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Ar t ícu lo 16 - Gastos de Viaje en Actividades A t l é t i c a s Socia les o Cul tura les y Otras Actividades Análogas 20

Ar t ícu lo 17 - Fianzas y Seguros 22

Art ícu lo 18 - Disposiciones Generales 23

Ar t ícu lo 19 - Enmiendas y Derogación 26

Ar t ícu lo 20 - Vigencia 26


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Ar::'culo 1 - Propósi to y Aplicación

a . Este Reglamento s e e s t ab lece para d e f i n i r l a s normas y cont ro les que habrán de r e g i r l a au tor izac ión y r ea l i zac ión de v i a j e s en y fue ra de Puerto Rico para l l e v a r a cabo encomiendas o f i c i a l e s a nombre y para benef ic io de l a Universidad.

b . Se a p l i c a r á a todos l o s empleados de l a Universidad de Puerto Rico, incluyendo a l o s miembros y empleados del Consejo de Educación Superior . También s e a p l i c a r á a e s tud ian te s y personas p a r t i c u l a r e s que s i n s e r empleados pres ten algún s e r v i c i o a l a Universidad, remunerado o n o , mediante acuerdo de r e c i b i r e l pago O reembolso de gas tos de v i a j e a base de e s t e Reglamento. Finalmente s e a p l i c a r á a l o s gas tos de v i a j e i nc iden ta l e s a l a celebración de ac t iv idades a t l é t i c a s y o t r a s ac t iv idades análogas de l a Universidad.

c . Empleados, e s tud ian te s o personas p a r t i c u l a r e s au tor izadas a v i a j a r en ges t iones o f i c i a l e s en y fue ra de Puerto Rico con cargo a fondos de l a Universidad cumplirán con todas l a s d i spos ic iones de e s t e Reglamento.

Ar t ícu lo 2 - Base Leqal

Se adopta e s t e Reglamento en v i r tud de l o d i spues to en l o s Ar t ícu los 3 ( E ) ( 5 1 , 5 (B) y 5 ( C ) ( 5 ) de l a Ley de l a Universidad de Puerto Rico, Ley número 1 del 20 enmendada.

A r t í c u l o 3 -Definiciones

A l o s e f ec tos de e s t e Reglamento l o s s tendrán e l s ign i f i cado que s e ind ica a contexto claramente indique o t r a cosa:

a . Actividad Un ive r s i t a r i a

Incluye l a celebración de competenc

de enero de 1966, según

guien tes términos y f r a s e s continuación a menos que e l

a s a t l é t i c a s formales , a s í como - l o s períodos de entrenamiento previo a dichas competencias, dentro o fue ra del propio r e c i n t o o unidad i n s t i t u c i o n a l y o t r a s ac t iv idades de c a r á c t e r s o c i a l , cu l tu ra l o ac t iv idades análogas debidamente aprobadas por l a autor idad correspondiente de l a Universidad, a s í como los ensayos y ac t iv idades p repa ra to r i a s para su Celebración.

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b . Alojamiento

Cantidad de d inero que s e l e au to r i za a u n empleado, e s tud ian te o persona p a r t i c u l a r por concepto de su e s t a d í a en ho te l e s , casas de hospedaje u o t r o s lugares de alojamiento mientras s e l leve a cabo una ges t ión o f i c i a l .

c . Consejo

Consejo de Educación Superior

d . Dieta

Cantidad de dinero que s e au to r i za para cubr i r l o s gas tos ae desayuno, almuerzo y comida que se incu r re con motivo del desempeño de una ges t ión o f i c i a l . No incluye l a s d i e t a s pagadas en concepto de remuneración.

e . Empleado

Incluye todo empleado o func ionar io independientemente de ca t egor í a , j e r a r q u í a o rango; e incluye personas bajo cont ra to de s e r v i c i o s excepto c o n t r a t i s t a s independientes y l o s empleados o agentes de éstos.

f . Gastos de Viaje

Gastos de t r anspor t ac ión , d i e t a s , a lojamiento y gas tos inc iden ta l e s a l v i a j e , según e s t o s términos s e def inen en e s t e Reglamento. Donde n o s e e s p e c i f i c a si se r e f i e r e a u n v i a j e en o fue ra de Puerto Rico s e entenderá que l a d i spos ic ión es a p l i c a b l e a ambos casos.

g . Gestión Of ic ia l

Encomienda o misión que se asigna a u n empleado, e s tud ian te o persona p a r t i c u l a r en nombre y para benef ic io de l a Universidad de Puerto Rico.

h . I n s t i t u c i ó n o i n t e r é s i n s t i t u c i o n a l

Se r e f i e r e a l a Universidad, sus r e c i n t o s y o t r a s unidades.


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i . Pres idente

Excepto cuando s e r e f i e r e a l Pres idente del Consejo de Educación Super ior , s i g n i f i c a e l Pres idente de l a Universidad de Puerto Rico.

j . Puesto Temporero

Lugar u o f i c i n a fue ra de l a res idenc ia o f i c i a l , donde e l empleado, e s tud ian te o persona p a r t i c u l a r au tor izada a v i a j a r r e a l i z a r á l a ges t ión o f i c i a l para l a Universidad.

k . Reql amento -

Reglamento de Gastos de Viaje de l a Universidad de Puerto Rico.

1 . Residencia Of ic ia l

Lugar en que se radica l a Oficina o s i t i o de t r a b a j o donde el empleado p res t a sus s e r v i c i o s o e l e s tud ian te cursa estudios regul armente.

m . Residencia Privada

Lugar donde regular o permanentemente r e s ide el empleado. e s tud ian te o persona au tor izada a v i a j a r .

n . Universidad

La Universidad de Puerto Rico

Ar t ícu lo 4 - Autorización de Viajes O f i c i a l e s

a . Se au tor izarán v i a j e s en y fue ra de Puerto Rico cuando sean necesar ios para r e a l i z a r l o s programas de l a Universidad o cuando é s t a logre benef ic ios de e l l o .

b . Los d i r e c t o r e s o superv isores de l o s empleados que s o l i c i t e n au tor izac ión para v i a j a r determinarán previamente l a conveniencia o necesidad de dichos v i a j e s y a base de esa determinación l o s recomendarán o rechazarán.

c . A l recomendar v i a j e s o f i c i a l e s , l o s d i r e c t o r e s o superv isores velarán porque s e hagan l o s a r r e g l o s pe r t inen te s para r e a l i z a r e l menor número de v i a j e s en l o s casos en que l a s d i s t i n t a s ges t iones o f i c i a l e s puedan l l e v a r s e a cabo simultáneamente en o


P á g i n a 6

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a l rededor de l a misma fecha s i e l l o r e s u l t a r e más económico y conveniente para l a Universidad. Si r e s u l t a r e más económico y conveniente e l regreso a l a r e s idenc ia o f i c i a l o privada al f i n a l i z a r cada ges t ión o f i c i a l , s e u t i l i z a r á e s t a a l t e r n a t i v a .

d . Los v i a j e s fuera de Puerto Rico del Pres idente y miembros del Consejo y de su Director Ejecut ivo serán au tor izados por e l Consejo de Educación Superior . Cuando e l i n t e r é s i n s t i t u c i o n a l y l a na tura leza de l a ges t ión a r e a l i z a r s e requieran que e l cónyuge del Director Ejecutivo del Consejo l e acompañe, e l Consejo l o a u t o r i z a r á .

e . Los v i a j e s fue ra de Puerto Rico del Pres idente de l a Universidad serán autor izados por e l Consejo. Cuando el i n t e r é s i n s t i t u c i o n a l y l a na tura leza de l a ges t ión a r e a l i z a r s e requieran que el cónyuge l e acompañe, e l Consejo l o au to r i za rá por e s c r i t o .

Los . v i a j e s fue ra de Puerto Rico de l o s r e c t o r e s serán au tor izados por el Pres idente de l a Universidad. Cuando e l i n t e r é s i n s t i t u c i o n a l y l a na tura leza de l a ges t ión a r e a l i z a r s e requieran que e l cónyuge de l o s r e c t o r e s l e acompañe, e l Pres idente de l a Universidad l o a u t o r i z a r á por e s c r i t o .

E l P res idente del Consejo au to r i za rá los v i a j e s o f i c i a l e s en y fuera de Puerto Rico en e l Consejo y o f i c i n a s a d s c r i t a s .

h . El Pres idente au to r i za rá los v i a j e s o f i c i a l e s en y fue ra de Puerto Rico en l a Administración Central de l a Universidad y en aquel las dependencias a d s c r i t a s a l a Oficina del Pres idente .

i . Los r e c t o r e s au tor izarán l o s v i a j e s o f i c i a l e s en y fue ra de Puerto Rico en sus re spec t ivas unidades i n s t i t u c i o n a l e s .

j . Los func ionar ios au tor izados por es te Reglamento para aprobar los v i a j e s podrán delegar dicha función en o t r o s func ionar ios de su unidad.

k . No s e au tor izarán v i a j e s en y f u e r a de Puerto Rico a personas que tengan alguna cuenta de v i a j e a n t e r i o r pendiente de rendi r o s a ldos n o usados de an t i c ipo a n t e r i o r pendiente de r e i n t e g r a r a l a Universidad, excepto en casos de fuerza mayor debidamente j u s t i f i c a d o s .


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Ar t ícu lo 5 - Ordenes de Viaje

a . Para tener derecho a l pago o reembolso de gas tos de v i a j e , se rá necesar io l a previa au tor izac ión para v i a j a r .

b . La au tor izac ión para r e a l i z a r v i a j e s o f i c i a l e s s e hará cons ta r en órdenes de v i a j e debidamente aprobadas por l o s func ionar ios competentes, conforme e l Ar t ícu lo 4 que antecede.

c . No s e r eque r i r á orden de v i a j e para r e a l i z a r v i a j e s en Puerto a l o s miembros y a l Director Ejecut ivo del Consejo, a l P re s iden te , los r e c t o r e s , l o s directores-decanos y d i r e c t o r e s de o f i c i n a s a d s c r i t a s a l Consejo o a l a Oficina del Pres idente . La propia c e r t i f i c a c i ó n de estos func ionar ios indicando l a r ea l i zac ión del v i a j e bas ta rá para e f e c t u a r el an t i c ipo de f o n d o s o e l reembclso de gas tos correspondiente .

d . Salvo en c i r cuns t anc ia s urgentes , l a orden de v i a j e s e emi t i r á an te s de r e a l i z a r s e e l v i a j e e i n c u r r i r en los gas tos a reembolsarse. En casos en que no medie l a orden p rev ia , l o s func ionar ios que au tor izaron e l v i a j e expl icarán en e l comprcbante de gas tos l a s c i r cuns t anc ia s que l o j u s t i f i c a r o n . No s e concederán an t i c ipos de fondos para v i a j a r s i n l a previa aprobación de l a S o l i c i t u d y Autorización de Orden de Via je .

e . Se expedirán órdenes de v i a j e s de c a r á c t e r permanente por tiempo indef in ido só lo a empleados cuyas labores regulares requiereri r e a l i z a r v i a j e s f recuentes en Puerto Rico.

f . Se expedirán órdenes de v i a j e de c a r á c t e r t r a n s i t o r i o para r e a l i z a r ges t iones o f i c i a l e s en y fue ra de Puerto R i c o . Estas órdenes serán por año f i s c a l o f racc ión o para u n o o va r ios v i a j e s y s e renovarán a l i n i c i o de cada año f i s c a l de s e r necesar ia su cont inuidad.

g . Cuando su r j an cambios en l a r e s idenc ia o f i c i a l o privada durante l a vigencia de una orden de v i a j e permanente o t r a n s i t o r i a és ta s e cancelará y s e emi t i r á una nueva orden de v i a j e .

h . Podrá expedirse una orden de v i a j e espec ia l para c u b r i r una ges t ión o f i c i a l que n o e s t é re lacionada con l a s funciones hab i tua l e s de u n empleado a quien se l e haya expedido una orden de v i a j e permanente o t r a n s i t o r i a anter iormente.


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i . Lac s o l i c i t u d e s de órdenes de v i a j e se radicarán en l a o f i c ina del funcionario encargado de a u t o r i z a r l a s con por l o menos d o s ( 2 ) d í a s laborables de an te lac ión a l a fecha del v i a j e en Puerto Rico y quince (15 ) d í a s ca lendar ios de an te lac ión a l a fecha del v i a j e fuera de Puerto Rico, sa lvo casos de urgencia que s e j u s t i f i c a r á n en l a propia s o l i c i t u d . La s o l i c i t u d deberá e s t a r firmada por e l s o l i c i t a n t e y recomendada por e l decano o d i r e c t o r del departamento u o f i c i n a correspondiente .

j . Cuando e l v i a j e haya de r e a l i z a r s e fue ra de l a j u r i s d i c c i ó n de l o s Estados Unidos, o en l o s v i a j e s cuyo propósi to sea a s i s t i r a conferencias de ca rác t e r i n t e rnac iona l . aunque é s t a s s e celebren dentro de l a j u r i sd i cc ión de l o s Estados Unidos, l a orden de v i a j e requer i rá l a aprobación del Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. No s e aprobarán reembolsos n i gas tos cuando n o s e cumpla con e s t e r e q u i s i t o . En e s t o s casos , s e radicarán l a s s o l i c i t u d e s con por l o menos quince ( 1 5 ) d í a s ca lendar ios de an te lac ión excepto en casos de emergencia o fuerza mayor.

k . E n l a s órdenes de v i a j e s e j u s t i f i c a r á l a necesidad de l o s v i a j e s a r e a l i z a r s e . E n l a s órdenes de v i a j e permanentes o por períodos que excedan 30 d í a s , l a j u s t i f i c a c i ó n s e hará en l o s propios comprobantes de pago o mediante informes per iódicos que evidencien l a labor rendida y demuestren l a necesidad de l o s v i a j e s r ea l i zados . Los comprobantes y l o s informes serán aprobados por l o s superv isores d i r e c t o s de l o s empleados que r ea l i zan l o s v i a j e s o p o r el funcionario correspondiente .

1 . En cada orden de v i a j e en y fue ra de Puerto Rico por períodos menores de 30 d í a s , deberá ind ica r se e l i t i n e r a r i o del v i a j e y su propós i to , a menos que medien razones de seguridad públ ica o i n s t i t u c i o n a l .

m . Otra información que deberá cons ta r en l a orden de v i a j e s e rá

1. Total estimado de d i e t a s , a lojamiento y o t r o s gas tos de v i a j e .

2 . Clase de t ranspor tac ión que se a u t o r i z a . En caso en que se a u t o r i c e e l uso de automóvil pr ivado, se ind icará si se au to r i za además t r a n s p o r t a r m a t e r i a l , equipo o cua lquier o t r a propiedad de l a Universidad, indicándose l a natura leza de l a propiedad que se t r a n s p o r t a r á , l a s razones que j u s t i f i c a n su t r anspor t ac ión , l o s s i t i o s e spec í f i cos en que se almacenará o guardará y cualquier o t r a información que f a c i l i t e l a consideración de cada caso ind iv idua l .


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3 . La autor izac ión de gas tos de representación y l a cant idad máxima que s e au to r i za .

4 . En los casos ap l i cab le s se ind icará s i se au to r i za e l pago de cos tos de t r anspor t e de equipa je en exceso del peso o tamaño permitido l i b r e de pago p o r l a s compañías de t r anspor t ac ión .

5 . Si a l a persona asignada a u n puesto temporero s e l e requiere regresar diar iamente a su r e s idenc ia o f i c i a l o privada o s e l e requiere que permanezca en el puesto temporero y regrese l o s f i n e s de semana. La dec is ión deberá basarse en l o s f a c t o r e s de economía y conveniencia a l a Universidad, a s í como en l a d i s t a n c i a e n t r e e l puesto temporero y l a res idenc ia o f i c i a l o pr i vada.

6 . La au tor izac ión de gas tos de ma t r í cu la , cuotas de inscr ipc ión y -

o t r o s gas tos re lacionados con e l v i a j e .

7 . E l formular io de S o l i c i t u d y Autorización de Orden de Viaje que se u t i l i c e i n c l u i r á una d ispos ic ión a l o s e f ec tos de que l a persona que v i a j e a u t o r i z a expresamente a l a Universidad a emplear medidas de cobro a tono con l o d i spues to en e s t e Reg1 amento.

Ar t ícu lo 6 - Uso de Automóvil Privado en Asuntos O f i c i a l e s

a . Los empleados de l a Universidad podrán s e r au tor izados a u t i l i z a r sus automóviles privados a l r e a l i z a r ges t iones o f i c i a l e s cuando e l l o r e s u l t e conveniente para l a Universidad. En los casos de órdenes para v i a j a r por períodos prolongados, l a j u s t i f i c a c i ó n s e hará en l o s comprobantes de gas tos de v i a j e .

b . Para a u t o r i z a r el uso de automóvil privado s e u t i l i z a r á el Modelo 1 4 1 , So l i c i tud y Autorización para Uso de Vehículo Privado.

c . La Universidad, mediante e l t i p o de seguro que considere más conveniente. cubr i rá su responsabi l idad por daños a l a persona o propiedad como consecuencia de acc identes que envuelvan el uso de automóvil privado autor izado bajo es te Reglamento.

d . Las s o l i c i t u d e s para uso de automóvil privado en asuntos o f i c i a l e s serán aprobadas por l o s mismos func ionar ios que au tor izan l a s órdenes de v i a j e s para ges t iones o f i c i a l e s en Puerto Rico, según s e e s t ab lece en e l Ar t ícu lo 4 de e s t e Reglamento.

e . E l reembolso por gas tos de uso au tor izado de automóvil privado se


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hará a base de l o dispuesto en e l Ar t ícu lo 10 de e s t e Reglamento. S i e l empleado autor izado a v i a j a r u t i l i z a r e automóvil privado s i n haber s i d o au tor izado , solamente tendrá derecho a l r e in t eg ro del costo de u n pasa je regular en automóvil de s e r v i c i o públ ico, a t o n o con e l Ar t ícu lo lO(e) de e s t e Reglamento.

f . Bajo ninguna c i r cuns t anc ia s e aprobarán desembolsos por e l u s o de automóvil privado en v i a j e s efectuados en fechas d i s t i n t a s a l a s au tor izadas en l a orden de v i a j e .

g . Para t r anspor t a r se de u n lugar a o t r o s e usará siempre l a r u t a más c o r t a , excepto en aquel los casos en que por razones de fuerza mayor o por exigencias y conveniencias del s e r v i c i o haya que usar o t r a r u t a , en cuyo caso a s í s e informará en e l comprobante de gas tos de v i a j e .

Ar t ícu lo 7 - Dietas y Alojamiento en Puerto Rico

a . Los empleados, e s tud ian te s o personas p a r t i c u l a r e s au tor izados a v i a j a r dent ro de Puerto Rico en ges t iones o f i c i a l e s de l a Universidad, tendrán derecho a d i e t a s para gas tos de desayuno, almuerzo y comida de acuerdo con l a hora de s a l i d a y regreso a sus r e spec t ivas r e s idenc ia s o f i c i a l e s o pr ivadas , conforme a l a s igu ien te e sca l a :

P a r t i da Regreso Antes de Después de Cant i dad

Desayuno 6:30 a.m. 8 : O O a.m. $ 5 .00 Almuerzo 1 2 : O O m . 1 : O O p.m. 8.00 Comida 6 : O O p.m. 7 :OO p.m. 10.00

Total 423.00

b . No s e concederá d i e t a o a lojamiento mientras se permanezca en u n puesto temporero dentro de los l í m i t e s j u r i s d i c c i o n a l e s de l a ciudad o pueblo en que e s t á l oca l i zada l a res idenc ia o f i c i a l o privada o dent ro de u n rad io de s e i s ( 6 ) m i l l a s de l a misma, a menos que por l a conveniencia del s e r v i c i o se au to r i ce previamente p o r u n func ionar io autor izado a aprobar gas tos de v i a j e .

c . Las personas au tor izadas bajo e s t e reglamento a v i a j a r en Puerto Rico en ges t iones o f i c i a l e s podrán hospedarse en l a s Casas de Huéspedes de l a s Empresas Un ive r s i t a r i a s de Se rv ic io , en cuyo caso l a Universidad podrá pagar directamente a l a s r e f e r i d a s empresas l a t a r i f a en v igor .


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Art ícu lo 8 - Dietas y Alojamiento fuera de Puerto Rico

a . Los empleados, e s tud ian te s o personas p a r t i c u l a r e s au tor izados a v i a j a r en ges t iones o f i c i a l e s fue ra de Puerto Rico tendrán derecho a d i e t a s para gas tos de desayuno, almuerzo y comida, de acuerdo con l a hora de s a l i d a y regreso a sus re spec t ivas r e s idenc ia s o f i c i a l e s o p r ivadas , conforme a l a s igu ien te e sca l a :

P a r t i da Regreso Antes de Después de Cantidad

Des ayuno 6:30 a.m. 8 : O O a.m. $ 8.00 Almuerzo 1 2 : O O m . 1:00 p.m. 14 .00 Comi da 6:OO p.m. 7 : O O p.m. 18.00

- Total 940 .00

b . La e sca l a de d i e t a s del i nc i so a n t e r i o r se a p l i c a r á uniformemente a l computar l o s gas tos en v i a j e s o f i c i a l e s fue ra de Puerto Rico aun cuando pa r t e de dichos gas tos s e incurran en Puerto Rico, como p o r ejemplo, gas to por desayuno, almuerzo o comida, (según e l caso) en que l a persona incur ra desde que s a l e de su res idenc ia o f i c i a l o privada hacia e l aeropuerto y viceversa a l regresar de v i a j e .

c . Las personas au tor izadas a v i a j a r fue ra de Puerto Rico en ges t iones o f i c i a l e s tendrán derecho a gas tos de alojamiento de acuerdo con l a s normas que dispone es te Reglamento.

Ar t ícu lo 9 - Dietas y Alojamiento en General

a . El i t i n e r a r i o para e l pago de d i e t a s e s t á basado en u n horar io regular de t r a b a j o de 8 : O O a.m. - 1 2 : O O m . y de 1 : O O p.m. - 4:30 p.m. Para computar l a s d i e t a s a pagarse cuando en alguna unidad i n s t i t u c i o n a l se haya implantado u n horar io de t r a b a j o d i f e r e n t e , deberá a j u s t a r s e dicho i t i n e r a r i o ,en l a misma proporción de tiempo con que v a r í a e l horar io implantado en re lac ión con e l horar io regular que se u t i l i z a como base.

b . Para computar l a d i e t a se usará e l s i t i o desde o has ta donde haya s ido au tor izada l a p a r t i d a o el regreso .

c . La cant idad asignada como d i e t a incluye e l pago de propinas .

d . Los gas tos de alojamiento s e reembolsarán a base de l o realmente gastado mediante l a representación de f a c t u r a s , rec ibos o l a s evidencias correspondientes . E n l a determinación del s i t i o de


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alojamiento s e observarán l a s normas de aus te r idad y modestia preva lec ien tes en e l sistema u n i v e r s i t a r i o en armonía con l a na tura leza e importancia de l a ges t ión o f i c i a l a r e a l i z a r s e . No obs t an te , en aque l las c i r cuns t anc ia s e spec ia l e s en que l a propia ac t iv idad o f i c i a l requiera e l a lojamiento en u n hotel en p a r t i c u l a r , serán igualmente reembolsados l o s gas tos incur r idos aunque estos no se a jus t en e s t r i c t amen te a l a s normas de aus te r idad preva lec ien tes . Cuando el cos to de alojamiento o de l a cuota de inscr ipc ión en determinada ac t iv idad se incluya desayuno, almuerzo o comida, l a pa r t e correspondiente no podrá reclamarse como d i e t a .

e . En aque l los casos donde por necesidad del s e r v i c i o se requiera t r a b a j a r fue ra de l a s horas r egu la re s de t r a b a j o y donde l a na tura leza del t r a b a j o a s í l o j u s t i f i q u e , podrá au to r i za r se e l pago de al imentos serv idos por r e s t au ran te s o el reembolso hasta l a cantidad que dispone e s t e Reglamento para desayuno, almuerzo o comida, según sea e l caso.

- f . Ninguna persona au tor izada a i n c u r r i r en gas tos de representación

r e c i b i r á l a p a r t e de l a d i e t a correspondiente a l desayuno, almuerzo o comida de cada d ía en que e s tuv ie se reclamando gas tos de representación por concepto de banquetes o comidas o f i c i a l e s que s e ofrezcan durante l a s horas usuales del desayuno, el almuerzo o l a comida.

g . Aquellas personas p a r t i c u l a r e s a quienes s e l es au to r i ce a v i a j a r en ges t iones o f i c i a l e s de l a Universidad r ec ib i r án d i e t a s y a lojamiento a base de l o s términos que acuerden con l a Urii*Jersidad. De no haber acuerdo, se pagarán l a s d i e t a s y alojamiento conforme a l a s e s c a l a s y d ispos ic iones de e s t e Reglamento ap l i cab le s a l o s empleados de l a Universidad.

Ar t ícu lo 10 - Gastos de Transportación e Inc iden ta l e s

a . Los empleados, e s tud ian te s y o t r a s personas p a r t i c u l a r e s au tor izadas a v i a j a r tendrán derecho a l pago de gas tos de t ranspor tac ión y gas tos inc iden ta l e s i ncu r r idos en ges t iones o f i c i a l e s en y fue ra de Puerto Rico.

b . Los gas tos de t ranspor tac ión incluyen l o s gas tos incur r idos al u t i l i z a r medios de t ranspor tac ión y o t r o s gas tos directamente re lac ionados , t a l e s como estacionamiento, portazgo de puentes , peaje en c a r r e t e r a s , f l e t e s , s e r v i c i o s de conductores de vehícu y o t r o s gas tos s i m i l a r e s que s e incurran en el t r a s l a d o de persona au tor izada a v i a j a r .

c . Como gas tos inc iden ta l e s a l v i a j e se considerarán gas tos comprendidos en l a s de f in i c iones de d i e t a s , a lojamiento y gas de t r anspor t ac ión , t a l e s como aca r reo , almacenaje o t r anspor t ac de propiedad de l a Universidad o propiedad personal cuando sea

os l a

no

ón os

1986-87 Cer t i f i cac ión numero 120

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requeridc., sobrepeso en equipaje por equipo o mater ia l directamente relacionado con l a ges t ión o f i c i a l , gas tos de reservaciones de ho te l e s y pasa j e s , llamadas t e l e f ó n i c a s , cab le s , ma t r í cu la , cuotas de inscr ipc ión en convenciones, derechos para obtener pasaportes y otros cos tos para é s t o s , como f o t o g r a f í a s y c e r t i f i c a d o s de nacimiento, derechos para obtener v i s a s , s e r v i c i o s de guías y de intérpretes y cargos por conversión de moneda e x t r a n j e r a , comisiones sobre compra de cheques de v i a j e r o y cambio de cheques o f i c i a l e s . Incluye, además l o s gas tos por s e r v i c i o s de s e c r e t a r i a s , o f i c i n i s t a s y otros empleados ajenos a l a Universidad que s e u t i l i c e n durante v i a j e s o f i c i a l e s para preparar informes y correspondencia o f i c i a l ; a l q u i l e r de ropa espec ia l de invierno y gas tos de lavandería j u s t i f i c a d o s en v i a j e s fue ra de Puerto Rico; derechos de aduanas y a r b i t r i o s que s e paguen por l a en t rada y s a l i d a cuando s e v i a j a a pa í se s ex t r an je ros en ges t iones o f i c i a l e s ; y gas tos incur r idos en s i tuac iones de emergencia no inc lu idos en l a de f in i c ión de gas tos de t ranspor tac ión . Estos gas tos t ienen que s e r reconocidos y au tor izados por l o s func ionar ios competentes.

d . No deberán u t i l i z a r s e aviones, he l i cóp te ros , t ax ímet ros , ni automóviles f l e t a d o s o arrendados cuando haya d isponib les o t r o s medios de t ranspor tac ión más económicos, a menos que l a ges t ión o f i c i a l encomendada n o pueda e j e c u t a r s e sa t i s f ac to r i amen te sin e l usa de dichos medios y a s í s e haga cons ta r en el comprobante de gas tos u orden de v i a j e . Los v i a j e s en que s e u t i l i c e t ranspor tac ión aérea o en o t r o medio en que e x i s t a más de una t a r i f a , s e r ea l i za rán u t i l i zando l a t a r i f a más económica, excepto cuando sea imposible lograr reservación con esa t a r i f a .

e . Los gas tos de t ranspor tac ión pagados a porteadores públ icos en Puerto Rico serán reembolsados de acuerdo con l a Lis ta de T a r i f a s de Pasajes Entre Pueblos y l a L i s t a de T a r i f a s de Pasajes Entre cada Pueblo y sus Respectivos Barr ios que prepara l a Comisión de Serv ic io Públ ico.

f . Los gas tos de t ranspor tac ión se reembolsarán tomando como base el p u n t o desde donde se au to r i ce a p a r t i r y r eg resa r a l a persona para cumplir con su ges t ión o f i c i a l .

g . Cuando en l o s a l rededores del puesto temporero no haya f a c i l i d a d e s adecuadas para desayunar, almorzar cenar o a l o j a r s e , se tendrá derecho a reclamar el costo de l a t ranspor tac ión en que s e incur ra para t r a s l a d a r s e a l lugar cercano para e l l o .


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h . Cuando e l puesto temporero quede cerca de l a res idenc ia o f i c i a l o privada y permita a l a persona i r a cualquiera de e s t o s y regresar a l puesto temporero dentro del t i empo o f i c i a l d i sponib le para almorzar, s e l e reembolsarán l o s gas tos de t ranspor tac ión siempre que estos r e su l t en menores que l a d i e t a correspondiente a l almuerzo.

i . Se reembolsarán, previa au tor izac ión del func ionar io correspondiente , l o s gas tos en que incur ra cualquier func ionar io o empleado que, mientras e s tuv ie se d is f ru tando de sus vacaciones en s i t i o fue ra de su res idenc ia o f i c i a l o pr ivada , fuese llamado a p r e s t a r s e r v i c i o s a l a Universidad.

j . Los gas tos de t ranspor tac ión desde l a r e s idenc ia privada a l a o f i c i a l o viceversa no son reembolsables, excepto en l o s casos en que para p r e s t a r s e r v i c i o s en algún puesto temporero se incur ra eri gas tos de t ranspor tac ión en exceso de l o s gas tos ord inar s e incur ra en i r y veni r del t r a b a j o . Esta d ispos ic ión a personas que n o sean empleados o func ionar ios de l a Un del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico municipios o que reciban como única compensación por l o s que prestan a l a Universidad d i e t a s de ca rác t e r remunera

o s en que no ao l i ca vers i aad, o de sus s e r v i c i o s ivc .

k . El costo de t ranspor tac ión de equipaje en exceso del peso o tanaño permitido l i b r e de pago por l a s compañías de t ranspor tac ión se rá reembolsado Únicamente en aquel los casos debidamente j u s t i f i c a d o s y autor izados en l a orden de v i a j e .

1 . Se f i j a en t r e s dó lares ( $ 3 . 0 0 ) por maleta has ta u n máximo de nueve dó la re s ( $ 9 . 0 0 ) l a cant idad a pagarse por cada ocas iór en que durante e l v i a j e a l e x t e r i o r sea indispensable usar l o s s e r v i c i o s de maleteros .

m . Los empleados a quienes se l e s a u t o r i c e a usar automóvil privado en asuntos o f i c i a l e s r ec ib i r án una compensación de t r e i n t a y cinco centavos ($0 .35) por cada mi l l a r eco r r ida . Esta cant idad provee para c u b r i r todos los gas tos re lacionados con e l automovil en l a ges t ión o encomienda o f i c i a l , t a l e s como: g a r a j e , combustible, l u b r i c a n t e s , reparaciones, seguros, acceso r ios , depreciación y o t r o s . Bajo n i n g ú n concepto s e suminis t ra rá combustible y l ub r i can te s propiedad de l a Universidad a automóviles privados cuyo u s o se au to r i ce en ges t iones o f i c i a l e s , n i l a Universidad pagará l o que para e l u so de dichos automóviles se obtenga en e s t ac iones de s e r v i c i o p a r t i c u l a r e s .


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n . Por cada o t r a persona que haya s ido au tor izada a v i a j a r en u n mismo automóvil en ges t iones o f i c i a l e s , s e concederá a l a persona au tor izada a u t i l i z a r su automóvil privado u n pago adicional de t r e s centavos ($0.03) por cada m i l l a r eco r r ida . Cuando se reclame pago adicional por pasa je ros au tor izados a v i a j a r en e l mismo automóvil , deberá ind ica r se en e l comprobante de gas tos de v i a j e s l o s nombres de todos los pasa je ros y e l número de l a s órdenes de v i a j e en l o s casos de pasa je ros que tengan órdenes de v i a j e . Estos últ imos n o podrán r e c i b i r pago alguno por concepto de gas tos de t ranspor tac ión .

o . En l o s casos en que para r e a l i z a r l a ges t ión o f i c i a l sea imprescindible t r a n s p o r t a r m a t e r i a l , equipo o cua lquier o t r a propiedad de l a Universidad en el vehículo pr ivado, se pagará por cada mi l l a r eco r r ida e l s i g u i e n t e pago ad ic iona l :

1. Dos centavos ( $ 0 . 0 2 ) por cada 100 l i b r a s t r anspor t adas o f racc ión de 100 l i b r a s .

2 . En ningún caso s e pagará más de s e i s centavos ( $ 0 . 0 6 ) por cada mi l l a r eco r r ida s i n importar e l m a t e r i a l , equipo o propiedad t ranspor tada . Para t ene r derecho a e s t a compensación, en l a orden de v i a j e se expl icarán t a l e s c i r cuns t anc ia s .

p . Si l a persona que v i a j a n o s igue l a s ins t rucc iones contenidas en l a orden de v i a j e o de u n func ionar io con au tor idad para e l l o , s e l e reembolsarán l o s gas tos de v i a j e has ta u n máximo que n o excederá de l o s gas tos que hubiese incur r ido de haber seguido l a s i n s t rucc iones . Cuando estos s e desconozcan, se u t i l i z a r á como base de reembolso u n estimado razonable que s e r á determinado por l a o f i c i n a de contab i l idad a base de exper ienc ias prev ias y t a r i f a s preva lec ien tes .

q . Si l a persona que v i a j a se ausenta del puesto temporero durante l a s horas laborables para asuntos personales , l o s gas tos de t ranspor tac ión de ida y vue l t a se rán por su cuenta y cesará de r e c i b i r l a d i e t a desde e l d í a y hora en que se ausente del puesto temporero has ta e l d í a y l a hora en que regrese a és te .

r . Para computar l a s m i l l a s a pagar por concepto de rn i l la je se u t i l i z a r á l a Tabla de Distancia en Mi l las Entre Pueb los e Importe del Mi l l a j e a Pagar, preparado por l a Comisión de Serv ic io Público. Cuando se v i a j e dentro de l o s l í m i t e s j u r i s d i c c i o n a l e s de u n p u e b l o o a o t r o s lugares que no aparezcan en l a t a b l a an te s indicada, si l a Universidad no cuenta internamente con t a b l a s de m i l l a j e para estos casos , l a cant idad a reembolsarse por concepto de m i l l a j e s e computará a base del número de m i l l a s r eco r r idas


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según s e determine de l a l e c t u r a del cuentamil las del automóvil. La o f i c i n a de contab i l idad correspondiente determinará l a razonabi l idad de l a s m i l l a s reclamadas usando como guía l a s d i s t a n c i a s en m i l l a s e n t r e pueblos cercanos y exper ienc ias a n t e r i o r e s o l a forma que considere más conveniente.

Ar t ícu lo 11 - Serv ic io de Teléfono, Telégrafo, Cable y Radio

a . Las llamadas t e l e f ó n i c a s o f i c i a l e s hechas con l a debida au tor izac ión durante u n v i a j e o f i c i a l , a s i t i o s en Puerto Rico. serán pagadas directamente por l a Universidad. Cuando s e s o l i c i t e reembolso de llamadas t e l e f ó n i c a s o f i c i a l e s pagadas deberá exp l i ca r se en e l comprobante de gas tos de v i a j e l a s razones que h u b o para hacer l a llamada-. con cargo a sus fondos p a r t i cul a r e s .

b . Medios de comunicación, t a l e s como t e l e t i p o , t e l é g r a f o , cab les y s e r v i c i o de r ad io , s e usarán solamente cuando sean e senc ia l e s para l l e v a r a cabo l a ges t ión o f i c i a l encomendada. E n estos casos se e j e r c e r á sumo cuidado para e v i t a r pa l ab ras , c i f r a s y puntuación innecesar ias en e l contenido del mensaje. En l a s cuentas de gas tos de v i a j e se expondrán l a s razones que j u s t i f i c a r o n e l uso de dichos medios de comunicación en lugar de usar otros medios más económicos.

c . E l u so de te lé fono para hacer llamadas a l a rga d i s t a n c i a o i n t e rnac iona le s s e l i m i t a r á a aquel los casos que no puedan reso lverse usando u n medio de comunicación más económico. Los pagos efectuados por llamadas t e l e f ó n i c a s hechas en l o s Estados Unidos o en pa í se s e x t r a n j e r o s , o l a s llamadas t e l e f ó n i c a s in te rnac iona les directamente re lac ionadas con asuntos o f i c i a l e s , se rán reembolsados o se aceptarán como gas to legí t imo en l a l iqu idac ión del an t i c ipo de fondos, siempre y cuando l a s mismas fueren necesar ias para e l cumplimiento de l a ges t ión del v i a j e . En l a s cuentas o comprobantes de gas tos de v i a j e que se sometan deberá e s p e c i f i c a r s e e l nombre y t í t u l o o f i c i a l de l a persona a quien s e llamó, e l lugar a donde s e hizo l a llamada, e l cos to de l a misma y l a s razones que j u s t i f i c a n e l uso de dichos medios de comunicación en lugar de o t r o s medios más económicos.

d . Para r e c i b i r reembolsos por gas tos de telegrama, cablegrama y radiogramas relacionados con ges t iones o f i c i a l e s , s e rá necesar io que s e acornpafie j un to a l comprobante de pago l o s recibos o documentos que evidencien el gas to .


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Ar t fcu lo 12 - J u s t i f i c a n t e s de Pago

a . Los desembolsos deberán e fec tua r se de conformidad con l a descr ipción y condiciones e spec i f i cadas en l a orden de v i a j e .

b . Deberá obtenerse u n recibo por cada desembolso efectuado relacionado con ges t iones o f i c i a l e s en exceso de quince dólares ( $ 1 5 . 0 0 ) . No s e requer i rán rec ibos para el reembolso de l a s d i e t a s f i j a d a s en es te Reglamento y l o s pagos efectuados a en t idades que n o acostumbran expedir r ec ibos , t a l e s como porteadores públ icos en Puerto Rico, maleteros y camareros. Se requerirán r ec ibos , s i n importar e l monto del gas to , en l o s casos en que e s t e Reglamento au to r i za e l pago a base de gas tos incur r idos o para ev idenciar gas tos en que e s t e Reglamento expresamente requiere que s e presente ev idencia .

c . Los rec ibos deberán s e r expedidos en l a forma regular que se acostumbra comercialmente. Deben ind ica r e l concepto, cant idad y fecha de pago y l a firma de l a persona que l o r e c i b i ó .

d . Los casos en que medien c i r cuns t anc ia s e spec ia l e s por las cuales no s e puedan obtener r ec ibos , deberán s e r j u s t i f i c a d o s por l a persona que incu r r ió en e l gas to mediante l a presentación de una c e r t i f i c a c i ó n exp l i ca t iva de l a s razones por l a s cua les n o fue pos ib le obtener l o s correspondientes rec ibos . Esta j u s t i f i c a c i ó n debe s e r aprobada por e l func ionar io que au to r i za l a orden de v i a j e .

Ar t ícu lo 13 - Informe sobre Gestiones O f i c i a l e s Realizadas en Viajes Fuera de Puerto Rico

a . Toda persona a quien s e l e ext ienda una orden de v i a j e para r e a l i z a r una ges t ión o f i c i a l fue ra de Puerto Rico rendi rá u n informe sobre l a labor r ea l i zada a l func ionar io u organismo que au to r i zó l a orden de v i a j e .

b . En los casos del Director Ejecut ivo del Consejo, e l Pres idente y los Rectores s e i n c l u i r á , además, en su informe l a s ac t iv idades y logros de en todo v i a j e au tor izado bajo los Art ícu los 4 ( d ) , 4 ( e ) y 4 ( f ) de e s t e Reglamento.

su cónyuge

Ar t ícu lo 14 - Anticipos de Fondos

a . Cuando s e a n t i c i p e fondos para gas tos de v i a j e , estos s e u t i l i z a r á n Únicamente para e l pago de pasa j e s , d i e t a s . alojamiento y o t r o s gas tos inc iden ta l e s re lacionados con l a ges t ión o f i c i a l , conforme a l a s l imi tac iones d i spues t a s en e l Reglamento.


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b . El Modelo OPE - 11, So l i c i tud y Autorización de Orden de Via je , debidamente aprobado c o n s t i t u i r á au tor izac ión s u f i c i e n t e para que e l Pagador Of ic ia l correspondiente a n t i c i p e l o s fondos necesar ios de acuerdo con e l estimado de gas tos indicado en l a orden de v i a j e . No se aprobarán a n t i c i p o s de fondos a personas que tengan cuentas de v i a j e s s i n l i q u i d a r po r más de t r e i n t a (30 ) d í a s ca lendar ios p o r v i a j e s f u e r a de Puerto Rico o d i ez (10 ) d í a s ca lendar ios por v i a j e s en Puerto Rico. El Pagador Of ic ia l someterá e s t o s casos a l Director u Of i c i a l de Finanzas de l a unidad para l a acción correspondiente .

c . Bajo ninguna c i rcuns tanc ia e l Pagador Of ic ia l podrá a n t i c i p a r f o n d o s para u n v i a j e s i n que medie l a orden de v i a j e debidamente aprobada. -

d . Las pe t i c iones de an t i c ipo de fondos deberán t r ami t a r se a n t e l a Oficina del Pagador Of ic ia l correspondiente con p o r l o menos cinco ( 5 ) d í a s ca lendar ios de an te lac ión a l a fecha del v i a j e para e v i t a r a t r a s o s en l a preparación del cheque, sa lvo s i tuac iones excepcionales debidamente j u s t i f i c a d a s .

e . Se concederán an t i c ipos de fondos para v i a j e s en Puerto Rico cuando lo s func ionar ios que recomienden y l o s que au tor izan l a s Órdenes de v i a j e determinen que l a s necesidades del s e r v i c i o a s í l o ameri tan.

f . Los Pagadores Of i c i a l e s podrán a n t i c i p a r fondos ad ic iona le s cuando s e t r a t e de v i a j e s o f i c i a l e s fue ra de Puerto Rico. A t a l e f e c t o , el Decano, Director de Departamento u Oficina o su representan te autor izado f i rmará y t r ami t a rá una pe t i c ión de fondos ad ic iona le s por e l aumento de l o s fondos a nombre de l a persona que e s t é real izando e l v i a j e . En l a pe t i c ión de fondos ad ic iona le s s e debe ind ica r que l a misma es una enmienda a l a orden de v i a j e o r ig ina l y debe s e r aprobada por e l funcionario que au to r i zó dicha orden de v i a j e .

Ar t ícu lo 15 - Liquidación de Anticipos

a . Cuando s e an t i c ipen fondos para v i a j a r fue ra de Puerto Rico, s e rendi rá cuenta de l o gastado dent ro de l o s s i g u i e n t e s t r e i n t a (30 ) d í a s ca lendar ios después del regreso. Con e l informe de ta l l ado de gas tos s e acompañará copia del informe de l a ges t ión r ea l i zada , conforme a l Ar t ícu lo 13 de es te Reglamento.


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b . Cuando s e an t ic ipen f o n d o s para v i a j a r en Puerto Rico, s e rendi rá cuenta de l o gastado dent ro de l o s s i g u i e n t e s d iez ( 1 0 ) d í a s ca lendar ios después del regreso .

c . Cualquier sobrante del a n t i c i p o para v i a j e s se devolverá a l a Universidad a t r avés del Recaudador Of i c i a l correspondiente en e f e c t i v o , cheque, g i r o postal o bancario o cheques de v i a j e r o s pagaderos a favor de l a Universidad de Puerto Rico. E l recibo o f i c i a l expedido por e l Recaudador Of ic ia l se anexará a l a l iqu idac ión que s e someta al Pagador O f i c i a l .

d

d . En l o s casos en que el t o t a l de gas tos incur r idos sea mayor que l o an t i c ipado , s e reembolsará a l a persona l a d i f e renc ia después que l a o f i c i n a de contab i l idad correspondiente haya cotejado l a cuenta. La persona que v i a j ó exp l i ca rá por e s c r i t o l a s razones que mediaron para i n c u r r i r en t a l e s gas tos . La l iqu idac ión y l a s o l i c i t u d de reembolso de l a persona que incu r r ió en el gas to debe ser aprobada por el func ionar io que au to r i zó l a orden o e l an t i c ipo de fondos. De no contarse con dicha aprobación s e a j u s t a r á l a l iqu idac ión de acuerdo con l a s condi.ciones y términos de l a orden de v i a j e .

e . Todo gas to s e informará en d e t a l l e y s e inc lu i r án aquel los j u s t i f i c a n t e s que evidencien gas tos incur r idos en el desemoeqo de l a ges t ión encomendada conforme s e e s t ab lece en e s t e Reglamento. No se dará c r é d i t o por gas tos que s e informen en forma englobada.

f . Las o f i c i n a s de contab i l idad de l a s d i f e r e n t e s unidades i n s t i t u c i o n a l e s v e r i f i c a r á n que l o s gas tos incur r idos s e a jus t en a l a descr ipción y condiciones del v i a j e espec i f icados en l a orden de v i a j e y que hayan s ido aprobadas por e l func ionar io que au to r i zó e l v i a j e o e l a n t i c i p o de f o n d o s .

g . Las d i f e r e n c i a s señaladas por una o f i c i n a de contab i l idad serán j u s t i f i c a d a s por l a persona que r e a l i z ó e l v i a j e en e l plazo de quince (15) d í a s laborables a p a r t i r del señalamiento. De no poder presentar dicha j u s t i f i c a c i ó n o de é s t a no ser aceptada, l a persona devolverá e l importe de l a d i f e r e n c i a de sus propios fondos en e f e c t i v o , cheque o g i r o pos ta l u o t r o medio de pago a favor de l a Universidad de Puerto Rico, a t r a v é s del Recaudador O f i c i a l , y ent regará a l a o f i c i n a de contab i l idad e l recibo que expide e l Recaudador.

h . De no r end i r se cuenta de gas tos con l a l iqu idac ión de los f o n d o s an t ic ipados dentro del plazo concedido p o r e s t e Reglamento, l a o f i c i n a de contab i l idad de s u unidad i n s t i t u c i o n a l hará l a s ges t iones necesar ias a l o s f i n e s de que s e r inda l a misma.


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En estos casos y has ta t a n t o s e someta l a l i qu idac ión , l a o f i c ina de contab i l idad someterá e l caso a l Director u Of ic ia l de Finanzas correspondiente quien no au to r i za rá a n t i c i p o s para v i a j e s pos t e r io re s y podrá optar por:

1. Requerir l a l iquidación de l a deuda mediante l a ap l icac ión de l a s d i spos ic iones del Reglamento para l a Concesión de Crédi to y e l Cobro de Deudas de l a Universidad de Puerto Rico.

2 . S i s e t r a t a de una persona p a r t i c u l a r o empleado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, corporación públ ica o municipio, podrá s o l i c i t a r s e a l a agencia gubernamental o ent idad privada que cor responda ,co laborac ión en l a s ges t iones de cobro.

3 . Si n o fue ra pos ib le e fec tua r l a s ges t iones a n t e r i o r e s , o si l a s mismas fueren i n e f e c t i v a s , s e - n o t i f i c a r á prontamente a l a Oficina de A s u n t o s Legales de l a unidad, a l Sec re t a r io de J u s t i c i a y a l Contralor de Puerto Rico para l a acción que corresponda.

Ar t ícu lo 16 - Gastos de Viaje en Actividades A t l é t i c a s , Soc ia les o Cul tura les y Otras Actividades Un ive r s i t a r i a s Análogas

a . En l o s reembolsos de gas tos de v i a j e a personas cuya pa r t i c ipac ión ac t iva s e requiera en l a s ac t iv idades a t l é t i c a s , s o c i a l e s o c u l t u r a l e s y o t r a s ac t iv idades u n i v e r s i t a r i a s análogas, s e observarán, además de l a s normas genera les de e s t e Reglamento, l a s s igu ien te s normas e s p e c í f i c a s :

1. Para que u n p a r t i c i p a n t e en e s t a s ac t iv idades tenga derecho a l pago o reembolso de gas tos de v i a j e , su pa r t i c ipac ión r eque r i r á l a au tor izac ión del Director o representan te autor izado del Departamento u o f i c i n a de l a Universidad a cargo de l a ac t iv idad o de l a representación de l a Universidad en l a misma.

2 . Cuando l a ac t iv idad requiera l a pa r t i c ipac ión de e q u i p o s de a t l é t a s o grupos de personas en conjunto se aprobará una orden de v i a j e espec ia l para t o d o e l grupo y s e anexará l a l i s t a de p a r t i c i p a n t e s a l a orden de v i a j e .

3 . Al determinar l a s horas y lugares de s a l i d a y regreso del v i a j e , se tendrá en consideración, además de l o s c r i t e r i o s genera les de aus te r idad e i n t e r e s e s de l a Universidad, l a s condiciones p a r t i c u l a r e s necesar ias para el d e s a r r o l l o normal de l a ac t iv idad y para l a comodidad de l o s p a r t i c i p a n t e s .

b . A l o s f i n e s de e s t e a r t í c u l o , s e entenderá que el concepto "puesto temporero'' u t i l i z a d o en e s t e Reglamento s e r á e l lugar en que


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l l e v e a cabo l a ac t iv idad para l a cual s e au to r i za e l v i a j e . De igua? forma, se entenderá que " res idenc ia privada" incluye e l lugar de hospedaje de u n e s tud ian te durante e l período l e c t i v o de l a Universidad, excluyendo recesos académicos.

c . El Director del Departamento u o f i c i n a de l a Un de l a ac t iv idad o de l a representación de determinará si es necesar io e l a lojamiento de tomando en cuenta l o d ispues to en l o s Art ícu lo Reglamento y l a s necesidades p a r t i c u l a r e s de l a p a r t i c i p a n t e s .

versidad a cargo l a Universidad

o s p a r t i c i p a n t e s 7 , 8 y 9 de e s t e ' ac t iv idad y l o s

d . En l o s casos que l a Universidad provea l a t r anspor t ac ión , el a lojamiento, o l a s comidas, l o s p a r t i c i p a n t e s de l a ac t iv idad no tendrán derecho a r e c i b i r pago - o reembolso por el concepto correspondiente .

e . Además de l a s d i e t a s d i spues tas en l o s Ar t ícu los 7 y 8 de e s t e Reglamento, s e podrá a u t o r i z a r a cada p a r t i c i p a n t e una d i e t a espec ia l de t res dó la re s ($3 .00) por cada ac t iv idad u n i v e r s i t a r i a o por cada d í a de ac t iv idad para cubr i r el costo de r e f r i g e r i o s y o t r o s gas tos inc iden ta l e s a su pa r t i c ipac ión . Esta d i e t a espec ia l también podrá pagarse como Única d i e t a cuando l a ac t iv idad o par t ic ipac ión de l a persona n o conl leve e l pago o reembolso de gas tos de v i a j e .

f . Los gas tos de v i a j e de a t l e t a s y o t r o s p a r t i c i p a n t e s en ac t iv idades u n i v e r s i t a r i a s podrán pagarse con cargo a fondos de Caja Menuda.

g. Se considerarán como gas tos inc iden ta l e s a l v i a j e l o s pagos . efectuados a á r b i t r o s , anotadores , m a s a j i s t a s , m a q u i l l i s t a r , carnarógrafos, fo tóg ra fos y o t r o personal técn ico o de a s i s t e n c i a que s e u t i l i c e en ac t iv idades u n i v e r s i t a r i a s .

h . Las d ispos ic iones de este Ar t icu lo se ap l i ca rán también a l o s gas tos de v i a j e de l o s p a r t i c i p a n t e s au tor izados , que n o es tén comprendidos en l o s programas del Departamento u Oficina a cargo de l a ac t iv idad o de l a representación de l a Universidad. En estos casos , las autor izac iones necesa r i a s se rán impart idas por e l Director del Departamento u Oficina a l que pertenezca el p a r t i c i p a n t e .


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Ar t ícu lo 17 - Fianzas y Seguros

a . Los fondos an t ic ipados para v i a j e s a empleados de l a Universidad e s t án cub ie r tos has ta l a cant idad de d i ez mil dó la re s ( $ 1 0 , 0 0 0 ) p o r l a Fianza de Fidel idad de l a pó l iza global que cubre cualquier ac to deshonesto por p a r t e del empleado mientras v i a j a . S i e l a n t i c i p o de f o n d o s de v i a j e excede de d i ez mil dó la re s ($10,000) y l a persona que ha de manejar l o s fondos cub ie r t a por una cant idad mayor que sea s u f i c i e n t e para cubr i r e l a n t i c i p o , s e ’ procederá a i n c l u i r e l exceso en l a pó1 i za g l o b a l , s o l i c i t a n d o dicha cub ie r t a a l a Administración de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda.

no e s t á

b . Cuando e l v i a j e haya de s e r efectuado por empleados de cualquier corporación pública o de cua lquier o t r a agencia del gobierno del Estado Libre Asociado que sean au tor izados a v i a j a r en ges t iones o f i c i a l e s de l a Universidad, s e v e r i f i c a r á que éstos e s t én cub ie r tos por l a s pó l i zas de sus re spec t ivas corporaciones o agencias . Si e l a n t i c i p o fuera mayor que l a cant idad cubier ta en l a pó l i za , s e procederá a i n c l u i r e l exceso en l a pó l iza global de l a Universidad.

c . Cuando el v i a j e haya de ser efectuado por u n e s tud ian te o una persona p a r t i c u l a r que no sea empleado d e l gobierno n i e s t é cub ie r to por ninguna pól iza de l a Universidad u o t r a agencia del gobierno, s e i n c l u i r á dicho e s tud ian te o persona en l a p6 l iza global an te s de a n t i c i p a r l e fondos para e l v i a j e .

d . Los automóviles privados de l a s personas au tor izadas a u t i l i z a r l o s , en cumplimiento de ges t iones o f i c i a l e s conforme a l Ar t ícu lo 6 , e s t án cub ie r tos en l a pó l iza de automóviles de l a Universidad que cubre daños corpora les a t e r c e r a s personas y daños a l a propiedad a jena . La pó l i za au tomovi l í s t ica en vigor n o cubre los r i e sgos de c o l i s i ó n , robo, fuego, vandalismo u o t r o s daños que pueda s u f r i r e l automóvil del empleado en una ges t ión o f i c i a l . E l personal que v i a j e e s t á cub ie r to por l a pó l iza del Fondo del Seguro del Estado y por l a Administración de Compensaciones por Accidentes de Automóvil ( A C A A ) .

e . Cuando l a persona au tor izada a usar su automóvil privado en ges t iones o f i c i a l e s cause algún daño a personas o propiedades públ icas o pr ivadas como consecuencia de algún acc idente au tomovi l í s t ico mientras v i a j a en ges t iones o f i c i a l e s , deberá


P á g i n a 2 3

informar de inmediato e l acc idente ocurr ido a su superv isor o e l func ionar io que au to r i zó e l v i a j e . Deberá además:

1. Someter u n informe e s c r i t o a l superv isor o func ionar io aludido en e l i n c i s o a n t e r i o r , quien a su vez l o someterá a l Of ic ia l de Fianzas y Seguros de l a unidad correspondiente . Será indispensable acompañar una copia del Modelo 141, So l i c i tud y Autorización para Uso de Vehículo Privado, mediante el cual s e au to r i zó a l a persona a usar e l automóvil privado en ges t iones o f i c i a l e s .

2 . Si l a persona que s u f r i ó e l acc idente queda incapaci tada para informar l o sucedido, s e r á responsabi l idad del superv isor inmediato informar e l acc idente a l Of ic ia l de Fianzas y Seguros de l a unidad correspondiente . -

3 . En aquel los casos en que del acc idente ocurr ido pueda s u r g i r una reclamación o demanda cont ra l a Universidad, deberá n o t i f i c a r s e inmediatamente a l a Oficina de Asuntos Legales de l a unidad correspondiente .

Ar t ícu lo 18 - Disposiciones Generales

a . Cuando una persona au tor izada a v i a j a r fue ra de Puerto Rico s e vea precisado a interrumpir sus ges t iones y permanecer en su puesto temporero por motivo de enfermedad, tendrá derecho a d i e t a s y a lojamiento por e l período que s e prolongue l a enfermedad, mediante evidencia presentada a l e f e c t o , has ta u n máximo de ca torce ( 1 4 ) d í a s ca lendar ios . En casos de v i a j e s en Puerto Rico e l máximo se rá de cinco ( 5 ) d í a s ca l enda r ios .

b . La persona que tuviere que r eg resa r a su re s idenc ia privada por motivos de enfermedad mientras e s tuv ie se en u n v i a j e o f i c i a l , tendrá derecho a l reembolso o pago del cos to de t ranspor tac ión en que incur ra tomando como base l a v í a más económica siempre y cuando l a enfermedad l o permita. Cuando l a na tura leza de l a enfermedad ocasione e l u s o de medios de t ranspor tac ión más cos tosos , el pago o reembolso de l o s gas tos se j u s t i f i c a r á señalando l a s c i r cuns t anc ia s en e l comprobante de pago.

c . Las personas au tor izadas a v i a j a r podrán reclamar gas tos por s e r v i c i o s médicos, hosp i t a l i zac ión , medicinas y o t r o s gas tos s i m i l a r e s en que se incu r ra en t ra tamiento médico mientras r ea l i cen ges t iones o f i c i a l e s en aque l los casos en que s e someta j u s t i f i c a c i ó n y prueba de que dichos gas tos fueron como consecuencia d i r e c t a de l a ges t ión o f i c i a l encomendada, siempre que l a enfermedad o accidente no sea compensado por e l Fondo del

J


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Seguro del Estado o que l o s mismos no estén cub ie r tos por cualquier o t r o t i p o de seguro médico. Para t ene r derecho al reembolso, se deberán presentar l a s f a c t u r a s o rec ibos de pagos correspondientes a l o s s e r v i c i o s médi cos rend i dos, hosp i t a l i zac ión , medicinas y o t r o s . Los func ionar ios que aprueben los v i a j e s a l e x t e r i o r podrán a u t o r i z a r l a prevent ivas , t a l e s como ana lgés icos , a n t i á c v i a j e a lugares donde no ex i s t an f a c i l i d a d e s y donde haya r i e sgos conocidos para l a salud

d . No se pagarán d i e t a s a ningún empleado l i c e n c i a o rd ina r i a . s a b á t i c a . ex t r ao rd ina r

compra de medicinas dos y o t r o s cuando s e de s e r v i c i o s médicos

mientras d i s f r u t e de a con sueldo o con

ayuda económica, ‘a menos que durante e l t ranscurso de d ichas l i c e n c i a s s e les requiera r e a l i z a r alguna ges t ión o f i c i a l .

e . A l a u t o r i z a r v i a j e s en ges t iones o f i c i a l e s en d í a s f e r i a d o s o no l aborables , s e j u s t i f i c a r á en el comprobante l a necesidad y conveniencia para e l s e r v i c i o de r e a l i z a r e l v i a j e en t a l e s d í a s .

-

f . Cuando una persona f a l l e c i e r e mientras se encuentra en e l desempeño de una ges t ión o f i c i a l fuera de Puerto R ico , el func ionar io que au to r i zó dicho v i a j e , en consul ta con l o s f a m i l i a r e s , Dodrá ordenar que s e hagan l a s ges t iones pe r t inen te s para e l embalsamamiento y t r a s l a d o del cadáver a su re s idenc ia privada o fune ra r i a cercana. La Universidad pagará l o s gas tos incur r idos por estos conceptos directamente a l o s f a m i l i a r e s del f a l l e c i d o o a quien pagó por dichos f a m i l i a r e s o haya prestado l o s s e r v i c i o s a c r é d i t o . Podrá reclamarse a l a Universidad e l reembolso o pago de dichos g a s t o s , mediante l a presentación de recibos u o t r o s j u s t i f i c a n t e s necesar ios para comprobarlos. Dichos gas tos deberán s e r razonables y moderados. El reembolso deberá t ene r l a aprobación del Pres idente o del Rector o Di rec tor correspondiente , según sea e l caso. En igual forma s e reembolsarán o pagarán los gas tos de embalsamamiento y t ranspor tac ión del cadáver en l o s casos de profesores v i s i t a n t e s que mueran en Puerto Rico.

g . En aque l los casos en que una persona sea au tor izada a e fec tua r u n v i a j e o f i c i a l a l e x t e r i o r , de emergencia y s i n previa p l an i f i cac ión , por l o que se l e haga imposible hacer l a s o l i c i t u d de fondos anticipadamente, t endrá derecho a l reembolso de l o s gas tos de v i a j e en que incur ra durante e l desempeño de l a ges t ión o f i c i a l de acuerdo con l o indicado en este Reglamento. En estos casos , s e r á responsabi l idad de l a persona que au to r i zó e l v i a j e someter a l a Oficina de Contabilidad correspondiente una obl igación miscelánea para r e se rva r el t o t a l de l o s fondos


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au tor izados en l a orden de v i a j e . En e l comprobante sometido para s o l i c i t a r e l reembolso se ind icará el número de dicha obl igación miscelánea.

h . La base más económica para a n t i c i p a r fondos o e fec tua r desembolsos po r concepto de gas tos de v i a j e deberá determinarse de acuerdo con l a s c i r cuns t anc ia s de cada caso , tomando en consideración e l tiempo d isponib le y l a conveniencia y prac t i cab i l idad del v i a j e desde e l p u n t o de v i s t a de l a s necesidades del s e r v i c i o .

i . El reembolso de gas tos de v i a j e a l Pres idente del Consejo de Educación Superior , sus miembros y su Direc tor Ejecut ivo , a l Pres idente de l a Universidad y a los Rectores y Directores-Decanos de Colegios Un ive r s i t a r io s Tecnológicos y Colegios Regionales, por v i a j e s rea l izados dentro y fue ra d a p u e r t o Rico se hará a base de gas tos incu r r idos , mediante l a presentación de f a c t u r a s , rec ibos y l a s evidencias cor respondientes , a menos que sea impráctico ob tene r l a s . Cuando no sea pos ib le obtener l a s ev idencias de pago, se presentará una c e r t i f i c a c i ó n a l e f e c t o .

j . Cuando en l a orden de v i a j e s e hayan autor izado gas tos de representac ión , estos se reembolsarán después de haberse rendido e l informe correspondiente donde s e informará e l motivo del gas to , l o s p a r t i c i p a n t e s en l a reunión o agasajo y su re lac ión o f i c i a l con e l ac to . En l o s casos en que s e a necesar ia l a conf idenc ia l idad de l a s personas p a r t i c i p a n t e s , e l informe con sus nombres s e conservará en l a o f i c i n a del Rector o Director de l a ucidad i n s t i t u c i o n a l concernida.

k . No s e au tor izarán gas tos de representación para reuniones o agasajos en que t o d o s l o s p a r t i c i p a n t e s sean empleados o personas bajo con t r a to con l a Universidad.

1 . No s e considerarán gas tos de v i a j e s aque l los incur r idos en ges t iones r ea l i zadas en l o s t r i b u n a l e s u otros lugares como consecuencia de acc identes au tomovi l í s t icos u o t r a s c i r cuns t anc ia s de t i p o personal surg idas durante una encomienda o f i c i a l por l a s cua le s l a persona que se au to r i zó a v i a j a r haya s i d o acusada o demandada.

m . Toda reclamación de reembolso por gas tos de v i a j e en y fuera de Puerto Rico, se someterá en u n período máximo de noventa ( 9 0 ) d í a s ca lendar ios a p a r t i r de l a fecha de regreso . La universidad no procesará reembolso de gas tos de v i a j e fue ra del término an te s mencionado. Esta d ispos ic ión se hará cons ta r en l a orden de v i a j e .


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n . La persona a quien s e a u t o r i c e a t r anspor t a r propiedad de l a Universidad se rá responsable de su pérdida o d e t e r i o r o cuando medie culpa o negl igencia de su p a r t e .

Ar t ícu lo 19 - Enmiendas y Deroqación

a . Este Reglamento podrá ser enmendado o derogado Únicamente por e l Consejo de Educación Superior .

b . E l P res idente , o e l func ionar io en quien é s t e delegue, podrá emi t i r l a s c i r c u l a r e s y procedimientos que se relacionen con e l u s o , preparación y t r ámi t e de l o s formular ios necesar ios para implantar l a s d i spos ic iones de es te Reglamento e i n t e r p r e t a r cualquier cont rovers ia con re lac ión a l a s d i spos ic iones de e s t e Reglamento o a s i t uac iones no p r e v i s t a s en e l mismo.

c . Cualquier b o l e t í n , c i r c u l a r , i n s t rucc ión , reglamento o comunicación a n t e r i o r en c o n f l i c t o con l a s d i spos ic iones de e s t e Reglamento, queda por l a presente derogada.

-

Ar t ícu lo 20 - Viqencia

Este Reglamento e n t r a r á en vigor t r e i n t a (30 ) d í a s después de su aprobación por e l Consejo de Educación Superior .

Y para que a s í cons te , expido l a presente c e r t i f i c a c i ó n bajo el s e l l o de l a Universidad de Puerto Rico, en Río P iedras , Puerto Rico, hoy d í a doce de mayo de mil novecientos ochenta y s i e t e .

Ismael Ramírez S o t o Director Ejecut ivo

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