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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Revisión 20/01/2015

SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL

Fecha de Aprobación 09/04/2015

INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACIÓN Versión 4

INS-GD-AM-002 Página 1

Verifique que ésta es la versión correcta antes de utilizar el documento

OBJETIVO

Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en éste último. Determinar las actividades para la eliminación de documentos.

ALCANCE Desde la disposición de documentos en el Archivo de Gestión hasta la disposición de los documentos en el Archivo Central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivo son: -Archivo de Gestión -Archivo Central -Archivo Histórico

2. QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3. QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

El Acuerdo 027 del 31 de Octubre de 2006 del AGN define una Serie Documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” La Subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta, por su contenido y sus características específicas.”

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5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL Información que aparece en la Tabla de Retención Documental: 5.1 Dependencia Productora. Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada Tabla de Retención Documental. 5.2 Código Dependencia Productora. Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central. 5.3 Código de Serie y Subserie. Los códigos utilizados para las Series y las Subseries de cada Tabla de Retención Documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una nemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación. 5.4 Series y Tipos Documentales. En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir. Ejemplo: SERIE: DERECHOS DE PETICIÓN TIPOS DOCUMENTALES: - SOLICITUD - RESPUESTA - ANEXOS 5.5 Retención Documental. Esta columna se divide en dos columnas menores: Archivo de Gestión y Archivo Central.

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CÓDIGO RETENCION DISPOSICIÓN

SOPORTE

DEPENDENCIA PRODUCTORA: XXXXXX CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA

ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL CT S I E

2 3 X

CT: E: e: Electrónico T: Textual

S: I: D: Digital

Fecha: Bogotá,

Nombre y Firma Responsable de la Dependencia Nombre y Firma del Responsable de la Dependencia

JEFE DE LA DEPENDENCIA JEFE DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Conservación Total Eliminación

Selección Imagen

OBSERVACIONES

SERIE

37DERECHOS DE PETICION:-Solicitud-Respuesta-Anexos

CÓDIGO RETENCION DISPOSICIÓN

SOPORTE

SERIE

SUB SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DOCUMENTAL FINAL

Figura 1: Períodos de Retención Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los documentos deben conservarse en cada fase del archivo. Ejemplo: En la figura 1, puede observarse que al frente de la serie DERECHOS DE PETICIÓN, aparece debajo de ARCHIVO DE GESTIÓN 2 y debajo de ARCHIVO CENTRAL 3. Esto quiere decir que los derechos de petición deben conservarse en los archivos de gestión, o sea en los archivos de cada dependencia, durante dos (2) años y al iniciarse el tercer año, la dependencia debe hacer la transferencia de esos documentos al ARCHIVO CENTRAL. Según lo indicado en la figura 1, el Archivo Central debe, a su vez, conservar los derechos de petición por un lapso de tres (3) años.

6. DISPOSICIÓN FINAL La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. CO

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Como puede observarse en la figura 1, la columna siguiente se denomina DISPOSICIÓN FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente: CT: CONSERVACIÓN TOTAL S: SELECCIONAR I: IMAGEN E: ELIMINAR Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X, que indican la disposición final de cada serie documental. CT: CONSERVACIÓN TOTAL La Conservación Total quiere decir que la serie documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico de la institución. S: SELECCIONAR Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los documentos. I: IMAGEN Reproducción de la figura de una cosa o persona captada por el ojo, por un espejo o por un aparato óptico, de fotografía, de cine o de otro tipo, gracias a la luz: captamos la imagen de un objeto por la reflexión o refracción de los rayos de luz que de él dimanan. E: ELIMINAR Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más adelante. De la misma forma se incorpora la columna soporte con las siguientes convenciones: [e] minúscula corresponde a documento electrónico; [D] digital y [T] textual. CO

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7. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AS-002

El Formato se utiliza para relacionar:

7.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central.

7.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico.

7.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar. 7.4 La organización en el archivo de gestión como central de las unidades

documentales debe ser en orden numérico y ascendente y la transferencia primaria (del archivo de gestión al central) debe corresponder a la vigencia de la misma, sin importar el auto de apertura o cierre de proceso. Significa lo anterior, que confrontadas la unidades documentales descritas en el formato de inventario documental este debe corresponder con el año efectivo de transferencia al archivo central. A manera de ejemplo y figurativa: en el año 2013 fueron transferidas unidades documentales con la siguiente numeración: 050-20135/2008; 050-12935/2009; 050-12935/2010; 050-20135/2012. (…) si se observa con atención las unidades documentales están organizadas de manera ascendente por año, pero su búsqueda corresponderá inicialmente al año de transferencia y posteriormente se ubicara el número del proceso”.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Según el Acuerdo 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.” Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación. Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 8.1 Revisión de la Tabla de Retención. Revisión de la Tabla de Retención de la dependencia para confirmar que es pertinente preparar la transferencia. CO

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8.2 Preparación física de la documentación. Por medio de la preparación física de la documentación se pretende asegurar que:

Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental.

Cada carpeta tenga hasta doscientos (200) folios. Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos. El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser fotocopiado

en papel bond de 70 gms. Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte

superior al papel tamaño oficio. 8.3 Foliación. Se debe revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en la parte superior derecha en el orden lógico en que van llegando, sin Enmendaduras (si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra). Se inicia la foliación por el documento más antiguo hasta el más reciente. La foliación debe ser consecutiva de 1 a 200 hasta un máximo de 250 folios por carpeta, por ejemplo, Carpeta 1 Folio 1 a 200 folios, Carpeta 2 Folio 1 a 250 folios. Este proceso se realiza para la transferencia primaria al Archivo Central. NOTA: El anterior procedimiento no es aplicable para las unidades documentales concernientes a la serie “Historias Laborales”, conforme lo dispone la Circular 012 de 2003 del Archivo General de la Nación y del Departamento Administrativo de la Función Pública. 8.4 Identificación de Carpetas. Una vez ordenada la documentación, identifique cada una de las carpetas en la tapa externa, en la esquina superior derecha diligenciando toda la información del rótulo. Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio. Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la siguiente información: -Nombre de la dependencia -Código de la dependencia -Serie -Subserie -Carpeta -No. de folios CO

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-No. Carpeta -No. de folios -No. carpeta -No. Caja -Año

12 X 8 CM. ROTULO

CARPETA Figura 2. Formato del Rótulo que se coloca en cada carpeta debajo de la pestaña. RÓTULO (Su dimensión es de 12x8 cms.) Nombre de la Dependencia: Código Dependencia Serie Sub Serie Carpeta No. Folios No. Carpeta No. Caja Año 8.5 Ubicación y Rotulación en los Archivadores. Las carpetas en los archivadores, estantes, armarios, etc., se archivan en orden alfabético por nombres de series, de izquierda a derecha, iniciando siempre por el espacio superior de cada estante o archivador. Para identificar cada una de las series y subseries documentales dentro de las respectivas gavetas del archivador siendo necesarias las guías separadoras. En la parte exterior

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mediante el diligenciamiento de un sticker o adhesivo se deberá identificar a simple vista la serie y subserie almacenadas en los archivadores, estantes o similares.

Se debe realizar una distribución secuencial de las gavetas de cada archivador o de las bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta el final, de arriba hacia abajo. Los medios de almacenamiento de documentación deben ser solamente en carpetas.

Por lo anterior, no se debe utilizar el sistema de almacenamiento AZ o folder metálico, esta unidad ocupa mucho más espacio, no se atiende la organización inicial y la documentación no se encuentra protegida. 8.6 Constancias de Ejecutoria. Uno de los inconvenientes que a diario se presentan es el concerniente a la Constancia de Ejecutoria de los procesos disciplinarios que han culminado con fallo sancionatorio en segunda instancia. El principal motivo de objeción por parte de las autoridades judiciales e incluso administrativas, consiste en la falta de este documento que finiquite toda actuación disciplinaria, con el fin de determinar el término de caducidad de las acciones contenciosas administrativas así como la imposibilidad de ejercer otra acción administrativa.

El modelo de documento propuesto es el siguiente:

CONSTANCIA DE EJECUTORIA

Expediente No.

“Ciudad”__________. En la fecha, siendo las (indicar la fecha en que se deja la constancia), quedó ejecutoriado (auto o fallo) proferido por (indicar la autoridad que profirió la decisión) de conformidad con lo previsto en el artículo 119 de la Ley 734 de 2002. En constancia se firma

(NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO) (CARGO) 8.7 Decisiones Inhibitorias y Documentos Facilitativos y/o de Apoyo. Resulta de gran importancia establecer que toda decisión inhibitoria como consecuencia de la actuación misional sea ésta disciplinaria, preventiva, de intervención o de apoyo, debe permanecer como mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión debidamente organizada e identificada con sus respectivos rótulos en el archivo de gestión. Una vez cumplido el término de retención deberá diligenciarse el formato de inventario documental y solicitar a través de la Secretaría Técnica del Comité de Archivo la autorización para eliminación. CO

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DEPENDENCIA:

Serie

Subserie

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No. Folios………………………………………………………………..

No.Carpeta…………………………………………………………….. No. Caja………………………………………………………………….

Año…………………………………………………………………………

DEPENDENCIA:

Serie

Subserie

Carpeta

No. Folios………………………………………………………………..

No.Carpeta…………………………………………………………….. No. Caja………………………………………………………………….

Año…………………………………………………………………………

8.8 Testigo Documental y/o Afuera. Con el fin de garantizar el uso, consulta y préstamo de unidades documentales en los archivos de gestión de cada dependencia, se hace necesario la normalización de su utilización. Lo anterior para llevar un control, seguimiento y estadística. 8.9 Rótulo de Unidades de Conservación. La rotulación de las unidades es con el propósito de identificar las series, subseries y tipos documentales de cada dependencia, así como para facilitar la descripción de la unidad documental y homogenizar los campos mínimos requeridos para su rápida y ágil ubicación y posterior consulta. Se acoge lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. 8.10 Diligenciar el Formato de Inventario Documental (REG-GD-AS-002). Diligenciar el Formato de Inventario para cada unidad de conservación, en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho Formato, como son:

Localización Unidad de Conservación COPI

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Serie Subserie Identificación de la Unidad de Almacenamiento Fechas extremas (inicio y finalización del proceso) Número de folios Soporte Frecuencia de consulta Observaciones

8.11 Legalización de la Transferencia. Comprende el último peldaño para que la documentación ocupe el sitio que le corresponde de acuerdo a la TRD, ya sea en el archivo central o en el archivo histórico, según corresponda. Consta de los siguientes pasos:

Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado por el Jefe y el responsable del archivo.

Elaborar el Acta de Transferencia al Archivo Central. Entregar al Archivo Central. Revisión de la transferencia por parte del Archivo Central. Legalización o validación de la transferencia.

8.12 Con el fin de garantizar la integridad de las unidades documentales, en especial aquellas relacionadas con la función disciplinaria, las dependencias generadoras deberán identificar el número de folio así como el número de cuaderno contentivo de los fallos de primera y segunda instancia, constancia de ejecutoria y revocatoria directa (en caso de existir) en el formato de inventario documental, punto observaciones.

9. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL NOTA: Sólo aplica para fondos documentales ubicados en el archivo central. La base de datos del Archivo Central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y localización de los documentos:

Código de la dependencia Nombre de la dependencia Código de la serie documental Nombre de la serie documental Nombre o número de la unidad de conservación Fechas extremas Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja COPI

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Fecha final de conservación Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor asignado verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación dentro de las cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.

En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente.

10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los generados por la misma Oficina o por otras Oficinas o Instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.” De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no aparecen en su TRD. Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil (5 años)

10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.

10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis de la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental que será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el Jefe de la Dependencia y el servidor público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo de la PGN. Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de Archivo presenta las solicitudes al Comité de Archivo de la PGN, el cual toma la decisión correspondiente en cada caso. Las aprobaciones de CO

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eliminación aparecerán en el Acta respectiva del Comité de Archivo y se comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un Acta de Eliminación, en la que conste el número de Acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de inventario preparados para el efecto. Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del Jefe de la dependencia. En la Sede Central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Por mandato de las normas legales, las primeras tablas de retención documental, TRD, para la Procuraduría General de la Nación se elaboraron en el año de 1999 y, una vez aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante Resolución del Procurador General de la Nación, que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2000. Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica de la PGN establecida por la Ley 201 de 1995. La expedición del Decreto 262 del 22 de Febrero de 2000, el cual modificó la estructura institucional y las funciones de las dependencias, dejó sin bases la aplicación de las TRD que habían sido aprobadas con anterioridad. Dentro del proyecto de modernización de la Procuraduría General de la Nación se incluyó el tema de la gestión documental y dentro de este marco se contrató una consultoría externa para actualizar las TRD y para elaborar las Tablas de valoración documental. Esta consultoría externa entregó su trabajo a mediados del año 2007 cuyos productos fueron formalmente presentados al Comité de Archivos de la PGN el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al Procurador General de la Nación para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución 093 de 2008.

12. ANTECEDENTES LEGALES A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde 1989. CO

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La Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo Nacional de Colombia. La Ley 594 del 14 de Agosto de 2000, conocida como Ley General de Archivos, establece lo siguiente en algunos de sus artículos: Artículo 1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 3. Definiciones… Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Artículo 23. Formación de Archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo Central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Artículo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentará lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos

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notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, la PGN llevo a cabo los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las primeras TRD fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo No. 10 del 23 de Julio de 1999. Teniendo como base la anterior aprobación, el Procurador General de la Nación expidió la Resolución 264 del 13 de Julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD para la PGN. Dentro del Proyecto de Modernización de la entidad, como se dijo anteriormente, se contrató una consultoría externa que actualizó las Tablas de Retención Documental para ajustarlas al Decreto 262 de 2000. Estas nuevas tablas no requerían la aprobación del Archivo General de la Nación. Solamente la aprobación por parte del Comité de Archivo y la institucionalización por parte del representante legal de la institución. En consecuencia el Procurador General de la Nación expidió la Resolución 093 del 6 de Marzo de 2008. ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO AGN= Archivo General de la Nación PGN= Procuraduría General de la Nación TRD= Tablas de Retención Documental TVD= Tablas de Valoración Documental BIBLIOGRAFÍA Ley 594 de 2000 y Ley 80 de 1989 Resolución 093 de 2008/PGN Acuerdo 002 de 2004/AGN Acuerdo 027 de 2006/AGN

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