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  • Lima, 2 O HAYO 2004 VISTOS, los informes W086-2003-

    AGN/DNDAAJ-DNA y N'030-2004-AGN/DNDAAJ-DNA de la Direccin de Normas Archivisticas que la Direccin Nacional de Desarroll o Archivstico y Archivo Intermedio hace suyo, referidos al Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental, Tabla General de Retencin de Documentos y Manual de Procedimientos Archivsticos propuestas formuladas por la Comisin Nacional de Archivos Municipales para su aplicacin en las Municipalidades;

    CONSIDERANDO:

    Que, mediante Decreto Ley N' 194 14, se declara de ilidad pblica la defensa, conservacin e incremento del Pat rimonio Documental de la ""'''';.i~r:? Nacin existent e en nuestro pais y que por razn de su procedencia o de su inters

    constituye Patrimonio Cultural de la Nacin que el Estado est obligado a proteger.

    Que, la Ley N'25323 crea el "Sistema Nacional de Archivos", con la finalidad de integrar estructural, normati va y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en nuestro pas, mediante la ap licacin de principios, norlnas tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin.

    Que, el articulo 4' de la Ley antes mencionada y su Reglamento el D.S. N' 008-92-JUS, establece que el Archivo General de la Nacin es el Organo Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos, de carcter mult isectorial con autonoma tcnica y ad ministrativa, dependiente del M inisterio de Justicia, con fines de normar, organizar, uniformizar y coordinar el funcionamiento de los archivos pblicos integrndolos al Sistema Nacional de Archivos;

    Que, el Archivo General de la Nacin, ha expedido la Resolucin Jefatural N'073 -85 -AGN/J , de fecha 3 1 de mayo de 1985, aprobando las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos; y con Resolucin Jefalural W I73-86-AGN/J de fecha 18 de noviembre de 1986, se aprobaron directivas que

    t L.o+ orientan metodolgicamente la aplicacin de las Normas Generales del Sistema ,.,.~ Nacional de Archivos en las diferentes Entidades Pblicas, entre ellas la Directiva ; N'004-86-AGN-DGAJ "Normas para la Formulacin del Programa de Control de U~t-"I;C. ... O' Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional" y

    Directiva N'006-86-AGN-DGAJ " Normas para la Eliminacin de Documentos en los archi vos administ rat ivos del Sector Pblico Nacional" ;

    ,

  • . .

    . t

    o .. ~ Que, el citado Programa de Control de ocumentos (PCD), es un documento de gestin archivistica fonnulado por el Comit ~ valuador de Documentos. El Programa de Control de Documentos establece las series

    - documentales que produce o recibe una entidad pblica, precisando el nmero de aos que deben conservarse y los periodos de retencin en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacin o su eliminacin. Est confonnado por el Inventano de las Series Documentales, la Tabla General de Retencin de Documentos y

    ndice Alfabtico de las series documentales, estos dos ltimos se elaborarn a partir referido inventario de series.

    Que, el Archivo General de la acin dispuso la conformacin de la Comisin Nacional de Archivos Municipales, la misma que ha elaborado los modelos: Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental, la Tabla General de Retencin de Documentos y el Manual de Procedimientos Archivisticos para las Municipalidades;

    Que, el Manual de Procedimientos Archivisticos es un documento de gestin archivstica, til para optimizar el tratamiento de los documentos de archivos en los diferentes niveles, el mismo que especifica los mecanismos para la ejecucin de los procesos de organizacin, transferencia, eliminacin y servicios de infonnacin del acervo documental;

    Que, el Cuadro de Clasificacin del Fondo

    es un documento de consulta que orienta la agrupacin del acervo )jd ocllm,ental en secciones y series permitiendo conocer la estructura orgnica con su /~

    \L:l!t7--./ signatura; ,

    Que, la Tabla General de Retencin de I Documentos, conforma el Programa de Control de Documentos, en donde se registra esquemticamente los asuntos principales, los titulos de las series documentales que la integran y sus valores, as como los perodos de retencin en los niveles de archivos correspondientes;

    Que la Direccin la Direccin de onnas Archivisticas de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo lntennedio ha emitido el infonne N 086-2003-AGNfDNDAAl-D A con opinin favorable para la aprobacin de los referidos modelos de documentos de gestin archivstica;

    De confonnidad con el Reglamento de la Ley N25323, aprobado por D.S. 008-92-JUS "Reglamento de la Ley N25323" y su modificatoria el D.S N"OOS-93-JUS y, la R.M. N"197-93-JUS que aprueba el "Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo General de la acin;

  • : . 160 ,AI;." " ..... "" """"

    Con los visados de la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, Oficina Tcnica Administrativa y Oficina General de Asesora Juridica;

    SE RESUELVE

    ARTCULO .PRIM.ERO.- Aprobar el Manual de f.t~;';f,;':~ Procedimientos Archivisticos compuesto por: siete (7) capitulos, el Cuadro de

    ~~~~:~~;~al~~~~ del Fondo Documental y la Tabla General de Retencin de Documentos, / para las Municipalidades; anexos que forman parte de la presente Resolucin

    ARTCULO SEGUNDO.- De haberse cumplido con lo establecido por la Directiva N'004-86-AGN-DGAJ "Normas para la Formulacin del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional", las Municipalidades anexarn al Manual de Procedimientos Archivsticos la Tabla General de Retencin de Documentos, en caso contrario deber exceptuarse como anexo.

    ARTicULO TERCERO- La aplicacin de los documentos de gestin archivstica referidos en el Manual de Procedimientos Archivisticos y anexos, ser obligatoria para los Archivos Municipales, como rganos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, debindose adecuar en razn a la estructura orgnica de los Gobiernos Locales y a cada realidad institucional.

    ARTCULO CUARTO.- La Direccin Nacional de Desarrollo Archivistico y Archivo Intermedio a travs de la Direccin de Normas Archivist icas, ser responsable de verificar la correcta ap licacin del presente Manual de Procedimientos Archivisticos.

    ARTICULO OUINTO.- Djese sin efecto la Resolucin Jefatural N'335-2003-AGN/J en todos sus extremos y las normas que se opongan a la presente.

    AGN/ONDAAJ MRFISC'LP

    'QUESE y CMPLASE

  • ----r~~

    ARcmvo GENERAL DE LA NACION Ondna de Administracin Documentarla DIRECCIN DE NORMAS ARCHIvtsTICAS para conodmlento y IIDe! cumplo coa transcribir la RESOLUCION JEFATURAL

    NOJJ~200J de fecba 25-11-1003

    Lima, ......--- _. 2 5 NOV. 2003 ". . . / " .~.

    i ' ,

    Visto, el Infonne N 086-2003-AGNIDNDAAI-DNA, {l./referido a las propuestas formuladas por la Comisin Nacional de Archivos Municipales, '

    sobre la Tabla General de Retencin de Documentos y el Manual de Procedimientos Archivsticos para su aplicacin en las Municipalidades;

    CONSIDERANDO:

    Que, mediante Decreto Ley N 19414, se declara de utilidad pblica la defensa, conservacin e incremento del Patrini.onio Documental existente en nuestro pas y que por razn de su precedencia o de su inters constituye Patrimonio Nacional que el Estado est obligado a proteger;

    ~~:~~~ Que, la Ley W 25323 crea el "Sistema Nacional de ',' Archivos", con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos

    las entidades pblicas existentes en nuestro pas, mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conse,rvacin, , organizacin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin;

    Que, el artculo 4 de la Ley antes mencionada y su Reglamento el D,S. W 008-92-JUS, establece que el Archivo General de la Nacin es el rgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos, de carcter multisectorial, con autonoma tcnica y administrativa, dependiente del Ministerio de Justicia, teniendo entre SUS fi.D.es normar, organizar, uniformar y coorWnar el funcionamiento de los archivos pblicos integrndolos al Sistema Nacional de Archivos;

    , Que,-el Archivo General de la Nacin, ba expedido la Resolucin Jefatura! W 073-85-AGN/J, de fecba 31 de Mayo de 1985, aprobando las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos; asimismo la Resolucin Jefatural W 173-86-AGN/J de fecba 18 de novernbre de 1986, aprobando diversas directivas que orientan metodolgicamente la aplicacin de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos en los archivos de las diferentes Entidades Pblicas, entre eUas la Directiva N 004-86-AGN-DGAl ''Normas para la formulacin del Programa de Control de Documentos y Directiva N 006-86-AGN-DGAI ''Normas para la eliminacin de documentos", en los archivos administrativos del Sector Pblico Nacional.

    . ,

  • Que, el citado Programa de Control de Documentos (PCD), es un docume:lt
  • INTRODUCCION

    El Manual de Procedimientos es lUl instnllllcnto de Gestin Archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin la normatividad vigente aprobada por el Archi"o General de la Nacin.

    Comprende los procedimientos :

    De Transferencia de Documentos.

    De Organizacin Docwncntal.

    De Eliminac in Documental

    Dc Servicio de Lnfonnacin.

    En el presente Manual, se deta lla de manera sistemtica las etapas y acciones a realizar en cada nivel de archi vo de la Municipalidad, as imismo se han di sei'ado [a nnatos que facili tan su ap licacin.

    Su clUnplimic I110 ser de beneficio para la Municipalidad, porque pcnn iti ni mantener centra li zada y ",,,,,,=-,,,,,,.:organizada toda la documentacin generada.

  • N D e E

    INTRODUCCION

    1. OBJETIVO

    2. ALCANCE

    3. BASE LEGAL

    4. VIGENCIA

    5. PROCEDIMIENTOS

    5. 1. De Transferencia de Documentos.

    5.2. De Organizacin de Documentos

    5.3. De Eliminacin de Documentos

    5.4. De Servicios de ilOnllacin.

    6. DIAGRAMA DE FLUJOS

    7. ANEXOS

    7. 1. Proyecto de Resolucin de Alcalda aprobando el Manual.

    7.2. Tabla General de Retencin de Documentos

    7.3 . Fonnato de inventario de Transferencia.

    7.4. Cuadro de Clasificacin del Fondo Documental de Municipal idades

    7.5. Resolucin del Comit Evaluador de Documentos

    7.6. Acta del Comit Evaluador de Documentos.

    7.7. Inventario de Eliminacin de Documentos

    7.8. Glosario de Tnninos.

    Previo cumplimiento de la Directiva N"OO.J-86-AGN-DGAl "Normas pan 1

  • 1. OBJETIVO

    Impartir instrucciones sobre los procedimien tos que se ap licarn en los procesos archivst icos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Arch ivo en los procesos de Transferencia, Organizacin. Eliminacin y Servicio, dando un principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Arch ivo de la Mwlicipalidad.

    2. A LeA N e E

    El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido al persona l de las Oficinas de Archivo Central y/o de Gestin y Unidndcs Orgnicas de la Municipalidad que intervengan en los procesos archivsticos .

    3. B A S E L E G A L

    3. 1. Constitucin Poltica del Per , arto 2 1, 191 0 y 1960

    3.2. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipa lidades

    3.3. Ley N 19414 Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del PatTimonio Documental de la Nacin.

    3 .4. Ley N 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. o08-n-rus

    3.5. Resolucin Jefatural N 07385/AGN-J Normas del Sistema Nacional de Archivos .

    3.6. R.J. N I 73-86-AGN/J, se aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos .

    3. 7. Ley N 27444, Ley General de ProceWujentos Administrativos

    3.8. Ley N27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

    3.9. Normas Intemas.

    4. VI G E N e I A

    El presente Manua l entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin . di spues ta por Resolucin de Alca lda (Anexo N 7. 1 )

  • 5. PRO C E D 1 M 1 E N T O S

    5.1. DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

    5.1.1. FIN A LID A D

    a- Descongestionar los archi ,'os de gestin ylo perifricos .

    b- Custodiar en el Archi vo Central la documentac in generada en las diferentes unidades orgnicas de la Municipa lidad. al venc imiento de sus plazos de retencin.

    c- Aprovechar la disponibil idad de espacio fis ieo. equipos y material es en los archivos de gestin y perifricos.

    d- Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental de la Municipalidad.

    c- Orientar las acciones archi vsticas para la transferencia de los docwllcntos de los archivos de gestin (Secretarial) y/o perifri cos al Archivo Centra l.

    5.1.2. R E Q U 1 S IT O S

    a- Disponer de la Tabla General de Retencin de Documentos . (Anexo N' 7.2)

    b- Los archivos que no cuenten con la Tabla General de Retencin dc Documentos. podrn recepcionar aquellos documentos cuya vigencia admin istrati va inmediata haya conclu do.

    5.1.3. ETAPAS

    a- El responsable de Archivo de Gestin y/o Perifri cos coordinar con el Jefe del Archivo Central o el que haga sus veces la transferencia de documentos.

    b- De proceder dicha transferencia se llenar el Fonnoto de In ventari o de Transfcrencias (Anexo N 7.3 ) establecido que le proporcionar el Jefe del Archivo Central, en original y una copia debidamente firmado.

    c-

    d-

    El traslado de documentos en sus unidades dc archi vamiento (fi les. cajas, libros legajos .... ) se efectllan en paquetcs cn la dimensin siguiente de 15 a 20 CIllS. de altura.

    Las lmidades de arehi vamiento sern rotl11 adas en la parte visible donde se anotar la unidad orgnica. serie documental, cdigo de la serie, ao. nmero de envo y corrclati vo del paquete.

    c El Jefe del Archivo Central , recepciona y verifica el contenido de las unidades de archivamiento, as como la cantidad en metros lineales. En seilal de conformidad proceder a firmar el formato conservando el original y devolviendo la copia al archivo remlente.

  • ( .1. , .

    f- El [onllato original ser archivado y conservado para futuras consultas sobre transferencia realizadas al Archivo Central .

    g- De existir algn medio infonlltico de Base de Datos (Sofhvarc de Archivos) se proceder a ingresar la infonnacin contenida en el fOnll a lo.

    5.2. DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

    5.2.1. F I N A L I D A D

    a- Facilitar la rpida recuperacin de la infonl1 3Cin.

    b- Establecer criterios documentos en los munic ipalidades.

    wwonnes

    diferentes para la

    ni veles organizacin de archi vo

    de de

    los las

    c- Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgni ca C0l110 producto de las acti vidades mun icipales.

    5.2.2. R E Q U I S IT O S

    Disponer del Cuadro de Clasificac in del Fondo Documental de Muncipalidades (Anexo N 7.4)

    5.2.3. E T A P A S

    EN A RCmVO DE GESTlON O SECR ETAR IAL

    a- El responsable del Archivo de Gestin o Secretarial debera ordenar las unidades documentales quc confonnan cada SERlE medimlte e l sistema ms conveniente (alfabtico. numrico. mixto-numrico)

    b- El responsable del Archivo de Gest in dcbeni ident ificar cada unidad de archivamiento (files de manila, files de palanca, cajas. paquetes ele) con los sigui entes dal'os :

    c.

    Direccin

    Unidad

    Serie

    Cdigo

    Fecha

    N correlati vo de la unidad de conservacin

    Finalmcnte. el responsable dct Archivo de Gestin colocar las lUlidades de archivamicnto en los ga\'eteros. es tanteras. armarios etc., de acuerdo al Cuadro de Clas ificac in del Fondo Documental de Municipalidades.

    \'2...

  • EN EL ARC HI VO CENT R AL

    a- El responsable del Archivo Central. una "ez rcall:ada la transferencia de la documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento en la estantera o en el lugar ms adecuado de acuerdo al principio de procedencia, orientados por la estnlClura orgnica de la institucin.

    b- El responsable del Archivo Central dClcnninar la conservacin de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada \' la disponibil idad del espacio f sico que exista en el archivo.

    5.3. D E E L I M I N A C IO N D E D O C U M E N T O S

    5.3.1. F I NAL ID A D

    a- Garantizar la eliminacin de los documentos ilUlccesarios en los diferentes ni veles de archivo.

    b- Descongest ionar peridicamente los arc hi\ os .

    c- Aprovechar el espacio fisico y los equipos disponib les.

    5.3.2. RE Q U I S I T O S

    a- Opinin del Comit Evnluador de Documentos .

    b- Inventario )' mues tras de documentos a eliminar.

    c- Tabla Genera l de Retencin de Documentos

    d- Documentacin organizada e in\'entariada.

    5.3.3. E T A P A S

    El jere o quien hagn sus ,'eces del Archj"o Central es el nico responsable de la conduccin de este procedimiento debiendo seguir las estapns sigui cn tes:

    a- Solicitar la oficia li zacin del Comit Eva luador de Docwncntos via Resolucin de Alcalda (Anexo NU 7.5. )

    b- Separar la documentacin posible de eliminar.

    c- Elaborar el inventario de eliminacin yextraer las Illuestras documenta les necesarins.

    d

    e

    Redactar el Acta del Comit Eva luador de Documento (Anexo N 7.6) mediante el cua l se da conrormidad a la eliminacin de documentos. Dicha Acta scr firmar por sus intcgrantes.

    Propondr a la autoridad administrativa de ms alto ni vel para que oficie al Archivo Genera l de la Nacin o Archivos Regionales seg ll sea el caso, solic itando la autorizacin para eliminar los documentos

    t3

  • Para tal efecto remitir el Acta del Comit Eva luador de Documentos y la sustentacin tcnica de la eliminacin. (Anexo N 7.7. )

    f- Facil itar la iJonllacin que requiera el superv isor designado por el Archivo General de la Nacin o Archi \os Regionales .

    g- EnlTcgar al Archi vo General de la Nacin previa Resolucin de Autorizacin la documentacin a eliminar. finnando el acta de entrega correspondiente, quedndose con UIl ejemplar.

    h- El tiempo recomendab le para dar cumplimiento a este procedimiento ser de 30 das .

    SA . D E S E R V I e I o D E I N F o R M A e IO N

    SA . I. FI N A LID A D

    a- Facilitar al usuario el servicio de infonnacill . regular su acceso. garanti zar el uso adecuado del acervo documental, as C0l110 dar fe del documento que se otorga.

    b- Orientar las acciones del servicio de lllfonl1acin. consulta, prstamo y expedicin de copias de documcntos al usuario. en forma eficiente y oportuna.

    SA .2. R E Q U I S IT O S

    a. PARA CONSULTA Solicitud verba l del usuario Documento de ident idad cn caso necesario.

    b- PARA PRESTAMO : Solicitud ti oficio en caso de usuario particular. Fonnalo origi nal y copia en caso interno. con yo BO del Director o Jefe.

    c- PARA EXPED ICION DE COPIAS Fonuato debidamente llenado en caso interno con el yo BO del Director . Recibo de pago segn TUPA para sen icio externo. Identificacin del usuario.

    s.u. ETA P AS

    SA.3.J. e O N S U L T A

    a El archivero ub icar la documentacin so licitada y entregar la illformncin al usuario.

    b El archivero so licitar al usuario (nllar cl Registro de Consulta

    1'1

  • A N E X O N 7.1.

    RESOLUClON DE A LCALDIA N' -200 .. -MJM

    Limn,( ot r :1 ciudad ) .... .. . .. .. .. ... .. .... .. . .. ..

    CONS ID ERA NDO:

    Que, por Ley N 25323 de recha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la fina lidad de estructurar, normativa y funcionalmellte los archi yos de las entidades publicas existentes en el mbito nacional. para garanti zar la defensa. conservacin. organiL.acin y servicio del patrimonio documenlal de la Nacin:

    Que, por Decreto Supremo NI) 008~92JUS de recha 26 de j un io de 1992. se reglament la Ley N 25323 disponiendo la entTada el1 vigencia de las IlQnllas )' directivas cmitidas por el Archivo Genoral de la Nacin, C0l110 ente rector del Sistema Naciona l de Archivos:

    Que, medianl'e Resolucin Jefatural N 160-2004-AGN-J. se aprob el Manual de Procedimientos Arehivslieos para aplicacin de los rganos confonua nLes del Sistema Nac iona l de Archivos:

    Que, siendo indispensable para la presente admilstracin mun icipal aprobar los s igu ientes documentos de gestin archivisticas aplicables a la realidad municipal , con la finalidad dc cumplir la 110nllativa del Sistema Nacional de Archivos como parte in tegrante. es percn toria su aprobacin y vigencia ;

    Por lo expuesto y de confonuidad a lo preceptuado en el Art. 43 de la 27972 - Le~ Orgnica de MWlicipalidades:

    SE RESUELVE:

    A RT ICULO PRIME RO .- Aprobar el Manual dc Procedimicntos Archivsticos el cual consta de ( .. .. .. ) fojas y cs parte integrante de la presente resolucin.

    A RTI CU LO SEG UN DO.- La presente disposicin es de cumplimicnto ob ligatorio por todas las dependencias de la municipa lidad ~ entrar en vigencia a partir de la fecha .

    ART ICULO TERCE RO.- Encargar a la Direccin Munic ipal. Oficina de Presupuesto y Planificacin. Secretaria Genera l, Abastec imientos ~ Archi\o Central el cumplimiento cabal de la presente Resolucin .

    COM UN IQUESE, REG ISTRESE y CUM J> LASE.

    Ho

  • \"'1

    A N E X O N 7.3 .

    INVENTARlO DE TRANSFERENClA DE DOCUMENTOS

    A.- INFORMACION GENERAL

    1.- DEPENDENCIA:

    1.1. CODIGO

    1.2. AO 1.3 . REMISION

    2.- m :SCIHI)CION GENERAL DE DOCU~ I ENTOS A TRANSFEIURSE

    NUMERO DE SER IE FECIIAS UBICAC10N ODSER\'ACION ORDEN DOCLI~IENTAL E:\TREMAS TOI'OGRAf

  • l"l

    A R C HI V O CENT RAL

    PAGINA .. ................ DE ....... .......... PACS.

    1. NU~ I ERO 2. D[SCIUPCION DE 3. FEOIA 4. rU ICAC10 N ORDEN J)OCU~ I ENTOS EXTRE~IAS TOPQGR-\FICA

  • ANEXO N 7.5.

    MODELO DE RESOLUClON DEL COMIT EVALUADOR DE DOC UME 'TOS

    Lima.

    CONSIDERNA NDO :

    Que. por Ley NI! 25323 de fecha 10 de junio de 199 1 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la fi nalidad de estnlcturar. l10nmniva y funcionalmente los archivos de las ent idades pblicas existentes en el mbito nacional. para garantizar la defensa. conservacin. organi;ac in y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin:

    Que, por Decreto Supremo N 00892-JUS de fecha 26 de jwlio de 1992. se reglament la Lo)' N 25323 di sponiendo la vigencia de las !lonnas y directivas emitidas por el Archivo Genera l de la Nacin como ente rector del Sistema Nacional de Archivos:

    Que. por Resolucin Jefanlfal N 160-2004-AGN-J. se aprob el Manual de Procedimientos Archivsticos para aplicacin de los rganos conformantes de l Sistcma Nacional de Archivos:

    Que siendo indispensable para la presente administracin munic ipal aprobar los siguien tcs documentos de gestin archivsticas aplicab les a la rcalidad municipal. con la fina lidad de cumplir la normativa dcl Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es pcrentoria su aprobacin y vigencia:

    Por lo expues to y de cOllformidad a lo preceptuado en el Art. 43dad que los racult a emitir la !lonna):

    SE RESUELVE:

    ARTICULO PRIMERO.- Constituir el Comit Evaluador de Documentos del (nombre de la entidad ) que estar integrado por los siguiclltes miembros :

    A)

    B)

    C) D)

    Un representante de la Alta Direccin. quien lo presidir.

    El jefe de la Oficina de Asesora Jurd ica o su representante .

    El Jere de la Unidad orgnica cuya documentacin ser c"aluada, y

    Jefe del Archivo Central o quien haga sus veces, qu icn actuar como secretario tcnico del Comit.

    ARTICULO SEGUN DO.- El citado Comit cumplir sus runc ioncs con arreg lo a la normatividad vigenl"e emitida por el Archivo General de la Nacin.

    REG ISTRESE, COMUN IQ UESE y PUBLlQ UES E

  • A N E X O N 7.6

    ACTA DEL COMIT EVALUADOR DE DOC UMENTOS

    En la ciudad de Lima, siendo las ...... .. ... horas del da ... .. ... .. . de dos mi l .. .. .. .. en la Olicina de ... ... .. .... .. ... ........ .. . ubicada cn... .. .. .. .. .. .. .... del di strito de ... ................................... se rouni el Comit Evaluador de DoclUnenlos de ......................... designado mediante Resolucin......... ...... .. .. N. .. .. .. ... . . de fecha .................. de ............ ....... . de 200 .... . COI1 la asistencia del Sr.. ...... ..... .................................. Pres idente del Comit. Dr....................................... Asesor Legal , representantes de las Oficinas de .... .. .. .. ... .. .... ... .......... ... .... .. ... .. .. ..... y el Sr.... .... ... . ...... Jefe del Archivo central quien acta C0l110 Secretario de la Comisin.

    El Presidente del Comit Evaluador de Documentos someti a c\aluaein los documentos selecc ionados debidamente descritos y acordaron proceder dc confonnidad con las nomHlS de archivo remitiendo e l expediente y solicitando la autorizacin del Archi yo Genera l de la Nacin para la eliminacin dc los documentos en mencin por resultar innecesarios para esta entidad.

  • ANEXO N 7.7.

    INFORMAClON GENERAL DE DOC UMENTOS A ELIMINARS E

    INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMlNACION PAG. I DE ..... . .. .... ... PAGS.

    A. INFORMAC ION GENERAL B. AUTOR IZAC IO N OFICIAL

    2 h"NTlOAO

    4 ARClIlVOCENTRAL

    6. TELEFO:"O --_ .. _ .. _._ .... __ ._ .... _-_ ... _ ...

    B. DEL DOCUMENTO ELIMIN ARSE

    8. DESCRII'CION GENERAL DE IX>CLi~1ENTOS A EL~IINARSE

    9. ~ IETROS L1NEALE~ A ELl\-lINARSE

    APROBA C ION INTERNA

    LUGAR Y l'Cel lA

    FIRMA Y SELLO UNIDAD DE AD~1INISTRACION

    DE ARCI-IIVO CENTRAL

    2.1

  • 'LL

    INVENTARlO REG ISTRO

    PAG . 2 DE: .... .. ... ... ... PAGS.

    l. N" 1>[ 2. DESCRIPCIO" DE LAS SER IES J. FI':CH AS -I.OIJSEIW.\( 'IO;\' ORDEN uoe MENTALES EXTRE~ l r\S

    'i,p. l f'.'.. , ( .. cJ~ , , ,

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    A N E X O N 7.8.

    GLOSAR O

    1.- ACTA: DOClUuenlO formal que consigna la decisin de un cuerpo legislati\o o una autoridad pblica.

    2.- ARCH IVERO: Especialista. encargado de la administracin de documentos y archivos y de conducir el Sistema de Arc hi vo Institucional.

    3.- ARCH IVO CENTRAL: Organo Administrativo de Archivos encargado de planilicar. organizar. dirigir. nonnar. coordinar. ejecutar v controlar las acti vidades arclvsticas de una institucin.

    ~.- ARCHIVO PERJFERlCO: Nivel de archivo que se confonna por ubicacin fisica de las wtidades orgnicas o complej dad de funciones.

    5.- ARCHIVO DE GESTION : Donde se encuentra la doculllentacin generada: recibida por una unidad orgnica

    6.- BASE DE DATOS : Son registros de di versa infonllacin, de una misma cstmctura.

    7.- CODIGO: Atributo literal y/o nmerieo que se da a un documento o agmpacin documcntal.

    8.- CONSULTA : Servicio arehivstico que consiste en brindar al usuario infonnacin sobrc los docmuentos que se conservan cn un archi vo.

    9.- COMIT EVALUADOR: Designado por la ms alta autoridad encargado dc conducir el proceso de Fomwlncin dcl Programa dc Control dc Documentos,

    un funcionario pblico quc

    . CUADRO DE CLASIFICACION: Modelo o patroll elaborado para llevar a cabo la clasificacin de documentos por fondo. secciones. series y sub-series

    12. DOC UMENTO : Constituido por un soporte)' por la illfonnacin contenida en l.

    13. ELlM INACION: Destmccin de doclUllcntos que 110 poseen va lor ni administTativo ni hi strico rea li zada de acuerdo a normas vigentes.

    1-'. ETAPAS : Avancc parcial y total en el desarrollo de una accin.

    15. MANUAL: Documento que conticne las nociones elementalcs sobre detemlinada disciplina. arte o cicncia.

    16. ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso arch ivistico quc consiste en el desarrollo de acc iones de clasificar. ordenar y signar documentos.

    17. PLAZOS DE RETENC ION: Tiempo en que debe pcrnlancccr la documentacin en cada nivel de archivo.

  • 18. PRESTAMO; Objetivo fundamenta l de todo arch ivo que consiste en poner los formatos a di sposicin de los usuarios,

    19. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA : Principio bsico archivisti co segn e l cual las documentos de un mismo fondo, seccin o serie no deben es tar Il1csclados con aquellos de otro fondo, seccin o serie.

    20. PROCE DIMIENTO: Secuencia de acciones concatenadas entre si. que ordenadas en fonna lgica pennile cwupl ir con 1m objet ivo predctcnninado.

    21. ROTULA R Colocar Ulla signatura que identifique las un idades de instalacin.

    22. SERIE : Conj wllo de docmncntos pertenecientes a una secc in que tienen carclcrslicas COl1lW1CS el mismo asunto o Clllli s lllo tipo docmuental.

    23. TABLA DE RETENC ION : Documento de ges tin que establece los palzos de retencin de las series dOCW11entales.

    2 .. 1. TRANSFERENCIA DE DOCUM ENTOS: Traslado de documentos de un niyel de archiyo a otro al venci miento de SllS plazos de rctcncin.

    Texto Unieo de Procedimientos Administrativos.

    NIDAD DOCUMENTAL : La unidad menor indivisible puede ser simple compuesta. I

    27 ' UN IDAD DE A RC HIVAMIENTO: Material adecuado donde se colocan '" consen'an los , documentos ( fi les. cajas. paquetes Clc. )

    28. USUA RIO : Persona que se sinte de los documcntos del archi,o .

  • CUADRO DE CLASIFICACION DEL FONDO DOCUMENTAL DE MUNICIPALIDADES TITUL.O DE L.A SERIE DOCUMENTAL.

    AL. TA DIRECCION (AL.OI) (AL.CAL.OIASECRETARIA) 1 COMISION DE REGIDORES 2 CONV COOPERACION TECNICA :3 MEMORIAS ANUAL.ES 4 LEGAJO DE REGIDORES 5 CORRESPONDENCIA ASESORIA JURIOICA (ASJU) 1 ASESORIA 2 DEFENSA MUNICIPAL. 0201 CIVIL 0202 PENAL. 02 03 ADMINISTRATIVA 0204 TRIBUTARIA 02 05 LABORAL 3 CORRESPONDENCIA ARCHIVO CENTRAL. (ARCE) 1 GESTlON ARCHIVlsTICA' 2 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS :3 ELlMINAC DE DOCUMENTOS 4 SERVICIOS ARCHIVISTICOS Q4 01 CONSULTAS 04 02 PRESTAMOS Q4 03 REPROGRAFIA 5 ACTIVIDADES ARCHIVISTlCAS 6 SUPERV ASESOR AGN 7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS S PROYECTOS 9 CORRESPONDENCIA AOMINISTRACION (AOM') 1 NORMAS Y REGLAMENTOS 2 RESOLUCIONES GERENCIALES 3 LICITACIONES 4 PLANES ANUALES 5 EVALUACIONES 6 CORRESPONDENCIA ABASTECIMIENTO (ABAS) 1 CUADRO DE NECESIDADES 2 PlAN ANUAL DE ADQUISICIONES 3 f'tCOSA 4 SEGUROS 5 INVENT FISICO DE BIENES 6 ORDENES DE SERVICIOS 7 ORDENES DE COMPRA 8 CONTRATOS (ALQUILERES) 08 01 LOCACIONES Y CONDUCCiN 08 02 SERV NO PERSONAL.ES 9 BAJAS Y TRANSF. DE BIENES 10 KARDEX 11 CORRESPONDENCIA AOMIN ISRACION TRIBUTARIA (AOTR) 1 PlAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL 2 CTA CORRIENTE DE CONTRIB 3 DECLARACION JURADA 0301 IMP AL VALOR PATRIM PREDIAL 03 02 ESPECT PUBlIC NO DEPORTIVO 03 03 ANUNCIOS 3 Q4 liCENCIAS DE FUNCIONAMIENTO 4 REGISTRO DE CONTRIBUYENTE 5 NORMAS TRIBUTARIAS 6 CORRESPONDENCIAS CONTROL INTERNO (COIN) 1 PLAN DE ACCION DE CONTROl 2 AUDITaRlA 02 01 INTERNA 02 02 EXTERNA 3 EXAMENES ESPECIALES 4 NORMAS DE CONTROl 5 CORRESPONDENCIA CONTABIL.IOAD (CONT) 1 BALANCE GENERAL 2 liBROS DE CONTABILIDAD 201 DIARIO 0202 MAYOR 0203 INVENTARIO Y BALANCES 3 CONCILIACIN BANCARIA 4 ANLISIS DE CUENTAS 5 CORRESPONDENCIAS CONTROL Y RECAUOACION (COYR) 1 ORDENES DE PAGO 2 RESOLUCIONES DE PAGO 3 RECLAMOSAQMINISTRATIVOS YIO TRIBUTARIOS 4 CORRESPONDENCIA COMERCIAlIZACION y MERCADOS (COME) 1 CONTROL DE 01 01 MERCADOS DE ABASTOS 102 TERMINAL PESOUERO

    Geslif1 ArchMstlcas (PCD, CCFD, PLAN DIAGNOSTICO, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS)

    P\!gna 1 de 4

  • TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL

    103 FERIAS 2 COMERCIO AMBULATORIO 0201 USO DE LA VlA PUBLICA 02 02 REGIST COMERC INFORMALES 3 CORRESPONDENCIA CATASTRO (CATA) 1 CATASTRO MUNICIPAL 2 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO 3 VALORIZACIN DE INMUEBlE 4 NOMENCLATURAS 04 0 1 URBANAS 04 02 ASENTAMIENTOS HUMANOS 5 CORRESPONDENCIAS GERENCIA MUNICIPAL (GEMU) 1 RESOLUCiN GERENCIAL 3 EVALUACION DE GESTlQN MUNICIPAL 4 CORRESPONDENCIA DESARROLLO URBANO (DEUR) , PLAN DE DESARROLLO URBANO 2 ZONAS DE EXPANSION URBANA 3 LICENCIAS 03 0 1 CONSTRUCCiN 0302 REMODELACIN 03 03 AMPLIACIN 03 Q.4 DEMOLICION 4 CONFORMIDAD DE OORA 5 ANUNCIOS 6 ZONIFICACION 7 NOTIFICACIONES 8 MULTAS 9 COMPA TlBIUOAD DE USO 10 CERTIFICAOOS 1001 HABITABILIDAD lO 02 JURISO!CCIN lO 03 NUMERACIN 10 ()4 ALINEAMIENTO 10 ~ ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO la 06 DE PARAMETROS 11 CORRESPONDENCIA EOUCACION y CULTURA (EOCU) 1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 MUSEOS 02 01 INVESTIGACIONES 0202 ESTADISTICAS 3 BIBLIOTECAS 0301 INVENTARIOS 0302 ESTADISTlCAS

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    TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL

    9 NORMA Y PROCED DE PERSONAL 10 CAPACITACION DE PERSONAL 11 CONTRIBUCIONES E IMPUESTOS 11 01 SEGURO SOCIAL 11 02 RETENC JUOIC y FISCALES 1103 FONAVI 1104 AFP 12 SINDICATO 13 CAFAE 14 PRESTAMOADMINIST y ESPECIALES 15 CORRESPONDENCIA PARQUES Y JARDINES (PAJA) 1 PLAN DE TRABAJO 2 REGISTR DE PARoues y JARDINES 3 CORRESPONDENCIA POllelA MUNICIPAL (POMU). VIGILANCIA 1 PARTES DIARIO 2 CAMPAAS DE CONTROL J ROL DE SERVICIO 4 CORRESPONDENCIA RELACIONES PUBLICAS I IMAGEN INSTITUCIONAL (REPU) 1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 DIRECTORIO MUNICIPAL J NOTAS DE PRENSA 4 CEREMONIAS OFICIALES Y PRQTOCO 5 CAMPAAS DE GESTION 6 CORRESPONDENCIA RENTAS (RENT). 1 PRESUPUESTO DE RENTAS 2 PLAN TRIBUTARIO 3 LICENCIAS 03 01 FUNCIONAMIENTO 03 02 ESPECIALES 4 EXOI'IIERACIONES 5 COBRANZAS COACTIVAS 6 CORRESPONDENCIA REGISTROS CIVILES CREel) 1 ACTAS REGISTRALES 0101 NACIMIENTOS 0102 MATRIMONIOS 0103 DEFUNCIONES 2 ExPEDIENTES MATRIMONIALES 3 EX? MATRIMONIALES NO REALIZADOS 4 ANOTACIONES MARGINALES 5 CERTIFICADO MEDICO ti ESTADISTlCAS VITALFS 7 CERTIFICAOOS DE SOLTER IA Y VIUDez 8 INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS 9 CORRESPONDENCIAS RECREACION y DEPORTES (REDE) 1 PLAN DE ACTIVIDADES 2 CAMPOS DEPORTIVOS 3 COMITES DE DEPORTES 4 LIGAS DEPQRTNAS 5 CORRESPONDENCIAS SECRETARIA GENERAL. (SEGE) 1 ACTAS DE SESION DE CONCEJOS 2 RESOlUCIONES DE Al.CAL.OIA 3 DECRETOS MUNICIPAL.ES 4 CONVENIOS DE COOP TECNICA 5 RESOlUCIONES DE CONCEJO ti ACUEROOS DE CONCEJO 7 ORDENANZAS MUNICIPAL.ES 8 EDICTOS 9 REGISTRO DE ASIT DE REGIDORES 10 CORRESPONDENCIA SERVICIOS COMUNAL.ES (SECO) 1 PlAN DE ACTIVIDADES 2 SERVICIO DE LIMPIEZA Y RECOJO DE BASURA 0201 ESTADISTlCAS 3 BAOS MUNICIPALES 4 PLAYAS Y RIBERA DE RIO 5 CORRESPONDENCIAS SANEAMIENTO AMBI ENTAL (SMM) 1 PLAN DE ACTIVIDADES DE 2 PROGRAMAS DE EDUCACIN 3 CORRESPONDENCIAS SANIDAD (SANI) 1 PLAN DE CONTROL SANITARIO 2 SALUBRIDAD E HIGIENE DE ESTABlECIMIENTO 3 CERTIFICADOS DE SALUD 4 CARNET DE SANIDAD 5 ANLISIS MICR08IOLOGICOS DE AUMENTOS 6 CORRESPONDENCIA SERVICIOS SOCIALES (SESO) 1 PROOAAM DE SERVICIO SOCIAL 2 SERVICIOS FUNERARIOS 3 CEMENTERIOS MUNICIPALES 4 CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES 5 CENTROS MEDICOS

  • TITULO CE LA SERIE DOCUMENTAL

    6 COMEDOR MUNICIPAL 7 CORRESPONDENCIA TRAMITE DOCUMENTARlO (TRDO) 1 REGISTROS DE INGRESOS 2 CARGOS 3 NORMAS INTERNAS .4 CORRESPONDENCIA TESORERIA (TESO) 1 LIBRO DE CAJA 2 COMPROBANTES DE PAGO 3 CAJA CHICA .4 PARTE DIARIO DE FONDOS 5 EJECUCiN PRESUPUESTAL 6 REtACION DE GIROS 7 REtACION DE RETENCIONES 8 CONCllIACION BANCARIA 9 RECIBOS DE CAJA lO TALON DE CHEOUES l' " ..-: l' NOTAS DE ABONQ

    "f ""," 12 LIBRO BANCOS lt' ... 3 CTA CTE_ DE PERSONAL ~ rH~tj ~ z .4 CORRESPONDENCIA 1- i RANSPORTES y CIRCULACION (TRCI)

    )." . O/ 1 FISCALIl. DE CIRCUtAC DE TRANSITO ~ /. - 2 SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO

    _ ..4J' 3 TERMINAL TERRESTRE 4 CORRESPONDENCIA INFORMATICA IINFO) 1 MANUAL TECNtCO DE SISTEMAS 2 AUDITORIAS INFORMA liGAS 3 NORMAS .4 MANUAL DE USUARIO 5 PlANES DE SISTEMAS (de la munlClpallllad) 6 PlANOS DE REDES (cableado de redes) 7 DIAGRAMAS DE FLU.K>S 8 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustent&Cl6n del pioyectoj 9 LICENCIAS INFORMA TICAS 10 INVENTARIO DE HARIJ'.oVARE 11 TECNOI..OG1A DE INFORMATlCA y PROCESOS 12 CORRESPONDENCIA

  • CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE 1 PERIODOS DE RETENCION 1 LA SERIE 1 A.G. 1 A.P. 1 A.C.

    OBSERVACIONES DOCUMENTAL TOTAL AOS 1

    ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA) 1 COMISION DE REGIDORES P 2 28 30 2 CONV. COOPERACION TECNICA P 2 28 30 3 MEMORIAS ANUALES P 2 28 30 4 LEGAJO DE REGIDORES P 2 28 30 5 CORRESPONDENCIA ASESORIA J I ASJU)

    >RIA P 2 28 30 2 >201 ~IVIL P 2 28 30

    02.02 PENAL P 2 28 30

    ~ .. 02.03 P 2 28 30 ':~';Y >2.04 TRIBUTARIA P 2 28 30 ji:': .A" 02.05 P 2 28 30 , , f'l, ) ~ I 1 3 T 2 4 6 -v.

    >-( I I P 2 28 30

    2 \ DE P 2 28 30 I . DE P 2 28 30

    14 I 10401 T 1 1 2 104.02 T 2 4 6 104.03 T 2 4 6 15 I I I T 2 4 6 ...

    IV. . AGN P 2 28 30 17 I I I P 2 28 30 18 P 2 28 30 19 I T 2 4 6 ADMINISTRACION IADM) 1 NORMAS Y REGLAMENTOS T 2 4 6 2 RESOLUCIONES GERENCIALES P 2 28 30 3 LICITACIONES P 2 28 30 4 PLANES ANUALES 5 EVALUACIONES 6 CORRESPONDENCIA T 2 4 6

    I >DE I T 2 4 6

    LAN ANUAL DE . I I P 2 28 30 3 2 _9_ n 4 P 2 28 30 5 IINVENT. FISICO DE P 2 28 30 6 DE T 2 9

    " DE T 2 9 " 8 IAI " 108.'

    I BAJAS y ~Y 3e 10M2 " 9 I 30 10 2 9

    " "

    T 2 4 6

    Gestin Archivisticas (peD, CCFD, PLAN DIAGNOSTICO, REGLAMENTOS, INSTRUCTIVOS) Contiene todo el expediente .. capacltacl6n, exposICin de documentos, otros.A94

    Pgina 1 de 6

  • CODIGO TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL

    ADMINISRACION TRIBUTARIA (ADTR) 1 PLAN DE TRIBUTACION MUNICIPAL 2 eTA CORRIENTE DE CONTRIB. 3 DECLARACION JURADA 03 .01 IMP. AL VALOR PATR1M. PREDIAL 03 .02 ESPECT PUBLlC NO DEPORTIVO 03.03 ANUNCIOS 3.04 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO 4 REGISTRO DE CONTRIBUYENTE 5 NORMAS TRIBUTARIAS 6 CORRESPONDENCIAS CONTROL INTERNO (COIN)

    PLAN DE ACCION DE CONTROL 2 AUDITOR lA 02 .01 INTERNA 02.02 EXTERNA 3 EXAMENES ESPECIALES 4 NORMAS DE CONTROL 5 CORRESPONDENCIA CONTABILIDAD (CONT) 1 BALANCE GENERAL 2 LIBROS DE CONTABILIDAD 02.01 DIARIO 02.02 MAYOR 02.03 INVENTARIO Y BALANCES 3 CONCILIACiN BANCARIA 4 ANLISIS DE CUENTAS 5 CORRESPONDENCIAS CONTROL Y RECAUDACION (COYR) 1 ORDENES DE PAGO 2 RESOLUCIONES DE PAGO 3 RECLAMOS ADMINISTRATIVOS YIO TRIBU 4 CORRESPONDENCIA COMERCIALIZACION Y MERCADOS COMEI

    CONTROL DE 01.01 MERCADOS DE ABASTOS 01.03 TERMINAL PESQUERO 01.04 FERIAS 2 COMERCIO AMBULATORIO 02.01 USO DE LA VIA PUBLICA 02.02 REGIST. COMERC. INFORMALES 3 CORRESPONDENCIA CATASTRO (CATA)

    CATASTRO MUNICIPAL 2 LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO 3 VALORIZACiN DE INMUEBLE 4 NOMENCLATURAS 04.01 URBANAS 04.02 ASENTAMIENTOS HUMANOS 5 CORRESPONDENCIAS GERENCIA MUNICIPAL

    RESOLUCiN GERENCIAL 3 EVALUACION DE GESTION MUNICIPAL 4 CORRESPONDENCIA

    VALOR DE I PERIODOS DE RETENCION LA SERIE A.G. A. P. A.C.ITOTAL AOS

    T 2 28 30 T 2 4 6

    T 2 9 11 T 2 4 6 T 2 4 6 T 2 9 11 P 2 28 30 T 2 4 6 T 2 4 6

    P 2 28 30

    P 2 28 30 P 2 28 30 P 2 28 30 P 2 28 30 T 2 4 6

    P 2 28 30

    P 2 28 30 P 2 28 30 P 2 28 30 T 2 9 11 T 2 9 11 T 2 4 6

    T 2 9 11 T 2 9 11 T 2 9 11 T 2 4 6

    T 2 4 6 T 2 9 11 T 2

    T 2 4 6 T 2 28 30 T 2 4 6

    P 2 28 30 P 2 28 30 T 2 9 11

    P 2 28 30 P 2 28 30 T 2 4 6

    P 2 28 30 P 2 28 30 T 2 4 6

    Se ha fusionado Plan de Desarrollo Municipal con plan incluye las modlficacines, ejecucin

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    / /1 V

  • 31 ; --:~

    CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE I PERIODOS DE RETENCION 1 hese.V>8f{Ni!! r DOCUMENTAL LA SERIE I A.G. I A.P . I A.C. ITOTAL AOS

    DESARROLLO URBANO ~. e 1 PLAN DE DESARROLLO URBANO P 2 28 30 2 ZONAS DE EXPANSION URBANA P 2 28 30 3 LICENCIAS 03.01 CONSTRUCCiN P 2 28 30 03.02 REMODELACIN P 2 28 30 03.03 AMPLIACiN P 2 28 30 03.04 DEMOLlCION P 2 28 30 4 CONFORMIDAD DE OBRA P 2 28 30 5 ANUNCIOS T 2 9 11 6 ZONIFICACION T 2 9 11 7 NOTIFICACIONES T 2 9 11 8 MULTAS T 2 9 11 9 COMPATIBILIDAD DE USO T 2 9 11 10 CERTIFICADOS 10.01 HABITABILIDAD T 2 4 6 '. L. ") 10.02 JURISDICCiN T 2 6 ' n / 10.03 NUMERACiN P 2 28 30 /J. 10.0' ALINEAMIENTO P 2 28 30 JJ '-----" 10.05 ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO P 2 28 30 10.06 DE PARAMETROS P 2 28 30 11 CORRESPONDENCIA T 2 6 EOUCACION y CULTURA (EOCU) 1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 9 11 2 MUSEOS T 2 9 11 02.01 INVESTIGACIONES P 2 28 30 02.02 ESTADISTICAS T 2 6 3 BIBLIOTECAS T 2 6 03.01 INVENTARIOS P 2 28 30 03.02 ESTADISTICAS T 2 6 GALERIAS DE ARTE T 2 6 5 PINACOTECAS T 2 6 6 EXPOSICIONES T 2 4 6 7 ESPECTACULOS T 2 6 8 CORRESPONDENCIA T 2 6 FISCALIZACiN (FISC.) 1 PROGRAMA DE FISC. TRIBUTARIO T 2 28 30 2 LlQUIDACIQNES y NOTIFICACIONES T 2 , 3 3 MULTAS Y SANCIONES T 2 4 6 4 CORRESPONDENCIA T 2 6 OBRAS PUBLICAS (OBPU) 1 PLAN DE OBRAS P 2 28 30 2 EXPEDIENTES DE OBRAS PUBLICAS P 2 28 30 3 DEMOLICIONES P 2 28 30 4 CORRESPONDENCIA T 2 6 PLANIFICACION y PRESUPUESTO 1 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL P 2 28 30 2 COOPERACION TECNICA 02.01 NACIONAL P 2 28 30 02 .02 INTERNACIONAL P 2 28 30 3 PRESUPUESTO ANUAL P 2 28 30 .

    CALENDARION DE COMPROMISOS T 2 6 8 5 AMPLlACION DE CALENDARIOS T 2 6

    l Contiene modifICaciones, operaciones y evaluacin presupuestar

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  • IJ;'~'< ~, 0"
  • 1" " ., '" (' .,0:: ,..~; '. cootGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE PERIODOS DE RETEN CION 08~~i.C~~1O~ DOCUMENTAL LA SERIE A.G. IA.P. IA.C. I TOTAL AOS 6 CORRESPONDENCIA T 2 I I 4 I 6 ~- , REGISTROS CIVILES 1 ACTAS REGISTRALES 01 .01 NACIMIENTOS P 2 26 30 01 .02 MATRIMONIOS P 2 26 30 01.03 DEFUNCIONES P 2 26 30 2 EXPEDIENTES MATRIMONIALES P 2 26 30 3 EXP. MATRIMONIALES NO REALl2ADOS T 1 1 2 4 ANOTACIONES MARGINALES P 2 26 30 5 CERTIFICADO MEDICO P 2 26 30 6 ESTADISTICAS VITALES P 2 26 30 7 CERTIFICADOS DE SOLTERIA y VIUDEZ T 1 1 2 6 INSCRIPCIONES EXTRAORDINARIAS P 2 26 30 9 CORRESPONDENCIAS T 2 4 6 RECREACION y DEPORTES (REDE) 1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 9 11 2 CAMPOS DEPORTIVOS 3 COMITES DE DEPORTES T 2 9 11 4 LIGAS DEPORTIVAS P 2 26 30 5 CORRESPONDENCIAS T 2 4 6 SECRETARIA GENERAL (SEGE) ,/,.' ,. .. \~.,;,.~~~ 1 ACTAS DE SESION DE CONCEJOS P 2 26 30 .;'-( ::--"'. 2 RESOLUCIONES DE ALCALDIA P 2 26 30 11 ;; j>I,Y 3 DECRETOS MUNICIPALES P 2 26 30 ' VI f.i " 4 CONVENIOS DE COOP. TECNICA P 2 26 30 "':"0 ~. 5 RESOLUCIONES DE CONCEJO P 2 26 30 fO!!. l-!. 6 ACUERDOS DE CONCEJO P 2 26 30 7 ORDENANZAS MUNICIPALES P 2 28 30 6 EDICTOS P 2 26 30 9 REGISTRO DE ASIT. DE REGIDORES P 2 26 30 10 CORRESPONDENCIAS T 2 9 11 SERVICIOS COMUNALES (SECO) 1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 4 6 2 SERVICIO DE LlMPIE2A Y RECOJO

    DE BASURA 02.01 ESTADISTICAS P 2 26 30 3 BAOS MUNICIPALES T 2 4 6 4 PLAYAS Y RIBERA DE RIO T 2 9 11 5 CORRESPONDENCIAS T 2 4 6 SANEAMIENTO AMBIENTAL (SAAM) 1 PLAN DE ACTIVIDADES DE 2 PROGRAMAS DE EDUCACiN 3 CORRESPONDENCIAS T 2 4 6 SANIDAD SANI) 1 PLAN DE CONTROL SANITARIO 2 SALUBRIDAD E HIGIENE DE

    ESTABLECIMIENT. 3 CERTIFICADOS DE SALUD 4 CARNET DE SANIDAD T 1 1 2 5 ANUSIS MICROBJOLOGICOS DE

    ALIMENTOS T 1 1 2 6 CORRESPONDENCIA T 2 4 6

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  • - ~.~.~~ ","I!> .... c.:Ji' ,

    U .. .. ( O~''f&'' .~' >- , 'Iowf -~ -. CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DE I PERIODOS DE RETENCION I OBSeRVACIO~ -~ DOCU MENTAL LA SERIE IA.G. IA.P. IA.C. ITOTAL AOS I SERVICIOS SOCIALES SESO) 1 PROGRAM DE SERVICIO SOCIAL 2 SERVICIOS FUNERARIOS T 2 9 11 3 CEMENTERIOS MUNICIPALES P 2 28 30 4 CUNAS Y GUARDERIAS MUNICIPALES T 2 4 6 5 CENTROS MEDICOS T 2 9 11 6 COMEDOR MUNICIPAL T 2 9 11 7 CORRESPONDENCIA T 2 4 6 TRAMITE DOCUMENTARlO (TRDO) 1 REGISTROS DE INGRESOS 2 CARGOS 3 NORMAS INTERNAS T 2 4 6 4 CORRESPONDENCIA T 2 4 6 TESORERIA (TESO) 1 LIBRO DE CAJA P 2 28 30 2 COMPROBANTES DE PAGO T 2 9 11 3 CAJA CHICA T 2 9 11 4 PARTE DIARIO DE FONDOS T 2 9 11 5 EJECUCiN PRESUPUESTAL 6 RELACION DE GIROS T 2 9 11 7 RELACION DE RETENCIONES T 2 9 11 V- , 8 CONCILlACION BANCARIA T 2 9 11 1/. 9 RECIBOS DE CAJA T 2 9 11 11" /!:}. -, . , 10 TALON DE CHEQUES T 2 9 11 \ lyW 0-:'" 11 NOTAS DE ABONO T 2 9 11 ~ . '-/ "\.'~' 12 LIBRO BANCOS P 2 28 30 . ,{~ 13 CTA. CTE. DE PERSONAL P 2 28 30 14 CORRESPONDENCIA T 2 4 6 TRANSPORTES Y CIRCULACION (TRCn 1 FISCALlZ DE CIRCULAC. DE TRANSITO T 2 9 11 3 SANCIONES DE SERVICIO PUBLICO 4 TERMINAL TERRESTRE T 2 9 11 5 CORRESPONDENCIA T 2 4 6 INFORMATICA 1 MANUAL TECNICO DE SISTEMAS P 2 28 30 2 AUOITORIAS INFORMATICAS P 2 28 30 3 NORMAS P 2 28 30 4 MANUAL DE USUARIO P 2 28 30 5 PLANES DE SISTEMAS (de la municipalidad) P 2 28 30 6 PLANOS DE REDES (cableado de redes) P 2 28 30 7 DIAGRAMAS DE FLUJOS P 2 28 30 8 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD (sustentacin d P 2 28 30 9 LICENCIAS INFORMATlCAS P 2 28 30 10 INVENTARIO DE HARDWARE P 2 28 30 11 TECNOLOGIA DE INFORMATICA y PROCE P 2 28 30

    AG = ArchiVO de Gestin AP = Archivo Perifrico AC = Archivo Central

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