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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA INFORME DE GESTIÓN

“GESTIÓN FISCAL PARA EL DESARROLLO - 1 -

CORPORACIÓN CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA

2008 - 2011

OSCAR CASTELLANOS TABRES

Presidente

JUAN CARLOS PATIÑO ZAMBRANO Primer Vicepresidente

PABLO EMILIO VALENCIA CADENA

Segundo Vicepresidente

HONORABLES CONCEJALES

ALVARO JOSE JIMENEZ TORRES NOLBERTO ANGULO GARCIA AYDEE LIZARAZO CUBILLOS

SANDRA MILENA GOMEZ FAJARDO DIEGO FERNANDO FERNANDEZ MORALES

FREDDY VALENCIA CARDONA GUSTAVO HERNANDEZ GARCIA

HECTOR NORBELLY VARGAS SANCHEZ JAMES PADILLA GARCIA

JOHN FREDY TAMAYO RESTREPO RODRIGO ALBERTO CASTRILLON

LUIS EDUARDO ROMERO MARULANDA DIEGO SALAZAR GIRALDO MARY LUZ OSPINA GARCIA

SANDRA PATRICIA MANRIQUE JOSE ANTONIO PEREZ PEREZ



CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

2008 - 2011

DIRECTIVOS

RODRIGO OSORIO BELALCÁZAR Contralor Municipal

CARMEN CECILIA GUTIÉRREZ BOTERO Subcontralora Municipal

BEATRIZ HURTADO GIRALDO Directora de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados

ISABEL CRISTINA CARVAJAL Directora de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo

MARIO HERNAN OSORIO RAMIREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación



TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

INTRODUCCION 1 Generalidades 8 1.1 Misión 8 1.2 Visión 8 1.3 Política De Calidad 8 1.4 Políticas Institucionales 8 1.5 Políticas De La Entidad Definidas En El Plan Estratégico

20082011 9 2 Gestión Por Procesos 10 3 Proceso Direccionamiento Estratégico 11 4 Principales Proyectos Institucionales

Para La Vigencia 2010 11 5 Proceso Gestión De La Calidad 13 5.1 Vigencia De La Certificaciones De Calidad 14 5.1.1 Certificado Ntcgp 1000:2009 15 5.1.2 Certificado Iso 9001:2008- Ntc- Iso 9001:2008 16 5.1.3 Certificado The International Certification Network 17 6 Proceso De Vigilancia Fiscal Y Control De Resultados 18 6.1 Cumplimiento Oportuno En La Presentación De Informes Macroeconómicos 18 6.2 Cumplimiento Pga 2010 18 6.3 Reporte Final De Hallazgos En Firme Vigencia 2010 19 6.4 Función De Advertencia 20 6.5 Fenecimiento De Cuentas De Los Sujetos De Control 20 6.6 Acciones Emprendidas Para El Mejoramiento Del Proceso De Vigilancia

Fiscal Y Control De Resultados 21 6.7 Elaboración De Metodologías 22 6.8 Participación Ciudadana 22 6.8.1 Tramite De Quejas, Denuncias Y Derechos De Petición 22 6.8.2 Ejecución Del Plan De Divulgación Y Estímulos De La Participación Ciudadana 23 7. Proceso De Responsabilidad Fiscal 7.1 Indagaciones Preliminares 39 7.2 Procesos De Responsabilidad Fiscal 2010 40 7.3 Fallos Emitidos En Vigencia 2010 40 7.4 Medidas Cautelares 41 7.5 Vinculación Del Tercero Civilmente Responsable 42 7.6 Procesos De Cobro Coactivo Vigentes 44



7.7.1 Comportamiento Del Recaudo Durante La Vigencia 2010 45 7.7.2 Cartera A 31 De Diciembre De 2010 45 7.7.3 Caducidad Y Prescripción 45 7.7.4 Nulidades Decretadas, Causadas Y Efectos 45 7.7.5 Hallazgos En Estudio 46 7.7.6 Otras Actividades Desarrolladas 46 8 Procedimiento Administrativo Sancionatorio 47 8.1 Estado De Los Procesos Administrativos Sancionatorios 47 8.2 Controversias Judiciales 48 8.3 Estadísticas De Las Controversias Judiciales De Acuerdo A Su Origen. 49 8.4 Grados De Consulta. 53 9 Proceso Administrativo 54 9.1 Gestión Financiera 54 9.1.1 Descripción General 54 9.1.2 Ejecución Presupuesto De Ingresos A Diciembre 31 2010 54 9.1.3 Ejecución Presupuesto De Gastos A Diciembre 31 De 2010 54 9.2 Recursos Físicos 55 9.2.1 Adquisición De Bienes Durante La Vigencia 2010 55 9.2.2 Contratación 56 9.3 Talento Humano 56 9.3.1 Capacitaciones Realizadas 57 9.3.2 Bienestar Social 58 9.3.3 Salud Ocupacional 63 10 Proceso De Evaluación Y Seguimiento 64 10.1 Auditorías 64 10.2 Planes De Mejoramiento 65 10.2.1 Auditorias Internas 65

10.2.2 Informes Externos 65

10.2.3 Informes Internos 67 10.2.4 Informe ICONTEC 68 10.3 Comité De Control Interno 70 10.4 Fomento De La Cultura Del Autocontrol 71 10.5 Integración Meci 1000:2005 Con Ntc Gp 1000:2009 71 10.6 Capacitación 72 11 Comités De Gestión 73



PRESENTACION

El Contralor Municipal de Armenia presenta ante la comunidad en general, la Auditoría General de la República y el Honorable Concejo Municipal de la ciudad, el informe correspondiente a la gestión desarrollada en el período comprendido entre el primero de Enero y el treinta y uno de Diciembre del 2010. El Plan Estratégico adoptado por la entidad, mediante la Resolución No. 045 del 14 de marzo de 2008 para el período constitucional 2008 – 2011, constituye una importante carta de navegación que contiene las políticas, los objetivos institucionales y objetivos estratégicos, con la que se busca que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Como organismo de control la entidad en desarrollo de sus políticas institucionales, incluye cada uno de los mecanismos de verificación y evaluación y la utilización de normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. La gestión de la Contraloría Municipal de Armenia, busca fortalecer la comunicación y la interacción con la ciudadana, como actor fundamental dentro del ejercicio del control fiscal, por lo que en la entidad se fortalecen los mecanismos de participación ciudadana brindándole a comunidad elementos necesarios para ejerzan el control social participativo, como programa bandera de nuestra institución. Armenia, Diciembre 31 de 2010. RODRIGO OSORIO BELALCAZAR Contralor Municipal



INTRODUCCION

La Constitución Política de Colombia en el artículo 267, dispuso que el control fiscal se ejerciera en forma posterior y selectiva, señalando que la vigilancia incluye el control financiero, de gestión y de resultados, basados en la eficiencia, la economía, efectividad, equidad y valoración de los costos ambientales, principios establecidos y reglamentados en la ley 42 de 1993. Corresponde entonces a la Contraloría Municipal de Armenia ejercer la vigilancia y control de las entidades del orden municipal. Para el desarrollo de esta misión, la Contraloría de Armenia se organiza como un órgano de control técnico con autonomía administrativa y presupuestal que aplica la Constitución y la ley con principios de objetividad e independencia; razón por la cual para el desarrollo de sus funciones implementa y desarrolla acciones que le permitan cumplir con las metas trazadas dentro de su propio plan estratégico y de acción. La Contraloría Municipal de Armenia, como organismo de control fiscal, dirige sus políticas al fortalecimiento de la defensa del patrimonio público municipal, en cumplimiento del mandato dado por la Constitución Política de Colombia. Los principios éticos y los valores institucionales se constituyen en la guía para la conducta personal y profesional de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Armenia. Es así como la entidad tiene como compromiso defender los valores éticos de la Administración Pública Municipal, orientando la gestión hacia los principios de: Transparencia, Moralidad, Celeridad, Imparcialidad, Equidad, Economía, Eficiencia y Eficacia. En la Contraloría Municipal de Armenia, orientamos nuestro comportamiento moral como ciudadanos y servidores públicos, hacia una ética cívica, entendida como el conjunto de valores y normas que comparten los miembros de una sociedad pluralista, democrática e independiente. Entre los valores compartidos sobresalen la Dignidad, Autonomía, Independencia, Justicia, Solidaridad, Diálogo, Tolerancia, Integridad y Honestidad, Responsabilidad, Lealtad, Laboriosidad, Profesionalismo, Imparcialidad y Transparencia. El presente informe es un reflejo de la continuidad en la ejecución de las políticas y estrategias definidas en nuestro Plan Estratégico 2008-2011, continuidad que se ve reflejada en una mejor prestación del servicio.



Buscando siempre prestar un mejor servicio, para la Alta Dirección de la entidad, ha sido prioritario el sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, es por eso que los resultados positivos obtenidos durante la Auditoría de Seguimiento, realizada por el ente certificador ICONTEC, constituyen una herramienta fundamental en cumplimiento de las metas propuestas por la Contraloría Municipal de Armenia. Las anteriores consideraciones han llevado a posicionar a la Contraloría Municipal de Armenia como una de las mejores Contralorías del país, labor que ha sido reconocida por la Auditoría General de la república, entidad encargada de la vigilancia de la gestión de esta institución. Este informe de gestión muestra las distintas acciones realizadas durante el año 2010, en el que se aprecia la diligencia en la tramitación de quejas y reclamos ciudadanas, en el adelanto en los diferentes procesos de auditoría, de responsabilidad fiscal y procesos administrativos sancionatorios; las mejoras en las instalaciones, la adquisición de muebles y equipos acorde con las nuevas tecnologías, así como en el desarrollo normal de los procesos y procedimientos internos de la entidad.



1. GENERALIDADES 1.1 MISION La Contraloría Municipal de Armenia cumple su labor con los principios de objetividad e independencia y tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultados de la administración pública municipal, distinguiéndose por la justicia y legalidad en sus actos. 1.2 VISION La Contraloría Municipal de Armenia, es un ente de control responsable y objetivo que efectúa su trabajo con fundamento en las normas de control fiscal, de acuerdo con las competencias asignadas por la constitución y la ley, teniendo en cuenta valores y principios legales e institucionales, estimulando la participación ciudadana en la lucha por erradicar la corrupción, promoviendo la transparencia en el manejo de los recursos públicos. 1.3 POLITICA DE CALIDAD En la Contraloría Municipal de Armenia, propendemos por la vigilancia y el adecuado manejo de los recursos públicos (financieros, físicos y ambientales) de la administración pública municipal, mediante el ejercicio del control fiscal integral conforme a la Constitución y la Ley, a través de profesionales competentes, motivados y comprometidos con el mejoramiento continúo de nuestro sistema de gestión de calidad. 1.4 POLITICAS INSTITUCIONALES Las políticas trazadas por la Contraloría para el período 2008-2011, están encaminadas a lograr la calidad en sus procesos, crear una cultura ciudadana de confianza, apoyo, soporte y credibilidad en las instituciones territoriales, así como en los servidores públicos, para proteger los bienes públicos y posicionar la entidad como una institución competitiva. Las políticas buscan impulsar proyectos que permitan el mejoramiento continuo bajo la observancia de principios de transparencia, información, coordinación,



Responsabilidad y eficiencia en la gestión fiscal con participación ciudadana que garantice el buen uso de los recursos públicos. La Contraloría Municipal de Armenia, se inspira en principios morales y éticos para su desarrollo como: competitividad, honestidad, perseverancia, imparcialidad, Calidad, lealtad, responsabilidad, compromiso, transparencia, respeto, autocontrol, autorregulación y autogestión, enfocados hacia un control fiscal eficiente, con riguroso cumplimiento del debido proceso y la lucha contra la corrupción. 1.5 POLITICAS DE LA ENTIDAD DEFINIDAS EN EL PLAN ESTRATEGICO 2008-2011

1. DESARROLLO Y CAPACITACION CONTINUO DEL TALENTO HUMANO. 2. MEJORAR LA CALIDAD Y COBERTURA DEL CONTROL Y VIGILANCIA FISCAL. 3. MEJORAR LA EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD Y COBERTURA DEL PROCESO AUDITOR. 4. APROVECHAMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION. 5. GERENCIA DE CONTROL FISCAL OPORTUNA Y ADECUADA. 6. GERENCIA ADMINISTRATIVA INTERNA. 7. MODERNIZACION ORGANIZACIONAL. 8. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL, CONFORME A LA LEY 9. EJERCICIO DEL CONTROL CIUDADANO. 10. EJERCICIO DE LA FUNCION DE ADVERTENCIA. 11. SISTEMAS DE EVALUACIÓN INTERNA.

Las dos primeras buscan dar cumplimiento a la parte misional encomendada por la Constitución y la Ley y la otra el desarrollo de la entidad en los aspectos de apoyo como son la Planeación, Administración y desarrollo de personal.



2. GESTION POR PROCESOS La Contraloría Municipal de Armenia viene laborando con una estructura basada en procesos, acogiendo lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad y clasificados como sigue:



3. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Corresponde a este proceso gerencial la entidad, y en cumplimiento de los objetivos, generar las políticas y directrices para la elaboración de los planes estratégicos y de acción, la administración general, orientación financiera y presupuestal, la rendición de cuentas, la revisión y aprobación de todos los documentos, el manejo de la información y la comunicación pública; aspectos sobre los cuales vale la pena destacar la eficiencia y efectividad con que se realizan estas actividades, en especial que después de ocho años la Contraloría rindiera cuentas en su oportunidad, la discreción y certeza en el manejo de la información con productos bien realizados y la comunicación pública real y oportuna a través de los diferentes medios de información, incluidos la web, la intranet, boletines etc., y los informes presentados a las instituciones que los solicitan. El proceso de Direccionamiento Estratégico de la Contraloría Municipal de Armenia nos permite entonces visualizar el cumplimiento de políticas y objetivos institucionales, planteados en el Plan Estratégico 2008 – 2011, donde se propone a través de las políticas el cumplimiento de la Misión, con una entidad moderna, con administración eficiente, tecnológicamente dotada, muy buenos recursos físicos y humanos, capacitación y actualizaciones permanentes de los funcionarios, cuidadosa de las leyes, ejerciendo el control, la Vigilancia fiscal y los procesos de Responsabilidad Fiscal y sobre todo con mucha cercanía con la comunidad. 4. PRINCIPALES PROYECTOS INSTITUCIONALES PARA LA VIGENCIA 2010 Continuidad de políticas institucionales. Ejecución del Plan estratégico. Cumplimiento total de los Planes de Acción. Sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad NTC-GP 1000:2009. Sostenimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Cumplimiento del 100% del Plan General de Auditorías. Trámite de procesos de responsabilidad fiscal. Trámite de procesos sancionatorios. Procesos de capacitación, socialización y sensibilización. Implementación de las estrategias de Gobierno en línea. Sostenimiento del Modelo Estándar de Control Interno. La CMA logró posicionarse como una de las mejores Contralorías del país,

labor a que ha sido reconocida por la Auditoría General de la República. Capacitación de funcionarios y ciudadanos. Fomento de la participación ciudadana. Modernización de la entidad (recursos físicos y tecnológicos) y



Actualización Tecnológica. Aumento de la planta física de la institución. Conectividad con sujetos auditados. Incremento de la Productividad.



5. PROCESO GESTION DE LA CALIDAD Está constituido por un conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por las cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Entre dichos elementos, los principales son la estructura de la organización, la estructura de responsabilidades, los procedimientos, procesos y recursos con los que cuenta la entidad. En tal sentido la Contraloría Municipal ha venido administrando los siguientes procesos: Direccionamiento estratégico. Sistema de Gestión de la Calidad. Vigilancia Fiscal y Control de resultados. Responsabilidad Fiscal. Administrativo Evaluación y Seguimiento

Al interior de la entidad el proceso es liderado por la Oficina Asesora de Planeación, coordinando desde allí todas las acciones necesarias con el fin de lograr documentar todos los requisitos para la sostenibilidad del sistema, para lo cual se hace indispensable que el ente certificador realice Auditoría de Seguimiento, de forma anual . Dentro de este proceso la Oficina de Planeación presenta como resultados de Gestión durante el año 2010: Evaluación y revisión del plan estratégico. Asesoría y elaboración del Plan de Acción anual de la Contraloría. Revisión y replanteo de los diferentes manuales- de calidad, procesos y

procedimientos, contratación e indicadores- establecidos para el mejor funcionamiento de la entidad e incluidos dentro del Sistema de Gestión de calidad.

Seguimiento y evaluación a los planes, Estratégico, de Acción, Capacitación, Bienestar e incentivos, Desarrollo Tecnológico y Compras.

Acompañamiento en la Auto-evaluación de la entidad. Elaboración de Informes de gestión presentados por la Contraloría al

Concejo de la ciudad, Auditoría General de la República y a la comunidad en general.

Implementación, socialización y puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Calidad.

Capacitación en la Construcción de Indicadores al personal de la entidad.



5.1 VIGENCIA DE LA CERTIFICACIONES DE CALIDAD En el mes de Septiembre de 2010, el ente certificador ICONTEC, realizó autoridad de seguimiento al Proceso de Sistema de Gestión de la Calidad, implementado en la Contraloría Municipal de Armenia, el cual fue certificado por en entidad en la vigencia 2009. Como resultado de dicha auditoría se obtuvo la VIGENCIA de la Certificación en Calidad, para la Contraloría Municipal de Armenia, proceso que ratifica un vez más el posicionamiento que tiene la entidad entre las Contralorías del país y la ubican como una de las mejores del país. Reconociéndose así la labor de la entidad por sostener el Sistema de Gestión de Calidad implementado, con lo que se asegura un mejoramiento continuo en sus procesos, y una ágil y eficiente respuesta a los requisitos generados y en la prestación del servicio objeto misional de la Entidad de Control.



5.1.1 CERTIFICADO NTCGP 1000:2009



5.1.2 CERTIFICADO ISO 9001: 2008 – NTC-ISO 9001:2008



5.1.3 CERTIFICADO THE INTERNATIONAL CERTIFICATION NETWORK



6. PROCESO DE VIGILANCIA FISCAL Y CONTROL DE RESULTADOS La Dirección de Vigilancia Fiscal y control de resultados a Diciembre 31 de 2010, desarrollo las actividades propias del proceso auditor para la correcta ejecución del PGA para la presente vigencia como también de la oficina de participación ciudadana como recepción, trámite de denuncias ciudadanas, la elaboración y entrega oportuna de los informes que por ley debe presentar la Contraloría Municipal de Armenia a las diferentes entidades nacionales y regionales. 6.1 CUMPLIMIENTO OPORTUNO EN LA PRESENTACIÓN DE INFORMES MACROFISCALES: 1. Informe sobre la razonabilidad de los estados contables

(CGR- 11 Mayo de 2010). 2. Informe Fiscal y Financiero.(Concejo Municipal Mayo 26 de 2010). 3. Control Fiscal Ambiental.( CGR Enero13 de 2010). 4. Informe de la Deuda Pública Cuatro Trimestres 2010. 5. Informes Objetivos del Milenio. 6. Informe Cambios Climáticos. 7. Cumplimiento a la ley 617 de 2000. 8. Informe de recursos naturaleza.

6.2 CUMPLIMIENTO PGA 2010 Se programaron un total de 41 Auditorias de las cuales al mes de Diciembre se ejecutaron en su totalidad; correspondiente al 100%.

CONCEPTO CANTIDAD PORCENTAJE

Programadas en PGA* 41 100

Especiales realizadas por fuera del PGA 3 7.31

Auditorías realizadas por queja ciudadana 10

24.40

Total Realizadas. 54 131

*Porcentaje con base en programación PGA Se suscribieron 41 planes de mejoramiento a diciembre 31 de 2010



6.3 REPORTE FINAL DE HALLAZGOS EN FIRME VIGENCIA 2010

PROCESO

Tipo de hallazgo Auditoría

Administrativos 181

Fiscales 33

Disciplinarios 13

Penales -

Sancionatorios 5

TOTAL 232

Se generaron un total de 226 hallazgos en firme y un valor total de los 33 hallazgos fiscales trasladados a la Dirección de Responsabilidad Fiscal por un

valor de $ 3.541.370.706

Es importante resaltar como Beneficios del Control Fiscal en la ejecución de los diferentes procesos Auditores, se han presentado los siguientes:

BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

SUJETO O PUNTO DE CONTROL DINEROS

RECUPERADOS

Dineros que entraban a la entidad por servicios educativos (IE. Nacional).

$ 1.526.724

Pérdida de dineros de Tesorería (I.E Gustavo Matamoros D’costa).

$4.710.000

Dineros gastos sin soporte en la caja menor (Redsalud).

$ 90.000

Recuperación contrato interadministrativo No. 002 de 2009(Redsalud)

$103.483.959

Devolución anticipo Contrato PS 1398 de 2010(Municipio)

8.908.800

Recuperación de anticipo del contrato administrativo 020 2009(municipio)

51.550.000

TOTAL $170.269.483



6.4 FUNCIÓN DE ADVERTENCIA

La Contraloría Municipal de Armenia con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, ratificados por la Ley 42 de 1993, y con el ánimo de cumplir cabalmente con su política de contribuir en el cuidado de lo público, a través de la promoción de la moralidad pública por parte de los gestores que tienen a su cargo la ejecución de recursos, hizo uso de una medida preventiva que consiste en generar alerta sobre acciones que de no corregirse causarían daño al erario; por tal razón en la vigencia 2010 ha realizó dos (2) controles de advertencia a los sujetos vigilados.

ENTIDAD ASUNTO FUNDAMENTO DIRIGIDO A OFICIO ORIGEN

Municipio de

Armenia (Secretaria de

Educación)

Control de Advertencia Estado del agua a la población estudiantil

Probada la denuncia realizada ante CMA, referente a la mala condición del agua que consume la comunidad estudiantil de la Institución Educativa República de Francia, encuentra este despacho responsable de la solución de tal situación a la Secretaría de Educación Municipal en el entendido que esta es la responsable principal del establecimiento educativo.

Secretaria de Educación Municipal

CM 0385 Febrero 16 de 2010

Denuncia ante el CIVIGEP 2009

Municipio de

Armenia (Dpto. Bienes y

Suministro)

Control de Advertencia sobre el parque automotor

Dentro del parque automotor de la Alcaldía Municipal, se encuentran vehículos, que tienen más de 20 años de servicios, los cuales requieren de repuestos y reparaciones constantes que permitan su adecuado funcionamiento.

A la Señora Alcaldesa con Copia al Dpto. de Bienes y Suministro y a control Interno

del Municipio.

CM 1310 del 25 de Mayo de 2010

Auditoría Especial a Contratación Vigencia 2009.

6.5 FENECIMIENTO DE CUENTAS DE LOS SUJETOS DE CONTROL

PRONUNCIAMIENTO POR PARTE DE LA CONTRALORIA

MUNICIPAL DE ARMNEIA ENTIDADES

FENECIDA CORPOCULTURA – FOMOVISORA- CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA-CURADURIA 1 Y 2

NO FENECIDA PERSONERIA - IMDERA - E.P.A E.S.P – EDUA –REDSALUD ARMENIA E.S.E-MUNICIPIO DE ARMENIA



6.6 ACCIONES EMPRENDIDAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE VIGILANCIA FISCAL Y CONTROL DE RESULTADOS Con el propósito de fortalecer y mejorar la calidad del PROCESO AUDITOR, esta Dirección realizó capacitaciones para retroalimentar al grupo de auditoría en temas como:

- Seguimiento Financiero y Presupuestal. - Modalidades de Auditoria. - Normatividad aplicable a los procesos auditores(contratación) - Normatividad aplicable a los procesos contables - Normatividad aplicable a los sujetos de control. - Proceso auditor metodología Audite 3.0 - Socialización Cambios realizados al proceso de Vigilancia y fiscal y control

de resultados - Socialización de los Nuevos Formatos del Proceso de Vigilancia Fiscal y

control de resultados.

A los sujetos de control se les capacitó en los siguientes temas:

- Auditoria - Responsabilidad Fiscal - Proceso Sancionatorio - Contratación - Rendición electrónica de la Cuenta - Planes de Mejoramiento



6.7 ELABORACIÓN DE METODOLOGÍAS Con el Fin de garantizar un mejoramiento continúo al proceso auditor se realizaron unas guías sugeridas por la Auditoria General para emplear una metodología estándar por parte de las contralorías de todo el país como fueron: Guía Metodológica los Beneficios de Control Fiscal Guía Metodológica para realizar auditorías a la contratación. Guía Metodológica para la elaboración de informes Macroeconómicos.

Estos documentos de consulta y apoyo a la ejecución del proceso auditor fueron socializados a todo el personal de Vigilancia Fiscal vía Internet.

6.8 PARTICIPACION CIUDADANA Con el propósito de fortalecer la participación ciudadana y en cumplimiento a las directrices señaladas por la Auditoría General de la República, la Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados elaboró el Plan de Divulgación y Estímulos para la Participación Ciudadana, el cual se ha venido ejecutando durante el trascurso del año, en cada una de las diferentes estrategias, el cual ha sido socializado a los Veedores y Contralores Comunitarios. Las actividades realizadas han sido comunicadas en los tres boletines elaborados en la presente vigencia (Boletín 17, 18 y 19), con el propósito de informar a la comunidad las acciones emprendidas por la Contraloría Municipal de Armenia. 6.8.1 TRAMITE DE QUEJAS, DENUNCIAS Y DERECHOS DE PETICION la Contraloría Municipal de Armenia, a través de la Oficina de Participación Ciudadana en el Control Fiscal adscrita a la Dirección de Vigilancia Fiscal y control de Resultados, recepcionó y tramitó al 31 de Diciembre del 2010, 85 quejas ciudadanas.



TRAMITES DE QUEJAS Y DENUNCIAS AÑO 2010

CANTIDAD

Total quejas tramitadas 2010 85

Quejas y Denuncias Evaluadas por auditoria 18

Quejas y denuncias radicadas durante el 2010 85

6.8.2 EJECUCIÓN DEL PLAN DE DIVULGACIÓN Y ESTÍMULOS DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA La Contraloría Municipal de Armenia, hizo partícipes a líderes comunitarios, jóvenes y comunidad en general de las diferentes actividades previstas en el Plan de Divulgación y Estímulos para la Participación Ciudadana, así como en talleres y un diplomado programado en convenio con otras entidades, las cuales se describen a continuación:

Encuentro participativo de Contralores comunitarios y veedores Abril 14 de

2010, Instalaciones de la oficina de Participación Ciudadana 15 asistentes.

Informe de Gestión 2009 ante el Concejo Municipal de Armenia Junio 9 de

2010.

Celebración del Día de la Tierra con la Comunidad aledaña al sendero Villa

Claudia. (Mi sendero es Verde, limpio y Seguro, líderes comuna 1 y 2)

No uso de las Bolsas Plásticas.(funcionarios)

Celebración Día del Medio Ambiente 4 de Junio de 2010.

Capacitación a estudiantes de grado10 y 11 de instituciones educativas en

desarrollo de la estrategia “Construyendo Cultura de lo Público”.

Convenio con la ESAP, CGR y la CMA para capacitar a Docentes del

Municipio de Armenia.

6 Capacitación en Democracia y Estructura del Estados a 4 colegios

(cámara Junior, Escuela la Normal Superior, Institución Educativa Rufino

sur y Casd.

3 Conversatorios sobre el papel de la contraloría en el control fiscal de sus

sujetos de control en 3 centros de educación superior como (Universidad la



Gran Colombia, Von Humboldt, San Martin.

Capacitación a líderes Comunitarios en Presupuesto participativo.

En la Vigencia 2010, la Contraloría Municipal de Armenia a través de la

oficina de participación Ciudadana capacito un total de 1172 personas,

representadas en los diferentes grupos sociales.

ESTRATEGIA: CONTRALORÍA A SU ALCANCE

ACTIVIDAD: ABRIL 14 de 2010



ESTRATEGIA: CONOCIENDO NUESTRO ESTADO ACTIVIDAD: ABRIL 16 de 2010 DEMOCRACIA PARA JOVENES

I.E CASD



ESTRATEGIA: CONOCIENDO NUESTRO ESTADO ACTIVIDAD: ABRIL 30 de 2010 – ESTRUCTURA DEL ESTADO

I.E CASD

30/04/2010

30/04/2010



ESTRATEGIA: CONOCIENDO NUESTRO ESTADO ACTIVIDAD: ABRIL 30 de 2010 – ESTRUCTURA DEL ESTADO

I.E CASD

Entrega a los estudiantes de la Institución Educativa del Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales del Municipio de Armenia (Vigencia 2009) en medio magnético.

ESTRATEGIA: CONOCIENDO NUESTRO ESTADO

ACTIVIDAD: ABRIL 30 de 2010 – ESTRUCTURA DEL ESTADO I.E CASD

30/04/2010



ESTRATEGIA: CONOCIENDO NUESTRO ESTADO ACTIVIDAD: MAYO 12 Y 20 de 2010

DEMOCRACIA PARA JÓVENES Y ESTRUCTURA DEL ESTADO I.E NORMAL SUPERIOR

ESTRATEGIA: COMPROMETIDOS CON EL MEDIO AMBIENTE ACTIVIDAD: ABRIL 22 DE 2010

MI SENDERO ES VERDE, LIMPIO Y SEGURO

30/04/201

0



ESTRATEGIA: COMPROMETIDOS CON EL MEDIO AMBIENTE ACTIVIDAD: JUNIO 4 DE 2010

CELEBRACIÓN DIA MUNDIAL DEL MEDIO AMBIENTE



ESTRATEGIA: COMPROMETIDOS CON EL MEDIO AMBIENTE ACTIVIDAD: JUNIO 3 y 4 DE 2010

CAMPAÑA INSTITUCIONAL POR EL “NO USO DE LA BOLSA PLÁSTICA”



PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Lugar: Concejo Municipal de Armenia. Fecha: Junio 9 de 2010.



CONVERSATORIO CON EL SEÑOR CONTRALOR Y LOS ESTUDIANTES DE

LA UNIVERSIDAD Von - Humboldt

TEMA

GENERAR CONCIENCIA ANTE LA COMUNIDAD ESTUDIANTES SOBRE EL MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS

Lugar: UNIVERSIDAD Von - Humboldt

Fecha: Septiembre 7 de 2010



CONVERSATORIO CON EL SEÑOR CONTRALOR Y LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD SAN MARTIN

TEMA

GENERAR CONCIENCIA ANTE LA COMUNIDAD ESTUDIANTES SOBRE EL

MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS

Lugar: UNIVERSIDAD SAN MARTIN




CONVERSATORIO CON EL SEÑOR CONTRALOR Y LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

TEMA

GENERAR CONCIENCIA ANTE LA COMUNIDAD ESTUDIANTES SOBRE EL

MANEJO DE LOS RECURSOS PUBLICOS

Lugar: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA




CAPACITACIÓN - SUJETOS DE CONTROL CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

TEMAS

RESPONSABILIDAD FISCAL

PLANES DE MEJORAMIENTO CONTRATACION SIA

Lugar: CAM

Fecha: Diciembre 20 – 21 – 22 de 2010



7 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL La Dirección de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia, desde la vigencia 2009, viene ejerciendo su función constitucional y legal a través del proceso aprobado y certificado por la firma ICONTEC, en cumplimiento de la Ley 872 de 2003 y con el único fin de mejorar la prestación del servicio para satisfacción del cliente interno y externo. Por lo anterior y para gestionar de manera eficaz el proceso, se han estructurado dentro del mismo tres procedimientos titulados así:

- Procedimiento de Responsabilidad Fiscal - Procedimiento de Jurisdicción Coactiva - Procedimiento Administrativo Sancionatorio

Dichos procedimientos se encuentran fundamentados principalmente en la Constitución Política de Colombia, la Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidd fiscal de competencia de las contralorías”, en la Ley 42 de 1994 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, en el Código Contencioso Administrativo, en el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, de conformidad con la remisión a otras fuentes normativas según el artículo 66 de la Ley 610 de 2000, en la ley 1066 del 2006, en el Estatuto Tributario Decreto 624 de 1989, en las Resoluciones Nos. 152 de 2008 y 087 de 210 emanadas de la Contraloría Municipal de Armenia. Su fuente estructural, contempla dos (02) momentos el primero lo constituye la planeación y el segundo la ejecución, contando con un instrumento que le permite al funcionario sustanciador mejorar continuamente el desarrollo de su actividad y con un mecanismo de verificación que permite al líder del proceso asegurarse del cumplimiento de los requisitos del cliente. Cada una de las actividades que permiten el desarrollo del proceso,se ejecutan utilizando como herramienta un formato que una vez diligenciado se convierte en un verdadero registro con toda la validez probatoria. Así mismo, el proceso cuenta con la identificación de los riesgos, los requisitos de la norma de calidad, los recursos físicos y de talento humano y los mecanismos para medir niveles de gestión. Las siguientes estadísticas reflejan el trabajo realizado por el personal vinculado a este proceso, demostrando seriedad, celeridad y profesionalismo en el desarrollo



de las actividades, dando cumplimiento a los términos de ley. 7.1 INDAGACIONES PRELIMINARES Esta Dirección en desarrollo del proceso misional, durante la vigencia 2010 adelantó treinta (42) indagaciones preliminares, de las cuales (14) correspondieron a la vigencia 2009 y (28) correspondiente a la vigencia 2010. A 31 de Diciembre de 2010, el resultado de la gestión fue el siguiente:

1 6

15

20

INDAGACIONES PRELIMINARES

Resarcimiento del Daño Responsabilidad Fiscal Sustanciación Cerradas y Archivadas

CONCEPTO CANTIDAD

Indagación en donde hubo resarcimiento total de daño 1

Indagaciones que generaron proceso de responsabilidad fiscal 6

Indagaciones se encuentran en sustanciación 15

Indagaciones preliminares cerradas y archivadas 20

Total indagaciones tramitadas en la vigencia 2010 42



7.2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL 2010

Se gestionaron treinta y un (31) Procesos de Responsabildiad Fiscal, de los cuales tres (03) corresponden a la vigencia 2007, siete (07) a la vigencia 2008, cuatro (04) a la vigencia 2009 y diez y siete (17) a la vigencia 2010. A 31 de Diciembre de 2010, el resultado de la gestión fue el siguiente:

CONCEPTO CANTIDAD

- Procesos de Responsabilidad Fiscal, que se encuentran culminados con decisión de fondo.

17

- Procesos de Responsabilidad Fiscal, que se están sustanciando y la decisión de fondo esta pendiente.

14

Total de procesos tramitados en la vigencia 2010 31

7.3 FALLOS EMITIDOS EN VIGENCIA 2010

Durante la vigencia 2010, se expidieron trece (13) fallos de los cuales nueve (09) son con Responsabilidad Fiscal y cuatro (04) sin Responsabilidad Fiscal. La segunda instancia revocó tres (03) fallos con Responsabilidad Fiscal, por encontrar que no se había vinculado otros posibles responsables fiscales, por lo que ordena su vinculación y seguir adelante con las etapas procesales pertinentes.

0

5

10

15

20

25

30

R.F. Decisión de Fondo R.F. Sustanciado y Pendiente

20,4 27,4

6.2 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL 2010



CONCEPTO CANTIDAD

Fallos emitidos con Responsabilidad Fiscal en Primera instancia)

9

Fallos emitidos sin Responsabilidad Fiscal 4

Total Fallos 13

En conclusión, existen seis (06) fallos con Responsabilidad Fiscal expedidos durante la vigencia 2010 ejecutoriados, que evidenciaron un detrimento patrimonial que asciende a la suma de $36.406.484, de los cuales fue recuparada la suma de $26.882.238 que corresponde al 73.8% del daño determinado.

En cuanto al resarcimiento del daño al patrimonio público hay que resaltar que este se dio por parte del tercero civilmente responsable que para el caso son las diferentes Compañias de Seguros, por la oportunidad con las cuales se vincularon a los procesos de responsabilidad fiscal.

7.4 MEDIDAS CAUTELARES

Uno de los riesgos planteados en el Proceso de Responsabilidad Fiscal, tiene relación directa con las garantias para el resarcimiento del daño patrimonial declarado, a razon de la inexistencia de bienes patrimoniales a nombre del responsable fiscal, por lo tanto como medida preventiva y con fundamento en la

Daño Establecido $36´406.484

Daño Recuperado $26´882.238

100%

73.8%

Cuantia Fallos Con Responsabilidad Fiscal Vigencia 2010



normatividad vigente, se han tomado acciones como realizar estudio de los activos que conforman el patrimonio del vinculado desde el inicio del proceso de responsabilidad fiscal, haciendose énfasis en los bienes muebles, inmuebles y recursos depositados en cuentas bancarias. Por lo anterior, los diez y siete (17) procesos de responsabilidad fiscal aperturados en la vigencia 2010, cuentan con el cuaderno de medidas cautelares en el cual se puede verificar las acciones emprendidas. Así mismo, se ha realizado todo tipo de tareas con el fin de verificar el valor actualizado el costo de los bienes, para lo cual se ha solicitado a la Tesorería del Municipio de Armenia, copia de los recibos del impuesto predial en el cual se refleja el valor real de los mismos y vía internet en las páginas de las oficinas de Transito Departamental y Municipal, se ha cotejado el valor de los bienes muebles (vehículos automotores y motocicletas). 7.5 VINCULACION DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE

Como requisito esencial del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, se tiene la vinculación del tercero civilmente responsable, motivo por el cual en los diez y siete (17) procesos aperturados se vinculó a la compañía de seguros y como soporte a dicha vinculación se anexa en el expediente la fotocopia de la póliza donde consta su vigencia, monto de la garantía, entidad pública tomadora y riesgo que ampara. Como resultado positivo de la vinculación del tercero civilmente responsable, se tiene que del 100% del valor declarado como daño al patrimonio público por parte de la Contraloría Municipal de Armenia, el 73.8% se recuperó por el pago que hicieran las compañías de seguros vinculadas



RESARCIMIENTO DEL DAÑO DURANTE EL TRÁMITE DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

En la vigencia el resacimeinto del daño durante el trámite del proceso de responsabilidad fiscal, asciendió a la suma de DOS MILLONES SETECIENTOS DOS MIL SETECIENTOS CATORCE PESOS M/CTE ($2.702.714), y se dio en los procesos 015 – 017 – 020 y 022 de 2009.

100%73,80%

VINCULACION DEL TERCERO CIVILMENTE RESPONSABLE

Valor Daño Pago Compañía de Seguros



7.6 PROCESOS DE COBRO COACTIVO VIGENTES

CONCEPTO CANTIDAD

Aperturados en la vigencia 2004 2





Aperturados en la vigencia 2010. 8

Total Procesos de Jurisdicción Coactiva tramitados 21

- De los (8) procesos aperturados en el 2010, Se archivaron por pago total de la obligación Dos(2); en cinco (05) hubo pago por parte de la aseguradora, quedando pendiente en cuatro (04) de ellos el pago del 10% de la cuantía que equivale al valor del deducible de la póliza, valor que debe cancelar el declarado responsable fiscal y en dos (02) de los procesos aperturados en esta vigencia, no se ha obtenido ningún pago.

- A la fecha se encuentran cuatro (04) bienes embargados y secuestrados.

- En la vigencia se remato una cuota parte de un bien inmueble (predio rural) y un lote de terreno.

- Se embargó la quinta parte de lo que excede del mínimo legal vigente del

salario de uno de los ejecutados.

- No hubo archivos por pérdida de fuerza ejecutoria del título ejecutivo, ni por

revocatoria directa.



La cartera de difícil cobro asciende a la suma de DOS MIL SETECIENTOS SESENTA Y SEIS MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y SIETE MIL TRECIENTOS SETENTA Y CINCO PESOS M/CTE ($2.766.667.375), dicha clasificación se da como consecuencia de haber verificado que los declarados responsables fiscales, no cuentan con patrimonio que respalden la deuda, no se encuentran vinculados a la vida laboral como tampoco existen garantías reales , además de las demandas que existen ante la jurisdicción contenciosa administrativa de los fallos con responsabilidad fiscal, que presentan un nivel de represamiento elevado. 7.7.1 COMPORTAMIENTO DEL RECAUDO DURANTE LA VIGENCIA 2010 La suma recuperada ascendió a un total de CINCUENTA Y NUEVE MILLONES TRECIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS VEINTIDOS PESOS CON OCHENTA Y UN CENTAVOS M/CTE ($59.379.822.81). 7.7.2 CARTERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2010 El valor de los títulos ejecutivos asciende a la suma de DOS MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y DOS MILLONES TRECIENTOS SETENTA Y SIEET MIL DOSCIENTOS TRES PESOS CON SESENTA Y DOS CENTAVOS M/CTE ($2.952.377.203.62). 7.7.3 CADUCIDAD Y PRESCRIPCION

En la vigencia no se dio lugar al fenómeno de la caducidad y la prescripción de procesos de responsabilidad fiscal, cobro coactivo ni proceso administrativo sancionatorio.

7.7.4 NULIDADES DECRETADAS, CAUSADAS Y EFECTOS En los procesos de responsabilidad fiscal 016, 017 y 024 de 2009, se decretaron nulidades, estableciendose como causa la falta de defensa técnica, cuya consecuencia fue nombrar apoderados judiciales, notificarles la imputación y continuar con las etapas procesales.

En el proceso de responsabilidad fiscal 027 de 2009, se decreta la nulidad por no haberse integrado el contradictorio con todos los presuntos responsables, la



consecuencia fue expedir auto de vinculación y continuar con las etapas procesales. El efecto de decretar las nulidades se traduce en la garantía de los derechos fundamentales al debido proceso y derecho de defensa. 7.7.5 HALLAZGOS EN ESTUDIO El último trimestre de la vigencia 2010, la Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados de la Contraloría Municipal de Armenia, trasladó hallazgos fiscales producto de las auditorías regulares y especiales, de los cuales trece (13) se encuentran en estudio. 7.7.6 OTRAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS - La Dirección de Responsabilidad Fiscal, apoyo a la Dirección de Vigilancia Fiscal, en la tarea de capacitación a entes auditados y a los ciudadanos interesados en el Control Fiscal Participativo, dando a conocer los objetivos del proceso de responsabilidad fiscal, del proceso administrativo sancionatorio y del proceso de jurisdicción coactiva, así como el procedimiento con que se logran decisiones de fondo de conformidad con la Constitución Política y la Ley.

- En desarrollo con los programas de Cooperación, se lograron establecer estratégias para participar activamente en la investigación que lleva a cabo la Fiscalía General de la Nación, dentro de las cuales se tiene: Traslado de pruebas, remitir copia de desiciones de fondo donde se declaro responsabilidad fiscal, testimonios de funcionarios sustanciadores y del director de responsabilidad fiscal, cotejo de documentos, requerimiento a las entidades afectadas con la comisión de delitos para que se constituyan en parte civil , entre otras.

- En los términos del Código Contencioso Administrativo, Se dio respuesta a todas las peticiones elevadas tanto por organismos estatales como por particulares, relacionadas con las tareas desempeñadas en cumplimiento del ejercicio del control fiscal.

- Desarrollaron todas las actividades administrativas que tienen como fin no sólo atender las necesidades del cliente externo, sino las del cliente interno, con el fin de apoyar el logro de objetivos de la alta dirección.



8 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 8.1 ESTADO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS

De conformidad a lo anteriormente expuesto, se puede observar el estado al corte del 31 de Diciembre de 2010, los diferentes procesos sancionatorios adelantados por este Despacho en cuanto procesos sancionatorios en única instancia para la vigencia 2010, fueron de 6 procesos finalizados, y en procesos administrativo sancionatorio fue de un proceso en la vigencia 2010, mencionada, así:

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO EN SEGUNDA INSTANCIA- VIGENCIA 2010- RESOLUCIÓN NO. 087 DE FEBRERO 19 DE 2010.

No. Expediente

Nombre del Implicado

Descripción de los hechos

Estado Actual

Próxima Actuación

1 006-2010

Jhon William Suarez Muñoz

Entorpecimiento de la labor auditora

SANCIÓN $398.633.oo- CONFIRMA SENGUNDA INSTANCIA FINALIZADO

6

1

ESTADO DEL PROCESO VIGENCIA 2010

Unica Instancia.

Segunda Instancia



8.2 CONTROVERSIAS JUDICIALES LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA en la actualidad, se encuentra ejerciendo su defensa en 57 Controversias Judiciales debidamente notificadas y de las cuales reposa copia, de cada una de las actuaciones en la entidad, tanto de los procesos de lo contencioso administrativo y constitucionales, (acciones populares o de tutela). De conformidad con las consideraciones anteriores, la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, a 31 de Diciembre de 2010, viene tramitando 57 controversias judiciales, así, con el fin de otorgar mayor claridad a la labor efectuada presento las siguientes estadísticas:

A 31 DE DICIEMBRE DE 2010.

DATOS No. %

Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho

46 80.7

Acciones Populares 6 10,5

Acciones de Tutela 5 8,8

TOTAL 57 100



8.3 ESTADISTICAS DE LAS CONTROVERSIAS JUDICIALES DE ACUERDO A SU ORIGEN. De igual forma, la Auditoria General de la República, como ente fiscalizador de segundo orden, desde la vigencia fiscal 2009, propuso analizar las controversias conforme al área que le dio origen, es decir delimitarla a misionales o administrativas, de acuerdo a su fuente, bajo esta perspectiva se pueden observar las siguientes estadísticas:

ESTADISTICAS DE LAS CONTROVERSIAS JUDICIALES

(NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO) DE ACUERDO A SU ORIGEN.

DATOS No.

%

MISIONALES 15

32,6

ADMINISTRATIVAS 31

67,4

TOTAL 46

100

46

6

5

CONTTROVERSIAS JUDICIALES- A 31 DE DICIEMBRE DE 2010.

Nulidad y R:D..

A. Populares.

A. Tutela.



Además, resulta pertinente realizar, una comparación de las acciones iniciadas en contra de la entidad en vigencias anteriores (2007-2008), y las presentadas en la vigencia fiscal 2009 y 2010, bajo las siguientes estadísticas:

ESTADISTICAS PROCESOS INICIADOS EN 2007, 2008 – COMPARACION CON LOS INICIADOS EN 2009 Y 2010-

NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO.

DATOS No. %

2007 16 34,8

2008 14 30,4

2009 10 21,7

2010 6 13,1

TOTAL 46 100

15

31

FUENTE DE LAS CONTROVERSIAS JUDICIALESNULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL D.

Misionales.

Administrativas.



De conformidad a lo anteriormente expuesto, se puede observar el estado al corte del 31 de Diciembre de 2010, de las diferentes controversias que se tramitan ante este Despacho en la vigencia mencionada, así:

TOTAL NUMERO DE ACCIONES POPULARES: 6

RADICADO

AUTORIDAD JUDICIAL

QUE TRAMITA

RESUMEN DEL HECHO

GENERADOR DEMANDANT

E ESTADO ACTUAL

PROXIMA ACTUACIÓN

APODERADO JUDICIAL

1- 2007-265

Juzgado Segundo Administrativo

No acceso a los discapacitados

Carlos Mauro Mendoza

Contestación de la demanda

Práctica de pruebas.

Claudia Milena Rodríguez

2- 2009-283

Juzgado Tercero Administrativo

Prescripción Proceso de Cobro

Coactivo

Andrés Felipe Betancourt

Murillo Contestación de

la demanda

03-09-2010 auto concede término para sustentar

recurso de apelación.


3- 2009-0275

Juzgado Cuarto Administrativo


Coactivo



la demanda

Paso a despacho para sentencia

06-07-2010 Claudia Milena

Rodríguez

4- 2009-0301

Juzgado Tercero Administrativo


Coactivo



la demanda

03-09-2010 auto concede término para sustentar

recurso de apelación.


16

14

10

6

CONTROVERSIAS INICIADAS EN CADA VIGENCIA.

2007

2008

2009

2010



5- 2009-0802

Juzgado Primero Administrativo

Acción Popular- Ley 617 de 2000

Laura Estefanía Mendoza Quintero

Contestación de la demanda

Pacto de Cumplimiento

Jueves 12-05 de 2011 a las 2.30

p.m. Claudia Milena

Rodríguez

6- 2009-01081

Juzgado Primero Administrativo

Acción Popular- Deportes Quindío

Jesús Antonio Obando Roa

Contestación de la demanda-

vence el 05 de Mayo de 2010

Pacto de Cumplimiento

Jueves Siete de Junio de 2012 a

las 2.30 p.m. Claudia Milena

Rodríguez

TOTAL NUMERO DE ACCIONES DE TUTELA: 5

RADICADO

AUTORIDAD

JUDICIAL

QUE TRAMITA

RESUMEN DEL

HECHO

GENERADOR DEMANDANTE

ESTADO

ACTUAL

PROXIMA

ACTUACIÓN

APODERADO

JUDICIAL

1-

2009-00608

Juzgado Primero

Laboral del

Circuito

Acción de Tutela –

Ley 617 de 2000.

Contraloría

Municipal de

Armenia. Contra la

Gobernación del

Quindío. Fallo Finalizado

Claudia Milena

Rodríguez

2-

2009-00276

Juzgado Primero

Penal del

Conocimiento


Derecho a la

Información.

Contraloría

Municipal de

Armenia. Contra

Nueva E.P.S. Fallo Finalizado

Diego Fernando

Sossa Sánchez

3-

2010-00117

Juzgado Tercero

Civil Municipal


Debido Proceso.

Gloria Inés Hoyos

Restrepo. Contra

Contraloría

Municipal de

Armenia. Contestación Finalizado.

Claudia Milena

Rodríguez

4-

2010-0014

Juzgado Segundo

Penal Municipal de

Control de

Garantías


Debido Proceso.

José Javier Acero

Osorio. Contra

Contraloría

Municipal de

Armenia. Contestación Finalizado

Claudia Milena

Rodríguez

5-

2010-00121

Tribunal Superior

del Distrito Judicial

Sala Civil Familia

Laboral


Debido Proceso.

Gloria Inés Hoyos

Restrepo. Contra J-

3 Civil Municipal y

J-3 civil del Circuito

y vinculan a la

Contraloría

Municipal de

Armenia. Contestación

Improcedencia

acción de tutela.

Finalizado

Claudia Milena

Rodríguez



Con estos fallos de tutela de rango constitucional, la Contraloría Municipal de Armenia, demostró que nuestra gestión se fundamento en el cumplimiento de las garantías constitucionales y el debido proceso de cada una de sus actuaciones, en procura del cumplimiento de nuestra función fiscal. 8.4 GRADOS DE CONSULTA.

En la vigencia fiscal 2010 se tramitaron 24 grados de consulta y 12 recursos de apelación, los cuales se pueden sintetizar en el siguiente cuadro estadístico:

ESTADISTICAS DE LOS GRADOS DE CONSULTA Y RECURSOS DE

APELACIÓN RESUELTOS VIGENCIA FISCAL 2010.

DATOS No. %

Grado Jurisdiccional de Consulta

24 66,7

Recurso de Apelación 12 33,3

TOTAL 36 100

24

12

CONSULTA Y RECURSOS- VIGENCIAS 2009.

Grado de Consulta

Recurso Apelación



9 PROCESO ADMINISTRATIVO 9.1 GESTION FINANCIERA 9.1.1 DESCRIPCION GENERAL Corresponde a este proceso el apoyo a los demás, dependiendo de este el manejo administrativo, financiero, jurídico, planeación, sistemas, adquisición de bienes y servicios, recursos físicos y gestión humana. A través de este proceso se establecen los objetivos y metas a cumplir cada año con el debido manejo contable y presupuestal, la contratación y manejo del personal requerido, la capacitación de funcionarios, la adquisición de bienes, la rendición de cuentas, la defensa de la entidad ante terceros entre otros. 9.1.2 EJECUCION PRESUPUESTO DE INGRESOS A DICIEMBRE 31 2010

Cifras en miles de pesos

DESCRIPCION PRESUPUESTO ADICION PRESUPUESTO EJECUTADO % DE

INICIAL DEFINITIVO EJECUCION

Transferencias recibidas del Municipio 1.138.196,00 73.881,00 1.212.077,00 1.212.077 98,00%

Cuotas de Auditaje 143.000,00 0,00 143.000,00 143.000,00 100,00%

TOTALES 1.281.196,00 73.881,00 1.355.077,00 1.323.056,00

9.1.3 EJECUCIÒN PRESUPUESTO DE GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2010

Cifras en miles de pesos

DESCRIPCION PRESUPUESTO ADICION PRESUPUESTO EJECUTADO % DE

INICIAL DEFINITIVO EJECUCION

Gastos de Personal 1.082.357,00 70.781,00 1.153.138,00 1.037.283,00 98,00%

Gastos Generales 197.839,00 3.100,00 200.939,00 285.198,00 70,31%

Otros Gastos de Funcionamiento 1.000,00 0,00 1.000,00 0,00

TOTALES 1.281.196,00 73.881,00 1.355.077,00 1.326.481,00 98,00%



Los gastos para funcionamiento de la Contraloría Municipal de Armenia, ascendieron a la suma de 1.326.481 Millones de pesos en la vigencia 2010, mostrando una ejecución del 98% con respecto a lo presupuestado. 9.2 RECURSOS FISICOS La Contraloría Municipal de Armenia, dentro del Plan Estratégico 2008-2011 tiene un componente fundamental en el desarrollo organizacional como lo es LA DIGNIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO, para lo cual la alta dirección a pesar de las dificultades presupuestales ha venido realizando diversas gestiones tendientes a lograr este objetivo entre las cuales cabe resaltar las siguientes: Renovación y compra de equipos de cómputo. Renovación total del mobiliario. Acceso mejorado a internet ampliando el ancho de banda requerido para la

cantidad de equipos de uso. Mejoramiento de las condiciones de iluminación de todas las oficinas. Adquisición de software

9.2.1 ADQUISICION DE BIENES DURANTE LA VIGENCIA 2010

DESCRIPCION VALOR

Licencias de Office, Windows y Antivirus 26.904,00

Muebles y Enseres 1.848,00

Equipos para sala Audiovisual 5.828,00

Software 9.208,00

Pisos 5.980,00

TOTAL 49.768,00



9.2.2 CONTRATACION La contraloría municipal con el propósito de de cumplir su misión, responder a las necesidades de personal y en procura de lograr la cobertura a todos los procesos de auditoría, de responsabilidad fiscal y administrativos durante el año 2009 realizó 105 contratos por valor total de $ 295’568.502 así:

AREA PRESTACION

DE SERVICIOS

SUMINISTRO ARRENDAMIENTO CONVENIO PASANTIA VALOR TOTAL

ADMINISTRATIVA 31 19 1 1 0 302.604,00

DIRECCION DE VIGILANCIA FISCAL

35 1 1 0 1 135.380,00

DIRECCION DE RESPONSABILIDAD FISCAL

3 0 0 0 0 15.200,00

TOTAL 69 20 2 1 1 453.184,00

9.3 TALENTO HUMANO La estrategia del recurso humano enunciada en el Plan Estratégico de la Contraloría de Armenia está dirigida principalmente a: La promoción de servidores íntegros, competentes y comprometidos con el

Estado y la sociedad, brindando oportunidades de capacitación y actualización en cursos y seminarios.

Ejecutar el proceso de administración del talento humano, a partir de una política que responde a la gestión por competencias funcionales, aprobadas por la entidad, de acuerdo con la normatividad aplicable.

La productiva del recurso humano se realiza mediante la evaluación continua de los índices de calidad y servicios establecidos en el cumplimiento de la misión de la Entidad.

Estudiar, diseñar y adelantar la reorganización de la Contraloría a fin de atender con calidad sus procesos y procedimientos.



9.3.1 CAPACITACIONES REALIZADAS:

El Plan de Capacitación y Formación de Recursos Humanos, para año 2010 constituye un instrumento que determina las prioridades de capacitación de los colaboradores de la Contraloría Municipal de Armenia.

La capacitación, es un proceso estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto de trabajo y el ambiente laboral e implica el mejoramiento en el desarrollo de sus funciones, progreso personal y laboral.

TEMA ENTIDAD QUE DIRIGIO LA CAPACITACION

7o Congreso Nacional y 3o Internacional de Servicios Públicos Domiciliarios y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. ANDESCO

Audiencia Pública deliberativa sobre la Evolución y Perspectivas de las Reservas Pensionales Administradas por FONPET Contraloría General de la República

Congreso Internacional de Contadores Públicos Colegio Colombiano de Contadores Públicos Sede Armenia

Diplomado en Promoción, Formación y Fortalecimiento de la Democracia Participativa y el Control Social

Contraloría General del Risaralda-ESAP

El Control Fiscal una herramienta de Control a la corrupción Consejo Nacional de Contralores

Encuentro Internacional en Participación Ciudadana Contraloría General de la República

Especialización en Administración Pública Convenio Contraloría General de la República y ESAP

Foro Contratación Visible. Auditoría General de la República

Foro Panel Reformar el Control Fiscal Territorial. Revista Semana-Auditoría General de la República

Gestión presupuestal para entidades públicas SENA Virtual

ISO 9001:2008 Fundamentación de un Sistema de Gestión de la Calidad SENA Virtual

Seminario de Actualización en Derecho Procesal Corporación Universitaria Empresarial Alexander Von Hombolt

Seminario Internacional de Inauguración del ILACOFIT Contraloría General de la República

Seminario Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Contratación Directa Escuela Superior de Administración Pública

Seminario Talle "La Empresa y Yo" Contraloría Municipal de Armenia

Seminario Taller Módulo Seguimiento Plan Nacional de Auditorías Contraloría General de la República-ESAP

Seminario Taller Presupuesto Público Territorial Contralora General de la República

Seminario Taller Soporte Probatorio de los Hallazgos Fiscales Contraloría General de la República

Seminarios Talleres: Guía Audite 4.0, SICE, Desplazamiento Forzado y Demandas Contra El Estado

Contraloría General de la República y ESAP

ISO 9001:2008: Fundamentación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

Gestión Presupuestal para entidades públicas Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”



9.3.2 BIENESTAR SOCIAL En cumplimiento del Plan de Bienestar Social e incentivos, se buscó generar bienestar con el fin de mejorar la calidad de vida laboral de los servidores públicos de la entidad, fortaleciendo el clima laboral, el trabajo en equipo, la identificación y el sentido de pertenencia entre otros, para lo cual la Contraloría Municipal de Armenia, llevó a cabo las siguientes actividades durante la vigencia 2010: 1. Programa “Soldado por un día”: Orientado por el comando del Batallón de Ingenieros Francisco Javier Cisneros, con la orientación personalizada de los oficiales y suboficiales adscritos a esa Institución.

Durante esta actividad, pudimos recibir diferentes instrucciones de aquellas que forman parte del diario vivir de Batallón, como lo son los ejercicios, prácticas de polígono, instrucción a caninos, arme y desarme y reseña histórica de la institución.



2. Seminario taller La Empresa y Yo: Basado en la educación experiencial, fue dirigido a fortalecer aspectos en los funcionarios entre otros tales como: Reconocimiento de que sus propios comportamientos afectan positiva o

negativamente no solo su propio desempeño sino también el desempeño de la organización.

Aprendizaje de estrategias como recurso para impulsar su propia acción y la de otros compañeros en el contexto de la organización.

Desarrollo de la creatividad característica universal de las personas realizadas, requerida para resolver grandes y pequeños conflictos.

Identificación de las Falencias y aciertos desde las organizaciones por medio del enfoque integral.

Mejora de la solidaridad con un sentido profundo de identificación, simpatía y afecto pero en ocasiones con sentimientos de ira, impaciencia y disgusto.

Ejercicio de crecimiento personal que aporto en gran medida como individuos y como grupo.

Promover el ejercicio de la comunicación efectiva.



3. Salidas de Campo: Interactuar en sitios diferentes al de la oficina constituye un factor importante en el libre desarrollo de la persona dentro de su roll de trabajador, por lo que para la entidad ha sido prioridad el brindar la generación de estos espacios donde se realizan actividades laborales pero combinadas además con actividades de relajación y esparcimiento, buscando con ello siempre el mejoramiento de la calidad de vida laboral del funcionario.

4. Navidad para los niños: La entidad durante el mes de Diciembre realizó una serie de actividades, con el fin de fomentar el equilibrio positivo entre la vida personal y laboral de sus empleados, en el mejoramiento de la actitud empresarial, personal y laboral, por lo que los programas de generación de esparcimiento redundan en el mejoramiento de la prestación del servicio.



Es por ello que vincular a los hijos de los funcionarios a estas actividades es prioridad para la institución, pues es muy importante que éstos conozcan el entorno en el que se desempeñan sus padres durante la jornada laboral, y además que compartan ese mismo espacio.



5. Salida a Termales del Otoño en Manizales: En este sitio podemos observar como la naturaleza se mezcla con el confort que genera un sector campestre rodeado de paisajes hermosos que invitan sin lugar a dudas al descanso y la meditación que solo inspira relajación. Además de poder disfrutar de las aguas termales que como es bien sabido trae componentes que benefician nuestro cuerpo como: sales minerales, cloruro de sodio, potasio, magnesio, cloro, hierro y sulfato de aluminio.

http://www.google.com/imgres?imgurl=http://lh4.ggpht.com/_-VrAfW4cOdE/SV0zEgd46XI/AAAAAAAAJyw/78289ivjhoI/DSCF9646.JPG&imgrefurl=http://picasaweb.google.com/lh/photo/brauUEUOj5XuQChdVIfqtw&usg=__xP5Y9sU57XMcLg3M3pqBij_o0qc=&h=1200&w=1600&sz=603&hl=es&start=19&zoom=1&itbs=1&tbnid=InJol_UIRX37kM:&tbnh=113&tbnw=150&prev=/images?q=termales+del+oto%C3%B1o+manizales&hl=es&sa=G&gbv=2&tbs=isch:1&ei=bM44TdetJoL98Abo4-i1Cg



9.3.3 SALUD OCUPACIONAL La Contraloría Municipal ha definido la estructuración y desarrollo del presente Programa de Salud Ocupacional, con el objeto de prevenir los riesgos ocupacionales, garantizando un alto nivel de bienestar físico y mental en el personal vinculado, contribuyendo así al mejoramiento de los índices de eficiencia de las actividades de la Entidad. Su implementación requiere del compromiso y colaboración de todo el personal vinculado a la Contraloría Municipal de Armenia, para poder llevar a cabo todas las actividades aquí planteadas. En cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional adoptado para la vigencia 2010, se realizaron las siguientes actividades:

1. ACTIVIDAD SOBRE RELACIONES INTERPERSONALES.

2. ACTIVIIDAD DE VIDA LABORAL

3. ACTUALIZACION Y SOCIALIZACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS.

4. CAPACITACION Y PRÁCTICA EN PRIMEROS AUXILIOS.

5. CAPACITACION Y PRÁCTICA SOBRE CONTROL DE INCENDIOS.

6. SIMULACRO DE EVACUACION.



10 PROCESO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

En cumplimiento del Decreto 1599 de 2005 que determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993; La Contraloría Municipal de Armenia, ha venido desarrollando actividades tendientes al mejoramiento continúo de la calidad de los servicios inherentes al cumplimiento de su misión constitucional y el fortalecimiento de su sistema de control interno.

10.1 AUDITORÍAS

Como instrumento de planeación la oficina de Control Interno para la vigencia 2010, elaboró el programa anual de auditorías eje principal para el cumplimiento de la misión de la oficina. En la vigencia 2010, se llevaron a cabo 20 auditorías entre las cuales se encuentran auditorías de gestión y resultados, Modelo Estándar de Control Interno y de Gestión de la Calidad. Del resultado de las auditorías realizadas se concretaron planes de mejoramiento, los cuales se les hace un seguimiento posterior.

PROCESOS No.

Auditorías Internas

Direccionamiento Estratégico. 3

Vigilancia Fiscal y Control de Resultados. 7

Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. 6

Administrativo. 16

Evaluación y Seguimiento 3

Gestión de la Calidad 3

El resultado del Indicador es Cumplimiento del 100% del Programa de Auditoría.



10.2 PLANES DE MEJORAMIENTO

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Anualmente se tiene suscrito un plan de mejoramiento para la vigencia con la Auditoría General de la República; el cual se trabajo en conjunto con los líderes de proceso para el logro de una presentación oportuna del informe a la AGR por medio físico y envió vía SIREL donde se presentaron los seguimientos a plan de mejoramiento de la AGR dispuestos para el año 2010 (de un total de 3 rendiciones se han presentado 3; teniendo en cuenta el cronograma de presentación de avances a la AGR con corte a Diciembre 30 de 2010 se cumplirían los 8 días hábiles el 11 de Enero de 2011.

10.2.1 AUDITORIAS INTERNAS Dado el programa anual de auditoría se ha podido concertar planes de mejoramiento por procesos e individuales a los cuales se les hizo seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Actualmente, se encuentran suscritos y en gestión de mejora los siguientes planes de mejoramiento:

PROCESOS No. Planes de Mejoramiento con Acciones Correctivas en Gestión

Direccionamiento Estratégico. -

Vigilancia Fiscal y Control de Resultados. 2

Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. 1

Administrativo. 2

Evaluación y Seguimiento -

Gestión de la Calidad -

Todos los procesos 1

TOTAL 6

10.2.2 INFORMES EXTERNOS La Contraloría Municipal desde la oficina de Control Interno debe presentar anualmente diversos informes tanto a nivel nacional como territorial entre los cuales están:

Informe Ejecutivo Anual sobre el Avance en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 vigencia 2010 enviado a través de la página www.dafp.gov.co en el cual se busca medir la efectividad en los sistemas de control interno, constatando que el control

http://www.dafp.gov.co/



esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos establecidos por el Decreto 1599 de 2004, el cual adopta el Modelo Estándar de Control Interno. En la vigencia 2010 el 22 de febrero fue reportada la información correspondiente al período evaluado 2010.

Informe anual sobre la evaluación del Control Interno Contable, vigencia

2009, remitido a la administración central municipal como documento anexo a la rendición financiera, económica y social en el cual se incluyen aspectos relacionados con el control interno contable de la entidad como resultado de las evaluaciones internas realizadas según lo previsto en las normas vigentes. El informe sobre la evaluación del Control Interno Contable, fue remitido en el mes de febrero de 2010 al Municipio de Armenia, a fin de que el mismo fuese consolidado y remitido a través del Chip ante la Contaduría General de Nación.

Informe Anual sobre derechos de Autor. El informe contempla la aplicabilidad y cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 02 de 2002 relacionada con el uso de software, así mismo pretende presentar una síntesis de las de las medidas adoptadas por la Contraloría Municipal de Armenia en cuanto a respeto de derechos de autor y lo derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software).

Además expresa los resultados de la revisión realizada por la Oficina de Control Interno en cuanto al manejo de licencias de software y las recomendaciones derivadas de lo mismo. En el mes de marzo de 2010, fue rendido el informe anual sobre derechos de autor ante el Municipio de Armenia, quien a su vez consolida y remite la información a la Unidad Administrativa Especial -Dirección Nacional de derecho Autor, adscrita al Ministerio del Interior.

Informe Avance de Seguimiento a Planes de Mejoramiento. Celebrado ante

la Auditoría General de la República anualmente por la Contraloría

Municipal de Armenia, producto de evaluación anual a la gestión el cual

debe presentarse de forma trimestral.

Con oportunidad fueron remitidos los respectivos avances de seguimiento a planes de mejoramiento ante la Auditoría General de la República.

Informe de labores de la Oficina de Control Interno. En el cual se consolida

la gestión realizada por la oficina de control interno, durante una vigencia



fiscal y se remite a través del aplicativo SIREL a la Auditoría General de la

República.

Al término de la vigencia 2010, fue reportado informe de labores de la oficina de control interno.

10.2.3 INFORMES INTERNOS

Informe Anual de Austeridad del Gasto. Con el cual se busca conocer el grado de cumplimiento en la aplicación de la legislación actual en materia de abstención de gastos suntuarios o incluidos dentro de los parámetros de la austeridad del gasto. Para la vigencia 2010 se generó informe consolidado de austeridad del gasto y remitido a la alta dirección en el mes de diciembre de 2010.

Evaluación anual de mapa de riesgos. Consistente en la evaluación de los

indicadores propuesto en el mapa de controles generado del mapa de riesgos propuesto para la vigencia fiscal 2010 Para el año 2010 cada proceso generó su mapa de riesgos el cual fue consolidado por la oficina de planeación y evaluado por la oficina de control interno.

Informe de Autoevaluación. Como mecanismo de control y en cumplimiento

de los lineamientos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno, la Contraloría Municipal adoptó en el Sistema de Gestión de Calidad el procedimiento “Autoevaluación” el cual debe ser medido trimestralmente y su resultado remitido a la alta dirección de la entidad. Tal como lo establece el procedimiento, trimestralmente se elaboró informe de autoevaluación con la información suministrado por los responsables de los procesos y remitida a la alta dirección.

Acuerdo de Gestión. Que se celebra entre el Contralor y el Jefe de Control

Interno anualmente, con el ánimo de concertar compromisos a desarrollar

dentro de la vigencia para el cumplimiento del objeto misional de la

institución.

Efectivamente los líderes de proceso celebraron acuerdo de gestión ante el Contralor Municipal.

Plan de Acción. Se elabora anualmente un plan de acción de la oficina de

control interno, con las metas e indicadores a ejecutarse durante la vigencia



fiscal.

Al inicio del período fiscal se formula el plan de acción de la entidad con la información suministrada por los dueños de proceso, evento que efectivamente ocurrió en la vigencia 2010.

Evaluación Plan de Acción. Producto del cumplimiento de las metas

propuestas en el plan de acción, se evalúan los indicadores propuestos con

el fin de conocer su grado de cumplimiento.

Culminada la vigencia 2010, se evaluaron planes de acción y se consolidaron, los cuales a su vez hacen parte del informe de gestión de la entidad. 10.2.4 INFORME ICONTEC

Se gestionaron todas las acciones de mejora que correspondían al proceso de Evaluación y Seguimiento de las no conformidades levantadas por el ente Certificador ICONTEC; a continuación se presenta la relación de las mejoras:

No

.

NC

m

NC

M

Req

uis

it

o

Incu

mp

li

do

Actividades a Cargo de Control Interno

Documentos Presentados Fecha

1 X 4.2.3.

4.2.4.

• Establecer listas de chequeo en la planeación de las auditorías

internas Lista de Verificación FO-ES-09

Definitiva el 02 de Diciembre de

2010.

• Socializar los mecanismos de control establecidos.

Realización de capacitación a todo el personal de mejoramiento

continúo. Certificado de asistencia del SENA.

13 de Diciembre de 2010

2 X 8.2.

2

· Revisar y replantear el procedimiento de evaluación y

seguimiento (auditoría interna) y establecer mecanismos de control.

PR-ES-02 Procedimiento evaluación independiente del sistema de control interno y

realización de auditorías Incluye FO-ES-05 Programa anual de auditoría/ FO-ES-06 Plan de Auditoría / FO-

ES-12 Evaluación Desempeño Auditores Internos de Calidad.


· Reformular el procedimiento de evaluación y seguimiento

definiendo las correcciones para las no conformidades generadas

en la Auditoría Interna de Calidad.

PR-ES-02 PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y REALIZACIÓN DE

AUDITORIAS Incluye notas aclaratorias de la forma de operar acciones correctivas y preventivas.




No

.

NC

m

NC

M

Req

uis

it

o

Incu

mp

li

do



3 X 8.4

· Determinar de forma clara dentro del Sistema de Gestión de la

Calidad los mecanismos validos y/o más apropiados para la

realización del Análisis de Datos a través de un instructivo que oriente como realizarlo y socializar este

documento.

Se presento un Instructivo de Análisis de Datos de autoría del

responsable de Control Interno que especifica todos los mecanismos

más utilizados para la gestión de los Análisis de Datos.

09/11/2010

· Capacitar a funcionarios de la entidad en métodos de Análisis de

Datos.




· Remitir copia de los Informes de Auditoría de Otorgamiento, Auditoria de Seguimiento y

Auditoría Interna de Calidad a todos los líderes de los procesos,

quienes deberán realizar lectura de los mismos, y formular las acciones

correctivas pertinentes.

PR-ES-02 PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y REALIZACIÓN DE

AUDITORIAS Incluye notas aclaratorias de la forma distribución

de informes de auditoría.


4 X 8.5.

2

· Replantear el procedimiento “acciones de mejora” ajustándolo a

las acciones correctivas y preventivas.

Se presento un nuevo Procedimiento de Acciones

Correctivas y Preventivas PR-GC-04 y formato que apoya la toma de

acciones FO-GC-05

11/11/2010

· Realizar taller para el fortalecimiento de los análisis de causas haciendo énfasis en la

identificación de acciones correctivas y preventivas.


continuo. Certificado de asistencia del SENA.


· Realizar prácticas con el método de los Por Qué y otros que apoyen este procedimiento.




5 X 4.2.

3

· Socializar nuevamente el tema de acciones correctivas y

preventivas con los líderes de los procesos, identificando de manera

clara las diferencias entre las acciones, con el fin de interiorizar

el concepto y lo aplique.




· Realizar taller para el fortalecimiento de los análisis de causas haciendo énfasis en la

identificación de acciones correctivas y preventivas.






No

.

NC

m

NC

M

Req

uis

it

o

Incu

mp

li

do



· Realizar prácticas con el método de los Por Qué y otros que apoyen este procedimiento.




X 8.4.

3

· Diseñar un mecanismo que permita controlar la información

suministrada, el lleno de requisitos y su aplicabilidad.

Formato de LISTA DE CHEQUEO Y SEGUIMIENTO DE

AUTOEVALUACIONES FO-ES-12 08/11/2010

Igualmente, en el Informe Final de Auditoría remitido por el ICONTEC se sugirieron algunas recomendaciones que van direccionadas al trabajo del proceso de evaluación y seguimiento las cuales ya han sido gestionadas como lo son las siguientes:

Informe ICONTEC Acciones proceso Evaluación y Seguimiento

Fortalecer Análisis de Datos Se presento a Comité de Calidad propuesta de Instructivo de Análisis de Datos (9/11/10) y se lidero capacitación al personal (13/12/10) que incluyo este tema.

Planificar Auditorías diferentes a las del ICONTEC

Se lidero auditoría para el mes de Noviembre de 2010.

Fortalecer determinación, seguimiento y cierre de No Conformidades.

Se presento un nuevo Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas PR-GC-04 y formato que apoya la toma de acciones FO-GC-05 (11/11/10).

10.3 COMITÉ DE CONTROL INTERNO De acuerdo al decreto 1826 se reglamenta en el Artículo 4. Quiénes integrarán el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Igualmente, este decreto dice que mínimo se debe reunir el Comité de Control Interno 2 veces en el año. En la Contraloría Municipal de Armenia se encuentra establecido el Comité de Control Interno mediante la Resolución No.047 de 14 de Marzo de 2008 y se cumplió efectivamente los requerimientos del estado al haberse realizado en el año 2 Comités de Control Interno uno para el mes de Septiembre de 2010 y otro en Diciembre de 2010; en el primero se evaluaron los resultados del Programa Anual de Auditoría donde se realizo una modificación al programa y en el segundo Comité de Control interno se presentaron los resultados generados por el proceso de Evaluación y Seguimiento; específicamente las actividades de Control Interno.



Los resultados del Comité de Control Interno del mes de diciembre de 2010 presentaron las siguientes recomendaciones:

La Directora de Responsabilidad Fiscal recomendó que cada uno de los líderes de proceso socialice ante sus funcionarios los cambios que se dieron en el proceso de autoevaluación y que para el próximo informe a rendir en la primera semana del año 2011 se implementen dichos cambios. Igualmente, recomienda que exista continuidad en el proceso de evaluación y seguimiento al mejoramiento; y que se cuente con la contratista que está al frente de dicho proceso para la vigencia 2011.

Se concluyo la importancia de continuar con la gestión de las auditorías internas integradas que promueven la mejora del sistema de gestión.

La importancia de tener en cuenta las recomendaciones suscritas por el ente Certificador ICONTEC en el informe final presentado.

La importancia de continuar con la integración MECI-CALIDAD.

Tener en cuenta la programación del Programa Anual de Auditoría para el año 2011.

Hacer uso de los cambios documentales propuestas para las actividades próximas.

Igualmente, para la vigencia 2011 se realizo un Cronograma de Actividades de Control Interno donde se incluyo la gestión de los Comités de Control Interno y su periodicidad; también, se incluyo dentro del proceso de Evaluación y Seguimiento un formato “Mesa de Trabajo” para el registro de los Comités de Control Interno que se realicen. 10.4 FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL

Como parte fundamental de la Gestión del Control Interno se encuentra la motivación a la generación de una cultura de Autocontrol; por lo cual se lideraron dentro de la Contraloría las siguientes actividades: 10.5 INTEGRACIÓN MECI 1000:2005 CON NTC GP 1000:2009

La Oficina de Control Interno de manera concreta coadyuvo a la oficina de Calidad en la integración de la documentación y auditorías internas integradas; teniendo en cuenta las normas MECI 1000:2005 y GP 1000:2009 a través de propuestas de mejoramiento en los procedimientos transversales del Sistema de Gestión que ayudan al Autocontrol; entre los cuales se generaron:

• Mejoramiento del “Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas” PR-



GC-04. • Mejoramiento del “Procedimiento de Evaluación Independiente del

Sistema de Control Interno y Realización de Auditoría” PR-ES-02 con sus respectivos formatos de apoyo.

• Mejoramiento del “Procedimiento de Planes de Mejoramiento” PR-ES-03 y formato de Acciones Correctivas, Preventivas, Plan de Mejoramiento.

• Mejoramiento del “Procedimiento de Autoevaluación” PR-ES-01 con su respectivo formato de apoyo.

• Lista de Verificación de Auditoría (FO-ES-09) con todos los requisitos MECI – GP 1000 integrados.

• Caracterización del Proceso de Evaluación y Seguimiento; como modelo para las demás caracterizaciones de la Contraloría Municipal donde se evidencian los requisitos MECI 1000:2005 aplicables a l proceso y se especifican los requisitos GP 1000:2009 transversales del sistema.

10.6 CAPACITACIÓN La Oficina de Control Interno lidero capacitaciones orientadas a la promoción de la cultura del autocontrol y la calidad entre las cuales se lideraron: OCTUBRE DE 2010 Capacitación con Contratista Profesional, con las siguientes características: Denominación: Sistema de Gestión de la Calidad e Integración con el Modelo Estándar de Control Interno. Objetivo: Promover la toma de conciencia y gestión de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad y su armonización con el Modelo Estándar de Control Interno.

Temas: 1. Sensibilización en sistema de gestión de la calidad GP 1000:2009 2. Sensibilización en MECI:2005 3. Armonización MECI – GP 1000:2009 4. Principios de los modelos. 5. Requisitos de los modelos. 6. Toma de Acciones de Mejora 7. Sistema de seguimiento y mejora continua en los sistemas de gestión de la

calidad.



DICIEMBRE DE 2010 Evento de Divulgación Tecnológica orientada con el apoyo del SENA Regional Quindío correspondiente a: Denominación: Mejoramiento Continuo de Sistemas de Gestión Integrados GP 1000:2009 – MECI 1000:2005. Objetivos: Promover la aplicación de Herramientas de Mejoramiento Continuo en los Sistemas de Gestión de la Calidad con el ánimo de fortalecer los resultados empresariales del sector público.

Temas

1. Definiciones de Metodologías dispuestas por GP 1000 y MECI para el 11 Mejoramiento Continuo de la entidad. 2. Principios de Autocontrol 3. Principios de Autorregulación 4. Principios de Autogestión 5. Toma de Acciones Correctivas 6. Toma de Acciones Preventivas 7. Planes de Mejoramiento

Se realizaron igualmente talleres de retroalimentación con la mayoría de los funcionarios para evidenciar la efectividad de la capacitación obteniendo un resultado del 85.68% de conocimiento. 11 COMITES DE GESTIÓN

El Contralor Municipal cita semanalmente a los Líderes de Proceso de la Contraloría Municipal de Armenia a un Comité de Gestión, con el objetivo de realizar seguimiento a las actividades desarrolladas en los procesos, promoviendo seguimiento y toma de acciones oportunas para el mejoramiento continuo de la entidad; comité que motiva a los líderes de proceso al autocontrol.

contralorÍa municipal de armenia informe de gestiÓncontraloriarmenia.gov.co/files/informe de...

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