contraloría municipal de armenia - a/ci - 2 informe final ......informe final de auditorÍa...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA ESPECIAL

Código: FO – VF – 36

Versión: 8

Fecha de Elaboración: 23-01-2014

Fecha de Revisión: 20-10-2016

Página 1 de 21

A/CI - 2

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL

INSTITUCION EDUCATIVA CIUDADELA DE OCCIDENTE VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Armenia, Noviembre de 2019



Versión: 8



Página 2 de 21

A/CI - 2

INSTITUCION EDUCATIVA CIUDADELA DE OCCIDENTE

Contralor(a) Municipal: JAMES MEDINA URREA Directora de Vigilancia Fiscal: VIVIANA ANDREA VARGAS BERMUDEZ y Control de Resultados Responsable de la Entidad Auditada: PASTORA BARRERA MARIN

Equipo auditor: GLORIA ALVAREZ LOAIZA Líder de Auditoría Profesional Universitario WILLY ALEJANDRO PAPAMIJA LÓPEZ Practicante del Programa Economía Universidad del Quindío

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA Armenia, Noviembre 2019



Versión: 8



Página 3 de 21

A/CI - 2

TABLA DE CONTENIDO Pág.

1 DICTAMEN 6

1.1 Control de Gestión 6

1.2 Control Financiero y Presupuestal 6

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 7

2.1. CONTROL FIINANICERO Y PRESUPUESTAL 7

2.1.1 FACTOR GESTION PRESUPUESTAL 7

3 OTRAS ACTUACIONES 21

3.1 Seguimiento a Peticiones 21

4 BENEFICIOS DE CONTROL 21

5 CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES 21

5.1 TIPIFICACION DE OBSERVACIONES 21



Versión: 8



Página 4 de 21

A/CI - 2

Armenia, noviembre de 2019 Señora PASTORA BARRERA MARÍN Rectora Institución Educativa Ciudadela de Occidente Asunto: Informe Final Auditoría Especial. Cordial saludo, La contraloría municipal de Armenia con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial a la institución educativa CIUDADELA DE OCCIDENTE del municipio de Armenia, punto de control que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia y eficacia con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de gestión a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones se realizaron conforme a las normas legales y procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Institución Educativa el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Armenia, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Municipio de Armenia, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales. El informe contiene la evaluación de los aspectos: control de gestión (factor plan de mejoramiento) y control financiero (factor presupuestal), que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, deberán ser corregidos por el punto de control, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Armenia, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo adelantado por los auditores, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión realizada por la Institución Educativa.



Versión: 8



Página 5 de 21

A/CI - 2

Cordialmente; Equipo Auditor GLORIA ALVAREZ LOAIZA Profesional Universitario Auditor Líder Auditoría Especial, vigencia 2018 WILLY ALEJANDRO PAPAMIJA LOPEZ Estudiante de Economía Uniquindío



Versión: 8



Página 6 de 21

A/CI - 2

1. DICTAMEN INTEGRAL 1.1. CONTROL DE GESTIÓN La Contraloría Municipal de Armenia, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que en el componente de gestión –factor plan de mejoramiento no fue objeto de evaluación, por cuanto no suscribieron planes de mejoramiento en vigencias anteriores de la Institución Educativa Ciudadela de Occidente, toda vez que no generaron hallazgos de ninguna índole. Es importante aclarar que existe un plan de mejoramiento suscrito en la Secretaria de Educación el 28 de diciembre de 2018, que incluye la Institución Educativa Ciudadela de Occidente producto de un hallazgo administrativo con incidencia fiscal, disciplinario y penal, con fecha de vencimiento 30 de diciembre de 2019, aplica para la vigencia 2019, por cuanto las acciones de mejora se implementaron para la vigencia fiscal de 2019. Respecto al hallazgo fiscal la dirección de Responsabilidad fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia mediante oficio 0497 del 26 de febrero de 2019, comunicó a la Institución Educativa que “mediante Auto No. 054 proferido el 21 de marzo de 2019,

no avocó conocimiento del hallazgo de tipo fiscal No. 002 de 2019”. 1.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Armenia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control Financiero en el factor presupuestal), es Favorable, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Cuadro No. 1 Calificación Control Financiero y presupuestal

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 0.0 0,00 0,0

2. Gestión presupuestal 91.7 1,00 91,7

3. Gestión financiera 0,0 0,00 0,0

Calificación total 1,00 91.7

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

../../../Gloria%20Alvarez/Desktop/auditorias%202019-4/ETAPA%20DE%20EJECUCION/Papeles%20de%20trabajo%20(2)/Papel%20de%20trabajo%20Cesar/Matriz-control%20de%20resultados.xls#VARIABLES!A1





Versión: 8



Página 7 de 21

A/CI - 2

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. CONTROL FINANCIER0 Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Armenia, como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que el control financiero en el factor Gestión Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 91.7 puntos de 100 posibles, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 2 Control financiero y presupuestal

Factores minimos Calificación Parcial

Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 0,0 0,00 000

2. Gestión presupuestal 91,7 1,00 91,7

3. Gestión financiera 0,0 0,00 0,0

Calificación total 1,00 91,7

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

2.1.1. Factor Presupuestal Se emite una opinión EFICIENTE, sobre la gestión presupuestal de la Institución Educativa Ciudadela de Occidente, con un puntaje de calificación de 91,7 puntos, resultado que se obtuvo de evaluar las variables, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2018.

Cuadro No. 3 Evaluación Gestión presupuestal

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Evaluación presupuestal 91,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 91,7

Eficiente Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

../../Desktop/INSTITUCIONES%20EDUCATIVAS/ETAPA%20DE%20INFORME/Matriz.xls#VARIABLES!A1





Versión: 8



Página 8 de 21

A/CI - 2

Para la evaluación del presupuesto se tuvieron en cuenta como criterio, ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2009, Decreto 4807 de 2011, la rendición de la cuenta, documentos soportes fuentes, generando el siguiente resultado. 2.1.1.1 Presentación y aprobación

La Institución Educativa Ciudadela de Occidente presentó dentro de los términos de Ley, el proyecto de presupuesto clasificado a nivel de grupos tanto en ingresos como gastos inversión, el cual fue aprobado mediante Acuerdo No. 08 de noviembre 21 de 2017, expedido por el consejo directivo de la Institución Educativa “CIUDADELA DE OCCIDENTE”, con una apropiación inicial de $103.000.000, quedando de la siguiente manera:

Cuadro No. 4 Presupuesto aprobado de ingresos y gastos 2018

RUBROS PPTO INICIAL

Recursos Propios 1.800.000

Transferencias 101.000.000

Recursos del Balance 200.000

TOTALES 103.000.000

RUBROS PPTO INICIAL

Gastos de Funcionamiento 77.200.000

Gastos de Inversión 25.800.000

TOTALES 103.000.000

Fuente: Acuerdo No. 08 de 2017-Aprobación Presupuesto

2.1.1.2 Modificaciones presupuestales

Durante la vigencia fiscal 2018, el presupuesto fue modificado en siete (7) actos administrativos que modificaron las partidas inicialmente aprobadas, en adiciones, reducciones y traslados presupuestales en ingresos, gastos, créditos y contra créditos, descritos de la siguiente manera:

Cuadro No. 5 Modificación presupuestales Ingresos y gastos e inversión 2018

Rubro Acto Administrativo

Fecha Adiciones Reducción

Recursos del balance. Acuerdo No 001. 10/01/2018 11.857.037

Transferencias Municipio Acuerdo No. 002 31/05/2018 1.870.000

Transferencia Municipal Acuerdo No. 006 19/09/2018 10.420.000

Transferencias Nacionales Acuerdo No. 012 22/11/2018 13.162.915

Total adiciones y reducciones en el Ingreso

24.147.037 13.162.915

Rubro Acto Administrativo

Fecha Adiciones Reducción

Rubro mantenimiento Acuerdo No. 002 31/05/2018 1.870.000



Versión: 8



Página 9 de 21

A/CI - 2

Rubro mantenimiento Acuerdo No. 006 19/09/2018 5.420.000

Rubro proyecto democracia y otros

Acuerdo No. 006 19/09/2018 5.000.000

Rubros proyecto democracia y otros

Acuerdo No. 012 22/11/2018 13.162.915

Total adiciones y reducciones en el gasto

24.147.037 13.162.915

Fuente: rendición de la cuenta- Ejecución presupuestal ingresos y gastos 2018

Cuadro No. 6 Traslados presupuestales gastos e inversión 2018

Rubro Acto Administrativo Créditos

Contra

Gastos de personal aprobados Acuerdo No. 01-02-2018 1.400.000

Gastos generales aprobados Acuerdo No. 05-06-2018 11.168.014 3.847.014

Gastos de inversión Acuerdo No. 05-07-08-09,10,11,12,13,14,15,16-2018

5.921.000

Total traslados presupuestales en gastos e inversión

11.168.014 11.168.014

Fuente: rendición de la cuenta- Ejecución presupuestal ingresos y gastos 2018

Como se observa en los cuadros No. 5 y 6, el presupuesto de la Institución Educativa Ciudadela de Occidente fue modificado según consta en los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo debidamente motivados y aprobados. Teniendo en cuenta lo anterior, y tomando como base los actos administrativos desde la aprobación y modificación del presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia fiscal 2018, se construyó el siguiente cuadro, que refleja el monto inicialmente aprobado por $103.000.000, y el registro de las modificaciones presupuestales durante la vigencia 2018, fueron aplicados en las ejecuciones presupuestales de manera correcta, quedando un definitivo por el orden de $113.984.122, que muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 10 Presupuesto definitivo Ingresos 2018

Rubro Ppto

inicial Adiciones Reducción

Definitivo

Ingresos no tributarios (Aprobados (DB) 1.800.000 1.800.000

Transferencias y aportes aprobados

101.000.000 24.147.037 13.162.915 111.984.1221

Recursos de Capital 200.000 200.000

Otros recursos del balance

TOTAL 103.000.000 24.147.037 13.162.915 113.984.122

Fuente: Acuerdos No. 08 de 2017- Acuerdos modificatorios



Versión: 8



Página 10 de 21

A/CI - 2

Cuadro No. 11 Presupuesto definitivo gastos e inversión

Rubro Ppto

inicial Adición Reducción

Crédito

Contra crédito

Ppto definitivo

Gastos de personal aprobados 9.800.000 1.400.000 8.400.000

Gastos generales aprobados

67.600.000 19.147.037 13.162.915 11.168.014 3.847.014 80.905.122

Inversión (proyectos)

25.600.000 5.000.000 5.921.000 24.679.000

TOTAL 103.000.000 24.147.037 13.162.915 113.984.122

Fuente: Acuerdos No. 08 de 2017- Acuerdos modificatorios

2.2.1.3 Ejecución del presupuesto En la medición del cumplimiento de los grandes agregados presupuestales, la comparación del presupuesto definitivo con el presupuesto en ejecución, para ingresos recaudados, para gastos compromisos, de acuerdo con el procedimiento del informe.

Cuadro No. 12

Comparativo presupuesto definitivo con el presupuesto recaudado

Rubro Presupuestal Presupuesto Definitivo

Presupuesto recaudado

PR/PD Ponderación

Ingresos no tributarios aprobados (DB) 1.800.000 1.170.000 65 1.00

Certificados y constancias 200.000 70.000 35 0,10

Derechos de grado 200.000 100.000 50 0,10

Arrendamiento tienda escolar 1.000.000 1.000.000 100 0,90

Donaciones 200.000 0

Indemnizaciones 200.000 0

Transferencias y Aportes (DB) 100.127.085 100.127.085 100 88,40

Sistema general de participación para educación

- -

Transferencias municipales 26.290.000 26.290.000 100 23,20

Transferencias nacionales 73.837.085 73.837.085 100 65,20

Recursos de capital Aprobado (DB) 12.057.037 11.973.632 99 10,60

Otros recursos de capital - -

Rendimientos financieros 100.000 16.595 17 0

Otros recursos del balance 11.957.037 11.957.037 100 10,6

TOTAL 113.984.122 113.270.717 99.37 100 Fuente: rendición de la cuenta-ejecuciones presupuestales ingresos 2018



Versión: 8



Página 11 de 21

A/CI - 2

Grafico No. 1 Comparativo presupuesto definitivo con el recaudado

Fuente: ejecución presupuestal de ingresos Elaboró: Equipo Auditor

De un presupuesto definitivo de $113.984.112, se recaudó la suma de $113.270.717, equivalente al 99.37% del total definitivo, siendo las transferencias nacionales (gratuidad educativa) por un monto de $73.837.085, las más representativas en este grupo con un porcentaje de participación del recaudo del 66%, le siguen las transferencias municipales (Cobertura educativa) con un 23%, es decir $26.290.000, recursos provenientes del Sistema General de Participaciones, y otros recursos del balance representaron el 11%, frente al total recaudado.

Respecto a los recursos propios se recaudó la suma de $1.170.000, siendo este el menos representativo con una participación del 1% del total recaudado.

Cuadro No. 13

Comparativo presupuesto definitivo con el presupuesto ejecutado

Descripción Presupuesto

Definitivo Presupuesto

Ejecutado PE/PD Ponderación

Gastos de Funcionamiento 98.604.132 90.198.985 91.48 85.43

Gastos de Personal Aprobado (DB) 8.400.000 8.400.000 100 7,96

Honorarios 8.400.000 8.400.000 100 7,96

Gastos generales aprobados (CR) 90.204.132 81.798.985 91 77,48

Compras de bienes y equipo 6.500.000 5.007.800 77 4,74

Material y suministro 12.052.986 11.058.397 92 10,47

Mantenimiento 38.683.132 36.003.400 93 34,10

Comunicación y transporte 2.500.000 1.120.000 45 1,06

Impresos y publicaciones 4.000.000 2.450.000 61 2,32

Servicios públicos 8.300.000 8.232.536 99 7,80

Seguro generales 500.000 464.838 93 0,44

Gastos financieros 647.014 647.014 100 0,61

Actividades científicas deporte y culturales 8.821.000 8.615.000 98 8,16

Material pedagógico y didáctico 8.200.000 8.200.000 100 7,77



Versión: 8



Página 12 de 21

A/CI - 2

Inversión (proyectos) 15.379.990 15.379.990 100 14,57

Proyecto democracia 450.000 450.000 100 0,43

Proyecto tiempo libre recreación y deporte 3.007.100 3.007.100 100 2,85

Proyecto escuela de padres y educación sexual 476.000 476.000 100 0,45

Proyecto escolar ambiental PRAE 1.953.200 1.953.200 100 1,85

Área matemáticas 394.000 394.000 100 0,37

Coordinaciones 1.140.000 1.140.000 100 1,08

Orientación escolar 979.690 979.690 100 0,93

Preescolar 1.247.000 1.247.000 100 1,18

Prevención al uso y abuso de las drogas 485.000 485.000 100 0,46

Prensa, comunicación y escuela 518.000 518.000 100 0,49

Extensión a la comunidad 279.000 279.000 100 0,26

Área educación física 158.000 158.000 100 0,15

Área español 587.000 587.000 100 0,56

Área ingles 684.000 684.000 100 0,65

Área ética y valores 528.000 528.000 100 0,50

Seguimiento al ausentismo 459.000 459.000 100 0,43

Área ciencias naturales 633.000 633.000 100 0,60

Área religión 571.000 571.000 100 0,54

Competencias comunicativa 831.000 831.000 100 0,79

TOTAL 113.984.122 105.578.975 93 100 Fuente: rendición de la cuenta-ejecuciones presupuestales ingresos 2018 Elaboró: Equipo Auditor

Grafico No. 2 Comparativo presupuesto definitivo con el ejecutado

Fuente: ejecución presupuestal de ingresos Elaboró: Equipo Auditor

De un presupuesto definitivo de $113.984.122, ejecutaron la suma de $105.578.975, clasificados en dos (02) grandes grupos; gastos de funcionamiento



Versión: 8



Página 13 de 21

A/CI - 2

comprende gastos de personal aprobados (CR), gastos generales aprobados (CR); y el grupo de inversión clasificado en proyectos pedagógicos.

En el grupo gastos de funcionamiento ejecutaron la suma de $90.198.985, presentando un porcentaje de ejecución del 91.48% del total definitivo y un 85.43% de ejecución del total ejecutado, donde la mayor ejecución fueron los gastos generales aprobados con un 77% del total ejecutado, dado que se invirtieron recursos en compra de bienes muebles, tecnología de los equipos, mantenimiento e infraestructura física entre otros gastos esenciales para el funcionamiento de la Institución Educativa, seguido de los proyectos observándose que de un presupuesto ejecutado de $105.578.975, se invirtió para inversión en financiación de proyectos $15.379.990, los cuales representan un 15%.

De otra parte mediante una muestra de auditoría se realizó el seguimiento a los siguientes rubros presupuestales por ser relevantes y representativas en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos vigencia 2018:

Cuadro No. 14 Muestra rubros presupuestales

Código presupuestal

Ejecutado

02034250 Certificados y constancias 70.000

02071402 Indemnizaciones 0

02040201 Transferencias municipales 26.200.000

02079001 Rendimientos financieros 200.000

02079002 Otros recursos del balance 16.595

03200801 Honorarios 8.400.000

03210601 Materiales y Suministros 11.058.397

03210901 Impresos y publicaciones 2.450.000

03211001 Servicios públicos 8.232.536

03212401 Gastos financieros 647.014 Fuente: ejecución presupuestal de ingresos-gastos 2018

Para la evaluación de los rubros presupuestales se verificaron libros auxiliares de presupuesto y contabilidad con sus correspondientes documentos soportes fuentes, observando lo siguiente:

Certificados y constancias


rubro ppto final

ppto ejecutado

por ejecutar % ejecutado %por

ejecutar

02034250 Certificados

y Constancias.

200.000 70.000 130.000 35% 65%

Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. Ciudadela de Occidente

En la revisión de los documentos soportes fuentes se observó que por este rubro presupuestal ingresó la suma de $70.000, equivalente al 35% del total definitivo por concepto del cobro de documentos que requiere la comunidad educativa



Versión: 8



Página 14 de 21

A/CI - 2

como certificados de constancia de los egresados, derechos de grado adultos mayores y arrendamiento tienda escolar.

Transferencias municipales

código presupuestal

rubro ppto final

ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

02040201 Transferencias municipales.

26.290.000 26.290.000 0 100% 0%


En el análisis efectuado al rubro transferencias municipales se pudo constatar en consignaciones que se recibieron por parte del municipio de Armenia, a través de la Secretaria de Educación la suma de $26.290.000, destinados a financiar la cobertura educativa, recursos que corresponden al SGP en educación, y adicionados mediante los Acuerdos No.002-31 de mayo de 2018 por $15.870.000 y Acuerdo No. 006 del 19 de septiembre de 2018 por $10.420.000.

Recursos del Balance (rendimientos financieros)


rubro Ppto final Ppto

ejecutado por

ejecutar %

ejecutado %por

ejecutar

02079001 Rendimientos Financieros.

100.000 16.595 83.405 16.6% 83.4%

02079002 Otros

Rendimientos del balance

11.957.037 11.957.037 0 100% 0%


En la revisión de los libros auxiliares se encontró que ingresaron por el rubro rendimientos financieros $200.000, generados durante la vigencia 2018 por la cuenta corriente No 007461000945 Colpatria

Con respecto al rubro Otros Recursos del Balance, ingresaron mediante adición presupuestal establecida en el Acuerdo No. 001 del 10 de enero de 2018, recursos por el orden de $11.957.037.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (honorarios)


rubro Ppto final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03200801 Honorarios 8.400.000 8.400.000 0 100% 0%

En el rubro honorarios clasificado en el grupo gastos de personal , se evidenció que se ejecutaron recursos por el orden de $8.400.000, por concepto de Asesoría y acompañamiento contable, celebrando dos (02) contratos por valor c/u de $4.200.000 con vigencia de seis (06) meses.



Versión: 8



Página 15 de 21

A/CI - 2

En la revisión de los documentos soportes fuentes se constató que cuentan con certificados de disponibilidad, registros presupuestales, comprobantes de egresos, órdenes de pago, contratos, extractos bancarios, se concluye que presentan consistencia en las cifras, confiabilidad y razonabilidad, tanto en los documentos como en la liquidación de los pagos de honorarios.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (materiales y suministro)


rubro ppto final

ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03210601 Materiales y suministros

12.052.986 11.058.397 994.586 92 8

En el rubro materiales y suministros se ejecutó la suma de $11.058.397, que representa el 92% del presupuesto total definitivo de $12.052.986, quedando por ejecutar un valor de $994.589. Por este rubro se ejecutaron tres (03) contratos de suministro, destinados a proveer suministro de elementos de papelería, suministro de fotocopias para los proyectos pedagógicos y área administrativa, implementos de oficina de la Institución educativa y demás artículos necesarios para el desarrollo de las actividades que requiere la Institución Educativa para su funcionamiento, que al verificar los documentos soportes fuentes libros auxiliares, comprobantes de egreso, disponibilidades presupuestales, registro presupuestal, facturas, y cruces de información las cifras coinciden, sin embargo no se evidencia relación anexa que describa la relación de fotocopias por fecha, ni documento de solicitud que debe expide la Institución Educativa para la entrega de las fotocopias, a los responsables del área administrativa y áreas de los proyectos pedagógicos. Además de lo anterior, no se evidencia un documento de supervisión de los contratos de suministro que debe ser firmada por el contratante y supervisor, solo presentan una certificación del supervisión que informa cumplimiento del objeto del contrato.

Rubros ppresupuestales de gastos de funcionamiento (impresos y publicaciones


rubro Ppto Final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03210901 Impresos y publicaciones.

4.000.000 2.450.000 1.550.000 61.3% 38.7%

Fuente: Ejecución de Gastos I.E. Ciudadela de Occidente



Versión: 8



Página 16 de 21

A/CI - 2

En el rubro impresos y publicaciones de un presupuesto final de $4.000.000, se ejecutaron $2.450.000 que equivale al 61.3% del presupuesto definitivo, faltando por ejecutar el 38.7% del presupuesto final, según libro contable y de presupuesto, se observó relación de documentos que soportan la cuenta que, al realizar los cruces de información entre los comprobantes de egreso, órdenes de pago y ejecución presupuestal coinciden los valores, sin embargo al verificar los documentos soporte del comprobante de egreso 058 del 29 de septiembre de 2018, por valor de $3.314.528 se encontraron errores en la factura No 2154, antes del IVA en el valor de los artículos y el cálculo del IVA, y el valor que al calcular el IVA, generando incertidumbre, toda vez que al realizar el procedimiento se encontró que el valor de la factura es por la suma de $3.278.450 y no como se muestra en dicha factura.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (servicios públicos)

Fuente: Ejecución de Gastos I.E. Ciudadela de Occidente

Con respecto al rubro de Servicios públicos para la vigencia 2018, según libro auxiliar se evidenciaron registros por concepto de pagos de $8232.536, que al verificar los cruces de información no presentan diferencia.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (gastos financieros)


rubro Ppto o final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03212401 gastos

financieros 647.014 647.014 0 100% 0%

Para el rubro gastos financieros, de una apropiación definitiva de $647.014 se ejecutó el 100%, por concepto del pago del cuatro por mil, IVA, banca virtual cuenta corriente No 007461001356 del Banco Colpatria, que al evaluar y estudiar los documentos soportes, extractos bancarios y libros auxiliares, extractos bancarios no presentaron diferencia.


rubro Ppto final Ppto

ejecutado por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03211001 Servicios Públicos

8.300.000 8.232.536 67.464 99.2% 0.8%



Versión: 8



Página 17 de 21

A/CI - 2

2.2.1.4 Descripción de Hallazgos

Hallazgo No.1: Clasificación del presupuesto y rubros presupuestales sin la fuente del recurso (Administrativo). Condición: situación encontrada Tomando como base el presupuesto aprobado mediante el Acuerdo No. 008 de noviembre 21 de 2017, expedido por el Consejo Directivo de la Institución Educativa Ciudadela de Occidente, se evidenció que el presupuesto de gastos e inversión no registra en su totalidad la fuente del recurso, tanto en el grupo de funcionamiento como el grupo de inversión, igualmente ocurre con las ejecuciones de ingresos y gastos e inversión. Además de lo anterior no se evidencia en dicho Acuerdo, el concepto de cada rubro presupuestal y su destinación como lo establece el Decreto 4791 de 2008. Criterio No se tuvieron en cuenta disposiciones generales que establecen los Decretos 4791, expedido el 19 de diciembre de 2008 y Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 por el Ministerio de Educación Nacional. Causa Procedimientos inadecuados que no permitieron detectar los problemas presentados. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales de los Decretos 4791 de 2008 y 4807 de 2011, toda vez que no establecen en el Acuerdo No 008 del 17 de noviembre de 2017, la fuente del recursos en su totalidad y ejecuciones presupuestales. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Después de analizada la respuesta en derecho de contradicción y el material probatorio enviado por la Institución Educativa es importante aclarar lo siguiente: Respuesta punto 1: Fuente del recurso. Inicialmente se manifestó que tanto el Acuerdo No. 008 de noviembre de 2017, por medio del cual se aprueba el presupuesto de ingresos y gastos e inversión de la Institución Educativa Ciudadela de Occidente para la vigencia 2018, no reflejaba la fuente del recurso en el gasto e inversión, por cuanto el documento aportado en la rendición de la cuenta no fue presentado de manera legible, lo que dificultó su lectura, sin embargo en derecho de contradicción, aportaron el documento que muestra claramente la presentación del presupuesto con sus respectivas fuentes de recurso, por lo tanto se acepta la respuesta en este punto.



Versión: 8



Página 18 de 21

A/CI - 2

Respuesta punto 2: ejecuciones de gastos e inversión 2018. En este punto la Institución Educativa expone que la ejecución presupuestal tiene determinados los rubros de la misma manera que lo decreta el Consejo Directivo en el Acuerdo, lo cual no se acepta, toda vez que las ejecuciones presupuestales en su presentación, no describen la fuente del recurso. Respuesta punto 3: disposiciones generales (conceptos de rubros presupuestales). En este punto la Institución Educativa no hizo ningún pronunciamiento, lo cual queda en firme, toda vez que el Acuerdo No. 008 de noviembre 21 de 2018, no registra el concepto de cada rubro presupuestal que detalla la destinación de los recursos, como lo establecen los Decretos 4791 de 2008 y Decreto 4807 de 2011, expedidos por el Ministerio de Educación. Por lo anterior se configuran la observación como hallazgo administrativo en el punto 2 y 3, para que suscriban un plan de mejoramiento y se planteen acciones de mejora, excepto el punto 1 que se desvirtúa. Hallazgo No.2: Seguimiento a rubros presupuestales que presentaron inconsistencias (Administrativo) Condición: Situación encontrada: En la evaluación de las cuentas que fueron objeto de revisión, se presentaron inconsistencia en los siguientes rubros presupuestales:

Materiales y suministros Por este rubro se ejecutaron tres (03) contratos de suministro, destinados a proveer suministro de elementos de papelería, suministro de fotocopias para los proyectos pedagógicos y área administrativa, implementos de oficina de la Institución educativa y demás artículos necesarios para el desarrollo de las actividades que requiere la Institución Educativa para su funcionamiento, que al verificar los documentos soportes fuentes libros auxiliares, comprobantes de egreso, disponibilidades presupuestales, registro presupuestal, facturas, y cruces de información las cifras coinciden, sin embargo no se evidencia relación anexa que describa la relación de fotocopias por fecha, ni documento de solicitud que debe expedir la Institución Educativa para la entrega de las fotocopias, a los responsables del área administrativa y áreas de los proyectos pedagógicos, ni se anexa factura. Además de lo anterior, no se evidencia un documento de supervisión de los contratos de suministro que debe ser firmada por el contratante y supervisor, solo presentan una certificación de la supervisión que informa cumplimiento del objeto del contrato.

Impresos y Publicaciones



Versión: 8



Página 19 de 21

A/CI - 2

En el rubro impresos y publicaciones se ejecutaron recursos por el orden de $2.450.000, que al realizar los cruces de información con los comprobantes de egreso, órdenes de pago, disponibilidades presupuestales, se presentaron inconsistencias en la factura No. 2154 de septiembre 20 de 2018, en el valor antes de IVA, como también el cálculo del IVA, como se observa en los cuadros Nos elaborados por el equipo auditor; como se presenta a continuación:

Cuadro No. 15 Factura presentada por el contratista

Fecha NIT Para

No factura

Cantidad Descripción

Valor Uni Sub total Iva Total

1/09/2018

801003966 IECO 2154 150

Medallas especiales/Marcada/Escudo 9.500 1.520.000

288.800 1.808.800

1/09/2018

801003966 IECO 2154 3 Pasacalles 210.000 630.000

119.700

749.700

1/09/2018

801003966 IECO 2154 7 Pendones 95.000 600.000

114.000

714.000

1/09/2018

801003966 IECO 2154 2 Afiches

17.500 35.000

6.650

41.650

Total 2.785.000 529.150 3.314.150

Fuente: datos suministrados en la factura No. 2154-20-09-2018

Cuadro No. 16

Elaborado por el equipo auditor

Fecha NIT Para

No factura

Cantidad Descripcion

Valor Uni Sub total Iva Total

1/09/2018

801003966 IECO 2154 150

Medallas especiales/Marcada/Escudo 9.500 1.425.000

270.750 1.695.750

1/09/2018

801003966 IECO 2154 3 Pasacalles 210.000 630.000

119.700

749.700

1/09/2018

801003966 IECO 2154 7 Pendones 95.000 665.000

126.350

791.350

1/09/2018

801003966 IECO 2154 2 Afiches

17.500 35.000

6.650

41.650

Total 2.755.000 523.450 3.278.450

Fuente: datos tomados de la factura No. 2154-20-09-2018

Como se observa en el cuadro elaborado por el equipo auditor, muestra que al calcular la cantidad de 150 medallas con el valor unitario y el IVA, se evidencia un valor de $1.695.750, que al compararlo con el valor de la factura original, no coincide. Se consultó con el profesional enlace de la Institución Educativa y manifestó que fue un error de cálculo. Por lo expuesto, el equipo auditor al revisar el comprobante de egreso y orden de pago, comprobó que el valor a pagar por la I.E, es por el orden de $3.314.150, sin



Versión: 8



Página 20 de 21

A/CI - 2

embargo el error en la factura no fue detectado por la Institución educativa en el momento de liquidar la cuenta. Criterio Las anteriores manifestaciones indican que no se están implementando mecanismos de controles seguimiento y monitoreo que detecten los problemas presentados. Causa Ausencia de mecanismos de control y monitoreo por parte de los responsables de realizar seguimiento interno a la Institución Educativa Ciudadela de Occidente. Efecto Incumplimiento de disposiciones internas (controles) en la Institución Educativa Ciudadela de Occidente. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL En el derecho de contradicción la Institución Educativa manifiesta que efectivamente la factura presenta error al calcular la cantidad de 150 medallas con el valor unitario y el IVA, por lo tanto aceptan la observación y anexan factura corregida por el proveedor. Teniendo en cuenta que la Institución Educativa acepta la observación planteada en el informe preliminar, esta se confirma como hallazgo administrativo para que suscriban plan de mejoramiento y se planteen acciones de mejora. Hallazgo No. 3: Expedientes sin organización documental (Administrativo) Condición: Situación encontrada: En la revisión de las carpetas que fueron objeto de revisión de los documentos que soportan las cuentas de cada uno de los rubros presupuestales evaluados, no se encontraron debidamente foliados, así mismo registra debilidades en la aplicación de procedimientos dado que en algún expediente se encontraron incompletos, como se manifestó en el cuerpo del informe. Criterio Por las razones expuestas, se deduce que no se está dando cumplimiento al Acuerdo No. 05 de 2013 y la Ley 594 de 2000, que establece “Las entidades deben desarrollar procesos de organización documental garantizando la adecuada disposición y control de documentos en cada una de las fases de archivo.



Versión: 8



Página 21 de 21

A/CI - 2

Causa Falta implementar mecanismo de control y de seguridad que eviten perdida de información. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales establecidas en la Ley de Archivo “desarrollar procesos de organización documental. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta que la Institución Educativa acepta la observación planteada en el informe preliminar, esta se confirma como hallazgo administrativo para que suscriban plan de mejoramiento y se planteen acciones de mejora.

3. OTRAS ACTUACIONES

3.1. SEGUIMIENTO A PETICIONES En desarrollo del proceso auditor modalidad especial a la Institución Educativa Ciudadela de Occidente, no se incluyeron en este proceso auditor denuncias, ni peticiones de ningún tipo.

4. BENEFICIOS DE CONTROL En desarrollo del proceso auditor no se generaron beneficios de control.

5. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

5.1. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGO

Cuadro No. 17

Tipificación de Hallazgo

Observación Incidencia Traslado

No. NOMBRE A F Cuantía S.S Proc. Fisc.

1 Clasificación del presupuesto y rubros presupuestales sin la fuente del recurso

X

2 Seguimiento a rubros presupuestales que presentaron inconsistencia

X

3 Expedientes sin organización documental

X

TOTAL A: Administrativo F. Fiscal SS: Solicitud de sancionatorio Proc: Procuraduría Fisc.: Fiscalía

contraloría municipal de armenia - a/ci - 2 informe final ......informe final de auditorÍa...

Documents