INFORME DE AUDITORA INTEGRAL

ADMINISTRACIN MUNICIPAL ARMENIA - ANTIOQUIA VIGENCIA 2009

CONTRALORA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORA AUXILIAR PARA AUDITORA INTEGRADA

Medelln, septiembre de 2010I-2010-05059-ADMN

AUDITORA INTEGRAL MUNICIPIO DE ARMENIA

Contralor General de Antioquia

Jorge Alberto Rojas Otlvaro

Subcontralor

Tatiana Mara Gutirrez Prez

Contralor Auxiliar Delegado

Vctor Hugo Prez Echeverry

Contralora Auxiliar de Auditora Integrada

Eva Ins Snchez Corts

Comisin de Auditora

Norbey Alzate Vidal Jorge Vsquez Montoya Mario Morales Duque Rodrigo Lpez Tobn

Contralor Auxiliar Coordinador Contralor Auxiliar Profesional Universitario Profesional Universitario

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TABLA DE CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN. 1. DICTAMEN INTEGRAL. 1.1. Concepto sobre Fenecimiento. 1.1.1 Concepto de la Gestin. 1.1.2 Dictamen sobre los Estados Contables. 2. RESULTADOS DE LA AUDITORA. 2.1 Lnea de Gestin. 2.1.1 Resultado Evaluacin Contractual. 2.1.1.1. Obra Pblica 2.1.1.2. Servicios y Suministros. 2.1.2 Resultado Evaluacin Rendicin de la Cuenta. 2.1.3 Resultado Seguimiento Plan de mejoramiento 2.2 Lnea Financiera. 2.2.1 Estados Contables. 2.2.2 Concepto Control Interno Contable. 3. OTRAS ACTUACIONES. 3.1 Seguimiento Memorandos de Advertencia. 3.2 Atencin de Quejas. 4. CUADRO CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS. 5. ANEXOS. 5.1 Plan de Mejoramiento 5.2 Encuesta Satisfaccin del Cliente 4 5 6 6 9 11 11 11 11 18 22 22 23 23 36 38 38 38 39 40 40 40

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INTRODUCCIN La Contralora General de Antioquia en desarrollo de su funcin constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditora, practic Auditora Integral para la vigencia 2009 en la administracin municipal de Armenia Antioquia. En desarrollo de este proceso, se redefine la auditora integral ejercida por la Contralora General de Antioquia, la cual parte del concepto de integralidad, a partir de la contratacin ligada a los proyectos de los Planes de Desarrollo Planes Estratgicos Corporativos. Para la elaboracin del Plan General de Auditora, vigencia 2010, la seleccin del Sujeto de Control, se efectu con base en las directrices emanadas por el Consejo Directivo de la Contralora General de Antioquia y en los parmetros establecidos en el modelo de auditora integral, diseado y adoptado por este Ente Fiscalizador con Resolucin 0283 de enero 26 de 2010. Es importante resaltar que los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Administracin, dentro del desarrollo de la auditora. Las respuestas presentadas por la Entidad, al igual que los soportes allegados, fueron analizadas y consideradas para elaborar el informe definitivo de auditora. La Contralora General de Antioquia, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad auditada y con ello a la eficiente Administracin de los recursos pblicos, lo cual redundar en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

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Medelln,

Doctora MARTHA LIBIA PARRA GIL Alcaldesa Armenia, Antioquia

Asunto:

Dictamen de Auditora vigencia 2009

La Contralora General de Antioquia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artculos 267 y 272 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Integral al Ente que Usted representa, a travs de la evaluacin de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposicin y los resultados de la gestin, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social a 31 de diciembre de 2009, la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administracin el contenido de la informacin suministrada por la Entidad y analizada por la Contralora General de Antioquia, quien a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestin adelantada por el Ente Territorial, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluacin de los aspectos: ejecucin contractual, aspecto legal, evaluacin financiera Estados Financieros, rendicin de cuentas y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, que una vez detectados como deficiencias por la comisin de auditora, sern corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva prestacin de servicios en beneficio de la ciudadana, fin ltimo del control. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas, polticas y procedimientos de auditora prescritos por la Contralora General de Antioquia, compatibles con las de general aceptacin; por tanto, requiri acorde con ellas, de planeacin y ejecucin del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinin expresada en el informe integral. El control incluy examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestin de la Entidad, las cifras y presentacin de los Estados ContablesI-2010-05059-ADMN

y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en el Concepto Favorable sobre la Gestin de las reas, procesos o actividades auditadas y la Opinin Negativa sobre los Estados Contables consolidados, la Contralora General de Antioquia No Fenece la cuenta del municipio de Armenia por la vigencia fiscal correspondiente al ao 2009.

CONCEPTO GESTIN OPININ ESTADOS CONTABLES

Favorable Fenecimiento Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento

Con Observaciones Fenecimiento Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento

Desfavorable No Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento

Limpio Con salvedades Negativa Abstencin de opinin

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuacin.

1.1.1 Concepto de la Gestin La Contralora General de Antioquia como resultado de la auditora adelantada, concepta que la gestin en las reas, procesos o actividades auditadas, es favorable, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificacin de 91,87 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuacin:MATRIZ DE EVALUACIN Y CALIFICACIN DE LA GESTIN MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA ASPECTOS Sistemas de informacin Calificacin Ejecucin contractual Calificacin Aspectos Legales Rendicin de la cuentaI-2010-05059-ADMN

Calificacin Parcial 0,00 95,24 78,54 95,93

Factor de Ponderacin 0,00 0,56 0,12 0,16

Calificacin Total 0,00 53,34 9,43 15,35

MATRIZ DE EVALUACIN Y CALIFICACIN DE LA GESTIN MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA ASPECTOS Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Calificacin total Calificacin Parcial 86,00 Factor de Ponderacin 0,16 1,00 Calificacin Total 13,76 91,87

Concepto de Gestin a EmitirFuente: Auditora Elabor: Comisin de auditora

Favorable

Incidi en el concepto favorable, la opinin de:1.1.1.1. Aspecto Ejecucin Contractual.

Despus de revisar los contratos, el concepto sobre el proceso contractual, de acuerdo con los criterios establecidos en la siguiente tabla es favorable con observaciones.

MATRIZ DE CALIFICACIN EJECUCIN CONTRACTUAL MUNICIPIO DE ARMENIACALIFICACIN ASPECTO EJECUCIN CONTRACTUAL Cumplimiento de las especificaciones tcnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventora y seguimiento Calidad en los registros y la informacin presupuestal PROMEDIO EJECUCIN CONTRACTUAL CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Prestacin Servicios Contratos Suministro s Contratos Consultora Contratos Obra Pblica Promedi o No. Factor de Ponderaci n

Puntaje Atribuido

No.

No.

No.

100,00 100,00 100,00 55,36

1 28 27 28

100,00 83,33 100,00 100,00

12 12 12 12

100,00 70,00 100,00 100,00

5 5 5 5

100,00 94,12 100,00 100,00

17 17 17 17

100,00 92,74 100,00 79,84

0,30 0,10 0,30 0,20

30,00 9,27 30,00 15,97

100,00

1

100,00

12

100,00

5

100,00

17

100,00

0,101,00

10,0095,24

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1.1.1.2.

Aspecto Legal.

El concepto legal, de acuerdo con el examen realizado y con los criterios establecidos en la siguiente tabla es favorable.MATRIZ DE CALIFICACIN DEL ASPECTO LEGAL MUNICIPIO DE ARMENIACALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES CRITERIOS DEL ASPECTO LEGAL Cumplimiento obligaciones con el SECOP Cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratacin Liquidacin de contratos Asignacin de la Interventora o supervisin. PROMEDIO CUMPLIMIENTO ASPECTO LEGAL Prestacin Servicios Contratos Suministros Contratos Consultor a Contratos Obra Pblica Promedi o Factor de Ponderacin Puntaje Atribuido

No.

No.

No.

No.

0,00

1

0,00

0

0,00

0

100,00

1

50,00

0,20

10,00

93,92 96,30 67,86

27 27 28

87,94 100,00 0,00

12 12 0

72,97 100,00 0,00

5 5 0

81,96 100,00 100,00

17 17 1

87,69 98,36 68,97

0,40 0,20 0,201,00

35,08 19,67 13,7978,54

1.1.1.3.

Aspecto Rendicin de la Cuenta.

De acuerdo con la verificacin realizada a la rendicin de la cuenta, con los criterios establecidos en la siguiente tabla el concepto es favorable.

MATRIZ DE CALIFICACIN DE RENDICIN DE LA CUENTA MUNICIPIO DE ARMENIACRITERIOS DE LA RENDICIN DE LA CUENTA Oportunidad en la rendicin de la cuenta Cumplimiento en la Rendicin (diligenciamiento total de formatos y anexos) Exactitud en la informacin rendida (calidad ) PROMEDIO CUMPLIMIENTO RENDICIN DE LA CUENTA CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Prestacin Servicios No. Contratos Suministro s No. Contratos Consultora No. Contratos Obra Pblica No. Promedi o Factor de Ponderaci n Puntaje Atribuido

0,10 100,00 26 100,00 11 100,00 5 100,00 17 100,00 0,30 100,00 84,62 26 26 100,00 100,00 11 11 100,00 100,00 5 5 100,00 100,00 17 17 100,00 0,60 93,221,00

10,00

30,00 55,9395,93

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1.1.1.4.

Cumplimiento Plan de Mejoramiento.

De acuerdo con el porcentaje obtenido en la verificacin realizada al cumplimiento del plan de mejoramiento se presenta que obtuvo un total de 69 puntos, ubicndolo en un grado parcial de cumplimiento, equivalente al 86%.

MATRIZ DE CALIFICACIN PLAN DE MEJORAMIENTO ADMINISTRACIN MUNICIPAL DE ARMENIA Cumplimiento del plan de mejoramiento Cumplimiento plan de mejoramiento Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 86 TOTAL 86

1.1.2.

Dictamen sobre los estados contables

En nuestra opinin, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, no presentan razonablemente la situacin financiera de la Administracin Municipal de Armenia al 31 de diciembre de 2009, as como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Econmica Social y Ambiental y los Cambios en el Patrimonio por el ao que termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y dems normas emitidas por la Contadura General de la Nacin.

PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe disear y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, documento que debe ser entregado en medio magntico y fsico en la Contralora General de Antioquia, Piso 7, oficina Correspondencia, dentro de los veinte (20) das siguientes a la comunicacin del informe.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarn por parte de la Entidad, las cuales debern responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementacin y los responsables de su desarrollo.

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Finalmente, se remite la encuesta de satisfaccin del cliente para su diligenciamiento, la cual es sumamente importante para la Contralora General de Antioquia, dado que la misma permite retroalimentar el proceso auditor y el portafolio de servicios que ofrece el Ente Fiscalizador, en aras del mejoramiento continuo.

Atentamente,

EVA INS SNCHEZ CORTS

NORBEY ALZATE VIDAL

Contralor Auxiliar de Auditoria integradaP/E: Equipo Auditor R: Jose Nicols Arenas Henao, Contralor Auxiliar, Comit Operativo Eva Ins Snchez Corts, Contralora Auxiliar de Auditora Integrada

Contralor Auxiliar

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2.

RESULTADOS DE LA AUDITORA

2.1.

LNEA DE GESTIN

2.1.1. Resultados Evaluacin Contractual2.1.1.1 Obra Pblica

La administracin municipal de Armenia perfecciona una relacin de 66 contratos con un valor estimado de $511.013.531, sin realizar licitacin y encontrndose registrados en la base de datos del SECOP, un solo contrato por un monto de $78.704.722. En el proceso de auditora se sometieron a anlisis una muestra de 35 contratos que incluye un convenio Interadministrativo con la gobernacin de Antioquia, contratos de obra, de suministro de materiales y consultora, por valor de $305.432.328, que representan el 59,8% de los contratos rendidos a los que se establece las caractersticas y el modo de operacin de la gestin realizada, el sistema legal aplicado por la administracin Municipal, segn la muestra de contratos analizada, se observa por rea de influencia que el mayor esfuerzo fiscal del Tesoro municipal se concentr en la restauracin de las vas terciarias, financiando las obras con el Convenio Interadministrativo N 875 del 10 d e julio de 2009, se invierte tambin en el sistema de disposicin de residuos en las veredas, mejorando la calidad de vida mediante unidades sanitarias, como inversiones principales.

Contrato

OBJETO

VALOR

%PARTIC

21 2 7 3 1 1 35

Mantenimiento Vas Optimizacin Alcantarillado Infraestructura Municipal Vivienda Inters Social Medio Ambiente Infraestructura Educativa Total Contratacin

137.693.554 88.885.527 32.616.522 27.808.325 11.932.400 6.496.000 305.432.328

45% 29% 14% 9,1% 4% 2% 100%

Relacin de Contratos del Municipio Elabor: Rodrigo Lpez T., Profesional Universitario

Hallazgos 1. Para la vigencia del 2009, la administracin de municipio de Armenia, no realiz los procedimientos requeridos para interactuar en el Sistema de Informacin deI-2010-05059-ADMN

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la Contratacin Estatal SICE, a la fecha de la auditoria, no registr las interacciones requeridas con el portal del SICE (www.sice-cgr.gov.co), no dando cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 3512 de 2003 y Acuerdos respectivos, en lo pertinente a los siguientes tpicos: (A)

No est inscrito el representante legal de la Entidad, de acuerdo al Artculo 10 del Acuerdo CGR 0009 de 2.006, ni se inscriben los distintos usuarios como son el delegado de la Entidad para administrar el sistema, el funcionario de control interno o el revisor fiscal, inobservando lo contemplado en el Numeral 3.5.2.2 de la Resolucin Orgnica CGR 5772 de julio 5 de 2006. No registra el presupuesto total desagregando la inversin y el funcionamiento, contraviniendo lo estipulado en el Artculo 17 del Acuerdo CGR 0009 de 2.006. No reporta el valor de la ejecucin presupuestal con periodicidad trimestral durante la vigencia fiscal, inobservando lo estipulado en el Artculo 17 del Acuerdo CGR 0009 de 2.006. No efecta el registro de los contratos sin importar la cuanta, incumpliendo lo estipulado en el Literal b) del Artculo 14 del Decreto CGR 3512 de 2.003, excluyendo las excepciones de que trata el artculo 18 del Decreto CGR 3512 de 2.003, el Acuerdo CGR 004 de 2.005, y el Acuerdo CGR 0009 de 2.006.

2. No se da cumplimiento a las normas consideradas para la organizacin, seguridad y cuidado de los archivos para la Secretaria de Planeacin incumpliendo con el Pargrafo a) del Artculo 4 y los Artculos. 21, 22, 23, 24 y 26 de la Ley 594 de 2000, de acuerdo a la siguiente observacin: (A) En la Inspeccin efectuada a los archivos de la Secretaria de Planeacin, se encontraron dispersos en la Casa de la Cultura hasta el ao 2001, la documentacin de los periodos del 2001 al 2008, est almacenada en un cuarto del 1er piso de la alcalda, en archivadores y cajas alguna en las zonas de trnsito sin un orden establecido, en la oficina de la sicloga se encontraban los archivos del 2009 y los archivos de gestin en cajas en la Secretaria de Planeacin, en general sin cumplir las norma de archivo (Ley 594 del 2000), debiendo estar bajo el adecuado cuidado y proteccin. Asimismo no se gestion la remisin peridica de los documentos a los archivos centrales en la alcalda y los histricos en la Casa de la Cultura,I-2010-05059-ADMN

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finalmente no se tiene implementada una organizacin referenciada en la planoteca para archivar los documentos producto de los estudios realizados, que deben mantenerse bajo procedimientos de cuidado y conservacin, en lugares dispuestos en condiciones de seguridad. 3. No existe manual de procedimientos para regular las actividades propias de la Interventora de obras, mediante un documento que reglamente el seguimiento, supervisin y control tcnico en la ejecucin de las obras civiles, en que se prescriba el proceso medicin de la obra ejecutada a recibir, garantizando un recibo de obra apropiado en cuanto a cantidad y calidad de las mismas, como lo establece el Artculo 2 y sus Literales b) y h) de la Ley 87 de 1993 y Artculo 2 Decreto 1537 de 2001. (A) Los interventores de la Secretaria de Planeacin, no generan bitcoras como constancia de inspeccin rutinaria de obra, cuyos apuntes dan soporte al uso y gasto de los costos imprevistos y constituyen evidencia de un seguimiento documentado y serio al desarrollo de los contratos en ejecucin. No hay registro escrito de un seguimiento tcnico o supervisin peridica como medida de control a las obras recibidas y entregadas a comunidad, para garantizar la operacin y buen servicio, permitiendo proyectar su restauracin en caso de encontrarse fallas por deterioro prematuro, haciendo efectivas las plizas de estabilidad en forma oportuna, inobservando el pargrafo 8 del Artculo 26 de la Ley 80 de 1993.

4. En el perfeccionamiento de la contratacin revisada, no se encontr documento para convocar veeduras ciudadanas para realizar control social a cualquier proceso de contratacin perfeccionada, observndose que no se ha implementando la participacin democrtica como un derecho y un deber de los ciudadanos, de acuerdo a lo preceptuado en el Inciso 2 del Artculo 103 y el Artculo 270 de la Constitucin Poltica, relacionados con la participacin ciudadana, asimismo denota incumplimiento con lo establecido en el Artculo 66 de la Ley 80 de 1993 y Artculo 9 del Decreto 2170 de 2002. (A) 5. En la Inspeccin visual al rea de almacn, como depsito de materiales del Municipio, no fue posible identificar el inventario total de recursos al cuidado de sta rea, asimismo no se evidencio la implementacin de una poltica clara y definida para la conservacin, manejo y control de los materiales, lo que denota igualmente incumplimiento de lo enunciado en los Literales a) y b) del Artculo 2 de la Ley 87 de 1993. (A)

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6. El manual de contratacin elaborado en el periodo comprendido del 2004 al ao 2007 como un compendio de formatos, no incluyo la normatividad de autorregulacin interna y los elementos de control contenidas en las disposiciones del Decreto 2474 del 2008, lo que seala que la administracin no cuenta con un manual de contratacin vigente, en el que determinen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realizacin de los procesos de seleccin, as como de la vigilancia y control de la ejecucin contractual, en los trminos establecidos en el Artculo 89 del Decreto 2474 de 2008. (A) 7. En el perfeccionamiento de los contratos de obra de mnima cuanta para la vigencia del 2009, no se document el proceso de diseo con estudios tcnicos, esquemas de cuantificacin y dimensionamiento de las obras, etapas previas a los presupuestos oficiales, desglosando las actividades en forma especfica y dimensionando el objeto de la contratacin, para establecer las cantidades de obra que intervienen en los contratos, inobservando lo enunciado en el Artculo 3 del Decreto 2474 de 2008. (A) 8. En la revisin se encontr que en los contratos de mnima cuanta no se elabora el Presupuesto oficial discriminado de las obras a ejecutar con sus respectivos A.P.U. como se evidencia en los contratos nro. 61, 62 y 66 del 24 de octubre los cuales se liquidan sin especificar la obra recibida. En el contrato Nro. 02 del 22 de enero de 2009, se agrega obra extra sin mediar un acta de precios imprevistos, no documentando apropiadamente la ejecucin y el control de las obras, lo que evidencia la deficiente planeacin y las carencias en el sistema de seleccin del contrato. Por otro lado, no se observ la intervencin del comit asesor de contratacin del Municipio que segn los documentos presentados se conforma de miembros pares, inobservando el numeral 3 del Artculo 12, Articulo 13 y Articulo 58 del Decreto 2474 de 2008. (A) 9. En la muestra revisada se observ el contrato N 71 del 24 de octubre de 2009 por $12081.000 pactado en horas de cargue de material mismas que son recibidas mediante actas de obra por la Secretara de Planeacin, observndose irregular la determinacin del objeto pactado, por no estar determinada la cantidad de obra a realizar, no definieron de forma previa los volmenes que se requiere realizar, no siendo estas susceptibles de control fiscal. Para este caso no permiti identificar el mtodo de estimacin previa para asignar el nmero de horas, no elaborndose memorias de clculo con los estudios provistos de especificaciones y antecedentes tcnicos, esquemas y la localizacin considerados en el dimensionamiento previo del presupuesto oficial, con el estimativo de las necesidades bsicas, condicin necesaria para ejercer elI-2010-05059-ADMN

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respectivo control, asimismo denota incumplimiento al Artculo 24 de la Ley 80 de 1993. (D) 10. Se observ para los contratos nro. 71 de 2009 por $12.081.000 alquiler de maquinaria pesada, con altos riesgos involucrados (Artculo 5 Decreto 4828 de 2009), en el contrato 14 de 2009 por $3171.718 con demolicin de losas, contrato 19 de 2009 por $3.898.007 con rocera y tala de rboles, contrato 040 de 2009 construccin de 5 viviendas por $13.528.325, contrato 18 de 2009 por $3.937.797, suministro 06 de 2009 por $8.704.243, fueron perfeccionados sin plizas de garantas suficientes evidenciando que ejecutan actividades con riesgos por responsabilidad civil frente a terceros derivados de la ejecucin del contrato, asimismo la Entidad adelant ningn anlisis para determinar la necesidad de las mismas, exponiendo al Ente territorial a riesgos de demandas innecesarias, en concordancia del Artculo 7 de la Ley 1150 de 2007, y el Artculo 8 del Decreto 4828 de 2008. (A) 11. En los contratos relacionados en el siguiente cuadro, se encontr que no se elabora la reserva de acuerdo a las normas vigentes, la administracin Municipal no genera el compromiso de reserva para los contratos nros: 8 del 9 de marzo de 2009, nro. nro. 4 del 6 de febrero de 2009, nro. 2 del 2 de febrero de 2009, nro. 14 del 21 de abril de 2009, en otros contratos el monto reservado no corresponde al valor del contrato y/o no se genera la reserva simultnea a la firma del contrato, debindose gestionar oportunamente el respectivo registro presupuestal para determinar el destinatario y garantizar que no sean desviados a ningn otro fin, la totalidad de los recursos requeridos para el desarrollo de la obra y su liquidacin, como lo estipula el Artculo 71 del Decreto 111 de 1996. (D)ID 2 9 FECHA 22-ene-09 17-mar-09 VALOR OBJETO DISP 459 95 VAL 82.199.827 19.680.119 FECHA 1-nov-08 2-feb-09 RES 284 274 VAL 25.622.623 19.680.119 FECHA 30-mar-09 30-mar-09 Construccin 20 unidades sanitarias 78.704.722 zona rural Alquiler de maquinaria para el 13.913.155 mantenimiento de 21.85 km via, entre el Alto del Chuscal - Armenia Sum MO construccin 5 viviendas de inters social en lote del antiguo 13.528.325 Matadero, segn CI 2008-CV-260074 con el DAPARD y CI 2009-VIVA-CF-01 13.528.325 13.528.325 Suministro de materiales y Mano de 11.932.400 Ob. para construccin 40 estufas eficientes 97 28.290.000 2-feb-09

40 40 40 16

16-sep-09 16-sep-09 16-sep-09 8-may-09

357

13.600.000

2-sep-09 1074 1241 1363 440

2.384.293 2.640.590 2.019.623 11.932.400

23-nov-09 11-dic-09 21-dic-09 15-may-09

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15

ID

FECHA

VALOR

OBJETO

DISP

VAL

FECHA

RES

VAL

FECHA

36

1-ago-09

Diseos y loteo para construccin Vivienda Inters social lote 9.280.000 propiedad Mpio ubicado cra 9 # 4339 ubicado en la Vereda la Loma y un lote Vereda El Socorro. Suministro mat. Construccin proyecto adecuacin, dotacin y 8.704.243 puesta funcionamiento de Granja Agropecuaria - Correg La Herradura. Topografa, diseo de alcantarillado 6.960.000 y obras complementarias Vereda Palo Blanco 6.960.000 Suministro materiales y mano de obra para la remodelacin y el 6.897.784 mantenimiento del hogar infantil Los Mofes zona urbana Elaboracin del proyecto remodelacin, repotenciacin y optimizacin (incluye diseos, 6.496.000 planos y ficha MGA) IE rural tcnica Agropecuaria La Herradura Secundaria, primaria y sede San Antonio vereda La Pescadora Mantenimiento va terciaria Palo 6.427.694 Blanco y El Socorro 2 estudios de suelos a lotes antiguo matadero y lote contiguo direccin 5.000.000 Armenia La Herradura, construir V.I.S. Interventora Construccin 20 4.722.000 unidades sanitarias zona rural Suministro MO mantenimiento 3.937.797 Coliseo urbanO 3.937.797 Mantenimiento vas Veredas la 3.898.007 Loma y Cartagueo Suministro materiales y M.O. montaje 78 mt pasamanos y puerta 3.354.000 acceso sendero peatonal Hogar Infantil Los Mofes PS Mo mantenimiento y adecuaciones paredes, puertas, 3.220.805 ventanas, pisos, techos, losas y el sistema acueducto y alcantarillado granja Agropecuaria Construccin y reparacin losetas concreto va cra 11 entre cll 9 y el 3.171.718 cementerio + sector sur Junto a va corregimiento la Herradura Sum M.de Ob + materiales -construccin piso concreto 210 2.380.998 kg/cm2 Granja agropecuaria La Herradura.

327

9.280.000

1-ago-09

121

4.640.000

23-mar-09

6

11-feb-09

50

50.586.763

1-ene-09

304

1.637.515

31-mar-09

5 5 8

23-feb-09 23-feb-09 9-mar-09

63

6.960.000

1-ene-09

156 157

2.088.000 4.872.000

12-mar-09 14-jul-09

102

8.000.000

2-feb-09

Sin Reserva Presupuestal

20

1-jun-09

237

6.496.000

1-jun-09

627

6.496.000

30-jun-09

4

6-feb-09

62

6.427.694

1-ene-09

Sin Reserva Presupuestal

42

16-sep-09

291

5.000.000

1-jul-09

944

5.000.000

1-jul-09

2A 18 18 19

2-feb-09 18-may-09 18-may-09 1-jun-09

101 179

4.722.000 4.000.000

2-feb-09 1-abr-09

Sin Reserva Presupuestal 541 610 3.937.797 645.296 3.898.007 2-jun-09 25-jun-09 2-jun-09

229

3.898.007

1-jun-09

530

38

16-sep-09

335

7.670.000

1-ago-09 1003

2.313.400

26-oct-09

2

3-feb-09

30

16.599.400

1-ene-09

324

1.754.372

15-abr-09

14

21-abr-09

117

3.200.000

2-feb-09

Sin Reserva Presupuestal

35

1-ago-09

50

50.586.763

1-ene-09

Sin Reserva Presupuestal

I-2010-05059-ADMN

16

ID

FECHA

VALOR

OBJETO

DISP

VAL

FECHA

RES

VAL

FECHA

10 10

18-mar-09 18-mar-09

Suministro 3 perchas en hierro y 12 perlines hierro construccin cubierta 2.085.000 porcicola Granja corregimiento herradura 2.085.000

50

50.586.763

1-ene-09

218 324

2.085.000 1.754.372

28-mar-09 15-abr-09

Fuente: Relacin de Contratos del Municipio Elabor: Rodrigo Lpez T., Profesional Universitario.

12. La administracin Municipal no efectu oportunamente la actualizacin del sistema de informacin de catastro tanto urbano como rural, que sirve de base para mejorar el recaudo del Impuesto Predial para la Entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley 223 del 1995, asimismo lo anterior denota incumplimiento a lo estipulado en los Artculos 174 al 176, de la Ley 136 de 1994. La auditoria evidencio que la ltima actualizacin catastral urbana fue aprobada en Resolucin 385 de 2002, estando vigente desde 2003 implicando que su actualizacin tiene un retraso de 2 aos y la actualizacin rural fue vigente desde el 2001, aprobada mediante Resolucin 2559 de 2000, presentando el catastro rural un retraso de 4 aos. (D) 13. En la revisin realizada se evidenci que en los siguientes cinco contratos que alcanzan un monto de $60.405.000, cancelan las rdenes de pago sin efectuar el 5% de la deduccin que corresponde al impuesto de guerra, inobservando lo estipulado en el Artculo 6 de la Ley 1106 de 2006, omisin que se considera que genera un presunto detrimento patrimonial estimado en $2.718.225. (F)IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL OBJETO 070- Suministro maquinaria para cargue, transporte, conformacin y compactacin de material de afirmado crudo no procesado en la via La Cuchilla segn CI 875 071- Suministro maquinaria para cargue, transporte, conformacin y compactacin de material de afirmado crudo no procesado en la via Filo Seco - segn CI 875 FIRMADO VALOR IMPUESTO SEGURIDAD

24 oct 2009

12.081.000

604.050

24 oct 2009

12.081.000

604.050

072- Suministro maquinaria para cargue, transporte, conformacin y compactacin de material de afirmado crudo no procesado en la via 24 oct 2009 ARMENIA LA HERRADURA RIO CAUCA segn CI 875 073- Suministro maquinaria para cargue, transporte, conformacin y compactacin de material deI-2010-05059-ADMN

12.081.000

604.050

24 oct 2009

6.040.500

302.025

17

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL OBJETO afirmado crudo no procesado en la via PALO BLANCO - segn CI 875 074- Suministro maquinaria para cargue, transporte, conformacin y compactacin de material de afirmado crudo no procesado en la va EL SOCORRO - segn CI 875 TotalFuente: Contratos del-Municipio Elabor: Rodrigo Lpez T., Profesional Universitario

FIRMADO

VALOR

IMPUESTO SEGURIDAD

24 oct 2009

12.081.000

604.050

54.364.500

2.718.225

2.1.1.2

Prestacin de Servicios y Suministros

Hallazgos 14. El seor John Jairo Lpez Henao, con cdula 71.556.386, celebr contratos de prestacin de servicios profesionales con el municipio de Armenia durante el ao 2009, as: Contrato de prestacin de servicios profesionales No. 02, con John Jairo Lpez Henao, con cdula 71.556.386, cuyo objeto consiste en: asesorar contablemente, brindar asesora y acompaamiento en LAS AREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TESORERA, asesora en el rea contable del municipio, dentro del cual se incluye la consolidacin, elaboracin y presentacin de lo la informacin a los diferentes entes de control como la Contadura General de la Nacin a travs del CHIP y la Contralora General de Antioquia. Asesora y acompaamiento en las reas de tesorera y presupuesto con el fin de lograr un buen desempeo fiscal y financiero del municipio. Presentacin de informes SICEP (Sistema de Informacin para la captura de la ejecucin presupuestal de los municipios). Al DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. De tal forma que el municipio no pierda la posibilidad de acceder a los recursos por eficiencia fiscal y administrativa, dentro de la bolsa especial de propsito general del Sistema General de Participaciones, el cual adems tiene los siguientes objetivos: servir de base para la elaboracin del informe de gestin fiscal de las entidades territoriales previsto en el Ley 617 de 2000. Servir de base para las labores de monitoreo, seguimiento y evaluacin de los recursos del SGP a cargo de planeacin departamental y el Departamento Nacional de Planeacin. Servir de base para la distribucin de la participacin de propsito general (RECURSOS POR EFICIENCIA FISCAL Y ADMINSITRATIVA) y la asignacin especial de alimentacin escolar 2008. INFORMES SIDEF (Sistema deI-2010-05059-ADMN

18

Informacin Estadsticas Fiscales) a la Contralora General de la Repblica, los aplicativos del Sistema de Informacin de Estadsticas Fiscales , a los cuales obliga la Resolucin 5544 de diciembre 17 de 2003 de la CGR, los cuales deben ser entregados antes del 15 de febrero de cada ao y que tienen como objetivos los siguientes: Asesora relacionada con la Implementacin del Formulario nico Territorial, creado mediante Decreto 3402 del 7 de septiembre de 2007, el cual recolectar informacin sobre la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos y dems informacin oficial bsica de las entidades territoriales, con el propsito de hacerles monitoreo, seguimiento, evaluacin y control. Apoyar la realizacin de informes de la Secretara de Hacienda, en relacin con la gestin administrativa del municipio de Armenia. Prestar apoyo a los servicios que presta la secretara de Hacienda a las dems dependencias de la administracin municipal, realizacin de auditoras peridicas a la informacin procesada a travs de los diferentes mdulos, con el fin de asegurar que la informacin contable sea veraz y oportuna. Apoyo a la tesorera municipal en la elaboracin y presentacin de informes tributarios. Continuar con el cumplimiento y desarrollo de las actividades relacionadas con la sostenibilidad contable del municipio. Duracin: seis (6) meses contados a partir del cinco (5) de enero al 5 de julio de 2009. Valor: DIEZ MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS ($10.800.000.oo) Otros nmero uno (1) al contrato de servicio de asesora contable permanente celebrado entre el municipio de Armenia Mantequilla y Jhon Jairo Lpez Henao, firmado el 4 de julio de 2009. Objeto del otros: a) modificar la clusula tercera del contrato de prestacin de servicios 02, el cual quedar as: VALOR, Adicionar la suma de UN MILLN OCHOCIENTOS MIL PESOS ($1.800.000). b) modificar la clusula segunda de duracin del contrato de prestacin de servicios 02, la que quedar as: DURACIN: El presente contrato de prestacin de servicios tiene una duracin adicional de un (1) mes contados a partir del 04/07/2009 y hasta el 03/08/2009. Contrato de prestacin de servicios de apoyo a la gestin nro. 0074 de agosto 9 de 2009, cuyo objeto es: asesorar contablemente, brindar asesora y acompaamiento en LAS AREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TESORERA, asesora en el rea contable del municipio, dentro del cual se incluye la consolidacin, elaboracin y presentacin de lo la informacin a los diferentes entes de control como la Contadura General de la Nacin a travs del CHIP y la Contralora General de Antioquia. Asesora y acompaamiento en las reas de tesorera y presupuesto con el fin de lograr un buen desempeo fiscal y financiero del municipio. Presentacin de informes SICEP (Sistema de Informacin para la captura de la ejecucin presupuestal de los municipios). Al DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. De tal forma que el municipio no pierda la posibilidad de acceder a los recursos por eficiencia fiscal yI-2010-05059-ADMN

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administrativa, dentro de la bolsa especial de propsito general del Sistema General de Participaciones, el cual adems tiene los siguientes objetivos: servir de base para la elaboracin del informe de gestin fiscal de las entidades territoriales previsto en el Ley 617 de 2000. Servir de base para las labores de monitoreo, seguimiento y evaluacin de los recursos del SGP a cargo de planeacin departamental y el Departamento Nacional de Planeacin. Servir de base para la distribucin de la participacin de propsito general (RECURSOS POR EFICIENCIA FISCAL Y ADMINSITRATIVA) y la asignacin especial de alimentacin escolar 2008. INFORMES SIDEF (Sistema de Informacin Estadsticas Fiscales) a la Contralora General de la Repblica, los aplicativos del Sistema de Informacin de Estadsticas Fiscales , a los cuales obliga la Resolucin 5544 de diciembre 17 de 2003 de la CGR, los cuales deben ser entregados antes del 15 de febrero de cada ao y que tienen como objetivos los siguientes: Asesora relacionada con la Implementacin del Formulario nico Territorial, creado mediante Decreto 3402 del 7 de septiembre de 2007, el cual recolectar informacin sobre la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos y dems informacin oficial bsica de las entidades territoriales, con el propsito de hacerles monitoreo, seguimiento, evaluacin y control. Apoyar la realizacin de informes de la Secretara de Hacienda, en relacin con la gestin administrativa del municipio de Armenia. Prestar apoyo a los servicios que presta la secretara de Hacienda a las dems dependencias de la administracin municipal, realizacin de auditoras peridicas a la informacin procesada a travs de los diferentes mdulos, con el fin de asegurar que la informacin contable sea veraz y oportuna. Apoyo a la tesorera municipal en la elaboracin y presentacin de informes tributarios. Continuar con el cumplimiento y desarrollo de las actividades relacionadas con la sostenibilidad contable del municipio. Duracin: El presente contrato de prestacin de servicios tiene una duracin de cinco (5) meses, contados a partir del 4 de agosto de 2009 y hasta el 3 de enero de 2010 por valor: NUEVE MILLONES DE PESOS ($9.000.000.oo). Efectuada la revisin por parte de la comisin auditora, se estableci que:

El valor total que le fueron cancelados al seor Lpez Henao en el ao 2009 fue de $21.600.000. Una vez realizada la auditoria a los Libros Contables y Estados Financieros como Balance General, Estado de Actividad Financiera Econmica, Social y Ambiental y Notas a los Estados Financieros a diciembre 31 de 2009 se estableci que existen inconsistencias en la mayora de las cuentas reportadas que conforman los activos y pasivos: El Efectivo refleja diferencias con lo reportado en el boletn de caja y bancos durante el periodo 2009, inconsistencias en las cifras de Inversiones, Rentas por Cobrar y Deudores,20

I-2010-05059-ADMN

Incertidumbre en el monto registrado de la propiedad planta y equipo que representa el 63% de los activos sin documentos que respalden sus registros, los pasivos reflejan cuentas por pagar y las Prestaciones Sociales con diferencias entre lo registrado en Balance General contra documentos expedidos por Tesorera, as mismo debilidades en la conciliacin de informacin con el rea contable y la inaplicabilidad de principios como registro, causacin y revelacin, e incumplimiento de las resoluciones 356 de 2007, Resolucin 357 de 2008 e instructivo de cierre contable 09 de 2009 de la Contadura General de la Nacin; afectando con ello la razonabilidad de la informacin contable. Asimismo se observan irregularidades similares en la revisin efectuada al periodo 2008, efectuada por este Ente de control, donde el contratista fue el mismo para dicho periodo. Por todo lo anterior se presenta un presunto detrimento patrimonial por $21.600.000 El presunto detrimento se presenta por el valor total del contrato, debido a que los componentes del objeto contractual no son susceptibles de valorar independientemente por cada unidad. (F) 15. Revisados los contratos de prestacin de servicios, se encontr que las reservas presupuestales son emitidas en el momento del pago y no con la firma del mismo, de conformidad con el Artculo 71 del Decreto 111 de 1.996. Algunos de ellos son: (A)CONTRATISTA OBJETO VALOR

Jorge Hugo Elejalde Lpez Asesora Jurdica al municipio Jorge Hugo Elejalde Lpez Asesora Jurdica al municipio John Jairo Lpez Henao Asesora Contable al municipio John Jairo Lpez Henao Asesora Contable al municipio Servicios profesionales y de apoyo en el Jhon Jairo acompaamiento tcnico para la implementacin del Bedoya proyecto Granja Demostrativa La Herradura Servicios como gerontloga, para la coordinacin, Deicy Milena programacin, sensibilizacin y ejecucin del Correa Castao proyecto de Puertas Abiertas Nelson Rojas Servicios de apoyo como Director de la Banda de Seplveda MsicaFuente: Contratos prestacin servicios 2009 Elabor: Mario Morales, Profesional UniversitarioI-2010-05059-ADMN

10.800.000 9.000.000

10.800.000 9.000.000

12.400.000

9.000.000 11.067.000

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16. El Manual de Funciones, requisitos y competencias laborales, adoptado mediante Decreto 013 del 13 de febrero de 2006, no se encuentra acorde con el Decreto municipal 028 de junio 30 de 2005, que establece la planta de personal de la Alcalda, no pudindose establecer el nmero de funcionarios con que cuenta la administracin actualmente, inaplicando el acto administrativo mencionado. (A)

2.1.2. Resultado Evaluacin Rendicin de Cuentas Revisada toda la documentacin enviada al Organismo de Control como rendicin de cuenta en lnea de todos los actos contractuales adelantados por la Administracin Municipal para la vigencia 2009 y confrontados con los listados presentados por la Entidad al momento de realizar la fase ejecucin de la auditora, se constat que la Administracin Municipal dio cumplimiento a la Resolucin de rendicin de cuentas de la Contralora General de Antioquia. 2.1.3. Resultado evaluacin Plan de Mejoramiento En el siguiente cuadro se presenta el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento. De acuerdo con el mismo, la Entidad obtuvo un puntaje total de 69 puntos. El promedio logrado fue de 1.73 equivalentes al 86%, arrojando un incumplimiento del 34%. En la evaluacin al plan de Mejoramiento no se tuvieron en cuenta las acciones correctivas de 13 hallazgos, del total de 53, dado que al momento de ejecucin de la presente auditora se encuentran en plazo vigente para la aplicacin de las acciones correctivas propuestas, lo cual no incide en la calificacin total.Grado de cumplimiento No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos Puntaje total de evaluacin Promedio logrado en la evaluacin Nivel de cumplimiento obtenido Resultado porcentual de cumplimiento69 1,73 PARCIAL 86%

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Indicadores de Cumplimiento al Plan de MejoramientoINDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIN Las acciones cumplidas fueron las relacionadas en su mayora con el rea Plan de Desarrollo, gestin contractual y en lo referente al manejo presupuestal y algunas corresponden al manejo financiero y contable. Las acciones cumplidas en forma parcial se relacionan con el rea financiera.

No. Acciones Cumplidas(30) X 100 = 75.00 Total Acciones Suscritas(40)

No de Accio Parcial/Cumpli(9)X 100=22.50 Total Acciones Suscritas(40)

No. de Accion No Cumpli(1) X 100 =2.50 Total Acciones Suscritas (40)Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elabor: Comisin de Auditora

La accin no cumplida corresponde al rea financiera.

2.2.

LNEA FINANCIERA(Cifras en miles de pesos)

2.2.1. Estados Contables La evaluacin del Equipo Auditor se orient a verificar que el manejo contable de la Administracin Municipal estuviera acorde con la normatividad vigente; se analizaron las polticas establecidas para el registro y revelacin de las transacciones econmicas, el sistema de causacin, el sistema de depreciacin y de inclusin de los bienes adquiridos en el sistema contable, la retroalimentacin de los saldos de las diferentes dependencias con el rea contable, la conservacin y guarda de los Libros Contables registrados y dems auxiliares, as como la conservacin y archivo de los documentos contables y de los ttulos valores. Adems, la liquidacin y pago oportuno de los impuestos, la seguridad social y dems pagos a terceros.

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HallazgosGrupo 11, Efectivo

17. Examinados los movimientos mensuales de Caja y Bancos, reportados en los boletines de Tesorera, durante el ao 2009 contra los registros contables, se observaron inconsistencias en las cifras y registros de Caja, lo que determin las siguientes sobrestimaciones contables, como se indica en el siguiente cuadro, debido a deficiencias de conciliacin de informacin financiera de otras reas con el sistema contable, asimismo denota el incumplimiento a lo establecido en el Numeral 2.1 de la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin, as: (A)BOLETINES DE CAJA Y BANCOS VS REGISTRO CONTABLE AO 2009(Cifras en miles)

PERIODO Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

CONCEPTO Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja Caja

BOLETINES 2.010 6.514 1.089 872 200 13.933 2.440 2.863 1.047 314 6.258 384

LIBRO MAYOR 100.337 103.961 104.878 100.891 100.219 115.833 102.459 102.882 101.066 100.314 106.258 100.384

DIFERENCIA Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable Mayor valor contable

Fuente: Boletines de Caja y Bancos y Libros Contables 2009 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar.

Grupo 12, Inversiones

18. Revisada la cuenta 1207 Inversiones Patrimoniales registrada a diciembre 31 de 2009 por un monto $15.136, contra el arqueo realizado a los Ttulos valores que reposan en la caja fuerte del Municipio, se evidencio que existen acciones adquiridas en la Cooperativa de Municipalidades de Antioquia Ltda por $6.848 sobreestimando dicha cuenta en $8.288. Lo anterior denota el incumplimiento a lo establecido en los Numerales 3.1 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)I-2010-05059-ADMN

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Grupo 13, Rentas por Cobrar

19. Examinado el grupo de rentas por cobrar por concepto de Impuesto Predial, industria y Comercio y Complementarios registrada en Libros Contables por $248.621 al cierre del periodo 2009, contra los registros del rea de facturacin y recaudo se evidenciaron impuestos por cobrar $189.653, sobreestimando el debido cobrar en $39.431, lo anterior indic debilidades en la aplicacin de acciones de conciliacin y reporte de informacin al rea de contable, asimismo denota incumplimiento a lo establecido a los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin, as: (A)

RENTAS POR COBRAR VS REGISTROS AREA RECAUDO A DICIEMBRE 31 DE 2009(Cifras en miles)

CONCEPTO

LIBROS CONTABLES $

TESORERA $

Impuesto Predial Industria y Comercio y Complementarios Total DiferenciaFuente: Boletines de Caja y Bancos y Libros Contables 2009 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar.

216.063 32.558 248.621 39.431

188.741 20.449 209.190

Grupo 14, Deudores

20. La cuenta Ingresos no Tributarios 1401 por concepto de intereses generados en la morosidad del pago de los contribuyentes en impuestos municipales fue registrado en estados contables por $169.801, fue cotejada contra la informacin reportada en Tesorera por un monto $169.510 para una sobreestimacin contable de $291. Lo anterior denota inaplicabilidad a lo establecido en los numerales 2.1 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y el Instructivo de cierre contable 09 de 2009 de la Contadura General de la Nacin. (A) 21. Examinada la cuenta 1413 deudores por Transferencias por Cobrar registrada en Balance General por $213.432 correspondientes a la ltima doceava del SGP ao 2009, cotejada con lo efectivamente ingresado a Tesorera se evidenciaron recursos por $213.232 para una sobreestimacin contable de $200. Lo anterior denota inaplicabilidad a lo establecido en los numerales 2.1 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y el Instructivo de cierre contable 09 de 2009 de la Contadura General de la Nacin. (A)I-2010-05059-ADMN

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RECURSOS DEL SGP LTIMA DOCEAVA AO 2009(Cifras en miles)

COMPROBANTE CAJA 7191878 7191879 7191909 7191843 7192060 7192063 Total

CONCEPTO SGP rgimen subsidiado SGP salud pblica SGP alimentacin SGP propsito general SGP educacin SGP agua potable

VALOR 49.032 2.573 1.619 125.266 4.079 30.663 213.232

Fuente: Comprobantes de caja 2010 y Libros Contables 2009 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar.

22. Examinada la cuenta 1480 Provisin para Deudores por valor $2.500 (Cr), no cuenta con soporte de una evaluacin tcnica para su clculo, situacin que afecta la veracidad de las cifras de esta cuenta, situacin que adems, denota el incumplimiento en lo enunciado en el Numeral 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 15, Inventarios

23. Examinada la cuenta Inventarios registrada en Estados Financieros por $7.432, presenta incertidumbre por el valor registrado debido a que no allegaron a la Comisin Auditora los documentos que soporten las cifras reveladas en los Estados Contables. Ms an representa una cuenta contable que registra activos para la comercializacin o produccin de bienes no usual para este tipo de Entidades. Situacin que indica debilidades en la aplicacin de acciones de conciliacin y reporte de informacin del rea de almacn e inventarios al rea de contable, asimismo denota incumplimiento a lo establecido a los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 16, Propiedad Planta y Equipo

24. Examinados los saldos de los rubros que conforman la Propiedad Planta y Equipo que se detallan en el siguiente cuadro, presentaron incertidumbre acerca de la veracidad de los valores registrados en los Estados Financieros por $8.446.842, el 63.32% del valor total de los activos, a excepcin de la cuenta Bienes Muebles en Bodega, debido a que no fue posible obtener los documentos soporte que avalen las cifras reveladas en el Balance General y el documento de conciliacin con el rea respectiva. Lo anterior, afect su razonabilidad y reflejaI-2010-05059-ADMN

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deficiencias de acatamiento a la Resolucin 356 y de acciones de conciliacin por inobservancia a los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin. (A)PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO A DICIEMBRE DE 2009(Cifras en miles)

CDIGO 1605 1615 1640 1645 1650 1655 1665 1670 1675 1680 Total

CUENTA Terrenos Construcciones en curso Edificaciones Plantas, ductos y tneles Redes, lneas y cables Maquinaria y Equipo Muebles Enseres y Equipo de Oficina Equipo de Comunicacin y Computacin Equipo de Transporte Equipo de comedor y cocina

VALOR 905.131 353.447 5.730.264 643.556 417.566 101.082 104.127 144.527 39.990 7.152 8.446.842

Fuente: Libro Mayor y Balance a diciembre 31 de 2009 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar

Del cuadro anterior se observa lo siguiente:

Los activos que integran las cuentas Muebles Enseres y Equipo de Oficina, Equipo de Transporte y Equipo de Comedor se encuentran totalmente depreciados, situacin evidenciada en los registros de los Libros Contables Mayor y Balance, a pesar de ello el Municipio no aplica el tratamiento contable para este tipo de activos como lo estipula la Resolucin 356 de 2007, por consiguiente se observa inaplicabilidad a la normatividad antes indicada expedida por la Contadura General de la Nacin. Revisadas las actas baja de activos No 01 y No 02 ambas de octubre 22 de 2009, en las que se determin dar de baja a ciertos activos por $33.979 fuera de uso por su mal estado y obsolescencia y que segn concepto tcnico, documento anexo, no justifica su reparacin, se evidencio que estos bienes devolutivos no fueron retirados de las cuentas de Balance lo que determin una sobreestimacin en la Propiedad Planta y Equipo por el valor antes indicado, lo anterior denota incumplimiento a lo estipulado en los Numerales 3.3 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin.

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La cuenta Construcciones en Curso no present movimientos dbitos y crditos contables durante el periodo 2009, sin embargo registra $353.447 de periodos anteriores. Sin embargo se evidencio que durante el ao 2009 el Municipio aplic recursos en la ejecucin de algunas obras como la construccin de 20 unidades sanitarias por valor $78.705 cuyo contrato fue formalizado el 22 de enero de 2009 y el mejoramiento de vivienda con un costo de $13.528 para un plazo de ejecucin de 120 das, no registrados y controlados en registros contables durante su ejecucin. Lo anterior denota inaplicabilidad de los Numerales 3.3 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin. El Municipio, a travs del rea de Inventarios y Almacn, no realiza inventarios fsicos generales de forma anual, ni selectivos a los bienes muebles de su propiedad, asimismo el Municipio de Armenia no conoce con exactitud la totalidad de sus bienes como medida de control y administracin de los mismos, en consecuencia no le permite identificar y registrar las novedades de forma oportuna, asimismo dificulta las conciliaciones de informacin de otras areas con el sistema contable como medida de saneamiento permanente, lo anterior denota inaplicabilidad a lo estipulado en los Literales a), e) y f) del Artculo 2 de la Ley 87 de 1993 y Numerales 3.1 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin.

25. Analizada la cuenta Bienes en Bodega registrada en el Balance General por $9.761 a diciembre 31 de 2009, contra los registros del rea de Almacn por $7.432, se evidencio una sobreestimacin por $2.329, lo anterior indic debilidades de conciliacin y reporte de informacin al rea de contable, igualmente denota incumplimiento a lo establecido a los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin . (A) 26. Durante el ao 2009 el Municipio de Armenia adquiri activos devolutivos por $50.381 los cuales hacen parte del grupo de la Propiedad Planta y Equipo, sin embargo examinados los registros contables de estos activos se observaron inconsistencias su reconocimiento debido a que no fueron registrados en los Estados Financieros, lo que determin una subestimacin de $47.690, solo en el mes de marzo de igual periodo el Municipio registr en libros contables $2.691 por concepto de Equipos de Comunicacin; a continuacin se detallan algunos activos considerados ms representativos y adquiridos durante el ao 2009, as: (A)

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REGISTRO DE ACTIVOS DEVOLUTIVOS AO 2009(Cifras en miles)

CONCEPTO Equipo de Comunicacin

PERIODO Marzo

Televisor pantalla plana 32 Cmara digital Video Beam CPU ATX Foxcom Impresora HP Laser Nevera Servidor HP Proliant ML150 Amplificador de sonido 150W Computador Porttil HP DV4 Mueble Modular 5 uds Mueble Modular recepcin Mesa Madera Silla ergonmica 9 uds Silla giratoria automtico 4 uds Escritorio modular con vidrio Biblioteca modular Mueble auxiliar Subtotal

Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Julio Julio Octubre Octubre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Noviembre Diciembre Diciembre Diciembre

VALOR REGISTRO COMPRA CONTABLE No se tiene 2.691 referencia en detalle de compras. 2.000 No registrado 380 No registrado 1.900 No registrado 1.368 No registrado 1.322 No registrado 1.560 No registrado 7.516 No registrado 2.344 No registrado 2.230 No registrado 4.930 No registrado 4.176 No registrado 812 No registrado 940 No registrado 1.299 No registrado 3.944 No registrado 1.334 No registrado 1.276 No registrado 39.331

OBSERVACIN No existe documento de conciliacin. Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable Subestimacin contable

Fuente: Libro mayor y Balance y listado de activos devolutivos adquiridos ao 2009 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar I-2010-05059-ADMN

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27. En los meses de agosto y septiembre de 2009, algunas instalaciones del Municipio fueron objeto de robos, acciones que originaron faltantes de activos devolutivos por $1.758, segn cotizacin adjunta. Examinado los expedientes se observan las respectivas denuncias ante la Comisaria de Familia Inspeccin y Trnsito del municipio de Armenia, asimismo las solicitudes de reposicin y reconocimiento ante la aseguradora, sin embargo a la fecha de ejecucin de la Auditora, agosto 3 de 2010, no se ha finalizado la accin de reconocimiento, a su vez los Estados Financieros no registraron las respectivas novedades, partidas crdito, de la propiedad planta y equipo, sobreestimando este grupo contable en la cifra indicada, lo anterior manifiesta debilidades en la aplicacin de acciones de conciliacin y reporte de informacin al rea de contable, asimismo denota incumplimiento a lo enunciado en los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin. (A)VALOR ACTIVOS DEVOLUTIVOS Ao 2009(Cifras en miles)

CANTIDAD 1 1 1 1 1 1 Total

CONCEPTO Teclado genius sencillo Mouse geniuos USB Monitor LCD de 20 Magic mirror sencillo con tarjeta dual licenciado Televisor Sony de 20 DVD Samsung

VALOR 20.000 22.000 419 446 730 122 1.758

Fuente: Expediente denuncio de robo, Municipio de Armenia Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar.

28. El municipio de Armenia tiene destinado algunos bienes inmuebles a la generacin de recursos por concepto de arrendamiento, los cuales se detallan en el siguiente cuadro, activos que por su destinacin y uso no son registrados y controlados en cuentas del Balance General creadas para tal fin, es decir en Propiedades de Inversin cuenta 1682, lo anterior indica inaplicabilidad de la Resolucin 356 de 2007 expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)INMUEBLES DESTINADOS EN ARRENDAMIENTO AO 2009(Cifras en Miles)

DETALLE DEL INMUEBLE Registradura (1) Juzgados (1)I-2010-05059-ADMN

VALOR CATASTRO 95.486 95.48630

DETALLE DEL INMUEBLE ASSA S.A. (1) Edatel (2) kiosco 1 (3) kiosco 2 (3)Fuente: Listado de bienes inmuebles catastro Municipio de Armenia ao 2 Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar

VALOR CATASTRO 95.486 103.388 51.843 51.843

Segn informacin de catastro municipal, los inmuebles mencionados no presentan desenglobe, por lo cual son identificados como parte integral de: Nota (1): Valor del avalo del inmueble identificado como Casa de la Cultura donde tambin se encuentran los locales arrendados. Nota (2): Valor del avalo del inmueble identificado como Palacio Municipal donde se encuentra el local mencionado. Nota (3): Valor avalo del parque principal donde se encuentra ubicados los dos locales mencionados. 29. El valor aplicado por concepto de depreciacin a cada una de las cuentas de la Propiedad Planta y Equipo que suma $1.069.292 (Cr), present incertidumbre, debido a que no fue calculado para cada activo individualmente considerado, asimismo denota incumpliendo a lo establecido en el Numeral 4 del Captulo III de la Resolucin 356 de 2007 y Numerales 3.6, 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 19, Otros Activos

30. El Municipio no aplic la actualizacin del valor de la Propiedad Planta y Equipo, en los trminos que para efectos contables se establece para los activos, que individualmente superen los 35 salarios mnimos mensuales legales vigentes; situacin que afecta las valorizaciones en cuanta indeterminada de cuentas de balance: Terrenos, Edificaciones y Muebles Enseres y Equipo de Oficina; para ello la Entidad estimar los mtodos tcnicos que garanticen que la actualizacin resultante cumpla con la periodicidad regulada y atienda el concepto de costo beneficio, como lo establece los Numerales 18, 20 y 21 del Captulo III de la Resolucin 356 de 2007 de la Contadura General de la Nacin. (A) 31. Los activos que conforman las cuentas contables Plantas, Ductos y Tneles por $643.556 y Redes, Lneas y Cables por $417.566 y registradas en los Estados Financieros, ambas representan el 12.55% del total de la Propiedad Planta y Equipo y estn siendo usados, administrados por el Operador de Acueductos y Alcantarillados Sostenibles S.A. E.S.P. Sin embargo no se alleg a la ComisinI-2010-05059-ADMN

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Auditora los documentos que avalen dicha operacin financiera, es decir el documento legal donde se indiquen las clausulas de compromiso y derechos de las partes intervinientes, lo anterior inaplica lo estipulado en la Resolucin 356 de 2007 y Numerales 3.3, 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y Numeral 1.4 del Instructivo 09 de Cierre Contable de 2009, normatividad expedida por la Contadura General de la Nacin. (A) 32. El Municipio de Armenia tiene formalizado un contrato de comodato con fecha del 15 de julio de 2006 por un trmino de duracin de dos aos, clausula segunda, en el cual se formaliza la entrega del centro de Acopio a la Asociacin de Productores Agropecuarios de esta localidad ASPRAAM. Para el almacenamiento de leche y su comercializacin, el contrato incluye la entrega del inmueble y bienes devolutivos por un valor de $45.405. La Comisin Auditora advierte que en el expediente suministrado por la Entidad auditada no tiene el documento de prrroga del Comodato que legaliza an la tenencia, uso y administracin por parte de la Asociacin; conjuntamente esta transaccin de activos no fue registrada en los Estados Financieros del Municipio, subestimando la cuenta 1920 Bienes Entregados a Terceros por el valor antes indicado, lo anterior denota inaplicabilidad a lo estipulado en la Resolucin 356 de 2007 y Numerales 3.3, 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 e Instructivo de Cierre Contable 09 de 2009, normatividad expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 24, Cuentas por Pagar

33. Examinada las cuentas por pagar por concepto de Adquisicin de Bienes y servicios registrada en el Balance General por $159.619 y cotejada contra las obligaciones pendientes de pago segn Decreto No 116 con corte al 31 de diciembre de 2009 por $59.736 gener una sobreestimacin contable por $99.883, segn lo anterior la Comisin Auditora observ debilidades en la aplicacin de acciones de conciliacin y reporte de informacin al rea de contable y denota incumplimiento a lo establecido a los Numerales 3.7 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y del Numeral 1.4 del Instructivo 9 de cierre contable de 2009, todas de la Contadura General de la Nacin. (A) 34. Examinada la cuenta Acreedores en Estados Financieros por $6.963, una vez cotejado con los comprobantes de egreso cancelados en la vigencia 2010, se evidencio razonabilidad en las cuentas pagadas de: Aportes a Fondos Pensionales, Aportes Parafiscales y Aportes Riesgos Profesionales, sin embargo lo cancelado por Aportes a los Fondos de Salud gener una subestimacin de $442 luego que el Balance General reconoci la deuda en $2.119 con lo realmente cancelado por $2.561, lo anterior denota debilidades en la conciliacinI-2010-05059-ADMN

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de informacin con el rea contable, asimismo inaplicabilidad al Numeral 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 y el Instructivo de Cierre Contable 09 de 2009 expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 25, Obligaciones Laborales y de Seguridad Social

35. Examinada la cuenta 2505 Salarios y Prestaciones Sociales por concepto de cesantas e Intereses a las cesantas registrada en Libro Mayor y Balance por $17.688 y $2.086 contra los comprobantes de egresos 0069, 0070, 0071 y 0072 todos de enero 28 de 2010 evidencian el pago de cesantas por $17.797 lo gener una subestimacin de $109 y en los inters a las cesantas totaliz $2.136, para una subestimacin de $50, situacin que afecta la veracidad de esta cuenta y denota incumplimiento al Numeral 3.8 de la Resolucin 357 de 2008. (A) 36. Examinado los movimientos de recursos provenientes de la Estampilla Pro hospital equivalente al 1% que aplica sobre el hecho generador y base gravable estipulados en los Artculos 142 y 144 del Acuerdo 013 de Octubre de 2008, Cdigo de Rentas Municipal, se observ que durante el ao 2009 el Municipio recaud $19.912.273. Sobre este hecho la Comisin Auditora procedi a verificar los traslados de estos recursos al Departamento de Antioquia y se evidenci lo siguiente (cifras en pesos): (A)

Mediante el comprobante de egreso No 630 de julio 7 de 2009 el Municipio transfiri $7.124.973 perteneciente a recaudos hechos entre agosto 01 a diciembre 31 de 2008. Solo el 8 de noviembre de 2009 mediante comprobante de egreso No 1210 el Municipio transfiri $16.053.988 perteneciente a recaudos de enero 01 al 30 de septiembre de 2009. Se observa que estos dineros son transferidos al Departamento de Antioquia en periodos irregulares y permanecen por espacios de tiempo considerables en la cuenta de banco Agrario No 0017 8 perteneciente a Fondos Comunes del Municipio. A Junio 31 de 2010 el Municipio no ha transferido la cantidad de $3.858.285 correspondiente al ao 2009. El Municipio ha recaudado una cifra equivalente a $6.073.305 en el periodo comprendido entre enero 01 a julio 31 de 2010, sin realizar su transferencia al Departamento de Antioquia.33

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Examinado el Cdigo de Rentas Municipal adoptado mediante Acuerdo 013 de 2008, en el que hace referencia a la Estampilla Pro Hospital, no indic las fechas y trminos en los que el agente retenedor, municipio de Armenia, deber transferirlos al Departamento de Antioquia, generando un vacio de en el manejo y pago de los mismos.

De acuerdo a lo anterior, se observa que estos recursos son objeto de riesgo en el evento de ser asignados a propsitos distintos para lo cual fueron recaudados y establecidos, cuya destinacin est prevista en el artculo 147 del Acuerdo 013 de 2008. Lo que inaplica el Literal f) del Artculo 2 de la Ley 87 de 1993.Grupo 81, Derechos Contingentes

37. La Comisin auditora evidenci que el municipio de Armenia adelanta dos procesos jurdicos en la modalidad de Accin de Repeticin interpuesta en contra de Terceros (Ex funcionario de la Entidad) por un monto de $17.000, hecho econmico que no es advertido y controlado contablemente, situacin que subestima la cuenta 8120 Litigios y Mecanismos Alternativos de Solucin de Conflictos, asimismo que indica inaplicabilidad a lo enunciado en la Resolucin 356 de 2007 de la Contadura General de la Nacin. (A)Grupo 83, Deudoras de Control

38. Dentro de la estructura de las Cuentas de Orden no se registraron los Activos retirados del servicio durante el ao 2009, en la cuenta 8315 segn acta No 2 de Octubre 22 de 2009 por valor $16.511 lo que subestima en igual monto este grupo contable y para efectos de control de activos tienen un tratamiento especial en este grupo contable, lo anterior indica inaplicabilidad de la Resolucin 356 de 2007, del Numeral 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 e Instructivo de Cierre contable 09 de 2009 todas de la Contadura General de la Nacin. (A) 39. Dentro de la estructura de las Cuentas de Orden no se registraron los Activos Totalmente Depreciados, por lo cual est subestimada la cuenta 8315 en $151.269, por cuanto estos activos, al igual que aquellos que por disposicin tributaria son depreciados en el transcurso de la misma vigencia, de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 3019 de 1989-6 y las normas que con respecto a este tema establece anualmente la Contadura General de la Nacin, para efectos de control se deben registrar dentro de sta, los cuales desde 1998 se han considerado como depreciables dentro del mismo perodo, en cada una de lasI-2010-05059-ADMN

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vigencias, de manera opcional en las cuantas que se relacionan a continuacin: (A)CTIVOS DEPRECIADOS VS REGISTRO CONTABLE(Cifras en miles)

AO

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

ACTIVOS FIJOS SUSCEPTIBLES DE DEPRECIARSE EN LA MISMA VIGENCIA (CUANTA INFERIOR O IGUAL A) $530.000 $620.000 $670.000 $730.000 $790.000 $840.000 $898.000 $953.000 $1.001.000 $1.048.700

CUANTA (EN MILES DE PESOS)

FUNDAMENTACIN LEGAL

$530 $620 $670 $730 $790 $840 $898 $953 $1.001 $1049

Carta Circular 061 Enero 12/05 Numeral 2.2.4.3.9 y 2.2.4.3.10 de la Resolucin 400/2000

2008

$1.102.700

$1.103

Numeral 2.9.1.1.5 del PGCP y la Carta Circular 73 de y aclarada mediante la Carta Circular 75 de Abril 24 de 2007 Numeral 2.9.1.1.5 del PGCP y el Instructivo 3 Enero 16 de 2008 (UVT)

2009

$1.188.00

$1.228

Fuente: Libro Mayor y Balance y actas de baja de almacn municipal. Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar

Grupo 91, Responsabilidades Contingentes

40. El municipio de Armenia registr en Libros Contables demandas en contra, cuyas pretensiones econmicas suman $112.980, sin embargo examinadas las demandas que cursan en contra de la Entidad al cierre del ao 2009 se evidenciaron tres procesos jurdicos por $46.000, lo anterior origin una sobreestimacin contable en la cuenta 9120 por $66.980. Esta accin denota incumplimiento a lo enunciado en los Numerales 2.1 y 3.8 de la Resolucin 357 de 2008 e Instructivo de Cierre 09 de 2009 de la Contadura General de la Nacin. (A)

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Grupo 48, Otros Ingresos

41. El municipio de Armenia recaud durante el ao 2009 ingresos por $20.960.704 por concepto de contratos de arrendamiento de inmuebles, sobre el cual no aplic el 10% del Impuesto al Valor Agregado IVA, incumpliendo lo establecido en el Articulo 34 de la Ley 1111 de 2006, (cifras en pesos), como se detalla a continuacin. (A) Adicionalmente este Ente de control emitir oficio donde colocar en conocimiento a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para su competencia.RECAUDOS POR ARRIENDOS VS OBLIGACIN DEL IVA VIGENCIA 2009(Cifras en pesos)

ARRENDATARIO Registradura Juzgado Kiosco 1 Kiosco 2 EDATEL

ARRIENDO ANUAL 4.259.652 4.502.728 3.561.600 3.561.600 5.075.124

Total

20.960.704

IVA 10% OBSERVACIN 425.965 No cancelado por el arrendatario 450.273 No cancelado por el arrendatario 356.160 No cancelado por el arrendatario 356.160 No cancelado por el arrendatario 253.756 Entidad que declara, por lo tanto solo reconoce el 5% al arrendador. 1.842.314

Fuente: Listado y valor de arrendamientos ao 2009 Municipio de Armenia. Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar.

2.2.2. Concepto Control Interno Contable. En lo relacionado con la evaluacin del Sistema de Control Interno Contable, obtuvo un porcentaje de avance del 2.7%, ubicndose en un nivel de desarrollo deficiente, debido a que existen normas tcnicas de contabilidad contempladas en el Plan General de Contabilidad Pblica que no se acatan en su totalidad; y que a diciembre 31 de 2009, la administracin Municipal present marcadas y constantes falencias en procesos de identificacin, clasificacin, registro y ajustes contables para un avance en su etapa de Reconocimiento del 3.1% satisfactorio, la etapa de Revelacin de hechos financieros y econmicos con un porcentaje de avance satisfactorio del 3.2% y finalmente la etapa de menor avance correspondi a Otros Elementos de ControlI-2010-05059-ADMN

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con 1.9% inadecuado, debido a que sus pocas acciones implementadas no aseguran los limitantes en su sistema de control interno y la veracidad de la informacin financiera.

42. Verificada la informacin contable reportada por el municipio de Armenia, al Sistema Consolidador de Hacienda e Informacin Financiera Pblica CHIP, contra los Libros Contables Estados Financieros a diciembre 31 de 2009, se evidencio inconsistencia en el grupo Deudores, lo anterior indica debilidades de consolidacin de informacin financiera y contable incumpliendo con lo establecido en el Numeral 3.15 de la Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin, as: (A)INFORMACIN CHIP VS LIBROS CONTABLES A DICIEMBRE 31 DE 2009(Cifras en miles)

Concepto Deudores

CHIP 412.367

Estados Financieros 411.742

Fuente: Rendicin CHIP y Libro Mayor y Balance ao 200. Elabor: Norbey Alzate Vidal, Contralor Auxiliar

43. No existe el sistema de control interno contable y la metodologa para su evaluacin, ello no permite estandarizar puntos de control y seguimiento a los procesos y procedimientos revelados en los estados contables y la aplicacin oportuna de sugerencias y mejoras al sistema, prueba de ello son las inconsistencias enunciadas en el presente informe y no subsanadas oportunamente, inobservando lo estipulado en la resolucin 357 de 2009, Contadura General de la Nacin. (A) 44. El Municipio de Armenia a diciembre del ao 2009, no implement los fundamentos de su sistema contable, la documentacin de polticas y prcticas en la aplicacin de los principios, normas tcnicas y procedimientos en procura de lograr la Sostenibilidad de informacin confiable, segn los lineamientos establecidos en la Resolucin 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)

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3.

OTRAS ACTUACIONES

3.1 SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA. No se remitieron Controles de Advertencia para hacerles seguimiento.

3.2 ATENCIN DE QUEJAS. Durante la fase de ejecucin de la auditora no se reportaron ni atendieron quejas referentes a la administracin municipal.

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4.

CUADRO CONSOLIDACIN DE HALLAZGOS Vigencia 2009

TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS PENALES FISCALES TOTALES

CANTIDAD 39 3 0 2 44

VALOR (en pesos)

24.318.225 24.318.225

Hallazgos Disciplinarios: # 9,11, 12 Hallazgos de Responsabilidad Fiscal: #13, 14

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5. 5.1. 5.2. PLAN DE MEJORAMIENTO

Anexos

EVALUACIN DE SATISFACCIN CLIENTE SUJETO DE CONTROL

FECHA DE EVALUACIN DIA________MES________AO________ ENTIDAD: A la Contralora General de Antioquia le interesa conocer su opinin acerca de los servicios que presta, por ello, le solicita responder con objetividad la siguiente encuesta. Marque con una X en solo una de las casillas, segn su opinin Excelente, Buena, Aceptable, Regular o Mala.REQUISITOS Excelente Buena Aceptable Regular Mala

1. Las

auditoras realizadas han contribuido al mejoramiento de su Entidad? 2. El trato proporcionado por nuestros funcionarios es? 3. El cumplimiento de nuestros funcionarios para atender citas y presentar informes es: 4. La imagen que usted tiene de la Contralora es?

5. Cules de servicios que presta la Contralora conoce usted?: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 6. Por cul de los siguientes medios de comunicacin, recibe usted informacin de la Contralora General de Antioquia? (seale con una X) Radio_____ Prensa ____ Televisin ____ Afiches, Volantes, Cartillas _____ Pgina Web de la Contralora _____.7. Cmo le gustara que fuera el producto que recibiendo?__________________________________________________I-2010-05059-ADMN

est

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