codigo: for-gd-009 tabla de retencion documental - trd ... · de los derechos de una persona por...

UNIDAD PRODUCTORA:

40 1ACCIONES

CONSTITUCIONALES

40 1 1Acción Constitucional

"Acción de Cumplimiento"3 8 X X

Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.

Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo

legal o jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha

Subserie contiene documentos que permiten conocer el trámite de

una demanda que es interpuesta por una persona con el propósito

de exigir a la Entidad el cumplimiento de las obligaciones derivadas

de las disposiciones normativas contenidas en las leyes o en los

actos administrativos. Cumplido su tiempo de retención en el

Archivo Central se debe realizar la selección de una muestra

representativa del cinco por ciento (5%) de las Acciones de

Cumplimiento, teniendo en cuenta la importancia de su contenido y

la utilidad que puede tener como fuente de consulta y referente

para conocimiento de jurisprudencia administrativa. Soporte

Normarivo: Ley 393 de 1997 Reglamenta Acciones de

Cumplimiento; Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley

1437 de 2011.

* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas

* Aportes a la Demanda

* Conceptos de Acuerdos

* Fallo

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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE

SECRETARIA GENERAL

CODIGO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009

FECHA VIGENCIA: 2018/06/13

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

S CT

DESCRIPCION DOCUMENTAL

P

VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central

RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL

E

Página 1

UNIDAD PRODUCTORA:

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CODIGO




S CT


P

VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


"Acción de Grupo"3 8 X X




Subserie contiene documentos que permiten conocer el trámite de

una demanda que es interpuesta por un conjunto de personas con

el propósito de obtener el reconocimiento y pago de la

indemnización de los perjuicios originados tanto por la vulneración

de derechos colectivos, como de derechos subjetivos de origen

constitucional o legal. Cumplido su tiempo de retención total se

debe realizar la selección de una muestra representativa del cinco

por ciento (5%) de las Acciones de Grupo, teniendo en cuenta la

importancia de su contenido y la utilidad que puede tener como

fuente de consulta y referente para conocimiento de jurisprudencia

administrativa.

Soporte Normativo : Ley. 1474 de 2011. Ley 668 de 2016 y Ley

1167 de 2017.

* Solicitud

* Notificación

* Contestación

* Fallo

* Pruebas

* Auto de apertura

* Decisión

* Acta de comité

* Acta de conciliación

* Escrito de impugnación

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VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


"Accion de Tutela"1 4 X X

Criterio Cuantitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.

Dicha Subserie contiene documentos que permiten conocer el

trámite de una demanda que es interpuesta por una persona con el

propósito de reclamar la protección inmediata de sus derechos

constitucionales fundamentales, cuando estos resultan vulnerados

o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad

pública o de los particulares que cumplen funciones

públicas.Terminado el tiempo de retención en el archivo central, se

realizara una seleccion aleatoria del 10% del total de la

documentacion como evidencia de las acciones constitucionales

desarrolladas por la entidad. El proceso de selección será realizado

por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el jefe de la

dependencia productora y los interesados. Se debe garantizar su

digitalización para el aseguramiento de la información y para

posteriores consultas. Soporte Normativo: Código Contencioso

Administrativo. Art.25 Ley 1437 de 2011.

* Derechos de petición

* Acción de tutela

* Respuesta

* Fallo

* Impugnación

* Requerimiento

* Incidente de desacato

* Fallo del incidente

* Sentencia

* Sanción

* Consulta a tribunal

* Respuesta del Tribunal

* Radicados

* Revocatoria

* Radicados

* Revocatoria

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


"Acción Popular"3 8 X X


Subserie que evidencia la exigencia del cumplimiento de derechos

colectivos. Terminado el tiempo de retención en el archivo central,

se realizara una seleccion aleatoria del 10% del total de la

documentacion como evidencia de las acciones constitucionales

desarrolladas por la entidad. El proceso de selección será realizado

por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el jefe de la

dependencia productora y los interesados. Se debe garantizar su


posteriores consultas.

* Solicitud

* Derecho de Petición

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 2

ACCIONES

CONTENCIOSAS

ADMINISTRATIVAS

40 2 5

Accion Contenciosa

Administrativa "Acciones

de Nulidad y

Restablecimiento del

Derecho"

3 8 X X


Subserie que determina que toda persona que se crea lesionada en

un derecho subjetivo amparado en una norma jurídica, podrá pedir

que se declare la nulidad del acto administrativo particular, expreso

o presunto, y se le restablezca el derecho; también podrá solicitar

que se le repare el daño.Terminado el tiempo de retención en el

archivo central, se realizara una seleccion aleatoria del 10% del

total de la documentacion como evidencia de las acciones

constitucionales desarrolladas por la entidad. El proceso de

selección será realizado por el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los

interesados. Se debe garantizar su digitalización para el

aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Soporte Normativo: Art. 138 Ley 1437 de 2011 código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

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CODIGO




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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 2 6

Accion Contenciosa

Administrativa "Acciones

de Reparación Directa"

3 8 X X


Esta subserie determina la posibilidad que tiene aquel que ha

sufrido un daño de poder obtener el resarcimiento mismo por medio

de la jurisdicción contenciosa administrativa. Contiene valor

primario de acuerdo a su importancia de contenido y al grado de

utilidad como fuente de consulta y referente para conocimiento de

jurisprudencia. Una vez cumplido el tiempo de retención se

Selecciona muestra aleatoria 20% y Digitaliza la documentación

restante, una vez sea valorada la características cualitativas, por el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño y la Dependencia

para su conservación. Soporte Normativo: Ley 1437 de 2011

Ley 1437 de 2011 Codigo Contencioso Administrativo.

* Solicitud

* Demanda

* Contestación

* Pruebas



* Fallo

* Sentencia

40 2 7

Acción contenciosa

administrativa "Acciones

de Simple Nulidad"

3 8 X X


Subserie documental que adquiere valores secundarios ya que es

la evidencia de los procesos que se generan por la vulnerabilidad

de los derechos de una persona por una norma juridica.Terminado

el tiempo de retención en el archivo central, y dado el volumen de

produccion de la serie documental, se determina una seleccion

aleatoria con una muestra del 10% anual. Se debe garantizar su


posteriores consultas. Soporte Normativo: Ley 1437 de 2011

Ley 1437 de 2011 Codigo Contencioso Administrativo.

Solicitud

Demanda

Contestación

Pruebas

Aportes a la Demanda

Conceptos de Acuerdos

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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Fallo

Sentencia

40 3 ACTAS

40 3 13Actas Comitè de

Conciliaciòn1 5 X X X

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de gestión

deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un

SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA

DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las

funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario tanto físico como

electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:

Resolución No. 036 Enero 30 de 2009 - INFIBAGUE. Artículo 24.

Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos

electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°,

Litaral f).

Convocatoria

Registro de Asistencia

Eventos Internos FOR-PE-002

Actas Comitè de Conciliaciòn

Anexos

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 3 32 Actas de Consejo Directivo 1 19 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o

ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Serie

documental con valor secundario, el cual una vez cumpla el

tiempo de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al

Archivo Central, para un tiempo de retención de diez y nueve (19)

años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación

permanente de ambos soportes por ser documentos de carácter

histórico. Soporte Normativo: Artículo 24. Requisitos para la

presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de

archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).

Convocatoria



Actas de Consejo Directivo

Anexos

40 4

40 4 38Acuerdos Consejo

Directivo1 19 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de

2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion

Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso

PUBLICA CLASIFICADA. Serie documental con valor

secundario, el cual una vez cumpla el tiempo de retención en el

Archivo e Gestión se transfiere al Archivo Central, para un tiempo

de retención de diez y nueve (19) años. Cumplido este tiempo se

digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por

ser documentos de carácter histórico. Soporte Normativo:

Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los

documentos electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su

Artículo 9°, Litaral f).

ACTOS ADMINISTRATIVOS

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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Acuerdos Consejo Directivo

Memoria Justificativa

Comunicación Oficial

Certificación publicación en

pàgina web para control social

40 15CERTIFICACIONES Y

CONSTANCIAS

40 15 51Certificaciones Externas

Contratistas1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario

para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeños para su eliminación mediante método de picado. Se

elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.

Solicitud

Certificaciones Externas

Contratistas


40 20 CONCEPTOS

40 20 68 Conceptos Jurídicos 2 8 X X

Criterio Cualitativo. Serie de carácter MISIONAL. Subserie

Documental que tiene una valoración primaria de tipo administrativo

y técnico. Dicha Subserie contiene documentos que permiten

conocer las respuestas que ofrece la Entidad a las solicitudes o

consultas realizadas en materia de jurídica. Cumplido su tiempo de

retención en el Archivo de Gestión se debe realizar la selección de

una muestra representativa del cinco por ciento (5%) de los

Conceptos Jurídicos, teniendo en cuenta la importancia de su

contenido y la utilidad que puede tener como fuente de consulta y

referente para conocimiento de jurisprudencia administrativa. El

proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de

Gestión de Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los

interesados.

Memorando o Solicitud de

concepto

Conceptos Jurídicos

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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 21

CONCILIACIONES Y

TRANSACCIONES

BANCARIAS

40 21 70Conciliaciones Judiciales y

Extrajudiciales2 8 X X

Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.



Subserie agrupa documentos que permiten conocer el trámite de

las Conciliaciones Extrajudiciales que son gestionadas por las

partes (Entidad y Accionante) como mecanismo alternativo con el

propósito de lograr una solución negociada de las diferencias

derivadas de un conflicto jurídico, con la ayuda de un tercero

neutral y calificado.

Cumplido su tiempo de retención total se debe realizar la selección

de una muestra representativa del cinco por ciento (5%) de las

Conciliaciones Judiciales, teniendo en cuenta la tipificación de la

conducta punible y la utilidad que puede tener como fuente de

consulta y referente para la jurisprudencia administrativa.

Soporte Normativo: Ley 640 de 2001 (enero 5) Por la cual se

modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras

disposiciones

Actas de Conciliaciones

Judiciales

Actas de Conciliaciones

Extrajudiciales

Comunicación oficial

40 21 71Conciliaciones

Prejudiciales2 13 X X


Esta Subserie hacer referencia a la utilización del mecanismo

alternativo de solución de conflictos por la Secretaría General,

acorde a lo establecido por la Ley. Una vez cumpla su tiempo de

retención de 2 años en el archivo de gestión y 13 años en el

central, se procederá a realizar una selección cualitativa del 10%

de los documentos sobre la producción anual, con el fin de

conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de

INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo 07 de 1994. Ley 23

de 1991, Artículo 65B. Ley 446 de 1998, Artículo 75.

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Solicitud

Citación

Ficha de Comité de

Conciliación

Acta del Comité de

Conciliación

Poder

Comunicaciones Oficiales

Constancia de no conciliación

Constancia de inasistencia

40 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las

comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un

registro consecutivo en razón del número de radicación y se

administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus

veces. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación

mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus

valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de

2001.

Copias de Comunicaciones

Oficiales

Actas cierre Anual

Consecutivo

Listado de Numero radicados

anulados

40 23CONTRATOS

ESTATALES

FASE PRECONTRACTUAL

MODALIDAD:

Licitación Pública

Concurso de Méritos

Subasta Inversa

Selección Abreviada de Menor

Cuantía

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Selección Mínima Cuantía

Contratación Directa

Hoja de Control documentos

FOR-GC-003

Certificado de Viabilidad

Plan Anual de Adquisiciones

Análisis del Sector FOR-GC-

001

Estudios Previos FOR-GC-002

Certificado de Disponibilidad

presupuestal

Proyecto de Pliegos de

CondicionesAnexos

Constancia de publicación

página www.infibague.gov.co

Oficio remitido a Secretaría

General

Observaciones al proyecto de

pliego

Respuesta observaciones

Resolución de apertura del

proceso

Pliego de condiciones definitivo

Audiencia de sorteo de

consolidación oferente

Audiencia de aclaración de los

pliegos de condiciones y de

revisión de la asignación de

riesgos previsibles

Adendas

Audiencia cierre y Acta de

apertura propuestas

Resolución modificando

cronograma

Propuesta ganadora

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Carta de presentación de la

Propuesta

Certificado de Existencia y

Representación Legal

Fotocopia de la CC del Rpte.

Legal y/o del proponente

Registro Unico de Proponentes

RUP - Original

Acta de Junta de Soios

Pago de aportes al SSSI

Garantía de Seriedad de la

Oferta

Certificado de Antecedentes de

la Procuraduría


la Contraloría General

Registro Unico Tributario RUT

Certificación Bancaria

*Testigo referencia cruzada

de propuestas perdedoras

(fisicos y CD)

Resolución y/o Memorando

designación Comité Técnico

Asesor y Evaluador

Registro de entrega de

propuestas FOR- GC-016

Evaluación o verificación de

requisitos habilitantes

Observaciones evaluación

Audiencia de apertura sobre

económico

Audiencia de adjudicación

Resolución de adjudicación

Minuta de Contrato

Registro Presupuestal

Garantias (polizas)

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VERSION: 01

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Acto de Aprobación de la

Garantía

Pago estampillas

Pago publicación

Control de publicaciones

SECOP

Designacion de supervisor y/o

interventor

MODALIDAD - Selección

Abreviada De Mínima

Cuantía


FOR-GC-003

Certificado de Viabilidad del

Banco de Proyectos



001


Certificado de disponibilidad

presupuestal

Invitación a Presentar

Propuesta

Anexos Invitación

Constancia de publicación pag.

www.infibague.gov.co

Resolución designación Comité

Técnico Asesor y Evaluador

Oficio remitido a contratación

Propuesta ganadora


Propuesta


Representación legal

Fotocopia de la C.C. del Rpte.

legal y/o del proponente

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Registro Unico de Proponentes

RUP - Original

Acta de Junta de Soios

Pago de aportes al SSSI

Garantía de Seriedad de la

Oferta


la Procuraduría


la Contraloría General


Certificación Bancaria

Testigo referencia cruzada

de propuestas perdedoras

Resolución Memorando

designación Comité Técnico

Asesor y Evaluador

Registro de entrega de

propuestas FOR- GC-016

Evaluación o verificación de

requisitos habilitantes

Observaciones evaluación

Audiencia de apertura sobre

económico

Audiencia de adjudicación

Resolución de adjudicación

Minuta de Contrato


Garantias (polizas)


Garantía

Pago estampillas

Pago publicación


SECOP - FOR-GC-006

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VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


interventor

MODALIDAD -Contratación

Directa


FOR-GC-003


Banco de Proyectos



001



presupuestal

Acto de Justificación

Contratación Directa

Propuesta


Propuesta


Representación legal

Fotocopia de la C.C. del Rpte

legal y/o del proponente

Registro Único de Proponentes

RUP - Original

Documento Consorcial o

Unidos Temporal

Fotocopia de la C.C. de los

consorciados o Unidos

RUP-Original de los

consorciados o Unidos

Acta de junta de socios

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Pago de Aportes al S.S.S.I.


la Procuraduría


la Contraloría


Certificado Bancario

Minuta de Contrato

Garantias (polizas)


Garantía

Pago estampillas

Pago publicación


SECOP - FOR-GC-006


interventor

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TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

FASE CONTRACTUAL

40 23 72Contratos de

Arrendamiento2 18 X X

Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de

Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico

en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como

COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las


secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo

central, los documentos en soporte papel y electrónico se les

realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comite

Institutcional de xxxxxxxxx para su eliminación mediante el método

de picado para el soporte papel. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios. Soporte Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública - Decreto

2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de

2007 "Introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la

Ley 80 de 1993". Decreto 0734 de 2012 " Reglamenta el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública" - Resolución

de Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación

en INFIBAGUE".

Acta de Inicio FOR-GC-007

Informe de Supervisión FOR-

GC-005

Informe de Actividades

Contratista FOR-GC-007

Acta de Suspensión FOR-GC-

010

Acta de Reinicio FOR-GC-009

Acta de Liquidación FOR-GC-

008

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 73 Contratos de Comodato 1 19 X X





COPIA DE SEGURIDAD en el momento de su producción o

recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS que por

su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE generan

valor secundario para el Instituto como fuente histórica de consulta,

el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la

aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños

mediante método de picado para el soporte papel. Soporte

Normativo: Ley 80 de 1993. Resolución de Gerencia No. 0930 de

2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".



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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 74Contratos de Compra

Venta y Suministros2 18 X X

Documento VITAL O ESENCIAL. Nivel de acceso PUBLICA.

Preservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA

en el momento de su producción o recepción como COPIA DE

SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

el respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional

de Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método de

picado para el soporte papel. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios. Soporte Normativo: -Ley 80 de 1993 "Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública"- Decreto

2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007

"Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80

de 1993" –Decreto 0734 de 2012 "Reglamenta el Estatuto General

de Contratación de la Administración Pública" - Resolución de

Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación en

INFIBAGUE". Artículo 24. Requisitos para la presunción de

autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Decreto

2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).



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SERIE DOCUMENTAL

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DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 75Contrato de Consultoria e

Interventoria2 18 X X





COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte

papel. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS

que por su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE

generan valor secundario para el Instituto como fuente histórica de

consulta, el resto de expedientes se realiza el inventario documental

y se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con

la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño


Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública - Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la

Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la

eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993". Decreto 0734

de 2012 " Reglamenta el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública" - Resolución de Gerencia No. 0930 de




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DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 76Contratos de Corretaje y

Seguros*2 18 X X









su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE generan

valor secundario para el Instituto como fuente histórica de consulta,

el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la

aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño


Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública - Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la

Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la

eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993". Decreto 0734

de 2012 " Reglamenta el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública" - Resolución de Gerencia No. 0930 de




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(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 77 Contratos de Obra 2 18 X X

Criterio Cualitativo Intrínseco: Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción

o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo

asignado al soporte papel. Cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza las selección cualitativa del 10% de

aquellos CONTRATOS que por su objeto o similitud con la

actividad misional de INFIBAGUE, generan valor secundario para el

Instituto como fuente histórica de consulta. El resto de expedientes

se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte

electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeños mediante método de picado

para el soporte papel. Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993

"Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"-

Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150

de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la

Ley 80 de 1993" - Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública "- Resolución


en INFIBAGUE".



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SERIE DOCUMENTAL

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SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 78Contratos de Prestación de

Servicios2 18 X X

Criterio Cualitativo Intrínseco: Nivel de acceso PUBLICA.




asignado al soporte papel. Cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza las selección cualitativa del 10% de

aquellos CONTRATOS que por su objeto o similitud con la

actividad misional de INFIBAGUE, generan valor secundario para el

Instituto como fuente histórica de consulta. El resto de expedientes

se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte

electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeños mediante método de picado

para el soporte papel. Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993

"Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"-

Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150

de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la

Ley 80 de 1993" - Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto

General de Contratación de la Administración Pública "- Resolución


en INFIBAGUE".



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008

FASE POSCONTRACTUAL

Paz y salvo de contrato

Certificados de Cumplimiento y

Calidad

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 23 79Contratos

Interadministrativos1 18 X

Criterio Cualitativo. Se conservan por un año en el archivo de

gestión y se digitaliza por consulta, se debe conservar por 19 años

en el archivo central y posteriormente la Secretaría General debe

seleccionar un contrato por cada año teniendo como criterio su

aporte para el desarrollo de las actividades misionales y

administrativas de la entidad y el resto de la documentación se

elimina.


001


Solicitud de certificado de

disponibilidad presupuestal


presupuestal

Documentos de la entidad

contratista

Contrato

Registro presupuestal

Designación supervisión

Publicaciones (SECOP)

Formato de recibido a

satisfacción

Adición, modificación y/o

prórroga

Acta de liquidación

Certificaciones

40 24CONVENIOS DE

COOPERACION

FASE PRECONTRACTUAL


FOR-GC-003


Banco de Proyectos

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E



001


Acto administrativo que justifica

la modalidad de contratación


presupuestal

Invitación a Presentar

Propuesta

Condiciones para Contratar

Carta de Presentación

Propuesta y Propuesta Técnico

-Económica

Certificación Aportes

Discriminados y/o

Disponibilidad Presupuestal (Si

es en Bienes y Servicios se

debe indicar la clase be Bien o

Servicio y su valor)

Fotocopia del Documento de

Identidad del Representante

Legal

Documento que acredite la

Existencia y Representación

Legal del Cooperante

Documento que acredite que el

Representante Legal esta

facultado para contratar

Documento que Acredite que el

Representante Legal esta

Facultado para Contratar

Certificado de Antecedentes

Disciplinarios -Procuraduría-

Vigente

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


Fiscales -Contraloría-

(Representante Legal y de la

Persona Jurídica) - Vigente

Certificación Cumplimiento de

Aportes Al Sistema Seguridad

Social Integral

Verificación de Los Requisitos

Exigidos

Certificado de Idoneidad

(Expedido por El Ordenador del

Gasto donde evidencie

idoneidad)

Oficio Remitido a Contratación

Convenio


Garantías ( Pólizas )


Garantía

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Pago estampillas

Pago publicación


SECOP


interventor

FASE CONTRACTUAL

40 24 80Convenios

Interadministrativos2 18 X X X









su objeto o similitud con la actividad misional de INFIBAGUE

generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de


y se elimina tanto en soporte electrónico como Soporte papel ,con

la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños


Normativo:-Ley 80 de1993 "Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la

Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007" Introduce medidas para la

eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de

2012" Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública"- Resolución de Gerencia No. 0930 de

2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE". Artículo

24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los





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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


010



008

FASE POSCONTRACTUAL

Certificado Paz y Salvo

Certificación contractual

40 24 81Convenios

Interinstitucionales2 18 X X X









su objeto o similitud con la actividad misional de INFIBAGUE

generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de


y se elimina tanto en soporte electrónico como Soporte papel ,con

la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños


Normativo:-Ley 80 de1993 "Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la

Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007" Introduce medidas para la

eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de

2012" Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública"- Resolución de Gerencia No. 0930 de

2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".. Artículo

24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los



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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 29

DERECHOS DE

PETICION, QUEJAS,

RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

2 18 X X


Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal o

jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha Serie

contiene documentos que permiten conocer el trámite de los

Derechos de Petición (Solicitudes Verbales o Solicitudes Escritas)

que son presentados por los ciudadanos ante la Entidad por

motivos de interés general o interés particular con el propósito de

requerir su intervención o conocer sobre sus actuaciones en un

asunto concreto relacionado con sus atribuciones. Cumplido su

tiempo de retención en el Archivo de Gestión se debe realizar la

selección de una muestra representativa del cinco por ciento (5%)

de los Derechos de Petición, teniendo en cuenta la importancia de

su contenido y la utilidad que puede tener como fuente de consulta

y referente para conocimiento de jurisprudencia administrativa. El

proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los

interesados.

La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo

Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido

en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su

Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.

40 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 53 99Informes a Organismos de

Control y Vigilancia2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.

Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL

o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá

conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA


SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones

propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará

la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus

respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental

del Instituto, se conservan totalmente para evidenciar los distintos

requerimientos de los organismos de control.

Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL

CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de

Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991. Artículo 24.

Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos

electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°,

Litaral f).

Informes a Organismos de

Control y Vigilancia


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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 53 100Informes a Otros

Organismos del Estado2 8 X X X












respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental

de la administración, se conservan totalmente para evidenciar los

distintos requerimientos de los organismos de control.

Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución

Política de Colombia de 1991. Artículo 24. Requisitos para la



Informes a Otros Organismos

del Estado


40 53 118Informes de Gestión y

Resultados2 0 X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia

el desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la

dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años

en el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su

eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de

INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se

conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.

Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la

acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de Gerencia

No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias

Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,

Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b)

y c), Ley 951 de 2005.

Informes de Gestión y

Resultados

Memorandos de solicitud y/o

remision del informe

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E


40 53 128Informes del Sistema

Integrado de Gestión2 4 X X

Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de

carácter MISIONAL. La SUBSERIE muestra la revisión por la

Gerencia respecto al funcionamiento del SIG del Instituto y la

Oficina Asesora de Planeación, es quien se encarga de realizar el

seguimiento a los compromisos establecidos una vez revisado el

informe. Cumplido el tiempo de retención de 2 años en el archivo

de gestión y 4 en el central, se procederá a realizar uan seleccion

cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual,

con el fin de conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el

archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994.

Artículo 24. Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).

Decreto 176 de 2010 y NTCGP 1000 version 2009.

Informe del Sistema Integrado

de Gestión


40 53 136 Informes Mensuales PQRS 2 0 X


2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación

Total (CT). Conservar estos documentos en soporte electrónico

como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo de gestión se elimina porque es la

Dirección Administrativa y Comercial quien tiene la función de

recopilar los informes de las dependencias y allí reposa su original.

Informes Mensuales PQRS


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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

40 54 150Inventarios Documentales

de Archivo Gestión2 0 X X

Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter

MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un el

archivo de gestión de las dependencias. El inventario documental

esta conformado por todas las Series y Subseries bajo

responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada

funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe

actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se

conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer

en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad

y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.

Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de

2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación

Inventarios - Decreto 1080 de 2015

Inventario documental Archivo

de Gestiòn - FUID

40 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)

XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva

en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn

Administrativa y Comercial

40 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

40 55 167Control Prèstamo y

Consulta de Documentos1 4 X X




Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se


Formato Control Préstamo de

Documentos - FOR-GD-002

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 55 180Registro de contratos y

convenios2 5 X X






Registro

40 55 182Registro de Reparto de

casos1 4 X X






*Formato Registro de reparto

de casos

* Comunicaciones Oficiales

40 55 186Seguimiento de

correspondencia y PQR1 4 X X






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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 62MANUALES

INSTITUCIONALES

40 62 201 Manual de Contratación 2 3 X X X












respectivos soportes. Soporte Normativo: Artículo 24. Decreto

2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).

Resolución de Adopción y/o

actualizaciónManual de Contratación MAN-

GC-001Certificación publicación

página Web

40 68PLANES

INSTITUCIONALES

40 68 230Planes de Acción

Institucional4 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja

cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el

archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve

para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el

original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.

Plan de Trabajo

Cronograma de Actividades

Informes de avance plan de

acción

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SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 71 PROCESOS

40 71 261 Procesos Judiciales 1 4 X X X




asignado al soporte papel. . Transcurrido el tiempo de retención en

el archivo central los documentos en soporte papel y electrónico, se

les realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación mediante

método de picado para el soporte papel. Soporte Normativo:

Código de procedimiento civil, Código penal. Artículo 24. Decreto

2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).

Poder

Solicitud de antecedentes

Antecedentes

Contestaciòn de la demanda

Oficio alegato de pruebas

Pruebas

Alegatos de conclusiòn

Fallo de primera instancia

Notificacion del acto

administrativo

Concepto

Recurso de apelaciòn

Pruebas

Fallo de segunda instancia

Oficio de traslado de fallo al

competente

Resoluciòn que ordena el

cumplimiento del fallo

Comunicaciòn al demandante

Comunicaciòn de

cumplimiento

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UNIDAD PRODUCTORA:

PAGINA: 1 de


SECRETARIA GENERAL

CODIGO




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VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

40 71 262Procesos Ordinarios

Laborales1 4 X X

Criterio Cuantivo. Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie

producida o recibida como resultado de actuaciones de

representación de la entidad frente a pretensiones que se apoyan

en las normas del Derecho laboral (Dec.025 de 2014, Art.10,

Num.1). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en

el Archivo Central. Al cabo de los cinco años (contados a partir del

momento en que la respectiva obligación sea exigible) se

selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año de

producción para conservación permanente. Prescripción de los

derechos laborales (Código Sustantivo del Trabajo, Art.488 y

Código Procesal Laboral, Art.151)

Notificaciones

Demandas

Actas

Pruebas

Recursos

Fallos

Alegatos

Sentencias

Comunicaciones oficiales

Autos

40 72

PROCESOS

DECLARADOS

DESIERTOS O NO

ADJUDICADOS

1 4 X X





elimina ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los cinco

(5) años. Un (1) año precaucional.

Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública" - Decreto 2170 de 2002

"Reglamenta la Ley 80 de 1993" - Ley 1150 de 2007 "Introduce

medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993" -

Decreto 0734 de 2012 "Reglamenta el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública" - Decreto 0095 de 2014

"De Adopción del Manual de Contratación en INFIBAGUE.

Estudios Previos


Presupuestal

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UNIDAD PRODUCTORA:

PAGINA: 1 de


SECRETARIA GENERAL

CODIGO




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VERSION: 01

M/D

TRD - 2018

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

Central


E

Proyecto de Pliego de

Condiciones - Prepliegos

Formulario de Preguntas y

Respuestas

Comentarios a los Pliegos

Pliego de Condiciones

Definitivos

Acta o Resolución de

adjudicación o declaratoria

desierta

Preguntas y Respuestas

Adendas Acta de cierre y

apertura de propuestas

Ofertas

Informe de evaluación

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES

TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla

TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS

Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla

FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO

FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO

Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla

Página 39

20 3 ACTAS

20 3 20 Actas Comité de Riesgos 2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Este Comité tiene como objetivo hacer seguimiento

a las políticas y metodologías necesarias para generar un ambiente de administración y

control integral de riesgos en INFIBAGUÉ, con niveles de riesgo acordes con su

patrimonio, capacidad operativa, límites y niveles de tolerancia sobre la exposición al

riesgo. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es

la Conservación Total (CT). Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA. El

responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA

DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como

electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus

respectivos soportes.

Soporte Normativo: Ley 454 de 1998, Artículo 36, Numeral 22. Circular Externa No.

15 de Diciembre 30 de 2015 - Supersolidaria. Normas Técnicas para la Gestión Integral

de Riesgos de las Entidades de los Mercados Bursátiles – NRP-11, aprobada el 15

/7/2015 y en vigencia a partir del 10/08/2015. Normas Técnicas para la Gestión de los

Riesgos de Lavado de Dinero y de Activos, y Financiamiento al Terrorismo – NRP-8,

aprobada el14/11/2016 y en vigencia a partir del 01/12/2013. Decreto 1117 de 2013,

reglamenta parcialmente los artículos 17 y 18 de la Ley 819 de 2003, el numeral 2 del

artículo 270 y el literal a) numeral 2 del artículo 325 del Estatuto Orgánico del Sistema

Financiero y se dictan otras disposiciones. Norma ISO31000 – Gestión de Riesgos.

Acuerdo Consejo Directivo No. 006 Agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.

Convocatoria

Registro de Asistencia Eventos

Internos FOR-PE-002

Acta Comité de Riesgos

Anexos

20 52 INDICADORES

20 52 98Indicadores de Gestión por

Procesos1 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Se sugiere conservar un (1) año en el archivo de

gestion por posibles consultas, en cuanto a los cambios realizados. Una vez

cumplido el tiempo de retención eliminar, por cuanto la información consolidada

de los procesos se encuentra disponible para su consulta en la Oficina Asesora

de Planeación y en la página Web de la entidad.

Hoja de Vida del Indicador

UNIDAD PRODUCTORA:

INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"

OFICINA DE GESTION DEL RIESGO

S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -

M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

CODIGO: FOR-GD-009


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01

PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018

DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

Página 1

UNIDAD PRODUCTORA:



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DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

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SU

BS

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CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

Formato de soliitud de

modificación o actualización

Informe de reporte de

indicadores

20 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS



Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion

Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de

gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un

SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la




respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la

administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos


Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE.

Constitución Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá:

1991.


















Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución Política de

Colombia de 1991.


del Estado


Página 2

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 53 104Informes Calificación de

Riesgos Financieros2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Este informe está

dirigido a entidades financieras y proveedores de obras y servicios para entidades

públicas del sector territorial. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el

AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su

producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la

transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan

totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de

control. Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución Política

de Colombia de 1991.

Informes Calificación de

Riesgos

Plan de acción

Informe de avance


20 53 116

Informes de Gestión de

Riesgos Financieros,

Operacionales y de

Mercado

2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de

carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de








Informes de Gestión de

Riesgos Financieros,

Operacionales y de Mercado


Página 3

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP


Resultados2 0 X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el desarrollo

de las actividades y funciones ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido

su tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 0 en el archivo

central, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo establecido por el

archivo de INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se

conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación. Soporte

Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que

es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de 2017 "Manual de Funciones

y Competencias Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,

Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951

de 2005.


Resultados

Plan de acción

Informe de avance

Indicadores de gestión

Correo electrónico (CEI)

Memorando


20 53 137

Informes Organismos y

Calificadoras de Riesgos

Financieros

2 8 X X X












requerimientos de los organismos de control. Soporte Normativo: artículos

117, 119, 267, 277 Constitución Política de Colombia de 1991.

Informes Organismos y

Calificadoras de Riesgos

Financieros

Plan de acción

Informe de avance

Página 4

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

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SU

BS

ER

IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS



Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.

Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera exacta

y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las dependencias. El

inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo

responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o

contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital, Se

digitalizara el soporte físico y se conservara permanentemente. Las imágenes

deberán permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad,

trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.

Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto

2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de

2015.

Inventario documental de la

dependencia - FUID

20 54 153Tabla de Retención

Documental (Dependencia)X

Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el Grupo

de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y Comercial

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UNIDAD PRODUCTORA:



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DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

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PROCEDIMIENTO

DE

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ND

EN

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SE

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CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA



Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante

método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.



20 62MANUALES

INSTITUCIONALES

20 62 207

Manual de Prevención de

Lavado de Activos y

Financiación del

Terrorismo "LA/FT"

2 5 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual está dirigido a todos los miembros del

Consejo Directivo, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y

demás terceros vinculados con el Instituto y tiene como propósito prevenir que algunas

operaciones realizadas a través

del sistema financiero sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos

provenientes de actividades delictivas o para la movilización de recursos hacia la

realización de actividades terroristas. Esta subserie tiene como propósito prevenir que

algunas operaciones realizadas a través del sistema financiero sean utilizadas para dar

apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la

movilización de recursos hacia la realización de actividades erroristas. Serie

documental que se genera en formato electronico para su posterior publicación en la

página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que

INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que establecen los

requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los

sistemas de administración de riesgo.

Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles consultas, en

cuanto a los cambios realizados. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por

la superintendencia bancaria deberán conservarse por un periodo no menor de cinco

(5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos

establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre

que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Soporte Normativo: artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema

Financiero, en consonancia con el articulo 22 de la Ley 964 de 2005.

REGIMEN DE LA INFORMACION FINANCIERA Y COMERCIAL. Artículo 96 del

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Aprobado

mediante acta No 05 del 08 de Agosto del 2018 del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño

Página 6

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

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DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

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ND

EN

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IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

Manual de Prevención de

Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo

"LA/FT" - Código: MAN-GR-

005 - Versión: 01

Vigente desde: 2018/08/08

Estructura organizacional de

las Actividades de Prevención

de Lavado de

Activos y Financiación del

Terrorismo LA/FT.

Funciones y responsabilidades

de quienes participan en la

administración del

riesgo de LA/FT.

Procedimientos para

identificar, medir, controlar y

monitorear el riesgo de LA/FT.


Internos FOR-PE-002 de la

Capacitación y Socialización

20 62 215

Manual del Sistema de

Administración de Riesgos

de Crédito “SARC”

2 5 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Manual para identificar, evaluar, medir y monitorear

los riesgos y a su vez constituir las provisiones como

medida de protección del activo de la entidad. Subserie documental que se

genera en formato electronico para su posterior publicación en la página Web.

Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que

INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que

establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la

implementación de los sistemas de administración de riesgo.

Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles

consultas, en cuanto a los cambios realizados y cinco (5) años en el archivo

central. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre que, por cualquier

medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Soporte Normativo: Circular Externa 034 de 2013 - Superintendencia

Financiera de Colombia

Página 7

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

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DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

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IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP


Administración de Riesgos de

Crédito “SARC” - Código: MAN-

GR-002 - Versión: 01 - Vigente

desde: 2018/05/02

Aprobación Sistema de Control

Interno del SARC,

Políticas y procedimientos del

Sistema de Administración de

Riesgo de Crédito.

Procedimientos y metodologías

de otorgamiento, seguimiento

del Riesgo Crediticio (R.C) y

de recuperación de los créditos

del Instituto.

Reportes sobre los niveles de

exposición al Riesgo Crediticio.

20 62 216

Manual Sistema de

Administración de Riesgo

de Liquidez "SARL"

2 5 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual establece las políticas de identificación,

medición, control y monitoreo, con variables que permiten medir el nivel de

tolerancia y evaluar el potencial de riesgo, mediante la estimación y cuantificación

de la liquidez, por medio de un modelo de gestión de activos y pasivos, con

bandas de tiempo que se ajustan al tipo de operaciones y periodicidad con que se

obtienen los recursos.Subserie documental que se genera en formato electronico

para su posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de

acuerdo con las modificaciones que el MINTIC u otros organos de control

realicen a las resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe

cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los sistemas de

administración de riesgo.





Soporte Normativo: Circular Externa 100 de 1995, capítulo 6, como: "La

contingencia de no poder cumplir plenamente de manera oportuna y eficiente los

flujos de caja esperados e inesperados vigentes y futuros, sin afectar el curso de

las operraciones diarias o la condición del Instituto, es manifestada en la

insuficiencia de activos liquidos disponibles para ello y/o en la necesidad de

asumir costos inusuales de fondo",

Página 8

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

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CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

Manual Sistema de

Administración de Riesgo de

Liquidez "SARL" - Código:

MAN-GR-003 - Versión: 01 -


Documentos y registros del

funcionamiento oportuno,

efectivo y eficiente de la

medición y control del Riesgo

de Liquidez.

Informes y actas del Consejo

Directivo, Comités

responsables del seguimiento,

monitoreo y control del SARL.

Informes de Revisoría Fiscal.

Informes de Control Interno y

de Gestión .

Metodología, parámetros,

fuentes de información y

demás características

empleadas para la medición

del Riesgo de Liquidez.

Registro contable de las

operaciones que afecten la

posición de liquidez de la

entidad.

Página 9

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

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SE

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SU

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IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 62 217

Manual Sistema de


de Mercado "SARM"

2 5 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual permite lograr el cumplimiento de las

etapas de identificación, medición, control y monitoreo a través de políticas que

permita determinar el perfil de riesgo de la entidad bajo la directriz que

proporciona el conocer los factores de riesgo a los que está expuesta la

entidad.Subserie documental que se genera en formato electronico para su

posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo

con las modificaciones que INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las

resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto,

en cuanto a la implementación de los sistemas de administración de riesgo.





Soporte Normativo: Circular Externa 042 de 2010, Superintendencia Financiera

de Colombia. Decreto 1525 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario 1068 de

2015

Manual Sistema de

Administración de Riesgo de

Mercado "SARM" - Código:

MAN-GR-004 - Versión: 01 -


Documentos y registros

funcionamiento oportuno,

efectivo y eficiente del SARM

Informes Consejo Directivo

Informes Representante Legal

Informes Entes de Control

Actas de Comité Financiero

Políticas, metodologías,

parámetros y fuentes de

información para la medición

del riesgo de mercado.

Página 10

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

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PROCEDIMIENTO

DE

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CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 62 218

Manual Sistema de


Operativo "SARO"

2 3 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual asegura el cumplimiento de la misión, visión,

políticas, objetivos y metas del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de

Ibagué - INFIBAGUÉ, a través de la administración de los riesgos identificados para cada

uno de los procesos que hacen parte del Modelo de Operación, adoptado por la Entidad.

Subserie documental que se genera en formato electronico para su posterior publicación

en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que

INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que establecen los

requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los

sistemas de administración de riesgo.

Subserie con valores administrativos e inforamtivos, cumplidos dos (2) años en el archivo

de gestión, se transfiere al archivo central para conservación por tres (3) años,

posteriormente realizar la selección de la base de datos con información procesada

semestralmente, para su conservación total por ser documentos que permiten garantizar

la trazabilidad en la administración de los riesgos operativos. Realizar migraciones de la

información a otros sistemas cuando estén obsoletos y dejar actas y registros de lo

realizado.

Soporte Normativo: SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Todas las

entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un Sistema de

Administración de Riesgo Operativo (SARO), con excepción de las Oficinas de

Representación de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior. ISO

31000:2018. Norma Técnica Internacional para la Gestión del Riesgo.

Cartilla de Administración del Riesgo. Guía de Administración del Riesgo del

Departamento Administrativo de la Función Pública Vr. 2018.

Metodología para diseñar y hacer seguimiento a la Estrategia de Lucha contra la

corrupción y atención al ciudadano. Programa Presidencial para la Moralización,

Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.

Circular Externa 041 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Manual Sistema de


Operativo "SARO" - MAN-GR-

001 - Versión: 01 Vigente

desde: 2018/05/02.

Políticas del Sistema de

Administración del Riesgo

Operativo

Instrumentos, metodologías y

procedimientos.

Socialización del plan en

comité de continuidad y en

toda la organización.


Internos FOR-PE-002

Informes administración de

riesgos

Página 11

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


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PROCEDIMIENTO

DE

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EN

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CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

20 62 220

Manual Sistema Integral de


"SIAR"

1 0 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual identifica “el mundo” de riesgos a los

que se está expuesto, determinando responsables de la gestión y el control de los

mismos. Subserie documental que se genera en formato electronico para su

posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo

con las modificaciones que INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las

resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto,

en cuanto a la implementación de los sistemas de administración de riesgo.


consultas, en cuanto a los cambios realizados. Una vez cumplido el tiempo de

retención eliminar, por cuanto la información se encuentra disponible para su

consulta en el Mapa del Proceso de la página Web de la entidad. Soporte

Normativo: Circular No. 15 diciembre 30 de 2015 SUPERSOLIDARIA-

INSTRUCCIONES PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRAL

DE ADMINITRACION DE RIESGOS – SIAR. Normas ISO 31000.

Manual Sistema Integral de


"SIAR"

20 68PLANES

INSTITUCIONALES



Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro (4) años

en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo

se elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor

histórico, ya que el original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.

Página 12

UNIDAD PRODUCTORA:



S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO

E


M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

CODIGO: FOR-GD-009



PAGINA:

ENTIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP

Plan de Trabajo

20 68 237Planes de Manejo de

Riesgos2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida

por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo:

Ley 46 de noviembre 2 de 1988. Decreto 93 del 13 de enero de 1998. ICONTEC:

NTC-5254. Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo.

Plan Manejo de Riesgo

Informe de seguimiento al plan


FECHA DE APROBACION





CONVENCIONES



Página 13

UNIDAD PRODUCTORA:

11 3 ACTAS

11 3 18Actas Comité de Gestión

Ambiental2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL o ESENCIAL. Subserie en la cual se

plasman las decisiones como instancia encargada de coordinar y

realizar seguimiento a todas las activiaddes orientadas a la

implementaciòn del Sistema de Gestiòn Ambiental, bajo

estàdares de la Norma ISO 14001:2015 en INFIBAGUE. Con

base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su

producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Una vez

cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará


respectivos soportes. Soporte Normativo: Resolución No.

0649 septiembre 12 de 2018 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Acta de Comité de Gestión

Ambiental

Anexos

11 3 22 Actas Comité Directivo 2 4 X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Esta subserie documental se

conserva como evidencia institucional en el desarrollo de las

actividades de la Alta Dirección. Soporte Normativo:

Resolución Gerencial No. 025 de 2009 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Comité Directivo

Anexos

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central

DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Página 1

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

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IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 3 24

Actas Comité

Institucional de Gestión y

Desempeño

2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA.

Documento VITAL o ESENCIAL. Documento en el que se

relacionan los temas tratados y acordados por el Comité

Institucional Gestión y Desempeño en razón de las funciones

asignadas por el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017.


disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en


producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como


dependencia porque generan valor secundario. Una vez




respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por medio del

cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único

Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con

el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley

1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.8. Resolución

Gerencial No. 205 de 2018 - INFIBAGUE .

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Acta de Comité Institucional de

Gestión y Desempeño.

Anexos

Página 2

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 17 CIRCULARES

11 17 60 Circulares Internas 2 6 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie

Circulares Internas evidencia el desarrollo de las actividades

misionales y administrativas de la empresa. No constituyen el

patrimonio histórico de la Entidad y no desarrolla valores

secundarios. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años

en el archivo de gestión y 6 años en el archivo central y teniendo

en cuenta que el tiempo máximo dispuesto por la Ley 1474 de

2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que es de 5

años, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo

establecido por el archivo de INFIBAGUE.

Circulares Internas

11 20 CONCEPTOS

11 20 67

Conceptos Viabilidad

Financiera y Económica

de los Proyectos

2 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Estudios previos realizados

para determinar la optimización de los recursos necesarios y

disponibles para la formulación del proyectos. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es

la Conservación Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y

se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

Conceptos Viabilidad Financiera

y Económica de los Proyectos

11 38ESTUDIOS E

INVESTIGACIONES

11 38 90

Estudios de Planeación

estratégica y proyección

financiera a corto,

mediano y largo plazo

2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003

de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y

se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

Página 3

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 52 INDICADORES

11 52 98Indicadores de Gestión

por Procesos2 4 X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie que hace parte del

mejoramiento continuo de INFIBAGUE y evidencia la revisión

adelantada para garantizar la gestión en torno a los procesos de

gestión de calidad de la entidad. Finalizado el tiempo de retención

de 4 años en el archivo central no desarrolla valores secundarios

ya que la informacion es consolidada en el informe de gestion

general por esta razon puede ser eliminada. Esta SUBSERIE

muestra el reporte de los Indicadores de Gestión de las

dependencias que conforman el Instituto y que supervisa la

Oficina Asesora de Planeación. Soporte Normativo:

Indicadores de gestión en ISO 9001:2015.

Ficha técnica indicadores de

gestión

Acta de reunión

Lista de asistencia

Correo electrónico

11 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS

11 53 99Informes a Organismos

de Control y Vigilancia2 8 X X X



disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento

VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión


SGDEA en el momento de su producción o recepción como

COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de

las funciones propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico

como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al

Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen

parte del patrimonio documental de la administración, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos

de los organismos de control.

Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución

Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.

Bogotá: 1991.

Página 4

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:






Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Con

base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su










Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen

parte del patrimonio documental de la administración, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos

de los organismos de control.


Política de Colombia de 1991.

Informes a Otros Organismos del

Estado


Página 5

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 53 103

Informes Anuales de

Seguimiento al Modelo

Integrado de Planeación

y Control - MIPG

2 8 X X X


Informes que realiza el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño anualmente sobre el seguimiento a las acciones y

estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de

Planeación y Control – MIPG. Artículo 2.2.22.3.8, Decreto 1499

de 2017. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el

AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). El

responsable del archivo de gestión deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento

de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y


dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza el



respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1499 (11,

septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto

1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función

Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido

en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo

2.2.22.3.8.

Informes Anuales de

Seguimiento al Modelo Integrado

de Planeación y Control - MIPG

Solicitudes y Respuestas

Correos Electronicos

11 53 106

Informes Comité

Institucional de Gestión y

Desempeño

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.



Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de gestión








Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

Informes Comité Institucional de

Gestión y Desempeño

Página 6

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Oficios

Memorandos

Correos electrónicos (CEI)

11 53 109Informes de Auditorías

Internas SIG2 3 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta SUBSERIE evidencia el

desarrollo de las actividades misionales y administrativas del

Instituto. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en

el archivo de gestión y 3 en el archivo central, se procederá a su




Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de

la acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de

Gerencia No. 1261 de 2017 "Manual de Funciones y

Competencias Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos

25, 26 y 27, Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y

h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de 2005.

Informes de Auditorías Internas


Página 7

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

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CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 53 119Informes de Indicadores

de Gestión 2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Agrupación documental en la que

se registra la metodología utilizada para el diseño, formulación,

seguimiento de los indicadores del desempeño de los procesos

del Sistema Integrado de Gestión del Instituto.Transcurrido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño para su eliminación mediante método de picado.

Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. Fuente

y Soporte Normativo: COLOMBIA. INSTITUTO

COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP

1000:2009. Bogotá: 2009. Numeral 8.2.3 Seguimiento y medición

de procesos. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

Decreto 4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se

adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la

Gestión Pública. Bogotá: 2009. COLOMBIA, DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499

(11, septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto

1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función

Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido

en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo

2.2.22.3.8.

Hoja de vida del indicador

Matriz de despliegue de

indicadores

Informes de Indicadores Gestión


11 53 128Informe del Sistema

Integrado de Gestión2 4 X X


La SUBSERIE muestra la revisión por la Gerencia respecto al

funcionamiento del SIG del Instituto y la Oficina Asesora de

Planeación, es quien se encarga de realizar el seguimiento a los

compromisos establecidos una vez revisado el informe. Cumplido

el tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 4 en el

central, se procederá a realizar uan seleccion cualitativa del 10%

de los documentos sobre la producción anual, con el fin de

conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el archivo de

INFIBAGUE. Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994 artículo

24. Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f). Decreto 176

de 2010 y NTCGP 1000 version 2009.

Página 8

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


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PE

ND

EN

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Informe del Sistema Integrado de

Gestión


11 53 135Informes Internos de

Gestión y Resultados2 8 X X


Subserie de carácter MISIONAL. Subserie de carácter

administrativo. Teniendo en cuenta que los Informes de

Gestión Institucional son fuente de información privilegiada que

permite recuperar la memoria institucional de INFIBAGUE (Plan

de Desarrollo, Plan Esatrégico, Plan de Acción, Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano), estos documentos

revisten de valores para la investigación. Una vez la Subserie

cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre del

expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al

Archivo Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo

establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura,

en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.

Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los

documentos originales que posean valores históricos no podrán

ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o

almacenados mediante cualquier medio".

Plan de Acción


Resultados del Plan de

Desarrollo


Resultados del Plan Estratégico


Resultados del Plan

Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano



Memorando


Página 9

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 53 141Informe Rendición de

Cuentas a la Ciudadanìa2 8 X X X



disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA

DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las





Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte

Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto

Anticorrupción).

INFIBAGUE. Rendición de

Cuentas (Gerencia General)


Cuentas Oficinas Asesoras,

Oficinas de Gestión y

Direcciones

Encuesta audiencia rendición de

cuentas

Pantallazo Convocatoria Pública

Encuesta evaluación del Evento

Acta del Evento


Rendición de Cuentas

Evidencias

Acta de reunión

Informe de resultados

Página 10

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


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EN

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

11 54 150

Inventarios

Documentales de Archivo

Gestión

2 0 X X


MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación

que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de

un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario

documental esta conformado por todas las Series y Subseries

bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada



conservara permanentemente. Las imágenes deberán

permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,

seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel en

el Archivo de Gestión.


2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012

Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015

Inventario documental del

archivo de gestión - FUID

11 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)

XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se

conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la

Direcciòn Administrativa y Comercial

11 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

11 55 167Control Préstamo y

Consulta de Documentos 1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el


inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño para su eliminación mediante método de picado.

Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.

Registro Control Préstamo

Documentos FOR-GD-002


Página 11

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

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EN

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 62MANUALES

INSTITUCIONALES

11 62 203Manual de Gestión

Ambiental2 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Conservar estos documentos en

soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las


primario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se presenta ante el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño para eliminaciión

mediante el proceso de picado, dado que la normatividad es

cambiante y se desactualiza.

Manual de Gestión Ambiental


Internos FOR-PE-002

Socialización

11 62 212

Manual Operativo del

Modelo Integrado de

Planeación y Gestión

MIPG

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.

Conservar estos documentos en soporte electrónico como



el tiempo de retención en el archivo central su Conservación es

Total y se realiza el respectivo inventario y se efectuará la

transferencia secundaria al archivo Central.

Manual Operativo del Modelo

Integrado de Planeación y

Gestión MIPG

11 62 214Manual Sistema

Integrado de Gestión SIG2 8 X X









secundario. Conservar estos documentos en soporte electrónico





transferencia secundaria al archivo Central. Soporte Normativo:

Ley 872 de 2003 - NTC GP 1000:2009. NTC ISO 9001:2015.

Página 12

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

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EN

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Manual Sistema Integrado de

Gestión SIG

Caracterización de procesos

Listado maestro de documento

Comunicación interna de

revisión y/o aprobación de

documento del SIG

Ficha Técnica del indicador

Formato Acciones correctivas y

de mejora - FOR-SI-012

Plan de Mejoramiento Política

11 63 MAPAS DE RIESGOS 2 2 X XNivel de acceso PUBLICA. Una vez finalizado el tiempo de

retención en el archivo central pierde todos sus valores primarios

y secundarios por lo tanto se procede a su eliminación.

Mapa de Riesgos Institucional

Mapa de Riesgos Estratégicos

Mapa de Riesgos Misionales

Mapa de Riesgos de Apoyo

Informes Seguimiento Mapa de

Riesgos por proceso

11 68PLANES

INSTITUCIONALES

11 68 222Planes Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano2 8 X X


Subserie que posee valores secundarios debido a que es una

herramienta de caracter preventivo para el control de la gestion.

Asegurar su conservación y reprografía para lo cual se debe

garantizar su reproducción en un medio técnico, las imágenes se

conservaran permanentemente para la memoria institucional en

un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y

fácil consulta. Una vez cumplido el tiempo de retención en el

archivo central su Conservación es Total y se realiza el respectivo

inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo

Central. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 -

Decreto 2482 de 2012 Publicacion Plan Anticurrupccion

Plan anticorrupción y Atención al

Ciudadano.

Página 13

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

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S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Informes de Seguimiento del

Plan

Registro de publicación en web.


Institucional 1 9 X X


“Instrumento de programación anual de las metas del plan de

desarrollo que permite a cada dependencia de la administración

orientar su quehacer para cumplir con los compromisos

establecidos en el plan de desarrollo.” Glosario Dirección

Nacional de Planeación. Esta subserie documental se deja un (1)

año en el Archivo de Gestión y nueve (9) años en el archivo

central. Cumplido ese tiempo se transfiere al archivo histórico

para su Conservación Total. Soporte Normativo: COLOMBIA.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011).

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de

corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Bogotá: 2011. Artículo 74.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2482 (3, diciembre, 2012). Por el

cual se establecen los lineamientos generales para la integración

de la planeación y la gestión. Bogotá: 2012. Artículo 8.

Planes de Acción Institucional.

Informe mensual del plan

institucional.

Registro de publicación en web.

11 68 236Planes de Gestión

Integral del Riesgo2 8 X


Agrupación documental en la cual se definen las políticas, las

estrategias, y la evaluación para la gestión de los riesgos

institucionales. Soporte Normativo: COLOMBIA.

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 4485 (18,

noviembre, 2009) Por medio de la cual se adopta la actualización

de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá:

2009.

COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por

medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto

Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo

133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.8.

Página 14

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

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S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

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DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Plan de gestión del riesgo.

Mapa de riesgos por

dependencia.

Mapa de riegos Institucional.

Acta de reunión.

Informe de gestión del riesgo.

11 68 242Planes de Mejoramiento

Institucional2 8 X X X


Conservar estos documentos en soporte electrónico como





transferencia secundaria al archivo Central.

Informe de auditoría Institucional.

Plan de Mejoramiento

Institucional.

Acta de reunión.


de mejoramiento

11 68 249Planes del Sistema de

Gestión Ambiental2 8 X


Documento en el que se definen los compromisos, acciones y

estrategias que adoptan las entidades en el marco del Sistema de

Gestión Ambiental. Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo central su Conservación es Total y se realiza el

respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al

archivo histórico. Soporte Normativo: COLOMBIA. INSTITUTO

COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental: Requisitos con

orientación para su uso. Bogotá: 2015. Numeral 4.3.

Plan del Sistema de Gestión

Ambiental

Página 15

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 68 254Planes Estratègicos

Institucionales2 8 X X X


Subserie que posee valores secundarios y es la guia y el insumo

basico para preparar planes operativos anuales de la entidad.

Documento en el que se organiza y orienta estratégicamente las

acciones de una entidad cuatrienalmente para alcanzar objetivos

acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo

Municipal. Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se

transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de

ocho (8) años. Asegurar su conservación y reprografía para lo

cual se debe garantizar su reproducción en un medio técnico, las

imágenes se conservaran permanentemente para la memoria

institucional en un repositorio que garantice su fidelidad,

seguridad, trazabilidad y fácil consulta.. Soporte Normativo:

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 152 (15,

julio, 1994) Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de

Desarrollo. Bogotá: 1994. COLOMBIA. CONGRESO DE LA

REPÚBLICA. Ley 1753 (9, junio, 2015) Por la cual se expide el

Plan Nacional de Desarrollo 20142018 “Todos por un nuevo

país”. Bogotá: 2015.

Diagnóstico de acciones

estratégicas.

Plan Estratégico Institucional.

Registro de Publicación en

página web.

Página 16

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 68 257Planes Operativos

Anuales1 3 X

Nivel de acceso PUBLICA. Establece las metas de la vigencia,

con sus indicadores (eficacia o efectividad), responsables y

cronogramas. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se eliminan los documentos por pérdida de valores

primarios.

Plan Operativo Anual

Evidencia y publicación en la

página Web

Informe de seguimiento al Plan


11 74

PROGRAMA

INTEGRADO DE

GESTION

11 74 266SIG - Modelo Integrado

de Planeación y Gestión2 8 X X X



Conservacion Total (CT).Conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las






Soporte Normativo: Decreto 2482 de 2012 Modelo Integrado de

Planeacion y Gestión.

Plan de Trabajo Anual

Estrategia Antitrámites

Estrategia de rendición de

cuentas

Mecanismos para mejorar la

atención al ciudadano

Plan de mejoramiento a las

políticas administrativas

Mapa de riesgo de corrupción


Internos FOR-PE-002

Actas

Informe implementación,

Desarrollo y Mantenimiento de

MIPG


Página 17

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 74 267SIG- Sistema Integrado

de Gestión "INTEGRA"2 8 X X X



Conservacion Total (CT).Conservar estos documentos en








Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 - NTC 9001:2015

Elaboración y Control de

Documentos PRO-SI-001

Manual del SIG - MAN-SI-001


CAR-SI-001

Normograma de Procesos NOR-

SI-001

Mapa de riesgo de procesos

MAP-GR-001

Matríz Aspectos e Impactos

Ambientales MAT-SI-001

Plan de Trabajo del SIG

"INTEGRA"

Evidencias Jornadas de

Socialización, Sensibiliazación y

Capacitación

Indicadores de Gestión por

procesos y Matríz de Indicadores

de Gestión

Auditorías Internas al SIG PRO-

SI-004

Plan de Auditoría FOR-SI-001

Lista de Verificación FOR-SI-007


Internos FOR-PE-002

Evaluaciones de Auditores

Internos FOR-SI-008

Evaluaciones por Auditores

Líderes FOR-SI-009

Informe de Auditoría FOR-SI-

010

Página 18

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Informes de Evaluación

Auditores Internos FOR-SI-008


Auditores Líder FOR-SI-009

Informes de Auditorías FOR-SI-

010

Control Salida No Conformes

PRO-SI-002

Acciones Correctivas y de

Mejora PRO-SI-003

Identificación Producto No

Conforme FOR-SI-003

Tratamiento de Producto No

Conforme FOR-SI-004


Mejora FOR-SI-012

Lista de Chequeo cumplimiento

requisitos HSEQ - Areas

Administrativas - FOR-SI-011


requisitos HSEQ - Contratsitas -

FOR-SI-014


requisitos HSEQ - Funcionarios

Administrativos - FOR-SI-014

Planes de Acción o de Mejora

Listado Maestro de Documentos

y Registros FOR-SI-001

Planes de Mejoramiento

Informes de Seguimiento Planes

de Mejoramiento

Evidencias

Página 19

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

11 77PROYECTOS

INSTITUCIONALES

11 77 282 Proyectos de Inversión 1 9 X X


Estos documentos contienen los estudios realizados para la

ejecución de proyectos que buscan la utilización óptima de los

recursos (Dec.025 de 2014, Art.11 Num.7-8), a través del

seguimiento a la ejecución presupuestal de los proyectos de

inversión y el trámite de la viabilidad de las modificaciones

presupuestales que se realicen al presupuesto de inversión, así

como la asesoría y apoyo a las dependencias de INFIBAGUE en

la elaboración de los proyectos de inversión y conceptuar su

viabilidad técnica, financiera y económica. Se conservan 1 año en

Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Posteriormente

se digitalizan para conservación permanente en ambos soportes

como evidencia y transparencia en la gestión de la Entidad.

Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011, Art. 77 Art. - 76 -

Decreto 2482 de 2012 Publicacion Proyectos de Inversion

Página 20

UNIDAD PRODUCTORA:

PROCEDIMIENTO

SU

BS

ER

IE

S CT M/DP

E

Archivo de

Gestiòn

Archivo

Central


DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE


DOCUMENTAL (SD)E


DISPOSICION FINAL

TRD - 2018

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

SERIE DOCUMENTAL

(SD)




PAGINA:

Proyecto de Inversión

Conceptos Viabilidad Financiera

y Económica de los Proyectos

de Inversión

Informes de Seguimiento


FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES

Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación

SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo. Aplicativo o software de

Gestión documental que administra documentos electrónicos de archivo y expedientes de

archivo: fisicos, digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los requisitos

establecidos por el AGN

M: Microfilmación S: Selección

TRADICION DOCUMENTAL

Soporte P: Físico Papel



Página 21


UNIDAD PRODUCTORA:

12 53INFORMES INTERNOS DE

GESTION Y RESULTADOS





disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable del

archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o

recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque

generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico


Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte

del patrimonio documental de la administración, se conservan

totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los

organismos de control.


CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de

Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.




OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO

DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SERIE DOCUMENTAL (SD)

VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION

DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO

DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:













la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la

administración, se conservan totalmente para evidenciar los

distintos requerimientos de los organismos de control.


Política de Colombia de 1991.

Página 2



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:


del Estado



Resultados2 0 X X X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia

el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la

dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años

en el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su




Soporte Normativo: Resolución de Gerencia No.1261 de 2017

"Manual de Funciones y Competencias Laborales" y Decreto 2609

de 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951

de 2005.


Resultados


Oficios de solicitud y/o remision

del informe

12 53 139Informes Procesos

Disciplinarios1 5 X X

Criterio Cualitativo. Cumplido su período de conservación en el

Archivo Central los "Informes de Procesos Disciplinarios" serán

sometidos a un proceso de Selección, eligiendo conservar en

forma permanente los de interés para el Instituto.

Informes Procesos

Disciplinarios


12 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

Página 3



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

12 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X










en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad

y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.





dependencia - FUID

12 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




12 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO Y

CONSULTA





para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su

eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha

perdido sus valores primarios.



Página 4



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

12 55 181Registro de Procesos

Disciplinarios2 8 X X






Registro de Procesos

Disciplinarios

Comunicaciones Oficialas

12 55 182Registro de Reparto de

casos1 4 X X






Formato Registro de reparto de

casos


12 62MANUALES

INSTITUCIONALES

12 62 202Manual de Funciones y

Competencias LaboralesX

Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva

en la Direcciòn Administrativa y Comercial

Página 5



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL



SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONS

ER

IE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

12 68 PLANES INSTITUCIONALES





archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve

para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el

original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.

Plan de Trabajo


Informe avances plan de

acción

Anexos

12 73PROCESOS

DISCIPLINARIOS2 18

12 73 264 Procedimiento Ordinario 5 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Criterio Cualitativo

Intrínseco: Documento VITAL O ESENCIAL. Esta Subserie está

conformada por los documentos que revela el procedimiento

judicial que realiza la entidad al momento de adelantar el proeso

disciplinario a sus funcionarios bajo el amparo de la Ley. Una vez

cumpla su tiempo de retención de 5 años en el archivo de gestión y

9 años en el archivo central, se procederá a realizar una selección


con el fin de conservarlos, siguiendo el procedimiento establecido

por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Ley 1333

1986; Ley 136 de 1994; Ley 1801 de 2016; Ley 4 de 1913; Ley

734 de 2002; Ley 842 de 2003. Se relaciona el tiempo de retención

con el tiempo de prescripción de las acciones disciplinarias. Se

conservan los procesos cerrados con fallo sancionatorio.

Queja

Informe funcionario público

Inicio de oficio

Página 6



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




ER

IE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

Auto de indagación Preliminar

Auto de archivo queja

Auto aperturas de

investigaciones

Auto de Formulación de

Pliegos de Cargos

Auto que decreta pruebas

Auto de traslado de alegatos

de conclusión

Fallo primera instancia

Formulación de cargos

Citación

Autos de Nulidad

Autos decreta pruebas

Auto remisión por competencia

a otras entidades

Auto de cierre de investigación

Auto para la preservación del

orden interno

Auto de archivo de Queja

12 73 265 Procedimiento Verbal 5 9 X X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Criterio Cualitativo

Intrínseco: Documento VITAL O ESENCIAL. Esta Subserie está

conformada por los documentos que revela el procedimiento

judicial que realiza la entidad al momento de adelantar el proeso

disciplinario a sus funcionarios bajo el amparo de la Ley. Una vez

cumpla su tiempo de retención de 5 años en el archivo de gestión y

9 años en el archivo central, se procederá a realizar una selección


con el fin de conservarlos, siguiendo el procedimiento establecido

por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Ley 1333

1986; Ley 136 de 1994; Ley 1801 de 2016; Ley 4 de 1913; Ley

734 de 2002; Ley 842 de 2003. Se relaciona el tiempo de retención

con el tiempo de prescripción de las acciones disciplinarias. Se

conservan los procesos cerrados con fallo sancionatorio.

Página 7



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

Queja

Pruebas

Informe de hechos

constitutivos de fallas

disciplinarias

Acta de Reparto

Pruebas

Auto inhibitorio

Auto citación audiencia

Notificación personal

Notificación edicto verbal

Comunicación citación

audiencia Grupo de Gestión

Humana y Documental

Comunicación audiencia

procuraduría

Comunicación citación

audiencia implicado

Auto declaratoria ausencia

Auto nombramiento defensor

de oficio

Comunicación defensor de

oficio

Comunicación consultorio

jurídico

Ratificación y ampliación de la

queja

Versión libre

Testimonio

Acta visita administrativa

Audiencia y fallo proceso

verbal

Auto concediendo recurso de

apelación

Página 8



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




SE

RIE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

Comunicación auto concede

apelación


Auto declarando desierto

recurso

Auto rechazando recurso de

apelación extemporáneo

Comunicación auto niega

recurso de apelación

Comunicación implicado no

apelante

Comunicación remisión

expediente segunda instancia

Comunicación fallo de segunda

instancia


Notificación edicto verbal

Auto obdézcase y cumplase

Auto de incorporación

Auto de remisión por

competencia otro operador

interno

Página 9



DIArchivo

CentralP

SOPORTE

M/D

PROCEDIMIENTO

TRD - 2018

Archivo

de

Gestiòn E S CT

ENTIDAD PRODUCTORA:

DISPOSICION FINAL




ER

IE

SU

BS

ER

IE


VERSION: 01

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES


DE

PE

ND

EN

CIA

PAGINA:

Acto administrativo que

ordenaría la ejecución de la

sanción

Solicitud de revocatoria directa

Auto que rechaza la

revocatoria directa

Auto de remisión por

competencia poder referente

Comunicación otras

autoridades

Comunicación al nominador

para la ejecución

Comunicación registro sanción

procuraduría

Auto de acumulación

Comunicación fallo absolutorio

quejoso

Constancia de ejecutoria

Auto de nulidad

FECHA DE APROBACION

Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: SelecciónSGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo. Aplicativo o software de

Gestión documental que administra documentos electrónicos de archivo y expedientes de archivo:

fisicos, digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los requisitos establecidos por

el AGN.

Soporte DI: Electrónico u otro soporte (Digital) D: Digitalización E: Eliminación

CONVENCIONESTRADICION DOCUMENTAL



Página 10

13 3 ACTAS

13 3 15

Actas Comité de Coordinación de

Control Interno en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y

Gestión — MIPG

2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015

emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).

Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión debera conservar

estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias

de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario

tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al


Normativo:COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29,

noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del

control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras

disposiciones. Bogotá: 2017. Resolución No 205 de 2018 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Acta de Comité de

Coordinación de Control Interno

en el marco del Modelo

Integrado de Planeación y

Gestión — MIPG

Anexos

CT

RETENCION

M/D

Archivo

de

Gestiòn

SERIE DOCUMENTAL

(SD)TIPOS DOCUMENTALES

ENTIDAD PRODUCTORA:

Archivo

Central E

UNIDAD PRODUCTORA:

SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S

DISPOSICION FINAL

SU

BS

ER

IE

CODIGO

DE

PE

ND

EN

CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION

TRD - 2018

SE

RIE

E


PROCEDIMIENTO




Página 1

CT

RETENCION

M/D

Archivo

de

Gestiòn

SERIE DOCUMENTAL


ENTIDAD PRODUCTORA:

Archivo

Central E

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

SU

BS

ER

IECODIGO

DE

PE

ND

EN

CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE


TRD - 2018

SE

RIE

E


PROCEDIMIENTO




13 3 16Actas Comité de Coordinación del

Sistema de Control Interno y SIG2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se relacionan los

temas tratados y acordados por el comité de coordinación del Sistema de

Control Interno. Artículo 13 de la Ley 87 de 1993. Con base en la Circular

003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación

Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar

estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de

su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como

evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia

porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto

físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al


Soporte Normativo: Ley 87 de 1993 Normas para el ejercicio del control

interno, Art. 13; Decreto Reglamentario 1826 de 1994.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre,

2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Bogotá: 2017. Resolución No. 1859 Noviembre de 2017 (Actualizado con

el rediseño).

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Coordinación

del Sistema de Control Interno

y SIG

Anexos

13 3 29 Actas de Arqueo de Caja Menor 2 3 X X

La subserie Actas de Arqueo de Caja no posee valores para la

investigación. La información contenida dentro de cada acta de arqueo

realizada en la vigencia fiscal es consolidada dentro de los informes que

se realizan a los entes de control u otras entidades que así lo requieran. A

esto debe sumársele que la realización de estas actas no es periódica e

indeterminada dificultando la consulta de los datos que no se hayan

consolidado. Finalmente la información consignada dentro de ellas,

aislada de un contexto financiero, presupuestal y contable general del

Instituto, no brinda elementos suficientes para el desarrollo de cualquier

tipo de investigación. Una vez la documentación pierda sus valores

primarios se puede proceder a su eliminación. Soporte Normativo:

Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitución y

funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público. Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se

expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito

Público.

Página 2

CT

RETENCION

M/D

Archivo

de

Gestiòn

SERIE DOCUMENTAL


ENTIDAD PRODUCTORA:

Archivo

Central E

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

SU

BS

ER

IE

CODIGO

DE

PE

ND

EN

CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE


TRD - 2018

SE

RIE

E


PROCEDIMIENTO




Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas de Arqueo de Caja

Menor

Anexos

13 9AUDITORIAS

EXTERNAS

13 9 40 Auditorías Ente de Control 2 8 X X

Criterio Cualitativo. Esta subserie contiene todos los documentos de una

auditoría (Comunicaciones, Informe Preliminar, Avances y Plan de

Mejoras), que se realizan a los procesos administrativos del Instituo por

los entes de control. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en

el archivo de gestión y 8 años en el archivo central, se procederá a realizar

una selección cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción

anual, con el fin de conservarlos siguiendo el procedimiento establecido

por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo 07, artículo

24, Decreto 2609 de 2012, Artículo 9, Literal f), Constitución Política de

Colombia 1991 y Ley 87 de 1993.

Comunicación oficial recibida

de los Organismos de Control

Formato de registro de

seguimientos.

Comunicación oficial interna

relación de respuestas fuera de

término.

Comunicación oficial Interna

verificando el informe de la

Oficina de Control Interno

Informe resultados del

seguimiento

13 9 41 Auditorías Organismo Certificador 2 3 X X

Criterio Cualitativo. La subserie de Auditoría Organismo de Certificador

se deben conservar durante un ciclo de auditoría, es decir certificación,

mantenimiento y renovación, porque normalmente en ese ciclo solo se

hace la auditoría total al sistema. En las auditorías externas o de

certificación, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo con las

excepciones marcadas en los diferentes reglamentos aplicables a las

auditorías de producto y/o servicio, si las hubiese, incluido en todos los

casos la realización de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la

Dirección de dicho ciclo. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2

años en el archivo de gestión y 3 años en el archivo central, se procederá

a realizar una selección cualitativa del 10% de los documentos. Soporte

Normativo: ISO 9001 2015.

Página 3

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Gestiòn

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ENTIDAD PRODUCTORA:

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Central E

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

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CODIGO

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VERSION: 01

PAGINA:

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SOPORTE


TRD - 2018

SE

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PROCEDIMIENTO




Acta Auditoría Organismo

Certificador


Internos FOR-PE-002 y externo

FOR-PE-003

Informe de Auditoría Externa

13 10AUDITORIAS

INTERNAS

13 10 42

Auditorìas Internas del Sistema de

Control Interno y Modelo Integrado

de Planeación y Gestión — MIPG

2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL.

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido dos (2) años en el

Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de

conservación de (8) ocho años, posteriormente se Digitaliza para la

conservación permanente de ambos soportes como evidencia de los

procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. Soporte Normativo:

NTC ISO 9001: Norma Técnica Colombiana que estructura estándares

internacionales enfocados a la gestión por procesos e ISO 14001 y del

estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.

Decreto 1499 del 2017 por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de

2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la

Ley 1753 de 2015. Decreto 648 de 2017

Comunicado interno

Programa de Auditoría

Plan de Auditoría


Internos FOR-PE-002

Solicitud, recopilación de

información relacionada con el

cumplimiento del Modelo

Integrado de

Planeación y Gestión –

Gobierno en Línea – Plan


Ciudadano.

Análisis de la información

suministrada

Verificación de la existencia de

controles

Informe Resultados del

seguimiento

Plan de Mejoramiento

13 13 BOLETINES

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ENTIDAD PRODUCTORA:

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VERSION: 01

PAGINA:

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SOPORTE


TRD - 2018S

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PROCEDIMIENTO




13 13 43Boletines Cultura del Sistema de

Control Interno4 0 X

Se elimina terminado el tiempo de retención en el archivo de gestión

porque pierden su valor administrativo, sidciplinario y demás valores

primarios y no posee valores secundarios. Soporte Normativo: NORMA

TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP1000:2009.

DECRETO 943 del 2014, emitido por el DAFP - DAFP, Publicaciones del

departamento Administrativo de la Función Pública – Guías, manuales de

implementación del MECI.

Boletin Cultura del Sistema de

Control Interno

13 18

CODIGO DE

GOBIERNO

CORPORATIVO Y DE

INTEGRIDAD

2 0 X

Serie que contempla el concepto del Deber Ser, basado en los valores

morales y éticos, en los deberes hacia sí mismo y los demás, los cuales

deben regir su vida dentro de la sociedad. Soporte Normativo: Ley 1712

del 2014.

Resolución Gerencial de

adopción

Correos Electrónicos

Certificación Publicación

Página Web

13 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las comunicaciones

oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro consecutivo en

razón del número de radicación y se administran en la unidad de

correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la

aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su


perdido sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo

060 de 2001.


Oficiales

Actas cierre Anual Consecutivo


anulados

13 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 53 99Informes a Organismos de Control

y Vigilancia2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Informes

excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloría o la

Procuraduría en ejercicio de sus funciones.Con base en la Circular 003 de

2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total

(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de







Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte del

patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente para

evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control.

Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la

Contraloría o la Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Soporte

Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE.

Constitución Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.

Bogotá: 1991.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 734 (5, febrero,

2002). Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Bogotá: 2002.




13 53 107 Informes Control Interno Contable 2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base

en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como





Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:

Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).

Informes Control Interno

Contable


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VERSION: 01

PAGINA:

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 53 108Informes de Auditoria del Sistema

de Gestión de Calidad2 8 X X X



Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Documento

en el que se registra los resultados de verificación entre las disposiciones

planificadas y los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad

establecidos por la entidad. Soporte Normativo: COLOMBIA.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y

CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública

NTCGP 1000:2009. Bogotá: 2009. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA. Decreto 4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se

adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública. Bogotá: 2009.

COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por medio del cual se

modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del

Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión

establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017.

Artículo 2.2.22.3.8.

Informe de auditoría del

Sistema de Gestión de Calidad


13 53 110 Informes de Austeridad en el Gasto 2 8 X X X











Informes Austeridad en el

Gasto


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ENTIDAD PRODUCTORA:

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VERSION: 01

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 53 113Informes de Derechos de Autor y

uso del Software2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Suberie de carácter MISIONAL. La

Dirección Nacional de Derecho de Colombia (DNDA), Unidad

Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior, estableció en

todas las entidades u organismos públicos del orden nacional y territorial,

que tienen la obligación de hacer la debida verificación al cumplimiento de

las normas en materia de Derecho de Autor que se aplican al software.

Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como





Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley

603 del 2000. Dirección Nacional de Derecho de Autor -Directiva

Presidencial No 001 de 1999 y Directiva Presidencial No 002 de 2002

Informes de Derechos de Autor

y uso del Software


13 53 119 Informes de Indicadores de Gestión 2 8 X X X










Informes de Indicadores de

Gestión


13 53 122

Informes de Seguimiento Planes de

Anticorrupción y Atención al

Ciudadano

2 8 X X X











Informes de Seguimiento Plan

de Anticorrupción y Atención al

Ciudadano


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VERSION: 01

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 53 123Informes de Seguimiento Planes de

Mejoramiento2 8 X X X














13 53 132

Informes Ejecutivos Anuales de

Evaluación al Sistema de Control

Interno

2 8 X X X


Documento en el que se registran los resultados anuales de la evaluación

final que se realiza al Sistema de Control Interno de acuerdo Artículo 2 del

Decreto 2539 de 2000. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por

el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar

estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE






COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre,

2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Bogotá: 2017.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA. Decreto 2539 (4, diciembre, 2000). Por el cual se modifica

parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.

Informe ejecutivo anual de

evaluación al Sistema de

Control Interno

Remisión de informe a la

entidad correspondiente

Certificado de presentación del

informe ejecutivo anual de

evaluación al Sistema de

Control Interno

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 53 138Informes Pormenorizados del

Sistema de Control Interno2 8 X X X


Documento que se refiere de forma específica al estado de todos los

componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada

cuatro meses en la página web de la entidad. Artículo 9, Ley 1474 de

2011. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE






COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011)

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de

prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública.

Informes Pormenorizados del

Sistema de Control Interno

Registro de publicación en

página web


13 53 141Informes Rendición de Cuentas a la

Ciudadanìa2 8 X X X












Cuentas (Gerencia General)


Cuentas Oficinas Asesoras,

Oficinas de Gestión y

Direcciones

Encuesta audiencia rendición

de cuentas

Pantallazo Convocatoria

Pública

Encuesta evaluación del

Evento

Acta del Evento


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VERSION: 01

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




Rendición de Cuentas

Acta de reunión

Informe de resultados

13 53 142 Informes Seguimiento a PQRs 2 8 X X



Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan

valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011

Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Informes PQR - NTC-ISO

10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de las quejas.

Informes Seguimiento a PQRs


13 53 144 Informes Seguimiento a Riesgos 2 8 X X




cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan

valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011

Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Informes PQR - NTC-ISO

10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de las quejas

Informes Seguimiento a

Riesgos


13 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 54 150Inventarios Documentales de

Archivo Gestión2 0 X X


Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las

dependencias. El inventario documental esta conformado por todas las

Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados

por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe


conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un

repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y

eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.

Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 -

Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -

Decreto 1080 de 2015Inventario documental de la

dependencia - FUID

13 54 153Tabla de Retención Documental

(Dependencia)X

Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el

Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y

Comercial

13 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

13 55 167Control Prèstamo y Consulta de

Documentos1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de


aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su





13 68PLANES

INSTITUCIONALES

13 68 222Planes Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano 2 8 X X X









Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley

1474 de 2011 Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Plan

Anticurrupccion

Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano



Ciudadano

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




Matriz de Riesgos del Proceso

Evaluación Independiente

Racionalización de trámites

Rendición de cuentas



Evidencia y publicación en la

WEB

Participación Ciudadana


13 68 224 Planes Anuales de Auditoría 2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Documento

en el que se establecen los alcances, objetivos, tiempos y asignación de

recursos de las auditorias incluidas en del Programa Anual de Auditoria.

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano – MECI 2014. Pág. 84. Con base en la Circular 003 de 2015


Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como

COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones

propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido

el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario


Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Fuente y Soporte Normativo:

COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano – MECI 2014. [En línea] Bogotá: 2014. COLOMBIA.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de

Auditoría para Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se

establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y

organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017.


PÚBLICA. Decreto 2539 (4, diciembre, 2000). Por el cual se modifica

parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.

Plan de auditoría.

Solicitud de información y

documentación para iniciar

auditoría.

Acta de auditoría.

Informe final de auditoría.

13 68 230 Planes de Acción Institucional 4 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro (4)

años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.

Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la gestión

administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la

Oficina Asesora de Planeación.


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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




Planes de Acción por Proceso

Informes de seguimiento de los

planes de acción

Anexos

13 68 240Planes de Mejoramiento Auditoría

al SIG2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. La

SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las

acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la

Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en

la información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su

tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en

elcentral, se procederá a su conservación total, con el fin de tener el

histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos

para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de

INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46,

48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto

176 de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.


Auditoría al SIG


13 68 241Planes de Mejoramiento Ente de

Control 2 8 X X X













Planes de Mejoramiento Ente

de Control


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ENTIDAD PRODUCTORA:

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SOPORTE


TRD - 2018S

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PROCEDIMIENTO






Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Documento en

el que se registran las acciones y estrategias encaminadas a subsanar

oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las

observaciones realizadas por los organismo de control. Guía de Auditoría para

Entidades Públicas. Pág. 36. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por

el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico. Fuentes y Soporte

Normativo: COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno

para el Estado Colombiano – MECI 2014. [En línea] Bogotá: 2014.


PÚBLICA. Guía de Auditoría para Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá:

2015. COLOMBIA. CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución

735 (3, diciembre, 2013) Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No

6289 del 8 de marzo del 2011 que “Establece el Sistema de Rendición

Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI, que deben utilizar los sujetos de

control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la

Contraloría General de la República”. Bogotá: 2013.

Informe de auditoría

Institucional


Institucional

Acta de reunión.


de mejoramiento

13 68 243Planes de Mejoramiento Organismo

Certificador2 8 X X X














Organismo Certificador

Comunicaciónes Oficiales

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VERSION: 01

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SOPORTE


TRD - 2018

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PROCEDIMIENTO




13 68 255 Planes Indicativos 2 8 X X X



Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción

como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las

funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la

transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes. Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece la Ley

Orgánica del Plan de Desarrollo.

Planes Indicativos

Indicadores de Resultado y

Producto



13 74

PROGRAMA

INTEGRADO DE

GESTION

13 74 266SIG - Modelo Integrado de

Planeación y Gestión2 8 X X X


emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total

(CT).Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA






soportes.

Soporte Normativo: Decreto 2482 de 2012 Modelo Integrado de

Planeacion y Gestión

Plan de Trabajo Anual

Estrategia Antitrámites

Estrategia de rendición de

cuentas



Plan de mejoramiento a las

políticas administrativas

Mapa de riesgo de corrupción

Control de asistencia

Actas

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ENTIDAD PRODUCTORA:

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UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

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CODIGO

DE

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CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE


TRD - 2018

SE

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E


PROCEDIMIENTO




Informe implementación,

Desarrollo y Mantenimiento de

MIPG


13 74 267SIG- Sistema Integrado de Gestión

"INTEGRA"2 8 X X X


emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total

(CT).Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA






soportes.

Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 - NTC 9001:2015

Elaboración y Control de

Documentos PRO-SI-001

Manual del SIG - MAN-SI-001


CAR-SI-001

Normograma de Procesos NOR-

SI-001

Mapa de riesgo de procesos

MAP-GR-001

Matríz Aspectos e Impactos

Ambientales MAT-SI-001

Plan de Trabajo del SIG

"INTEGRA"

Evidencias Jornadas de

Socialización, Sensibiliazación

y Capacitación


procesos y Matríz de

Indicadores de Gestión

Auditorías Internas al SIG PRO-

SI-004

Plan de Auditoría FOR-SI-001

Lista de Verificación FOR-SI-

007


Internos FOR-PE-002

Evaluaciones de Auditores

Internos FOR-SI-008

Evaluaciones por Auditores

Líderes FOR-SI-009

Informe de Auditoría FOR-SI-

010

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ENTIDAD PRODUCTORA:

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UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

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DE

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VERSION: 01

PAGINA:

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SOPORTE


TRD - 2018S

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PROCEDIMIENTO





Auditores Internos FOR-SI-008


Auditores Líder FOR-SI-009

Informes de Auditorías FOR-SI-

010

Control Salida No Conformes

PRO-SI-002


Mejora PRO-SI-003

Identificación Producto No

Conforme FOR-SI-003

Tratamiento de Producto No

Conforme FOR-SI-004


Mejora FOR-SI-012


requisitos HSEQ - Areas

Administrativas - FOR-SI-011


requisitos HSEQ - Contratsitas -

FOR-SI-014


requisitos HSEQ - Funcionarios

Administrativos - FOR-SI-014

Planes de Acción o de Mejora

Listado Maestro de

Documentos y Registros FOR-

SI-001




Evidencias

13 76PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

Página 18

CT

RETENCION

M/D

Archivo

de

Gestiòn

SERIE DOCUMENTAL


ENTIDAD PRODUCTORA:

Archivo

Central E

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

SU

BS

ER

IE

CODIGO

DE

PE

ND

EN

CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE


TRD - 2018

SE

RIE

E


PROCEDIMIENTO




13 76 269 Programas Anuales de Auditoria 2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Es el

documento formulado por el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de

Control Interno y de Gestión o quien haga sus veces en el Instituto, cuya

finalidad es planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente para

evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y

gobierno.” Guía de Auditoría para Entidades Públicas. Pág. 24. Fuentes y

Soportes Normativos: COLOMBIA. DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Auditoría para

Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA. INSTITUTO

COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá:

2009. Numeral 8.2.2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley

87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el

ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se

dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017. COLOMBIA. DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2539 (4,

diciembre, 2000). Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de

noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.

Programa anual de auditoria

13 76 280Programas Sistema Integrado de

Gestión – MECI - SGC2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Una vez

la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre

del expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al Archivo

Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el

Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX,

Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de

2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean

valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".Fuentes y

Soportes Normativos: COLOMBIA. DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Auditoría para

Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA. INSTITUTO

COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma

Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá:

2009. Numeral 8.2.2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley

87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el

ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se

dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017. COLOMBIA. DEPARTAMENTO


diciembre, 2000). Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de

noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.

Página 19

CT

RETENCION

M/D

Archivo

de

Gestiòn

SERIE DOCUMENTAL


ENTIDAD PRODUCTORA:

Archivo

Central E

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

SU

BS

ER

IE

CODIGO

DE

PE

ND

EN

CIA

VERSION: 01

PAGINA:

P


SOPORTE


TRD - 2018

SE

RIE

E


PROCEDIMIENTO




13 82

REPORTE DE

AVANCE A LA

GESTIÓN - FURAG

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Documento en el cual las entidades reportan

los avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y

control de los avances institucionales en la implementación de las políticas

de desarrollo administrativo. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2

años en el archivo de gestión y 8 años en el central, se procederá a su

eliminación siguiendo el protocolo establecido por el archivo de

INFIBAGUE. Soporte Normativo: COLOMBIA, DEPARTAMENTO


septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de

2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la

Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.10.

Reporte de avance a la gestión

– FURAG.

Certificación de reporte de

avance a la gestión – FURAG.

FECHA DE APROBACIONFIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO



SUBSERIE: Minúscula sin negrillaSoporte E: Electrónico u otro soporte

M: Microfilmación

E: EliminaciónD: Digitalización

S: Selección


SERIE: Mayúscula Fija Negrilla

CONVENCIONES


SIMBOLOS

Página 20


UNIDAD PRODUCTORA:

32 3 ACTAS

32 3 34Actas de Reunión

Primarias 2 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter

Administrativo. Cumplidos dos (2) años en el Archivo de

Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de

conservación de cinco (5) años, posteriormente se elimina

la totalidad de la subserie porque no generar valor històrico.

Convocatoria Grupo Plazas de

Mercado



Actas de Reunión Grupo

Plazas de Mercado Externas

Anexos

32 49HISTORIAS PUESTOS

PLAZAS DE MERCADO2 8 X X X





deberá conservar estos documentos en soporte electrónico

en un SGDEA en el momento de su producción o recepción

como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia

porque generan valor secundario. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario tanto físico como electrónico y se

efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico

con sus respectivos soportes. Constituyen parte del

patrimonio documental de la administración, se conservan

totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de

los organismos de control.




Bogotá: 1991.

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALESArchivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

GRUPO PLAZAS DE MERCADO

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Solicitud de Puesto

Certificado de Vecindad

Referencias Comerciales o

Personales

Fotocopia de la Cedula de

Ciudadanía

Fotos


Judiciales


Fiscales-Contraloría

Certificado Antecedentes-

Contraloría

Constancia de no encontrarse

dentro del Listado de

Adjudicatarios

Oficio de Adjudicación

Pago Tarifa Adjudicación

Resolución Adjudicación

Contratos de Uso

Notificación Personal o Edicto

Llamados de Atención

Oficio de Citación

Descargos

Resolución de Sanción

Certificados de Paz y Salvo

Acuerdos de Pago

Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

32 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS

32 53 99

Informes a

Organismos de


2 8 X X X


MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida

por el AGN su disposición final es la Conservacion Total

(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del

archivo de gestión deberá conservar estos documentos en


producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y

como evidencia del cumplimiento de las funciones propias

de la dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico

y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte

del patrimonio documental de la administración, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos





Bogotá: 1991.




Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

32 53 100

Informes a Otros

Organismos del

Estado

2 8 X X X




(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del




como evidencia del cumplimiento de las funciones propias

de la dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico

y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte

del patrimonio documental de la administración, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos


Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277

Constitución Política de Colombia de 1991.


del Estado


32 53 102

Informes

Administradores

Plazas de Mercado

3 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se

deja tres (3) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo

en el archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por

que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor

histórico.

Informes Administradores

Plazas de Mercado


Página 4


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

32 53 136Informes Mensuales

PQRS2 0 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular

003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la

Conservación Total (CT). Conservar estos documentos en




archivo de gestión se elimina porque es la Dirección

Administrativa y Comercial quien tiene la función de

recopilar los informes de las dependencias y allí reposa su

original.



32 53 140Informes Reacudos

Plazas de Mercado3 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se

deja tres (3) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo

en el archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por

que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor

histórico, ya que el original reposa en el Grupo de Gestiópn

de Cartera y Cobranza.

Informes Reacudos Plazas de

Mercado


Página 5


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

32 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

32 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X


MISIONAL. Instrumento archivístico de control y

recuperación que describe de manera exacta y precisa las

series o asuntos de un el archivo de gestión de las

dependencias. El inventario documental esta conformado

por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad

directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o

contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse

en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se



seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte

papel en el Archivo de Gestión.

Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto

2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de

2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015


de Gestiòn - FUID

32 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)


conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de

la Direcciòn Administrativa y Comercial

Página 6


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

32 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

32 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X



respectivo inventario para la aprobación del Comité


mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha




32 68PLANES

INSTITUCIONALES

32 68 242

Planes de

Mejoramiento

Institucional

2 8 X X X


La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el

consolidado de las acciones que adopta el Instituto para el

emjoramiento de los proceso y la Oficina Asesora de

Planeación tiene como función diseñarlo basado en la

información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez

cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo de

gestión y 8 años en el central, se procederá a su

conservación total, con el fin de tener el histórico de la

gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos

para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por

el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de

2000, en sus artículos 46, 48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en

sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176 de 2010 y

NTCGP 1000 versión 2009.


Institucional


Página 7


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 8

54 13 BOLETINES

54 13 46 Boletines Diarios de Tesorería 2 8 X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza el


Institucional de Gestión y Desempeño para su

eliminación mediante método de picado. Una vez

cumplidos los tiempos de retención y superados los

valores contables y fiscales, esta serie no desarrolla

valores secundarios. Se elimina mediante método de

picado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005

ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA

CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE

COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante

deberán ser conservados por un período de diez

(10) años contados a partir de la fecha del último

asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar

para el efecto, a elección del comerciante, su

conservación en papel o en cualquier medio técnico,

magnético o electrónico que garantice su

reproducción exacta..

Recibos de caja

Comprobantes de egreso

Orden de pago

Nota bancaria

Consignaciones

Soportes pago EPS y Pensión

Cuenta de Cobro

Legalización de viáticos

Nómina

Reportes de seguridad social y

parafiscales

CDP

Facturas de proveedores de

bienes o servicios


CONSTANCIAS




PAGINA: 1 de

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA

CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

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IE

ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"

Página 1




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

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IE


54 15 50Certificaciones Externas

(Sistema digitalizadas)1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario para la

aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeños para su eliminación mediante método

de picado. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios

Solicitud

Certificaciones Externas

(Sistema digitalizadas)


54 15 52Certificaciones Ingresos y

Retenciones 1 10 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una

vez finalizado el tiempo de retención en el archivo de

gestión y central, eliminar puesto que conforme a la

Ley Antitrámites 962 de 2005, "Los libros y papeles

del comerciante deberán ser conservados por un

período de 10 años contados a partir de la fecha del

último asiento, documento o comprobante, pudiendo

utilizar para el efecto a elección del comerciante, su

conservación en papel o en cualquier medio técnico,

magnético o electrónico que garantice su

reproducción exacta". Para la eliminación de los

documentos, se cumplirá con lo estupulado en el

Decreto 1080 del 2015 artículo 2.8.2.2.5. Esta

actividad la realizará el encargado del Grupo de

Operaciones de Tesorería con el acompañmiento del

Grupo de Gestión Humana y Documental y el

funcionario encargado del archivo.

Certificaciones Ingresos y

Retenciones (Sistema)


54 16 CERTIFICADOS

54 16 56 Certificados de Egresos 1 4 X X





Desempeño para su eliminación mediante método


secundarios.

Certificados de Egresos


Página 2




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 16 58 Certificados de Ingresos 1 4 X X







secundarios.

Certificados de Ingresos


54 19 COMPROBANTES

54 19 62 Comprobantes de Egresos 2 8 X X X

Criterio Cualitativo Intrínseco. Documento

VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de

Gestión deberá preservar estos documentos en

soporte electrónico en un SGDEA en el momento de

su producción o recepción como COPIA DE

SEGURIDAD en el momento de su producción o

recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte

papel. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza la selección cualitativa intrínseca

de aquellos comprobantes que soportes el pago de

NOMINA y APORTES PARAFISCAL con el fin de

responder por derechos laborales. El resto de

expedientes se realiza el inventario documental y se

elimina tanto en soporte electrónico como soporte

papel, con la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño mediante método de picado

para el soporte papel.

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;

Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual

9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de

2012.

Comprobantes de Egresos

Soportes


Página 3




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 19 65 Comprobantes de Ingresos 2 8 X X X







secundarios. Cumplidos diez (10) años en el Archivo

Central se procede a digitalizar y posteriormente se

elimina el soporte papel.



9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de

2012.

Comprobantes de Ingresos

Soportes


54 33 EMBARGOS 2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos

documentos reflejan los embargos realizados los

operadores judiciales a los funcionarios de la

Entidad. Se conservan 2 años en Archivo de Gestión

y 8 años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años

(contados a partir del 31 de diciembre del período

contable al cual corresponda (Régimen de

Contabilidad Pública 9.2.4 Tenencia, conservación y

custodia de los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad). Se selecciona el 5% del la producción

anual (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).

Embargos

Soportes

Desembargos

Libranzas


Página 4




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 53INFORMES

INSTITUCIONALES



Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter

MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015

emitida por el AGN su disposición final es la

Conservacion Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión

deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su

producción o recepción como COPIA DE

SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de

las funciones propias de la dependencia porque

generan valor secundario. Una vez cumplido el


respectivo inventario tanto físico como electrónico y

se efectuará la transferencia secundaria al Archivo

Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen

parte del patrimonio documental de la

administración, se conservan totalmente para

evidenciar los distintos requerimientos de los


Soporte Normativo: Soporte Normativo:

COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL

CONSTITUYENTE. Constitución Política de la

República de Colombia. Artículos 119 y 278.

Bogotá: 1991.




Página 5




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 53 121

Informes de Seguimiento a las

inversiones, obligaciones

financieras y cuentas

bancarias

2 8 X X

Criterio Cuantitativo: Cuando se dé el cierre

“administrativo” o “definitivo” del expediente en el

archivo de gestión se inicia el conteo para retener

estos documentos en este en sitio. Posteriormente

se debe transferir al Archivo Central. Cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se realiza la

selección del 5% de los expedientes por año y se

conserva esta muestra en el archivo histórico,

permite la realización de estudios de tipo estadístico,

también son fuente para investigaciones de

transformaciones politicas, económicas de la región

y evidencia las políticas y estrategias usadas para el

desarrollo del departamento.

El resto de expedientes se realiza el inventario

documental y se elimina con la aprobación del

Comité Interno de Archivos mediante método de

picado.

Informes de Seguimiento a las

inversiones, obligaciones

financieras y cuentas bancarias


54 53 126 Informes de Tesorerìa 2 8 X X

Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza la selección

del 5% de los expedientes por año y se conserva

esta muestra en el archivo histórico, Posibilita la

realización de estudios de tipo estadístico. El resto

de expedientes se realiza el inventario documental y

se elimina con la aprobación del Comité Institucional

de Gestión y Desempeño mediante método de

picado.

Informes de Tesorerìa


54 53 146 Informes Visación Libranzas 2 8 X X







secundarios.

Informe Visación Libranzas


Página 6




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS



Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de

carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de

control y recuperación que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo

de gestión de las dependencias. El inventario

documental esta conformado por todas las Series y

Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la

dependencia por lo cual debe actualizarse en medio

digital, Se digitalizara el soporte físico y se

conservara permanentemente. Las imágenes

deberán permanecer en un repositorio que garantice

su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y


Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 -

Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -

Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -

Decreto 1080 de 2015.

Inventario documental Archivo de

Gestiòn - FUID



Documento de apoyo para la dependencia. Su

original se conserva en el Grupo de Gestión Humana

y Documental de la Direcciòn Administrativa y

Comercial

54 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

54 55 167Control Prèstamo y Consulta

de Documentos1 4 X X






de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus

valores primarios.



Página 7




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 65NOTAS DEBITO Y

CREDITO2 13 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una

vez cumplido el tiempo de retención establecido para

el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina

por culminar su valor contable establecido por quince

(15) años.

54 68PLANES

INSTITUCIONALES

54 68 225 Planes Anuales de Caja PAC 2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la

Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su

disposición final es la Conservación Total (CT) Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo

Histórico. Soporte Normativo: Decreto 2844 de

2010 Sistema Unificado de Inversión Pública.

Informe de seguimiento ejecución

del PAC





MISIONAL. La SUBSERIE Plan de Mejoramiento

evidencia el consolidado de las acciones que adopta

el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la

Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función

diseñarlo basado en la información recopilada

mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo

de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8

años en elcentral, se procederá a su conservación

total, con el fin de tener el histórico de la gestión

institucional y se utilizarán medios tecnológicos para

su reproducción siguiendo el protocolo establecido

por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo:

Ley 594 de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49.

Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y

60. Decreto 176 de 2010 y NTCGP 1000 versión

2009.


Institucional


Página 8




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


54 87 TITULOS VALORES 2 8 X X X

Documento VITAL O ESENCIAL. Conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA

como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la

dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplidos los tiempos de retención y superados

los valores contables y fiscales, esta serie no

desarrolla valores secundarios.

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005 Artículo 28.

Se custodian en caja de seguridad como inversión o

garantía y se devuelven una vez culminado el

proceso por el que se causó.

Cheques

Pagares

Letras de cambio

Bonos

Acciones


FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 9


UNIDAD PRODUCTORA:

33 3 ACTAS

33 3 35Actas Entrega de

Parques2 0 X X



disposición final es la Conservación Total (CT).

Conservar estos documentos en soporte

electrónico como evidencia del cumplimiento de



tiempo de retención en el archivo de gestión se

elimina porque es la Dirección Administrativa y

Comercial quien tiene la función de recopilar los

informes de las dependencias y allí reposa su

original.

Convocatoria



Actas Entrega de Parques

Anexos


CONSTANCIAS

33 15 54

Cumplidos prestación

de Servicios de Tala,

Poda, Rocería, Podas

y Arreglos de Parques

3 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie

documental se deja tres (3) años en el Archivo de

Gestión y cero tiempo en el archivo central.

Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve

para la gestión administrativa y no tiene valor

histórico.

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

33 29

DERECHOS DE

PETICION, QUEJAS,

RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

1 9 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo

de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeños

para su eliminación mediante método de picado.

Se elimina, puesto que ha perdido sus valores

primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015

Derecho fundamental de Peticion - NTC-ISO

10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de

las quejas.

Requerimientos escritos o

verbales

Conceptos técnico - juridicos

Oficio Ampliación de Terminos

Oficio Respuesta

Oficio Recursos

Oficio Respuesta Recursos

Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

33 51 INCIDENTES 2 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Con base en la








elimina porque es la Gerencia de Proyectos

Especiales quien tiene la función de recopilar

estos incidentes y dar respuesta a los afectados a

través de la comunicación oficial firmada por la

Gerencia General.

33 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS


PQRS2 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Con base en la








elimina porque es la Dirección Administrativa y

Comercial quien tiene la función de recopilar los

informes de las dependencias y allí reposa su

original.



Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

33 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

33 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X




exacta y precisa las series o asuntos de un el

archivo de gestión de las dependencias. El

inventario documental esta conformado por todas

las Series y Subseries bajo responsabilidad directa

e incluyen los elaborados por cada funcionario o

contratista de la dependencia por lo cual debe

actualizarse en medio digital, Se digitalizara el

soporte físico y se conservara permanentemente.

Las imágenes deberán permanecer en un

repositorio que garantice su fidelidad, seguridad,

trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte





Decreto 1080 de 2015


de Gestiòn - FUID

33 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)

X

Documento de apoyo para la dependencia. Su

original se conserva en el Grupo de Gestión

Humana y Documental de la Direcciòn


Página 4


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

33 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO Y

CONSULTA

33 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X





Desempeños para su eliminación mediante

método de picado. Se elimina, puesto que ha




FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 5


73 6

ADMINISTRACION DE

LA SEGURIDAD DE

MEDIOS

INFORMATICOS

2 8 X X

Serie de carácter MISIONAL. La Serie Administración de la

Seguridad de Medios Informáticos muestra el registro de los

backup realizados a los equipos informáticos de la Empresa,

con el fin de proteger la información que contienen. Con base

en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservación Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El


documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el

momento de su producción o recepción como COPIA DE



secundario. Se migrará constantemente a los sistemas

actuales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el




Normativo: Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -

Norma IEC/ISO27001

Formato Registro de Backup

QNUP


CONSTANCIAS

73 15 49

Certificaciones de

Publicaciones Pagina

Web

2 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo

inventario para la aprobación del del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño de manera digital. Se elimina ya que

no tiene valores secundarios.

Certificaciones de

Publicaciones Pagina Web

73 46HISTORIAS EQUIPOS

COMPUTO Y OFICINA2 8 X





mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene

valores secundarios.

Ficha técnica del equipo o

bien

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP

GRUPO GESTION TECNOLOGICA

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

Programacion de

Mantenimientos

Informes Tecnicos de

Mantenimientos

73 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS

73 53 99

Informes a

Organismos de


2 8 X X X


MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por

el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).

Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del




como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de

la dependencia porque generan valor secundario. Una vez

cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y

se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico

con sus respectivos soportes. Constituyen parte del

patrimonio documental de la empresa, se conservan

totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los





Bogotá: 1991.



Solicitud de información

Página 2


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 53 108

Informes de auditoria

del Sistema de

Gestión de Calidad

2 5 X X X


MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por

el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).

Documento VITAL o ESENCIAL. Documento en el que se

registra los resultados de verificación entre las disposiciones

planificadas y los requisitos del Sistema de Gestión de

Calidad establecidos por la entidad. Soporte Normativo:

COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS

TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de calidad

en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá: 2009.

COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto

4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se adopta la

actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública. Bogotá: 2009.

COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017).

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015,

Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en

lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo

2.2.22.3.8.

Acta de reunión

Registro de asistencia

Informe de auditoría del

Sistema de Gestión de Calidad

Página 3


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

73 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X





dependencias. El inventario documental esta conformado por

todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e

incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de

la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital,

Se digitalizara el soporte físico y se conservara

permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un

repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad

y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de

Gestión.





de Gestiòn - FUID

73 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)


conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de

la Direcciòn Administrativa y Comercial

73 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

73 55 166Control Prèstamo de

Equipos1 4 X X







Formato

Página 4


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 55 173Control Registro de

Activos de Información3 5 X X X







73 55 178

Registro de Back up

copia de seguridad

QNAP

2 8 X X



Conservación Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos documentos

en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su


como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de

la dependencia porque generan valor secundario. Una vez

cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y

se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico

con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Manual

3.1 Estrategia de Gobierno en línea - Norma IEC/ISO27001

Formato Registro de Backup

Cronogramas de Anual de

Back up

73 57 INVENTARIOS

Página 5


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 57 192

Inventario de

Hardware, Software y

Comunicaciones

1 4 X X

Criterio Cuantitativo. Nivel de acceso PUBLICA

CLASIFICADA. Estos documentos permiten garantizar que

todos los activos de tecnología están correctamente

identificados y registrados permitiendo una gestión eficiente

de los recursos con que cuenta INFIBAGUE. Se conservan 1

año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.

Poseen valor administrativo. Al cumplir el tiempo de retención

en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una

muestra del 5% por cada año de producción para

conservación permanente. El resto de la documentación se

elimina. Se elimina teniendo en cuenta que son documentos

que solo sirven para la gestión administrativa y carecen de

valores secundarios.

Inventarios de Hardware,

Software y comunicaciones

Actas de entrega de

elementos tecnológicos


73 57 193 Inventario de Redes

73 60LICENCIAS

SOFTWARE2 3 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La serie

Licenciamiento de Software no posee valores para la

investigación, debido a que el rápido cambio de tecnologías y

de programas hace que al mediano y largo plazo ya no sean

utilizadas, pues sus características no se acoplan a las

nuevas características de los equipos. Además sobre el

conocimiento de los programas los productores de los

mismos tienen todas las especificaciones técnicas que sean

requeridas por un usuarioo cliente potencial. Por las razones

expuestas una vez la documentación pierda sus valores

primarios se procede a su eliminación, siguiendo los

protocolos establecidos por la oficina de Gestión Humana y

Documental para este procedimiento. Soporte Normativo:

Art. 30 de la Ley 734 de 2002 (Prescripción por faltas

graves), Artículo 4 de la Ley 791 de 2002 (Prescripción de la

acción civil sobre bienes muebles).

Licencias

Página 6


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

Formatos de ubicación en el

cuarto de medios

Paquete de archivo medio

magnético Manuales

73 62MANUALES

INSTITUCIONALES

73 62 198 Manual Cliente Oracle 1 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Se conserva en archivo de

gestión durante un año posteriormente se envia a archivo

central se digitaliza para consulta y finalizado el tiempo de

retención se elimina.

Manual Cliente Oracle

Cronogramas de Anual de

Backup

73 62 208Manual de Seguridad

de la Información2 8 X X


MISIONAL. Una vez cumplidos los tiempos de retención en

el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su

conservación total, se digitaliza como evidencia de las

decisiones tomadas por la Entidad en el cumplimiento de su

misión, en los diferentes periodos de la administración, la

conservación obedece al cumplimiento de la Circular 003 de

2015 de AGN.

Soporte Normativo: Circular externa 052 de 2007 de la

Superintendencia Financiera Capitulo 12. Circular externa

034 del 2013 de la Superintendencia Financiera numeral

7.6.2. Ley 1341 de 2009 - Gobierno en Línea. Decreto 415

del 2016 Artículo 2.2.35.3.

Manual de Seguridad de la

Información MAN-GT-001

Política de Seguridad de la

Información

Plan de Seguridad y

Privacidad de la Información

Cronogramas Anual de

Backup

Página 7


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 62 209 Manual de Usuarios 1 5 X X





Manual de Usuarios


73 63 217Manual Mensajería

Interna Chat1 5 X X





Manual Mensajería Interna

Chat


73 68PLANES

INSTITUCIONALES

73 68 233

Planes de

Contingencia

Informático

2 6 X

Nivel de acceso Pública. La Subserie Plan de Contingencia

cubre a la infraestructura de Hardware, Software y Equipos

de comunicaciones involucrados en los sistemas de

información críticos de la empresa. Adicionalmente, se

consideran los riesgos y soluciones del ambiente físico,

relacionados con la operación de los procesos principales del

centro de cómputo del IBAL. Una vez cumpla su tiempo de

retención de 2 años en el archivo de gestión y 6 años en el

archivo central, se procede a la eliminación de los

documentos utilizando el protocolo establecido por el Archivo

General de la Nación. Soporte Normativo: Ley 87 de 1993.

Norma ISO 27001:2013 001 sobre Plan de Contingencias.

Plan de Contingencia

Informático

Informes Seguimiento a Plan


73 68 234Planes de Continuidad

del Negocio2 5 X X

Nivel de acceso Pública. Esta subserie es fundamental en

la seguridad TIC, y está diseñado para saber en todo

momento cómo actuar frente a cualquier contingencia

relacionada con el sistema informático de un negocio,

garantizando la protección de datos y su pronta recuperación

en caso de pérdida. Posterior al tiempo de retención

determinado en el archivo central, se transfiere al archivo

histórico para su conservación total.

Página 8


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

Plan de Continuidad del

Negocio

Informes Seguimiento a Plan

Evidencias de ejecución y

seguimiento del Plan de

Continuidad del Negocio

73 68 239

Planes de

Mantenimiento de la

Infraestructura y

Equipos

1 5 X X

Nivel de acceso Pública. Una vez se actualice y cumplidos

los tiempos de retención en los Archivos de Gestión y Central

se eliminan los documentos utilizando el protocolo

establecido por el Archivo General de la Nación.

Planes de Mantenimiento de la

Infraestructura y Equipos

Cronograma mantenimiento

infraestructura y equipos

73 68 248

Planes de Tratamiento

de Riesgos de

Seguridad y

Privacidad de la

Información

3 5 X

Nivel de acceso Pública. Esta subserie se define como una

una herramienta con enfoque sistemático que proporciona las

pautas necesarias para desarrollar y fortalecer una adecuada

gestión de los riesgos de seguridad de la información, a

través de métodos que faciliten la determinación del contexto

estratégico, la identificación de riesgo y oportunidades, el

análisis, la valoración y expedición de políticas así como el

seguimiento y monitoreo permanente enfocado a su

cumplimiento y mejoramiento continuo. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central de cinco (5) años,

se realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferencia

secundaria al Archivo Histórico. Sorporte Normativo: Guía de

Riesgos DAFP, 2013. NORMA ISO 27001. NORMA ISO

27005 Gestión de Riesgos.

Planes de Tratamiento de

Riesgos de Seguridad y

Privacidad de la Información

Cronograma construcción y

seguimiento SGSWI



seguimiento del Plan de

Tratamiento de Riesgos de

Seguridad y Privacidad de la

Información

Página 9


SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES




PAGINA: 1 de

E

E S

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA:


DISPOSICION FINAL

CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP


ENTIDAD PRODUCTORA:

73 68 250

Planes Estratégicos

de Tecnología de la

Información y

Comunicaciones

"PETIC"

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie en la cual se alinean

los procesos de la entidad con la tecnología para generar

valor y cumplir de manera efectiva las metas del plan de

desarrollo municipal. Una vez cumplido el tiempo de retención

en el archivo central de ocho (8) años, se realiza el respectivo

inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo

Histórico.

Soporte Normativo: Res.062 de 2014, Art.9, Num.4, 10.

Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea - Elementos

Transversales - Actividad 3. Ley 1712 de 2014. Decreto 1078

del 26 de mayo de 2015. Decreto 415 del 07 de Marzo de

2016 (Normas relevantes en la aplicación de políticas Tics).

Planes Estratégicos de

Tecnología de la Información y

Comunicaciones "PETIC"

Diagnóstico

Concepto

Indicadores



seguimiento

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 10

71 3 ACTAS

71 3 8Actas Brigadas de

Emergencia2 8 X X

Una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir

del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, se conserva en su

totalidad porque soporta decisiones administrativas en consideración del

Decreto 1443 de 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la

implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo”

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Brigadas de Emergencia

Anexos

71 3 11

Actas Comité de Bienestar

Social, Capacitación y

Estímulos de los empleados

2 8 X X X




CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar

estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento

de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como




inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la


soportes.

Soporte normativo: Decreto 1567 de 1998 del Departamento

Administrativo de la Función Pública.

Convocatoria a reunión


Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Bienestar Social,

Capacitación y Estímulos de los

empleados

Anexos

TRD - 2018




PAGINA: 1 de

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralM/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL

CODIGO

E S CT

DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


Página 1

TRD - 2018




PAGINA: 1 de

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralM/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA


CODIGO

E S CT


SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 3 33Actas de Eliminación de

Documentos2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una vez la Subserie

cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre del

expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al Archivo

Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el

Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,

Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo

IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.

Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos

originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun

cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier

medio".

Solicitud eliminación de

documentos

Acta de Eliminación de


Constancia Publicación página

web

Acta Comité Institucional de

Gestión y Desempeño

Anexos


CONSTANCIAS

71 15 53Constancias tiempo de

servicio - laboral - sueldos1 4 X X




eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene

valores secundarios

Solicitudes

Certificación

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Gestiòn

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PROCEDIMIENTO

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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X


comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro

consecutivo en razón del número de radicación y se administran en la

unidad de correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el


inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y

Desempeños para su eliminación mediante método de picado. Se

elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte

Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.


Oficiales



anulados

71 29

DERECHOS DE

PETICION, QUEJAS,

RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

1 9 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación


valores primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho

fundamental de Petición - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacción del

Clientes tratamiento de las quejas.

Requerimientos escritos o verbales

Conceptos técnico - jurídicos

Oficio Ampliación de Términos

Oficio Respuesta

Oficio Recursos


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PROCEDIMIENTO

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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 48HISTORIAS

LABORALES7 98 X X X

Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.

Documento VITAL O ESENCIAL. Es una serie documental de manejo y

acceso reservado por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Humana

y Documental en donde se conservan cronológicamente todos los documentos

de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece

entre el funcionario y la entidad.” Una vez la serie cumpla los tiempos de

retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio,

la entidad determinara el proceso de selección teniendo en cuenta que este

puede realizarse cuantitativa y cualitativamente. La selección cuantitativa se

relaciona con la definición de un porcentaje de muestra el cual debe

considerar el volumen de producción documental anual; la selección

cualitativa se fundamenta en la definición de criterios descriptivos que den

cuenta de características o finalidades del trámite que sean susceptibles de

conservar permanentemente, determinantes para la cultura y la historia del

Instituto. El proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de

Gestión y Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los interesados.

La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico para

su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de

2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1

Transferencias secundarias.

La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que

posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte

Normativo: Circular No. 004 (6, junio, 2003). Organización de las Historias

Laborales.

Lista verificación Historia Laboral

Acto Administrativo de

Nombramiento - contrato trabajo IOficio notificación del

nombramiento

Oficio de aceptación del cargo

Acta de Posesión P DI

Actos administrativos de periodo de

Prueba

Acto administrativo provisionalidad

Hoja de Vida (Formato Único

Función Pública)

Documentos de identificación

Certificados de estudios

Certificaciones Bono Pensional

Certificaciones Laborales

Recomendaciones Personales

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SOPORTE


Certificados de Antecedentes

Certificado de aptitud laboral

(examen médico de ingreso)

Declaraciones Juramentadas

Afiliaciones

Acuerdo de Gestión

Evaluación de desempeño

Estudio provisional de ascenso

Acto administrativo de retiro o

desvinculación

Derechos de Petición


Memorandos

Ordenes de Embargos y

Descuentos

Actas

Registro de Inducción Funcionarios

Formatos

Informes

Examen médico de retiro

Constancias

Paz y salvo

Oficio retiro de cesantías

71 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS

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PROCEDIMIENTO

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(SD)P E

SOPORTE


71 53 99Informes a los Organismos de


Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con

base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final

es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El

responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos

en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o



generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como


Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio

documental de la administración, se conservan totalmente para

evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control.

Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA

NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República

de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.

Informes a los Organismos de



71 53 101Informes Accidentes

Laborales 2 8 X



aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante

método de picado. Se elimina teniendo en cuenta que son documentos

que solo sirven para la Gestión Administrativa y carecen de valores

secundario.

Soporte Normativo: Decreto Ley 1295 de 1994 (Artículo 2,12,21,62) -

Resolución 0156 de 2005 (Artículo 3) - Ley 1562 de 2012 (Artículo

3,4,30)

*Formato Único de Reporte de

Accidentes de Trabajo”

FURAT

Reportes

Investigaciones

Lecciones Aprendidas

Oficio con Recomendaciones

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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 54 136 Informes Mensuales PQRS 2 0 X


emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT).




archivo de gestión se elimina porque es la Dirección Administrativa y

Comercial quien tiene la función de recopilar los informes de las

dependencias y allí reposa su original.



71 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

71 54 147

Banco Terminológicos de

Series y Subseries

Documentales

2 8 X X


Instrumento archivístico en el cual se registran la definición de las series

y subseries documentales que produce el Instituto en cumplimiento de

sus funciones. Documento VITAL o ESENCIAL. Se conserva

totalmente, ya que posee valores secundarios y es de caràcter històrico.

Por ser una subserie de constante actualizaciòn, se debe conservar en el

archivo de gestiòn. Tras su desactualizaciòn, debido a su

establecimiento como norma frente a los servicios de archivo, digitalizar y

conservar permanentemente en el archivo central de acuerdo con lo

establecido en el Decreto 1080 de 2015, mientras aplique las

consideraciones contenidas en ella. Se debe conservar fìsicamente la

anterior versiòn.




medio".

Banco Terminológico de series y

subseries documentales

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(SD)P E

SOPORTE


71 54 148Cuadro de Clasificación

Documental CCD2 8 X X X



es la Conservación Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El








Histórico con sus respectivos soportes.

Soporte Normativo: Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en

su Capítulo Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.




medio".

Cuadros de Clasificacion

Documental - CCD - FOR-GD-004

Evidencia y publicacion en la WEB





Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión

de las dependencias. El inventario documental esta conformado por

todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los

elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo

cual debe actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y

se conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en

un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y

consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.





Gestiòn - FUID

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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 54 151Planes Institucionales de

Archivos - PINAR2 3 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Una vez la Subserie cumpla los tiempos de

retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio

inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total,

de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio

de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos

Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias

secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los

documentos originales que posean valores históricos no podrán ser

destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados

mediante cualquier medio".

Diagnostico

Planes Institucionales de Archivos -

PINAR - PLA-GD-002

Evidencia y publicación en la WEB

Copia de acta de aprobación del

Comité Institucional de Gestión y

Desempeño

Comunicaciones y evidencias de

divulgación


implementación y seguimiento

Observaciones y/o ajustes por

parte del Consejo Territorial al

PINAR (cuando aplique)

Plan de operación y acción

Actas de reuniones

Listados de asistencia


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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 54 152Programas de Gestión

Documental - PGD2 3 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Una vez la Subserie cumpla los tiempos de

retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio

inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total,

de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio

de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos

Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias

secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los



mediante cualquier medio".

Diagnòstico

Documento

Copia de acta de aprobación del

Comité Institucional de Gestión y

Desempeño


divulgación


implementación y seguimiento

Observaciones y/o ajustes por

parte del Consejo Territorial al PGD

(cuando aplique)

Programa de Gestión Documental

PGD -PRO-GD-012


Plan de operación y acción

Actas de reuniones


Informes de seguimiento del

programa

Memorandos

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(SD)P E

SOPORTE


71 54 153Tablas de Retención

Documental2 8 X X X











Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Decreto

1080 de 2015 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -

resolución AGN No. 0128 de 2010 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion

TRD

Encuestas de estudio unidad

documental

Estructuras Orgánicas

Propuesta de TRD

Acta de aprobación por parte del

Comité de Archivo

Acto administrativo de adopción de

TRD

Evidencias de observaciones y

correcciones de la TRD

Guía de aplicación

Solicitud de elaboración o

actualización de la TRD del área

Tabla de Retención Documental -

FOR-GD-009

Comunicación oficial remitiendo las

TRD para concepto del Consejo

Departamental de Archivos -

Archivo General de la Nación

Concepto de la TRD del Consejo

Acto Administrativo de aprobación

(copia)



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SUBSERIE DOCUMENTAL

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SOPORTE


Resoluciòn Gerencia General

adopciòn e implementaciòn TRD

Procedimiento Actualización y

aprobación TRD - PRO-GD-005

71 54 154Tablas de Valoración

Documental2 8 X X X











Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Decreto

1080 de 2015 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -

resolución AGN No. 0128 de 2010 - Decreto 2482 de 2012 Publicaciòn

TVD.

Diagnostico

Inventario

Cuadro de Clasificación

Documental - CCD - FOR-GD-004

Normatividad - Recopilación

Estructuras Orgánicas Tablas de Valoración Documental -

FOR-GD-006Acta de Comité de Archivo

Acto administrativo de aval y/o

aprobación por parte del Consejo

Departamental de Archivo



71 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

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SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 55 161Control de Entrega de

Dotaciones 1 4 X X






71 55 168

Control Préstamo y Consulta

de Documentos en el Archivo

Central

1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. En la Caracterización del

Proceso de Gestión Documental se considera como Indicador el numero

de consultas atendidas en el archivo central. Transcurrido el tiempo de






Documentos FOR-GD-002

71 55 183

Registro entrega elementos

de proteccion personal y

dotacion

1 4 X X






71 55 186Seguimiento de

correspondencia y PQR1 4 X X






Planilla de Seguimiento de

correspondencia y PQR


71 62MANUALES

INSTITUCIONALES

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(SD)P E

SOPORTE


71 62 202Manual de Funciones y de

Competencias Laborales 2 8 X X X


Herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las

funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la

planta de personal de las instituciones públicas; así como los

requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias

exigidas para el desempeño de estos. Con base en la Circular 003 de






propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez




soportes. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia.

Artículo 122.Decreto 1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se

expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Manual de funciones Planta de

Personal Permanente MAN-GH-

001

Manual de funciones Planta de

Personal Temporal MAN-GH-002

Acto administrativo por el cual se

adopta el manual específico de

funciones, requisitos y

competencias laborales

71 62 206Manual de Inducción y

Reinducción

Resolución de adopcion (copia)

Manual de Inducción y Reinducción


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PROCEDIMIENTO

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(SD)P E

SOPORTE


71 62 210Manual General de Archivo y

Gestión Documental2 8 X X X






Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la


soportes.


Manual General de Archivo y

Gestión Documental MAN-GD-002


Internos FOR-PE-002


71 62 213Manual Sistema Integrado de

Conservación -SIC2 8 X X X







el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la


soportes.


Manual Sistema Integrado de

Conservación -SIC - MAN-GD-001


Internos FOR-PE-002

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SOPORTE



Procedimiento Conservación

Preventiva de Documentos - PRO-

GD-008

71 68PLANES

INSTITUCIONALES

71 68 227Planes Anuales de Estímulos

e Incentivos1 9 X X

Criterio Cualitativo. Subserie que hace alusión al conjunto de procesos

organizados, relativos al reconocimiento del desempeño laboral de

quienes sean seleccionados como mejores empleados de la entidad y

de los equipos de trabajo que alcancen los niveles de excelencia,

recompensando y estimulando las conductas de trabajo, en

cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.2.10.8 al 2.2.10.17 del

Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Publica 1083 de

2015 y el numeral 5 del artículo 33 de la Ley 734 de 2000 "Código

Disciplinario Único".

Esta subserie se debe conservar por un periodo de cinco (5) años en

el Archivo de Gestión y Central, posteriormente se debe proceder a

realizar selección cualitativa conforme a lo estipulado en el AGN, puesto

que no adquiere ningún valor secundario.

Plan de Estímulos e Incentivos

Acta de aprobación por parte de la

Comisión de Personal

Resolución de Aprobación y

adopción del Plan anual de

Incentivos

Evidencias de la Ejecución del Plan

de Incentivos

Encuesta de satisfacción

actividades bienestar social e

incentivos

Informe final de evaluación

71 68 230 Planes de Acción Institucional 4 0 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro

(4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.




Plan de Trabajo

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(SD)P E

SOPORTE


71 68 232 Planes de Bienestar Social 2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. Subserie que hace

referencia a la promoción y participación activa de los funcionarios de

INFIBAGUE, motivando el desempeño y el desarrollo integral del

empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así

mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,

eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la

entidad en la cual labora, de conformidad con el artículo 2.2.10.1 al

2.2.10.7 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Publica

1083 de 2015 y el numeral 4 del artículo 33 de la Ley 734 de 2000

"Código Disciplinario Único".

Cumplido los diez (10) años de retención en el archivo de gestión y

central, se deberá conservar totalmente la información

independientemente del soporte en que se halla generado, puesto que

considera parte fundamental del patrimonio histórico y cultural y de la

memoria institucional de INFIBAGUE.

Diagnóstico de necesidades

Acta de aprobación por parte de la

Comisión de Personal

Resolución de Aprobación y

adopción del Programa anual de

Bienestar.

Cronograma de actividades

Evidencias de la Ejecución del

Programa de Bienestar


Internos FOR-PE-002

Encuesta de satisfacción

actividades bienestar social e

incentivos

Informe final de evaluación

Informe medición de Clima

Organizacional

71 68 246

Planes de Trabajo Anual en

Seguridad y Salud en el

Trabajo

1 19 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se identifican

las metas, responsables, recursos y cronograma de actividades para

alcanzar los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo. Numeral 7, Artículo 2.2.4.6.8. Decreto

1072 de 2015. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN

su disposición final es la Conservación Total (CT). Una vez cumplido el


inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

Soporte Normativo: Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 1072 de 2016

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(SD)P E

SOPORTE


Evaluación inicial del sistema de

seguridad y salud en el trabajo.

Plan de trabajo anual del Sistema

De Seguridad y Salud en el

Trabajo.


adopta el plan de trabajo anual del

sistema de seguridad y salud en el

trabajo.

71 68 247Planes de Transferencias

Documentales Primarias2 5 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Registro del proceso técnico,

administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del

archivo de gestión al archivo central, según los tiempos de retención

establecidos en tablas de retención documental. Con base en la Circular

003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion

Total (CT). Soporte Normativo: Artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de

2015. COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo

042 (31, octubre, 2002). por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único

Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000. Bogotá: 2002.

COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 (26, mayo,

2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Cultura. Bogotá: 2015. Título II, capítulo IX.

Solicitud de transferencia primaria.

Cronograma de transferencias

documentales primarias

71 68 252Planes Estratégicos de

Gestión Humana1 9 X X


emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT).


el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al

Archivo Histórico. Soporte normativo: Ley 1567 de 1981 artículo 20 y

artículo 21 íbidem. Ley 909 de 2004, artículo 36. Decreto 1227 de 2005.


Plan Estratégico de Gestión

Humana PLA-GH-001

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(SD)P E

SOPORTE


Encuesta de medición del clima y

cultura organizacional

Resultados medición del clima y

cultura organizacional



Seguridad Vial2 4 X X

Criterio Cuantitativo. Finalizado el tiempo de retención, se seleccionará

el 10% del total de la producción documental, para que sus valores

estratégicos haga parte de la memoria institucional, la demás

documentación se puede eliminar.

Plan Estratégicos de Seguridad

Vial


Capacitación1 4 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se planean las

acciones de capacitación y formación que facilitan el desarrollo de

competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el

fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de

equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en

una entidad pública. Guía para la formulación del Plan Institucional de

Capacitación – PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo. Pág. 18.

Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final

es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de

acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión

deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en

el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y

como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia

porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como

electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con

sus respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto

1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector de Función Pública. Bogotá: 2015. Título 9.

Diagnóstico de las necesidades de

aprendizaje

Plan institucional de capacitación

Acto administrativo de adopción


Internos FOR-PE-002

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IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


Actas de Plan Institucional de

Capacitación

71 76PROGRAMAS

INTITUCIONALES

71 76 268Programa de Capacitación y

Entrenamiento2 8 X X

Criterio Cualitativo. Subserie que hace alusión al conjunto de procesos

organizados, relativos a la formación para el trabajo, con el fin de

fortalecer el desarrollo de las competencias del servidor público en

cuanto a: Conocimientos, capacidades, habilidades y destrezas mediante

la formación, capacitación y entrenamiento; que permitan contar con un

recurso humano calificado y competente para el cumplimiento de sus

funciones y que contribuya al logro de la misión Institucional, de

conformidad con la Ley 1567 de 1998, numeral 3 del artículo 33 de la

Ley 734 de 2002 "Código Disciplinario Único", artículo 36 de la Ley 909

de 2004, artículo 65 al 68 del Decreto 1227 de 2005, artículo 10 del

Decreto 1666 de 1991, numeral 3 del artículo 18 del Decreto 2078 de

2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, artículos 2.2.9.1 al

2.2.9.6 del Decreto 1083 de 2015 y la Circular Externa No. 100-010-

2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Cumplidos los diez (10) años de retención tanto en el Archivo de Gestión

y Central, se procede a realizar una selección representativa , para lo

cual se deberá conservar solamente los planes Institucionales de

capacitación y el informe consolidado de capacitación.


Internos FOR-PE-002 Socialización

71 76 274Programas de Inducciòn y

Reinducciòn2 8 X X


emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT)


el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al

Archivo Histórico. Soporte Normativo: Decreto Ley 1567 de 1998. Ley

734 de 2002. Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, parágrafo del

Artículo 36. Decreto 1083 de 2015 .

Resolución de Adopción

Socialización


Internos FOR-PE-002

Página 20

TRD - 2018




PAGINA: 1 de

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralM/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA


CODIGO

E S CT


SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


71 76 277

Programas de Seguridad

Industrial "Sistema de Gestiòn

de la Seguridad y la Salud en

el Trabajo"

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. La subserie

Programa de SGSST contiene el cronograma y las actividades que lleva

a cabo la entidad sobre seguridad y salud en el trabajo para los

funcionarios del Instituto. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2

años en el archivo de gestión y 10 año en el central, se procederá a su

eliminación siguiendo el procedimiento establecido por el AGN. Soporte

Normativo: Ley 9 de 1979, establece la obligación de contar con un

Programa de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo.

Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen disposiciones sobre

vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Ley

1562 d e 2012 y Ley 1016 de 2013.

Programa de factores de riesgo

Programa de Seguridad y Salud en

el Trabajo

Cronograma de actividades con la

ARL

Documento de aprobación del

Programa de SST

Resolución de adopción

Documento de divulgación del Plan

Documento convocando a las

actividades del Programa de

Seguridad y Salud Ocupacional

Acta de reunión COPASO

Informe de actividades de

ejecución de la ARL

Cronograma de actividades para

mitigar riesgos

Página 21

TRD - 2018




PAGINA: 1 de

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL


Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralM/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA


CODIGO

E S CT


SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)P E

SOPORTE


Resgistro de asistencia de las

actividades para mitigar el riesgo

Registro fotográfico

Documento de inspecciones

Documento de compromiso u

oficialización del hallazgoRegistro unico de reporte de

accidentes de trabajo

Estadísticas de salud visual,

auditiva, ergonómica

Programa de vigilancia

epidemiológica

Evidencias del desarrollo y

cumplimiento

71 76 279Programas Estratègicos de

Seguridad Vial2 10 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Finalizado el tiempo de retención, se

seleccionará el 10% del total de la producción documental, para que sus

valores estratégicos haga parte de la memoria institucional, la demás

documentación se puede eliminar al no poseer valores históricos.

Programa Estratègico de

Seguridad Vial



FECHA DE APROBACION:

CONVENCIONESTRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS


E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla



FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑOFIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO

Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización

Página 22


UNIDAD PRODUCTORA:

51 16 CERTIFICADOS

51 16 55

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal

2 8 X X


Transcurridoe ltiempo de retención en el archivo central

se realiza el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su

eliminación mediante método de picado. Se elimina ya

que no tiene valores secundarios. Soporte Normativo:

Ley 962 de 2005. Artículo 28.


Presupuestal

Formato de Entrega

51 16 59Certificado de

Registro Presupuestal2 8 X X


Transcurridoe ltiempo de retención en el archivo central




que no tiene valores secundarios. Soporte Normativo:

Ley 962 de 2005. Artículo 28.

Solicitud vía Correo

ElectronicoCertificado de Registro

Presupuestal

Formato de Entrega

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

GRUPO GESTION PRESUPUESTO

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

51 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X


comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que

conforman un registro consecutivo en razón del número

de radicación y se administran en la unidad de

correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el



Institucional de Gestión y Desempeños para su

eliminación mediante método de picado. Se elimina,

puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte



Oficiales

51 30EJECUCIONES

PRESUPUESTALES2 8 X X


Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central




puesto que ha perdido sus valores primarios.



9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012

Informe ejecucion

Presuspuestal

Solicitud vía Correo

Electronico

Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

51 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

51 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X


carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de control

y recuperación que describe de manera exacta y precisa

las series o asuntos de un el archivo de gestión de las





actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte

físico y se conservara permanentemente. Las imágenes

deberán permanecer en un repositorio que garantice su

fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el

soporte papel en el Archivo de Gestión.





de Gestiòn - FUID

51 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)


conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental

de la Direcciòn Administrativa y Comercial

Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

51 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

51 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X









FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 4


UNIDAD PRODUCTORA:

52 21

CONCILIACIONES Y

TRANSACCINES

BANCARIAS

52 21 69Conciliaciones

Bancarias2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie

Conciliaciones Bancarias contiene los documentos que

concilia mensualmente los extractos bancarios con el libro

auxiliar de bancos para determinar el saldo real de las

cuentas bancarias del Instituto. Una vez cumpla su tiempo

de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 en el

archiv central, se procederá a su eliminación siguiendo el

protocolo establecido por el Archivo de INFIBAGUE.


Régimen de Contabilidad

Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad

y Decreto 2674 de 2012.

Extracto Bancario

Consolidados movimientos de

cuentas


52 42 FACTURACION 1 2 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una vez

transcurrido un año de retención en el archivo de gestión y

dos años en el archivo central, pierde su validez y podra

eliminarce (Ley 142 de 1994, art.174...Decreto de 2000,

art. 26) Informes de Facturado por

unidad de negocio

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Informes de Conciliaciones

Bancarias

Informes de Recaudo por

unidad de negocio

Informes Detallados por

afectación presupuestal

Recibos de Recaudo de las

unidades de negocio

Conciliación mensual de la

facturaión y el recaudo

52 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS

52 53 105Informes Cobro

Prejurídico

Informes Cobro Prejurídico


52 53 112 Informes de Cartera 2 3 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie de

carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo de retención en el

Archivo de Gestión transferir al Archivo Central donde se

procederá a digitalizar o microfilmar la documentación

física con fines de respaldo y consulta. Finalizada la

retención en Archivo Central se debe transferir toda la

documentación y el soporte magnético al Archivo Histórico,

como parte de la memoria institucional en el desarrollo de

la gestión administrativa de lNFIBAGUE, según lo

dispuesto en la Ley 594 de 2000. Para los documentos

electrónicos el Grupo de Gestión Tecnologica realiza

diariamente Backups a las diferentes plataformas

electrónicas del Instituto asegurando que la documentación

que deba ser transferida al Archivo Histórico en el SGD

sea conservada para su consulta en formato PDF/A.

Informes de Cartera


Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

52 53 117Informes de Gestión

Recuperación Cartera

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido el

tiempo de retención en el Archivo de Gestión transferir al

Archivo Central donde se procederá a digitalizar o

microfilmar la documentación física con fines de respaldo y

consulta. Finalizada la retención en Archivo Central se

debe transferir toda la documentación y el soporte

magnético al Archivo Histórico, como parte de la memoria

institucional en el desarrollo de la gestión administrativa del

FNG, según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, Para los

documentos electrónicos el Departamento de Tecnología

realiza diariamente Backups a las diferentes plataformas

electrónicas del FNG asegurando que la documentación

que deba ser transferida al Archivo Histórico en el SGD

sea conservada para su consulta en formato PDF/A.

Informes de Gestión

Recuperación Cartera


Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

52 53 140Informes Recaudo

Plazas de Mercado1 3 X X


documentos respaldan el pago de los arrendatarios de las

plazas de mercado mediante el desarrollo de los trámites

necesarios que permitan garantizar la disponibilidad de los

diferentes servicios. Al cumplir el tiempo de retención en

archivo central pueden eliminarse pues pierden valores

primarios y no tienen valores secundarios. Para la

eliminación se empleará el método de picado con el fin de

contribuir a la conservación del medio ambiente. El original

y sus soportes reposan en la Dirección Financiera.

Informes Recaudo Plazas de

Mercado

Cupones

Consignaciones


52 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

52 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X








contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse

en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se



seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte






de Gestiòn - FUID


Página 4


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

52 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




52 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

52 55 164

Control Gestión

Prioritaria Alumbrado

Público

52 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido








52 55 169

Control Proceso

Coactivo Alumbrado

Público

Página 5


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

52 55 170Control Proceso

Coactivo Inmuebles

52 55 171

Control Proceso

Coactivo Plazas de

Mercado

52 55 172Control Proceso

Persuasivo

52 62MANUALES

INSTITUCIONALES

52 62 200 Manual de Cartera 2 8 X X X



Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en





archivo central se realiza el respectivo inventario tanto

físico como electrónico y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos

soportes.

Página 6


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

52 68PLANES

INSTITUCIONALES

52 68 242

Planes de

Mejoramiento

Institucional

2 8 X X X


MISIONAL. La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia

el consolidado de las acciones que adopta el Instituto para

el emjoramiento de los proceso y la Oficina Asesora de

Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en la

información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez

cumpal su tiempo de retención de 2 años en el archivo de

gestión y 8 años en elcentral, se procederá a su

conservación total, con el fin de tener el histórico de la

gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos

para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por

el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594

de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49. Acuerdo 07 de 1994

en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176 de 2010 y

NTCGP 1000 versión 2009.


Institucional


52 83REPORTE

RECAUDOS

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 7

UNIDAD PRODUCTORA:

53 16 CERTIFICADOS

53 16 57Certificados de Estados

Financieros1 4 X X




eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios.

Certificados de Estados

Financieros


53 17 CIRCULARES





eliminación mediante método de picado. Documento informativo al cual se

le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos

documentos contienen información que solo concierne al Instituto y a los

Funcionarios. Se deben eliminar porque pierden sus valores primarios.

Circulares Internas

53 19 COMPROBANTES

53 19 61Comprobantes de Ajuste

Contable1 4 X X X





secundarios. Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.

Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de

Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y


Comprobantes de Ajuste

Contable


VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

GRUPO GESTION CONTABLE

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


Página 1

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 21

CONCILIACIONES Y

TRANSACCIONES

BANCARIAS

53 21 69 Concilaciones Bancarias 2 8 X X





secundarios. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen

de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad

y Decreto 2674 de 2012

Extracto Bancario

Fomato de Conciliacion

Auxiliares

53 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las comunicaciones

oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro consecutivo en

razón del número de radicación y se administran en la unidad de

correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el tiempo de



eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido

sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de

2001.


Oficiales

Actas cierre Anual

Consecutivo


anulados

Página 2

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 25

DECLARACIONES DE

IMPUESTO SOBRE LAS

VENTAS – IVA

2 10 X X

Nivel de Acceso Pública Clasificada. Documento elaborado por el

contribuyente con destino a la Administración de Impuestos, en la cual da

cuenta de la realización de hechos gravados, cuantía y demás

circunstancias requeridas para la determinación de su impuesto.

Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se elimina

ya que no tiene valores secundarios. Cumplidos diez (10) años en el

Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente

seelimina el soporte papel.

Soporte Normativo: Ley 863 de 2003, Art.42, que modifica art. 260-4 del

Estatuto Tributario) se digitializa y se conserva en los 2 soportes. Art. 28

Ley anti-tramites 962 de 2005

Declaración de Impuesto

sobre las Ventas - IVA

Recibo de Pago


53 26

DECLARACIONES DE

INDUSTRIA Y

COMERCIO

2 10 X X














Declaración de Industria y

Comercio


Página 3

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 27

DECLARACIONES DE

RENTA Y

COMPLEMENTARIOS

2 10 X X














Declaración de renta y

Complementarios

Recibo de Pago


53 28

DECLARACIONES DE

RETENCIONES EN LA

FUENTE

2 10 X X














Declaración de Retenciones

en la Fuente

Recibo de Pago


Página 4

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 36 ESTADOS FINACIEROS 2 10 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Serie documental que desarrolla valores

secundarios tanto para la historia, como para la investigación que evidencian las

gestiones financieras, el manejo de los recursos del Instituto. En concordancia

con el artículo 5 de la Circular Externa 003 de 2015 y el artículo 19 parágrafo 2

Ley 594 de 2000, está serie documental una vez cumplido el tiempo de retención

en el Archivo Central, debe pasar a conservación total al Archivo Histórico.

Realizar proceso de digitalización de acuerdo al artículo 19 parágrafo 1 de la Ley

594 de 2000 del Archivo General de la Nación. Salvo lo dispuesto en normas

especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después

de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último

asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su

reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez

(10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros

y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de

la cuenta final de liquidación. Soporte Normativo: COLOMBIA. MINISTERIO DE

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. Decreto 624 (30, marzo, 1989). Por el cual

se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección

General de Impuesto Nacionales. Bogotá: 1989. Capítulo II. Declaraciones

Tributarias. Bogotá: 1989. COLOMBIA. CONGRESO

DE LA REPÚBLICA. Ley 962 (8, julio, 2005) Por la cual se dictan disposiciones

sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los

organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones

públicas o prestan servicios. Bogotá: 2005.

COLOMBIA. MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. Decreto 1625

(11, octubre, 2016). Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario en materia tributaria. Bogotá: 2016.

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Cambios en el

Patrimonio

Estado de Cambios en la

Situación Financiera

Estado de Flujos de Efectivo

Página 5

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS





Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción


funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una

vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el


transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los



CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de Colombia.

Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.




53 53 129Informes Deudores

Morosos1 4 X X

Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se

conserva esta muestra en el archivo histórico, permite la realización de

estudios de tipo estadístico. El resto de expedientes se realiza el inventario

documental y se elimina con la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeños mediante método de picado.

Informes a deudores morosos


Página 6

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS




Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera

exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las

dependencias. El inventario documental esta conformado por todas las

Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados

por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe


conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un

repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y






de Gestiòn - FUID



Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el

Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y

Comercial.

53 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA







sus valores primarios.



Página 7

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 55 179Registro de

Comunicaciones Oficiales1 4 X X





sus valores primarios. Soporte Normativo: Art. 8 Acuerdo 060 de 2001

AGN.

Formato de registro de

comunicaciones oficiales

53 58LIBROS CONTABLES

AUXILIARES2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Los libros de contabilidad

auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control

detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública,

con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

Debido a que la información del Libro Auxiliar se halla consolidada en los

Libros Mayor y Balances, y en los Estados Financieros a 31 de diciembre

de cada vigencia anual, pierde sus valores investigativos. Por lo tanto, una

vez la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre

del expediente o trámite que le dio inicio, se debe eliminar el soporte de

estos documentos, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de

2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de

documentos, dejando constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación

aprobada por el Comité Interno de Archivo. Soporte Normativo:

DECRETO 2649 DE 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en

general - Ley 962 de 2005. Artículo 28; código Comercio Art. 60; Régimen

de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad

y Decreto 2674 de 2012.

53 59LIBROS CONTABLES

PRINCIPALES

Página 8

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 59 196 Libros Diarios 2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Debido a que la información

del Libro Auxiliar se halla consolidada en los Libros Mayor y Balances, y en

los Estados Financieros a 31 de diciembre de cada vigencia anual, pierde

sus valores investigativos. Por lo tanto, una vez la Subserie cumpla los

tiempos de retención contados a partir del cierre del expediente o trámite

que le dio inicio, se debe eliminar el soporte de estos documentos, teniendo

en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de

Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de documentos, dejando

constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Artículo 28, Ley 962 de

2005.

Acta de Apertura de Libro

Libro Diario

53 59 197 Libros Mayor y Balance 2 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El Libro Mayor y Balances es

fuente de información para la investigación en estudios económicos de la

administración municipal sobre el manejo, distribución y ejecución de los

recursos. Sirve para hacer comparativos de la administración de cada

alcalde. Por estas razones, son de conservación permanente, "los



mediante cualquier medio" (Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2).

Por lo anterior, una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención

contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, se

deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total debido a

que posee valores de carácter funcional, sumarial y de importancia

colectiva.. Soporte Normativo: Artículo 28, Ley 962 de 2005. Decreto

1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo

2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000,

artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores

históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos

y/o almacenados mediante cualquier medio".

Acta de apertura de libro

Libro Mayor

Página 9

UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA: 1 de


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS


Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE DOCUMENTAL

(SD)


53 68PLANES

INSTITUCIONALES




SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las acciones

que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la Oficina

Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en la

información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo

de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en elcentral, se

procederá a su conservación total, con el fin de tener el histórico de la

gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos para su

reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de


48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176

de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.


Institucional


FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 10

72 3 ACTAS

72 3 12 Actas Comité de Compras 2 8 X X




ESENCIAL.Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA. El












Internos FOR-PE-002

Acta Comité de Compras

Anexos

72 3 30Actas de Comité de Bajas

y Enajenación2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Constituyen parte del patrimonio

documental del Instituto. Se conservan totalmente debido a que

son soporte de la toma de decisiones de la entidad a traves de

sus organos asesores. Una vez se cumpla el tiempo de

retención de 2 años en el Archivo de Gestión, la serie se

transfiere al Archivo Central. Soporte Normativo: Resolución

No. 1296 Septiembre 20 de 2013 - INFIBAGUE

Convocatoria y notificación


Internos FOR-PE-002

Actas de Comité de Bajas y

Enajenación

Anexos

Resolución de Baja




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS

DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES



Página 1




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE





CONSTANCIAS

72 15 48Certificaciones de Paz y

Salvo1 4 X X



respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional

de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante

método de picado. Se elimina ya que no tiene valores

secundarios

Solicitud

Certificación en soporte digital

72 19 COMPROBANTES

72 19 63Comprobantes de Entrada

a Almacén2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que soporta

los bienes activos de la entidad y respaldan las inversiones o

gastos presupuestales; estos documentos registran la salida

de los elementos e insumos, como documentos de carácter

contable. Finalizado el tiempo de retencion en archivo central

se elimina.

Factura

Lista de Chequeo

72 19 66Comprobantes de Salida

de Almacén2 8 X X






se elimina.

Solicitud de elementos

Comprobantes de egreso

Relación de elementos a dar de

baja

Concepto técnico (área

responsable)

Aprobación de baja de elementos

Resolución de baja de elementos

Página 2




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




Acta de recibido

Acta de donación (si aplica)

Comprobante

Comprobantes de Entrada

de Bienes Devolutivos y

Consumo

2 4 X X






se elimina. No posee valores históricos.

72 50HISTORIAS

VEHICULARES1 8 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos soportan la

administración de los vehículos de la entidad y respaldan la

propiedad de la Entidad sobre dichos bienes. Se conserva 1

año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central.

Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente

en ambos soportes por formar parte de la memoria

institucional.

Factura

Tarjeta de propiedad

Comprobante de ingreso

SOAT

Certificado de Revisión Técnico

Mecánica

Acta de recibo a satisfacción

Cotización Mantenimiento

Impuestos

Informes de accidentes

Informes de mantenimiento

Solicitud mantenimiento

Lista de verificación de vehículos


72 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS

Página 3




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE





Resultados2 0 X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE

evidencia el desarrollo de las actividades y funciones

ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su tiempo de

retención de 2 años en el archivo de gestión y 0 en el archivo

central, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo

establecido por el archivo de INFIBAGUE. Lo anterior teniendo

en cuenta que esta subserie se conserva en su totalidad en la

Oficina Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley

1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria

que es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de 2017

"Manual de Funciones y Competencias Laborales", Acuerdo

078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde

2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951

de 2005.

Informes de Gestión y Resultados


72 53 120 Informes de Inventarios 1 4 X X

Subserie documental que refleja la salida definitiva de

materiales o equipos que no se encuentren en condiciones de

uso o que la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de

sus actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo

central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte

papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no

posee valores secundarios.

Informes de Inventarios


72 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

Página 4




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE








que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos

de un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario




actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y

se conservara permanentemente. Las imágenes deberán


seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel

en el Archivo de Gestión.

Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578

de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012

Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015


Gestiòn - FUID



Documento de apoyo para la dependencia. Su original se



72 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

72 55 155 Archivo Electrónico

72 55 156 Bitácoras







método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus

valores primarios.



Página 5




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




72 57 INVENTARIOS

72 57 189 Inventario Bienes Muebles 1 4 X X





método de picado. Se elimina teniendo en cuenta que son

documentos que solo sirven para la gestión administrativa y

carecen de valores secundario.

Inventarios bienes muebles

Actas de entrega de elementos

Evaluación del estado de los bienes

muebles

Actualización de responsabilidades


72 57 190Inventarios de Elementos

de Consumo1 4 X X


documentos reflejan la existencia de bienes que se encuentran

en almacen. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6

años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el

Archivo Central,

se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año

de producción para conservación permanente. El resto de la

documentación se elimina.

72 57 191Inventarios de Elementos

Devolutivos1 6 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos documento

reflejan la toma física de elementos devolutivos por funcionario.

Si al momento del retiro del funcionario, este no realiza la

devolución del elemento a su cargo, se inicia un proceso de

responsabilidad que puede concluir en una investigación

disciplinaria.

Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6 años en Archivo

Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central,

se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año

de producción para conservación permanente. El resto de la

documentación se elimina.


Página 6




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




72 57 194 Inventarios Faltantes 1 4 X X

Subserie que tiene valor administrativo, contable, legal e

investigativo. Finalizado el período de retención no desarrolla

valores secundarios y se procede a la eliminación según

procedimiento previsto en Acuerdo 04 de 2013 (art. 15)

Formatos

Informe de verificación

72 68PLANES

INSTITUCIONALES

72 68 223Planes Anuales de

Adquisiciones1 9 X X


documentos reflejan el proceso mediante el cual la entidad

aprueba y establece la adquisición de bienes y servicios que se

ejecutan contra partidas incluidas en la ley anual de

presupuesto, y que corresponden a los gastos de

funcionamiento e inversión para la vigencia fiscal respectiva,

con el fin de atender las necesidades de las dependencias

previamente identificadas en el Plan Anual de Necesidades -

PAN (Dec.025 de 2014, Art.21, Num.1). Se conservan 1 año

en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al

transferirse al Archivo Central se digitalizan para su

conservación permanente en ambos soportes (Circular AGN

003 de 2015) como testimonio de la gestión y del cumplimiento

a las normas administrativas y fiscales que lo regulan.


Reporte

Informes

Publicación PAA Página web





archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo

sirve para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya

que el original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.

Plan de Trabajo

Página 7




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




72 68 239

Planes de Mantenimiento

de la Infraestructura y

Equipos

1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos reflejan la

planificación, coordinación y control de labores de

mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura,

vehículos y equipos de la Entidad, bajo las normas y

procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la Entidad. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4

años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en

Archivo Central pueden eliminarse por pérdida del valor

administrativo.

Plan de Mantenimiento de la

Infraestructura y Equipos

Cronograma

Informes y Evidencias ejecución del

PMIE

Página 8




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




72 69 POLIZAS Y SEGUROS 1 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos respaldan la

administración, control y seguimiento de los seguros la entidad

que soportan contratos a través de los cuales el asegurador se

compromete a resarcir un daño en caso que se verifique la

eventualidad prevista en dicho contrato. Se conservan 1 año en

Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de los

cuales se eliminan por pérdida del valor administrativo. La

información reposa en la Secretaría General.

Contrato o Minuta


Presupuestal CDP



Pólizas

Plan

Salvamentos

72 84

RESPONSABILIDADES

ELEMENTOS

DEVOLUTIVOS Y DE

CONSUMO

72 84 286

Actas de responsabilidad

Elementos Devolutivos y

de Consumo

Administrativos

1 4 X X






secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.

72 84 287



de ConsumoGrupo

Alumbrado Público

1 4 X X







72 84 288



de Consumo Grupo

Parques y Zonas Verdes

1 4 X X







Página 9




PAGINA: 1 de

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE




72 84 289



de Consumo Grupo Plazas

de Mercado

1 4 X X







72 84 290



de Consumo Taller de

Parques

1 4 X X







FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES



M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija NegrillaSoporte P: Físico Papel




Página 10


61 3 ACTAS

61 3 10Actas Comité de

Banfuturo2 8 X X X


Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservación Total (CT). Documento VITAL

o ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión



producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD

y como evidencia del cumplimiento de las funciones

propias de la dependencia porque generan valor

secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo central se realiza el respectivo inventario

tanto físico como electrónico y se efectuará la

transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus

respectivos soportes. Soporte Normativo: Acuerdo

Consejo Directivo No. 005 agosto 22 de 2018 -

INFIBAGUE.




Actas Comité Banfuturo

Anexos

61 37ESTUDIOS DE

CREDITO

61 37 84Descuento de Actas y

Facturas (Factoring)2 3 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo

de conservación Digitalizar toda la documentación y

transferir toda la documentación al archivo histórico,

según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en

cuenta su valor histórico.




PAGINA: 1 de

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IEENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1





PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


61 37 85Estudios Credito de

Fomento

FOR-OF-001 Formato Único

de Remisión Fondo Especial

"BANFUTURO"- Microcrédito 2 3 X X







de Vinculación y Apertura de

Productos - Persona Natural



Productos - Persona Jurídica

61 37 86Estudios Credito de

Tesoreria2 3 X X







de Remisión Fondo Especial

"BANFUTURO"- Microcrédito



Productos - Persona Natural



Productos - Persona Jurídica

61 37 87Estudios Creditos de

Redescuento2 3 X X






61 37 88

Operaciones de

Manejo de Deuda

Publica

2 3 X X






Página 2





PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


61 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

61 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X



control y recuperación que describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión

de las dependencias. El inventario documental esta

conformado por todas las Series y Subseries bajo

responsabilidad directa e incluyen los elaborados por

cada funcionario o contratista de la dependencia por lo

cual debe actualizarse en medio digital, Se digitalizara el

soporte físico y se conservara permanentemente. Las

imágenes deberán permanecer en un repositorio que

garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta

y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.






de Gestiòn - FUID

61 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)

XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original

se conserva en el Grupo de Gestión Humana y

Documental de la Direcciòn Administrativa y Comercial

61 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

61 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X




aprobación del Comité Interno de Archivos para su





Página 3





PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


61 62MANUALES

INSTITUCIONALES

61 62 215


Administración de

Riesgos de Crédito

“SARC”

1 0 X X X

Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que

se genera en formato electronico para su posterior

publicación en la página Web. Estos manuales se

actualizan de acuerdo con las modificaciones que el

MINTIC u otros organos de control realicen a las

resoluciones que establecen los requisitos minimos que

debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación

de los sistemas de administración de riesgo.

Se sugiere conservar un (1) año en el archivo de

gestion por posibles consultas, en cuanto a los cambios

realizados. Una vez cumplido el tiempo de retención

eliminar, por cuanto la información se encuentra

disponible para su consulta en el Mapa del Proceso de

la página Web de la entidad.

Resolución de adopción

(copia)

Planilla Asistencia

Socialización y/o Capacitación

61 79REGLAMENTO

COMITÉ DE CREDITO5 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido

el tiempo de retención establecido en el archivo de

gestión y central, se eliminará la totalidad de la serie

documental por no poseer valores administrativos ni

legales.

Reglamento Comité de Crédito

Publicación página Web


Página 4





PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


61 85

SISTEMA DE

ADMINISTRACION

DEL RIESGO

CREDITICIO

5 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido

el tiempo de retención establecido en el archivo de

gestión y central, se eliminará la totalidad de la serie

documental por no poseer valores administrativos ni

legales.


Administración de Riesgos de

Crédito “SARC”

Procedimiento de

otorgamiento

Informes análisis y

evaluaciones financieras de

solicitudes de crédito

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 5


UNIDAD PRODUCTORA:

31 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X


comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman

un registro consecutivo en razón del número de radicación y se

administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus

veces. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central



eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto

que ha perdido sus valores primarios. Soporte Normativo:

Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.


Oficiales



anulados

31 29

DERECHOS DE

PETICION, QUEJAS,

RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

1 9 X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de

retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario


Desempeños para su eliminación mediante método de picado.

Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.

Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental

de Peticion - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacion del Clientes

tratamiento de las quejas.

Requerimientos escritos o

verbales


Oficio Ampliación de Terminos

Oficio Respuesta

Oficio Recursos


TRD - 2018

GRUPO ALUMBRADO PUBLICO




PAGINA:


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

ENTIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018





PAGINA:


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

ENTIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

31 45

HISTORIAS DE

MANTENIMIENTO DE

ALUMBRADO PUBLICO

2 8 X X




retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario

y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

31 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS


PQRS2 0 X



Conservación Total (CT). Conservar estos documentos en




archivo de gestión se elimina porque es la Dirección

Administrativa y Comercial quien tiene la función de recopilar

los informes de las dependencias y allí reposa su original.



Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018





PAGINA:


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

ENTIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

31 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

31 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X



que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos

de un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario




actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y

se conservara permanentemente. Las imágenes deberán


seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel


Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578

de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Inventario documental Archivo

de Gestiòn - FUID

31 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




31 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO Y

CONSULTA

31 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X





método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus

valores primarios.



Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

TRD - 2018





PAGINA:


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD) S CT

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

ENTIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

31 68PLANES

INSTITUCIONALES

31 68 242

Planes de

Mejoramiento

Institucional

2 8 X X X


La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado

de las acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de

los proceso y la Oficina Asesora de Planeaqción tiene como

función diseñarlo basado en la información recopilada mediante

uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo de retención de 2

años en el archivo de gestión y 8 años en elcentral, se

procederá a su conservación total, con el fin de tener el

histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios

tecnológicos para su reproducción siguiendo el protocolo

establecido por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte

normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49.

Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto



Institucional


FECHA DE APROBACION

SIMBOLOS

Soporte P: Físico Papel S: Selección



M: Microfilmación SERIE: Mayúscula Fija Negrilla




Página 4

60 3 ACTAS

60 3 17 Actas Comité de Crédito 2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Este Comité tiene por

objeto hacer el seguimiento a la gestión financiera de

INFIBAGUE y analizar oportunidades de nuevos

negocios y la redefinición de las inversiones existentes

para hacer recomendaciones Con base en la Circular


Conservación Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA

CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión




como evidencia del cumplimiento de las funciones



el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto



soportes. Soporte Normativo: Acuerdo Consejo

Directivo No. 005 agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.



Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Crédito

Anexos




PAGINA: 1 de

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"

Página 1




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 3 26

Acta Comité Paritario de


Trabajo (COPASST)

2 18 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se

relacionan los temas tratados y acordados por el Comité

Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo en razón a las

funciones establecidas en el Artículo 11 de la Resolución

02013 de 1986. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida

por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).


CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá

conservar estos documentos en soporte electrónico en un


COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento

de las funciones propias de la dependencia porque generan

valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico



Normativo: Decreto 1072 de 2016. Resolución 02013 (6,

junio, 1986). Por la cual se reglamenta la organización y

funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y

Seguridad Industrial en los lugares de trabajo. Decreto 1072

(26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el Decreto

Único Reglamentario del Sector Trabajo. Bogotá: 2015.

Artículo 2.2.4.6.12.

Convocatoria a elección

Comité

Lista de elegibles

Acto Administrativo de

representantes por parte de la

Gerencia

Acto administrativo de

conformación del comitéComunicación interna citación

a comitéActa Comité Paritario de


Trabajo (COPASST)


Internos FOR-PE-002

Anexos

Página 2




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 5ACUERDOS DE

GESTION 2 8 X X X

Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular




inventario y se efectúa la transferencia secundaria al

Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 909 de

2004, art. 2 literal c), Art. 50; Decreto 2482 de 2012.

Publicacion Acuerdos de Gestión

Comunicacion de solicitud del

informe de seguimiento al

acuerdo de Gestión

Memorando de remision del

informe de seguimiento del

acuerdo de Gestión

Acuerdo de Gestión

Informe de seguimiento al

acuerdo de Gestión

Evidencia y publicacion en la

WEB

60 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X

Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de

las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que



correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido








Oficiales



anulados

Página 3




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 35 ESTADISTICAS 3 2 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Agotado el tiempo de

retención en Archivo Central las subseries se eliminan,

ya que son documentos de carácter informativo y

operativo que pierden los valores primarios, además,

hacen parte de los informes de gestión y resultados

institucionales.

Estadísticas

60 52 INDICADORES

60 52 98Indicadores de Gestión por

Procesos4 4 X X

Nivel de acceso PUBLICA. La subserie documental

posee valores importantes de la gestión realizada, al

perder los valores primarios se debe seleccionar el último

reporte en el cual se consolide la vigencia a la que

pertenece y que contenga la totalidad de los indicadores.

Luego se transferira al Archivo Central siguiendo los

protocolos establecidos para este procedimiento.


Procesos

Informe de Seguimiento a

Indicadores

Página 4




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 53

INFORMES

INTERNOS DE

GESTION Y

RESULTADOS






(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable

del archivo de gestión deberá conservar estos




funciones propias de la dependencia porque generan

valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de




respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio

documental de la administración, se conservan



Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA

NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de

la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá:

1991.





Organismos del Estado1 10 X X

Se conservan por poseer valores administrativos,

digitalizandose a los cinco (5) años y conservandose en

papel hasta cumplir los veinte (20) años establecidos.

Régimen de Contabilidad Pública -Marco conceptual

9.3.1; PlanGeneral y Regimen Contable; Decreto 1525

de 2008,

Informe Contable

Informe Financiero

Página 5




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER



del Estado


60 53 104Informes Calificación de

Riesgos Financieros


MISIONAL. Este informe está dirigido a entidades

financieras y proveedores de obras y servicios para

entidades públicas del sector territorial.Con base en la


final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL

o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión




como evidencia del cumplimiento de las funciones






soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de

la administración, se conservan totalmente para

evidenciar los distintos requerimientos de los organismos

de control.

Soporte Normativo: Superintendencia Financiera de

Colombia. Calificadoras de riesgos. Procedimientos de

calificación. Manejo de información, Decreto 1076 de

2007.

Informes Calificación de

Riesgo


Página 6




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER



Resultados2 0 X



ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su

tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y

0 en el archivo central, se procederá a su eliminación

utilizando el protocolo establecido por el archivo de

INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta

subserie se conserva en su totalidad en la Oficina

Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474

de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que

es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de

2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",

Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,

Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15

Literal b) y c), Ley 951 de 2005.


Resultados

Plan de acción

Informe de avance



Memorando


60 53 122


Planes Anticorrupción y

Atención al Ciudadano

2 8 X X X




(CT). Conservar estos documentos en soporte

electrónico en un SGDEA como COPIA DE







respectivos soportes. Soporte Normativo: Artículo 78

de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).

Página 7




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


Informes de Seguimiento Plan


Ciudadano


60 53 141Informe Rendición de






electrónico en un SGDEA como COPIA DE








Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011

(Estatuto Anticorrupción).

Informes de rendicion de

cuentas


Página 8




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS




carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de control

y recuperación que describe de manera exacta y precisa

las series o asuntos de un el archivo de gestión de las





actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte

físico y se conservara permanentemente. Las imágenes

deberán permanecer en un repositorio que garantice su

fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el

soporte papel en el Archivo de Gestión.



2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015.


de Gestiòn - FUID

60 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




60 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA











Página 9




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 68PLANES

INSTITUCIONALES



Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental

se deja cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero

tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo se

elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y

no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la


Planes de Acción Institucional


Riesgos2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Agrupación

documental en la cual se definen las políticas, las

estrategias, y la evaluación para la gestión de los riesgos

institucionales. Con base en la Circular 003 de 2015




inventario y se efectúa la transferencia secundaria al

Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 46 de

noviembre 2 de 1988. Decreto 93 del 13 de enero de

1998. ICONTEC: NTC-5254. Norma Técnica

Colombiana de Gestión del Riesgo.

Planes Manejo de Riesgos



Página 10




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 76PROGRAMAS

INSTITUCIONALES

60 76 271Programas de

Desembolsos de Crédito2 2 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie

de carácter MISIONAL. Finalizado el tiempo de

retención se conserva de forma permanente la

información utilizando cualquier medio técnico que

garantice su reproducción exacta (Digitalización, copia de

seguridad, repositorio o cualquier otro que garantice su

integridad, disponibilidad y confidencialidad), como

doumento de consulta ante solicitudes que realicen para

efectos de nuevos desembolsos.

Programa de desembolsos de

créditoActa aprobación Comité de

Crédito

60 76 275Programas de Retiro de

Depósitos y pagos2 2 X X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie

de carácter MISIONAL. Finalizado el tiempo de

retención se conserva de forma permanente la

información utilizando cualquier medio técnico que

garantice su reproducción exacta (Digitalización, copia de

seguridad, repositorio o cualquier otro que garantice su

integridad, disponibilidad y confidencialidad), como

doumento de consulta ante solicitudes que realicen para

efectos de nuevos retiros, depósitos y pagos.

Programa de desembolsos de

créditoActa aprobación Comité de

Crédito

Página 11




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


60 77PROYECTOS

INSTITUCIONALES

60 77 285

Proyectos para la

Promoción y Desarrollo

Territorial

3 8

Subserie de carácter MISIONAL. Esta subserie

direcciona las actividades orientadas a la planeaciòn,

acompañamiento, formulaciòn, estructuraciòn, ejecuciòn

y evaluaciòn de los proyectos orientados al cumplimiento

de la misiòn del Instituto, para el financiamiento,

promociòn y desarrollo territorial. Con base en la Circular


Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos

en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE








Soporte Normativo: Ley 594 de 2000.

Estudio de prefactibilidad del

proyecto

Estudio de factibilidad del

proyecto

Viabilidad del proyecto ante el

organismo competente

Evidencias de ejecución de los

proyectos

60 80

REGLAMENTO DEL

SISTEMA DE RIESGO

CREDITICIO

5 5 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido el

tiempo de retención establecido en el archivo de gestión y

central, se eliminará la totalidad de la serie documental

por no poseer valores administrativos ni legales.

Reglamento Comité de Crédito

Página 12




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER


Publicación página Web


FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 13

UNIDAD PRODUCTORA:

10 4

10 4 39 Resoluciones 2 18 X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie de carácter

MISIONAL. Documento VITAL O ESENCIAL.

Teniendo en cuenta que las Resoluciones son fuente

de información privilegiada que permite recuperar la

memoria institucional de la entidad, estos

documentos revisten valores para la investigación.

Una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención

contados a partir del cierre del expediente o trámite

que le dio inicio, se deben transferir al Archivo

Histórico para su conservación total, de acuerdo con

lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del

Ministerio de Cultura , en su Capítulo I y el Capítulo

IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.

Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo

2. "Los documentos originales que posean valores

históricos no podrán ser destruidos, aun cuando

hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante

cualquier medio".

Resolución

Oficio Citación Notificación

Personal

Constancia de Notificación

Personal

Aviso Notificación

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E

ACTOS ADMINISTRATIVOS

VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



Página 1

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



10 17


Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La

subserie Circulares Internas evidencia el desarrollo

de las actividades misionales y administrativas del

Instituto. No constituyen el patrimonio histórico de la

Entidad y no desarrolla valores secundarios. Una vez

cumpla su tiempo de retención de 2 años en el

archivo de gestión y 6 años en el archivo central y

teniendo en cuenta que el tiempo máximo dispuesto

por la Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la

acción disciplinaria que es de 5 años, se procederá a

su eliminación utilizando el protocolo establecido por

el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo:


Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f) y h),

16 Literal b) y c), Acuerdo 033 de 1999.

x|

10 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter

MISIONAL. Copia de las comunicaciones oficiales

enviadas y recibidas que conforman un registro

consecutivo en razón del número de radicación y se

administran en la unidad de correspondencia o la que

haga sus veces. Transcurrido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza el respectivo inventario

para la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeños para su eliminación mediante

método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido

sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo

11, Acuerdo 060 de 2001.


Oficiales

Actas cierre Anual

Consecutivo


anulados

CIRCULARES

Página 2

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



10 53

10 53 99

Informes a

Organismos de


2 8 X X X X
















parte del patrimonio documental de la administración,

se conservan totalmente para evidenciar los distintos



Constitución Política de Colomiba 1991.

Solicitud del organismo que

vigila o controla

Oficio de remisión del informe



INFORMES INTERNOS DE GESTION Y RESULTADOS

Página 3

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



10 53 100

Informes a otros

Organismos del

Estado

2 8 X X X
















parte del patrimonio documental de la administración,

se conservan totalmente para evidenciar los distintos




Informes a otros Organismos

del Estado

Página 4

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT





Resultados2 3 X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie de carácter

MISIONAL. Esta subserie evidencia el desarrollo de

las actividades misionales y administrativas del

Instituto. Una vez cumplido su tiempo de retención de

2 años en el archivo de gestión y 3 en el archivo

central, se procederá a su eliminación utilizando el

protocolo establecido por el archivo de INFIBAGUE.

Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se

conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de

Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011

para la prescripción de la acción disciplinaria que es

de 5 años, la Resolución de Gerencia No. 1261 de

2017 "Manual de Funciones y Competencias

Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos

25, 26 y 27, Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9,

Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de 2005.


Resultados

Plan de acción

Informe de avance



Memorando


Página 5

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



10 54

10 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo de Gestión

2 0 X X




exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo

de gestión de las dependencias. El inventario




dependencia por lo cual debe actualizarse en medio

digital, Se digitalizara el soporte físico y se

conservara permanentemente. Las imágenes

deberán permanecer en un repositorio que garantice

su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y







dependencia - FUID

10 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)

X

Documento de apoyo para la dependencia. Su original

se conserva en el Grupo de Gestión Humana y

Documental de la Direcciòn Administrativa y

Comercial

10 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL,

REGISTRO Y

CONSULTA

10 55 167

Control Préstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X




aprobación del Comité Interno de Archivos para su



INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Página 6

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT






Página 7

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT



10 62MANUALES

INSTITUCIONALES

10 62 205 Manual de Imagen 2 0 X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie que establece

los parámetros para la utilización de la imagen

institucional de INFIBAGUÉ. Cumplido el tiempo de

retenciòn en el Archivo de Gestión, se elimina porque

no posee valores primarios.

Manual de Imagen

Política de Comunicaciones

10 68PLANES

INSTITUCIONALES


Comunicación3 5 X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Documento electrónico.

Culminado los tiempos de retención, de cinco (5)

años y quince (15) años en archivo central, los

documentos que conforman la subserie se migran a

un repositorio o plataforma que defina la Entidad y se

conservan para efectos de consulta.

Plan Estratégico de

Comunicación

Evidencias de implementación

del Plan Estratégico y la

Política de Comunicaciones

Campañas Institucionales

Archivo de prensa y

fotografías

Encuestas de satisfacción del

usuario y evaluación de

satisfacción

Página 8

UNIDAD PRODUCTORA:

P

DISPOSICION FINAL

Archivo

Central S M/D

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

Archivo

de

Gestiòn E


SU

BS

ER

IE

SOPORTERETENCION

TIPOS

DOCUMENTALES

GERENCIA GENERAL

CODIGO: FOR-GD-009

SE

RIE


PAGINA:


TRD - 2018

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)E

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

CODIGO

CT




Informe Proceso de

Comunicaciones

Informes de seguimiento del

proceso

Acciones correctivas y de

mejora

10 81

REGLAMENTO

INTERNO PARA LA

REALIZACIÓN DE LA

RENDICIÓN DE

CUENTAS

2 3 X X X

Nivel de acceso PÚBLICA. Finalizado el tiempo de

retención en el archivo central, se elimina el soporte

electrónico y físico por perder la vigencia

administrativa, del mismo modo con el tiempo se

atualiza la normatividad que aplica para estos

reglamentos, por locual pierde su vigencia.

Reglamento Interno Rendición

de Cuentas - REG-GI-001

Estrategia de Rendición de

Cuentas - EST-GI-001

Cronograma Rendición de

Cuentas - CRO-GI-001

Informes Rendición de

Cuentas

FECHA DE APROBACION



SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo.

Aplicativo o software de Gestión documental que administra

documentos electrónicos de archivo y expedientes de archivo: fisicos,

digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los

requisitos establecidos por el AGN

Soporte E: Electrónico u otro soporte


S: SelecciónSoporte P: Físico Papel M: Microfilmación

CONVENCIONES


Página 9

30 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X


comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que



correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido








Oficiales

Actas cierre Anual

Consecutivo


anulados

30 38ESTUDIOS E

INVESTIGACIONES

30 38 91Estudios de Viabilidad

de Proyectos2 8 X X



final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el


respectivo inventario y se efectúa la transferencia

secundaria al Archivo Histórico.Estudios de Viabilidad de

Proyectos


ENTIDAD PRODUCTORA:

GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES

CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

Página 1

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

30 38 92Estudios Técnicos de

Alumbrado2 8 X X



final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el


respectivo inventario y se efectúa la transferencia

secundaria al Archivo Histórico.

Estudios Técnicos de

Alumbrado


30 39 EVALUACIONES

30 39 94

Evaluaciones del

Desarrollo de

Proyectos

2 8 X X




Institucional de Gestión y Desempeño para su


que no tiene valores secundarios.

Informe de Evaluación


Página 2

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

30 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS






















Política de la República de Colombia. Artículos 119 y

278. Bogotá: 1991.




Página 3

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn



Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter




















del Estado



Resultados2 0 X X



ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su

tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y

0 en el archivo central, se procederá a su eliminación

utilizando el protocolo establecido por el archivo de

INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta

subserie se conserva en su totalidad en la Oficina

Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474

de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria

que es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de

2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",


Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15

Literal b) y c), Ley 951 de 2005.

Página 4

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn


Resultados

Plan de acción

Informe de avance



Memorando


30 53 130Informes Ejecución de

Proyectos2 5 X X

Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención

en el archivo central se realiza la selección del 5% de los

expedientes por año y se conserva esta muestra en el

archivo histórico, Posibilita la realización de estudios de

tipo estadístico, también son fuente para investigaciones

de transformaciones sociales, politicas, económicas de la

región y evidencia las políticas y estrategias usadas para

el desarrollo del municipio. El resto de expedientes se

realiza el inventario documental y se elimina con la


Desempeño, mediante método de picado

Informes Ejecución de

Proyectos



PQRS2 0 X



final es la Conservación Total (CT). Conservar estos

documentos en soporte electrónico como evidencia del

cumplimiento de las funciones propias de la dependencia

porque generan valor secundario. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo de gestión se elimina

porque es la Dirección Administrativa y Comercial quien

tiene la función de recopilar los informes de las

dependencias y allí reposa su original.



Página 5

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

30 53 141

Informe Rendición de

Cuentas a la

Ciudadanìa

2 8 X X X





electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD

y como evidencia del cumplimiento de las funciones






soportes. Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley

1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).

Informe Rendición de Cuentas

a la Ciudadanìa


30 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

30 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

1 0 X X

SUBSERIE de carácter MISIONAL. Instrumento

archivístico de control y recuperación que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un el

archivo de gestión de las dependencias. El inventario




dependencia por lo cual debe actualizarse y eliminarse






de Gestiòn - FUID

30 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




Página 6

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

30 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

30 55 167

Control Prèstamo y

Consulta de

Documentos

1 4 X X









30 68PLANES

INSTITUCIONALES



Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental

se deja cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero

tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo se

elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y

no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la


Plan de Trabajo


Informes avances plan de

acción

Página 7

ENTIDAD PRODUCTORA:


CODIGO

PArchivo

Central

PROCEDIMIENTO

SE

RIE

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

VERSION: 01

UNIDAD PRODUCTORA:

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)



E CT M/D

CODIGO: FOR-GD-009

TRD - 2018



PAGINA:

TIPOS

DOCUMENTALES

DE

PE

ND

EN

CIA

E


S

Archivo de

Gestiòn

30 77PROYECTOS

INSTITUCIONALES

30 77 283Proyectos de Inversión

Viabilizados BPIN2 8 X X



por el AGN su disposición final es la Conservación Total

(CT) Una vez cumplido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario y se

efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.


2482 de 2012 Publicación Proyectos de Inversión.

Proyectos de Inversión

Viabilizados BPIN

Presupuesto

Ficha

Cronograma

Actas de Reunión

Informe de seguimiento del

proyecto


FECHA DE APROBACION



S: Selección

CONVENCIONESSIMBOLOS

SERIE: Mayúscula Fija Negrilla

SUBSERIE: Minúscula sin negrilla


M: Microfilmación

Soporte E: Electrónico u otro soporte




Página 8


UNIDAD PRODUCTORA:

50 3 ACTAS

50 3 21

Actas Comité de

Seguimiento,

Evaluación y

Calificación de Cartera

2 8 X X


Documento VITAL o ESENCIAL. El Comité de Seguimiento,

Evaluación y Calificación de Cartera es un organismo asesor de la

Gerencia del Instituto, cuya finalidad es analizar y recomendar

estrategias y políticas correspondientes a los procesos de

seguimiento, evaluación y recuperación tanto de la cartera de

créditos Comercial, Consumo y Fondos Especiales como de las

demás actividades que requieran la efectiva recuperación de los

dineros del Instituto. El objetivo del Comité de Seguimiento,

Evaluación y Calificación de Cartera es evaluar permanentemente el

nivel de riesgo de la cartera, de acuerdo con la clasificación

establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para

asegurar la protección y recuperación de los dineros del Instituto.

Soporte Normativo: Superintendencia Financiera de Colombia, de

conformidad con lo definido en la Circular Externa N° 034 del 02 de

diciembre de 2013. Acuerdo Consejo Directivo No. 007 Agosto 22

de 2018 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Seguimiento,

Evaluación y Calificación de

Cartera

Anexos

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018

DIRECCION FINANCIERA

CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Página 1


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

50 3 23Actas Comité

Financiero2 8 X X X


Documento VITAL o ESENCIAL. El Comité Financiero es un

organismo decisorio de la Alta Gerencia del Instituto, cuyas

disposiciones permiten el buen desarrollo de las actividades

financieras, de planeación presupuestal, y posibilita la evaluación de

las políticas de liquidez, mercado, asignación de tasas de crédito y

comisiones, asimismo como el manejo de portafolio en el corto,

mediano y largo plazo. Su objetivo es establecer y monitorear las

políticas de riesgo de liquidez, mercado y financiero, de planeación

presupuestal y de inversión del Instituto. Con base en la Circular 003

de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación

Total (CT). El responsable del archivo de gestión deberá conservar

estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el







soportes. Soporte Normativo: Superintendencia Financiera -

Circular Básica Contable y Financiera, Capítulo VI Reglas relativas a

la administración del riesgo de liquidez. Acuerdo Consejo Directivo

No. 008 Agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Comité Financiero

Anexos

Página 2


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

50 3 27

Actas Comité Técnico

de Sostenibilidad del

Sistema Contable

2 8 X X


Documento VITAL o ESENCIAL. Subserie documental que refleja

las decisiones institucionales frente a la gestión financiera; estos

documentos registran las actuaciones del comité encargado de emitir

conceptos para la determinación de las políticas, montos, objeto de

depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable se

deban cumplir para garantizar la sostenibilidad del sistema contable.

El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos

documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de







soportes. Se conservan por considerarse parte de la memoria

institucional. Se digitalizara y se conservara permanentemente, las

imágenes deberán permanecer en un repositorio que garantice su

fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta. Soporte Normativo:

Ley 87 de 1993. Resolución Nº 357 del 23 de Julio de 2008,

Contaduría General de la Nación. Resolución No. 331 octubre 11 de

2007 y Resolución No. 152 abril 9 de 2003 - INFIBAGUE.

Convocatoria


Internos FOR-PE-002

Actas Comité Técnico de

Sostenibilidad del Sistema

Contable

Anexos

Página 3


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

50 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS




base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición

final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o

ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar











Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA

NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República

de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.




Página 4


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:





final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o













Política de Colombia de 1991. Artículo 24. Requisitos para la




del Estado



Resultados2 0 X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el

desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la

dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en







No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",

Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde

2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de

2005.


Resultados

Página 5


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

Plan de acción

Informe de avance



Memorando


50 53 141

Informe Rendición de

Cuentas a la

Ciudadanìa

2 8 X X X




soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y






soportes.

Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto

Anticorrupción).

Informe Rendición de Cuentas

a la Ciudadanìa


Página 6


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

50 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

50 54 150

Inventarios

Documentales de

Archivo Gestión

2 0 X X










en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y

consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.





de Gestiòn - FUID

50 54 153

Tabla de Retención

Documental

(Dependencia)




50 68PLANES

INSTITUCIONALES




cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo

central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la

gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original

reposa en la Oficina Asesora de Planeación del proceso.

Plan de Trabajo


Informe avances plan de

acción

Página 7


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:


Riesgos2 4 X X


Subserie de carácter MISIONAL. Agrupación documental en la cual

se definen las políticas, las estrategias, y la evaluación para la

gestión de los riesgos institucionales. El Plan de Manejo de Riesgos

Institucional lo conforman los riesgos priorizados de los procesos

administrativos y los de contexto estratégico.Una vez cumplido el


inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo

Histórico. Constituyen parte dekl patrimonio documental de la

entidad, se conserva totalmente como fuente de consulta e

investigación de los documentos descripctivos de planes, programas

y proyectos institucionales en áreas misionals.Soporte Normativo:

Norma ISO 31000

Planes de trabajo y/o rutas de

intervención

Insumos técnicos y evidencias

de ejecución del plan

Informe de Monitoreo y/o

seguimiento del plan de trabajo

Comunicaciones Oficiales entre

los actores involucrados en las

medidas de redución

Planes de trabajo ajustados

Página 8


UNIDAD PRODUCTORA:

VERSION: 01

PAGINA:


SERIE DOCUMENTAL

(SD)




TIPOS

DOCUMENTALES

Archivo de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

TRD - 2018


CODIGO

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE

SUBSERIE

DOCUMENTAL (SD)

ENTIDAD PRODUCTORA:

FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







Página 9

70 3 ACTAS

70 3 9Actas Comité Comisión de

Personal5 15 X X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie de carácter

MISIONAL. Documento en el que se relacionan los temas tratados y

acordados por la Comisión de Personal en razón a las funciones

establecidas en el Artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artículo

2.2.18.8.1 del Decreto 1083 de 2015. La Comisión de Personal es uno

de los órganos de dirección y gestión del empleo público y de la

gerencia pública, de carácter colegiado y bipartito. Cumplido el tiempo

de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central

para su conservación permanente en soporte papel, por ser reflejar la

memoria institucional en el desarrollo de la gestión administrativa de la

entidad conteniendo valores secundarios (la investigación, la ciencia y

la cultura). Una vez transferida al Archivo Central se debe digitalizar

para su preservación y consulta., de acuerdo con lo establecido en el

Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX,

Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de

2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean

valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido

reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte

Normativo: Artículo 2.2.14.2.13 del Decreto 1083 del 2015.

Convocatoria

Actas Comité Comisión de Personal

Comunicación oficial de respuesta al

requerimiento

Comunicación oficial de solicitud

Resolución creación e integración

Convocatoria a elecciones


Internos FOR-PE-002

Acta de cierre de votaciones

Listado de votantes

Listado de jurados

Memorando




PAGINA: 1 de

TRD - 2018

UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL


DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL


Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


Página 1




PAGINA: 1 de

TRD - 2018



DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

(SD)

SUBSERIE DOCUMENTAL


Archivo

de

Gestiòn

Archivo

CentralP E

E S CT M/D

PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

CIA

SE

RIE

SU

BS

ER

IE


Anexos

70 3 14Actas Comité de Convivencia

Laboral 5 15 X X X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie de carácter

MISIONAL. Documento en el que se relacionan los temas tratados y

acordados por el Comité de Convivencia Laboral en razón a las

funciones establecidas en el Artículo 6 de la Resolución 652 de 2012.


disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o





propias de la dependencia porque generan valor secundario. Cumplido

el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo

Central para su conservación permanente en soporte papel, por ser

reflejar la memoria institucional en el desarrollo de la gestión

administrativa de la entidad conteniendo valores secundarios (la

investigación, la ciencia y la cultura). Una vez cumplido el tiempo de




Normativo:Artículo 5 de la Resolución 652 de 2012 . Ley 909 de

2004. Decreto 1228 de 2005

Convocatoria a Comité


Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Convivencia

Laboral

Presentación Queja

Informe

Memorando

Anexos

70 3 19Actas Comité de Negociación

Sindicatos2 8 X X

Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido un año en el Archivo de

Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de

10 años, se digitaliza para la conservación permanente de ambos

soportes por ser documentos de importancia.


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DISPOSICION FINAL

SERIE DOCUMENTAL

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SUBSERIE DOCUMENTAL


Archivo

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Gestiòn

Archivo

CentralP E

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PROCEDIMIENTO

DE

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EN

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SU

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Internos FOR-PE-002

Actas Comité de Negociación

Sindicatos

Anexos

70 3 36Actas de Entrega Puesto de

Trabajo2 4 X X

Subserie de carácter administrativo. Al concluir el tiempo de

retención en el archivo de gestión, adicionar a la Historia Laboral del

servidor público para su conservaciuón total. Soporte Normativo:

Circular No. 02 de 2015 Archivo General de la Nación.



Internos FOR-PE-002

Actas de Entrega Puesto de Trabajo

Anexos

70 5ACUERDOS DE

GESTION2 8 X X

Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015

emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT)

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se

realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria

al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004, art. 2

literal c), Art. 50; Decreto 2482 de 2012. Publicacion Acuerdos de

Gestión

Comunicacion de solicitud del

Acuerdo de Gestión

Memorando de remision del informe

de seguimiento del Acuerdo de

Gestión

Acuerdo de Gestión FOR-GH-004

Informe de seguimiento al Acuerdo

de Gestión


70 8

APORTES

PARAFISCALES

SEGURIDAD SOCIAL

EMPLEADOS

2 78 X X



aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación

mediante método de picado. Los tiempos en el AC son altos para

garantizar los derechos laborales

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SERIE DOCUMENTAL

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PROCEDIMIENTO

DE

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EN

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Liquidaciones de Aportes

Soportes

70 11

AUTOLIQUIDACIONES

SEGURIDAD SOCIAL

TRABAJADORES

2 18 X X

Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie documental

mediante la cual se efectúa las liquidaciones de los aportes al Sistema

de Seguridad Social. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo

central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación

mediante método de picado. Los tiempos en el Archivo Central son

altos para garantizar los derechos laborales. Soporte Normativo: Ley

1607 de 2012, Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector

Salud y Decreto No. 1990 de 2016.

Foprmulacrio Unico de Afiliación y

Reporte de Novedades


70 12AUTORIZACIONES Y

PERMISOS2 8 X X




eliminación mediante método de picado.

Solicitudes

Autorización

Permisos


70 14CARRERA

ADMINISTRATIVA

70 14 47Lista de elegibles

Convocatorias CNSC2 78 X X





valores secundarios. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004, art 31

numeral 4

Convocatorias del CNSC

Estudio provisional de ascenso

Estudio provisional de Inscripcion

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PROCEDIMIENTO

DE

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Lista de elegibles Convocatorias

CNSC

Consolidado estudios de verificación



CONSTANCIAS

70 15 53Constancias tiempo de

servicio - laboral - sueldos1 4 X X





valores secundarios

Solicitudes

Formato Unico de Certificación


70 17 CIRCULARES


Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie Circulares

Internas evidencia el desarrollo de las actividades misionales y

administrativas de la empresa. No constituyen el patrimonio histórico

de la Entidad y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumpla su

tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 6 años en el

archivo central y teniendo en cuenta que el tiempo máximo dispuesto

por la Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria

que es de 5 años, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo

establecido por el archivo de INFIBAGUE.

Circulares Internas

70 18

CODIGO DE

GOBIERNO

CORPORATIVO Y DE

INTEGRIDAD

2 0 X

Serie que contempla el concepto del Deber Ser, basado en los

valores morales y éticos, en los deberes hacia sí mismo y los demás,

los cuales deben regir su vida dentro de la sociedad. Soporte

Normativo: Ley 1712 del 2014.

Resolución Gerencial de adopción

Correos Electrónicos

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PROCEDIMIENTO

DE

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ND

EN

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Certificación Publicación Página

Web

70 22

CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

2 8 X X X


comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un

registro consecutivo en razón del número de radicación y se

administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus veces.


respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de

Gestión y Desempeños para su eliminación mediante método de

picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.

Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.

Copias de Comunicaciones Oficiales



anulados

70 29

DERECHOS DE

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

1 9 X X

Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de retención en el

archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del

Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación


valores primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho

fundamental de Petición - NTC-ISO 10002:2005 Satisfación del

Clientes tratamiento de las quejas.

Requerimientos escritos o verbales


Oficio Ampliación de Térrminos

Oficio Respuesta

Oficio Recursos


70 32

ELECCION

REPRESENTANTES DE

EMPLEADOS ANTE LA

COMISION DE

PERSONAL

2 8 X X

Nivel de acceso PUBLICA. La Serie Elección de Representantes de

Empleados ante la Comisión de Personal, está conformada por

documentos que evidencian el proeso de eleciones y conformación de

la comisión del Instituto. Una vez cumpa su tiempo de retención de 2

años en el archivo de gestión y 8 en el archivo central, se procederá a

su eliminación, siguiendo los parámetros del archivo general de la

nación. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004.

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PROCEDIMIENTO

DE

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ND

EN

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70 40EVALUACIONES DE

DESEMPEÑO

70 40 95Consolidado Evaluaciones de

desempeño2 8 X X





valores secundarios

Consolidado evaluación


Planes de mejoramiento

70 53

INFORMES INTERNOS

DE GESTION Y

RESULTADOS





final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.








Archivo Histórico con sus respectivos soportes.Constituyen parte del

patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente

para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de

control. Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.

ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de

la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.

Informes a Organismos de Control y

Vigilancia


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DISPOSICION FINAL

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Archivo

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PROCEDIMIENTO

DE

PE

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Resultados2 0 X

Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el

desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la

dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en







No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",

Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde

2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de

2005.

Informes de Gestión y Resultados

Plan de acción

Informe de avance



Memorando


70 53 124Informes de solicitudes de

acceso a información2 8 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Informe que publican las entidades

obligadas por el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, sobre las

respuestas a solicitudes y denuncias realizadas por la ciudadanía.

Artículo 52, Decreto 103 de 2015. Soporte Normativo: COLOMBIA,

MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS. Decreto 103 (20, enero,

2015).Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se

dictan otras disposiciones. Bogotá: 2015. Artículo 52. COLOMBIA,

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por

medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de

acceso a la información pública nacional y se dictan otras

disposiciones. Bogotá: 2014. Literal h, artículo 11. COLOMBIA,

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA. Decreto 1081 (26, mayo, 2015). Por medio del cual se

expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la

República. Bogotá: 2015. Artículo 2.1.1.6.2.

Informe de solicitud de acceso a

información.

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PROCEDIMIENTO

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Registro de publicación en página

web

70 53 141Informes Rendición de









inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.

Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto

Anticorrupción).

Informe Rendición de Cuentas a la

Ciudadanìa


70 53 142Informes Seguimiento a

PQRS2 8 X X X


2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total

(CT). Conservar estos documentos en soporte electrónico como



retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se

efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico.


2012 Publicación Informes PQR - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacción

del Clientes tratamiento de las quejas.

Informes Seguimiento a PQRS

Estadísticas



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PROCEDIMIENTO

DE

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70 53 145

Informes Trimestrales del

Comité de Convivencia

Laboral

2 8 X X

SUBSERIE de carácter MISIONAL. Documento presentado a la alta

dirección de la entidad pública para informar la gestión de las quejas,

los seguimientos de casos y las recomendaciones que atiende el

Comité de Convivencia Laboral. Numeral 10, del Articulo 6 de la

Resolución 652 de 2012. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida

por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT) y

mínimo cinco (5) años. Soporte Normativo: Artículo 2.2.14.2.13

Decreto 1083 del 2015 y Resolución 652 (30, abril, 2012). Por la cual

se establece la conformación y funcionamiento del Comité de

Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se

dictan otras disposiciones.

Informes Trimestrales del Comité de

Convivencia Laboral


70 54INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS

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Gestiòn

Archivo

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PROCEDIMIENTO

DE

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EN

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Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de

gestión de las dependencias. El inventario documental esta

conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad

directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de

la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital, Se

digitalizara el soporte físico y se conservara permanentemente. Las

imágenes deberán permanecer en un repositorio que garantice su

fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte


Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012

- Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación



Gestiòn - FUID



Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en

el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn


70 55

INSTRUMENTOS DE

CONTROL, REGISTRO

Y CONSULTA

70 55 167Control Prèstamo y Consulta

de Documentos1 4 X X






FOR-GD-002 Formato Control

Préstamo Documentos

70 55 179Registro de Comunicaciones

Oficiales1 4 X X



aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación


valores primarios. Soporte Normativo: Art. 8 Acuerdo 060 de 2001

AGN.

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PROCEDIMIENTO

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Registro de Comunicaciones

Oficiales

70 62MANUALES

INSTITUCIONALES

70 62 199Manual de Atención al

Ciudadano2 8 X X X



final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.










Manual de Atenciòn al Ciudadano -

MAN-GD-001



Encuestas Medición de Satisfacción

Cliente Externo (Alumbrado Público)

FOR-AC-001


Cliente Externo (Plazas de Mercado)

FOR-AC-002


Cliente Externo (Banfuturo) FOR-AC-

003

Análisis de la satisfacción del cliente

externo

Acciones Correctivas y de Mejora

Informe de apertura Buzón de PQRS

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PROCEDIMIENTO

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Procedimiento Distribución

Documental Ventanilla Unica - PRO-

GD-010

Procedimiento Comunicaciones

Oficiales

70 62 202Manual de Funciones y de

Competencias Laborales 2 8 X X X


Herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las

funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la

planta de personal de las instituciones públicas; así como los

requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias

exigidas para el desempeño de estos. Con base en la Circular 003 de



gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en

un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA

DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones





soportes. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia.

Artículo 122.Decreto 1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se

expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Manual específico de funciones,

requisitos y competencias laborales


adopta el manual específico de

funciones, requisitos y competencias

laborales

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PROCEDIMIENTO

DE

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70 64 NOMINA 2 78 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL O ESENCIAL

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Relación de pago en la

cual se registran los salarios, las bonificaciones y las deducciones de

un periodo determinado, que realiza una entidad a sus funcionarios en

cumplimiento de las obligaciones contractuales. Preservar estos


su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el

mismo tiempo asignado al soporte papel. Una vez cumplido el tiempo


tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria

al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte

Normativo: Ley 100 (23, diciembre, 1993). Por la cual se crea el

sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Bogotá: 1993. Artículos 206 y 207. Decreto 780 (6, mayo, 2016). Por

medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector

Salud y Protección Social. Bogotá: 2016.

Solicitud de disponibilidad

presupuestal y registro

presupuestal.


presupuestal

Certificado de registro presupuestal

Registro de novedades de nómina

Nómina.

Memorando.

Relación de descuentos de salud,

pensión, parafiscales y cesantías

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PROCEDIMIENTO

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70 66 NOVEDADES NOMINA 2 78 X X X

Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA

RESERVADA. Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos


su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el

mismo tiempo asignado al soporte papel. Transcurrido el tiempo de

retención en el archivo central los documentos en soporte papel y

electrónico, se les realiza el respectivo inventario para la aprobación

del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación

mediante método de picado para el soporte papel.

Ingresos de funcionarios, aprendices

y pensionados

Traslados de funcionarios

Retiro de Funcionarios, aprendices y

pensionados

Licencias

Vacaciones

Encargos

Sanciones disciplinarias.

Préstamos de cooperativas

Prestamos de fondos

Seguros

Prevención exequias

Medicina prepagada

Cajas de compensación (para

pensionados)

Sindicatos

Embargos

Asociaciones

Icetex

Libranzas de entidades financieras

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DISPOSICION FINAL

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PROCEDIMIENTO

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70 68PLANES

INSTITUCIONALES

70 68 222Planes Anticorrupción y

Atención al Ciudadano 2 8 X X X








inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia

secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte

Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 - Decreto 2482 de 2012

Publicacion Plan Anticurrupccion

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano


Mapa de riesgos de corrupción

Racionalización de trámites

Rendición de cuentas




Participación Ciudadana


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Archivo

de

Gestiòn

Archivo

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PROCEDIMIENTO

DE

PE

ND

EN

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70 68 226Planes Anuales de Empleos

Vacantes2 5 X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie que busca

administrar y actualizar la información sobre los empleos vacantes en

el Estado con el propósito de que las entidades públicas puedan

planificar la provisión de los cargos para la siguiente vigencia fiscal.”

Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial. Cumplido el

tiempo en el archivo central se procede a su eliminación porque carece

de valor administrativo y legal.Soporte Normativo: COLOMBIA,

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial

Plan anual de vacantes.


adopta el Plan anual de vacantes.



Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro

(4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.




Plan de Trabajo


Informe de avances Plan de Acción

70 68 244Planes de Previsión de

Recursos Humanos2 5 X

Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie que busca

administrar y actualizar la información sobre los empleos vacantes en

el Estado con el propósito de que las entidades públicas puedan

planificar la provisión de los cargos para la siguiente vigencia fiscal.”

Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial. Cumplido el

tiempo en el archivo central se procede a su eliminación porque carece

de valor administrativo y legal.Soporte Normativo: COLOMBIA,

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial

Provisión mediante encargo GH-INS-

001

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de

Gestiòn

Archivo

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PROCEDIMIENTO

DE

PE

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Capacitación2 4 X X

Criterio Cualitativo. El Plan Institucional de Capacitación, tiene como

objetivo contribuir al mejoramiento institucional, fortalecer las

competencias laborales, conocimientos, habilidades de formación y

capacitación expresadas por los servidores en la detección de

necesidades. Soporte Normativo: Decreto 1567 de Agosto 5/1998

por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema

de

Estímulos para los Empleados del Estado. Decreto No. 682 de Abril 16

/2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y

Capacitación. Ley 909 de Septiembre 23/ 2004. Ley 1064 de Julio

26/2006. Decreto 4665 de Noviembre 29/ 2007.

Plan Institucional de Capacitación

Actas de reuniones


FECHA DE APROBACION

CONVENCIONES







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codigo: for-gd-009 tabla de retencion documental - trd ... · de los derechos de una persona por...

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