Docente: CPCC. Vctor Lpez PrezFacultad de Ciencias Contables y Finanzas CorporativasAUDITORIA OPERATIVAUniversidad Inca Garcilaso de la VegaIX CICLO

UNIDAD II

AMBITO O CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORIA OPERATIVA

QUE ES LA EMPRESA?DEFINICION BASICA:

La empresa es un ente que ha sido creado con fines de lucro, obviamente que este concepto resulta ser restringido por cuanto el ente u entidad, va a existir porque hay necesidades de las personas que deben ser atendidas satisfactoriamente.

Concepciones actuales como que el cliente es la principal razn de la existencia de una empresa y debe ser satisfecho de manera eficiente, eficaz que grafica la calidad social de una empresa y su denominacin debe ser mucho ms amplia, la denominacin de organizacin.

QUE ES LA ORGANIZACION?Una organizacin se puede conceptuar que esta delimitada por un grupo de personas que se asocian para el logro de un fin comn, estableciendo entre ellas relaciones formalizadas que tienen continuidad en el tiempo, legitimadas por el sistema social externo, es decir el entorno, y con la posibilidad de sustituir a sus propios miembros sin que peligre la supervivencia de la propia organizacin.

Sus elementos son:

Los objetivosEl entornoLos recursos o medios, dentro de estos la estructura organizativa, el recurso o potencial humano y los recursos tecnolgicos, materiales y financieros.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEAMIENTOEl planeamiento requiere definir los objetivos o meta de la organizacin, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades.

PLANES ESTRATGICOS Y PLANES OPERATIVOSLos planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes generales de la empresa y buscan posicionar a la organizacin en trminos de su entorno son llamados PLANES ESTRATGICOS. Los planes que especifican los detalles de cmo sern logrados los planes generales se denominan PLANES OPERATIVOS.

ORGANIZACINOrganizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de una organizacin, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes, programas y objetivos sealados. Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, procesos conocido como diseo organizacional

DIRECCINEs el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.

Existen dos estratos para obtener stos resultados: a. En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer "ejecutar", y "llevar a cabo", aqullas actividades que resulten ser productivas en beneficio de la entidad. En el nivel administrativo, es decir aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de dirigir" y no de "ejecutar".El jefe como tal, no ejecuta sino hace que otros cumplan con las actividades, procesos establecidas por la empresa.

CONTROLControl se puede definir como el proceso de monitorear las actividades, procesos que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa.Un sistema de control efectivo asegura que las actividades o procesos se desarrollen de manera que conduzcan a la consecucin de los objetivos y metas establecidas por la organizacin.

ACTO ADMINISTRATIVO

GESTIN Y RESULTADO

ACTO ADMINISTRATIVODeclaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho pblico, estn destinadas a producir efectos jurdicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situacin concreta

Es el conjunto de actividades desarrolladas por las empresas, sobre la base del Proceso Administrativo (que comprende las etapas de planeamiento, organizacin, direccin y control), mediante el cual tienden al logro de los fines, objetivos y metas, enmarcados en las polticas institucionales, buscando la efectividad, eficiencia y economa de sus operaciones y la calidad de sus productos y/o servicios. GESTIN

Relacionado a los bienes y/o servicios producidos o entregados por la institucin, programa, proyecto o actividad, como resultado de la combinacin y uso de los recursos. PRODUCTO

Referido a los cambios en el comportamiento, estado o actitud sobre la poblacin objetivo, en un periodo inmediato (corto y mediano plazo), como resultado del producto obtenido. RESULTADO INTERMEDIO

Mide el grado de mejora e impacto en las condiciones de la poblacin, en un periodo a largo plazo, como consecuencia del producto logrado. RESULTADO FINAL

INDICADORES DE DESEMPEOPROCESOSMedicin de Control

DESCRIPCIN DE LOS INDICADORES DE DESEMPEO EN LOS PROCESOS DE GESTIN

LA ORGANIZACIN DE UNA EMPRESA MODERNA

Niveles de Organizacin, de Gestin y de Direccin, teniendo en cuenta las polticas aprobadas por la empresa.ORGANIZACIN DE UNA EMPRESAUna estructura adecuada de las reas Administrativas y operativas, considerando el tipo de organizacin y las necesidades de la empresa. Una empresa en general puede estar conformado por:

Estructuracin de los Sistemas Operativos, de acuerdo a la naturaleza (Misin) de la empresa.Un adecuado Sistema de Control Interno a nivel de la empresa, cuyos principios se enmarcan en doctrinas aprobadas por el Informe COSO.

ALTA DIRECCINRGANOS DE LINEAORGANIZACINDIRECCINGESTINAMBIENTE DE CONTROLEVALUACIN DE RIESGOSACTIVIDADES DE CONTROLGERENCIALSISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACINEMPRESAPolticas institucionalesReglamento de Organizacin y FuncionesOrganigramaManual de Organizacin y FuncionesManual de ProcedimientosPlan EstratgicoPresupuestoInforme FinancieroInformes peridicos de gestinNORMAS GENERALES DICTADAS POR ORGANISMOS RECTORESNORMAS ESPECIFICAS DICTADAS POR LA EMPRESAProcedimientos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: NIVELES DE DIRECCIN Y GERENCIA

Decidir cul es la Misin, Visin y los grandes objetivosValorar el entorno, hacer el diagnstico interno, localizar los recursos a utilizar.Decidir sobre las estrategias de direccin y evaluacin de sus resultadosAltaDireccinNIVELES DE DIRECCINTres niveles de DireccinEstratgicoDireccinMediaTcticoEstructurar cada uno de los subsistemas funcionales de la organizacinConfigurar la organizacin de la empresaIntegrar los recursos y las funcionesMotivar y fijar los sistemas de recompensa

Estructurar los trabajos o actividades a realizar Supervisar las funciones singulares que realiza cada reaCoordinar las acciones o actividades a realizarEvaluar los resultados obtenidos.DireccinBsicaNIVELES DE DIRECCINOperativo

NIVELES DE GERENCIA

GERENTEPersona que lleva la gestin administrativa y funcional de una empresa o institucin Persona que dirige y administra los recursos, humanos, materiales y financieros.Apoderado, director, principal, encargado, jefe, administrador, gestor

PLANEAMIENTO ESTRATGICO

El Planeamiento Estratgico es un proceso y un instrumento.En cuanto a proceso, constituye un conjunto de acciones que comprometen al personal de una entidad en la bsqueda de las estrategias a adoptar para llegar a la Visin de la organizacin.En cuanto a instrumento, constituye un marco conceptual que orienta a la gestin institucional con el objeto de llegar a realizar la Visin.

PLANESTRATEGICOINSTITUCIONAL(PEI)PLANEAMIENTO ESTRATGICO

VISINEs la imagen futura que una entidad desarrolla sobre si misma, situndola en una perspectiva de mediano plazo.

MISINEs la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza una determinada entidad para perseguir sus objetivos y fines establecidos.

Es la expresin de un logro que quiere alcanzar una entidad, considerando la misin y visin institucional propuesta.OBJETIVO

Son los resultados que se esperan alcanzar; Constituyen la expresin cuantificable y medible, para verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la entidad. META

Es una lnea maestra de accin de mediano o largo plazo, a travs de la cual una entidad privada o pblica, a partir de su Misin (Imagen actual), trata de alcanzar su Visin (Imagen futura), mediante el logro de los objetivos y metas contemplados en su Plan Estratgico Institucional. ESTRATEGIAS

Los Planes Operativos, reflejan las metas y objetivos que se espera alcanzar para cada ejercicio econmico. Es la accin de definir anticipadamente, que es lo que se quiere lograr en un periodo anual, buscando que se asignen los recursos necesarios y se establezcan las lneas de accin ms convenientes para lograrlo.Plan Operativo

Es la previsin de los presupuestos de Ingresos y Gastos, presupuesto de produccin, ventas, compras, etc debidamente equilibrado, que se aprueban para ser ejecutados durante un periodo determinado.PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

Es una forma de identificar la problemtica de la entidad, as como, evaluar las condiciones favorables o no, por la que esta pasando. El anlisis FODA permite analizar los cambios del medio interno en trminos de Fortalezas y Debilidades, as como del medio externo en trminos de las Amenazas y Oportunidades que tiene la entidad.ANLISIS FODA

ANALISISFODAFortalezas DebilidadesSITUACIN INTERNAOportunidades

Amenazas+SITUACIN EXTERNA

Fortaleza.- Son las capacidades con las que cuenta la entidad para adaptarse y aprovechar al mximo las ventajas que ofrece el entorno y/o mercado para enfrentar con mayores posibilidades las Amenazas que ste presenta. SITUACIN INTERNADebilidades.- Son las limitaciones o carencias que padece la entidad que no le permiten el aprovechamiento de las Oportunidades que se consideran ventajosas en el entorno, impidindole defenderse de las Amenazas.

Oportunidades.- Son situaciones y/o factores externos, no controlables por la entidad, que son factibles de ser aprovechadas si se cumplen determinadas condiciones a nivel de la empresa. SITUACIN EXTERNAAmenazas.- Son situaciones y/o factores externos, no controlables por la entidad, que podran perjudicar y/o limitar su desarrollo como empresa en marcha.

CONCEPTOS DE EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMA Y CALIDAD

Es el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidas, con respecto a los resultados obtenidos por la empresa.EFICACIA

Relacin entre la produccin de un bien y/o servicio y los insumos (financieros, humanos o bienes), utilizados para su generacin o produccin.EFICIENCIA

Se refiere a la capacidad de una empresa, para poder administrar sus recursos economicos. ECONOMIA

ECONOMA = Cantidad requerida (Recursos) + Nivel razonable de calidad + Oportunidad y lugar apropiado + Menor costo posibleEFICACIA = Cumplimiento de Objetivos y MetasEFICIENCIA = Cumplimiento de Objetivos y Metas + Recursos utilizados para ese fin

CALIDADReferido principalmente a medir la capacidad de la empresa, para responder a las necesidades o expectativas de sus clientes y usuarios. Esta relacionado a las caractersticas y/o atributos de los bienes y servicios entregados y prestados, desde un criterio de oportunidad, accesibilidad, continuidad y cortesa en la atencin a los clientes, entre otros.

GESTIN POR PROCESOS

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACINLos procesos, son actividades o conjuntos de actividades ligadas entre s, que utilizan recursos y controles para transformar elementos de entrada, que tienen efecto en los resultados.

Para adoptar un enfoque basado en procesos, la organizacin debe identificar todas y cada una de las actividades que realiza. La representacin grfica, ordenada y secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le denomina Mapa de procesos.Se entiende que el proceso cruza transversalmente el organigrama de la organizacin y se orienta a resultados, alineando los objetivos establecidos con las necesidades y expectativas de los clientes,

ORGANIZACIN HORIZONTAL Y VERTICAL La organizacin horizontal (actividades o procesos) se contrapone a la concepcin tradicional de organizacin vertical (departamento o funciones). Esto no significa que los procesos suplan o anulen las funciones.

ORGANIGRAMAOrganizacin vertical

LA ORGANIZACIN HORIZONTALSe visualiza como un conjunto de flujos que de forma interrelacionada consiguen el producto o servicio final. Estos flujos estn constituido por todas las secuencias de actividades que se producen en la organizacin

LA ORGANIZACIN VERTICALSe visualiza como una agregacin de departamentos independientes uno de otros y que funcionan autnomamente. La descripcin grfica de la organizacin vertical es el organigrama.

EL MAPA DE PROCESOS Los proceso de una organizacin se pueden agrupar en tres niveles:Nivel estratgico.- Es el nivel responsable de establecer los objetivos y las metas estratgicas de la organizacin.Procesos de soporte (apoyo).- Son los procesos responsables de proveer a la organizacin de los recursos (insumos) necesarios para generar los procesos y lograr su producto (objetivos y metas).

Procesos Operativos (claves).- Son los procesos operativos necesarios para la realizacin del producto y/o servicio y a partir del cual el cliente percibir y valorara la calidad del bien o servicio.

INSUMOSPRODUCTONIVEL ESTRATGICOPROCESOS OPERATIVOS(Claves)PROCESOS DE SOPORTE (Administrativos)MAPA DE PROCESOS

MAPA DE PROCESOSINSUMOS

PRODUCTONIVEL ESTRATGICOPLAN OPERATIVOPRESUPUESTOPLANEAMIENTO ESTRATEGICOPROCESO I PROCESO IIPROCESO IIIPROCESOS OPERATIVOSPROCESO VPROCESO IV

PROCESO IINSUMOS

PRODUCTONIVEL ESTRATGICOPLAN OPERATIVOPRESUPUESTOPLANEAMIENTO ESTRATEGICOSUB PROCESO I SUB PROCESO IISUB PROCESOS

DEFINICININSUMO PROCESO - PRODUCTO

Referido a la cantidad de recursos materiales, financieros y/o humanos, utilizados para la produccin oportuna de bienes y/o servicios. INSUMO

PROCESOSLos procesos, son actividades o conjuntos de actividades ligadas entre s, que utilizan recursos y controles para transformar elementos de entrada que tienen incidencia en los resultados.

Relacionado a los bienes y/o servicios producidos o entregados por la empresa como resultado de la combinacin y uso de los diferentes recursos utilizados. PRODUCTO

Indicadores de Desempeo

INDICADORES DE DESEMPEO

La evaluacin y el seguimiento son los insumos bsicos para tomar decisiones y mejorar los resultados de las polticas institucionales.La forma ms efectiva para recibir apoyo y recursos para la ejecucin de sus proyectos, es mostrando resultados.Para mostrar resultados, se deben hacer mediciones y para hacer mediciones adecuada, es necesario utilizar buenos indicadores.Todo buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de revisin y debe proporcionar informacin peridica para medir si se lograron o no lo objetivos y metas propuestos.Una gestin orientada a resultados no es posible sin indicadores que permita la adecuada medicin de dichos resultados.IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES DE GESTIN

Los indicadores de desempeo, son instrumentos que proporcionan informacin cuantitativa sobre el desenvolvimiento y los logros de una institucin, en el marco de cumplimiento de sus objetivos y metas previstas.INDICADORES DE DESEMPEO

CLASIFICACIN DE LOS INDICADORES DE DESEMPEOLos indicadores de desempeo se clasifican en funcin a dos perspectivas, que se presentan de manera simultnea:MEDICIN DE DESEMPEOReferida al control de variables en relacin a los insumos utilizados y productos y/o servicios generados.

EVALUACIN DE DESEMPEOSe asocia al cumplimiento de los objetivos estratgicos establecidos y la manera como stos son logrados (Cumplimiento de objetivos y metas, uso de recursos, satisfaccin de los usuarios y oportunidad del producto). Es decir, Eficacia, Eficiencia, Economa y Calidad.

CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNOEs un proceso continuo y dinmico efectuado por la Junta General de Accionistas, el Directorio, la Direccin y dems trabajadores, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos y metas dentro de las siguientes categoras:

Promover y optimizar la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones de la empresa; as como, la calidad de los productos que ofrece y los servicios que brinda..Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin financiera.Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

SISTEMA DE CONTROL INTERNOAl conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, debidamente organizados e instituidos en cada empresa, para la consecucin de los objetivos del control interno.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El entorno de control aporta el ambiente en el que las personas desarrollan sus actividades y cumplen con sus responsabilidades de control, marca la pauta del funcionamiento de una organizacin e influye en la percepcin de sus empleados respecto al control. AMBIENTE DE CONTROL

Es la base de todos los dems componentes del Control Interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofa de direccin y el estilo de direccin, la manera en que la direccin asigna la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados.

EVALUACIN DE RIESGOSLa evaluacin del riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran afectar la consecucin de los objetivos y metas y, en base a dicho anlisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser administrados y controlados de manera oportuna.

Evaluacin de Riesgos

MBITOCLASIFICACINRIESGOS POTENCIALESA NIVEL INSTITUCIONALFACTORES INTERNOSRedefinicin de la poltica institucional.Nuevos empleados y/o rotacin de personal.Sistemas de informacin nueva y moderna. Crecimiento rpido.Nuevas actividades.Debilitamiento del rgano de Control Institucional. FACTORES EXTERNOSCambios en el entorno operacional.Nuevas tecnologas.Polticas de gobierno.Entes Reguladores.Desastres naturales. A NIVEL DE ACTIVIDADDE OPERACINIncumplimiento de la normatividad.Presentacin incorrecta de la informacin financiera y de gestin. DE INFORMACINPrivacidad de informacin.Falta de diligencia.Ausencia de informacin integrada. DE AUDITORA.Ausencia de Control.

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIALSon las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las instrucciones de la direccin, ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad.

Existen actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y una adecuada segregacin de funciones.

Los sistemas de informacin generan informes, que contienen informacin operativa, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan a la direccin el control del negocio. SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

Debe haber una comunicacin eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa.

Sistema de Informacin y Comunicacin

CLASIFICACINTIPOCONDICIONESSISTEMA DE INFORMACINCALIDAD DE INFORMACINSUFICIENCIA Contiene la informacin suficiente?PERTINENCIASe relaciona con los objetivos?OPORTUNIDAD Se facilita en el tiempo adecuado?ACTUAL Es informacin reciente?EXACTA Los datos son correctos?ACCESIBLE Puede ser obtenida fcilmente por las personas interesadas?INFORMACIN INTEGRADANIVEL ESTRATGICOBasado en un plan estratgico generado por la institucin.NIVEL TECNOLGICORelacionado a las nuevas exigencias tecnolgicas.SISTEMA DE COMUNICACININTERNAEntre unidades orgnicas (HORIZONTAL).Comunicacin eficaz al personal (VERTICAL). De acuerdo al nivel de competencia.Nivel de fluidez y dinmica.EXTERNAMedios de comunicacin adecuados.Receptividad de la informacin por grupo de inters.Dinmica de la comunicacin a los interlocutores externos.

Los Sistemas de Control Interno requieren supervisin, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continua, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas SUPERVISIN

La calidad de los CONTROLES INTERNOS depende de todos nosotros NO NOS OLVIDEMOS !Muchas GraciasDOCENTE: CPCC. VICTOR LOPEZ PEREZBusca la Eficiencia y Eficacia

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