LINEA DE PROFUNDIZACION AII

Grupo Auditor

Auditoria del 22 de Diciembre de 2011 al 19 de Enero de 2012

Área Auditada: Oficina InformáticaProceso Auditado: Gestión de Recursos

Auditor responsable: Gustavo Adolfo Díaz Tovar

Entidad

Titulo

“VERIFICACION Y EVALUACION DE LOS ESTUDIOS PREVIO DESARROLLADOS AL

PROCESO DE CONTRATACION FGN N° 0017-2011 SUSCRITO POR LA FISCALIA

GENERAL DE LA NACION SECCIONAL FLORENCIA”

Objetivos General

Elaborar un dictamen de verificación y cumplimiento del decreto 2474 de 2008 en la planeación de los estudios previos adelantados por la OFICNA DE INFORMATICA de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION seccional Florencia en el proceso de contratación FGN N° 0017-2011, con el propósito de identificar elementos que se deben mejorar, establecer o en su efecto construir para contribuir al optimo cumplimiento de la Gestión de Publica.

Objetivos específicos

Identificar la estructura organizacional de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION seccional Florencia como parte del ejercicio documental de la auditoria.

Formalizar la planeación de la Auditoria a fin de coordinar las estrategias, técnicas y metodológicas para la ejecución del proceso auditor.

Recopilar información de los procesos y procedimientos ligadas a la planeación de la gestión de recursos que están ajustados a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP:1000 para verificar su correcta implementación.

Evaluar el uso y aprovechamiento de los equipos de cómputo, sus periféricos, las instalaciones y mobiliario de las sedes de la Fiscalía en Florencia, así como el uso de sus recursos técnicos y materiales para el procesamiento de información.

Elaborar y socializar un informe de auditoría que muestre los hallazgos e incidencias identificadas en el proceso de la auditoria y recomiende mejoras a los controles.

Identificar los riesgos asociados al proceso de Gestión de Recursos para sugerir los controles, mejoras o seguimientos.

Tipos de Auditoria Aplicadas

LUGAR DE ORIGEN: Externa AREA DE APLICACIÓN: Sistemas computacionales.

TIPOS DESCRIPCION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Permitirá hacer una revisión sistemática y exhaustiva a la gestión de recursos con el propósito de evaluar el desempeño administrativo de la OFICINA INFORMATICA, como la planeación y control de los procedimientos de las operaciones, y los métodos y técnicas de trabajo establecidos por la institución, incluyendo la observación de las normas, políticas y reglamentos que regulan el uso de todos sus recursos.

   

AUDITORIA INFORMATICA

Permitirá la revisión técnica, especializada y exhaustiva de los recursos de TI como de la gestión tecnológica de estos recursos en la organización y planeación del desarrollo tecnológico, como también el óptimo aprovechamiento de estos recursos para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado de la información y la emisión oportuna de los resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de funcionarios y usuarios involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas computacionales de la Fiscalía.

   

AUDITORIA A LA GESTION TECNOLOGICA

Permitirá la revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo que se realiza dentro de la OFICINA INFORMATICA, tales como la planeación, organización, dirección, estudios previos y control de dicha oficina. Esta auditoria se realiza también con el fin de verificar el cumplimiento de las funciones y actividades asignadas a los funcionarios, empleados y usuarios de esta dependencia, así como para revisar y evaluar las operaciones, usos y protección de los recursos TI.

Puntos evaluados en la Auditoria

EVALUACION DE LOS OBJETIVOS MISIONALES.

EVALUACION DE LA PLANEACION EN LA CONTRATACION PUBLICA

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS

EVALUACION DE LAS NORMAS, POLITICAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS.

COBIT

Dominio: Planear y OrganizarObjetiv

o de Control

Descripción

PO1 Definir un Plan Estratégico de TIPO4 Definir los Procesos, Organización y

Relaciones de TIPO6 Comunicar las Aspiraciones y la

Dirección de la GerenciaPO9 Evaluar y Administrar los Riesgos de

TI

Diseño Metodológico

CONOCIMIENTO GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN

IDENTIFICACION DEL AREA DE LA

AUDITORIA

IDENTIFICACION DEL PROCESO

3. PLANEACION DE LA AUDITORIA

4. EJECUCION DE LA AUDITORIA

5. ANALISIS DE LOS RESULTADOS

6. MEJORAS Y RESULTADOS DE AUDITORIA

1

2

2

3

45

6

Instrumentos de recolección de Información

Cuestionario general inicial.

Entrevista personales.

Encuestas.

Observación.

Consultas al portal Web www.contratos.gov.co - www.fiscalia.gov.co

Fotografías.

Alcances

El proyecto de auditoria está orientado a verificar y evaluar los procedimientos realizados por la Fiscalía General de la Nación en la construcción de los estudios previos para la contratación de los recursos tecnológicos, como la identifica de los riesgos a los que se está expuesto por el incumplimiento o mal ejercicio de estos estudios basados en la norma NTC-GP 1000, como la identificación y evaluación del cumplimiento de políticas asociadas al seguimiento y evaluación de estos procesos, sin entrar en especificaciones técnicas y especializadas. También, se pretende alcanzar los siguientes puntos:

Evaluación de la planificación de la OFICINA INFORMATICA en la construcción de los estudios previos.

Evaluación de la efectividad de los controles definidos por la organización que mitigan el riesgo.

Identificación de mejoras a las medidas de control implementadas en la actualidad.

Cumplimiento de la norma NTC-GP 1000

Limitaciones

El impacto de este proyecto está limitado por el tiempo con el que cuenta el grupo auditor para ejercer en detalle el ejercicio de la auditoria que se describen en los siguientes aspectos:

La auditoría no se enfocara al estudio detallado, exhaustivo, ni particular de los controles implementados por la OFICINA INFORMATICA.

No se evaluaran elementos técnicos que influyen en la planificación de medidas de control por parte de la organización.

El dictamen de la auditoria arrojara un estudio general y no técnico de los hallazgos encontrados.

No se realizara seguimiento o monitoreo a las recomendaciones, mejoras y sugerencias que surjan como resultado del proceso de esta auditoria.

IDENTIFICACION Y ANALISIS

DEL RIESGO

Mapa de procesos

RESPONSABLES

Proceso /Subproceso ResponsableProceso Gestión de Recursos Director Nacional

Administrativo y Financiero.Subproceso Gestión Financiera

Jefe de la División Financiera

Subproceso Administración de Bienes Jefe de la División

Administrativa.Subproceso Adquisición de Bienes y ServiciosSubproceso Informática y Telemática

Jefe de Oficina de Informática

Subproceso de Administración Personal

Jefe de la Oficina de Personal

Controles

• Efectividad: Actúa para determinar el grado de cumplimiento dentro de los tiempos y parámetros establecidos por los acuerdos, planes o políticas de mejora continua del riesgo.

• Disponibilidad: Permite determinar el grado de accesibilidad y conocimiento de la situación por parte de los involucrados en el proceso.

 • Cumplimiento: Grado de cumplimiento a los

acuerdos, planes y políticas.

Identificación del riesgo

• Sintaxsis: MACRO PROCESOS- PROCESOS – DOMINIO COBIT- NUMERO DE RIESGO

(PA-GT-PO-R1)N° IDENTIFICACIO

NRIESGO

1 PA-GT-PO-R1

Incumplimiento del artículo 3° del decreto 2474 de 2008

2 PA-GT-PO-R2

Falta de planeación en el objeto de la contratación.

3 PA-Gt-PO-R3

Mala previsión de los riesgos involucrados en la contratación.

4 PA-GT-PO-R4

Incumplimiento al Manual de Contratación adoptado por la Fiscalía General de la nación

5 PA-GT-PO-R5

Incumplimiento a los procedimientos definidos para el SIGC

Clasificación del Riesgo

Mapa de Riesgos

RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Situaciones Encontradas

Situación N°1: Certificación

El Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la Fiscalía General de la Nación, articula y armoniza la implementación de modelos de gestión institucional, entre los que se destacan el Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la norma NTC GP1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y la norma NTC-ISO/IEC 17025.Este SIGC determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales se encuentran documentados en el Mapa de Procesos, agrupados en cuatro niveles denominados: Nivel Estratégico, Nivel Misional, Nivel de Apoyo y Nivel de Seguimiento y Medición

Ir al Mapa de Procesos

Situación N°2: Nivel de Seguimiento

Determina los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control de los procesos y subprocesos sean eficaces y eficientes, mediante:  • Revisiones por la alta dirección • Auditorías internas y externas del SIGC • Encuestas de satisfacción del cliente o usuario • Tratamiento de quejas y reclamos • Seguimiento a las acciones de mejora de los mapas de riesgos por proceso y subproceso • Tratamiento para el control del servicio o trabajo de ensayo no Conforme • Análisis de los indicadores de gestión y la tendencia observada

Situación N°3: Recursos

La entidad asegura la disponibilidad de recursos a través del presupuesto general de la nación que cada año es aprobado por el Congreso de la República gestionado a través del proceso de Planeación de Recursos. A su vez, asegura la disponibilidad de la información mediante la documentación necesaria para soportar la operación de los procesos y subprocesos e identifica las fuentes de información en la Matriz y flujos de información y comunicación que se encuentran para consulta en el vínculo del SIGC.

Situación N°4: Infraestructura

La entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la prestación del servicio y lograr la conformidad con los requisitos del mismo, de la siguiente manera:  a. En relación con la infraestructura física, se cuenta con el Plan Maestro para el Desarrollo de la Infraestructura Física, el cual es gestionado por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios.  b. En relación con la infraestructura tecnológica y telemática, se cuenta con el Plan Maestro de Tecnología, el cual es gestionado por el subproceso de Informática y Telemática.  c. En relación con los servicios de apoyo (tales como transporte o comunicación) son gestionados por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Situación N°5: Macro Proceso gestión de Recursos

De conformidad con los recursos asignados a la Entidad en la Ley de Presupuesto General de la Nación para cada vigencia fiscal, el proceso de Gestión de Recursos, específicamente el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, consolida las necesidades de bienes y servicios en el Plan de Compras de cada vigencia y coordina su ejecución siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás leyes y decretos vigentes que reglamentan la contratación.Aquí se definen los pliegos de condiciones, estudios de conveniencia y oportunidad, los requisitos mínimos técnicos, jurídicos y financieros para la adquisición de los bienes o servicios y los parámetros necesarios para la calificación del personal, dependiendo de la modalidad de contratación.

Situación N°6: Auditorias Anteriores

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental en el 2009 con Enfoque Integral modalidad Regular a la Fiscalía General de la Nación, Nivel Central a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados.La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial al Sistema Penal Oral Acusatorio - Fiscalía General de la Nación, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos destinados para el cumplimiento de los objetivos, metas y proyectos previstos para la consolidación del Sistema Penal Oral Acusatorio Vigencia 2010.

Hallazgos Encontrados

Hallazgo: H001

Descripción: Naturaleza jurídica del contrato

Descripción

La contratación en grupo adoptada por la Fiscalía General de la Nación no permite un nivel de especificidad de los requerimientos jurídicos del contrato, de igual forma no se ve una clara definición del objetivo del contrato al orientar recursos destinados a la mejoramiento tecnológico en la reestructuración de plantas físicas.

Recomendaciones

Se recomienda que la entidad tenga mayor cuidado al establecer el procedimiento de selección que será utilizado en atención a la naturaleza jurídica del contrato y a las necesidades particulares de las sedes involucradas en la contratación, para lo cual se recomienda al establecimiento de la obligación de revisar y dar el aval correspondiente al proceso seleccionado por parte de la oficina jurídica de la entidad.

Hallazgo: H002

Descripción: Planeación de la contratación

Descripción

La falta de planeación en la contratación ocasiono sobre-costos de la misma, dada la realización de obras no previstas en el contrato, que son consecuencia de la precariedad de los estudios previos que ordinariamente se presentaron para la adjudicación del contrato. Lo que originó la reestructuración física del predio de la sede administrativa BARU lo que conllevo a la trasferencia de recursos destinados para otras sedes aledañas al municipio de Florencia a la de este municipio.

Recomendaciones

Se recomienda hacer seguimiento al manual de contratación publica adoptado por la Fiscalía General de la Nación.

Hallazgo:H003Descripción: Estudio de Necesidades (Plan de Necesidades)

Descripción

La fiscalía general de la nación en cumplimiento de lo estipulado por la ley 80 de 1993 y en base al manual de buenas prácticas para la gestión contractual publica adoptado por esta entidad, no verifico con certeza que el contrato FGN N° 0017-2011 adjudicado por un costo de $522,832,226 pesos Colombianos, se ajustaba a las necesidades reales de la entidad para el cumplimiento del servicio público y de su destinatario, incurriendo en detrimento patrimonial a razón un mal diseño de requerimientos tecnológicos en la contratación y adjudicación. Dicha contratación carece de estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato.  Lo anterior ocasiono daños antijuridos que surgieron durante la definición de los requerimientos del contrato. Específicamente en lo que se refiere a la identificación de la necesidad del contrato por la entidad y en el ajuste al plan de necesidades, así como en la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos (técnicos, económicos y jurídico).

Recomendaciones

 Incluir dentro del objeto del contrato la obligación o responsabilidad del contratista, además de la ejecución o entrega de la obra, bien o servicio, la elaboración del diseño de detalle o del estudio de factibilidad, advirtiendo además que presentados esos estudios y diseños al interventor, sin perjuicio de que sean los mismos que la entidad puso a disposición de los proponentes, el contratista los adapte y/o modifique. En tal sentido se sugiere a la entidad, al momento de contratar los estudios previos que estos se definan con el mayor grado de especificidad del alcance, de forma que tengan certeza de la pre factibilidad o factibilidad de la actividad a contratar.

Hallazgo: H004

Descripción: Seguimiento y Control

Descripción

Dentro del contrato objeto de la auditoria, no se estableció un esquema de seguimiento y control a la actividad del contratista, lo que deja en el limbo el personal responsable para la interventoría y la verificación de las adendas que surgieron luego de la adjudicación. Las prórrogas de los términos definidos en los pliegos para las diversas etapas del procedimiento de la contratación abrió espacio para el oportunismo del proponente para reclamar sobre-costos originados por el retardo.

Recomendaciones

Se recomienda que al señalar los plazos, la entidad no se comprometa con oferentes que no especifican las tiempos que podrán requerir medidas de contingencia, lo cual podría ocurrir en el desarrollo del proceso de la entrega o instalación y, en consecuencia, se establezca la posibilidad de prorrogar los plazos inicialmente provistos en forma motivada y consultando los parámetros establecidos en el artículo 30 de 1993 para el caso de las licitaciones públicas.

Hallazgo H005 Descripción: Procedimientos de planeación

 Descripción

La OFICINA DE INFORMATICA de la Fiscalía general de la Nación no ha definido un procedimiento claro para la planeación de los elementos de la contratación, para lo cual se desconoce un plan de contratación que este ajustado al documento rector del manual de contratación publica.

Recomendaciones

Es recomendable que las entidades establezcan, de forma clara, tanto los procedimientos internos de planeación de la contratación, en consonancia con las normas citadas (ley 80, decret0 2474), como los responsables de ejecutarlos, con el fin de garantizar no sólo el éxito de los procesos de selección, sino el resultado satisfactorio de los contratos. Esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines esenciales, sino que garantiza que lo haga de forma oportuna y sin mayores costos.

Hallazgo H006Descripción: Plan Maestro para el Desarrollo de la Infraestructura Física

 Descripción

La OFICINA INFORMATICA desconoce del Plan Maestro para el desarrollo de la infraestructura tecnológica desarrollado para el periodo 2010-2011 lo que ocasiono la mala previsión de la contratación, para efecto de la reestructuración del edificio sede BARU.

Recomendaciones

Se recomienda la actualización y conocimiento del Plan Maestro para el desarrollo de la Infraestructura Física por parte del personal de la OFICINA INFORMATICA

Recomendaciones Finales

Es recomendable que las labores de control del estado y avance del contrato sean ejercidas por dos instancias distintas y por dos responsables diferentes: el interventor, que puede ser externo o vinculado por contrato, y el supervisor. Este control permitiría básicamente verificar que las obligaciones del contratista se cumplan en los plazos pactados en el contrato e informar sobre el estado y avance, información que podrá ser relevante pero sobre todo en situaciones de incumplimiento.

Por otro lado, el fortalecimiento en el contenido y alcance de los estudios previos debe contribuir a disminuir el daño al patrimonio de la entidad, como también se recomienda la adopción de políticas en la entidad que obliguen a los responsables del manejo y supervisión de los contratos a mantener permanentemente informadas y actualizadas a las compañías de seguros, respecto del desarrollo el contrato, de forma que estas se encuentren prevenidas frente a posibles incumplimientos.

Por último, es preciso tener en cuenta que la contratación, entendida como un instrumento para alcanzar los fines estatales y satisfacer el interés público, hace que la administración se encuentre facultada para modificar los diseños y estudios previos establecidos en la planeación, cuando estos adolezcan errores o sean insuficientes o inadecuados, independientemente de la responsabilidad que ello pueda generar.

ANEXOS