Procedimientos para 1- auditora de cuentas de socios

PATRIMONIO

El examen del haber social difiere respecto a la auditoria de activos y pasivos en que las transacciones son, generalmente reducidas en cuanto a su nmero, pero significativas en cuanto a su importe e impacto patrimonial; consecuentemente, cada transaccin requiere una cuidadosa atencin. En muchos trabajos de auditoria, sin embargo, el auditor encontrar que durante el ao no han ocurrido cambios en la cuenta de "Capital social" y quiz solamente uno o dos asientos han sido corridos en la cuenta de "Utilidades retenidas". En estas circunstancias, el tiempo de auditoria que se requiera ser muy reducido en relacin con el importe en dinero que representan estas cuentas. La cuenta de "Capital social" tiene con frecuencia un saldo mayor que la cuenta de caja; sin embargo, el trabajo de auditoria requerido para "Capital social" es, usualmente, mucho menor.

Existen tres elementos principales que contribuyen a lograr un control interno firme sobre el capital social y dividendos. Estos tres elementos son: 1) la adecuada autorizacin de transacciones por el consejo de administracin y funcionarios de la empresa; 2) la segregacin de funciones en d manejo de estas transacciones (especialmente la utilizacin de un agente independiente para el registro de acciones y pago de dividendos); 3) el mantenimiento de adecuados registros.

Para evaluar la suficiencia de los controles internos sobre el capital social, la primera cuestin que debe determinarse es si la empresa emplea servicios de un agente independiente para el registro de acciones y un agente para la transferencia de acciones, o si maneja sus propias transacciones de capital social. El control interno es mucho ms firme cuando se emplean los servicios de un agente registrador independiente, debido a que el banco o la empresa fiduciaria que actan en calidad de registradores de acciones, contarn con la experiencia necesaria, los medios especializados y el personal entrenado para llevar a cabo el trabajo en forma experta. Ms an, al asignar la responsabilidad del manejo de los certificados de aportaciones y saldos patrimoniales.

La responsabilidad fundamental del registrador de acciones es la de evitar cualquier sobre emisin de acciones. El peligro de la sobre emisin se ilustra por medio de la vieja historia de un promotor que vendi un 25% de las acciones de una nueva empresa a cada uno de los diez inversionistas. Para evitar tales irregularidades, el registrador debe cerciorarse de que los certificados de acciones sean emitidos de conformidad con las clusulas de la escritura constitutiva y previa autorizacin formal por d consejo de administracin. El registrador obtiene copias de los documentos que autorizan el total de acciones por emitirse y mantiene registra detallados de los certificados emitidos y cancelados. Cada nuevo certificado debe presentarse al registrador para su examen y registro antes de que sea emitido a favor de un accionista. Los peligros de fraude y errores accidentales relativos a la inadecuada emisin de certificados de acciones se ven, obviamente, muy reducidos cuando se emplea un registrador independiente.

La mayor parte de las grandes y medianas empresas cuyas acciones son activamente negociadas, emplean agentes independientes para la transferencia de acciones, quienes cubren la funcin completa de mantener registros de accionistas y llevar a cabo transferencias en la propiedad de las acciones. Algunas grandes empresas tienen su propio departamento de transferencia de acciones en la creencia de que ello producir un ahorro en comparacin con el costo de contratacin de un banco o empresa fiduciaria para llevar a cabo esta funcin. El nombramiento de un agente de transferencias independiente requiere una resolucin formal del consejo de administracin.

Los procedimientos para la transferencia de acciones son gobernados por los estatutos de los diferentes estados y tambin por los reglamentos de las bolsas de valores. Los objetivos de estos procedimientos son asegurar que los certificados falsificados o alterados no sean negociados, que se impongan rdenes efectivas de "suspensin de negociacin de valores" en el caso de certificados extraviados, que hayan sido cumplidas las leyes que impongan impuestos sobre la transferencia de valores, y que se tengan al corriente registros que muestren el nombre y direccin de cada accionista y el nmero de acciones que posee.

El libro de certificados de acciones

Si la empresa no utiliza los servicios de un agente de transferencias independiente y/o registrador, estas funciones son usualmente asignadas, por el consejo de administracin, al secretario o tesorero de la compaa. Los certificados deben ser prenumerados por el impresor y, desde la fecha de entrega a la compaa hasta su emisin, debern mantenerse bajo llave sujetos a la exclusiva custodia de un funcionario designado. El departamento de auditoria interna de la empresa deber examinar peridicamente los certificados de acciones no emitidas y revisar los procedimientos que se estn siguiendo para determinar su efectividad y el grado de cumplimiento con las polticas establecidas. Los certificados son frecuentemente preparados en libros encuadernados, con talonarios anexos similares a tos de las chequeras. Cada taln muestra el nmero del certificado y contiene espacios en blanco para registrar el nmero de acciones representado por el certificado, el nombre del accionista y el nmero de serie de cualquier antiguo certificado redimido a cambio de uno nuevo. Los certificados deben ser emitidos en secuencia numrica y no contener la primera o segunda firmas sino hasta el momento de la emisin. Cuando las acciones en circulacin son transferidas de un tenedor a otro, el antiguo certificado es devuelto a la compaa. Despus de una cuidadosa inspeccin de la firma de quien transfiere y de otros detalles, el antiguo certificado se anula por medio de perforacin y se anexa al taln correspondiente en el libro de certificados.

El auxiliar de accionistas

El libro de certificados de acciones no constituye, en si mismo, un adecuado registro del capital en circulacin. Los certificados aparecen en el libro en el orden de su nmero de serie, y un slo accionista puede poseer varios certificados enlistados en varios lugares en el libro de certificados. Un auxiliar de accionistas provee una cuenta por separado para cada accionista logrando, en esa forma, que sea posible determinar rpidamente el nmero total de acciones posedas por cada persona. Este registro puede ser utilizado para compilar la lista de cheques por concepto de dividendos o para cualquier otra comunicacin con los accionistas. El auxiliar de accionistas puede ser conservado por el secretario del consejo, por un departamento de transferencia de acciones, o en el departamento de contabilidad. En vista de que el auxiliar de accionistas se conserva en forma independiente del libro de certificados de acciones, el auditor conciliar siempre estos dos registros para verificar el importe del capital en circulacin. La revisin por el auditor, de las transacciones de capital social, incluir la preparacin de una lista de acciones en circulacin, con base en los talones de los certificados de acciones, y un control de todos los certificados por nmero de serie. El total de esta lista es posteriormente conciliado con la cuenta control del mayor y con los registros auxiliares de accionistas. Otros registros que contribuyen al mantenimiento de adecuados controles internos incluyen: diarios de transferencia de acciones, expedientes de recibos por certificados entregados, y registros de las firmas de accionistas. Estos registros debern estar bajo el control de un funcionario de la empresa y no ser accesibles a empleados. La adquisicin de acciones de tesorera por una empresa requiere autorizacin del consejo de administracin. Si las acciones readquiridas se mantuvieren para volver a ser emitidas, debern ser registradas a nombre de la empresa y tenidas bajo el mismo tipo de control aplicable a inversiones en valores de otras compaas. La reemisin de acciones de tesorera tambin requiere autorizacin del consejo de administracin.Control de las transacciones de capital social por el consejo de administracin.

Todas las transacciones de capital social deben recibir aprobacin formal, anticipada, del consejo de administracin. El procedimiento de auditoria para verificar un asiento en la cuenta de "Capital social" debe incluir siempre, en consecuencia, la comparacin del asiento con una autorizacin en las actas de consejo de administracin. Consideremos por un momento algunos de los procedimientos especficos relativos a las transacciones del capital social que requieren autorizacin del consejo. El concejo de administracin debe determinar el nmero de acciones por venderse y el precio por accin; si se va a utilizar un plan de pago en abonos, el consejo deber determinar las condiciones. Si activos fijos, servicios o cualquier consideracin ajena al efectivo, se van a aceptar en pago de las acciones, el consejo de administracin debe determinar la valuacin de los activos recibidos que sean ajenos al efectivo. Cuando se utilicen acciones que carezcan de valor nominal, el consejo determinar en qu forma debe distribuirse el producto entre las cuentas de "Capital social" y "Capital pagado". Las transferencias de las cuentas de utilidades retenidas a las de "Capital social" y "Capital pagado", como en el caso de dividendos en acciones, son determinadas por actuacin del consejo. El aumento en el nmero de acciones y cambios en su valor nominal requieren la autorizacin formal del consejo.

La autoridad respecto a cualquier decisin relativa a dividendos radica en el consejo. La declaracin de un dividendo debe especificar no solamente el importe por accin sino, tambin, la fecha de registro y la de pago. En una empresa que maneja sus propias transacciones de capital social, lugar de utilizar los servicios de un agente independiente para la transferencia de acciones, el consejo deber aprobar una resolucin designando a los funcionarios autorizados para a) firmar certificados de acciones; b) mantener registros de accionistas; c) tener la custodia de certificados no emitidos, y d) firmar los cheques por concepto de dividendos. Generalmente se requiere la firma de dos funcionarios en los certificados de acciones.El control interno sobre capital pagado y utilidades retenidas

La consideracin fundamental en el control interno sobre partidas de capital pagado y utilidades retenidas, es que todos los asientos en estas cuentas deben ser hechos solamente despus de la debida autorizacin de un ejecutivo. En numerosos casos como, por ejemplo, la creacin o discontinuacin de reservas provenientes de utilidades aplicadas el consejo de administracin otorgar la autorizacin para los asientos en estas cuentas. Como un control adicional, peridicamente el contador en jefe debe revisar los asientos en las cuentas de utilidades retenidas y en otras cuentas su correccin.

Control interno sobre dividendos

La naturaleza del control interno sobre el pago de dividendos, como en el caso de una emisin de acciones, depende fundamentalmente de si la compaa lleva a cabo por si misma la funcin del pago de dividendos o si, utilizan los servicios de un agente independiente para el pago de ellos. En el caso de utilizarse un agente independiente, la empresa le proporcionar una copia certificada de la declaracin del dividendo y un cheque por el importe total del mismo. El banco o empresa fiduciaria que acta como agente de transferencia de acciones usualmente es designado para distribuir el dividendo, en vista de que tiene el registro de accionistas. El 'agente enva, cheques a los accionistas individuales y a la empresa una lista detallada de los pagos efectuados. La utilizacin de un agente independiente es recomendable desde el punto de vista del control interno, en vista de que reduce substancialmente la posibilidad de fraudes o errores en relacin con la distribucin de dividendos.

En una empresa pequea que no utilice los servicios de un agente para pagar dividendos, la responsabilidad del pago de ellos usualmente se asigna al tesorero o el secretario del consejo. Despus que se declara un dividendo por el consejo de administracin, el secretario del consejo, con base en los registros de accionistas, prepara una lista de stos a la fecha de registro, el nmero de acciones que posee cada uno y el monto del dividendo que debe recibir cada cual. Posteriormente se abre una cuenta bancaria separada, depositando un cheque expedido por el importe total del dividendo. Los cheques por concepto de dividendos, de un color distinto y controlados por nmeros de serie, se libran a favor de los accionistas individuales y por las cantidades mostradas en la lista anteriormente descrita. El secretario del consejo presenta al tesorero la lista de accionistas y los cheques por concepto de dividendos, para su aprobacin y firma. Los cheques debern ser conciliados por el tesorero con el total de acciones en circulacin, y enviadas sin que vuelvan a estar bajo el control del funcionario que los prepar. A medida que los cheques pagados son devueltos por el banco, debern ser comparados con los talones de los cheques o marcados como pagados en el registro de cheques emitidos en pago de dividendos. Mensualmente deber prepararse una lista de cheques en circulacin, con base en los talones pendientes o las partidas pendientes, en el registro de cheques. Esta lista deber coincidir, en su total, con el saldo en la cuenta bancaria, de dividendos. Debe preverse que algunos cheques por dividendos durar largo tiempo en circulacin. Eventualmente los dividendos no reclamados podrn ser devueltos a las utilidades retenidas, si eso est permitido por las leyes estatales de sociedades.

Cuestionario de control interno

Capital social1. Utiliza la empresa los servicios de un agente independiente, para registro y transferencia?2. En caso contrario:a) Los certificados no emitidos se encuentran bajo control numrico?b) Los certificados cancelados se mutilan para evitar su nueva utilizacin?c) Los certificados no emitidos estn bajo custodia de un funcionario?d) Existe una prohibicin clara contra la firma de certificadas en blanco?3. Se anexan a los talones timbres fiscales?4. Se efectan las emisiones y retiros solamente con la debida autoridad? ,5. Se tienen las acciones de tesorera a nombre de la compaa en lugar de a nombre del tesorero u otro funcionario?6. Se llevan auxiliares de capital y diarios de transferencias?7. Se concilian frecuentemente con la cuenta control los registros auxiliares y los talones del libro de certificados? Dividendos:1. Se emplea un agente independiente para efectuar los pagos?

2. Se tiene una cuenta bancaria independiente para los dividendos?3. Antes de enviar cheques por dividendos se concilian detalladamente?4. Los cheques devueltos son inmediatamente redepositados en una cuenta por separado? Varios:1. Se utilizan plizas de diario para todos los asientos de capital pagado, utilidades retenidas, u otras cuentas de capital?2. El contador general revisa peridicamente todos los asientos de las cuentas del haber social?OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Objetivos de auditoria

Los objetivos del auditor, al verificar el haber social mostrado en el balance, son:

1. Determinar si los importes mostrados en el balance estn apoyados en los registros contables y otras evidencias disponibles.5. Evaluar el control interno sobre los certificados de acciones, transacciones con acciones y pago de dividendos.2. Determinar si todas las transacciones que afectaron a las cuentas del haber social, durante el ao, fueron adecuadamente autorizadas y registradas.3. Determinar si se han cumplido los requerimientos legales relativos al capital social y si los derechos de cada poseedor o clase de poseedores han sido respetados.

Para cumplir estos objetivos, el auditor necesitar alguna familiaridad con las leyes relativas a valores y tambin con algunas normas y reglamentos de la Comisin de Valores y Cambio.

Programa de auditoria - Capital socialLos siguientes procedimientos son tpicos del trabajo requerido en numerosas auditorias para la verificacin del capital social:

1. Resuma las clusulas relativas a capital social como se muestra en la escritura constitutiva, estatutos y actas.2. Confirme las acciones en circulacin con l agente registrador.3. Analice las cuentas de "Capital social".4. Verifique el producto de las emisiones de capital.5. Examine todos los certificados anulados.6. Verifique la secuencia numrica de los certificados.7. Concilie el registro auxiliar y el libro de certificados de acciones con la cuenta control del mayor.8. Verifique selectivamente la adecuada utilizacin de los timbres fiscales de transferencia de acciones.9. Inspeccione las acciones de tesorera en existencia, enlstelas y concilie.10. Determine el cumplimiento de los planes de opcin de suscripcin acciones y de otras restricciones y preferencias relativas al capital social.Mostradas en la lista anteriormente descrita. El secretario del consejo presenta al tesorero la lista de accionistas y los cheques por concepto de dividendos, para su aprobacin y firma. Los cheques debern ser conciliados por el tesorero con el total de acciones en circulacin, enviadas sin que vuelvan a estar bajo el control del funcionario que los prepar. A medida que los cheques pagados son devueltos por el banco, debern ser comparados con los talones de los cheques o marcados como pagados en el registro de cheques emitidos en pago de dividendos. Mensualmente deber prepararse una lista de cheques en circulacin, en base en los talones pendientes o las partidas pendientes, en el registro de cheques. Esta lista deber coincidir, en su total, con el saldo en la cuenta bancaria de dividendos. Debe preverse que algunos cheques por dividendos durar largo tiempo en circulacin. Eventualmente los dividendos no reclamados podrn ser devueltos a las utilidades retenidas, si eso est permitido por los estatutos de la sociedades.

Resuma las clusulas relativas a capital social

Como se muestra en la escritura constitutiva, estatutos y acta. En una primera auditoria, deben leerse la escritura constitutiva, estatutos y actas de consejo de administracin y de asamblea de accionistas, y todas las clusulas de importancia desde un punto de vista contable deben resumirse en el archivo.El tiempo dedicado a la lectura de las actas de consejo de administracin y asamblea de accionistas, en los primeras aos, depender de las circunstancias del trabajo. Si la empresa ha sido previamente auditada por otros contadores pblicos, se pondr menor nfasis en la lectura de actas de aos anteriores. La informacin que deber obtener el auditor respecto a las emisiones de capital social incluir una descripcin detallada de cada emisin, y que cubra puntos tales corno el nmero de acciones autorizadas y emitidas, valor nominal, tasas de dividendos, clusulas de redencin o convertibilidad, aumento en el nmero de acciones y opciones para suscripcin. Si se obtiene evidencia relativa a estos puntos; de fuentes bsicas tales como la escritura constitutiva, el auditor estar en posicin de determinar si las transacciones de capital social y los dividendos pagados se han efectuado de conformidad con los requerimientos legales y las autorizaciones especfica de los accionistas, si contiene toda la informacin necesaria para describir adecuadamente las diferentes emisiones de acciones y otros elementos del capital social.

Confirme las acciones en circulacin con el agente registrador

El nmero de acciones en circulacin a la fecha del balance puede ser confirmado por medio de comunicacin directa con el registrador independiente de acciones, o el agente de transferencias. En el caso de que no se emplee un registrador independiente, la determinacin del nmero de acciones en circulacin debe efectuarse examinando los registros sociales. Dados los firmes controles internos que usualmente se tienen sobre los certificados de acciones, no es corriente comunicarse con el accionista individual para determinar el nmero de acciones en circulacin. Las respuestas a la solicitud de confirmacin debern enviarse directamente al auditor, no al cliente. Toda la informacin contenida en estas respuestas deber ser comparada con los registros sociales, efectundose, si fuese necesario, una conciliacin entre los registros y la confirmacin. Es esencial que las cuentas control del mayor coincidan con el monto de acciones en circulacin reportadas por el agente. Cuando una empresa acta como su propio agente registrador, y de transferencias, el auditor deber adoptar procedimientos alternativos equivalentes, tanto como sea posible, a la confirmacin directa de terceras personas. Estos procedimientos se describen en fases subsecuentes de este programa de auditoria.

En el caso de empresas mayores que tienen sus propios departamentos de transferencia de acciones, es deseable una auditoria por sorpresa de las actividades del departamento. Todas las acciones en existencia debern ser contadas, ya sea que representen acciones en trnsito a favor de nuevos accionistas o acciones de tesorera de la compaa, y las cantidades debern ser conciliadas con los registros. Puede efectuarse una prueba selectiva de las transacciones de un perodo determinado. Estas transacciones debern ser comprobadas con los documentos originales y comparadas con tos registros de caja u otros registros, para obtener evidencia de ingresos y pagos por adquisiciones y ventas de acciones. La correspondencia contenida en expedientes puede ser examinada a propsito de cualesquiera transacciones extraordinarias que requieran verificacin especial. Independientemente del hecho de que se opere o no un departamento de transferencia de acciones, es recomendable que el auditor examine diarios de suscripciones, diarios de transferencias y otros registros, para determinar si las transacciones de capital social estn siendo adecuadamente registradas.

Analice las cuentas de capital social.

En una auditoria inicial, las cuentas de "Capital social" debern ser analizadas desde la iniciacin de la empresa para proporcionar al auditor un completo panorama histrico del capital social. Esta actitud es comparable a la asumida a propsito de planta y equipo; en ambos casos el auditor requiere seguridad respecto a lo razonable de los saldos al principio del perodo sujeto a auditoria. El anlisis del capital social incluye la evaluacin de la naturaleza de todos los cambios y la comprobacin de dichos cambios con apoyo en documentos y registros. Todos los asientos de diario debern ser inspeccionados para determinar si representan cargos o crditos de buena fe a las cuentas y si fueron adecuadamente autorizados. Deber concederse atencin especial al registro de emisiones originales y subsecuentes, la capitalizacin del supervit cuando se emiten dividendos en acciones y la reduccin de valores nominales o declarados en el caso de cuasi reorganizaciones. Estas transacciones son comprobadas comparndolas con documentos originales, el ms importante de los cuales es el libro de actas. Todas las transacciones de capital social deben llevar la autorizacin del consejo de administracin y, en consecuencia, cada asiento en las cuentas deber contener alguna referencia en las actas. El anlisis de las cuentas de "Capital social" puede ser preparado en forma tal que permita adiciones en auditorias subsecuentes. Despus de la auditoria inicial, si el anlisis se Conserva en el archivo permanente, todo lo necesario ser registrar los incrementos o disminuciones del perodo y comprobar las transacciones. El auditor, entonces, contar con una cdula que muestre todos los cambios en el capital social desde la fundacin de la sociedad.Verifique el producto de las emisiones de capital.El procedimiento de auditoria consistente en verificar la recepcin y debida aplicacin de todos los fondos derivados de la venta de acciones de capital est estrechamente relacionado con el anlisis de las cuentas de "Capital Social". El producto neto deber compararse con los registros de caja y los estados de cuenta bancarios. En relacin con esto, es esencial que el auditor se familiarice con cualesquiera contratos relativos a la intervencin de terceras personas en la venta de acciones, de tal manera que pueda determinar si son razonables las cantidades reportadas como producto de las emisiones. Estos contratos proveern la informacin necesaria relativa a precios de venta, comisiones por pagar a agentes o instituciones de inversin y el producto neto en efectivo que deber recibir la empresa. Cuando activos que no son efectivo se reciben a cambio de la emisin de acciones de capital, la transaccin ntegra requiere el ms cuidadoso estudio. Generalmente el valor de activos fijos, patentes, servicios, etc., recibidos a cambio de acciones de capital, depende de la decisin del consejo de administracin. Las leyes estatales frecuentemente establecen que, en ausencia de fraude, esta valuacin deber aceptarse como vlida. Sin embargo, el auditor deber tener en mente el hecho de que la Comisin de Valores y Cambio ha sostenido en numerosas ocasiones que, la valuacin hecha a activos fijos adquiridos de promotores a cambio de, acciones de capital fue excesiva y que, de hecho, las acciones fueron emitidas con un descuento equivalente al exceso del valor registrado sobre el valor razonable del activo. Al comprobar el producto neto de las emisiones de acciones, el auditor determinar si son razonables las distribuciones entre las cantidades acreditadas a cuentas de "Capital social y las aplicables a otras cuentas de "Capital pagado". En numerosos estados la emisin de acciones con descuenta slo se permite en ciertas condiciones. Aun cuando el auditor no puede determinar la legalidad de una emisin de tal naturaleza, deber, cuando las circunstancias lo requieran, obtener la opinin de un asesor legal acerca de una emisin de acciones. Si las acciones no tienen valor nominal, el importe que deber acreditarse a la cuenta de "Capital social" depende de las leyes estatales. El importe del crdito puede ser equivalente a: 1) La remuneracin total recibida; 2) El valor declarado; 3) Una cantidad mnima prescrita. El auditor precisa estar familiarizado can los requerimientos legales y determinar si han sido observados en el caso particular. En todos los exmenes, l est interesado en determinar si el capital est razonablemente presentado conforme a los requerimientos legales y contables aceptados.

Otro problema al verificar el producto neto proveniente de emisiones de acciones surge cuando se acepta que las suscripciones sean sobre la base de pago en bonos. El auditor examinar cualesquiera contratos de suscripcin para determinar las condiciones y procedimientos de los pagos en bonos. Debern tomarse en consideracin atrasos en los pagos, en vista de que el contrato puede establecer la prdida de los derechos correspondientes. El auditor deber determinar las por cobrar representan solamente partidas pendientes de cobro por capital social y si los pagos parciales estn siendo realmente recibidos. Si alguna accin es emitida antes de ser totalmente pagada, la correccin de la transaccin deber ser determinada a la luz de la ley estatal aplicable.

Examine todos los certificados anulados.

Un adecuado sistema de control interno requiere que todos los certificados de acciones anulados sean perforados o marcados en forma tal que evite la posibilidad de su posterior utilizacin. Los certificados cancelados son anexados a los talones correspondientes en el libro de certificados de acciones y permanentemente preservados. Si los certificados readquiridos no son adecuadamente anulados existe el peligro de que puedan, fraudulentamente, ser emitidas por segunda vez por funcionarios o empleados. Tal emisin no autorizada creara un exceso de acciones en circulacin sobre el importe autorizado y reflejado en las cuentas. Los auditores, consecuentemente, examinarn todos los certificados de acciones en existencia, notando en particular, si hubiesen sido efectivamente anulados.

Los certificados anulados son ordinariamente examinados durante el anlisis de la cuenta de "Capital social" con el objeto de verificar cualesquiera disminuciones en tal cuenta. Todas esas transacciones debern ser comprobadas con el libro de actas de la sociedad para cerciorarse de que estn debidamente autorizadas.

Verifique la secuencia numrica de los certificados.

Los papeles de trabajo de auditoria debern incluir una anotacin respecto al ltimo nmero de certificado emitido durante el ao. La referencia a los papeles de trabaja de la auditoria precedente, combinada con la anotacin de las nmeros de certificados emitidos el perodo actual, permitirn al auditor verificar la existencia de todos los certificados por medio de nmeros de serie emitidos para determinar si todos los certificados presentados como no emitidos estn realmente en existencia y en blanco En relacin con este problema en ocasiones es aconsejable que el auditor confirme directamente con el empresario el nmero de certificados impresos v entregados, y los nmeros de serie utilizados. Concilie el registro auxiliar y el libro de certificados de acciones con la cuenta de control del mayor. La cuenta del mayor de capital social muestra el valor nominal o declarado de todas las acciones de tesorera. El registro auxiliar de capital social contiene una cuenta por cada accionista, el libro de certificados de acciones contiene todos los certificados anulados estos tres registres deben conciliados por el auditor para determinar si el importe de acciones en circulacin y eliminar la posibilidad de una sobre emisin de acciones. Si no se llevase a cabo esta certificacin, sera posible para un empleado deshonesto emitir una cantidad ilimitada de acciones y malversar el producto de tales ventas.

El auditor puede preparar u obtener del cliente una relacin del registro auxiliar de acciones y compararla con la cuenta control del mayor, cuando existan discrepancias debern ser revisadas y ajustadas. Simultneamente con este procedimiento, el total de acciones en circulacin, de conformidad con los talones del libro de certificados de acciones, deber ser, asimismo, conciliado con la cuenta control v con la relacin del auxiliar. Por medio de estos procedimientos se cerciora el auditor de la precisin de los saldos del auxiliar del capital social.

Verifique selectivamente la utilizacin de los timbres fiscales de transferencia de acciones.

El gobierno, as como algunos gobiernos estatales, imponen impuestos sobre la emisin original y subsecuentes transferencias de capital social. Estos impuestos son cobrados por medio de la venta de timbres fiscales a la empresa emisora, establecindose que los timbres sern adheridos a los talones del certificado al emitir o transferir las acciones, En vista de que las reglamentos imponen multas por la no utilizacin de estos timbres, los auditores, usualmente, examinan los libros de certificados para determinar si los timbres han sido adheridos a los talones. Podrn llevarse a cabo algunas pruebas selectivas para determinar si han sido utilizadas las debidas cantidades de timbres.

Inspeccione las acciones de tesorera en existencia, y concilie.

Las acciones de tesorera son capital social originalmente emitida como totalmente pagado y subsecuentemente readquiridos por la empresa emisora. Estas acciones pueden ser adquiridas por una donacin de los accionistas, por compra en el mercado abierto, aceptndolas para pagar una deuda, o por otros intercambios de activos. Varias leyes han establecido reglamentos especficas respecto a la adquisicin de acciones de tesorera; y el auditor debe familiarizarse con dichas leyes. Quiz la norma ms comn es que se restrinja una cantidad del supervit obtenido, equivalente al costo de las acciones de tesorera. Esta restriccin de supervit obtenido est encaminada a proteger a los acreedores. Cuando una empresa readquiere por compra acciones de su propio capital, est entregando efectivo a sus accionistas, tal como cuando se paga un dividendo en efectivo. El pago en efectivo por la compra de acciones puede ser recibido solamente por algunos accionistas, pero la sangra en los activos de la compaa es tan real como si el pago hubiese sido un dividendo repartido proporcionalmente entre les accionistas.

CASO ilustrativo Para enfatizar la similitud esencial entre la adquisicin de acciones de tesorera y el pago de dividendos en efectivo, consideremos el caso supuesto de la Compaa X, S. A. la cual cuenta con 100 accionistas que poseen 10 acciones cada uno. La compaa X, S. A., decide readquirir 100 acciones de su capital y, para ello, adquiere una accin de cada uno de sus 100 accionistas. A consecuencia de lo anterior fluye efectivo de la empresa a los accionistas y, despus de la transaccin, cada accionista posee el mismo porcentaje (1%) de las acciones en circulacin que con anterioridad haba tenido. Obviamente, tal adquisicin de acciones substancialmente tiene el misma efecto, desde el punto de vista de los acreedores de la empresa, que si se hubiese pagado un dividendo en efectivo.

El total de pagos en efectivo a accionistas no deber exceder del total del supervit o, de lo contrario, se origin una merma del capital originalmente contribuido. Este capital original contribuido est encaminado a permanecer como amortiguador permanente entre los acreedores de la empresa y cualesquiera prdida de operacin en que la empresa pudiese incurrir. Consecuentemente, no se permite que una empresa merme su capital contribuido entregando a sus accionistas de efectivo, en exceso de las utilidades, independientemente de que estos pagos en efectivo sean en forma de dividendos o en pago de acciones readquiridas. Los pagos por la adquisicin de acciones de tesorera son cargados a la cuenta de "Acciones de tesorera" y, en consecuencia, no reducen la cuenta de "Supervit obtenido". A menos que la cuenta de "Supervit obtenido" se restrinja en una cantidad equivalente al costo de las acciones de tesorera adquiridas, una empresa podra, realmente, mermar su capital permanente pagando dividendos en efectivo por el monto total de la cuenta de "Supervit obtenido" Naturalmente, la mayor parte de las empresas no consideran el pago de dividendos por el importe total de las utilidades.

La cuenta de "Acciones de tesorera" deber ser analizada y, de dicho anlisis, compilar una lista que muestre el inventario en libros de acciones de tesorera. Posteriormente todos los certificados en existencia debern ser contados e inspeccionados. Las acciones individuales sern comparadas con una lista para determinar la precisin de la cuenta de ''Acciones de tesorera". Cada certificado deber ser examinado para cerciorarse de que est a nombre de la empresa o que ha sido debidamente endosado con poder legal. Si los certificados no se encuentran en existencia, debern ser confirmados directamente con los tenedores. En su revisin de transacciones con acciones de tesorera, el auditor deber consultar sus papeles de trabajo que resumen las actas de asamblea de consejo de administracin, para determinar que: a) la adquisicin o venta de acciones de tesorera fue autorizada por las miembros del consejo, y b) el precio pagado o recibido estaba de acuerdo con los precios especificados por el mismo. Al verificar el costo de acciones de tesorera adquiridas, el auditor examinar los cheques pagados y comparar el precio pagado con el libro de actas de la sociedad. S la adquisicin se efectu por media de un corredor de bolsa, deber examinarse el aviso de ste. Las ventas de acciones de tesorera debern ser verificadas en forma similar, incluyendo la comparacin del producto neto de la venta con la cuenta del banco. Las utilidades en la venta de acciones de tesorera representan un aumento en el capital contribuido y debern ser acreditadas a la cuenta de "Capital pagado", no a "Utilidades retenidas". El auditor deber cerciorarse de que tales ganancias no se incluyan en la utilidad del ejercicio o se lleven directamente a la cuenta de "Supervit obtenido". Las prdidas en venta de acciones de tesorera debern ser cargadas a "Capital pagado" en la medida de cualesquiera utilidades anteriores provenientes de transacciones con acciones de tesorera. Cualesquiera prdidas adicionales sobre acciones de tesorera pueden ser cargadas a "Supervit obtenido".

En resumen, la revisin hecha por el auditor, de las transacciones con acciones de tesorera, determinar s estas transacciones fueron debidamente autorizadas por el consejo de administracin y determinara asimismo, si los mtodos de registro utilizados estuvieron de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y con estatutos estatales.

Determine el cumplimiento con los planes de opcin de suscripcin de acciones y con otras restricciones y preferencias relativas al capital social. Numerosas empresas otorgan opcin de suscripcin de acciones a funcionarios y empleados clave, como parte de un plan de compensaciones con carcter de incentivos. Por ejemplo, una empresa que contase con acciones en venta en el mercado, a $ 30 por accin al 31 de diciembre de 1999, podra decidir la venta de 50,000 acciones adicionales a su grupo de administradores, a un precio de $ 30, en cualquier momento durante los prximos 10 aos. Cualquier elevacin en el precio de mercado de las acciones, obviamente beneficia a los tenedores de las opciones. Cuando se conceden opciones de suscripcin, la empresa deber mantener en reserva una porcin de las acciones no emitidas, de tal manera que est en posicin de cumplir con los contratos de opcin. En forma similar, las empresas que tienen obligaciones convertibles o acciones preferentes convertibles en circulacin, debern mantener en reserva un nmero suficiente de acciones para cubrir las demandas de los accionistas preferentes o tenedores de obligaciones quienes pueden decidir la conversin de sus valores en capital social.

El auditor deber familiarizarse cabalmente con las condiciones de cualesquiera opciones de suscripcin y con las clusulas de conversin contenidas en las obligaciones y acciones preferentes, de tal manera que pueda determinar si los estados financieros hacen una adecuada revelacin de estos contratos. Deber, asimismo, verificar las acciones emitidas durante el ao por conducto de conversin o ejercicio de opciones, y cerciorarse del nmero de acciones que deben tenerse en reserva a la fecha del balance.

Otras restricciones y prerrogativas en cuanto al capital social incluyen las clusulas de redencin y acumulacin con frecuencia incluidas en las acciones preferentes. La mayor parte de las acciones preferentes son redimibles a precios especificados ligeramente sobre la par; y el auditor debe cerciorarse de que cualquier programa de readquisicin de acciones cumple de modo exacto las disposiciones sobre redencin de la emisin. La clusula de acumulacin que se encuentra en numerosas acciones preferentes debe ser estudiada por el auditor al revisar la correccin de los pagos por dividendos y al determinar la declaracin que debe hacerse de cualquier retraso en el pago de dividendos preferentes. En el caso de que las clusulas de emisin de acciones preferentes exijan fondos de redencin, el auditor deber cerciorarse de que los fondos estn siendo acumulados de acuerdo con lo programado.

Capital pagadoCapital pagado y supervit pagado son trminos utilizados para describir el capital aportado por accionistas en exceso del valor nominal o declarado de las acciones. La verificacin del capital pagado requiere referencia a las transacciones de capital social; consecuentemente, el trabajo de auditoria sobre capital pagado usualmente se lleva a cabo en forma simultnea con el examen del capital social.

El capital pagado frecuentemente proviene de transacciones como las siguientes:

1. Acciones con valor nominal expedidas a un precio en exceso de dicho valor; el valor nominal es, con frecuencia, tan bajo como $ 10.00, $ 5.00, o hasta $ 1.00 por accin. El exceso del precio de emisin sobre el valor nominal con frecuencia es muy substancial y se acredita a una cuenta titulada "Prima sobre capital social" o "Capital pagado en exceso del valor nominal.2. Emisin de acciones sin valor nominal. Una porcin del producto neto es designada por el consejo de administracin como capital social y el remanente como capital pagado.3. dividendos en acciones declarados. Cuando el valor de mercado de las acciones en circulacin es superior al valor nominal, es prctica contable aceptada la de cargar a supervit ganado con una cantidad equivalente al valor de mercado del dividendo en acciones. Los crditos correspondientes son a la cuenta de "Capital social" por el valor nominal del dividendo en acciones y a "Capital pagado en exceso del valor nominal" por el remanente del importe de supervit ganado que se est capitalizando.4. Acciones preferentes convertibles (con frecuencia con un valor nominal de $ 100 por accin), convertidas por los tenedores en acciones comunes con un valor nominal muy inferior, o quizs en acciones comunes sin valor nominal. El exceso del valor nominal de las acciones convertidas sobre el valor nominal o declarado de las acciones comunes emitidas a cambio es acreditado a la cuenta de "Capital pagado".El capital pagado proveniente de transacciones con acciones preferentes deber ser registrado en una cuenta independiente de la de capital contribuido por accionistas comunes. Sin embargo, si la emisin de acciones preferentes es eliminada por medio de conversin o redencin, cualquier supervit pagado remanente se convierte en parte del capital comn y puede ser combinado con capital pagado proveniente de transacciones con acciones comunes.

Procedimientos de auditoria Capital pagado

El objetivo del auditor es determinar si todos los asientos en las cuentas de "Capital pagado" representan transacciones debidamente autorizadas, interpretadas y registradas de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Para alcanzar este objetivo el auditor prepara un anlisis de las cuentas de capital ganado. En la auditoria inicial de un cliente, este anlisis debe partir de los primeros asientos en estas cuentas -lo que con frecuencia significa la fecha de organizacin de la empresa. En vista de que este anlisis consiste principalmente en comparar los crditos con la distribucin de las contribuciones de los accionistas entre cuentas de "Capital social" y "Capital pagado", es ms conveniente llevar a cabo este trabajo como parte de la verificacin del capital social. Crditos provenientes de otras fuentes tales como la emisin de dividendos en acciones y de las transacciones con acciones de tesorera, debern ser verificados consultando documentos originales y autorizaciones. Cargos a las cuentas de capital pagado no son frecuentes en la mayor parte de las compaas; una base para este tipo de cargos es la redencin de capital preferente a un precio en exceso del valor nominal. El auditor deber estar alerta respecto a cualquiera cargos injustificables en las cuentas de "Capital pagado"; algunas empresas han buscado eliminar prdidas extraordinarias cargando a "Capital pagado"', y otras han intentado eliminar el descuento sobre capital social, en esta misma forma.

El trabajo requerido en una auditoria inicial respecto al anlisis de cuentas de "Capital pagado" de los aos anteriores puede verse considerablemente reducido si en el pasado se hubiesen efectuado auditorias por otras firmas de contadores pblicas. Sin embargo; raras veces existe actividad suficiente en cuentas de este tipo para hacer del anlisis una labor difcil.

El proceso de analizar las cuentas de "Capital pagado" usualmente conducir al auditor a autorizaciones en las actas de consejo y asamblea de accionistas. En forma inversa, la lectura de actas puede descubrir la autorizacin de otras transacciones que deben haber dado lugar a asientos en las cuentas de "Capital pagado", pero que fueron indebidamente llevadas a otras cuentas.

2. Investigue cualquier utilidad o prdida extraordinaria llevada directamente al supervit ganado.

Deben las utilidades o prdidas de importancia de carcter extraordinario, no recurrente y ajeno a las operaciones de la empresa, ser incluidas en la determinacin de la utilidad neta del ao, o deben estas partidas extraordinarias ser llevadas directamente a la cuenta del "Supervit ganado" y, consecuentemente, excluirse del estado de resultados? La prctica contable actual aprueba ambos mtodos y el auditor puede esperar encontrarse con ambos tratamientos aun dentro de la misma industria. El auditor, ordinariamente aceptar, sin objetar, la poltica seleccionada por la administracin, siempre y cuando la poltica sea seguida consistentemente de un ao a otro. Una determinacin como el significado de consistencia en esta rea puede ser las objeciones a la prctica de llevar utilidades o prdidas extraordinarias directamente a la cuenta del "Supervit ganado" es la dificultad de decidir, sobre una base consistente, qu partidas son "extraordinarias", "extraas" y "ajenas a las operaciones normales".

Entre los ejemplos de utilidades o prdidas extraordinarias que requieren mencin por separado en estados financieros publicados se incluyen las siguientes'

1. Prdida extraordinaria en activos fijos ocasionadas por inundaciones u otras causas.2. Prdida (neta) sobre venta de propiedades y equipo.3. Utilidad en venta o liquidacin de subsidiarias.4. Utilidad o prdida en cambios.5. Cancelacin de intangible provenientes de adquisicin de una subsidiaria.6. Gastos de cierre durante una huelga.7. Ajuste al valor de realizacin de activos fijos relativos a tiendas cerradas.8. Ajustes a las provisiones para depreciacin de aos anteriores de conformidad con bases aceptables para las autoridades fiscales.En el caso de que se llevasen cargos o crditos de importe substancial directamente a la cuenta de "Supervit ganado" y, en consecuencia, se excluyesen del estado de resultados, surge el problema relativo al importe de impuesto sobre la renta que debe mostrarse en el estado de resultados. Por ejemplo, una prdida originada por una inundacin podra, justificadamente, ser excluida del estado de resultados, pero, sin embargo, tendra el efecto de reducir la utilidad gravable del ao y consecuentemente reducir el impuesto sobre la renta que aparece en el estado de resultados. El principio que debe seguirse es que el estado de debe reflejar bajo el encabezado de provisin para impuesto sobre la renta, el importe razonablemente aplicable a la utilidad incluida en el estado de resultados por el ao. Este principio puede ser aplicado, simplemente, registrando en el supervit ganado los crditos gravables (o los cargos deducibles) neto de sus efectos fiscales.

La tendencia en aos recientes ha apuntado hacia el estado de resultados "comprensivo". Este procedimiento (en ocasiones denominada como mtodo de "supervit limpio") establece que se reflejen todas las utilidades y prdidas en el estado de resultados y en la cifra final de utilidad neta. Utilidades o prdidas significativas y no recurrentes son identificadas presentndolas despus de la cifra de utilidad neta de operaciones y precisamente antes de la cifra de utilidad neta final.

Los que apoyan el punto de "vista opuesto, frecuentemente denominado "estado de resultados reales de operacin", consideran que la mejor forma de manejar las utilidades o prdidas extraordinarias de importe significativo es con cargos o crditos directos al supervit ganado. En esta forma, se argumenta, la revelacin puede ser hecha sin originar distorsin alguna de la utilidad proveniente de las operaciones normales, pudiendo lograrse un mejor panorama de la capacidad de generacin de utilidades y de la tendencia de las utilidades en la empresa. Quiz el procedimiento que en la actualidad ha recibida ms amplio apoyo es el de presentar cualquier utilidad o prdida extraordinaria en el estado de resultados, inmediatamente despus de la cifra de utilidad neta proveniente de operaciones normales.