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Auditora de Sistemas

MGR. JORGE JINCHUA H.

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La Informe de la Auditora

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El Informe Es la culminacin de una auditora o revisin. Representa el aspecto crtico del proceso porque es la representacin fidedigna, visible en que terceros pueden confiar. As pues, debe mostrar claramente el alcance del trabajo realizado y la responsabilidad que se asume en cuanto a la razonabilidad de los Sistemas. Una vez reunida la evidencia, el auditor debe depurar y juzgar con el mayor celo profesional a fin de obtener las conclusiones adecuadas. Al emitir su opinin, terceras personas depositan su confianza en l.

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Los informes que se emitan deben tener en consideracin los siguientes criterios

(Segn el MAGU) Claridad: los informes deben ser fciles de entender y estar libres de ambigedades o vaguedades. Objetividad: los informes deben estar libres de prejuicios. Precisin: los informes no deben ser ms largos de lo necesario. No deben existir prrafos o secciones demasiado detalladas que no se adecuen con claridad al contenido del informe. Muchos detalles quitan mrito al informe y pueden desvirtuar y confundir al usuario de este. Equidad: los informes deben ser equilibrados y reflejar un adecuado conocimiento de los problemas significativos sobre la habilidad de la entidad auditada, para administrar sus operaciones.

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Seguimiento Esta fase cierra el ciclo del proceso de auditora, en la cual se efectuar el anlisis y evaluacin del acatamiento de las entidades del estado a las recomendaciones formuladas por la Contralora General de la Repblica. Para su ejecucin se debe cumplir todo el ciclo de auditora.

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NAGU 3.40 EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETENTE Y RELEVANTE

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditora. Caractersticas de la evidencia: a. Suficiencia b. Competencia. c. Relevancia. Clasificacin de la evidencia: a. Evidencia Fsica. b. Evidencia documental. c. Evidencia testimonial. d. Evidencia analtica.

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CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS

COMPUTARIZADOS Cuando la informacin procesada por medios electrnicos constituya una parte importante o integral de la auditora y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el auditor deber cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa informacin. Para determinar la confiabilidad de la informacin, el auditor: a) Podr efectuar una revisin de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o

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CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS

COMPUTARIZADOS b) Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrnicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditora. Bastar generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

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NAGU 3.50 PAPELES DE TRABAJO El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe.

PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son propiedad de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditora cuyos exmenes practicados contaron con la autorizacin de la Contralora General.

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NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS Durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos (presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental empleados) a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y consideracin pertinente en el Informe correspondiente. Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando sta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin.

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NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS 1) La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada. 2) Notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada. 3) Plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles; al vencimiento de tal situacin constar en el Informe respectivo, no siendo obligatoria, la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado. 4) Excepcionalmente, el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su recepcin, salvo denegacin expresa.

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NAGU 4.10 ELABORACIN DEL INFORME Como producto final del trabajo de campo, la comisin auditora proceder a la elaboracin del informe correspondiente, considerando las caractersticas y estructura sealadas en las Normas de Auditoria Gubernamental. El informe es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente informacin a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas. Las caractersticas y estructura especficas del informe, segn el tipo de auditora, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, as como en la NAGU 4.50 Informe Especial, en su caso.

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NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME La comisin auditora deber adecuarse a los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado. En tal sentido, la Comisin Auditora debe prever que la elaboracin del informe concluya en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente ese propsito al ejecutar la accin de control.

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NAGU 4.30 CARACTERSTICAS DEL INFORME Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta calidad, para lo cual se deber tener especial cuidado en la redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad al exponer los hechos. El informe debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible a fin de permitir su comprensin incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente, se incluirn grficos, fotos y/o cuadros que apoyen a la exposicin. La exactitud requiere que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y que las observaciones sean correctamente expuestas. Se basa en la necesidad de asegurarse que la informacin que se presenta sea confiable a fin de evitar errores en la presentacin de los hechos o en el significado de los mismos, que podran restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez sustancial del informe.

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NAGU 4.40 CONTENIDO DEL INFORME El contenido del informe expondr ordenada y apropiadamente los resultados de la accin de control, sealando que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y mostrando los beneficios que reportar a la entidad. Esta norma tiene por finalidad regular el contenido del Informe de la accin de control, trtese sta de una auditora financiera (informe largo), auditora de gestin o examen especial segn sea el caso, con el objeto de asegurar que su denominacin, estructura y el desarrollo de sus resultados guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su mxima utilidad por la entidad examinada. ESTRUCTURA I.- INTRODUCCIN Informacin general concerniente a la accin de control y a la entidad examinada.

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1.- Origen del examen Antecedentes o razones que motivaron la realizacin de la accin de control; debindose hacer mencin al documento y fecha de acreditacin. 2.- Naturaleza y Objetivos del examen Naturaleza o tipo de la accin de control practicada (auditora financiera, auditora de gestin o examen especial), as como los objetivos previstos respecto de la misma. 3.- Alcance del examen Cobertura y profundidad del trabajo realizado para el logro de los objetivos de la accin de control, precisando el periodo y reas de la entidad examinadas, mbito geogrfico donde se realiz el examen y, asimismo, dejndose constancia que ste se llev a cabo de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental. 4.- Antecedentes y base legal de la entidad Aspectos de mayor relevancia que guarden vinculacin directa con la accin de control realizada, as como las principales normas legales que le(s) sean de aplicacin.

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5.- Comunicacin de hallazgos Indicar haberse dado cumplimiento a la comunicacin oportuna de los hallazgos, consignndose la nmina de los nombres y apellidos, documento de identidad, cargo(s) desempeado(s), perodo(s) de gestin, condicin laboral y domicilio correspondientes, con indicacin de aquellas en que estuvieren incursos en cada caso. 6.- Memorndum de Control Interno Se indicar que durante la accin de control se ha emitido el Memorndum de Control Interno, en el cual se inform al titular sobre la efectividad de los controles internos implantados en la entidad. 7.- Otros aspectos de importancia Podr referirse informacin verificada que la Comisin Auditora, basada en su opinin profesional competente, considere de importancia o significacin, cuya revelacin permita mostrar la objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la Comisin; tal como:

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a) El reconocimiento de las dificultades o limitaciones, de carcter excepcional, en las que se desenvolvi la gestin realizada por los responsables de la entidad o rea examinada, b) El reconocimiento de logros significativos alcanzados durante la gestin examinada, c) La adopcin de correctivos por la propia administracin, durante la ejecucin de la accin de control, que hayan permitido superar hechos observables, d) Informar de aquellos asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, siempre que no se encuentren directamente comprendidos en los objetivos de la accin de control, e) Eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisin auditora y que afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad o de las reas examinadas.

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II.- OBSERVACIONES En esta parte del Informe, la Comisin Auditora desarrollar las observaciones que, como consecuencia del trabajo de campo realizado y la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental, hayan sido determinadas como tales. Las observaciones, para su mejor comprensin, se presentarn de manera ordenada, sistemtica, lgica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos caractersticos. Dicha presentacin considerar los siguientes aspectos: 1. Sumilla Es el ttulo o encabezamiento que identifica el asunto materia de la observacin. 2. Elementos de la observacin (condicin, criterio, efecto y causa) Son los atributos propios de toda observacin, los cuales deben ser desarrollados objetiva y consistentemente.

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3. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones Son las respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observacin. 4. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones presentados Es el resultado del anlisis realizado por la Comisin Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentacin presentada por el personal comprendido en la observacin, debiendo sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha evaluacin. Adems, incluir la determinacin de responsabilidades administrativas a que hubiere lugar.

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III.- CONCLUSIONES En este rubro la Comisin Auditora deber expresar las conclusiones del Informe de la accin de control, entendindose como tales los juicios de carcter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado a la entidad auditada. IV.- RECOMENDACIONES Las recomendaciones constituyen las medidas especficas y posibles que, con el propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la administracin de la entidad para promover la superacin de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen.

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V.- ANEXOS A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el Informe, slo se incluir como Anexos, adems de los expresamente considerados en la presente norma, aquella documentacin indispensable que contenga importante informacin complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada. FIRMA El Informe, una vez efectuado el control de calidad correspondiente previo a su aprobacin, deber ser firmado por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el nivel gerencial competente de la Contralora General de la Repblica. En el caso de los Organos de Auditora Interna del Sistema Nacional de Control, por el Jefe de Comisin, el Supervisor y el Jefe del respectivo Organo.

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Los Informes emitidos por las Sociedades de Auditora sern suscritos por el socio participante y auditor responsable de la auditora. De ameritarlo por la naturaleza y contenido del Informe, tambin ser suscrito por el abogado u otro profesional y/o especialista participante en la accin de control. Sntesis Gerencial Adicionalmente al Informe de la accin de control, podr emitirse una Sntesis Gerencial del Informe, de contenido necesariamente breve y preciso. La Alta Direccin de la Contralora General de la Repblica y el Titular del rgano de Auditora Interna, podr eximir a la Comisin Auditora de la emisin de dicha Sntesis.

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NAGU 4.50 INFORME ESPECIAL Cuando en la ejecucin de la accin de control se evidencien indicios razonables de la comisin de delito, la comisin auditora, en cautela de los intereses del Estado, sin perjuicio de la continuidad de la respectiva accin de control, y previa evaluacin de las aclaraciones y comentarios a que se refiere la NAGU 3.60, emitir con la celeridad del caso, un informe especial con el debido sustento tcnico y legal. Igualmente, dicho informe ser emitido para fines de la accin civil respectiva, si se evidencia la existencia de perjuicio econmico, siempre que se sustente que el mismo no sea susceptible de recupero por la entidad auditada en la va administrativa. El objetivo de la presente norma es garantizar y facilitar la oportuna, efectiva y adecuada implementacin de las acciones correctivas legales pertinentes en los casos que, durante el desarrollo de la accin de control, se evidencien indicios razonables de comisin de delito as como, excepcionalmente, la existencia de perjuicio econmico no sujeto a recupero administrativo.