ADMINISTRACIÓN.

CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN.

El significado de la palabra ADMINISTRACIÓN se puede analizar desde tres puntos de vista:

ETIMOLÓGICO.-Viene del latín AD-MINISTRARE, que se deriva de MINISTER. Y MINISTER viene de MANUS que significa la mano o las manos. MINISTER era el criado, por lo que lo más típico de su condición era usar sus manos en la atención de sus patrones y del quehacer doméstico. ADMINISTRAR era “servir con las manos a o para”.

COMÚN/SENCILLO.- Se dice que: "administración es hacer algo a través de otros".

DEFINICIÓN FORMAL.- Agustín Reyes Ponce establece que la Administración es “el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficacia y eficiencia en las formas de estructurar y manejar un grupo social a fin de alcanzar los objetivos establecidos”.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO:

OBJETIVO.- Proviene del latín “objetum” que significa cosa que se arroja hacia delante. Son los resultados que las empresas desean obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

EFICACIA.- Significa alcanzar los objetivos conforme a lo planeado, “es hacer las cosas correctas, las cosas que deben hacerse”.

EFICIENCIA.- Significa alcanzar los objetivos con el mínimo de esfuerzos y recursos, “es hacer las cosas correctamente, las cosas muy bien hechas”.

GRUPO SOCIAL.- Conjunto de individuos que interactúan entre si para lograr un fin común.

COORDINACIÓN.- Es la sincronización y armonización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social.

PRODUCTIVIDAD.- Es un índice, un cociente, un porcentaje que mide la relación que existe entre los productos fabricados o servicios prestados y los insumos utilizados para su realización.

La productividad (numéricamente) puede elevarse de tres formas:

1. Incrementando los productos con los mismos insumos.

2. Reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos productos.

3. Incrementando los productos y reduciendo los insumos.

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SISTEMA.- Es un conjunto de elementos que se interrelacionan e interactúan para alcanzar un objetivo, de tal suerte que si uno de sus elementos funciona inadecuadamente genera un desequilibrio en la operación general. (Sus principales componentes en el tradicional gráfico son: Insumos, proceso, salida y retroalimentación).

INSUMOS. Son los elementos necesarios para producir un artículo o prestar un servicio

PROCESO. Conjunto de fases o etapas a través de las cuales la materia prima es transformada en un producto o en un servicio

PRODUCTO. Es un bien material tangible que satisface necesidades humanas

SERVICIO. Son los resultados del trabajo que no se manifiestan bajo la forma material o tangible sino que es una atención personalizada.

RETROALIMENTACIÓN. Mecanismo de control de un sistema a través del cual la información final del resultado del sistema es analizada para tomar decisiones y asegurar la calidad de los insumos y el mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

AMBIENTE EXTERNO. son todos aquellos entes que se encuentran fuera de los limites del sistema.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre.

Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

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CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.

La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas:

1. UNIVERSALIDAD . Es susceptible de aplicarse en cualquier grupo social, lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.

2. VALOR INSTRUMENTAL. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma; mediante ésta se busca obtener determinados resultados.

3. UNIDAD TEMPORAL. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

PROCESO ADMINISTRATIVO.- Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.

LYNDALL F. URWICK divide al proceso administrativo en: FASE MECÁNICA O ESTRUCTURAL:

ETAPAS PLANEACIÓN ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?

ELEMENTOS Propósitos, objetivos, estrategias, Políticas, Programas, Presupuestos, Procedimientos.

ORGANIZACIÓN ¿Cómo se va a hacer?

ELEMENTOS División del trabajo (jerarquización, departamentalización y descripción de funciones) y Coordinación.

FASE DINÁMICA U OPERATIVA:

ETAPAS DIRECCIÓN Ver que se haga.

ELEMENTOS Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación y liderazgo.

CONTROL ¿Cómo se ha realizado?

ELEMENTOS Establecimiento de estándares, Medición, corrección y

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retroalimentación.

4. AMPLITUD DE EJERCICIO. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

5. ESPECIFICIDAD. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.

6. INTERDISCIPLINARIEDAD . La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

7. FLEXIBILIDAD . Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

LA ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TÉCNICA, ARTE.

Muchas divergencias ha originado la determinación del carácter que desempeña la administración dentro del conocimiento humano. Es decir, si ésta debe ser considerada ciencia, técnica o arte.

Para evitar polémicas, se analizarán las características y elementos que conforman una ciencia, una técnica y un arte.

CIENCIA: Es el conjunto de principios de valor universal en el tiempo y en el espacio.

CIENCIA FORMAL: Se encargan de estudiar ideas que no se refieren a nada que se encuentre en la realidad. (lógica, matemáticas)

CIENCIA FACTUAL: Se encargan de estudiar hechos que ocurren en el mundo. (NATURAL: física, química, biología y CULTURAL: Sociología, economía, historia, Administración)

TÉCNICA: Es el conjunto de procedimientos en que se basa una ciencia. La ciencia y la técnica no son excluyentes sino complementarias.

ARTE: Es hacer bien las cosas, con creatividad y sensibilidad.

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VALORES INSTITUCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante el mundo, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. La observancia de estos valores influye directamente en el incremento de la eficiencia en cualquier grupo social.

Los valores institucionales de la administración pueden ser:

SOCIALES:

Estos son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través del:

• Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.

• Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.• Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos

locales y federales.• Evitar la competencia desleal.• Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.• Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

ORGANIZACIONALES:

Aquéllos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.• Optimizar la coordinación de recursos.• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.• Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

ECONÓMICOS:

Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos:

• Generar riqueza.• Máxima obtención de utilidades.• Manejo adecuado de recursos financieros.• Desarrollo económico del grupo social.

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• Promover la inversión.

RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS.

La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.

CIENCIAS SOCIALES:

Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:

A) SOCIOLOGÍA. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras.

Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.

B) PSICOLOGÍA. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc.

C) DERECHO. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la empresa.

D) ECONOMÍA. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc.

E) ANTROPOLOGÍA. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre. su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.

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CIENCIAS EXACTAS.

Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables:

A) MATEMÁTICAS. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.

DISCIPLINAS TÉCNICAS:

Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien práctico, que teórico.

A) INGENIERÍA INDUSTRIAL. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre sí. Como se estudiará más adelante, ambas disciplinas nacieron juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.

B) CONTABILIDAD. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.

C) ERGONOMÍA. Estudia la interpelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.

D) CIBERNÉTICA. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información.

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