apuntes administracion del tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

¿ Qué es el tiempo?

Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos diccionarios de la actualidad lo definen:

La enciclopedia ilustrada ilustrada cumbre: “Relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos”

Diccionario Larousse: “ Duración de los fenómenos… época, siglo” Diccionario de la Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza” Diccionario de Psicología: “Aspecto mensurable de la duración”

La mejor definición, si bien no la mas clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: el número, o la medida, del movimiento según antes y después.

El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Ya que si nada cambiara, no habría tiempo.

Resulta toda una confusión que sorprenderá a más de uno. El tiempo en sí no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existe ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

Para el ser humano el tiempo es la vida. Con mayor razón que el tan trillado refrán castellano: “El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón: “ Time is Money”, debería difundirse este refrán filosófico y universal: “El tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y que se construye, se despliega y hacia el final se repliega.

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

La "Administración del tiempo" es un concepto interesante. Implica que podemos poseerlo o controlarlo. El Tiempo, en si mismo, es parte de las tres dimensiones y no creo que por ahora podamos "hacerle" algo, mucho menos administrarlo. Lo que podemos, en cambio, es administrarnos nosotros mismos "a tiempo". Tomar conciencia de lo que estamos haciendo, y de cómo estamos, dentro del tiempo. "Si quieres hacer buen uso de tu tiempo, debes saber qué es lo más importante y entonces, darle todo lo que tengas".

REALIDADES Y MITOS.

En torno al tiempo han creado un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletéreas.

“No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El tiempo vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”,

L. A. FERNANDO BAJONERO BAILÓN. Página 1


“Hay que ir contra el reloj”, “Soy esclavo del tiempo”, “Vamos a ahorrar el tiempo” etc.

Todas las expresiones anteriores son falsas. El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemático uniforme y parejo: a nadie se le echa encima el tiempo y nunca se pone a volar ni a tiranizar a la gente. Tampoco se recupera, ejemplo de esto puede ser, si un piloto sale de París a Nueva York con una hora de retraso, podrá recorrer ese trecho en menos tiempo del acostumbrado, pero tendrá que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo de las máquinas, mayor gasto de combustible, mayor tensión de los operadores y mayor riesgo para todos.

La tan sonada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las solicitaciones extrañas.

TIEMPO FÍSICO Y PSICOLÓGICO.

Una cosa es el tiempo del reloj ( tiempo físico) y otra el tiempo psicológico.

En primer lugar esta el tiempo físico, que es un fenómeno aplicado a la realidad objetiva y por encima de las vicisitudes de los seres humanos.

En segundo lugar esta el tiempo psicológico, que es una experiencia subjetiva, como vivencia, como interiorización de caracteres, de los caprichos y de las neurosis.

La física NO consigue explicar la relación entre el tiempo físico y el tiempo psicológico (el tiempo de los relojes y el tiempo de la conciencia). Tales tiempos parecen tener vínculos que los unen, pero poseen propiedades diferentes, y a veces hasta contrarias.

De entrada, sus estructuras difieren: el tiempo físico transcurre idéntico a sí mismo, el subjetivo en cambio sucede con ritmos diferentes y con discontinuidades. El tiempo físico (concentrado siempre en el presente) separa el infinito del pasado del infinito del futuro, mientras que el psicológico mezcla dentro del presente un poco de pasado reciente y un poco de futuro próximo.

En el tiempo físico, los instantes sucesivos nunca, existen juntos; el psicológico elabora dentro del presente una especie de coexistencia entre el pasado inmediato y el futuro inminente. El psicológico une lo que el físico separa continuamente, conserva lo que el físico se lleva, incluye lo que el físico excluye, manteniendo lo que el otro elimina.

Es el tiempo del que se dice: “Una enfermedad terrible, que duro dos largos años”, “Quince días de vacaciones que pasaron en un santiamén”, “Cinco minutos de angustia que me parecieron cinco años”.



LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO.

Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza y lo sentimos y vivenciamos en nuestra esfera corporal, psicológica y social.

En la corporal . La vida fisiológica es una ejecución de ritmos: la inspiración y la espiración, el hombre y la sociedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso… se presentan día con día.Además, se vive el tiempo en el paso de las estaciones cada año, en las variaciones del cuerpo a través de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las enfermedades.

En la esfera psicológica. Nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el influir de los acontecimientos: ejemplo, 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 de extrema tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos del pasado, localizándolos en el tiempo; podemos decir, “Hace una semana”, “Hace tres meses”, “Hace cinco años”; y experimentamos el mundo del paso de la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros…

En la esfera social. Esta se da por ejemplo, cuando dejamos de ver 15 años a un compañero de escuela y al encontrárnoslo, advertimos y observamos el paso del tiempo. Comparamos a nuestra cuidad o a nuestro barrio con lo que era hace 20 años, por donde quiera encontramos la huella del paso del tiempo.

EL HOMBRE CONTROLA EL TIEMPO.

Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividir y controlar el tiempo; muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena.

La misión del hombre no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a descubrir diversos expedientes, algunos muy sofisticados para negar la fatalidad del tiempo.

El tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple dimensión del pasado, presente y futuro.

Sólo el hombre, capaz de concientizarse y reflexionar y por lo mismo, capaz de trascender su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio; y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte..

No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y pasado, adopta, o bien crea, una filosofía del tiempo.

ENEMIGOS DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS.

¿ Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿ Que lo emplea del mejor modo posible para su plena realización y para el logro d los más valiosos objetivos? ¿ Que se sirve de él para construir la felicidad propia y la de los seres queridos?.



Existen “ Ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más ocultos y disimulados. Identificarlos es el mejor camino para acabar con ellos.

Entendemos por “ Enemigo o desperdiciador del tiempo “, cualquier circunstancia que se opone a la realización de nuestros objetivos, o simplemente que nos aparta de nuestros valores. Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables.

Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la verdad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.

A continuación se muestra el siguiente cuadro:

ENEMIGOS DEL TIEMPO.

EXTERNOS. INTERNOS.

Interrupciones del teléfono. No saber decir “No”.

Interrupciones por visitas inesperadas. Querer acaparar actividades pero no saber delegarlas.

Urgencias Sobreestimar las propias capacidades.

Mobiliario incómodo. Subestimar las propias capacidades.

Incapacidad de los subalternos. Aplazar, dejar las cosas para después.

Falta de información adecuada. Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.Exceso de reuniones. Confusión y desorden en la propia oficina.

Liderazgo deficiente Falta de motivación; indiferencia.

Trámites excesivos (burocracia). Tensión y preocupaciones.

Ruidos y distracciones visuales. Obsesión por lo trivial.

Sistemas de comunicación deficientes. Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas.

EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD.

Toda administración implica la personalidad del administrador, y aun más cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona.

Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida.

La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres“.



Nos encontramos, no ante un problema de técnicas, sino de actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de reeducación; no de simples estrategias, sino de madurez humana; no de adoctrinamiento, sino de expresión espontánea, vital y creativa.

TIEMPO Y VALORES HUMANOS.

De aquí que manejen su tiempo en formas muy diversas, el individuo materialista, el perfeccionista, el idealista soñador, el bohemio, el burócrata, el artista, el científico, el empresario, el religioso, el político, etc.

De igual manera todos manejamos nuestro tiempo de maneras diversas a los 5 años de edad, a los 15, a los 25, y a los 60. Están de por medio los valores de cada individuo: los conscientes y los inconscientes. Ellos nos motivan a obrar y determinan nuestros intereses y nuestros gustos.

Por ello, es muy importante y posible hasta cierto punto programar “ Desde fuera “ el tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle el tiempo vital. Eso seria una burla y violación a la intimidad personal. Esto es una cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y madurez.

REFLEXIÓN Y PERCEPCIÓN DEL TIEMPO.

La administración del tiempo es, hoy, uno de los temas claves del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

Esta cita no es de ningún autor contemporáneo especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.

Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.

El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”.

“El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida.

Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del mundo. Y no sólo en el terreno laboral, no se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el



tiempo, por lo común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea”.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.

Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.

2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

Porque el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo que debemos aprovechar.

Por lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

En nuestro muy mexicano estilo de manejar el tiempo, especialmente en lo

que se refiere a la cultura del trabajo y a la forma de integrar el recurso

tiempo a ese trabajo:

1. Para dar prioridades tendemos a colocar en primer lugar de nuestra rutina diaria lo que nos agrada o se nos facilita más, inmediatamente después lo urgente, y en ocasiones dejamos para el último momento lo importante.

2. Somos gregarios y sociales para las festividades y ceremonias, aunque paradójicamente solitarios para trabajar. Se nos dificulta confiar y trabajar en equipo.

3. Nuestra laboriosidad la desperdiciamos en detalles, la mayoría de las veces por no delegar responsabilidades (incluso en labores poco agradables) y que alguien más podría hacer, como recopilar información, fotocopiar documentos, etc.

4. Llegamos a creer que mantenernos en una oficina “sacando pendientes” nos hace más eficientes. ¿La eficiencia no sería evitar esos pendientes, usando mejor nuestro tiempo laboral?

En el cine existe el tiempo circular, cuando el filme empieza en el punto donde

concluye; el tiempo lineal donde las acciones ocurren cronológicamente y de

manera ordenada; y el tiempo espiral, donde hay saltos en el presente y en el



pasado. Estos tiempos pueden mezclarse, pero en la vida real no tenemos más

que tiempo lineal, al cual podemos clasificar en dos formas:

A. Tiempo de respuesta. Aquel que no está bajo nuestro control, pero que sigue consumiendo nuestro tiempo de vida. Puede, si lo permitimos, manejar a los demás con sus solicitudes, exigencias y problemas.

B. Tiempo discrecional. El que puede ser controlado. (Drucker dice que ningún gerente tiene más de un 25% de tiempo discrecional); es el tiempo disponible (Si Drucker tiene razón, yo solo controlaré 12 años de mis 48 de vida profesional. La respuesta debe ser que todo gerente debe estar disponible para su gente y colegas, pero no a toda hora).

Los recursos para utilizar el tiempo discrecional son:

a) El aislamiento, para restringir las interrupciones sin tener que retirarnos del lugar.b) El retraimiento, que significa separarse del sitio habitual de trabajo para tener

tiempos sin interrupciones.c) Reservación de trozos de tiempo de dos horas intocables a la semana, por ejemplo.

Sin embargo ninguna de estas estrategias funciona si caemos en la postergación,

que es la manía de dejar las cosas para después (Cociente de postergación es el

grado en que acostumbramos dejar para después las actividades que tenemos

que hacer, y que puede traer consecuencias de una mala administración del

tiempo).



FILOSOFIA Y CIENCIA.

EL HOMBRE EXPLÍCA Y CONTROLA EL TIEMPO.-

Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividirlo, en el afán de controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena.

Con frecuencia los artistas –más sensibles a los fenómenos humanos- sintieron con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron como un torrente que corre en caída acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o como un monstruo implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el célebre cuadro “El tiempo”, que se exhibe en el Museo del Prado en Madrid.

Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente de que su misión no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes –algunos muy sofisticados- para negar la fatalidad del tiempo.

Así, en la antigüedad inventó mitos tan fantásticos como el del Árbol de la vida y el de la Fuente de la Juventud.

Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas notables, por encima de los años efímeros y del polvo de la tumba, una perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada en las momias y en las estatuas. En forma más reciente y democrática, en los retratos, en las fotografías, videos, que aprisionan el momento fugaz.

La Biblia nos habla de patriarcas que vivieron centenares de años: antes del diluvio, Adán vivió 930 años; Yered, 962; Matusalén, 969; etc. (GÉNESIS 5). Los patriarcas postdiluvianos anteriores a Abraham viven entre 600 y 200 años: Sem vive 600; Arfaxad , 438; Selaj, 533; Héber, 464; etc. (GÉNESIS 11). Finalmente los patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 años. La ciencia moderna ha demostrado que jamás existieron hombres tan longevos. Los relatos bíblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del hombre recién salido de las manos del Creador. Y recíprocamente, diciendo que a medida que la humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala conducta.

Un recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de los teólogos. Los espíritus torturados por el tiempo se sienten liberados de él al insertarlo en un mito. Las concepciones cíclicas, que se encuentran en el acervo cultural de muchos pueblos, hacen del tiempo, no ya una línea recta que avanza dejando atrás irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, más o menos apretada. De este modo queda abierta la posibilidad de que se vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, si muy cerca del punto (momento) del pasado.

Podemos mencionar tres ejemplos de éstas teorías:



1. El mito del Dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de los cinco continentes incluyeron este mito como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este mito, poco menos que universal, obedece a la interpretación imaginativa de dos ciclos naturales; el ciclo diario del sol que nace en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra latina, que significa “naciente”, y occidente, “muriente”), y el ciclo agrícola anual de la naturaleza que en muchas latitudes se agota y desfallece durante el invierno, y que revive en primavera. Por una “unión mística“ del creyente con los dioses resucitados, se podía esperar una inmortalidad personal.

2. La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muerte el sujeto inicia una nueva vida, y luego otra y otra. . . . . . . Esta concepción, de sobra conocida en el budismo y en otras ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del paso del tiempo. También las liturgias religiosas operan en el mismo sentido. Muchos ritos pretenden no sólo evocar, sino en cierto modo reactualizar hechos del pasado. Así, para un devoto católico el 25 de diciembre nace el niño Jesús y el Viernes Santo, es condenado y crucificado el Maestro, y el Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la vida. Además en cada misa se renueva “místicamente” la Pasión de Cristo.

3. Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia como una cadena de alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado en este orden de ideas. Para Empédocles el mundo estaba constituido por cuatro elementos en constante concepción dialéctica (“estira y afloja” podríamos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitéticas: el amor y el odio. Para Heráclito, el devenir de la naturaleza y de la historia era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la pugna de los elementos, y que daban paso una y otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Heráclito había observado que las realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: frío, caliente; duro, blando; pesado, liviano; esperanza, desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud, enfermedad; vida, muerte; etc.

Platón, por su parte, imaginó una eternidad como contrapartida del tiempo; es decir, al lado del tiempo efímero y fugaz de la experiencia humana, puso un tiempo lleno, denso, inalterable, siempre igual a sí mismo: el tiempo de los dioses.

Ya en la época moderna fue el filósofo alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o ritmos en el centro del escenario filosófico. Interpretó la historia, no como una mera sucesión de fenómenos que estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y complejísimo campo de fuerza. La interacción de ellas, predominando en diversos momentos una u otras (como suele suceder en una batalla o en un partido de futbol), crea una dialéctica cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis. Notamos que la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular “estira y afloja”.

Para otro gran filósofo moderno, Emmanuel Kant, el tiempo no existe; es una necesidad de la mente humana y reside totalmente en ella. Kant enseña que sin la artificial categoría “tiempo”no puede desarrollarse el pensamiento.



También algunas filosofías orientales postulan dos principios antitéticos y complementarios: el yin y el yang, cuya interacción dialéctica resulta en una historia recurrente.

Finalmente Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la cuarta dimensión: como una coordenada que, además de las tres tradicionales del espacio (largo, ancho, alto), sirve para situar o ubicar a cada persona u objeto. Es un hecho que sin la coordenada del tiempo, cualquier hecho o situación que podamos pensar no queda suficientemente definido.

Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple dimensión “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre es capaz de concientizarse y reflexionar y, por lo mismo, capaz de trascender su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio; y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte.

EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.

UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA.-

¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el ejecutivo que para el resto de la gente?

Existen diversas razones: El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la eficiencia y

obtención de resultados. El ejecutivo es responsable, no solo de su propio tiempo, sino también del

tiempo de otros. Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural

que sienta más las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus tareas, olvidando que: “Se trabaja para vivir; no se vive para trabajar”.

“LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO.-

Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, o por que falla su distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.

Jerarquización insuficiente de prioridades. Incapacidad para decir “no”, fuente, a su vez, de múltiples interferencias

extrañas. Poca habilidad en el manejo de interrupciones. Resistencia a delegar, o el no saber como delegar en forma adecuada.



Falta de motivación y disciplina de él y su equipo. “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño de hacer demasiadas cosas al

mismo tiempo. Apoyo secretarial ineficiente.

MITOS.-

Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo.

El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más. . . . .para no llegar a ninguna parte.

El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito de la energía del desempeño laboral: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de la solución de los problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.

El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe de emplear en asuntos difíciles tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.

El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo el mundo, listo siempre para dialogar”. Convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando cómo matar el tiempo.

PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.-

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto de los objetivos vitales, y preguntándose ¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy? Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.

Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras evitar la realización demasiado correcta de tareas… que no son lasque se tienen que hacer.

Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. “Tener presente el principio del 80/20” o principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos críticos producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.



No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto responsabilidades como la autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra la autentica liberación del tiempo.

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”.

Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o FEEDBACK.

Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto mas tiempo se debe asignar proporcionalmente, a la planeación.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”

Mejorar la administración del tiempo, no solo en algunos sino en todos los niveles de la organización.

Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar y de tener y mantener a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio del visibilidad).

Hacer altamente funcional el equipo “jefe secretaria”.

EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA.-

La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.

Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con esto, le compete ser la protectora de su tiempo.

Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte integrante y le concede facultad y responsabilidad para:

“Filtrar” las llamadas y visitas. “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y

otros documentos. Preparar memoranda para las reuniones. Asistir a la mayoría de las reuniones. Mantenerse enterada de los planes y de los compromisos del jefe.

Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación, que le permita considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe.

Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo van los asuntos de la oficina, enterarla de sus propias intenciones, y enterarse de las de ella.

LA PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO.-

La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas especiales.

El ejecutivo sobresaliente en este punto:



Es una persona muy organizada. Solo así es capaz de organizar también a otros para un pleno aprovechamiento de sus aportaciones.

Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con el desperdicio del tiempo y demás recursos.

Es una persona al mismo tiempo idealista y realista que busca e imagina nuevas rutas y nuevos métodos, pero calcula los requerimientos de tiempo con los pies firmes sobre la tierra.

Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones de su personal y de todos los seres humanos que se cruzan en su camino.

Es una persona intuitiva, que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y dentro de sus contextos.

Es una persona flexible, que acepta la derrota y no se obstina en “dar patadas contra los muros”; admite que se cometen errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender.

Es una persona que cree sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar; no sucumbe a la tentación de actuar como “El hombre orquesta”.

Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás. Es una persona autocrática, que en forma periódica examina las cosas que se

ha propuesto hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.

Alan Lakein, “El gurú de la administración del tiempo” según lo llamó el New York Times, sintetiza todo en 6 puntos concisos:

1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por grado de importancia.

2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.3. Empezar con las “A”s y no con las “C”s, es decir, con los asuntos de primera y

no de tercera importancia.4. En caso de duda preguntarse ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en esos

momentos?5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez.6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en

“pendientes”.

EFECTOS PATOLÓGICOS DEL MAL USO DEL TIEMPO:

EL MAL USO ES PATOGENO.-

Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir las consecuencias negativas. Para ilustrarlo con casos extremos, actúa torpemente quien compra un coche de lujo y lo usa para acarrear borregos en una brecha.; o compra una licuadora para triturar guijarros del arroyo; o usa vino del Rhin para limpiar manchas en un piso.

El tiempo es la vida. USAR MAL EL TIEMPO ES USAR MAL LA VIDA. SERÍA UN MILAGRO PODER HACERLO IMPUNEMENTE.

Semejante deformación origina, en diversos grados patologías, tanto somáticas como psíquicas y sociales. Las sociales las dejaremos de lado. Compete a los sociólogos, “politologos” y moralistas analizar como el mal uso comunitario del tiempo repercute en estancamiento, subdesarrollo y vicios de todo genero.

DOS TIPOS DE MAL USO.-



1. Por vaciedad (falta de actividad).2. Por congestión (sobreactividad).

Podemos explicar esta distinción con una analogía: por ejemplo, una persona puede sufrir malestares digestivos: (1) por no comer; o bien, (2) por comer demasiado.

MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD.-

Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo se exponen a efectos patológicos que en generan resultan menos visibles en la juventud, pero que hacen crisis en la segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial, hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías.

MAL USO POR CONGESTION.-

Es el peligro de los líderes, de muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados por un mundo de presiones: diluvios de información, agenda saturada de compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias del status social, etc.

Se habla entonces del stress. La palabra inglesa stress conjuga dos fenómenos diferentes: por una parte jalar, estirar; y por la otra, comprimir, apretar.

Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio, han demostrado una estrecha correlación entre el fenómeno stress y el manejo del tiempo.

Las manifestaciones más conocidas son Hipertensión, úlcera gástrica, colitis, jaqueca enfermedades cutáneas y propensión al infarto.

Una de las necesidades humanas mas características es la “necesidad de estructura”. Requerimos ubicarnos en la doble coordenada del espacio y del tiempo. Así como nos sentimos mal cuando nos desorientamos, es decir, cuando nos desestructuramos en el espacio, así también es natural que nos sintamos mal cuando nos desestructuramos en el tiempo; y se desestructura con respecto al tiempo quien no logra visualizar y sentir sus compromisos como acomodados en compartimentos (que son los calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como apiñados sobre sí en desorden.

TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGIAS.-

En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial. Es imposible entender las labores individuales fuera del contexto del sistema sociológico total. El trabajo es expresión del sistema de pareja, del sistema familiar (familia primaria y familia secundaria), del sistema cultural del país, sde la época y de otros factores.

La casuística es muy variada. Por ejemplo:



El niño, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada y activa. Si es blando y conformista, tenderá a reproducir la irresponsabilidad del padre, con cierto fatalismo.

En el mismo caso, si el niño es duro y rebelde, desarrollará una reacción opuesta, que lo llevará a impedir que su familia repita las experiencias que él tuvo que soportar, y será obsesivo.

El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un jefe tiránico y autoritario en la empresa.

Viceversa, el individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo prepotente y autoritario con su mujer e hijos.

El anciano que, consciente de la cercanía de su fin, busca desesperadamente modos de trascender y dejar testimonios de sí.

El sujeto víctima de un traumatismo craneoencefálico fuerte, que cae en un delirio ocupacional.

Es muy interesante el estudio del trabajo- y del tiempo que éste absorbe y maneja- como campo de fuerzas psíquicas de autoafirmación, dominio, sumisión, obsesividad, evasión, creatividad y de una amplia gama de desplazamientos en las líneas que acabamos de mencionar.

TIEMPO Y SALUD.-

El buen uso del tiempo es fuente de:

Orden Serenidad. Eficiencia. Seguridad. Liberación. Interés por la vida. Satisfacción que irradia en torno. En una palabra, es fuente de salud física y mental.

USO CREATIVO DEL TIEMPO

MÁS ALLÁ DEL USO PRODUCTIVO.-

Un barrendero, un peón de albañil, un obrero que pasa el día empacando botellas, pueden ocupar su tiempo laboral durante meses y años en tareas positivas y constructiva, pero rutinarias. No nos atrevemos a condenarlos. Admitiremos, sin embargo, que una legitima y muy onda ambición nos impulsa a emplear nuestro tiempo, no solo positivamente, sino creativamente; no funcionando en forma automática y repetitiva, sino desarrollándonos y “expresándonos” como seres humanos libres.

En siglos pasados la sociedad tradicional, conservadora y autoritaria determinaba la mayor parte de las actividades, dejando poco margen a la autoexpresión. Hoy, en cambio, los caminos, las opciones, las alternativas, las posibilidades de elección, se han multiplicado.



Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana, se va formando día con día, en circunstancias concretas. Y así como no hay dos vidas humanas iguales, tampoco hay dos personas que administren exactamente igual su tiempo.

PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO.-

Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que cada persona debe afrontar y resolver airosamente.

Crear en torno a uno mismo una atmósfera de serenidad, alegría, esperanza, dinamismo, espontaneidad y de diálogo. El diálogo genuino, inspira, abre horizontes y ahorra tiempo, enriqueciendo a las personas con experiencias.

Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera indica más compromisos, más agilidad, más eficiencia y menos gasto de energía.

Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan en contextos de grupos, valorizan al equipo. Reconocer las aportaciones de cada miembro, disfrutando la interacción y permitiendo así que liberen las energías mas autenticas de todos.

TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

TEORIAS ANTIGUAS Y MODERNAS.-

Desde hace siglos, el tiempo libre adquirió el rango de un verdadero problema filosófico y antropológico: hoy representa uno de los campos más polémicos en la ideología capitalista.

Entre los griegos del siglo VI antes de Cristo, se empezó a valorizar el ocio, como el prerrequisito para la sabiduría y filosofía. Aristóteles argumentaba que el ocio es mejor que el trabajo, pues se trabaja para lograr el ocio, y no viceversa.

Solo a los hombres libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo. Es interesante observar como de la palabra ocio, deriva casi toda la terminología moderna relacionada con la escuela.

Los Romanos, más pragmáticos, no llegaron a idealizar tanto el ocio. Vivieron la vida como una alternativa de OTIUM (ocio) y NEC-OTIUM (negocio, trabajos). Pero atribuyeron al trabajo el carácter de fin y al ocio el de medio.

Uno de los más ilustres filósofos latinos, Séneca, dedicó al tema uno de sus libros: DE OTIO.

La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa, reafirmó el ocio como citación ideal para los religiosos y demás personas ansiosas por encontrar a Dios.

La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el ocio como ociosidad, como no hacer nada; privilegio de ciertas clases y plataforma de status social.

En el siglo XIX el marxismo empezó a ver en el tiempo libre un fenómeno transformador del trabajo, y por lo mismo, del hombre.



Ya en el siglo XX tocó a las Naciones Unidas, en 1948, “canonizar al ocio”,

incluyéndolo entre los derechos fundamentales del ser humano, el derecho al tiempo libre.

FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE.-

Dentro de estas perspectivas dinámicas, el tiempo libre es ante todo:

Elección de actividades. Compensación a las prisas, agitación y múltiples estímulos de la vida moderna. Mecanismo regulador de la personalidad. Principio de individualización “vs.” presiones a la conformidad. Campo de autodeterminación “vs.” hábitos dependientes.

En general, el mecanismo reductor de desequilibrios de diversa índole. Como tal, el tiempo libre no es un apéndice al trabajo; no es un tiempo negativo y residual, sino fuente fecunda de nuevos valores.

El reverso de la medalla está en los ricos saciados y hastiados, condenados a “matar el tiempo” en un aburrimiento mortal.

TIEMPO DE VIVIR: UN TIEMPO DE PLENITUD.-

Vamos a cerrar con los párrafos de Joaquín Antonio Peñaloza, en un artículo publicado en el Occidental de Guadalajara, el 1º de Julio del 83.

“SOLO HAY UNA COSA MAS BELLA QUE EL TRABAJO; ES EL DESCANSO. SE TRABAJA PRECISAMENTE PARA DESCANSAR. SE SUDA PARA ENJUGAR EL SUDOR. SE DESGASTA UNO PARA RECREARSE”.

Ya se que los ejecutivos que tienen corazón de kardex y alma de escritorio metálico, los licenciados en administración de empresas, los capitanes de la producción, los príncipes de la mercadotecnia, se rasgaran los coordinados de seda y acrilán, los trajes de poliester y lana australiana, ¿Vacaciones cuando el país requiere el mayor trabajo?

Sufren el síndrome de esta época al aprovechar el tiempo a marchas forzadas. Porque el “Tiempo es dinero”, como vulgarmente no debería decirse. En la mentalidad consumista del hombre contemporáneo, el descanso y las vacaciones equivalen a perder el tiempo, dejar de producir, dejar de ganar.


apuntes administracion del tiempo

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