República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui

Extensión Anaco

Administración de Costos

Administración estratégica del Costo

(Empresa de Servicios)

Introducción

Las organizaciones buscan constantemente la manera de ejercer control sobre sus actividades y en concreto, los dirigentes que manejan las mismas establecen una serie de parámetros o estándares en cuanto a calidad, renta-bilidad y costos. Los sistemas de costeo se consideran con lo una de las más importantes herramientas para llevar a cabo dicho control.

Hoy en día, las empresas no sólo se preocupan por fabricar una gran cantidad de productos que se vendan en el mercado, sino que buscan el posicionamiento en un mercado que se ha vuelto globalizado, que exige más y mejores productos y /o servicios, en el cual existen una gran cantidad de firmas que buscan cada día la excelencia en todos los aspectos. En este renglón la gerencia estratégica de costos permite la evaluación de factores que antes eran completamente ignorados.

Los costos en las organizaciones se han manejado tradicionalmente como el proceso que estima el impacto de las finanzas sobre la organización y sus decisiones. Estos han evolucionado a través del tiempo, para llegar a un enfoque más amplio en el cual se toman en cuenta elementos estratégicos de la organización y no simple mente la parte cuantitativa del impacto.

La gerencia estratégica de costos se puede definir como la administración de los costos que toma en cuenta los cursos de acción general de la organización (su formulación, implementación y controles), para imprimirle una ventaja frente a su competencia. Según Hansen y Mowen (1996) es el uso que se le da a la información que tiene la empresa acerca de los costos para la identificación de las estrategias más adecuadas para el logro de una ventaja competitiva.

Administración Estratégica de los Costos

Es todo un conjunto de técnicas y métodos para planificar, medir y retroalimentar a una organización en la búsqueda de mejorar continuamente sus productos y sus procesos.  Dentro los propósitos fundamentales de la administración estratégica de costos se tiene la de proveer de manera oportuna la información que las organizaciones necesitan para agregar valor y calidad a sus clientes.

La administración estratégica del costo ayuda a las organizaciones  a mejorar sus productos y procesos eliminando los desperdicios y eliminando el comportamiento disfuncional de los costos.  La administración moderna de los costos requiere del manejo y conocimiento de los costos tanto desde su óptica gerencial como contable, pero también se relaciona íntimamente con todos los procesos del negocio, especialmente los de producción, desarrollo de productos y mercadeo.

Efectivamente la administración estratégica de los costos debe igualar cada uno de los procesos del negocio, enfocándolos al cliente, tanto externo como interno. Cuando la administración de los costos se logra enfocar hacia los clientes, esta llega a ser una herramienta valiosa para medir la diferencia entre el éxito y el fracaso de las estrategias de negocios de las compañías.

Información para el Control y Diseño de Estrategias

En un ambiente de creciente competitividad y globalización, el análisis tendiente a buscar una mayor eficiencia de las organizaciones que fabrican bienes o prestan servicios, y la adecuada diferenciación puede tener una herramienta muy valiosa a la hora de sustentar decisiones estratégicas y tácticas.

Consiste en la aplicación, en principio, de un control que permita a la empresa determinar los costos incurridos en la elaboración de sus productos y servicios, de manera que se logre generar mayores beneficios, utilizando los recursos necesarios para incrementar así, su eficiencia y competitividad. Y, plantea aportes clave para que, a través del diseño e implementación de estrategias, se logre maximizar la relación costo – beneficio de la información.

Existen diferentes tipos de estrategias:

1. Estrategias de costos bajos; lograr costos generales mas bajos que los rivales llegando al cliente con un precio mas bajo que estos.

Para esto se tiene en cuenta dos opciones:

a. Atraer compradores sensibles al precio en cantidades suficientes que aumenten las ganancias totales, a través de lograr mantener el descuento menor que el de la ventaja de los costos de la empresa

b. Mantener los precios usando la ventaja de menor costo y obtener mayor margen de ganancia por cada unidad vendida.

Las formas principales de obtener una ventaja de costos son:

Manejo rentable de las actividades de la cadena de valor, las formas de desempeñar la cadena de valor con un costo menor que los rivales, estas pueden ser

Esforzarse por aprovechar todo lo económico de la escala disponible. Habilidad de bajar los costos unitarios con el incremento de la escala de operación

Recortar la cantidad de modelos en oferta, al recortarlos se programa corridas de producción mas largas para menos modelos, conlleva a optimiza tiempo y a mejorar costos

Aprovechar por completo los efectos de la curva de aprendizaje experiencia: proviene de refinar y dominar la tecnología con la experiencia de los trabajadores para implementar diseños de pantas mas eficientes.

tratar de operar sus instalaciones a toda su capacidad: al operar cerca de la plena capacidad de la planta se genera un mayor volumen de unidades, la depreciación y otros costos fijos se reparten entre estas lo que reduce los costos fijos por unidad.

emprender acciones para aumentar los volúmenes de ventas y repartir de este modo costo I&D, publicidad, ventas y administrativos en mas unidades, mientras mas unidades venda una empresa mas bajan sus costos unitarios.

mejorar la eficiencia de la cadena de abastecimiento: se logra asociándose con proveedores enfocando sus procesos de pedido y compras, reducir costos en inventarios, economizar en el manejo y costo de materiales.

2. Estrategia de diferencia amplia; pretende diferenciar sus productos de los del rival abarcando mas compradores.

La esencia de una estrategia de diferenciación es ser único de forma valiosa para una amplia variedad de clientes, se deben estudiar las conductas y las necesidades de los compradores para saber que consideran importante, que creen que tiene valor y cuanto están dispuestos a pagar por ello.

Esta estrategia permite que una empresa:

a) Fije un precio mayor por su productob) Aumente las venta unitarias por el aumento de los compradoresc) Obtenga la lealtad del comprador hacia su marca, por sus características

distintivas del producto.

Esta estrategia es exitosa cuando las ganancias aumentan y compensan los costos añadidos al producto.

3. Estrategias de mejores costos; tener los costos y precios mas bajos en comparación de los productos ofertados por la competencia.

Tener costos más bajos que los rivales incorporando atributos de calidad desempeño y servicio. Son empresas que ofrecen un producto superior a precios más bajos.

Ser empresa de mejores costos es distinto a ser una empresa de costos bajos, la de costos bajos se esmera por reducir costos pero no agrega atributos especiales al producto, mientras la se costos mejores esta a un nivel intermedio pues esta incorpora características atractivas con costos menores que los rivales pero con productos similares, ofrecer un servicio al cliente atractivo pero con menores costos que el rival y después utiliza la estrategia de costos bajos de la empresa para mejorar los precios de los rivales, en productos y servicios semejantes.

4. Estrategia centrada basada en costos; se centra en un segmento de mercado de compradores, venciendo a sus rivales al lograr costos menores que estos y así ofrecer un producto a menor precio.

Pretende satisfacer las necesidades de los compradores de un segmento estrecho del mercado, asegurando una ventaja competitiva al atender a compradores con costos y preciso menores que los rivales, estas estrategias son comunes se concentran en la fabricación de artículos genéricos que imitan las mercancías demarca y venderla a cadenas minoristas que desean tener una marca propia, para vender a compradores sensibles al precio.

5. Estrategia centrada basada en la diferenciación: se centra en un segmento del mercado de compradores al cual pueda ofrecer productos con atributos personalizados que no tengan los de sus rivales.

Esta estrategia depende de un segmento de compradores que busque atributos especiales del producto o capacidades del vendedor y de la capacidad de la empresa de distinguirse de sus rivales en el mismo nicho de mercado objetivo.

Igualmente existen Sistemas de Costos que permiten analizar la eficiencia, proporcionar información para fijar precios, valorizar los stocks y contribuir a la determinación del resultado del ejercicio y brindar información para decisiones estratégicas.

El sistema de costeo basado en actividades (ABC). Este sistema parte de la diferencia entre costos directos y costos indirectos, relacionando los últimos con las actividades que se realizan en la empresa. Las actividades se plantean de tal forma que los costos indirectos aparecen como directos a las actividades, desde donde se les traslada a los productos (objeto de costos), según la cantidad de actividades consumidas por cada objeto de costos. De esta manera, el costo final esta conformado por los costos directos y por los costos asociados a ciertas actividades, consideradas como las que añaden valor a los productos (Sáez, 1997).

Los sistemas de costos de calidad son los que cuantifican financieramente los costos de calidad de la organización agrupados en costos de cumplimiento y de no cumplimiento, para facilitar a la gerencia la selección de niveles de calidad que minimicen los costos de la misma (Shank, 1998).

El costeo por objetivo es una técnica que parte de un precio meta y de un nivel de utilidad planeada, que determinan los costos en que debe incurrir la empresa por ofrecer dicho producto, costo meta (Costo meta = Precio meta – Utilidad deseada). De esta manera se intenta ofrecer un producto de calidad -satisfacción de las necesidades del cliente- y además ofrecer un precio que le asegure la demanda.

El costeo Kaizen es una técnica que plantea actividades para el mejoramiento de las actividades y la reducción de costos, incluyendo cambios en la forma en la cual la empresa manufactura sus productos, esto lo hace mediante la proyección de costos a partir de las mejoras propuestas, las cuales deben ser alcanzadas tal como un control presupuestal (Gayle,1999).

El sistema de costeo backflus, es un sistema de contabilidad de costos condensado en el que no se registran los costos de producción incurridos a medida que la misma se traslada de una fase a otra, sino que los costos incurridos en los productos se registran cuando los mismo estén finalizados y/o vendidos (Gayle, 1999).

En este sentido, para aplicar la Administración Estratégica a una empresa de Servicios de Transporte se debe saber que la gestión del transporte tiene dos tareas imperativas, estas son la elección del medio o los medios de transporte a utilizar y la programación de los movimientos a emplear. Estas casi que ocupan el derrotero de la gestión del transporte, dado que todas las decisiones que tomen deben ajustarse a unas medidas óptimas teniendo en cuenta los siguientes factores:

Costos Rapidez de entrega Seguridad Modo Precisión Servicio al cliente

La organización que se enfoque en el desarrollo de una óptima estrategia de transporte es sumamente susceptible a percibir los siguientes beneficios:

Penetración de mercados: La optimización del sistema de transporte de una organización genera una reducción significativa de los costos totales para un producto que se comercializa en un mercado distante, por ende estos pueden llegar a ser sumamente competitivos con relación a los productos que se comercializan en el mismo mercado.

Economías de escala: No es un secreto que en este entorno globalizado existen sitios que favorecen la ubicación de los puntos de producción, sin embargo las ventajas que pueda ofrecer una ubicación geográfica pueden parecer incipientes frente a un sistema de transporte de alto costo, por esto al optimizar la estrategia de transporte y conseguir una representativa disminución de los costos asociados al mismo,  se obtiene una libertad de selección de ventajas competitivas mediante la selección de una ubicación geográfica de conveniencia. Regularmente el movimiento de un punto de producción tiene como enfoque el aprovechamiento de los costos más bajos de producción, el uso intensivo de las instalaciones y la especialización de la mano de obra, pudiendo así entrar a disfrutar de los beneficios propios de las economías de escala.

Planificación y control de los Centros de Costo

El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción,

porque, además, conjunta mente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de ganancia que obtiene la organización.

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades.

Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.

La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistemática mente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

Un criterio determinante para la definición de las áreas, es que cada una cuente con un jefe que pueda controlar los gastos e influir con sus acciones sobre la magnitud de éstos, de manera que pueda responder por su comportamiento durante determinado período.

En el caso específico de estas áreas, se pueden generalizar sus funciones, como sigue a continuación:

Controlar de manera sistemática que en cada una se cumplan los planes productivos trazados, con el objetivo de poder materializar el plan de producción final.

Velar porque se optimice el proceso productivo que en ellas tiene lugar. Elaborar el presupuesto de gastos de cada área, de conformidad con las

normas de consumo material y el resto de los rubros que incluye. Lograr que las producciones tengan la calidad requerida. Velar por el cumplimiento estricto del presupuesto de gastos previamente

elaborado. Detectar y analizar las posibles desviaciones que puedan ocurrir con

respecto a lo presupuestado. Asegurar una acción correctiva sobre las desviaciones detectadas.

Un centro de costos es la unidad mínima de recopilación de gastos. Atendiendo al carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e indirectos.

Los centros de costos directos, son aquéllos en los que se registran los gastos relacionados directamente con el producto.

Por su parte, los centros de costos indirectos son aquéllos en los que se registran gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto.

Los gastos que se registran en los centros de costos indirectos se pueden clasificar en dos tipos: gastos indirectos que se generan a nivel de la institución (generales), y aquellos que se originan a nivel de cada área productiva.

Es así que los gastos indirectos generales son aquellos que se controlan por las áreas no productivas y tienen incidencia común sobre todas las áreas productivas. Entre ellos pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la calidad.

Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos, sin pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se evite una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos.

Los gastos indirectos generales se llevan por redistribución o prorrateo a los centros de costos directos de todas las áreas que reciben servicios. En el caso específico de los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos directos.

Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el cálculo del costo.

Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, el gasto por consumo de materiales auxiliares y la depreciación, entre otros.

Ejemplo del Control y Diseño de Costos aplicado a una Empresa de Servicios de Transporte

4Rutas es una mediana empresa de servicios de transporte dedicada al “Movimiento de carga Terrestre” y se especializa en el movimiento de carga desde y hasta destino en la zona oriental del país.

Cuenta con 10 unidades semi-trailers, Volvo F10 doble tracción. Los cuales cuentan con una capacidad de 30 toneladas, con un Período de operación (PO) de 25 días y un Índice de operatividad (IO) de 1.

Clasificación de los costos:

Costos Fijos (CF), constituyen parte del costo fijo total de la empresa atribuible a un día de operación por cada vehículo de transporte.Un ejemplo sería el costo del seguro de responsabilidad civil en un mes de 25 días de operación.

Costos Variables Unitarios (CVu), son los costos que varían de acuerdo a las condiciones de operación y se establecen por el valor de venta del combustible consumido por kilómetros de recorrido, igualmente los peajes y las labores de carga y descarga.

Estructura básica de los costos de flota:

Se sintetizan en:

Costos de operación (mano de obra directa e indirecta, lubricantes, aceite, combustible, mantenimiento básico, mantenimiento por km de viaje, repuestos y reparaciones, neumáticos, depreciación del vehículo y seguridad vehicular),

Costos Administrativos (sueldos, agua, luz, teléfono, impuesto, licencia, capacitación de personal, publicidad, depreciación de equipos de oficina, mantenimiento, depreciación y combustible de vehículos de administración),

Costos Financieros (financiamiento de activos atribuibles al negocio, costo del capital del trabajo),

Otros costos del servicio (Peajes, Viáticos, Alojamiento, Gastos policiales, Carga y descarga, Otros atribuibles al viaje).

La empresa cuenta con 8 departamentos: Mantenimiento, Operaciones, Logística, Administración, Ventas, Recursos Humanos, Compra.Se requiere diseñar estrategias que le permitan a la empresa optimizar la prestación de sus servicios, permitiéndole también aumentar su mercado objetivo y el aumento del costo – beneficio.

Se utilizara la Estrategia de Diferenciación Amplia, la cual consiste en crear algo que sea percibido en el mercado como único.

Para la empresa lograr implementar la estrategia debe:

1. Incorporar atributos al producto y características para el usuario que produzcan los costos generales del comprador por usar la mercancía de la empresa. Hacer posible que el producto de una compañía sea más económico en la producción de otro bien o producto en las entregas, en el mantenimiento, en los inventarios siempre centrados en la reducción de costos.

2. Incorporar características que mejoren el desempeño del producto, lo cual se logra con atributos que ofrecen al consumidor final mayor confiabilidad.

3. incorporar características que aumenten la satisfacción del cliente de maneras no económicas o intangibles, por moda, seguridad, prestigio, tecnología, garantías etc.

4. entregar valor a los clientes al diferenciar con base en competencias y capacidades competitivas que los rivales no tengan y cuya acumulación no puedan costear. Es decir diferenciarse de sus rivales en base a sus capacidades como por ejemplo poder sacar al mercado más rápido un modelo de automóvil, poder entregar pedidos mas rápido, estar en el momento de la noticia, en el momento indicado.

La estrategia para este mercado debe darse por la diferenciación, buscando apropiarse de atributos que destaquen por sobre la competencia.

Se utilizara el Sistema de Costos Basado en la Actividades (ABC), pretendiendo establecer un conjunto de acciones que tengan por objetivo la creación de un valor empresarial, por medio del consumo de recursos alternativos.

ABC asigna costos a las actividades basándose en cómo éstas usan los recursos y asigna costos a los objetos de costos de acuerdo a cómo éstos hacen uso de las actividades. El proceso de asignación de costos a actividades y objetos de costos se apoya en criterios llamados «drivers» (generador o inductor de costos), que explican la relación de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son:

• Recursos: Elementos económicos usados o aplicados en la realización de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a través de conceptos

de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciación, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc.

• Actividades: Conjunto de tareas relacionadas que tengan un sentido económico relevante para el negocio. Por ejemplo, preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes. Saber distinguir hasta qué nivel llegar en el detalle de las actividades es un elemento crítico en un proyecto ABC y la experiencia es el principal fundamento de este proceso.

• Objetos de Costos: Es la razón para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, áreas geográficas, etc.

• Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cómo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cómo la relación se puede cuantificar.

Es aconsejable aplicar este tipo de sistema de costeo en las empresas donde estén sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y/o existencia de otros competidores y deseen conocer con precisión los niveles de gestión y composición del costo de los servicios que prestan a los clientes.

En el caso de la empresa 4Rutas es necesario aplicar este tipo de sistema ya que se realizan distintas actividades como por ejemplo:

Actividades a nivel unitario: el mantenimiento y la depreciación de los camiones.

Actividades relacionadas con el cliente: servicios de recepción y distribución de carga.

Actividades relacionadas con el mantenimiento de la organización: actividades administrativas, conservación de edificios, limpieza, vigilancia, seguro, etc.

Centro de Costos

Mantenimiento Logística VentasMano de obra directa Sueldos a Conductores Publicidad

Depreciación Viáticos TransporteReparaciones Carga y descarga Sueldos a VendedoresRepuestos Atribuibles al viaje Comisiones por venta del

servicio

Herramientas para la empresa

Fijar presupuestos y medir el progreso. Como se dice habitualmente, si no lo puedes medir, no lo puedes administrar ni controlar. Se debe comprender el presupuesto de transporte y administrar con mucho cuidado. Realizar controles considerando líneas, tasas, servicios y modos e incluir indicadores claves de performance. Una administración cuidadosa garantiza una mejor visibilidad de la red a medida que ocurren los cambios.

Mejorar la planeación del transporte. Si paga por el espacio, úselo. Es importante conocer las ubicaciones de los puntos de carga y descarga, el tamaño y la naturaleza de la mercancía que se transportará para hacer un uso más eficiente de cada metro cúbico de espacio de carga.

Perfeccionar la consolidación de salida. Asegurarse que ingrese toda la carga que pueda en cada contenedor y verificar que se optimizan en todos los fletes y modos.

Optimizar la visibilidad. Desde la recepción de la orden hasta la entrega final, conocer qué ocurre todo el tiempo en todo el proceso y anticiparse a las acciones que se deben realizar. 

Negociar las limitaciones de precio y capacidad  largo plazo. Equilibrar el precio con la capacidad de expansión del distribuidor a medida que crece su negocio.

Conclusión

La Gerencia estratégica de costos aporta información empresarial útil para promover la ventaja competitiva en las empresas, promoviendo este modo que las mismas serán capaces de obtener una tasa de rendimiento mayor a su costo generando así valor para los accionistas.

El análisis de la cadena de valor permite crear y mantener una ventaja competitiva, el posicionamiento estratégico de la empresa determina la forma de usar el análisis de costos. La Identificación de las causales de costos y la Implantación del ABC permite una mejor asignación de los costos indirectos a los productos y/o servicios, además de posibilitar un mejor control y reducción de éstos, aporta más información sobre las actividades que realiza la empresa, permitiendo conocer cuáles aportan valor agregado y cuáles no, dando la posibilidad de reducir o eliminar estas últimas, permite relacionar los costos con sus causas. El ABC es muy útil en la etapa de planeación, pues suministra abundante información que sirve de guía para varias decisiones estratégicas tales como, fijación de precios, introducción de productos, entre otras.

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