Universidad privada del   Guaira.

Facultad de ciencia sociales y humanidades.

Administración II

Unidad 1

Escuela del proceso administrativo. Fayol

Escuela del Proceso Administrativo

Esta escuela administrativa, está representada por Henry Fayol, quien nació en Francia en el año de 1841 y murió en 1925. A Henry Fayol se le considera padre de la Administración Organizacional moderna. Fayol desempeño su actividad laboral en la empresa Comambault, donde ejerció varios puestos. Cuando Fayol toma a su cargo la empresa antes mencionada, ésta se encontraba prácticamente en bancarrota, pero de spués de 30 años de labor, Fayol logró que llegara a ser la más exitosa de su tiempo.Las contribuciones de Fayol a la Administración fueron:-       Conceptualizó el primer Proceso Administrativo.-       Estableció 14 principios administrativos.-       Definió las áreas funcionales de las organizaciones industriales.-       Destacó la importancia de la enseñanza de la Administración en las escuelas y universidades. Algunas de sus obras fueron: principios de Administración general y Teoría general del estudio.  Proceso Administrativo Fayol fue uno de os iniciadores en la conceptualización del primer proceso administrativo, partió de la idea de que si las organizaciones deseaban obtener objetivos administrativos, tenían que coordinar sus recursos, obligando al administrador a prever, organizar, coordinar y controlar. Proceso Administrativo de Henry Fayol 

Previsión (PLAN B)Organización ( ESTRUCTURA)

Proceso Administrativo Dirección (METAS)Coordinación (ORDEN)Control (RESULTADOS)

 A continuación se describe cada una de las etapas propuesto por Fayol PrevisiónEs el acto de examinar el futuro, fijar objetivos, tomar decisiones y establecer planes de acción, es decir, se debe tener una visión hacia el futuro, estableciendo un objetivo con un mínimo de riesgo para poder lograrlo.OrganizaciónConsiste en formular una estructura dual (material y humana) que conforme la organización, es decir, una vez obtenido el objetivo se necesita saber qué material y trabajadores se requieren para cumplirlo. (SIST ABIERTO)DirecciónEs la etapa del mando, donde se hacen funcionar  los planes y la organización.Coordinación

Es la organización de toda la información, buscando cohesión y unificación.  ControlAquí se verifica el resultado, comparándolo con el plan original, realizando las correcciones pertinentes para el caso o modificar el plan original.   Principios generales de la Administración, Fayol estableció los siguientes principios aplicables a cualquier organización, ya sea empresa o sector público, para con ello lograr los objetivos de la manera más adecuada. ¨      División del trabajoEn todo trabajo que comprenda un número más o menos considerable de personas y exija capacidades de diversos tipos, es posible aplicar la especialización, es decir, su división. Con la división del trabajo, el empleado, acostumbrado a realizar una actividad de principio a fin, únicamente efectuará parte de ésta, las demás partes serán asignadas a otros compañeros. Así, el trabajador está en posibilidad de adquirir mayor destreza y perfección en la nueva tarea asignada.¨    Autoridad-responsabilidadLa autoridad se asume para tener el derecho de dar órdenes y exigir obediencia. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, es su consecuencia natural y contraparte esencial y allí donde se ejerce autoridad surge la responsabilidad. Sin embargo, en general se teme a la responsabilidad tanto como se busca la autoridad a la responsabilidad obstaculiza la iniciativa.¨    DisciplinaLa disciplina es obediencia, aplicación, energía, conducta y muestras exteriores de respeto que se observan de acuerdo con los convenios existentes entre las empresas y sus empleados, sean por escrito o implícitos, sean derivados del deseo de ellos, por las partes o reglas y costumbres. No obstante, la disciplina es esencial para la marcha uniforme de, los negocios, ya que sin disciplina ningún negocio podría progresar.¨      Unidad de mandoPara realizar cualquier acción, el empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Esta es la regla de la unidad de mando. Si la regla se viola se mina la autoridad, la disciplina está en peligro, se altera el orden y se amenaza la estabilidad. ¨      Unidad de direcciónEste principio se puede expresar como una cabeza y un plan para un grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. Es la condición esencial para la unidad de acción y la coordinación y el enfoque de esfuerzos. ¨      Subordinación del interés individual al interés generalEste principio nos recuerda que el interés de un empleado o grupo de empleados no debe prevalecer sobre el de la empresa, de modo que el interés de ésta debe estar antes que el de sus miembros ¨      Remuneración del personalLa remuneración del personal es el precio del servicio prestado a una empresa. Ésta debe ser justa y, hasta donde sea posible, proporcionar satisfacción a ambas partes. ¨      CentralizaciónLa centralización gira sobre el hecho de que todo organismo la información converge hacia la parte directiva y desde ésta se expiden órdenes que ponen en movimiento a todas las áreas que integran el organismo social. ¨      Escala de cadena (JERARQUIA)Se trata de la línea de autoridad, es decir, la ruta que sigue la comunicación. Esto se obseva claramente en el diseño de los organigramas.¨      Orden (En toda empresa deben mantenerse un orden material y un orden social. El primero consiste en que debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar destinado.El segundo consiste en que debe haber un lugar destinado a cada empleado y cada empleado tiene que estar en su lugar establecido. ¨     Equidad

Para impulsar al personal a realizar sus obligaciones con la dedicación y lealtad de que es capaz, hay que tratarlo con benevolencia y justicia. La equidad no excluye ni la energía ni la severidad y su aplicación requiere de experiencia y bondad. ¨     Estabilidad en la permanencia del personal                                                               Cuando una persona ingresa a trabajar en una empresa le lleva tiempo acostumbrarse al nuevo trabajo y realizarlo con destreza, si ya se ha logrado lo anterior y se le traslada inmediatamente a otro puesto, se inicia el procedimiento anterior. Si esto se repite indefinidamente, el trabajador nunca realizará el trabajo como es debido. La inestabilidad de permanencia es, al mismo tiempo, causa y efecto de un mal funcionamiento, sin embargo, está rodeado de ciertas circunstancias que a veces son inevitables, como son la edad, la enfermedad y la muerte, las cuales perturban la estabilidad del personal. ¨     IniciativaDecidir  realizar algo y hacer todo lo posible para llevarlo a cabo es una de las satisfacciones que puede experimentar un hombre. Esa fuerza de decisión y ejecución se llama iniciativa; la libertad de proponer y de ejecutar pertenece también a la iniciativa. Se debe tener cuidado de encauzar la iniciativa de los trabajadores, ya que representa una gran fuente de energía para la empresa.¨      Espíritu de grupoLa armonía y la unión entre el personal de una empresa significan una gran fortaleza para la empresa, por lo que se debe realizar el esfuerzo para establecerla  Áreas funcionales de la empresa Fayol consideró necesaria la división de funciones en áreas específicas para realizar mejor el trabajo en las empresas industriales.A continuación se explican cada una de estas áreas: ContableAquí se efectúan los trabajos de inventario, costos y balance de operación. Los inventarios son listados de todos los artículos con los que cuenta una empresa: maquinaria, mesas, escritorios, ventiladores, etc. Ahora bien el costo es la cantidad de dinero que se invierten para fabricar un artículo.   FinancieraSe tiene que buscar y optimizar el capital, es decir se requiere dinero para hacer funcionar cualquier negocio, el cual se puede obtener con un préstamo bancario, de amistades, familiares o alguien que desee ser socio. Además, si el dinero se invierte en algo productivo, necesario y primordial, lo estaremos administrando de manera eficiente.TécnicaFunción de producir y mantener la planta. Para que una empresa tenga una vida activa necesita producir los artículos que solicita el consumidor. ComercialSe dedica a la compraventa e intercambio. Esta área tiene la función de adquirir lo necesario de manera económica y realizar las mejores ventas al cliente. SeguridadConsiste en proteger al personal y las propiedades de la empresa. AdministrativaEs la aplicación del proceso administrativo. ENFOQUE DE DRUCKER

Hay que aclarar que Drucker no tuvo la intención de descubrir algo nuevo, sino que insiste en la necesidad de que los objetivos se tengan muy presentes al administrar.No presentó su libro como un tratado teórico de la administración, sino que vertió en él, en forma sencilla, sus experiencias y consideraciones.Desde que escribió su obra, el término “Administración por Objetivos”, se difundió creándose una especie de mito. Anotó en su libro titulado “La gerencia: tareas, responsabilidades y prácticas” : Desde la primera ve que acuñé la expresión “Administración por objetivos”, se ha convertido en un lema muy difundido. Hay

una literatura completa e incluso películas acerca del tema. Centenares de empresas han redactado una política de administración por objetivos, aunque muy pocas han acabado por aplicar el verdadero autocontrol. Pero la Administración por objetivos y el autocontrol es un lema, más que una técnica e incluso más que una política. Por así decirlo, es un principio constitucional. (Ed. El Ateneo, Buenos Aires, 1975).

EL MITO DE LA “A X O”

Douglas Mc Gregor tuvo mucha culpa en la creación y difusión del mito de la “administración por objetivos”, debido a que en el aspecto humano de la empresa dice que la teoría Y puede aplicarse parcialmente bajo los conceptos de Peter Drucker, los que permiten cambiar valores y prácticas administrativas.

McGregor al presentar su teoría “Y” con los fundamentos teóricos de Abraham Maslow sobre la motivación y al apoyar la tesis de Peter Drucker sobre la dirección por objetivos y no bajo control, generó una enorme cantidad de literatura que desorientó a los estudiosos de la teoría administrativa y no ha quedado más remedio que aceptar el término, técnicamente, si bien es claro que en la práctica constantemente se pierden los objetivos.

DESARROLLO DE LA TEORIA “A X O”

 GENERALIDADES

A pesar de su desafortunado nombre, “la administración por objetivos”, produjo entusiasmo y dio lugar a una técnica relativamente independiente de una validez indudable, con limitaciones tanto teóricas como prácticas.

Concepto De “Objetivos”Es un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, unidades, porcentajes, etc...), que se pueda controlar para replantear las acciones de futuras metas, propósitos o misiones administrativas.

Diferencias Entre Meta Y ObjetivoSon los puntos vitales que dan vida al organismo administrativo donde se desenvuelve el acto o la acción. Y las METAS consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados en el camino de cumplimiento de los objetivos.  Peter Drucker dijo en una ocasión “No hay países pobres ni países ricos, lo que existe países pobremente administrados y países ricamente administrados”, Denotando con esta sentencia que el llamado desarrollo y subdesarrollo es cuestión de aplicar eficientemente los métodos y estilos de cuestión de las organizaciones, sean públicas, privadas o benéficas. Estas aseveraciones quiere decir que aquellos países que tiene un mayor nivel de vida y desarrollo tecnológico, tiene más alto grado de racionalidad en el manejo y aplicaciones de la técnicas utilizadas en el proceso administrativo.    Unidad II.Naturaleza y propósito de la Planeación.Se puede ver a la planeación como la función principal de la administración. Aunque este planteamiento no permite captar la magnitud de la importancia de la planeación en la administración. Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus

seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.La naturaleza de la Planeación.La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro aspectos principales:

1) La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos.-Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. 

2) La supremacía de la Planeación.- Puesto que las operaciones administrativas en la Organización, Integración de personal, Dirección y Control se han diseñado para respaldar el logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la Planeación preceda a la ejecución de todas las otras funciones administrativas.

 

 

3) Generalización de la Planeación.- La Planeación es una función de todos los jefes, desde los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque los altos ejecutivos elaboran los planes para la dirección general de la empresa, los jefes de todos los niveles tienen que preparar los suyos para que contribuyan a las metas globales de la organización.

 

 

4) La Eficiencia de los Planes.- Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también por el grado de satisfacción grupal o individual. Algunos intentos de instalar programas de evaluación y desarrollo administrativo han fracasado debido al resentimiento del grupo contra los métodos usados.

  

 

 Tipos de Planes.Un plan abarca cualquier curso de acción futura. Son clasificados como:

Propósitos. Los propósitos de una empresa son su papel primario, por ejemplo: El propósito de cualquier hospital es proporcionar servicios de salud.Misión. La misión de una empresa es su finalidad específica, por ejemplo: La misión del Departamento Académico de ICE es la formación de Ingenieros en Comunicaciones y Electrónica.Objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad, por ejemplo: Una empresa puede fijarse como objetivo, aumentar su producción en un 55%.Estrategias. Son el patrón de respuesta de la organización a su ambiente. La estrategia pone los Recursos Humanos y Materiales en juego frente a los problemas y riesgos que plantea el mundo exterior. Por ejemplo: La difícil situación económica de un país puede requerir que muchas empresas adopten una estrategia de supervivencia.Procedimientos. Son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas. Por ejemplo: El procedimiento que deberá seguirse para la contratación de personal.Reglas. Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se deben llevar a cabo. Por ejemplo: La regla de no salir de la empresa durante la jornada de trabajo sin un permiso firmado por el Jefe de Departamento respectivo.Programas. Son un conjunto de objetivos, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros procesos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción. Por ejemplo: El programa para lanzar un nuevo producto al mercado.

 Pasos en la Planeación.

Los pasos en la planeación son de aplicación general. Sin embargo, en la practica, los administradores deben estudiar la factibilidad de los posibles cursos de acción de cada etapa. Por ejemplo, al establecer objetivos es necesario tener alguna idea sobre las premisas en que se fundamentan los planes.Los pasos en la planeación son los siguientes:1) Detección de la Oportunidad. Consiste en la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como interno de la organización, es el verdadero punto de partida de la Planeación. Conviene hacer un examen preliminar de las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera completa comprender qué problemas se desea resolver y por qué , así como saber lo que se espera ganar. El establecimiento de objetivos factibles depende de este conocimiento.2) Establecimiento de Objetivos. Consiste en establecer objetivos para toda la organización y después para cada unidad de trabajo subordinada, lo cual debe realizarse tanto para el largo como para el corto plazo.3) Desarrollo de Premisas. Consiste en establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas críticas de Planeación tales como los pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la compañía. Estas son suposiciones sobre el ambiente en que el plan ha de ejecutarse.4) Identificación de Alternativas. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y, con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.5) Evaluación de Alternativas.   Consiste en examinar sus puntos fuertes y débiles, ponderándolos a la luz de las premisas y las metas previamente fijadas.6) Elección de una Alternativa. Es el punto en el cual se adopta un plan.7) Elaboración de planes de Apoyo. Por lo general se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico8) Elaboración de Presupuestos. Pueden establecerse por ejemplo: Presupuestos anuales de costos e ingresos, de mano de obra, de capital, de inversión, etc.Lo anterior se explica mejor en la siguiente figura:El Proceso de Planeación.El proceso de planeación indica el avance de la empresa (mas ventas, mayores utilidades, menores costos, etc.) y el tiempo transcurrido para el logro de los objetivos esperados; o sea el proceso de planeación señala en donde se esta y adonde se quiere llegar en determinada fecha futura.A menudo no se cuenta con toda la información, pero de todas formas se inicia la planeación. Si el futuro fuera absolutamente cioerto, sería relativamente facil iniciar el proceso, sin embargo, en la realidad un sin número de factores puede alejarnos de la meta deseada o avanzar hacia ella.El Proceso de Planeación comprende los siguientes aspectos:Período de Planeación. Pueden ser planes de corto o de largo plazo según que involucren o no modificaciones en la capacidad productiva.Principio de Compromiso. Se deben usar algunos criterios para seleccionar el período de Planeación de la empresa. La clave para ello se encuentra en este principio: "La Planeación lógica abarca un período futuro necesario para cumplir, a través de una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas hoy". El administrador sagaz debe reconocer la utilidad de ajustar las consideraciones a largo plazo a las decisiones actuales. Hacer otra cosa sería ignorar la naturaleza básica tanto de la Planeación como de la Toma de Decisiones.Coordinación de Planes a Corto y Largo Plazo. Los Planes de corto plazo deben contribuir al logro de los planes a largo plazo y no obstaculizarlos. Se deben instruir regularmente a los gerentes de niveles inferiores sobre los planes a largo plazo de la empresa con el fin de que tomen decisiones coherentes con las metas a largo plazo.