~!a ninez y la adolescencia (isna) procedimiento pagina 1

~!a INSTITUTO SALVADORENO PARA DOCUMENTO DE Documento: PRD.SU.206 EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA CAUDAD Version: 01 NINEZ Y LA ADOLESCENCIA (ISNA) Procedimiento Pagina 1 de 4

Titulo: Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Naturaleza de la revision :

1.0BJETIVO

Definir las acciones que permitan desarrollar las visitas de supervision in-situ en Bodegas de las diferentes Unidades Organizativas programadas por el Departamento de Almacenes y Suministros .

2. CAMPO DE APL/CACION

Oficinas Centrales , Coordinaciones Administrativas en Delegaciones, Centros de Acogimiento, Centr~s para la Insercion Social (CIS) y Centr~s de Desarrollo Integral (CDI).

3. REFERENCIAS

o Normas Tecnicas de Controllntemo (especificas deIISNA). o Ley de la Corte de Cuentas de la Republica. o Instructivo de "Recepcion, Registro, almacenamiento y distribucion de

Donaciones de Bienes y/o Efectivo en Oficinas Centrales , Centros y Delegaciones deIISNA".

o PRD.PC.001 "Sistemas de Directrices". o PRD.PC.004 "Implantacion, distribucion, revision y control de documentos".

4. DEFINICIONES

Consumo Bimestral: ocurre cad a dos meses.

Inventario selectivo: Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periodicamente 0 cada vez que sea necesario comprobar que los registros se mantienen al dia, asi como para verificar que las existencias fisicas concuerden con las tarjetas de kardex.

In-situ: en ellugar.

Tarjeta kardex: Documento administrativo para el control de inventarios, que incluye datos generales del bien ; permite reportes con informacion resumida de las transacciones de inventario en el Instituto.

al: Fecha de revision:

2016

~ INSTITUTO SALVADORENO PARA DOCUMENTO DE Documento: PRD.SU.206

"" EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA CAUDAD Version: 01 t V\tl NINEZ Y LA ADOLESCENCIA (ISNA) Procedimiento Pagina 2 de 4

Titulo: Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Na!uraleza de la revision:

Visita de supervision: Verificacion de procesos, recepcion, control yalmacenamiento de existencias.

5. RESPONSABILIDADES

Gerente Administrativo: Controlar el buen funcionamiento del proceso y autorizar el presente procedimiento.

Jefe del Departamento de Almacenes y Suministros: Aprobar la programacion anual de visitas de supervision en Bodegas; revisar y autorizar el informe de supervision en Bodegas realizado por los responsables de ejecutarlas y de enviarlo a las Unidades Organizativas correspondientes; supervisar la ejecucion del presente procedimiento y control de las diferentes Bodegas.

Tecnico Administrativo: Elaborar la programacion anual de las visitas de supervision en Bodegas; preparar la documentacion, formularios y materiales para la supervision ; lIenar los formularios y documentacion correspondiente a la supervision ; otorgar tiempo adicional para que el Encargado de Bodega actualice los registros de forma total; levantar Informe Preliminar de la supervision in-situ al no cumplir con tiempos de prorroga y reforzar conocimientos al Encargado de Bodega en caso 10 necesite.

Encargado de Bodega: Mantener actualizado el control de inventario, a traves de tarjetas kardex y lIevar archivo cronologico y numerico de documentos de respaldo subsanar las inconsistencias, en caso las hubiere; actualizar los registros de forma total de acuerdo a la supervision y remitir informe con las inconsistencias desvanecidas, al responsable de la visita de supervision .

Jefatura de la Unidad Organizativa, Director de Centro 0 Coordinador Administrativo: Garantizar que las observaciones plasmadas en el Informe de Visita, sean subsanadas por el Encargado de Bodega en el tiempo establecido, caso contrario solicitar tiempo adicional para que actualice los registros de forma total.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

EI Tecnico Administrativo elabora en el mes de enero la programacion anual de visitas de supervision en Bodegas, que contendra: actividad a realizar, fecha de realizacion, lugar, responsable de la actividad, firma de la Jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros; quien 10 remile a la Gerencia Administrativa . En la elaboracion del documento debera tener en cuenta que la programacion esta sujeta a 10 establecido en el POA, y hara los cambios con base a necesidades de trabajo propias del departamento.

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Titulo: Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Naturaleza de la revision:

EI Tecnico Administrativo prepara: 1. FOR.SU.238 "Lista de verificacion en bodegas y servicios de

alimentacion", que contiene los apartados de: condiciones de locales, iluminacion y ventilacion, prevencion y extincion de incendios, Ergonomia, almacenes y manipulacion, registros y movimientos, detalles de revision para la alimentacion , nombre y firma del Tecnico Administrativo.

2. FOR.SU.239 "Inventario selectivo" que cuenta con: descripcion del producto, Unidad de Medida (U/M) , Fisico (F), Kardex (K), Diferencia (DIF.) y Observaciones, Nombre y firma del Tecnico Administrativo.

3. FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas" que contiene: observaciones y recomendaciones.

4. FOR.SU.240 "Hoja de calculo de consumo bimensual de alimentos" 5. Calculadora, lapiz, boligrafo, borrador, libreta de taquigrafia , tarjetas kardex

vacias entre otros. 6. Adicionamente, tramita transporte. 7.

En el lugar, el Tecnico Administrativo responsable de la primera visita de supervision se presenta con la Jefatura de la Unidad Organizativa , Director de Centro, Coordinador Administrativo y/o Encargado de Bodega, segun corresponda , a quienes da a conocer el objetivo de la misma.

A continuacion completa el FOR.SU.238 y el FOR.SU.240 con las respectivas observaciones.

Conjuntamente con el Encargado de Bodega realiza un inventario selectivo de bienes, comparando las cantidades contra las tarjetas Kardex y documentos de respaldo.

En caso de detectar errores e inconsistencias el Tecnico Administrativo recomienda al Encargado de Bodega verificar las tarjetas Kardex y documentos de respaldo para que identifique las inconsistencias y Ie establece plazo para solventarlos, con base al nivel de complejidad , para que posteriormente se 10 remita a las oficinas centrales. Los resultados de la visita son registrados en el FOR.SU.239 "Inventario selectivo" , y borrador del FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas".

Si caduca el plazo y no logra solventar la inconsistencia, la Jefatura de la Unidad Organizativa, Director de Centro 0 Coordinador Administrativo, a quien Ie realizaron la visita, podra solicitar tiempo adicional maximo de 5 dias habiles, en el cual el Encargado de Bodega debera actualizar los registros de forma total.

Cumplidos los plazos, el Tecnico Administrativo realiza segunda visita a la Unidad Organizativa , Centro 0 Coordinacion Administrativa para verificar si las observaciones realizadas en la primera fueron solventadas. De no darle cumplimiento a los hallazgos

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Titulo: Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Naturaleza de la revision:

de auditoria interna y/o no hayan cumplido los tiempos establecidos por el Departamento de Almacenes y Suministros para superar las observaciones, levanta FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas", del cual entrega copia a la Jefatura de Unidad Organizativa , Director de Centro 0

Coordinador Administrativo.

Si nuevamente identifica errores en los movimientos de las tarjetas Kardex e inconsistencias en los registros 0 procedimientos de trabajo mal aplicados, el Tecnico Adminsitrativo recomienda al Encargado de Bodega aclualizar los registros 0 procede a reforzar conocimientos en caso de personal nuevo. Agotadas estas alternativas deja la recomendacion de terminar la actualizacion para ser verificadas en la proxima visita.

En caso de realizar una tercera visita, el Tecnico Administrativo revisa la documentacion generada en el proceso y verifica si se estan realizando correclamente los registros . Finalizada la visita elabora el informe preliminar del FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas", del cual entrega copia a la Jefatura de la Unidad Organizativa, Centro 0 Coordinacion Administrativa correspondiente, para que de instrucciones al Encargado de Bodega.

De regreso en sede central , el responsable de visita de supervision digita el FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas" y 10 envia con su documentacion de respaldo a la Jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros, para revision yautorizacion.

La Jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros entrega copia del FOR.SU.215 "Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bodegas", a la Jefatura de la Unidad Organizativa , Centro 0 Coordinacion Administrativa correspondiente.

Finalmente el Tecnico Administrativo arch iva copia del informe en el Departamento de Almacenes y Suministros.

7 REGISTROS REGISTRO AREA COOIGO

Lista de verificacion en bodegas y Depto. de Almacenes y FOR.SU .238 servicios de alimentacion Suministros.

I nventario selectivo Depto. de Almacenes y FOR.SU.239 Suministros

Hoja de calculo de consumo Depto. de Almacenes y FOR.SU.240

bimensual de alimentos Suministros Informe de supervision 0 seguimiento Depto. de Almacenes y FOR.SU.215 en Almacenes y Bodegas Suministros.

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PRD.SU.206 Vis itas de Supervis ion programadas en Bodegas. Naturaleza de la rev ision:

Oescripcion de la actividad Oiagrama de flujo Responsable Doc. de apoyo

Elaborar en el me, de enero la Elaborar prograrnacl6n anuitl de

Programaci6n Anual de Visitas de visitas de supervisi6n a bodegas Supervision a Bodegas.

• FOR.5U.238 "lista de verificacion en bodegas y servicios de

alimentacion"

Preparar la documentacion y Preparar documentad6n y • FOR.SU.239 "Inventario selectivo", materiales para realizar la primera materiales • FOR.SU.240 "Hoja de calculo de visita de supervision de bodegas. consume bimensual de alimentos"

• FOR.5U .215 "Informe de supervision 0 seguimiento en

almacenes y bodegas"

Tramitar trans porte para realizar la • $olicitud de transporte .

supervision a 13 unidad organizativa Tramlta r tra nsporte

correspondiente. • Mision of ida I.

Dar a conocer el objetivo de la vlsita .J.. al Jefe de la unidad organizativa, Dar a conocer el ~bjetlvo de ta Director, Coordinador Administrativo visita o el Encargado de Bodega.

I 'If • FOR.SU.238 "Lista de verificacion

Completar el FOR.SU.238 y Completa r Lista de verlflcacion de en bodegas y servicios de

FOR.SU.240 con ,u, respectivas bodega alimentaciOn".

abservaciones. • FOR.5U.240 " Hoja de calculo de

I Tecnico Administrativo consumo bimensual de alimentos"

'If Realizar conjuntamente con el

Encargado de Bodega el inventario Realizar un inventario select ivo de

FOR.SU.239 "Inventario selectivo" blenes.

selectivo de bienes.

• Tarjetas Kardex.

Camparar I" cantidades de 10' • FOR.SU.239 "Inventario selectivoH

productos contra las tarjetas Kardex y Comparar las cantidades d. • FOR.SU.215 "Informe de dacumentas de respalda. productos contra tarJetas Kardex supervision a seguimiento en

almacenes y bodegas".

~ Existen inconsistencias de I" cantidades de los productas con 10 Existen fncensistencias?

indicado en la tarjeta Kardex 0

documentas de respaldo? ,.. 'I

Recamendar al Encargado de Bodega IV que verifique las tarjetas Kardex y Recomendar la verificati6n de fa Tarjetas Kardex. dacumentas de respalda para que inconsistencia identifique las inconsislencias. I

Establecer plazo al Encargada de '+' Bodega, con base al nivel de Establecer pine para solventa r

complejidad, para que solvente inconsistencias

incansistencias y posteriormente

~ remita Informe al responsable de la

r!J visita.

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PRD.SU.206 Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Naturaleza de la revision:

''' .. ".-~. -,,, .. J . FOR.SU. 239 lnventario selectivQ

Registrar los resultados de la visita de Tecnico Admlnlstrativo

. FOR,SU.21S "Informe de supervision. supervision 0 seguimiento en

las visit"s almacenes y bodegas".

Necesita plaza adicional para ~ solventar las inconsistencias? ~ Necestta plalo adidonal? Encargado de Bodega - 51

11/

pml • Jefe de Departamento En caso de no logtar solventar las Solicit ;) r tle mpo adicional • Director de Centro. inconsistencias, podra solicitar solventar incons/stenclas

• Coordinador tiempo h;ibiles.

adicional maximo de 5 dias Administrativo.

Actualizar los registros de los Actua llzar reglstro5 d@ productos I Encargado de Bodega

productos de forma total.

Realizar segunda visita a la Unidad Reall,ar nueva vlslta a la Instancla I Organizativa 0 centro para revisar la organiu tlva 0 centro actualizad6n de los registros.

.I ..x

Se ha cumplido en el plazo normal 0 S1R,umPlidO 10. adidonal para la actualizacion de los pla10s1 registros en la visita de supervision? ....,. NO

levan tar FOR.SU.21S por no '" n°foG cumplimlento de plazos en los levantar FOR .SU.l iS po, FOR.$U.21S "Informe de supervision

tiempos estableddos 0 en el caso de superar observaciones o seguimiento en almacenes y

no superar observadones de bodegas ....

auditoria interna. ::!:

Persisten errores e inconsistencias en N~" , rro, .. • los movimientos de la tarjeta Kardex? lnconsistenclas?

Tecnko Administratlvo.

\II Recomendar al Encargado de Bodega

Actual1u r los registros 0 refon ar I actualizar los registros o procede a reforzar conocimientos.

conocimientos.

Dejar instrucciones de terminar la I Dejar instrucciones para fl nali1arl actualizacion de los registros para ser actualiuciones verifkados en la proxima visita .

,I '\J..

I Revlsar documentati6n y I De realizar tercera visita, revisa la verificar registros

documentadon generada en el

dJ Tarjetas Kardex.

proceso y verifica sl se estan realizando correctamente los registros.

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PRD.SU.206 Visitas de Supervision programadas en Bodegas. Naturaleza de la revision:

Elaborar in forme preliminar del

~ FOR.SU.21S entregando copia el Jefe

de I. unidad organizativa correspondiente para que de ~ E~a.borar Informe prelimlnar de ~ instrucciones .1 Encargado de Vlslta

Bodega.

-!-Digita r el FORSU.21S y adjuntar sus

I Tecnico Administrativo

respect ivos respaldos. Elaborar lnforme final de vlsit3

Enviar el FOR.SU.21S coo su FOR.5U.21S "In forme de supervision

respectiva documentacion de J o seguimien to en almacenes y

respaldo a la Jefatura de Almacenes y Envlar informe final de la vlsita bodegas",

$uministros para revision y autorizacion.

Remitir copia del FOR.SU.21S al Jefe Remitir Informe final de vislta a Jefe del Departamento

de las unidades organizativas las instancias respectivas de Almacen y

correspondientes. Suministros

Archivar copia del FOR.SU.21S en el ("him 'o'a.m. ""I d." ",'ta Departamento de Almacenes y Tecnico Administrativo

Suministros.

INSTITUTO SALVADORENO PARA DOCUMENTO DE Documento: FOR.SU.238 EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA CAUDAD NINEZ Y LA ADOLESCENCIA (ISNA) Formulario Pagina 1 de 2

Titulo: Lista de verificaci6n en Bode as Servicios de Alimentaci6n

FECHA VISITA: __ 1 __ 1 __ N°. VISITA: ____ _

LUGAR: ______________________________________________________ ___

ENCARGADO DE BODEGA: ______________________________ F: _________ _

ENCARGADO DE COCINA: F: _____ _

ASPECTOS GENERALES DE BODEGA

Condiciones de locales SI NO NIA Observaciones

Espacio fisico adecuado para el resguardo de materiales

Espacio fisico adecuado para el resguardo de alimentos

Pasillos, areas de trabajo y almacenamiento son adecuados y estan debidamente delimitados

Las areas de trabajo y resguardo de materiales se encuentran en orden y limpieza

Las areas de trabajo y resguardo de alimentos se encuentran en orden, limpieza e higiene

Los techos y paredes cuentan con las caracteristicas de seguridad para evitar filtraciones de agua 0 ingreso de personas para sustracci6n de productos

lIuminaci6n y ventilaci6n SI NO NIA

Es necesaria iluminaci6n artificial en bodegas.

Se requiere de agudeza visual para desarrollar las labores

Se tiene suficiente luz para la realizaci6n de las tareas

EI tone de la luz es confortable a la visi6n

Posee suficiente luz natural

Los locales cuentan con ventilaci6n adecuada

i


Titulo: Usta de verificaci6n en Bode as Servicios de Alimentaci6n

Prevenci6n y extinci6n de incendios 51 NO N/A

Posee extintor en la bodega

EI personal esta capacitado en el uso del equipo para combatir incendios

Quien realiza inspeccion a los extintores

Se inspeccionan los extintores en forma: semestral ] o anual 0

Instalacion eh§ctrica segura

Ergonomia 51 NO N/A

Se cuenta con sillas, escritorios, mesas de trabajo ajustables y equipo oficina de acuerdo a las actividades

Equipo de seguridad e higiene , ,,,,q, ,, * * '

Almac!!llamientoy manipulaciOn 51 NO N/A I

La base y lugar de almacenamiento de los materiales 0 alimentos son firmes Se deja espacio libre a ras del suelo para tener ventilacion, hacer limpieza y controlar los roedores (entarimados)

Se tienen lugares especificos para el almacenamiento de materiales 0 al imentos

Se clasifican continua mente los productos luego de varios ingresos 0 entregas

Mantiene el control de fechas de vencimiento y debidamente rotulados.

Registros y movimientos 51 NO N/A

Kardex actualizado a la fecha .

Ueva archivo cronologico y numerico de documentos de respaldo

Realiza inventarios selectivos y con que frecuencia.

En el area de cocina se Ileva cuaderno control de consumo y existencias

Tiene productos vencidos 0 por vencer

Tiene productos con poca rotacion

F.~~ __ ~ __ ~~~~~~~~_ Nombre y firma del Tecnico Administrativo

.. ... ..... .........:< •••••••

~ INSTITUTO SALVADORENO PARA DOCUMENTO DE Documento: FOR.SU.239 EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA CAUDAD

i V\Q NINEZ Y LA ADOLESCENCIA (ISNA) Formulario Pagina 1 de 1 Titulo: Inventario selectivo

CENTRO: __________________________________ __

N° DESCRIPCION DEL

U/M F. K. DIF. OBSERVACIONES PRODUCTO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

F. __________ ~~~~~~~~---Nombre y firma del Tecnico Administrativo


Titulo: Ho·a de calculo de consumo bimensual de alimentos

Poblaci6n NNA:

Arroz Fisico: I Kardex:

Consumo semanal: Consumo diario:

Periodo de rendimiento:

Observaciones:

Azucar Fisico: I Kardex:


Periodo de rendimiento:

Observaciones:

Frijol Fisico: j Kardex:

Consumo semanal : Consumo diario:

Periodo de rendimiento :

Observaciones:

Maiz Fisico: I Kardex:

Consumci semanal : Consumo diario:


Observaciones:

Harina de Maiz Fisico: I Kardex:



Observaciones:

Leche entera Fisico: I Kardex:


Periodo de rendimienio :

Observaciones:

Aceite Fisico: I Kardex:

Consumo semanal : Con sumo diario:


Observaciones:

F .--:-:-----,-_---::-_--:-:-=:---:---:--:--:-:-..,..--,:;----_ Nombre y firma del Tecnico Administrativo

INSTITUTO SALVADORENO PARA DOCUMENTO DE Documento: FOR.SU.21S EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA CAUDAD

VI. NINEZ Y LA ADOLESCENCIA (ISNA) Formulario Pagina 1 de 1

Titulo: Informe de supervision 0 seguimiento en Almacenes y Bode as

San Salvador, ___ ,de _____ ,del ____ _

OBSERVACION RECOMENDACION

F. ___ ___________ _

Jefa del Depto, de Almacenes y Suministros

~!a ninez y la adolescencia (isna) procedimiento pagina 1

Documents