TÉRMINOS DE REFERENCIA

TOPICOS DE STC: CUENTAS POR COBRAR Y LIQUIDACIÓN DEL MER

1. Objetivo de los Términos de Referencia

Estos TDR detallan las especificaciones técnicas para un desarrollo en la interfaz online del Sistema Integrado de Información del MER (SIIM), relativa al control de cuentas por cobrar y liquidación del MER.

2. Descripción del desarrollo requerido

En la interfaz online del SIIM se requiere que el sistema tenga una ventana de control de cuentas por cobrar en función de la facturación emitida para cada DTER, el control de cuentas por cobrar debe llevarse para cada uno de los agentes u OS/OM y para cada una de las facturas emitidas para cada agente u OS/OM según corresponda, y que dicho pago disminuya o aumente el monto de la garantía disponible según corresponda.

3. Alcances específicos

Para este desarrollo se plantea lo siguiente:

Desde el módulo de facturación inicia la cuenta por cobrar o por pagar para un Agente u OS/OM, cuando se elaboran documentos llamados: Factura EOR, Comprobante de ingreso CRIE, Factura de liquidación de transacciones Regionales EOR, Factura de exportación, Comprobante de crédito fiscal de EPR El Salvador, Factura EPR Guatemala, Factura EPR Honduras, Factura EPR Nicaragua, Factura EPR Costa Rica, Factura EPR Panamá se genera una cuenta por cobrar para el Agente u OS/OM respectivo; cuando se elaboran documentos llamados: notas de crédito de transacciones regionales, notas de crédito EPR, se genera una cuenta por cobrar para un Agente u OS/OM y cuando se elaboran documentos llamados: Notas de crédito de transacciones regionales EOR, Notas de Crédito EPR, se genera una cuenta por pagar para un Agente u OS/OM.

Los saldos por cobrar y por pagar aun mismo agente serán compensados, por ejemplo: cuando los agentes transen energía, el saldo por cobrar a un agente será el resultado de restar a los retiros las inyecciones, cargos regionales e intereses, y el saldo por pagar se determinara restando a las inyecciones de energía los retiros, cargos regionales e intereses. El sistema debe realizar estas compensaciones de saldos como se muestra en el siguiente ejemplo:

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Ejemplo 1: Cuenta por Cobrar:

Ejemplo 2: Cuenta por Pagar:

A través del sistema se llevará un control de cuentas por cobrar y por pagar, se debe controlar todos los documentos de cobro y pago desde su emisión hasta la liquidación, además se controlará los cobros totales o parciales de los comprobantes según corresponda.

Una vez determinados los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar, se descargará el día de ingreso del efectivo por medio de la compensación de cuentas y por el pago de los documentos respectivos de cada OS/OM o Agente.

Para registrar los pagos de saldos deudores del OS/OM o Agente, se deberá realizar a través de la importación de un archivo en Excel al Sistema, mediante la carga automática de datos de las facturas que se liquidan, esta actividad se realizará una vez se haya verificado y documentado el ingreso en la cuenta bancaria del EOR.

El sistema debe contener una pantalla debe permitir la liquidación manual de las facturas, se registrará el ingreso de efectivo a la cuenta bancaria y se abonará la cuenta por cobrar individual de cada Agente u OS/OM.

El formato del archivo detallado anteriormente debe ser creado y entregado a los Agentes y OS/OM, para que ellos, envíen la EOR, la información requerida. El SIIM debe validar que el

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archivo contenga la información en forma correcta. Se adjunta archivo en Excel llamado: TDR_Mejora_Cuentas por Cobrar

La pantalla en la cual se liquidará la cuenta por cobrar, debe permitir editar la fecha del pago, la cuenta contable según lo establecido en el SAF, debe mostrar en detalle las facturas pendientes de pago para que el usuario las selecciones en el caso de su liquidación, o la valide si es el caso de la liquidación automática a través de un archivo.

Se deberá parametrizar desde el SIIM al y Sistema de Administración y Finanzas del EOR (SAF) de tal forma que permita:

1. Generar un registro contable automático una vez aprobado el proceso de facturación, se cargará en el SAF la cuenta por cobrar de cada uno de los agentes y se abonara la obligación por pagar de acuerdo al beneficio del concepto facturado,

2. Cuando los Agentes u OS/OM realicen los pagos, se generará un registro contable, se cargará la cuenta contable de bancos y se abonará la cuentas por cobrar (facturas que se están cancelando).

El registro de las cuentas por cobrar y sus pagos se llevará por separado, de acuerdo al siguiente orden:

a) País

b) OS/OM

c) Agente

d) Tipo del servicio:

1. Cargo EOR2. Cargo CRIE3. Cargo Complementario4. Transacciones de Energía5. Cargo Variable de Transmisión EPR6. Cargo Variable de Transmisión RTR7. Cargo Variable de Transmisión NO RTR8. Intereses por Garantía Efectiva9. Intereses por Mora del Cargo EOR10. Intereses por Mora del Cargo CRIE11. Intereses por Mora del Cargo Complementario12. Cargo Enlace de Comunicación Dedicada

Los reportes de estados de cuenta y saldos por pagar de los Operadores y/o Agentes se deben mostrar de acuerdo a la siguiente estructura o jerarquía:

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a) EORb) CRIEc) OS/OM d) Agentee) EPRf) Agente Transmisor

El orden de presentación en los reportes de los cargos y servicios por pagar debe ser el siguiente:

1. Cargo EOR2. Cargo CRIE3. Cargo Complementario4. Transacciones de Energía5. Cargo Variable de Transmisión EPR6. Cargo Variable de Transmisión RTR7. Cargo Variable de Transmisión NO RTR8. Intereses por Garantía Efectiva9. Intereses por Mora del Cargo EOR10. Intereses por Mora del Cargo CRIE11. Intereses por Mora del Cargo Complementario12. Cargo Enlace de Comunicación Dedicada

La pantalla en donde se deberán ingresar los cobros realizados deberá contener:

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La pantalla en donde se deberán ingresar los cobros realizados deberá contener:

a) Se muestra imagen 1 como muestra, ya que dentro del desarrollo se requiere que el sistema permita: - Deberá tener un contador de ingresos el cual lo irá asignado automaticamente el

sistema.- Seleccionar la fecha de ingreso del pago. - Tendra la facilidad de buscar el tipo de documento desplegando la información

mostrada en la imagen 2.- Al seleccionar el documento debe de tener los siguientes campos editables: retención

ISR, retencion, abono.- Al seleccionar una serie de documentos para un mismo ingreso estas deben sumarse o

restarse según sea el caso indicado con anterioridad.b) Deberá tener la opción de seleccionar la busqueda de las facturas que se estan

cancelando, al seleccionar saldra una ventana de consulta en la cual permitirá filtrarse por(imagen 2): numero de factura, fehca de factura, agente, tipo de cargo, país, al seleccionar uno o varios de estos filtros el sistema debe generar la información en función de lo seleccionado.

c) Se agrega el ingreso a la base de datos: al realizar este ingreso el sistema debe de restituir la garantía respectiva para cada uno de los agentes.

Es importante tomar en cuenta que para cuando a un documento se le ralice un abono este debe ciontener dos campos adicionales los cuales son: retención ISR y retención.

Imagen 1

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Imagen 2

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Se requiere que en este módulo se generen los siguientes reportes:

1. Estado de cuenta: este debe contener la fecha de emisión del documento, número del documento, concepto (incluye impuestos), cargos, abonos y saldos. Cuadro de saldo inicial y cuadro resumen de saldo.

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2. Control de cuentas por cobrar: debe contener fecha de cobro, fecha de emisión, número del documento, cliente, valor sin impuestos, impuestos, total del monto cancelado, fecha de cancelado y saldo.

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3. Control de cuentas por pagar: debe contener fecha de emisión del documento, número del documento, cliente, valor sin impuestos, impuestos, total monto cancelado y fecha de cancelado, saldo por pagar y saldos. (Estos reportes deben de mostrarse por entidad: EOR-CRIE-EPR-OS/OM y Agentes. Un ejemplo de este informe se muestra a continuación:

4. Reporte de Ingresos o de liquidación: de contener la fecha del ingreso, la fecha de emisión del documento, número del documento, nombre del cliente, valor de la factura, IVA, total, abono y saldo.

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IV. LIQUIDACION DEL MER DE TRANSACCIONES DE ENERGIA Y CARGOS REGIONALES

Una vez finalizado el periodo que establece el RMER para la recuperación del efectivo de los saldos deudores, el EOR procederá a realizar la liquidación, este proceso será ejecutado por medio del SIIM.

El proceso de la liquidación se alimenta del módulo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

1. Después de haber registrado los ingresos en el sistema, por la recuperación de las cuentas por cobrar correspondiente a un periodo a liquidar, el SIIM debe generar el reporte que contenga el detalle de los documentos cancelados, por cada una de las entidades siguientes: EOR-EPR-CRIE-OS/OM o Agentes. (Anexo 1)

2. Elaborar los reportes para realizar el pago a través del banco liquidador: archivos para pago a través de banca electrónica ó en documento (formato Word), la información bancaria de las entidades que registran saldo acreedor debe ser la oficial y estar registrada en el SIIM.

3. Para generar las cartas de transferencias de fondos el sistema debe de toma en cuenta aquellos agentes u OS/OM que en los ingresos salieron con montos negativos los cuales significan que recibirán por pago, por ende deben de salir detallados en las cartas de transferencia según correspondan.

4. La información de números de cuenta, tipos de cuenta deberán tomarse de la información que está registrada en cada agente y os-om

Se exportará del sistema un archivo electrónico que servirá para el pago bancario a través de banca virtual o a través de nota de transferencia, a favor de los Agentes u OS/OM acreedores, este archivo se cargará a la plataforma bancaria. (Anexo 3)

Este tipo de archivo que se indica en el párrafo anterior también podrá generarse cuando el OS/OM o Agente solicite devolución de garantías.

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ANEXOSAnexo 1

Para liquidar la energía, en este reporte se deben asociar las facturas por transacciones regionales, con las notas de crédito por transacciones regionales, estas últimas deben de aparecer como abono de las primeras.

Anexo 2 Anexo 2.1 Traslados entre cuentas del mismo banco (cuando agente u OS/OM tiene cuenta en el banco, que se utiliza para realizar la liquidación del MER, se debe generar un archivo en formato Word similar al siguiente:

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Anexo 2.2 Para trasferencias internacionales en documentos se debe generar un archivo en formato Word, similar al siguiente:

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Anexo 3 : para el pago electrónico se debe generar un archivo con las siguientes características: archivo con características por definir por el banco

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El desarrollo deberá implementarse en los entornos de desarrollo y producción.

4. Costos de los servicios.

Los costos de los servicios deberán considerarse en el marco de la línea evolutiva incluida en el contrato de Soporte y Mantenimiento del SIIM vigente.

FIN DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

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