L/O/G/O

Tema 2

El Sistema de Información para compras y abastecimientos

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Relaciones de la función de compras y abastecimiento con la organización

Visión de los objetivos y principios básicos de la función de compras

La función de compras se desarrolla en conjunto con las áreas que integran la empresa

Dirección

Mediante reportes oportunos de

las actividades de compra

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Partes que integran el ciclo completo de la función de compras

Departamento de Compras

• Consideración original de la compra: Decidir acerca de la compra precio, calidad, etc.

• Origen de la requisición de compra: Una vez que se tiene la decisión se realiza la solicitud por medio de una requisición debidamente autorizada.

• Determinación de las fuentes posible: El área de compas es responsable de la adquisición considerando los proveedores.

• Selección de la fuente: Compras elije al proveedor.• Tráfico y Rutas: Seleccionar método mas económico y

confiable.• Emisión de la orden de compra Cuando se llega a un

acuerdo con el proveedor, todos los compromisos deberán ser claros y completos en la orden de compras.

• Rastreo y abastecimiento de la compra: Revisar el cumplimiento que el proveedor adquirió con la empresa.

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Partes que integran el ciclo completo de la función de compras

Área Usuaria o Almacén

Contabilidad

• Verificar facturas y pagos: Esta actividad la realiza el área de contabilidad y consiste en verificar lo facturado

Procedimientos:1. Verificar si el material entregado corresponde al entregado.2. Comparar la orden de compra3. Comprobar su corrección matemática.

• Recepción e inspección: Recibir el material o servicio solicitado.

Administración

• Auditoria periódica al departamento de compras : supervisar los procedimientos.

• Administración de las compras: Organizar, Supervisar las actividades de las compras.

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Almacén

• Control de materiales e inventarios: Comprende al abastecimiento suficiente y correcto y con la calidad requerida. El control de inventarios influye de manera decisiva en la eficiencia de abastecimiento.

• Análisis de valor e investigación de las compras: Se busca el perfeccionamiento de las compras. Considerando lo siguiente:

1. Establecer lo que se debe comprar2. Precio3. Razón de los artículos4. Otras alternativas5. Métodos de adquisición6. La mejor forma de abastecimiento.

• Disposiciones de sobrantes y desperdicio de materiales: 1. Reutilizando por otras áreas de la empresa2. Devolución al proveedor original.3. Destinarlo para la venta de compradores de material usado.

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Control de calidad en las compras

La calidad debe estar expresada desde las materías primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuado durante el

proceso de transformación.

► El departamento de compras es el responsable de los materiales o servicios que se obtienen.

Comprar el producto adecuado

Tener material disponible

Pagar el mejor precio

► La calidad en las compras incluye:

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Importancia de la claridad en la información de la solicitud de compras

2000 2004 2008

• La descripción completa del artículo.

• Se debe precisar la cantidad.

• La fecha en que se requieren

• La fecha máxima de entrega

• El original para el departamento de compras.

• 1ra copia para contabilidad.

• 2da almacén de materiales.

• 3ra. Área que solicito el material.

• Programa confirmado, cubre un periodo corto.

• Programa a largo plazo.

• Rectificaciones o Confirmaciones.

Requisiciones Deberán contener:

La solicitud de compra puede ser elaborada por cualquier persona

que pertenezca a la empresa

En cuanto a la adquisición de bienes de capital, deberá ser

firmada por el director.

Documentos Programas de elaboración

La solicitud o requisición de compras es el origen para el desarrollo y la aceptación de la orden de compras .

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Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades

Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial.

Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios. internacionales

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La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener una irresistible poder de atracción sobre los consumidores.

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Aprender a operar en un mercado mundial único3

Los avances en lso sistemas de tranportación y de comunicación acercan a los proveedores extranjeros4

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Planeación y programación de las compras

► La planeación de las compras constituye un problema complicado sin embargo existen pasos que siguen en

toda institución estos son:

La identificación de necesidades

La selección de las mejores opciones.

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Planeación a nivel corporativo

• Estar seguro de la decisión final sobre la inversión de un equipo costoso, e investigar.

• Seleccionar los temas de investigación.

1. Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.

2. Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.

3. Sistemas y métodos de programación.• El precio se logra obtener de varias maneras: 1. Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas

y catálogos de los proveedores.

2. La negociación , acuerdo entre el comprador y el vendedor.

3. A través de una solicitud de ofertas.

A) Investigación al área de compras

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Planeación a nivel corporativo

• Estas tienen un lugar definido. Tienen las sig. ventajas:1. Reduce el papeleo.

2. Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor del precio.

3. Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades.

• En general hay 3 tipos de abastecimiento que llevan en si mismas a la programación o las compras planeadas.

1. Cuando la habilidad para escoger fuentes de abastecimiento esta restringida.

2. Los “programas” deben ser establecidos por periodos limitados.

3. Cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones.

B) Compras Programadas

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Planeación a nivel corporativo

• La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la íntima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos.

• Sería posible mediar la contribución de compras mediante:1. La frecuencia de la escasez del material por compras

2. El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones.

• La planeación y programación de compras sirve para:1. Evitar demoras

2. Optimizar costos

3. Controlar la calidad

4. Controlar inventarios

C) Programación

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Informe de surtimiento y revisión del material entregado

• Medio básico de comunicación dentro de la empresa sus propósitos son:

1. Comunicar la información

2. Ayudar a evaluar al proveedor

3. Autoanálisis• Revisión del material entregado• La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos

que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

• Es aconsejable conservar un archivo del proceso de compras.

Archivo histórico de compras y abastecimiento.

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Importancia de los almacenes.• Los inventarios se mantienen por 2 razones:

1. La economía

2. La seguridad

• Representa su importe dentro de los estados financieros, dentro de este rubro pueden decirse que en una empresa industrial entre el 25% y 30% del total de sus activos está representado por el renglón de los inventarios tanto que las empresas pueden llegar al 80% e incluso más alto.

• Por el costo del dinero. Normalmente una parte de los recursos aplicados en los inventarios proviene de créditos.

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