administraciÓn ii ( abastecimientos )

8/9/2019 ADMINISTRACIN II ( ABASTECIMIENTOS )

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UNIVERSIDAD DE COLIMABachillerato Tcnico No. 1Programa Acadmico 2009

L.A.E scar Armando Cuevas Lpez

ADMINISTRACIN II( reas funcionales )


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I N D I C EI N D I C E

MERCADOTECNIAMERCADOTECNIA PRODUCCINPRODUCCIN

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

FINANZASFINANZAS


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DEFINICIN DE ABASTECIMIENTOS

IMPORTANCIA DE LA FUNCIN DE ABASTECIMIENTOS

CONTRIBUCIONES HACIA LA DIRECCIN DE LA EMPRESA

ACTIVIDADES QUE CAEN DENTRO DEL CAMPO DE ABASTECIMIENTOS

OBJETIVOS

POLTICAS

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS


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Definicin de abastecimientos

Adquirir los servicios y bienes materiales que sonindispensables para el desarrollo de toda organizacin

ADMINISTRACIN II ABASTECIM


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Importancia de abastecimientos

A) El abastecimiento se reconoce como una de las funcionescomerciales.

B) Sus responsables cuentan con la autoridad necesaria ycompetente.



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Contribuciones hacia la direccin de la empresa

A) Propone sugerencias positivas en cuanto a materiales nuevoso a posibles mejoras de diseo y especificaciones.

B) Contribuye a la eficacia de todos los departamentos de unamanera permanente, constante y actualizada.

C) Reduce los costos de operacin de la empresa, produciendopor sus propios medios, bienes y servicios que seansuministrados externamente.

D) Abastece los materiales y servicios a los mejores precios,calidad, entrega y condiciones de pago.



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Actividades que caen dentro del campo de abastecimientos

A) Necesidades de abastecimiento.

B) Compras.

C) Control de inventarios.

D) Control y evaluacin de la efectividad del departamento.

E) Relaciones internas y externas.



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Necesidades de abastecimiento

A) Abastecimiento en la empresa industrial.

C) Abastecimiento en la empresa comercial.



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Abastecimiento en la empresa industrial

La importancia que el departamento de abastecimiento tienees proveer materias primas a los departamentoscorrespondientes.

* La empresa industrial tiene la funcin de transformar materia

prima en producto terminado.* Provee de materias primas con un alto grado de ventajas encuanto a tiempo, precio, calidad.

* Con el propsito de que nuestro producto resulte con lasmejores condiciones para la imagen de la empresa.




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Abastecimiento en la empresa comercial

La importancia que el departamento de abastecimientos tienees conocer la rotacin de los productos.

* La funcin de la empresa comercial es revender losproductos terminados.

* Tiene que conocer la rotacin a fin de descontinuar losproductos obsoletos.

* O de incrementar los artculos de mayor rotacin.

* O aumentar sus lneas de ventas con otros productos.




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Compras

A) Definicin.

B) Clasificacin de las compras.

C) Requisicin de compra.

D) Formato de requisicin.

E) Bsqueda y seleccin de proveedores.

F) Formato de cotizacin.

G) Orden de compra.

H) Formato de orden de compra

I) Seguimiento del pedido.J) Ejemplo de secuencia de un abastecimiento.



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Definicin

Acto mercantil por el cual una persona u organizacinadquiere bienes y/o servicios a cambio de una suma de dinero


Compras


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Clasificacin de las compras

A) Locales :

Son aquellas compras que se realizan en la localidad dondese encuentra establecida la empresa.

B) Nacionales :

Son aquellas compras que se realizan en cualquier lugar de larepblica, exceptuando la localidad en donde se encuentraubicada la empresa.

C) Extranjeras :

Son las que se efectan con proveedores extranjeros, es decir

se realizan fuera del pas.


Compras


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Requisicin de compra

Es un documento de control mediante el cual undepartamento o persona de la misma empresa, solicita aldepartamento de abastecimientos le provea un producto oservicio

* Al momento de requerir cierto material.* El jefe responsable que firma la requisicin, tiene plenoconocimiento de la necesidad que se ha presentado.

* El jefe de compras tiene la obligacin, al recibir larequisicin, hacer una investigacin previa de la necesidad.

* Se puede establecer el mtodo mecnico de compra (mximos y mnimos ).

* La requisicin debe estar diseada de acuerdo a lasnecesidades de cada organizacin.


Compras


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Bsqueda y seleccin de proveedores

Este paso consiste en encontrar una buena localizacin eidentificacin de proveedores, que puedan suministrar losbienes y servicios en la calidad, cantidad, oportunidad y precioadecuado

* Considerar las fuentes donde se pueden localizar a losproveedores.

* Directorio telefnico, cmaras o asociaciones, peridicos,revistas especializadas etc.

* Corresponde al departamento de compras la adecuada

seleccin de proveedores.* Considerando las cotizaciones que presentan.

* La cotizacin debe contener : calidad, cantidad, precio,plazos de entrega y formas de pago.


Compras


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Orden de compra

Es el documento en el cual se registra el artculo a pedir conlas condiciones convenidas con los proveedores

* Detallar la redaccin de la orden de compra para evitarproblemas futuros con proveedores.

* El original de la orden de compra deber contener en elreverso una serie de condiciones.

* Condiciones : artculos de importacin, calidad, cantidad,entregas, pagos, patentes entre otros aspectos.


Compras


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Seguimiento del pedido

Es tambin funcin del departamento de compras, el controlque se lleva sobre el pedido, desde el momento de sucolocacin hasta la llegada del material a la planta, cierre yarchivo completo del mismo, con todos los documentos

correspondientes.* El lapso de entrega del pedido puede comprender desdeunas horas hasta varios meses.

* Segn lo estipulado en la fecha de entrega.

* Al negociar y colocar un pedido empieza una cadena de

eventos sobre los cuales hay que mantener un control.* Para conocer el estado del pedido en cualquier momento.


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Ejemplo de secuencia de un abastecimiento

1. Al existir necesidad de algn artculo en el departamento solicitante,se analiza si la solicitud se justifica, o no, de acuerdo a losargumentos que la apoyen.

2. Si se justifica la solicitud, se procede a consultar si existepresupuesto, de no existirlo se solicita ste con la autorizacin deljefe que corresponda.

3. Al existir presupuesto o al ser autorizado ste por el jefe deldepartamento que corresponda, se elabora la requisicin de compraen original y copias que se turnan al departamento deabastecimientos.

4. En el departamento de abastecimientos se recibe la requisicin,asignndole nmero progresivo de folio y sellndose de recibido. seda copia al solicitante.

5. El departamento de compras consulta si hay o no existencia en elalmacn.


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6. Si no hay existencia del artculo requisitado, se procede a trabajar lacompra investigando si para sta existe o no proveedor local onacional.

7. Si no hay proveedor local o nacional se procede a seleccionarproveedor extranjero y a efectuar los trmites de importacin.

8. Si existen proveedores locales o nacionales se inicia el proceso decompra mediante cotizaciones.

9. Las cotizaciones son presentadas para su aceptacin al jefe deldepartamento de compras quien aprueba la cotizacin ptima, de noexistir aprobacin ordena se repita el proceso de cotizar.

10. Una vez aprobada la cotizacin ptima se elabora el pedido alproveedor seleccionado. si el monto del pedido est dentro del lmiteque puede autorizar el jefe del departamento, lo firma de autorizado.



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11. Si el monto del pedido es superior a lo que puede autorizar el jefe deldepartamento de compras, se le da el curso correspondiente para suautorizacin por parte del gerente general.

12. El pedido fincado se distribuye : original proveedor, copia compras,copia almacn, copiacontabilidad, copia solicitante.

13. El proveedor, al surtir el pedido entregar al almacn el artculo conremisin o factura con copias para el cliente y para l.

14. En el almacn al recibir el articulo se procede a verificar, de acuerdoa su copia de pedido.

15. Si est de acuerdo a la verificacin e inspeccin, se elabora informe

de recepcin. si no renen los requisitos de cantidad y de calidadpedidos, no se recibe y se devuelve al proveedor.

16. El informe de recepcin se distribuye : original compras, copiacontabilidad, copia proveedor.

17. Contabilidad turnar la autorizacin a tesorera para tramitar el pagoy liquidar


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Control de inventarios

A) Introduccin.

B) entajas del control de inventarios.

C) Mecnica del control de inventarios.

D) Punto de reorden.

E) Grfica.



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Introduccin

Otra de las actividades del departamento de abastecimientoses llevar un control estricto de las existencias de materiales oservicios necesarios para el buen funcionamiento de laempresa logrando as nunca tener que parar la produccin o

ninguna otra actividad por falta de materia prima.




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entajas del control de inventarios

A) Impedir las prdidas verificando todos los materiales a sullegada al almacn ( cantidad y calidad ).

B) Disminuir excesos en las compras que representen unacongelacin de recursos financieros.

C) Reducir el nmero de las variedades de productos a comprar.D) Eliminar los retrasos en la fabricacin suministrando los

materiales pedidos en tiempo, forma y cantidad necesaria.

E) Proporcionar una base para llevar la contabilidad de losmateriales recibidos, entregados y que en un momento dado

pueda determinar a cuanto asciende el activo en el rengln demateriales




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Mecnica del control de inventarios

1. Al recibir la mercanca, deber ser revisada por las personasasignadas para ello con el objeto de certificar el perfectoestado que debe guardar la misma, como una garanta paraambas partes.

2. En caso de que la mercanca, por su importancia acepte unpequesimo margen de error, este deber ser revisado por eldepartamento de control de calidad.

3. Elaborar informe de recepcin detallando lo siguiente : fechade recibido, recibido por, nmero de factura, condiciones de

recepcin, aceptado, rechazado.




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Punto de reorden

Es aquel que indica en que momento debe hacerse unanueva compra

* Para lograrlo se traza una grfica.




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Grfica

1,200

1,100

1,000

900

800

700

600

500

400

300

200

100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LNEA DE MXIMOS

LNEA DE MNIMOS

PUNTO DE REORDEN

LNEA DE CONSUMO

C O L C H O N

TIEMPO

UN

I

DA

D

E

S


Control de inventarios; Punto de reorden


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Control y evaluacin de la efectividad del departamento

Es conveniente controlar el funcionamiento del departamentocon el propsito de evitar en lo posible las anormalidades quenos ocasionan gastos innecesarios.

* Establecer un programa de control.



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Relaciones internas y externas

A) Internas :

a) Mercadotecnia.

b) Produccin.

c) Abastecimientos.

d) Finanzas.

* Tiene relacin con todas las reas y departamentos de laempresa

B) Externas :

a) Proveedores



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Objetivos

A) Abastecer a la empresa de bienes y servicios para eldesarrollo de sus operaciones, en forma continua y oportuna.

B) Abastecer a la empresa al costo final ms bajo posible.

C) Identificarse con los procesos de fabricacin de la empresa

para conocer en detalle sus materiales y caractersticas deoperacin.

D) Mantener debidamente ubicada la funcin de abastecimientosdentro de la empresa, para dar y recibir informacin adecuaday oportuna para su buen desarrollo.

E) Mantener actualizada la funcin de abastecimientos de laempresa, con el mercado general de compra.



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Polticas

A) Es necesario llegar a un compromiso de compraestableciendo un convenio definido sobre el precio especfico.

B) No debe establecerse ningn contacto para las compras demercanca o servicios sin conocimiento de este departamento.

C) Mantener los registros adecuados para cumplir bien la funcinde abastecimientos.D) Elaborar el programa de compras de acuerdo a los

pronsticos de ventas y programas de produccin.E) Conocer los factores que influyen sobre el costo de

fabricacin en lo que respecta a materiales

F) Procurar tener para cada artculo diferente un mnimo y unmximo de proveedores.


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