Esquema conceptual: Unidad I

UNIDAD I La función de compras1. La importancia de la función de comprasFunción y definición de comprasDepartamento de comprasObjetivos de comprasClasificación2. Consideraciones y tipos de compraPrincipios básicos de las comprasTipos de compraFunciones del sistema de compras3. El proceso de comprasRequisitos de materialesElección de proveedoresRegistro de proveedoresOrden de compraRegistro de control4. Compras y estrategia competitivaPrecioCalidadCantidadCondiciones de entregaCondiciones de pagoGarantíaServicio de posventaPresentaciónPareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar con conocimientos específicos, herramientas, estrategias y experiencia en el ramo para que las empresasobtengan el mejor beneficio al mejor precio..Objetivo específicoEl alumno identificará la importancia de las funciones de compras y analizarálos tipos de compra y las consideraciones pertinentes.

I.1 La importancia de la función de comprasFunción de comprasUno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión económica,ya que este departamento tiene un impacto significativo en el manejo financiero yoperativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se requiere saber operarbien la adquisición de bienes o servicios en el momento idóneo para verificarexistencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo manejar mínimos de productospara no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de

un abastecimiento oportuno y en los volúmenes adecuados. Por lo que se recomiendapertinente manejar toda una serie de conocimientos generales que norman el criteriode un buen departamento de compras.¿Cómo te imaginas un departamento o área de compras?Definición de comprasComprar es “adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las característicasmínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condicionesde entrega y condiciones de pago” (Cruz, 1999).Otra definición es: la operación que se propone suministrar, en las mejorescondiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales que sonnecesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido(Calimeri, 1979).De acuerdo con los términos antes mencionados, la definición de compras quedaría dela siguiente forma:Definición de comprasCompras son las actividades por las cuales se abastece de materiales, bienes,productos o servicios una empresa, con la finalidad de mantener un cierto equilibrioentre la obtención de insumos, su procesamiento y la satisfacción del consumidor alrecibir un bien o servicio, operando sistemas de logística empresarial que permitanoptimizar los recursos y brindar productos de calidad total al consumidor final.¿Qué implicaría hacer una “compra inteligente”?Importancia de las comprasHoy en día, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros parasu funcionamiento. La calidad de los suministros para la producción de un bien o2servicio debe ser adecuada y el hecho de que no cumplan con algún requisito implicauna producción deficiente, mala calidad en el producto o servicio, elevación de costosy, sobre todo, descontento de los clientes.Departamento de comprasToda empresa debe tener un departamento de compras cuyo objetivo es el de adquirirlas materias primas y artículos indispensables para la fabricación de los bienes a quese dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para obtenerlo.Objetivos de las comprasLos dos objetivos fundamentales de las compras son:

1. Debido a que las compras implican una inversión, hay que controlar el flujo dedinero.2. Realizar eficazmente la consecución de materias primas y artículos indispensablespara la fabricación de productos, a fin de mantener la empresa en operación en formacompetitiva.Otros expertos definen los siguientes objetivos de las compras:• Sostener una continuidad en el abastecimiento de materias primas para eldepartamento de producción.• Efectuar compras, con una mínima inversión, que asegure la existencia de materialessin poner en riesgo la producción en serie o en línea, compatible con la seguridad y elprovecho económico.• Reducir y evitar, al máximo, desperdicios de las materias primas.• Contemplar los precios más bajos posibles y la calidad requerida de las materiasprimas que sean adquiridas.Clasificación de las comprasLas compras, generalmente, se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios.Bienes• Materias primas o materiales: de procedencia agrícola, minera o de otras industriasque tendrán su primer grado de transformación.• Mercancías: productos terminados que se destinan a la venta de quienes losnecesitan.• Suministros: artículos de oficina que utiliza una empresa para sus labores como porejemplo: papelería, tintas, jabón u otros. Estos suministros pueden ser tambiénmaterias primas y materiales que abastecen el departamento de producción.3Servicios• Personales o profesionales• Financieros: bancos, seguros, etcétera.• Transportes: terrestres, aéreos y marítimos.I.2 Consideraciones y tipos de compraLos principios básicos de cualquier tipo de compra son:• Definir claramente lo que se necesita o se requiere.• Localizar y contactar proveedores que vendan las mercancías que se requieren.• Negociar y pactar con proveedores los precios, la calidad requerida, condiciones deentrega y condiciones de pago.Tipos de compraLos principales tipos de compra son:• Compras al acervo: cosas menudas como granos, legumbres u otros.• Compras sobre muestra: artículos perfectamente conocidos y bien determinados.

• Compras de esperanza: adquisición de frutos producidos en tiempo determinado,considerando el riesgo de que no llegue a existir.Otra clasificación de las compras es:• Compras ajustadas a necesidades inmediatas: materias primas.• Compras para fines específicos: maquinaria y equipo.• Compras especulativas: para almacenarse con propósito de lucro.• Compras según necesidades de mercado: oferta y demanda.• Compras sobre contrato: compras fijas.Función del departamento de comprasUn sistema de compras se compone, entre otras cosas, de las siguientes funciones(Cruz, 1999):1. Adquisiciones, en las que se deben considerar:• Precio• Calidad• Cantidad• Condiciones de entrega• Condiciones de pago• Control y aceptación2. Manejo de guarda y almacenaje, en las que hay que considerar:• Recepción de material4• Dimensiones (peso-volumen)• Clasificación• Manejo de inventarios3. Proveer a la producción, se considera:• Clase• Cantidad• Dimensión (peso-volumen)I.3 El proceso de comprasObjetivo específicoEl alumno analizará las etapas del proceso de comprasRequisición de materialesEn proceso de compras inicia con la requisición de materiales, éste es un documentointerno que maneja la empresa u organización para planear las necesidades deldepartamento de producción u otros departamentos, e incluso de otras sucursales, através del departamento de almacén.Se recomienda que la requisición del material se haga con toda claridad y de formaminuciosa y detallada con la finalidad de evitar confusiones o errores al momento desolicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados y evaluados.Elección de proveedoresLos proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos:Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en caso de quese manejen anticipos; la situación financiera desfavorable puede limitar la probabilidad

de abastecimiento por parte de una empresa y la capacidad técnica cuando se trata demateriales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposición y capacidadde enfrentarse con la obligación de producir materiales en determinado tiempo. Estacapacidad se manifiesta en las características del inmueble, en su maquinaria yequipo, su capacidad productiva real, disponibilidad de equipos especiales, número deempleados y otros.El departamento de compras deberá analizar, revisar y evaluar a cada uno de losproveedores que están en condiciones de surtir los materiales requeridos; y es el Jefede compras quien decide, finalmente, quién surtirá la mercancía, considerandosiempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la propia empresa.5Registro de proveedoresPara tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente considerarlos siguientes puntos:• Hacer un directorio alfabético y clasificado de los proveedores en el que consten losdatos necesarios para facilitar las compras.Nombre y direcciónGiro del proveedorFabricante o distribuidorReputación del proveedorCondiciones de pagoCondiciones de entregaDescuentos u otros• Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabético,considerando la siguiente información:Listas de preciosCatálogosCopias de órdenes de compraCotizacionesCopias de facturasCopias de requisicionesSeguimiento de órdenes de compraCorrespondencia con el proveedor• Relación de operaciones y negociaciones efectuadas con los proveedores, teniendola siguiente información:Fecha de orden de compraCondiciones de embarqueClase de la cantidad del material requeridoPrecios acordadosFecha de entrega6

Condiciones de pago u otrosOrden de compraLa orden de compra es un contrato previo utilizado por las prácticas comerciales entoda empresa u organización, que pueden variar en su forma, tamaño o extensión deacuerdo con las necesidades de cada empresa.1. Partida número 8. Precio unitario y total2. Cantidad 9. Condiciones de entrega de lasmercancías3. Unidad de medida 10. Condiciones de pago4. Descripción de artículos 11. Firmas correspondientes deautorización5. Nombre y razón social del compradory proveedor12. Observaciones6. Número de la orden o pedido 13. Recomendaciones7. Fecha en que se elaboraLa orden de compra se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta enel mismo momento en que firman tanto el comprador como el proveedor, por tal razónse generan obligaciones y derechos en ambas partes.Registro de controlEn el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientesregistros y controles (Leenders Michiel)Requisitos para las comprasREGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE PROVEEDORSe lleva a cabo en tarjetas, expedientes oarchivos electrónicos en donde se anotanlos pedidos hechos a los diferentesproveedores, la cantidad comprada,descuentos, fallas, condiciones de pago,forma de entrega, calificación deproveedoro algún otro.En éste se anota el nombre de laempresa, domicilio, teléfono, giro,fabricante o distribuidor, funciones,nombre del representante, calificación enprecio, condiciones de pago y de entregay todos aquellos datos oaspectos que laempresa considere necesarios para elcontrol estadístico de sus procesos.REGISTRO DE CONTRATO REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIÓNSe recomienda que sea realizado porproveedores, conservando copias de loscontratos, convenios y circulares que sehan efectuado con los proveedores, asícomo papeles anexos involucrados.Se archivan todas las listas de precios,cotizaciones, catálogos y circulares. Se

recomienda también para proveedores.7I.4 Compras y estrategia competitivaLos principales requisitos para comprar son los siguientes (Cruz, 1999):• Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa, atendiendolos demás requisitos de compra. Esto puede variar por políticas de venta delproveedor, como por ejemplo: precios por introducción de nuevos productos.• Calidad. La determina el departamento de producción, quien produce los artículosque colocan a la empresa en posición competitiva. Es importante que al solicitarmaterias primas se describan las cualidades a detalle del material a solicitar.• Cantidad. Es el volumen o número de objetos que se solicita para que la producciónsea continua y de acuerdo con la orden de compra. Se puede calendarizar la entregaparcial para acumular la cantidad total pactada desde un inicio en el pedido.• Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los elementos aconsiderar para la recepción de las materias primas en una empresa, por ejemplo: ellugar en que se entrega el material, tiempo de entrega, garantía del material, tipo deembalaje para su entrega, entre otros.• Condiciones de pago. Es una cláusula en la orden de compra de la que depende laejecución del contrato. Las condiciones pueden ser: de contrato riguroso contraentrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al entregar (cae), de contado comercial a30, 60 ó 90 días después de entregada la mercancía y previa presentación de facturay documentos, con anticipo.• Garantía. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al valor decalidad de lo que vende. El departamento de compras es quien se encarga denegociar esta condición y asegurar que se cumpla. La garantía puede ser total, parcialo por cierto tiempo.• Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con losproveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones, servicio demantenimiento, capacitación a personal, etc., cuando así se requiera.La competencia, nuevos enfoquesHoy en día está en boga contratar en las empresas el outsourcing (subcontratación),haciendo que del almacenamiento y la distribución esté presente en actividadesrelacionadas con los sistemas de investigación, información e incluso marketing, hasta

llegar a lo que conocemos como la competencia.La competitividad en las empresas actuales8Desde hace muy poco tiempo las empresas están sufriendo un proceso cambiante quelas lleva a la búsqueda de la competitividad en su estructura administrativa.Los empresarios están conformando alianzas que los harán colaborar estrechamentecon sus competidores, como la única fórmula trascendental que los ubicará en unmejoramiento constante, progresivo y actual de la competitividad.Las empresas están descubriendo que con estos acuerdos y negociaciones es posibley muy probable que las dos partes ganen en un determinado segmento del mercado,aunque en otras actividades o rubros sigan siendo competidoras.Esta nueva situación presupone un complejo, pero no difícil, cambio de cultura, por loque deberán desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y fabricantes, asícomo con los clientes, a los que atentamente deberán escuchar para conocer susnecesidades.9UNIDAD II Sistemas de información1. Relaciones de la función de compras con la organizaciónRelación de compras con la direcciónRelación de compras con contabilidadRelación de compras con ingeniería2. Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónicoRelación comprador-proveedorComercio electrónicoRiesgos de las compras electrónicas3. Importancia de los almacenesEl control de los materialesConcepto de almacénOrganización y administración de un almacénPresentaciónEn las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle lossistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente aldepartamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una organizaciónbasadas en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlación entre elcomprador y el proveedor como una relación comercial integral, basando suvinculación de intercambio tanto de forma personal como electrónicamente para elfincado de pedidos (compra-venta).Objetivo específico• El alumno identificará y describirá los principales sistemas de información dentro delámbito comercial actual.II.1 Relaciones de la función de compras con la organizaciónHoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un

departamento o área de compras en su estructura organizacional para funcionareficientemente. Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene unaadquisición o compra para cualquier producción o proceso.Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquierorganización, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de actividades,el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad internamente.10El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar encoordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades decompras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de laempresa, en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad,contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecertodos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico dela empresa.Por lo anterior, es básica, necesaria e indispensable la eficiencia de un jefe decompras que evite fricciones en todo momento en su trato con los demásresponsables de los departamentos de la empresa. El gerente de comprasnecesariamente tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición yactitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa.El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera quecualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato alresponsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido de compra, yaque la falla en comunicar y coordinar esta información podría provocar un desabastode materiales, o bien un exceso de inventarios.Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar lapreparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y formapactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovecharlos descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores que sepudieran suscitar.Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es coningeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con antelaciónde los requerimientos de producción.

Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar suscompras de materias primas, refacciones y materiales en general, resguardándolas encantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada ycontrolada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste dedichas materias primas y demás materiales. Y, por último, contabilizar todas estasoperaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera elsuministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y enseresmenores.Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta deque la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación ycomunicación de la información con los demás departamentos de la empresa uorganización.11A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuadaorganización del departamento de compras que favorezcan su interrelación con elresto de las áreas de la empresa.1.- Fijar objetivos Que sean los más claros posible2.- Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los objetivos propuestos3.- Establecer el tipo Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad de organizaciónII.2 Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónicoLos directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situaciónprivilegiada, de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos,perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos delconocimiento del personal de todas las áreas involucradas de la empresa. Esimprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comercialescon sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría que losproveedores le puedan prestar al comprador son una colaboración absoluta que lepuedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e inmediatas,desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia empresa.Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercioelectrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje deempresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de maneraelectrónica, ya que en el umbral del siglo XXI y XXII se estima que los usuarios de

Internet aumentarán exponencialmente.Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicaciónempresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la obtenciónde reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo invertido en lasnegociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las organizaciones,comparándolo con los métodos tradicionales de compra.Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad,confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las transaccionescomerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran parte de losusuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para llevar a cabouna operación se necesita proporcionar una serie de datos e informaciónconfidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.12II.3 Importancia de los almacenesObjetivos específicos• El alumno analizará la responsabilidad del almacén e identificará sus principalesactividades, así como los requisitos necesarios para su buen funcionamiento.En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y custodiafísica de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de fabricación o deconsumo interno para la misma operación de la empresa. Cabe mencionar que es útilpara llevar a cabo un excelente desempeño en el control de existencias y salidas demateriales que se reciben en la organización.La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado le seaentregado de forma correcta, sin daños, en el tiempo justo y a un costo razonable. Enmuchas ocasiones, hemos escuchado la frase: “el cliente siempre tiene la razón”, portal motivo al no darles lo que desean o requieren, la empresa puede verse afectadadirectamente en cualquier proceso interno. Hoy en día, los negocios avanzan de formarápida y ágil a tal grado que nos asombran en sus técnicas de ventas, producción yadministración. Este aumento ha dado lugar a una creciente demanda masiva deartículos para un consumidor interno cada vez más exigente en sus procesos decalidad y en el precio para el control de gastos.

Al analizar la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economíaspotenciales y para aumentar utilidades de una organización. Hoy en día, debemospensar de una manera más integral tomando en consideración las funciones querealiza ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.Por lo anterior, el almacén debe seleccionar y reclutar de una manera estricta yadecuada al personal desde el jefe del área, hasta el puesto operativo básico.Sin embargo, en nuestro medio social y cultural, de cualquier compañía, esta área esconsiderada para personas de bajo nivel de instrucción y de educación.Concepto de almacénAlmacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de unaempresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,control y abastecimientos de materiales (materias primas) o productos terminados(García, 1993).Se puede mencionar también como concepto de almacén a la realización de lasoperaciones y actividades necesarias para abastecer o suministrar los materiales oartículos en condiciones óptimas de uso y tiempo, de manera que se evite la13paralización operativa interna por falta de éstos o la inmovilización del capital debido auna sobre existencia.Las razones por las que existen los almacenes son dos:• Porque se suscita un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de laproducción.• Cuando existe una distribución interna demandada por la operación misma de laempresa.La finalidad de la existencia de un almacén es proteger los materiales, generarutilidades y administrar correctamente los niveles de stock solicitados por el área deproducción.Organización y administración de un almacénLa manera en cómo se puede organizar y administrar un almacén depende, entreotros factores, de:• Tamaño de la organización o empresa• Organización de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o mixto)• Diversidad en la producción• Programación de la producciónDentro de las actividades más comunes que debe coordinar el almacén están:

• La recepción de materiales (maniobras de carga y descarga)• El registro de entradas y salidas (recepción y embarques)• Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y custodia)• Control de los materiales (control del inventario)• Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas y producciónsobre las existencias reales y actualizadas de las materias primas, productosterminados, refacciones, consumibles, entre otros.• Vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y contabilidad.Para un buen manejo y planeación de un almacén se requiere:• Conocer los artículos que se almacenarán.• Contar con áreas suficientes y disponibles para la recepción, almacenamiento yentrega (mostrador y rampas de descarga), así como para maniobras de carga ydescarga (montacargas).• Identificar las dimensiones, peso y características por unidad de los materiales oproductos existentes.• Conocer la frecuencia del consumo de cada uno de los materiales (control deinventarios).14No se puede negar que conocer las características principales y básicas de losmateriales contribuirá a un buen manejo y un excelente desempeño en la clasificaciónde los mismos. Por citar un ejemplo, los materiales se pueden clasificar si suscaracterísticas son:• Frágil• Perecedero• Explosivo• Inflamable• Gaseoso• Líquido• PolvoOtra clasificación de acuerdo con las condiciones ambientales del almacén podríanseccionarse en:• Húmedo• Seco• Oscuro• Iluminado• Frío• CálidoFinalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones ambientalesdel almacén, en todo momento deberá observarse de forma estricta y siguiendo al piede la letra las normas de seguridad e higiene estipuladas como política interna de laorganización.

15UNIDAD III Selección de proveedores1. Investigación de proveedores nacionales y extranjeros ImportanciaImportanciaFuentes de información2. Evaluación del ProveedorTipos de proveedoresEvaluación de fabricantesEvaluación de distribuidores3. Métodos de selección de ProveedoresPrincipios de la relación empresa-proveedorAspectos a evaluarCaracterísticas de un buenProveedor4. Comportamiento del proveedor en el tiempoCriterios de evaluación de proveedoresAspectos a evaluar con el paso del Tiempo5. Diseño de canales de información electrónicaCaracterísticas de un sistema deInformación de proveedoresVentajas del sistema electrónicoObjetivos específicos• El alumno analizará la importancia de la investigación de proveedores nacionales yextranjeros e identificará los aspectos básicos en los que se deben evaluar antes dehacer negociaciones.16IIII. Selección de proveedoresUna buena selección del proveedor deberá basarse en iniciativas que sugieran losmodos adecuados y las nuevas formasIII.1 Investigación de proveedores nacionales y extranjerosEl origen de una compra puede tener numerosas implicaciones, pero la másimportante y necesaria siempre será la selección previa o preliminar de un proveedorque sea el más factible para cubrir los requerimientos de forma adecuada y óptima,con el propósito de establecer una lista confiable de candidatos a quienes se lespueda solicitar una cotización y un posible surtimiento de un producto o servicio dentrode la empresa.Fuentes de informaciónEl comprador podrá hacer uso de todos aquellos impresos disponibles en la oficina decompras, los cuales serán considerados como una fuente de búsqueda para comenzara revisar, depurar y elegir de forma preliminar al proveedor. Otras fuentes deinformación a las que se recurre son electrónicas o vía sistema que manejeinternamente la organización.

Actualmente, las fuentes de datos impresas que pueden ayudar se enlistan acontinuación:1. Directorios telefónicos clasificados, tanto impresos como electrónicos: son útilespara la búsqueda de artículos y servicios que se encuentran disponibles localmente.2. Catálogos y literatura de publicidad (revistas especializadas, folletos): estosmateriales son excelentes para la búsqueda de referencias específicas, permitiéndoleal comprador una mejor selección con base en lo que requiere comprar. La únicalimitación que se tiene es que este material ocupa mucho espacio y su vigencia esmuy corta. Éstos deberán mantenerse bien organizados y actualizarseconstantemente, por ejemplo a través de alguna suscripción.3. Fuentes de contactos personales y experiencia con algunos proveedores.III.2 Evaluación del proveedorUna función importante, permanente y trascendental del departamento de compras esefectuar una evaluación a sus proveedores, para lo cual será necesario analizarlos conla finalidad de cerciorarse si efectivamente están cumpliendo eficazmente con sucometido, de tal forma que se puede medir con mayor precisión su potencial almomento de abastecer, los tiempos de entrega y su cumplimiento en general, asípodrá tomarse en consideración para las compras futuras o subsecuentes.17Para evaluar objetivamente a los proveedores, éstos se clasifican según su giro:• Fabricantes• DistribuidoresPor lo anterior, los criterios considerados para la evaluación de fabricantes, serán lossiguientes:• Prestigio y capacidad financiera. Se le solicitará al proveedor un listado con losclientes que atiende, el tiempo que tiene trabajando con ellos y si tienereconocimientos por escrito de clientes y premios obtenidos (currículo: calidad,servicio, participación, etc.). Se investigará la confiabilidad del proveedor cuando en unmomento dado se requiera conceder un anticipo para la compra. Por último, esindispensable contar con referencias sobre la situación financiera actual del proveedor,como soporte y seguridad para el comprador.• Capacidad técnica. Cuando se trata de materiales es importante considerar el tipo,cantidad y precisión de la maquinaria, la distribución de la planta y la habilidad técnica

del proveedor, ya que siempre que se finca una orden de compra se exigenespecificaciones técnicas que deberán cumplirse al 100%, para lo cual se sugiereelaborar un breve cuestionario por escrito que deberá contestar el proveedoraspirante.• Capacidad de producción. Ésta es fundamental y esencial, ya que le permitirá alcomprador conocer si el proveedor tiene la disposición para cumplir con susobligaciones de producción de materiales o productos en un determinado tiempo. Sedeberá medir su capacidad productiva global, su disponibilidad de maquinaria yequipos en funcionamiento, su número de empleados, entre los más importantes.• Sistema de aseguramiento de calidad. Se deberá recabar información sobre losmétodos de aseguramiento de calidad del proveedor aspirante. Se recomienda que elproveedor cuente con un sistema de certificación que le permita dar atención a losclientes en tiempo y forma de acuerdo con lo negociado o pactado.Los criterios para la evaluación de los distribuidores serán los siguientes:• Acreditamiento. Se le deberá solicitar al proveedor aspirante el documento legal quelo acredite como distribuidor autorizado del producto o marca, para tener la confianzade que habrá un soporte en caso de surgir alguna inconformidad.• Capacidad. Se considerará si el proveedor aspirante cuenta con la capacidad deentrega de materiales, debiendo cumplir los siguientes puntos:- El tiempo de respuesta a una orden de compra no deberá ser mayor de 5 díashábiles.18- Deberá contar presentemente con transporte propio o particular para realizar lasentregas a domicilio, garantizando las mismas en el lugar, cantidad y tiempo pactadosy negociados.• Sistema de aseguramiento de calidad. Se verificará y comprobará por medio de uncuestionario por escrito que el distribuidor cuenta con las instalaciones y métodosadecuados de manejo, empaque y embarque que aseguren las condiciones delmaterial, así como que dé respuesta y atención a las quejas proponiendo accionescorrectivas.A manera de conclusión, en lo que respecta a la evaluación de proveedores, tanto delfabricante como del distribuidor, será fundamental considerar el factor decomunicación con el departamento de compras, ya que para ambas partes deberá

manejarse información continua sobre el estatus de las órdenes de compra enproceso, sobre los problemas que se presenten (responder de inmediato), lasoportunidades adquisitivas que le puedan ser de utilidad al comprador, así como de lasinnovaciones que vayan surgiendo en el mercado.III.3 Métodos de selección de proveedoresObjetivos específicos• El alumno identificará los criterios para seleccionar proveedores de acuerdo con lasnecesidades de la empresa y analizará los aspectos a evaluar en el comportamientodel proveedor con el paso del tiempo.• El alumno analizará la utilidad e importancia de un sistema de información electrónicoen el área de compras.Hoy en día, las empresas requieren poder brindar un servicio integral de calidadbasándose en apoyos externos (proveedores) con los cuales establecen contratos yforman alianzas para lograr la satisfacción total del cliente.En estos contratos es importante tomar en cuenta los siguientes principios:• Tanto la empresa como el proveedor son totalmente responsables de la aplicación ycontrol de calidad requerida con recíproca comprensión y cooperación.• Son independientes el uno del otro y se respeta esa interdependencia recíproca.• La empresa tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor lasespecificaciones claras, completas y adecuadas sobre lo que requiere, de modo queéste conozca con toda precisión el tipo de servicio o producto que deberáproporcionar.19• Las dos partes acuerdan previamente un método de evaluación aceptable, medible ysatisfactoria para ambas partes, como por ejemplo: reportes de desempeño ypuntualidad en las entregas (retroalimentación).• La relación entre ambos se mantendrá sobre una base amistosa y satisfactoria,controlando eficientemente las actividades comerciales.Para relacionarse con los proveedores es importante que la organización realice suselección con base en las siguientes características:• Capacidad de respuesta• Competencia técnica• Estabilidad económica y administrativa• Actitud de servicio, calidad y dedicación en el trabajoPara que una empresa sea saludable, robusta y competitiva necesita que todas laspartes que la componen, no sólo unas pocas, trabajen bien. Por lo que losproveedores deben elegirse y considerarse como parte de la organización, aún cuando

se encuentren fuera de ésta.No debemos olvidar que un buen proveedor es aquel que en todo momento actúa conhonestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes, sus propios empleados ytambién consigo mismo. Cuenta con la disponibilidad de sus instalaciones y losconocimientos técnicos adecuados para el abastecimiento de materiales o servicios.Su situación financiera es sana, ofrece precios razonables y justos, aplica elperfeccionamiento continuo en sus procesos, siempre salvaguardando los intereses desus clientes y consecuentemente los de la empresa. La actuación de ambas partesdeberá ser bajo el principio de beneficio mutuo para así tener una excelente relacióncomercial.Una buena selección del proveedor deberá basarse en iniciativas que sugieran losmodos adecuados y las nuevas formas para desarrollar productos y servicios, quepermitan a los clientes efectuar sus operaciones de manera que se optimicenrecursos, anticipándose cuando haya escasez de materiales, posibles huelgas ycualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del comprador internamente ensu empresa.III.4 Comportamiento del proveedor en el tiempoPara que un comprador pueda evaluar y valorar el comportamiento de susproveedores a través del tiempo deberá realizar auditorías internas esporádicas que lepermitirán averiguar todos aquellos aspectos relevantes, que no sean muy evidentes,20antes y durante el proceso de compra. Será necesario realizar visitas a susinstalaciones, analizar su logística, sus servicios técnicos, etcétera.Los criterios para evaluar a un proveedor se deberán enfocar en:• Precios• Cumplimiento con fechas de entrega y cantidades• Atención y servicio• Respuesta a urgencias• Cumplimiento con documentación y horarios de entrega estipulados desde un iniciopor parte del almacén, tanto de materia prima como de refacciones• Estadística de rechazos• Cumplimiento con acuerdos sobre acciones correctivasEs recomendable que todo comprador dé seguimiento al comportamiento de susproveedores a través del tiempo, midiendo los siguientes aspectos trascendentales:• Equidad en la negociación• Lealtad y honestidad• Integridad

• Servicio prestado• Progresividad• Amistad y compromiso• Reciprocidad de ambas partesIII.5 Diseño de canales de información electrónicaEl departamento de compras requerirá implementar, manejar y controlar un sistema decompras automatizado, diseñado para proporcionar información certera y fidedignasobre los numerosos pedidos que serán fincados por parte del comprador hacia elproveedor. Este sistema electrónico consistirá en el manejo de información quepermita la manipulación de una serie de datos y elementos que elijan, almacenen,procesen y recuperen datos en forma ordenada y lógica, para así tomar las decisionescorrectas y pertinentes.Por lo anterior, dado la importancia y el valor que representa para las empresas, unsistema de información electrónica automatizado debe ser altamente confiable, eficaz,rápido, ordenado, lógico y de fácil manejo para el comprador.Siguiendo la vanguardia tecnológica, las empresas, actualmente las más pequeñas,tratan de implementar un buen sistema de información que les permita tomardecisiones adecuadas al momento de realizar la adquisición de un bien o servicio.21La era digital nos obliga a implementar sistemas que funcionen internamente de formaóptima y oportuna.Algunas de las ventajas que conlleva tener un sistema electrónico diseñado para elcontrol de la información dentro del área de compras son:• El manejo electrónico de los procedimientos de compras reducirá el esfuerzo manualde los empleados al mínimo.• La información, una vez registrada y capturada en el sistema electrónico manejadoen el área de compras, estará disponible de forma casi simultánea.• Será considerable y notoria la mejora en el control de las operaciones internas de laempresa, no sólo por la disponibilidad de la información para la toma de decisiones,sino también por la flexibilidad y facilidad para manejar detalles como la devolución dealgún material por resultado defectuoso o por no cumplir con los requerimientos decalidad exigidos por la empresa.22UNIDAD IV Relaciones con los proveedores1. Comunicación

Comunicación oralComunicación impresa y audiovisualComunicación a través de nuevas tecnologías2. ServicioCaracterísticas de los serviciosElementos del servicio de calidadRecomendaciones3. ComercialesObjetivoPrincipios de las relacionesComerciales4. Nuevos productosUtilidad de los prototiposRelación producto-producto5. LealtadCaracterísticas6. AmistadCaracterísticasObjetivos específicos• El alumno identificará las principales formas de comunicación entre los compradoresy proveedores.• El alumno analizará las características, los elementos, los pecados capitales yalgunas recomendaciones para ofrecer un servicio de calidad.• El alumno analizará las características y las responsabilidades de los compradores23y proveedores en las relaciones comerciales; en especial, identificará como aspectosclave la lealtad y la amistad.UNIDAD IV Relaciones con los proveedoresIV.1 ComunicaciónLa comunicación es un aspecto de vital importancia en cualquier tipo de relacióncomercial, ya que es obligación del comprador informar continuamente sobre lacolocación o el fincado de un pedido en orden de compra, de aquello que está enproceso de ser surtido, sobre los problemas que puedan surgir o presentarse, de lasinnovaciones que se susciten en el mercado, etcétera.La comunicación con los proveedores puede dividirse en:1. Comunicación oral• Entrevistas personales: son el medio primordial y fundamental entre el comprador yel proveedor. Se recomienda ampliamente mantener una buena relación conformadapor rapidez, eficiencia, actitud, cortesía y una amigable atención.• Reuniones con proveedores: la finalidad de promover estas juntas es mantener ymejorar las relaciones con los compradores. Éstas deben tratar temas como las

políticas de compras, las condiciones de compra y de abastecimiento, dar una visita yun recorrido a la planta, entre otras.• Visitas a las plantas de los proveedores: éstas las realizan los ejecutivos decompras, mismos que pueden sugerir nuevos usos, mayor eficiencia de lasinstalaciones de producción o del control de calidad en las líneas de producción.• Eventos a puerta abierta: siempre es bueno que el comprador invite a susproveedores a que asistan a eventos en su propia planta, y así poder inspeccionar lasoperaciones y escuchar al jefe de compras y a su personal.• Visitas de expertos en campo: las grandes empresas emplean a expertos queviajan para dar asesoría y brindar ayuda sobre los problemas de producción, estopermite mantener la buena relación con los proveedores.2. Comunicación impresa y audiovisual24• Literatura para los representantes de ventas o proveedores: consiste en lapublicación de folletos y el armado de carpetas en las cuales se describe la estructuraorganizacional del departamento de compras, políticas, personal, procedimientos yrequerimientos.• Publicaciones periódicas: es la edición y publicación de un periódico por parte delpersonal interno de relaciones públicas para los vendedores.• Publicidad: con el propósito de crear mejores relaciones comerciales con losproveedores, algunas de las empresas destacan y publican en periódicos y revistascomerciales algunas noticias trascendentes de sus mejores proveedores.• Reporte anual: tiene como finalidad hacer saber a sus proveedores a través de uninforme anual sobre las operaciones más importantes de la compañía.• Películas: se pueden emplear como medio de comunicación con los proveedores yasí poder conocer el papel fundamental que maneja la organización en sus procesos.3. Comunicación a través de nuevas tecnologías• Correo electrónico (e-mail)• Mensajería instantánea• Redes socialesIV.2 ServicioEl servicio se define como una actividad que casi siempre es intangible y que puedeser realizada a través de la interacción entre el comprador y el proveedor con el únicoobjetivo de satisfacerle una necesidad o un deseo creado.Algunas de las características específicas de los servicios son:• No son tangibles aún cuando involucren productos tangibles

• Son personalizados• Involucran al cliente, es decir, a quien se dirige el servicio• Se producen conforme a la demanda• No pueden ser mostrados o producidos antes de entregarse• Son producidos y consumidos al mismo tiempo• No pueden ser guardados o almacenados• No producen defectos, desperdicios o artículos rechazados25Los factores fundamentales que cubren las expectativas del cliente en cuanto a untrato de calidad son los siguientes:• Atención inmediata• Comprensión de lo que quiere el cliente• Atención completa y exclusiva• Trato cortés• Expresión de interés por el cliente• Recepción de preguntas• Prontitud en las respuestas• Eficiencia al prestar un servicio• Explicación de procedimientos• Expresión de agradecimiento y placer al servir al cliente• Atención y solución pronta a los reclamos• Aceptar la responsabilidad que conlleva cometer erroresPor otra parte, es importante mencionar los siete “pecados capitales” del servicio, esdecir, lo que no se debe hacer cuando se brinda un servicio al cliente o comprador:• Apatía• Evadir y alejar al cliente• Indiferencia (Frialdad)• Actuar en forma robotizada• Rigidez (Intransigente)• Traer al cliente de un lado a otroFinalmente, éstas son algunas reglas para brindarle un servicio y atención deexcelencia al cliente:• Nunca hacer esperar al cliente, hay que saludarlo de inmediato• Brindar atención total, sin distracciones o interrupciones• Ser natural, no falso• Demostrar energía y confiabilidad (entusiasmo)• Dirigirse al cliente con una excelente actitud, cordialidad y amabilidadIV.3 ComercialesLa relación comprador-proveedor gira en torno a un factor determinante que es tenerla seguridad y certeza de que el producto o servicio le sea entregado o brindado deexcelente calidad.26El objetivo fundamental de esta relación comercial es “mejorar la garantía de calidad yeliminar las posibles insatisfacciones que pudieran suscitarse en un momento dadoentre el comprador y el proveedor”.Por lo anterior, es necesario aplicar y llevar a cabo los siguientes principios:

• Tanto el comprador como el proveedor son totalmente responsables de la aplicacióny el control de calidad.• El comprador y el proveedor deben ser independientes y respetar esta postura.• El comprador tendrá la obligación de suministrar información clara, adecuada yoportuna sobre lo que requiere.• El contrato fincado entre las partes interesadas debe considerar: calidad, cantidad,precio, condiciones de entrega y forma de pago.• El proveedor deberá certificar y garantizar una calidad óptima y satisfactoriarespaldada con los datos necesarios y requeridos.• Ambas partes deberán, previamente, acordar los métodos de evaluación.• El contrato deberá incluir los procedimientos para la solución de discrepancias.• Ambas partes deberán controlar eficientemente las actividades comerciales, comopedidos, planeación de la producción y de los inventarios, con la finalidad de entablar ymantener una relación basada en la amistad y satisfacción en beneficio del compradory del proveedor.• El comprador y el proveedor deberán prestar siempre la debida atención a losintereses del consumidor.De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que al seguir los principios mencionadoses posible obtener una logística exitosa orientada siempre al beneficio de toda laorganización.Objetivo de la relación comprador-proveedorPrincipios de las relaciones comercialesIV.4 Nuevos productosEn los últimos años, la creación de nuevos productos se ha considerado como unproceso largo, laborioso y secuencial. Asimismo, los cambios rápidos en la tecnología,la intensificación de la competencia y el surgimiento de Internet han originadoimportantes retos para el desarrollo de nuevos productos.El desarrollo de un nuevo producto consiste en la realización efectiva de un prototipodel producto o de versiones preliminares del mismo, pasando desde la generación deun boceto, dibujo, modelo o maqueta hasta el producto físico. El desarrollo de un27prototipo permite comprobar las posibilidades de producción del producto, costos,rendimiento, etcétera.Los prototipos deberán ser probados por los consumidores potenciales con la finalidad

de verificar en qué medida el producto físico se adecua al concepto del productodesarrollado. Por lo anterior, se sugiere evaluar el producto-prototipo basándose en lossiguientes aspectos:• De manera individual o comparando el producto nuevo con otros similares de lacompetencia.• Conocer a los competidores con los que se compara el producto nuevo.• Dejar el producto nuevo a prueba durante un tiempo con la finalidad de ser evaluadoy poder identificar el grado o nivel de aceptación que tiene en el mercado.IV.5 LealtadUna relación basada en la lealtad entre un comprador y un proveedor es unaconvergencia que se suscita y fomenta a través del tiempo de modo que intervienenen ella diversos sentimientos como: empatía, identificación, confianza, actitud,credibilidad, honestidad, integridad y simpatía.Cuando sentimos confianza en un proveedor, normalmente optamos por ya no buscara otros, confiamos en él y nos es suficiente. Siempre sabemos que cuandonecesitemos algo, él va a estar ahí, lo que nos da una total y absoluta tranquilidad.Esto da como resultado final poder contar con un proveedor confiable, cuya relacióncomercial asegura la tranquilidad para ambas partes, es decir, representa un ganarganaren todo momento.IV.6 AmistadLa amistad que pueda generarse entre un comprador y un proveedor puede ser unaenorme ventaja para ambas partes, ya que este rubro puede resultar un tantoapropiado y conveniente si es estimulado y fomentado adecuadamente.El fomentar una amistad sana basada en la confianza y credibilidad generará el tratocordial con amigos de negocios. Ésta es una manera más rápida y ágil de encontrar loadecuado y al mejor precio cuando así lo requiera el comprador dentro de sucompañía.28UNIDAD V Compras1. Compras nacionalesSector gobiernoSector privadoProcedimientos y requisitosSistemas de pago2. Compras de importaciónTratados comercialesAcuerdo General sobre Aranceles yComercio (gatt)

Procedimientos y requisitosTrámites, tarifas y documentación aduanalSistemas de transporteSistemas de pago3. Compras electrónicasInternetPor catálogoPor T.V.Por teléfonoObjetivos específicos• El alumno analizará las características, los procedimientos y los requisitos de lascompras nacionales y las compras de importación.• El alumno valorará la importancia de las compras nacionales y las compras deimportación para la economía de nuestro país.29V.1 Compras nacionalesLas compras nacionales son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de unpaís, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado deldepartamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del país. Aéstas también se les conoce como compras domésticas.El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuación:• Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los intercambios que semanejarán entre el departamento de compras y el proveedor.• Por política será responsabilidad del comprador solicitar los materiales con lasmejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos deentrega existentes en el mercado.• Por último, elaborar una requisición u orden de compra, y en caso de que elcomprador requiera un material de emergencia deberá ser anotado en la misma ordende compra para que ambas partes lo consideren. La relación comprador – proveedorgira en torno a un factor determinante que es la seguridad o certeza de que elproducto o servicio será entregado con una excelente calidad.V.1.1 Sector gobiernoDentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos federal,estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecaspúblicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros.Los montos gastados por cualquier entidad deberán ser cuidados y merecen especialatención, ya que en el caso de las compras estatales los fondos provienen de loscontribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los ciudadanos.

Por lo anterior, los fondos y gastos destinados de este sector se deberán erogar demanera eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos, pero enla práctica en muchas ocasiones este objetivo no se logra. Lo más importante es queen esencia, en el deber ser, las compras del gobierno no deben aplazar las exigenciasde lo requerido y se deben realizar con honradez.Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias que somete aconcurso para los licitantes interesados, en los cuales establece que las muestras ycotizaciones serán evaluadas por un comité especial, el cual informa si el proveedor esadecuado o no.V.1.2 Sector privado30El sector privado realiza sus compras con base en los programas de producción oacción que han sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada empresaprivada lleva a cabo una planeación de gastos en la que se destinan montos y nivelesde producción a alcanzar durante un tiempo determinado.El comprador privado considera y mantiene como información confidencial sus fuentesde suministro, así como los montos a pagar a sus proveedores. La mayoría de lasempresas tienen necesidades y requerimientos de índole especializada y susvolúmenes de compra tienden a ser elevados, dependiendo de su giro.V.1.3 Procedimientos y requisitosProcedimientos del sector públicoLas adquisiciones o compras gubernamentales, estatales y locales, siguen unprocedimiento bastante estandarizado y ya establecido. Cuando realizan compraspequeñas o de emergencia se llegan a negociar vía telefónica, contactado a uno o dosproveedores locales para realizar el suministro.Cuando las compras son de mayor volumen o los servicios son mayores, en general,se pactan a través de contratos, los cuales se realizan después de someterlos aconcursos públicos (licitación comercial) y de solicitar ofertas abiertas al público.La concesión de un contrato suele llevarse a cabo en una reunión pública en la que losproveedores y el sector público puedan negociar lo que se desea comprar, de talforma que todas las ofertas expuestas puedan ser cotizadas en igualdad de términos ya través de la licitación abierta.

Procedimiento del sector privadoUn procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas privadasdeberá seguir los siguientes puntos básicos y fundamentales, que incluso puedenaplicarse en cualquier sector:1. Detección y definición de la necesidad, ya sea del producto o del servicio.2. Descripción del requerimiento.3. Selección del posible proveedor.4. Definición y negociación del precio y la disponibilidad del producto o servicio.5. Colocación del pedido a través de una orden de compra.6. Activación y seguimiento del pedido.7. Revisión y recepción del pedido en el almacén.8. Verificación de la factura.9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de haberlos.3110. Cierre de los pedidos completados.11. Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa.RequisitosLos requisitos para efectuar una compra dentro del gobierno, que básicamente son losmismos para el sector privado, son:• Certificar la continuidad de abastecimiento para satisfacer las necesidades deservicio.• Evitar la duplicación y el despilfarro.• Mantener los estándares de calidad requeridos y exigidos en las compras de bienes yservicios.• Procurar un ambiente de colaboración entre ambas partes negociadoras.• Obtener el máximo de ahorros y optimizar los recursos.• Administrar adecuadamente la función y actividades de compras para tener comoresultado una eficiencia interna.• Generar las compras al precio más bajo y con buena calidad, así como losrequerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega.V.1.4 Sistemas de pagoLas condiciones de pago deberán estar perfectamente negociadas antes de llevar acabo el pedido. En esta negociación se puede conseguir un plazo de entrega mayor oun financiamiento conveniente. La obligación de cada parte es negociar lascondiciones de pago más óptimas posibles.La forma en que puede ser pagado un proveedor es:• A través de un cheque certificado.• Por medio de una transferencia bancaria o vía electrónica a una cuentapredeterminada.V.2 Compras de importaciónLas compras de importación son aquellas que se efectúan entre dos o más países y serigen por las leyes y estatutos de los involucrados, o bien de los acuerdos, convenios o

tratados que se hayan pactado, firmado y estipulado entre países.Las compras de importación presentan algunas implicaciones, que podemos llamarcomo principales problemas y son los siguientes:• Aspecto legal: en cada país el factor legal es diferente, por lo que tanto elcomprador como el vendedor deberán tener mucho cuidado al negociar las órdenes de32compra, así como al determinar cada una de las cláusulas que deberán estardebidamente definidas y redactadas de forma clara en el contrato.• Estándares de calidad: cuando un comprador está acostumbrado a recibir ciertacalidad de los productos o servicios de sus proveedores podría enfrentar algunosproblemas al tratar con un proveedor extranjero que surta un material con mejor o peorcalidad de la que se ha requerido.Desafortunadamente la enorme distancia que existe entre ambas partes hace quehasta la más sencilla falla de calidad sea un conflicto difícil de resolver.• Tiempos de entrega e inventarios: al adquirir o comprar productos de importaciónlos tiempos de entrega serán mucho más largos, por lo que el comprador deberáprotegerse de estas variantes inesperadas y manejar altos inventarios.• Comunicación: el idioma puede representar la barrera más grande para lograr unabuena negociación con un proveedor extranjero, ya que las compras industrialesnecesitan un alto grado de lenguaje técnico y, por lo tanto, es indispensable queambas partes dominen el idioma.V.2.1 Tratados comercialesEn México, el 8 de noviembre de 1993, el Presidente de la República en curso expidióun decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación que validó el Tratado deLibre Comercio de América del Norte (tlcan), así como los acuerdos de cooperaciónambiental y laboral. La Cámara de Senadores dio su voto favorable el 22 denoviembre de 1993. 1El Tratado de Libre Comercio de América del Norte (tlcan) es el convenio másimportante de México, en materia de comercio, el cual compromete aspectos tanimportantes de la soberanía del país, como la petroquímica, las comunicaciones y elsistema financiero.Las bases de este tratado quedaron estipuladas durante el sexenio del Lic. Miguel dela Madrid y su consolidación ocurrió en el año de 1993 cuando el Lic. Carlos Salinas

de Gortari era presidente de México.El tlc tiene como objetivo primordial la libre vialidad de mercancías por los territorios delos países que lo integran, a través de la disminución paulatina de los impuestosarancelarios.33Los países participantes del tlc son México, Estados Unidos de América y Canadá, porlo que fue necesario adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevoespacio económico.México ha suscrito otros acuerdos con países como Chile, Venezuela y Costa Rica.V.2.2 Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (gatt)Este acuerdo fue firmado por México durante el sexenio del Lic. Miguel de la MadridHurtado. Se caracteriza por haber abierto las puertas del mercado nacional a loscapitales y productos extranjeros, ocasionando un enorme crecimiento en las comprasde importación, que como consecuencia al disminuirse la carga arancelaria propiciadapor la firma de este tratado los artículos o las mercancías se volvieron más baratosque los fabricados en el país, lo que condujo y provocó una saturación no calculada debienes de importación en el mercado interno y no siempre con la calidad adecuada.El gatt nació en el año de 1947 con una participación inicial de 23 países. Su objetivoes regular de manera equitativa las tarifas arancelarias entre las nacionesparticipantes, de tal forma que se trata de evitar la competencia desleal.V.2.3 Procedimientos y requisitosAl comprar productos o servicios del extranjero se necesita analizar los distintoscanales de importación a elegir, los cuales dependerán del tamaño y capacidad de laempresa, la naturaleza del negocio, la estructura financiera, los métodos y lasprácticas mercantiles.El procedimiento para contratar directamente a un fabricante es:• El comerciante importador contratará directamente al comprador extranjero.• La adquisición se realizará en el país extranjero.• La entrega será en el puerto de entrada del país, para lo cual se requiere de lafactura.Otro procedimiento de importación es a través de un corredor de importaciones, quienactúa como intermediario entre el comprador y el vendedor. La ventaja de esteprocedimiento es que el corredor puede revisar la mercancía y revisar junto con el

almacenista que se cumplan con los requisitos del contrato.Al tratar con un agente, comerciante o corredor-exportador extranjero, el compradorcontará con las siguientes ventajas:• La clasificación de mercancías y su separación• Almacenaje34• Guarda y reserva de espacioEn cuestión de documentación, los requisitos para la importación principalmente sonlos permisos de importación, los cuales deben especificar la conversión de la divisaautorizada, la mercancía, el importe, la forma de pago y el límite de tiempo para elembarque o la llegada de la mercancía.A estos permisos se les debe prestar atención especial para cumplir adecuadamentecon todo y así evitar multas, demoras o la revocación del permiso ya otorgado.Cada país tiene sus propios requisitos y la mayoría han impuesto ciertas restriccionesen cuanto al comercio exterior. Algunas de éstas son:• Limitaciones para realizar cambios en las mercancías. Debido a que son licenciasautorizadas para comprar cantidades exactas en divisas extranjeras.• Tramitar un permiso previo para exportar mercancías de procedencia extranjera, casisiempre de la misma clase y cantidad.• Las tarifas aduanales limitan o restringen las importaciones extranjeras, cobrandoaltos derechos de importación.V.2.4 Trámites, tarifas y documentación aduanalLos trámites para la compra de artículos o mercancías de importación, generalmente,se realizan antes de recibir los artículos para evitar sanciones por no cumplir con losrequisitos y para tener todos los documentos para poder introducir la compra delextranjero al país.Por lo anterior, al solicitar un pedido será necesario especificar los documentos que serequerirán, así como el número de copias, y saber a dónde se deben de enviar.Los documentos que usualmente se tramitan son los siguientes:• Aceptación y conocimiento del embarque: este documento sirve para que lacompañía de navegación acepte el embarque y se entere de que la mercancía estarácomo libre de carga abordo. Este documento informa sobre la cantidad, la descripcióny las marcas de las mercancías que se van a transportar.• Certificado de origen: consiste en una declaración de entrada en la aduana del paísimportador, que autentifica el origen de la mercancía.

• Certificado de peso: define con precisión el peso de la mercancía por medio de unpesador de la oficina del gobierno o del particular. Esto con la finalidad de precisar ydar fe de la cantidad exacta embarcada.35• Certificado de análisis: se utiliza para la mercancía que requiere de una revisiónquímica o de otra naturaleza.• Certificado de inspección: sirve para identificar el material exacto embarcado.• Póliza o certificado de seguro: tiene la función de cubrir los riesgos que conlleve latransacción y traslado de la mercancía bajo los términos convenidos entre elcomprador y el vendedor. Amparan las cargas en los barcos trasatlánticos yembarques nacionales de cabotaje, de una a otra costa.• Cartas de crédito: es el medio por el cual se estipula por escrito el financiamiento ylos pagos de importaciones acordados y negociados entre el comprador y el vendedor.Estas cartas son emitidas por los bancos que intervienen en el Comercio Internacional,pudiendo ser revocables e irrevocables.En cuanto a las tarifas, todos los paquetes que entran al país deben pasar porAduana y están sujetos al pago de impuestos dependiendo del tipo de mercancía.La tarifa del Manejo Aduanal se cobra de acuerdo al valor cif (Concepto BaseImponible) del paquete.Valor cif = Valor de la factura del paquete + Costo del transporte + SeguroLa documentación es un requisito para las importaciones. Ésta se compone de:• Factura comercial, cuando así lo establezca la ley debe incluir una VisaConsular.• Lista de empaque• Conocimiento del embarque• Permisos y certificados, cuando se requieran, siendo los más comunes los de laSecretaría de Comercio, la Secretaría de Agricultura y Ganadería, la Secretaría deSalubridad y Asistencia y la Defensa Nacional.V.2.5 Sistemas de transporteGeneralmente, los medios de transporte o traslado que se utilizan para la importaciónson por las vías:• Marítima• Aérea• Terrestre: ferroviario y carreteroDepende de los negociadores elegir el medio de transporte para la importación.36De acuerdo con la Confederación de Cámaras Industriales de los Estados Unidos

Mexicanos (concamin), en México la carga se mueve mayoritariamente vía terrestre,destacando el transporte carretero con un 59%.V.2.6 Sistemas de pagoEl pago de aranceles (denominado también coeficiente impositivo efectivo) paraimportar mercancías o productos se deberá realizar en la Tesorería de la Federación,la cual dispone de un sistema de pago electrónico a través de su sitio web o, demanera física, se puede realizar la operación en la Secretaría de Hacienda y CréditoPúblico, como pago de impuestos.El trámite de importación ante Aduana la realiza el propio importador cuando el valorde la mercancía no sea mayor a $ 2,000 dólares. En caso de que se trate de un montomayor el trámite se deberá realizar a través de un agente o agencia de aduana.V.3 Compras electrónicasConforme van pasando los años, la tecnología se ha desarrollado vertiginosamente,permitiendo que muchos procesos que se efectuaban manualmente ahora se puedanrealizar de forma electrónica.V.3.1 InternetEn México, así como en varios países, muchas personas consultan Internet antes detomar la decisión sobre alguna compra. Algunos de estos usuarios efectúan el pago yretiran su mercancía utilizando los portales electrónicos, aunque muchos sólo efectúanla compra y realizan el pago de forma tradicional, a través de una llamada telefónica ymediante el uso de alguna tarjeta de crédito o de débito.Cada día se suman más usuarios que realizan sus compras online. El proceso,regularmente, es consultar un catálogo en línea, elegir el artículo, pagar el importe contarjeta, de débito o crédito, y recibir el producto en el domicilio solicitado. A estatransacción se le conoce como comercio electrónico o e-commerce.Algunos de los riesgos y las prevenciones que el comprador debe considerar paracomprar en línea son:• Utilizar sitios seguros que tengan una certificación al respecto. Lo anterior evitarácualquier tipo de fraudes, robos o estafas.• Utilizar una tarjeta de crédito que tenga un límite bien establecido, porque aquellastarjetas con crédito ilimitado son más susceptibles a ser clonadas para efectuar unfraude.37

• Consultar las experiencias que han tenido otros compradores en dicho sitio y lascalificaciones del servicio.En cuanto a las ventajas que existen para comprar en Internet tenemos:• Generalmente, en Internet se registran precios menores o bajos que en una tiendafísica, debido a que se ahorra en renta del local, sueldos, procesos, etcétera.• Las acciones de publicidad son variadas y menos costosas que toda una campañacompleja y completa, como sucede al utilizar los medios masivos tradicionales.• Los usuarios pueden buscar los productos de forma rápida y sin pérdida de dinero nitiempo al recorrer varias tiendas.• De acuerdo con la legislación de cada país, se puede tener acceso a una protecciónlegal que implicaría una garantía y hasta la devolución en caso de insatisfacción.Aún cuando se han especificado las ventajas y desventajas de las compras en línea,cabe mencionar que las compras físicas podrían ser mucho más riesgosas que a nivelelectrónico.Conforme pase el tiempo, el Internet tendrá mayor seguridad y el uso de lasoperaciones de compras electrónicas se incrementará ya que las nuevas generacionesno sienten temor a la tecnología, nacieron en ella y comprar o vender online podría serlo más cotidiano y tradicional que exista.V.3.2 Por catálogoEn lo que respecta a las compras por catálogo, su potencial radica en la eliminación delos procesos tradicionales para cotizar, así como en la ventaja de que la mayoría estánacompañadas de convenios que permiten ciertos descuentos y servicios adicionales.Con el avance de la tecnología se ha ido evolucionando hacia el diseño de catálogoselectrónicos.En los catálogos electrónicos, tanto el proveedor como el comprador llegan a unacuerdo para que de forma gráfica se seleccionen los productos y, así, armar losdiferentes pedidos desde la comodidad de un escritorio y con la velocidad de untiempo real de interacción entre la compra y el envío de la mercancía.Las ventas por catálogo ofrecen los siguientes beneficios para el proveedor:• Facilitar el ciclo de compras.• Asegurar que los productos sean fácilmente localizables por sus clientes.• Desarrollar relaciones comerciales entre empresas al efectuar convenios“ganar-ganar”, en los que los beneficios sean compartidos.38Otros beneficios, a manera general, podrían ser que simplifican y reducen los costos

de compra y que permiten acceder a una mejor y mayor cantidad de información delos productos.V.3.3 Por televisiónLa televisión, como medio para proporcionar información sobre productos y servicios,ha dejado atrás aquellos tiempos en los que el receptor encendía el equipo y conactitud pasiva observaba algún programa. Actualmente, la televisión ofrece espaciosmás dinámicos que invitan al receptor a realizar transacciones comerciales.Al fusionar el Internet con la televisión se puede lograr una mayor interactividad, esdecir, un medio bidireccional que ofrece soluciones al espectador, generando acceso asitios web que con el comercio electrónico se vuelve el complemento ideal para lastransacciones de compras.Cabe mencionar que la tecnología seguirá aumentando, por lo que su desarrollopermitirá instaurar sistemas en los que la televisión convierta los programas deentretenimiento en unas “gigantescas vitrinas” en las que el espectador puedeseleccionar productos y generar órdenes de compra.V.3.4 Por teléfonoDe igual forma, la evolución del teléfono ha sido espectacular en estos últimos años.Actualmente existen equipos de telefonía celular que integran desde una cámarafotográfica hasta acceso a Internet, ampliando de forma impresionante el potencialpara efectuar transacciones comerciales. Estos teléfonos son utilizados para labúsqueda de productos, comparar precios y hacer compras en línea.La consultora inglesa “Coda Research” ha pronosticado que para el año 2015 el 20%de los ingresos del comercio electrónico en el mundo, se efectuarán por teléfono móvil,así como Estados Unidos efectuará compras por 23.8 billones de dólares utilizandoestos dispositivos.Entre los beneficios de este medio de compra están:• El usuario tiene completa movilidad para efectuar su transacción cuando quiera y enel lugar que así lo desee.• Existen “oportunidades expréss” en las que el usuario aprovecha cierto tiempo paraefectuar una compra que no se repetirá.39• Se logra una mayor cercanía con el proveedor propiciando una compra a la medida,en la que se tratará de cubrir todas las expectativas del cliente.UNIDAD VI Control de inventarios

1. Control estadístico de consumosFinalidad del control de consumoNivel óptimo de inventarios2. Programas de resurtido del proveedorCaracterísticas3. Demandas cíclicas de la producciónDefinición de demandas cíclicasTareas del departamento de compras4. Demandas inesperadas por ventasAnálisis de normas y rechazos por control de calidad• El alumno analizará la importancia del control de inventarios como parte fundamentalen el proceso de compras.• El alumno analizará las demandas cíclicas de la producción y las demandasinesperadas por ventas, de tal forma que identifiqué su participación dentro del controlde inventarios.40VI. Control de inventariosEn toda empresa u organización debemos considerar la existencia de un almacén, elcual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer yasistir todas las necesidades y requerimientos que demande internamente cualquiertipo de organización.Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el áreao departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos losmateriales o artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados oterminados, refacciones y suministros en general.La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulaciónexcesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de formainnecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por loanterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventariosque responda a dos cuestiones fundamentales:• ¿Cuánto pedir o comprar?• ¿Cuándo pedirlo o comprarlo?Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuántopedir y cuándo hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén,por lo que deberá realizar estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que lepermitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones.El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los

materiales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así aproteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesitecubrir una demanda extraordinaria de producción, ésta pueda resultarsatisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacén que nopermita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar losmateriales nuevamente.Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar unarequisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o41dañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacioinnecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido.Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control deinventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes:• Sencillez• Flexibilidad• Exactitud• Oportunidad• ConfiabilidadVI.1 Control estadístico de consumosPara llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requierey se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través delalmacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso quetiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certerosque nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de losmateriales o productos existentes en el almacén de la organización.La finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantenervigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todoslos materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción.Es importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene yregula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidadde las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventasde la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones deespacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere el

manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Porconsiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda.La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte lamás apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medidade las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como delos resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios.VI.2 Programas de resurtido del proveedorComúnmente este tipo de programas reciben también el nombre de calendarizaciónde proveedores. Están basados en los requerimientos de producción que demande laempresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo.42En estos documentos se registran y programan cronológicamente todos losrequerimientos de material o productos y la fecha en que se hará la entrega, quedandoen el acuerdo, previamente, de que el almacén no podrá atender al mismo tiempo ados proveedores, razón por la cual dicho programa de calendarización deberá incluirademás el día y la hora en que el proveedor realizará la entrega física de losmateriales en el almacén.VI.3 Demandas cíclicas de la producciónUna demanda cíclica en la producción se refiere al uso o consumo continuo, con unaperiodicidad más o menos regular de los materiales o productos, originándose con elloque surja la necesidad de implementar medidas que aseguren el puntualabastecimiento de los materiales requeridos nuevamente.Por lo anterior, la responsabilidad recae directamente en el departamento de compras,ya que se encarga de conseguir y surtir los productos y servicios requeridos por laproducción, además de negociar y pactar las entregas conforme a la demandaperiódica o programada por la producción para darle continuidad a las operacionesinternas de la empresa. Además, el comprador tendrá la consigna de desarrollar orecomendar nuevos productos de vanguardia o nueva tecnología que contribuyan a laoptimización de recursos y gastos para la organización.El departamento de compras procurará desarrollar, negociar y establecer contratos deentrega periódica con sus proveedores, los cuales deberán cumplir con exactitud ypuntualidad. De lo contrario, el comprador deberá imponer sanciones de diversos tipos

a sus proveedores, mismas que quedarán plasmadas por escrito dentro del contratoacordado y firmado por ambas partes.Pensar en que todo lo antes mencionado se cumpla verdaderamente pudiera parecerun sueño prácticamente imposible de llevar a cabo en nuestro medio o cultura detrabajo. Sin embargo, algunas empresas o compañías han desarrollado eimplementado el llamado “justo a tiempo”, también conocido como “just in time”.Esta filosofía consiste en eliminar todo aquello que implique un desperdicio, desde lascompras hasta la distribución, con la finalidad de lograr una mayor velocidad en todoslos procesos de trabajo de la propia empresa. Siendo esto último lo ideal para seraplicado en toda organización, es importante también que si no se cuenta con unainfraestructura funcional tanto a nivel organizacional, como nivel operativo y con elpersonal adecuado y altamente calificado, resulta muy complicado ponerlo en prácticay que los resultados sean óptimos.43VI.4 Demandas inesperadas por ventasEn caso de presentarse una demanda inesperada o improvisada, el comprador se veráobligado a realizar una adquisición que no estaba planeada o contemplada y que va asatisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de un material o servicio para laorganización. Estas compras no planeadas que surgen repentinamente sonconsideradas como compras urgentes, las cuales pueden ser justificadas por su usoo empleo en las líneas de producción de la empresa, ya que resulta más caro teneruna línea de producción detenida que el costo que pueda tener el material que secomprará con urgencia para el arranque de la producción nuevamente.Aún teniendo el mejor programa planeado para el surtimiento de materiales, podráverse alterado como consecuencia de cambios repentinos que se susciten en el estiloo en el diseño, así como en las condiciones del mercado.Las compras inesperadas son algo inevitable y podrán originarse de demandas demateriales o productos (repuestos), lo cual resultaría incosteable manejar como stockdentro de los inventarios normales que maneja el almacén de la empresa.También es importante comentar que existen algunas órdenes de compradenominadas “urgentes” que no pueden ser justificadas por ningún motivo. Lascompras urgentes consisten en aquellos requerimientos que se originan como

consecuencia de:1. Un deficiente control de inventarios (de máximos y mínimos).2. Una mala planeación de la producción.3. Una errónea planeación de presupuestos.4. Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras paraconseguir acertada y oportunamente los materiales requeridos internamente en laplanta.5. El mal hábito del comprador de anotar y considerar todas las órdenes de compracomo urgentes.Las compras urgentes suelen resultar, en la mayoría de las ocasiones, muy costosas,pudiendo deberse a que el trabajo que se realiza por parte del comprador y delproveedor se efectúa bajo mucha presión. También implica mayor trabajo y atenciónpor parte del vendedor, dando como resultado final, de manera directa o indirecta, queel precio sea mayor al que deba pagar el comprador.Como sugerencia a la problemática anterior, se recomienda tener perfectamenteestablecidos los procedimientos y políticas de compra, tanto para el comprador comopara el proveedor, ya que será indispensable un verdadero compromiso de ambaspartes, que asegure y obligue el surtimiento de los materiales solicitados para la44producción, bajo un esquema de contrato firmado con todos los acuerdos previamenterevisados y autorizados.VI.5 Análisis de normas y rechazos por control de calidad1. Control de calidadEl control de calidad se basa en todos aquellos procedimientos o mecanismosestablecidos por la administración de la empresa con el propósito primordial deverificar que lo adquirido o comprado cumpla con las especificaciones acordadas conel vendedor (comprador).De lo antes mencionado se deriva la importancia de los mecanismos implantados parael control de calidad en la recepción de materiales o productos, ya que si se aceptanartículos de calidad deficiente, los productos o servicios que la empresa pueda ofrecerno contendrán los elementos necesarios que satisfagan las necesidades del mercado.En conclusión, se asume que la absoluta responsabilidad de la supervisión del controlde calidad de los materiales es del proveedor (vendedor), ya que es un compromiso

adquirido a través del contrato negociado y firmado con el comprador, en beneficio dela eficiencia de su cliente.2. Responsabilidad por el control de calidadComúnmente, la garantía de que se lleve a cabo el control de calidad de forma óptimay adecuada recae directamente sobre el departamento de compras,independientemente del área donde se hayan originado las especificaciones de lasmismas.Por lo anterior, el trabajo del departamento de compras no deberá limitarseúnicamente en el fincado o colocación de la orden de compra, sino que también, a suvez, se encargará de verificar que el material sea entregado en tiempo, forma y con lacalidad adecuada y acordada, basados en las especificaciones proporcionadas desdeun principio en la orden de compra.3. RechazosCuando se presenta el caso de que algún material es rechazado, originado por losmecanismos de inspección por no cumplir con las especificaciones de calidad, eldepartamento de compras será el responsable de negociar con el proveedor para45solucionar de algún modo los inconvenientes que se originen por el rechazo delproducto no recibido en las condiciones pactadas.Por procedimiento para el control y seguimiento de la calidad, se aconseja que todaslas devoluciones se documenten a través de formatos específicos y, a la vez, seinforme al proveedor con especial prontitud y con buen juicio, así como el registrocompleto de los detalles y pormenores que suscitaron esta situación a resolver.Con lo anterior se pretende finalmente que el proveedor pueda tomar las medidaspertinentes y requeridas para reemplazar la entrega a la brevedad, con el materialapropiado o las partes necesarias, y así lograr cubrir y cumplir con las especificacionesde calidad solicitadas por el comprador.UNIDAD VI Control de inventariosPresentaciónEn esta semana finalmente abordaremos el tema sobre el control de inventarios quedeberá llevarse a cabo en toda organización. Los inventarios permiten regular lasexistencias de la mercancía, de tal forma que se garantice la continuidad deproducción y las ventas de la organización.Tema y subtemasVI. Control de inventarios

VI.1 Control estadístico de consumosVI.2 Programas de resurtido del proveedorVI. Control de inventariosEn toda empresa u organización debemos considerar la existencia deun almacén, el cual requiere llevar un control de inventarios de formapermanente para abastecer y asistir todas las necesidades yrequerimientos que demande internamente cualquier tipo deorganización.Un inventario se define como la verificación, registro y control físicoque realiza el área o departamento de almacén para cuantificar ocontabilizar las existencias de todos los materiales o artículos, quepueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados,refacciones y suministros en general.46Función de los inventariosLa función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar laacumulación excesiva de materiales o productos que ocasione unasobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro,mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere yrecomienda que se instituya un sistema de control de inventarios queresponda a dos cuestiones fundamentales:• ¿Cuánto pedir o comprar?• ¿Cuándo pedirlo o comprarlo?Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuántopedir y cuándo hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén,por lo que deberá realizar estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que lepermitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones.El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener losmateriales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así aproteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesitecubrir una demanda extraordinaria de producción, ésta pueda resultarsatisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacén que nopermita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar losmateriales nuevamente.Precauciones para las requisicionesPor otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar unarequisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar odañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacioinnecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido.Requisitos para el sistema de control

Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema decontrol de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son lossiguientes:• Sencillez• Flexibilidad47• Exactitud• Oportunidad• Confiabilidad103VI.1 Control estadístico de consumosPara llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requierey se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través delalmacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso quetiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certerosque nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de losmateriales o productos existentes en el almacén de la organización.Finalidad del control del consumoLa finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantenervigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todoslos materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción.Nivel óptimo de inventariosEs importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene yregula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidadde las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventasde la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones deespacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere elmanejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Porconsiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda.La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte lamás apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medidade las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como delos resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios.VI.2 Programas de resurtido del proveedor

Características de la calendarización de proveedores48Comúnmente este tipo de programas reciben también el nombre de calendarizaciónde proveedores. Están basados en los requerimientos de producción que demande laempresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo.En estos documentos se registran y programan cronológicamente todos losrequerimientos de material o productos y la fecha en que se hará la entrega, quedandoen el acuerdo, previamente, de que el almacén no podrá atender al mismo tiempo ados proveedores, razón por la cual dicho programa de calendarización deberá incluirademás el día y la hora en que el proveedor realizará la entrega física de losmateriales en el almacén.10449