ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y

ABASTECIMIENTOS

2. Organización del departamento de compras.

TEMÁTICA - T2

2. Organización del departamento de compras.

2.1 Generalidades. 2.2 Tipos de sistemas de compras. 2.3 Organización de la función. 2.4 Manual de políticas y procedimientos.

2.1 Generalidades.

Un Departamento de Compras representa el reconocimiento de las adquisiciones como una actividad organizada, y éstas a su vez se caracterizan por contar y perseguir el logro de objetivos estructurados y planeados.

Ebert, R. J. ( 1992). Administración de la producción y las operaciones.

2.1 Generalidades.

Definición de Organización.

(10 palabras máximo) C.T.G. Cancún-Nizuc

C.T.Merida II División Hidrométrica Golfo

2.1 Generalidades.

Definición de Organización.

Planificar o estructurar la realización de algo, distribuyendo convenientemente los medios materiales y personales con los que se cuenta y asignándoles funciones determinadas. Lyndall Urwick.

2.1 Generalidades.

Definición de Departamento.

(10 palabras máximo) Division Hidrométrica Sureste

Sede Subgerencia Regional de Generación Hidroelectrica Golfo

Sede Subgerencia Regional de Generación Hidroeléctrica Grijalva

2.1 Generalidades.

Definición de Departamento.

Del francés departement, en su sentido más amplio, la palabra hace referencia a cada una de las partes en que se

divide un territorio, un edificio, una empresa, una institución u otra cosa o entidad.

Hax, A., & Majluf, N. (2004). The Strategy Concept and Process

2.1 Generalidades.

Definición de Estrategia.

(10 palabras máximo) Sede Subgerencia Regional de Generación

Termoeléctrica Peninsular Angel Albino Corzo

C.H. Belisario Domínguez

2.1 Generalidades.

Definición de Estrategia.

En un proceso regulable con el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento.

Real Academia Española Vigésima segunda edición.

Los diversos tipos de sistema se desarrollan de acuerdo a:

Las Capacidades para el abastecimiento

estratégico

Robert T. Kiyosaki / Donald Trump

Queremos Que Seas Rico

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Bajo

Alto

IMPACTO

DE L

A C

OM

PRA E

N R

ESU

LTAD

OS

RIESGO/COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO

Especialista en el Abastecimiento

- Facilitar y armar grupos de trabajo

- Desarrollo de estrategia de

abastecimiento

- Management del proceso de evaluación

de proveedores.

- Negociación y contratación

- Análisis de casos de negocios

Con Experiencia en Management y

Desarrollo de Negocios

- Conocimiento técnico sofisticado

- Perspectivas amplias del negocio

- Administración de proyectos

Con Conocimientos de Marketing

- Construcción de relaciones

- Vínculos estrechos con las funciones de

comercialización y ventas

- Capacidad de responder con rapidez

Con Capacidades Técnicas

- Conocimiento técnico del producto o

servicio

- Análisis de costos y resolución de

problemas

- Management integrado del supply

chain.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Alto

2.2 Tipos de sistemas de compras.

¿Qué es un sistema de compras (SOFTWARE)?

Es un programa que te ayuda a comprar sistemáticamente, lo que necesites, en las cantidades que ocupas en el tiempo en el que lo necesitas.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Antiguamente conocidos como MRP (Materials Requirement Planning), han evolucionado hasta convertirse en los tan imprescindibles ERP(Enterprise Resource Planning) de las empresas actuales.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

¿Que permiten controlar los sistemas de compras?

1. Tus usos (diarios, semanales o mensuales)

2. El "lead time" tiempo de manufactura del proveedor.

3. In Transit Time (Tiempo que tarda en llegar)

4. MOQ (Minim Order Qty's) Cantidad minima a pedir.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Precio, términos de pago, proveedor etc...

Básicamente todos gestionan: 1. Inventario Inicial 2. Compras Principales 3. Uso o Consumo (Diario/semanal)

Incluye Desperdicio 4. Inventario Final que se convierte en

tu inventario inicial del día siguiente.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

De acuerdo a los consumos y datos que alimenten el sistema, este arroja cuando debe colocarse una compra para que llegue de acuerdo a las necesidades de consumo.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Tipos de Sistemas de Compras.

1. Propietario

2. Opensource

3. Modalidad SaaS (la nueva

tendencia)

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Sistemas Propietario.

Requieren el pago de una licencia para ser utilizados.

Se suele pagar por número de puestos operativos y puede llegar a representar un 50% de la implantación total del sistema

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ventajas de Sistemas Propietario.

Control de calidad. Recursos a la investigación. Personal altamente capacitado. Uso común por los usuarios. Software para aplicaciones muy específicas.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Desventajas de Sistemas Propietario.

Cursos de aprendizaje costosos. Soporte técnico ineficiente. Ilegalidad de copias. Descontinuación. Dependencia a proveedores.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ejemplos de Sistemas Propietario.

SAP Business One Microsoft Dynamics NAV Sage línea 100 Solmicro CCS Agresso

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Sistemas Opensource. “Los programas privativos te dan libertad. Tienes la libertad de escoger entre los errores viejos y los nuevos.”

Richard Stallman

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ventajas de Sistemas Opensource.

Libertad para usar el programa para cualquier actividad. Libertad para el acceso y la modificación del código. Libertad para la libre distribución de la aplicación, modificado o no.

“Son virtualmente gratuitos”

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Desventajas de Sistemas Opensource.

◦Costes ocultos. ◦Puede estar sin terminar. ◦Puede cambiar la licencia, ◦Falta de responsabilidad.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ejemplos de Sistemas Opensource.

◦Openbravo ◦Openxpertya ◦Tiny ERP ◦Abanq ◦Libertya

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Sistemas de modalidad SaaS.

Se trata de un modelo de entrega de software, donde la compañía implantadora proporciona mantenimiento, operación técnica diaria, y la ayuda para el software proporcionado a su cliente. El cliente tiene el sistema hospedado en la compañía de IT.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ventajas de Sistemas SaaS.

El cliente no necesariamente debe tener un área de IT. La responsabilidad de la operación recae en la empresa IT. La empresa IT no desatiende al cliente. La empresa IT provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Desventajas de Sistemas SaaS.

◦ El usuario no tiene acceso directo a sus contenidos.

◦El usuario no tiene acceso al programa.

◦No permite al usuario migrar a otro servicio utilizando el mismo programa.

2.2 Tipos de sistemas de compras.

Ejemplos de Sistemas SaaS.

•Netsuite •Salesforce •Business by design (creado por SAP) •Intacct •Workday •GSInnovate

2.3 Organización de la función.

Al organizar el departamento deben establecerse con claridad los fines que se persiguen.

2.3 Organización de la función.

Reglas de diseño organizacional para tener:

Ventajas corporativas en compras.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

1: Compras Descentralizadas - Coherencia ↓ - Madurez ↓ .

Sinergia de compra mediante el intercambio voluntario y cooperativo de información de mercados de abastecimiento.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

2: Compras Centralizadas - Coherencia ↑ - Madurez ↓

Compras centralizadas con expertos para concentrar volúmenes de productos similares y acuerdos corporativos obligatorios. Las unidades de negocio tienen autonomía limitada y recursos limitados de compra.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

3: Compras Controladas Localmente Coherencia ↓ - Madurez ↑

Complejo, motivar la adopción voluntaria para implementar mejores prácticas, compartir recursos y compras conjuntas mediante un ente de coordinación, control local.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

4: Compras Controladas Centralmente - Coherencia ↑ - Madurez ↑

Consiste en una red de trabajo en la cual la compra se hace en unidades de negocio completamente descentralizados o equipos de múltiples unidades de negocio, pero con responsabilidad de compra y excelencia funcional que está guiado desde el centro corporativo, armonización de especificaciones y plataformas de informáticas, entre otras.

2.3 Organización de la función.

2.3 Organización de la función.

5: Compras Coordinadas Coherencia Medio - Madurez Medio

Coordinación corporativa configurará políticas para asegurar coordinación y promocionar la profesionalización de la compra, las compañías pueden elegir desde una variedad de posibilidades (equipos de compra, compradores lideres para diferentes productos, centralizar ciertos aspectos de negociación, y contratar juntos expertos de compra quienes están disponibles para las unidades de negocio)

2.3 Organización de la función.

Existen 6 principios que deben respetarse en cualquier organización,

puede haber más, pero no puede prescindirse de estos seis.

2.3 Organización de la función.

Consiste en definir la posición del departamento de compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás sectores de la misma.

1. Principio de la ubicación:

2.3 Organización de la función.

2. Principio de la centralización y descentralización: Consiste en fijar que actividades pueden ser centralizadas y cuales descentralizadas.

2.3 Organización de la función.

Centralización. Unidad básica de compras.

Se encarga de todas las asignaciones.

2.3 Organización de la función.

Compras

Financiero

Producción Comercial

Administrativo

Modelo Organizacional Centralizado.

2.3 Organización de la función.

Descentralización.

Unidad independiente en cada departamento.

2.3 Organización de la función.

Financiera

Administrativo

Producción

Mercadeo

Compras

Compras

Compras

Compras

Modelo Organizacional Descentralizado.

2.3 Organización de la función.

3. Principio de la sencillez:

La organización del departamento de compras debe de ser lo mas sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo.

2.3 Organización de la función.

4. Principio de la Armonía: La estructura de la organización debe de funcionar de tal manera de que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa sean positivas.

2.3 Organización de la función.

5. Principio de la Flexibilidad: Durante su funcionamiento el departamento de compras deberá de adaptarse a las cambiantes exigencias dentro de la empresa.

2.3 Organización de la función.

6. Principio de la eficiencia: Es el resultado de todos los principios indicados anteriormente.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Definición de Política:

(10 palabras máximo)

Malpaso Encanto

Chicoasen

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Definición de Política:

Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Gilli, J. J. (2007). Organizational Design

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Definición de Procedimiento dentro de una Organización:

(10 palabras máximo)

Felipe Carrillo Puerto C.T.Merida II

Sede Subgerencia Regional de Generación Termoeléctrica Peninsular

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Definición de Procedimiento:

Documento de operaciones, textos que contienen el cómo, con quién, dónde y cuanto, es decir la acción lógica.

Gilli, J. J. (2007). Organizational Design

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Definición de Manual de Políticas y Procedimientos:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancia, así como la manera de llevarlas a cabo.

Gilli, J. J. (2007). Organizational Design

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Objetivos del Manual: Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

Gilli, J. J. (2007). Organizational Design

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Objetivos del Manual: Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Objetivos del Manual:

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Importancia de Manual de Políticas y Procedimientos:

Representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y/o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ventajas de los manuales de Políticas y Procedimientos:

Se predeterminan que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ventajas de los manuales de Políticas y Procedimientos:

Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

Se proporciona un marco de acción dentro del cual se pueda operar libremente.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ventajas de los manuales de Políticas y Procedimientos:

Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ventajas de los manuales de Políticas y Procedimientos: El manual de políticas y procedimientos es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Contenido del Manual de Políticas: Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Contenido del Manual de Políticas:

1. Índice 2. Objetivos del Manual 3. Alcance 4. Como usar el manual 5. Revisiones y recomendaciones 6. Introducción 7. Organigrama 8. Declaraciones de Políticas y

Procedimientos.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ejemplos de Manuales de Políticas y procedimientos.

2.4 Manual de políticas y procedimientos.

Ejemplos de Manuales de Políticas y procedimientos.

Simbología

Manual politicas y procedimientosPROFECO

Procedimientos Gobierno del Estado de Veracruz