adquisiciones y abastecimientos ciclo 11 - 1. politicas de la funcion de compras concepto: son los...

ADQUISICIONES Y ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

CICLO 11 - 1CICLO 11 - 1

POLITICAS DE LA POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRASFUNCION DE COMPRAS

CONCEPTO: Son los lineamientos CONCEPTO: Son los lineamientos

preestablecidos por la Dirección, que preestablecidos por la Dirección, que

rigen la conducta y enfoques necesarios rigen la conducta y enfoques necesarios

para adquirir materiales para la para adquirir materiales para la

empresa. Es sugerido que se manejen empresa. Es sugerido que se manejen

por escrito.por escrito.

POLITICAS DE LA POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRASFUNCION DE COMPRAS

CLASIFICACION:CLASIFICACION:

POLITICAS INTERNAS.POLITICAS INTERNAS.

POLITICAS EXTERNAS.POLITICAS EXTERNAS.

El PROCESO DE COMPRASEl PROCESO DE COMPRAS

ELEMENTOS:ELEMENTOS:

Comprador.Comprador.

Vendedor.Vendedor.

Objetivo o fin.Objetivo o fin.

Acuerdo.Acuerdo.


REQUISICION:REQUISICION:

Es la solicitud de compra.Es la solicitud de compra.

Da origen al proceso de compra.Da origen al proceso de compra.

Formas:Formas:

Formato estándarFormato estándar

MemorundumMemorundum



Elementos:Elementos:

Principales:Principales:

Descripción analítica de la compra.Descripción analítica de la compra.

Fecha de requisición.Fecha de requisición.

Confirmación de la compra, con autorización.Confirmación de la compra, con autorización.



Elementos:Elementos:

Accesorios:Accesorios: Número de folio.Número de folio. Volumen solicitado.Volumen solicitado. Fecha de requisición.Fecha de requisición. Datos del proveedor.Datos del proveedor. Tipo de transporte.Tipo de transporte. Cotización.Cotización.



Fines:Fines: Conocimiento de una necesidad.Conocimiento de una necesidad. Investigación y selección del proveedor.Investigación y selección del proveedor. Abastecimiento de un producto.Abastecimiento de un producto. Control.Control.

Tipos:Tipos: EspecíficaEspecífica Continua.Continua.


COTIZACIÓN:COTIZACIÓN:Es el documento que muestra la descripción Es el documento que muestra la descripción analítica, exacta, y especificaciones de las analítica, exacta, y especificaciones de las características que tienen los productos características que tienen los productos solicitados.solicitados.

Contenido:Contenido: Número de artículos.Número de artículos. Lugar y tiempo de entrega.Lugar y tiempo de entrega. Transporte.Transporte. Precio, cantidad y plazo de entrega.Precio, cantidad y plazo de entrega. Condiciones de pago.Condiciones de pago.


COTIZACIÓN:COTIZACIÓN:

Análisis de la cotización:Análisis de la cotización:

Proveedores que ofrecen de manera óiptima el Proveedores que ofrecen de manera óiptima el

producto.producto.

Ubicación de los proveedores.Ubicación de los proveedores.

Comunicación con proveedores.Comunicación con proveedores.


PEDIDO:PEDIDO:

Es el documento legal que sierve para Es el documento legal que sierve para

solicitar al proveedor el envio formal solicitar al proveedor el envio formal

de los artículos especificados.de los artículos especificados.

El PROCESO DE COMPRASEl PROCESO DE COMPRAS PEDIDO:PEDIDO:

Fines:Fines: Comprobante de responsabilidad por parte del Comprobante de responsabilidad por parte del

proveedor, de abastecer a la empresa.proveedor, de abastecer a la empresa. Información para el área contable.Información para el área contable. Preparativos de recepción.Preparativos de recepción. Información al departamento de Control de Información al departamento de Control de

Calidad.Calidad. Aviso para el departamento que giró la requisición.Aviso para el departamento que giró la requisición.

Seguimiento de la transacción por parte del Seguimiento de la transacción por parte del

Departamento de Compras.Departamento de Compras.


PEDIDO:PEDIDO: Aspectos legales:Aspectos legales:

Se debe realizar por escrito, y debe contar con Se debe realizar por escrito, y debe contar con

los requisitos completos para realizar la compra.los requisitos completos para realizar la compra.

Administrativos:Administrativos:

Se debe girar con copias para: el proveedor, el Se debe girar con copias para: el proveedor, el

depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.

Se debe justificar la selección del proveedor.Se debe justificar la selección del proveedor.


CONVENIO:CONVENIO:

Es el contrato legal, referente a la compra-Es el contrato legal, referente a la compra-

venta de un producto, así como las condicones venta de un producto, así como las condicones

de adquisición y pago.de adquisición y pago.

Se debe establecer por escrito, en forma clara.Se debe establecer por escrito, en forma clara.


CONVENIO:CONVENIO:

Es válido cuando:Es válido cuando:

Es aceptado y autorizado por un funcionarios Es aceptado y autorizado por un funcionarios

competente.competente.

Estipula las responsabilidades tanto del Estipula las responsabilidades tanto del

proveedor, como del comprador.proveedor, como del comprador.

SE realiza conforme a la ley.SE realiza conforme a la ley.

El PROCESO DE COMPRASEl PROCESO DE COMPRAS SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO

1.1. Control de las órdenes.Control de las órdenes.

2.2. Confirmar la compra cuando la fecha de Confirmar la compra cuando la fecha de cumplimiento se aproxime.cumplimiento se aproxime.

3.3. Si el proveedor no puede enviar la mercancia, Si el proveedor no puede enviar la mercancia, decidir si se le espera o si se elgie a otro decidir si se le espera o si se elgie a otro proveedor.proveedor.

4.4. Almacén reportará a Compras cuando reciba la Almacén reportará a Compras cuando reciba la mercancia, así como el departamento que giró mercancia, así como el departamento que giró la requisición.la requisición.

5.5. Compras dará seguimiento al paroceso , de ser Compras dará seguimiento al paroceso , de ser necesario.necesario.


TERMINACIÓN DE LA COMPRATERMINACIÓN DE LA COMPRA

1.1. Se recibieron efectivamente los productos Se recibieron efectivamente los productos solicitados.solicitados.

2.2. Los productos adquiridos ya están en uso.Los productos adquiridos ya están en uso.

3.3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el comprador y el vendedor.el comprador y el vendedor.

UNIDAD DOSUNIDAD DOS

EL SISTEMA DE EL SISTEMA DE

INFORMACION PARA INFORMACION PARA

COMPRAS Y COMPRAS Y

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIONCON LA ORGANIZACION

OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASCOMPRAS1.1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de Proporcionar un flujo ininterrumpido de

materiales, abastecimientos y servicios materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.requeridos para la operación de la organización.

2.2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.el inventario.

3.3. Mantenimiento de estándares y controlres de Mantenimiento de estándares y controlres de calidad adecuados.calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIONCON LA ORGANIZACION

4.4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5.5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.comprados.

6.6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más barato posible.final más barato posible.

7.7. Mejorar la posición competitiva de la organización.Mejorar la posición competitiva de la organización.

8.8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la productivas con otros departamentos dentro de la organización.organización.

9.9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de administración.posible de costos de administración.

RESPONSABILIDADES DEL RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASDEPARTAMENTO DE COMPRAS

% FUNCION

98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

89 Análisis de valores

87 Decisión de comprar

86 Selección de medio de transporte

81 Control de inventarios

ESPECIALIZACIÓN EN LAESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS FUNCION DE COMPRAS

1.1. Compra y negociación.Compra y negociación.

2.2. Seguimiento y expedición.Seguimiento y expedición.

3.3. Administración.Administración.

4.4. Investigación de compras.Investigación de compras.

RELACIONES CON OTROS RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOSDEPARTEMENTOS

Finanzas.Finanzas.

Operaciones.Operaciones.

Administración de manteriales.Administración de manteriales.

Ingeniería.Ingeniería.

Administración general.Administración general.

Dirección ejecutiva.Dirección ejecutiva.

adquisiciones y abastecimientos ciclo 11 - 1. politicas de la funcion de compras concepto: son los...

Documents