Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite

crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar

datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio.

Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear

modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos

datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad

de gráficos con aspecto profesional.

Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:

*Calculas números a través de formulas matemáticas.

*Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos

Estadísticos.

*Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de

trabajo.

*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.

*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas

consolidadas y auto filtros.

Los pasos para el ingreso a Excel son los siguientes:

* Activamos el Menú Inicio con un Clic. Desde el teclado lo podemos hacer

utilizando la combinación de teclas CTRL + ESC o presionando la tecla Windows .

.

* Seleccionamos la opción Todos los Programas y luego aparece un submenú en

la pantalla

* Dentro del submenú debe aparecer una carpeta de nombre Microsoft office,

dentro Microsoft Excel.

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas

las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en

su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual

está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde

las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras

de alfabeto (A, B, C, etc.).

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con

el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada

que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila

correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se

identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de

trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las

necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número

de filas y de columnas.

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de

trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada

hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es

aconsejable utilizar un nombre de hoja para

identificarla de forma más rápida, así si utilizamos

una

hoja para manejar los ingresos y gastos de cada

mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la

segunda Febrero, ...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es

de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del

mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina

rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos

que este tenga en el momento, ejemplo:

En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de

forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de

texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de

textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos

(letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con

escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o

cursoras.

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de

alineación dentro de las celdas ya preestablecido así:

* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.

* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

Fig.2: Alineación estándar de los datos en la hoja de Excel

Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser

modificados por el usuario utilizando los botones de la Barra de Herramientas

Formato.

(izquierda, centrado, derecha)

CAMBIO ENTRE HOJAS DEL LIBRO

Como ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas, para

cambiarnos de una hoja a otra, lo podemos hacer con un clic sobre el nombre de

la hoja, si tenemos un mouse.

Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de

teclas para poder hacerlo:

CTRL – Page Down (Av Pág) para ir a la hoja siguiente, y

CTRL – Page Up (Re Pág) para regresar a la página anterior

Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el

Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un

submenú:

•Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas.

•Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido.

•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede

usar la tecla SUPR

•Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas

Eliminar celdas, filas y columnas

Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel

nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición

comando Eliminar...:

•Desplazar celdas hacia la izquierda.

•Desplazar celdas hacia arriba.

•Toda la fila.

•Toda la columna.

Fig.8: Menú contextual sobre una columna

Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse

sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se

hace clic derecho sobre sus cabeceras.

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha de la derecha: Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadroCategoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valorintroducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es elformato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros,decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completoen la celda.Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar elnúmero de decimales, también permite especificar el separador de millaresy la forma de visualizar los números negativos.Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el númerode decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € yla forma de visualizar los números negativos.Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos demoneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerseentre diferentes formatos de hora.Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de lacelda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentajesin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemosescoger el número de decimales.Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en eltexto se encuentre algún número en la celda.Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el códigopostal, el número de teléfono, etc.Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código deformato.

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que losdatos queden alineados u orientados de una forma determinada.Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguirlos siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.Seleccionar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato deceldas.Aparecerá la ficha de la derecha.Elegir las opciones deseadas.Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botónAceptar.

• Alineación del texto Horizontal:Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decirrespecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de laderecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:1.- GENERAL2.- IZQUIERDA (Sangría)3.-CENTRAR4.-DERECHA(sangría)5.-LLENAR6.-JUSTIFICAR7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN

Alineación del texto Vertical:Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,

respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la alturade las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre laflecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:1.-SUPERIOR2.-CENTRAR3.-INFERIOR4.-JUSTIFICAR

BARRA DE TITULO

BARRA DE MENUS

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

BARRA DE FORMATO

BARRA DE FORMULAS

CUADRO DE NOMBRES

CELDA ACTIVA

BARRA DE ESTADO

ETIQUETAS DE HOJAS

1.En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón

secundario en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a

continuación, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja.

2.Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre

nuevo.

SUGERENCIA Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el

nombre de la misma.