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Juan B. Rodríguez Uribe – Supervisor de Informática Educativa – [email protected]

La ventana de Excel

Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayoría de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Libro

El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

Barra de títulos

La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo.

Barra de menús


La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.

Barra de herramientas

Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

Títulos de las columnas

Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada por una letra o combinación de letras.

Títulos de las filas

Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por un número.

Cuadro de nombres

Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.

Barra de fórmulas

Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.


Celda

Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegación y etiquetas de las hojas

Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.

Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.

Libros y hojas de cálculo

Al abrir Microsoft Excel 2003, automáticamente aparecerá un libro en su espacio de trabajo. Cada libro está compuesto de tres hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una cuadrícula de celdas que contiene 65.536 filas por 256 columnas. La información de la hoja de cálculo -texto, números o fórmulas matemáticas- se ingresa en las distintas celdas.


Los títulos de las columnas se identifican con caracteres alfabéticos en los recuadros de color gris dispuestos horizontalmente en la parte superior en la pantalla de Excel. La primera columna se denomina A y la última, IV.

Las filas se identifican con números que aparecen sobre la izquierda y se disponen en forma vertical en la pantalla de Excel. La primera fila se identifica con el número 1 y la última, con el número 65536.

Términos importantes

• Un libro de trabajo está compuesto de tres hojas. • Las hojas de cálculo están etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2

(Hoja2) y Sheet3 (Hoja3). • La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas. • Para acceder a una hoja de cálculo, haga clic en la ficha que dice Sheet#

(Hojanúmero).

La celda de Excel

La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas, en cuya intersección se encuentran unos cuadros pequeños llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede trabajar, tendrá un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrán un borde gris claro. Cada celda tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el número de la fila.


En la siguiente imagen la celda C3, formada por la intersección de la columna C y la fila 3, tiene el borde oscuro. Es la celda activa.

Términos importantes

• Cada celda tiene su propia dirección compuesta de la letra de la columna y el número de fila.

• La celda activa es la celda que recibe información o un comando del usuario.

• La celda activa está identificada por un borde más oscuro llamado indicador de la celda.

Explicación de los términos del menú Archivo

El menú File (Archivo) contiene todas las funciones tratadas en esta lección: New (Nuevo), Open (Abrir), Close (Cerrar), Save (Guardar) y Save As (Guardar como).

New (Nuevo)

Se utiliza para crear un nuevo libro.


Open (Abrir)

Se utiliza para abrir un archivo existente en un disquete o en el disco duro de la computadora.

Close (Cerrar)

Se utiliza para cerrar una hoja de cálculo.

Save As (Guardar como)

Se utiliza para guardar un nuevo archivo por primera vez o un archivo existente con otro nombre.

Save (Guardar)

Se utiliza para guardar un archivo que fue modificado. Si cierra el libro sin guardarlo, perderá todos los cambios realizados.

Instrucciones para crear un libro

Al abrir Excel 2003 por primera vez aparece un libro en blanco, donde podrá directamente ingresar información o crear un diseño.

Siga estos pasos para crear un libro en Excel 2003:

• Seleccione File (Archivo) New (Nuevo) en la barra de menús.

• Se abrirá el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro) en el sector derecho de la pantalla.


• Seleccione la opción Blank Workbook (Libro en blanco) en la opción New (Nuevo).

• Se abrirá un libro en blanco en la ventana de Excel y se cerrará el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro).

Instrucciones para guardar un libro

Todos los libros creados en Excel deben guardarse y recibir un nombre para distinguirse de otros libros. La primera vez que guarde un libro, Excel le pedirá que elija un nombre mediante la función Save As (Guardar como). Una vez que haya elegido el nombre, cualquier cambio adicional efectuado al texto, números o fórmulas deberá guardarse mediante la función Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar un nuevo libro:

• Seleccione File (Archivo) Save As (Guardar como) en la barra de menús.


• Aparecerá el cuadro de diálogo Save As (Guardar como). • Haga clic en el menú desplegable Save In: (Guardar en) y decida en qué

ubicación desea guardar el archivo. Haga clic en 3 1/2 floppy (A:) [Disco de 3 1/2 (A:)] para guardar el archivo en un disquete, o en Local Disk (C:) [Disco local (C:)] para guardarlo en la computadora.

• Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro File name: (Nombre de archivo).

• Haga clic en el botón Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar cambios realizados en un libro de Excel 2003 existente:

• Seleccione File (Archivo) Save (Guardar) en la barra de menús, o bien


Haga clic en el botón Save (Guardar) en la barra de herramientas estándar.

Si guarda el archivo por primera vez y no elige un nombre para su archivo, Microsoft Excel lo hará por usted.

Cuando trabaje con una hoja de cálculo, le aconsejamos guardar a menudo. ¡Nunca viene bien perder información! Puede guardar rápidamente su hoja de cálculo con la combinación de teclas Ctrl + S si está ejecutando el programa en inglés, o bien Ctrl + G si lo está ejecutando en español.

Instrucciones para abrir un libro

Puede abrir cualquiera de los libros que fueron guardados con un nombre.

Siga estos pasos para abrir un libro de Excel 2003 existente:

• Seleccione File (Archivo) Open (Abrir) en la barra de menús.

• Se abrirá el cuadro de diálogo Open (Abrir).

• En la lista Look in (Buscar en), haga clic en la unidad de disco, carpeta o ubicación en la Internet que tiene el archivo que desea abrir.

• En la lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo deseado, haga clic en él para seleccionarlo.

• Haga clic en el botón Open (Abrir).


Instrucciones para cerrar un libro Siga estos pasos para cerrar un libro de Excel 2003 existente:

• Seleccione File (Archivo) Close (Cerrar) en la barra de menús. El libro situado en la ventana de Excel se cerrará.

Excel 2003 le solicitará que guarde la información en el caso de que haya ingresado datos o modificado el libro entre la última vez que guardó el archivo y el momento en que lo cierra.


Definición de las funciones de cortar, copiar y pegar

Las funciones de cortar, copiar y pegar son sumamente útiles en Excel 2003. Le permitirán copiar y/o cortar rápidamente información de las celdas (texto, números o fórmulas) y pegarla en otras. Estas operaciones le evitan tener que escribir siempre la misma información.

Los botones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) se encuentran ubicados en la barra de herramientas estándar.

Las funciones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) también aparecen como opciones en el menú Edit (Edición).

.


Estas funciones también pueden realizarse con las teclas de atajo:

Cortar Ctrl + X Copiar Ctrl + C Pegar Ctrl + V

Instrucciones para copiar y pegar el contenido de las celdas

La función Copiar le permite copiar información seleccionada de la hoja de cálculo y ubicarla temporalmente en el portapapeles, un archivo de almacenamiento temporal en la memoria de su computadora. La función Pegar le permite seleccionar cualquiera de los elementos del portapapeles y colocarlo en otra celda de la misma hoja de cálculo, o incluso en otra hoja de cálculo.

Siga estos pasos para copiar y pegar:

• Seleccione la celda o celdas que desea duplicar.

• Haga clic en el botón Copy (Copiar) en la barra de herramientas estándar.

• El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas".

• Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La celda quedará resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la información duplicada.


• Pulse la tecla Enter (Intro). La información se copiará en su nueva ubicación.

Asegúrese de no pegar información en celdas que ya contienen datos. Si lo hace, borrará la información contenida en la celda.

Podrá copiar información de distintos orígenes, entre ellos sitios Web, mensajes electrónicos y otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, y pegarla en una hoja de cálculo de Excel.

Instrucciones para cortar y pegar información el contenido de las celdas

La función Cut (Cortar) le permite eliminar información de las celdas de una hoja de cálculo. La información cortada puede pegarse en otra celda, siempre y cuando lo haga antes de efectuar otra operación. Si no pega inmediatamente la información cortada, ésta se borrará del portapapeles de Office.

Siga estos pasos para cortar y pegar:

• Seleccione la celda o celdas que desea cortar.

• Haga clic en el botón Cut (Cortar) en la barra de herramientas estándar.

• La información que contiene se borrará. • El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas". • Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La

celda quedará resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la información duplicada.


• Pulse la tecla Enter (Intro). La información se pegará en su nueva ubicación.

Tal vez no desee pegar la información cortada. Puede usar Cut (Cortar) sólo para borrar información de una celda.

Instrucciones para desplazar datos con las funciones de arrastrar y colocar

También podrá desplazar datos de una celda a la otra mediante el método de arrastrar y colocar. Puede usar el cursor para señalar la información a desplazar y luego arrastrar la celda a su nueva ubicación.

Siga estos pasos para usar el método de arrastrar y colocar:

• Resalte y seleccione la o las celdas que desea desplazar a otra ubicación.

• Coloque el puntero del ratón cerca de uno de los bordes de la o las celdas seleccionadas. El puntero del ratón se transformará de una cruz grande blanca a una cruz negra delgada con flechas en sus cuatro extremos.


• Mantenga el puntero del ratón en el borde de la celda seleccionada y, a continuación, pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastre la celda a su nueva ubicación.

• Suelte el botón del ratón para desplazar la información a su nueva ubicación.

Inserción de filas

Excel le permite agregar una fila a su hoja de cálculo en el lugar donde la necesite, y desplaza las filas ya existentes hacia abajo para hacerle lugar a la fila nueva.

Siga estos pasos para agregar una fila:

• Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva.

•

•


• Seleccione Insert (Insertar) Rows (Filas) en la barra de menús.

• Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada por usted.

O BIEN,

• Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva.

• Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Insert (Insertar) en el menú contextual.

•


• Aparecerá el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).

• Seleccione el botón de radio Entire Row (Insertar toda una fila). • Haga clic en el botón OK (Aceptar). • Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda

originalmente seleccionada por usted.

Seleccione varias filas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar filas rápidamente. Excel inserta el mismo número de filas que las que seleccionó originalmente.

Inserción de columnas

Excel le permite agregar una columna en el lugar donde la necesite, y desplaza las columnas ya existentes para hacerle lugar a la columna nueva.

Siga estos pasos para insertar una columna:

• Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva.

• Seleccione Insert (Insertar) Columns (Columnas) en la barra de menús.


• Aparecerá en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.

• Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva.

• Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Insert (Insertar) en el menú contextual.


• Aparecerá el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).

• Haga clic en el botón de radio Entire Column (Insertar toda una columna) en el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).

• Haga clic en el botón OK (Aceptar). • Aparecerá en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna

existente.

Usted también puede seleccionar varias columnas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar columnas rápidamente. Excel inserta el mismo número de columnas que las que seleccionó originalmente.


Instrucciones para eliminar columnas y filas

La eliminación de columnas y filas se realiza prácticamente de la misma manera que su inserción.

Siga estos pasos para eliminar una fila y toda la información que contiene:

• Seleccione una celda en la fila que desea eliminar. • Seleccione Edit (Edición) Delete (Eliminar) en la barra de menús. • Haga clic en el botón de radio Entire Row (Toda la fila) en el cuadro de

diálogo Delete (Eliminar celdas).

• Haga clic en el botón OK (Aceptar).

Siga estos pasos para eliminar una columna y toda la información que contiene:

• Seleccione una celda en la columna que desea eliminar. • Seleccione Edit (Edición) Delete (Eliminar) en la barra de menús. • Haga clic en el botón de radio Entire Column (Toda la columna) en el

cuadro de diálogo Delete (Eliminar celdas).


• Haga clic en el botón OK (Aceptar).

Cambio de tipo, tamaño y color de fuente

En Excel 2003 una fuente está compuesta de tres elementos: tipo, o estilo de la letra; tamaño y color de la letra. Si bien la fuente predeterminada de una hoja de cálculo es Arial, 10 puntos, el tipo de letra y su tamaño pueden cambiarse fácilmente.

Siga estos pasos para seleccionar una fuente:

No se olvide de que los tipos de fuentes disponibles dependen del software que se encuentre instalado en su computadora.


Siga estos pasos para aplicar un tipo de fuente a una celda:

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista

del nombre de la fuente en la barra de herramientas de formato.

• Aparecerá una lista desplegable de todas las fuentes disponibles.

• Seleccione el tipo de fuente de su preferencia.


• La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará la fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamaño y color de fuente (continuación) Siga estos pasos para aplicar un tamaño de fuente a los datos de una celda:

La lista de tamaños varían de un tipo a otro de fuente. Por ejemplo, los tamaños de la fuente Arial son: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72.

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista

del tamaño de la fuente en la barra de herramientas de formato.

• Aparecerá una lista desplegable de todos los tamaños de fuentes disponibles.


• Seleccione el tamaño de la fuente de su preferencia. • La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo tamaño de la

fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamaño y color de fuente (continuación) Siga estos pasos para aplicar color a los datos de la celda:

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en la flecha hacia abajo situada hacia la derecha del cuadro de

lista del color de la fuente.

• Aparecerá una lista desplegable de todos los colores disponibles.

• Seleccione el color de su preferencia. • La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo color de la

fuente que acaba de elegir.

Subrayado, cursiva y negrita

Además del tipo, tamaño y color de fuente, también pueden aplicarse estos atributos: negrita, cursiva y subrayado a cualquier texto o números en las celdas.

Siga estos pasos para seleccionar los atributos de una fuente:

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones incluidas en la barra de

herramientas de formato.

• Botón Negrita (Ctrl + B si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + N si lo está ejecutando en español).

• Botón Cursiva (Ctrl + I si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + K si lo está ejecutando en español).

• Botón Subrayado (Ctrl + U si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + S si lo está ejecutando en español).


• El atributo correspondiente (negrita, cursiva o subrayado) se aplicará a la fuente.

Los botones Negrita, Cursiva y Subrayado situados en la barra de herramientas de formato funcionan como interruptores. Al pulsarlos una vez se activarán y al pulsarlos nuevamente, se desactivarán.

Instrucciones para agregar bordes a las celdas

Excel 2003 permite aplicar bordes a las celdas de su hoja de cálculo para destacar información importante o asignar nombres a las columnas o filas.

Siga estos pasos para agregar bordes a una celda o rango de celdas:

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en la flecha situada junto al botón Borders (Bordes). • Aparecerá en pantalla la lista desplegable de bordes.

• Seleccione un estilo de borde.

• El borde seleccionado se aplicará a las celdas seleccionadas.


Instrucciones para agregar color a las celdas

Excel 2003 permite aplicar colores a las celdas de su hoja de cálculo para destacar la importancia de cierta información.

Siga estos pasos para agregar color a una celda:

• Seleccione una celda o rango de celdas. • Haga clic en la flecha situada junto al botón del Color de relleno.

Aparecerá en pantalla un menú desplegable de colores de relleno.

• Seleccione un color de relleno.

• El color elegido se aplicará a la celda seleccionada.


Uso de las funciones

Una función es una fórmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemáticas comunes. Las funciones le ahorrarán el tiempo de escribir largas fórmulas. A modo de ejemplo, digamos que podrá utilizar -entre otras- una función de Excel denominada Average (Promedio) para hallar rápidamente el promedio de un rango de números. O bien, usar la función SUM (SUMA) para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes.

Cada función tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la función produzca los resultados deseados.

Sintaxis:

1. Todas las funciones comienzan con el signo =. 2. A continuación del signo = se encuentra el nombre de la función [por

ejemplo, SUM (SUMA)]. 3. Los argumentos -números, texto o referencias de celdas- deben figurar

entre paréntesis. Si hay más de un argumento, éstos deben estar separados por comas.

He aquí un ejemplo de una función con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a B10:

He aquí un ejemplo de una función con más de un argumento, que calcula el promedio de los números en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

Excel tiene cientos de funciones (fórmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer cálculos. Como usted ya sabe, crear fórmulas individuales es una tarea difícil y lenta. Si utiliza las funciones que trae Excel, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.


Las funciones de Excel

Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de las funciones más comunes.

Entre las funciones estadísticas se encuentran:

• SUM (SUMA) - permite sumar un rango de celdas. • AVERAGE (PROMEDIO) - permite obtener el promedio de un rango de

celdas. • COUNT (CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de

celdas. • MAX - identifica el número más alto en un rango de celdas. • MIN - identifica el número más bajo en un rango de celdas.

Entre las funciones financieras se encuentran:

• Tasas de interés • Pagos de préstamos • Montos de depreciación de artículos

Entre las funciones de fecha y hora se encuentran:

• DATE (FECHA) - Devuelve el número de serie que representa una cierta fecha.

• Day of Week (DIASEM) • DAYS360 (DIAS360) - Calcula la cantidad de días entre dos fechas

basándose en un año de 360 días. • TIME (NSHORA) - Devuelve el número de serie de una cierta hora. • HOUR (HORA) - Convierte un número de serie en hora. • MINUTE (MINUTOS) - Convierte un número de serie en minuto. • TODAY (HOY) - Devuelve el número de serie de la fecha actual. • MONTH (MES) - Convierte un número de serie en un mes. • YEAR (AÑO) - Convierte un número de serie en un año.


Suma de un rango de datos

La función Autosuma le permite crear una fórmula que incluye un rango de celdas, por ejemplo: varias celdas en una columna o en una fila.

Siga estos pasos para calcular la Autosuma de un rango de datos:

• Escriba los números que desea incluir en la fórmula, en celdas separadas en la columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187).

• Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la fórmula. • Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero

del ratón para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. • En la barra de herramientas estándar, haga clic en el botón AutoSum

(Autosuma). • El total aparecerá en la celda B8 o en la celda que se encuentra

inmediatamente debajo del rango seleccionado. • Observe que la fórmula =SUM(B3:B7) [=SUMA(B3:B7)] ha sido definida

en la celda B8.


Promedio de un rango de números

La función Promedio permite calcular el promedio de un rango de números. Esta función puede seleccionarse desde el menú desplegable AutoSum (Autosuma).

Siga estos pasos para calcular el promedio de un rango de datos:

• Escriba los números a incluir en la fórmula, en celdas separadas de la columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187).

• Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la fórmula. • Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero

del ratón para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7. • En la barra de herramientas estándar, haga clic en la sección desplegable

del botón AutoSum (Autosuma).

• Seleccione la función Average (Promedio) de la lista desplegable de funciones.


• El promedio aparecerá en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado.

• Observe que la fórmula =AVERAGE(B3:B7) [=PROMEDIO(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.


Acceso a las funciones de Excel 2003 Siga estos pasos para obtener acceso a otras funciones de Excel 2003:

• Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, seleccione un rango de celdas para incluir en la fórmula.

• En la barra de herramientas estándar, haga clic en la sección desplegable del botón AutoSum (Autosuma).

• Si usted no ve la función que desea utilizar (Sum [Suma], Average [Promedio], Count [Cuenta], Max [Máx], Min [Mín]), haga clic en More Functions (Más funciones) para visualizar otras funciones.

• Aparecerá el cuadro de diálogo Insert Function (Insertar función). • Existen tres formas de ubicar una función en el cuadro de diálogo Insert

Function (Insertar función):

Escriba una pregunta en el cuadro Search for a function (Buscar una función) y haga clic en el botón GO (Ir). O bien,

Desplácese por la lista de las funciones en orden alfabético en el campo Select a function (Seleccionar una función). O bien,

Seleccione una categoría en la lista desplegable Select a category (Seleccionar una categoría) y examine los nombres de las funciones correspondientes en el campo Select a function (Seleccionar una función).


• Seleccione la función que desea utilizar y haga clic en el botón OK (Aceptar).


Distintos tipos de gráficos

Excel 2003 permite crear distintos tipos de gráficos.

Gráfico de áreas

El gráfico de áreas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra la relación de las partes con respecto al todo.

Gráfico de columnas

El gráfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes categorías. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de barras

El gráfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales (columnas). Al igual que el gráfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.


Gráfico de líneas

El gráfico de líneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

Gráfico circular

El gráfico circular muestra la contribución de cada valor al total del gráfico. Este tipo de gráfico es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total.

Otros gráficos:

Otros gráficos que pueden crearse en Excel 2003 son: Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersión)], Bubble (Burbujas), Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cónico), Cylinder (Cilíndrico) y Pyramid (Piramidal).

Componentes de un gráfico

¿Alguna vez leyó algo que no llegó a comprender totalmente, pero la visualización posterior de un gráfico (o gráfica) le aclaró e hizo más manejable ese concepto? Los gráficos son la representación visual de los datos incluidos en una hoja de cálculo. Simplifican la visualización de datos comparativos, patrones y tendencias.


Datos de origen

Rango de celdas que componen un gráfico. El gráfico se actualiza automáticamente cada vez que se modifica la información de las celdas.

Título

Título del gráfico.

Leyenda

Es la clave del gráfico, ya que identifica lo que representa cada color en el gráfico.

Ejes

Denominación de las partes verticales y horizontales de un gráfico. Al eje vertical a menudo se lo denomina Y, y al horizontal, X.

Serie de datos

Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los datos de origen.

Eje de valores

Se denomina así al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.


Eje de categorías

Se denomina así al eje que identifica a cada serie de datos.

Creación de un gráfico mediante la barra de herramientas Gráfico

Excel 2003 permite crear gráficos de distintas maneras. La forma más rápida de crear y modificar sus gráficos es mediante la barra de herramientas Gráfico.

Siga estos pasos para mostrar la barra de herramientas Gráfico en su pantalla:

• Seleccione View (Ver) Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Gráfico) en la barra de menús.

Componentes de la barra de herramientas Gráfico:


Cuadro de lista Chart Objects (Objetos del gráfico)

Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del gráfico para modificarlos.

Format Chart Area (Formato de área de gráfico)

Se utiliza para dar formato a aquella parte del gráfico que está actualmente seleccionada.

Chart Type (Tipo de gráfico)

Utilice este menú desplegable para seleccionar los distintos tipos de gráficos. Usted podrá cambiar el tipo de gráfico cuando lo desee.

Legend (Leyenda)

Muestra u oculta la leyenda del gráfico.

Data Table (Tabla de datos)

Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el gráfico.

By Row (Por filas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las filas (eje Y).

By Column (Por columnas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las columnas (eje X).

Angle Text (Texto en ángulo)

Utilice esta opción para cambiar la inclinación de los rótulos de los ejes X e Y.

Instrucciones para crear un gráfico incrustado

Excel 2003 permite crear gráficos de dos maneras: como gráficos incrustados y como hojas de gráfico. Excel 2003 automáticamente crea un gráfico incrustado. Llamamos gráficos incrustados a los gráficos que residen en la misma hoja de cálculo que los datos de origen.

Siga estos pasos para incrustar un gráfico en una hoja de cálculo:

• Seleccione View (Ver) Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Gráfico) en la barra de menús.


• Seleccione el rango de celdas que desea graficar. Los datos de origen deben incluir al menos tres categorías o números.

• Haga clic en el cuadro desplegable de tipos de gráficos situado en la barra de herramientas Gráfico y seleccione el gráfico que desea usar.

• Si desea agregarle un título al gráfico, abra el cuadro de diálogo de opciones de gráfico. Para ello, seleccione Chart (Gráfico) Chart Options (Opciones de gráfico).


• Seleccione la ficha Titles (Títulos) e ingrese el título en el cuadro de texto Chart Title (Título del gráfico).


Recuerde que algunos gráficos mostrarán mejor cierto tipo de datos. A modo de ejemplo, digamos que un gráfico circular sólo muestra una serie de datos por vez.

Excel 2003 incluye un Asistente para gráficos de 4 pasos que lo guiará en la creación de un gráfico. Resalte el rango de celdas que desea graficar, luego seleccione Insert (Insertar) Chart (Gráfico) en la barra de menús y siga las instrucciones del Asistente.

Instrucciones para crear una hoja de gráfico

Algunas veces querrá crear un gráfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja separada con un gráfico se llama hoja de gráfico. Las hojas de gráfico pueden destacar sus gráficos, en especial cuando trabaja con hojas de cálculo muy complicadas.

Siga estos pasos para desplazar un gráfico incrustado a una hoja de gráfico:

• Cree un gráfico incrustado. • Selecciónelo para desplazarlo a una hoja de gráfico. • Seleccione Chart (Gráfico) Location (Ubicación) en la barra de

menús.

• En el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico), seleccione el botón de radio As a new sheet (En una hoja nueva).


El botón de radio As object in (Como objeto en) agrega el gráfico como un objeto incrustado en la hoja de cálculo.

• Haga clic en el botón OK (Aceptar). El gráfico debe verse ahora en una hoja de cálculo separada de su libro.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico) para cambiar el nombre de la hoja de gráfico.

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