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Excel como herramienta de gestión de
terminología
Tabla de contenidos
• Ordenar tablas de datos lingüísticos
o Función Ordenar
o Conservar el orden en tablas de datos lingüísticos
• Filtros automáticos en la información lingüística
o Usar filtros automáticos
• Filtros avanzados
o Usar y definir filtros avanzados
o Criterios de filtrado
• Formulas matemáticas aplicadas a la lengua
o Funciones de texto
o La función IGUAL
o Las funciones EXTRAER y ENCONTRAR
• Funciones lógicas
• Anexo de funciones
Ordenar tablas de datos lingüísticos
Aunque una primera aproximación a las hojas de cálculo nos confirmaría que
estas herramientas solo son calculadoras complejas, las hojas de cálculo son
una de las herramientas más potentes, versátiles y fáciles de usar del elenco
informático.
Además, por si fuera poco, poseen un par de características que las convierten
en un buen aliado del profesional de la lengua: la gestión de datos y su
estructura de tabla.
MS-Excel, la hoja de cálculo de Microsoft, es el programa más extendido
entre este tipo de herramientas y, probablemente, uno de los mejores. MS-
Excel nos será de gran utilidad para clasificar, ordenar, filtrar y extraer
información de bases de datos que tengan una estructura en dos dimensiones.
De hecho, la mayor parte de las bases de datos que solemos utilizar tienen esta
configuración. Y, no perdamos de vista que los documentos bilingües son,
estructuralmente hablando, bases de datos simples.
Empezaremos por el análisis del entorno de trabajo. MS-Excel distribuye
visualmente la estructura bidimensional de datos según una parrilla en la que
cada columna representa un concepto (que recibe el nombre específico de
campo) y cada fila corresponde a un grupo de conceptos relacionados (que
recibe el nombre específico de registro). Cada dato ocupa un espacio único
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que recibe el nombre específico de celda y que corresponde a la intersección
entre una fila y una columna.
En MS-Excel las 16.384 (214) columnas disponibles se representan con letras
(A — XFD), las filas con números consecutivos (1 — 1.048.576; 220) y las
celdas se suelen referenciar mediante el dato correspondiente a la columna en
la que se encuentran seguido con el valor de la fila a la que pertenecen (A1 en
el gráfico de ejemplo).
Empezaremos analizando un proceso que vamos a utilizar constantemente: La
necesidad de clasificar (ordenar) un conjunto de datos. Para facilitar la
comprensión de las metodologías aplicadas dejaremos de lado de momento
nuestra hoja de segmentos traducibles y utilizaremos un listado terminológico
monolingüe, más exactamente un glosario sobre acuicultura publicado por la
FAO (http://www.fao.org/).
Este completísimo glosario (en su versión completa abarca las versiones
inglesa, española, francesa, árabe y china) está accesible en la página web de
la organización en la dirección1
http://www.fao.org/fi/glossary/aquaculture/default.asp y contiene más de dos
mil quinientos términos especializados organizados por áreas temáticas.
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Si, letra a letra, seleccionamos todo el glosario, lo copiamos en MS—Word,
lo pulimos algo y lo traspasamos a Excel, obtendremos un listado del tipo:
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[1] Si el sitio web de la FAO, por cualquier razón, no se encontrara
activo, o no os apetece descargar todo el glosario, aquí tienes un enlace
alternativo para descargar el glosario español:
Glosario de acuicultura de la FAO en formato Excel
NOTA IMPORTANTE: La FAO ha modificado muy recientemente el
sistema de consulta terminológica, integrando todos sus glosarios en un
entorno de base de datos. Dado que no es posible acceder actualmente a
los datos referenciados en el formato previo, podéis realizar el
seguimiento de las explicaciones con el archivo indicado en el párrafo
anterior.
Un detalle más: Según la versión del sistema, del navegador elegido, de los
complementos instalados, de los parámetros establecidos o de la dirección del
viento (con Windows nunca puedes estar del todo seguro), la acción de Pegar
(en el menú Edición) puede conducirnos a que en, lugar de copiar texto, se
copie un listado de hipervínculos o que nos queden ambas columnas en una
sola, o que… Para soslayar este inconveniente deberemos, en algunos casos,
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utilizar la función Pegado especial… o uno de los atajos que presenta el
programa cuando pulsamos sobre el icono triangular situado bajo el botón
Pegar.
De todas formas os recomendamos acceder a una de las letras del glosario,
copiar los términos que aparecen para familiarizaros con las diferentes formas
de pegar. Si los datos a pegar provienen de otra aplicación (para forzar este
ejemplo los hemos pasado previamente por MS—Word), el uso de Pegado
especial… nos conducirá a la siguiente ventana:
La lista de opciones disponible variará en función del origen de los datos. Sin
embargo (en datos de tipo textual o gráfico) generalmente aparecerán:
Objeto: Esta acción inserta un objeto OLE (Object Linking and
Embedding). OLE es un estándar que permite la incrustación y
vinculación de objetos (imágenes, clips de vídeo, sonido, archivos de
aplicaciones…) que, sin perder su origen, forman parte del nuevo
documento. Dados nuestros objetivos, este tipo de pegado no será nada
útil.
Imagen: Si el texto disponible en el portapapeles corresponde a un
formato gráfico reconocido, esta opción pegaría la imagen como
gráfico vectorial o como mapa de bits en el archivo.
HTML: Para datos provenientes de páginas web. Se transferirán,
convenientemente adaptados a la estructura receptora, todos los datos
de formato posible. Las tablas suelen pegarse correctamente en
columnas.
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Texto (o Texto sin formato): Pega texto plano, sin formato alguno. Las
columnas suelen desaparecer y el resultado es una columna en la que
cada celda suele contener todo el texto correspondiente a la fila
completa correspondiente. En información estructurada en tablas suele
ser un verdadero incordio.
Texto Unicode: Es una función equivalente a la anterior, con la salvedad
de que utiliza la codificación de caracteres Unicode, lo que permite que
se respeten correctamente datos provenientes de otros alfabetos
diferentes al de nuestro sistema operativo.
En nuestro caso, la función de pegar utilizada ha sido la que se aplica por
defecto cuando seleccionamos Pegar en el menú Edición (tenéis el resultado
en la Hoja1 del libro de MS-Excel), ya que si intentamos pegar únicamente el
texto se funden ambas columnas en una2. Esto nos obligará a un segundo
proceso que consistirá en seleccionar ambas columnas, copiarlas y,
situándonos en la segunda hoja, proceder a realizar un Pegado especial…
[2] De todas formas no está de más probar primero la opción Texto del
Pegado especial… ya que si funciona puede ahorrarnos algunos pasos
y tiempo, ya que algunas veces el proceso de adaptar los formatos
consume tantos recursos del sistema que puede llegar a colapsar la
aplicación. En este caso se tercia la fragmentación del proceso de
copiar y pegar.
Esta vez, la ventana que aparecerá es bastante diferente, ya que ahora se trata
de una ventana propia de MS-Excel pensada para transferir datos de MS-
Excel:
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De las diferentes opciones disponibles seleccionaremos Valores, que pegará
exclusivamente el resultado de la interpretación del contenido de la celda. En
este caso y dado que la celda contiene texto, pegará dicho texto sin formato ni
código alguno. Esta vez tenéis el resultado en la hoja Acuicultura del libro de
Excel.
Función Ordenar
Retomemos el hilo de nuestra explicación: Ordenar datos. MS-Excel ordena
listas, en principio, utilizando criterios alfanuméricos (primero números, luego
alfabéticamente). Empecemos por saber qué considera el programa una lista.
La respuesta es simple: Una lista es un conjunto continuo de datos. Eso
significa que la existencia de columnas o filas en blanco romperá la
continuidad de la lista. Deberemos, pues, empezar por eliminar las líneas en
blanco, algo, por cierto bastante usual cuando se unen diferentes paquetes de
datos y que con este método dejará de ser una molestia. Sigamos los
siguientes pasos:
Comprobemos la existencia de un título o encabezado en la primera fila
del glosario. En este caso los títulos ya están establecidos (TÉRMINO y
ÁREA DEL TEMA). En el supuesto de que no existieran, insertaríamos
una fila situando el cursor en la celda A1 y activando la función Filas
accesible en el menú Insertar.
Deberemos tener cuidado con un detalle: Una celda puede estar no
seleccionada, seleccionada o en estado de edición. En función de su
estado será posible o no insertar la fila. Lograremos distinguir los tres
estados fijándonos en el grueso del bordón que delimita la celda:
Incorporemos una o más líneas en blanco a nuestro glosario (para
simular la situación; podemos agregar varias filas dispersas por el
glosario si nos apetece). Añadamos una: Para ello situémonos en la fila
6, por ejemplo, y utilicemos la opción que acabamos de describir en el
párrafo anterior.
Seleccionemos las columnas sobre las que queremos trabajar (en este
caso serán las columnas). Para ello, simplemente deberemos hacer clic
en el encabezado de la columna A y Mayús clic en el encabezado de la
columna B. Observemos que el cursor pasa de ser una cruz blanca
gruesa a una flecha negra y que, tras la acción, todos los datos (incluida
la fila 6) están seleccionados. Si no procediéramos de esta forma
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observaríamos que el rango seleccionado (aparece resaltado con un
color de fondo) no incluiría todos los términos del glosario. El resultado
correcto debería parecerse a:
Vamos a ordenar las filas en orden ascendente. Para realizar la ordenación
activaremos la función Ordenar en la cinta Datos o bien Ordenar y Filtrar,
Orden personalizado, en la cinta Inicio, Modificar:
Dispondremos de hasta sesenta y cuatro (64) niveles de ordenación (Ordenar
por y añadiendo niveles utilizando el botón Agregar nivel) que se aplicarán a
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la columna especificada. TÉRMINO será nuestra primera opción y ÁREA DEL
TEMA la segunda. Marcaremos la opción A a Z en ambos casos y
especificaremos que el rango de datos tiene una fila de encabezamiento
marcando la casilla Mis datos tienen encabezados. En Ordenar según
dejaremos Valores (esta opción permite ordenar por colores de celda, por
texto...). Con esta configuración obtendremos un listado alfanumérico de
todos los términos seguidos, si las hubiera (no es el caso), de las filas en las
que la primera celda estuviera vacía y, para terminar, de las filas totalmente
vacías.
El programa permite especificar algún parámetro adicional. En el botón
Opciones… podremos establecer alguno de los comportamientos
predeterminados:
El botón Opciones permite especificar el criterio a seguir respecto a las
mayúsculas y las minúsculas y si la lectura para la ordenación se realiza por
columnas o por filas. Exceptuando la primera opción, probablemente nunca
modificaremos este parámetro.
En cuanto a las listas pueden ampliarse en la ventana Listas personalizadas
disponibles en el botón de Office , Opciones de Excel, Más frecuentes
(versión 2007), desde el acceso ARCHIVO, Opciones, Avanzadas, donde
encontraremos el botón Modificar listas personalizadas… en el apartado
General (versión 2010-2013) o desde la misma ventana Ordenar, en el
cuadro de texto Criterio de ordenación, Listas personalizadas.
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Y, por si alguien se pregunta dónde han ido a parar las líneas en blanco
después de ordenar… Las líneas en blanco se han ordenado al final del
conjunto de datos. En consecuencia es como si las hubiéramos
eliminado.
Conservar el orden en tablas de datos lingüísticos
Durante esta prueba, o luego, cuando empecemos a clasificar y a manipular
los datos, puede presentársenos una situación que puede llegar a ser bastante
molesta: La pérdida del orden inicial de los datos. Existe una receta muy
simple para resolver este problema, tanto que aunque preveamos que no va a
ser necesaria, no supondrá problema alguno aplicarla de forma preventiva.
El proceso consiste en agregar una columna adicional (situando el cursor en
una celda de la primera columna y utilizando la opción Insertar columnas de
hoja, en Insertar, en la cinta Inicio, conjunto Celdas. Ahora deberemos
introducir un uno (1) en la primera celda de la primera fila de datos (A2 en el
gráfico) y un dos (2) en la primera celda de la segunda fila de datos (A3 en el
gráfico).
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Si seleccionamos ambas cifras y situamos el cursor en el diminuto cuadrado
negro que aparece en el vértice inferior derecho del área seleccionada (puede
verse resaltado en el gráfico siguiente). Observaremos que el cursor se
transformará desde la cruz blanca habitual a una cruz mucho más delgada y de
color negro.
Deberemos hacer clic en ese punto y arrastrar el cursor hacia abajo, hasta que
se termine el rango de datos. El resultado será una serie numérica de razón
uno (vamos, un número de orden consecutivo en todas las filas). Ahora,
ordenemos como ordenemos y modifiquemos lo que modifiquemos (incluso si
eliminamos registros) podremos recuperar el orden inicial simplemente
ordenando por esta nueva columna. El resultado final debería parecerse a:
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Filtros automáticos en la información lingüística
El siguiente proceso nos permitirá familiarizarnos con una de las herramientas
más potentes, en cuanto a gestión de datos, que proporciona MS-Excel.
Nos referimos a las herramientas de filtrado.
Ahora, como base de datos en la que practicar utilizaremos el listado en
catalán (ya que, por razones obvias de autor, es mucho más complejo y lleno
de características adicionales que el resto glosarios) de neologismos
disponibles en la Neoloteca del Termcat:
http://www.termcat.cat/termgia/termnorm/index_a.html
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Además, es de los pocos glosarios que, abiertamente, se encuentran en
la red con permiso de manipulación. De hecho todos los contenidos de
esta colección de glosarios y recursos terminológicos están sujetos a
una licencia Reconocimiento Sin obras derivadas 3.0 de Creative
Commons.
En conjunto dispondremos de una colección de más de 7 000 neologismos.
Volumen, por lo tanto, difícil de manejar con métodos artesanales.
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El desarrollo del temario utiliza los datos terminológicos que
corresponden al archivo que encontraréis en el área de material del
módulo.
El Centro de terminología Termcat ha modificado estos últimos
tiempos su página web. Sigue ofreciendo un acceso a la Neoloteca sin
limitaciones a excepción de que, ahora, se muestran los términos por
grupos de diez y en una estructura desplegable en lugar de en forma de
listado como hasta ahora. Por lo tanto, os recomendamos utilizar el
enlace a la versión antigua al que hacíamos referencia en la nota
anterior y cuya captura original os mostramos.
Empezaremos por abrir el documento de referencia y copiar el listado desde el
primer renglón (la a del índice) hasta el último (zúdnic), procurando no copiar
elementos adicionales (como el gráfico final).
Por cierto, es mucho más rápido y preciso seleccionar los dos o tres
primeros términos y, sin que la selección se desactive, desplazarnos
utilizando la barra de herramientas del marco hasta el final del glosario,
en donde, con cuidado, haremos shift + clic justo a la derecha de la c de
zúdnic.
Con los datos en el portapapeles nos dirigiremos a una nueva hoja de cálculo
en donde, con la celda A2 seleccionada, procederemos a realizar un Pegado
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especial… en donde seleccionaremos Texto como opción de formato en la
ventana correspondiente. El resultado será un listado libre de hipervínculos y
marcas de formato.
Analicemos alguno, no todos, de los problemas que presenta el listado.
Para empezar encontraremos un conjunto de términos marcados con el
marcador (*). Son términos no recomendados por lo que será necesario
eliminarlos del listado (hay más de 275).
Tenemos también las letras correspondientes a los separadores del índice
(a, b, c, d…) y múltiples filas en blanco.
Para terminar, un problema que, por lo acostumbrados que estamos a
verlo, no nos parece tal: ¿Qué significa, por ejemplo, apuntador –a
(celda A387)? Evidentemente a nadie se le escapa su significado, no
obstante y stricto sensu, ¿qué significa esa vocal precedida de un
guion? Un término es un elemento lingüístico que representa un
concepto específico. Apuntador es un término, apuntadora es otro
término. En cambio apuntador –a no significa nada sin nuestra
experiencia previa en la lectura de diccionarios.
Vamos, como antes a preparar el documento.
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Poner un encabezamiento en la columna de datos: Con la celda A1 como
celda activa (recordemos se distingue porque estará remarcada por un
bordón grueso; si no lo está haremos clic en dicha celda) insertaremos
un título para los datos. TÉRMINOS será nuestra opción. Para ello
simplemente escribiremos en la propia celda (si alguien ha trasteado en
el programa con ganas de ponernos las cosas difíciles puede que eso no
funcione) o podemos escribir directamente en la zona de edición que se
encuentra ubicada bajo las barras de botones o bajo la cinta activa:
Eliminar filas en blanco: Tal como hemos explicado antes, empezaremos
por seleccionar toda la columna. La manera más simple es hacer clic en
la letra que representa la columna (en este caso la letra A).
Seleccionada la columna, activaremos la correspondiente función de
ordenación. No olvidemos comprobar que esté marcada la casilla
correspondiente a que el rango de datos tiene una fila de encabezado y
que el orden sea Ascendente (de A a Z). Con un simple clic en Aceptar
las posibles filas en blanco que existen en la lista ocuparán las últimas
posiciones del rango (por si alguien quiere entretenerse contándolas
antes de ordenar son 75 las líneas en blanco que acabamos de eliminar).
Usar filtros automáticos
Vamos a empezar la tarea de clasificar los términos del glosario que acabamos
de preparar con el objeto de pulir rápidamente nuestra base de datos.
Vaya por delante que, como en toda tarea, siempre es posible encontrar
caminos alternativos. Hemos optado, por razones pedagógicas, apurar
al máximo los recursos de MS-Excel para poder abrir todo el abanico
de posibilidades que nos brinda, posibilidades que en la mayoría de los
casos son siempre las más recomendables.
Como su nombre indica, los filtros sirven para tamizar los datos y separar
aquellos elementos utilizando alguna característica específica que los distinga.
Pues bien, para esa tarea, MS-Excel dispone de una herramienta de gran
potencia y de uso extraordinariamente simple.
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Empezaremos eliminado las letras que forman el índice y seguiremos con el
traspaso de los términos no recomendados a listados secundarios. Para estos
procesos utilizaremos las características de filtros automáticos de MS-Excel.
Con el cursor en una celda ocupada de la primera columna procedamos a
activar la función Filtro en el botón Ordenar y filtrar de la cinta Inicio o el
botón Filtro de la cinta Datos:
Por cierto, si el programa muestra un mensaje de error probablemente
se deba a que la celda activa no era una de las de la lista (cualquiera de
ellas vale).
Aunque parezca que nada ha ocurrido, los filtros automáticos ya están
disponibles. La única señal visible de que ocurre algo nuevo es un botón con
un pequeño triángulo situado en el lateral derecho de la celda de
encabezamiento:
Un clic en el botón que evidencia la activación del filtro desplegará una lista
que, además de mostrar en un cuadro especial los valores únicos de las celdas
de la columna (una única aparición en el supuesto de celdas repetidas) y
diferentes casillas especiales como (Seleccionar todo) y, si existen filas vacías
la opción (Vacías), dispone de una serie de elementos adicionales: Ordenar de
A a Z, Ordenar de Z a A, Ordenar por color (con acceso a un menú de
colores), Borrar filtro de "xxxxx", Filtro por color (también con acceso al
menú de colores) y Filtros de texto (con acceso a un menú específico). La
opción Filtros de texto se modifica en función del tipo de datos que exista en
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la columna: Si solo existen datos numéricos muestra Filtro de números y, de
nuevo, Filtro de texto, para datos mixtos.
Si deseleccionamos todo el conjunto y marcamos un valor cualquiera, MS-
Excel aplicará un filtro y seleccionará solo aquellas filas que contengan el
valor escogido en la celda de la columna correspondiente (seleccionemos, por
ejemplo, el término acrònim [acrónimo]).
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Todas las celdas que no sean la seleccionada desaparecen (quedan ocultas).
Sin embargo, antes de seguir y ampliar la explicación, pulsemos de nuevo el
indicador de filtro y volvamos a los valores genéricos.
Con (Vacías…) y (Seleccionar todo…) podremos revisar determinadas
características de nuestra base de datos ya que nos permitiría, por ejemplo y
en el supuesto de un glosario multilingüe, encontrar qué términos debemos
completar (la combinación de la casilla (Seleccionar todo…) marcada con la
casilla (Vacías) desmarcada, equivaldría a una opción (No vacías…)).
De las demás, Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A se explican por sí solas,
así como (Seleccionar todo) y Borrar filtro de "xxxxx", que nos permitirán
recuperar el listado cuando exista ya un filtro activo. Las ordenaciones y los
filtros por color tampoco requieren mayor explicación.
Accedamos a la opción más conveniente a nuestros propósitos: Filtro
personalizado... en Filtros de texto:
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En el cuadro Autofiltro personalizado podremos establecer hasta dos
condiciones que deberá cumplir la celda para que la fila en la que se encuentra
sea seleccionada. Cada condición puede ser restringida según una de las
opciones disponibles en el primer cuadro de texto, mientras que en el segundo
cuadro insertaremos el valor de la condición:
Empezaremos buscando las letras del índice. Como podemos ver en el texto
que aparece en la ventana del autofiltro, los símbolos ? y son * considerados
por el sistema de búsqueda de MS-Excel como comodines (por cierto si los
quisiéramos encontrar en un listado deberíamos escribirlos precedidos por una
tilde ~; tilde que se obtiene manteniendo pulsada la tecla Alt mientras se
escribe, en el teclado numérico, el número 126 ó 0126).
Pues bien, para localizar esas filas, simplemente deberemos seleccionar la
condición es igual a y establecer el valor de esa condición en ? y pulsar el
botón Aceptar.
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Esta acción de filtro hará que MS-Excel esconda las líneas que no contengan
un único carácter y, rápidamente, podremos comprobar que coinciden con el
índice alfabético.
Si nos fijamos en el gráfico veremos que las líneas que no cumplen el
requisito solicitado desaparecen de la secuencia numérica y que los números
de las que lo cumplen están resaltadas en azul.
Ahora deberemos proceder a eliminar los datos. El proceso es simple.
Seleccionad las filas en cuestión y pulsad la tecla Suprimir. Si ahora en las
opciones del autofiltro marcamos la opción Borrar filtro de "TÉRMINOS"
podremos observar el efecto de nuestra acción: Todas las filas que antes
contenían una única letra están ahora vacías (desplazaros hasta el primer
cambio de letra inicial y lo comprobaréis).
Podemos seguir ya con el siguiente proceso. No obstante, antes deberemos
resolver el tema de las filas vacías. Ya sabemos cómo hacerlo: Orden
ascendente o Datos, Ordenar… ajustamos las condiciones y Aceptar.
Nuestra siguiente acción consistirá en desplazar los términos no
recomendados a otra lista.
El proceso es totalmente paralelo al anterior.
Tal como podemos observar, todos los términos no recomendados se
distinguen del resto por el marcador (*) que les acompaña.
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Utilizaremos, de nuevo, el cuadro Autofiltro personalizado para localizar los
términos en cuestión: Estableceremos la primera condición como contiene y el
valor de la condición como (~*). Nótese que hemos añadido una tilde
adicional ya que el asterisco como elemento independiente sería interpretado
por MS-Excel como una secuencia de caracteres que nos detectaría tanto los
términos con el marcador (*) como aquellos en los que exista un paréntesis
con texto.
En este caso particular las consultas (*) o (?) darían el mismo resultado
ya que solo se utiliza el paréntesis para marcar los términos no
recomendados.
Tan pronto como pulsemos Aceptar el programa restringirá el listado a los 276
términos que cumplen la condición especificada:
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Ahora podemos seleccionar las filas filtradas y copiarlas. Seguidamente
podemos hacer clic en la etiqueta de una nueva hoja y pegar sin ningún
problema las filas copiadas. Los términos que no cumplían la condición no
aparecen en este nuevo listado (listado que podemos limpiar con una simple
secuencia de búsqueda y reemplazo).
Volvamos a la hoja anterior. Ahora podremos borrar ya los términos no
recomendados del glosario. Simplemente, seleccionaremos los datos filtrados
y pulsaremos la tecla Suprimir (no utilicéis la tecla Borrar, ya que solo se
borraría el término de la celda activa).
Un detalle: Parecería mucho más lógico hacer una acción de cortar y
pegar, sin embargo no debemos hacerlo ya que MS-Excel nos
eliminaría también las filas ocultas situadas entre las filtradas, con lo
que nuestro objetivo se malograría.
En la hoja original ya solo nos queda hacer clic en el marcador de autofiltro y
seleccionar Borrar filtro de "TÉRMINOS". De nuevo deberemos resolver el
tema de las filas vacías. Y ya sabemos cómo hacerlo: Orden ascendente o
Datos, Ordenar… ajustamos las condiciones y Aceptar.
Ahora dispondremos de un listado parcialmente depurado con 7.177 términos.
Podéis seguir puliendo las especificaciones de latín ([la]) o de inglés ([en])
entre otros. Son 445 casos más en total.
Un detalle más: Los filtros no son acumulativos en una misma
columna. Si generáis un filtro del tipo comienza por y establecéis el
criterio en a, luego podéis generar un segundo filtro del tipo termina
con, por ejemplo, la letra s no obtendríamos las celdas cuyo contenido
empezara por a y terminara en s. Para conseguir ese objetivo
tendríamos que aplicar un único filtro con dos criterios de filtrado
enlazados por la conjunción Y.
En cambio los filtros sí son acumulativos en columnas separadas. Así,
por ejemplo, si tuviéramos un glosario con términos en la primera
columna y el género en la segunda, podríamos establecer un criterio
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doble de filtrado para obtener aquellos términos que empezaran con a y
cuyo género fuera femenino.
Filtros avanzados
Abandonamos momentáneamente la base de datos de neologismos del
Termcat para practicar el uso de filtros avanzados con un nuevo glosario.
En el sitio web de La Plataforma Internet de la Traducción Española en el
Parlamento Europeo encontraremos una selección de materiales de su sitio
Intranet en su Vademécum, en Terminología, Glosarios:
http://www.europarl.europa.eu/transl_es/plataforma/pagina/maletin/mal
etin.htm
En ese enlace podemos acceder al Corpus Juris, un glosario de términos
jurídicos relacionados con los presupuestos europeos en español, inglés,
francés y alemán que vamos a utilizar para familiarizarnos con el uso de
filtros avanzados. Glosario que seleccionaremos y copiaremos, directamente,
en MS-Excel.
NOTA: Si, por cualquier razón, la página en cuestión no está
disponible, puedes descargarte el glosario desde el enlace
correspondiente del área de desarrollo del módulo.
Usar y definir filtros avanzados
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Los filtros avanzados permiten establecer restricciones mucho más complejas
que las que hemos aplicado hasta ahora y hacerlo de una forma bastante
cómoda.
Para empezar deberéis añadir algunas líneas en blanco al principio del
documento. La forma más simple de hacerlo será seleccionar cinco o seis
líneas. Para ello empezad por hacer clic en el número 1 correspondiente al
encabezado de la fila 1 (en la columna izquierda, no en la zona de celdas) y,
luego, mayúsculas + clic en el número 6 correspondiente al encabezado de la
fila 6. Mientras estén seleccionadas deberéis activar la función Insertar filas
de hoja en Insertar, del grupo Celdas, de la cinta Inicio.
Ahora estamos en condiciones de empezar a filtrar. Vayamos directamente al
grano:
1. Copiad la fila de los encabezados (la 7) en la fila 1 (mantengamos el
estilo de letra negrita, ya que facilita el reconocimiento automático de
los encabezados).
2. Escribid pena en la celda A2.
3. Situad el cursor sobre algún término del glosario (en el gráfico que sigue
está situado en C13). De hecho es completamente indiferente la
posición en la que situemos el cursor. Sin embargo, si lo colocamos
dentro de un rango continuo de datos (el conjunto de datos que forma el
glosario no debe contener ni filas ni columnas vacías en su interior)
posibilitaremos que el programa reconozca el glosario de forma
automática.
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4. Cambiad a la cinta Datos y haced clic en Avanzadas, en el bloque
Ordenar y filtrar
MS-Excel nos presentará la ventana en la que especificaremos los parámetros
físicos del filtrado:
De entrada dos opciones:
• Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
• Copiar a otro lugar
En el primer caso el filtro actuará de forma parecida al autofiltro: conservará
la posición y esconderá las filas que no cumplan el criterio. Con Copiar a otro
lugar lo que ocurrirá es que aparecerá un duplicado de los registros que
cumplan el criterio en el punto que especifiquemos (que debe encontrarse en
la misma hoja de cálculo en la que estemos trabajando) sin que se altere el
origen de los datos. En este último caso deberemos asegurarnos de que existe
espacio suficiente para ubicar la información ya que, en caso contrario,
sobrescribiremos datos existentes en la hoja.
Vamos a activar nuestro filtro.
1. Seleccionaremos Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
2. En Rango de la lista introduciremos las referencias del glosario
completo: A7:D152 si MS-Excel no hubiera interpretado correctamente
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el rango del mismo. Los símbolos de $ que aparecen delante de los
diferentes valores de fila y columna son los marcadores que utiliza MS-
Excel para indicar que las referencias son absolutas.
3. Estableceremos el rango de criterios (A1:D2). La forma más simple de
hacerlo es pulsar en el icono situado a la derecha del cuadro de datos
correspondiente:
Esto minimizará la ventana y nos permitirá seleccionar el rango
directamente en la hoja de cálculo con normalidad.
4. Seleccionemos el rango de criterios mediante el ratón. El rango
seleccionado se reflejará en el cuadro de datos.
5. No marcaremos Solo registros únicos.
El resultado (antes de pulsar Aceptar) debería ser semejante a:
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Cuando hagamos clic en Aceptar, nuestra hoja de datos se transformará
totalmente (adelante sin temor, luego la recuperaremos con la función Mostrar
todo, de la opción Filtro del menú Datos):
Observemos la numeración de los encabezados de fila: Pasa del 7 al 110 y del
112 al 153. Las filas que no aparecen son aquellas que no cumplen el criterio
propuesto.
Si hubiéramos seleccionado la opción Copiar a otro lugar, hubiéramos debido
indicar la posición de copia en la hoja (en el cuadro Copiar a: y siempre
teniendo en cuenta que debe existir suficiente espacio para que quepa el
resultado sin afectar a los datos existentes):
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Ahora la hoja conservaría el glosario completo y, en el punto indicado,
duplicaría esas tres líneas (observad ahora la numeración):
Una pequeña explicación de la casilla Solo registros únicos antes de
ponernos a describir las diferentes opciones a utilizar en los criterios:
La casilla Solo registros únicos elimina los duplicados. Cuidado.
Duplicado de registro, es decir de TODA la fila, no de la celda en
cuestión. De todas formas, más adelante, explicaremos un método más
coherente con el tipo de datos que analizamos para borrar duplicados.
Criterios de filtrado
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Ahora sí, vamos a por los diferentes criterios de filtrado que podemos utilizar
en MS-Excel.
Una aclaración inicial. Puesto que buscaremos datos textuales,
utilizaremos la palabra texto como elemento a reemplazar por la cadena
que queramos buscar. Y otra final: al finalizar cada consulta recuperad
el glosario con la función Mostrar todo, de la opción Filtro del menú
Datos
Buscar en una única columna un valor que sea IGUAL a
texto o que empiece por texto
MÉTODO: Introducir texto en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la columna en la que queramos buscar.
EJERCICIO: Buscad pena, penas, fiscal, Fiscal, publicidad, ejercicio…
Buscar en una única columna un valor que sea
exactamente IGUAL a texto
MÉTODO: Introducir ="= texto" en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la columna en la que queramos buscar. Fijaros en las
diferencias entre el texto introducido en la zona de edición y el que aparece en
la celda A2 como resultado visual:
EJERCICIO: Buscad pena, penas, corrupción, funcionario…
31
Buscar en una única columna un valor que sea igual a
texto1 (o que empiece por texto1) O que sea igual a texto2
(o que empiece por texto2)
MÉTODO: Introducir texto1 en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la columna en la que queramos buscar. Introducir texto2
en la celda inmediatamente inferior a la del criterio anterior:
EJERCICIO: Buscad qué términos en español empiezan por secreto o
por ocultación…
Buscar en dos o más columnas (dos para facilitar la
compresión del ejemplo) un valor que sea igual a texto1 (o
que empiece por texto1) Y que en la segunda columna de
búsqueda el valor sea igual a texto2 (o que empiece por
texto2)
MÉTODO: Introducir texto1 en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la primera columna en la que queramos buscar. Introducir
texto2 en la celda inmediatamente inferior al encabezamiento de la segunda
columna en la que queramos buscar:
EJERCICIO: Buscad qué términos en español empiezan por secreto y en
inglés empiezan por secret…
32
Buscar en dos o más columnas (dos para facilitar la
compresión del ejemplo) un valor que sea igual a texto1 (o
que empiece por texto1) O que en la segunda columna el
valor sea igual a texto2 (o que empiece por texto2)
MÉTODO: Introducir texto1 en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la primera columna en la que queramos buscar. Introducir
texto2 en una celda que cumpla las siguientes condiciones:
Debe estar situada una FILA por debajo de la anterior.
Debe encontrarse bajo el encabezamiento de la COLUMNA en la que
queramos buscar.
EJERCICIO: Buscad qué términos en español empiezan por secreto o que en
inglés empiezan por secret…
Buscar en una única columna un valor que cumpla 2
condiciones
MÉTODO: Corred los encabezados siguientes al de búsqueda hacia la
derecha. Copiar el encabezado de búsqueda en ese espacio acabado de crear.
Deberemos introducir Criterio1 en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la primera columna en la que queramos buscar. Luego
deberemos introducir Criterio2 bajo el encabezado de la columna, con el
mismo valor que la anterior, que acabamos de crear.
33
Sigamos: Esta vez, vamos a indicaros dos ejemplos que podéis aplicar en la
hoja Corpus Juris.
El primero listará los términos en español cuya primera letra se encuentre
entra la p y la s. Para ello deberemos introducir los siguientes criterios:
Introducir >p en la celda inmediatamente inferior al encabezamiento de la
primera columna en la que queramos buscar. Introducir <=t bajo el
encabezado de la columna, con el mismo valor que la anterior, que acabamos
de crear.
Aquí estamos introduciendo claramente un concepto que, aunque
indirectamente, ya habíamos utilizado en la búsqueda de texto exacto. Las
palabras en un ordenador pueden interpretarse numéricamente y, por lo tanto,
es posible aplicar funciones matemáticas a los textos. En concreto es posible
aplicar funciones de igualdad y de orden (matemáticamente hablando una
palabra será mayor o menor que otra en función del ordenamiento alfabético).
Así pues, podemos calcular las siguientes expresiones:
A = A
D < K
Z > X
G<>M
NOTA: Por cierto, el orden alfabético predeterminado que utiliza Excel
es: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | }
~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una única
excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guion, el
texto con el guion se ordenará en último lugar.
34
Nótese que la segunda condición está expresada como <=t (menor o igual a t).
Esto es así ya que queremos mostrar toda la letra s. Si pusiéramos
directamente <=s no obtendríamos el resultado deseado ya que sa>s. Al
establecer el rango de criterios seleccionad todo el rango de criterios
necesario.
El segundo ejemplo, que utiliza conceptos nuevos que encontraréis en el
siguiente párrafo, encontrará aquellos términos que contengan la preposición
de y la palabra penal en cualquier posición.
Uso de caracteres comodín
Al escribir un criterio (o al hacer una búsqueda o un reemplazo) es posible
utilizar caracteres comodín para ampliar y afinar la búsqueda.
Así, por ejemplo:
Buscar en una única columna un valor que contenga la cadena texto
Introducir *texto* en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la columna en la que queramos buscar, lo que
permitirá localizar la palabra texto, pero también contexto, pretexto o
cualquier otra cadena con la siguiente estructura: …xxxtextoxxx…
Buscar en una única columna un valor que contenga la palabra texto
Introducir * texto * en la celda inmediatamente inferior al
encabezamiento de la columna en la que queramos buscar. Esta
estructura de consulta localizará la palabra texto diferenciándola de
pretexto o de contexto. Sin embargo no localizará la palabra cuando
ocupe el primer o el último lugar de la cadena completa o cuando vaya
acompañada de signos ortográficos (comas, puntos, interrogantes…).
Por lo tanto, para la búsqueda propuesta deberíamos estructurar el filtro de la
siguiente forma:
? (signo de cierre de
interrogación) Representa un único carácter.
* (asterisco) Representa un conjunto de caracteres
~ (tilde)
Se utiliza para marcar caracteres reservados.
Debe preceder, por lo tanto, a ?, a * o a la
propia ~.
35
Formulas matemáticas aplicadas a la lengua
Como buena calculadora, MS-Excel posee una serie de funciones de cálculo
de extraordinaria potencia. Desde cálculos estadísticos o financieros, el
programa está provisto de toda una serie de funciones adicionales para la
gestión de datos. Entre ellas, y pensando especialmente en la gestión de datos
lingüísticos, podemos destacar las específicas de gestión de texto o las
funciones de tipo lógico.
Una función no es otra cosa que una forma de simplificar una serie de
cálculos en una única instrucción. Su estructura consta de una palabra
clave seguida de los argumentos necesarios para realizar el cálculo.
Así, por ejemplo, para calcular un logaritmo de base n de un número podemos
plantear individualmente todos los cálculos o encargarle al programa que
realice todo el trabajo mediante la instrucción LOG(número;base). O para
obtener el promedio de una serie de valores utilizaríamos
PROMEDIO(número1;número2;...).
Evidentemente no es nuestro objetivo el cálculo de logaritmos, promedios o
pagos financieros, por lo que vamos a circunscribirnos, más directamente, a
nuestro día a día.
36
Funciones de texto
Para MS-Excel un texto es cualquier conjunto de caracteres (incluidos los
números) a los que se ha especificado el comportamiento texto. MS-Excel no
utilizará esos caracteres para realizar cálculos y los mostrará en la hoja tal
como han sido introducidos.
No todas las funciones de texto nos van a ser útiles, ya que la filosofía básica
de MS-Excel se centra en el cálculo. Sin embargo algunas de ellas pueden
ahorrarnos muchas horas de trabajo.
Si retomamos nuestra base de datos de neologismos (o neologismos2.xls en el
área de desarrollo del curso) y le damos un repaso rápido a los términos,
observaremos que algunos de ellos están duplicados. La razón de esa
multiplicidad, en este caso específico, es debida a la existencia de homónimos.
No obstante, cuando agreguemos a nuestro archivo terminológico un glosario
que nos haya proporcionado un cliente o uno que obtengamos en Internet, los
duplicados pueden multiplicarse extraordinariamente. Eliminarlos
representará una inversión de tiempo elevada.
Vamos, pues, a estudiar cómo eliminar esos duplicados utilizando un sistema
extremadamente rápido que, a pesar de todo, nos proporcionará un elevado
control respecto a qué debe eliminarse y qué no.
La función IGUAL
Evidentemente partimos de un glosario parcialmente depurado
(neologismos2.xls) en el que trabajar. Abramos, pues, el archivo y empecemos
trabajando en la primera hoja.
37
En primer lugar haremos un poco más amplia la segunda columna y, en la
celda B1 insertaremos un encabezado en negrita: DUPLICADOS. En la celda
situada inmediatamente a la derecha del primer término (evidentemente en el
supuesto que la columna en cuestión no estuviera vacía deberíamos insertar
una de nueva: menú Insertar, opción Columna) introduciremos la función
siguiente:
=igual(a2;a3)
Sigamos. El valor a2 corresponde a la dirección de la celda situada a la
izquierda y a3 a la celda situada inmediatamente debajo de la anterior.
Escribiremos la función en minúsculas. Las direcciones de las celdas podemos
escribirlas, también en minúsculas, o podemos utilizar el puntero del ratón
para señalarlas. Los colores que aparecen los coloca el programa para
permitirnos el seguimiento de la fórmula. Cuando la aceptemos
desaparecerán. Tanto ahora como en la aclaración anterior estamos
suponiendo que utilizáis los elementos de muestra, en caso contrario deberéis
adaptar las referencias exactas de la celda si la estructura de datos es diferente
a la del ejemplo.
Cuando terminemos de escribir la fórmula pulsaremos la tecla de retorno
(INTRO, Enter) o pulsaremos el icono de verificación (la marca verde situada
a la izquierda del texto en la zona de edición) y comprobaremos que la
fórmula ha cambiado a:
=IGUAL(A2;A3)
Este simple proceso de escribir en minúsculas y comprobar la transformación
a mayúsculas nos garantizará que la ortografía y la sintaxis de la función es la
38
correcta. Si alguno de los elementos de la fórmula (el nombre de la función o
las direcciones de celda) sigue en minúsculas deberemos revisar la escritura
pues habremos cometido algún error al escribirla.
Si el contenido de las dos celdas fuera idéntico, el valor (el resultado) de la
función sería VERDADERO, en caso contrario aparecerá el valor FALSO en
la celda de la función. Es este caso específico, al ser los dos términos
diferentes obtendríamos FALSO.
La sintaxis correcta es siempre la indicada: El símbolo igual, para indicar el
comportamiento del contenido de la celda como fórmula, seguido del nombre
de una función y de los argumentos necesarios para la resolución de la misma
encerrados entre paréntesis.
Repetir este trabajo para toda la lista sería una tarea mucho más larga y
tediosa que hacer el trabajo de eliminación de duplicados de forma artesanal,
uno a uno. Por suerte podemos usar la característica del programa de arrastrar
la fórmula.
Simplemente deberemos hacer clic en el pequeño cuadro negro que aparece a
la parte inferior derecha de la celda una vez ha sido activada. Haremos clic
encima y, sin soltar, arrastraremos hacia abajo, hasta la última celda en la que
queramos que se aplique la fórmula. MS-Excel nos copiará la fórmula y
adaptará correctamente las referencias. En función de lo cerca que nos
encontremos del borde inferior de la hoja iremos más o menos rápido. Existen
otras formas más cómodas de hacerlo, sin embargo son más complejas de
recordar y menos intuitivas.
39
El siguiente paso consistirá en localizar y eliminar los duplicados.
Observemos algunos puntos de la hoja:
Comprobaremos que, donde existen dos valores iguales, un duplicado por lo
tanto, aparece un único valor VERDADERO. Donde existen tres valores
iguales, correspondientes a dos duplicados por lo tanto, aparecen dos valores
VERDADERO. Y así, secuencialmente.
Activemos ahora los filtros automáticos en la cinta Datos, opción Filtro.
De las dos opciones posibles en esta segunda columna, seleccionaremos
VERDADERO.
40
Ahora solo se visualizarán las entradas de más: Una si eran dos las entradas
(filas 36 y 37 o 39 y 40 por ejemplo), dos si eran tres (filas 50, 51 y 52 por
ejemplo), etc.
41
Tan pronto como las hayamos filtrado podremos eliminarlas con un simple
Suprimir y, como siempre, eliminaremos las filas en blanco ordenado el
listado (ambas columnas; ordenando por TÉRMINOS).
Nota: evidentemente hemos supuesto que todos los elementos eran
duplicados y que, por lo tanto, nuestro objetivo era eliminarlos. Más
adelante veremos una posible vía para poder discernir qué es un
duplicado y qué es un homónimo.
Las funciones EXTRAER y ENCONTRAR
Hemos eliminado más de 300 duplicados. Ahora nos queda un problema algo
más irresoluble: Las flexiones de género. Desgraciadamente (o
afortunadamente) no existe una función matemática aplicable a la manera en
cómo se muestra la flexión del femenino de un término. Resolver parte del
problema no será tarea sencilla, aunque sí que podremos reducir bastante el
tiempo necesario para incorporar los términos en femenino que creamos
convenientes y eliminar los que no sean necesarios.
Empecemos por duplicar la hoja utilizando la función Mover o copiar hoja del
menú Edición. Marquemos Crear una copia, ubiquémosla al final de la lista y
pulsemos Aceptar.
42
Dado que la única norma que se sigue es que la variación del femenino va
precedida de un guion, podríamos aplicar un filtro automático que nos
permitiera seleccionar todos los términos con guion y clasificarlos en una
nueva hoja. Este proceso conllevaría, sin embargo, un nuevo problema, ya que
supondría también que nos aparecieran por medio los términos que se escriben
con un guion. Seguiremos, por lo tanto, en esta hoja y realizaremos el proceso
de una forma más manual.
Las variaciones del femenino siguen una serie de pautas más o menos
constantes. Veamos una interpretación de las mismas. Clasifiquemos los
términos según su estructura:
tipo A: Los que terminan con la flexión del femenino (tipo corredor –a o
discapacitat –ada).
tipo B: Los que tienen más de una flexión de género (tercer -a àrbitre -a).
tipo C: Aquellos términos que tengan una única flexión en el cuerpo del
término (administrador -a de webs).
tipo D: los que contienen un guion que forma parte del término y que por
lo tanto no corresponden a flexiones de género (agar-agar).
tipo E: Los que no sepamos cómo clasificar.
Esta clasificación deberá realizarse manualmente. No obstante podemos
basarnos en determinados comportamientos estadísticos para reducir, de
forma significativa, el tiempo que deberemos dedicar a esta clasificación.
Empecemos por añadir una segunda columna que encabezaremos con el título
CLASE. Luego veremos el porqué.
Los términos cuya flexión de género está al final suelen ser de tipo guion +
letra o de tipo guion + tres letras. Establezcamos algunos filtros automáticos
personalizados en la primera columna:
Activemos los filtros automáticos desde la cinta Datos, Filtro o desde la cinta
Inicio, Ordenar y filtrar, Filtro.
43
Hagamos clic en el icono de filtro automático que aparece en el encabezado
de la columna Términos. El cuadro de lista que aparece varía sus opciones en
función del tipo de información existente en la columna. En este caso muestra
la opción Filtros de texto.
Marquemos esa opción y, en el cuadro secundario subsiguiente,
seleccionemos Contiene.
44
Para el primero de los filtros que vamos a definir utilizaremos el criterio
termina con -? (guion + carácter).
Marcaremos la primera celda coincidente con la clase A y copiaremos esa A
en todos los términos filtrados. Manualmente recodificaremos los errores que
ese procedimiento genere, pues en el listado aparecen algunos (muy pocos)
términos de clase B, D o E.
45
Finalizado este proceso recuperaremos el listado al completo y proseguiremos
con la clasificación. Para el segundo filtro, que persigue identificar la mayoría
de flexiones de género del tipo guion +tres letras, utilizaremos el criterio
termina con -??? (guion + carácter + carácter + carácter). Marcaremos la
primera celda coincidente con la clase A y copiaremos esa A en todos los
términos filtrados. Como antes recodificaremos los errores que este
procedimiento genere de forma manual.
Y seguiremos con un tercer filtro utilizando el criterio termina con -?? (guion
+ carácter + carácter) nos permitirá observar que esta vez la mayoría de
términos que cumplen este criterio de filtrado contienen un guion en
propiedad. Marcaremos la primera celda coincidente con la clase D y
copiaremos esa D en todos los términos filtrados. Como antes codificaremos
los errores que este procedimiento genere de forma manual.
El siguiente paso consistirá en establecer un filtro personalizado doble
utilizando como primer criterio no contiene ?(espacio)-? (carácter + espacio
+ guion + carácter) y como segundo criterio adicional (por lo tanto ligado con
el operador Y) de contiene ?-? (carácter + guion + carácter). Esta
combinación nos seleccionaría los términos que contienen un guion como
parte del propio término, pues las variaciones del femenino siempre incluyen
un espacio en blanco. Marcaremos la primera celda coincidente con la clase D
y copiaremos esa D en todos los términos filtrados. Como antes codificaremos
los posibles errores que este procedimiento genere de forma manual.
Un detalle de recuerdo: Para deshacer los filtros disponemos de
diferentes opciones. En la cinta Datos podemos pulsar el botón Borrar.
46
O, directamente en la columna afectada por el filtro, podemos pulsar la
opción equivalente accesible en el propio botón del filtro y que se muestra
como Borrar filtro de "Nombre de la columna".
Y. por cierto, ya que en ello estamos: Cuando una columna está afectada
por un filtro cualquiera el botón indicador de filtro modifica su apariencia:
Sin filtro adicional Con filtro adicional
Un nuevo filtro casi finalizará el proceso. En la segunda columna
empezaremos por seleccionar las celdas vacías. Apliquemos ahora un segundo
filtro a la primera columna, por lo que actuará solo sobre las celdas que se
muestran en la hoja, no afectando a las celdas ocultas. Si establecemos un
47
filtro personalizado utilizando el criterio contiene -? (guion + carácter)
observaremos que esta vez la mayoría de términos contienen un guion en su
interior correspondiente a una flexión de género. Marcaremos la primera celda
coincidente con la clase C y copiaremos esa C en todos los términos filtrados.
Como antes codificaremos los errores que este procedimiento genere de forma
manual. Para deshacer los filtros deberemos activar Mostrar todo, de la
opción Filtro del menú Datos.
El resto son mayoritariamente términos que portan una flexión de género de
más de tres letras al final. Recuperemos la lista, establezcamos un doble filtro
contiene - (guion) y celdas vacías para la segunda columna y asignemos el
resto de términos de forma manual. Ahora ya estamos en condiciones de
seguir con el proceso.
Otra vía alternativa hubiera consistido en buscar en primer lugar
utilizando el criterio contiene (espacio)-?. Desafortunadamente los
criterios que empiezan con un espacio no funcionan como deberían, por
lo que nos vemos obligados a resolver el problema de esta otra forma.
Vamos a ocuparnos de las celdas que hemos clasificado como de tipo A, de
hecho sobre cualquier término que contenga una única flexión de género
situada a continuación del mismo. Utilizaremos el filtro automático para
aislarlas del resto y copiarlas en una nueva hoja de cálculo. Tendremos en
nuestras manos más de 270 términos con doble significado que deberemos
depurar. Empecemos por ponerle un título a la columna.
48
Vamos a aplicar una técnica algo más compleja que las vistas hasta ahora que,
sin embargo, puede resultar muy útil. No solo en glosarios como el que nos
ocupa si no, por ejemplo, en listados bilingües en los que se usan separadores
para delimitar las lenguas:
casa:house
casa (house)
casa/house
Podéis ver ejemplos de este tipo de glosarios en:
http://www.meted.ucar.edu/glossaries/satmetgloss_es.htm
http://www.fcaglp.unlp.edu.ar/~nicolas/geoglos/casing.shtml
Esta vez iremos por el camino oficial. Nos situaremos a la celda situada a la
derecha del primer término y activaremos la opción Insertar función… de la
cinta Fórmulas.
Ahora localizaremos la función EXTRAE dentro de la categoría Texto. La
ayuda que aparece en la ventana nos dice que con esta función obtendremos n
caracteres de una cadena de texto empezando por la posición m.
49
Avancemos lentamente. Empecemos por un consejo. El primer término con el
que nos enfrentamos es accidentogen –ògena. Es de los más complejos del
listado (la mayoría son del tipo xxxxx –a). Perfecto. Si seleccionamos un
término muy simple quizá el proceso que diseñemos no sea válido para el
resto. Lo más práctico suele ser buscar un elemento representativo y de
complejidad elevada para empezar.
Si, sin avanzar de momento, analizamos la fórmula y la aplicáramos
literalmente, para ese término tendríamos:
=EXTRAE(accidentogen –ògena;1;12)
Función que nos proporcionaría como resultado accidentogen. Es decir el
término limpio de polvo y paja.
Ahora sí, pulsemos Aceptar. MS-Excel nos presentará una ventana que nos
facilitará la estructuración de la fórmula:
A medida que vayamos introduciendo cada argumento en la zona media de la
ventana aparecerá una ayuda específica que nos facilitará la interpretación de
la función. Además, justo bajo los argumentos y después de un signo igual, irá
apareciendo la resolución de la fórmula.
Introduzcamos todos los valores manualmente. El resultado final debería ser
accidentogen, puesto que empezaríamos por la posición m=1 y cogeríamos
n=12 caracteres, con lo que el problema estaría resuelto.
50
Evidentemente existe un pero que deberemos argumentar: No todos los
términos son accidentogen –ògena.
No pulsemos todavía Aceptar para volver a la hoja de cálculo. Analicemos
antes algunos detalles:
Empezaremos por el primer argumento: Texto. Como que el texto que
queremos aprovechar está en la celda situada la izquierda de la actual, en lugar
de escribir el texto en este cuadro podemos utilizar su referencia. Si no
recordamos cuál era, podemos hacer clic en el botón coloreado de rojo que
hay a la derecha. Esto esconderá la ventana y nos permitirá movernos por la
hoja (aplicando el mismo procedimiento que hemos utilizado en los filtros
avanzados). Si hacemos clic en la celda en cuestión y volveremos a la ventana
con un nuevo clic en el mismo icono de antes observaremos que el resultado
parcial que aparece a la derecha del cuadro de texto es el resultado buscado,
mientras que en el cuadro de texto aparece la referencia a la celda (A2).
El segundo argumento, Posición_inicial, lo utilizamos para indicar que la
posición de salida será siempre la primera letra del término. En este segundo
cuadro deberemos introducir siempre un 1. No existe, pues, dilema alguno con
él.
El problema se encuentra en el tercer argumento: Núm_de_caracteres. Para
cada término el valor que indicará los caracteres que debamos tomar será
variable. Como de momento no podemos hacer nada más pondremos un
número cualquiera (el 5, por ejemplo).
La fórmula quedará en este caso de la siguiente forma:
51
=EXTRAE(A2;1;5)
Y el resultado obtenido será:
accid
Veamos cómo resolver la variabilidad de este proceso. En el cuadro de
edición de fórmulas seleccionaremos ese número aleatorio (segundo círculo
rojo del gráfico):
Y volveremos a solicitar una función. Hagámoslo siguiendo un proceso algo
diferente, ya que si activamos la opción Insertar función nos aparecerá la
ventana que acabamos de aceptar. Para alcanzar nuestro objetivo deberemos
hacer clic en la flecha situada justo a la derecha del nombre de la función
(primer círculo rojo del gráfico) y, de la lista variable de funciones que
aparece seleccionar la última posibilidad: Más funciones…
Si seguimos este proceso aparecerá de nuevo la ventana Insertar función:
52
Ahora escogeremos la función ENCONTRAR, que nos permitirá especificar de
forma genérica la posición del guion en el término.
Como antes MS-Excel nos mostrará la ventana de inserción guiada de
argumentos:
Dado que son muchas las informaciones, procedamos como antes
analizándolas paso a paso.
53
El primer argumento Texto_buscado que preferiblemente introduciremos
entrecomillado (no siempre es necesario, sin embargo mejor no jugárnosla) el
carácter que actúa como separador. En este caso el guion.
Para el segundo argumento Dentro_del_texto deberemos indicar cuál es el
texto en el que deberá encontrarse el guion. En este caso la celda A2.
El tercer parámetro no es necesario en este caso ya que corresponde al primer
carácter y el sistema lo aplica por defecto. De todas formas vamos a ponerlo
para ser los más estrictos posible.
Observemos que en la parte inferior izquierda de la ventana se va mostrando,
paso a paso, el resultado de la fórmula completa. Hagamos, pues, clic en el
botón Aceptar.
Ahora la función quedará de la siguiente manera
=EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR("-";A2;1))
Y el resultado, tal como predecía la ventana de inserción de argumentos, al
indicarnos que se seleccionarían 14 caracteres, será:
accidentogen –
54
Evidentemente constataremos que hemos arrastrado el guion en nuestra
función, y que eso será así en todos los casos. Veamos cómo resolver el
inconveniente:
Como siempre serán dos los caracteres de más, procederemos a restar esa
cantidad al valor que nos dará la función ENCONTRAR.
Nota: No hemos seleccionado el espacio en blanco como objetivo de la
función ENCONTRAR ya que existen términos multipalabra con, por lo
tanto, espacios en blanco adicionales ni el espacio en blanco seguido del guion
por la inseguridad que nos produce esta combinación. Además, si funcionara
no podríamos seguir con la parte pedagógica que viene ahora .
Para comprender el paso que vamos a dar estudiemos la siguiente
comparación:
= EXTRAE(A2;1;5)
= EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR("-";A2;1))
Debemos restarle dos al valor del número remarcado en color azul, a todo el
número. La fórmula final será, por lo tanto:
=EXTRAE(A2;1;ENCONTRAR("-";A2;1)-2)
55
O, aunque no sea necesario, podríamos formular la función añadiendo un par
de paréntesis que "encerraran" al número en azul:
=EXTRAE(A2;1;(ENCONTRAR("-";A2;1))-2)
Y, si no hemos olvidado el signo igual al comienzo, un punto y coma, un
paréntesis o cualquier otro detalle sin importancia pero imprescindible para
que funcione la fórmula, el resultado obtenido deberá ser:
accidentogen
Veamos si hemos alcanzado el objetivo buscado. Vamos a copiar la fórmula al
resto de celdas. Como en casos anteriores deberemos arrastrar la celda de la
fórmula desde el cuadro negro situado en la parte inferior derecha de la celda
y comprobar visualmente si todo ha funcionado como esperábamos. Si no
hemos cometido ningún error el resultado final debería ser algo semejante a:
56
De todas formas, todavía no hemos terminado. Lo que tenemos ahora es una
columna de fórmulas de la que estamos viendo los resultados. Para
transformarla en valores primero procederemos a copiarla y, en el momento
de pegarla, seleccionaremos la función de Pegado especial… En la ventana
Pegado especial seleccionaremos Valores. Por precaución realizaremos un
pegado en una columna en blanco para no perder datos en el caso de error.
Observemos la diferencia de datos existente en el cuadro de edición de celdas
en función de si situamos el cursor en una celda de la columna B o de la
columna C.
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Dejamos aquí las explicaciones relativas al glosario de neologismos del
Termcat. Para terminar de pulirlo, quedan ya pocos pasos:
De entrada los términos de clase B son poco menos de una docena, lo más
simple es trabajarlos manualmente.
Los de clase C son unos pocos más. Pero la mayoría son flexiones del tipo -a,
por lo que una búsqueda de (espacio)-a y un reemplazo por nada, daría el
resultado deseable a falta de otra docena corta de términos que deberíamos
repasar manualmente. También deberemos repasar manualmente los que
hayamos marcado como de Clase E.
El último paso sería añadir al glosario de términos sin guion los valores de las
clases A, B, C, E y los de la clase D que, como recordaremos, eran términos
que incluían el guion de forma natural.
Funciones lógicas
Vamos a utilizar ahora las funciones lógicas. Supongamos que hemos
adicionado un glosario a otro ya existente. La consecuencia más lógica de esta
acción es la aparición de duplicados. Si el listado de datos es monolingüe ya
conocemos el proceso con el que podemos depurar el glosario. En cambio, si
el glosario es plurilingüe el problema se complica. Esta vez vamos a trabajar
en un entorno preparado para facilitar la comprensión del proceso.
58
Supongamos que tenemos los siguientes listados bilingües:
Listado 1
casa house
perro dog
arroyo stream
planta floor
suelo floor
Listado 2
arroyo brooke
libro book
perro dog
planta floor
mosca fly
La fusión de ambos glosarios daría lugar a duplicados reales y a duplicados
monolingües. Los primeros serán redundantes y por lo tanto será conveniente
eliminarlos. En cambio los duplicados que se corresponden a sinónimos
aportan una información valiosa al glosario y deberemos conservarlos.
Veamos cómo.
59
En primer lugar ordenaremos el glosario conjunto por la lengua de origen.
Para ello utilizaremos la función Ordenar de la cinta Datos.
Tal como podemos comprobar visualmente, los términos 2 y 3 corresponden a
una existencia de sinónimos en inglés, mientras que los términos 10 y 11
corresponden a una homonimia inglesa. En cambio, los términos 7 y 9 son
simples duplicados.
Empecemos por comprobar la existencia de duplicados en cada lengua. Para
ello, tal como ya hemos hecho antes aplicaremos la función IGUAL.
Empezaremos asignándole un nombre a cada columna y, en la celda C2
introduciremos la función de comprobación:
60
=IGUAL(A2;A3)
En la celda D2 realizaremos, convenientemente adaptada al segundo idioma,
la misma acción:
=IGUAL(B2;B3)
Copiaremos las fórmulas a la celdas subsiguientes expandiendo las fórmulas
hacia abajo hasta ocupar todas las celdas necesarias. Para ello, simplemente,
seleccionaremos ambas celdas y arrastraremos la marca de la derecha
arrastrándola hacia la última fila del glosario. El resultado final deberá ser:
Tal como podemos comprobar los elementos redundantes del glosario se
corresponden con aquellos que presentan un doble valor VERDADERO.
Veamos cómo resaltar esa situación.
Empecemos aplicando la lógica:
Si la columna C es VERDADERO y la columna D es VERDADERO,
entonces deberemos eliminar la fila, en caso contrario deberemos conservarla.
Hemos establecido una condición doble y hemos expresado lo que debe
ocurrir si la condición se cumple y también si no se cumple.
Busquemos en las funciones de MS-Excel para encontrar una posible
solución. En la siguiente columna (aprovechad para asignarle un título), en la
celda E2, añadamos una función (cinta Fórmulas, Insertar función).
Busquemos entre las funciones lógicas:
61
Tal como podemos ver, la función SI cumple perfectamente nuestras
expectativas. Si hacemos clic en Aceptar podremos utilizar la ventana de la
función SI para introducir los argumentos:
Las opciones a los resultados (Valor_si_verdadero; Valor_si_falso) son
inmediatas y no nos supondrán dificultad alguna.
62
Sin embargo el contenido de la Prueba_lógica ya es otra cosa. Como desde
esta ventana no nos es posible resolver nada, lo más simple es inventarnos una
condición cualquiera. En el ejemplo hemos puesto que 5 es mayor que 7:
De vuelta en la hoja de cálculo, seleccionamos la condición (segundo círculo
rojo del gráfico) y, tal como ya hicimos antes, introduzcamos una nueva
función.
Si en el cuadro desplegable (primer círculo rojo) no aparece la función que
deseamos o, simplemente ignoramos qué función necesitamos, optaremos por
la opción Más funciones…
63
Esta vez nos fijaremos en la función Y.
Si contrastamos las ayudas de ambas funciones veremos que encajan
perfectamente: SI necesita una condición que produzca un valor
VERDADERO o FALSO. Por su parte la función Y produce exactamente un
valor VERDADERO o FALSO. Perfecto. Pulsaremos el botón Aceptar y
procederemos a establecer la condición:
64
En Valor_lógico1 introduciremos la primera parte de la condición:
C2=VERDADERO
En Valor_lógico2 introduciremos la segunda parte de la condición (por cierto,
en ese momento aparecerá automáticamente el cuadro para la tercera —hasta
un máximo de treinta— posible condición):
D2=VERDADERO
El resultado de la fórmula se nos presenta en la zona inferior izquierda y da un
valor de CONSERVAR (lógico, pues si bien la primera condición es
VERDADERO la segunda no lo es). Pulsemos Aceptar y, en la hoja de
cálculo, copiemos la fórmula al resto de celdas:
65
Como ya nos esperábamos, por cada conjunto de n duplicados reales aparecen
n-1 resultados ELIMINAR. Ahora, con un simple filtro automático, podremos
eliminar los duplicados puros.
En el supuesto de mayor cantidad de datos (columnas) es posible aumentar el
número de condiciones para determinar qué elementos deberán eliminarse. O
combinar Y y O, o SI y NO... Cualquier camino será correcto si nos conduce
al resultado deseado reduciendo el tiempo de proceso:
Ganando productividad
Anexo de funciones
El contenido del presente apartado es un extracto de la ayuda de MS-Excel,
por lo que antes de la utilización de cualquiera de las funciones descritas será
recomendable revisar la ayuda actualizada para evitar sorpresas (en general
suelen deberse a una mala praxis de traducción: los nombres de las funciones
no siempre resultan coherentes entre unas versiones y otras).
Son muchas más las funciones de MS-Excel que pueden, en un momento
dado, sernos útiles. Antes de renunciar a algo que pueda parecerte
descabellado, repasa este anexo. Puedes llevarte alguna sorpresa agradable.
Funciones textuales de MS-Excel
CARACTER
Devuelve el carácter especificado por un número. Use CARACTER para
pasar a caracteres los números de página de códigos que se obtengan de
archivos en otro tipo de equipo. (que en Windows es el código ANSI,
mientras que en Macintosh corresponde al juego de caracteres del propio
sistema).
Sintaxis: CARACTER(número)
66
Número es un número entre 1 y 255 que especifica el carácter deseado. El
carácter forma parte del conjunto de caracteres que usa su equipo.
Comentario: Dado que el número de caracteres utilizado queda limitado
a los existentes en las tablas ASCII, su utilidad es relativa y solo en el
supuesto que quisiéramos utilizar la fórmula en entornos no controlados
(como un ordenador japonés…)
CODIGO
Devuelve el número de código del primer carácter del texto. El código
devuelto corresponde al conjunto de caracteres utilizado por el equipo (que en
Windows es el código ANSI)
Sintaxis: CODIGO(texto)
Texto es el texto del cual deseamos obtener el código del primer carácter.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
CONCATENAR
La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los
elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una
combinación de estos elementos.
Sintaxis: CONCATENAR (texto1;texto2;texto3…)
texto1, texto2,texto3… son de 1 a 255 elementos de texto que se unirán
en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas
de texto, números o referencias a celdas únicas.
Observaciones:
Puede utilizarse el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir
elementos de texto.
Todos los caracteres de espacio o puntuación que deseemos que aparezcan
en el argumento, deben especificarse como un argumento entre comillas:
":", "(espacio)"…
Comentario: Esta función es especialmente útil cuando decidimos
separar dos frases para mandarlas de forma independiente al traductor
automático y luego procedemos a "unir" las dos traducciones.
67
DECIMAL
Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al
número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el
resultado como texto.
Sintaxis: DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
Número es el número que deseamos redondear y convertir en texto.
Decimales es el número de dígitos a la derecha del separador decimal.
No_separar_millares es un valor lógico que, si es VERDADERO,
impide que DECIMAL incluya un separador de millares en el texto
devuelto.
Observaciones:
Los números en Microsoft Excel nunca pueden tener más de 15 dígitos
significativos, pero el argumento decimales puede tener hasta 127 dígitos.
Si decimales es negativo, el argumento número se redondea hacia la
izquierda del separador decimal.
Si omite el argumento decimales, se calculará como 2.
Si el argumento no_separar_millares es FALSO o se omite, el texto
devuelto incluirá el separador de millares.
La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un
número con un comando (en la pestaña Inicio, en el grupo Número, clic
en la flecha situada junto a Número y en Número) y dar formato a un
número directamente con la función DECIMAL, es que DECIMAL
convierte el resultado en texto. Un número que recibe formato con el
comando Celdas sigue siendo un número.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
DERECHA
DERECHA devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto,
según el número de caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis: DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
68
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que deseamos
extraer.
Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que deseamos
extraer con DERECHA.
Observaciones:
Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.
Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA
devolverá todo el texto.
Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.
Comentario: Esta función es especialmente práctica para extraer la parte
final de un segmento. Generalmente utilizaremos el argumento
núm_de_caracteres para decidir qué cantidad de texto vamos a extraer
calculado a partir de otra función que dé como resultado una cifra.
ENCONTRAR
La función busca una cadena de texto (texto_buscado) dentro de una segunda
cadena (dentro_del_texto) y devuelve el número de la posición inicial de la
primera cadena de texto (texto_buscado) a partir del primer carácter de la
segunda (dentro_del_texto). También puede utilizarse HALLAR para buscar
una cadena de texto dentro de otra pero, a diferencia de HALLAR,
ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite
caracteres comodín.
Sintaxis: ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Texto_buscado es el texto que deseamos encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que deseamos
encontrar.
Núm_inicial especifica el carácter a partir del cual comenzará la
búsqueda. El primer carácter de dentro_del_texto es el carácter número
1. Si se omite núm_inicial, se supone que es 1.
Observaciones:
La función ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no
permite el uso de caracteres comodín. Si no se desea realizar una
69
búsqueda con distinción de mayúsculas y minúsculas, o usar caracteres
comodín, deberemos utilizar la función HALLAR.
Si texto_buscado es " (texto vacío), BUSCAR coincide con el primer
carácter de la cadena de búsqueda (es decir, el carácter de núm_inicial o
1).
Texto_buscado no puede contener caracteres comodín.
Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si núm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR devuelve el valor
de error #¡VALOR!.
Si núm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto,
ENCONTRAR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Sugerencia: Puede utilizarse núm_inicial para omitir un número
específico de caracteres. Por ejemplo, supongamos que estamos
trabajando con la cadena de texto: "AYF0093.AtuendoParaJóvenes". Para
encontrar el número de la primera "A", en la parte descriptiva de la
cadena de texto, estableceremos núm_inicial en 8, de modo que la
función no busque en la parte correspondiente al número de serie.
ENCONTRAR comienza por el carácter 8, localiza texto_buscado en el
siguiente carácter y devuelve el número 9. ENCONTRAR siempre
devuelve el número de caracteres desde el principio de dentro_del_texto,
contando los caracteres omitidos si núm_inicial es mayor que 1.
Comentario: Esta función es especialmente práctica para localizar una
parte concreta de un segmento. Generalmente utilizaremos el resultado de
esta función como argumento en otras funciones.
ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre
palabras. Usaremos ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que
pueda contener un separación irregular.
Sintaxis: ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que deseamos quitar espacios.
Comentario: Probablemente la función de búsqueda y reemplazo de MS-
Word sea más conveniente para eliminar espacio en blanco extra.
70
EXTRAE
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posición que se especifique y en función del número
de caracteres que se indique.
Sintaxis: EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que deseamos
extraer.
Posición_inicial es la posición del primer carácter que deseamos extraer
de texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así
sucesivamente.
Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que deseamos
que EXTRAE devuelva del argumento texto.
Observaciones:
Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve
" (texto vacío).
Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero
posición_inicial más núm_de_caracteres excede la longitud de texto,
EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.
Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error
#¡VALOR!
Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error
#¡VALOR!
Comentario: La función EXTRAE permite obtener una parte
determinada de un segmento. En general requiere una formulación
compleja dado que hay que especificar el punto de partida y la cantidad de
caracteres que hay que extraer. En general, combinaremos esta función
con ENCONTRAR (que localizará puntos de partida y puntos finales),
HALLAR (igual que la anterior pero sin distinción de mayúsculas y
minúsculas), LARGO (para conocer la longitud del segmento original) y
las funciones DERECHA e IZQUIERDA (para determinar la dirección
de la extracción).
HALLAR
71
La función HALLAR busca una cadena de texto dentro de una segunda
cadena de texto y devuelve el número de la posición inicial de la primera
cadena de texto desde el primer carácter especificado por núm_inicial.
Sintaxis: HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Texto_buscado es el texto que se desea encontrar. Podemos utilizar los
caracteres comodines, signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el
argumento texto_buscado. El signo de interrogación corresponde a un
carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de
caracteres. Si lo que se desea encontrar es un asterisco o un signo de
interrogación, deberemos escribir una tilde (~) antes del carácter.
Dentro_del_texto es el texto en el que se desea encontrar texto_buscado.
Núm_inicial es el número de carácter en dentro_del_texto donde se
desea iniciar la búsqueda.
Sugerencia
Podemos utilizar núm_inicial para omitir un número específico de
caracteres. Por ejemplo, supongamos que trabajamos con la cadena de
texto "AYF0093.AtuendoParaJóvenes" con la función HALLAR. Para
encontrar la ubicación de la primera "A" en la parte descriptiva de la
cadena de texto, estableceremos núm_inicial en 8, de modo que la
función no busque en la parte correspondiente al número de serie (en este
caso, "AYF0093"). La función HALLAR comienza la operación de
búsqueda en la octava posición del carácter, encuentra el carácter que está
especificado en el argumento texto_buscado en la próxima posición y
devuelve el número 9. La función HALLAR siempre devuelve el número
de caracteres desde el principio del argumento dentro_del_texto y cuenta
los caracteres omitidos si el argumento núm_inicial es mayor que 1.
Observaciones:
HALLAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando busca
texto. Para realizar una búsqueda que distinga mayúsculas de minúsculas
deberemos utilizar ENCONTRAR.
HALLAR es similar a ENCONTRAR, excepto que ENCONTRAR sí
distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la función devuelve el
valor de error #¡VALOR!
Si el argumento núm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1.
72
Si el valor del argumento núm_inicial es mayor que 0 (cero), o si es
mayor que la longitud del argumento dentro_del_texto, se devuelve el
valor de error #¡VALOR!.
Comentario: Esta función es especialmente práctica para localizar una
parte concreta de un segmento. Generalmente utilizaremos el resultado de
esta función como argumento en otras funciones. Por ejemplo,
utilizaremos HALLAR para determinar la ubicación de un carácter o de
una cadena de texto dentro de otra cadena de texto, de modo que podamos
utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el
segmento.
IGUAL
Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente
iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce mayúsculas y minúsculas,
pero pasa por alto las diferencias de formato.
Sintaxis: IGUAL(texto1;texto2)
Texto1 es la primera cadena de texto.
Texto2 es la segunda cadena de texto.
Comentario: La función IGUAL es especialmente útil para comprobar el
texto que se introduce en un documento, para localizar duplicados de
segmentos o términos (en listados de terminología), para contrastar
traducciones (en procesos QA)…
IZQUIERDA
IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de
texto, según el número de caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis: IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer
con IZQUIERDA.
Observaciones:
Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.
73
Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA
devolverá todo el texto.
Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.
Comentario: Esta función es especialmente práctica para extraer la parte
inicial de un segmento. Generalmente utilizaremos el argumento
núm_de_caracteres para decidir qué cantidad de texto vamos a extraer
calculado a partir de otra función que dé como resultado una cifra.
LARGO
LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
Sintaxis: LARGO(texto)
Texto es el texto cuya longitud se desea saber. Los espacios se cuentan
como caracteres.
Comentario: Obviamente, utilizaremos LARGO para calcular longitudes
totales o parciales, identificando partes del segmento mediante otras
funciones que devuelvan un texto (como EXTRAE).
LIMPIAR
Elimina caracteres que no se pueden imprimir. Utilizaremos LIMPIAR en un
texto importado de otras aplicaciones que contenga caracteres que
posiblemente no se puedan llegar a imprimir por mor del propio sistema
operativo. Por ejemplo, podemos usar LIMPIAR para eliminar ciertos
códigos de bajo nivel generalmente colocados por el sistema al inicio y al
final de los archivos de datos y que no se puedan imprimir.
Sintaxis: LIMPIAR(texto)
Texto es cualquier información en una hoja de cálculo de la que se desea
quitar caracteres no imprimibles.
Importante: La función LIMPIAR se diseñó para quitar del texto los
primeros 32 caracteres no imprimibles del código ASCII de 7 bits (valores
de 0 a 31). En Unicode existen también otros caracteres no imprimibles
adicionales (valores 127, 129, 141, 143, 144 y 157). Por sí misma, la
función LIMPIAR no quita este tipo de caracteres adicionales.
Comentario: El uso de esta función estará condicionado a la existencia de
esos caracteres no imprimibles. Caracteres que, en función del origen del
documento a traducir, pueden encontrarse en el texto. En general esos
74
códigos suelen aparecer cuando se trabaja con datos de bajo nivel
(documentos de programación, por ejemplo).
MAYUSC
Transcribe un texto en mayúsculas.
Sintaxis: MAYUSC(texto)
Texto es el texto que deseamos convertir a mayúsculas. El argumento
texto puede ser una referencia o una cadena de texto.
MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Sintaxis: MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minúsculas. MINUSC no
cambia los caracteres de texto que no sean letras.
MONEDA
La función Moneda convierte un número a formato de texto y le aplica un
símbolo de moneda. El nombre de la función (y el símbolo que aplica)
depende de la configuración del idioma.
Esta función convierte un número en texto usando un formato de moneda,
con el núm_de_decimales redondeado a la posición decimal
especificada. El formato empleado es $#.##0,00_;($#.##0,00).
Sintaxis: MONEDA(número;núm_de_decimales)
Número es un número, una referencia a una celda que contiene un
número o una fórmula que evalúa un número.
Núm_de_decimales es el número de dígitos a la derecha del separador
decimal. Si núm_de_decimales es negativo, el argumento número se
redondea hacia la izquierda del separador decimal. Si omite el argumento
núm_de_decimales, su valor predeterminado es 2.
Observaciones:
La principal diferencia entre dar formato a una celda que contiene un
número con el comando Celdas del menú Formato y dar formato a un
número directamente con la función MONEDA es que MONEDA
75
convierte el resultado en texto. Un número al que se le da formato con el
comando Celdas sigue siendo un número. Los números a los que se da
formato con la función MONEDA pueden continuar usándose en
fórmulas porque, al calcularlos, Microsoft Excel convierte los números
introducidos como valores de texto en números.
Los formatos $#.##0,00_;($#.##0,00) corresponden, el primero, al
formato de las cifras positivas y el segundo al de las cifras negativas.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
NOMPROPIO
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las
otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una
letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.
Sintaxis: NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una
referencia a una celda que contiene el texto al que se desea agregar
mayúsculas.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa, en especial dado que transforma cualquier
frase al estilo camelcase (párrafo con 3 líneas se convierte en Párrafo
Con 3 Líneas).
REEMPLAZAR
REEMPLAZAR reemplaza parte de una cadena de texto, en función del
número de caracteres que especifique, con una cadena de texto diferente.
Sintaxis:
REEMPLAZAR(texto_original;núm_inicial;núm_de_caracteres;texto_nu
evo)
Texto_original es el texto en el que se desea reemplazar algunos
caracteres.
Núm_inicial es la posición del carácter dentro de texto_original en la
que se desea reemplazar por texto_nuevo.
Núm_de_caracteres es el número de caracteres de texto_original que se
desea que REEMPLAZAR sustituya por texto_nuevo.
76
Texto_nuevo es el texto que reemplazará los caracteres de
texto_original.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa, en especial por la simple razón de que las
búsquedas y substituciones son mucho más versátiles y potentes en MS-
Word, por lo que si debemos realizar una búsqueda con reemplazo que no
sea básica, lo más práctico será transportar el texto de trabajo al programa
de tratamiento de textos y luego retornarlo a la hoja de cálculo.
REPETIR
Repite el texto un número determinado de veces. Se utiliza REPETIR para
llenar una celda con una cadena de texto repetida un número determinado de
veces.
Sintaxis: REPETIR(texto;núm_de_veces)
Texto es el texto que desea repetir.
Núm_de_veces es un número positivo que especifica el número de veces
que debe repetirse el texto.
Observaciones:
Si el argumento núm_de_veces es 0 (cero), REPETIR devuelve " (texto
vacío).
Si el argumento núm_de_veces no es un número entero, se trunca.
El resultado de la función REPETIR no puede contener más de 32.767
caracteres; de lo contrario, la función devolverá el valor de error
#¡VALOR!
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
SUSTITUIR
Sustituye texto_original por texto_nuevo dentro de una cadena de texto.
Utilizaremos SUSTITUIR para reemplazar texto específico en una cadena de
texto; en cambio, utilizaremos REEMPLAZAR para reemplazar cualquier
texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de texto.
Sintaxis: SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;
núm_de_ocurrencia)
77
Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene texto en el que
se desea sustituir caracteres.
Texto_original es el texto que se desea reemplazar.
Texto_nuevo es el texto por el que se desea reemplazar texto_original.
Núm_de_ocurrencia especifica la instancia de texto_original que desea
reemplazar por texto_nuevo. Si especifica el argumento
núm_de_ocurrencia, solo se remplazará esa instancia de texto_original.
De lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se
sustituirán con texto_nuevo.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
T
Devuelve el texto al que se refiere el argumento valor.
Sintaxis: T(valor)
Valor es el valor que desea probar.
Observaciones:
Si el argumento valor se refiere o es texto, T devuelve valor. Si valor no
se refiere a texto, T devuelve " (texto vacío).
En general no se suele usar la función T en una fórmula, ya que MS-Excel
convierte automáticamente los valores según se requiera. Sin embargo, la
existencia de esta función aporta compatibilidad con otros programas para
hojas de cálculo. Por ejemplo: Sabemos que la función IGUAL produce
dos valores VERDADERO y FALSO. Dado que no son elementos
textuales sino valores lógicos, la función T devolvería " (texto vacío)
como resultado.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
TEXTO
La función TEXTO convierte un valor numérico en texto y permite
especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato
especiales. Esta función es útil para ver los números en un formato más
legible o para combinar números con texto o símbolos.
78
Sintaxis: TEXTO(valor;formato)
Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor numérico o
una referencia a una celda que contenga un valor numérico.
Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el
cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de
celdas.
Observaciones:
El argumento formato no puede contener un asterisco (*).
Al dar formato a una celda con la ficha Número (que se obtiene con el
comando Celdas del menú Formato) solo cambiará el formato y no el
valor. La función TEXTO convierte un valor en texto con formato, por lo
que ya no se podrá utilizar como un número en los cálculos.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa. Sin embargo, puede ser útil para realizar
cambios generales en listados numéricos para adaptarlos a condiciones
concretas. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número
1076,8. Para que el formato del número sea un importe de moneda, con
separador de miles, dos decimales y se acompañe con el símbolo del euro,
puede usarse la siguiente fórmula:
=TEXTO(A1," #.##0,00 €;-#.##0,00 €")
En este ejemplo, MS-Excel mostraría 1.076,80 €.
TEXTOBAHT
Convierte un número a texto tailandés y agrega un sufijo "Baht."
Es posible cambiar el formato de Baht a un estilo distinto en la aplicación
de escritorio de Excel a través de la opción Configuración regional y de
idioma (Panel de control; en Windows).
Sintaxis: TEXTOBAHT (número)
Número es un número que se desea convertir a texto, o una referencia a
una celda que contiene un número, o una fórmula que da como resultado
un número.
79
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa, incluso si nuestra lengua de trabajo es el
tailandés.
UNICAR
La función UNICAR retorna el carácter Unicode al que hace referencia el
valor numérico dado.
Sintaxis: UNICAR( número)
Número es el número Unicode que representa el carácter.
Observaciones:
El carácter Unicode devuelto puede ser una cadena de caracteres, por
ejemplo, en código UTF-8 o UTF-16.
Si los números Unicode son no válidos, UNICAR devuelve el valor de
error #N/A.
Si los números son valores numéricos fuera del rango permitido,
UNICAR devuelve el valor de error #¡VALOR!
Si el número es cero (0), UNICAR devuelve el valor de error
#¡VALOR!.
Comentario: El uso de esta función estará muy enfocado al trabajo en
entornos lingüísticos mixtos en los que combinemos lenguas que utilicen
códigos de carácter no soportados de forma simultánea por nuestro
sistema (por ejemplo, si trabajamos en textos en español y japonés, o con
alfabeto latino y fonético… todo a la vez). En caso contrario, nuestro
sistema operativo estará, en principio, preparado para trabajar con una u
otra tabla de caracteres de forma automática.
UNICODE
Devuelve el número (punto de código) correspondiente al primer carácter del
texto.
Sintaxis: UNICODE( texto)
Texto es el carácter del que se desea obtener el valor Unicode.
Observaciones:
80
Si el texto contiene datos que no son válidos, UNICODE devuelve el
valor de error #¡VALOR!.
Comentario: Esta función es complementaria a la anterior, y su utilidad
sigue las mismas pautas.
VALOR
Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.
Sintaxis: VALOR(texto)
Texto es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene
el texto que desea convertir.
Observaciones:
El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de número
constante, fecha u hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno
de estos formatos, VALOR devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Por lo general, no es necesario utilizar la función VALOR en las
fórmulas, ya que MS-Excel convierte el texto en números
automáticamente. Sin embargo, la existencia de esta función aporta
compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa. Especialmente teniendo en cuenta que no
convierte números escritos con letras en números escritos con cifras.
VALOR.NUMERO
Convierte texto a número de manera independiente a la configuración
regional.
Sintaxis: VALOR.NUMERO(Texto, [Separador_decimal],
[Separador_grupos])
Texto es el texto que se convertirá en número.
Separador_decimal corresponderá al carácter usado para separar el
entero y la parte fraccionaria del resultado.
Separador_grupos especifica el carácter usado para separar agrupaciones
de números, como millares de centenares y millones de millares.
81
Observaciones:
Si no se especifican los argumentos Separador_decimal y
Separador_grupos, se usarán los separadores de la configuración
regional activa.
Si se especifican varios caracteres en los argumentos Separador_decimal
o Separador_grupos, solo se usará el primer carácter.
Si se especifica una cadena vacía (") como argumento Texto, el resultado
será 0.
Los espacios vacíos en el argumento Texto se pasan por alto, incluso en
medio del argumento. Por ejemplo, "3 000 " devuelve 3000.
Si se usa un separador decimal varias veces en el argumento Texto,
VALOR.NUMERO devolverá el valor de error #¡VALOR!.
Si el separador de grupos aparece antes del separador decimal en el
argumento Texto, se pasará por alto el separador de grupos.
Si el separador de grupos aparece después del separador decimal en el
argumento Texto, VALOR.NUMERO devolverá el valor de error
#¡VALOR!.
Si uno de los argumentos no es válido, VALOR.NUMERO devolverá el
valor de error #¡VALOR!.
Si el argumento Texto acaba con uno o varios signos de porcentaje (%),
se usarán en el cálculo del resultado. Varios signos de porcentaje son
aditivos si se usan en el argumento Texto o si se usan en una fórmula. Por
ejemplo, =VALOR.NUMERO("9%%") devuelve el mismo resultado
(0.0009) que la fórmula =9%%.
Comentario: Como en el caso anterior, esta función probablemente no la
utilizaremos nunca para el propósito que nos ocupa.
Funciones lógicas de Excel
FALSO
Devuelve el valor lógico FALSO.
Sintaxis: FALSO()
Observaciones:
82
También puede escribirse la palabra FALSO directamente en la hoja de
cálculo o en la fórmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor
lógico FALSO. La función FALSO se ha incorporado a la herramienta
principalmente por motivos de compatibilidad con otros programas para
hojas de cálculo.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
NO
Invierte el valor lógico del argumento. Se usa NO cuando se desea asegurar
que un valor no sea igual a otro valor específico.
Sintaxis: NO(valor_lógico)
Valor_lógico es un valor o expresión que puede evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Observaciones:
Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si
valor_lógico es VERDADERO, NO devuelve FALSO.
Comentario: Aunque el uso de esta función puede ser muy limitado en el
tratamiento de información textual, puede ser interesante su uso en para
invertir el comportamiento del programa ante la evaluación de una
determinada argumentación. Aunque no lo tratemos en esta aproximación
a la herramienta MS-Excel, es posible establecer rangos de datos que se
evalúen de forma conjunta: Existen funciones que acceden a un
determinado rango de datos como si se tratara de un almacén y extraer
parte de la información existente en ese repositorio. Así, por ejemplo,
sería posible establecer un rango que agrupara determinados elementos
polisémicos y podríamos utilizar la función NO para evaluarlos de forma
diferente a otros elementos.
O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que se
desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
83
Observaciones:
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como
VERDADERO o FALSO, o en matrices o referencias que contengan
valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,
dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor
de error #¡VALOR!.
Puede utilizarse la fórmula matricial O para comprobar si un valor
aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial deberemos
presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Comentario: Esta función permite evaluar un conjunto de datos y actuar
en consecuencia. La usaremos en situaciones en las que debamos analizar
diferentes posibilidades de un abanico concreto y limitado de opciones.
SI
La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como
VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión
lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa
como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de
comparación. Recordemos que los operadores de comparación se aplican
también a textos. "Blanco"="Negro"; 5<3; Z>A son expresiones válidas
como pruebas lógicas, ya que prueba lógica no presupone que la
expresión introducida deba ser verdadera o falsa, tan solo es necesario que
esté bien construida.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Segmento candidato a TA" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el
texto "Segmento candidato a TA". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO,
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deberemos utizar el valor lógico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica
es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto
"Segmento NO candidato a TA" y el argumento prueba_lógica se evalúa
como FALSO, la función SI muestra el texto "Segmento NO candidato a
TA". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna
coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO
y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero
hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0
(cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta sesenta y cuatro (64) funciones SI como
argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir
evaluaciones complejas (Para comprobar muchas condiciones también
pueden usarse las funciones BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH o
ELEGIR; todas ellas funciones de base de datos).
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan,
la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las
instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de
la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
MS-Excel proporciona funciones adicionales que pueden usarse para
analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el
número de veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de
un rango de celdas, utilizaríamos las funciones de hoja de cálculo
CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO.
Comentario: Utilizaremos SI para realizar pruebas condicionales en
valores y fórmulas, lo que nos permitirá clasificar de forma automática
grandes conjuntos de datos. La función SI no es la función antagónica de
la función NO, a pesar de lo que la lógica pudiera dictar. Con la anidación
de funciones SI, el principal error que suele cometerse es la incorrecta
contabilización de paréntesis, por lo que hay que extremar las
precauciones en su uso.
SI.ERROR
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Devuelve el valor especificado si una fórmula se evalúa como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
Sintaxis: SI.ERROR(valor, valor_si_error)
Valor es el argumento donde busca un error.
Valor_si_error es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como
un error. Se evalúan los tipos de error siguientes: #N/A, #¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.
Observaciones:
Si valor o valor_si_error están en una celda vacía, SI.ERROR los trata
como un valor de cadena vacía (").
Si valor es una fórmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de
resultados para cada celda del rango especificado en el valor.
Comentario: La función SI.ERROR se suele utilizar para interceptar y
controlar errores en una fórmula, por lo que probablemente no la
utilizaremos nunca para el propósito que nos ocupa.
SI.ND
Devuelve el valor que se especifica si la fórmula devuelve el valor de error
#N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
Sintaxis: SI.ND(valor, valor_si_nd)
Valor corresponde al argumento /valor, expresión o referencia) en el que
se busca el valor de error #N/A.
Valor_si_nd es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como el
valor de error #N/A.
Observaciones:
Si Valor o Valor_si_nd están en una celda vacía, SI.ND los trata como
un valor de cadena vacía (").
Si Valor es una fórmula de matriz, SI.ND devuelve una matriz de
resultados para cada celda del rango especificado en el valor.
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Comentario: La función SI.ND se suele utilizar para interceptar y
controlar errores en los valores de una fórmula, por lo que probablemente
no la utilizaremos nunca para el propósito que nos ocupa.
VERDADERO
Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Sintaxis: VERDADERO()
Observaciones:
El valor VERDADERO puede introducirse directamente en las celdas y
fórmulas sin necesidad de usar esta función. La función VERDADERO
se ha incorporado a la herramienta principalmente por motivos de
compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.
Comentario: Esta función probablemente no la utilizaremos nunca para
el propósito que nos ocupa.
XO
Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.
Sintaxis: XO(valor_lógico_1, [valor_lógico_2],… )
Valor_lógico1, valor lógico2, … Valor_lógico1 es obligatorio, los
valores lógicos siguientes son opcionales. Es posible introducir entre 1 y
254 condiciones que se deseen comprobar como VERDADERO o
FALSO. Pueden utilizarse valores lógicos, matrices o referencias.
Observaciones:
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como
VERDADERO o FALSO, o bien en matriz o referencias que contengan
valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,
dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función XO
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Se puede usar la fórmula de matriz XO para comprobar si un valor
aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial deberemos
presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
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El resultado de XO es VERDADERO cuando el número de entradas
VERDADERO es impar y FALSO cuando el número de entradas
VERDADERO es par.
Comentario: Esta función permite evaluar un conjunto de datos y actuar
en consecuencia. La usaremos en situaciones en las que debamos analizar
diferentes posibilidades de un abanico concreto y limitado de opciones.
De todas formas, el hecho de que el resultado de XO sea VERDADERO
cuando el número de entradas VERDADERO sea impar y FALSO
cuando el número de entradas VERDADERO sea par, aleja bastante de
nuestros propósitos el uso de esta función.
A modo de ejemplo y de comparativa: =OX(3>0;2<9) se evaluará como
FALSO mientras que =O(3>0;2<9) presentará un resultado de
VERDADERO. En cambio =OX(3>0;2<9;7>6) se evaluará como
VERDADERO mientras que =O(3>0;2<9;7>6) también presentará un
resultado de VERDADERO.
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como
VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como
FALSO.
Sintaxis: Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
valor_lógico1 es la primera condición que se desea evaluar como
VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2; ...son las condiciones adicionales que se desea evaluar
como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.
Observaciones:
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como
VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que
contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,
dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y
devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Comentario: Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de
otras funciones que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI
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realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se
evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como
FALSO. Con la función Y como argumento prueba_lógica de la función
SI, pueden probarse varias condiciones diferentes en lugar de solo una.